Hur fångar man yrkesarbetarnas tid?

Transkript

1 Hur fångar man yrkesarbetarnas tid? En studie av hur yrkesarbetares lönoch tidrapportering skulle kunna effektiviseras H E N R I K S J E L I N Examensarbete Stockholm, Sverige 2007

2 Hur fångar man yrkesarbetarnas tid? En studie av hur yrkesarbetares lönoch tidrapportering skulle kunna effektiviseras H E N R I K S J E L I N Examensarbete i medieteknik om 10 poäng vid Högskoleingenjörsprogrammet för medieteknik Kungliga Tekniska Högskolan år 2007 Handledare på CSC var Alex Olwal Examinator var Roger Wallis TRITA-CSC-E 2007:013 ISRN-KTH/CSC/E--07/013--SE ISSN Kungliga tekniska högskolan Skolan för datavetenskap och kommunikation KTH CSC Stockholm URL:

3 Sammanfattning - Hur fångar man yrkesarbetarnas tid? I en tid där många processer i samhället automatiseras i allt högre grad finns det fortfarande områden där man inte drar nytta av den nya tekniken. Ett sådant område är lön- och tidrapporteringen för yrkesarbetare inom byggbranschen. Uppsatsen syfte är att undersöka vilka möjligheter som finns för att effektivisera lön- och tidrapporteringen för yrkesarbetare samt undersöka hur väl olika tekniska lösningar är tillämpbara inom byggbranschen både tekniskt och attitydmässigt. Uppsatsen har använt sig av en kvalitativ metod med intervjuer för att skapa en bild av hur lön- och tidrapporteringen ser ut i dagens läge, samt för att få en bild av hur två olika tekniska lösningar skulle kunna appliceras inom byggbranschen. Dessutom har en kvantitativ undersökning med en enkät gjorts för att få en bild av yrkesarbetarnas ITkompetens och benägenhet till tekniska förändringar. Den teori som huvudsakligen använts i uppsatsen är teknisk psykologi, som förklarar samspelet mellan människa och tekniska system. I praktiken fyller ett gränssnitt denna funktion, vilket gör att det är av stor vikt att man utformar tekniska system efter hur människan kan tänkas uppleva systemet. Som utvecklare måste man ta hänsyn till varseblivning, hur vi bearbetar information som når våra sinnesorgan. De två tekniska lösningar som uppsatsen fokuserar på är en digital penna från Anoto samt handdatorer. Den digitala pennan fungerar så att en kamera i pennspetsen läser in en digital kopia av vad som skrivs. Informationen tolkas sedan av en klient. Den skulle i teorin vara enkel att implementera eftersom den skulle ersätta den vanliga pennan i lönoch tidrapporteringen. Handdatorn å andra sidan innebär att yrkesarbetaren måste anpassa sig för ett nytt gränssnitt, som kräver en invänjning och framförallt motivation till användning. Handdatorer finns i ett flertal olika varianter, med textinmatning bland annat med hjälp av penna eller tangentbord. Det är utifrån statistiken svårt att dra några självklara slutsatser kring yrkesarbetarnas ITkompetens. Enkäten visar att nästan 70 procent av yrkesarbetarna använder IT i hemmet och att en majoritet är positivt inställda till ett införande av antingen digital penna eller handdator i lön- och tidrapporteringen. Enligt enkätundersökningen är byggnadsarbetarna positivt inställda till en förändring av lön- och tidrapporteringsflödet, oavsett ålder. Det går inte att se någon entydig skillnad i attityd mellan de yngre och äldre respondenterna. Uppsatsens slutsats är att den digitala pennan, trots sitt till synes intuitiva sätt att digitalt lagra det som skrivs, riskerar att ge upphov till många felkällor. Handdatorn är å andra sidan en kostsam investering som inte är lönsam om man inte hittar även andra användningsområden. Vidare kan man inte annat än konstatera att en mer djupgående undersökning av yrkesarbetarnas förändringsbenägenhet måste göras för att kunna dra mer entydiga slutsatser kring hur en implementering skulle mottas.

