Mötesanteckningar SITIV

Transkript

1 Mötesanteckningar SITIV Datum: Tid: kl Plats: Gullbergsvass Konferenscentrum Adress: Bergslagsgatan 2, Göteborg Lokal: Vagnen Deltagare Representanter från Västra Götalandsregionen Patrik Mattsson, chef ehälsa, VGR, Ordförande SITIV Göran Ejbyfeldt, IS/IT-direktör, VGR Del av tid Marie-Louise Gefvert, Primärvårdsdirektör, VGR Thomas Wallén, Sjukhusdirektör, Södra Älvsborgs sjukhus, VGR Ej närvarande Fredrik Adolfsson, Regionutvecklingsdirektör, VGR Ej närvarande Sven Täpptorp, Koncernstab Utförarstyrning och samordning, VGR Representanter från kommuner inom Västra Götalandsregionen Per-Olof Hermansson, Förbundsdirektör, Skaraborgs kommunalförbund Thomas Jungbeck, Direktör, VästKom Helena Söderbäck, Förbundsdirektör, Göteborgsregionens kommunalförbund Lena Brännmar, Förbundsdirektör, Sjuhärads kommunalförbund Annika Wennerblom, Stadsdirektör, Trollhättans stad (Fyrbodal) Ej närvarande Sven Höper, Direktör Utbildning och Välfärd, Göteborgs stad Ej närvarande Karl Fors, Länssamordnare, VästKom Föredragande Katarina Amundsson, Funktionsansvarig GITS Jan Carlström, Ordförande Styrgrupp SVPL Johan Nordh, Projektledare Upphandling ITMV Bilageförteckning Punkt 2 Anteckningar SITIV Punkt 3 Trendrapport IT dec 2014 Punkt 4 Länstruktur för samverkan rapport Missiv länstruktur Punkt 6 Punkt 6.a Punkt 6.b Punkt 7.a Punkt 7.b Punkt 7.c Punkt 8 Punkt 10.a Beslutsförslag Uppdrag översyn uppdragshandling SITIV Rapport GITS Uppdragshandling Etablera förvaltningsorganisation för IT-stöd Hantering av hjälpmedelsuppdrag inkl bilaga Statusrapport Support websesam Statusrapport Distansmöte via MS Lync Statusrapport Utveckling SITHS Statusrapport Regionarkivet Nulägesrapport NPÖ Statusrapport Samverkan FVM

2 Agenda 1. Inledning Ordförande hälsar välkommen, presenterar sig och meddelar att han tagit över ordförandeuppdraget efter Birgitta Molin-Mellander. 2. Föregående mötesanteckningar Föregående anteckningar läggs till handlingarna. 3. Information: Trendrapport IT dec 2014 Trendrapporten föredras inte under mötet men materialet har förmedlats till deltagarna innan mötet och rapporten läggs till handlingarna. Mötet påpekar att rapporten är relevant och trevlig och att man ser fram mot nästa rapport. För att fånga trender inom den kommunala världen ska Karl Fors förmedla kontakter mellan kommunerna och Karin Elfman på VGR som jobbar med trendrapporten. 4. Information: LiSA Thomas Jungbeck rapporterar från LiSA möte och ärendet om ny struktur för samverkan mellan VGK och VGR. Efter en utredning finns ett förslag om en ny länsamverkanstruktur baserad på vårdsamverkansgrupper och utan ett LiSA. LiSA fattade inget beslut i ärendet på mötet. Planen är att LiSA ska fatta beslut om ny länsamverkanstruktur på sitt möte i oktober. SITIV diskuterar konsekvensen av LiSAs beslut. Behovet av att förtydliga SITIVs uppdrag kvarstår. Ansvaret att styra GITS är ett tydligt uppdrag för SITIV men i SITIV hanteras mycket mer än GITS. SITIVs arbete handlar om gemensamma gränsytor och med tanke på Framtidens Vårdinformationsmiljö skulle det kunna bli ett huvuduppdraget. Det påpekas också att arbetet i SITIV visserligen handlar om verksamhetsutveckling med stöd av IT men att det är oerhört viktigt att det är verksamhetens behov som styr arbetet med IT. Resultatet av diskussionen är att SITIV ska avvakta utvecklingen kring ny länsamverkanstruktur och att beslutsförslaget om översyn av uppdragshandling för SITIV där för inte är aktuellt för stunden. Beslut: Beslutsförslag Översyn av uppdragshandling SITIV lämnas utan åtgärd.

3 5. Rapportering: Upphandling ITMV Jan Carlström, Ordförande Styrgrupp SVPL och Johan Nordh, Projektledare Upphandling ITMV, rapporterar från Upphandling ITMV. Efter anbudsöppning konstaterades att inget anbud klarade kvalificeringen och upphandlingen har därför övergått till förhandlat förfarande med föregående annonsering. Som en konsekvens har tidplanen förskjutits och medfört att styrgruppen inte haft möjlighet att sätta sig in i underlaget på ett tillfredsställande sätt. Detta har medfört att styrgruppen inte kunnat sätta sig in i resultatet av upphandlingen. Den nya tidplanen innebar att SITIV inte kunnat få material utskickat i laga tid inför mötet. SITIV har förståelse för styrgruppens ställningstagande men ber styrgruppen att så snart som möjligt fatta ett beslut i enlighet med uppdrag och LOU. 6. Rapportering: GITS Katarina Amundsson, Funktionsansvarig GITS. Presentation bifogas. Katarina informerar att GITS har fått en ny organisatorisk placering inom VGR och återfinns nu på Koncernkontoret (tidigare Regionkansliet), Koncernstab hälso- och sjukvård, Framtidens vårdprocesser, ehälsa med Patrik Mattsson som linjechef. För övrigt påverkas inte GITS. För första kvartalet har GITS ett överskott om 1,3 mnkr av budget 3,75 mnkr. Överskottet beror till största delar på förskjutningar i Upphandling ITMV och att Utveckling SITHS inte kommit igång som planerat. Hela utfallet finns publicerat på GITS webbsida. SITIV påpekar att ett överskott är bättre än ett underskott men att det är problematiskt om det beror på att vi inte genomför de åtgärder vi planerat. a. Uppdrag Etablera förvaltningsorganisation för IT stöd I februari gav VästKom och Regionkansliet ett uppdrag till GITS. Uppdragshandling och det lämnade svaret bifogas. Katarina meddelar att svaret har resulterat i en inbjudan till diskussion om förvaltningsorganisation för IT stöd. SITIV påpekar att det är mycket viktigt att strukturen för VGK-VGR-gemensam förvaltning av IT-stöd fungerar väl ihop med respektive inter strukturer för förvaltning av IT-stöd. Intern VGR finns fortfarande en del problem med att få strukturerna för förvaltning av SVPL/Klara respektive websesam att fungera ihop med VGRs IS/IT styrmodell.

4 Beslut: VGR får i uppdrag att reda ut hur VGRs IS/IT styrmodell ska fungera ihop med GITS förvaltning av SVPL/Klara respektive websesam. Arbetet ska stämmas av med Karl Fors och resultatet ska redovisas i SITIV under hösten b. Support websesam Status om applikationssupport för websesam i GITS. Rapport bifogas Katarina rapporterar att supporten för websesam är svår att hantera med nuvarande upplägg på bemanning. Mängden supportärenden har ökat. När GITS tog över supporten var omfattningen ca 8,4 supportsamtal och 3-5 e-post per dag. Motsvarande siffror idag är ca 11,6 supportsamtal och 16,6 e-post. Orsaken till ökningen är främst en ökad användning av websesam bland annat beroende på Vårdval Rehab, ändrade rutiner har flyttat beställningar från fax till websesam och att nya yrkesgrupper har börjat använda websesam för beställning av hjälpmedel. GITS fortsätter mäta för att få fram mer fakta. SITIV konstaterar att ändrade rutiner frigör tid (förhoppningsvis) någon annan stans på bekostnad av ökat supporttryck på GITS. Vem gör vinsten? Hur lämpligt är det att ha supportfunktion på enskilda medarbetare? Är det lämpligt att GITS håller på med support? Kan hela eller delar av supporten läggas på andra funktioner? Beslut: SITIV ger GITS i uppdrag att analysera orsakerna till ökningen av supportärenden, undersöka möjliga åtgärder och återkomma med förslag på åtgärder. 7. Statusrapporter a. Distansmöte via Lync Katarina Amundsson rapporterar. Rapport bifogas. b. Utveckling SITHS Sven Täpptorp rapporterar. Rapport bifogas. Det inledande arbetet med Utveckling SITHS har visat att underlaget till beslutet i SITIV inte var förankrat inom VGR i tillräcklig utsträckning. VGR har därför behov av att göra ett omtag i frågan.

5 Mötet diskuterar situationen och påminner om att i den föregående diskussionen var det mycket tydligt att VGR inte accepterar att utvecklingen som medför en ökad kostnad för sin hantering av SITHS-kort och att utvecklingen förväntas bli ett vinna-vinna för båda parter. Mötet påpekar också att SITIV förväntar sig att deltagande representanter förväntas ha mandat att fatta beslut i de ärenden som behandlas. Beslut: VGR får i uppdrag att reda ut problemet med den interna förankringen av Utveckling SITHS. Sven Täpptorp återrapporterar på SITIVs möte c. Regionarkiv Karls Fors rapporterar. Rapport bifogas 8. NPÖ Karl Fors rapporterar. Rapport bifogas. Karl påtalar att kommunerna upplever att det saknas en kanal till VGR för att kommunicera NPÖ. Kommunerna har svårt att få respons från VGR angående NPÖ. Givet situationen anser Karl att det är rimligt att SITIV ökar sin ambition avseende NPÖ. I efterföljande diskussion påtalas att det inte räcker med att ansluta sig till NPÖ utan att man också måste använda det både som producent av information och som läsare. Det påtalas också att det är viktigt att SITIV fortsätter bevaka samverkan kring NPÖ. VGR framhåller att det är viktigt att frågorna hanteras i linjen och ber kommunerna att än en gång gå till svar utpekade kontakter och begära in svar på ställda frågor. Karl tar med sig ärendet och återrapporterar resultatet till SITIV. 9. Diskussion: Välfärdstjänster i hemmet Karl Fors berättar att kommunerna för diskussioner kring välfärdstjänster i hemmet och är måna om att det inte blir olika standarder bara för att tjänsten kommer från kommunerna eller från VGR. Enligt VGRs representanter har diskussionerna inte kommit fullt lika långt inom VGR men att det är viktigt att vi är överens om standarder. Kommunerna vill börja den diskussionen nu. Beslut: SITIV beslutar att en representant för respektive VGK och VGR tillsammans utformar ett uppdrag om arbetet med gemensamma standarder för välfärdstjänster i hemmet. Karl Fors skickar mötesinbjudan till Göran Ejbyfeldt som utser representant för VGR

