Forskardagen 14 november Sveriges HR förening

Transkript

1 Forskardagen 14 november Sveriges HR förening Annika Härenstam,

2 Det är mycket som ramlar ner Jämställdhet Miljö HR- Kvalitetsreg processer Itprocesser Arbets miljö Lika i hela Inköpsprocesser Lagar, riktlinjer och rekommendationer Chefen Tina Forsberg Kankkunen

3 Generalister Översätta Dämpa stötar Stötta, Prioritera Balansera mål - medel Nu - morgondags och verksamhetsorientering Strategiska rummet Linjechefen Specialister Ramar, riktlinjer planer, visioner Framtids och omvärldsorientering Professioner Aktiviteter Erfarenheter Då Nu och aktivitets orientering Operativa rummet När kunskap och förståelse för varandras uppgifter och perspektiv saknas uppstår olika handlingslogiker, missförstånd och tillitsbrist Annika Härenstam

4 Hur få ihop den strategiska nivån och verksamhetsnivån? Synkronisering! Dialog mellan nivåer för att uppnå gemensam syn på: Målen för verksamheten Vad som ska prioriteras Hur det är nu Vart man är på väg Hur man ska nå dit Insikt om att man har olika förutsättningar, funktioner och uppdrag Annika Härenstam,

5 SURVEY-feedback intervention 7 kommuner i Västra Götalandsregionen 28 förvaltningar ca 700 chefer inom vård-omsorg skola teknisk service Annika Härenstam

6 De fyra verktygen Chefens perspektiv ARIA Processtöd ORGA Annika Härenstam

7 Vad är CHEFiOS perspektivet? Annika Härenstam

8 Chefios hypotes Organisatoriska förutsättningar (som formella och informella strukturer, resurser och logiker) Relationer, handlingar, praktiker Utveckling, motivation Arbetsmiljö, hälsa Chefer och Medarbetare Verksamhetens resultat och innovationsförmåga

9 Den goda organisationen/tidigare forskning Ledarens egenskaper och kompetens Förändrade förutsättningar Handlingsutrymme Första linjens chef Anpassningar Goda jobb Välfungerande verksamhet Resurser/verktyg: Tydligt uppdrag Avgränsat ansvar Befogenheter Tillit Stöd Den strategiska ledningens ansvar Strukturer Relationer Arenor Språk Kultur Mål Resurser Annika Härenstam

10 CHEFiOS konceptets grundidé Fokus på organisationen: ej individen/chefen/ledarstilen Ger kartor, verktyg som underlag Ledningsgrupperna äger förändringsprocessen Kunskap om metoder och förhållningssätt ska finnas kvar i organisationen när projektet är avslutat

11 Fyra kartläggningar fyra instrument Hur har cheferna det? Vad gör chefer? Hur ser organisationen ut? Hur fungerar verksamheten? Återkoppling reflektion - dialog Handlingsplaner Åtgärder Uppföljning Ledningsgruppen äger frågan och är drivande! Annika Härenstam

12 Hur har cheferna det? De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade De utsatta De klämda De motarbetade Källa: Berntson, Wallin Härenstam,

13 De gynnade Minst belastningar Mest stödresurser Överrepresentation av män och 55+ Teknisk service, verksamhetschef (expertchef) Få som vill sluta som chef eller byta arbetsplats Anser att brukarnas behov tillgodoses och att effektiviteten ökat Mycket god hälsa Lite stress 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

14 De försummade Lågt stöd från ledning Något över medel i belastningar Relativt goda kontakter med personal Äldre chefer, förskola/skola Enhetschefer, verksamhetschefer Över hälften vill sluta Ensamhet, överbelastning, sömnsvårigheter 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

15 De klämda Stora problem på belastningssidan Lågt stöd Personalproblem Kvinnor, enhetschefer, äldreomsorg Majoritet vill sluta som chef Vanligt att man utför medarbetares uppgifter när deras belastning blir för stor Dålig hälsa, mycket stress Endast 8% är nöjda med sitt arbete 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 -1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB

16 De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade De utsatta De klämda De motarbetade 1 0,8 0,6 0,4 0,2 Självskattad prestation ,8-0,6-0,4-0,2 0 0,2 0,4 0,6 0,8 1-0,2-0,4 Hälsa och välbefinnande -0,6-0,8-1 Erik Berntson 2014

17 Gör chefen rätt saker? Externt perspektiv ARIA arbetsinnehållsanalys Det är inte vad ledning och anställda vill göra utan vad man faktiskt gör som studeras Får chefen rätt stöd? Vad hindrar? Kerstin Waldenström

