VERKSAMHETSPLAN för Täby GF

Transkript

1 VERKSAMHETSPLAN för Täby GF Täby Gymnastikförening (Täby GF) Vision: Täby GF skall vara en av Sveriges främsta gymnastikföreningar inom truppgymnastik 1

2 1. Inledning Täby Gymnastikförening bedriver sedan lång tid med framgång gymnastik för barn och ungdom på både bredd- och elitnivå Föreningsidé Täby GF ska bedriva gymnastik för barn och ungdomar med målet att tillgodose individens behov av rörelseglädje och fysisk aktivitet och ge utrymme att uppnå tävlingsresultat. Verksamheten ska bedrivas så att den blir tillgänglig för alla och verka för gott kamratskap och god idrottsanda bland medlemmarna. Föreningen ska verka för en drogfri och dopingfri idrott. Täby GF skall vara en förening att trivas länge i Täby GF:s vision Täby GF skall vara en av Sveriges främsta gymnastikföreningar inom truppgymnastik 1.3. Täby GF:s varumärke och kommunikationsstrategi Vision, löfte och värdeorden bildar plattform för att nå de affärsstrategiska målen att öka antalet medlemmar 1.4. Våra värdeord Ansvarsfull Kompetens Tillgänglighet Kvalitet Gemenskap Passion 2

3 Omvärldsanalys Stockholmsklubbarna konkurrerar om de bästa truppgymnasterna Ökad konkurrens från andra idrotter i regionen vad gäller rekrytering deltagare Ökat utbud av fritidsaktiviteter för våra gymnaster Föräldrar ställer allt högre kvalitetskrav på fritidssysselsättning för sina barn Stor inflyttning av barnfamiljer i ett socioekonomiskt starkt område Kommunen är positiv till föreningen Starkt varumärke 2.2. Truppgymnastiken De första officiella SM-tävlingarna i trupp genomfördes Sedan dess har truppgymnastiken utvecklats i snabb takt och idag finns det ca licensierade trupptävlingsgymnaster Trender & tendenser Framtidens aktiva kräver snabba resultat och utveckling Behovet av fritid och rekreation ökar och innehåll i form av upplevelser, aktivitet och lärande får större betydelse Större konkurrens om olika fritidsaktiviteter Ungdomar blir mer stillasittande 2.4. Målgrupper för Täby GF Direkta målgrupper: Barn- och ungdomar som vill utöva gymnastik Truppgymnaster (flickor) Ledare i verksamheten Indirekta målgrupper: Föräldrar Kommunen Allmänheten (publik, läsare, lyssnare, evenemang) Stockholms och Sveriges Gymnastikförbund Andra föreningar och klubbar (tävlingar, utbildningar) Sponsorer Domare Potentiella ledare i verksamheten 3

4 3. Konkurrensanalys 3.1. Konkurrens med annan idrottsverksamhet För truppgymnastik behövs mer och dyrare tekniska investeringar i hallarna för att kunna träna vissa moment än exempelvis för innebandy, handboll eller badminton. Gymnastik är å andra sidan en av de billigaste idrotterna för utövarna Gymnastik är mindre beroende av föräldrarnas aktiva insats i jämförelse med många andra idrotter I gymnastik tävlar man sällan, och visar därför sällan upp sig mot sina målgrupper Gymnastik är mindre medialt bevakat än många andra idrotter, och behöver därför kompensera detta genom en aktiv och bred marknadsföring. Truppgymnastik är ingen OS-sport. Tidskrävande sport redan i tidig ålder svårt att kombinera med andra sporter 3.2. Konkurrens med annan föreningsverksamhet Intresset för att engagera sig ideellt får allt tuffare konkurrens från andra intressen i livet Värdering av medlemskap sker i allt högre utsträckning utifrån personlig nytta Föreningar/medlemskap med ett syfte som överensstämmer med marknadens behov klarar sig bäst Konkurrens mot andra intressen gäller såväl för gymnaster, ledare, kommun 4. Reella utmaningar Vår position på den lokala marknaden ger Täby GF stora möjligheter att lyckas. Öka vår attraktionskraft som förening hos våra målgrupper Upprätthålla balansen mellan Barn- och Ungdomsverksamhet och Truppverksamhet Möta värderingarna hos de nya generationerna Utveckla nya idéer och sätt att rekrytera, behålla medlemmar Öka det ekonomiska överskottet Skapa en alltigenom effektiv organisation genom tydlighet i roller och ansvar Möta den ökande konkurrensen med andra föreningar 5. Uppdrag, mål och strategier för Täby GF 5.1. Täby gymnastikförening har tre uppdrag och två huvudmål : Medlemsutvecklingen som huvudmål och målbild är enkelt att relatera till och en tydlig indikator på föreningens utveckling. En positiv medlemsutveckling är en förutsättning för föreningens fortlevnad även ur ett ekonomiskt perspektiv. Täby GF:s målsättning är att befästa ställningen som en av Sveriges mest framgångsrika föreningar inom truppgymnastik. Uppdrag 1: Fullgöra vårt verksamhetsuppdrag: Täby GF ska bedriva gymnastik för barn och ungdom med målet att tillgodose individens behov av rörelseglädje och fysisk aktivitet samt att ge utrymme och uppmuntran att uppnå tävlingsresultat. Uppdrag 2: Stärka vår position: Långsiktig ökning av medlemsantalet tryggar basen för vårt arbete Kontinuerligt arbete för att stärka varumärket Befästa vår starka relation med kommunen 4

5 Uppdrag 3: Stärka vår förmåga att leverera: Kontinuerligt rekrytera tränare och gymnaster. Säkra tillgång på lokaler. Huvudmål för trupp: År 2015 ska föreningen ha etablerat en SM/JSM-trupp som är bland de fem främsta i landet. Detta innebär att Täby GF:s SM-trupp deltar i alla tävlingar på SM/JSM nivå, och tar medalj minst på varannan tävling och genomgående bland de fem bästa i resultatlistan. Huvudmål för barn & ungdom: Tillväxten i föreningen sker i stort sett uteslutande genom nyrekrytering av barn. År 2015 ska ha föreningen ha minst 1200 gymnaster som medlemmar. Detta innebär att föreningen behöver ha en årlig tillväxt om 10 % för att nå målet om 1200 medlemmar till år 2015, dvs. ca 80 nya barn per år. Expansionen ger föreningen en starkare ekonomi med investeringsmöjligheter på ledarsidan och utrustning. Följande perspektiv har definierats för att genomföra uppdragen och nå huvudmålen: 1. Verksamhetsperspektivet: Fortsatt satsaning på tillväxt både inom bredd (barn- och ungdom) och elit (truppverksamhet) för att nå målet 1200 medlemmar Ansvariga: Strategiskt: Styrelsen. Taktiskt och operativt: Truppchef och Ansvarig Barn/Ungdom. Minst två tävlingar per år för att stärka vår position som en av Sveriges främsta gymnastikföreningar. Ansvarig: Styrelsen och Konsulent. Utökning av lokaler: Ansvarig: Styrelsen 2. Ledarperspektivet: Satsning på kvalitet genom utbildning av tränare/ledare på alla nivåer. Vi behöver 50 nya ledare. Ansvarig: Truppchef, Ansvarig Barn/Ungdom, styrelsen 3. Medlemsperspektivet: Bättre medlemsutveckling genom faserna Rekrytering behålla avsluta. I detta ingår att förbättra möjligheterna för ungdomsgrupperna att fortsätta utöva truppgymnastik utan att satsa på tävlingsspåren USM eller RM, samt att etablera showgrupp för att ta hand om Exit-gymnaster. Ansvarig: Truppchef, Ansvarig Barn/Ungdom, Styrelsen. Stärka lojaliteten genom attraktiva profilkläder för gymnaster. Ansvarig: Styrelsen 4. Föräldraperspektivet: Öka engagemanget från föräldrarna i Täby GF. Ansvarig: Styrelsen 5. Omvärldsperspektivet: Ökat samarbete med kommunerna inom vårt verksamhetsområde. Ansvarig: Ordförande, Truppchef, Ansvarig Barn/ungdom. Ökat fokus på marknadsföring och profilering. Tydligare marknadskommunikation för att stärka varumärket Täby GF. Ansvarig: Styrelsen. Ökad närvaro i Vallentuna och Österåker Ansvarig: Styrelsen, Ansvarig Barn/Ungdom. 6. Ekonomi/finansperspektivet: Säkerställa en balanserad ekonomisk plattform för att bedriva löpande verksamhet. Möjliggöra nödvändiga investeringar. Ansvarig: Ordförande/kassör Följande strategier och aktivitetsplaner definierats för dessa 6 perspektiv: 5

6 Verksamhetsperspektivet Ca 25 grupper inom barn och ungdomssektionen Ca 15 grupper inom truppsektionen Tillgång på ledare är för närvarnade tillräcklig, men ännu inte tillfredställande. 2,5 ledare anställda på heltid. Övriga arvoderas på timtid Tillgång på lokaler är också tillräcklig, men inte optimal. Vissa brister i geografisk täckning för barn & ungdom, begränsade möjligheter att bygga ut nuvarande hyrda lokaler för ökad truppverksamhet Satsning på Åkersberga och Vallentuna har påbörjats. Konsulent engagerad på timtid i Åkersberga. Framgångsfaktor Engagemang från respektive ansvariga för barn & ungdom- och truppsektionerna. Öppet gränssnitt mellan sektionerna Trupp och B&U underlättar för gymnasterna att gå mellan bredd och elit beroende på engagemang Rekrytering av tillräckligt antal nya ledare med tillräcklig kompetens och kvalitet En SM-trupp som etablerat sig bland de fem främsta i landet, samt att övriga trupper placerar sig i den översta kvartilen på tävlingar i regionen. Successiv ökning av antalet gymnaster inom barn och ungdom från ca 450 år 2010 till ca 750 år 2015 (efter omflyttning av FT och UT till truppsektionen) Successiv ökning av antalet gymnaster inom trupp från 350 år 2010 till 450 år 2015 (efter omflyttning av FT och UT till truppsektionen) Positivt mätbart index från enkätundersökning (NMI = nöjd medlemsindex ) Aktivitetsplan Successiv rekrytering/utbildning av totalt ett 50-tal nya ledare. Analys för att identifiera nyckeltal för bortfall. Inför möjligheter för gymnasterna att anpassa antalet träningstimmar, främst inom breddverksamheten men även inom trupp genom att flytta mellan spåren Successivt etablera konsulenter inom barn & ungdom, först i Åkersberga och Vallentuna, senare även i Täby Genomför en enkätundersökning riktad mot gymnaster/föräldrar för att identifiera styrkor och svagheter i verksamheten Överväg elitspår på basnivå. Bevaka var nya områden byggs med nya skolor. Regelbundna möten med Täby kommun för att säkerställa tillgång till lokaler Öka antalet aktiva gymnaster genom en kontrollerad tillväxt Öka antalet aktiva gymnaster genom att motivera gymnasterna att stanna längre i verksamheten Erbjuda nya och flexibla möjligheter för gymnasterna att byta spår och/eller antal träningstimmar 6

7 Ledarperspektivet 2,5 heltidsanställda på årsbasis ca 120 timanställda Engagerade och lojala ledare En domare på förbundsnivå Starkt engagerade tränare på alla nivåer i organisationen. Synen på Täby GF som arbetsgivare är positiv. Täby GF jobbar aktivt för att rekrytera våra tävlingsgymnaster till ledare. Den erfarenhet de bär med sig, i kombination med utbildningar som Täby GF och Svenska Gymnastikförbundet erbjuder är en ovärderlig kombination för oss. Områden att utveckla är gemensam Täby GF-kultur, målstyrning och tydligt ledarskap Kontinuitetsplan saknas för alla nivåer av ledare Framgångsfaktor Ansvarskännande ledare på alla nivåer Tydligare ledarskap inom bägge sektionerna Förbättrat arbetsklimat, kompetens & struktur Hitta bra former för att stimulera och bevara goda ledare i verksamheten Ledare som vill stanna kvar i föreningen. Definiera mätbara mål för omsättningstal m.m. Ledare som agerar goda förebilder för gymnaster. Alla ledare ska ha genomgått en attityd/beteende kurs så att vi befrämjar ledaren som den goda förebilden. Förbättrad struktur, tydligt delegerat ansvar och befogenheter skapar bra arbetsmiljö och utveckling för medarbetare och verksamhet. Utveckla ledar- och medarbetarskap. Aktivitetsplan Utveckla generella riktlinjer och kriterier för rekrytering inom Täby GF Successiv rekrytering av 50 nya ledare Gemensam metodik/kriterier för arvodessättning lönesamtal och utvecklingssamtal Ta fram ett för Täby GF gemensamt introduktionsprogram för BoU. Utbildning av tränare/ledare på alla nivåer Utbildning av domare och tyckare Truppchefen lägger utbildningsplan för sina hjälpledare, så att de kan utvecklas till huvudtränare. Skapa en tydlig organisationsstruktur med tillhörande ansvar och befogenheter Arbeta aktivt med målstyrning i hela organisationen Utveckla ledarskapsprogram/ledarkonferensen mot tydlig målstyrning Etablera tre konsulenter inom BoU att ansvara i första hand för kvalitet och utveckling i Täby, Vallentuna och Åkersberga 7

