ILAB Inredarna i Lagom AB

Transkript

1 ILAB Inredarna i Lagom AB Instruktion

2 Inredarna i Lagom AB ledningssystem Innehåll Inledning... 3 Hur går jag tillväga? Ledningen Marknadsföring och försäljning Produktutveckling Inköp Produktion Distribution och leverans Installation och montage Service Dokumentstyrning Verksamhetsbeskrivning Dokumentmallar Blanketter...29 Pärm

3 Inledning Här beskrivs hur du kan använda de dokument som ingår i ledningssystemet hos ett exempelföretag, Inredarna i Lagom AB (ILAB), som underlag för att dokumentera ditt eget företags ledningssystem. ILAB är ett fiktivt företag, men dokumenten är baserade på verkligt material från olika företag och branscher, bland andra medlemsföretag i TMF som arbetar enligt FR2000. Exempelföretaget är tänkt att användas som ett stöd och en inspirationskälla när du sätter igång att dokumentera de rutiner som redan finns i ditt eget företag och att utforma, dokumentera och införa nya rutiner. ILAB är ett familjeägt företag med 18 anställda som tillverkar, säljer och monterar standardiserade och kundanpassade inredningar för konferensrum, receptioner och samlingslokaler till företagskunder och till den offentliga sektorn på den svenska marknaden. ILAB är inte ett perfekt företag. I några delar kan det säkert vara ett föredöme, men utgå alltid från ditt eget företags rutiner och blanketter i stället för att kopiera något som inte stämmer med hur ni arbetar. Dokumentationen är avsedd att uppfylla de krav som ställs i Trä- och möbelindustrins branschanpassning av FR2000 Verksamhetsledning och har utarbetats av Q+E System AB på uppdrag av Trä- och Möbelindustriförbundet (TMF). FR2000 Verksamhetsledning FR2000 Verksamhetsledning innehåller krav på ett integrerat ledningssystem för: kvalitet (ISO 9001) miljö (ISO 14001) kompetensförsörjning (SS ) arbetsmiljö (AFS 2001:1) brandskydd (SRVFS 2004:3). FR2000 är enklare att använda eftersom alla delarna är integrerade i ett system. Uppbyggnaden speglar en beställnings väg genom företaget, från offert till avslutad affär och riktar sig främst till mindre och medelstora företag. Avsikten är att systemet skall vara enklare att införa än ISO-standarderna, utan att göra avkall på företagets åtaganden. En ekonomisk förening bestående av anslutna branschföreningar, däribland TMF, äger och förvaltar FR2000. FR2000 är en basversion avsedd att anpassas till olika branscher. F.n. finns 12 olika branschanpassningar till den senaste utgåvan, daterad

4 Branschanpassningen för trä- och möbelindustrin innehåller: samtliga krav i basversionen en närmare beskrivning av lagstiftningens krav på arbetsmiljö och brandskydd anmärkningar som förklarar och förtydligar en del begrepp ett antal Tänk på -satser med råd och tips. Läs mer på Du kan hämta branschanpassningen gratis i pdf-format från medlemssidorna på TMFs webbplats eller köpa den i tryckt form från FR2000-kansliet. Förbättringar ILABs ledningssystem kan alltid bli bättre. Du är mycket välkommen med synpunkter och förslag till kompletteringar och förbättringar. Kontakta: TMF Bo Wadling Sköldsbygd Älmhult Tel: Mobil: Fax: E-post: bo.wadling@tmf.se Dina bidrag kommer hela branschen till godo när ledningssystemet kompletteras och förbättras. Du kan hämta den senaste versionen av dokumenten från medlemssidorna på TMFs webbplats. Systemkrav Du behöver en Internetanslutning och ordbehandlingsprogrammet Microsoft Word (version 97 eller senare) för att kunna hämta och använda filerna. Under rubriken Gör så här finns detaljerade anvisningar om hur du hämtar filerna från webbplatsen och hur du använder dem för att skapa dokument för ditt eget företag. Rättigheter Företag som är medlemmar i TMF och som fått tillgång till materialet får använda det i sin egen verksamhet. Det är inte tillåtet att kopiera, överlämna, delge eller på annat sätt sprida dokumenten i ledningssystemet eller dess innehåll till tredje part. 4