6 10. Övriga frågor a. Statusrapport Framtidens Vårdinformationsmiljö (FVM) Rapport från Jesper Poucette visades. Rapporten bifogas. I efterföljande diskussion påpekar kommunerna att de är angelägna om att vara en medspelare i arbetet. En stor del av det som omfattas av FVM är kommunal verksamhet. Kommunerna ser just nu över resurser för att delta i arbetet. SITIV beslutar att ha med FVM som en stående punkt på agendan framöver. 11. Nästa möte , kl , Gullbergsvass Konferens, Banvallen

7 Mera data mera användning Trendspaning december 2014

8 VGR-IT IT-utvecklingen Mera data mera användning Trendspaning december 2014 Den tekniska utvecklingen rusar på. Det kommer nya möjligheter varje dag och det enda säkra är att vi ingenting vet säkert om framtiden. Vilket inte hindrar att vi kan ha intresse av att fundera över och förhålla oss till de synliga trenderna. Från lydig allmoge till flyktiga individer Människors sätt att bete sig förändras, dels för att samhället har utvecklats på många plan de senaste hundra åren, dels beroende på den nya teknikens möjligheter. Inställningen till omvärlden och förväntningarna på hur vi människor ska kunna styra våra liv, har förändrats oerhört om man ser över hundra år. Det gäller i hela världen men framför allt här i Norden. Utvecklingen går också ännu snabbare nu, när ingen längre minns det gamla Fattigsverige. För hundra år sen var Sverige ett tydligt avgränsat hörn av världen, där staten och kyrkan och patroner av olika slag var de som hade kunskap och all makt. Medborgarna var underdåniga, lydiga och såg upp till auktoriteter. Samhällsutvecklingen på 1900-talet drevs i hög grad av grupper och organisationer som fackföreningar, politiska partier och folkrörelseorganisationer. Medborgarna betraktades och betraktade sig själva som ingående i en större helhet, med gemensamma behov av gemensamma lösningar. Otaliga valmöjligheter Numera är Sverige ett av världens mest individualiserade och sekulariserade folk, vi lever i ett mångkulturellt samhälle, vi reser mycket över världen och använder internet mest av alla i EU. Var och en kan skaffa sig kunskap och vill styra sitt eget liv. De institutioner som nu ska serva den moderna människan, byggdes upp för åtskilliga decennier sedan för att ta hand om och fostra medborgare, inte för att serva kräsna kunder. Bland dessa institutioner finner vi regioner och landsting. Flyktig och mobil Det som kännetecknar den moderna människan till skillnad från tidigare är framför allt flexibiliteten. Vi är mer lättrörliga ur flera aspekter. Vi är flyktiga och vi är mobila. Tidigare fanns en tröghet, en lojalitet och ett tålamod, som till exempel gjorde att serviceföretag och offentlig sektor hade mera trogna kunder. Nu ställer kunderna krav i en helt annan utsträckning. Blir kraven inte uppfyllda, byter kunderna leverantör, vad det än gäller. Den andra aspekten av lättrörligheten, mobiliteten, innebär att vi rör oss över hela jordklotet. Vi förväntar oss att vara uppkopplade var vi än är, inom och utom landet, liksom inne på arbetsplatsen. Svenskarna använder internet mest av alla i EU och vi förväntar oss att vara uppkopplade var vi än är. IT-utvecklingen: Mera data mera användning. Trendspaning VGR-IT Sid 1/6

9 Den ökade individualismen medför också att förebilderna växlar och hierarkier får allt mindre betydelse. Det är den egna upplevelsen som är viktig och vi behöver inte längre låta någon annan välja åt oss, eftersom alla har tillgång till så mycket kunskap. Nya tekniska innovationer blir ibland möjligheter som vi genast anammar, som de smarta telefonerna, men ibland känns nya möjligheter mer som ett hot. Det som är en möjlighet för en grupp kan upplevas som ett hot för någon annan. Full koll på sig själv Som individer är vi allt mer intresserade av vår egen hälsa. Den nya tekniken manifesteras därför ofta i olika prylar som göra att vi kan mäta och lagra information såsom puls och vikt, liksom kaloriförbrukning och löphastighet. Även blodsocker och blodtryck kan vi mäta med hög kvalitet, med hjälp av enkla tillbehör som kopplas till mobilen. Det finns redan indikationer på att möjligheten att själv hålla koll på sin hälsa gör att vi faktiskt lever längre. Vi blir allt mer intresserade av att själva hålla koll på vår hälsa. Och tekniken hjälper till. Foto: Telia. Data om allt och alla Det går inte längre att hålla isär den verkliga världen från den digitala. Det finns massor av data om alla människor, hur vi rör oss, vad vi lägger våra pengar på, vilka sökningar vi gör på internet, för att nämna några. Och alla dessa data används för att analysera och påverka. Alltifrån riktad reklam på Facebook, till att ge myndigheterna signaler om att en influensavåg är på ingående. Superdator kommer ihåg allt De stora företagen Google, Apple, Microsoft och IBM försöker spara och nyttja data på nya sätt. Det finns inte längre någon mänsklig hjärna som klarar av att hantera och analysera all denna data. Att superdatorn Watson har vunnit över USA:s mästare i Jeopardy är väl känt och den har även visat sig bättre än läkare på att diagnostisera vissa typer av cancer. Nu finns en ny kändisdator, eller snarare mjukvara, Amelia, som ska tänka mer som en människa och som även lärt sig mänskligt språk. Amelia har exempelvis praktiserat som kundrådgivare inom flera olika branscher, och gjort utmärkt bra ifrån sig. Analytiska maskiner bättre Den digitala världen håller alltså på att ta över även inom områden, där mänsklig förmåga ansetts nödvändig för att ta till sig kunskap, analysera och kommunicera. Allt smartare maskiner börjar kunna ersätta de flesta typer av tjänstemän. Förr var det monotona arbeten på fabriksgolvet som togs över av robotar, nu är det kreativt arbete som ersätts av datorer som är snabbare, säkrare och bättre än människor på att analysera och fatta beslut. Analytiska maskiner är snabbare, säkrare och bättre än människor på att analysera och fatta beslut. Bild: Gartner. Fokus på kunden Företagen i olika privata branscher och även den offentliga sektorn genomgår nu en förändringsprocess för att möta de nya kraven. Man kan inte längre utgå från den egna organisationens behov utan enbart från kundens eller brukarens. Att arbeta utifrån planerade processer blir allt mindre viktigt; om verksamheten ska överleva gäller det i stället att vara flexibel. IT-utvecklingen: Mera data mera användning. Trendspaning VGR-IT Sid 2/6

10 Det är kundens upplevelse som måste vara fokus, och kunden är mobil och flyktig. För att möta kundens behov när och där de uppstår gäller det att använda sig av alla möjligheter i den nya digitala världen. Production on demand Möjligheten att skriva ut tredimensionellt är visserligen inte ny; inom stora tekniska branscher, såsom bilindustrin har 3D-skrivaren funnits ganska länge för att ta fram prototyper. Men nu, när skrivarna blir billigare och kräver mindre tekniskt kunnande, händer det något. De används alltjämt för alla typer av prototyper, men det nya är att de även används för kundanpassade produkter av olika slag. Allt mer kan göras personligt och unikt: glasögonbågar, juveler, mode och sportutrustning som till exempel hjälmar och kängor som alla kan anpassas efter en viss individs specifik behov. Nyttigast för människan är kanske möjligheten att snabbt få fram individuellt anpassade proteser och andra reservdelar som kan opereras in i kroppen. Vi kommer att se allt mindre av färdiga produkter, som kan anpassas genom olika inställningar. I stället blir det mer av det individuellt anpassade, något som också gör att behoven av lagerhållning och leveransplanering minskar dramatiskt för många företag. 3D-skrivaren passar alltså väl in i den nya digitala ekonomin. 3D-skrivaren gör det möjligt att skriva ut prylar anpassade till en viss individ och minskar behovet av massproduktion. Förarlösa transporter Förarlösa transporter som går på räls och andra banor har funnits länge. Men med allt bättre GPS-teknik och med datorer som kan vara uppmärksamma på många fler parametrar än människor, är datorerna också bättre förare även utanför räls och banor. Förarlösa fordon används redan i gruvindustrin och inom olika anläggningar, men de är än så länge avskilda från annan trafik och människor. Moderna bilar får allt fler egenskaper som tonar ner förarens roll bakom ratten. Men nu testas även förarlösa bilar ute i trafiken. Till exempel har Google tagit fram en prototyp som kan köra olika leveranser eller personer, som inte behöver veta något om bilkörning. Energisnåla och snabba direkttransporter Mycket av det som ska levereras behöver dock inte transporteras på vägarna. Saker som väger under tjugo kilo kommer nog oftare levereras med drönare. En drönare kan naturligtvis användas som pizzabud, men även för att leverera livsviktig medicin till någon svårtillgängli plats. Det finns en prototyp-drönare med inbyggd hjärtstartare, som kan styras från en larmcentral. Möjligheterna bara ökar. Drönare kan leverera paket eller livsviktig medicinsk utrustning som en hjärt startare. Sakernas internet Internet of Things sakernas internet betyder att överallt där det går att ha en sensor av något slag, så finns den, och den kommunicerar med nätet. Ibland kan det räcka att den talar om var den är, ibland kan den göra så mycket mer. Datorerna finns inte bara i telefoner, bilar och klockor utan i allt. Det finns uppkopplade kläder som kan känna av hur bäraren mår, och larma om hjärtrytmen ändras oroväckande, om bäraren är onormalt stilla, eller har ramlat. Det är något som förväntas medföra stor nytta inom äldrevården. IT-utvecklingen: Mera data mera användning. Trendspaning VGR-IT Sid 3/6

