Starthandbok med installationsanvisningar till Hogia Fastighet

Transkript

1 Starthandbok med installationsanvisningar till Hogia Fastighet Hogia Fastighetssystem AB Stenungsund E-post: Webb:

2 Innehåll Inledning...3 Systemkrav för Hogia Fastighetssystem...3 Installation...5 Nyinstallation...5 Uppdatering...8 Avinstallation...9 Starta programmet första gången...10 Arbetsgång för programmet...11 Register 13 Debiteringskoder...13 Betalningssätt...14 Kontoplan...14 Områden...15 Hyresobjektkategori...16 Objekttyper...17 Uppsägningstider...18 Förlängningstider...19 Avimeddelanden/Textförslag...20 Generella Inställningar 20 Basuppgifter...20 Säkerhetskopiering...32 Utskriftsinställningar...35 Användarinformation...37 Fastigheter 37 Skapa ny fastighet...37 Ta bort fastighet...38 Spara fastighet...38 Ändra ägare, nr etc...38 Fastigheter...38 Hyresobjekt 43 Skapa nytt hyresobjekt...43 Ta bort hyresobjekt...44 Spara hyresobjekt...44 Andra uthyrbara objekt...44 Nyckelhantering...45 Hyresobjekt...46 Hyresgäster 46 Skapa ny hyresgäst...46 Spara hyresgäst...49 Ta bort hyresgäst...49 Visa dokument...50 Visa hyresgäster...50 Avtal 54 Skapa nytt avtal...54 Uppsägning...58 Ångra uppsägning...59 Spara avtal...60 Visa befintliga kontrakt...60 Ta bort bef. kontrakt...60 Avtal...60 Avisering/Avier 72 Avi...72 Avisering...74 Aviseringsjournal...76 Skapa transaktionsfil...78 Ej utskrivna avier...79 Internetavier...80 Överföring/SIE...80 Kost. /Bokn. av outhyrt...81 Reskontra/ Inbetalningar 81 Reskontra...81 Manuella inbetalningar...84 Inbetalningsjournal...88 Överföring/SIE...90 OCR inbetalning...91 Autogiro inbetalningar

3 Inledning Välkommen som Hogia-kund. Vi hoppas att fastighetssystemet ska vara till er belåtenhet. Leverans sker på CD. På följande sidor får du installationsanvisningar och anvisningar för programmet och hur du arbetar med programmet. Systemkrav för Hogia Fastighetssystem Operativsystem Klient-operativsystem: Windows XP Professional med SP Windows Vista se övrigt Explorer 6.0 eller senare Server-operativsystem: Windows 2000 Server senaste SP Windows 2003 Server senaste SP Serverprogramvara: ACCESS, Microsoft SQL 2005 senaste SP databasversion 8, Sorteringsordning(collation) skall vara Finnish/Swedish, Case Insensitive, Accent Sensitive (Finish_Swedish_CL_AS) Processor Arbetsminne Internet Explorer version 6.0 Klientarbetsplats : Vi rekommenderar Pentium 4 2.4GHz eller högre 1GB internminne eller mer. Minimikrav Pentium II 400Mhz internminne 256Mb Server för nätverk : Intel G2 processor med 3GHz eller högre och 2GB internminne.(intel Xeon med motsvarande prestanda Skall Microsoft SQL server andvändas rek 4GB eller mer som intenminne. Minimum Pentium III 450Mhz Minimum 512 MB Nätverkskort 100/1000 Mbit Diskutrymme Klientarbetsplats : Ledigt diskutrymme 200 MB. Vi rekommenderar 500MB eller mer Server för nätverk : Minimiutrymme för server 2 GB Vi rekommenderar 5GB ledigt hårddiskutrymme 3

4 Övrigt: Internetanslutning Datasäkerhet Övrig rekommenderad utrustning Microsoft Word 97 eller senare installerat för användande av mallar och Itkett kontrakt Fungerar på Microsoft Vista om det installeras som ett XP- kompatibelt program (internminne 2GB) Hogia Fastighetssystem kan ej ansvara för inställningar av brandväggar eller virusprogram Möjlighet att skapa säkerhetskopior via CD/DVD-enheter för en effektiv och säker administration av säkerhetskopior. 4

5 Installation Nyinstallation 1. Sätt in CD-skivan i CD-facket och installationen startar automatiskt. Skulle inte installationen starta gör du följande: Klicka på Start och välj Kör. Skriv på kommandoraden t ex D:\setup.exe. Tryck OK. Om din CD-enhet inte har bokstavsbeteckningen D skriver du istället den beteckning du har följt av :\setup.exe och klickar därefter OK. 2. Du får först upp fönstret Välkommen till Hogia Fastighet installationsguide. Klicka på knappen 3. Nästa och du får upp fönstret Licensavtal. Här måste du markera Jag accepterar licensavtalet innan du kan klicka på Nästa. 5

6 4. Nu visas fönstret Registrering och här kan du skriva ditt namn och klicka Nästa. 5. Du får upp fönstret Programmapp. Förslag på destinationsmapp för installationen är C:\Program\Hogia\HogiaFastighet. Du har möjlighet att välja annan destinationsmapp men vi rekommenderar att du följer förslaget för att underlätta vid programuppdateringar och vid kontakt med kundsupporten Obs! Om programmet ska användas av flera personer i nätverk så ska programmet ändå alltid installeras lokalt på varje dator. 6. Klicka på knappen Nästa och du får upp fönstret Installera applikationen. 6

7 7. När installationen är klar får du upp fönstret Hogia Fastighet har blivit installerad. Klicka på knappen Färdig för att avsluta installationen. 8. Du startar programmet genom att gå via Startmeny, Alla program, Hogia, HogiaFastighet, Hogia- Fastighet. Nu får du upp fönstret Login och här anger du ditt Företagsnamn och Licensnyckel. Om du har köpt Hogia Fastighet med SQL-databas så måste du även fylla i Databasnamn och Användarnamn och lösenord. OBS! Du måste ange företagsnamn och licensnyckel exakt så som vi har skrivit på licenspappret 9. Klicka OK och du kommer till fönstret Databasmapp. Här väljer du var du vill placera din databas. Om ni är flera användare som ska använda Hogia Fastighet måste du lägga databasen på en enhet som alla användare kommer åt. Du kan ändra installationsmappen genom att klicka på knappen Bläddra. När du har ställt in rätt sökväg till databasen väljer du att klicka på Installera och databasen läggs upp. 7

8 10. Första gången du väljer att trycka på Starta programmet får du upp fönstret Konvertera databas. Här ska du svara Ja. Denna dialog kommer även att komma upp första gången du startar programmet efter uppdatering. Uppdatering Att tänka på innan du börjar med uppdateringen: Se till att du har aktuella säkerhetskopior på dina företag. Kontrollera var Hogia Fastighet är installerat genom att högerklicka på din Hogia Fastighets-ikon på skrivbordet, välj Egenskaper och fliken Genväg. I fältet Namn ser du din sökväg till programmet. Samma sökväg ska du sedan ange när du uppdaterar. Om du har fleranvändarversion av programmet är det viktigt att alla datorer blir uppdaterade. För att uppdatera till dagens version måste du ha version 5.0 eller en senare version. 1. När du ska hämta uppdatering så gör du det från vår hemsida, Klicka på menyn Support till vänster och du får logga in med ditt företagsnamn och kundnummer. Klicka på menyn Support till vänster och du får fram undermenyn Versioner & servicepack. 2. När du ska spara ner uppdateringen från Internet så klickar du på filen Hogia Fastighetssystem X.X och får upp följande dialog: 3. Klicka på knappen Spara och fönstret Spara som visas. Här väljer du var på din dator du vill spara filen. I fältet Spara i kan du klicka för att se var din fil kommer att sparas. Vill du ändra var du ska spara filen får du själv peka ut var du vill spara den. Filnamnet får du inte ändra utan filen ska alltid heta det som står. När du bestämt var uppdateringen ska sparas väljer du att klicka på knappen Spara. 8

9 4. Nu laddas filen ner på den plats som du valt att spara den på. När nerladdningen är klar visas följande dialog: Här väljer du Stäng. 5. Gå till stället som du sparat ner installationsfilen på och dubbelklicka på filen setup.exe. Om du inte har en fil som heter setup.exe så har du en som heter bara setup och då dubbelklickar du på den istället och uppdateringen startar. Se under rubriken Nyinstallation för att få information om dialogerna. 6. Har du flera datorer som ska uppdateras får du spara installationsfilen på de andra datorerna och installera uppdateringen. Du kan också bränna ner installationsfilen på en CD eller spara ner den från Internet på samtliga datorer som ska uppdateras. Du kan även välja att spara installationsfilen på en nätverksenhet som alla har tillgång till. Installerar du från CD så startar oftast CD:n automatiskt, men skulle den inte göra det se under rubriken Nyinstallation. Obs! Glöm inte att välja att konvertera databasen första gången som du startar programmet efter uppdateringen. Det behöver bara göras på första datorn som startar efter uppdateringen. Konverteringen kan ta tid och ingen får gå in i HogiaFastighet förrän konverteringen är klar. Avinstallation Avinstallation av Hogia Fastighet görs via Kontrollpanelen, Lägg till/ ta bort program. Markera Hogia Fastighet och klicka på knappen Ta bort. Alla programrelaterade filer kommer att försvinn, men om du även vill ta bort övriga filer som eventuellt finns kan du gå via utforskaren och ta bort mappen HogiaFastighet. Om du inte har gjort några ändringar på var Hogia Fastighet installerades så hittar du mappen HogiaFastighet under C:\Program\Hogia. 9

10 Starta programmet första gången Så här startar du programmet Det finns en ikon på skrivbordet som heter HogiaFastighet som du kan starta programmet med genom att dubbelklicka på den. Du kan även starta programmet via Start/ Alla program/ Hogia/HogiaFastighet. Klicka på HogiaFastighet så kommer du in i programmet. Första gången du startar programmet efter nyinstallation eller uppdatering så visas följande dialog när du trycker på Starta programmet. Här ska du svara Ja och en kontroll av databasen genomförs. När du har gjort en nyinstallation av Hogia Fastighet så får du upp följande dialog: Här trycker du på OK för att kunna skriva in ett användar-id och lösenord. Om du gjort en uppdatering får du upp dialogen nedan direkt. Fyll i ett Användarnamn och Lösenord och klicka OK och du får upp en ny dialog där du måste fylla i alla gula fält. Obs! Du måste komma ihåg ditt användarnamn och lösenord. Skriv gärna ner det på något bra ställe som du kommer åt. Du måste komma ihåg om du har skrivit med stora eller små bokstäver för det känner inloggningen av. 10

11 Här anger du uppgifter för användaren. Den första användaren ni lägger upp måste vara Administratör, sedan kan eventuellt övriga användare ha rättigheter som Användare. (Se även under nästa rubrik Ny användare ). När du har fyllt i uppgifterna klickar du OK och du kommer in i programmet. Denna dialog kommer bara upp vid nyinstallation inte vid uppdatering. Arbetsgång för programmet Ny användare Klicka på ikonen Användarinformation i det gula fältet till vänster och du får upp följande dialog: 11

12 För att lägga upp en ny användare högerklickar du med musen i dialogen och väljer Ny användare (kortkommando ctrl + N). Du får då upp följande dialog: Här måste du fylla i alla gula fält och Användarnamn och Lösenord måste vara minst fyra tecken. Obs! Om du skriver med stora/små bokstäver så är det viktigt att du även gör det när du loggar in i programmet. Det finns två typer av rättigheter: Administratör och Användare. Administratören får lägga upp nya användare och förändra uppgifter på befintliga användare, men det får inte en Användare göra. När du har lagt upp dina användare markerar du Användar-ID och klickar på fliken Rättigheter i Hogia- Fastighet och följande dialog visas: Här kryssar du i det som användaren ska ha tillgång till. Ska användaren ha tillgång till nästan allt är det lättare att kryssa i Markera/Avmarkera allt och sedan kryssa bort de funktioner som användaren inte ska ha tillgång till. När du har gjort de ändringar som ska göras klickar du på knappen Spara rättigheter. Ska du lägga upp fler användare går du tillbaka till fliken Användare och lägger upp nästa. Om du inte ska lägga upp fler användare väljer du att klicka på OK så stängs dialogen. 12

13 Innan du börjar arbeta i systemet är det viktigt att göra en del grundinställningar och det gör du under menyn Register och ikonen Basuppgifter under Formulär. Vi kommer att gå igenom dessa steg för steg. Register Under menyn Register finns följande undermenyer Debiteringskoder, Betalningssätt, Kontoplan, Områden, Objektkategorier, Objekttyper, Uppsägningstider, Förlängningstider och Avimeddelanden/Textförslag. Debiteringskoder Klicka på menyn Register och välj Debiteringskoder och följande dialog visas: Här har du två flikar: Huvuddebiteringskoder och Debiteringskoder per fastighetsägare. Under fliken Huvuddebiteringskoder finns ett antal inlagda koder. Du kan här lägga till nya koder, ändra de befintliga eller ta bort de som du inte vill ha kvar. Ny debiteringskod För att skapa en ny debiteringskod högerklickar du och väljer Ny debiteringskod (kortkommando ctrl +N). Du får då upp följande dialog: Här måste du fylla i alla gula fält och koden ska bestå av tre siffror (fyll ut med nollor innan om du t ex vill ha nr 10). I fältet Text så skriver du in det namn som du vill ha på din kod och i fältet Text på avi skriver du det som kommer att komma ut på avin till din hyresgäst. I fältet konto skriver du in kontonumret som debiteringskoden ska bokas mot. Om du inte kan kontonumret i huvudet kan du trycka på uppslagsknappen (knappen med tre punkter på) och du får då upp den kontoplan som finns i programmet. I fältet moms väljer du om det ska vara moms kopplat till koden eller inte. Klicka OK när du är klar och koden sparas. Ändra debiteringskod Om du högerklickar på en befintlig debiteringskod och väljer Ändra debiteringskod får du upp samma dialog som ovan, men med uppgifter om koden. Nu kan du utföra de ändringar du vill och sedan klicka på 13

14 OK för att spara ändringarna. Ta bort debiteringskod Om du högerklickar på en befintlig debiteringskod och väljer Ta bort debiteringskod (kortkommando ctrl + D) får du upp en dialog som frågar om du vill ta bort koden. Svarar du Ja kommer koden att försvinna. Om du högerklickar och väljer Skriv ut (kortkommando ctrl + P) får du upp en lista på dina koder på skärmen som du kan skriva ut till skrivaren. Debiteringskoder per fastighetsägare Under fliken Debiteringskoder per fastighetsägare kan du lägga upp koder som är unika för fastighetsägaren. Du skapar ny, ändrar och tar bort på samma sätt som beskrivs ovan. Betalningssätt Klicka på menyn Register och välj Betalningssätt och följande dialog visas: Här har du möjlighet att ändra serie som du vill att dina olika betalningssätt ska bokföras på. Du ändrar serie genom att högerklicka på namnet och välja Serie. Du får då upp följande dialog: Här skriver du in bokstaven på den serie som du vill ha och sedan klickar du på OK. Kontoplan Klicka på menyn Register och välj Kontoplan och följande dialog visas: 14

15 Här har du två flikar: Huvudkontoplan och Kontoplan per fastighetsägare. Under fliken Huvudkontoplan finns kontoplanen EUBAS97 inlagd. Du kan här lägga till nya konton, ändra de befintliga eller ta bort de som du inte vill ha kvar. Nytt konto För att skapa ett nytt konto högerklickar du och väljer Nytt konto (kortkommando ctrl + N). Du får då upp följande dialog: Här måste du fylla i alla gula fält och kontonumret kan bestå av upp till fem siffror. I fältet Text skriver du in det namn som du vill ha på ditt konto. Klicka OK när du är klar och kontot sparas. Ändra konto Om du högerklickar på ett befintligt konto och väljer Ändra konto får du upp samma dialog som ovan, men med uppgifter om kontot. Nu kan du utföra de ändringar som du vill och sedan klicka på OK för att spara ändringarna. Ta bort konto Om du högerklickar på ett befintligt konto och väljer Ta bort konto (kortkommando ctrl + D) får du upp en dialog som frågar om du vill ta bort kontot. Svarar du Ja kommer kontot att försvinna. Om du högerklickar och väljer Skriv ut får du upp en lista på dina konton på skärmen som du kan skriva ut till skrivaren. Kontoplan per fastighetsägare Under fliken Kontoplan per fastighetsägare kan du lägga upp konton som är unika för fastighetsägaren. Du skapar ny, ändrar och tar bort på samma sätt som beskrivs ovan. Områden Klicka på menyn Register och välj sedan Områden och följande dialog visas: 15

16 Skapa område För att skapa ett nytt område högerklickar du och väljer Skapa område (kortkommando ctrl + N). Du får då upp följande dialog: Skriv in namnet på området och klicka OK för att spara. Ändra område Om du högerklickar på ett befintligt område och väljer Ändra område får du upp samma dialog som ovan. Nu utför du de ändringar du vill göra och klickar sedan på OK för att spara ändringarna. Ta bort område Om du högerklickar på ett befintligt område och väljer Ta bort område (kortkommando ctrl + D) får du upp en dialog som frågar om du vill ta bort området. Svarar du Ja kommer området att försvinna. Hyresobjektkategori Klicka på menyn Register och välj sedan Hyresobjektkategori och följande dialog visas: Ny post För att skapa en ny hyresobjektkategori högerklickar du och väljer Ny post (kortkommando ctrl + N). Du får då upp följande dialog: Här måste du fylla i alla gula fält. I fältet Kategori skriver du in det namn du vill ha på din kategori och i fältet Koppla mot debiteringskod väljer du den debiteringskod som kategorin ska kopplas mot genom att trycka på uppslagsknappen (knappen med tre punkter). I fältet konto skriver du in kontonumret som den ska bokas mot när du tar ut en journal för outhyrt (förlustjournal). Kontot för Ing.moms används om debiteringskoden som du har angivit är momsad. Rutorna Kst och Kostb ska kryssas i om du ska arbeta med kostnadsställe och kostnadsbärare på dina fastigheter och dessa ska finnas inlagda på fastigheten under fliken Värdeuppgifter. Rutan Kategorin är av typen bostad, lokal osv ska kryssas i om du på ditt objekt ska 16

17 kunna ange storlek (kvm) och våning. Klicka OK när du är klar och objektkategorin sparas. Ändra Om du högerklickar på en befintlig hyresobjektkategori och väljer Ändra får du upp samma dialog som ovan, men med uppgifter om hyresobjektkategorin. Nu kan du utföra de ändringar som du vill och sedan klicka på OK för att spara ändringarna. Ta bort Om du högerklickar på en befintlig hyresobjektkategori och väljer Ta bort (kortkommando ctrl + D) får du upp en dialog som frågar om du vill ta bort hyresobjektkategorin. Svarar du Ja kommer hyresobjektkategorin att försvinna. Objekttyper Klicka på menyn Register och välj sedan Objekttyper och följande dialog visas: Ny post För att skapa en ny objekttyp högerklickar du och väljer Ny post (kortkommando ctrl + N). Du får då upp följande dialog: Skriv in namnet på objekttypen och klicka OK för att spara. Ändra Om du högerklickar på en befintlig objekttyp och väljer Ändra får du upp samma dialog som ovan. Nu kan du ändra namnet på objekttypen och sedan klicka på OK för att spara ändringarna. Ta bort Om du högerklickar på en befintlig objekttyp och väljer Ta bort (kortkommando ctrl + D) får du upp en dialog som frågar om du vill ta bort objekttypen. Svarar du Ja kommer objekttypen att försvinna. 17

