Jan Myrdalbiblioteket

Transkript

1 Jan Myrdalbiblioteket Manual för katalogisering i Libris Version Innehåll 0 NYHETER I MANUALEN INLEDNING START OCH INLOGGNING I VOYAGER SÖKNING I LIBRIS...5 Söktips... 7 Praktiska tips SKAPA BESTÅNDSPOST Praktiska tips FYSISK HANTERING AV BOKEN SÖKNING I ANDRA BIBLIOTEK Kombinerad sökning i Libris och WorldCat: Generellt om redigeringen av fälten: Att redigera en ny importerad katalogpost Felmeddelanden TITELN HITTAS EJ I NÅGOT SÖKBART BIBLIOTEK LATHUND APPENDIX om utökad Remote-sökning... 27

2 0 NYHETER I MANUALEN Här kommer viktigare nyheter att redovisas i fortsättningen. Version 1.13 Förtydliganden och korrigeringar. Tydligare beskrivning av hur och när man redigerar mallen för beståndspost. Anpassning till det förändrade arbetssättet med WorldCat. Viktigare ändringar har markerats med gul bakgrundsfärg (platta) i texten. Det syns även vid svartvit utskrift. Version 1.11: Vid import av ny post: Ändra inte Katalogiserande instans i fält 008 (sidan 18) Förenklad terminologi (efter att begreppet huvudpost har avskaffats): Katalogpost = Den bibliografiska posten i Libris, som innehåller grundfakta om boken. Beståndspost = (eng: Holding) Registerpost i Libris som hängs på katalogposten, och som talar om att boken finns i ett visst bibliotek. I Libris kan alltså en katalogpost ha många beståndsposter, men det skall bara finnas en katalogpost per bok. Version 1.10: Hantering av småtryck och mindre broschyrer, stenciler och liknande, se sidan 3. Förändrad prioritet under Söktips: I första hand bör söksträng användas. ISBN inte helt tillförlitligt. (sidan 8) Remote sökning: Nytillskottet WorldCat förenklar livet (eller i varje fall arbetet) Se sidan 16. Ett urval ändringar i tidigare versioner: Arbetsbesparande tips vid skapandet av beståndsposter: Sidan 12. Att ändra i en befintlig beståndspost: Sidan 13. 2

3 1 INLEDNING Syftet med denna manual är att beskriva hur man: * hittar och identifierar en bok (monografi) i Librisdatabasen eller andra databaser, kopplade till Libris. * vid behov skapar en katalogpost i Libris efter import från annan databas * kompletterar posten i Libris med Jan Myrdalbibliotekets lokala uppgifter (Beståndspost) * hanterar boken fysiskt Här beskrivs tills vidare inte hanteringen av t ex tidskrifter, ljudinspelningar, affischer och andra tryck, inte heller föremål. Manualen beskriver heller inte hur man lägger upp en helt ny post i Libris för en bok som saknas i alla de sökbara databaserna. Förhoppningsvis blir det ytterst få sådana problem, och dem överlåter vi med varm hand till våra professionella bibliotekarier. Manualen utvecklas under arbetets gång. Vi kommer att bygga upp en stor kunskap om hur man bäst söker i databaserna, och snabbast når målet. Det är viktigt att vi tar tillvara erfarenheter och tips för att utveckla rutinerna och vår gemensamma kunskapsdatabas. Dina erfarenheter och rön är viktiga! Något om bibliotekets uppställning och sorteringsprinciper. Biblioteket är strukturerat efter de hyllplatser ( hyllsignum ) som anges i dokumentet Bibliotek_hyllstruktur_3_1.pdf. Denna lista finns utskriven i biblioteket på Snidaregatan. 1. Huvudregel: På varje hyllplats sorteras böckerna efter Författare A-Ö. Detta gäller för böcker med en, två eller tre författare. Sorteras på den första författaren. (Sorteringen av en viss författares verk kan variera. JM har i många fall sorterat verk av samma författare inbördes kronologiskt. Vi behåller den befintliga ordningen.) 2. Böcker utan författare, med fler än tre författare, med redaktör och dylikt, sorteras in efter Titeln i den alfabetiska ordningen. 3. Böcker kring ett visst tema kan stå samlade. Exempel: På avdelningen Sverige från 1914 finns böcker både om och av Olof Palme samlade, sorterade på Palme. Biografiska verk t ex inom litteraturhistoria står sorterade efter ämnets/personens namn. För böcker som inte är sorterade enligt 1. ovan skall sorteringsbegreppet anges i den nya beståndsposten, se nedan under Sorteringsbegrepp i avsnitt 4. SKAPA BESTÅNDSPOST. Det kan vara klokt att du i förväg bekantar dig med den hyllplats du skall katalogisera, för att bli förtrogen med sorteringen, och kanske notera vilka sorteringsbegrepp som skall anges i katalogen. På många hyllplatser är böckerna endast grovt sorterade, eller inte alls. Där börjar man således med en sortering, före katalogiseringen. Samlingar av tunna och små häften, s.k. småtryck, kan förvaras i öppna tidskriftssamlare i slutet av respektive hyllsignums bestånd. Skrifterna ska ändå katalogiseras som monografier, men sorteringsbegreppet blir Småtryck, t.ex: Ryssland/Sovjetunionen[mellanslag]/Småtryck. 3