11 Andra användningsområden finns också. En del i hälsotrenden kan vara att ha uppkopplade kläder. Redan idag har många av oss armband som läser av hjärtfrekvens, sömnrytm och annat och registrerar förändringar. Skor som håller reda på var vi varit och hur fort vi sprungit är inte heller något konstigt. Och vågen, som registrerar vad vi väger och skickar upp information till vårt eget hälsokonto, någonstans i molnet finns också. Kylskåpet beställer hem mat Olika produkter kan också kommunicera med varandra, fatta beslut och genomföra dem. Kylskåpet kan inte bara larma när mjölken är slut. Det kontaktar också affären och beställer hem mer. Kanske plockar en robot på lagret ihop en leverans, som en drönare levererar till hemmet. En smartphone kan hålla koll på hälsotillståndet och larma när något inte är som det ska. I Köpenhamn har man beslutat byta ut all gatubelysning mot uppkopplade LED-lampor, som förutom att anpassa ljusstyrkan efter behov, också kan larma om det sker olyckor, och ändra färg på lamporna för att varna andra, om det blir trafikstockning. När lamporna väl finns på plats kommer man att hitta många fler användningsområden. I den nya världen förväntas alla uppkopplade prylar att anpassa sig efter hur vi människor beter oss, och inte tvärtom, som när vi tvingats lära oss hur datorerna fungerar. Slutar jag dricka mjölk så kanske kylskåpet beställer hem öl istället. Big Data Att data är den nya oljan har vi hört tidigare, och med det menar man att data är en allt viktigare råvara för snart sagt alla typer av verksamheter. Att se och nyttja värdet i de data man samlat på sig är en viktig uppgift för alla organisationer i dag. För ett företag är det en överlevnadsfaktor. Att inte utnyttja den samlade mängden data för nya insikter och användningsområden är ett slöseri med en viktig råvara, Informationsoptimering handlar om att få ut så mycket kunskap som möjligt ur tillgänglig information. Slutsatser av stora datamängder Mängden data som lagras i världen ökar exponentiellt, och det som ökar mest är ostrukturerad data. Nästan allt människor gör går att följa. Det finns data som visar vilka sökningar vi gjort på internet och vilken mat vi handlat. Har vi mobilen med oss kan man följa våra rörelser och så vidare. Denna information kan användas till mycket, speciellt när den kombineras med andra datamängder. Det stora är inte att följa en enskild individ, även om det är vad butiker är mest intresserade av; en person som passerat butiken femton gånger är kanske extra mottaglig för ett erbjudande. Nej, det viktiga är att man kan se de stora effekterna av händelser och ofta även vad som föregått dem. Hur ett stort antal personer beter sig, kombinerat med annan information, hjälper oss att förstå hur sjukdomar sprids, hur trafiken behöver styras vid stora händelser, hur vi påverkas av varningar om olika faror och så vidare. Nästan allt människor gör idag lämnar digitala spår som sparas i datasjön. IT-utvecklingen: Mera data mera användning. Trendspaning VGR-IT Sid 4/6

12 Data som värdefull råvara När vi talar om Big Data är det i första hand den ostrukturerade datasjön vi menar. Kunskapen om, och intresset för ostrukturerad data ökar. Människan, eller snarare datorerna, blir allt bättre på att få ut kunskap ur ostrukturerat lagrad data. Att strukturera i efterhand, istället för att som idag skapa informationsstrukturer innan vi lagrar, kräver en annan teknik för analys än den traditionella. Att kodning och strukturering inte skedde vid insamlingstillfället ses som en utökad möjlighet för forskningen, men kräver också kunskap om i vilket sammanhang och syfte (kontext) som insamlingen skett. Mer och mer av det som lagras blir också tillgängligt för allt fler. Det är inte längre beslutsfattarna som ska veta det senaste om företagets försäljning och ekonomi. Alla förväntas engagera sig, eftersom det inte finns tid att vänta på någon efteranalys analyserna sker i realtid. Därför får också alla tillgång till informationen, en del adresseras direkt till dem som antas behöva informationen (push), en del kan man själv söka upp (pull). Push och Pull ska kombineras på bästa tänkbara sätt genom att informations görs tillgänglig, men också att den verkligen hämtas av dem som behöver den. Vi blir allt bättre på att hämta utvärdefull information ur ostrukturerad data. Tillgängligt för alla Inom EU finns beslut att all offentlig data som inte är sekretessbelagd också ska vara tillgänglig för alla. Svenska myndigheter är också på gång att öppna upp allt mer. Det möjliggör för olika företag att skapa nya tjänster och appar, som använder data från flera källor. Kraven på att även data som rör en specifik individ ska göras tillgänglig ökar, vilket kräver en säker avidentifieringsalgoritm. Det är för att hantera dessa stora datamängder, som dessutom ökar exponentiellt, som superdatorer som Watson och Amelia kommit till. In i minsta detalj I takt med att superdatorerna lär sig allt mer blir de snart oumbärliga. Watson kan redan nu, på en och samma gång, ta hänsyn till varenda mikrodel vid analys av vissa patologiska prov och jämföra med ofantliga datamängder från tidigare forskning. Därmed görs dessa analyser snabbare och säkrare än någon läkare kan. Dessutom blir Watson aldrig trött eller behöver semester. Det kommer naturligtvis att påverka vilken typ av analyser man över huvud taget gör manuellt framöver, och vissa uppgifter kommer att skötas helt med datorer. Inomhusnavigering En standard för inomhusnavigering har funnits ett par år och nu förväntas användningen öka. Med hjälp av en exakt lokalisering av tänkta kunder kan butikerna fånga upp de kanske intresserade och styra in dem till rätt del av butiken. En mer samhällsnyttig tjänst handlar om att hjälpa patienter att hitta på sjukhus och även att hjälpa personalen på akuten att hålla reda på var patienterna befinner sig. Ett annat användningsområde kan vara att hitta sina vänner i en fullsmockad konsertlokal. Flygplatsen i Miami är helt beaconiserad. När resenären går in på flygplatsen får hon direkt i mobilen information om förseningar, ankommande plan, avgångstider och mycket annat. Foto: ibeacon.com IT-utvecklingen: Mera data mera användning. Trendspaning VGR-IT Sid 5/6

13 Infrastruktur och tillgänglighet Den digitala infrastrukturen kommer inte att vara något man funderar över i framtiden. Den bara finns där, blir allt billigare och stabilare och köps som tjänst, i stället för att alla företag och institutioner själva ska lösa sina behov av infrastruktur. Att lagra sina data i molnet blir norm inom några få år. Sådant som idag är en stor del av IT-stöden kommer förmodligen att lösas på andra sätt, när mer agila (följsamma) tjänster tar över och man använder nya appar och söker data på nya sätt. Viss data kommer alltid att behöva skyddas mot otillbörlig åtkomst, det gäller exempelvist förtetagshemligheter och känsliga data om enskilda personer. I dagsläget är det behörighetskontroller i varje system som avgör vem som får läsa vad. I framtiden är behörigheten inte kopplad till systemen, utan till informationen. Om jag får åtkomst beror på mina attribut. Attributen kan vara av typen ingår i patientens vårdteam eller delaktig i företagets ledningsgrupp. Attributen registreras i separata moduler och inte i systemen. Nästa Trendrapport kommer andra kvartalet 2015 och har fokus ehälsa. IT-utvecklingen: Mera data mera användning. Trendspaning VGR-IT Sid 6/6

14 Missiv Ny struktur för samverkan i Västra Götaland mellan kommuner och Västra Götalandsregionen Sammanfattning Utifrån Anita Boijs utvärdering har dialog förts med delregional vårdsamverkan, och de styrgrupper eller motsvarande som finns där. Delregional vårdsamverkan vill ha en tydligare och enklare länsnivå som underlättar och stödjer samverkan på delregional och lokal nivå. Förslaget är därför att dagens LiSA grupp från hösten 2015 stöps till vårdsamverkan Västra Götaland. Representationskapet förändras till att bygga på de befintliga delregionala vårdsamverkansorganisationerna, och kompletteras med representanter från VästKom och Västra Götalandsregionens koncernkontor. Denna grupp hanterar frågor som delregional vårdsamverkan bedömer som länsfrågor, och frågor som huvudmännen, via VästKom och koncernkontoret definierar som samverkansfrågor. Beredning till Vårdsamverkan VG görs via Koncernstab hälso och sjukvård och VästKom. Där sorteras vilka länsfrågor som ska hanteras av Vårdsamverkan VG och vilka frågor som är mer av partskaraktär. Partsfrågor behandlas av varje huvudman för sig, och mötet mellan kommunkollektivet och Västra Götalandsregionen anpassas utifrån behov. Länssamverkansgrupperna tas bort som fasta beredningsgrupper till vårdsamverkan VG. När det finns behov av arbetsgrupper tillskapas detta för specifika uppdrag. Länssamverkansgrupp äldre finns kvar och får uppdrag att revidera handlingsplan äldre samt bedöma om och hur det länsgemensamma arbetet ska drivas vidare. Västbus styrgrupp ges i uppdrag att utreda och komma med förlag på ett eventuellt utökat länsarbete kring barnoch unga. I detta uppdrag ingår att identifiera de frågor som har behov av ett länsperspektiv, och vilka som bäst tas om hand på delregional nivå. Båda dessa grupper sorteras in under vårdsamverkan VG. Övriga befintliga grupper såsom t.ex. SITIV, ledningsrådet för hjälpmedel är självständiga grupper och hanterar och bereder egna ärenden. Till Vårdsamverkan VG behövs process och kommunikationsstöd. Dessa funktioner bör ha placering på VästKom eller koncernstab hälso och sjukvård och uppgå till minst två heltidstjänster. Förutom process och kommunikationsstöd behöver både koncernstab 1

15 hälso och sjukvård och VästKom säkra att det finns ansvarig funktion för beredning till Vårdsamverkan VG. Förslag 1. LiSA gruppens sammansättning ändras och byter namn till Vårdsamverkan Västra Götaland, vars syfte är att stärka delaktighet i länsprocesserna samt stödja och underlätta delregional samverkan. 2. Vårdsamverkan Västra Götaland består av tio representanter, två från vardera delregionala vårdsamverkangruppers styrgrupp eller motsvarande, en kommun och en VGR representant. Vårdsamverkan delregionalt utser sina representanter själva. Förutom dessa ingår representanter från VästKom och Västra Götalandsregionens koncernkontor. Vårdsamverkan VG arbetar med frågor som lyfts från delregional vårdsamverkan såsom tillämpning av riktlinjer, policys och gemensam kunskapsutveckling. Vårdsamverkan VG arbetar också med frågor som huvudmännen gemensamt sorterar som samverkansfrågor. 3. Frågor som rör avtal och överenskommelser mellan VGR och VGK hanteras inte av Vårdsamverkan VG. 4. Koncernkontoret och Västkom sorterar vilka frågor som ska hanteras av Vårdsamverkan VG och vilka som ska hanteras av huvudmännen. Ansvar för denna sortering behöver säkerställas både på koncernkontoret och VästKom. 5. Befintliga grupper som t.ex. SITIV och Ledningsråd hjälpmedel sorterar inte in i den nya länsstrukturen. Dessa grupper rapporterar till respektive huvudman via koncernkontoret och VästKom och bereder själva ärenden till SRO. 6. Länssamverkansgrupperna som beredningsgrupper försvinner. Länssamverkansgrupp psykiatri/missbruk och beroende avvecklas. 7. Länssamverkansgruppen äldre blir kvar som en undergrupp till Vårdsamverkan VG med ansvar för genomförande och uppföljning av Regional handlingsplan äldre. Gruppen får i uppdrag att revidera handlingsplanen och bedöma om och hur arbetet ska drivas vidare utan statliga medel. Det är delregional vårdsamverkan som utser representanter till gruppen. 8. Västbus styrgrupp får uppdraget att utreda och komma med förlag på hur ett eventuellt utökat uppdrag på barn och unga området ska se ut. I detta uppdrag bör ingå att identifiera de frågor som har behov av en länssamverkan samt vilka som bäst tas om hand på delregional nivå. Om det därefter ska bildas en länssamverkansgrupp barn och unga sorterar den under Vårdsamverkan VG och det är delregional vårdsamverkan som utser representanter till gruppen. 9. Till de två länsuppdragen äldre och barn och unga behöver processtöd säkras. 2

