ANSLAG/BEVIS. Harven. Lena Skogh

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (18) Utförarstyrelsen Plats och tid: Brandstationen i Götene kl , Beslutande: Karl-Gustav Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Jan-Olof Bohlin (M),andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Lars Johansson (S) Kjell Hjalmarsson (S) Bengt Sävhammar (KD) ersättare för Klas-Åke Jansson (C) till kl Johnny Johansson (C) till kl Per Svensson (S)ersättare för Camilla Skog (S) Ersättare: Övriga närvarande: Lena Skogh, sekreterare Göran Gustafsson, förvaltningschef Bo Hermansson, trafikingenjör 60 Mats Flygelholm, controller Stefan Svensson, avdelningschef fastighet Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kost Mats Bäck, avdelningschef gata/park Åsa Alvner, avdelningschef lokalvård Christina Emanuelsson, Kommunal

2 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (18) Justering : Lars Johansson Plats och tid: Harven den 30 september kl. 10 Justerade paragrafer: Underskrifter Sekreterare: Ordförande: : Lena Skogh Karl-Gustaf Bynke Lars Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ: : Datum då anslaget sätts upp: Datum då anslaget tas ned: Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh

3 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (18) Innehållsförteckning Us 55 Godkännande av dagordningen... 4 Us 56 Delårsrapport 31 augusti med prognos för bokslut Us 57 Budget 2015 och verksamhetsplan Us 58 Yttrande över revisorernas granskning av momshantering... 7 Us 59 Yttrande över revisorernas granskning av byggmoms... 9 Us 60 Yttrande över förslag att stänga av anslutningen till E20 från väg Us 61 Information om avvecklingen av Siriusvillan Us 62 Information från möte med styrgruppen för ny 7-9 skola i Skara Us 63 Information om hemvårdsenkät Us 64 Diskussion om plantering av sommarblommor Us 65 Information om organisationsförändringen Us 66 Anmälan av delegationsbeslut Us 67 Redovisning av meddelanden Us 68 Övriga frågor... 18

4 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (18) Us 55 Godkännande av dagordningen Utförarstyrelsen godkänner föredragningslistan för dagens sammanträde. Clemens Nordentoft (GF) anmäler en fråga till fastighetschefen om mögellukt i Hällekis idrottshall. Sammanfattning av ärendet Utförarstyrelsen ska godkänna dagordningen för dagens sammanträde.

5 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (18) Us 56 Dnr US Delårsrapport 31 augusti med prognos för bokslut 2014 Utförarstyrelsen beslutar godkänna delårsrapport för perioden januari-augusti med prognos för bokslut Sammanfattning av ärendet Delårsrapport med prognos för bokslut 2014 har upprättats utifrån bokförda intäkter och kostnader samt kända fakta efter åtta månader. En korrigering av texten är gjord under rubriken Beslutsunderlag Prognosrapport Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelserna i Skara och Götene Ekonomicheferna i Skara och Götene

6 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (18) Us 57 Dnr US Budget 2015 och verksamhetsplan Utförarstyrelsen beslutar godkänna förslag till budget 2015 för Götene och Skara samt verksamhetsplan Sammanfattning av ärendet Från och med 2015 kommer utförarstyrelsen vara en gemensam nämnd, nämnden för service och teknik. Med den nya nämnden försvinner beställar- och utförarorganisationen och nämnden kommer att finansieras via ekonomiska ramar när det gäller gata/park samt postverksamheten. Fastighetsavdelningen finansieras även fortsättningsvis via hyror, kostverksamheten och lokalvården finansieras via avtal med köpande parter. De investeringsmedel som tidigare hanterats av serviceutskottet i Skara flyttas över till den nya nämnden och kommer tillsammans med de investeringar som tidigare hanterats av utförarstyrelsen uppgå till totalt 79 miljoner 320 tusen kronor för I underlaget redovisas nämndens uppdrag, mål, framgångsfaktorer samt investeringsbudget för budgetår och planperiod. Beslut avseende ekonomi och indikatorer för kommande år behandlas i utförarstyrelsen innan årsskiftet. Beslutsunderlag Budgetdokument 2015 Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen i Skara och Götene kommuner Ekonomicheferna i Skara och Götene kommuner