8 Medlemsperspektivet Vi agerar i princip ordermottagare, då många står i kö. Inom BoU har Jeanette lyckats ta in alla som ville börja med gymnastik det senaste verksamhetsåret. På truppen finns alltid en kö, varav vi tar in ca 25 varje år Svag profilering av föreningen gör att medlemmarna inte känner stolthet Bra omsättning, men inte med önskad fokus på profilkläderna Otydligt vilken som är den viktigaste förmånen i medlemskapet Det saknas en modell för att följa upp våra medlemmars önskemål Individuella utvecklingssamtal för alla i trupperna Otydligt vad som driver rekrytering av medlemmar Bra samarbete med Täby Rehab Framgångsfaktorer Nyrekrytering & lojala gymnaster Täby GF ska vara en förening att trivas länge i Täby GF ska vara en förening som medlemmarna kan vara stolt över Öka medlemsantalet till 1200 medlemmar år Truppverksamheten Att vara bland de främsta i Sverige på de olika nivåerna (placerar man sig bra på JSM och SM ges möjlighet att delta i NM och EM). Detta betyder att man tävlar för att vinna och att därför endast de 8 bästa i respektive gren får delta på RM/USM och endast de 6 bästa i respektive gren får delta på JSM och SM (undantag fristående). Om föreningen har många gymnaster jobbar vi med 2 eller 3 lag. Barn och Ungdom Öka medlemsantalet till 750 för BoU fram till Expansion ska ske i Täby, Vallentuna och Åkersberga. Aktivitetslista Ny organisationsskiss enligt bilaga Hälsokontroller på Täby Rehab Arrangera tävlingar (Täbypokalen, KM samt enstaka rikstävlingar) Trupp 10/11 Konkretisera Tävling och mål! Lägerverksamhet 10/11 Fortsatt målinriktad träning enligt plan Barn och Ungdom 10/11 Konkretisera antal grupper Fortsätt utveckla verksamheten i Vallentuna och Åkersberga (Barngrupper i Vallentuna Bättre överbryggning mellan BoU och Trupp genom att marknadsföra Trupp via BoU på föräldramöten, t ex genom att bjuda in BoU när Trupp har läger Inför en process för att kontakta de gymnaster som slutar för att identifiera orsakerna. Fräscha upp varumärket Täby GF, inklusive profilkläderna Kontakta tidigare medlemmar för att rekrytera tillbaka gymnaster som ledare Hitta nya medlemmar genom effektiv marknadskommunikation i Täby, Vallentuna och Åkersberga Öka attraktiviteten i medlemskapet och kommunicera värdet bättre. 8

9 Föräldraperspektivet Idag finns ett relativt starkt engagemang hos föräldrarna Bra demografiskt läge för föreningen (stark socioekonomi) Engagemang tillsammans med sin gymnast Stöd och avlastning för ledare Medvetet val att inte sälja Bingolotter mm. Istället bör föräldrarna bidra genom arbetsinsatser inom ramen för obligatorisk arbetsglädje Teamföräldrar och Lagledare I varje trupp utses teamföräldrar/lagledare. Teamförälderns/lagledarens roll är att stötta ledarna genom att vara en kontaktlänk mellan ledare och föräldrar, ex vid genomförande av arrangemang och kommunikation mellan föräldrar och styrelse. Stark organisation för teamföräldrar som kan styra och engagera föräldrar Skapa möjligheter via webben för stöttning och teamwork mellan olika grupper Utgöra ett filter mellan föräldrar och huvudledare Delta i arbetsutskott Rekryteringsbas för styrelsemedlemmar Framgångsfaktor Ge alla föräldrar en uppgift i föreningen Identifiera föräldrar som har ett starkt engagemang och kanalisera det till konstruktiva insatser Säkerställa att teamföräldrarna har rätt instruktioner Obligatorisk arbetsglädje genom 5-20 timmar/termin vid tävlingar, uppvisningar eller läger Väl fungerande teamföräldrar i alla trupper Aktivitetsplan Webbens möjligheter fortsätta utveckla Teamföräldrars sida Föräldramötenas upplägg Styrelsen bör kommunicera föreningens mål och uppdrag tydligare Dokumentera aktiviteter/uppgifter vid uppvisningar, tävlingar och läger Undersök föräldrars möjligheter att delta i sponsoraktiviteter Enkät för att mäta nöjd förälder index Göra det enklare att bli en aktiv och engagerad förälder Öka förståelsen för föreningens uppdrag om både bredd och elitsatsning. 9