4 Abstract - A study on how to make construction workers time report more efficient In a time where lots of processes in the society are done more efficient by information technological inventions, there is still areas where IT has not been derived advantages from. One of those areas is the building trade where the time reports are still made with paper and pen. The thesis aim to explore which technical solutions there are to make time report more efficient for the construction workers. A qualitative method with interviews has been used to understand the situation of today and what technical solutions there are on the market. A quantitave method has been done among construction workers to better understand how they would feel about a technical change of the time report system. To analyse the problem, a theory called technical psycology has been used. The theory explains the interplay between humans and technical systems. Two technical solutions have been analyzed in the thesis a digital pen from Anoto and handheld computers. The digital pen has a camera that scans everything that is written and saves a digital copy. The information will be interpreted by a client. In theory it would be simple to implement this technical solution since it reminds the user of an ordinary pen. A handheld computer implies that the construction workers must learn how to use a new interface, which requires motivation from the user. The statistics from the qualitative study gives a picture of the IT competence and the readiness for changes of constructions workers. Though, the results of the study shows that almost 70 percent of the construction workers use IT at home, and that a majority are postitive to a technical change of the time report. The conclusion of the thesis is that the digital pen, despite its intuitive way of storing the written information, tends to produce several errors. The handheld computer is a rather costly investment, which might not be profitable if it is not used in other areas as well. One can also conclude that a more thorough study among construction workers needs to be done to be able to draw more unequivocal conclusions.

5 Tack Jag vill rikta ett stort tack till Pia Sturesson och Petter Könberg på Skanska Sverige AB för att jag fick testa min idé i form av examensuppsats. Jag vill också tacka Alex Olwal, min handledare på KTH, för ovärderlig feedback under arbetets gång. Slutligen vill jag tacka Sara Kåberg för konstruktiv kritik och stöttning under skivprocessen.

6 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte Disposition Metod Kvalitativ metod Kvantitativ metod Reflektion kring metod Teknisk psykologi Empiri Branschbild av lön- och tidrapporteringsflödet Skanska Peab NCC JM Tekniska lösningar Lönerapportering med digital penna Handdatorbaserad lön- och tidrapportering Resultat från enkätundersökningen IT-kompetens bland yrkesarbetare Ålders- och könsdiversifiering bland yrkesarbetarna Datoranvändning i hemmet Ålder och IT-användning Inställning till tekniska förändringar på arbetsplatsen Analys Lön- och tidrapportering med digital penna Handdatorbaserad lön- och tidrapportering Yrkesarbetarnas inställning till en teknisk förändring Slutsats Teknisk lösning Implementering Future work Referenser Bilagor

7 1. Inledning 1.1 BAKGRUND I en tid där många processer i samhället automatiseras i allt högre grad, främst med hjälp av informationstekniskt drivna processer, finns det fortfarande områden där man inte drar nytta av den nya tekniken. Ett sådant område är lön- och tidrapporteringen för yrkesarbetare inom byggbranschen. Om man ser till Sverige använder sig de stora byggbolagen Skanska, NCC, JM och Peab fortfarande av lön- och tidrapportering med papper och penna. Det skapar en kedja av analoga processer som genererar administrativa kostnader och felkällor. Drygt en tredjedel av Sveriges stora och medelstora företag och organisationer vet inte hur mycket lönehanteringen kostar. (SvD Näringsliv, 2004) I samarbete med Skanska har avsikten varit att undersöka hur lön- och tidrapportering för yrkesarbetare i en byggnadsorganisation skulle kunna effektiviseras med hjälp av ITlösningar, som vid gynnsam applicering skulle kunna sänka de administrativa kostnaderna och ge färre felkällor. Idag fungerar lön- och tiderapportering på många av de stora byggföretagen i Sverige på ett sådant sätt att varje yrkesarbetare fyller i en pappersrapport i slutet av varje kalendermånad. Pappersrapporten attesteras därefter vid varje enskilt byggprojekt och skickas vidare till företagets löneavdelning. Löneavdelningen handlägger sedan lön- och tidrapporterna manuellt, vilket i praktiken betyder att man matar in informationen från varje enskild byggnadsarbetares rapport till företagets lönesystem. I detta rapporteringsflöde uppstår fel, bland annat som en följd av oaktsam attestering. Det kan till exempel handla om att yrkesarbetaren inte fyllt i sitt namn och anställningsnummer, vilket undgått produktionschefen vid attesteringen. Som resultat av detta måste lönehandläggaren kontakta produktionschefen för byggprojektet i fråga för att kunna verifiera vem lön- och tidrapporten tillhör. Detta får konsekvenser i form av lägre produktivitet, inte bara på lönehandläggarnivå, utan även hos produktionschefen som måste lämna sina ordinarie arbetsuppgifter för att kunna sammankoppla icke namngivna lön- och tidrapporter med rätt yrkesarbetare. Att denna situation lätt kan uppstå med dagens manuella system gör att byggföretagen på sikt vill hitta andra, och kanske främst IT-baserade, lösningar för hanteringen av pappersrapporterna. 5

8 På marknaden kan man idag finna en rad tekniska hjälpmedel som i teorin skulle kunna lösa byggföretagens problematik med löneadministrationen. På Skanskas initiativ kommer uppsatsen att fokusera på en teknik med en digital penna från Anoto. Pennas lagrar det som skrivs i ett minne och informationen kan sedan tolkas och översättas till digital form. Med hjälp av Anoto-pennan skulle man därmed i stort sett inte behöva ändra på själva rapporteringsflödet sett ur yrkesarbetarens perspektiv. Däremot skulle man presumtivt helt eller delvis kunna slippa den manuella inmatningen av pappersrapporterna. Det finns även andra lösningar. En av dem är lön- och tiderapportering via handdator, som kommer att behandlas inom ramen för detta examensarbete. Detta system används redan i dag av en svensk byggnadsentreprenör, vilket uppsatsen kommer att återkomma till längre fram. Skälet till att dessa två tekniska system behandlas i examensarbetet är dels för att ge ett scenario förankrat i en framtidsvision och dels ett som har verklighetsförankring i ett i branschen redan helt/delvis implementerat system. Det finns ytterligare en viktig aspekt i frågan, nämligen hur yrkesarbetarna själva skulle ta emot en dylik förändring. I ett förändringsarbete måste man även ställa sig frågan i vilken grad yrkesarbetarna är förändringsvilliga och öppna för ny teknik. 1.2 SYFTE Syftet med uppsatsen är således att undersöka hur byggföretagen med hjälp av tekniska lösningar skulle kunna effektivisera lön- och tidrapporteringen och minska felkällorna. Vidare kommer uppsatsen att undersöka om de tekniska lösningarna är tillämpbara på yrkesarbetare som arbetar i anslutning till projektetableringar. Därtill ingår i syftet att även utröna hur yrkesarbetare skulle ta emot en sådan typ av förändring. 1.3 DISPOSITION Uppsatsen kommer att börja med diskussion kring vald metod. Sedan följer en genomgång av vald teori. Nästkommande kapitel går igenom hur lön- och tidrapportering fungerar hos de stora byggföretagen idag, två av de tekniska lösningar som är mest intressanta samt slutligen en genomgång av den empiri som genererats av enkäten. Därefter analyseras de empiriska resultaten med vald teori i åtanke. Uppsatsen avslutas med slutsatser och reflektioner. Till uppsatsen hör också en del med bilagor. 6

9 2. Metod Det finns två olika metoder att samla in data kvantitativ och kvalitativ faktainsamling. Kvantitativa metoder baseras på att mäta och sedan förklara de uppmätta resultaten. Syftet med en kvalitativ metod, däremot, är att skapa en djupare förståelse och en mer fullständig uppfattning av det studerade objektet. I denna uppsats har jag arbetat med båda metoderna för att försöka besvara syftet. 2.1 KVALITATIV METOD Genom intervjuer med personer som arbetar med de tekniska lösningarna på byggföretagen har jag kunnat skapa mig en bild av den problematik som omger lön- och tidrapportering, samt fått en förståelse för byggföretagens behov. Jag intervjuade sex representanter från de fyra största byggföretagen i Sverige. Fyra av dessa intervjuer skedde över telefon, och två skedde i ett personligt möte. Intervjuerna var semistruktuerade, det vill säga jag har ställt samma frågor till alla respondenter, men kompletterat med varierande följdfrågor i varje enskilt fall. Jag har även intervjuat sex personer på företag som arbetar med utveckling av tekniska hjälpmedel som skulle kunna vara intressanta för byggföretagen. Hälften av dessa intervjuer har skett över telefon, medan tre av dem skedde via mejlkonversationer. Även dessa intervjuer var semistrukturerade. 2.2 KVANTITATIV METOD För att kunna besvara det andra delsyftet, hur förändringsbenägna yrkesarbetare är när det kommer till lön- och tidrapporteringen, har jag även gjort en enkät bland yrkesarbetare på några av de stora byggföretagen. Enkäten bestod av 13 frågor, de flesta med flera svarsalternativ. Även några öppna frågor fanns. Jag kontaktade platschefen eller arbetsledaren på några olika byggen i Stockholmsområdet och hörde mig för om det var möjligt att dela ut enkäten bland yrkesarbetare under någon av deras raster. Jag förklarade för yrkesarbetarna syftet med min uppsats och bad dem fylla i enkäten på plats. För att få fler och förhoppningsvis mer uppriktiga svar från respondenterna informerade jag på plats, samt skriftligt på enkäten, att deras svar, samt byggföretagets namn, helt skulle förbli anonyma. 7

10 Totalt fylldes 28 enkäter i. Syftet med enkäten var inte att analysera individuella skillnader i svaren utan snarare se till gemensamma nämnare i ett försök att få en bild av hur yrkesarbetare resonerar kring nya IT-lösningar. 2.3 REFLEKTION KRING METOD Jag är medveten om att för få enkäter har gjorts för att man skulle kunna dra generella eller långtgående slutsatser. Däremot kan enkäten ge en fingervisning om hur yrkesarbetare resonerar kring IT-lösningar i arbetet. Enkäten ska ses som ett komplement till annan statistisk information jag tagit del av och förstås med hänsyn till uppsatsen omfattning. 8

11 3. Teknisk psykologi I detta kapitel presenteras den teori med vilken man kan förstå det valda problemområdet utifrån yrkesarbetarnas perspektiv. Teknisk psykologi handlar om att förstå hur människor förhåller sig till teknik och tekniska förändringar. När man ska förändra en process i ett företag, framförallt när man tänker implementera ett nytt tekniskt system, är det viktigt att veta eller i alla fall försöka förutse hur de som berörs av förändringen kommer att påverkas. Teknisk psykologi definieras som samspelet mellan människor och tekniska system (Danielsson M, 2001). Andra världskriget blev en vändpunkt för forskarna i ämnet. Tidigare hade man anpassat människan efter tekniken, men med då rådande teknikutveckling insåg man snart att människan inte förmådde att tillgodose sig alla uppgifter den förväntades kunna inhämta. Man började istället utveckla tekniken efter människans förutsättningar. Man brukar tala om Människa-Maskin-System (MMS) och brukar gestalta det på följande sätt: Figur 1. Gestaltning av Människa Maskin System. I ett MMS-system skiljer man på hög respektive låg automatiseringsgrad. Skillnaden kan förklaras med hur genomskinligt systemet är. Ett system med låg automatiseringsgrad är mer genomskinligt än ett med hög automatiseringsgrad. När man trycker på en gaspedal i en bil startar en rad processer vi inte kan se systemet är alltså ogenomskinligt. I ett tekniskt system för att hantera lön- och tidrapporteringen för yrkesarbetare på ett byggföretag är en hög automatiseringsgrad oundviklig. 9

