KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES FALLSTUDIER

Transkript

1 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES FALLSTUDIER

2 INTRODUKTION KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 2 KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES FALLSTUDIER Konica Minoltas OPS-koncept har utvecklats till en mycket framgångsrik metod för att ta fram optimala lösningar för Konica Minoltas kunder. Konica Minolta har stärkt sin ställning som ledande konsult och samarbetspartner för företag av alla storlekar inom alla branscher. Vårt holistiska OPS-koncept har förbättrat dokumenthanteringen och dokumentproduktionen i många företagsmiljöer, ökat den allmänna produktiviteten och minskat kostnaderna. Följande fallstudier är bara några exempel på Konica Minoltas kompetens inom utveckling av skräddarsydda kundlösningar. Varje fallstudie är en beskrivning av en verklig Konica Minolta-installation hos en kund.

3 INDEX KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 3 Utbildning 4 Luleå Universitet, Sverige 4 Mälardalens Högskola, Sverige 6 Gas/Oljedistribution 8 Petronas Lubricants, Belgien 8 Tigáz Zrt. (Eni Corporation), Ungern 10 Lokal myndighet 12 Ungerska rikspolisen, ORFK DA GEI, Ungern 12 Hälsovård 14 Jeroen Bosch Sjukhuset, Nederländerna 14 Försäkring 16 Česká Podnikatelská Pojišťovna, a.s., Tjeckien 16 Tillverkning 20 Flamant, Belgien 20 Lufthansa Technik, Tyskland 22 Matador Group, Slovenien 24 Teva Pharmaceutical Works, Ungern 26 Media 28 NORDJYSKE Medier, Danmark 28 Grafiska branschen 30 Neografia, Slovakien 30 Detaljhandel 32 MEDA Küchenfachmarkt, Tyskland 32 Bemanningsföretag 34 Manpower, Tyskland 34 Logistik 18 Kaven Orbico, Bulgarien 18

4 Luleå tekniska universitet Företagsprofil Luleå tekniska universitet (LTU) har anställda och studenter och omsätter 1,4 miljarder kronor om året. Universitet har campus på fyra orter: Luleå, Kiruna, Piteå och Skellefteå. LTU var det första universitetet i Sverige att installera ett centraliserat utskriftssystem år Luleå tekniska universitet Utbildning Sverige Kundens situation/utmaningar När det första OPS-projektet startades på LTU i samarbete med Koneo* år 2005 var utskriftstjänsterna helt decentraliserade. Maskinparken bestod av 750 maskiner som genererade utskrifter per år. Kostnaderna var höga utskrift och kopiering krävde stora resurser och IT-avdelningen hade önskemål om förbättrade tjänster. Efter implementering av Konica Minoltas OPS-lösning reducerades antalet maskiner till 250 och utskriftsvolymen minskade till inom loppet av tre år. Dessutom minskades totalkostnaderna och servicen förbättrades. Med den nya lösningen rationaliserades universitetets maskinpark kraftigt och ersattes med 80 moderna multifunktionsmaskiner från Konica Minolta, utöver de redan befintliga 80 skrivarna. Det som återstår är att fortsätta förbättra utskriftstjänsterna och öka värdet för användarna. Fallstudie - översikt Ett centraliserat utskriftssystem erbjuder användarna bättre service och ger lägre utskriftsvolymer och därmed lägre kostnader. En av de stora fördelarna med LTU:s nya utskriftssystem är att skrivarna är kopplade till en follow-me-skrivarkö. Användarna får en översikt över alla tillgängliga skrivare och kan välja den skrivare som passar bäst för tillfället. Utskrift sker först när personen som har skickat utskriften går till en skrivare på något campusområde och identifierar sig med sitt ID-kort. Studenterna betalar för utskrifter via PayEx, vilket innebär att LTU slipper agera bank och hantera kontanter. Koneo sköter servicen och supporten för alla skrivare samt fyller på papper och toner. Skrivarna sänder larmmeddelanden när service eller reparation krävs.

5 LULEÅ TEKNISKA UNIVERSITET KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 5 Våra användare var naturligtvis vana vid vårt tidigare centraliserade utskriftssystem, men nu har funktionaliteten förbättrats vilket uppskattas enormt. Patrik Harlin, Processchef för IT-tjänster på LTU OPS Consult Under den första fasen analyserades insamlad statistik och information från LTU av konsulterna. Utifrån resultaten togs en ny lösning fram i samråd med LTU. Med den optimerade lösningen minskades antalet utskriftsenheter från 250 till 160. Användarnas tillgång till funktioner som färgutskrift, A3-format och skanning förbättrades. Förutom att systemet förbrukar mindre energi och orsakar mindre CO₂-utsläpp är det även mer driftsäkert. Men den största nyheten med den nya lösningen är det nya debiteringssystemet för studenter och anställda kombinerat med follow-me-funktionalitet. OPS Implement Den nya lösningen implementerades i tre steg. Steg ett var en testinstallation i labbmiljö. Program och hårdvara testades tillsammans med LTU:s system som Proof of Concept. I steg två gjordes en pilotinstallation innan systemet rullades ut i sin helhet. I det sista steget påbörjades installationen och slutfördes inom 14 dagar. Implementeringsprojektet leddes av en projektledare från Konica Minolta, vars stora utmaning var att sköta implementeringen utan att orsaka störningar för LTU:s studenter och anställda och att samtidigt utbilda och informera om det nya systemet. OPS Manage För att kunna hantera leveransen och ta fram nyckeltal (KPI Key Performance Indicators) och servicenivåavtal (SLA) användes en övervakningslösning tillsammans med ett ärendehanteringssystem som delades av LTU:s och Konica Minoltas supportavdelningar. Automatisk beställning av toner sköts av övervakningssystemet. Regelbundna kundmöten och uppföljningar av nyckeltal används för att ständigt förbättra tjänsterna. Kundens kommentarer Våra användare var naturligtvis vana vid vårt tidigare centraliserade utskriftssystem, men nu har funktionaliteten förbättrats vilket uppskattas enormt. Dessutom har vi numera bättre översikt och övervakning och våra kostnader har minskats med 25 till 30 procent säger Patrik Harlin, processchef för IT-tjänster på LTU. I det här projektet ägnade vi mycket tid åt servicenivåavtal Service Level Agreement och SLA-rapportering. Det är mycket viktigt att vi på LTU och Konica Minolta/Koneo är överens om vad som ska levereras, hur det ska levereras och följas upp. Tillsammans har vi kommit långt vad gäller utveckling av heltäckande arbetsverktyg och rutiner. Men jag är säker på att det går att förbättra ytterligare, forsätter han. * Koneo ägs till 100 % av Konica Minolta och är leverantör av kontorsteknik och IT-tjänster..