4 Enstaka klipp, trycksaker, program, kopierade/stencilerade häften etc. som inte hör till någon monografisk eller seriell resurs och inte kan katalogiseras separat, ska samlas i pappboxar. Varje sådan samling katalogiseras enligt instruktion från Marco, som blir huvudansvarig för detta och utser eventuella medhjälpare. Mer information om reglerna för katalogisering hittar du här: 4

5 2 START OCH INLOGGNING I VOYAGER >> Sätt på datorn. >> Logga in med datornumret och Biblio, t ex 003Biblio >> Klicka sedan på ikonen LIBRIS katalogisering 7 via Windowsmenyn eller genväg på skrivbordet En ruta för lösenordet till LIBRIS kommer upp. >> Skriv in ID och lösenord enligt lista som ligger på arbetsborden eller som du får från handledaren En blank ruta i Voyager kommer upp med verktygsfält upptill. 3 SÖKNING I LIBRIS Klicka på Search i verktygsfältet. Search-menyn kommer upp. Klicka på fliken Keyword och se till att Boolean* är iprickat. * Booleansk sökning innebär att man med operatorerna AND, OR, och NOT kombinerar flera sökbegrepp samtidigt, och på så vis begränsar träffbilden effektivt och (oftast) snabbt hittar vad man 5

6 är ute efter. Sökningen är inte känslig för stora/små bokstäver. Vi kommer i huvudsak att använda endast AND som operator. >> Under Search for, skriv en s.k. söksträng. OBS! Innan du fortsätter, läs igenom SÖKTIPS nedan beträffande söksträngar och ISBN-nummer! >> Tryck sedan på Enter (eller rutan Do Search nere till vänster) Sökningen sker nu bland befintliga poster i det svenska katalogiseringssystemet LIBRIS och kan ge två alternativa resultat: 1) antingen att verket finns i LIBRIS, och då visar sig en träfflista Titles index med en eller flera poster 2) eller att verket inte finns i LIBRIS, och då visar sig rutan No matches were found for this search! Texten No matches kan komma upp även om verket finns i LIBRIS, nämligen om söksträngen varit ofullständig eller något varit felstavat. Om det verkar troligt att verket ändå finns i svenska LIBRIS, gör ett nytt försök i LIBRIS med en bättre definierad söksträng. Vid alternativ 1: > > Blåmarkera det sökta verket i träfflistan och tryck OK. Då visar sig den detaljerade (kodade) katalogposten, flik MARC: 6

7 OBS 1: Inget ska ändras eller läggas till i existerande LIBRIS-poster. OBS 2: Kolla så att fältet till höger om /007/ är tomt. Om där står c:r har man av misstag fått upp en elektronisk resurs, vilket är fel post. Då får man söka igen. Nu ska vi skapa en ny beståndspost i Jm-biblioteket. Fortsätt enligt instruktionerna under avsnitt 4. Skapa beståndspost. Vid alternativ 2: Läs vidare under avsnitt 6.Sökning i andra bibliotek. Söktips Använd i första hand en booleansk söksträng, med and mellan sökorden. Sökorden bör vara så betydelsebärande, särskiljande och specifika som möjligt. Det tillför ingenting att söka på bestämd/obestämd artikel eller andra småord i titlarna. Utgivningsår (fyra siffror) kan vara bra att ange som sökord för att begränsa träfflistan för titlar som kommit i många utgåvor. Även utgivningsort och förlag är ofta träffsäkra sökmarkörer. Till och med sidantal har visat sig användbart som sökmarkör. Exempel 1: Med söksträngen: myrdal and strindberg and balzac söker man alltså efter poster i databasen som innehåller alla tre sökorden. Detta exempel ger två träffar, dels boken (monografin) Strindberg och Balzac av Jan Myrdal, dels en recension av samma bok. 7

8 Exempel 2: Söksträngen: myrdal and barndom ger 31 träffar. myrdal and barndom and 1982 [alltså utgivningsåret] begränsar resultatet till 12 träffar. myrdal and barndom and 1982 and stockholm [utgivningsorten] ger 8 träffar. Under rullgardinsmenyn Sort by uppe till höger kan man sortera träffarna. Sortering på t ex Medietyp gör att alla böcker ( monografier ) kommer samlat. OBS! Medietyp Elektronisk resurs skall ej användas! Man kan också söka på ISBN-numret för monografier (enskilda tryckta verk) eller ISSN-numret för seriella resurser (serier av tryckta verk). Finns i de flesta böcker sedan mitten av 1970-talet. ISBN /ISSN som sökbegrepp behöver inte kompletteras med något annat, eftersom numret är unikt för utgåvan. >> Skriv in numret i följd utan streck eller mellanslag och utan texten ISBN. Numret kan bestå av 10 eller 13 siffror. De 10-siffriga kan sluta med den romerska siffran X, som också ska skrivas in. Men: Använd helst söksträng ISBN är inte alltid tillförlitligt. Om du vill göra ny sökning, klicka på knappen Search nertill. Du återvänder då till sökfältet. Dina tidigare sökningar finns sparade under fliken History. Där kan du hämta dem, eventuellt ändra (Edit) och söka igen. Praktiska tips Hur kan man få större typsnitt? I själva rutan där man skriver sökbegreppet kan man inte påverka typsnittet, men däremot i sökresultatet ("Titles Index") kan man välja Font. Som default står det första typsnittet i alfabetisk ordning, Andalus, vilket är ganska pluttigt. Man kan inte påverka antalet punkter, men andra typsnitt som t ex Arial, Century Schoolbook, Courier New eller Lucida har bättre läsbarhet. Testa! Det typsnitt man väljer här blir bestående på den datorn, även efter omstart av Voyager. Vidare kan man påverka typsnitt och storlek som används i fönstren med MARC-posterna, både katalog- och beståndsposter. Gå in på menyn "Options" > "Preferences". Klicka på fliken "Colors/Fonts". Ändra förslagsvis till Courier New, 12 punkter, vilket ger bra läsbarhet på skärmen. 8

9 TIPS Att hitta och ändra i en redan registrerad post: För att enkelt söka fram en titel som redan är katalogiserad, välj menyn Record (längst upp i menyraden) och sedan Retrieve by record id. Skriv in Libris-id som är inskrivet på bokens titelsida (se vidare under 5. Fysisk hantering av boken.). Hur man redigerar en redan inskriven beståndspost ser du nedan, i avsnitt 4. Skapa beståndspost. 9

10 4 SKAPA BESTÅNDSPOST Innan du börjar ett arbetspass: Redigera mallen för beståndspost En beståndspost har alltid en rad med Tag 852 och Subfield (Delfält)Data ifyllda med delfälten: b h x. Dessa ska innehålla tre uppgifter för vårt bibliotek: *Vår Sigel Jm som talar om att boken finns i biblioteket * Vårt hyllsignum som talar om på vilken avdelning (hylla) boken återfinns + eventuellt avvikande sorteringsbegrepp. * Vem som registrerat posten Du kan redigera mallen för beståndspost så att det mesta är ifyllt från början, och du inte behöver skriva allt på nytt för varje bok: Klicka på menyn File > Template > Edit. Dubbelklicka mallen BestBok.tem (beståndspost för bok). Komplettera första raden så h följs av den hyllplats du skall arbeta med, och x följs av dina initialer, t ex: b Jm h Marx/Engels Samlingsverk x pas Klicka på ikonen Save. Du får bekräftelse: Template updated. Stäng fönstret med mallen. Den kompletterade mallen dyker därefter upp för varje bok du katalogiserar. Du behöver bara lägga till eventuellt sorteringsbegrepp efter hyllsignum, samt skapa ny rad med tag 866 i de fall en beståndsbeskrivning skall göras. Att skapa en beståndspost När du har hittat MARC-posten i Libris eller importerat och redigerat en utländsk post är det dags att skapa en beståndspost med Jan Myrdalbibliotekets egna uppgifter. >> Klicka på ikonen New Hldgs (New Holdings= Nya beståndsposter). Om posten redan fanns i Libris sedan tidigare får Du upp en lista på befintliga beståndsposter i svenska bibliotek: 10