12 Ett gränssnitt definieras: Ett gränssnitt är det som kommunicerar med användaren av en produkt eller ett tekniskt system. Gränssnitt fungerar inte om: Gränssnittet ger falska ledtrådar. Gränssnittet gör användaren osäker genom tvetydig information. Gränssnittet använder sig av olika standarder. Gränssnittet saknar feedback. (Danielsson M, 2001) Ett bra gränssnitt ger snabb feedback på användarens åtgärder och har alltid ett samband med vad användaren vill uppnå. Användaren ska direkt se i vilket tillstånd systemet befinner sig och vilka handlingsalternativ som är möjliga. Grafik är den vanligaste typen av representation i gränssnitt. Det så kallade representationsproblemet uppstår då informationen blivit för abstrakt och indirekt. Användaren tappar kontakten med den fysiska verkligheten i systemet, vilket kan få till följd att användaren utför fel handlingsalternativ och därmed inte uppnår syftet med handlingen. En av de viktigaste aspekterna inom begreppet teknisk psykologi är varseblivning hur bearbetar vi informationen när den når våra sinnesorgan? Felaktig varseblivning uppträder då användaren får felaktiga förväntningar, vilseledande ledtrådar eller rent av saknar ledtrådar. Man talar om att det finns tre typer av uppmärksamhet: Selektiv uppmärksamhet När man selektivt måste varsebli den för stunden mest relevanta informationen till exempel när man kör bil. Fokuserad uppmärksamhet När man läser en bok alla andra distraherande inslag måste stängas ute. 10

13 Delad uppmärksamhet När man samtidigt måste följa information från flera källor, utan att någon information blir lidande. Dessutom spelar färg, rörelse och placering en avgörande roll i hur framträdande informationen kommer att bli för mottagaren. Förutom den rent visuella perceptionen, spelar hörseln en avgörande roll, särskilt vid intressekonflikter i ett system. Det har visat sig att en ljudsignal ger en snabbare reaktion jämfört med en ljussignal. På en bullrig arbetsplats kan dock en ljudsignal bli lidande och kanske behöva kompletteras med någon form av ljussignal. 11

14 4. Empiri Detta avsnitt kommer att behandla lön- och tidrapporteringen hos Sveriges största byggföretag, för att utröna hur långt utvecklingen gått med olika tekniska lösningar. Detta ligger som grund till avsnittet om tekniska lösningar, där dessa kommer att behandlas utifrån formulerat syfte med tonvikt på hårdvara samt mjukvara i de olika systemen. 4.1 BRANSCHBILD Nedan följer en bild av hur lön- och tidrapporteringen fungerar hos de stora byggföretagen i Sverige Skanska Idag fyller yrkesarbetaren på Skanska vid varje månadsskift i sin lön- och tiderapport (se bilaga 1, 2) själv eller med hjälp av till exempel en lagbas (samordnare för byggnadsarbetarna). Rapporteringen sker ofta under raster och tar som regel inte någon arbetstid i anspråk. Närvarotiden fördelas på de projekt som yrkesarbetaren arbetat på under föregående månad. Eventuell frånvaro, till exempel semester eller sjukdom, redovisas också på lön- och tiderapporten. Rörliga delar såsom milersättning, traktamenten, övertid och rörligt lönetillägg redovisas också de på liknande sätt på lönoch tiderapporten. Generellt sett kan man säga att varje yrkesarbetare har många transaktioner på såväl närvaro som rörliga delar varje månad. Produktionschefen attesterar sedan pappersrapporten. Rapporten skickas vidare till en lokal lönehandläggare som registrerar underlaget med Oracle HR:s månadstidskort, vilket fungerar som gränssnitt till lönesystemets databas. Lönehandläggaren klarmarkerar registreringen när den är klar. Överföring av transaktioner sker sedan till lönesystemet. Skanska har i dagsläget problem med många fel i lön- och tidrapporterna. Allt ifrån att den anställdes namn saknas till att inget projektnummer angivits för den gångna månadens aktivitet. Sådana fel upptäcks inte alltid av produktionschefen, vilket leder till att lönehandläggaren i vissa fall måste ringa ett flertal samtal för att reda ut var den anställde jobbat och därmed från vilket konto man ska debitera. Felkällorna kan i många 12