10 Omvärldsperspektivet Bra demografiskt läge för föreningen (stark socioekonomi) Bra men gles relation med Täby kommun Inga kontakter med Österåkers eller Vallentuna kommuner Framgångsfaktor Utveckla goda relationer med relevanta intressenter i omvärlden för ett gott samarbete Regelbundna möten med Täby kommun, framför allt på lokalsidan Regelbundna kontakter med representanter för Österåkers och Vallentuna kommuner Medverkan minst två gånger per år i Mitt i Täby Medverkan i närradio i norrortsområdet Medverka i flera aktiviteter i Täby Centrum Föreningens aktiviteter skall vara väl kända på Stockholm-Gotlands Gymnastikförbund Svagt intresse för sponsring Inga regelbundna kontakter med Mitt I, närradion, Täby Centrum eller andra marknadföringsytor Regelbundna men inte löpande kontakter med Stockholm-Gotlands Gymnastikförbund Aktivitetsplan Identifiera fler möjligheter att söka bidrag till verksamheten Delta i möten med Täby kommun, framför allt på lokalsidan Sök kontakt med representanter för Österåkers och Vallentuna kommuner och träffa dessa för att presentera föreningens verksamhet och mål Kontakta sportjournalisten på Mitt i Täby Kontakta närradio i norrortsområdet Kontakta Täby Centrums centrumledning för att få reda på vilka större arrangemang som är planerade Skicka löpande information om våra aktiviteter till Gymnastikförbundet Öst Sök nya möjligheter till sponsring i liten skala Fräscha upp varumärket Täby GF Utveckla en operativ marknadsplan och genomför regelbundna marknadsaktiviteter Kontakta nyckelpersoner i omvärlden som kan marknadsföra föreningen 10

11 Ekonomi/Finansperspektivet Stabila resultat de senaste åren (+/- 3% av omsättningen) utan något stort beroende av bidrag från stat/kommun/idrottsförbund Tillfredställande likviditet, men begränsat utrymme för investeringar utan att låna pengar Överskott från Barn & Ungdom samt läger Underskott från truppverksamheten Personalen är den absolut största kostnaden Ärlig budgetering (inga glädjebudgetar) Väl fungerande ekonomifunktion (Jeanette) Framgångsfaktor Stabil tillväxt på Barn & Ungdomssidan Begränsade underskott på truppsidan Positiva årliga resultat på minst (+ 5% på omsättningen) Likviditet som lägst i slutet av terminerna Medlemsökning med bibehållen fast kostnadsmassa Tydlig fokus på en ekonomi i balans och en tillväxt genom att: Öka medlemsantalet, både Barn & Ungdom och trupp Behålla medlemmarna längre i verksamheten Hålla kontroll på tränartätheten i trupperna Vårda, förvalta och utveckla/förnya våra medlemmar Aktivitetsplan Öka precisionen i budget och prognoser Gå igenom och analysera våra intäkter och kostnader Genomför simuleringar av resultatet med viktiga variabler Utveckla nyckeltalsuppföljningen Kontinuerligt höja kvaliteten i månadsbokslut & uppföljning Bevaka löpande antalet tränare i trupperna så att inte tränartätheten blir högre än budgeterat Betrakta anslag från Idrottslyftet som skuld till dess vi vet om kostnaderna avser föreningen eller truppernas aktiviteter Sök nya möjligheter till att finansiera investeringar med bidrag Utveckla och lansera sponsorpaket Utvärdera Drakskeppsskolan eller Bergtorp som ett alternativ under tiden vi väntar på permanent lösning på en andra gymnastikhall 11