5 Ledningens åtagande Att införa och dokumentera ett ledningssystem i det egna företaget är ett omfattande projekt. Det kommer att påverka stora delar av verksamheten. För att kunna lyckas, krävs ledningens engagemang och fulla stöd. Resurser I många företag finns goda arbetsrutiner inom flera områden av verksamheten, men ofta är de inte nedskrivna. Vissa av de rutiner som krävs i FR2000 kan saknas helt, till exempel rutiner för ledningens genomgång (avsnitt 1.6), förbättringar (avsnitt 1.9) och internrevisioner (avsnitt 1.11). De resurser som behövs för att komplettera ledningssystemet är i första hand internt arbete. Den eller de som skall svara för utformning, dokumentation och införande av ledningssystemet kan behöva avsätta flera hundra timmar på uppgiften. Resursbehovet varierar med företagets storlek, typ av verksamhet och hur välordnad och dokumenterad verksamheten är. Stödet från ledningen och projektledarens kompetens påverkar också. Det tar tid att genomföra ett sådant här projekt. Väldigt få företag klarar av hela proceduren på mindre än ett halvår. Ett år är en tillräckligt tuff utmaning för de flesta och ett och ett halvt år är inte orimligt. Tänk igenom noga hur arbetet med att dokumentera och införa ledningssystemet i ditt företag skall bedrivas. Gör en plan med tidpunkter när de olika delarna skall vara klara och vem som ansvarar för att det blir gjort. Följ planen! Om ni av någon anledning inte kan följa planen, justera den så att den stämmer med verkligheten. I vilken form skall jag ha dokumentationen? ILABs ledningssystem är dokumenterat i Word. Dokumenten är tillgängliga i företagets PC-nätverk. Som referens finns en pärm med samtliga dokument utskrivna. I vilken form som det är mest lämpligt ha dokumentationen i ditt företag, beror bland annat på hur stort företaget är, vilken utrustning som finns samt datamognaden hos medarbetarna. I en del mindre företag kan det vara alldeles tillräckligt med att ha dokumenten i en eller några få pärmar som är utplacerade på företaget. I lite större företag där medarbetarna har tillgång till PC eller terminaler i ett nätverk, kan ILABs modell passa bättre. Även om man använder Word för att redigera dokumenten, kan det vara praktiskt att spara och publicera dem i andra filformat. Adobes pdf-format ger t.ex. större möjligheter än Word att skydda dokumenten mot obehörig ändring och säkerställer samtidigt att de alltid ser lika ut vid utskrift. html-format som används på webbsidor ger möjlighet att läsa sidorna med valfri webbläsare och underlättar publicering i ett intranät. 5

6 I det lite större företaget som redan har ett intranät, är det naturligt att även dokumenten i ledningssystemet görs tillgängliga för medarbetarna den vägen. De hänvisningar till andra rutiner och blanketter som finns på många ställen i dokumenten kan då utformas som hyperlänkar, så att användaren med ett enkelt musklick kan komma till det refererade dokumentet. Detta underlättar läsningen och gör det mer tilltalande för medarbetarna att söka information i ledningssystemet. Tekniken med hyperlänkar kan användas i såväl Word-, pdf- som html-dokument. Rådgör med din interna eller externa IT-resurs för att komma fram till vad som är mest lämpligt för ditt företag. 6

7 Hur går jag tillväga? Hämta filer från medlemssidorna på TMFs webbplats Allmänt Dokumenten i ILABs ledningssystem finns att hämta från medlemssidorna på TMFs webbplats. För att minska storleken och därmed tiden det tar att hämta dokumenten, är de packade i en självuppackande fil. Det kan också finnas en uppdateringsfil med de senaste ändringarna. Här beskrivs hur du packar upp dokumenten och hur du använder dem för att skapa motsvarande dokument i ditt eget företag. Instruktionen förutsätter att du har grundläggande kunskaper i Windows och Word. Hämta och packa upp filer Gå in på Ange användarnamn och lösenord under Medlemsinloggning. Välj Fliken Ledningssystem och följ anvisningarna. Operativsystem Windows XP (eller senare) eller Linux När du hämtat filen ILABs ledningssystem zip till din dator, leta rätt på den i Utforskaren, högerklicka och välj Öppna med/komprimerade mappar. Mappen ILABs ledningssystem skapas. Kopiera den och placera den på lämpligt ställe i din dator. Om du inte vill ha den kvar, kan du sedan kasta filen ILABs ledningssystem zip. Om det finns en uppdateringsfil (innehåller senaste ändringar) med namnet ILABs ledningssystem - Uppdatering åååå-mm-dd.zip, hämta den och packa upp på samma sätt som ovan. Välj om du vill spara de senaste filerna separat eller om du vill spara dem i samma mapp som de ursprungliga. De äldre filerna skrivs då över. Andra operativsystem Du måste ha programmet WinZip installerat på din dator för att kunna packa upp filen. Följ programleverantörens anvisningar för att packa upp filen. 7

8 ILAB filstruktur Samtliga filer skall nu finnas i mappen ILABs ledningssystem. Huvuddelen av filerna ligger i undermappar som motsvarar kapitlen i FR Ledningen 02. Marknadsföring och försäljning 03. Produktutveckling 04. Inköp 05. Produktion 06. Distribution och leverans 07. Installation och montage 08. Service 09. Dokumentstyrning 10. Verksamhetsbeskrivning Dokumentmallar Blanketter Pärm Dokumentmallar för att skapa dokument i ILABs ledningssystem. Använd dem som förlaga för egna dokumentmallar. Blanketter som ingår i ledningssystemet. Blanketter för försättsblad, ryggskylt och register till en pärm där du kan ha en pappersversion av ledningssystemet. Kontrollera att undermapparna innehåller filer. Om det inte är OK, försök igen! Skapa en filstruktur för ditt eget företag Öppna Utforskaren. Kopiera hela mappen ILABs ledningssystem och klistra in den i samma mapp som originalet. Den nya mappen heter Kopia av ILABs ledningssystem. Byt namn på mappen genom att markera den, högerklicka och välja Byt namn. Skriv in lämpligt namn som passar ditt eget företag. Självfallet kan du också välja att lägga den på en annan plats i din dator eller PC-nätverk. Gå igenom samtliga undermappar och ta bort samtliga filer. Du har nu en lämplig mappstruktur där du kan spara filerna i ditt företags ledningssystem. 8