18 Illegitimate tasks Uppgifter utanför kärnarbetsuppgifter Inte uppfattas viktiga för professionen, yrket eller befattningen Uppgifter man uppfattar inte behöver göras eller som egentligen borde göras av någon annan Omfattningen av sådana arbetsuppgifter resursanvändning Forskning visar att belastningar i illegitima arbetsuppgifter påverkar stress, hälsa och motivation mer än belastningar i kärnarbetsuppgifter Semmer, N; Jacobshagen, N; Meier, L. & Elfering, A. (2007) Occupational Stress Research: The Stress-as-offense-to-self perspective. Occupational Health Psychology Vol 2: Annika Härenstam,

19 Andel av arbetstiden med onödiga arbetsuppgifter i olika typer av kommunala verksamheter (28 verksamheter i 7 kommuner) Version

20 Relationer mellan nivåer i en kommunal organisation, exempel på operativ verksamhet som är avskuren den strategiska nivån KS FN FC VC? Ömsesidig stark relation Ömsesidig relation i övergripande frågor Selektiv svag relation SC EC pers onal EC pers onal pers onal pers onal Tina Forsberg Kankkunen

21 Exempel på en nätverkande organisation

22 Antal underställda/ enhetschef (medelvärde 2011) Chefskvot Funktionshinder Äldreomsorg Förskola/skola Gymnasieskola Teknisk service CHEFiOS -projektet

23 Xx förvaltningen: handlingsplan och resultat- ett exempel Adm stöd funktionen ej bra organiserad åtgärdat Ekonomisk uppföljning, saknar stöd i rutiner och uppföljning åtgärdat Vi styr inte egen tid frågan drivs vidare uppåt och via delegering av arbetsuppgifter Många medarbetare per chef frågan arbetas med Första linjens chefer behöver stöttning det arbete som nu görs förväntas påverka positivt Samordning personalfrågor, utlånad personal åtgärdat Behövs ett gemensamt system för vikarieanskaffning åtgärdat Onödiga arbetsuppgifter, riktlinjer saknas arbete påbörjat För få personal med rätt kompetens för administrativt stöd - åtgärdat

24 Vad krävs för att förändringar ska lyckas? Utgå från nuläget och kärnverksamhetens behov Förstå själv för att kunna förmedla till andra Brett processägande Lokala projektledare som är insatta och har legitimitet både uppåt och neråt Aktiv medverkan och stöd från HR centralt och lokalt Professionellt processtöd och kontakt med forskare Förändringsprocessen anpassas till de egna förutsättningarna Dialog Tid, arbetsro

25 Vad man som arbetsgivare kan göra Synliggöra hur det ser det ut i organisationen siffror, hårda data Bilder och berättelser som är lätta att förstå, komma ihåg och föra vidare Omforma gnäll till expertkunskap Ger underlag för tydliga målformuleringar (t ex minska chefskvot) Underlättar kommunikation mellan nivåer Dela värld skapar förutsättning för förståelse av varandras villkor Använd jämförelser och möten med andra organisationer (liknande och olika) Vad kan vi lära av varandra?

26 Så kan förändring underlättas Jämföra, synliggöra, utmana, reflektera Osynligheten, för givet tagande Synliggörandet av sammanhanget och strukturella förhållanden fungerar Skuldavlastande Ifrågasättande, utmanande Rättvisefrågor Öppnar upp för strukturella lösningar (ej individinriktade åtgärder)

27 Pedagogiken Berättelser Bilder Metaforer Absurditeter, humor Siffror, hårda data

28 Tack för uppmärksamheten! Mer att läsa: Se Rapporter finns på: Annika Härenstam

29 Medarbetare i projektet Gunnar Ahlborg jr Institutet för Stressmedicin ISM), Västra Götalandsregionen Eva Bejerot Stockholms universitet, Psykologiska Institutionen Erik Berntson - - Lisa Björk Göteborgs universitet, och ISM, Västra Götalandsregionen Linda Corin (f.d. Wallin) - - Lotta Dellve Högskolan Borås och Kungliga Tekniska Högskolan Stockholm Mats Eklöf Göteborgs universitet, Psykologiska Institutionen Mats O Ericsson Högskolan Väst Annika Härenstam Göteborgs universitet, Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap Tina Forsberg Kankkunen Stockholms universitet, Sociologiska institutionen Hans Lindgren Göteborgs universitet, Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap Anders Pousette Göteborgs universitet, Psykologiska institutionen Caroline Stjernström Göteborgs universitet, Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap Johanna Stengård Stockholms universitet, Psykologiska institutionen Stefan Szücs Göteborgs universitet, Institutionen för socialt arbete Christer Theandersson Högskolan Borås Måns Waldenström Konsult John Ylander Konsult, tidigare Handelshögskolan Göteborg Anders Östebo Göteborgs universitet, Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap