Utförarstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (16) Utförarstyrelsen för service och teknik. Plats och tid: Forshems gästgiveri kl

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (16) Utförarstyrelsen Plats och tid: Forshems gästgiveri kl Beslutande: Karl-Gustav Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Jan-Olof Bohlin (M), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Lars Johansson (S) Kjell Hjalmarsson (S) Johnny Johansson (C) Camilla Skog (S) Ersättare: Övriga närvarande: Lena Skogh, sekreterare Åsa Alvner, avdelningschef lokalvård Mats Flygelholm, controller Stefan Svensson, avdelningschef fastighet Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kost Annsofi Karlsson, ekonom

2 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (16) Justering : Jan-Olof Bohlin Plats och tid: Harven den 16 december kl Justerade paragrafer: Underskrifter Sekreterare: Ordförande: : Lena Skogh Karl-Gustaf Bynke Jan-Olof Bohlin ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ: : Datum då anslaget sätts upp: Datum då anslaget tas ned: Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh

3 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (16) Innehållsförteckning Us 81 Godkännande av dagordningen... 4 Us 82 Information om avvecklingen av Siriusvillan... 5 Us 83 Information om underhållsplaner 2015 för fastighet... 6 Us 84 Information från lokalförsörjningsgruppen... 7 Us 85 Beslut om delrapport av den interna kontrollen Us 86 Beslut om sammanträdesdagar Us 87 Beslut om att utreda avvattning av dagvatten Us 88 Information om medarbetarenkäten Us 89 Anmälan av delegationsbeslut Us 90 Redovisning av meddelanden Us 91 Övriga frågor... 16

4 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (16) Us 81 Godkännande av dagordningen Utförarstyrelsen godkänner föredragningslistan för dagens sammanträde. Owe Rosenberg (M) anmäler övriga frågor om Fornängsskolan och solpaneler. Sammanfattning av ärendet Utförarstyrelsen ska godkänna föredragningslista dagens sammanträde.

5 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (16) Us 82 Dnr US Information om avvecklingen av Siriusvillan Utförarstyrelsen godkänner informationen om Siriusvillans avveckling. Sammanfattning av ärendet Stefan Svensson informerar om avvecklingen av Siriusvillan. Den nuvarande detaljplanen fastställdes 1985 och området är detaljplanelagt som småindustri. Kvarteret omfattas också av tomtindelning som upprättades I denna finns ingen föreslagen avstyckning. Avstyckning som strider mot tomtindelning får inte genomföras om inte detaljplan ändras. För att sälja villan måste detaljplan ändras så att tomtindelning kan upphävas och därefter avstyckas. Detaljplanändring tar minst ett år. Kostnad detaljplanändring är cirka 150 tusen kronor och avstyckning cirka 30 tusen kronor. Det är svårt att använda nuvarande infart då denna används av Räddningstjänsten som utryckningsväg. Att använda huset som bostad är inte möjligt. Kontor är möjligt men kräver detaljplanändring innan försäljning är möjlig. Jan-Olof Bohlin (M) påpekar att han påtalade vikten av att utreda möjligheten att sälja Siriusvillan innan beslutet att flytta ut ur fastigheten fattades.

6 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (16) Us 83 Information om underhållsplaner 2015 för fastighet Utförarstyrelsen godkänner informationen om underhållsplaner 2015 för fastighet. Sammanfattning av ärendet Stefan Svensson informerar om underhållsplaner 2015 för fastighetsavdelningen. En del objekten är beräknade med komponentavskrivning. Utförarstyrelsen diskuterar för- och nackdelar med komponentavskrivning och anser att det är viktigt att man inte skjuter kostnader för underhåll på framtiden. Nämnden för service och teknik kommer att fastställa underhållsplanerna vid något av nämndens första sammanträden.

7 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (16) Us 84 Information från lokalförsörjningsgruppen Utförarstyrelsen godkänner informationen från lokalförsörjningsgruppen. Sammanfattning av ärendet Stefan Svensson informerar om arbetet i lokalförsörjningsgruppen. Gruppens uppdrag är bland annat att inventera nuvarande fastighetsbestånd och klargöra verksamheternas behov på kort och lång sikt, inventera hyrda lokaler och kartlägga hyreskontrakt med löptider och uppsägningsvillkor, beskriva nya behov samt utarbeta förslag till lokaförsörjningsplan för Skara kommun.

8 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (16) Us 85 Dnr US14-8 Beslut om delrapport av den interna kontrollen 2014 Utförarstyrelsen godkänner delrapporten om den interna kontrollen Rapporten innehåller redovisning av fyra av totalt åtta granskningsområden för 2014: 1. Beslutsattestant ska inte avse inköp som kan vara till personlig nytta, t.ex. kurskostnader, mobil och bensin. 2. Inköp ska följa gällande ramavtal. 3. Representation, att uppgifter om deltagare och syfte är angivet vid intern- och extern representation samt att momsen är korrekt. 4. Kontering av moms på leasade bilar. Kontrollen visade på brister i granskningsområdena representation och kontering av moms på leasade bilar. Ytterligare information och en översyn av lathunden för representation kommer att göras för att underlätta och se till att det blir rätt i framtiden. Gällande kontering av moms på leasade bilar kommer en lathund att läggas ut på intranätet och fortsatt information ges. Sammanfattning av ärendet I kommunallagen 6 kap 7, fastställs nämndernas ansvar för att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Nämnderna ska årligen upprätta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Under 2014 har kommunstyrelsen rekommenderat ett antal områden som nämnderna kan granska samt angivit ett antal frivilliga områden för granskning. De rekommenderade områdena är: Att delegationsordning följs och beslut anmäls till nämnd. Beslutsattestant ska inte avse inköp som kan vara till personlig nytta, t.ex. kurskostnader, mobil och bensin.