9 Inställning av Word För att ha bästa kontroll vid redigering av dina dokument bör du ha följande inställningar. Benämningarna skiljer sig något mellan olika versioner av Word. Här anges benämningarna för två versioner, Word 97 och Word Word 97 Välj menyn Verktyg/Alternativ/Flik Visning: Visa: Icke utskrivbara tecken: Textgränser skall vara markerad Bokmärken skall vara markerad Fältkoder skall inte vara markerad Mönster i fält: Vid markering Alla skall vara markerad. Övriga inställningar gör du så som det passar dig bäst. Word 2003 Välj menyn Verktyg/Alternativ/Flik Visning: Visa: Bokmärken skall vara markerad Fältkoder skall inte vara markerad Mönster i fält: Vid markering Formateringsmarkeringar: Alla skall vara markerad. Alternativ för Utskrift och Webblayout: Textgränser skall vara markerad Övriga inställningar gör du så som det passar dig bäst. Arbete med dokumentet När du arbetar med dokument bör du maximera fönstret. Du kan välja att redigera dokument i Normalläge eller Sidlayoutläge. I det sistnämnda fallet bör du utnyttja hela bildskärmens bredd. Tryck på knappen Zooma och Sidbredd eller välj menyn Visa/Zooma/Zoomläge: Sidbredd (Word 97) Visa/Zooma/Zooma till: Sidbredd (Word 2003). Service Release I takt med att Microsoft hittar felaktigheter i Word, ger man ut rättelser, s.k. Service Release. Vi rekommenderar att du bevakar de senaste utgåvorna och uppdaterar ditt program fortlöpande. Kontrollera under Hjälp/Om Microsoft Word vilken version du har. 9

10 ILABs dokumentmallar I mappen Dokumentmallar finns ett antal dokumentmallar som du kan använda som underlag för att skapa dokumentmallar för dokument i ditt företags ledningssystem. I kapitlet Dokumentmallar nedan finns närmare anvisningar om hur du går tillväga. Skapa dokument Allmänt Använd alltid ditt eget företags dokumentmallar när du skall skapa dokument i ditt företags ledningssystem. Välj Arkiv/Nytt och dubbelklicka på Rutin.dot. Nu skapas ett nytt dokument baserat på dokumentmallen. Beroende på om du skall skapa ett helt nytt dokument eller om du vill utgå från ett dokument i exempelföretagets ledningssystem, finns det två vägar att gå. Nytt dokument Klicka en gång på <Dokumentnamn> och skriv ett lämpligt dokumentnamn. Fyll på samma sätt i text som beskriver Syfte, Ansvar, Omfattning och Rutin, med eventuella underrubriker. Dokument baserat på ILAB Om du vill utgå från texten i ett dokument i ILABs ledningssystem, öppna detta och markera hela innehållet (inklusive dokumentnamnet) genom att placera markören till vänster om dokumentnamnet så att markören antar formen av en pil som är riktad snett uppåt höger, håll ner vänster musknapp och dra musen neråt så att hela dokumentets text (samtliga sidor) blir markerad. Kopiera. Återgå till det nya dokumentet, markera hela innehållet på samma sätt som ovan och Klistra in. Redigera dokumentets text så att det stämmer med förhållandena i ditt eget företag. Sidhuvudet Välj Visa/Sidhuvud och sidfot (eller dubbelklicka i sidhuvudet). I Sidhuvudet, klicka på <Doknr> och skriv dokumentnumret. Fyll i eller ändra datum. Ändra utgåvenummer och eventuell text under Ersätter. Spara dokumentet med ett filnamn på formen Dokumentnummer Dokumentnamn.doc i lämplig undermapp i mappen där du har ditt företags ledningssystem. Blanketter Välj Arkiv/Nytt och dubbelklicka på Blankett.dot eller Blankett liggande.dot. Nu skapas ett nytt dokument baserat på dokumentmallen. 10

