Processbeskrivning för arbetet med Universitetskanslersämbetets kvalitetsutvärderingar perioden

Transkript

1 Processbeskrivning för arbetet med Universitetskanslersämbetets kvalitetsutvärderingar perioden Denna processbeskrivning åskådliggör universitetets arbete med Universitetskanslersämbetets kvalitetsutvärderingar. Beskrivningen synliggör kvalitetsutvärderingarnas arbetsgång, dess ansvarsfördelning mellan universitetsledning och fakulteten samt fakultetens interna fördelning av det operativa ansvaret i utvärderingsprocessen. Processen beskrivs i vertikal riktning (se kolumnen moment nedan). I de horisontella rutorna rubriceras och beskrivs processen i form av dess aktivitet (rubrik samt beskrivning av aktiviteten), tidsaspekt, ansvarig verksamhet/ledningsfunktion samt fakultetens tillägg av operativt ansvariga för processens olika delar (kolumnen längst till höger i tabellen). Följande förkortningar används i processbeskrivningen: UKÄ = Universitetskanslersämbetet UK = Universitetsledningens kansli, = Fakulteten Sammanfattning av processbeskrivningens olika delar Moment 1: Anger vilka funktioner och arbetsgrupper som ska utses inför arbetet. Moment 2 10: Visar processens olika delar fram till att UKÄ beslutar enligt tregradig skala. Moment -: Visar processen vid omdömet Bristande kvalitet. Följande funktioner (enl. moment 1) ska utses/vara verksamma i utvärderingsprocessen: 1a) Samordnare vid universitetsledningens kansli, 1b) samordnare vid respektive fakultet, 1c) kontaktperson för respektive huvudområde/yrkesexamen, 1d) arbetsgrupper för respektive huvudområde/yrkesexamen, samt 1e) administrativt stöd. De funktioner som anges vid moment 1 återkommer förmodligen som operativt ansvariga i de följande momenten. Märk: Processbeskrivningen utgår främst från ett fakultetsperspektiv. I samband med att examenstillstånd för lärarutbildningar eller andra fakultetsöverskridande examina utvärderas kan det finns behov att göra vissa avsteg från denna processbeskrivning.

2 Moment 1 Utse personer som tilldelas ansvar i utvärderingsarbetet 1a Samordare för UKÄ:s kvalitetsutvärderingar vid universitetet 1b 1c 1d 1e Aktivitet Beskrivning av aktivitet/uppdrag Tidsaspekt utser samordnare för fakultetens arbete med UK-ämbetets kvalitetsutvärderingar utser kontaktperson för varje huvudområde/yrkesexamen* *fortsättningsvis anges enbart begreppet huvudområde detta inbegriper i förekommande fall även yrkesexamen utser arbetsgrupper för de huvudområden som ska utvärderas utser person/er som ska utgöra administrativt stöd åt huvudområdets kontaktperson 2 Uppdrag och information från Universitetskanslersämbetet till rektor inför kommande kvalitetsutvärdering Förberedande arbete innan utvärderingsarbetet påbörjas. UK utser person som samordnar UKÄ:s kvalitetsutvärderingsarbete gentemot fakulteterna. Respektive fakultet utser en person som har ett övergripande och samordnande ansvar för fakultetens arbete med UKÄ:s kvalitetsutvärderingar. meddelar till UK vilken person de utsett. För varje huvudområde/yrkesexamen* som ska utvärderas utses en kontaktperson. meddelar till UK och sin samordnare vilka kontaktpersoner som utsetts. UK meddelar till UKÄ namnen på kontaktpersonerna. utser de personer som ingår i huvudområdets arbetsgrupp. Gruppen har ansvar för arbetet att skriva självvärdering/ar. Kontaktpersonen är sammankallande och leder arbetsgruppen och dess arbete. Fakulteten utser lämplig person/er som är ansvarig för att a) registrera lista över självständiga arbeten i inrapporteringsverktyget UK-ämbetet direkt b) avidentifiera examensarbeten c) via inrapporteringsverktyget registrera ämnets självvärdering meddelar till UK vilka personer som utsetts. Personer som utgör administrativt stöd samt huvudområdets kontaktperson får genom UK behörighet till inrapporteringsverktyget. UKÄ kontaktar lärosätet inför kommande utvärderingsomgång. Lärosätet inventerar sitt utvärderingsunderlag för berörda huvudområden och yrkesexamina. Dvs. kartlägger antalet självständiga arbeten som finns att tillgå inför UKÄ:s urval och kvalitetsutvärdering. Resultatet av kartläggningen översänds till UKÄ. Utses för hela utvärderingsperioden Utses för hela utvärderingsperioden Utses inför utvärdering Utses inför utvärdering Utses inför utvärdering Brev till rektor inför utvärderingsomgång Ansvarig verksamhet/ ledningsfunk tion UK i samverkan med prefekt Kanslichef UK + Samordningsansvarig vid UK i samverkan med samordningsansvarig vid fakulteten Person/er som tilldelats operativt ansvar för aktiviteten Peter Knutsson Peter Knutsson samt