15 fall bero på att yrkesarbetarna inte i tillräckligt hög utsträckning informerats om obligatoriska poster i formuläret. I många fall kan felen bero på att man från ledningen slarvat med att ge ut information om projektets nummer, vilket resulterar i att yrkesarbetaren i bästa fall endast skriver dit en lokal adress. Skanska planerar nu att ändra sitt arbetsflöde och i första skedet har de gjort om sin lön- och tidrapport (bilaga 2). Rapportens utseende har förändrats på följande sätt: OCR-scanning av yrkesarbetarens anställningsnummer och period Genom att skicka ut nästkommande månads lön- och tidrapport med förtryckt information om respektive anställd yrkesarbetares anställningsnummer och period på lön- och tidrapporten, hoppas man minimera felaktiga inmatningar av dessa. På så sätt, om det rent logistiska problemet för yrkesarbetare med att ta med den förtryckta rapporten till arbetsplatsen inte blir ett hinder, kommer två felkällor förhoppningsvis minimeras. Dessutom har de nya rapporterna förberetts för OCRscanning, som kommer att genomföras av företaget Recall. Man kommer med hjälp av dem skapa digital arkivering av lön- och tidrapporterna. Textfält indelade i rutor Textfälten har blivit indelade i rutor för lägre felfrekvens i den manuella tolkningsprocessen, samt förberedelse för alternativa tolkningstekniker, till exempel digitala. När man använder textfält indelade rutor jämte ett fält för alla tecken tror Skanska att effekten blir ett ökat antal läsbara lön- och tidrapporter. Man gör det bland annat svårt för yrkesarbetaren att binda samman bokstäver, vilket troligtvis gör textinmatningen både långsammare och troligen också tydligare. Nytt sätt att ange närvarotid och frånvarotid Man anger total närvarotid och total frånvarotid, istället för arbetat tid per kalenderdag. Här har man valt att minimera antalet felkällor vid hanteringen av lönoch tidrapporterna. Både när rapporterna attesteras och handläggs, ser man på ett överskådligt sätt hur många timmar varje yrkesarbetare närvarat kontra frånvarit. 13

16 4.1.2 Peab I Peabs system PeabTid fyller alla yrkesarbetare i sina lön- och tidrapporter för hand på papper. På större arbetsplatser skriver platschefer, lagbasar eller platssekreterare rapporterna, som efter attest skickas vidare till löneavdelningen där en löneadministratör registrerar tiden direkt in i lönesystemet. Peab testar ett system med handdatorer i samarbete med AddMobile som leasar ut handdatorer med mjukvara. Man började använda lön- och tidrapportering via handdatorer inom byggservice för att minska antalet felregistreringar och effektivisera faktureringsflödet. Detta arbete fortlöper, dock utan att rapporteringen går direkt till lönesystemet. Det har även påbörjats ett projekt där man inom Peab Anläggning använder sig av AddMobiles system för snöröjningsentreprenörer som inte är anställda av Peab. Dessa entreprenörer hyr ut sina lastbilar och tjänster till Peab vintertid och skickar sedan in blanketter med information kring var de har kört, när de kört, snödjup, saltmängd, sandmängd etc. För att förenkla hanteringen av alla de blanketter som genereras av entreprenörerna har man infört ett digitaliserat system. Dessutom har Vägverket krävt GPS-koordinater för att kunna bevisa att en väg verkligen plogats, vilket också har varit en stor orsak till förändringsprocessen. (Hjalmarsson A, 2005) Lön- och tidrapporteringen kan ses som en vinst som man får på köpet (Hjalmarsson A, 2005) Tanken med projektet är att implementera GPS-funktionen och digitalisera hanteringen av blanketterna. Även i den del av Peab som kallas Drift och Underhåll, som bland annat ägnar sig åt vägskador, trasiga viltstängsel etc, har man infört ett IT-system som möjliggör att man kan skicka ut arbetsordrar direkt till servicebilarna. Yrkesarbetarna kan dessutom skapa egna arbetsordrar om de exempelvis ser ett trasigt viltstängsel längs vägen. I nästa steg ska AddMobile implementera en GPS-funktion för att lättare kunna beskriva var de trasiga viltstängslet rent koordinatmässigt finns. (Böös N, 2005) 14