18 Uppsägningstider Klicka på menyn Register och välj sedan Uppsägningstider och följande dialog visas: Ny post För att skapa en ny uppsägningstid högerklickar du och väljer Skapa ny (kortkommando ctrl + N). Du får då följande dialog: Skriv in namnet på uppsägningstiden och antal månader som uppsägningstiden avser och klicka OK för att spara. Ändra Om du högerklickar på en befintlig uppsägningstid och väljer Ändra får du upp samma dialog som ovan. Nu kan du ändra namnet på uppsägningstiden och sedan klicka på OK för att spara ändringarna. Obs! Du kan inte ändra de uppsägningstider där det står (Låst) på. Ta bort Om du högerklickar på en befintlig uppsägningstid och väljer Ta bort (kortkommando ctrl + D) får du upp en dialog som frågar om du vill ta bort uppsägningstiden. Svarar du Ja kommer uppsägningstiden att försvinna. Obs! Du kan inte ta bort de uppsägningstider där det står (Låst) på. 18

19 Förlängningstider Klicka på menyn Register och välj Förlängningstider och följande dialog visas: Ny post För att skapa en ny förlängningstid högerklickar du och väljer Skapa ny (kortkommando ctrl + N). Du får då upp följande dialog: Skriv in namnet på förlängningstiden och antal månader som förlängningstiden avser och klicka OK för att spara. Ändra Om du högerklickar på en befintlig förlängningstid och väljer Ändra får du upp samma dialog som ovan. Nu kan du ändra namnet på förlängningstiden och sedan klicka på OK för att spara ändringarna. Obs! Du kan inte ändra de förlängningstider där det står (Låst) på. Ta bort Om du högerklickar på en befintlig förlängningstid och väljer Ta bort (kortkommando ctrl + D) får du upp en dialog som frågar om du vill ta bort förlängningstider. Svarar du Ja kommer förlängningstiden att försvinna. Obs! Du kan inte ta bort de förlängningstider där det står (Låst) på. 19

20 Avimeddelanden/Textförslag Klicka på menyn Register och välj Avimeddelanden/Textförslag och följande dialog visas: Ny post För att skapa ett nytt avimeddelande/textförslag klickar du på knappen Nytt. Skriv sedan i fältet Namn in namnet på avimeddelandet/textförslaget. I rutan Meddelande skriver du in meddelandet som du vill ha. Genom att klicka på knappen Typsnitt kan du även välja storlek på meddelandet. När du är nöjd klickar du på knappen Spara. Ändra Om du vill ändra ett meddelande som du har lagt in så väljer du i listan Namn rätt meddelande och sedan gör du ändringarna i ditt meddelande. När du är klar klickar du på Spara. Ta bort Om du vill ta bort ett meddelande som du har lagt in så väljer du i listan Namn rätt meddelande och sedan klickar du på knappen Ta bort. För att stänga rutan klickar du på OK eller Avbryt. Generella Inställningar Basuppgifter Under ikonen Basuppgifter måste du gå igenom inställningarna innan du börjar arbeta med programmet. När du klickar på ikonen Basuppgifter visas följande dialog: Här finns ett antal flikar som vi kommer att gå igenom. Flikarna Teknisk Förvaltning, Teknisk Förvaltning Mobil, Lån, Bostadsrättsförening och flyttain.nu är tilläggsmoduler. Vi kommer inte att gå igenom dessa. 20

21 Fastighetsägare/Driftsbolag Under fliken Fastighetsägare/Driftsbolag lägger du upp dina bolag/företag med dess information. Du kan även lägga upp dina Fastighetsskötare/Förvaltare/Driftsbolag. Ny post För att lägga upp en ny fastighetsägare högerklickar du i den vita rutan under Fastighetsägare och väljer Ny post (kortkommando ctrl + N). Du får då upp följande dialog: Obs! Alla gula fält måste fyllas i. Du måste även ange ett Bankgiro eller Plusgiro om du ska kunna avisera. I fältet bolag måste du ange ett bolagsnummer, ett nummer mellan 1 och Momspliktig ska du kryssa i om företaget är momspliktigt annars kommer du inte att kunna arbeta med moms i programmet. När du har fyllt i all information klickar du på knappen Spara. Ändra post Markera först den fastighetsägare du vill ändra, högerklicka och välj Ändra post. Ändra dina uppgifter och klicka på Spara. Ta bort post Högerklicka på den fastighetsägare du vill ta bort och välj Ta bort (kortkommando ctrl + D). Om du väljer att ta bort en fastighetsägare som inte har några fastigheter kopplade till sig får du en kontrollfråga om du verkligen vill ta bort fastighetsägaren. Det går inte att ta bort en fastighetsägare som fortfarande är kopplad till en eller flera fastigheter. Försöker du göra det får du upp en dialogruta som informerar dig om det. Du får då ta bort fastigheterna eller flytta dem till en annan fastighetsägare för att kunna ta bort fastighetsägaren. Externa tjänster Det finns två Externa tjänster och de är: Inkassotjänst och Kreditupplysning. Inkassotjänst Om du väljer Inkassotjänst får du upp en dialogruta där du får göra vissa inställningar. För att få till inläsningsfilen till ditt inkassoföretag måste du ta kontakt med oss på Hogia Fastighetssystem AB. Kreditupplysning Om du väljer Kreditupplysning får du upp en dialogruta där du får göra vissa inställningar. Du kan även 21

22 komma åt denna dialog genom att under fliken Basuppgifter klicka på knappen Kreditupplysning. Sedan kan du från formulär Hyresgäster välja att göra en kreditupplysning på din hyresgäst genom att högerklicka på hyresgästen och välja Kreditupplysning. Skriv ut Om du högerklickar på en fastighetsägare och därefter väljer Skriv ut får du upp en lista på alla dina fastighetsägare, som du kan skriva ut. Skapa ny Fastighetsskötare/Förvaltare/Driftsbolag Under rubriken Fastighetsskötare/Förvaltare/Driftsbolag lägger du upp dina Fastighetsskötare/Förvaltare/ Driftsbolag. Genom att högerklicka i dialogen och välja Ny post (kortkommando ctrl + N) kan du lägga upp en ny. Fyll i dina uppgifter och klicka på knappen Spara. Du kan genom att högerklicka på en fastighetsskötare/förvaltare/driftsbolag även välja att Ändra och Ta bort. Lägg till användare Genom att högerklicka och välja Lägg till från användare... kan du lägga upp en användare i programmet som fastighetsskötare/förvaltare/driftsbolag. Kryssa i den eller de användare som du vill lägga upp som fastighetsskötare/förvaltare/driftsbolag och klicka OK. Skriv ut Om du högerklickar i fältet för fastighetsskötare/förvaltare/driftsbolag finns valet Skriv ut. Väljer du det får du en utskrift på dina fastighetsskötare/förvaltare/driftsbolag. De fastighetsskötare/förvaltare/driftsbolag som du lägger upp kan du sedan välja mellan när du är på fliken Driftsavtal under Fastigheter. Förvalda bokf.kto/koppling Här anger du bokföringskonton för respektive Fastighetsägare och ställer in integrering med ekonomisystem. På fliken Förvalda bokf.kto/koppling ställer du in vilka konton du vill använda när reskontran och aviseringsjournaler/inbetalningsjournaler skapas. Välj först din fastighetsägare i listan. Om du kan kontonumret skriver du in det i rutan. Om du inte kan kontonumret, kan du klicka på uppslagsknappen (knappen med de tre punkterna) och få upp kontoplanen. Leta upp och markera kontot som du vill använda och klicka på OK. Du gör på samma sätt med de övriga rutorna som du vill ha kontonummer i. Om kontonumret du vill ha inte finns i kontoplanen måste du först lägga upp kontot under Register, Konto- 22

23 plan. Har du bara ett momskonto fyller du bara i Moms1 och hoppar över Moms2. Obs! Du kan inte byta kontonummer efter att du har börjat avisera för fastighetsägaren. Då kan det bli fel på aviseringsjournalerna och inbetalningsjournalerna, även reskontraavstämningen misstämmer. Integrering ekonomisystem Om du kryssar i Integrering ekonomisystem kan du överföra dina aviserings- och inbetalningsjournaler samt journalen Bokning av outhyrt till Hogia Art eller Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet alternativt får du möjlighet att skapa en SIE-fil som du kan läsa in i ett annat ekonomisystem. Du väljer vilken serie du vill bokföra dina journaler. I systemet är H förvald för aviseringsjournalen, O för ocrinbetalningar och I för övriga inbetalningar på inbetalningsjournalen, men det går bra att ändra. Du kan, om du vill ha samma serie på alla tre. Du anger själv var någonstans du vill placera din SIE-fil. Trycker du på uppslagsknappen kan du leta dig fram till ett lämpligt ställe. Är ditt ekonomisystem installerat i nätverk rekommenderar vi att du väljer en sökväg som alla kommer åt, t ex på servern. Du måste även ställa in sökvägen till filen Hartsimp.exe om du har valt Hogia Art som ekonomisystem. Denna fil finns i mappen där du har installerat Hogia Art. Tryck på uppslagsknappen för att leta upp filen. Om du valt Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet istället måste du välja ett synkroniseringsstöd i fältet HAS/HEF synkroniseringstöd. Obs! Tänk på att du måste ha samma synkroniseringsstöd angivet i Hogia Fastighet som du har angivit i Databaskopplingar. Är ni flera användare så måste Databaskopplingen ha samma namn på alla datorer. Synkroniseringsstödet måste finnas installerat på alla datorer som ska göra överföring från Hogia Fastighet till Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet. Du måste även kryssa för Importera alla typer av meddelanden under företagsinställningar, HMS Import i Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet. Om du valt Annat Ekonomisystem behöver du inte ange något i fältet Sökväg till Hartsimp.exe. Men du måste ange en sökväg i Placering av SIE. Obs! För att överföringen ska fungera måste du ha samma företagsnummer på företaget i Hogia- Fastighet som i Hogia Art och Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet. Du måste även ha kontoplan enligt Bas97 eller senare. Avisering På fliken Avisering ställer du in förfallodatum för avierna, bokföring av aviseringsjournaler, vilken text som ska visas på avin, vilken avityp som du ska använda mm. På fliken Avisering ställer du in förfallodatum för avierna. Med automatik finns förfallodatum fr o m nästkommande månad och ett år framåt. Som grundinställning ligger alltid den siste i varje månad. 23

24 Lägg till förfallodatum Behöver du komplettera med ytterligare förfallodatum, högerklickar du och väljer Lägg till förfallodatum. Välj vilken månad du ska lägga upp, vilket förfallodatum du vill ha och vilket år det avser. Klicka OK för att spara. Du kan även välja att högerklicka för att Ändra ett förfallodatum och ta bort ett förfallodatum. Inställningar Internetavisering Det är här du gör inställningar för att kunna använda betalnings-/aviseringssätt Internet. Det krävs även att du på din fastighetsägare har angivit e-postadress. Om du klickar på knappen Inställningar Internetavisering visas följande dialog: Här får du skriva in din Utgående e-post (SMTP-adressen) och i fältet meddelande kan du skriva in ett meddelande som kommer att visas i e-postmeddelandet som skickas till din hyresgäst. Du kan med hjälp av de tillgängliga datafälten infoga hyresgästens namn mm. Se exempel nedan hur det kan se ut. Exempel: Hej <HG>! Här kommer din nästa hyresavi för perioden <Aviperiod>. Med vänlig hälsning <Fastighetsägare> <FastighetsägareTelefon> Så här blir det i klartext : Hej Calle Carlsson! Här kommer din nästa hyresavi för perioden januari. Med vänlig hälsning Fastighets AB Blomman Klicka OK för att spara din inställning. Obs! För att hyresgästen ska få sin avi via e-post krävs att du på hyresgäster har ställt in Internet som Betalnings-/Aviseringssätt och skrivit in en e-postadress. 24

25 Backa avier för en period Om du klickar på knappen Backa avier för en period visas följande dialogruta. Denna funktion kan användas om du måste backa avier för en viss månad på en viss fastighet p g a att du t ex har glömt att göra en hyresjustering innan aviseringen. Du markerar den fastighet och det år som ska backas. Sedan markerar du den eller de månader som ska backas. Klicka på OK och dina avier backas och du kan gå in och göra ändringar på avtalen och sedan avisera om. Obs! Du kan bara använda denna funktion på avier som inte är uttagna på aviseringsjournaler. Skulle du bara vilja backa en enstaka hyresgästs avier gör du det från Reskontra/Inbetalningar, ikonen Manuella inbetalningar. Sök upp rätt hyresgäst/avi, högerklicka på avin och välj Backa. Obs! Du måste alltid backa avierna i turordning. Har du aviserat januari, februari och mars så måste du börja med att backa mars. Aviseringsjournal Här tar du ställning till hur du vill att dina aviseringsjournaler ska bokföras. Bokför år-, halvår- och kvartalsavier på första månaden Bokför år-, halvår- och kvartalsavier på respektive månad Innebär att vid aviseringen för första kvartalet kommer samtliga årsavier, halvårsavier samt kvartalsavier att bokföras i januari månad tillsammans med månadsavierna för januari månad. Innebär att när du aviserar första kvartalet kommer samtliga avier att bokföras på respektive månad. Alltså årsavierna delas upp per månad och bokförs med en 12:edel, halvårsavierna bokförs med en 6:e del per månad samt kvartalsavierna med en 3:e del per månad och månadsavierna på respektive månad. Om du har aviserat för t ex januari, februari och mars kommer dessa att bokföras i respektive månad. Obs! Om du har detta val kan du inte använda dig av reskontraavstämningsrapporten. Om du väljer att kryssa i Egen serie per fastighetsägare kan du klicka på knappen Visa och följande dialog visas. Välj vilken fastighetsägare du vill göra inställningen för och skriv in valt nummer för den fastighetsägaren. Klicka sedan på Spara. Välj sedan nästa fastighetsägare osv. 25

26 Klicka på OK när du är klar. Obs! Tänk på att du inte kan ange nummer som överlappar varandra. T ex anger du för första fastighetsägaren och för nästa anger du osv. Text på avier Här markerar du var du vill att texten som kommer ut på dina hyresavier ska hämtas ifrån. Använd fältet Text på avi för debiteringskoden Använd fältet Text debiteringsraden i avtalet Texten som skrivs på avin hämtas från fältet Text på avi från din debiteringskod. Texten som skrivs på avin hämtas från fältet Text på din debiteringsrad på avtalet. Vi rekommenderar detta alternativ. Visa avier med förfallodag t o m innevarande månad Använd projekthantering i aviseringsjournalen Innebär att endast avier med förfallodatum t o m innevarande månad kommer att visas i reskontran. Har du aviserat för januari, februari och mars och det idag är den 15 januari, kommer inte mars månads avier att synas i reskontran. Innebär att du kommer att kunna välja vilka hyresobjekt i din fastighet som du vill ha projektnummer (=hyresobjektsnumret) på. Dessa anger du på formulär Fastigheter och fliken Värdeuppgifter. På aviseringsjournalen kommer konteringen att fördelas på projektnummer. Här väljer du vilken avityp du vill ha på dina avier. Följande avityper finns: 1 sida (specifikation + avi) Avin innehåller 2/3 text och ett inbetalningskort längst ner på pappret. 2 sidor (specifikation + avi) Avin innehåller en sida där den specificerar de aviserade perioderna och en sida med inbetalningskort. Om det är en kvartalsavi står det bara belopp på ett inbetalningskort. 1 sida (enbart 3 avier) Avin innehåller tre inbetalningskort, ett för varje månad om du har valt att avisera tre månader. "" Under rubriken Adressfält väljer du om du vill att adressen på din avi ska vara höger- eller vänsterställd. Inbetalningar På fliken Inbetalningar ställer du in egen serie per fastighetsägare, inställningar av OCR avier, Återbetalning och Nollställning. 26

27 Inbetalningsjournal Om du väljer att kryssa i Egen serie per fastighetsägare kan du klicka på knappen Visa och följande dialog visas. Välj vilken fastighetsägare du vill göra inställningen för och skriv sedan in valt nummer för fastighetsägaren. Klicka sedan på Spara. Välj sedan nästa fastighetsägare osv. Klicka på OK när du är klar. Obs! Tänk på att du inte kan ange nummer som överlappar varandra. T ex anger du för första fastighetsägaren och för nästa anger du osv. Inläsning av OCR avier Här kan du välja hur du vill att programmet ska läsa in dina OCR avier. Du kan även göra denna inställning under formulär Reskontra/Inbetalningar och ikonen OCR inbetalning. Återbetalning Om du väljer att kryssa i Återbetalning på avier ska bokföras på inbetalningsjournalen under rubriken Återbetalning, kommer de återbetalningar du gör att komma med på nästa inbetalningsjournal. Återbetalningen görs från formulär Avisering/Avier, Avi genom att högerklicka på aviposten. Nollställning Under rubriken Nollställning ställer du in om du vill att det ska ske en automatisk nollställning av hyresfordran om inbetalt belopp inte skiljer sig mer från restbeloppet än det belopp som du har angivit. Du väljer även att nollställning av hyresfordran ej får utföras om resterande belopp skiljer sig mer från restbeloppet än det beloppet som du har angivit. Om du inte väljer att kryssa i något av alternativen sker ingen automatisk nollställning och då kan du få en rest på någon krona på dina avier om hyresgästen har slagit en siffra fel. Du kan även välja att nollställa en avi som är obetald i reskontran. 27

28 Autogiro På fliken Autogiro anger du kundnummer, kommunikationsprogram, placering av transaktionsfil och du kan även skapa/skicka medgivandefil. I fältet Kundnummer skriver du in ditt kundnummer som du har hos banken och i fältet för kommunikationsprogram kan du genom att klicka på knappen Bläddra hänvisa till det program du använder för att skicka och ta emot filer. I fältet Placering av transaktionsfil ställer du in sökvägen och vad filen ska heta genom att klicka på knappen Bläddra. Skapa/skicka medgivandefil För att skapa och skicka medgivandefil klickar du på knappen Skapa/Skicka medgivandefil. Svarar du Ja får du upp nedanstående dialog: Här får du i fältet Spara i välja var du vill spara din medgivandefil och i fältet Filnamn skriva in det filnamn du vill ha på din fil, t ex medgiv.txt. Om du skickar ut avier till dina hyresgäster så kan du genom att kryssa i Visa INTE autogiro-texten på avin slippa att få ut texten om när beloppet ska dras och från vilket konto. Vill du ha med texten men att programmet inte skriver ut kontonumret så kryssar du i Dölj bankkontonumret på avin. Vill du inte att autogiroavier ska skrivas ut så kryssar du i Skriv EJ ut autogiroavier på skrivaren. 28