3 3 Rekrytering av bedömare Universitetskanslersämbetet ger lärosätet möjlighet att nominera personer att ingå i UKÄ:s bedömargrupp. Respektive fakultet tar ställning till om man vill nominera personer till bedömargruppen. Fakulteten samordnar arbetet och översänder förslag till UKÄ. 4 Universitetskanslersämbetets informationsmöte övergripande om arbetet med universitetets självvärdering Samordningsansvarig vid UK informerar samordningsansvarig för som samordnar :s arbete. UKÄ bjuder in till informationsmöten (oftast via Adobe Connect) om utvärderingens fokus och att skriva självvärderingar. kontaktperson samt de personer kontaktpersonerna vidtalar deltar. Samordningsansvarig organiserar mötet dvs. distribuerar inbjudan, bokar möteslokal och uppkoppling via Adobe Connect. 5 Fakultetens informationsmöte Fakultetens samordnare organiserar möte med huvudområdenas kontaktpersoner. Syftet med mötet är att kontaktpersonerna - skaffar sig en överblick och kunskap om det kommande arbetet - tar del av tidigare erfarenheter - påbörjar arbetet med organisation av arbetet och att skriva huvudområdets självvärdering/ar - gör en övergripande tidplan för huvudområdets utvärderingsarbete (i samverkan med :s samordnare tidplanen fastställs efter upptaktsmötet, se 6b) - tar ställning till vilka personer från huvudområdet som deltar vid UKÄ:s upptaktsmöte. Dessa två personer anmäls till UKÄ. UK:s samordnare kan användas som resurs vid detta möte. 6 Upptaktsmöte Förfrågan översänds från UKÄ inför utvärderingsomgång UKÄ meddelar tid inför utvärderingsomgång samordare bjuder in inför utvärderingsomgång. UK + Samordningsan svariga vid UK samt UK + Samordningsan svariga vid UK samt + UK Fakultetens samordnare i samverkan med UK:s samordnare 6a Upptaktsmöte på Universitetskanslersämbetet i UKÄ skickar inbjudan till huvudområdets kontaktperson samt universitetets samordnare (UK). Vid upptaktsmötet presenterar UKÄ skickar inbjudan 1 2 Stockholm UKÄ bjuder in till UKÄ:s bedömargrupp förslag på vilka mål och kriterier som ska månader före kontaktperson upptaktsmöte. utvärderas. Vid mötet presenteras tidplan för utvärderingarna. upptaktsmöte t kontaktperson ansvarar för att anmäla de personer som ska delta vid UKÄ:s upptaktsmöte. 6b Efter upptaktsmötet UKÄ meddelar UKÄ meddelar sitt beslut om mål och kriterier till UK samt UKÄ beslutar Peter Knutsson samt NN tillsammans med UK Peter Knutsson