6 Mälardalens högskola Företagsprofil Mälardalens högskola i Eskilstuna och Västerås är ett av Sveriges största lärosäten med studenter och anställda. För några år sedan lanserade MDH sin centraliserade utskriftstjänst. Det var ett omfattande och komplext projekt som möjliggjorde rationalisering och förbättrade tjänster för användarna. Mälardalens högskola Utbildning Sverige Kundens situation/utmaningar MDH:s maskinpark var föråldrad och drabbades ofta av driftstörningar. Det uppstod ofta tekniska fel som drabbade både studenterna och personalen. Underhållskostnaderna var höga och IT-avdelningen ägnade mycket tid åt felsökning. Den gamla maskinparken bestod av 134 utskriftsenheter av 6 olika fabrikat och 47 olika modeller. MDH behövde hantera flera olika serviceleverantörer och serviceavtal. Det fanns ingen planlagd service och ingen automatisk felrapportering till servicebolagen. MDH hade dessutom inga möjligheter att effektivt administrera och övervaka systemet. De många olika underhållsrutinerna var också ett problem. Byte av tonerkassetter och påfyllning av papper krävde stora resurser. Tidigare hade anställda och studenter enbart tillgång till specifika skrivare. Kontanthanteringen för betalning av utskrifter och den tidskrävande hanteringen av fakturor från 60 olika leverantörer var också problematisk. Fallstudie - översikt För att lösa problemen med den gamla utskriftsmiljön installerade MDH en centraliserad utskriftstjänst kallad Printo som bestod av nya och energisnåla multifunktionsskrivare. Koneo* och Konica Minolta utsågs till leverantörer. Den nya maskinparken består av 99 utskriftsenheter som kan användas av både personal och studenter. Fast pris gäller för kopia/utskrift i priset är kostnaderna för service, reparationer, påfyllning av toner och papper inkluderade. Projektet resulterade i avsevärda förbättringar, med bland annat modern centraliserad övervakning, effektiva administrationssystem samt automatisk felrapportering direkt från maskinerna till Konica Minolta/Koneo, samt follow-me-utskrift.

7 MÄLARDALENS HÖGSKOLA KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 7 Idag behöver vi bara hantera en serviceleverantör, ett enda varumärke, ett enda avtal och en enda faktura, säger Hossein Azdanlou, projektledare för centraliserade utskrifter på MDH. Hossein Azdanlou, Projektledare för centraliserade utskrifter på MDH OPS Consult Konsultfasen inleddes med ett möte tillsammans med intressenterna från MDH. Under mötet fastställdes riktlinjer för den nya lösningen. Data från den aktuella installationen samlades in med hjälp av övervakningsprogram som kontrollerade skrivare och antalet utskrifter. Ett studiebesök gjordes också för att samla in information om konfigurationer och planritningar. Kostnader och problem analyserades med hjälp av intervjuer och statistik som tillhandahölls av MDH. Utifrån resultatet av analysen, Konica Minoltas/Koneos expertis och MDH:s önskemål togs ett optimeringsförslag fram. Med den nya lösningen minskades antalet maskiner från 134 till 99. Follow-me-utskrift introducerades för att ge studenterna tillgång till bland annat A3-format och färgutskrifter samt skanning. Samtidigt garanterade detta att studenter och anställda inte skulle behöva förlita sig på specifika maskiner. Övervaknings- och administrationsverktyg infördes tillsammans med betalsystemet PayEx för att hantera debiteringen av studenterna som använder maskinerna. OPS Implement Den nya lösningen implementerades i tre steg. Steg ett var en testinstallation i labbmiljö. Program och hårdvara testades tillsammans med MDH:s system som Proof of Concept. I steg två gjordes en pilotinstallation som testades av studenter och 40 anställda i fem veckor. Efter detta genomfördes installationen gradvis under tre månader samtidigt som användarna informerades om det nya systemet genom informationsmöten och webbaserat material. Implementeringsprojektet leddes av en projektledare från Konica Minolta/Koneo som samarbetade med MDH:s projektgrupp. OPS Manage OPS Monitor används av Konica Minolta/Koneo för att registrera larm och information från maskiner och automatisera tjänster som beställning/påfyllning av toner och papper. Med OPS Monitor kan Konica Minolta/Koneo även utföra förebyggande underhåll för att förhindra maskinstopp. Ett gemensamt ärendehanteringssystem används för att övervaka servicenivåavtalet (SLA) och ge transparens. Konica Minolta/Koneo och MDH håller regelbundet uppföljningsmöten för att diskutera lösningen och ytterligare optimeringsmöjligheter. Kundens kommentarer Idag behöver vi bara hålla kontakt med en enda serviceleverantör, ett enda varumärke, ett enda avtal och en enda faktura, säger Hossein Azdanlou, projektledare för centraliserade utskrifter på MDH. Viktigast av allt så har vi förbättrat förutsättningarna för användarna. Studenterna är inte längre bundna till specifika skrivare i specifika datasalar nu kan de i stället skicka utskrifterna direkt från sina privata datorer via det trådlösa nätverket till våra moderna multifunktionsskrivare. Maskinerna klarar färgutskrift, A3-format och färgkopiering och -skanning direkt till användarnas hemkataloger, fortsätter Hossein Azdanlou. * Koneo ägs till 100 % av Konica Minolta och är leverantör av kontorsteknik och IT-tjänster.