11 >> Klicka på New längst ner till vänster. Då får du upp en ny lista med alternativa mallar. (Om posten är importerad får du upp listan direkt.) >> Dubbelklicka på BestBok.tem (för monografier, dvs enstaka böcker, ej serier) Om det är en bokserie i flera delar, så kan den katalogiseras som en enda beståndspost med samma bib ID inskrivet i alla delarna. Du får upp mallen till beståndspost så som den senast sparades på den aktuella datorn: Om du har förberett mallen (se början på detta avsnitt) är raden med Tag 852 redan korrekt ifylld. De tre delfälten b h x skall innehålla följande uppgifter: Vår Sigel Jm talar om att boken finns i biblioteket Vårt hyllsignum (i detta exempel Marx/Engels Samlingsverk) talar om på vilken avdelning (hylla) boken återfinns. Om ett avvikande sorteringsbegrepp* används anges det med / [snedstreck] direkt följt av sorteringsbegreppet, t ex: Marx/Engels Samlingsverk /Religion Vem som registrerat posten anges med initialer Hyllbeteckningen skall fyllas i exakt enligt listan Bibliotek_hyllstruktur_3_1.pdf (som skall finnas på datorns Desktop eller utskriven, på något av arbetsborden). Även Knubbtexten i hyllan kan användas som förlaga, men skall översättas från kapitäler till versaler/gemena: MARX/ENGELS SAMLINGSVERK skall alltså skrivas in i beståndsposten som: Marx/Engels Samlingsverk * Avvikande sorteringsbegrepp I det här skedet senast skall du bestämma hur boken skall sorteras på hyllan. Om sorteringen = författare behöver du inte skriva något extra i beståndsposten. Om det däremot är titel eller något tema skall det anges. OBS! Om själva hyllsignum innehåller snedstreck får det inte förekomma mellanslag före eller efter det snedstrecket. 11

12 Dubbelkorset - - skapas automatiskt från mallen, och när man väljer bland giltiga värden för en viss tag. Om du behöver skriva in tecknet, tryck F9, på vissa datorer Fn+F9. Beståndsbeskrivning Tag 866 Specifika noteringar om just vårt exemplar ska noteras på en ny rad i beståndsposten, med tag 866. Gör så här: > Markera den befintliga raden genom att klicka på fältet t.v. om 852. > Tryck F4 (=Infoga ny rad efter) och fyll i den nya raden: > I fältet Tag, skriv 866 Klicka i fältet Subfield Data och tryck F2 för att se giltiga värden. För uppgifter om själva boken > välj Beståndsuppgift a och notera t ex: a Kopierat exemplar eller a Sid. 190 saknas eller a Vol II av IV. Delarna särkatalogiserade. För uppgifter om dedikation från författaren eller annan viktig anteckning i boken > välj Offentlig anmärkning z för Offentlig anmärkning och notera Ded. från författaren För uppgifter om brev eller tidningsklipp som finns i boken > gör en ny rad med 866 z och texten: Klipp i arkiv alt. Brev i arkiv samt tidningsdatum eller brevavsändare. Rutin för arkivering av urplockade dokument: Se nedan under avsnitt 5, Fysisk hantering av boken. Spara beståndsposten > När du är klar, klicka på ikonen Save to DB. 12

