csv-filen göra Format genom att siffrorna Sida 1

Transkript

1 Avancerad excel del 1 Vi ska jobba med Riksdagens data, så gå till data.riksdagen.se och o välj Data och Anföranden. Det finns en mängd olika sätt att ladda ner data, men vi vill tittaa på vilka som har varitt uppe i talarstolen och kanske vilka partier som är bäst representerade. Välj csv-fil för 2012/13, laddaa ner zip-filen och extrahera upp den till ett bibliotek. Öppna csv-filen inifrån Excel. Börja med att ändra avgränsaren till komma och se till att textavgränsaren är ett dubbelt citattecken ( ). I nästa steg är det möjligt att styra formatet på kolumnerna genom att ändra från f allmäntt till text på en del av dem: d Det viktigaste är att ändra den tionde kolumnen den innehållerr id för varje ledamot och där finns det en risk attt du tappar de inledande nollorna om du inte ändrar ä till text. Det kan göra det svårt att exempelvis samköra den här filen med andra. Csv-filen innehåller inga rubriker men Riksdagen har talat omm vad rubrikerna heter dock i fel ordning. Infoga en ny rad överst i dokumentet och mata in rubrikerna. Det här är rätt ordning: dok_id, dok_rm, dok_nummer, dok_datum, avsnittsrubrik, kammaraktivitet, anforande_nummer, talare, parti, intressent_id, rel_dok_id, replik Spara filen som Excel arbetsbok innan vi fortsätter arbeta med den. d Och omm man ska vara riktigt säker så bör du spara undan filen och sedan fortsätta arbeta med en kopia. Format Vi börjar med att ändra formatet på datumkolumnen. Markera kolumnen k och välj Format och Formatera celler. Se till att du står på Tal-flikeett numeriskt värde har blivit formaterat som text det syns genom att siffrorna står till vänster, och man kan se en liten grönn trekant i varje cell. Om du och välj Datumm och klicka på formatet Ibland har man problemet att markerar cellerna så dyker dett upp ett litet utropstecken. Enklast att ändra formatet är att klicka på pilen bredvid utropstecknet ochh välja Konvertera till tal. Sida 1

2 Text till kolumn När vi tittar på kolumnen med ledamöter ser vi att det ibland står replik efter namnet. För att kunna räkna hur många gånger en person n är uppe i talarstolen måste m vi plocka bort detta så att vi kan summera antalet anföranden per person. Ett enkelt sätt att göra dettaa är att använda kommandot Text till kolumn. Kopiera kolumnen med ledamöterna och läggg den längst till höger. Markera kolumnen och gå till Data-fliken välj kommandot Text till kolumn. Välj Avgränsade fält och klicka på Nästa. Varje namn slutar med partibeteckning inom parenteser. Det kan vi använda. Välj högerparentes, ), som Avgränsare och klicka på Slutför: Nu kan du ta bort kolumn N, som s ju bara innehåller ordet replik. Om du vill snygga till kolumn M så kan du markera kolumnen och välja Ersätt. Sök efter mellanslag vänsterparentes och ändra till komma och mellanslag. Formler Det finns också ett antal talare som är ministrar eller statsråd. Det vore kanske intressant att göra en kolumn där vi markerar vilken sorts person det är som talar. Då kann vi bryta ut dem eller räkna dem separat. Vi kan använda kolumn N till detta. Om man tittar på hur riksdagen skriver såå ser vi att titeln står framför namnet och attt det står med små bokstäver. Ett namn på en ledamot är skrivet helt i versaler. Det kan vi använda. Formeln =EXAKT skiljer på stora s och små bokstäver. Så om vi hämtar de första tre bokstäverna och så använderr vi formelnn =VERSALER för att göra dem till stora bokstäver. Om vi sedan jämför dem så blir det sant om det är en ledamot och falskt om det är ett statsråd eller en minister. Vi kan göra det t i steg. Låt oss strunta i talmannenn för ett ögonblick och börja på rad 4. Ställ markören i N4 och skriv =VÄNSTER(N4;3). I celll O4 skriverr du =VERSALER(N4) ). I cell P4 skriver s du = =EXAKT(N4;O4). Kopiera ner de tre formlerna och titta vad som händer. Gå upp igen i och skriv =OM(P4;"Ledamot";"Minister/Statsråd").. Eller så sätter man ihop all formler till en: =OM(EXAKT(VÄNSTER(N4;3);VERSALER (VÄNSTER(N4;3)));"Ledamot";"Minister/Statsråd") Sida 2

3 Kopiera formeln hela vägen ner. Markeraa sedan kolumnen och tryck t Ctrl-C. Klicka på pilen nedanför Klistra in och välj Värden. Då görs formlerna om till värden v ochh man kan ta t bort alla extra kolumner. Innan vi slutar s måstee vi fixa till talmannen också. Sortera tabellen efter talare och ändra så att det står Talmannenn i kolumn N för de raderna. Pivottabell Pivottabeller är ett kraftfullt sätt att få koll på ett större material. För att använda pivottabeller måste man ha rubriker för allaa kolumner. Så skriv titel överst i kolumn k N innan vi gör något annat. Markera sedan hela tabellen och gåå till flik Infoga. Välj Pivottabell P och klicka OK i rutan som dyker upp. Då öppnas ett nytt blad i din Excel-fil. Vi kan börja med att se vilket parti som pratar mest. Dra parti ner till radetiketter och dra sedan talare till värden. Tabellen skapas och naturligtvis är M och S de två största partierna. För att bedöma detta måste vi veta fördelningen i riksdagen den finns på massa ställen, ett av dem är valmyndigheten: Kopiera tabellen överst och lägg in den påå ett nytt blad i Excel-filen. Använd Format, Formatera celler och Justera för att fixa till tabellen. Ta bort de kolumner k som du inte behöver och sortera tabellen i bokstavsordning efter partibeteckning. Gå sedan tillbaka till din pivottabell och markera bara partierna och deras siffror och tryck Ctrl-C för att kopiera. Gå till det nya bladet och klistra in värden. Se till att t samma parti kommer på sammaa rad. Och räkna ut hur många gånger partiet har h talat perr ledamot. Sida 3

4 Om vi vill kan vi lägga till titeln för att see om det är statsråd ochh ministrar som pratar med från Alliansens håll. Gå tillbaka din pivottabell och dra titel ner till Kolumnetiketter och se hur tabellen förändras. Då ser vi att det finns tolv anföranden där en miljöpartist är statsråd det verkar konstigt. Filter För att kolla detta måste vi gå tillbaka till l tabellen och kolla vadd detta är. Enklast sätt att ställa frågor till materialet är att använda filter. Så markeraa rubrikraden och välj Sortera och Filtrera och sedan Filter. Små pilar dyker upp vidd varje rubrik. Gå först till titel-kolumnen och välj Minister/Statsråd. Då visas endast de anföranden som har gjorts av dessa. Gå sedan till partikolumnen och välj MP. Då serr vi att det är en talman som har partibeteckningen MP. Det innebär att vi måste ändra hans titel från Minister/Statsråd till Talmannen. Men, det innebär ju att det kan finnas fler. Vi kan använda filter för det också. Ta bort de två filter som du har genom att klicka i rutan med Markera allt. Gå sedan till kolumnenn med talare och fäll ner pilen. Välj Textfilterr och Innehåller. Skriv talman i rutan och se attt det finns ganska många rader därr olika talmän har gjort anföranden. Se till att fixa till alla dem. Var dock noggrannn med att duu inte kan kopiera alla på en gång du måste hålla koll till höger så att du bara kopierar inom m de rader som hör ihop. Om du drar neråt så kommer titeln även på de dolda raderna att kopieras. Välj sedan Radera filter för attt få tillbaka hela tabellen. Gå tillbaka till din pivottabell och gå till Data-fliken. Välj Uppdatera alla för att uppdatera tabellen. Om du vill spara detta kan du markera och kopiera tabellen till ettt annat blad. Slutligen ska vi kolla vem som pratat mest hittills. Klicka ur rutorna framför kolumnnamnen så att du är tillbakaa till en tom pivottabell. Dra sedan talare2 till radetiketterr och exempelvis avsnittsrubrik till värden. Sortera genom att klicka på pilen bredvid radetiketter. Välj Fler sorteringsalternativ och Fallande (Ö till A). Fäll ner menyn och välj Antal av avsnittsrubrik klicka på OK. Och då ser vi, inte i så förvånande att det är Borg och Reinfeldt i topp. Man kan naturligtvis fortsätta att jobba med det härr genom attt plocka hemm fler år och ta in allaa ledamöter från riksdagen.se kanske hittaa de som inte säger ett knyst. Sida 4

5 Avancerad excel del 2 Nu ska vi titta på hus man kan jobba medd att hämta hem uppgifter från nätet och in i Excel. Som exempel har vi de senastee årens guldspadevinnare på Uppgifterna för varje vinnare står på fem rader. Vi markerar allaa vinnare, trycker ctrl-c och öppnar Word för att klistra in. Tänk då påå att klicka på den lilla pilen vid Klistra in och välja Text för att slippa få med formateringar och länkar. Vi ser att det är två tomrader mellan varje person, åtminstone för 2012 års vinnare. Och när du fortsätter att klistra in vinnarna för 2011 och tidigare så är det viktigt att man är konsekvent och ser till att det alltid finns minstt en tomrad mellan varje. Nu ska vi ta bort alla radbrytningar utom just den som finns mellan vinnarna. Det gör vi i tre steg: Först ersätter vi de två radbrytningarna med ett unikt tecken, sedan tarr vi bort allaa övriga radbrytningar och slutningenn tar vi det unika tecknet och lägger tillbaka radbrytningarna. Ställ dig längst uppp i dokumentet och klicka på Ersätt. Skriv ^p^p i sök-rutan och i ersätt-rutan. Det är viktigt att välja ett unikt tecken somm inte finns någonstans i dokumentet. Tryck på Ersätt alla. Skriv sedan ^p i ersätt-rutan och ^t i sök-rutan. Och slutligen ska vi lägga tillbaka radbrytningarna genom att i sök-rutan och ^p i ersätt-rutan. Markeraa allt och tryck på ctrl-i cell B2. Tryck ctrl-v för att klistra in allt material. m för att kopiera all text. Öppna sedan ett nytt excel-dokument och ställ markören På det här sättet har vi lagt in ett tabb-tecken mellan varje uppgift och en ny rad mellan varje vinnare. Det gör det enkelt att fortsätta att bearbeta materialet i Excel. Genom att lägga in materialet i B2 har duu utrymme för att både numrera rader och skriva in rubrikerr på raderna. Sida 5

