Energy Performance Contracting. En vinnande energieffektiviseringsaffär för alla inblandade

Transkript

1 Energy Performance Contracting En vinnande energieffektiviseringsaffär för alla inblandade parter

2 Böcker och rapporter utgivna av Statens energimyndighet kan beställas från Energimyndighetens publikationsservice. Orderfax: e-post: Statens energimyndighet

3 Förord Energianvändningen inom bebyggelsesektorn står idag för ca 40 procent av Sveriges totala energiomsättning. Ett åldrande fastighetsbestånd med relativt låg andel nybyggnation och ökande energipriser ställer stora krav på både privata och offentliga fastighetsförvaltare avseende uppgradering av beståndet och förbättrade driftnetton. Den offentliga sektorn lever ständigt med frågan om den interna konkurrensen och investeringskapitalet. Det finns dock fungerande marknadslösningar som kan bidra till att råda bot på några av dessa svårigheter. Energy Performance Contracting (EPC) är beteckningen på en sådan metod som även kan gå under samlingsnamnet energitjänst. EPC är benämningen på en upphandlings- och avtalsform där en aktör påtar sig hela ansvaret för att utföra analys, projektgenomförande och ibland även finansiering av kompletta energieffektiviseringsprojekt och samtidigt garanterar fastighetsägaren en energibesparing. Kunskapen om denna tjänsteform har dock varit relativt liten i Sverige varför Energimyndigheten valde att delta i ett IEA annex under 2001 till 2003 för att bygga upp kunskap och ta med erfarenheter från länder som kommit längre på området som till exempel USA, Österrike och Tyskland. Erfarenheterna från IEA projektet sa bland annat att det är viktigt att stärka beställarrollen för att skapa en tjänsteefterfrågan och en balans mellan beställare och entreprenör. Därför beslutade Energimyndigheten 2003 att stödja WSP Environmental som genomförare av projektet Funktionsupphandling med driftansvar och prestandagaranti. Föreliggande rapport är resultatet av ovanstående projekt och projektgenomföraren, WSP Environmental är upphovsman till och ansvariga för innehållet, de kontraktsförslag och övriga förslag till lösningar som innefattas i rapporten. Eskilstuna i september 2006 Thomas Korsfeldt Arne Andersson

4

5 Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Affärsprinciper Affärsprocessen Upphandlingen Finansiering Ekonomi Marknaden Vinnarna i ett EPC-projekt Summary in English Inledning Vad är Energy Performance Contracting? Hur skiljer sig EPC från en konventionell inköpsprocess? Historien bakom EPC Fördelarna med EPC Vilka sorters produkter, system och tjänster kan köpas? Passar EPC alla? Funktionskrav vs tekniska specifikationer Vad garanteras? Affärsprocessen Affärsprocessen i korthet Uppstart av ett projekt Instudering av marknaden Förstudien Upphandlingen Avtal Fas 1 Projektutveckling Fas 2 Projektgenomförande Fas 3 Projektuppföljningen Årsavstämningsmöten Att lyckas med EPC Inledning till att lyckas med EPC Varför lyckas vissa? Vad kan gå fel i ett EPC-projekt? Fällor som fastighetsägare lätt fastnar i Aktörerna i ett EPC-projekt Fastighetsägaren Konsulten Entreprenören Upphandlingen 51

6 6.1 Inledning Upphandlingsstrategier Upphandlingsregler Att genomföra en upphandling Ekonomi Nyckeltal Finansieringsanalys Finansiering Finansieringsformer Jordabalkens regler om tillbehör till fastighet Rättsskydd med hjälp av jordabalken Mätning och verifiering Introduktion Korrigering av yttre faktorer Regressionsekvationens framtagande och användning Stipulerade besparingar Effekt av åtgärderna Rapportering av besparingar Service och underhåll av fastigheter Genomgång av byggnaderna Kompetensutveckling av personal Årsavstämningsmöte Utveckling av marknaden Energideklaration av byggnader Forskning och utbildning Information till marknaden Projekt Projekt 1 Elektrikern Projekt 2 Vingåkers kommun Slutsatser efter EPEC 118