11 Sidhuvudet Välj Visa/Sidhuvud och sidfot (eller dubbelklicka i sidhuvudet). I Sidhuvudet, klicka på <BLANKETTYP> och skriv blankettyp, till exempel RAPPORT. Om du gör en annan blankettyp än en rapport, ändra R till lämpligt nummerprefix (t.ex. "P" för plan). Klicka på <Underrubrik> och skriv underrubrik till blankettyp, till exempel Leverantörsbedömning. Fyll i eller ändra datum. Spara dokumentet med ett filnamn på formen Dokumentnummer Dokumentnamn.doc i lämplig undermapp i mappen för ditt företags ledningssystem. Dokumentera ditt företags ledningssystem Verksamhetsbeskrivning För att få en känsla för hur exempelföretaget ILAB ser ut, läs först igenom verksamhetsbeskrivningen, trycksak T Verksamhetsbeskrivningen är en sammanfattande beskrivning av företaget och dess ledningssystem. ILAB använder den som ett komplement till en traditionell företagsbroschyr och som information om hur ledningssystemet ser ut för de kunder som frågar efter det. Ett bra sätt att påbörja arbetet med att dokumentera ditt företags ledningssystem är att göra en verksamhetsbeskrivning. Det blir en nulägesanalys som du kan använda som utgångspunkt för ditt fortsatta arbete. När du gör din verksamhetsbeskrivning, kontrollera att du fått med allt som krävs i kapitel 10 av branschanpassningen av FR2000 Verksamhetsledning för trä- och möbelindustrin. Dokumentstyrning I kapitel 9 kan du läsa om hur ILAB numrerar och utformar sina dokument. Innan du sätter igång att dokumentera ditt eget företags rutiner, bör du ta ställning till om du vill använda ILABs system för att numrera och utforma rutinerna, eller om du vill göra på något annat sätt. Dokumentmallar Gör sedan egna dokumentmallar, baserade på dem som ILAB använder, men med din egen logotyp, teckensnitt etc. och andra ändringar du vill göra. Under rubriken Gör så här finns detaljerade anvisningar om hur du skapar egna dokumentmallar. Tänk till! Skapa dokument Skapa dokument baserade på dokumentmallarna, där du beskriver dina egna rutiner. Kontrollera hela tiden mot branschanpassningen så att dina rutiner uppfyller kraven. Formulera helt själv eller klipp ut och klistra in de avsnitt från ILAB som du kan använda och komplettera med det som är unikt för ditt eget företag. På en del ställen är text eller siffror utelämnade och ersatta av ** samt markerade med pratbubblan med texten Tänk till! i marginalen. Sådana pratbubblor finns också i en del dokument där det är extra viktigt att du tänker till om samma förhållande som i ILAB gäller i ditt företag eller inte. 11

12 Hur går jag vidare? Efter att ha skrivit verksamhetsbeskrivningen (kapitel 10) och tagit ställning till hur du vill styra dokumenten (kapitel 9), kan det vara en god idé är att fortsätta med rutinerna för produktion (kapitel 5) och rutinerna för ledning av företaget (kapitel 1). Börja med att dokumentera de rutiner som redan fungerar bra. Fortsätt med dem som behöver ändras eller skärpas. Därefter är det dags att utforma de rutiner som tidigare inte funnits i företaget. 12

13 1. Ledningen I det här kapitlet finns de rutiner som i första hand företagets ledning ansvarar för. Nedan hittar du några saker som du speciellt bör tänka på när du använder ILABs ledningssystem som stöd och inspirationskälla för att dokumentera rutinerna i ditt eget företag. L-1.3 Verksamhetsmål ILABs mål för kvalitet, miljö, kompetensförsörjning, hälsa och säkerhet hittar du här. Några av siffrorna är utelämnade. Tänk till vilka mål ni har i ditt företag. L Handlingsplan för verksamheten ILAB har en gemensam handlingsplan som innefattar förbättringsåtgärder inom: kvalitet miljö hälsa och säkerhet kompetens. En del företag väljer att göra separata planer för dessa områden. Fundera på vad som passar bäst i ditt företag. Om du väljer att dela upp planerna, glöm inte att uppdatera: L Dokumentförteckning och korsreferenslista. L-1.4 Författningar och andra krav Notera att ILAB köper tjänsten att upprätta och underhålla en förteckning över relevanta författningar och andra krav av ett företag som specialiserat sig på att göra sådana. Som ett alternativ kan företaget upprätta en egen lista. Nästan alla svenska författningar kan hämtas kostnadsfritt på Internet. Lagar och förordningar finns på och föreskrifter kan hämtas från respektive myndighets webbplats. ILAB har kompletterat förteckningen med lokala regler för Lagoms kommun. Byt ut dessa mot dem som gäller i den kommun där ditt eget företag finns. OBS! ILABs förteckning ingår INTE i de dokument som finns att hämta från medlemssidorna på TMFs webbplats. Förteckningen bör uppdateras regelbundet, minst en gång per år. Om några väsentliga förändringar i lagstiftningen eller företagets verksamhet inträffar, uppdatera förteckningen omgående. 13

14 L-1.5 Organisation, ansvar och befogenheter För att kunna redigera organisationsschemat krävs att du har diagramgalleriet som ingår i Office-paketet från Microsoft installerat. Om du saknar detta, kan du rita ett liknande schema med hjälp av de figurer som du får tillgång till om du klickar på knappen Rita i verktygsfältet Standard. Gå igenom ILAB beskrivning av organisation, ansvar och befogenheter och jämför med ditt eget företag. I nästan samtliga dokument i ledningssystemen, under rubrikerna ANSVAR och RUTIN, hänvisas till de befattningar som finns hos ILAB. Om ditt företag använder andra befattningsbenämningar måste du vara uppmärksam så att du också ändrar under ANSVAR och RUTIN i de olika dokumenten i ledningssystemet. Referera alltid till befattningsbenämningen, aldrig till personnamn, för att undvika tidsödande underhåll när medarbetare byter befattning eller slutar. Speciellt i mindre företag förekommer det att en enskild medarbetare har många olika arbetsuppgifter. Så är det hos ILAB. Mats Snickare är till exempel både Administrationschef och Verksamhetssamordnare. I takt med att företaget växer förändras detta vanligen i riktning mot att varje person upprätthåller färre befattningar. Det kan vara praktiskt med tanke på arbetet med att underhålla dokumenten att beskriva varje befattning för sig, även om det är samma person som gör jobbet, på samma sätt som ILAB gjort. 14