7 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (18) Us 58 Dnr US14-92 Yttrande över revisorernas granskning av momshantering Utförarstyrelsen beslutar godkänna rapportens rekommendationer med tillägg för de kommentarer och åtgärder som är föreslagna som svar på revisorernas granskning. Sammanfattning av ärendet Syftet med granskningen har varit att pröva om utförarstyrelsen säkerställer en ändamålsenlig momshantering. Revisorernas rapport omfattar sex olika rekommendationer, uppställda i punktform. Service och teknik och Skara kommuns ekonomikontor har gemensamt granskat rapporten. Nedan följer rekommendationerna med utförarstyrelsens kommentarer. Förslag till svar på revisorernas granskning Inför en process som innebär att det sker en månadsvis avstämning av momsredovisningen i utförarstyrelsen. Därmed uppnås en bättre kontroll av momshanteringen. Utförarstyrelsen är inte en egen enhet som redovisar moms. Den moms som redovisas ingår i Skara kommuns totala momsredovisning. Dagens redovisningssystem ger inte möjlighet att stämma av momsredovisningen för endast utförarstyrelsen, utan bara för kommunen som helhet. För att få en bättre kontroll av momshanteringen i utförarstyrelsen kan stickprov göras månadsvis, samt att detta läggs in i internkontrollplan. Avskilj ingående moms som är hänförlig till uthyrning av bostäder och inkludera inte denna i det belopp som kommunen begär ersättning för. Gör en bedömning om tidigare perioder skall korrigeras. Tydliga rutiner arbetas fram för att hanteringen av moms görs korrekt. Utförarstyrelsen gör bedömningen att innevarande år ska korrigeras samt att tidigare år inte ska korrigeras avseende moms som är hänförlig till uthyrning av bostäder.

8 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (18) Us 58 fortsättning Debitera moms på all ersättning för utförda tjänster (utom hyresersättningar) och tillhandahållna varor vid faktureringen till Götene. Gör en bedömning om tidigare perioder skall korrigeras. Tillsammans med centrala ekonomiavdelningen ska tydliga rutiner arbetas fram. Information och utbildningsinsatser ska ges till alla medarbetare som hanterar fakturor. Inför en rutin för att förbättra kontrollen av ankommande fakturor. Brister avseende framförallt mottagande part har identifierats. Tydliga rutiner ska arbetas fram och information och utbildningsinsatser ska ges till alla medarbetare som hanterar fakturor. Genomför en mer detaljerad genomgång kring hanteringen av inköpta byggtjänster och omvänd betalningsskyldighet. Deloitte har på uppdrag av Skara kommuns revisorer granskat hanteringen av byggmoms i Skara kommun. Utförarstyrelsen har fått rapporten och svarar på den rapporten separat. Beslutsunderlag Granskningsrapport över momshanteringen Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelserna i Skara och Götene kommuner Skara och Götene kommuners förtroendevalda revisorer

9 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (18) Us 59 Dnr US14-88 Yttrande över revisorernas granskning av byggmoms Utförarstyrelsen beslutar lämna nedanstående svar på revisorernas granskning av byggmoms. Sammanfattning av ärendet Kommunens revisorer har genom Deloitte gjort en granskning över hanteringen av byggmoms i Skara kommun. Syftet med granskningen har varit att pröva om reglerna för omvänd betalningsskyldighet för moms är tillämpliga då Skara kommun gör inköp av byggtjänster. Deloitte gör bedömningen att Skara kommun bör ses som en näringsidkare som mer än tillfälligt tillhandahåller byggtjänster och därmed bör reglerna om omvänd betalningsskyldighet gälla på de förvärv som görs för denna verksamhet. Rekommendationerna är att i möjligaste mån undvika att Skara kommun behöver tillämpa reglerna om omvänd betalningsskyldighet vid förvärv av byggtjänster. Förslag till svar på revisorernas rapport En tillämpning av regelverket skulle leda till betydande administration och svåra gränsdragningar. Skara kommun föreslås ta kontakt med Skattemyndigheten i syfte med att argumentera för att omvänd betalningsskyldighet inte ska tillämpas. Förvaltningen har tillsammans med den kommunens ekonomiavdelning tittat på de rekommendationer som föreslås och är av samma uppfattning som Deloitte. Då frågan är omfattande bör vidare hantering av ärendet ske från kommunens ekonomiavdelning. Beslutsunderlag Granskningsrapport av byggmoms Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen i Skara kommun Skara kommuns förtroendevalda revisorer