7 1 Sammanfattning 1.1 Inledning Det finns många affärsmodeller att använda för att spara energi, och Energy Performance Contracting (EPC) är en mycket kraftfull sådan affärsmodell. Den kan inte bara användas till att göra fastighetsbeståndet energieffektivare utan används även som plattform för utveckling av personal, drift- och förvaltningsrutiner samt för att kvalitetssäkra inomhusklimatet. Det ska dock betonas att det inte finns ett rätt sätt att göra affärer och genomföra projekt på, och det gäller även hur man kan tillämpa EPC. Denna rapport beskriver en metod att arbeta efter, och om man tillämpar den affärsprocess, de råd, tips och anvisningar som finns här kan man som fastighetsägare komma mycket långt på vägen mot ett kostnadseffektivare fastighetsbestånd. EPC har successivt utvecklats i Sverige de senaste åren och har idag nått en sådan mognad att affärsmodellen borde vara intressant för många fastighetsägare att studera. Som grund för denna rapport har två projekt genomförts, och dessa beskrivs i kapitel 10. Lärdomarna och erfarenheterna från dessa projekt tillsammans med många diskussioner, möten, studier av utländsk litteratur och författarens egen erfarenhet av EPC-projekt ligger till grund för det som presenteras i rapporten. 1.2 Affärsprinciper Det finns några fundamentala principer som styr EPC-affären. Tillämpningen varierar i alla affärer mellan fastighetsägarna och energieffektiviseringsentreprenörerna (ESCO 1 ) utifrån de behov, problem och möjligheter som finns, men varje EPC-projekt bygger oftast på följande grundtankar: Syftet och målsättningen med ett EPC-projekt är att uppgradera en fastighets eller ett fastighetsbestånds drift och förvaltning så att inomhusklimatet blir bättre, energianvändningen minskar kraftfullt, men framför allt så att driftkostnaderna sjunker och driftnettot förbättras. Upphandlingen görs som en förhandlad upphandling. För en offentlig fastighetsägare bör LOUs 3 kap respektive 6 kap tillämpas. Man köper kompetens för att nå ett gott inomhusklimat till bästa ekonomiska resultat. ESCOs åtagande blir en totalentreprenad. Projekteringsinsatsen är stor, och det är därför inte praktiskt att följa ett traditionellt upphandlingsförfarande. Kontraktsstrukturen ger fastighetsägaren en möjlighet att avbryta projektet efter projektutvecklingsfasen. ESCO garanterar att de framräknade effektiviseringarna kommer till stånd. Ansvaret för att nå det ekonomiska resultatet tas av ESCO. För att ESCO ska våga ta detta ansvar och tillika denna risk låter fastighetsägaren ESCO utreda investeringsbehov och kostnader samt besparingar (Fas 1), bygga om byggnaderna efter utredningens resultat (Fas 2) och följa upp resultatet (Fas 3). Lyckade projekt bygger på en väldefinierad process, en helhetssyn på ekonomi, teknik och organisation, stort förtroende mellan parterna och engagerade människor. 1 ESCO = Energy Service Company. Amerikansk term för entreprenadbolag som arbetar med energitjänster. 7(118)

8 1.3 Affärsprocessen Huvudorsaken för att nyttja EPC som en affärsmodell är att sätta fokus på energieffektiviseringsfrågorna så att lönsamma projekt blir genomförda och inte bortprioriterade av beslutsfattarna. Förståelsen för att arbeta med en väldefinierad affärsprocess är A och O om man ska lyckas med ett EPC-projekt. Efter varje steg i processen tas ett beslut om man ska fortsätta till nästa steg eller ej. Den process som rekommenderas ser ut på följande sätt: 1. Uppstart av projekt 2. Instudering av marknaden 3. Förstudie 4. Upphandling 5. Avtal 6. Fas 1 (Projektutveckling) ca 2 10 kr/kvm vid ett större projekt. Resultatet av denna fas varar även mot behoven av en energideklaration som måste göras enligt lagen om energideklaration som troligtvis träder i kraft i oktober Fas 2 (Projektgenomförande) kr/kvm i genomsnitt vid ett större projekt. 8. Fas 3 (Projektuppföljning) 1 3 kr/kvm/år i genomsnitt vid ett större projekt. 9. Årsavstämningsmöten Steg 1, 2 och 3 görs ofta som ett paket för att utreda om det är möjligt att fortsätta med de övriga stegen och hur de fortsatta stegen ska tas. Det är också mycket viktigt att bygga kompetens inom olika områden så att rimliga och riktiga krav kan ställas i upphandlingen samt under projektets genomförande och uppföljning. I de tre första stegen fastställer man bland annat: En styrgrupp som ska vara involverad i olika frågor. Det behövs kompetens inom teknik, ekonomi, juridik, driftfrågor, kontakter med hyresgäster m.m. Omfattningen av och målet för ett projekt, dvs. antal fastigheter som ska ingå i projektet, teknikgränsdragning, ekonomisk ramar, hur driftorganisationer ska utvecklas, hur uppföljning ska ske m.m. Vilken upphandlingsform som ska användas. I steg 4 och 5 handlas en entreprenör upp, och avtal förhandlas fram som gäller för hela projektets livslängd. I steg 6, 7, 8 och 9 tas projektets omfattning fram, genomförs och följs upp. De åtgärder som genomförs ska i huvudsak finansieras av garanterade driftkostnadsreduktioner och samarbetet upphör då projektet är avbetalat. Projektet kan finansieras på flera olika sätt, och finansieringsformen ska inte vara knuten till besparingsgarantin. Vid leasing av projektet skyddas fastighetsägarens egendom av jordabalken vilket är prövat i rättsfallet NJA 1985: Upphandlingen Upphandlingen av ett EPC-projekt sker vid ett tillfälle och omfattar de tre faserna. LOU ska tillämpas för offentliga fastighetsägare, och för att kunna välja det mest fördelaktiga ekonomiska anbudet måste någon form av urvalsupphandling eller förhandlad upphandling med 8(118)