8 Petronas Lubricants Företagsprofil Petronas Lubricants International är en ledande tillverkare av oljeprodukter och leverantör till många stora OEMtillverkare. Dotterbolaget Petronas Lubricants Belgium NV (PLB) grundades år 1935 och äger blandnings- och fyllningsanläggningar för bränsle i Hemiksem, Aartselaar i Belgien och i Rotterdam i Nederländerna. Huvudkontoret ligger i Aartselaar. Petronas Lubricants NV Distribution av gas/olja Belgien Kundens situation/utmaningar Innan Konica Minolta anlitades hade PLB tre olika leverantörer för sina utskrifts- och dokumenthanteringsbehov. Detta var anledningen till att PLB anlitade Konica Minolta för att göra en analys av hela företaget. Informationen som samlades in blev utgångspunkten för optimeringen av skrivarinfrastrukturen, arbetsflödena och skrivarmiljön. PLB:s högsta prioriteter var ett flexibelt avtal, en integrerad utskriftsstrategi, utskriftspolicy och hemmakontorslösning. Konica Minoltas OPS-experter (Optimized Print Services) beräknade PLB:s månatliga utskriftsvolym till omkring utskrifter. Omkring 20 multifunktionsmaskiner användes av ungefär 85 arbetsstationer. Fallstudie - översikt Efter att Konica Minolta genomfört alla standardanalyser enligt OPS-konceptet fastställdes utskriftsstrategi, utskriftpolicy och en "print awareness"-plan för det belgiska dotterbolaget. Även en lösning för fjärrutskrift hemifrån introducerades. De ekonomiska fördelarna med dessa åtgärder var kostnadsreduceringar, ökad effektivitet och mer tekniskt avancerad skrivarutrustning. Standardiseringen av skrivarsystemen har minskat tonerkostnaderna och förenklat servicen för PLB. Numera är Konica Minolta den enda leverantören som PLB behöver kontakta. Tack vare ett enhetligt volympris för alla maskiner kunde PLB:s skrivarinfrastruktur rationaliseras. Utskriftsvolymerna på varje maskin kan numera mätas med Konica Minoltas PageScope Enterprise Suite. Konica Minolta genomför även uppföljningskontroller för PLB enligt avtal.

9 PETRONAS LUBRICANTS KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 9... med Konica Minoltas pålitliga och skickliga representanter kan du alltid vara säker på att du har fattat rätt beslut. Johan Verwerft, IT-chef på Petronas Lubricants Belgium OPS Manage OPS Consult I projektets konsultfas definierade Konica Minolta arbetets omfattning i samråd med PLB och genomförde en analys av skrivare och utskriftsvolymer. Konica Minoltas OPS-konsult analyserade PLB:s skrivarinfrastruktur, miljö och processer samt motsvarande arbetsflöden. Konica Minolta presenterade sedan en OPS-analysrapport med alla kritiska affärsrisker, dolda kostnader och sammanfattningar. Med allt detta som underlag för Konica Minoltas rekommendationer kunde PLB minska kostnaderna för skrivarinfrastrukturen med upp till 30 % per år. Konica Minolta har dessutom ökat transparensen för utskrifts- och kopieringsvolymer samt relaterade kostnader. Enligt ett långsiktigt avtal har Konica Minolta och PLB kommit överens om specifika etappmål. Konica Minolta kommer att följa upp resultatet av varje etappmål med PLB genom att mäta resultaten av åtgärderna. Detta innefattar leverans av toner, förebyggande underhåll och tekniska kontroller av all utrustning. Konica Minoltas servicepersonal kommer att läsa av mätarställningarna och sköta kontoadministrationen. För att kunna möjliggöra kundens målsättning att minska kostnaderna och förbrukningen ytterligare har Konica Minolta tagit fram en utskriftsstrategi, utskriftspolicy och "print awareness"-plan för PLB. Kundens kommentarer dokumenthanteringsbehov, säger Johan Verwerft, IT-chef på Petronas Lubricants Belgium. Att behöva förlita sig på en enda leverantör medför vissa risker men med Konica Minoltas pålitliga och skickliga representanter kan du alltid vara säker på att du har fattat rätt beslut. OPS Implement Alla gamla skrivare ersattes av Konica Minolta-system och Konica Minolta har säkerställt en balanserad fördelning av alla nya maskiner. Standardiseringsvinster uppnåddes tack vare Konica Minoltas Universal Print Driver (UPD) som fungerar med alla installerade maskiner. Med denna skrivardrivrutin har PLB nu kontroll över färg- och duplexinställningar. En av de många positiva effekterna av Konica Minoltas OPS-lösning är att de anställda på PLB kan fokusera mer på kärnverksamheten och inte behöver hantera skrivarrelaterade problem.