6 Vi börjar med att numrera raderna. Skriv 1 i cell A2 och 2 i cell A3. Markera båda cellerna och ta tag i den lilla fyrkanten i nedre högra hörnet. Dra neråt eller dubbelklicka så att alla rader numreras. Vi behöver också lägga till året. Med baraa två år kan vi naturligtvis göra detta manuellt, men det finns också ett knep att ta till t som kann vara bra att veta om man m har många år att fylla i. Skapa en ny kolumn, mellan radnumren och den kolumn som innehåller året. Ställ markören bredvid d det första året och skriv =OM(VÄNSTER(C2;2)="20";C2;B1). Det vill säga, kolla om det två första tecknen i cellen bredvidd är 20, i så fall hämta innehållet i i cellen annars hämta innehållet i cellen ovanför. Kopieraa ner kommandot för alla a rader. Markera sedan hela kolumnen, tryck ctrl-c och välj Klistra inn och Klistra in värden för att göra a om resultaten av formeln till värden: Så behöver vi få lite struktur på raderna börja med att sortera materialet m utifrån de olika kolumnerna. Se tilll att flytta raderna så att samma typ av data kommer under varandra. Så om man sorterar kolumn C så är det elva rader som behöver flyttas ett steg åt höger och två rader som behöver flyttas ett steg s åt vänster. Fortsättt genom att sortera de följande kolumnerna du kan ju alltid återställa ordningen genom att sortera efter kolumn ett rader. Flytta delar av raderna genom att klicka på de små pilarna vid Infoga eller Ta bort välj celler och sedan Flytta åt vänster resp höger. Slutligen behöver vi koda om materialet för att räkna hur mångaa priser olika medier har fått. Skapa en ny kolumn och gå igenom rad för rad. Se till att alla SVT heter SVT, alla SR får heta Sveriges Radio och allaa Dagens Nyheter får heta DN osv. Gör slutligen en pivot-tabell över alla vinnare med och utan klass. Sida 6

7 Formler och Tips Formler SAMMANFOGA VÄNSTER HÖGER EXTEXT NU DATUMVÄRDE UDDA =SAMMANFOGA(CELL1; TEXT ELLER TECKEN ;CELL2) =SAMMANFOGA(A2;, ;B2; ;C2) Eller använd &, ex =A2&, &B2& C2 =VÄNSTER(CELL1; antal tecken att hämta) antal tecken från början av texten i cell1. =VÄNSTER(A2;7) =HÖGER(CELL1; antal tecken att hämta) antal tecken från SLUTET av texten i cell1. =HÖGER(A2;4) =EXTEXT(CELL1; startposition; antal tecken) =EXTEXT(A2;5;2) =NU() ger dagens datum. =DATUMVÄRDE(CELL1) transformerar text som ser ut som datum till ett faktiskt datum som går att räkna med. =ÄRUDDA(CELL1) ger SANT om talet är udda. Används ofta i villkor: =OM(ÄRUDDA(B3)); OM =OM(villkor; text om sant; text om falskt) (Specialtips: Fyll i text nedåt genom att först skapa en ny kolumn, kopiera det första värdet till den nya cellen bredvid, t.ex A3, i cellen under (A3) skriv: =OM(B3= ;A2;B3), dvs. så länge det är tomt i kolumn B, ta då texten över, annars ta den nya texten i B. Glöm inte att kopiera och Klistra in special för att bevara texten när du sorterar.) HITTA LÄNGD EXAKT TEXTNUM =HITTA(tecken att hitta, CELL1) ger felmeddelande om tecknet inte finns i cellen ;C2) =LÄNGD(CELL1) =EXAKT(CELL1;CELL2) jämför två cellers innehåll =TEXTNUM(CELL1) gör om ett tal formaterat som text till tal För att göra om resultat av formler till värden gör du så här: Markera en kolumn där du har en formel, välja Ctrl-C, kopiera och välj sedan Klistra in Klistra in värden. Då försvinner formlerna och du har bara resultatet kvar. Koder (Word) ^p radbrytning, enter ^t tabb-tecken ^# en siffra ^$ en bokstav ^& allt som står i sökrutan används exempelvis när du vill leta efter siffror. Man söker efter 20^#^# för att hitta årtal, men man vill ju inte förlora det man söker efter. Alltså ersätter man med ^& plus ett specialtecken för att markera läget för årtalet. Man kan sedan för att lägga in en tabb eller radbrytning före eller efter årtalet. Sida 7