9 föregående prekvalificering göras. Det rekommenderas att även privata fastighetsägare genomför en upphandling eftersom man under upphandlingsprocessen lär sig oerhört mycket om vad EPC-projektet kan erbjuda för värde. Även privata fastighetsägare kan följa den upphandlingsprocess de offentliga fastighetsägarna nyttjar eftersom det ger en struktur som är enkel att följa. 1.5 Finansiering Ofta jämställs EPC med tredjepartsfinansiering. Detta är felaktigt då tredjepartsfinansiering endast är en tjänst som entreprenörerna tillhandahåller. Finansieringsmodellen ska alltid vara frikopplad från den besparingsgaranti man köper. Det går bra att finansiera ett EPC-projekt på vanligt sätt genom banklån, med egna medel eller genom leasing. Huruvida fastighetsägaren ska ta upp ett leasingkontrakt på balansräkningen finns det inga klara svar på, utan det är upp till varje fastighetsägare att rådfråga sin revisor om detta. 1.6 Ekonomi Ett EPC-projekt är alltid lönsamt för fastighetsägaren om den årliga besparingen är större än den årliga kapitalkostnaden. I den årliga kapitalkostnaden bör man räkna in alla kostnader som hänför sig till projektet såsom räntor, avskrivningskostnad, upphandlingskostnad och intern projektledningskostnad. Olika fastighetsägare använder sig av olika avskrivningstider. Den ekonomiska avskrivningstiden kan skilja sig från den tekniska, som bör sättas till 15 till 20 år på utrustningen beroende på vilka produkter och system som väljs i projektet. De interna kostnaderna bör hållas så låga som möjligt, och det förklarar varför det är så lönsamt att paketera ihop ett EPC-projekt till endast en upphandling. Då kostnaden för att handla upp ett EPC-projekt för en enskild fastighet är nästan lika hög som för ett fastighetsbestånd med många fastigheter blir upphandlingskostnaden obetydlig vid en större upphandling. 1.7 Marknaden Det finns idag begränsad akademisk och praktisk forskning i Sverige inom EPC-området, vilket är olyckligt då behovet av utbildade människor inom EPC kommer att stiga kraftigt de närmaste åren. I USA, där de flesta delstater lagstiftat om att EPC ska användas då offentliga fastighetsägare energieffektiviserar sina fastigheter, finns mycket forskning, många rapporter och böcker skrivna, och det finns speciella myndigheter som behandlar EPC-området. Idag finns ett fåtal riktigt duktiga ESCO-företag som har specialiserat sig på att leverera garanterade energibesparingar. Dessa företag har tillsammans genomfört projekt om ca 6 miljoner kvadratmeter, och fler projekt håller på att handlas upp i skrivande stund. Företagen har mycket starka ägare, och de har stor erfarenhet från andra länder där de verkar med samma affärsmodeller. Dessa entreprenörer har tillsammans genomfört projekt hos ca olika fastighetsägare och arbetar kontinuerligt hårt med marknadsföring, vilket kommer att resultera i att många fler kommer att starta upp projekt inom de närmaste åren. 1.8 Vinnarna i ett EPC-projekt Det finns flera viktiga anledningar till att välja EPC som affärsmodell när fastighetsbeståndet ska uppdateras. EPC är samhällsekonomiskt mycket lönsamt även då det finns knappa ekonomiska resurser, eftersom: 9(118)

10 EPC-projekten har en garanterad återbetalningstid. Den ekonomiska risken övertas av privata entreprenadbolag specialiserade på att genomföra energieffektiviseringsprojekt. EPC-affärsmodellen innebär att kraftiga energieffektiviseringar genomförs, vilket medför att energiproduktionsanläggningarna frigör stor kapacitet som kan säljas till andra fastighetsägare. EPC-projekten kräver resurser så att fler människor kommer i arbete. Dock kan det på vissa orter uppstå lokal brist på t.ex. rörmokare, elektriker m.fl. Inomhusklimatet i de byggnader som berörs kommer att kvalitetssäkras genom kontinuerliga mätningar, vilket innebär att de som bor och verkar i lokalerna får en bättre inomhusmiljö. Hyresgästerna får förutom ett bättre inomhusklimat även mindre ökande hyror då en framtida energiprisuppgång inte berör den del av energianvändningen som sparats bort. Energitjänster bör inte enbart ses som en möjlighet till garanterad drift- och energieffektivisering inom olika fastighetsbestånd, även om detta är en bärande del av samverkansmodellen. Ett storskaligt och kvalitetsmedvetet svenskt användande av EPC kan skapa synergieffekter och vinster på flera andra områden, såsom t.ex. att 2 : a) minskade koldioxid och miljöförstörande utsläpp utan ökade kostnader b) frigöra nya genomförarresurser och investeringsmöjligheter inom nuvarande kostnadsramar c) möjliggöra modernisering av offentliga fastighetsbestånd utan att belasta offentliga budgetar d) öka sysselsättning och främja utvecklingen inom fastighetssektorn utan nya statliga bidrag e) understödja ett kostnadseffektivt införande av energi- och byggnadsrelaterade EUdirektiv. De entreprenörer som väljer att utveckla och arbeta med EPC-projekt kommer att få nyttja hela sin kreativitetsförmåga men samtidigt ta fullt ansvar för projektets resultat. Politikerna får ett verktyg för att nå de mål som finns i miljöplaner, förvaltningsplaner etc samtidigt som kostnaderna sjunker. När ett projekt i ett kommunalt fastighetsbestånd är genomfört kommer skattebetalarna att teoretiskt få en lägre skatt på ca 25 kr/månad. Statens bidrag för energieffektivisering får en garanterat bestående effekt (118)