13 Det är viktigt att alla steg genomförs med de olika MARC-posterna, så att nya beståndsposter kommer på rätt ställe, dvs: Två steg vid poster som finns i LIBRIS: 1) Söka fram katalogpost i LIBRIS, ingen redigering 2) Ny beståndspost i Jm Tre steg vid utländska poster som ej finns i LIBRIS: 1) Söka fram post i utländskt bibliotek, hämta och redigera, 2) Spara katalogposten i Libris, 3) Ny beståndspost i Jm Programmet kontrollerar de data du skrivit in, och om allt är OK får du bekräftelse på att posten sparats i Libris databas. Om du redan då upptäcker att du glömt något kan du ändra eller lägga till och göra Save DB igen. Du bör då få svaret Database successfully updated. OBS 1: Ibland hakar det upp sig här. Stäng då ner Voyager och starta om igen. OBS 2: Klicka inte bort posten förrän du noterat data i själva boken. - Om allt är klart och sparat: >> Gå vidare till avsnitt 5. Fysisk hantering av boken! Praktiska tips Dubbletter i biblioteket Om man vid sökning upptäcker att ytterligare en, identisk, upplaga av ett verk finns katalogiserad med annat hyllsignum i vårt bibliotek, registreras endast en beståndspost för titeln men med två rader med tag 852, en rad för varje ex. > På första raden läggs till t A [+hyllsignum] för det ena exemplaret > på andra raden läggs till t B [+hyllsignum] för det andra exemplaret Om dubbletterna däremot står på samma hylla och är väsentligen lika, kan ett exemplar gallras ut. - Om det inte blev rätt: Att ändra/redigera en befintlig beståndspost: Sök fram katalogposten i Voyager. (Detta sker lämpligen genom att klicka Record > Retrieve by Record nr> Bibliographic, och ange bokens Bib-nummer) När du fått fram katalogposten, klicka på ikonen Get Hldgs (=Hämta beståndsposter), sök fram och markera posten för Jm, klicka på Retrieve och redigera data. Klicka sedan på Save to DB. Då ska en ruta komma upp med Database successfully updated. Om detta misslyckas, se OBS 1 ovan! Ta bort en befintlig beståndspost: Sök fram katalogposten i Voyager enligt ovan. Klicka på ikonen Get Hldgs, sök fram och markera posten för Jm, klicka på Retrieve. Klicka på menyn Record och sedan på raden Delete Bekräfta kontrollfrågan med Yes 13

14 5 FYSISK HANTERING AV BOKEN Märkning När boken är katalogiserad skall den märkas. Använd blyertspenna och skriv (texta) nederst, diskret, på titelsidan: Hyllbeteckningen (med eventuellt sorteringsbegrepp) du lagt in på 852 h. Bokens Bib-ID. Stryk under första bokstaven i det sorteringsbegrepp som används för boken, d.v.s. titel eller författarnamn. Om sorteringsbegreppet inte står på titelsidan (t ex ett tematiskt begrepp), skriv (texta) sorteringsbegreppet direkt efter hyllsignum och stryk under första bokstaven. Bib-ID står högst upp i Huvudpostens ram (här: ). Det är sökbart i både Libris web-gränssnitt och Voyager, alltså ett snabbt sätt att senare hitta boken. Bokägarmärke Kontrollera att Ex Libris finns i boken. Om inte, klistra in ett märke av lämplig storlek. I första hand skall det sättas uppe till vänster på omslagets främre insida. Om detta är olämpligt p.g.a. text eller bilder kan det sättas på smutstitelsidan (=högersidan före den egentliga titelsidan) eller på annat ställe som du bedömer som passande. Arkivering av urplockade dokument: Lägg dokument(en) i ett kuvert. Utanpå kuvertet, skriv Hyllsignum, Författare, Titel, Bib ID + eventuellt någon specifikation, t ex Klipp SvD 4/ Samla kuverten för senare insortering i arkiv. Sortering Kontrollera att boken står på rätt ställe i hyllan, i enlighet med de principer som beskrivs under avsnitt 1. Inledning. 14

15 6 SÖKNING I ANDRA BIBLIOTEK Om boken d.v.s. den aktuella upplagan - saknas i Libris, sök vidare i utländska bibliotek genom att klicka på Remote. En scrollbar förteckning på ett 60-tal databaser/grupper av databaser kommer upp: > WorldCat (näst sista raden i listan) är vårt förstaval! Kryssa i och klicka på Add (eller dubbelklicka WorldCat) så den hamnar i högra rutan. Klicka sedan på Connect och sedan på Do Search. 15