9 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (16) Us 85 fortsättning Personuppgiftslagen, rutiner för att personuppgifter hanteras korrekt enligt lagen. Inköp ska följa gällande ramavtal. Frivilliga områden beslutade av utförarstyrelsen: Representation, att uppgifter om deltagare och syfte är angivet samt att momsen är korrekt. Gäller både intern och extern representation. Kontering av moms på leasade bilar. Tidredovisning av personal tid och fordons tid. Gäller fastighet och gata/park. Upphandlingsrutiner fastighet gällande att anbudshandlingar diarieförs. Beslutsunderlag Delrapport intern kontroll 2014 Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsens revisorer Avdelningschefer inom förvaltningen för service och teknik

10 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (16) Us 86 Dnr US14-64 Beslut om sammanträdesdagar 2015 Utförarstyrelsen beslutar godkänna förslag till sammanträdesdagar 2015 för nämnden för service och teknik, samt mötestider för nämndens presidium. Sammanfattning av ärendet Den nya nämnden för service och teknik tillträder 1 januari Sammanträdesdagar för året beslutar därför utförarstyrelsen om. Dag och tid för den nya nämnden föreslås oförändrad, det vill säga torsdagar kl Nämndens presidium sammanträder två veckor innan ordinarie nämndsmöte på torsdagar kl Sammanlagt föreslås elva sammanträden under året följande datum: 22 januari heldag med utbildning på eftermiddagen. Ärenden som måste beslutats på sammanträdet är delegationsordning, arkivbeskrivning, intern kontrollplan 2015, internbudget 2015 samt verksamhetsplaner för två avdelningar. 19 februari heldag med utbildning på eftermiddagen. Ärenden som måste beslutas på sammanträdet är bokslut 2014 (direktjustering), intern kontroll 2014, internbudget 2015, verksamhetsplaner för två avdelningar. 19 mars 16 april 12 maj (tisdag) prognos juni (reservtid) 27 augusti 24 september prognos , budget oktober 19 november prognos (direktjustering)

11 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (16) Us 86 fortsättning 17 december Nämndens presidium sammanträder torsdagar kl följande datum: 8 januari, 5 februari, 5 mars, 2 april, 28 april (tisdag), 28 maj (reserv), 13 augusti, 10 september, 8 oktober, 5 november, 3 december. Tiden för nämndens presidiums sammanträden är Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelserna i Götene och Skara

12 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (16) Us 87 Dnr US Beslut om att utreda avvattning av dagvatten Utförarstyrelsen beslutar uppdra åt avdelningschefen för gata/park att utreda och klarlägga vad det nya ansvar som nämnden för service och teknik har avseende bäckar, åar och dagvatten. Sammanfattning av ärendet I reglementet för den nya nämnden för service och teknik står under uppgifter att Nämnden för service och teknik ansvarar för Skötsel av kommunens mark och obebyggda fastigheter, vägar, broar och åar med undantag av områden där skötsel är reglerad i jordbruksarrendeavtal eller andra avtal. Åar och bäckar har betydelse för avvattning av dagvatten. Här uppstår ett gränsland då Skara Energi och Götene Vatten och Värme svarar för nedgrävda dagvattenledningar. Dagvattenledningarnas status och kapacitet liksom status på diken och åar ger tillsammans hur mycket vatten som kan rinna undan. Detta gränsland bör klarläggas så att gemensamma insatser från nämnden och bolagen kan genomföras för att så långt möjligt och rimligt undanröja risker för översvämningar. Johnny Johansson (C) föreslår att också dammar ska finnas med i utredningen, eftersom dammar tar hand om stora vattenflöden. Paragrafen ska skickas till Avdelningschef gata/park

13 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (16) Us 88 Information om medarbetarenkäten 2014 Utförarstyrelsen godkänner informationen om medarbetarenkäten Sammanfattning av ärendet Åsa Alvner informerar om resultatet av medarbetarenkäten Medarbetarenkäten genomförs varje år. Resultatet i förvaltningen har som helhet förbättrats något jämfört med förra årets enkät.

14 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (16) Us 89 Dnr US14-1 Anmälan av delegationsbeslut Utförarstyrelsen godkänner redovisning av delegationsbeslut enligt förteckning nummer Beslutsunderlag Förteckning över delegationsbeslut nummer

15 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (16) Us 90 Dnr US Redovisning av meddelanden Utförarstyrelsen godkänner redovisning av meddelanden enligt förteckning 4 november till 2 december. Beslutsunderlag Förteckning över meddelanden 4 november till 2 december.

16 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (16) Us 91 Dnr US14-2 Övriga frågor Owe Rosenberg (M) frågar om det skulle kunna gå att montera solpaneler på Centrumhuset i Götene. Stefan Svensson svarar att investeringen av solpaneler tas i den ordning där man har mest att tjäna på investeringen. Owe Rosenberg frågar vidare om Fornängsskolan och om kostnaderna för ombyggnaden håller sig inom ramarna. Då man inte ville att byggstarten skulle försenas kunde kostnaderna för skolan inte beräknas i detalj. Idag är kostnaderna detaljberäknade och ligger just nu inom den ram som kommunstyrelsen fastställt. Lena Skogh informerar om återlämning av läsplattorna och omstart av plattorna för dem som är ledamöter i den nya nämnden. Information kommer att skickas ut per brev. Ordförande gör en kort sammanfattning av mandatperiodens arbete och tackar alla ledamöter och ersättare för ett gott arbete och önskar alla en god jul och gott nytt år. Vice ordförande tackar ordförande mandatperiodens arbete som genomförts på ett gott sätt samt önskar alla en god jul och gott nytt år.