11 1.9 Summary in English Introduction There are many different applicable business arrangements in order to save energy, and Energy Performance Contracting (EPC) is a very powerful one. It can be used to make the buildings more energy efficient, but it can also be used as a platform for the development of personnel and management routines, and to quality guarantee indoor climate. However, it should be emphasized that there is not one specific way of doing business and performing projects, which is true for the application of EPC as well. This report describes one working method, and if the business process, advice, tips and directions included are followed, building owners will be able to reach very far towards more cost-efficient buildings. EPC has developed gradually in Sweden during the last few years, and now the business approach has matured and reached a level when it should be worth looking into more closely for many building owners. This report builds upon two completed projects. They are described in chapter 10. The lessons and experiences from these projects along with several discussions, meetings, studies of foreign literature on this topic and the author s own experience of EPC projects are the foundation of what is presented in this report Business principles There are some fundamental principles governing the EPC business. In general, the application of these principles varies in all business arrangements between building owners and Energy Service Companies (ESCO 3 ) due to the needs, problems and possibilities given, but as a business arrangement the EPC concept usually builds upon the following basic ideas: The purpose and the goal of an EPC project are to upgrade the running and management of a building, or number of buildings, in order to improve the indoor climate, reduce the use of energy considerably but, first and foremost, to reduce the cost for operating and improving the operating net. The procurement is done as a negotiated procurement. For a public building owner, the law of public procurement, chapters 3 and 6 apply. Competence is purchased in order to reach a good indoor climate at the lowest possible cost. The commitment of ESCO will be a complete performance contract. The project achievement is great, and therefore it is not practical to follow traditional purchasing proceedings. The structure of the contract includes a possibility for the building owner to withdraw from the project after the development of the performance contract. ESCO guarantees that the calculated improvements of efficiency will be met. The responsibility for reaching the economic result is taken by the ESCO. In order to make the ESCO dare take this responsibility and this risk, the property owner allows the ESCO to investigate investment needs, costs and savings (Phase 1), rebuild the building after considering the result of the investigation (Phase 2) and evaluate the result (Phase 3). Successful projects comprise a well defined process, an overall view upon economy, technology and organisation as well as great confidence between the different parties and engaged people. 3 ESCO = Energy Service Company. American term for entrepreneurs working with energy services. 11(118)

12 1.9.3 The business process The main reason for using EPC as a business arrangement is that it focuses the issues of energy efficiency, so that profitable projects are performed instead of being ignored by decision makers. The understanding of working with a well defined business process is the most important factor for a successful EPC project. After each stage of the process, a decision is made whether or not to continue the process. The recommended process looks as follows: 1. Start of the project 2. Market studies 3. Feasibility study 4. Procurement 5. Agreements 6. Phase 1 (Project development) 2 10 SEK/square metre for a project of considerable proportions. The outcome of this phase also meets the needs for an energy declaration which will be requested, according to a law of energy declaration that will probably take effect in October Phase 2 (Project performance) SEK/square metre on average for a project of considerable proportions. 8. Phase 3 (Project follow-up) 1 3 kr/square metre/year on average for a project of considerable proportions. 9. Annual project review meetings. Stages 1, 2 and 3 are often bundled into a package of services to investigate whether it is possible to continue to the next stages and how these stages are to be completed. To build up competence within different areas is also of great importance, so that reasonable and correct claims can be put forward in the procurement and during the project performance and followup. In the first three stages, the following is established among other things: A project team that will be involved in different issues. Competence is needed within areas such as technology, economy, law, management, contacts with tenants etc. The proportions and the goals of a project, i.e. the number of buildings that will be included in the project, technology limits, economic frames, management organisation development how the follow-up will be done etc. What kind of procurement to use. In stages 4 and 5, a contractor is purchased and agreements are negotiated for the complete term of the project. In stages 6, 7, 8 and 9 the proportions of the project are decided and the project is performed and evaluated. The measures taken are to be funded mainly by guaranteed management cost reductions, and the cooperation will finish when the project has been paid for. The project can be funded in several different ways, and the way of funding should not be connected to the savings guarantee. When leasing the project the building owner s property is protected by law (Code of Land Laws) which is tried by court in the case NJA 1985: The procurement The procurement of an EPC project is done on one single occasion and comprises the three phases. The law of public procurement (LOU) applies for public building owners, and in 12(118)