16 I träfflistan finns dubbletter, eftersom det är en kombinerad sökning i många bibliotek. Markera en post du vill arbeta vidare med, och klicka OK. Om du vill granska och jämföra kvalitén i de olika posterna kan du importera flera stycken samtidigt. Shift-klicka eller Ctrl-klicka i träfflistan och sedan på OK, så kommer samtliga över som preliminära poster. Här blir det lättare att identifiera rätt post jämför sidantal, utgivningsår, upplaga etc och de du inte önskar arbeta vidare med kan du ta bort genom att stänga (kryssa ner) fönstren. Gå vidare till Generellt om redigeringen av fälten nedan (Om boken inte hittas i WorldCat, välj bland de andra databaserna. Se vidare om detta i APPENDIX, Några råd och riktlinjer om databaserna.) Kombinerad sökning i Libris och WorldCat: Svenska böcker söker vi endast i Libris, vilket beskrivs i avsnitt 3. Librisdatabasen innehåller även många utländska böcker men inte alla. För att vinna tid vid katalogiseringen av en utländsk bok kan vi göra en samtidig remote-sökning i Libris och WorldCat. Då ser man direkt om boken finns i Libris. I det fallet skall vi förstås använda Libris katalogpost för att skapa beståndsposten för Jm. Om den inte finns i Libris kan man direkt välja en utländsk post att arbeta vidare med, så som beskrivs tidigare i detta avsnitt. Ett exempel: I remote-bilden, lägg till både Libris och WorldCat. Klicka på Connect 16

17 Formulera sökningen och klicka på Do Search. Här visas antalet träffar. En träff i Libris! Klicka på Show Results. Leta i kolumnen Database efter Libris. Vid behov, scrolla ner 17

18 Markera Libris-raden och klicka OK för att gå vidare med beståndspost. Om den sökta boken däremot inte finns i Libris väljer du en av WorldCats poster att arbeta vidare med. När du har valt en av de importerade posterna återstår en del redigering innan den kan sparas som ny katalogpost i Libris. Generellt om redigeringen av fälten: För att redigera en viss rad, klicka i delfältet som skall ändras. Högerklick i fältet till vänster om Tag-numret ger en meny bland annat för att ta bort (Delete) raden och för att infoga ny rad före eller efter. Dessa kan även nås via menyn Edit: F2 visar giltiga värden när du står i ett delfält. Klicka i listan, så får du in delfältsmarkören, t ex b och kan komplettera med data. F2 fungerar även för indikatorerna, d.v.s. för att se giltiga värden i de två fälten, I 1 och I 2, till höger om Tag-numret. För att skriva ett dubbelkors - tryck F9 (på vissa datorer Fn + F9) Kopiera rad (tag): Markera högerklicka Copy this field. sedan t ex Paste after 18

19 Att redigera en ny importerad katalogpost > Klicka på Leader och öppna listan > Leta upp Fullständighetsnivå i vänstra fältet > Flytta markören till högerfältet och markera. En rullmeny kommer upp. > Öppna rullmenyn och välj 3 Miniminivå > Leta sen upp rubriken Regler för deskriptiv katalogisering > Öppna rullmenyn och välj a: AACR2/KRS(normalvärde) > Klicka sen OK. Leader stängs. >Kolla åter att inget står efter ruta 007 (för att undvika elektroniska resurser) > Gå därefter ned till 008 och öppna listan. I denna meny skall vi enligt LIBRIS minimikrav kontrollera och vid behov rätta till utgivningsår, utgivningsland och språk. Tänk på att vi importerar till hela svenska katalogiseringssystemet, inte bara till Jm. 19

20 Kontrollera utgivningsår och utgivningsland Scrolla ner och kontrollera Språk. Ändra inte fältet Katalogiserande instans! > Kicka OK och gå ner till raderna med s.k. Tags till vänster. > Efter tag 040 skall vi sist i raden lägga till d Jm. Detta talar om att det är JM-biblioteket som har ändrat posten i samband med importen till Libris. Om det inte finns någon rad med tag 040, måste vi lägga till en sådan rad. Även i detta fall skall raden innehålla delfältet d Jm > För att spara posten: Klicka på Save to DB 20