4 beslut om mål och kriterier huvudområdets kontaktperson. Kontaktpersonen sammankallar arbetsgruppen och informerar om mål kriterier som ska utvärderas. Fakultetens samordnare fastställer tidplan för självvärderingsarbetet och informerar ämnets kontaktperson. 7 Självvärdering Moment 7 och 8 pågår till vissa delar parallellt. 7a Självvärdering beredning Arbetet med att sammanställa och skriva självvärderingen intensifieras när mål och kriterier är beslutade. arbetsgrupp och dess administrativa stöd involveras. 7b Självvärdering inmatning i UKÄ:s inrapporteringsverktyg självvärdering fastställs genom dekanbeslut innan den översänds till UKÄ via deras inrapporteringsverktyg. I detta arbete involveras universitetets expertgrupp (dels intern expert dels extern expert) för att ge synpunkter på självvärderingens innehåll och utformning. Fakultetens administrativa stöd ansvarar för att lägg in självvärderingen i UKÄ:s inrapporteringsverktyg. 8 Självständiga arbeten Följande moment genomförs av huvudområdets administrativa stöd i samråd med huvudområdets kontaktperson: a) Sammanställa examensarbetena enligt mall (excelblad) som finns att tillgå i UKÄ:s inrapporteringsverktyg. b) Sammanställningen/listan matas in i inrapporteringsverktyget. c) Enligt instruktion i inrapporteringsverktyget gör lärosätet ett digitalt slumpmässigt urval som visar vilka självständiga arbeten som ska ingå i utvärderingen. d) De utvalda examensarbetena avidentifieras och - laddas upp/registreras i inrapporteringsverktyget. 9 Lärosätes- och studentintervjuer Fakultetens samordnare ansvarar för att lämplig organisation skapas och att personer för berörda huvudområden utses så att intervjuer genomförs på ett korrekt sätt. Fakultetens samordnare (alt den :s samordnare utser) ansvarar för att: a) boka lokaler och IT-support b) se till att de personer som ska delta vidtalas/utses c) involvera studentkåren som utser studenter d) informera om tid och plats till samtliga deltagare e) meddela UKÄ:s handläggare vilka personer som kommer att ca 10 dagar efter upptaktsmöte t. Ca 8 veckor Enligt fakultetens tidplan Enligt tidplan från UKÄ och fakultetens tidplan Datum meddelas av UK-ämbetet Cirka 2-4 månader efter huvudområde ts kontaktperson Fakultetens samordnare i samverkan med huvudområdets kontaktperson och huvudområdets administrativa stöd administrativa stöd administrativa stöd Fakultetens samordnare Följande personer ingår i huvudområdets självvärderingsar bete:

5 10 Universitetskanslersämbetets beslut om beslutet 10 a 10 b Universitetskanslersämbetets beslut om beslutet är bristande kvalitet eller mycket hög kvalitet Universitetskanslersämbetets beslut uppföljning, delta vid intervjuerna. UKÄ meddelar tider till dels ämnets kontaktperson, dels universitetets (UK) kontaktperson. Fakultetens samordnare informeras och organiserar arbetet. Universitetskanslersämbetet beslutar utifrån en tregradig skala: a) bristande kvalitet, b) hög kvalitet, c) mycket hög kvalitet. Om beslutet är bristande kvalitet eller mycket hög kvalitet meddelar UKÄ detta till rektor ett dagen före beslutet offentliggörs. Rektor informerar fakultetsledning (dekan/prodekan) som i dialog med prefekt, huvudområdets kontaktperson och pressansvarig på KOM skapar ett pressmeddelande. Oavsett vilket omdöme/beslut som huvudområdet erhåller från UK-ämbetet ska fakulteten följa upp UK-ämbetets beslut och motivering till erhållet omdöme. Vid bristande kvalitet Nedanstående gäller enbart då UKÄ fattat beslut om bristande kvalitet. a b c Vid bristande kvalitet information till anställda och studenter Vid bristande kvalitet analys och åtgärdsredovisning till UKÄ Vid bristande kvalitet analys och åtgärdsplan och prefekt för berörd utbildning ansvarar för att ge anställda information om beslutet i nära anslutning till dess offentliggörande. Studentkår och studenter ska erhålla information om hur beslutet påverkar studenternas fortsatta studier. En analys och åtgärdsredovisning ska arbetas fram. Denna ska vara UKÄ tillhanda inom 1 år efter beslutet om bristande kvalitet har meddelats. Ansvarig/a för att arbeta med åtgärdsplan utses. En tidplan för arbetet upprättas. Fakultetens samordnare ansvarar för att följa upp arbete och tidplan. Senast fem månader efter UK-ämbetets beslut ska fakulteten efter dialog med berörd institution redovisa en analys samt förslag till åtgärdsplan (alternativt i förekommande fall avvecklingsplan för ämnet). fastställer genom beslut analys och åtgärdsplan. Beslutet översänds till UK:s samordnare. självvärdering rapporterats in till UKÄ. Omgående dvs. i samband med UK-ämbetets förhandsbesked Inom 2 veckor efter UKÄ:s beslut. UK Samordnare för UK i dialog med rektor och dekan/prodekan Nedan anges tid efter att UKÄ meddelat sitt beslut 1-2 dagar Prefekt 1-2 veckor 4-5 månader