10 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (18) Us 60 Dnr US Yttrande över förslag att stänga av anslutningen till E20 från väg 2755 Utförarstyrelsens förslag Utförarstyrelsen tillstyrker att väg 2755 stängs för trafik i norra anslutningen mot E20. Undantag görs för trafik som inte får åka på motorvägen. Sammanfattning av ärendet Trafikverket vill öka säkerheten på väg 2755 vid dess norra anslutning till E20. Sedan motorvägen öppnades har fyra olyckor med personskador har rapporterats i STRADA i anslutning till korsningen mellan väg 2755 och E20, varav en med dödlig utgång. Trafikverket avser att ansöka hos länsstyrelsen om att på sträckan mellan enskilda vägen till Jättadansen och E20 ska det vara förbud mot trafik med motorfordon med undantag för fordon som inte får köra på motorvägen. Största delen av trafiken där kan med fördel använda trafikplatsen vid väg 44. Götene kommun har fått förslaget från Trafikverket för synpunkter. Länsstyrelsen beslutar i frågan. Beslutsunderlag Remiss från Trafikverket Paragrafen ska skickas till Trafikverket

11 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (18) Us 61 Dnr US Information om avvecklingen av Siriusvillan Utförarstyrelsen godkänner fastighetschefens rapport om avvecklingen av Siriusvillan. Sammanfattning av ärendet I samband med utförarstyrelsens beslut om att flytta verksamheten i Siriusvillan till Harven, fick avdelningschefen för fastighet i uppdrag att rapportera om avvecklingen av Siriusvillan vid kommande möten. Ett arbete med att sammanställa alla förutsättningar för fastigheten har startat.

12 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (18) Us 62 Information från möte med styrgruppen för ny 7-9 skola i Skara Utförarstyrelsen godkänner informationen från möte med styrgruppen för ny 7-9 skola i Skara. Sammanfattning av ärendet Stefan Svensson informerar om möte med styrgruppen för ny 7-9 skola på Teglagärdet i Skara. Upphandling av totalentreprenör är genomförd och tilldelningsbesked har skickats ut. Skolan är beräknad att vara klar hösten 2017.

13 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (18) Us 63 Information om hemvårdsenkät 2014 Utförarstyrelsen godkänner informationen om hemvårdsenkät i Skara kommun Sammanfattning av ärendet Kristina Fahlgren-Palm informerar om hemvårdsenkäten som genomfördes 2013, där upplevelsen av maten undersöks. Undersökningen ska göras under 2014 också. Syftet med undersökningen är att följa upp vad den enskilde tycker om matlådorna, och vilka matvanor och matsituation den enskilde har.

14 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (18) Us 64 Diskussion om plantering av sommarblommor 2015 Göran Gustafsson informerar om orsaken till diskussion om utsmyckning och sommarblommor i Skara kommun. Upplevelsen av Skara för besökande och Skara som varumärke är viktigt. Många önskar fler utsmyckningar, blommor och bättre städning av centrala Skara. Mats Bäck informerar om idéer om vad som kan göras inom befintlig budget, och vad som skulle kunna göras med något större budget för sommarblommorna.

15 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (18) Us 65 Information om organisationsförändringen 2015 Göran Gustafsson informerar om organisationsförändringen från 1 januari I Götene pågår arbete med att se över vad förskjutningen av ansvar innebär ekonomiskt. Serviceutskottets ram förs över till den nya nämnden för service och teknik. Delegationsordning för den nya nämnden ska arbetas fram. Den nya nämnden får ett större ansvar för att bereda och utreda ärenden inför beslut och därför kommer en tjänst som kvalificerad handläggare att annonseras under oktober.

16 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (18) Us 66 Dnr US14-1 Anmälan av delegationsbeslut Utförarstyrelsen godkänner redovisning av delegationsbeslut enligt förteckningen nummer 28. Beslutsunderlag Förteckning över delegationsbeslut nummer 28.

17 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (18) Us 67 Dnr US Redovisning av meddelanden Utförarstyrelsen godkänner redovisning av meddeladen enligt förteckning 27 augusti till 16 september. Beslutsunderlag Förteckning över meddelanden 27 augusti till 16 september.

18 SKARA KOMMUN - GÖTENE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (18) Us 68 Dnr US14-2 Övriga frågor Clemens Nordentoft (GF) frågar om det stämmer att det finns mögellukt i Hällekis idrottshall. Stefan Svensson undersöker frågan och återkommer med svar.