29 Basuppgifter På fliken Basuppgifter kan du lägga in kontrakt (specialkontrakt och itkett), hämta nyheter, göra inställningar för säkerhetskopiering när du har SQL databas, ställa in koppling mot Ritningssystem, koppling mot Kreditupplysning, inställningar för itkett, rensa/ återställa reskontra och ställa in sökväg till dina dokument. Kontrakt Under knappen Kontrakt ställer du in på vilka kategorier du vill använda itketts kontrakt eller specialkontrakt vi har skapat åt dig. Om du högerklickar så finns tre val Lägg till kontraktsmall, Lägg till specialkontrakt och Ta bort. Lägg till kontraktsmall Om du högerklickar och väljer Lägg till kontraktsmall (kortkommando ctrl + N) får du upp följande dialog: Här markerar du den eller de kontraktsmallar du vill kunna använda på den kategori du står på. Klicka OK för att få med dig kontraktsmallarna. Du kan sedan markera den mall du vill ha som standard om du har flera mallar på en kategori. När det gäller Hyreskontrakt för Lokal så är Nr 12A tvåsidigt, Nr 12B fyrsidigt och Nr 12C är på en sida. 29

30 Du kan använda itketts mallar för alla eller enbart för somliga av dina objektskategorier. Du kan t ex använda dig av itketts mallar för lokalkontrakt men använda Hogias mallar för garagekontrakt. Obs! För att kunna använda Itketts kontraktsmallar måste du köpa mynt från Fastighetsägarna Sverige AB och du får en faktura från dem på mynten. Mynten levereras via e-post. För beställning av mynt och information om priser hänvisar vi till Lägg till specialkontrakt Vi kan ta fram specialkontrakt åt dig mot en kostnad. Maila in en förfrågan till oss så får du ett prisförslag. Om du har beställt ett specialkontrakt från oss erhåller du en kod. Högerklicka och välj Lägg till specialkontrakt och du får upp en ruta där du skriver in din kod. Ta bort Om du högerklickar på en befintlig kontraktsmall kan du även välja Ta bort (kortkommando ctrl + D) och då kommer din mall att försvinna från kategorin. Automatiska nyheter Knappen Automatiska nyheter är samma knapp som du kan trycka på i verktygsmenyn där det står Nyheter. Här kan vi på Hogia Fastighetssystem skicka ut meddelande till dig. Under fliken Inställningar kan du ställa in hur ofta programmet ska gå och kontrollera om det finns någon ny information. För att hämta informationen krävs att du är inloggad på Internet. Temporärkatalog Under knappen Temporärkatalog visas följande dialog: Till att börja med måste det finnas en utdelad katalog på databasservern där fastighetsprogrammets användare har fullständig behörighet. I fältet Nätverkssökväg till utdelad katalog anges den utdelade katalogen på servern där SQL-servern är installerad. Exempelvis \\Datornamn\Utdelad mapp. I fältet Lokal sökväg till utdelad katalog anger du databasserverns lokala sökväg till den utdelade katalogen, exempelvis C:\Utdelad mapp. Ritningssystem... och Kreditupplysning Under knapparna Ritningssystem och Kreditupplysning som finns under Externa kopplingar gör du inställningar för att komma åt dessa program. 30

31 itkett När du klickar på knappen itkett visas följande dialog: Licensierad till = ditt företagsnamn Licensnummer = ditt kundnummer hos itkett (numret genereras av itkett) Beställning av mynt sker via itketts hemsida, (klicka på länken Läs om itkett på Varje användare av Hogia Fastighet har sitt eget myntrör. På itketts hemsida väljer du Beställ mynt i vänsterkanten: Ange om du är medlem hos Fastighetsägarna och ange om så är fallet i vilken förening. Skriv in ditt licensnummer. Ditt licensnummer hittar du under Generella inställningar, Basuppgifter, Basuppgifter, itkett (se bilderna ovan). Välj hur många mynt du vill beställa och ange ditt namn, adress och e-post längst ner på sidan, avsluta med att klicka på Skicka. Därefter får du ett e-post meddelande från itkett med en fil som innehåller dina mynt. Spara myntfilen någonstans på din dator. 31

32 Därefter måste du ladda mynten i Hogia Fastighet. Detta gör du genom att klicka på knappen Ladda myntrör (under Generella inställningar, Basuppgifter, Basuppgifter, itkett): Bläddra dig fram till platsen där du sparat din myntfil, markera filen och klicka därefter på OK. När du läst in filen får du en bekräftelse på att ditt myntrör har laddats: Reskontra Under rubriken Rensning/Återställning av data kan du klicka på knappen Reskontra och här välja att rensa din reskontra och även återställa den om du skulle behöva. Dokumenthantering Under rubriken Dokumenthantering kan du välja vilka dokument du vill spara och ställa in sökvägen till var du vill spara dem. Det finns även några olika dokument som sparas med automatik under denna sökväg. Obs! Om du har installerat programmet på flera datorer (fleranvändare) så är det bra om ni ställer in en sökväg till en gemensam enhet så att alla användare kommer åt all information. Säkerhetskopiering Det är till säkerhetskopiering du går om du vill skapa eller återställa en säkerhetskopia på ditt/dina företag. Säkerhetskopiering av Access databas Du kan spara den på hårddisk eller diskett. Gå till formulär Generella inställningar och tryck på ikonen Säkerhetskopiering, följande dialog visas: 32

33 Om du svarar Nej kommer dialogen att stänga ner säkerhetskopieringen och ingen säkerhetskopia kan tas av din databas. Men om du svarar Ja visas följande dialog: I fältet Sökväg till databas visas var du har din databas sparad. Detta är information till dig. Du kan inte ändra sökväg här. Skapa säkerhetskopia När du klickar på Skapa säkerhetskopia får du välja Till diskett eller Välj katalog (hårddisken). Du får själv välja var du vill spara säkerhetskopia genom att trycka på knappen med den svarta trekanten i fältet Spara i. Om du har valt diskett så kommer den att föreslå enhet A:. Programmet föreslår ett filnamn som består av bokstaven B för backup och dagens datum. Om du tycker att det är ett bra filnamn klickar du på Spara annars har du möjligheten att ändra namnet i fältet Filnamn. När du har klickat på Spara talar programmet om var du kommer att spara säkerhetskopian och för att du ska komma vidare måste du svara Ja i dialogen. När säkerhetskopian är klar kommer det upp en dialog som talar om detta. 33

34 Återställ säkerhetskopia När du trycker på Återställ säkerhetskopia visas följande dialog: I fältet Leta i hänvisar du till det stället där du har sparat din säkerhetskopia. Om du har sparat säkerhetskopian på diskett går du till 3,5-tumsdiskett (oftast enhet A). När du har markerat filen (säkerhetskopian) klickar du på Öppna för att återställningen av säkerhetskopian ska börja. En dialog visas där du bekräftar att en säkerhetskopia kommer att återställas och ersätta din befintliga databas. Svarar du Ja kommer säkerhetskopian att återställas,svarar du Nej kommer återställningen att avbrytas. När återställningen av säkerhetskopian är klar får du upp en dialog som talar om att programmet kommer att stängas ner och du får starta upp programmet igen. Säkerhetskopiering av SQL databas Gå till formulär Generella inställningar och tryck på ikonen Säkerhetskopiering, följande dialog visas: 34

35 Skapa säkerhetskopia I fältet Sökväg till säkerhetskopia står det var din säkerhetskopia kommer att sparas. Vill du ändra detta klickar du på uppslagsknappen och följande dialog visas: I denna dialog kan du ändra sökvägen och filnamnet. När du har ändrat enligt dina önskemål klickar du på Spara. Klicka nu på knappen Skapa säkerhetskopia. Du får upp en dialog som talar om när säkerhetskopian är skapad. Återställ säkerhetskopia När du trycker på fliken Återställ säkerhetskopia visas följande dialog: I fältet Sökväg till säkerhetskopia får du ställa in rätt sökväg till din säkerhetskopia. När du har markerat filnamnet på din säkerhetskopia klickar du på Öppna. Klicka sedan på knappen Återställ säkerhetskopia. Obs! Ingen annan användare får vara inloggad när du tar en säkerhetskopia. Utskriftsinställningar Här ställer du in om du vill ha en logotyp, vilken information du vill ha i sidfoten, vilka rubriker du vill ha, marginalerna för avin och standardbetalningssätt för olika fastighetsägare/bolag. Logotyp & sidfot Om du vill ha din logotyp på avierna så ställer du in det genom att klicka på knappen Hämta bild. Du får upp en dialog där du får söka upp din logotyp. Markera den och klicka på knappen Öppna. "" Tips! Om du har programmet i nätverk ska logotypen/bilden vara sparad på servern eller på en enhet som alla har tillgång till. Om du högerklickar i någon av kolumnerna kan du lägga till nya rader, ändra befintliga rader och ta bort rader. Du kan ändra ordningen på raderna genom att markera en rad och sedan trycka på piltangenterna upp/ner på ditt tangentbord. I fältet vänsterposition anges positionen i cm och du kan även ange t ex 5,5. Detta gör du för varje kolumn. 35

36 För att dina ändringar ska sparas måste du klicka på knappen Spara. Du kan klicka på knappen Testa aviutskrift för att förhandsgranska hur din avi kommer att se ut med den information som du har skrivit in. Obs! För att få ut testutskriften på den avityp och med det betalningssätt du vill testa måste du gå till fliken Utskriftsmarginaler & Justeringar. Här kan du välja företag, avityp och betalningssätt. Anpassning av avi- och brevlayout Du väljer överst vilken fastighetsägare du vill ändra inställningarna för. Sedan markerar du den avityp du vill göra förändringar på. Till höger i fältet under rubriken Avianpassning kan du nu se rubrikerna på din avi. Du har möjlighet att ändra och ta bort fält. Du kan även återställa till original. Om du vill ändra en text högerklickar du på rubriken och väljer Ersätt text. I dialogen som visas kan du skriva in t ex Avgiftsavi istället för Hyresavi. Klicka på OK för att spara din ändring. Om du högerklickar på en rubrik har du även valen Återställ till original, Synlig/Ej synlig och Återställ alla till original. Till vänster har du kryssrutan Visa aviposter på inbetalningskortet. Om du kryssar i den kommer aviposterna att skrivas ut på ditt inbetalningskort när du har valt avitypen 1 sida (enbart 3 avier). Det finns plats för ett begränsat antal rader på inbetalningskortet. Utskriftsmarginaler & justeringar Inställningarna görs inte per fastighetsägare utan bara för avitypen och betalningssättet. Markera den avityp och det betalningssätt du vill göra förändringar på. Under rubriken Generell justering av avin kan du justera avin i höjdled och sidled. Justeringen görs i mm. Sätter du 2,5 mm i höjdled så flyttar sig avin 2,5 mm nedåt på pappret och sätter du 7 mm i sidled flyttar sig avin 7 mm åt höger. För att få avin att flytta sig uppåt på pappret och i sidled åt vänster ska du sätta ett minustecken framför siffran. För att justera olika delar på avin markerar du den delen under rubriken Utseende. På avitypen 1 sida (Specifikation + avi) kan du markera delarna Avi och Ocr. På avitypen 2 sidor (Specifikation + 3 avier) kan du markera Avi1, Ocr1, Avi2, Ocr2, Avi3, Ocr3. På avitypen 1 sida (enbart 3 avier) kan du markera Avi1, Ocr1, Avi2, Ocr2, Avi3, Ocr3. Markera det fält som du skall justera och rubriken till höger ändras och du gör justering i höjdled och sidled. Glöm inte att klicka på Spara innan du väljer nästa del och gör justering på den. "" Tips! Det är alltid bäst att först göra en generell justering av avin och när denna är bra ändrar du ev de andra delarna av avin. Du kan trycka på knappen Testa aviutskrift... och se på skärmen hur din avi kommer att se ut med den informationen du har skrivit in. När du skriver ut en testavi blir det på den avitypen du har angivit. Obs! Om du får symboler längst ner till höger på inbetalningskortet så måste du aktivera typsnittet WorkOffice ocr-b. Detta gör du genom att gå till kontrollpanelen/teckensnitt och dubbelklicka på typsnittet WorkOffice ocr-b och välja att skriva ut. Sedan lämnar du rutan genom att stänga ner dialogerna. Betalningssätt Du väljer överst vilken fastighetsägare du vill ändra inställningarna för. Sedan väljer du det betalningssätt du vill ha som standard. Klicka sedan på knappen Spara för att inställningarna ska sparas. Obs! Det är detta betalningssätt som används på dina avier om du har angivit Internet som Betalnings-/Aviseringssätt på hyresgästen. 36

37 Användarinformation Hur du skapar användare och gör ändringar. Se avsnittet Kom igång med programmet. Fastigheter Skapa ny fastighet Det finns flera olika sätt att skapa en ny fastighet. Antingen högerklickar du i det vita fältet till vänster och väljer Skapa ny fastighet (kortkommando ctrl + N) eller så klickar du på ikonen Skapa ny fastighet i det gula fältet till vänster. Följande dialog visas. Obs! Tänk på att alla gula fält måste fyllas i för att kunna spara. Fältförklaring Fastighetsnr Område Beteckning 1 Beteckning 2 Fastighetsägare Adress 1, 2, 3, 4, 5 och 6 Postnr Ort Fastighetens nummer, kan vara detsamma som kostnadsstället (obligatoriskt) Du kopplar fastigheten till området som den tillhör. Om du inte vet vad området heter kan du klicka på uppslagsknappen och få upp alla områden som finns upplagda. Fastighetens namn/beteckning (obligatoriskt) Fastighetens namn/beteckning Vilken fastighetsägare/företag som fastigheten tillhör (obligatoriskt). Adresser till fastigheten. En fastighet kan ha upp till sex olika adresser. (Adress 1 är obligatoriskt). Gatunummer kan du fylla i efteråt på fastigheten. Postnummer till fastigheten (obligatoriskt). Postorten till fastigheten (obligatoriskt). "" Tips! Om du inte har lagt upp några områden när du lägger upp dina fastigheter kan du klicka på knappen med tre punkter och därefter högerklicka för att lägga upp nya områden. När du har fyllt i fälten klickar du på Spara. Det finns ytterligare fält som du kan fylla i, men detta gör du efter att du har sparat fastigheten. 37

38 Ta bort fastighet Du kan ta bort en fastighet på olika sätt. Antingen kan du klicka på ikonen Ta bort fastighet i det gula fältet till vänster eller markera den fastighet som du vill ta bort, högerklicka (kortkommando ctrl + D) och välja Ta bort. Om du ska kunna ta bort en fastighet kan du inte ha några objekt kopplade till fastigheten. Om du försöker ta bort en fastighet det finns objekt kopplade till får du upp en dialog som talar om det och du måste först gå till formuläret Hyresobjekt och ta bort objekten. Spara fastighet För att spara en fastighet som du har gjort ändringar på kan du klicka på ikonen Spara fastighet (kortkommando ctrl + S) eller gå till nästa fastighet och du får då upp en dialog där du får frågan om du vill spara ändringarna. Ändra ägare, nr etc Markera först den fastighet du vill ändra på och klicka sedan på ikonen Ändra ägare, nr etc och följande dialog visas: Klickar du OK i denna dialog så visas följande dialog: Här kan du välja att byta fastighetsägare på din fastighet och även byta fastighetsnummer på din fastighet. I fältet Ny ägare väljer du den nya fastighetsägaren som fastigheten ska tillhöra. Du måste även skriva in fr o m vilket datum den nya fastighetsägaren ska börja gälla. Väljer du att kryssa i rutan Byt fastighetsnummer har du möjlighet att ange ett nytt fastighetsnummer. När du är nöjd klickar du på OK och fastigheten byter ägare och/eller fastighetsnummer och avtalsnummer. Fastigheter När du har sparat din fastighet kan du markera fastigheten och göra ytterligare inställningar. Gatunummer Du kan klicka på knappen Gatunummer och här lägga till dina gatunummer per gatuadress. För att lägga upp ett nytt gatunummer klickar du på knappen Nytt nummer. Skriv in ditt gatunummer och klicka OK för att spara. Du kan även ändra gatunummer genom att markera numret och klicka på knappen Ändra 38

39 nummer eller ta bort genom att klicka på knappen Ta bort nummer. Fastighetsuppgifter Fältförklaring Bostadsyta Lokalyta Industrilokalyta Övrig yta Total yta Momspliktig Här skriver du in hur mycket som är bostadsyta av den totala ytan i fastigheten. Här skriver du in hur mycket som är lokalyta av den totala ytan i fastigheten. Lokalytan används vid beräkning av fastighetsskatt via yta. Här skriver du in hur mycket som är industrilokalyta av den totala ytan i fastigheten. Industrilokalytan används vid beräkning av fastighetsskatt via yta. Här skriver du in hur mycket som är övrig yta av den totala ytan i fastigheten. Här räknar programmet ihop fälten bostadsyta, lokalyta, industrilokalyta och övrig yta. Om fastigheten är momspliktig kryssar du i rutan. % Om du kryssar i rutan momspliktig räknar programmet själv ut hur många procent av fastigheten som är momspliktig. Den räknar ut detta genom att titta på hur många hyresobjekt som är momsade och hur många kvm objekten är på. Förvaltare Använder relativhyra Här väljer du vilken förvaltare du har till din fastighet. Dina förvaltare lägger du upp under fliken Driftsavtal eller formulär Generella inställningar, ikonen Basuppgifter, fliken Fastighetsägare/Driftsbolag. Om du kryssar i rutan kan du använda relativhyra på fastigheten. Hyresobjekt För mer information se hjälpfilen under rubriken Relativhyror. I rutan står det hur många 1 rok, 2 rok, lokaler osv du har i fastigheten. 39

40 Värdeuppgifter Fältförklaring Taxeringsvärde (kr) Bostäder: Mark (bostäder): Summa bostäder: Lokaler: Mark (lokaler):...varav industrilokal: Summa (lokaler): Totalsumma: Här skriver du in taxeringsvärdet för alla bostäder i fastigheten. Här skriver du in taxeringsvärdet för marken till bostäderna. Här räknar programmet själv fram det totala taxeringsvärdet för bostäder. Här skriver du in taxeringsvärdet för alla lokaler i fastigheten. Används för att räkna ut fastighetsskatten. Här skriver du in taxeringsvärdet för marken till lokalerna. Används för att räkna ut fastighetsskatten. Här skriver du in taxeringsvärdet för den del som är industrilokal av totala lokalers taxeringsvärde. Används för att räkna ut fastighetsskatten. Här räknar programmet själv fram det totala taxeringsvärdet för lokaler. Här räknar programmet själv fram det totala taxeringsvärdet för både bostäder och lokaler. Marknadsvärde Här skriver du in marknadsvärdet på fastigheten. Uppgifterna används i lånemodulen. Res.enhet/kst Kostn.bärare Använd begrepp från fastighetsägare Här anger du resultatenhet/kostnadsställe som du vill ha på fastigheten. Här anger du kostnadsbärare som du vill ha på fastigheten. Obs! Kostnadsbärare kan inte användas om du har angivit Hogia Art som ekonomisystem under Basuppgifter/Förvalda bokf.kto/koppling. Bolagets nummer, bankgiro och plusgiro hämtas från uppgifterna på fastighetsägaren under Basuppgifter. 40

41 Använd andra begrepp Du väljer här om du vill använda ett annat bankgiro och/eller plusgiro än det som finns på fastighetsägaren. Klicka sedan på knappen Spara. Projekthantering... Om du i Basuppgifter, fliken Avisering har markerat att du vill använda projekt på aviseringsjournalen kommer knappen Projekthantering... vara aktiv, annars inte. Markera det/de objekt som du vill använda projekthantering på. Om du vill markera alla eller avmarkera alla i en fastighet, kryssar du i rutan längst ner i dialogen. När du aviserar nästa gång och skriver ut en aviseringsjournal kommer den att redovisas per projekt (objekt). Obs! Projektnumret blir samma som objektsnumret. Detta kan inte ändras. Fastighetsskatt Om du vill arbeta med automatisk fastighetsskatt hittar du mer information om detta i hjälpfilen. Driftsavtal Område Lägg upp de olika områden du kan ha vid förvaltning av fastigheten, t ex elektriker, rörläggare, städare. För att lägga upp ett nytt område högerklickar du i fältet för område och väljer Ny post (kortkommando ctrl + N). Skriv in området och klicka OK. Om du istället markerar ett område och högerklickar får du möjlighet att välja Ändra eller Ta bort. Kontakt Om du markerar ett område och klicka på knappen Hämta kontakt får du upp följande dialog: Antingen kan du välja en redan upplagd kontakt i listan genom att klicka på knappen med trekanten eller 41

42 så klickar du på Ny kontakt. Ny kontakt Om du klickar på Ny kontakt visas följande dialog: Här får du möjlighet att lägga upp en kontakt med adressuppgifter, organisationsnummer, telefonnummer mm. Klicka på Spara när du har fyllt i de uppgifter du vill. Du kan i fältet Kommentar skriva in något som är bra att veta t ex öppettider, jour. Ändra Klickar du på knappen Ändra visas samma dialog som ovan. Här kan du ändra till en annan kontakt eller så kan du trycka på Ändra och då kan du ändra uppgifterna på kontakten. Koppla bort Klickar du på knappen Koppla bort tar du bort kontakten för det området på den fastigheten, men kontakten finns fortfarande kvar och kan väljas på ett annat område eller på en annan fastighet. Anteckningar Här kan du skriva in information som kan vara bra att ha tillgänglig. Antingen kan du ställa markören i det vita fältet och skriva och sedan klicka på Spara fastighet i det gula fältet till vänster, eller så kan du högerklicka och välja Visa texteditor. Då har du möjlighet att välja typsnitt, storlek, fet, kursiv mm. Fria fält Under fliken Fria fält kan du själv välja att spara information du vill ha på din fastighet. Du kryssar i det fria 42

43 fältet du vill använda och kan sedan skriva i fältet. Du kan även ändra rubriken från t ex Fritt fält 1 till det du vill ha. Du ändrar genom att högerklicka på rubriken och välja Byt namn och klicka OK. Skriv ut Om du högerklickar på någon av fastigheterna kan du välja Skriv ut och du får upp en lista på skärmen på alla dina fastigheter, vilket bolag fastigheten tillhör och vilket bolagsnummer fastigheten har. Du kan sedan välja att skriva ut denna lista genom att klicka på Skriv ut. Information Om du väljer att högerklicka på fastigheten och sedan väljer Information visas en dialog som talar om vem som har skapat fastigheten. Hyresobjekt Skapa nytt hyresobjekt Det finns flera olika sätt att skapa ett nytt objekt. Antingen högerklickar du i det vita fältet till höger och väljer Skapa nytt hyresobjekt (kortkommando ctrl + N) eller så klickar du på ikonen Skapa nytt hyresobjekt i det gula fältet till vänster. Följande dialog visas. Obs! Kontrollera att du valt rätt fastighet innan du väljer att skapa nytt hyresobjekt. Du väljer fastighet högst upp på formuläret genom att klicka på knappen med den svarta trekanten. Fältförklaring Hyresobjektnamn Adress Nr Extra Kategori Objekttyp Hyresobjektets nummer, kan vara en kombination av fastighetsnummer och ett löpnummer (obligatoriskt). Max 8 tecken. Välj vilken adress som ska finnas på objektet (hämtar informationen från fastigheten, obligatoriskt). Gatunummer (hämtar informationen från fastigheten). Här kan du skriva vad som helst men inte mer än 15 tecken. Välj vilken kategori det är (hämtar informationen från menyn Register, Hyresobjektkategori, obligatoriskt). Välj vilken objekttyp det är, (hämtar informationen från menyn Register, Hyresobjektkategori, obligatoriskt). 43

44 Våning Storlek (m2) Objektshyra Hyran avser Skapa kopior Skriv in vilken våning hyresobjektet ligger på. Om du vill att de ska stå t ex 3 tr så måste du skriva in det på det sättet. Fältet är bara aktivt om du har valt en kategori som är av typen bostad/lokal (anger du under menyn Register på kategorin). Här skriver du in hur många kvm hyresobjektet är på (obligatoriskt om du har markerat det på kategorin). Här skriver du in årshyran för hyresobjektet (obligatoriskt). Här ställer du in om hyran du har skrivit in baserar sig på 12 månader eller något annat t ex 10 månader (vanligt för studentbostäder). Om du kryssar i denna ruta och skriver i ett antal t ex 2 i fältet efter, kommer det att skapas ytterligare två hyresobjekt med samma uppgifter men med andra hyresobjektsnummer. Se rubriken Skapa kopior på hyresobjekt för mer information. När du har fyllt i fälten klickar du på Spara. Det finns ytterligare information som du kan fylla i, men det gör du efter att du har skapat hyresobjektet. Se nedan under rubriken Hyresobjekt. Om du väljer en objektkategori som är momsad kan du få upp följande dialog: Du måste då klicka OK och avbryta dialogen för Skapa nytt hyresobjekt och gå till Basuppgifter och på din fastighetsägare ändra till momspliktig. Ta bort hyresobjekt Du kan ta bort ett hyresobjekt på olika sätt. Antingen kan du klicka på ikonen Ta bort hyresobjekt (kortkommando ctrl + D) i det gula fältet till vänster eller markera det hyresobjektet du vill ta bort och högerklicka. För att du ska kunna ta bort ett hyresobjekt får det inte ingå i ett avtal eller komma att ingå i ett avtal. Om du ändå försöker att ta bort ett hyresobjekt som ingår i ett avtal får du upp följande dialog: Du kan däremot ta bort ett hyresobjekt som har ingått i ett avtal, där t o m datumet på avtalet är passerat. Hyresobjektet blir då osynligt. Det finns kvar för att kunna få historiken men du ser det inte. Spara hyresobjekt För att spara ett hyresobjekt som du har gjort ändringar på kan du klicka på ikonen Spara hyresobjekt (kortkommando ctrl + S) eller gå till nästa hyresobjekt och du får då upp en dialog där du får frågan om du vill spara ändringarna. Andra uthyrbara objekt Om du vill arbeta med andra uthyrbara objekt så hittar du mer information om detta i hjälpfilen. 44

45 Nyckelhantering När du klickar på ikonen Nyckelhantering visas följande dialog: Här kan du lägga upp de nycklar du har till ditt objekt. När du högerklickar i fältet kan du välja följande: Skapa ny, Ändra, Ta bort och Anteckning. Skapa ny Om du högerklickar och väljer Skapa ny visas följande dialog: Här måste du ange ett Nyckelnummer, men resten av fälten är frivilliga. Du kan i fältet Leverantör skriva in t ex Assa om det är de som gör dina nycklar. I fältet Egen benämning kan du skriva vad du vill. Om en nyckel du har är försvunnen/borttappad, kan du kryssa för detta alternativ för information. När du har fyllt i de fält du vill klickar du på OK för att spara. Ändra Om du väljer att högerklicka på en befintlig nyckel kan du välja Ändra och samma dialog som ovan visas. Här gör du de ändringar som du vill göra och klickar sedan på OK för att spara. Ta bort Väljer du att högerklicka på en befintlig nyckel och väljer Ta bort så kan du få upp följande dialog: Om du svarar Ja på frågan så tas nyckeln bort även om den är utlämnad till en hyresgäst. Väljer du att svara Nej så ligger nyckeln kvar. Om nyckeln inte är utlämnad kommer den att försvinna. Visa Anteckning Om du högerklickar på en nyckel och väljer Visa Anteckning så kan du se den anteckning som gjordes i 45

46 samband med att nyckel lämnades ut. Du kan inte skriva något i fältet. Utlämning av nycklar görs från avtalet. Hyresobjekt Det finns fält som du kan fylla i efter att du har sparat ditt hyresobjekt. Markera hyresobjektet och till höger kan du sedan fylla i fälten. I fältet Lghnr kan du skriva in lägenhetsnummer om du har ett annat än hyresobjektsnumret. Detta är ett informationsfält och används inte i programmet. Om du högerklickar på ett hyresobjekt kan du Skapa nytt hyresobjekt, Spara hyresobjekt, Ta bort hyresobjekt, Skapa kopior på hyresobjekt, Göra hyresobjekt inaktuellt, Skriv ut och Information. Skapa kopior på hyresobjekt Om du högerklickar på ett hyresobjekt och väljer Skapa kopior på hyresobjekt får du upp en dialog där du skriver in hur många kopior som du vill skapa och klickar OK. Om du svarar Ja får du möjlighet att välja nummerserie på ditt/dina nya objekt som skapas. Detta gäller om du har fastighetsnumret som första siffror i objektsnumret. Annars går det inte att välja. Om du svarar Nej kommer programmet att ta det sista inmatade hyresobjektsnumret på fastigheten och höja med 1. Gör hyresobjekt inaktuellt... Högerklickar du på ett hyresobjekt och väljer Gör hyresobjekt inaktuellt... visas följande dialog: Väljer du att svara Ja kommer en dialog upp där den föreslår datum för när det är inaktuellt. Klicka OK i dialogen och ditt hyresobjekt blir inaktuellt. Om objektet är uthyrt kan du inte göra det inaktuellt. Skriv ut Om du högerklickar på något av hyresobjekten kan du välja Skriv ut och du får då upp en lista på skärmen på alla dina hyresobjekt i fastigheten. Du kan sedan välja att skriva ut listan genom att klicka på Skriv ut. Information Om du väljer att högerklicka på hyresobjektet och väljer Information (kortkommando ctrl + I) visas en dialog som talar om vem som har skapat hyresobjektet. Hyresgäster Skapa ny hyresgäst Det finns flera olika sätt att skapa en ny hyresgäst på. Antingen högerklickar du i det vita fältet till höger och väljer Skapa ny hyresgäst (kortkommando ctrl + N) eller så klickar du på ikonen Skapa ny hyres- 46

47 gäst i det gula fältet till vänster. Följande dialog visas: Obs! Tänk på att samtliga gula fält måste fyllas i för att du ska kunna spara. Fältförklaring Privatperson Förnamn Efternamn c/o Personnummer Adress Postnr Ort Land Telefon bostad Telefon arbete Telefax Mobil E-post Betalningssätt Momspliktig Debiteras dröjsmålsränta Hyresgästens förnamn (obligatoriskt). Hyresgästens efternamn (obligatoriskt). c/o adress Hyresgästens personnummer (10 siffror). Rödmarkeras om det är fel kontrollsiffra på personnumret. Gatuadressen. Kan fyllas i om det är en annan adress än objektets eller om hyresgästen är sökande. Postnummer. Kan fyllas i om det är ett annat postnummer än objektets eller om hyresgästen är sökande. Postorten. Kan fyllas i om det är en annan ort än objektets eller om hyresgästen är sökande. Landet som adressen tillhör. Telefonnummer bostad Telefonnummer arbete Telefaxnummer Mobilnummer E-postadress Välj det betalningssätt du vill ha på hyresgästen. Programmet föreslår det betalningssätt du valde senast du lade upp en ny hyresgäst. Markera här om hyresgästen är momspliktig. Markera här om hyresgästen ska debiteras med dröjsmålsränta. Fältförklaring Företag 47

48 Företag c/o Org-nummer Attention Adress Postnr Ort Land Telefon växel Telefon direkt Telefax Mobil E-post Betalningssätt Momspliktig Debiteras dröjsmålsränta Företagsnamn (obligatoriskt) c/o adress Organistationsnummer Namn till person Gatuadress. Kan fyllas i om det är en annan adress än objektets eller om hyresgästen är sökande. Postnummer. Kan fyllas i om det är ett annat postnummer än objektets eller om hyresgästen är sökande. Postorten. Kan fyllas i om det är en annan ort än objektets eller om hyresgästen är sökande. Landet som adressen tillhör. Telefonnummer till växeln Telefonnummer direkt till person som står som attention. Telefaxnummer Mobilnummer E-postadress Välj det betalningssätt du vill ha på hyresgästen. Programmet föreslår det betalningssätt du valde senast du lade upp en ny hyresgäst. Markera här om hyresgästen är momspliktig Markera här om hyresgästen ska debiteras med dröjsmålsränta. Fyll i fälten och klicka sedan på Spara. Fortsätt med nästa om du har fler. Betalningssätt Här kan du se vilka olika betalningssätt som du kan välja mellan. Plusgiro Plusgiro OCR Bankgiro Bankgiro OCR Manuell inbetalning Autogiro Internet Postens ebrev Plusgiro, vanlig blankett Plusgiro, OCR-blankett Bankgiro, vanlig blankett Bankgiro, OCR-blankett Används vid kontant betalning. Innebär att pengarna kommer att dras med automatik från hyresgästens bankkonto. Du går in under knappen Betalning via autogiro... och gör vissa inställningar. Se dokument på vår hemsida eller titta i hjälpfilen. Innebär att du sänder din hyresavi i ett pdf-format via en e-postadress till hyresgästen. Avierna skrivs inte ut. För att du ska kunna använda Internet som betalningssätt måste du ha gjort vissa inställningar under Basuppgifter, Avisering. Innebär att du skapar avierna på en fil som du sedan skickar till Posten som skriver ut och skickar avierna åt dig. För att kunna använda Postens ebrev som betalningssätt måste du har gjort vissa inställningar under formulär Generella inställningar, Utskriftsinställningar och fliken Betalningssätt. 48

49 Vissa uppgifter fyller du i efter att du har sparat hyresgästen, t ex om hyresgästen är sökande och dess önskemål samt om hyresgästen har andra adresser. Betalning via autogiro... Om du har valt Autogiro som betalningssätt och sedan klickar på knappen Betalning via autogiro... visas följande dialog: Fältförklaring Betalarnummer Bank Konto Clearingnr Summan kommer att dras den varje månad. Sekelsiffra Är det nummer som hyresgästen får som betalarnummer hos Banken. Du kan inte bestämma detta nummer utan programmet sätter det. Här väljer du vilken bank hyresgästen har. Det finns sex att välja på eller så kan du själv skriva in bankens namn om den saknas. Här skriver du in hyresgästens bankkontonummer. Här skriver du in hyresgästens clearingnummer. Cleraringnumret ska alltid vara 4 siffror. Här skriver du in det datum som pengarna ska dras från kontot, t ex 30. "" Tips! Du kan ange den 31:e så dras alltid pengarna den sista i månaden, även om det bara är 30 dagar i månaden. Här väljer du en sekelskiftessiffra. Person-/organisationsnummer måste kompletteras med sekelsiffra i det, för ändamålet, särskilda fältet. Om det är ett organisationsnummer ska du välja [00], annars [18] för personer födda på 1800-talet, [19] för personer födda på 1900-talet och [20] för personer födda på 2000-talet. Om du har en hyresgäst där autogirot ska upphöra, t ex vid avflyttning, måste du gå in och makulera hyresgästens medgivande. Det gör du genom att gå till hyresgästen och klicka på knappen Betalning via autogiro... Här klickar du sedan på knappen Makulering av medgivande. Makuleringen kommer med i din nästa medgivandefil som du skapar och autogirot kommer att avslutas. Spara hyresgäst För att spara en hyresgäst som du har gjort ändringar på kan du klicka på ikonen Spara hyresgäst (kortkommando ctrl + S) eller gå till nästa hyresgäst och du får då upp en dialog där du får frågan om du vill spara ändringarna. Ta bort hyresgäst Du kan ta bort en hyresgäst på olika sätt. Antingen kan du klicka på ikonen Ta bort hyresgäst (kortkommando ctrl + D) i det gula fältet till vänster eller markera den hyresgäst du vill ta bort och sedan högerklicka. För att du ska kunna ta bort en hyresgäst kan du inte ha några avtal kopplade till hyresgästen. Om du 49

50 ändå försöker att ta bort en hyresgäst som är kopplad till ett avtal får du upp följande dialog: Visa dokument Om du trycker på ikonen Visa dokument visas följande på skärmen: Här ser du alla dokument som har skapats på hyresgästen. Vill du t ex bara se avierna väljer du att ändra till avier under fältet Visa. För att påminnelser, krav och brev ska sparas och visas här måste du ange en sökväg där du vill spara dina dokument och kryssa i att du vill spara Påminnelser, Krav och Brev. Detta gör du under formulär Generella inställningar, ikonen Basuppgifter och fliken Basuppgifter. Vill du sedan titta på en annan hyresgäst söker du upp den genom att skriva in namnet eller del av namnet i fältet och tryck enter för att starta sökningen. Har du fler som matchar måste du klicka på knappen med den svarta trekanten för att visa en lista på dem som stämmer in på ditt urval. Väljer du att högerklicka på ett dokument kan du välja att Visa dokument, Ta bort dokument, Skriv ut dokument eller Visa i listform. Du kan inte välja att ta bort en avi p g a att reskontran då kommer att misstämma. Visa hyresgäster Om du markerar en hyresgäst efter att du har skapat den så kan du göra ytterligare inställningar. Kryssrutan Sökande är till för dem som söker lägenhet. Om du väljer att kryssa i sökande kan du sedan gå in under knappen Önskemål av hyresobjekt... och här ställer du in vad det är hyresgästen söker. Se rubriken Sökande. I rutan Aktuella och tidigare avtal ser du alla avtal som hyresgästen har haft och har, du ser även under vilken period. Om du väljer att högerklicka på ett avtal får du upp en meny där du kan välja Visa avtal. Gör du det kommer du automatiskt till formulär Avtal och hamnar på just det avtal som du högerklickade på. 50