17 4.1.3 NCC På NCC har man valt att basera lön- och tidrapportshanteringen på ett egenutvecklat webbaserat system som kallas för NCC Tidssystem. Systemet registrerar yrkesarbetarnas tid på tim- och månadsbasis samt tjänstemännens tid. Rapporteringsflödet fungerar idag så att projektets förman registrerar och attesterar yrkesarbetarnas tid direkt i webbgränssnittet. Man kan här tala om att det sker en lokal lönehandläggning. Samtliga tjänstemän registrerar själva sin närvaro i systemet. Förutom lön- och tidrapportering finns bland annat funktioner för projektering. Försök har gjorts med automatisk inloggning, som dock mottagits med stor skepsis bland yrkesarbetarna (Eriksson L, 2005) hade företaget ett antal terminalsystem på prov med kod och kort för inloggning, vilket man utvecklade tillsammans med Svenska Byggförbundets Utvecklingsfond, SBUF. Yrkesarbetarna loggade in på morgonen och ut på kvällen, vilket registrerades i en databas för lön- och tiderapportering. Dock upplevdes systemet som övervakande, ett hot mot den personliga integriteten, och mottogs med kall hand av yrkesarbetarna i försöket. Terminalerna var dessutom textbaserade, vilket gjorde att operatörerna av systemet upplevde administrationen som krånglig. Byggbranschen är extrem, man har alltid haft en vana av frihet vad det gäller lön- och tidrapportering (Persson D, 2005) Förändringar som innebär att man inte själv styr över sin rapportering har starkt motarbetats i yrkesarbetarled, vilket försöket med de automatiska inloggningarna visade. Det finns inom företaget ingen efterfrågan på att implementera nya tekniska system som hanterar lön- och tidrapporteringen. På företaget rapporterar varje månad 98 procent av tjänstemännens och 90 procent av yrkesarbetarnas lön via webbsystemet. Det bedrivs inte någon nämnvärd utveckling inom det tekniska området för lön- och tidrapportering. Problem som kort löptid för projekten och samordning av olika rapporteringskällor anses vara huvudorsakerna till detta. Fler rapporteringskällor gör det svårare att kontrollera att tidrapporteringen verkligen sker på rätt sätt, i det fall man inte gör en fullskalig implementering, utan använder olika system för att tidrapportera. (Eriksson L, 2005) 15

18 4.1.4 JM På JM har man valt att använda ett liknande system som hos NCC, det vill säga ett webbaserat system där man rapporterar yrkesarbetarnas lön lokalt på varje projekt. Det sker även en lokal attestering på varje arbetsställe. Den slutgiltiga överföringen till lönesystemet på JM sköts av två heltidsanställda löneadministratörer. Det finns inga planer på förändringar i lön- och tidrapporteringen för yrkesarbetare. (Mellberg M, 2005) 4.2 TEKNISKA LÖSNINGAR Det finns en rad tekniker på marknaden för att lösa problemet med manuell inmatning av lön- och tidrapporter i lönesystemet. Detta avsnitt har för avsikt att förklara tidinmatningen ur följande aspekter: Hårdvara (generellt) Mjukvara (för lön- och tidrapportering) Fokus i detta avsnitt ligger på två olika tekniker rapportering med digital penna samt handdatorbaserad rapportering. Det finns andra tekniker att utvärdera för lön- och tidrapportering, men inom ramen för detta examensarbete kommer uppsatsen fokusera på de två nämnda teknikerna. Skälet till att dessa två tekniska system behandlas i examensarbetet är dels för att ge ett scenario förankrat i en framtidsvision och dels ett som har verklighetsförankring i ett i branschen redan helt/delvis implementerat system. Inga faktiska tester av hårdvara eller mjukvara har gjorts. Följande avsnitt bygger således på insamlad data och intervjuer Lönerapportering med digital penna För att begränsa denna analys av lön- och tidrapportering med digital penna, har jag inom ramen för detta examensarbete valt att fokusera på företaget Anotos lösning för digital handskrift. Anoto är ett högteknologiskt företag med lösningar för överföringar av handskrift från papper till digitala media, inläsning av tryckt text samt intelligent kamerabevakning. Anotos aktie är noterad på Stockholmsbörsens O-lista Attract 40. Tillverkare som Nokia, SonyEricsson, Hewlett-Packard, Maxell och Logitech har sina egna tillämpningar på Anotos teknik. 16