21 I detta läge kan det komma felmeddelanden av olika slag. Hur de skall behandlas framgår i det följande. Felmeddelanden I vissa fall kommer felmeddelande om rader ( taggar ) med felaktiga data. Det beror på att posterna konverteras mellan system med delvis olika registerstandard. Felmeddelande kan t. ex. vara av typ The tag xxx is not defined in your system. Indicator 1 in tag xxx has an invalid value. Vissa av dessa rader ( taggar )kan tas bort från posten, vissa bör redigeras, varefter posten sparas igen. För att veta vilka fält som är prioriterade bör man känna till något om den beskrivningsnivå miniminivå 3 vi använder vid registrering. OBS: Raderna bör granskas översiktligt, så vi inte tar bort värdefulla bibliografiska uppgifter. Exempel: Vid import från USA kan förekomma The tag 264 is not defined in your system Denna rad innehåller uppgifter om utgivningsort, förlag och tryckår. I Libris finns dessa uppgifter i tag 260. Här bör man alltså redigera den importerade posten, ändra själva tag-numret från 264 till 260. Se fler exempel nedan. Följande fetstilta taggar är viktiga och skall inte tas bort utan redigeras vid behov Tag 020 ISBN (givetvis endast om boken har ISBN) 035 (om fältet innehåller mer än endast numeriska tecken) 040 (Sätt Jm som uppdaterande instans) 082 Klassifikation Dewey. Låt ligga! 100 Upphovsmän 245 Bokens titel. Undertitel skall anges med b. Ändra om den importerade posten har t ex e för undertitel! 260 Utgivningsort, förlag, utgivningsår etc. 264 Ändra till tag 260! 300 Sidantal (och annan fysisk beskrivning) OBS! Om det i något fält, t ex 590, står Do not remove, så gör inte det heller. Om det ändå blir felmeddelande, ändra tag-numret till 588. För att redigera indikatorerna I1 och I2 till vänster om Subfield, vid felmeddelande Indicator 1 in field has an invalid value, gör så här: > ställ markören på den indikator som sägs vara ogiltig > klicka på F2 och en meny m1ed giltiga indikatorer kommer upp > välj det alternativ som passar utgåvan Validering När man rättat en post enli11gt ev. felmeddelanden, klickar man igen Save to DB. Då kan det komma upp en ruta med Authority Validation. 21

22 >> klicka på Continue. Nu sparas katalogposten i Libris med den bekräftande texten Added to Database. Gå därefter till avsnitt 4. Skapa Beståndspost VIKTIGT! Innan du börjar behandla nästa bok: Gå till Search-rutan, klicka på > Remote > Clear > Connect Detta kopplar bort dig från externa databaser, så att nästa sökning börjar endast mot Libris. Kompletterande information om taggar och indikatorer: Övriga taggar Andra taggar än de ovan nämnda kan ligga kvar, men i fall det kommer felmeddelande om dem kan de tas bort från katalogposten. Bland sådana, ej prioriterade, taggar märks: 041 Språkkoder 042 Katalog-/Bibliografikod 2xx = Titlar (andra än 245) 240 Originaltitel 246 Varianttitel 250 Upplaga 7xx Biuppslag (fler upphovsmän, illustratörer etc) 8xx Ämnesord Klicka bort felmeddelandet, gör högerklick på tag-numret för den rad du önskar ta bort, klicka sedan på menypunkten Delete this field och bekräfta. Exempel på indikatorvärden för indikator 1 (I1) och indikator 2 (I2) Tag 100: Upphovsmän - Indikator 1 anger hur namnet är inskrivet 0 = rak följd (Per Axelson) 1 = Efternamn, Förnamn (Axelson, Per) Denna indikator kan behöva redigeras ifall man får felmeddelande om Tag 100. Namnet anges i delfält a. Delfält b används ibland för endast efternamnet, men bör tas bort från raden. Tag 245: Titel - Indikator 1 anger om titeln blir sökbar. 0 = Ej sökbar 1 = Sökbar Indikator 2 anger hur många tecken i början av titeln som skall undantas från sortering. 22

23 Här anger alltså 0 att hela titeln är sökbar, medan 3 innebär att de tre första tecknen tas bort från titeln vid sökning, t.ex. bestämda artikeln The i en engelsk boktitel. Exempel på felmeddelande för indikatorer: Som nämnts ovan kan man, genom att trycka F2 när man står på ett fält, se vilka indikatorer som är giltiga här. En kontroll med F2 på rader med tag 700 visar giltiga värden, 0, 1 och 3. Men eftersom 700 är ett oprioriterat fält (se ovan) så kan hela raden med den felaktiga indikatorn 2 tas bort (högerklick och Delete this field ): Mer information om taggarna och indikatorerna finns att läsa i Verktygslådan: 23

24 7 TITELN HITTAS EJ I NÅGOT SÖKBART BIBLIOTEK Sätt ett rött papper väl synligt i boken och ställ tillbaka den på sin plats i hyllan. 24