15 L-1.12 Miljöutredning ILAB har gjort en miljöutredning och identifierat de miljösituationer som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan. ILAB har därefter sammanställt mängden inköpt material av olika slag, levererade produkter, utsläpp till mark, luft och vatten, mängden avfall, energianvändning samt förbrukade drivmedel för transporter till och från företaget i Rapport Material, produkter och avfall (upprättas på Blankett B ). ILAB gör en ny sammanställning varje år för att utvärdera om åtgärder för att minska miljöpåverkan varit effektiva och för att åter bedöma vilka miljösituationer som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan. OBS! Rapporten med ILABs sifferuppgifter ingår INTE i de dokument som finns att hämta från medlemssidorna på TMFs webbplats. Gå igenom vilka av ILABs miljösituationer som också finns i ditt eget företag. Notera de miljösituationer som inte är relevanta och stryk tillhörande rutiner. Fundera på om det finns några ytterligare miljösituationer i ditt företag som inte finns hos ILAB. Det kan till exempel handla om utsläpp av lösningsmedel, användning av impregneringsmedel eller andra kemikalier och giftiga ämnen, lukt eller placering i närheten av en dricksvattentäkt. Beskriv i sådant fall miljösituationerna och upprätta rutiner för att begränsa den skadlig miljöpåverkan. Uppdatera: L Dokumentförteckning och korsreferenslista. Var noga med valet av de miljösituationer som du anser kan ge upphov till betydande miljöpåverkan, dvs. påverkar miljön mest. De förslagsvis 3 5 miljösituationer du väljer ut, skall vara i linje med L-1.2 Riktlinjer för verksamheten. De miljömål, se L-1.3 Verksamhetsmål, som företaget sätter upp, bör huvudsakligen inriktas mot att minska dessa miljösituationers miljöpåverkan. L Brandskydd Brandskyddsansvar Hos ILAB är det produktionschefen som ansvarar för allt som har med brandskydd att göra. I andra företag är det kanske VD eller verksamhetssamordnaren, eller så är ansvaret fördelat på flera personer. Det viktiga är att ansvaret är tydligt beskrivet. Hur är det i ditt företag? Se till att beskrivningen av ansvar stämmer överens med den i: L-1.5 Organisation, ansvar och befogenheter. 15

16 Tekniska brandskyddsåtgärder ILAB har upprättat en separat beskrivning av tekniska brandskyddsåtgärder och utför regelbunden kontroll och dokumentation av brandskyddet i samband med skyddsronder. Beskrivningen av tekniska brandskyddsåtgärder används som underlag för den skriftliga redogörelse av brandskyddet som lämnats till kommunen (se nedan). OBS! ILABs beskrivning av tekniska brandskyddsåtgärder ingår INTE i de dokument som finns att hämta från medlemssidorna på TMFs webbplats. Skriftlig redogörelse för brandskyddet ILAB är skyldigt att upprätta en skriftlig redogörelse för brandskyddet och lämna till kommunen. OBS! ILABs skriftliga redogörelse för brandskyddet ingår INTE i de dokument som finns att hämta från medlemssidorna på TMFs webbplats. Om du inte redan har gjort det, kontakta räddningstjänsten i din kommun. Där kan du få information om ditt företag är skyldigt att lämna en skriftlig redogörelse för brandskyddet och var du får tag i kommunens egen blankett för skriftlig redogörelse. Finns det inte en sådan, kan du använda Räddningsverkets blankett. Tillstånd till hantering av brandfarliga gaser och vätskor ILAB använder inte lösningsmedelsburna lacker och lagrar endast små mängder andra brandfarliga vätskor och är därmed inte tillståndspliktiga. Kontrollera mot reglerna och ansök om tillstånd om du inte redan gjort det. Sotning och brandskyddskontroll ILAB har inte någon panna eller annan eldstad och därför krävs vare sig sotning eller brandskyddskontroll. Om det finns någon typ av eldstad i ditt företag, kontrollera mot reglerna i lagstiftningen vad som gäller. Kontakta räddningstjänsten i din kommun om du är osäker. L-10 Verksamhetsbeskrivning Notera att Verksamhetsbeskrivningen är en sammanfattning av information som finns i olika dokument i ledningssystemet. Skrivningarna bör alltså stämma överens. Detta gäller till exempel: L-1.1 Affärsidé L-1.2 Riktlinjer för verksamheten L-1.3 Verksamhetsmål L-1.5 Organisation, ansvar och befogenheter L-1.10 Kompetensförsörjning. 16

17 2. Marknadsföring och försäljning I det här kapitlet finns rutinerna för marknadsföring och försäljning, inklusive uppföljning av om kunderna är nöjda. L-2 Marknadsföring och försäljning Gå igenom ILAB beskrivning av marknadsområde och marknadsaktörer och jämför med ditt eget företag. Notera att ILAB hänvisar till en separat marknadsplan, L 2.1 Marknadsplan. Om det redan finns en sådan plan i ditt eget företag kan du naturligtvis hänvisa till den, eller utnyttja ILAB marknadsplan som utgångspunkt för att dokumentera din egen plan. Om din plan är kortfattad kan du välja att skriva den direkt i dokumentet. Glöm inte att uppdatera dokumentet när marknadsplanen uppdateras eller ändras. Om du inte använder dokumentet L-2.1 Marknadsplan, glöm inte att stryka det i L Dokumentförteckning och korsreferenslista. L-2.1 Marknadsplan ILAB har en separat plan för sina marknadsaktiviteter. Eftersom den innehåller affärshemligheter är den inte tillgänglig för alla medarbetare. Några av uppgifterna är utelämnade. Tänkt till vilka framgångsfaktorer som finns i ditt företag. L-2.5 Uppföljning av levererade produkter ILAB skickar ut kundenkäter till alla fasta kunder en gång per år och till övriga kunder efter avslutat montage. Rutinerna är beskrivna i L-2.5 Uppföljning av levererade produkter och omnämns i L-2.4 Reklamationer och klagomål. Resultatet av enkäterna sammanställs kvartalsvis och presenteras på ledningsmötet. Jämför med ditt eget företags rutiner och justera skrivningen. L-10 Verksamhetsbeskrivning Notera att Verksamhetsbeskrivningen är en sammanfattning av den information som finns i olika dokument i ledningssystemet. Skrivningarna bör alltså stämma överens. Detta gäller till exempel: L-2 Marknadsföring och försäljning L-2.1 Marknadsplan L-2.5 Uppföljning av levererade produkter. 17

18 3. Produktutveckling I en del företag förekommer inte någon egen produktutveckling i den betydelse som avses här. Man tillverkar inte egna produkter utan producerar endast på lego. I dessa fall får företaget ange att så är fallet och utesluta rutinerna i detta kapitel. Allmänt Först bör du ta ställning till om det över huvud taget förekommer produktutveckling i ditt eget företag. Har ni egna varor eller tjänster (oavsett om ni tillverkar dem själva eller om någon annan gör det), så är dessa rutiner tillämpliga. L-3 Produktutveckling ILAB ansvarar för funktion, passform och hållfasthet på sina produkter. Här beskriver de sina rutiner för produktutveckling. 18

19 4. Inköp I det här kapitlet finns rutiner för inköp, avrop av material, mottagningskontroll, lagerhantering, bedömning och värdering av leverantörer samt samordning av underentreprenörer på montageplatsen. L-4.2 Bedömning och värdering av leverantörer ILAB bedömer och klassar sina leverantörer i fyra klasser. Bedömningen omprövas årligen och beslutas vid ledningens genomgång, se L-1.6 Ledningens genomgång. Leverantörerna och hur de är klassade, har ILAB dokumenterat i sitt ekonomisystem som inte ingår i detta material. Om ditt eget företag inte redan har dokumenterat leverantörerna (och hur de är klassade) i ekonomisystemet, kan du i stället göra en separat förteckning över godtagbara leverantörer. Glöm inte att numrera dokumentet och ta med det i L Dokumentförteckning och korsreferenslista. Om du utnyttjar det befintliga leverantörsregistret i leverantörsreskontran för att göra denna förteckning, se till att icke godtagbara leverantörerna, dvs. de som ni beslutat er för att inte längre använda, är borttagna eller tydligt markerade. 19

20 5. Produktion I det här kapitlet finns rutiner för planering, genomförande och kontroll av företagets produktion. L-5 Produktion och L Planering ILAB skiljer mellan tillverkning av egna produkter (lagerorder) och projekt. Projekt betyder hos ILAB tillverkning och eventuellt montage av produkter som är helt eller delvis anpassade till kunden, dvs. både rena specialprodukter eller egna produkter som mer eller mindre anpassats till kundens krav och önskemål. ILAB upprättar projektplaner för alla projekt. Andra företag väljer att sätta en gräns för uppdragets storlek eller omfattning för att man skall upprätta en projektplan, till exempel För kunduppdrag där försäljningssumman överstiger SEK, när arbetsmoment med speciella risker för hälsa och säkerhet ingår eller när kunden kräver det, upprättas en projektplan för kunduppdraget. Jämför med ditt eget företags rutiner och justera skrivningarna om det behövs. L Formatsågning, L CNC-bearbetning och L Limning skivor ILAB har bara hunnit upprättat generella rutiner för produktionsstyrning, skötsel av maskiner, säkerhet etc. för dessa tre operationer. I ILAB, liksom i de flesta andra företag, finns det många fler operationer som behöver dokumenteras. Tänk till vilka operationer som behöver dokumentera i ditt företag! L Sortering och förvaring av avfall ILAB sorterar sitt avfall i ett flertal fraktioner. Vilka fraktioner som är praktiskt möjliga att dela upp avfallet i och vilka möjligheter att lämna olika fraktioner till återvinning eller destruktion, varierar från företag till företag och kommun till kommun. Tänk till hur det går att ordna i ditt företag! Se till att beskrivningen av typer av avfall stämmer överens med dem som följs upp med hjälp av: Rapport Material, produkter och avfall (Blankett B ) Dagbok Avfall (Blankett B-5.1-1) 20

21 L-5.2 Kontrollplan Hos ILAB är kontrollplanen en del av projektplanen. Det betyder att Arbetsledaren bestämmer från projekt till projekt vilken kontroll som behöver göras. Normalt ingår följande moment i ILABs kontrollplan: uppmätning hos kund mottagningskontroll kontroll under tillverkning kontroll av montage slutkontroll. För följande stationer finns generella kontrollrutiner och rapportblanketter: formatsåg CNC-maskin ytbehandling metallverkstad. Tänk till hur kontrollen är organiserad i ditt företag! 21

22 6. Distribution och leverans I det här kapitlet behandlas distribution och leverans efter att produkten tillverkats. I företag där arbetet görs på plats hos kunden kan man säga att distribution och leverans sker samtidigt med produktionen. I dessa fall kan företaget välja att samla sina rutiner under kapitel 5. Allmänt Först bör du ta ställning till om det förekommer distribution och leverans, eller om all produktion sker på plats hos kunden utöver den som ingår i den ordinarie produktionen i ditt företag. L-6 Distribution och leverans Här beskriver ILAB sina rutiner för distribution och leverans. 22

23 7. Installation och montage I det här kapitlet behandlas installation och montage efter att produkten distribuerats och levererats. I företag där arbetet görs på plats hos kunden kan man säga att installation och montage sker samtidigt med produktion, distribution och leverans. I dessa fall kan företaget välja att samla sina rutiner under kapitel 5. I andra företag förekommer inte installation och montage. Kunden köper produkten för att installera och montera själv. I dessa fall behöver företaget endast ange att så är fallet och utesluta rutinerna i detta kapitel. Allmänt Först bör du ta ställning till om det förekommer installation och montage i ditt företag. Då kan dessa rutiner vara tillämpliga. L-7 Montage Här beskriver ILAB sina rutiner för montage hos kund. Jämför med ditt eget företags rutiner och justera skrivningarna om det behövs. 23

24 8. Service I det här kapitlet behandlas sådan service och sådana reparationer som inte är en del av den ordinarie produktionen, till exempel i samband med besiktningsanmärkningar, reklamationer och garantiärenden. I en del företag används inte begreppet service, även om man har någon typ av serviceåtagande mot kunden. Dessa uppdrag hanteras på samma sätt som övrig produktion och rutinerna kan då beskrivas under kapitel 5. L-8 Service Här beskriver ILAB sina rutiner för servicearbeten. Jämför med ditt eget företags rutiner och justera skrivningarna om det behövs. 24

25 9. Dokumentstyrning I det här kapitlet finns rutiner för styrning av dokument och data samt en förteckning över samtliga rutiner, blanketter, trycksaker och dokumentmallar som ingår i ILABs ledningssystem. L-9 Dokumentstyrning ILAB har gjort en relativt omfattande förteckning över dokumenttyper och nummerserier som används i företaget, också sådana som normalt inte ingår i rutiner för kvalitet, miljö, kompetensförsörjning, hälsa och säkerhet. Anbud, beställningserkännande, rekvisitioner och fakturor är exempel på sådana dokument. Beroende på vilka datahjälpmedel som används, kan nummerserierna i ditt företag se annorlunda ut än de som ILAB använder. Jämför med ditt eget företags rutiner och justera skrivningen. L Dokumentförteckning och korsreferenslista De rutiner, trycksaker, planer och blanketter som ingår i ILABs ledningssystem framgår av förteckningen. I tabellen visas i vilka rutiner som kraven i FR2000 behandlas. I några fall har ILAB skrivit en rutin som täcker flera avsnitt i kraven. Om det passar ditt företag, kanske du kan slå ihop ännu fler rutiner för att därmed minska dokumentmängden. Glöm då inte att uppdatera förteckningen. Notera att varje ändring av en rutin eller blankett i ledningssystemen som innebär att den får en ny utgåva, också innebär att förteckningen måste uppdateras och då få en ny utgåva! Om du har en pappersversion av ledningssystemet i en pärm, glöm inte att också ändra i flikregistret för pärmen om du gör ändringar som påverkar kapitelindelningen. Elektroniska original till försättsblad, ryggskylt och register för pärmen finns i mappen Pärm. Elektroniska original till övriga egna blanketter finns i mappen Blanketter. De externa blanketter som ILAB använder, finns inte med i de filer som du kan hämta från medlemssidorna på TMFs webbplats. Senaste version hämtar du lämpligen direkt från respektive utfärdares webbplats på Internet. L Projektpärmar ILAB samlar dokumentation om enskilda projekt i projektpärmar. Om ditt eget företag använder andra begrepp, måste du vara uppmärksam så att du också ändrar alla övriga dokument i ledningssystemen där dessa begrepp används. 25

