Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Detta möte: Föregående möte: vid protokollet vid ordförandeklubban justeras Christer Pettersson Andreas Grananader Karolina Staël Mikael Leisjö mötessekreterare mötesordförande justerare

2 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Dagordning 1. Formalia Beslut: Arvodering av förbundsordförande Beslut: Anta föreningar Beslut: Arvodering av Vice ordföranden Beslut: First Class Beslut: Medlemsantal Beslut: Praxisdokument Beslut: Pressbevakning Beslut: Ratificering av attestlista Beslut: Styrdokument Styrdokument: Arbetsledning av ordförande Styrdokument: Arbetssätt för förbundsstyrelsen Styrdokument: Distriktsutveckling Styrdokument: Drift- och IT-arbetet Styrdokument: Ekonomi Styrdokument: Folkbildning Styrdokument: Framtidsarbetet Styrdokument: Förbundsordförande i Sverok Styrdokument: Föreningsansvar Styrdokument: Ideell samverkan (IS) Styrdokument: Internetbaserad organisering (IO) Styrdokument: Jämlikhet och Jämställdhet Styrdokument: Marknadsföring Styrdokument: Massmediaarbete Styrdokument: Medlemsundersökningen Styrdokument: Ombudsvalsystem Styrdokument: Personal & Kansli samt Arbetsgivarfrågor Styrdokument: Riksmöte Styrdokument: Riksmötesombudsvalet Styrdokument: Spelveckan Styrdokument: Sverox Styrdokument: Vice ordförande Diskussion: Kontrollrutiner Rapporter Rapport: Arbetet med spelveckan Rapport: Arbetsledning av ordföranden Rapport: Folkbildning Rapport: Framtidsarbetet Rapport: Förbundskansliet Rapport: Förbundsordförande Rapport: Ideell samverkan Rapport: Internetbaserad Organisering Rapport: Jämlikhet och jämställdhet Rapport: Massmediakontakt Rapport: Möten med Ungdomsstyrelsen Rapport: Nytt nätverk för intressepolitiska chefer Rapport: Nätverksträff Studiefrämjandet Rapport: Personal & Kansli samt Arbetsgivaransvar Rapport: Ställföreträdande föreningsansvarig Rapport: Sverox Rapport: Utvecklingschefen Rapport: Vice ordförande

3 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Övriga bilagor (sist i protokollet) Offert från Newsmachine. Allmänna villkor för pressbevakning med Newsmachine. Avtal Observer. Allmänna villkor Observer. Tänstespecifikation Observer.

4 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 1. Formalia Mötet beslutade att 1... fastställa röstlängden förklara mötet behörigt välja Andreas Granander och Karolina Staël till mötesordförande välja Christer Pettersson till mötessekreterare välja Mikael Leisjö till justerare fastställa dagordningen fastställa adjungeringar. Handlingar i ärendet Röstlängd. Dagordningen (sidan 2). Adjungeringar.

5 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Petra Malmgren Mattias Emanuelsson Andreas Granander Elin Gustafsson David Gustavsson Martin Kvist Mikael Leisjö Dan Sivnert Karolina Staël Max Valentin Qla Zetterberg Frånvarande Marcus Clifford

6 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Adjungerade Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, funktionär Personerna kan adjungeras som något av Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

7 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 2. Beslut: Arvodering av förbundsordförande Mötet beslutade att 1... riva upp beslutet från att Arvoderingen skall beräknas med utgångspunkt i ordförandens levnadsomkostnader. Arvodet skall beräknas på nytt för varje nyvald ordförande Sveroks förbundsordförande arvoderas med kronor i månaden i enligt med gällande villkor och styrdokumentet för förbundsordförande Förbundsordförandens arvode ska följa samma utveckling som kansliets anställda har genom Arbetsgivaralliansen. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Arvodering av förbundsordförande. Övrigt Petra Malmgren anmälde jäv och lämnade mötet under ärendet.

8 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Beslutsunderlag: Arvodering av förbundsordförande Av Petra Malmgren, Sverok har sedan 1997 en arvoderad förbundsordförande. Förbundsordförande arbetar med att leda förbundsstyrelsens arbete, representera förbundet internt och externt, leda förbundets visionsarbete samt arbete med strategiska projekt. Mer detaljer om förbundsordförandes uppgifter finns i styrdokumentet för förbundsordförande. Det är viktigt att känna till att en arvodering skiljer sig från en anställning på många vis. Till exempel kan styrelsen välja att avsluta den när som helst och det finns ingen uppsägningstid, inte heller omfattas den av de vanliga arbetsrättsliga reglerna och avtal med mera. Arvoderingen är för närvarande på kronor i månaden, vilket den varit sedan Det är baserat på en mängd faktorer och ansågs av förra styrelsen vara rimlig, med tanke på det ansvar, de arbetsuppgifter och arbetsförhållanden som ordföranden arbetar med. Den avgående förbundsstyrelsen tog på sitt möte i februari 2005 beslutet att arvodera den kommande förbundsordförande till och med april månad (2005) med samma summa som då gällde (det vill säga ). Riksmötet har i budgeten för 2004 satt av pengar för att täcka en fortsatt arvodering av samma storlek som förra året. På styrelsemötet 7-8 juni 2003 beslutade förbundsstyrelsen att Arvoderingen skall beräknas med utgångspunkt i ordförandens levnadsomkostnader. Arvodet skall beräknas på nytt för varje nyvald ordförande. Jag yrkar att 1... Förbundsordförande Petra Malmgren arvoderas med kronor i månaden i enligt med gällande villkor och styrdokumentet för förbundsordförande arvoderingen gäller till och med riksmötet 2005.

9 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 3. Beslut: Anta föreningar Mötet beslutade att 1... föreningar registrerade antas som medlemsföreningar i Sverok. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Anta föreningar.

10 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Beslutsunderlag: Anta föreningar Av Christer Chrisp Pettersson, kanslichef, Enligt förbundsstadgarna är det förbundsstyrelsen som antar föreningen. Detta har styrelsen delegerat till förbundskansliet, som registrerar föreningarna. Föreningsantagningen regleras i ett styrdokument för antagning av föreningar som förvaltas och utvecklas av föreningsansvarig. Jag yrkar att 1... föreningar registrerade antas som medlemsföreningar i Sverok. Lista över föreningar Sverok GävleDala 1 AFRO, Avesta, 7 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel, Kortspel 2 Avesta Pokerförening, Avesta, 42 medlemmar, Kortspel 3 Avesta Spel Sällskap, Avesta, 14 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Airsoft 4 EJP, Falun, 7 medlemmar, Lajv, Datorspel, Kortspel 5 Ellwira Lajv/Rollspelsförening, Borlänge, 6 medlemmar, Rollspel, Lajv 6 FAF SOC, Falun, 5 medlemmar, Lajv, Airsoft, Annat 7 Finnskogsordern, Bollnäs, 7 medlemmar, Lajv 8 Flip the Flop, Gävle, 6 medlemmar, Kortspel 9 StarNetwork, Gävle, 1425 medlemmar, Datorspel 10 Tetrapack, Söderhamn, 10 medlemmar, Datorspel 11 Ämblaspelförening, Falun, 17 medlemmar, Rollspel, Lajv, Kortspel, Annat Sverok Nedre Norrland 12 Guild of Voice Masters, Östersund, 5 medlemmar, Rollspel 13 Score UF, Sollefteå, 5 medlemmar, Datorspel, Kortspel 14 Spelliberalerna, Sundsvall, 10 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel 15 Stars in Rage, Örnsköldsvik, 6 medlemmar, Datorspel Sverok Ost 16 Ayo 1900, Jönköping, 5 medlemmar, Rollspel, Kortspel 17 Babylon Spelsällskap, Linköping, 5 medlemmar, Datorspel, Kortspel 18 Hovmantorp Holdén, Lessebo, 75 medlemmar, Kortspel 19 Institutet för Strategiska Studier, Jönköping, 6 medlemmar, Datorspel, Figurspel 20 Krok, Kalmar, 6 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Figurspel 21 Ljungby Go-spel Förening, Ljungby, 8 medlemmar, Brädspel 22 Lost Horizon, Växjö, 7 medlemmar, Datorspel, Kortspel 23 Marieholms RC Club, Gnosjö, 5 medlemmar, Annat 24 Monsterhand Pokerclub, Norrköping, 6 medlemmar, Kortspel 25 Mullsjö Nintendo Players, Mullsjö, 12 medlemmar, Brädspel, Annat 26 Paterna, Jönköping, 5 medlemmar, Brädspel, Annat 27 Pokerstarz, Växjö, 12 medlemmar, Kortspel 28 PS, Jönköping, 13 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Kortspel 29 SoldS, Söderköping, 17 medlemmar, Annat, Datorspel 30 Spelföreningen Akenkaset, Norrköping, 15 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel

11 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 31 Succubus RPG, Nybro, 5 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel 32 T1, Mullsjö, 5 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel 33 Tallboda Kobold Slayers, Linköping, 6 medlemmar, Rollspel Sverok SKuD 34 Alter Ego, Eslöv, 5 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Kortspel 35 Amaranth, Höganäs, 5 medlemmar, Kortspel 36 Den unge Werthers lirare, Lund, 6 medlemmar, Brädspel, Kortspel 37 Familjen Meskalin, Malmö, 10 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Figurspel 38 Hasse får spel, Helsingborg, 11 medlemmar, Datorspel, Brädspel 39 Korthajarna, Svedala, 8 medlemmar, Kortspel 40 Lunds Goklubb, Lund, 5 medlemmar, Brädspel 41 MVG, Lund, 5 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel 42 Slamdancers, Kristianstad, 16 medlemmar, Paintball 43 Soläng, Ängelholm, 5 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Kortspel 44 Svensk-Engelsk Fackordbok, Simrishamn, 5 medlemmar, Rollspel 45 Sölvesborgs IT-Förening, Sölvesborg, 13 medlemmar, Datorspel 47 Terebi Ge-Mu, Malmö, 30 medlemmar, Annat 48 TFT-lan, Sjöbo, 20 medlemmar, Datorspel 49 Vatingarna, Helsingborg, 7 medlemmar, Rollspel, Lajv 50 x200v, Lund, 13 medlemmar, Brädspel, Kortspel Sverok Stockholm 51 ALF, Värmdö, 11 medlemmar, Lajv, Annat 52 Brädspels föreningen SCG, Upplands Väsby, 5 medlemmar, Brädspel 53 Cthulhu Lives Sverige, Stockholm, 5 medlemmar, Rollspel, Lajv 54 Domhanvi, Stockholm, 9 medlemmar, Lajv 55 Dragon s Lair Föreningen, Stockholm, 201 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel 56 Drakens Tand, Tyresö, 6 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel 57 Dusk light, Upplands Väsby, 9 medlemmar, Rollspel, Lajv 58 e-washi, Stockholm, 19 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel 59 Getsemane, Stockholm, 5 medlemmar, Lajv 60 Grötsleven, Stockholm, 17 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Kortspel, Figurspel, Annat 61 Hard Play, Huddinge, 14 medlemmar, Datorspel 62 Imperial Transconglomerated Services, Solna, 5 medlemmar, Rollspel 63 Lagt kort ligger PF, Stockholm, 17 medlemmar, Kortspel 64 Lanfabriken, Österåker, 5 medlemmar, Datorspel 65 Lé Clof, Stockholm, 10 medlemmar, Datorspel, Kortspel 66 Modern Gamers, Stockholm, 5 medlemmar, Lajv, Datorspel, Brädspel, Airsoft 67 Monopolrävarna, Solna, 5 medlemmar, Brädspel 68 Märstagymnasiets spelförening, Sigtuna, 5 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel 69 Oratoriet, Stockholm, 5 medlemmar, Datorspel 70 Slite Roks, Gotland, 9 medlemmar, Rollspel, Brädspel 71 Smileykanalen, Stockholm, 75 medlemmar, Datorspel, Kortspel 72 Stellans stjärnor, Stockholm, 5 medlemmar, Brädspel, Kortspel 73 Stockholmslajv, Stockholm, 5 medlemmar, Lajv