25 8. LATHUND Denna lathund är tänkt som en checklista att använda för den som har fått upp rutin i arbetet. Låt den inte ersätta den kunskap och förståelse som läsning av hela manualen ger! Redigera mallen för beståndspost: File>Edit>Template. Välj BestBok.tem och anpassa. Save! SEARCH. Keyword. Booelan Remote > Clear > Connect (Första sökningen alltid mot Libris, enbart) POSTEN HITTAS I LIBRIS: NY BESTÅNDSPOST: New Hldgs Välj mall BestBok.tem 852 b Jm h [hyllplats] [/ev sorteringsbegrepp] x [initialer] Vid behov, beskrivning av vårt exemplar: F4 (= ny rad efter befintlig) 866 a [något om beståndsposten] z Dedikationer z Brev eller klipp i boken Urplockade dokument anges i posten med 866 z Klipp i arkiv (el.likn.) + eventuellt någon specifikation, t ex Klipp SvD 4/ Obs! delfältet skall vara 866 z. Save to DB (men klicka inte bort posten förrän notering i boken gjorts) HANTERING AV BOKEN: Märkning nederst på titelsidan med blyerts: Hyllplats [/ev sorteringsbegrepp] Bokens Bib-ID Stryk under första bokstaven i sorteringsbegreppet. (Om sorteringsbegreppet inte står på titelsidan, skriv dit det och stryk under första bokstaven.) Bokägarmärke! Arkivera urplockade dokument. Skriv på kuvert: Hyllplats [/ev sorteringsbegrepp] Författare, Titel Bib ID POSTEN SAKNAS I LIBRIS: Remote Välj databas (i första hand) WorldCat Do search Importera en eller flera poster. Jämför. Välj en att använda, kryssa ner övriga. Redigera den nya katalogposten: 25

26 Leader: Fullständighetsnivå: 3, Miniminivå Regler för deskriptiv katalogisering: AACR2/KRS (normalvärde) 007 Kolla att det inte är en elektronisk resurs skall vara tomt där 008 : Kontrollera och komplettera vid behov: utgivningsår, land och språk 040: Lägg till: d Jm Om ingen rad 040 finns Skapa en ny rad med tag 040, och lägg till d Jm som första bibliotek. Save to DB Vid felmeddelanden: Följ instruktionerna i avsnitt 6, sidan 19 ff! Viktigt för kvalitén i Librisdatabasen! Validation: Klicka Continue Save to DB OBS! Gå till NY BESTÅNDSPOST ovan BOKEN HITTAS EJ i någon databas: Boken till hyllan med rött A4. Hitta balans mellan noggrannhet och effektivitet. Avbryt sökandet inom rimlig tid. TIDSKRIFTER MED FLERA NUMMER ska lämnas med röd lapp runt serien. De katalogiseras senare som seriell resurs. 26

27 APPENDIX om utökad Remote-sökning Om en sökning i databasen WorldCat inte ger träff får man gå vidare med andra alternativ under Remote. Här följer några råd och synpunkter på detta: > Markera önskad/e biblioteksrad/er och klicka på Add så det utländska biblioteket/en kommer upp i Selected Locations. > När du valt klart, klicka på Connect, och sedan på Do Search. Sökningen tar viss tid, beroende på hur många databaser du har klickat i. Se bild nedan. > Klicka på Show Results. I detta exempel kan man direkt se att Library of Congress i motsats till de andra har angivit författare, vilket kan antas innebära en högre registerkvalitet. Markera önskad rad (blått) och klicka OK för att hämta en preliminär post att arbeta vidare med. Några råd och riktlinjer om databaserna: Ju fler databaser man väljer, desto större blir arbetet med att bedöma och välja rätt i träfflistan. Library of Congress har mycket hög kvalitet och är oftast tillräcklig för engelskspråkig litteratur, och har ofta en mycket god träffbild även för spanskspråkig och annan litteratur. Allsök USA kan också vara användbart. Poster från tyska bibliotek kräver ofta lite mer redigering. Även för tyskt material kan alltså Library of Congress vara värt att testa. Behöver man söka i tyska databaser rekommenderas Metasök Mellaneuropa eller Southwest Germany. Northern Germany är bra för böcker utgivna i DDR, men även för resten av Östeuropa. Även äldre böcker om revolutionära rörelser eller socialistisk litteratur i Indien eller andra länder hittas förvånansvärt ofta här. För engelskspråkig litteratur, låt utgivningslandet styra förstahandsvalet: USA: Library of Congress. Storbritannien: British Library etc. 27