13 order to choose the most economic tender, some kind of selection procurement or a negotiated procurement with a prequalification must be done. Private building owners are also recommended to complete the procurement, since a considerable knowledge of the EPC project value is gained during the procurement process Funding EPC is often considered equal to third party funding. This is wrong, since third party funding is nothing but a service offered by the contractors. The funding arrangement should always be kept apart from the savings guarantee that is bought. There is no problem connected to funding an EPC project in the ordinary way by bank loan, private savings or leasing. There is no obvious answer to the question whether leasing contracts should be put down on the balance sheet or not. This is something that each building owner should ask his accountant Economy An EPC project is always profitable for the building owner if the annual savings are greater than the annual capital costs. All the costs connected to the project should be included in the annual capital costs, e.g. interest, costs for write-offs, purchasing and internal project management. Different building owners use different writing off times. The economic writing off time may differ from the technological time, which should be 15 to 20 years for equipment, depending on what products and systems are chosen for the project. The internal costs should be kept as low as possible which explains why bundling an EPC project into a single procurement is so profitable. As the cost for purchasing an EPC project for one single building is almost the same as for 300 buildings, the purchase cost will become negligible for a considerable procurement The market For the time being, there is only limited academic and practical research available concerning the EPC area in Sweden which is unfortunate, since the need for people educated within the EPC area will increase in the near future. In the US, where most states have legislated the use of EPC when public building owners improve the energy efficiency of their buildings, there is considerable research, many books and reports, and there are special authorities to deal with the EPC area. Today there are few really competent ESCOs specialised in producing guaranteed energy savings. These companies have together performed projects of 6 million square metres, and more projects are being purchased at the time of writing. The companies have very strong owners, and they have considerable experience from other countries where they work with the same business arrangements. These contractors have together performed projects for about different building owners, and they continuously work hard with marketing, which will result in many more building owners starting up projects in the next few years The winners in an EPC-project There are several important reasons to choose EPC when buildings are to be upgraded. From a national economical point of view, EPC is very profitable, even when budgets are tight, since: EPC projects have a guaranteed time for refunding. 13(118)

14 The economic risk is taken over by private contractors specialised in performing energy efficiency projects. The business arrangement EPC means that energy efficiency is improved to a great extent, why the energy production facilities produce considerable extra capacity that may be sold to other building owners. EPC projects demand resources, which means more jobs for the unemployed. However, this may cause a lack of e.g. plumbers, electricians etc. on a local basis. The indoor climate in the buildings concerned will be quality guaranteed by continuous measuring, which means that those who live and work on the premises will get a better indoor environment. Energy services should not only be seen as a possible way of rendering more effective management of different buildings, even though this is an important part of the cooperation model. A large-scale and quality conscious use of EPC in Sweden can create synergy effects and profits in several areas such as: 4 rendering more efficient use of energy and diminishing the carbon dioxide emissions without increasing the costs creating new implementing resources and investment possibilities within the current cost frames making modernising of public buildings possible without burdening public budgets increasing employment and gaining development within the building sector with no new governmental funding supporting a cost effective implementing of EU directives concerning energy and building (118)

15 15(118)

16 2 Inledning Energy Performance Contracting (EPC) har diskuterats på många platser och i många tidningar de senaste åren. Bland annat nämns EPC som en intressant metod för att nå de energieffektiviseringsmål staten satt upp. 5 Kunskapen om och erfarenheterna av EPC är dock begränsade bland aktörerna på marknaden vilket fått till följd att det skapats många myter och feltolkningar runt affärsmodellen. Avsikten med denna rapport är att på ett så enkelt sätt som möjligt förklara vad EPC är och hur man som fastighetsägare kan nyttja EPC som metod för att effektivisera och utveckla sitt fastighetsbestånd. I detta kapitel kommer en beskrivning att göras för att klargöra vad EPC är och vad det inte är, samt vilka fördelar och svårigheter det finns med EPC. 2.1 Vad är Energy Performance Contracting? EPC är en affärsmodell som innebär att fastighetsägaren tar ett helhetsgrepp på energi- och drifteffektivisering av en fastighet eller ett fastighetsbestånd, där entreprenörens ersättningsstorlek avgörs av hur pass väl entreprenören uppnår eller överträffar den utlovade leveransen av besparingar. För fastighetsägare eller förvaltare av en fastighet eller ett fastighetsbestånd kan EPC vara ett mycket lönsamt sätt att göra investeringar som energieffektiviserar byggnaderna samtidigt som inomhusklimatkvaliteten säkerställs. För fastighetsägare som behöver göra uppgraderingar nu passar denna affärsmodell utmärkt. Man gör investeringarna nu när de behövs och betalar tillbaka investeringen med de besparingar som uppstår. Vinsterna är direkt märkbara: ny utrustning installeras, experthjälp från energispecialister optimerar fastigheterna, eftersatt underhåll blir gjort och många små och större komplexa projekt blir genomförda på en och samma gång. Allt detta kan genomföras och finansieras med energieffektiviseringar som är garanterade. Det finns några fundamentala principer som styr EPC-affären. Tillämpningen varierar i alla affärer mellan fastighetsägarna och energieffektiviseringsentreprenörerna (ESCO 6 ) utifrån de behov, problem och möjligheter som finns, men varje EPC-projekt bygger oftast på följande grundtankar: Syftet och målsättningen med ett EPC-projekt är att uppgradera en fastighets eller ett fastighetsbestånds drift och förvaltning så att inomhusklimatet blir bättre, energianvändningen minskar kraftfullt, men framför allt så att driftkostnaderna sjunker och driftnettot förbättras. Upphandlingen görs som en förhandlad upphandling. För en offentlig fastighetsägare bör LOUs 3 kap respektive 6 kap tillämpas. Man köper kompetens för att nå ett gott inomhusklimat till bästa ekonomiska resultat. ESCOs åtagande blir en totalentreprenad. Projekteringsinsatsen är stor, och det är därför inte praktiskt att följa ett traditionellt upphandlingsförfarande. Kontraktsstrukturen ger fastighetsägaren en möjlighet att avbryta projektet efter projektutvecklingsfasen. ESCO garanterar att de framräknade effektiviseringarna kommer till stånd. 5 Miljövårdsberedningens promemoria 2004:2, Strategi för energieffektiv bebyggelse. 6 ESCO = Energy Service Company. Amerikansk term för entreprenadbolag som arbetar med energitjänster. 16(118)

17 Ansvaret för att nå det ekonomiska resultatet tas av ESCO. För att ESCO ska våga ta detta ansvar och tillika denna risk låter fastighetsägaren ESCO utreda investeringsbehov och kostnader samt besparingar (Fas 1), bygga om byggnaderna efter utredningens resultat (Fas 2) och följa upp resultatet (Fas 3). Lyckade projekt bygger på en väldefinierad process, en helhetssyn på ekonomi, teknik och organisation, stort förtroende mellan parterna och engagerade människor. De ovan beskrivna principerna kommer att förklaras och motiveras tydligt i denna rapport. Förstår man principerna är man redo att påbörja resan mot ett lyckat EPC-projekt. 2.2 Hur skiljer sig EPC från en konventionell inköpsprocess? En konventionell inköpsprocess inom bygg- och fastighetsbranschen skiljer sig från den inköpsprocess som används vid upphandling av ett EPC-projekt. Att förstå denna skillnad är grundläggande för att kunna genomföra ett EPC-projekt. Det går inte att tillämpa samma traditionella tillvägagångssätt för att nå de mål som sätts upp för ett EPC-projekt Konventionell inköpsprocess En traditionell inköpsprocess vid byggprojekt eller energieffektiviseringsprojekt kräver ofta fyra olika inköpsomgångar och avtal. 1) Först måste fastighetsägaren köpa en energiutredning från ett konsultföretag. Efter att ha läst och granskat energieffektiviseringsrapporten väljer fastighetsägaren vilka åtgärder som ska genomföras. 2) Nu måste fastighetsägaren handla upp en konsultfirma som i detalj fastställer omfattning, specifikationer, tar fram ritningar m.m. innan 3) den tredje upphandlingen startar där en eller flera entreprenör(-er) ska väljas ut för att montera och trimma in utrustningen. 4) När utrustningen sitter på plats görs en fjärde upphandling av en servicefirma som ska ta hand om service och löpande underhåll som inte kan genomföras av den egna personalen. E-utredning Projektering Entreprenad Drift Figur 1: Traditionell upphandling av energieffektiviseringsprojekt Ett konventionellt köp av energieffektivseringsåtgärder eller åtgärder för att kvalitetssäkra inomhusklimatet finansieras ofta via underhållsbudgeten. Besluten ligger ofta på driftchefsnivå och den ekonomiska ramen för investeringarna sätts i budgetarbetet. Detta betyder att endast ett begränsat antal åtgärder kan genomföras per år trots att många fler skulle vara lönsamma. Detta resulterar i att effekterna av åtgärderna ofta blir små och att det inte avsätts tillräckligt med tid för att följa upp investeringens lönsamhet, och därmed blir återbetalningstiden ofta okänd Inköpsprocess för EPC Inköpsprocessen för ett EPC-projekt ersätter alla de traditionella inköpsomgångarna med endast en inköpsomgång som täcker in alla de frågor, behov och krav man kan ha som fastighetsägare. Processen börjar med att man förankrar affärsmodellen i beslutsorganisationen innan en förstudie som fastställer om det är lönsamt eller ej att genomföra ett projekt genomförs. Denna förstudie genomförs på egen hand eller med extern hjälp. Sedan görs en upphandling som täcker alla de behov man har inkluderat analyser, projekteringar, ombyggnader, uppföljning garantier och eventuellt en finansiering. En entreprenör får uppdraget och ansvaret att 17(118)