12 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 74 Svarta krabban, Ekerö, 8 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel 75 Svartalf, Täby, 8 medlemmar, Lajv, Airsoft 76 Swedish Weekend Warriors, Nynäshamn, 5 medlemmar, Datorspel 77 Tornérspel, Järfälla, 14 medlemmar, Brädspel, Kortspel 78 Traditionella brädspel, Solna, 5 medlemmar, Brädspel 79 Tullinge Dator Spelar Förening, Botkyrka, 8 medlemmar, Datorspel Sverok Svealand 80 Arch Devils, Örebro, 6 medlemmar, Datorspel 81 Blind Mind, Kristinehamn, 28 medlemmar, Datorspel 82 Blodröda Cirkelns Armé, Västerås, 24 medlemmar, Lajv 83 Bäverns Tand, Örebro, 9 medlemmar, Rollspel, Kortspel 84 Carlstad Poker Club, Karlstad, 5 medlemmar, Kortspel 85 Clanwar.se, Karlstad, 19 medlemmar, Datorspel 86 Duelist Kingdom Katrineholm, Katrineholm, 20 medlemmar, Kortspel 87 Dungeon Masters, Håbo, 7 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel 88 Dvärg med dubbeleggad yxa, Uppsala, 5 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel 89 Enköpings Figurspels klubb, Enköping, 5 medlemmar, Figurspel 90 Eskilstuna Paintballförening, Eskilstuna, 9 medlemmar, Datorspel, Paintball 91 Facklans Lajvförening, Västerås, 7 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Kortspel 92 Färgbollarna, Kumla, 6 medlemmar, Paintball 93 IceMachine, Arboga, 17 medlemmar, Datorspel 94 Katla Grottan, Sala, 10 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel 95 Kunskapskolans Spelförening, Nyköping, 17 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel 96 Mellösa LAN-sällskap, Flen, 6 medlemmar, Datorspel 97 MKV-Poker, Örebro, 9 medlemmar, Kortspel 98 Sayeret Golani, Uppsala, 9 medlemmar, Lajv, Airsoft 99 Skåres Spelklubb, Karlstad, 7 medlemmar, Brädspel, Kortspel 100 Spela Mera, Karlstad, 5 medlemmar, Datorspel 101 Spelföreningen Gränslandet, Uppsala, 6 medlemmar, Datorspel, Figurspel 102 Tysta Gillet, Uppsala, 5 medlemmar, Lajv Sverok Väst , Göteborg, 12 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Annat 104 Black Sun, Mölndal, 6 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel, Figurspel, Annat 105 Blå Eld, Skövde, 14 medlemmar, Brädspel, Kortspel 106 Chaos Crew, Kungsbacka, 5 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Kortspel, Airsoft 107 Foc, Göteborg, 26 medlemmar, Datorspel 108 Ghota Gamers, Lilla Edet, 5 medlemmar, Datorspel 109 HI-Polymer, Falköping, 5 medlemmar, Rollspel 110 Kompani Granbarr, Partille, 16 medlemmar, Lajv 111 Konflikt, Lidköping, 8 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel 112 Kriga Pandorna, Göteborg, 21 medlemmar, Datorspel 113 KöttLAN, Halmstad, 9 medlemmar, Datorspel 114 Lajvsällskapet Katapult, Göteborg, 12 medlemmar, Lajv 115 Memma, Göteborg, 6 medlemmar, Brädspel, Kortspel

13 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 116 Möllerell PT, Göteborg, 33 medlemmar, Datorspel, Kortspel, Airsoft 117 RELFA, Falköping, 6 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel 118 SF Blotet, Vänersborg, 5 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Kortspel 119 Smash Bros spelsällskap, Göteborg, 13 medlemmar, Rollspel, Datorspel 120 Spel och Madrass, Falköping, 7 medlemmar, Datorspel 121 Särimner & Jonathan spelförening, Göteborg, 5 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel Sverok Övre Norrland 122 Battle Wagon, Umeå, 11 medlemmar, Rollspel, Datorspel, Brädspel, Kortspel 123 Chimaera, Umeå, 21 medlemmar, Rollspel, Lajv, Brädspel, Figurspel, Annat 124 Cobra Kai, Luleå, 7 medlemmar, Brädspel, Kortspel 125 Favete Gaming, Åsele, 7 medlemmar, Datorspel 126 Invandrar- och Kulturinformatörs Förening i Umeå, Umeå, 24 medlemmar, Datorspel, Brädspel, Kortspel 127 Norrböle Schack sällskap, Skellefteå, 52 medlemmar, Brädspel 128 Pokerklubben, Umeå, 5 medlemmar, Kortspel 129 Rednex, Skellefteå, 5 medlemmar, Datorspel 130 Ruter Knekt, Umeå, 10 medlemmar, Rollspel, Brädspel, Kortspel 131 Rutterklubben, Umeå, 5 medlemmar, Kortspel 132 Skelleftehamns Spelklubb, Skellefteå, 6 medlemmar, Rollspel 133 Sörfors Lanförening, Umeå, 6 medlemmar, Datorspel 134 Trollpack, Boden, 45 medlemmar, Rollspel, Lajv, Datorspel 135 Umeå Korthajar, Umeå, 13 medlemmar, Kortspel

14 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 4. Beslut: Arvodering av Vice ordföranden Mötet beslutade att 1... avslå ärendet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Arvodering av vice ordförande Övrigt Mikael Leisjö anmälde jäv och lämnade mötet under ärendet.

15 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Beslutsunderlag: Arvodering av vice ordförande Av Mikael Leisjö, Förbundsordförande arbetar med att leda förbundsstyrelsens arbete, representera förbundet internt och externt, leda förbundets visionsarbete samt arbete med strategiska projekt. Mer detaljer om förbundsordförandes uppgifter finns i styrdokumentet för förbundsordförande. Vice ordförande kompletterar och stödjer ordförande i fall där situationen kräver det. På senare tid har tyngden av förbundets storlek och Sveroks expansiva natur visat att behovet allt oftare finns. Sverok har infunnit sig i rollen som Sveriges största ungdomsorganisation, en ställning som förpliktigar både i ansvar och arbete. Förbundsordförandes ställning kräver att denne finns tillgänglig och insatt i de flesta frågor. Många projekt och delmål kan därför bli åsidosatta p.g.a. prioritering av större projekt och ansvarsområden. Vissa långsiktiga projekt riskerar dessutom att aldrig genomföras då ordinarie ledamöter ofta avsätter sin tid i förhållande till hur mycket jobb och skola denne har. Här har en arvoderad vice ordförande en fördel att kunna ge mer av sin tid för att följa upp beslut och projekt och på så sätt stötta upp förbundsordföranden i dennes arbete. Arvodering av vice ordförande har inte funnits tidigare och i enlighet med gammal Sveroktradition försöker man i regel att undvika att ekonomiskt värdera arbete i förbundet. Men med anledning av rådande omständigheter och arbetsförhållanden finns det behov av en extra person som har tid och ekonomiska förutsättningar för att ge Sverok den uppmärksamhet som krävs. Min avsikt med förfrågan är inte att ekonomiskt optimera min tillvaro i Sverok utan snarare försäkra mig om att min ekonomi som student inte havererar när jag lägger ner mycket av min tid på Sverok. Det är viktigt att känna till att en arvodering skiljer sig från en anställning på många vis. Till exempel kan styrelsen välja att avsluta den när som helst och det finns ingen uppsägningstid, inte heller omfattas den av de vanliga arbetsrättsliga reglerna och avtalen. Förbundsstyrelsen tog på sitt möte i juni 2003 beslutet att heltidsarvodera förbundsordförande med den summa som då gällde (det vill säga ). Det är varken lämpligt eller önskvärt att heltidsarvodera vice ordförande. Riksmötet har i budgeten för 2005 satt av pengar för att täcka en halvtidsarvodering av storlek i månaden. I dagsläget finns det därmed utrymme för att minska överbelastningen i förbundsledningens arbete. Jag yrkar att 1... förbundsstyrelsen beslutar att halvtidsarvodera den sittande vice ordföranden Mikael Leisjö med kronor i månaden i enlighet med det gällande styrdokumentet för vice ordförande Arvoderingen gäller till och med riksmötet 2006.

16 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 5. Beslut: First Class Mötet beslutade att 1... delegera ärendet till folkbildningsansvariga. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: First Class

17 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Beslutsunderlag: First Class Av Mattias Emanuelsson, Efter att ha varit på nätverksträff för Studiefrämjandet insåg jag att First Class (FC) kan användas av Sverok också. Jag har tidigare använt mig av programmet när jag studerat distans på Runö Folkhögskola och jag tycker att det är ett väldigt smidigt sätt att arbeta på. Jag tror att vi ar mycket att vinna om vi även kan bedriva cirkelverksamhet över FC i framtiden. Framförallt tror jag att det kommer att underlätta för de föreningar vi organiserar som enbart huserar på Internet. Jag hoppas och tror att detta kommer att öka cirkelverksamheten inom förbundet. Som jag ser det finns det två vägar att gå. Antingen att Sverok sätter upp en egen FC-sever, alternativt att vi använder oss av Folkbildningsnätets nuvarande server. Frågan är hur mycket kraft detta skulle ta från en server. Vi är trots allt medlemmar. Beskrivning: First Class First Class är ett konferensprogram som är väldigt enkelt att använda. Man kopplar upp sig mot en server, loggar in med eget användarnamn och lösenord, och kommer därefter till sitt eget skrivbord. Där har man en egen mailbox och där är ikoner till de konferenser på servern som man har blivit tilldelad access. En väldigt fin grej med FC är att man inte riskerar spam (skulle någon börja med spam är det helt ju bara att plocka bort den personens konto). Det är ett säkert system, eftersom man behöver bli tilldelad access för att få tillgång till konferenserna så går det inte att spionera i konferenser som man inte har behörighet till. Jag yrkar att 1... det möjliggörs för Sverokmedlemmar att använda sig av First Class som ett alternativ till den traditionella studiecirkelmetoden det undersöks ifall Sverok kan få en plats på folkbildningsnätets server eller om vi måste sätta upp en egen FC-server det informeras om FC-möjligheterna vi alla kanaler vi har Sverox, hemsidan, osv.

18 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 6. Beslut: Medlemsantal Mötet beslutade att 1... Sveroks medlemsantal baseras på antalet registrerade föreningar samt antalet föreningsmedlemmar som genomgått Sveroks kontrollrutiner Sveroks medlemsantal fastställs till föreningar med föreningsmedlemmar varav 89 % är i åldern 7-25 år Föreningsansvarig uppdras att i sin rapport regelbundet redogöra för aktuellt medlemsantal. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Sveroks medlemsantal. Övrigt Sveroks medlemmar är föreningar och deras medlemmar.

19 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Beslutsunderlag: Sveroks medlemsantal Av Petra Malmgren, Den sista tiden har det florerat olika uppgifter om Sveroks medlemsantal. Sveroks förbundsstyrelse behöver vara konsekvent då det fäller antalet föreningar och medlemmar. Denna ska gälla tills en ny siffra på något sätt fastställs. Jag yrkar att 1... Sveroks medlemsantal baseras på antalet registrerade föreningar samt antalet föreningsmedlemmar som genomgått Sveroks kontrollrutiner Sveroks medlemsantal fastställs till föreningar med föreningsmedlemmar varav 89 % är i åldern 7-25 år Föreningsansvarig uppdras att i sin rapport regelbundet redogöra för aktuellt medlemsantal.

20 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 7. Beslut: Praxisdokument Mötet beslutade att 1... remittera ärendet till Petra Malmgren. Handlingar i ärendet Praxisdokument för förbundsstyrelsens arbete.

21 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Praxisdokument för förbundsstyrelsens arbete Detta är en sammanställning av en mängd praxisar för arbetet inom förbundsstyrelsen och förbundet i stort. Det är något som kan justeras löpande under året av förbundsstyrelsen, allt eftersom det så krävs. En del av punkterna är knutet till olika beslut. I de fall då ett tydligt beslut fattats hänvisas det till beslutets datum och paragraf. I vissa fall har kompletteringar eller förändringar skett, då hänvisas det till det senaste beslutet. I övriga fall handlar det troligtvis om något som arbetats in under en längre tid, och det hänvisas då generellt till det mötet då praxisdokumentet som helhet antogs. Några av punkterna nedan tas upp inom t.ex. reglerna för begäran om ersättningar, styrdokument för antagning av föreningar med mera. Detta är en sammanställning som ska ge överblick. Vi kommer troligen bryta ut en delar och behandla för sig själva unde helgens möte. I stort anser jag att de liggande praxis-dokumente är bra och bör vara riktlinje för årets arbete. Förbundsstyrelsens sammanträden Styrelseledamöter bör närvara på alla ordinarie styrelsemöten och visionsmöten. Under det första ordinarie sammanträdet skall den nyvalda styrelsen besluta om en mötesplanering, denna skall distribueras till förbundsstyrelsen, kansliet, distrikten samt revisorerna och finnas tillgänglig på förbundets hemsida. Förbundsstyrelsemöten skall förläggas till Linköping. (FS , 15) Kanslichefen närvarar under ordinarie förbundsstyrelsemöten och för då protokoll. Alla som vill får närvara vid styrelsens sammanträden efter adjungering. I samband med adjungeringar ska det beslutas om mat- och reseersättning ska utgå till den/de adjungerade. Styrelsen har rätt att besluta om att få diskutera och besluta enskilt om styrelsen så önskar. Styrelseledamöterna får ersättning för sina resor till och från styrelsemötena. Även flyg och X2000 är ok då det anses rimligt. I övrigt gäller: Billigaste resan är den bästa resan. (FS 15, ) Mat för förtroendevalda under förbundsstyrelsesammanträden bekostas av förbundet. Övrigt styrelsearbete Alla i styrelsen skall ha tillgång till en e-postadress och någon form av lättillgänglig Internetuppkoppling. I de fall styrelseledamöterna saknar dator och uppkoppling ska Sverok låna ut maskiner samt tillhandahålla Internetabonnemang. Alla i styrelsen ska, med sin e-postadress, vara anslutna till styrelsens e-postlista och Internetforum samt eventuell arbetsgruppslista och regelbundet läsa de brev och inlägg som inkommit. Då förtroendevalda deltar på arbetsgruppsmöten och andra möten utgår mat- och resersättning, inom rimliga gränser. Styrelseledamöter skall närvara på riksmötet

22 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Möteshandlingar och protokoll Alla möteshandlingar skall vara mötesordförande samt kanslichefen tillhanda senast fredag en vecka innan mötet. Kanslichefen ser till att möteshandlingar och dagordning skickas ut senast måndagen innan förbundsstyrelsesammanträdet. Första utkastet till protokoll bör skickas ut till styrelsen senast 5 dagar efter styrelsemötet. Det färdiga protokollet ska vara revisorerna tillhanda senast 14 dagar efter styrelsemötet. Distrikt och föreningar meddelas om att det finns i elektronisk form på hemsidan. (FS 82, ) Beslut som rör enskilda föreningar eller privatpersoner ska skickas till berörda parter då protokollet är färdigjusterat. Protokoll från Sveroks förbundsstyrelsesammanträden ska finnas tillgängliga på Internet. Per Capsulam-beslut Förbundsordförande avgör tillsammans om ett beslut ska tas per capsulam, eller om beslutet måste vänta till ett ordinarie styrelse sammanträde. Ett beslutsunderlag för ett beslut per capsulam ska skickas till förbundsordförande. Denne ser därefter till att alla styrelseledamöter får tillgång till beslutsunderlaget via Internetforumet samt skicka ut information om detta på e-postlistan. Under de tre första dagarna efter att beslutsunderlaget har skickats ut kan ledamöterna lägga in tilläggsyrkanden. Efter tre dagar genomförs omröstning. Omröstningen ska vara klar max sju dagar efter att beslutsunderlaget har skickats ut. För att ett beslut ska äga giltighet måste minst fem av förbundsstyrelsens ledamöter rösta. Sju dagar efter att styrelsen fått beslutsunderlaget avslutas omröstningen. Beslutet som då tagits träder i kraft omedelbart. Varje beslut per capsulam måste ratificeras och protokollföras vid nästkommande ordinarie styrelsesammanträde. Reservationer mot ett beslut taget per capsulam ska inlämnas vid detta möte. Medlemsföreningar Antagningar Kansliet antar löpande föreningar och förbundsstyrelsen ratificerar dessa antagningar vid nästkommande förbundsstyrelsesammanträde. Om ett föreningsnamn, syfte eller annan skrivelse i den antagande föreningens stadgar av kansliet anses vara stötande, diskriminerande eller på annat sätt dåligt för förbundet kontaktas föreningen för diskussion om ändring. Om föreningen ej finner sig i kansliets bedömning kopplas styrelsen in och beslut fattas vid nästkommande förbundsstyrelsesammanträde. Bidragskontroll Kansliet kontrollerar att alla bidragsansökningar är korrekt underskrivna Kansliet ska göra kontroller av bidragssökande föreningar genom att begära in relevant material.

23 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Föreningars adresser Kansliet får sälja etiketter med föreningars adresser till företag om föreningarna ej sagt ifrån. Telefonlistor med föreningars telefonnummer får ej säljas till företag. Kansliet får skicka ut adressetiketter gratis till Sverokrelaterade arrangemang som anordnas ideellt. Till exempel lajv, konvent och turneringar. Övriga praxisar Nationella mästerskap ska ej arrangeras eller auktoriseras av Sverok. Sverok ska inte uttala sig i ärenden som ligger utanför förbundets verksamhetsområde. Förbundet arrangerar inte konvent i samband med förbundets riksmöte. Reklam får, mot ersättning, finnas på Sveroks hemsida. (FS 57, ) Distrikt har möjlighet att låna pengar av förbundet för verksamhet som syftar till att landstingsbidrag ska erhållas. Lånet under lånetiden utgår utan ränta. (FS 83, )

24 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) 8. Beslut: Pressbevakning Mötet beslutade att 1... remittera ärendet till Mikael Leisjö. Ungdomsstyrelsen Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Pressbevakning Allmänna villkor för pressbevakning med Newsmachine (sist i protokollet). Offert från Newsmachine (sist i protokollet). Avtal Observer. Allmänna villkor Observer. Tjänstespecifikation Observer.

25 Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte (120) Beslutsunderlag: Pressbevakning Av Mikael Leisjö, I den mån som förbundet expanderat växer också behovet för en fungerande kontaktyta mellan organisationen och massmedia. Sverok har tidigare anlitat pressbevakningsföretaget Observer för att tillgodose förbundet med den omvärldsbevakning som vi behöver. Observer förser förbundet med riktiga pressklipp som skickas till Sverok via posten och som vi sedan kan göra vad vi vill med. Det finns dock undantag. Vi har inte tillåtelse att kopiera artiklar rakt av och skicka till andra delar av förbundet, utan endast citera och hänvisa till artikeln. Fördelarna med detta system är att vi får artiklarna på papper och kan på så sätt tydligare se hur artikeln framställts och hur upplägget sett ut. Vi har också möjlighet att arkivera och spara pressklippen i pärmar, vilket är positivt för efterkommande styrelser. Nackdelar med Observers system är att det tar tid för oss att bli uppmärksammade om aktuella händelser. Skulle en artikel skrivas i slutet av veckan kan det dröja en hel helg innan Sverok får en notis om artikeln. Under våren kontaktade jag ett antal ideella organisationer och fick via deras pressekreterare veta att pressbevakningsföretaget Newsmachine var ett vanligt, prisvärt och effektiv verktyg inom ideell omvärldsbevakning. Vid kontakt med företaget fick jag veta att flera ideella organisationer använder deras tjänster samt ett antal ledande företag. Newmachines tjänster är helt webbaserade vilket innebär att de inte skickar ut pappersklipp till sina klienter. Istället kan man via deras hemsida registrera sig på ett konto och därmed söka och få information om det antal sökord man väljer att ha. Jag tog mig friheten att skriva upp Sverok på ett provabonnemang i tio dagars tid för att testa företagets tjänster. Resultatet var mycket tillfredställande och när jag jämförde urvalet mellan Newmachine och Observers tjänster visade det sig att Newmachine gav uppåt 4 fler träffar än vad Observer gjorde. Detta kan bero på att Newmachine täcker fler lokala storstadstidningar som t.ex. Metro och City. Fördelar med Newsmachines tjänster är att man får svar direkt. Skulle en mediastorm uppstå har man full koll på vilka medier som nämner något av våra sökord. Under provomgången valde jag att belysa följande sökord: Airsoft Brädspel Fantasirollspel Figurspel Kortspel Lajv Levande rollspel Paintball Rollspel Sverok Ungdomsstyrelsen