10 Tigáz Zrt. (Eni Corporation) Företagsprofil Tigáz Zrt. är en naturgasleverantör. Bolaget är ett ungerskt dotterbolag till det italienska multinationella gas- och oljebolaget Eni S.p.A. som är verksamt i 79 länder. Tigáz Zrt. har sitt säte i nordöstra Ungern och bedriver verksamhet i omkring en tredjedel av denna landsdel. Det är ett av Ungerns största gasbolag med ett distributionsnät som består av över km gasledningar och förser 35,4 av alla ungerska hushåll och företag med gas. Tigáz Zrt. (Eni Corporation) Gas/Oljedistribution Ungern Kundens situation/utmaningar Konica Minoltas analys visade att kunden hade en utskriftsvolym på över sidor per månad. Tigáz hade dock ingen möjlighet att själva mäta den exakta utskriftsvolymen. Bolaget hade totalt 777 utskriftsenheter fördelade på arbetsplatser bestående av 15 olika fabrikat inköpta från ett antal olika leverantörer. De flesta skanners och skrivare/faxmaskiner var separata enheter vilket gjorde det mycket svårt att få en överblick och kontrollera kostnaderna. Tigáz Zrt. hade tidigare satsat hårt på minska bolagets kostnader inom olika avdelningar och de administrativa avdelningarna stod nu på tur. Fallstudie - översikt Med hjälp av Konica Minolta kunde Tigáz minska maskinparkens storlek till 115 multifunktionsmaskiner och 160 skrivare. Maskinparken kan numera skötas av den lokala IT-personalen som har fått bättre översikt och kontroll över maskinerna och driftskostnaderna. Med SafeQ-systemet kan företaget använda follow-meutskrifter och får tillgång till bland annat rapporteringsfunktioner. Konica Minolta tillhandahåller rådgivning baserad på SafeQ-rapporter för att minska utskriftsvolymerna ytterligare. CS Remote Care-systemet minskar IT-avdelnings underhållsarbete på multifunktionsmaskinerna och säkerställer optimerad drift med minimala stopp. En faxserver effektiviserar den externa kommunikationen. Alla dessa åtgärder och installationen av ett nytt system ger avsevärda kostnadsbesparingar.

11 TIGÁZ ZRT. (ENI CORPORATION) KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 11 Vi har möjliggjort kostnadskontroll genom att övervaka och planera maskinparkens exakta kostnader. József Zaja, IT-infrastrukturchef på Tigáz OPS Manage OPS Consult OPS-konsultfasen inleddes med en analys av den nuvarande situationen och problematiken, vilket följdes av en på-plats-analys under 6 veckor. Analysen omfattade studiebesök på anläggningarna och analys av alla skrivaruppgifter som tillhandahölls av Tigáz. Baserat på denna information kunde Konica Minolta utforma en optimerad maskinpark. Det nya förslaget och en kostnadsjämförelse presenterades slutligen för företagsledningen. OPS Manage använder olika indikatorer för att öka effektiviteten inom kundens utskriftsmiljö. På Tigáz gjordes följande: standardisering av maskinmodeller, en flexiblare maskinpark, ett rationellt utbud av skrivare och multifunktionsmaskiner och viktigast av allt ökad driftsäkerhet tack vare CS Remote Care som underlättar skötseln av utrustningen och gör det möjligt för IT-avdelningen att övervaka A3-maskinerna dygnet runt. Med extra övervakning av systemets prestanda genom econ-systemet, kan maskinparken optimeras löpande efter behov. Detta ger en mycket flexibel maskinpark. För ytterligare förbättringar hålls uppföljningsmöten en gång per halvår. OPS Implement Med tanke på projektets omfattning (den geografiska spridningen och antalet utskriftsenheter), tog Konica Minoltas implementeringsplan hänsyn till alla avdelningar, inklusive service, IT och teknisk support. Den nya maskinparken med 275 enheter installerades tillsammans med SafeQ-systemet som nu sköter övervakning, rapportering och användaradministrationen hos Tigáz. Alla A3-multifunktionsmaskiner använder CS Remote Care för automatisk övervakning och kommunikation med Konica Minoltas serviceorganisation. Konica Minolta installerade även en faxserver som ersatte samtliga faxmaskiner. Nyckelanvändarna fick en grundläggande utbildning och tillgång till en mikrowebbplats med instruktioner för de nya maskinerna för att underlätta övergången till den nya tekniken. Kundens kommentarer Konica Minoltas OPS-lösning gav både min avdelning och hela företaget mängder av fördelar, säger József Zaja IT-infrastrukturchef på Tigáz. Vi har möjliggjort kostnadskontroll genom att övervaka och planera maskinparkens exakta kostnader. Eftersom vi leasar all utrustning av Konica Minolta kan vi förlita oss på företagets underhållsservice och det krävs inga ytterligare investeringar. Tack vare dessa förbättringar behöver IT-avdelningen inte sköta kontorsmaskiner i samma utsträckning som tidigare.