16 10. Det tas fram en gemensam webbportal för Vårdsamverkan Västra Götaland. Till detta behöver kommunikationsstöd säkras. 11. Frågan om tvistelösning beskrivs i det nya hälso och sjukvårdsavtalet. 12. Frågor till SRO bereds via VästKom och koncernkontoret eller via grupper med specifika uppdrag. Malin Camper VästKom Maria Grip Koncernkontoret 3

17 Rapport om arbetet för en ny struktur för samverkan i Västra Götaland mellan kommuner och Västra Götalandsregionen. Bakgrund I maj 2014 påbörjades en utvärdering av ledningsstrukturen för samverkan mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland. Utvärderingen gjordes av Anita Boij och utmynnande i en rapport Tillit och förtroende skapar samverkan Utvärdering av ledningsstrukturen för samverkan mellan kommuner och region i Västra Götaland. Utvärderarens slutsatser och förslag visar att förändringar behöver göras i strukturen för att utveckla samverkan. Efter hantering och värdering av rapporten hos huvudmännen, via regionkansliet och de fyra kommunalförbunden, och efter beslut i LiSA fick VästKom och regionkansliet i uppdrag att ta fram förslag på hur en nyordning för ledningsstrukturen kan se ut och vad den bör innehålla. Ställningstagandet på LiSA var: Sammanfattningsvis kan konstateras att det råder stor samsyn kring slutsatserna i rapporten och den fortsatta inriktningen. Detta tar sig bland annat uttryck i att: LiSA gruppens sammansättning ska ha en starkare koppling till de delregionala vårdsamverkansgrupperna LiSA gruppen behandlar frågor av strategisk natur Länssamverkansgrupperna behöver ett tydligare uppdrag Uppdragshandling tas fram till samrådsorganet Öppenhet är viktigt Positivt med gemensam hemsida Utifrån inkomna synpunkter kommer en arbetsgrupp med representanter från VästKom och regionkansliet att bereda frågan vidare och återkomma till nästa LiSA med ett gemensamt förslag till samverkansstruktur. Ställningstagande: Uppdra till regionkansliet och VästKom om att ta fram förslag till samverkansstruktur och återrapportera till nästa LiSA möte. Fortsatt process För att ta fram förslag på förändrad länsstruktur, byggd på tydligare koppling till de delregionala vårdsamverkansarenorna, har dialog förts med de fem 1

18 vårdsamverkansområdena 1. Dialogen har förts utifrån ett antal frågor som tar sin utgångspunkt i LiSA gruppens ställningstagande. Denna rapport sammanfattar dialogen och ger utifrån det förslag på hur frågor kan omhändertas för att bättre motsvara huvudmännens behov av en länsstruktur. Frågor till grund för dialog: LiSA gruppen behöver starkare koppling till de delregionala vårdsamverkansarenorna hur ska den representationen se ut? Kan äldreområdets länsgemensamma handlingsplan utgöra förebild för även länssamverkansgruppens psykiatri arbete d.v.s. att fasta länssamverkansgrupper formulerar ett antal gemensamma målområden att arbeta med och följa upp? Hur ska representationen från delregional vårdsamverkan till länssamverkansgrupperna se ut? Hur ser ni på bildandet av en länsgemensam grupp inom barn och unga området? Kopplingen till Västbus och hur ska i så fall representationskapet i denna grupp se ut? Kan delregional vårdsamverkan hjälpa länsnivån i bildandet och driften av en länsgemensam webb portal? Var och hur ska tvister lösas? Ska det finnas särskilda resurser för att driva samverkansarbetet på länsnivå och hur ska det organiseras? Upplever ni att det finns koppling mellan den delregionala politiska styrningen och den på länsnivå, d.v.s. SRO? Sammanfattning av dialog med vårdsamverkansområdena Generella synpunkter från samtliga fem områden: Nyttan och nödvändigheten med länsstrukturen behöver beskrivas tydligare. Det är oklart idag. Gör en ny struktur enklare. Kalla den nya strukturen för stödstruktur för delregional och lokal samverkan, det är inte en ledningsstruktur. Stärk kopplingen mellan LiSA och delregional vårdsamverkan. Arbeta tydligare med kommunikation för att underlätta för delregional samverkan. Synpunkter på dialogfrågorna: LiSA gruppen behöver starkare koppling till de delregionala vårdsamverkansarenorna hur ska den representationen se ut? Alla fem vårdsamverkansgrupper vill ha en starkare koppling till LiSA genom att representanter från vårdsamverkansområdena ingår i gruppen. Vårdsamverkan vill utse sina representanter själv. Två vårdsamverkansområden betonar vikten att det bör vara en representant från varje huvudman för att få balans, ett tycker att det är viktigare att LiSAgruppen inte blir för stor och förordar en representant. Flera har påpekat att man på delregional nivå ser sig som minst tre parter; socialtjänst, primärvård och sjukhus, ibland även skola, inte som kommun och region. 1 Södra Älvsborg styrgruppsmöte 13/3, Vårdsamverkan Skaraborg möte med ledningsgruppsrepresentanter 13/4, Samverkan i Göteborgsområdet möte med ordf. och vice ordf. 13/4, Vårdsamverkan Fyrbodal ledningsgruppsmöte 17/4 samt SIMBA möte med AU 22/4. 2

19 Kan äldreområdets länsgemensamma handlingsplan utgöra förebild för även länssamverkansgruppens psykiatri arbete d.v.s. att fasta länssamverkansgrupper formulerar ett antal gemensamma målområden att arbeta med och följa upp. Här är det ett svagt intresse totalt sett. Ett område är positivt, ett försiktigt positivt, ett splittrat och två negativa. Alla säger att länssamverkansgruppernas roll och uppdrag är otydliga idag. Det råder osäkerhet kring vilka frågor en länssamverkansgrupp kan arbeta med. Man uttrycker också att det är svårt att se vilka frågor som är gemensamma och var de hanteras bäst. Hur ska representationen från delregional vårdsamverkan till länssamverkansgrupperna se ut? Vårdsamverkansområdena själva vill utse representanter till de olika grupper som ska arbeta med frågor på länsnivå. Hur ser ni på bildandet av en länsgemensam grupp inom barn och unga området? Kopplingen till Västbus och hur ska i så fall representationskapet i denna grupp se ut? Bilden är splittrad om det är ett bra förslag att bilda en länssamverkansgrupp barn och unga. Det har inte presenterats något tydlig idé om representationskap. Budskapet från samtliga vårdsamverkansgrupper är att om det ska finnas en grupp ska den dock bygga på Västbus. Ingen vill ha två separata grupper. Kan delregional vårdsamverkan hjälpa länsnivån i bildandet och driften av en länsgemensam webb portal? Delregional vårdsamverkan har för egen del prioriterat finansiering till kommunikationsstöd på olika sätt och i olika omfattning, och man har svårt att se hur en sådan lösning på länsnivån ska se ut. Däremot uttrycks ett stort behov av att länsgemensamt material kommuniceras länsgemensamt. Det är en tydlig önskan från delregionerna att en gemensam webbportal för länet skapas. Var och hur ska tvister lösas? Tvister och samverkansproblem finns, men dialogen har inte lett till konkreta förslag. Ska det finnas särskilda resurser för att driva samverkansarbetet på länsnivå och hur ska det organiseras? Det finns behov och förväntan om att samordning ska ske på länsnivå. Omfattningen och behoven är svår att bedöma för vårdsamverkansgrupperna. Upplever ni att det finns koppling mellan den delregionala politiska styrningen och den på länsnivå, d.v.s. SRO? I den mån frågan diskuterats på våra möten så upplever man en bristande koppling. En del tycker det är viktigt med politisk styrning, andra tycker att det krånglar till och skapar otydlighet. Slutsatser och förslag Länsstruktur beredning och uppdrag Efter vår dialog med styrgrupperna för delregional vårdsamverkan känns slutsatserna i Anita Boijs utvärdering aningen positiva. Vi upplever en större frustration med dagens länsstruktur 3

20 än vad utvärderingen visar. Områdena som gnisslar är dock de samma som utvärderingen lyfter, det vill säga att beredningsgången är oklar och uppdragen för länssamverkansgrupperna otydliga. I utvärderingen ger många uttryck för att länsstrukturen är nödvändig men svårgripbar. Vad nödvändigheten består av är dock inte tydliggjort i utvärderingen. Vi har i våra samtal med vårdsamverkan lyft fram några exempel på vad länsnivån kan och har bidragit med: Effektivt utnyttjande av resurser som i arbetet med SIP Gemensamt mottagande statens kunskapsstyrning, till exempel NR riktade till båda huvudmännen Att möta statliga krav på överenskommelser/samverkan Att stötta egen kunskapsutveckling som handlar vårdprogram och riktlinjer Arbetet med jämlik vård Utifrån dessa punkter har vi fört dialog på våra träffar, och fått medhåll att detta är positivt. Det är också tydligt att vårdsamverkan vill ha stöd från länsnivån i vissa frågor men att det är svårt att se när. Behoven, men även och ambitionerna för en länsnivå utan statliga krav på innehåll är oklara. Om inte delregional vårdsamverkan riktigt ser behovet av en länsstruktur är vår slutsats att den i dagsläget inte bör förstärkas. I vår dialog med vårdsamverkansområdena är det ingen som tydligt anser att LiSA gruppen ska tas bort, men man vill ha en länsnivå som underlättar för delregional och lokal samverkan, inte krånglar till, vilket man upplever till vissa delar idag. Länsstrukturen ska bygga på delregional vårdsamverkan och omhänderta de frågor som huvudmännen inte klarar att lösa i samverkan på delregional nivå. Länsstrukturen bör därför bygga på vårdsamverkansrepresentation och delregionala behov för att inte skapa förvirring kring mandat, funktion och uppdrag. Länsstrukturen blir i sådant fall i högre utsträckning ett Vårdsamverkan VG. Vårdsamverkan VG arbetar med frågor som lyfts från delregional vårdsamverkan, som tillämpning av riktlinjer, policys och gemensam kunskapsutveckling. Det blir också ett forum där strategiska frågor kring huvudmännens gemensamma ansvar för vård och omsorg och utmaningar kan hanteras. Partsfrågor som handlar om avtal, överenskommelser och gränssnitt tas omhand när de uppkommer, och bör då hanteras i de två huvudmannaleden, via VästKom och VGRs koncernkontor. Till detta behövs inga fasta grupperingar. Vår bedömning är att fasta länssamverkansgrupper inte bör finnas utan tydliga uppdrag som handlar om att lösa specifika problem. Frågor ska lösas utifrån behov, lokalt eller nationellt påkallade, genom att grupper tillskapas för dessa frågor. Olika frågor har olika samverkanslogik och i den föreslagna modellen får behoven styra sammansättning, uppdrag, tidsplan osv. En sortering och beredning för hantering bör då göras som innan länsledningsstrukturens tillskapande, av VästKom och koncernkontoret. Där definieras om frågorna är samverkansfrågor eller partsfrågor för huvudmännen var för sig. Ett exempel är mottagande av nationella riktlinjer som riktar sig till båda huvudmännen. I den nya länsstrukturen hanteras sådana i vårdsamverkan VG först när kommunkollektivet och Västra 4