6 d e Vid bristande kvalitet universitetets expertgrupp ger synpunkter Vid bristande kvalitet verkställighet/genomförande av analys och åtgärdsplan Universitetets expertgrupp (intern och extern expert) tar del av fakultetens analys och åtgärdsplan och ger sina synpunkter till fakulteten. Återkoppling sker tidsmässigt i nära anslutning till att planen redovisats för expertgruppen. Efter att analys och åtgärdsplan beslutats av fakulteten informerar fakulteten rektorsgruppen. Fakulteten ansvarar för fortsatt arbete att genomföra analys och åtgärdsplan. I nära anslutning till analys och åtgärdsplan översänts Expertgruppen (Fakultetens representant samt ytterligare en person ur expertgruppen) 4-6 månader Fakultetens analys, dess åtgärdsplan och åtgärdsredovisning ska alltid utarbetas i dialog med fakultetsledning. Vid bristande kvalitet fakultetens Fakultetens analys och åtgärdsredovisning ska f analys och åtgärdsredovisning, synpunkter a) översändas till universitetets expertgrupp minst en från universitetets expertgrupp månad före fakulteten ska översända analys och åtgärdsredovisningen till UKÄ. b) Universitetets expertgrupp ger sina synpunkter på analys och åtgärdsredovisning till berörd dekan, prefekt samt ämnesföreträdare. c) Berörd dekan ansvarar för att vid behov korrigera analys och åtgärdsredovisning utifrån erhållna synpunkter från expertgruppen. Vid bristande kvalitet dekanbeslut a) Analys och åtgärdsredovisningen fastställs genom g dekanbeslut. b) Fakulteten ansvarar för att analys och åtgärdsplanen översänds till Universitetskanslersämbetet inom den angivna tidsramen. Information om ärendegång efter att fakulteten översänt analys och åtgärdsredovisning. a b Universitetskanslersämbetet bereder ärendet och meddelar beslut om bristerna bedöms vara åtgärdade UKÄ bereder ärendet med stöd av två bedömare. UKÄ beslutar om yrkesexamen/huvudområdets (kandidat, magister alt. master) tillstånd att utfärda examen ska dras in eller om bristande examensmål bedöms åtgärdade. Om påtalade brister bedöms vara åtgärdade beslutar UKÄ att huvudområdet/yrkesexamen uppnått omdömet hög kvalitet. Universitetets ledningsgrupp behandlar UKÄ:s beslut. 10- månader - månader Expertgruppen Nedan anges tid efter sista redovisningsdag av analys och åtgärdsredovisning till UKÄ 4-7 månader UKÄ 4-6 månader Rektor +

7 c d e om bristerna inte bedöms vara åtgärdade om bristerna inte bedöms vara åtgärdade om bristerna inte bedöms vara åtgärdade Om påtalade brister inte bedöms vara åtgärdade sker följande: a) via UKÄ:s handläggare meddelas lärosätet bedömargruppens önskemål om kompletteringar. (Kompletteringstiden är ca 3 veckor.) b) om bedömargruppen efter lärosätets kompletteringar anser att oklarheter kvarstår vad gäller lärosätets analys och åtgärdsredovisning genomförs ett muntligt samtal (via Adobe Connect). c) Bedömargruppen avger ett yttrande till UKÄ. - Om bristerna bedöms åtgärdade föreslås att examensrätten kvarstår och att huvudorådet/ yrkesexamen erhåller omdömet hög kvalitet. - om bristerna bedöms kvarstå anger bedömargruppen på vilket sätt huvudområdet inte uppnår berörda examensmål. Dessa ligger till grund för att UKÄ kan besluta om att dra in tillståndet för berörd examen. Om påtalade brister inte bedöms vara åtgärdade meddelar UKÄ bedömargruppens synpunkter till lärosätet som har möjlighet att inkomma med synpunkter på den kritik som bedömargruppen angett. UKÄ tar ställning till bedömargruppens och lärosätets yttranden. Om påtalade brister inte bedöms vara åtgärdade beslutar UKÄ att dra in lärosätets tillstånd att utfärda berörd examen. Universitetets ledningsgrupp behandlar UKÄ:s beslut. Universitetets ledningsgrupp behandlar UKÄ:s beslut. 4-6 veckor 5-7 månader Rektor +