12 Ungerska Rikspolisen, ORFK DA GEI Företagsprofil Den ungerska rikspolisen är ett landets största organisationer med cirka anställda. Den ungerska rikspolisen grundades år 1991 och arbetar med vanliga polisiära ärenden samt gränsbevakning. Organisationens interna avdelning ORFK DA GEI ansvarar för ekonomi och logistik i kommunerna Bács-Kiskun, Békés och Csongrád. Ungerska Rikspolisen, ORFK DA GEI ungersk myndighet Ungern Kundens situation/utmaningar När Konica Minolta anlitades för att modernisera ORFK DA GEI:s skrivare och infrastruktur bestod maskinparken av omkring 900 enheter från olika tillverkare och över PC-arbetsstationer. Med separata kopiatorer, skrivare och faxmaskiner skenade kostnaderna för ORFK DA GEI. Organisationen hade ingen överblick över utskriftsvolymerna per månad och eftersom administrativa verktyg saknades gick det inte heller att hantera infrastrukturen. Fallstudie - översikt Konica Minolta installerade en ny skrivarinfrastruktur med färre maskiner: 170 multifunktionsenheter och 30 skrivare som enkelt kan skötas av den lokala IT-avdelningen vilket ledde till dramatiskt sänkta driftskostnader. Tack vare att SafeQ-systemet finns installerat får ORFK DA GEI ökad säkerhet för utskrift av konfidentiella dokument och kan använda systemets kraftfulla rapporteringsfunktioner. Konica Minolta installerade även en faxserver som ersatte samtliga faxmaskiner och effektiviserade organisationens arbetsflöden. Alla A3-multifunktionsmaskiner utrustades med CS Remote Care för att att avlasta IT-avdelningen och optimera utrustningens driftsäkerhet..

13 UNGERSKA RIKSPOLISEN, ORFK DA GEI KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 13 József Zaja, Head of IT Infrastructure at Tigáz Source: Wikipedia/Barna Rovács OPS Consult Konica Minolta bokade ett möte med kunden för att få en överblick över den nuvarande situationen och kunna analysera ORFK DA GEI:s behov. Konica Minolta intervjuade sedan de anställda på ORFK DA GEI för information om hur de befintliga maskinerna användes och hur maskinparken bäst kunde omstruktureras. Projektgruppen tog även hänsyn till alla tillgängliga uppgifter från ORFK DA GEI och Konica Minoltas databas. Resultatet av analysen avslöjade brister som Konica Minolta använde som underlag för optimeringsförlaget med lämpliga lösningar och kostnadsjämförelser. OPS Manage OPS Manage använder olika indikatorer och prestationsmått för att öka effektiviteten hos kundens utskriftsmiljö. En avgörande framgångsfaktor för ORFK DA GEI var driftavbrottstalen. Med hjälp av CS Remote Care går det att få realtidsrapporter från alla A3-multifunktionsmaskiner. econ-lösningen övervakar samtidigt hela maskinparken och garanterar snabb respons när tekniska problem uppstår. econ hjälper till att identifiera över- och underbelastade maskiner och håller maskinparken flexibel genom att driftsätta nya maskiner eller återta oanvända maskiner vid behov. För kontinuerlig optimering av maskinparken gör Konica Minolta en översyn av lösningen 2 gånger per år. OPS Implement Implementeringen av den nya maskinparken genomfördes på under en månad. Med hjälp av en strikt implementeringsplan installerades den nya infrastrukturen i tre steg, en fas för varje kommun som omfattades av projektet samtidigt som man säkerställde att de anställdas dagliga arbete inte påverkades av installationsarbetet. Tack vare Konica Minoltas stöd slipper IT-avdelningen syssla med underhåll av skrivarutrustning och våra medarbetare som sköter de nya maskinerna kan utnyttja de nya funktionerna som underlättar administrationen. Kundens kommentarer Rationaliseringen och uppgraderingen av vår maskinpark har gett oss stora kostnadsbesparingar. Nu har vi tillgång till moderna maskiner, nätverksanslutna lösningar och tjänster som bidrar till säker och avbrottsfri drift av hela skrivarinfrastrukturen, säger Peter Toth, IT-chef på ORFK DA GEI. Tack vare Konica Minoltas stöd slipper IT-avdelningen syssla med underhåll av skrivarutrustning och våra medarbetare som sköter de nya maskinerna kan utnyttja de nya funktionerna som underlättar administrationen. Peter Toth, IT-chef på ORFK DA GEI

14 Jeroen Bosch Sjukhuset Företagsprofil Jeroen Bosch-sjukhuset är ett av Nederländernas största universitetssjukhus och ingår i stiftelsen för ledande kliniska sjukhus (Stichting Top klinische Ziekenhuizen). Sjukhuset bildades genom en sammanslagning av Bosch Medical Center och Liduina Carolus-sjukhuset. Jeroen Bosch-sjukhuset har för närvarande anställda med 240 medicinska experter. Anläggningen utbildar 350 läkare och 88 sköterskor och läkarassistenter per år. Jereon Bosch Sjukhuset Hälsovård Nederländerna Kundens situation/utmaningar I takt med ökande vårdkostnader har Jeroen Boschsjukhuset drabbats av myndigheternas budgetnedskärningar vilket tvingat fram omfattande rationaliseringar. På grund av den tidigare sammanslagningen av de två sjukhusen, vilket omfattade teknisk utrustning och flyttning med kort varsel under 2011, drabbades Jeroen Boschsjukhuset av säkerhetsproblem och hela utskriftsmiljön blev kaotisk. Sjukhuset hade 450 olika aktiva program som ledde till kostnader som var svåra att överblicka, bristande datasäkerhet och ineffektiv administration. Fallstudie - översikt Konica Minoltas lösningar har lett till optimerade arbetsflöden som möjliggör effektiv digitalisering av pappersdokument. På så vis kunde Jeroen Bosch-sjukhuset effektivt förbättra säkerheten för patientjournalerna. Konica Minolta bytte ut ett stort antal skrivarsystem från olika tillverkare och ersatte dem med 108 multifunktionsmaskiner och 284 mindre skrivare. Kunden har nu en optimerad maskinpark samt en och samma kontaktperson på Konica Minolta och ser fram emot ett långsiktigt samarbete.

15 JEROEN BOSCH SJUKHUSET KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 15 OPS Consult I OPS-projektets konsultfas ingick en detaljerad analys av sjukhusets infrastruktur, inklusive planritningar och en detaljerad förteckning över samtliga utskriftsenheter. Analysen visade att maskinparken behövde minskas och standardiseras. Den nya infrastrukturen behövde dessutom uppfylla kundens höga krav på datasäkerhet, funktionalitet och optimerade arbetsflöden. Resultaten presenterades slutligen för sjukhusledningen. OPS Manage Med passerkortsystemet har de anställda tillgång till byggnaden och kan även logga in på skrivarsystemet med samma PIN-kod oavsett vilken skrivare som används. Fördelarna med detta är att användarna inte behöver hålla reda på lika många olika lösenord, samtidigt som spårbarheten av utskrifterna förbättras. Verifieringssystemet styr dataåtkomsten och sjukhuset kan garantera säkerheten för patientjournaler enligt gällande lagar och föreskrifter. När en användare begär utskrift överförs begäran till SafeQ-servern. Användaren kan sedan logga in på valfri skrivare inom sjukhuset med antingen PIN-kod eller passerkort för att skriva ut den sparade utskriften. Genom spårning av utskrifter, kopiering och skanning kan SafeQ även användas för att identifiera potentiella flaskhalsar. Med denna information i kombination med OPS Monitor kan Konica Minolta identifiera fler optimeringsmöjligheter i utskriftsmiljön. OPS Implement Den nya maskinparken består av 108 multifunktionsmaskiner från Konica Minolta: en bizhub C652, 39 bizhub C452 och 68 bizhub C35. Dessutom installerades 284 mindre skrivare. Sjukhusets maskinpark minskades från 450 till 392 enheter. Med det serverbaserade SafeQ-systemet får sjukhuset ökad säkerhet för utskrift av konfidentiella dokument som patientjournaler. I OPS-lösningen ingick även integrering med ett inloggningssystem med passerkort. Vi kan inget annat än rekommendera Konica Minoltas kompetens och genomtänkta projektledning. Carola Janssen, inköps- och logistikchef Kundens kommentarer Eftersom sjukhuset flyttade till nya lokaler behövde den nya utrustningen levereras på kort tid, säger Carola Janssen, inköps- och logistikchef på Jeroen Bosch-sjukhuset. Vi kan inget annat än rekommendera Konica Minoltas kompetens och genomtänkta projektledning. Tack vare det smidiga samarbetet med IT-avdelningen slutfördes projektet före deadline och alla mål som definierades vid projektstart uppnåddes.

16 Česká Podnikatelská Pojišťovna a.s. Företagsprofil Česká Podnikatelská Pojišťovna (ČPP) är det tredje största försäkringsbolaget i Tjeckien. ČPP hade intäkter på 6,7 miljarder CZK under CPP är verksamt inom hela Tjeckien och har anställda på 93 filialer. Tillsammans med Kooperativa och Pojistovna Ceske Sporitelny, ingår ČPP i Vienna Insurance Group, en ledande försäkringskoncern Central- och Östeuropa som är noterat på börserna i Wien och Prag. Česká Podnikatelská Pojišťovna a.s. Försäkringar Tjeckien Kundens situation/utmaningar En analys som Konica Minolta utförde i mitten av 2010 visade att ČPP hade över 833 A3- och A4 maskiner i bruk fördelat på 50 modeller av fyra olika fabrikat. De månatliga utskriftsvolymerna låg på över sidor för hela bolaget och härstammade från nästan arbetsstationer. ČPP sökte en stabil och tillförlitlig leverantör som kunde garantera högkvalitativa tjänster i kombination med kostnadsoptimering. Bolaget önskade även ett hyresavtal för multifunktionsmaskiner, skrivare och förbrukningsvaror och garanterad rikstäckande service inom Tjeckien. Fallstudie - översikt Konica Minolta optimerade ČPP:s hela IT-infrastruktur och upprättade en effektiv supportstruktur med avancerade tjänster från epro och econ för maskinövervakning samt enhetliga servicenivåavtal för all utrustning. Konica Minolta fastställde även en enhetlig supportstruktur och maskinpark för alla filialer i Tjeckien. En kundansvarig hos Konica Minolta erbjuder löpande konsulttjänster och hanterar alla frågor. Samarbetet inleddes år 2010 och sedan dess har medvetenheten om Konica Minoltas varumärke ökat. Under OPS-projektets gång (30 månader) har Konica Minolta lärt känna ČPP och dess verksamhet. Tidigare saknades strategi och kontroll över utskriftskostnaderna. Med Konica Minoltas lösning fick kunden en skrivarinfrastruktur som sköts av en leverantör enligt ett enhetligt serviceavtal.

17 ČESKÁ PODNIKATELSKÁ POJIŠŤOVNA A.S. KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 17 OPS Consult En fullständig OPS-analys för elva områden genomfördes i tre steg. Analysen omfattade översikt över skrivarinstallationer, analys och intervjuer med användarna och konsultation om utskriftsmiljöns kostnader. Resultaten presenterades sedan för respektive områdeschef. Analysen resulterade i en detaljerad förteckning över utskriftsenheternas placering hos olika filialer och avdelningar. Resultaten sammanställdes i en rapport för hela bolaget. Analysen genomfördes under en period på sex månader och visade på en besparingspotential på omkring 20 %. Samarbetet med Konica Minolta har varit fantastiskt. Konica Minolta ordnade en smidig övergång från den gamla maskinparken till den nya och levererade utlovad effektivisering och tillförlitlighet. OPS Implement Under implementeringsfasen på nästan 12 månader ersatte Konica Minolta de gamla skrivarna och installerade 190 nya enheter på 93 platser i elva regioner. I den nya maskinparken ingick även 74 A3-multifunktionsmaskiner. Parallellt med driftsättningen installerade Konica Minolta en digitaliseringslösning för Brno och reproavdelningen i Prag, där ČPP har en gemensam IT-avdelning med systerbolaget Kooperativa, a.s. OPS-implementeringen omfattade även tre system för att säkerställa driften: econ- och eprosystemen såväl som PageScope NetCare Device Manager. Efter implementeringen utbildade Konica Minoltas tekniker bolagets IT-personal och användare. En projektledare från Konica Minolta drev projektet under implementeringsfasen på 18 månader. OPS Manage Sedan implementeringen har ČPP tillgång till en effektiv utskriftsmiljö med ett servicenivåavtal som ger snabb responstid och service på plats inom fyra timmar under kontorstid. Med tjänsterna epro och econ behöver kunden inte längre övervaka maskinparken detta sköts numera automatiskt. epro erbjuder automatiserad övervakning av Konica Minoltas maskiner för stabil drift. Programvaran kontrollerar tekniska problem och nivåerna av förbrukningsvaror och skickar automatiskt meddelanden om detta. Med epro Monitor kan Konica Minolta sköta servern som har PageScope NetCare Device Manager installerat för övervakning av A4-maskiner. econ ger kunden en översikt över alla utskriftsenheter, deras användning, status på beställning av förbrukningsvaror eller teknisk service. Kunden har därigenom fått ökad kontroll och bättre förutsättningar för att kunna optimera utskriftskostnaderna och kan se om Konica Minolta uppfyller servicenivåavtalen. Med det serverbaserade SafeQ-systemet som installerats på vissa platser får kunden ökad säkerhet vid utskrift av konfidentiella dokument. En gång per kvartal genereras en optimeringsrapport som visar utnyttjandegraden och belastningen på alla maskiner. Utifrån resultatet av analysen tar Konica Minolta fram nya optimeringsförslag. Kunden får numera fördelar av heltäckande service från Konica Minolta såväl som enhetliga tjänster och optimerade kostnader. Kundens kommentarer Samarbetet med Konica Minolta har varit fantastiskt. Konica Minolta ordnade en smidig övergång från den gamla maskinparken till den nya och levererade utlovad effektivisering och tillförlitlighet. Konica Minolta är en mycket tillförlitlig samarbetspartner inte bara för skrivarsystem, utan även för idealiska programlösningar, säger ČPP.

18 Kaven Orbico Företagsprofil Kaven Orbico är ett av Bulgariens största logistikbolag och erbjuder högklassiga försäljnings- och logistiktjänster. Bolagets expertis bygger på nästan 10 års erfarenhet. Bolaget har filialer inom hela Sydösteuropa och har huvudleverantörsavtal med kunder som Procter & Gamble, Shell Lubricants och Mars. Kaven Orbico har en årlig omsättning på över 250 miljoner euro och har blivit erkänt som en ledande distributör av konsumentvaror med snabba leveranstider. Kaven Orbico Logistics Bulgarien Kundens situation/utmaningar I Kaven Orbicos bransch genereras enorma dokumentflöden och dokumenten måste ständigt överföras mellan företagets olika filialer såväl som huvudkvarteret i Sofia. Konica Minoltas kund har en utskriftsoch kopieringsvolym på cirka sidor per månad. Effektiv hantering av dokumenten är dessutom avgörande för att Kaven Orbicos verksamhet ska kunna behålla konkurrenskraften. Den gamla maskinparken i de bulgariska filialerna bestod av 30 enheter för 100 anslutna datorer. Underhåll och påfyllning av förbrukningsvaror sköttes på traditionellt vis av systemadministratörerna som övervakade maskinerna, fyllde på toner och papper och beställde nya varor vid behov. Fallstudie - översikt Kaven Orbicos nya lösning är numera både skalbar och ytterst flexibel. Den administrativa kostnaden och arbetsbördan har minskat dramatiskt eftersom Konica Minolta nu tillhandahåller automatisk och proaktiv service och leverans av förbrukningsvaror baserat på PrintFleet för fjärrövervakning av utrustningen samt SafeQ för smidig redovisning. Integreringen av de nya multifunktionsmaskinerna (MFP) i den moderniserade infrastrukturen minskade överföringstiden av dokument från de olika regionala kontoren till Kaven Orbicos huvudkontor med 2/3. Lösningen möjliggör snabbare hantering och distribution av bokföringsunderlag, vilket i sin tur har effektiviserat bolagets finanser. De ansvarade därmed även för alla tekniska problem och skötte kontakten med maskinleverantörerna för reparationer och service.

19 KAVEN ORBICO KONICA MINOLTA OPTIMIZED PRINT SERVICES 19 vi får snabbt service och support när vi behöver det Kaven Orbico s IT-chef OPS Consult I den första fasen installerade Konica Minolta testutrustning och programlicenser för Kaven Orbicos huvudkontor i Sofia. En analys baserad på data insamlade från SafeQterminalerna och programmet SafeQ genomfördes och utskriftsvolymerna från alla maskiner registrerades. Totalkostnaden per utskrift beräknades för varje maskin och nuvarande underhållsrutiner identifierades och bedömdes. Huvudkontoret hade 21 maskiner och en total utskriftsvolym på cirka sidor per månad. Optimeringsprocessen byggde på utbyte av skrivare, kopiatorer, skanners och faxmaskiner mot ett antal standardiserade multifunktionsmaskiner som numera uppfyller kontorets krav optimalt. OPS Implement Konica Minolta ersatte de gamla maskinerna och installerade programlösningarna PrintFleet och SafeQ på Kaven Orbicos huvudkontor. Konica Minolta höll även detaljerade utbildningar för nyckelanvändare för att visa hur de förkonfigurerade multifunktionsmaskinerna skulle användas optimalt. En multifunktionsmaskin tilldelades per avdelning och det totala antalet maskiner reducerades från 21 till sju. Installationen av programlösningen SafeQ för utskriftsredovisning och kontroll möjliggör dessutom s.k. pull printing, som gör att utskrifter kan hämtas från valfri multifunktionsmaskin efter inloggning eller verifiering. Denna lösning ger ökad kontroll över utskriftsvolymerna och personlig åtkomst till skrivarna. De allmänna dokumentgenereringskostnaderna reducerades tack vare dubbelsidiga utskrifter som standard, vilket ledde till en märkbar minskning av pappers- och energiförbrukningen. Numera har systemadministratörerna mer tid över för sina huvuduppgifter som bidrar till bolagets framgångar. OPS Manage Övervakningsprogrammet PrintFleet sköter automatisk beställning av förbrukningsvaror och förebyggande underhåll. SafeQ-systemet ger dessutom transparens och ökad kontroll tack vare kontinuerlig rapportering, implementering av en allmän utskriftspolicy och möjlighet till säkra utskrifter. Multifunktionslösningen tillgodoser kundens exakta behov och möjliggör kontinuerlig optimering och övervakning som effektiviserar dokumentprocesserna. Kundens kommentarer Tack vare integreringen av Konica Minoltas mycket effektiva OPS-lösning får vi snabbt service och support när vi behöver det och en enhetlig plattform för total övervakning och administration av all skrivarutrustning, säger Kaven Orbicos IT-chef. Debiteringen av alla utskriftsrelaterade kostnader görs med en samlad faktura per månad. Kostnadskontroll säkerställs genom en beräknad totalkostnad per sida.

20 Flamant Företagsprofil Flamant är ett internationell tillverkare av inredningsprodukter. I produktutbudet ingår, möbler, färg, inredningstextilier, golvmaterial och tillbehör. Företagets huvudkontor ligger i Belgien. Flamants kollektioner erbjuder många olika designstilar. Textilierna är lämpliga både för privata och offentliga miljöer, t.ex. hotell, restauranger och kontor. Produkterna saluförs via Flamants designbutiker (9 i Belgien, 5 i Frankrike, 4 i Tyskland och 1 i Italien) och över 500 utvalda partnerbutiker över hela världen. Flamant Manufacturing Belgien Kundens situation/utmaningar En analys visade att Flamant hade över 30 utskriftsenheter och 30 arbetsstationer i sina butiker och koncernens huvudkontor. Företagets månatliga utskriftsvolymer låg på svartvita utskrifter och färgutskrifter. Samtliga utskrifter debiterades enligt ett dyrbart sidbaserat avtal. Flamant sökte en lämplig helhetslösning som uppfyllde utskriftsbehoven både på huvudkontoret och ute i butikerna. Fallstudie - översikt Efter implementeringen av OPS har Flamants arbetsflöde effektiviserats med hjälp av centraliserad övervakning av alla utskrifts- och kopieringssystem. Butikerna har utrustats med kompakta allt-i-ett-färgskrivare som gör det möjligt för de anställda att själva sköta utskriften av marknadsföringsmaterial. Den nya utrustningen möjliggör dessutom produktion av högkvalitativa on-demand-dokument. I varje land finns dessutom avtal med ett lokalt IT-bolag om servicen. Flamant får fördelar av en och samma kontaktpunkt hos Konica Minolta samt ett flexibelt och transparent debiteringssystem.