21 Götalandsregionen var för sig definierar delar som frågor för vårdsamverkan VG. För hantering av partsfrågor finns etablerade, befintliga kanaler. På kommunsidan via VästKom och kommunalförbunden och i VGR enligt ordinarie beredningsrutiner. Beredning till LiSA sker idag i andra samverkansgrupper som inte självklart är kopplade till LiSA, som t.ex. läkemedel, hjälpmedel och SITIV. Detta skapar ibland oklarheter kring vem som ansvarar för hantering av en fråga. LiSA gruppen har med sitt tillskapande blivit en gruppering som man delegerar frågor till, frågor som tidigare avgjordes antingen av en styrgrupp kopplat direkt till uppdraget eller av huvudmännens gemensamma beredning till SRO. Omhändertagande Vårt förslag är att LiSA gruppens sammansättning ändras från hösten Framöver består gruppen av två representanter från varje delregional vårdsamverkan, en kommunal och en regional representant, tillsammans med representanter från VästKom och Västra Götalandsregionens koncernkontor. LiSA gruppen bör byta namn till Vårdsamverkan VG för att bättre spegla gruppens funktion. Rapportförfattarnas bedömning är att det är viktigare att stärka transparens och delaktighet än att LiSA gruppen är lagom stor. I dag är länssamverkansgrupperna beredande till LiSA. Vår bedömning är att det uppdraget är för litet för att motivera fasta länssamverkansgrupper utan annat tydligt uppdrag. Vårt förslag är därför att länssamverkansgrupp psykiatri/ missbruk och beroende avslutas. I den mån delregional vårdsamverkan, kommunkollektivet eller Västra Götalandsregionen identifierar en fråga för målgruppen som bäst tas om hand i en samverkansgrupp på länsnivå tillsätts en tillfällig grupp med uppdrag att jobba med lösning på det specifika problemet. Länssamverkansgrupp äldre har en annan roll. Kopplat till länssamverkansgruppen finns ett uppdrag genom handlingsplan äldre 2. Denna handlingsplan har varit starkt kopplad till den statliga äldresatsningen och gäller för hela Vårdsamverkansrepresentanterna har gett uttryck för vilja att fortsätta stärka arbetet för sammanhållen vård för sjuka äldre i Västra Götaland 3. Vårt förslag är därför att länssamverkansgrupp äldre finns kvar och ges ett uppdrag att revidera handlingsplanen. Länssamverkansgruppen får bedöma om och hur det länsgemensamma arbetet ska drivas vidare utan statliga medel och vilka frågor som är i fokus. Representanter till länssamverkansgruppen utses av delregional vårdsamverkan. En länssamverkansgrupp sorterar under Vårdsamverkan VG. Frågan om att fler frågor på barn och ungaområdet än Västbus behöver omhändertas på länsnivå har dryftats i olika sammanhang och under lång tid. Västbus styrgrupp har också lyft frågan till VästKom och regionkansliet. Vår bedömning är att denna fråga bäst omhändertas genom att Västbus styrgrupp ges i uppdrag att utreda och komma med förlag på hur ett utökat uppdrag och hur representation i en eventuell barn och ungagrupp ska se ut. I detta uppdrag bör ingå att identifiera de frågor som har behov av ett länsperspektiv, och vilka som bäst tas om hand på delregional nivå. En eventuell länssamverkansgrupp barn och unga bör bygga på delregional vårdsamverkan och företrädarskap därigenom. En 2 Det goda livet för sjuka äldre i Västra Götaland regional handlingsplan Länskonferens vars underlag behandlades vid LiSA gruppens möte

22 länssamverkansgrupp barn och unga sorterar under Vårdsamverkan VG, som också är styrgrupp till utredningsarbetet. För att stödja länssamverkansgrupp äldre och Västbus styrgrupp i de föreslagna uppdragen behövs processtöd. Under åren med statliga krav på äldreområdet har en processledare på heltid varit knuten till arbetet med handlingsplan äldre. Västbus har haft en halvtidstjänst knuten till sig sedan Vår bedömning är att det behövs fortsatt processtöd bestående av sammanlagt en heltidstjänst som delas på de två uppdragen. Tjänsten bör vara placerad på koncernstab hälso och sjukvård eller VästKom, för tydlig koppling till hela huvudmannakollektivet. Avvikelser, uppföljning och tvister är frågor som behöver tas omhand oavsett hur samverkansstrukturen ser ut i länet. Vårt förslag är att tvister omhändertas i arbetet med hälso och sjukvårdsavtalet. Avvikelser som gäller samverkan och uppföljning bör vara frågor som hanteras i Vårdsamverkan VG. Vår bedömning är att Koncernstab hälso och sjukvård och VästKom behöver säkra att det finns ansvarig funktion för beredning till vårdsamverkan VG. Med vårdsamverkan VG blir det tydligt att SRO inte är vårdsamverkans politiska forum. För beredning till SRO föreslås att huvudmännen för sig bereder ärenden men att också de styroch samverkansgrupper som redan finns och har uppdrag kring specifika frågor ges mandat att bereda sina respektive ärenden. Dessa grupper rapporterar till respektive huvudman via koncernkontoret och VästKom. Tydlighet och transparens För att länsstrukturen ska vara tydlig, begriplig och förenkla för delregional vårdsamverkan behöver kommunikationen bli bättre. Vår bedömning är att länsnivån behöver ta ansvar för kommunikativa insatser. Det finns förväntan på att länsnivån ska arbeta tydligare med kommunikation för att underlätta såväl delregional samverkan som tydlighet kring riktlinjer, policys och överenskommelser. Delregionerna har gett i uttryck för att man vill ha en gemensam webbportal. Vår bedömning är att detta skulle ha stor betydelse för att förenkla, tydliggöra och sprida samverkansarbete. Till stöd för verksamheterna behöver mycket energi läggas på att kommunicera vad som blivit överenskommet för att öka graden av tillämpning och följsamhet. Vår bedömning är att en gemensam kommunikationskanal bidrar till tydlighet, transparens och möjliggör också spridande av goda exempel, effektivisering och underlättar implementering. Omhändertagande En heltids kommunikatörstjänst kopplas till vårdsamverkan VG. I uppdraget för kommunikatören ingår att bygga upp en webbportal för vårdsamverkan VG, sköta driften av VästBus hemsida och arbeta med uppdraget att skapa tydlighet och transparens. Malin Camper VästKom Maria Grip Koncernkontoret 6

23 Förslag Beslut Handläggare: Sven Täpptorp, VGR Datum Telefon: E-post: Till Styrgrupp IT i Väst - SITIV Översyn av uppdragshandling för SITIV Förslag till beslut SITIV föreslås besluta följande: 1. SITIV ger i uppdrag att göra en översyn av uppdragshandling för SITIV. Resultatet av översynen ska redovisas på SITIVs möte i september Uppdraget ges till Patrik Mattsson, Thomas Jungbeck, Karl Fors och Sven Täpptorp Sammanfattning av ärendet Ledningsgruppen för samverkan VGR/VGK (LiSA) har initierat ett arbete för en ny struktur för samverkan i Västra Götaland mellan kommuner och Västra Götalandsregionen. Arbetet har resulterat i en rapport och ett missiv som redovisas på LiSAs möte Oavsett vad LiSA beslutar om strukturen för samverkan kommer SITIV att påverkas och uppdragshandlingen för SITIV behöver då ses över Sven Täpptorp Bilagor 1. missiv länsstruktur MG 2. Länstruktur för samverkan rapport MG Beslutet skickas till Uppdragstagarna

24 Rapportering: GITS Katarina Amundsson, Funktionsansvarig GITS Uppdrag Etablera förvaltningsorganisation för IT stöd I februari gav VästKom och Regionkansliet ett uppdrag till GITS. Uppdragshandling och det lämnade svaret bifogas. Support websesam Status om applikationssupport för websesam i GITS. Rapport bifogas Ekonomiskt resultat Q Statusrapporter Distansmöte via Lync, Rapport bifogas. Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

25 Uppdrag Etablera förvaltningsorganisation för IT stöd Uppdragsgivare VästKom och Regionkansliet. Uppdragstagare GITS» Ett nytt samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel ligger till grund för uppdraget.» Uppdrag gällande gemensamt IT stöd: Formulera uppdragshandling för förvaltningsorganisation Skapa förvaltningsorganisation» Färdigt underlag hanteras i Ledningsrådet, LiSA gruppen och SITIV. GITS beredningsgrupp svarar på ärendet» Förslag:» Föreslagen modell för struktur för gemensamma verksamhetsområden appliceras av berörda ansvariga/sakkunniga i de verksamhetsområden VGK och VGR har gemensamt. Uppdragsgivarna bokat möte 26 maj med GITS och GITS beredningsgrupp» Syftet är att ge samverkansorganisationen stöd inför den fortsatta handläggningen. Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

26 Förvaltningsorganisation nu läge SITIV Styrgrupp IT i Väst Politiska Samrådsorganet, SRO LISA Ledningsgrupp i samverkan Styrgrupp SVPL Ordf. + systemägare Jan Carlström Förvaltningsgrupp SAMSA Ordf. Gunilla Augustsson Lokala systemförvaltningar Utförare av IT drift, VGR IT Objekt VGR styrmodell GITS Gemensam IT samordningsfunktion Funktionsledare Funktionskoordinator SVPL Funktionskoordinator websesam 50% Användarsupport 50% Systemleverantörer Amesto, Siemens Ledningsråd Hjälpmedel Ordförande kommun/vgr växlar Systemägare? Beredningsgrupp websesam Ordf. Erica Svensson Uppdrag/projekt beslutade av SITIV Regionalt Hjälpmedelsforum 2 Kundsamordnare Avtal och handbok c Hjälpmedelscentralen SESAM2 Affärssystemet Gemensam databas websesam Nationell användarförening Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