18 genomföra hela kedjan från behovsanalys, projektering, genomförande och uppföljning samt en eventuell finansiering av projektet. Efter varje delsteg ska det alltid finnas en möjlighet att avbryta projektet. Uppstart Förstudie Upphandling Projekt i tre faser När ESCO blivit utsedd genomför han en detaljerad studie av vilka möjligheter till energieffektiviserande åtgärder som finns i fastigheterna. Denna studie presenteras i en projektutvecklingsrapport (Fas 1). Rapportern gås noggrant igenom av fastighetsägarens personal innan ett slutgiltig åtgärdspaket implementeras. När förhandlingen om omfattning, kostnader, garantier m.m. är klar påbörjas ett projektgenomförande där ESCO ansvarar för att bygga om enligt de planer och överenskommelser som gjorts. Fastighetsägarens personal överser arbetet som om det vore ett stort projekt och deltar i arbetet så att kunskapen om hur fastigheterna ska fungera efter ombyggnaden förs över från ESCO till fastighetsägarens personal (Fas 2). Efter att åtgärderna är genomförda fortsätter arbetet med att övervaka fastigheterna så att inomhusklimatet kvalitetssäkras och att de utlovade energibesparingarna verkligen uppkommer. Inga garantier är villkorslösa; därför måste fastighetsägaren genomföra den service och det underhåll som erfordras för att byggnaderna ska prestera enligt projektuppföljningsavtalet med egen eller extern driftpersonal (Fas 3). I vissa EPC-projekt kan även komplett drift ingå. Ett EPC-projekt som man köper för att genomföra energieffektiviseringsåtgärder eller åtgärder för att kvalitetssäkra inomhusklimatet finansieras ofta via driftbudgeten eller genom en specialinriktad satsning där projektet särredovisas. Då fastighetsägarens beslutsfattare tar beslutet om projektet vill de se effekterna av åtgärderna, och då måste projektet följas upp. Därmed blir återbetalningstiden alltid känd innan Fas 2 påbörjas. 2.3 Historien bakom EPC Figur 2: Upphandling av ett EPC-projekt Som många andra affärsmodeller kommer EPC från USA. Den har sitt ursprung i sviterna efter oljekriserna på 70-talet och affärsmodellen har utvecklats med tiden då produkterna och systemen utvecklats, erfarenhet skapats och gamla misstag undvikits. T.ex. har flera företag arbetat med energibesparingsincitament under 70-, 80- och 90-talet utan att lyckas och har försvunnit från marknaden. Dagens entreprenörer är dock betydligt starkare ekonomiskt och kunskapsmässigt och bör kunna utveckla en stor marknad i Sverige. Mer om detta senare i kapitel 9: Utveckling av marknaden. Under 70-talets oljekriser fanns det många byggnader med mycket dåliga tekniska lösningar som slukade energi. Då oljepriset sköt i höjden var det nödvändigt att bygga om de energislukande tekniska systemlösningarna för att spara kostnader. Trots ekonomiskt lönsamma projekt var det inte alltid som fastighetsbolagens ledning tillsatte de investeringsmedel som behövdes för att genomföra projekten, vilket medförde att några kreativa drift- och fastighetschefer utvecklade EPC tillsammans med marknadens entreprenörer. Driftchefernas och fastighetschefernas problem var, och är till stor del fortfarande, att skapa utrymme för investeringar för att upprätthålla och förbättra den tekniska standarden som krävs för att minimera driftkostnaderna av fastighetsbeståndet. Genom att skapa stora projekt med stora besparingspotentialer som skulle finansieras av en tredje part, lyckades driftcheferna få beslutsfattarna att intressera sig för energieffektivise- 18(118)

19 ringsprojekten. Det faktum att ESCO dessutom ville ställa ut en besparingsgaranti hjälpte också driftcheferna att driva projekten framåt. Till slut kunde man därför få beslutsfattarna att sätta fokus på frågan så att egna finansiella medel oftast sköts till istället för att projektet skulle bli av. Sammanfattningsvis är alltså EPC ett sätt att få fokus på energieffektiviseringsfrågorna så att lönsamma projekt blir genomförda och inte bortprioriterade av beslutsfattarna. 2.4 Fördelarna med EPC Det finns en uppsjö av fördelar med att genomföra ett EPC-projekt. Den största fördelen är att fastigheterna genomgår en uppgradering som normalt en snäv underhållsbudget inte skulle tillåta. Projektets alla kostnader såsom projektering, utbyte av produkter och system och utbildning av personal finansieras i stället av besparingar över driftbudgeten. De energi- och drifteffektiviseringar som görs ska vara mer värda än de årliga finansiella kostnaderna för att projektet ska vara lönsamt. Det märks direkt på driftnettot att ett projekt genomförs och när projektet är amorterat ökar driftnettot ännu mer markant. Även om det mesta av energieffektiviseringarna åtgår för att betala av för investeringen, får man många andra effekter som kommer fastighetsägaren tillgodo direkt: kvalitetssäkrat inomhusklimat, energideklarerade 7 byggnader, nya moderna system, utbildad och en mer motiverad personal. Dessa icke energieffektiviserande effekter har uppskattas till ca % av de energieffektiviserande kostnadsbesparingarna. 8 För att illustrera de ekonomiska effekterna av ett projekt ritas tre staplar. (Se figur 3 nedan.) Besparingar Projektkostnader Energikostnad Kostnader för UH, AU, Personal, Adm mm 0 Före projektet Under projektet Efter projektet Figur 3. Kostnader för ett EPC-projekt över tiden Den vänstra stapeln illustrerar kostnadsfördelningen av budgeten innan man genomför projektet och består av ett blått fält som innehåller kostnader för underhåll, akutservice, personalkostnader, personal och administration samt ett rött fält som innehåller energi- och media- 7 Lagen om energideklaration omfattar nästan alla byggnader, och lagen träder troligtvis i kraft i oktober Bo Flinkberg, teknisk chef vid Nyköpings kommun, Seminarium om SoR-system vid Energidagarna i Eskilstuna (118)