51 Adresshantering Om du väljer att klicka på knappen Adresshantering visas följande dialog: Här finns sex olika adresstyper. Adresstyperna är: Postadress Aviseringsadress Temporär (enstaka) Temporär (återkommande) Adress efter avflyttning Adress före inflyttning Är hyresobjektets adress om du har skapat ett avtal på hyresgästen eller den adress du har lagt in på hyresgästen. Är avtalets aviseringsadress. Kan vara en annan än hyresobjektets. Är en adress som du kan lägga upp som bara förekommer en gång. Är en adress som du kan lägga upp som kan återkomma flera gånger, t ex om du vill ha dina hyresavier till din sommarstuga under juli och augusti. Är den adress som hyresgästen får efter att ha flyttat ut ur lägenheten. Är den adress som hyresgästen har innan inflyttning i lägenheten. Om du väljer att högerklicka i det vita fältet får du upp en meny där du väljer Ny adress. I dialogen som kommer upp väljer du först vad det är för adress som du ska lägga upp. Om du väljer Temporär (enstaka), Temporär (återkommande), Adress efter avflyttning eller Adress före inflyttning får du förutom adress, postnr och ort mm möjlighet att fylla i fr om datum och t o m datum. När du sedan aviserar kommer programmet att hämtas upp rätt adress på hyresavierna. Obs! Datumet som du anger hänvisar till när du aviserar, alltså inte till den period som du ska avisera. T ex, ska du avisera för perioden oktober t o m december i september månad så måste du ange fr o m dag du aviserar. Du kan inte ange för då kommer programmet inte att hämta adressen. 51

52 Sökande Om du kryssar i rutan sökande kommer knappen Önskemål av hyresobjekt fram. Klicka på knappen Önskemål av hyresobjekt... och följande dialog visas. Programmet hämtar själv upp hyresgästen som du står på. Klicka sedan på knappen Nytt önskemål för att skapa ett nytt önskemål. Du kan ha flera önskemål på samma hyresgäst. Ligger kvar t.o.m Objektkategori Område Min. storlek Max. storlek Min. hyra Max. hyra Min. antal rum Max. antal rum Här kan du fylla i till vilket datum önskemålet gäller om det har ett t o m datum. Här kan du välja en kategori. Här kan du välja ett område. Här kan du skriva in minimum storlek. Här kan du skriva in maximum storlek. Här kan du skriva in minimum hyra. Här kan du skriva in maximum hyra. Här väljer du mellan de objekttyper som du har. Här väljer du mellan de objekttyper som du har. För att spara dina önskemål klickar du på knappen Spara önskemål. För att ta bort ett önskemål som är fel eller inte ska ligga kvar så måste du först se till att du står på rätt önskemål när du väljer att klicka på knappen Ta bort önskemål. Du kan även klicka på knappen Sök lediga objekt och du får då fram de objekt som passar in på önskemålet. Om du högerklickar på ett hyresobjekt under Passande objekt kan du välja om du vill Visa hyresobjekt eller om du vill Skicka erbjudande. Väljer du Visa hyresobjekt kommer programmet att hoppa till hyresobjektet. Anteckningar Här kan du skriva in information som kan vara bra att ha tillgänglig. Antingen kan du ställa markören i det vita fältet och skriva eller högerklicka och välja Visa texteditor. Då har du även möjlighet att välja typsnitt, storlek, fet, kursiv mm. Koppla hyresgäst till avtal Om du markerar en hyresgäst och högerklickar får du upp en meny där du kan välja Koppla hyresgäst till avtal. Du får då upp dialogen för Skapa nytt avtal. Se Skapa avtal för vidare instruktioner. Sätt/Visa varningsflagga för hyresgäst Om du markerar en hyresgäst och högerklickar får du upp en meny där du kan välja Sätt/Visa varnings- 52

53 flagga för hyresgäst. Du får då upp en anteckningsdialog där du kan skriva in något viktigt på hyresgästen. Du kan sedan, t ex i reskontran, få upp en varning på hyresgästen. Visa kontraktsförslag Om du markerar en hyresgäst och högerklickar får du upp en meny där du kan välja Visa kontraktsförslag. Detta alternativ är bara aktivt om du har sparat ett kontraktsförslag på hyresgästen. Du ser om det finns ett kontraktsförslag på hyresgästen genom att det står Finns i kolumnen Kontraktsförslag. Ta bort kontraktsförslag Om du markerar en hyresgäst och högerklickar får du upp en meny där du kan välja Ta bort kontraktsförslag. Detta alternativ är bara aktivt om du har sparat ett kontraktsförslag på hyresgästen. Erbjuden hyresobjekt Om du markerar en hyresgäst som du har skickat erbjudande till om ett hyresobjekt kan du välja Erbjuden hyresobjekt. Detta alternativ är bara aktivt om du har skapat ett erbjudande till hyresgästen på ett hyresobjekt. För att du ska kunna titta på de erbjudanden som du har skickat till din/dina hyresgäster behöver du ställa in under Basuppgifter, Basuppgifter att du ska spara breven och var du vill spara dem. Kreditupplysning Om du högerklickar på en hyresgäst och väljer Kreditupplysning så startar hemsidan för ditt kreditupplysningsföretag om du under Basuppgifter, Fastighetsägare har skrivit in ditt kundnummer och lösenord och adressen till ditt kreditupplysningsföretag. Om du inte har angivit kundnummer och lösenord mm under Basuppgifter får du upp dialogen och kan fylla i det och klicka OK för att spara. Skriv ut Om du väljer att högerklicka på någon av hyresgästerna så kan du välja Skriv ut och du får då upp en lista på skärmen på alla dina hyresgäster. Du kan sedan välja att skriva ut denna lista genom att klicka på Skriv ut. Information Om du väljer att högerklicka på hyresgästen och väljer Information (kortkommando ctrl + I) visas en dialog som talar om vem som har skapat hyresgästen. 53

54 Avtal Skapa nytt avtal Om du väljer att klicka på ikonen Skapa avtal i menylistan eller om du har högerklickat på din hyresgäst och valt Koppla hyresgäst till avtal får du upp följande dialog: Fältförklaring Fastighet Hyresobjekt Hyresgäst 1 Uppslagsknappen (knapp med tre punkter) Här väljer du en av dina fastigheter. Här ser du alla hyresobjekt till den fastighet som du har valt. Skriv in förnamn alternativt efternamn på hyresgästen och tryck Enter för att få fram din hyresgäst. Skulle det vara så att du har flera hyresgäster som heter samma måste du klicka på knappen med den lilla svarta trekanten på och du får då upp en lista på alla hyresgäster som t ex heter Johan. Om du trycker på uppslagsknappen kan du skapa ny hyresgäst från dialogen. Fyll i de uppgifter du vill och klicka sedan på OK och OK igen för att den ska lägga sig som Hyresgäst 1. Hyregäst 2 Medboende/sambo. Fungerar på samma sätt som Hyresgäst 1. Avtalsinformation Avtalsnummer Fr o m T o m Uppsägningstid Förlängning Aviseringssätt Objekthyra Avtalets nummer. Består av fastighetsnummer + ett löpnummer på tre siffror. Du kan ändra det om du vill. Max åtta tecken. Datum avtalet börjar gälla. Datum avtalet slutar gälla. Vilken uppsägningstid hyresgästen har. Finns olika alternativ att välja på. Under menyn Register, Uppsägningstider kan du lägga upp egna uppsägningstider. Hur lång tid avtalet ska förlängas om det inte är uppsagt. Finns olika alternativ att välja på. Under menyn Register, Förlängningstider kan du lägga upp egna förlängningstider. Vilket sätt som hyresgästen ska aviseras på, månad, kvartal, halvår eller år. Hämtar upp hyresobjektets hyra, men du har möjlighet att ändra till vad du vill. 54

55 I rutan Avimottagare står hyresgästens namn, adress och telefonnummer. Om du vill ändra gör du detta genom att klicka på knappen Annan avimottagare... Du får då möjlighet att välja en annan person som finns upplagd i hyresgästregistret eller lägga upp en ny. "" "" "" Tips! Om du har ett avtal med t o m datum och det är förlängning på detta avtal så måste du idag ange det t o m datum som gäller idag efter förlängningen. Om du har 36 månaders förlängning så skulle detta avtal ha ett t o m datum som är Tips! Om du har sagt upp ett avtal per , men den nya hyresgästen kan flytta in redan och då skriver du som fr o m datum på avtalet. När du sparar avtalet kommer programmet att fråga om du vill ändra t o m datumet på det gamla avtalet till Svarar du Ja ändrar programmet, svarar du Nej kommer det inte att skapas något avtal. Tips! Om du har ett avtal med kvartal som aviseringssätt och som börjar gälla mitt i ett kvartal så kan du ändå avisera den per kvartal, men det är viktigt att du markerar alla månader i kvartalet för att det ska kunna skapas en avi. Programmet känner sjäv av att det är bara 2/3 av kvartalshyran som ska aviseras. Tillägg/avdrag Hyresobjekt Under fliken Tillägg/avdrag Hyresobjekt ser du vilka tillägg/avdrag som finns upplagda på hyresobjektet. Detta är information till den som lägger upp avtalet. Uppräkning hyresobjekt Under fliken Uppräkning hyresobjekt bestämmer du hur hyreshöjningen ska gå till på gällande avtal. Klicka på knappen Ange uppräkning... och välj mellan fem olika uppräkningssätt: Manuellt utförd hyreshöjning Indexbaserat år Procentuell höjning varje år Fördefinierad procentuell höjning varje år Indexbaserat kvartal Då utför du din hyreshöjning under Hyresjusteringar. Hyreshöjning sker med hjälp av KPI, se nedan för mer information. Hyreshöjning sker med ett visst bestämt procenttal varje år. Se nedan för mer information. Hyreshöjning sker med en procentsats varje år. Den kan vara olika varje år. Se nedan för mer information. Hyreshöjning sker med hjälp av KPI, se nedan för mer information. Indexbaserat år Om du väljer indexbaserat år måste du fylla i vissa uppgifter. Bashyra Bastal Belopp innan indexhöjning har skett. Du väljer år och bastal från listan över bastal. Saknas ett bastal lägger du upp det under formuläret Hyresjusteringar, fliken Bastal & Uppräkningar och knappen Visa bastal. 55

56 Procentuttag Skillnaden måste vara minst enheter Använd avrundning till heltal Ändring sker varje år: Hur stor procent av höjning som ska räknas med. Det vanligaste är att du har 0 eller 3 enheter, men du kan ställa in ett värde mellan 0 och 5. Om du kryssar i Använd avrundning till heltal avrundas procenttalet till heltal annars räknar programmet med det antal decimaler du har ställt in under formulär Hyresjusteringar, fliken Bastal & Uppräkningar och knappen Visa bastal. Här skriver du in när ändringen ska genomföras, månad och dag, t ex med början: Här skriver du in fr o m vilket datum indexhöjningen ska börja gälla; år, månad och dag, t ex Klicka OK för att spara dina inställningar. Procentuell höjning varje år Om du väljer Procentuell höjning varje år måste du lägga in vissa uppgifter. Höj hyran med x procent/år Ändring sker varje år... Skriv in med vilken procentsats som den ska höjas. Här skriver du in när ändringen ska genomföras; månad och dag, t ex med början Här skriver du in fr o m vilket datum ändringen ska börja gälla; år, månad och dag, t ex Klicka OK för att spara inställningarna. Den procentuella höjningen sker varje gång du klickar på knappen Procentuell uppräkning som finns under Hyresjusteringar. Fördefinierad procentuell höjning varje år Om du väljer Fördefinierad procentuell höjning varje år måste du lägga in vissa uppgifter. 56

57 Om du klickar på knappen Lägg till får du upp följande dialog. I denna dialog väljer du först om det är en höjning eller en sänkning. Sedan skriver du in för vilket år det gäller och hur stor procent som ska användas. I fältet kommentar kan du skriva information som kan vara bra att veta. Om du vill lägga upp flera år, klicka på Lägg till och gör samma som ovan. När du har fyllt i alla uppgifter klickar du på OK för att spara dina uppgifter. Indexbaserat kvartal Om du väljer indexbaserat år måste du fylla i vissa uppgifter. Bashyra: Bastal: Procentuttag: Skillnaden måste vara minst enheter. Använd avrundning till heltal Ändring sker varje kvartal med början: Belopp innan indexhöjning har skett. Du väljer år och bastal från listan över bastal. Saknas ett bastal lägger du upp det under formuläret Hyresjusteringar, fliken Bastal & Uppräkningar och knappen Visa bastal. Hur stor procent av höjning som ska räknas med. Det vanligaste är att du har 0 eller 3 enheter, men du kan ställa in ett värde mellan 0 och 5. Om du kryssar i Använd avrundning till heltal avrundas procenttalet till heltal, annars räknar programmet med det antal decimaler du har ställt in under formulär Hyresjusteringar, fliken Bastal & Uppräkningar och knappen Visa bastal. Här skriver du in fr o m vilket datum indexhöjningen ska börja gälla; år, månad och dag, t ex Klicka OK för att spara dina inställningar. 57

58 Uppsägning Om du klickar på ikonen Uppsägning får du fram följande dialog: Obs! Om avtalet aldrig har aviserats får du upp en dialog där du får välja om du vill ta bort avtalet eller säga upp det. Programmet föreslår alltid att avtalet som visas på skärmen ska sägas upp. Om du vill säga upp ett annat avtal kan du klicka på knappen Sök avtal... och söka upp det avtal du vill säga upp. Skriv in uppsägningsdatum och programmet räknar själv fram avflyttningsdatum och t o m avidatum. Programmet känner av hur lång uppsägningstiden är och föreslår alltid den siste i månaden. Du kan alltid ändra detta till det datum du vill ha istället. Om du har aviserat en hyresgäst efter avflyttningsdatum måste du backa avierna. Du kan backa avierna genom att högerklicka på avin och sedan välja backa avi. Du kan även backa avier från formulär Reskontra/ Inbetalningar och ikonen Manuella inbetalningar. Om du har avier som ligger efter uppsägningstiden får du upp följande dialog när du väljer att trycka på Fortsätt Svarar du Ja får du möjlighet att backa avin. Men väljer du att svara Nej så kan du gå vidare och säga upp avtalet. Om du använder dig av nyckelhanteringen kan du återlämna nycklar härifrån genom att högerklicka på en nyckel och välja Återlämna nyckel. Här skriver du in datumet som nyckeln återlämnades. Är det så att nyckeln inte återlämnas när uppsägningen sker så kan du senare under fliken Inaktuella debiteringsrader på avtalet välja att högerklicka för att återlämna nycklarna. "" Tips! Om du har sagt upp ett avtal per , men den nya hyresgästen kan flytta in redan och då skriver du som fr o m datum på avtalet. När du sparar avtalet kommer programmet att fråga om du vill ändra t o m datumet på det gamla avtalet till Svarar du Ja ändrar programmet, svarar du Nej kommer det inte att skapas något avtal. 58

59 När du är klar på denna sida klickar du på Fortsätt och följande dialog visas: Här får du välja om du vill att hyresobjektet ska visas som ledigt eller om du med en gång vill skapa ett nytt avtal med en ny hyresgäst på hyresobjektet. Om du väljer att visa objektet som ledigt, klicka på Säg upp avtal för att avtalet ska sägas upp. Du får upp en dialog där du bekräftar det som du har skrivit och svarar du Ja i dialogen sägs avtalet upp. Om du väljer att skapa nytt avtal på en annan hyresgäst väljer du Ny hyresgäst och trycker på Hyresgäst... för att välja en befintlig eller lägga upp en ny hyresgäst. Följande dialog visas: Här har du möjlighet att kopiera det tidigare avtalet med debiteringsrader och tillägg/avdrag om du svarar Ja. Om du svarar Nej kommer du till dialogen Skapa nytt avtal. Du kan även välja att skriva ut en bekräftelse på uppsägningen. Du måste först ha skapat en mall i Word i rtf-format. Kryssa i Bekräfta uppsägning med brev och välj sedan den mall du vill ha. För att hämta mallen för uppsägning klickar du på uppslagsknappen (knapp med tre punkter) och letar dig fram till det stället där du har sparat din mall. Du kan även kryssa i rutan Öppna brevet för redigering efter uppsägning och då kommer brevet att öppnas i Word och du kan förändra texten som du vill. För att skapa en mall och länka in fält som t ex hyresgästens namn, lägenhetsnummer mm så har du rapporten Fältlista för skapa brev till din hjälp. Du hittar den under knappen Skriv ut rapporter, Övrigt. Du avbryter uppsägningen genom att klicka på knappen Avbryt uppsägning. Vill du gå tillbaka till första sidan så klickar du på knappen Föregående... nere till höger i dialogen. Ångra uppsägning Om du har ett uppsagt avtal kan du på skärmen klicka på knappen Ångra uppsägning och följande dialog visas: I dialogen kan du antingen skriva in ett annat datum eller om det är så att hyresgästen har ångrat sig och ska bo kvar så tar du bort datumet och klickar på OK. Avtalet ändras till det som du har skrivit in. "" Tips! Om du ska säga upp avtalet på ett annat datum så är det bästa att ta bort datumet och sedan säga upp avtalet igen. 59

60 Spara avtal Ikonen Spara avtal (kortkommando ctrl + S) som finns i det gula fältet till vänster använder du för att spara förändringar du har gjort på avtalet. Visa befintliga kontrakt När du har sparat ett kontrakt kan du genom att klicka på ikonen Visa befintliga kontrakt välja vilket av kontrakten du vill titta på, göra förändringar på eller skriva ut. Om du klickar på ikonen Visa befintliga kontrakt innan du har skapat några kontrakt får du en dialog som talar om att det inte finns några kontrakt kopplade till avtalet. För mer information om hur du Skapar/Skriver kontrakt, se under rubriken Avtal längre fram. Ta bort bef. kontrakt När du har sparat ett kontrakt kan du genom att klicka på ikonen Ta bort bef. kontrakt välja vilket av kontrakten du vill ta bort. Om du klickar på ikonen Ta bort bef. kontrakt innan du har sparat några kontrakt får du upp en dialog som talar om att det inte finns några kontrakt kopplade till avtalet. Avtal Det är lätt att söka ett avtal. Skriv in hyresobjektets nummer eller för- eller efternamn på hyresgästen och tryck Enter för att starta sökningen. Du kan även skriva in delar av hyresobjektsnumret eller delar av hyresgästens för- eller efternamn. Om du t ex skriver in Fre och trycker enter så hämtar programmet upp den/de hyresgäster som har bokstäverna Fre i namnet. Har du bara en hyresgäst som heter Fre kommer den upp, men har du flera måste du klicka på knappen med den lilla svarta trekanten och du får då upp en lista på alla som heter Fre. Samma gäller för hyresobjekten. Obs! När du har skrivit in det du vill söka på måste du trycka Enter för att starta sökningen. Finns det flera som passar in på din sökning måste du trycka på knappen med den lilla svarta trekanten för att markera den som du söker. Fältförklaring Hyresobjekt O/A Deb. kod Hyresobjektets nummer. Om hyresobjektets nummer är indraget betyder det att det är ett tillägg/avdrag på avtalet. Står det O i fältet betyder det att tillägget/avdraget är kopplat till hyresobjektet, men står det ett A är tillägget/avdraget kopplat till avtalet. Vilken debiteringskod som används. 60