26 10. Verksamhetsbeskrivning I det här kapitlet finns en översikt över ledningssystemet som visar kunder, medarbetare, leverantörer och andra intressenter hur eget företaget och dess verksamhet ser ut. Allmänt När du använder ILAB ledningssystem som underlag och inspirationskälla för att dokumentera rutinerna i ditt eget företag, bör du särskilt tänka på följande. L-10 Verksamhetsbeskrivning Notera att Verksamhetsbeskrivningen är en sammanfattning av den information som finns i olika dokument i ledningssystemet, främst i kapitel 1 och 2. Skrivningarna bör alltså stämma överens. Detta gäller till exempel: L-1.1 Affärsidé L-1.2 Riktlinjer för verksamheten L-1.3 Verksamhetsmål L-1.5 Organisation, ansvar och befogenheter L-1.10 Kompetensförsörjning L-2 Marknadsföring och försäljning L-2.5 Uppföljning av levererade produkter. 26

27 Dokumentmallar I den här mappen finns de dokumentmallar som används för att skapa dokument i ILABs ledningssystem. Du kan använda dem som förlaga för att skapa egna dokumentmallar, för ditt företags ledningssystem. ILABs dokumentmallar Här finns följande dokumentmallar: Rutin.dot Blankett.dot Blankett liggande.dot Automatiserade funktioner Ledningssystem I dokumentmallen Rutin.dot uppdateras fälten för sidnummer och antal sidor automatiskt vid utskrift (eller om du markerar och trycker på tangenten F9). Dokumentnummer, datum och Utgåva i Sidhuvud återges i sidhuvudet på samtliga sidor. Blanketter Dokumentmallarna för blanketter är utförda på liknande sätt som dokumentmallen för ledningssystemet. Dokumentmallar för ditt eget företag För att skapa en egen dokumentmall för dokument i ledningssystemen, gör så här. Öppna dokumentet Rutin.dot i undermappen Flik 17 Dokumentmallar i Word. Välj Arkiv/Spara som och leta upp den mapp i din dator där dokumentmallarna för Word finns (C:\Program\Microsoft Office\Mallar (Word 97) eller C:\Documents and Settings\<Användare>\Application Data\Microsoft\Mallar (Windows XP eller Windows 2000 och Word 2003). Sökvägen kan se annorlunda ut beroende på programversion och om Word är installerat på din PC eller på företagets server. Spara dokumentmallen med filnamnet Rutin.dot. 27

28 Sidhuvud Välj Visa/Sidhuvud och sidfot (eller dubbelklicka i sidhuvudet). I Sidhuvud, byt ILAB logotyp till ditt eget företags logotyp eller namn. Ändra namn under Utfärdad av och Fastställd av. Gör eventuella övriga förändringar som du önskar i sidhuvudet. Om du vill ha samma datum på alla dina dokument, skriv in det önskade datumet i stället för <yyyy-mm-dd>. Notera att du måste ändra datumet när du så småningom utfärdar en ny utgåva av dokumentet. Text Välj Visa/Sidhuvud och sidfot igen (eller dubbelklicka i den gråskuggade textdelen av dokumentet). Gör de övriga ändringar av utseende, marginaler, teckensnitt och formatmallar för rubriker som du önskar. Spara dokumentmallen. 28

29 Blanketter I den här mappen finns de interna blanketter som ingår i ILABs ledningssystem. Allmänt När du använder ILAB ledningssystem som underlag och inspirationskälla för att skapa blanketter i ditt eget företag, bör du särskilt tänka på följande. Blankett och rapport Blankett är en förlaga för en rapport. Den används för att skapa en kopia som sedan används för ifyllnad. Filnamn i ITABs system: B-{blankettnr} {namn}.doc Rapport är en kopia av en blankett med specifika uppgifter ifyllda. Ifyllnaden kan ske elektroniskt eller för hand eller som en kombination där vissa uppgifter först fylls i elektroniskt och resten fylls i för hand ute på arbetsplatsen. Filnamn i ITABs system: R-{blankettnr} {namn}.doc Egna blanketter Här finns samtliga interna blanketter som ingår i ledningssystemet. För en förteckning, se Flik 9. Externa blanketter Externa blanketter finns inte med bland de filer som du kan hämta från medlemssidorna på TMFs webbplats. Senaste version av dessa hämtar du lämpligen direkt från respektive utfärdares webbplats på Internet, eller beställer dem från utfärdaren, se Flik 9. 29

30 Pärm Elektroniska original till försättsblad, ryggskylt och flikregister till en pärm där du kan ha en pappersversion av ledningssystemet. Försättsblad och ryggskylt Byt ILAB logotyp till ditt eget företags logotyp eller namn. Flikregister Glöm inte att ändra i flikregistret om du gör ändringar i ditt företags ledningssystem som påverkar kapitelindelningen. 30