19 Hårdvara Anoto har utvecklat och patenterat en pennbaserad teknik för att digitalt kunna processa text och figurer. Tekniken bygger på att en liten kamera i pennans spets registrerar pennans rörelser över ett punktmönster i pappret. Dessa rörelser registreras sedan som en serie koordinater i pennans inbyggda minne. Pennans kamera registerar punktmönstret med en frekvens av cirka 50 bilder per sekund. Med hjälp av de förtryckta punkterna kan pennans exakta position räknas ut i varje bild och en serie bilder bestämma pennans rörelsehastighet på pappret. Vektorerna, som Anoto kallar för PGC (Pen Generated Coordinates), kan överföras till en dator eller telefon, antingen via en trådförbindelse eller trådlöst via till exempel Bluetooth. Koordinaterna kan sedan processas utifrån punktmönstret och generera en digital kopia av det som angivits på papperskopian. Pennan har en bläckpatron, vilket gör att man hela tiden ser det som skrivs samtidigt som det produceras en digital kopia. Figur 2. Nokia Digital Pen med Anoto-teknik Anoto-mönstret består av små tryckta punkter som har ett nominellt avstånd av 0,3 mm från varandra. Punkterna är lätt förskjutna och är placerade längs ett symetriskt fält, se figur 3. Dessa förskjutningar utgör också grunden till hur olika papper ska kunna identifieras. Genom att förskjuta punkterna längs det symetriska fältet kan två till synes likadana papper härledas till två vitt skilda inmatningskällor. Konkret skulle detta innebära att man skulle kunna förse varje yrkesarbetare med ett eget papper, med ett unikt mönster, som sedan vid inläsningen skulle kunna kopplas till respektive yrkesarbetare. 17

20 Figur 3. Beskriver hur mönstret i Anoto-pappret är uppbyggt. Med hjälp av mönstret kan pennan lagra unika koordinater (PGC-koordinater). Dessa kan sedan processas och generera en digital kopia av papperslappen. Det finns ett antal olika metoder att trycka Anotos punktmönster på papper, bl.a: Offsettryck Digitalt tryck Laserfärgskrivare Det finns vissa parametrar som man måste ta i beaktande när man använder en digital penna baserad på Anoto-teknik. Dessa är bland annat: Smuts och fläckar kan göra att det förtryckta mönstret inte kan avläsas av pennans kamera, vilket gör att handskriften inte kan tydas. Detta är ett problem som finns i yrkesarbetarnas arbetsmiljö. Pappret får ej vara för glansigt eftersom reflektioner kan störa pennans kamera. Pappret måste, enligt Anoto, generera reflektioner i det infraröda intervallet, vilket innebär begränsningar i papprets färgton. Papprets opacitet måste vara tillräckligt hög för att inte tryck på baksidan eller sidan efter ska lysa igenom och omöjliggöra inläsningen. För att Anoto-tekniken ska fungera måste man se till så att pappret med punktmönstret distribueras till respektive yrkesarbetare som ska fylla i sin lön- och tidrapport. Man kan dela upp distributionen på följande sätt: 18