61 Text T Fr o m T o m Belopp Belopperiod AF U Moms Den texten som du har låtit hämta från debiteringkoden eller den text som du själv har angivit. Står det ett T i fältet betyder det att det finns en extra text som kommer att skrivas ut på avin. Fr o m vilket datum som debiteringsraden gäller. T o m vilket datum som debiteringsraden gäller. Står det - - betyder det att det gäller tillsvidare. Vilket belopp som aviseras. Här står hur beloppet är definierat t ex kr/år, kr/månad mm. AF betyder aviseringsfria månader. Här står det ett T om du på avtalet har angivit en eller flera aviseringsfria månader. Under fliken Avtalsuppgifter och under fälten Uppsägningstid, Förlängningstid ser du vilken/vilka månader som är aviseringsfria. För mer information om hur du lägger upp aviseringsfria månader se rubriken Aviseringsfria månader. I fältet visas vilken uppräkning som du använder på debiteringsraden. M - Manuell uppräkning, IÅ - Indexbaserat år, P - Procenthöjning varje år, F - Fördefinierad procentuell höjning och IK - Indexbaserat kvartal. Om debiteringsraden är momsad står det Ja, annars Nej. Om du väljer att högerklicka på ett avtals debiteringsrad, tillägg eller avdrag kan du göra diverse val. Se nedan för förklaring av de olika valen. Ny debiteringsrad Genom att högerklicka på avtalet och välja Ny debiteringsrad kan du lägga upp andra objekt som du vill samavisera t ex garage och p-plats. Följande dialog visas: Du väljer först det objekt du vill koppla samman med ditt avtal. Hyresobjektets debiteringskod hämtas med automatik. I fältet Text hämtas texten upp som finns på debiteringskoden, men du kan gå in och ändra till en annan text. I fältet Extra information kan du skriva in om det är något annat som du vill det ska stå på avin t ex p-platsens nummer. Obs! Om du ändrar texten måste du under Basuppgifter, fliken Avisering ha det inställt på Använd fältet Text debiteringsraden i avtalet. För att söka upp ditt objekt skriver du in objektsnumret eller del av objektsnumret och trycker Enter. Om du inte får upp ditt objekt måste du trycka på knappen med den lilla svarta trekanten för att välja rätt objektsnummer. Objektshyran hämtas från objektet, men du kan ändra om du vill. I fältet fr o m skriver du in datumet det ska gälla ifrån, programmet föreslår dagens datum om avtalet inte är aviserat. Men är avtalet aviserat föreslår den datum för nästa avisering. Fältet t o m fyller du bara i om debiteringsraden ska ha ett t o m datum. 61

62 Under knappen Ange uppräkning talar du om vilket uppräkningssätt debiteringsraden ska ha. Nytt tillägg på avtal (även nytt avdrag) Genom att högerklicka på avtalet och välja Nytt tillägg på avtal kan du lägga upp tillägg/avdrag. Följande dialog visas: Först väljer du om det ska vara ett Tillägg eller ett Avdrag samt den debiteringskod som ska användas. Du kan under Text skriva in det som ska stå på avin. Ange belopp och välj om det är års-, halvårs-, kvartals- eller månadsbelopp. Du skriver in ett fr o m datum och eventuellt ett t o m datum om det är något som ska gälla under en begränsad tid. Obs! Om du ändrar texten måste du under Basuppgifter, fliken Avisering ha valt Använd fältet Text debiteringsraden i avtalet. Under knappen Ange uppräkning anger du hur uppräkning av tillägget/avdraget ska ske. Obs! Om du väljer Avdrag så ska det inte vara minustecken framför beloppet. Programmet sköter det själv eftersom du har valt avdrag. Ändra debiteringsrad/tillägg Du kan ändra debiteringsrader eller tillägg/avdrag genom att högerklicka på debiteringsraden och välja Ändra debiteringsrad/tillägg. Om debiteringsraden är aviserad får du upp följande dialog: Tryck på Ja för att kunna ändra debiteringsraden/tillägget. Följande dialog visas: Gör de ändringar som ska göras och klicka sedan OK. En ny debiteringsrad har skapats och den gamla debiteringsraden har fått ett t o m datum. Obs! Det är viktigt att du har markerat debiteringsraden, tillägget/avdraget som du vill ändra/ ta bort och att även muspekaren står på debiteringsraden/tillägget/avdraget. 62

63 Ta bort debiteringsrad/tillägg För att ta bort debiteringsrad eller tillägg/avdrag högerklickar du på raden och väljer Ta bort debiteringsrad/tillägg. Följande dialog visas: Du kan bara fylla i ett t o m datum om debiteringsraden är aviserad. Programmet föreslår ett t o m datum som är samma datum som avtalet är aviserat t o m. Om debiteringsraden/tillägget/avdraget inte är aviserat försvinner raden med en gång. Spara avtal Om du väljer att Spara avtal (kortkommandot ctrl + S) sparas de uppgifter som du eventuellt har ändrat på ditt avtal. Koppla tillägg mot debiteringsrad Högerklicka på ett tillägg/avdrag och välj Koppla tillägg mot debiteringsrad. Om du har flera hyresobjekt på ett avtal kan du här välja vilket hyresobjekt som tillägget/avdraget ska tillhöra. "" Tips! Om inte tillägget/avdraget kommer med när du tar ut en aviseringsprognos eller vid avisering bör du kontrollera att tillägget/avdraget är kopplat till en gällande debiteringsrad. Ange som huvudobjekt Om du högerklickar på en debiteringsrad som tillhör ett hyresobjekt kan du välja hyresobjektet som huvudobjekt på avtalet. Visa extrainformation Högerklicka på en debiteringsrad och välj Visa extrainformation. Du får då upp en dialog där du har möjlighet att skriva in ytterligare information som du vill ska synas på avin, t ex p-platsnummer. Visa extrainformation kan du bara lägga till på en rad där det finns ett hyresobjekt, inte på ett tillägg/avdrag. Aviseringsfria månader Högerklickar du på avtalet och väljer Aviseringsfria månader visas följande dialog: Här ställer du in en eller flera aviseringsfria månader på ett enskilt avtal. Vill du däremot göra det på flera avtal i en viss fastighet så görs det från Hyresjusteringar. Kryssa i den/de månader som du vill ska vara aviseringsfria. Välj även om det är tillfälligt eller om det är årligen återkommande. 63

64 Om du markerar att en månad ska vara aviseringsfri kommer årsbeloppet att delas upp på resterande månader, t ex delas årsbeloppet på elva månader istället för tolv månader med en aviseringsfri månad. Obs! Du kan bara använda aviseringsfria månader på avtal som har aviseringssätt Månad. Debiteringsfria månader Högerklickar du på avtalet och väljer Debiteringsfria månader visas följande dialog: Här ställer du in en eller flera debiteringsfria månader på ett enskilt avtal. Kryssa i den/de månader som du vill ska vara debiteringsfria. Välj även om det är tillfälligt eller om det är årligen återkommande. Om du markerar att en månad ska vara debiteringsfri kommer årsbeloppet att delas upp på tolv månader men det kommer inte att skapas någon avi för den/de månader som är debiteringsfria. Obs! Du kan bara använda debiteringsfria månader på avtal som har aviseringssätt Månad. Visa indexuppräkning Om du högerklickar på en debiteringsrad med indexuppräkning och väljer Visa indexuppräkning visas följande dialog: I dialogen ser du hur förändringen av index har ändrat ditt avtal. Du ser även ursprungsbelopp, hur många enheter som krävs för att en förändring ska ske samt hur stort procentuttaget är. 64

65 Visa procentuppräkning Om du högerklickar på en debiteringsrad med procentuell uppräkning och väljer Visa procentuppräkning visas följande dialog: I dialogen ser du hur förändringen med procenttalet du angivit har ändrat ditt avtal. Du ser även ursprungsbelopp och hur många procent som förändringen ska ske med. Visa hyresobjekt Om du högerklickar på en debiteringsrad och väljer Visa hyresobjekt kommer du till hyresobjektet. Obs! Du måste ha muspekaren på objektet som du vill se när du högerklickar. Skapa/Skriv kontrakt Om du högerklickar på en debiteringsrad som tillhör ett hyresobjekt kan du välja alternativet Skapa/Skriv kontrakt. När du gör detta visas följande dialog: 65

66 Här väljer du ett kontrakt genom att markera kontraktet och klicka på knappen Förhandsgranska. Nu visas kontraktet: Nu kan du fylla i alla uppgifter som du vill och för att spara kontraktet klickar du på menyn Arkiv och väljer Spara som, Kontrakt. Om du vill skriva ut kontraktet väljer du menyn Arkiv, Skriv ut och sedan väljer du till skrivare eller Acrobat Reader om du vill spara det som fil för att kunna bifoga det i ett e-postmeddelande. När du har sparat kontraktet och vill titta på det eller skriva ut det igen klickar du på ikonen Visa befintliga kontrakt i det gula fältet till vänster. Om du inte väljer att spara kontraktet så måste du nästa gång du vill skriva ut kontraktet fylla i uppgifterna igen. Obs! Om du vill skapa t ex bostadskontrakt med borgensförbindelse måste du högerklicka på debiteringsraden först en gång och välja bostadskontrakt och sedan högerklicka igen för att välja borgensförbindelse. Om du vill ta bort ett kontrakt gör du det genom att klicka på ikonen Ta bort bef. kontrakt. Följande kontrakt finns: Bostadskontrakt Lokalkontrakt 2-sidigt Lokalkontrakt 4-sidigt Bilplatskontrakt Garagekontrakt Borgensförbindelse Fastighetsskatteklausul Indexklausul Kontraktsmall för bostad. Kontraktsmall för lokalkontrakt, 2 sidor. Kontraktsmall för lokalkontrakt, 4 sidor. Kontraktsmall för bilplats. Kontraktsmall för garage. Kontraktsmall för borgensförbindelse. Kontraktsmall för fastighetsskatteklausul. Kontraktsmall för indexklausul. Knappen Infoga... finns under särskilda bestämmelser på sista sidan av bostadskontrakt, lokalkontrakt, bilplats- och garagekontrakt. Under denna knapp kan du spara standardtexter som du vill använda på dina 66

67 kontrakt. När du klickar på knappen visas följande dialog: Klicka på knappen Nytt för att skapa en standardtext, skriv in namnet på din standardtext och skriv in din text i fältet Text. När du är klar klickar du på knappen Spara för att spara din text. Klicka sedan på Nytt igen om du vill skapa ytterligare standardtexter. För att välja mellan dina standartexter välj den som du vill använda och klicka på OK. Nycklar... Om du väljer att klicka på Nycklar... finns det tre alternativ: Lämna ut nycklar..., Återlämna... och Nyckelhantering. Lämna ut nycklar... Om du väljer Lämna ut nycklar... visas följande dialog: Här får du markera vilken/vilka nycklar som du lämnar ut. När du har markerat dina nycklar klickar du på OK och följande dialog visas: Här får du skriva in Utlämningsdatum och du kan även göra en anteckning om det är något som du vill göra en notering om. Du kan även kryssa i att nyckel är Beställd av hyresgästen. Klicka OK när du har fyllt i alla uppgifter som du vill. 67

68 Återlämna... Om du väljer Återlämna... får du möjlighet att lämna tillbaka enstaka eller alla. Väljer du något av alternativen visas följande dialog: Programmet föreslår dagens datum, men du kan ändra genom att skriva in ett annat datum. Klicka på OK för att spara. Återlämning av nycklar efter att avflyttningsdatumet är passerat görs under fliken Inaktuella debiteringsrader genom att högerklicka på hyresobjektet. Nyckelhantering Om du väljer Nyckelhantering så kan du bl a välja att ta bort och lägga upp nya nycklar. Se Nyckelhantering under Hyresobjekt för mer information. Uppsägning Om du högerklickar på avtalet och väljer Uppsägning kommer du till samma dialog som om du skulle ha valt att klicka på ikonen Uppsägning i menylistan. Se Uppsägning för mer information. Skriv ut avtalsbild Om du högerklickar på avtalet och väljer Skriv ut avtalsbild kommer du att få en utskrift på det som du ser på skärmen. Information Om du högerklickar på avtalet och väljer Information visas en dialog som talar om vem som har skapat debiteringsraden. Avtalsuppgifter Fältförklaring Avtalsnummer Fr o m T o m Uppsägningstid Förlängningstid Avtalets nummer. Vi rekommenderar att det är en kombination av fastighetsnumret och ett löpnummer, max 7 tecken. Avtalets fr o m datum Avtalets t o m datum Hur lång uppsägningstiden är; 1, 2, 3, 6, 9, 12 eller 24 månader. Hur länge ett avtal förlängs; tillsvidare, 3, 6, 12, 24, 36, 48, 60 månader eller 6, 7, 8, 9, 10 år. 68

69 Aviseringssätt Hur avtalet ska aviseras; månad, kvartal, halvår eller år. Om du har valt halvår eller år som aviseringssätt så finns det ett fält där du skriver datumet när avtalet ska aviseras första gången. Under fälten Uppsägningstid och Förlängningstid finns information om vilken/vilka månader som är aviseringsfria eller debiteringsfria på avtalet. Under rubriken Aktuell debitering får du veta vad hyran är för den innevarande månaden. Klickar du på uppslagsknappen kan du själv skriva in ett datum och hyran räknas ut för den månaden. Under Hyresgäst(er) visas den/de hyresgäster som finns på avtalet. Här kan du lägga in medboende/ sambo. Lägg till medboende Om du högerklickar i rutan Hyresgäst(er) och väljer Lägg till medboende, visas följande dialog: Här kan du välja att söka upp en hyresgäst som finns inlagd i ditt register eller så kan du lägga upp en ny. För att söka upp en som redan finns väljer du i fältet Välj medboende att skriva för- eller efternamn på din hyresgäst och trycka Enter. Om inte din hyresgäst visas så måste du trycka på knappen med den lilla svarta trekanten för att välja rätt hyresgäst. Vill du däremot lägga upp en ny klickar du på knappen Skapa ny... Här fyller du i de uppgifter som du har och klickar på Spara. I nästa dialog klickar du på OK för att lägga till din medboende på avtalet. Du kan få upp en dialog som frågar om adressen ska vara den samma som objektets. Här svarar du Ja om det är så att din medboende ska ha samma adress som du har på ditt hyresobjekt. Ska inte medboende ha samma adress som hyresobjektet svarar du Nej. Nu ser du att din medboende har lagts till i fältet Hyresgäst(er). Ta bort medboende Om du vill ta bort en medboende högerklickar du i fältet Hyresgäst(er) och väljer Ta bort medboende. Under Avimottagare visas vem avin kommer att gå till. Du kan genom att högerklicka välja att lägga upp Annan avimottagare... Du får då möjlighet att lägga upp en ny hyresgäst som ska ha avin eller så kan du välja en befintlig som redan ligger i hyresgästregistret. Om du högerklickar kan du även välja Adresshantering och här kan du lägga upp aviseringsadress, temporär adress mm. Anteckningar Under fliken anteckningar kan du skriva in information som kan vara bra att ha tillgänglig. Du klickar på knappen Ny och sedan skriver du in det du vill. Klicka på Spara så sparas texten i den nedre dialogrutan. För att allt ska sparas korrekt måste du även klicka på Spara avtal. 69

70 Om det finns en anteckning på avtalet syns en pratbubbla framför Anteckningar. För att ta bort en anteckning markerar du den och klickar på knappen Ta bort. Inaktuella debiteringsrader Under fliken Inaktuella debiteringsrader sparas alla debiteringrader där t o m datumet har passerats. T ex för en hyresrabatt som bara gäller april månad, kommer debiteringsraden att ligga under Inaktuella debiteringsrader fr o m maj. Om du högerklickar på en inaktuell debiteringsrad kan du välja Återlämna nycklar..., Ta bort och Information. Väljer du Återlämna nycklar... kan du välja att återlämna nycklar efter att t o m datumet är passerat. Du får då möjlighet att välja alla nycklar eller en speciell nyckel. Det visas en dialog där programmet föreslår dagens datum som återlämnad. Du kan ändra och klicka OK. Nu är nyckeln återlämnad och du kan lämna ut den till en ny hyresgäst. Om du vill ta bort inaktuella debiteringsrader högerklickar du på raden och väljer Ta bort. Om du istället högerklickar och väljer Information visas en dialog som talar om vem som har skapat debiteringsraden. Borgen/Annan säkerhet Du kan lägga upp två borgensmän eller annan säkerhet. Fältförklaring Borgensman 1 & 2 Namn Personnr Adress Postadress Telefon Kommentar Förnyas Namn på personen som gått i borgen. Personnummer på personen som gått i borgen. Adress Postnummer och ort Telefonnummer Här kan du skriva in något övrigt som du vill notera. Här kan du skriva in ett datum när borgen ska förnyas. Detta är bara ett informationsfält. Du får ingen påminnelse om det utan du får hålla koll på det själv. Fältförklaring Annan säkerhet Namn Kommentar Här skriver du in namnet på din säkerhet Här kan du skriva in övrigt som du vill notera. Efter att du har fyllt i uppgifterna måste du klicka på Spara avtal innan du kan välja att skapa en borgensförbindelse. Om du klickar på knappen Skriv ut/visa borgensförbindelse... visas borgensförbindelsen på skärmen 70

71 och du kan fylla i uppgifterna. Om du vill ta bort uppgifterna på en borgensman/annan säkerhet klickar du på knappen Ta bort Borgen/Annan säkerhet så försvinner uppgifterna under fliken. För att spara ändringen måste du klicka på ikonen Spara avtal. Uthyrning i Andrahand Ny andrahandshyresgäst För att lägga upp en ny andrahandshyresgäst högerklickar du i rutan och väljer Ny andrahandshyresgäst och följande dialog visas: Om du redan har lagt upp hyresgästen i registret så kan du skriva för- eller efternamn i fältet för Andrahandshyresgäst och trycka Enter. Om du har flera hyresgäster med samma namn måste du klicka på knappen med den lilla svarta trekanten på för att välja rätt hyresgäst. Finns inte hyresgästen upplagd klickar du på uppslagsknappen (knappen med de tre punkterna på) och du får möjlighet att lägga upp en ny hyresgäst.du måste även ange ett fr o m datum. I fältet t o m anger du ett datum om du har ett t o m datum för andrahandsuthyrningen, annars lämnar du det tomt. I fältet anteckningar kan du göra noteringar som rör andrahandshyresgästen. Klicka OK för att spara. Ändra För att ändra uppgifterna på en andrahandshyresgäst högerklickar du på hyresgästen och väljer Ändra Gör dina ändringar i dialogen och klicka på OK för att spara. Hyresgäster/Medlemmar Om du högerklickar på andrahandshyresgästen och väljer Hyresgäster/Medlemmar så hoppar du till formulär Hyresgäster. Ta bort Om du högerklickar på andrahandshyresgästen och väljer Ta bort får du en fråga om du verkligen vill ta 71

72 bort hyresgästen. Svarar du Ja försvinner hyresgästen. Avisering/Avier Under fliken Avisering/Avier aviserar du dina avtal. Du kan titta på de avier som är skapade, skriva ut avierna igen, skriva ut aviseringsjournal, skapa transaktionsfil mm. Avi Avinummer I rutan för Avinummer kan du skriva in ett avinummer och trycka enter för att få fram rätt avi. Om du inte kan avinumret går det att skriva in en del av avinumret och trycka enter och sedan klicka på den lilla trekanten. Du får då upp en lista över de avier som innehåller det numret som du skrev in. Kan du inte avinumret kan du klicka på knappen Sök för att kunna söka på t ex hyresgästens namn. Bredvid rutan avinummer står det vad avin har för status. De olika status som finns är; Aviserad, Betald, Backad, Krediterad och Delbetald. Om du klickar på knappen Visa Avi får du välja Förhandsgranska eller Spara som Acrobate Reader (pdf). Väljer du Förhandsgranska visas avin på skärmen och du kan välja att skriva ut den genom att klicka på Skriv ut. Väljer du Spara som Acrobate Reader (pdf) får du upp en dialog där du kan välja att spara avin som en fil. Denna fil kan du sedan t ex e-posta till din hyresgäst. Obs! Om du får symboler längst ner till höger på inbetalningskortet så måste du aktivera typsnittet WorkOffice ocr-b. Detta gör du genom att gå till Kontrollpanelen, Teckensnitt och dubbelklicka på typsnittet WorkOffice ocr-b och skriva ut. Stäng sedan ner dialogerna och gå ur Kontrollpanelen. Information om vilken period avin gäller för finns under rutan med avinummer. Här finns även information om när avin skapades, förfallodatum och aviseringssätt. Under knappen Visa Avi ser du Avtalsnummer, Hyresgäst, Hyresobjekt och Fastighet. Om du klickar på uppslagsknappen (knapp med tre punkter) som finns efter respektive rad kan du t ex gå till ett specifikt avtal. Du ser även vilken aviseringsjournal som avin är bokförd på. Du kan kryssa i Skickad till inkasso och då visas en dialog där du får ange det datum som avin skickades till inkasso. Denna information finns sedan i Reskontran, Påminnelser/Krav. Du kan även markera att en avi är skickad till inkasso från formulär Påminnelser/Krav. Efter kryssrutan står det datum som du skickade avin till inkasso. Aviposter I fältet aviposter får du information om hyresobjektet, debitering, belopp och period. Under hyresobjekt kan det finnas fler än ett hyresobjekt, t ex om en hyresgäst hyr både en lägenhet och ett garage. Debite- 72

73 ring anger vad det är som aviseras på just den raden t ex hyra av bostad, p-plats, kabel-tv. Beloppet anger vad det kostar per månad, år, kvartal eller halvår och period visar för vilken period raden gäller. Är det en avi med moms på kommer momsen att redovisas. Längst ner finns det totala beloppet. Om du högerklickar på en avipost har du möjlighet att välja på Manuella inbetalningar, Återbetala deb.rad/avipost och Korrigera summan på aviposten. Manuella inbetalningar Högerklicka och välj Manuella inbetalningar under aviposter för att gå till formulär Manuella inbetalningar på denna avi. Återbetala deb.rad/avipost Information om funktionen Återbetala deb.rad/avipost hittar du i hjälpfilen. Korrigera summan för aviposten Korrigera summan för aviposten är till för att du ska kunna ändra beloppet under aviposter så att du kan skriva ut avin med korrekta uppgifter. Obs! Detta påverkar bara utskriften av avin, inte reskontran eller bokföringen av avin. Anteckningar I detta fält kan du skriva in information om avin som kan vara bra att ha tillgänglig. Ställ markören i det vita fältet och så är det bara att börja skriva. Här visas även aktuella avimeddelanden. Bokföringsposter Under bokföringsposter ser du hur avin har bokförts, både vid avisering och sedan vid betalning, backning och kreditering. Fältförklaring Datum Deb. konto Kst Kb Prj Text Belopp Kred konto Kst Kb Prj Text Belopp Inbet journal Datum när avisering, betalning och kreditering gjordes. Debiteringskonto för raden. Denna rad är tom om du ska kreditera ett konto. Kostnadsställe Kostnadsbärare Projekt Text på debetkontot Belopp som ska debiteras Kreditkonto för raden. Denna rad är tom om du ska debitera ett konto. Kostnadsställe Kostnadsbärare Projekt Text på kreditkontot Belopp som ska krediteras Vilken inbetalningsjournal som betalning eller kreditering har skett på. 73

74 Anteckning Här står den anteckning som du gör när du krediterar, backar eller återbetalar en avi. Genom att högerklicka på texten kan du välja Se anteckning och en dialog visas där du ser hela texten. Längst ner i denna dialog står det om det är någon rest kvar. Avisering Genom att klicka på ikonen Avisering i menylistan så kommer följande dialog upp: Obs! När du aviserar får ingen annan avisera samtidigt. Svarar du Ja kommer du till dialogen för Säkerhetskopiering. När säkerhetskopian är klar eller om du svarar Nej i dialogen visas följande dialog: Överst i dialogen väljer du vilket aviseringsår du ska avisera för. Obs! Detta är extra viktigt att tänka på när det är årsbyte. Programmet föreslår alltid innevarande år. Så t ex när du ska avisera januari, februari och mars i december måste du byta till nästa år. Du kan inte avisera mer än 3 månader bakåt i tiden. Om hyresgäster har Internet som aviseringssätt så skrivs inte avierna ut utan skickas till hyresgästen via e- post. "" Tips! Om du har ett avtal som har kvartal som aviseringssätt men avtalet börjar gälla mitt i ett kvartal så kan du ändå avisera det per kvartal, men det är viktigt att du markerar alla månader i kvartalet för att det ska skapas en avi. Programmet känner själv av att det är bara 2/3 av kvartalshyran som ska aviseras. Aviseringsmånader Nästa steg är att markera den/de månader som du vill avisera. Vill du avisera ett kvartal i stöten måste du 74

75 markera alla tre månaderna. Aviseringsurval Om kryssrutan Avisera enligt nedanstående urval är ikryssad, kan du välja att avisera från en fastighet till en annan, en viss fastighetsägare, från ett område till ett annat, från ett objekt till ett annat, från en hyresgäst till en annan, alla hyresgäster med autogiro, hyresgäster med annan avimottagare eller en fastighet med Postens ebrev. Under aviseringsurval väljer du t ex från en fastighet till samma eller en annan. Du kan även välja vilken avityp som du vill att avierna ska ha. Programmet väljer med automatik den avityp som du har föreslagit under Basuppgifter. De tre avityper som finns att välja på är 1 sida (specifikation + avi), 2 sidor (spec + 3 avier) och 1 sida (enbart 3 avier). Om du vill ha möjlighet att skriva in ett avimeddelande, få det som aviseras specificerat på avin eller få med momsen kan du inte välja avityp 1 sida (enbart 3 avier). Infoga meddelande Du kan välja ett av de meddelanden som du redan har skapat. Genom att klicka på knappen med den lilla svarta trekanten får du fram en lista på de meddelanden som du skapat. Om du vill skapa ett nytt meddelande klickar du på uppslagsknappen. Hur du skapar ett nytt meddelande, se menyn Register, Avimeddelande/Textförslag. Du markerar även vilken/vilka månader som meddelandet ska visas på. Om du väljer att kryssa i rutan Visa aviseringsresultat och sedan klickar på Prognos eller Avisera visas följande dialog: I denna dialog kan du välja att kryssa bort ett eller flera avtal som du inte vill avisera. När du är nöjd med ditt urval klickar du på OK. Om du väljer att kryssa i rutan Skriv ut etiketter efter avisering kommer du att kunna skriva ut etiketter på dina hyresgäster. Du får även välja vilken etikettyp du vill att dina etiketter ska skrivas ut på. Du kan välja att skriva ut en etikett per hyresgäst eller en per avi som skapas. Det är bra att ta ut en Prognos innan du väljer att avisera för att se att du har angivit rätt hyra på dina avtal. När du väljer att klicka på knappen Prognos kommer prognosen upp på skärmen. Du kan välja att skriva ut den genom att klicka på Skriv ut. När du vill avisera klickar du på knappen Avisera och programmet kommer att skapa avier. När avierna är skapade kommer följande dialog upp. Om du klickar på uppslagsknappen (knappen med tre punkter) får du möjlighet att byta till en annan skri- 75

76 vare. Om du klickar på knappen Sortera utskrift får du upp följande dialog: Här kan du markera en rad och hålla nere musknappen och sedan dra raden till önskad placering. När du är nöjd med din sortering klickar du på knappen Spara mall och får upp en dialog där du kan döpa din mall till något och klicka OK för att spara. Nästa gång du aviserar klickar du på Hämta mall och avierna skrivs ut i den ordning som du valt. Klicka OK för att komma tillbaka till dialogen Utskrift av avier. Om du klickar på knappen Skriv ut direkt kommer dina avier att skrivas ut direkt på din skrivare. Om du markerar Förhandsgranska kommer avierna att visas på skärmen och du kan sedan skriva ut dem härifrån genom att klicka på knappen Skriv ut. Om du väljer att klicka på knappen Skriva ut senare får du gå till Ej utskrivna avier för att skriva ut dem. För mer information, se under rubriken Ej utskrivna avier. Obs! Om du får symboler längst ner till höger på inbetalningskortet så måste du aktivera typsnittet WorkOffice ocr-b. Detta gör du genom att gå till Kontrollpanelen/Teckensnitt och dubbelklicka på typsnittet WorkOffice ocr-b och skriva ut. Stäng sedan ner dialogerna och gå ur Kontrollpanelen. Om du väljer att avisera en fastighet där det finns avtal/hyresgäster som redan är aviserade kommer du att få upp en dialog som talar om detta. Om du klickar OK i denna dialog får du upp dialogen ovan. "" Tips! Om du vill skapa avierna i programmet, men inte skriva ut dem av någon anledning så kan du välja att klicka på knappen Förhandsgranska och avierna räknas upp på skärmen. När alla avier finns på skärmen kan du välja att klicka på knappen Skriv ut och sedan klicka på Avbryt i skrivardialogen och då skapas dina avier men du får inte ut dem på papper. Aviseringsjournal När du klickar på ikonen aviseringsjournal visas följande dialog: Svarar du Ja får du upp följande dialog: Härifrån skapar/skriver du ut din aviseringsjournal. 76

77 Om du väljer att kryssa i Förhandsgranska innan utskrift får du upp aviseringsjournalen på skärmen och kan härifrån välja att skriva ut den. När du väljer att skriva ut aviseringsjournalen på papper kommer följande dialog: Svarar du Preliminär, kan du förhandsgranska aviseringsjournalen på papper. Det är först när du svarar Definitiv i dialogen Skriv ut aviseringsjournal som du godkänner aviseringsjournalen och som en notering görs att aviseringsjournalen är utskriven. Obs! Aviseringsjournalen tar med allt som inte är journalfört sedan tidigare. När du väljer att klicka på Definitiv visas följande dialog (om du under Basuppgifter, fliken Förvalda bokf. kto/koppling kryssat i integrering ekonomisystem): I fältet Bolag väljer du vilket bolag du vill skapa SIE-fil /överföra för. Om allt är OK klickar du på knappen Skapa/Överför. Antingen skapas en SIE-fil som du sedan kan läsa in i ditt ekonomisystem eller så överförs den med en gång till Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet, Hogia Art eller så läggs den i en depå tills månaden infaller. Om du av någon anledning har angivit fel konto, kostnadsställe eller belopp kan du högerklicka på raden och ändra uppgifterna. Skulle du inte vilja skapa en SIE-fil/överföra till ekonomisystemet kan du högerklicka på en av posterna och välja att ta bort alla poster som tillhör den månaden. Väljer du att avbryta kommer posterna att ligga kvar nästa gång du får upp denna dialog. Posterna försvinner först när du har valt att skapa/överföra eller tagit bort dem. För att få upp dialogen för Skapa SIE-fil/ Överföring igen kan du klicka på ikonen Överföring/SIE. Obs! Du kan inte klicka på knappen Skapa/Överför om inte debet och kredit går jämnt upp. Har du en diff här måste du först justera den innan du kan klicka på knappen Skapa/Överför. 77

78 Visa gammal Väljer du att svara Nej i dialogen visas följande dialog: Här kan du välja att skriva ut en gammal aviseringsjournal. Om du har Förhandsgranska innan utskrift ikryssad kommer aviseringsjournalen att visas på skärmen. Härifrån kan du sedan välja att skriva ut den. Tryck på knappen Hämta aviseringsjournal... och följande dialog visas: Leta dig fram till det ställe där dina journaler sparas, t ex c:\program\hogia\hogiafastighet\journaler. Markera den aviseringsjournal som du vill titta på/skriva ut och klicka sedan på knappen Öppna och på OK i nästa dialog. Obs! Dina aviseringsjournaler sparas enligt den sökvägen som du har angivit under Basuppgifter, Basuppgifter. Skapa transaktionsfil Om du har autogiro som betalningssätt på någon/några av dina hyresgäster måste du när du har aviserat skapa en transaktionsfil. För att du ska kunna skapa en transaktionsfil måste du ha angivit kundnummer och sökvägen till transaktionsfilen under Basuppgifter, fliken Autogiro. Gå till formulär Avisering/Avier och klicka på ikonen Skapa transaktionsfil och följande dialog visas: 78

79 Välj vilket bolag du vill skapa en transaktionsfil för. Markera sedan de avier som du vill ska gå med i transaktionsfilen och klicka på Skapa fil för markerade poster eller klicka på knappen Skapa fil för allt. "" Tips! För att markera avier kryssar du i kryssrutan i kolumnen bolag. Vill du markera alla avier kryssa i rutan Markera/Avmarkera alla. Du kan även i dialogen välja att Ta bort post(er) och ändra ett Betaldatum. För att ta bort poster markerar du den/de poster som du vill ta bort med kryss. För att posterna ska försvinna kan du högerklicka och välja Ta bort post(er) eller så kan du trycka ctrl + D. Du får då upp en dialog som frågar om du vill ta bort posterna. Svarar du Ja kommer posterna att försvinna från dialogen och de kommer inte att komma med i din transaktionsfil. Svarar du Nej kommer posterna att ligga kvar och de kommer att komma med i din transaktionsfil. Om du högerklickar på en avi i dialogen finns valet Betaldatum. Om du väljer det får du upp en dialog där du kan ändra betaldatum för när pengarna ska dras. Klicka OK för att spara förändringen. Om du har skrivit över en transaktionsfil som du inte har skickat eller om du har råkat ta bort filen innan du har skickat den, kan du skapa om filen. Välj det bolag som du vill skapa om transaktionsfilen för och klicka på knappen Hämta poster från avier... och följande dialog visas. Svarar du Ja i dialogen kommer följande dialog att visas. Se till att du har rätt år inställt, markera den/de månader som du vill skapa transaktionsfilen för och klicka på OK. Du kommer tillbaka till dialogen för Skapa transaktionsfil och gör som ovan för att skapa en transaktionsfil. Ej utskrivna avier Här lägger sig avier som inte är utskrivna. När du aviserar kan du välja om du vill skriva ut avierna med en gång eller vid ett senare tillfälle. Om du väljer Skriv ut senare hamnar avierna under Ej utskrivna avier. Du kan välja att visa Ej utskrivna avier, Ej utskrivna avier per objekt eller Ej utskrivna avier per hyresgäst. Ej utskrivna avier Ej utskrivna avier per objekt Ej utskrivna avier per hyresgäst Här visas alla avier som inte är utskrivna. Här ser du avierna som inte är utskrivna på ett visst hyresobjekt. Här ser du avierna som inte är utskrivna på en viss hyresgäst. Om du högerklickar på en avi får du möjlighet att Skriv ut avi(er) eller Ta bort avi(er). Om du väljer Skriv ut avi(er) skrivs de avier ut som du har markerat. Väljer du istället Ta bort avi(er) tas de avier bort som du har markerat. Har avierna tagits bort härifrån kan du via ikonen Avisering gå in och avisera om dem. 79

80 "" Tips! För att markera flera avier i följd markerar du den översta och sedan trycker du ner shifttangenten och markerar den sista avin. Vill du markera avier som inte ligger i följd markerar du den första och sedan håller du nere ctrltangenten och klickar på de avier du vill ha med i ditt urval. Internetavier Om du på hyresgästen har ställt in betalnings-/aviseringssätt Internet så är det via ikonen Internetavier som du skickar iväg dina internetavier. Klicka på ikonen Internetavier och följande dialog visas: Denna dialog kan även komma upp vid aviseringstillfället om du har hyresgäster med aviseringssätt Internet. I denna dialog ligger dina Internetavier som du ännu inte har skickat iväg. För att skicka avierna klickar du på knappen Skicka avier. Väljer du Avbryt stängs dialogen ner. Om du högerklickar på en avi kan du välja att Ta bort avi eller Välj fil... Väljer du Ta bort avi så försvinner avin. Väljer du Välj fil... får du upp en dialog där du pekar ut den fil som du vill skicka med. Denna funktion används om det har blivit fel eller om det är fel fil som är kopplad till hyresgästen. Under knappen Inställningar har du möjlighet att kontrollera dina inställningar och ev ändra. Detta är de inställningar som du har gjort under formulär Generella inställningar, ikonen Basuppgifter, fliken Avisering. Överföring/SIE Klickar du på ikonen Överföring/SIE visas följande dialog: I fältet Bolag väljer du vilket bolag du vill skapa SIE-fil /överföra för. Om allt är OK klickar du på knappen Skapa/Överför. Antingen skapas en SIE-fil som du sedan kan läsa in i ditt ekonomisystem eller så överförs den med en gång till Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet, Hogia Art eller så läggs den i en depå tills månaden infaller. Om du av någon anledning har angivit fel konto, kostnadsställe eller belopp kan du högerklicka på raden och ändra uppgifterna. Skulle du inte vilja skapa en SIE-fil/överföra till ekonomisystemet kan du högerklicka på en av posterna och välja att ta bort alla poster som tillhör den månaden. Väljer du att avbryta kommer posterna att ligga kvar nästa gång du får upp denna dialog. Posterna försvin- 80

81 ner först när du har valt att skapa/överföra eller tagit bort dem. För att få upp dialogen för Skapa SIE-fil/ Överföring igen kan du klicka på ikonen Överföring/SIE. Obs! Du kan inte klicka på knappen Skapa/Överför om inte debet och kredit går jämnt upp. Har du en diff här måste du först justera den innan du kan klicka på knappen Skapa/Överför. Kost. /Bokn. av outhyrt Härifrån skriver du ut journalen för det som inte är uthyrt under en månad eller del av månad. Journalen kan även kallas för Förlustjournal. Klickar du på ikonen Kost./Bokn. av outhyrt visas följande dialog: Du markerar vilken månad som du vill ta ut journalen för. Välj även från vilken fastighet och till vilken fastighet du vill ta ut journalen för. Du kan först ta ut en prognos på skärmen och sedan välja att skriva ut den. Om du direkt klickar på Bokför kommer journalen att skrivas ut. Om du har kryss i Integrering ekonomisystem under Basuppgifter kommer du att få upp dialogen Överföring till ekonomisystem. I fältet Bolag väljer du vilket bolag som du vill skapa SIE-fil /överföra för. Om allt är OK klickar du på knappen Skapa/Överför. Antingen kommer det att skapas en SIE-fil som du sedan kan läsa in i ditt ekonomisystem eller så överförs den med en gång till Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet, Hogia Art eller så läggs den i en depå tills månaden infaller. Om du av någon anledning har angivit fel konto, kostnadsställe eller belopp kan du högerklicka på raden och ändra uppgifterna. Skulle du inte vilja skapa en SIE-fil/överföra till ekonomisystemet kan du högerklicka på en av posterna och ta bort alla poster som tillhör den månaden. Väljer du att avbryta kommer posterna ligga kvar nästa gång du får upp denna dialog. Posterna försvinner först när du har valt att skapa/överför eller ta bort dem. Obs! Du kan inte klicka på knappen Skapa/Överför om inte debet och kredit går jämnt upp. Har du en diff här måste du först justera den innan du kan klicka på knappen Skapa/Överför. Reskontra/ Inbetalningar Under formulär Reskontra/Inbetalningar kan du titta på reskontran för en hyresgäst, ett avtal eller ett objekt. Du gör dina manuella inbetalningar, inläsning via OCR-fil eller inläsning via autogiro-fil och skriver ut inbetalningsjournaler, under detta formulär. Reskontra Under reskontra kan du se information om vem som har betalt och när de har betalt. Du kan antingen se det per hyresgäst, hyresobjekt eller avtal. Du får även ange vilket år du vill titta på. 81

82 Du kan välja att söka på Hyresgäst, Objekt eller Avtal. Markera de du vill söka på och skriv in uppgiften som du har och tryck Enter. Obs! När du har skrivit in det du vill söka på måste du trycka Enter för att starta sökningen. Finns det flera som passar in på din sökning måste du klicka på knappen med den svarta trekanten för att kunna välja den som du söker. Fältförklaring Objekt Avinummer Betaldatum Avser Förfallodatum Totalbelopp Betalt Rest D/K/B Aviseringsjournal Inkasso Hyresobjektets nummer Avinumret Betaldatum, sista betaldatum om avin är delbetald. Vilken månad avin avser. Datum som avin förfaller Totalbeloppet på avin. Hur mycket som är inbetalt på avin. Hur mycket som är kvar att betala på avin. I detta fält står det Ja om avin är delbetald, krediterad eller backad, annars Nej. Här står det vilket aviseringsjournalnummer som avin är bokförd på, står det - är avin ännu inte bokförd på någon aviseringsjournal. Här står det Ja om avin är markerad som skickad till inkasso. Genom att högerklicka på en avi kan du välja Ångra betalning, Avin skickad till Inkasso, Visa avi, Ange gammal hyresfordran, Skriv ut och Information. Ångra betalning Om du högerklickar på ett hyresobjekt kan du välja Ångra betalning. Högerklickar du på en avi som inte är bokförd på en inbetalningsjournal visas följande dialog: Klickar du OK så visas följande dialog: 82

83 I dialogen ser du till att den eller de inbetalningar som du vill ångra är markerade. Ta bort markeringen på de inbetalningar som du inte vill ångra. Du anger vilket datum som du vill ångra betalningen på och du kan även skriva en kommentar om varför du ångrar inbetalningen. Klicka på Ångra betalningar för att genomföra ångringen. Väljer du att klicka på Avbryt så sker ingen ångring. Om du väljer att ångra en inbetalning på en avi som är journalförd på en inbetalningsjournal får du upp följande dialog: Klicka Ja för att fortsätta och då kommer dialogerna ovan upp. Svarar du Nej händer inget utan du kommer tillbaka till reskontran. Avin skickad till inkasso Högerklickar du och väljer Avin skickad till Inkasso får du upp en dialog som talar om att du skickar en avi på inkasso från formulär Påminnelser/Krav. Visa avi Om du högerklickar och väljer Visa avi går programmet till formulär Avi och den aktuella avin visas på skärmen. Ange gammal hyresfordran Sök först upp den hyresgäst som du vill lägga in den gamla hyresfordran på. Om du sedan högerklickar och väljer Ange gammal hyresfordran visas följande dialog: Hyresgästen som du har på skärmen föreslås, men du kan välja en annan. Den föreslår även den fastighet som hyresgästen har avtal i idag. Du skriver in vilket datum som fordran avser och vilket belopp som den gamla fordran är på. Detta kan du använda om du exempelvis byter från ett annat fastighetssystem till Hogia Fastighet och du fortfarande har några hyresgäster som inte har betalat sina avier. Lägg in det som en gammal hyresfordran 83

84 på hyresgästen och du kan sedan välja att betala av fordran under Manuella inbetalningar. Obs! När du gör en betalning på en gammal fordran måste du ange det hyresfordringskonto som du har angivit under Basuppgifter, fliken Förvalda bokf.kto/koppling som motkonto annars kommer konteringen att bli fel. Skriv ut Om du högerklickar och väljer Skriv ut så kan du skriva ut det som du ser på skärmen genom att klicka på knappen Skriv ut. Information Om du högerklickar och väljer Information får du upp en dialog som visar vilken status avin har, vem som har skapat avin och betalat avin om den är betald. Manuella inbetalningar Under manuella inbetalningar gör du dina inbetalningar, backar avier, krediterar avier, lägger upp förskott på en hyresgäst, kvittar mot annan avi och nollställer avi. Du kan också välja att visa avin, skriva ut eller se information om avin. Du kan välja att söka på Avinummer, Objekt, Hyresgäst eller Belopp. Markera det du vill söka på och skriv in uppgiften som du har och tryck Enter. Obs! När du har skrivit in det du vill söka på måste du trycka Enter för att starta sökningen. Finns det flera som passar in på din sökning måste du klicka på knappen med den lilla svarta trekanten för att kunna välja det du söker. Om du har lagt in en förskottsinbetalning på en hyresgäst får du upp följande dialog när du klickar på ikonen Manuella inbetalningar. Svarar du Nej på frågan kommer du till formuläret Manuella inbetalningar. Svarar du Ja får du möjlighet att betala av förskottet mot en avi. Förutsättningen är att det finns obetalda avier på hyresgästen. Följande dialog visas: I fältet visas vilken hyresgäst det gäller, vilket belopp som finns som förskottsinbetalt, vilken avi som kommer att betalas av och med vilket belopp. Du ser även hur mycket pengar som finns kvar av förskottet. 84

85 För att betala avin väljer du att antingen klicka på knappen Betala enligt ovan eller högerklicka på en hyresgäst och välja Betala enligt listan. Skulle det vara så att du har flera förskottsbetalningar på olika hyresgäster men du bara vill betala en av dem så högerklickar du på den hyresgästen och väljer Betala denna avi... Klicka på Stäng för att stänga dialogen. Du hamnar då på formulär Manuella inbetalningar. Det finns fyra olika sätt att söka upp den avi du vill betala. Avinummer Objekt Hyresgäst Belopp Skriv in avinumret i rutan och tryck Enter. Om programmet hittar avinumret själv så hämtas det upp med en gång. Det räcker oftast att ange de första siffrorna i ett avinummer (utan år och månad, som är de sista fyra siffrorna). Ange del av objektsnumret eller hela objektsnumret och tryck Enter. Skriv in för- eller efternamn på hyresgästen och tryck Enter. Om det bara finns en hyregäst med det namnet hittar programmet hyresgästen själv. Om du inte får upp din hyresgäst kan det finnas fler med det namnet/bokstäverna som du har angivit och då måste du klicka på knappen med den svarta trekanten och välja rätt hyresgäst i listan. Skriv in belopp och klicka på sök. Se till att du står på rätt år. Fältförklaring Objekt Avinummer Betaldatum Avser Förfallodatum Belopp Betalt Rest D/K/B Hyresobjektsnummer Avinummer Det datum som avin är betald/delbetald/krediterad. Om det är tomt här så är avin inte betald. Vilken månad avin avser Förfallodatum för avin Totalbelopp Belopp som är betalt Belopp som är obetalt Om avin är delbetald, krediterad eller backad står det Ja, annars Nej. När du väljer en hyresgäst ser du även hyresgästens adress. Adressen visas så att du ska veta att du väljer rätt hyresgäst om du har två som heter likadant. Genom att klicka på pilen i rutan för År kan du ändra till rätt år. Programmet visar alltid innevarande år. Betala Om du vill betala en avi högerklickar du på avin och följande dialog visas: 85

86 "" Tips! Om du inte vill använda musen för att betala kan du när du har sökt upp avin trycka på ctrl + B och dialogen ovan kommer upp. Är alla uppgifter OK trycker du på enter och betalningen är genomförd. Fältförklaring Belopp Konto Betalningssätt Betalningsdatum Belopp som har betalats in. Restbeloppet på avin föreslås alltid. Kontot som ska debiteras. Det konto som är kopplat till det betalsätt som hyresgästen har föreslås alltid. Om du vill ändra kan du klicka på uppslagsknappen och välja det konto som du vill ha istället. Sättet som hyresgästen har betalt på. Det som står på hyresgästen föreslås alltid. Det finns sju olika betalningssätt. Se nedan för mer information. Datum då betalningen har skett. Gårdagens datum föreslås alltid. Betalningssätt Manuell inbetalning Plusgiro Plusgiro OCR Bankgiro Bankgiro OCR Autogiro Internet Om betalning har skett kontant eller på annat sätt som inte finns med bland betalningssätten. Betalningen har skett via plusgiro Betalningen har skett via en plusgiro OCR-avi Betalningen har skett via bankgiro Betalningen har skett via bankgiro OCR-avi Betalningen har skett via autogiro (pengar dras från hyresgästens konto) Betalningen har skett via elektronisk avi som ni har skickat ut via e-post. När du har fyllt i rätt uppgifter i fälten klickar du på OK och inbetalningen sparas. Om du kommer på att du har betalat fel belopp eller fel avi kan du ångra betalningen. Se under menyn Reskontra och rubriken Ångra betalning hur du gör. Kreditera Om du vill kreditera en avi högerklickar du på avin och väljer Kreditera. Svara Ja på frågan om du vill kreditera restbeloppet eller del av beloppet. Följande dialog visas: Fältförklaring Belopp Här skriver du in beloppet som ska krediteras. Beloppet som du anger ska vara inkl moms om det är moms på avin. 86

87 Varav moms Konto Krediteringsdatum Ange orsak för kreditering Om avin är momsad syns detta fält. Här anger du hur stort momsbeloppet är. Välj vilket konto som ska debiteras. Systemet konterar alltid i kredit mot ditt hyresfordringskonto. Om det är en momsad avi bokförs momsen på momskontot enligt inställningarna under förvalda bokföringskonton. Här anger du vilket datum som krediteringen ska ske. Dagens datum föreslås. Obs! Du kan inte kreditera en avi förrän perioden avin tillhör har infallit. Här kan du skriva in varför du krediterar en avi. När du har fyllt i fälten klickar du på OK och krediteringen genomförs. Backa Om du vill backa en avi högerklickar du på avin (kortkommando ctrl + A) och väljer Backa. Svara Ja på frågan om du vill backa avin och du får upp en dialog där du anger information om varför du backar avin. Klicka sedan på OK och avin är backad. Du kan nu göra ändringar på ditt avtal och avisera om samma månad. Om du försöker att backa t ex en majavi och du har aviserat för juni månad, får du upp en dialogruta som talar om att du först måste backa de avier som har ett senare förfallodatum. Du måste backa juniavin först och sedan kan du backa majavin. "" Tips! Om du vill backa alla avier för en eller flera månader för en fastighet kan du göra detta under formulär Generella inställningar, ikonen Basuppgifter och fliken Avisering. Se rubriken Backa avier för en period... För att kunna backa en hel fastighet krävs att du inte har tagit ut någon aviseringsjournal för dessa avier. Förskottsbetalning Står du på en hyresgäst kan du högerklicka och välja Förskottsbetalning. Gör du det visas följande dialog: Fyll i beloppet som hyresgästen betalar i förskott, hur de betalar, vilket konto det ska bokföras mot och vilket betalningsdatum som inbetalningen har. Klicka OK för att spara. Är det så att hyresgästen hyr fler än ett hyresobjekt kommer först denna dialog upp: 87

88 Då måste du först markera det hyresobjekt som förskottsbetalningen ska kopplas mot. Hur du sedan väljer att betala en avi med förskottet som du har lagt in finns det information om under Reskontra/Inbetalningar - Manuella inbetalningar. Kvitta avi Om du vill kvitta en avi högerklickar du på avin och väljer Kvitta avi och följande dialog visas: Du väljer vilken avi som du ska betala med det överskjutande beloppet. I fältet Anteckningar kan du skriva en kommentar. "" Tips! Valet Kvitta avi finns tillängligt om du högerklickar på en avi som det finns ett tillgodo på. När du klickar på OK kommer den avi som du har valt att bli delbetald/betald. Nollställ avi Om du högerklickar på en avi och väljer Nollställ avi kommer avin att bli totalbetald. Nollställ avi används om du har en hyresgäst som t ex har betalt några kronor för mycket eller för lite. Detta för att du ska slippa att denna avi ligger kvar i reskontran med en rest alternativt ett tillgodo. Differensen bokas bort mot det konto som du har angivit under Basuppgifter, fliken Förvalda bokf.kto/ Koppling, Nollst. hyresfordran. Du kan även välja om en differens på x kronor ska bokas bort med en gång vid betalningen. Detta gör du via Basuppgifter, fliken Inbetalningar. Obs! Du kan inte välja att nollställa om gränsvärderna du har ställt in under Basuppgifter inte uppfylls. Visa avi Om du högerklickar och väljer Visa avi går programmet till formulär Avi och den aktuella avin visas på skärmen. Skriv ut Om du högerklickar och väljer Skriv ut så kan du skriva ut det som du ser på skärmen genom att klicka på knappen Skriv ut. Information Om du högerklickar och väljer Information får du upp en dialog som visar vilken status avin har och vem som har skapat och betalt avin om den är betald. Inbetalningsjournal När du klickar på ikonen Inbetalningsjournal kan du välja Skriv ut ny eller Visa gammal. 88

89 Skriv ut ny När du väljer att skriva ut ny visas följande dialog. Du kan välja att skriva ut inbetalningar gjorda av alla användare eller bara av en. Genom att klicka på knappen med trekanten får du upp en lista på alla användare som finns upplagda i programmet. Om du under Basuppgifter, fliken Inbetalningar har ställt in att du vill kunna skriva ut en inbetalningsjournal per bolag kan du här välja vilket bolag du ska skriva ut inbetalningar för. Kryssar du i Förhandsgranska journal visas journalen först på skärmen och därifrån kan du välja att skriva ut journalen. När inbetalningsjournalen är utskriven visas följande dialog: Svarar du Preliminär kan du förhandsgranska inbetalningsjournalen på papper. Det är först när du svarar Definitiv i denna dialog som du godkänner inbetalningsjournalen och som en notering görs att inbetalningsjournalen är utskriven. Obs! Inbetalningsjournalen tar med allt som inte är journalfört sedan tidigare för den användaren och/eller bolag som du väljer. När inbetalningsjournalen är utskriven kommer följande dialog upp (om du under Basuppgifter, fliken Förvalda bokf.kto/koppling kryssat i integrering ekonomisystem): I fältet Bolag väljer du vilket bolag som du vill skapa SIE-fil /överföra för. Om allt är OK klickar du på knap- 89

90 pen Skapa/Överför. Antingen kommer det att skapas en SIE-fil som du sedan kan läsa in i ditt ekonomisystem eller så överförs den med en gång till Hogia Affärssystem/Hogia Ekonomi Fastighet, Hogia Art eller så läggs den i en depå tills månaden infaller. Om du av någon anledning har angivit fel konto, kostnadsställe eller belopp kan du högerklicka på raden och välja att ändra uppgiften. Skulle du inte vilja skapa en SIE-fil/överföra till ekonomisystemet kan du högerklicka på en av posterna och välja att ta bort alla poster som tillhör den månaden. Väljer du att avbryta kommer posterna att ligga kvar nästa gång du får upp denna dialog. Posterna försvinner först när du har valt att skapa/överföra eller ta bort dem. För att få upp dialogen för Skapa SIE-fil/Överföring igen kan du klicka på ikonen Överföring/SIE. Obs! Du kan inte klicka på knappen Skapa/Överför om inte debet och kredit går jämt upp. Har du en diff här måste du först justera den innan du kan klicka på knappen Skapa/Överför. Visa gammal Här kan du antingen välja att skriva ut ett journalnummer eller så kan du välja att skriva ut det som har hänt mellan två datum. Om du har Förhandsgranska journal ikryssad kommer inbetalningsjournalen först att visas på skärmen och därifrån kan du sedan skriva ut den. Överföring/SIE Trycker du på ikonen Överföring/SIE visas följande dialog: I fältet Bolag väljer du vilket bolag som du vill skapa SIE-fil /överföra för. Om allt är OK klickar du på knappen Skapa/Överför. Antingen kommer det att skapas en SIE-fil som du sedan kan läsa in i ditt ekonomisystem eller så överförs den med en gång till Hogia Affärssystem/ Hogia Ekonomi Fastighet, Hogia Art eller så läggs den i en depå tills månaden infaller. Om du av någon anledning har angivit fel konto, kostnadsställe eller belopp kan du högerklicka på raden och ändra uppgifterna. Skulle du inte vilja skapa en SIE-fil/överföra till ekonomisystemet kan du högerklicka på en av posterna och ta bort bara den eller välja att plocka bort alla poster som tillhör den månaden. Genom att högerklicka kan du välja att Visa Betaldatum och då kommer det fram ytterligare en kolumn efter perioden där det står när posten är betald. 90

91 Väljer du att avbryta kommer posterna att ligga kvar nästa gång du får upp denna dialog. Posterna försvinner först när du har valt att skapa/överföra eller ta bort dem. Obs! Du kan inte klicka på knappen Skapa/Överför om inte debet och kredit går jämt upp. Har du en diff här måste du först justera den innan du kan klicka på knappen Skapa/Överför. OCR inbetalning Här läser du in dina betalningar om du har OCR-avier. Under rubriken Matcha inläsning mot... finns det tre olika alternativ. Dessa alternativ hämtas från Basuppgifter, fliken Inbetalningar, se under denna rubrik för mer information om de olika alternativen. För att hämta upp den OCR-fil som du vill läsa in klickar du på knappen Hämta OCR fil... och följande dialog visas: Via dialogen letar du upp filen som du vill läsa in. Markera filen och klicka på Öppna. Programmet kommer att visa vilka avier som det hittar och som kan läsas in. Fältförklaring Avinummer från OCR-fil Inb. datum Belopp Matchande avinummer Status Inbetalt Avinumret som finns i OCR-filen Datum som inbetalning av avin har gjorts Beloppet som är inbetalt Avinumret från ditt program Vilken status avin har (OK, Ej matchande, Betalt för mycket, Betalt för lite). Visar hur mycket på avin som är inbetalt sedan tidigare. Väljer du att högerklicka på en avi som har statusen t ex Ej matchad får du möjlighet att välja Sök efter matchande avi. I dialogen som visas kan du välja att betala en annan avi. För att betalningarna ska utföras klickar du på knappen Alla matchande eller Markerat urval. Klickar du på Alla matchande kommer alla avier med statusen OK, betalt för lite eller betalt för mycket att betalas. Om du bara vill göra vissa av betalningarna i OCR-filen, markerar du den/de avier som du vill ska betalas. Klicka sedan på knappen Markerat urval och då kommer bara betalning ske av de avier som du har markerat. 91