27 Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

28 Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

29 Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

30 Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

31 Statusrapport, Support websesam Bakgrund applikationssupport websesam Beställning av hjälpmedel och tjänster mellan vårdgivarna och HMC hanteras av ca 6225 aktiva användare via beställningssystemet websesam WebSESAM är ett beställargränssnitt till affärssystemet SESAM 2 som Hjälpmedelscentralen förvaltar. Funktionskoordinator i GITS för websesam anställd sedan slutet av april 2014 Förvaltaruppdraget 50% kombinerat med 50% applikationssupport HMC, Hjälpmedelscentralen förvaltade tidigare både affärssystemet SESAM2 och vårdgivarnas beställningssystem websesam samt hanterade applikationssupporten HMC 2013: snitt 8,4 samtal och 3 5 e postmeddelande per dag GITS nuläge: snitt 11,6 samtal och 16,6 e postmeddelande per dag Av 592 supportärende per månad består 239 av behörighetsansökningar. Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

32 Aktuella problemställningar Systemförvaltare och support fungerar inte kombinera i samma tjänst. Funktionskoordinatorn systemförvaltaruppdrag t.ex. leda möten och tester, supporten blir obemannad hela dagar. Inte möjligt att ha bestämd telefontid Funktionskoordinators arbetsmiljö blir en stressituation Stor sårbarhet vid ledigheter Påverkar övriga i GITS som träder in i supporten vid frånvaro av funktionskoordinator websesam. Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

33 Planerade aktiviteter, åtgärder Mätning av antal ärende och behörigheter, samt tidsåtgång. Vägar att välja: Fortsätt som nu Ha support inom GITS för fler gemensamma system med en synergieffekt t.ex. vid avbrott Extern support. Finns olika alternativ för det. Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

34 Ekonomiskt resultat Q Budget Q1 3,75 mnkr, Avvikelse: överskott 1,3 mnkr. GITS och systemförvaltning budget Q1: 2,43 mnkr överskott 351 tkr. Uppdrag/projekt budget Q1: 1,3 mnkr överskott knappt 1 mnkr. Största delen av överskottet består av upphandlings/införande projekt som är förskjutet i tid. Budget för SITHS kort har inte använts då uppdraget inte är uppstartat. Utveckling både för websesam och KLARA SVPL är inte fakturerade enligt budget Q1 och genererar överskott. GITS överskott 97 tkr, OH kostnader låga under perioden. websesam överskott 183 tkr, utvecklings och övriga kostnader 175 tkr inte belastade Q1 SVPL överskott 70 tkr, Övriga kostnader har inte använts Q1 Upphandling ITMV överskott 740 tkr, Projektkostnader skjuts framåt Videomöte överskott 43 tkr, Budget för utbildning 38 tkr har inte använts Utveckling KLARA överskott 0,4 tkr, Utvecklingen driftsatt, slutfaktura i maj SITHS kortutgivning överskott 187 Gemensam tkr, Uppdraget IT samordningsfunktion har inte startat kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

35 Statusrapport, Distansmöte via Lync, Införande av Microsoft Lync som alternativ mötesform vid samordnad vård och omsorgsplanering. SITIV godkände införandeplan och budget för uppdraget Fokus: hitta goda exemplen, där kommun, vårdcentral och sjukhusenhet deltar i trepartsmöte. Även närstående erbjuds delta på distans. Samordnare/förändringsledare 50% för uppdraget f.o.m. 26/ och året ut Lena Ahrnstedt Olsson lena.s.ahrnstedt olsson@vgregion.se Vårdsamverkansområde Vårdsamverkan Fyrbodal Närvårdssamverkan Södra Älvsborg SIMBA (Kungälvsområdet) Vårdsamverkan Skaraborg Kommun och sjukvård, Samverkan i Göteborgsområdet Införandestart 19 januari 17 mars 5 maj 15 september 9 november Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

36 Aktiviteter genomförda februari till 5 maj 2015 Utbildning/information för nyckelpersoner vid 2 3 tillfälle per vårdsamverkansområden Införandet via vårdsamverkansgrupperingarna, realiseras i SVPL nätverken. Fyrbodal använder MS Lync med fyra kommuner där primärvården, både privat och Närhälsan deltar i tre av dem. Även närstående har deltagit på distans via egen dator. Vårdplaneringsenheten i NU sjukvården har börjat vara mer flexibla och tar med utrustning till patienten på avdelningen istället för att alltid ta med patienten till speciella konferensrum. Södra Älvsborg är i utbildningsstadiet och genomför uppkopplingar mellan vårdgivare som test. Inga vårdplaneringsmöte med patient har ännu kommit igång. SIMBA har startat utbilda och börjar testa koppla upp Lync möte mellan vårdgivare Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

37 Aktiviteter genomförda februari till 5 maj 2015 Fler lathundar har publicerats på hemsidan för videomöte och tidigare lathundar uppdaterats. Även instruktionsfilmer har publicerats på hemsidan. sidor/samordnad vardplanering/videomote/ Driftsättning i mars av funktionalitet i KLARA SVPL som ger möjlighet kalla till videomöte och öppna Lync möte direkt iklara SVPL. Publicerat webenkät för testprotokoll på hemsidan uppföljning av teknik upplevelse av mötesformen Publicerat webenkät för utvärdering av utbildning på hemsidan Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

38 Kommunikationsaktiviteter samordnaren informerat Vårdsamverkansgrupperingarna, ledningsgrupper, närsjukvårdsgrupper verksamhetsförvaltningarnas ledningsgrupper fortlöpande information vid möten med SVPL förvaltningsgrupp SAMSA. nyheter om distansmöte som publicerats på GITS hemsida VästKom videomötessidan på SVPL hemsida uppdateras kontinuerligt Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

39 Planerade aktiviteter Samordnaren fortsätter informera vårdsamverkansgrupperingar och ledningsgrupper i Skaraborg och Göteborg Fler filmer för interaktiv utbildning kommer att skapas och publiceras på hemsidan Dialog med regional förvaltningsledning för SVPL inför övertag av förvaltning av videomötesformen vid samordnad vård och omsorgsplanering Hemsidan för videomöte omarbetas Vårdsamverkansområde som startat införande under våren fortsätter införandet. NU sjukvården börjar utbilda avdelningar utanför vårdplaneringsenheten som startade. Ytterligare en kommun och vårdcentral i Fyrbodal är på väg att starta i maj. Kontinuerlig dialog om införandestart för nya kommuner och primärvårdsenheter pågår. Gemensam IT samordningsfunktion kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen /K Amundsson

40

41

42 Datum: Hantering av uppdrag: etablera förvaltningsorganisation för IT-stöd och utforma dess uppdragshandling Ärendets uppkomst Ett uppdrag undertecknat har ställts av Anders Carlqvist, regionkansliet och Pär Levander VästKom. Uppdragets innehåll är att formulera en uppdragshandling för förvaltningsorganisation för IT-stöd för försörjning av personliga hjälpmedel samt att skapa densamma. Ett nytt samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel ligger till grund för uppdraget. Uppdraget är ställt till den mellan Västra Götalandsregionen (VGR) och Västra Götalands kommuner (VGK) Gemensamma IT-Samordningsfunktionen (GITS). Önskan är att arbetsorganisationen utformas av GITS i samverkan med Anders Carlqvist och Pär Levander. När underlaget är klart ska ärendet hanteras i Ledningsrådet, LiSA-gruppen och SITIV. Mottagande av ärendet GITS-funktionen etablerades 2013 och styrs ytterst av den partsgemensamma styrgruppen Styrgrupp IT i Väst (SITIV). Sven Täpptorp och Karl Fors agerar i SITIVs uppdrag i GITSberedningsgrupp. GITS hanterar partsgemensamma frågor kring bland annat SVPL, hjälpmedel, distansmöten och även gemensamma frågor kring SITHS-kort är på väg in i funktionen. Uppkomsten av GITS-funktionen har sin grund i ett krav från VGK på former för gemensam ledning av IT-förvaltning. Vid etablering av funktionen har tidigare ledningsstrukturer fortsatt och GITS-ansvariga placerats i densamma. Katarina Amundsson har i sin roll som funktionsledare för GITS-funktionen återkopplat ärendet till GITS-beredningsgrupp för hur ärendet ska hanteras. Genom ärendets art och arbetsbelastning på GITS-funktionen svarar GITS-beredningsgrupp på ärendet. På kommande SITIV-möte kommer ärendet föredras. För VästKom Karl Fors För Västra Götalandsregionen Sven Täpptorp

43 Svar på ärendet Bilagt detta dokument finns en beskrivning på hur gemensamma verksamhetsfrågor behöver hanteras mellan parterna, när det också finns ett gemensamt IT-system. Detta beskrivs genom en modell som behöver följas för att ansvariga på ett effektivt och hållbart sätt ska kunna styra verksamheten. Förslag: Föreslagen modell för struktur för gemensamma verksamhetsområden appliceras av berörda ansvariga/sakkunniga i de verksamhetsområden VGK och VGR har gemensamt. I korthet är följande av särskild vikt vid framtagande av framtida struktur för verksamheten: Verksamheten styr Informationsteknologin (IT) Förvaltning av IT-system har senaste decenniet förändrats från något som en enhet utan verksamhetskunskap styr, till att istället vara eller bli en naturlig del av det verksamhetens ansvar. I VGR hanteras detta genom en IS/IT styrmodell. Olika modeller finns inom VGK. Utmaningar finns när en verksamhet berör flera parter (i vårt fall 50) och varje part behöver en viss anpassning till den aktör som ansvarar för det gemensamma förvaltningsarbetet. Organisation och samverkanstruktur De 50 parterna behöver samlas i gemensam styrgrupp för respektive gemensamt verksamhetsområde. Styrgruppens ansvar är utöver de verksamhetsfrågor som hanteras även att vara så kallad systemägare för IT-systemet. Systemägare är ordföranden i styrgruppen. Vice ordförande, svarar tillsammans med ordföranden för överenskommelser av mindre art och ersätter som mötesordförande vid behov. Vartannat år skiftar ordförandeskapet mellan VGK/VGR. Till styrgruppens stöd finns en beredningsgrupp i form av förvaltargrupp. Dess ansvar är: operativ ledning/koordinering av förvaltning av rutiner, IT-stöd etc samt att hantera uppdrag från styrgrupp, bereda ärenden till styrgrupp, vara informationsbärare. Förvaltargruppens storlek kan vara av olika omfattning. Ansvar kan med fördel placeras på flera tjänster, såsom verksamhetsmässiga rutinfrågor, IT-ansvar, dokumentationsansvar, mm. Respektive ansvar kan med fördel ha ytterligare arbetsgrupper som stöd för ansvaret. I ansvaret för förvaltargruppen ligger dialog med: verksamheter hos parterna, systemleverantör, utförare av IT-drift, mm. Förvaltargruppen kan även behöva föra dialog och etablera samverkansarenor för andra samverkansgrupper och aktörer.