20 kostnader. Idag kan energikostnaden utgöra upp till % av ett fastighetsbolags kostnader per år och ökar för varje år då energikostnaderna stiger mer än andra kostnader. 9 Under projektets återbetalningstid sänks energi- och energirelaterade driftkostnader markant. Besparingen som skapas används för att betala de investeringar som krävs för att nå besparingarna. Besparingarna är lika med eller mindre än de räntor och amorteringar (det gula fältet) som måste betalas varje år och därmed sägs projektet vara kostnadsneutralt och tas över driftbudgeten. Utöver energibesparingarna bör även besparingar göras på andra kostnadsposter. Det kan röra sig om sänkta sotningsavgifter, mindre akutservice, bättre utnyttjande av personal och mindre underhållsbehov. Efter att projektets kostnader är amorterade nås full effekt på besparingarna. Dessa besparingar är att svåra att nå utan ett snabbt genomförande av projektet. Det är nästintill omöjligt för vanliga fastighetsförvaltare att skapa samma resultat vilket är en av de starkaste anledningarna till att fastighetsägarna bör överväga att genomföra ett EPC-projekt. 10 Förutom att ekonomin förbättras markant, strömlinjeformar EPC inköpsprocessen för energieffektiviserande åtgärder och reducerar kostnaderna och tiden för projektets genomförande. Ett företag ansvarar för hela projektet och kan i sin tur handla upp konsulter och underentreprenörer för att genomföra projektet. Fastighetsägaren har bara en motpart, vilket gör det enklare att förhandla och kontrollera att projektets mål och visioner genomförs. Genom att strömlinjeforma inköpsprocessen samt köpa funktioner och resultat istället för produkter kan fastighetsägaren utnyttja hela skalan av kreativitet hos ESCO. Under projektet involveras fastighetsägarens personal tidigt redan i projektutvecklingen och bidrar med förslag på lösningar. Ofta har driftpersonalen en uppsjö av förslag som de tidigare inte fått genomförda, och ett bra samarbete lockar fram dessa förslag. Detta medför att projektet förankras djupt i organisationen och att personalen får god kontroll på projektets slutprodukt. Att hantera investeringsrisker är viktigt, speciellt då ett EPC-projekt kan bli många miljoner stort. En av grundtankarna i EPC är att förskjuta risken för att energieffekterna uteblir till ESCO. Detta kan göras genom att ESCO får betalt efter hur stor energieffektivisering som uppnås. Denna form bygger på att fastighetsägaren leasar utrustningen under avtalstiden och att utrustningen övergår till fastighetsägaren efter avtalstiden. Ett annat sätt att garantera projektets investering är att det finns en särskild klausul i avtalet om hur energieffektiviseringen beräknas, följs upp och eventuella bonus och viten korrigeras. En energieffektiviseringsgaranti ska inte vara avhängning finansieringsform, och man ska alltid veta att inga garantier är villkorslösa och gratis. Service och underhåll måste genomföras för att garantierna ska falla ut vilket är ett krav från ESCO. Eftersom ESCO tar en stor risk och lämnar en garanti motiveras han att utföra en noggrann projektutveckling och ett noggrant projektgenomförande samt följa upp resultatet under avtalstiden. Ett EPC-projekt innehåller ofta både en morot och en piska, där moroten är en bonus baserad på hur mycket projektet överpresterar. Ju bättre projektet blir desto mer kan ESCO tjäna och fastighetsägaren spara. Piskan är den rätt till kreditering eller annan kompensation som ESCO är skyldiga att ge fastighetsägaren vid eventuell underprestation. 9 Enligt Nils Holgersson-undersökningen har elenergin stigit med mer än 50 % sedan år 2000 och värmeenergikostnaden med mer än 30 % sedan år Intervju med Göran Palmqvist, , förvaltare på AB Gotlandshem 20(118)