44 GITS Genom etablering av GITS som partsneutral funktion finansieras och styrs dess resurser separat 50/50% mellan parterna VGK och VGR. Som en relativt nyetablerad och okänd funktion beskrivs den särskilt i bilagt underlag i strukturbilden.

45 Bilaga Förvaltningsstruktur, Gemensam förvaltningsfunktion VGK/VGR Styrgrupp Samarbete Styrgrupp Verksamhetsområde Rutin Systemägare GITS Funktionsledare Samverkan med andra parter/grupper Regional Förvaltargrupp Rutin IT stöd GITS Funktionskoordinator Verksamheter hos parterna Systemleverantör Utförare av IT-drift t.ex. VGR IT

46 Förvaltningsstruktur för gemensamma IT-stöd som hanteras via GITS Styrgrupp Samarbete Förbättringsområden hjälpmedel Två styrgrupper med oklar arbetsfördelning som uppdragsgivare SITIV LiSA Samverkansmodell En uppdragsgivare/styrgrupp som ger uppdrag till styrgrupp verksamhetsområde Beslutar om vilka verksamhetsområden som ska hanteras gemensamt Beslutar om rambudget Styrgrupp Verksamhetsområde Rutin Systemägare Oklarhet i roll systemägare Regional förvaltargrupp Rutin IT stöd Förvaltning av rutin och IT-stöd inte samlat Systemägare Tre beredningsgrupper med var sin samordnare/funktionskoordinator inom Hjälpmedel Systemägare följer ordförandeskapet i styrgruppen. Byts företrädesvis årsvis mellan VGK/VGR Ordförande/Systemägare rapporterar till Styrgrupp Samarbete Besluta om årlig förvaltningsplan (rutin och IT-stöd, inkl. fördelning av budget) Driver utveckling inom verksamhetsområdet Kommunikationsansvar för verksamhetsområdet En (1) regional förvaltargrupp per verksamhetsområde får uppdrag från styrgrupp verksamhetsområde. Kan ha beredningsgrupper för olika arbetsområde t.ex. rutin, IT-stöd, avtal m.m. Bereder ärende till Styrgrupp Verksamhetsområde Ansvarar för kommunikation med verksamheter hos parterna, Ansvarar för kommunikation med systemleverantör, driftleverantör.

47 Funktionskoordinatorer Verksamhetsområde Hjälpmedel utgör förvaltargruppens kontaktyta mot följande: Förbättringsområden hjälpmedel Tydliggöra struktur för dialog mellan förvaltningsgruppens olika uppdrag och HMC Samverkan med andra parter/grupper Samverkansmodell Samverkan med berörda parter är ett ansvar för förvaltargruppen, t.ex. med Hjälpmedelscentralen i verksamhetsområde Hjälpmedel. Verksamheter hos parterna Otydlig struktur för kommunikation mellan regional/lokal nivå Oklart i uppdraget som funktionskoordinator att avstämning med systemleverantör ingår Systemleverantör Verksamheterna hos parterna ska vara representerade i en struktur med ett tydligt uppdrag/ansvar, t.ex. genom Vårdsamverkansstrukturen. Kommunikationsansvaret är tydligt. Förvaltargruppens representation och uppdrag är tydligt hos parterna. Förvaltargruppen ansvarar för kommunikation med systemleverantör. Systemleverantör har utpekad kontaktperson/er. Saknar operativ kontaktperson för drift på VGR IT Utförare av IT-drift t.ex. VGR IT Utförare av drift ska ha utpekad kontaktperson. Förvaltargruppen ansvarar för kommunikation med utförare av drift

48 Ansvarsområden i förvaltaruppdraget för gemensamma IT-stöd som hanteras via GITS GITS Funktionskoordinator Koordinerar och deltar i arbetet i regional förvaltargrupp Deltar i Styrgrupp verksamhetsområde som föredragande i förvaltningsområdet Mottar uppdrag från Styrgrupp verksamhetsområde inom ramen av förvaltningsområdet GITS Funktionsledare Utgör stöd till funktionskoordinator vid beredning av ärende till Styrgrupp Verksamhetsområde och Styrgrupp Samarbete Hanterar projekt och utvecklingsinsatser som beslutas av Styrgrupp Verksamhetsområde

49 STATUSRAPPORT SITIVMÖTE Status om applikationssupport för websesam i GITS. Ansvarig för uppdraget Katarina Amundsson, Funktionsledare GITS, Bakgrund Västra Götaland har en gemensam hjälpmedelsförsörjning mellan kommunerna och Västra Götalandsregionen med Hjälpmedelscentralen (HMC) som leverantör. För beställning av hjälpmedel och tjänster mellan vårdgivarna och HMC används beställningssystemet websesam. WebSESAM har ca 6225 aktiva användare. Dessa består av förskrivare och beställare av personliga hjälpmedel i Västra Götaland, både i regionen och kommunerna, oavsett driftsform. WebSESAM är ett beställargränssnitt till affärssystemet SESAM 2 som Hjälpmedelscentralen förvaltar. Budget för websesam 2015 är 2,2 mnkr. I hjälpmedelsorganisationen i Västra Götaland finns ett Ledningsråd där vårdgivarna är representerade. Ledningsrådet ger uppdrag till tre beredningsgrupper som hanterar avtal, handbok och IT. GITS funktionskoordinator är ordförare i beredningsgrupp IT (websesam). Rekrytering av funktionskoordinator till GITS för en heltidstjänst websesam gjordes Förvaltaruppdraget beräknades till 50% kombinerat med 50% applikationssupport. Innan GITS skapades förvaltade HMC både affärssystemet SESAM2 och vårdgivarnas beställningssystem websesam. Vårdgivarna köpte då applikationssupporten från HMC. Vid rekryteringen diskuterades lösningen med delad tjänst med bl.a. dåvarande systemförvaltare, samordnare för hjälpmedelsfrågor och den person på HMC som hanterade applikationssupporten. Underlag från support på HMC visade att i snitt 8,4 samtal och 3 5 e postmeddelande per dag inkom till websesam supporten. I dagsläget inkommer det i snitt 11,6 samtal och 16,6 e postmeddelande per dag till applikationssupporten i GITS. Dessa siffror visar på en fördubbling av antal ärende jämfört med Av 592 supportärende per månad består 239 av behörighetsansökningar. Det har sedan funktionskoordinator tagit över supporten visat sig att de båda uppdragen som systemförvaltare och support inte går att kombinera i samma tjänst.

50 Händelser som påverkar belastning på supporten Ansökningar om behörighet till yrkesgrupper som tidigare inte använt websesam ökar i antal. Nya yrkesgrupper och utökat antal artiklar medför även ökat behov av support om hur beställningar hanteras. Hjälpmedelscentralen hanterar inte längre manuella orders utan att beställaren har ett användarnamn/förskrivar id till websesam. Det gör att sällananvändare som tidigare skickat manuella orders, nu behöver åtkomst till websesam. Sjuksköterskor i primärvård har tidigare haft annat beställningsförfarande för kompressionsstrumpor men måste nu beställa dem via websesam. Vårdval rehab har medfört att fler behörigheter måste ändras, då det har skapat en ökad rörlighet av rehabpersonal. En ny nationell hjälpmedelsdatabas kopplas till websesam v 19 där supporten av sökfunktionen av artiklar m.m. för vårdgivarna kommer hanteras av GITS. Aktuella problemställningar Funktionskoordinatorns roll som systemförvaltare kräver en flexibilitet som visat sig vara svår förena med det oflexibla supportuppdraget. Funktionskoordinatorn ska i sitt systemförvaltaruppdrag t.ex. leda möten och tester, då supporten kan bli obemannad hela dagar. Se bilaga med exempel på arbetsuppgifter som ingår i systemförvaltarrollen. Eftersom funktionskoordinatorn delar sin tid med ansvar som systemförvaltare är det inte möjligt att ha bestämd telefontid utan supporten svarar när det är möjligt. Supportens mål att ge svar på e post eller telefon inom 24 timmar är svår att uppnå. Tidigare hade HMC fast telefontid varje förmiddag vilket gav användarna en bättre service vad gäller tillgänglighet. Funktionskoordinators arbetsmiljö blir lidande med en stressituation att inte kunna upprätthålla den servicenivå som användarna har behov av och att ofta bli avbruten i sina andra arbetsuppgifter av telefonen. En annan effekt är att dagen efter mötesdag finns ingen tid för annat än 100 % support. Sårbarheten är stor vid ledigheter, sjukdom, utbildning m.m. Funktionsledare GITS och funktionskoordinator SVPL har för att klara situationen inom GITS sedan januari 2015 fått träda in i supporten. Det är inte optimalt då de tjänsterna redan omfattar 100 %. Dessutom saknas rätt supportkompetens, vilket gör att hanteringen tar längre tid. Planerade aktiviteter, åtgärder Mätning pågår av antal ärende och behörigheter. Sedan några veckor mäts även tidsåtgång. När ett bättre underlag för beslut finns behöver beslut fattas om fortsatt support för websesam Fortsätt som nu med delad tjänst ger långa svarstider och en påverkan på förvaltaruppdraget för websesam

51 Ha support inom GITS för fler gemensamma system med en synergieffekt t.ex. vid avbrott Lägga all support externt. Finns olika alternativ för det.

52 Bilaga: Arbetsuppgifter som ingår i systemförvaltarrollen i GITS Nedan följer ett antal exempel på de arbetsuppgifter funktionskoordinatorn har i sitt förvaltaruppdrag: Ordförande regional förvaltargrupp, för och efterarbete vid möte Omvärldsbevakning Samverkan med parter genom informationspunkter vid möte hos parterna, skapa beredningsunderlag m.m. Delta och vara föredragande vid möte med respektive Styrgrupp Verksamhetsområde Diverse förarbete vid projekt såsom skapa beredningsunderlag, informationsinsatser m.m. Agera testledare vid uppdateringar av IT stöd Avbrottshantering Ansvar för regionalt utbildningsmaterial Ansvara för kommunikation mellan verksamheterna via förvaltargrupperna till systemägare och Styrgrupp Verksamhetsområde Ansvara för kommunikation och agera som en brygga mellan parternas verksamheter och drift och systemleverantörer Ansvara för uppdaterad webbplats för IT stöd och rutin i vissa fall Mottagningskontrollera att fakturor stämmer med beställningar i resp. förvaltningsområde. Medverka vid skapade av budget och uppföljning av utfall för resp. verksamhetsområde Ansvara för att utveckling av IT stödet prioriteras efter verksamheternas behov Delta i dialog och ev. beställning av diverse teknik t.ex. behov av serverbyte Kontinuerlig kontakt med systemägare Kontinuerlig kommunikation med kontaktpersoner hos systemleverantör och utförare av drift Skapa årlig förvaltningsplan Delaktig i årlig övergripande verksamhetsberättelse för GITS Ansvara för förvaltning av rutiner i de fall det ingår i funktionskoordinatorns arbetsuppgifter inom verksamhetsområdet Kontinuerlig kontakt med kontaktpersoner med andra delar av förvaltningen i de verksamhetsområde där t.ex. rutin och IT stöd åtskiljs i uppdragen Delge information vid möten hos ingående och externa parter Hantera rutinfrågor som tredje linjens support där rutin ingår i arbetsuppgifterna för funktionskoordinator i resp. verksamhetsområde

53 STATUSRAPPORT SITIVMÖTE Införande av distansmöte via video för samordnad vård och omsorgsplanering Ansvarig för uppdraget Samordnare Lena Ahrnstedt Olsson Beskrivning av uppdraget SITIV godkände införandeplan och budget för uppdraget Samordnare 50% för uppdraget Lena Ahrnstedt Olsson har uppdraget att, från 26/ och året ut, agera som förändringsledare för införandet av Microsoft Lync som alternativ mötesform vid samordnad vård och omsorgsplanering. Fokus finns på att hitta de goda exemplen där kommun, vårdcentral och sjukhusenhet deltar i trepartsmöte. Även närstående erbjuds delta på distans. Vårdsamverkansområde Vårdsamverkan Fyrbodal Närvårdssamverkan Södra Älvsborg SIMBA (Kungälvsområdet) Vårdsamverkan Skaraborg Kommun och sjukvård, Samverkan i Göteborgsområdet Införandestart 19 januari 17 mars 5 maj 15 september 9 november Viktiga händelser under perioden februari 5 maj 2015 Följande aktiviteter har genomförts Utbildning/information för nyckelpersoner har genomförts av regional grupp vid 2 3 tillfälle per de tre vårdsamverkansområden som enligt plan startat under våren Införandet har skett via vårdsamverkansgrupperingarna i varje område som ihop med samordnaren planerat införandet. Införandet realiseras i SVPL nätverken. Fyrbodal använder MS Lync med fyra kommuner där primärvården, både privat och Närhälsan deltar i tre av dem. Även närstående har deltagit på distans via egen dator. Vårdplaneringsenheten i NU sjukåvrden har börjat vara mer flexibla och tar med utrustning till patienten på avdelningen istället för att alltid ta med patienten till speciella konferensrum. Södra Älvsborg är i utbildningsstadiet och genomför uppkopplingar mellan vårdgivare som test. Inga vårdplaneringsmöte med patient har ännu kommit igång. SIMBA har startat utbilda och börjar testa koppla upp Lync möte mellan vårdgivare Hemsidan för videomöte har uppdaterats med fler lathundar och tidigare lathundar uppdaterats. Även instruktionsfilmer har publicerats på hemsidan. Driftsättning i mars av funktionalitet i KLARA SVPL som ger möjlighet kalla till videomöte och öppna Lync möte direkt från KLARA SVPL. Publicerat webenkät för testprotokoll för uppföljning av teknik och upplevelse av mötesformen Publicerat webenkät för utvärdering av utbildning

54 Aktuella problemställningar Tidigare rapporterade problem med Lync kvalitet har förbättrats efter uppgraderingar av nät för Lync. Funktionalitet vid möten via fast uppkoppling på sjukhusen är klar, medan uppgradering för WiFi uppkoppling kan kvarstå vid enstaka ställe. Ekonomisk status Budget dec 2014 dec 2015 flyttades över till 12 månader 2015 eftersom inga kostnader belastade uppdraget december Resultat Q1 visar ett överskott på 43 tkr, men fakturor för perioden inväntas t.ex. leasingkostnad för bil 26/1 30/4. Samordnaren har kunnat arbeta 80% 26/1 30/4 tack vare utrymme i budget och för att hon går tillbaka till ordinarie tjänst under sommarmånaderna och belastar då inte videomöte uppdragets budget. Kommunikationsaktiviteter Kommunikationsaktiviteter som genomförts: samordnaren har informerat i vårdsamverkansgrupperingarna och i verksamhetsförvaltningarnas ledningsgrupper i de tre områden som har ett införande under våren. fortlöpande information vid möten med SVPL förvaltningsgrupp SAMSA. via nyheter om distansmöte som publicerats på GITS hemsida VästKom via videomötessidan på SVPL hemsida som kontinuerligt uppdaterats med ny ínformation Planerade aktiviteter Samordnaren fortsätter informera i vårdsamverkansgrupperingarna och ledningsgrupper i verksamhetsförvaltningarna i Skaraborg och Göteborg som startar införande under hösten Fler filmer för interaktiv utbildning kommer att skapas och publiceras på hemsidan Dialog med regional förvaltningsledning för SVPL inför övertag av förvaltning av videomötesformen vid samordnad vård och omsorgsplanering Hemsidan för videomöte ska struktureras så varje part får en egen meny då informationen och lathundar blivit för omfattande och svår att sortera för enskilda användare. Vårdsamverkansområde som startat införande under våren fortsätter införandet. Till exempel påbörjar NU sjukvården utbildningar för övrig avdelningar då det hittills bara varit vårdplaneringsenheten som hanterat videomöte. Ytterligare en kommun och vårdcentral i Fyrbodal är på väg att starta i maj. Ständig dialog om införandestart för nya kommuner och primärvårdsenheter pågår.

55 STATUSRAPPORT SITIVMÖTE Gemensam kortutgivning Ansvarig för uppdraget Ej tydligt beskrivet Beskrivning av uppdraget Beslut i SITIV att rekrytera koordinator 50% samt investering i beställningssystem för att skapa möjligheter för samverkad kortutgivning. Viktiga händelser under perioden Rekrytering Rekryteringsunderlag klart Oklart varifrån VGR's kostnader ska tas, intill dess ingen rekrytering till GITS. Investering i beställningssystem Samordnas med TjänsteIDservice på Regionservice samt objekt Material och tjänsteförsörjning. Fortsatta aktiviteter avhängigt rekryteringen av samordnare Aktuella problemställningar Västra Götalandsregionens finansiering av koordinator. Planerade aktiviteter Rekrytering av koordinator o Beställningssystem anpassas för gemensam utgivning

56 STATUSRAPPORT SITIVMÖTE Gemensamt regionarkiv Ansvarig för uppdraget Karl Fors, Länssamordnare VästKom, Beskrivning av uppdraget lyftes frågan om regionarkivet kan vara en aktör åt fler parter i länet än enbart VGR och Göteborgs stad. Önskan var att initiera frågan för att utreda hur regionarkivet kan innefatta övriga kommuner i länet. Beslut togs på att Samrådsorganet föreslås ge ett uppdrag till regionkansliet och VästKoms kansli om att utreda förutsättningar för ett gemensamt arkiv för länet meddelas att ingen skrivelse förmedlats till samrådsorganet då VGR behövde utreda frågan ytterligare. Viktiga händelser under perioden Karl Fors har bjudit in berörda parter till ett gemensamt arbete och uppstartsmöte. Mötet hålls 9 juni. Som underlag till mötet finns den uppdragsbeskrivning som tidigare presenterats för SITIV samt likvärdig förstudie som genomförts i Jönköpings län. Aktuella problemställningar Oklart intresse för parterna VGR & Regionarkivet. Högt intresse för parterna Göteborgs Stad och övriga kommuner i länet. Ekonomisk status Planerade aktiviteter Uppstartsmöte 8 juni Arbetsmöten hösten 2015 Leverans av förstudie till SITIVmötet Kommunikationsaktiviteter

57 Datum: Ställningstagande kring fortsatt utveckling av NPÖ i VG Bakgrund SITIV : initierades NPÖ Nationell PatientÖversikt i SITIV SITIV : Gavs information till SITIV kring nuläget NPÖ och anslutna enheter och informationsmängder från VGR 2013: Anslutning till NPÖ sker av de första kommunerna i VG. Anslutningen medger att de kan konsumera information från NPÖ SITIV201402: Genom anslutning till NPÖ uppmärksammas ett antal brister som förmedlas till SITIV. Se bifogad skrivelse som även inkluderar VGRs svar. På mötet beslutas att: VGR, Dan Wiklund, tar med frågan och ansvarar för att möte kallas till. För att etablera dialog mellan parterna kring lösning för problemställningarna kring NPÖ 2014: Genom länsgemensam satsning på NPÖ för kommunerna har kommunernas NPÖ-samordnare tillsammans med VGR:s förvaltare hanterat ett antal bristområden under året Nuläge NPÖ Bilagd nulägesrapport visar på att några av de tidigt identifierade bristerna har hanterats. Utpekade förbättringsåtgärder för VGR Att problemet från NU-sjukvården vad gäller informationsmängd i epikriser åtgärdas snarast. Att primärvårdens alla aktörer blir producenter oavsett offentlig eller privat drift Att den offentliga primärvårdens kommande dokumentationssystem (Asynja) ansluts till NPÖ. I Sverige som helhet är NPÖ cirka 230 kommuner anslutna och största delen av kvarvarande kommuner finns i Västra Götaland. Fåtalet kommuner i landet har ännu ett utbrett och frekvent användande. Likaså är läget i Västra Götaland. Genom ett ökat användande identifieras ytterligare behov- och utvecklingsområden. Åmåls kommun är först i landet med att använda MPÖ, dvs NPÖ mobilt i telefon/läsplatta. Intresset för kvarvarande kommunerna i Västra Götalands till att ansluta sig till NPÖ ses fortsatt som relativt högt. Se statusbild i bilaga. Västsvenska kommunalförbundens samorganisation Box 5073, Göteborg Besök: Gårdavägen 2, Göteborg Tel: E-post: info@vastkom.se Organisationsnummer:

58 Regionala beroenden till NPÖ (Större projekt) Framtidens vårdinformationsmiljö Journal tillgänglig för medborgare via Internet (2016) Primärvårdens övergång till Asynja Förslag till åtagande för SITIV Att SITIV genom VGR inrättar en regional NPÖ-grupp med berörda offentliga och privata aktörer. Gruppen återkopplar till varje SITIVmöte. Gruppens ska förbättra förutsättningarna för NPÖ-användarna genom att frågan prioriteras särskilt. Detta genom att verka för ytterligare anslutningar och användning, men även genom förbättrad kvalité på befintliga tjänster och innehåll. Bilagor - Statusbild anslutning - Nulägesrapport NPÖ - Skrivelse NPÖ FÖR VÄSTKOM Karl Fors Länssamordnare VästKom Västsvenska kommunalförbundens samorganisation Box 5073, Göteborg Besök: Gårdavägen 2, Göteborg Tel: E-post: info@vastkom.se Organisationsnummer:

59 Status anslutning Västsvenska kommunalförbundens samorganisation Box 5073, Göteborg Besök: Gårdavägen 2, Göteborg Tel: E-post: Organisationsnummer: