Eksjö kommun Granskning av Nifsarpsskolan och Eksjö fordonsutbildning AB KPMG AB

Transkript

2 ABCD Eksjö kommun Nifsarpsskolan och Eksjö Fordonsutbildning AB Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte och metod 1 3. Nifsarpskolan/Eksjö Fordonsutbildning AB Kommunens ägardirektiv Hur särskiljs personalens tid för de olika verksamheterna? Hur delas investeringskostnaderna och driftskostnaderna mellan verksamheterna? Anläggningstillgångarna och finansiering Fakturering och attest 5 4. Sammanfattande kommentarer 5

3 1. Bakgrund Eksjö kommuns revisorer tillika lekmannarevisorerna i de kommunala bolagen har bedömt det som väsentligt att granska de kommunala bolagen utifrån god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen utgör underlag för respektive lekmannarevisors granskningsrapport som överlämnas till kommunfullmäktige och bolagsstämma. Från och med 2007 är det lagreglerat att lekmannarevisorn ska biträdas av sakkunnigt biträde (KL 9 kap 8 ). Enligt god revisionssed ska inte lekmannarevisorn biträdas av bolagets utsedda revisor. 2. Syfte och metod Eksjö fordonsutbildning AB delar bland annat lokaler, inventarier och personal med den kommunala gymnasieskolan. Revisorerna vill genom en granskning klargöra var gränssnittet går mellan bolagets organisation och den kommunala verksamheten. Följande huvudsakliga frågeställningar ingår i granskningen: Kommunens ägardirektiv, vad innebär dessa och hur följer bolaget desamma? Hur särskiljs personalens tid för de olika verksamheterna? I vilken omfattning används Nifsarpsskolan personal i Eksjö Fordonsutbildning AB uppdragsutbildning? Hur delas investeringskostnaderna och driftskostnaderna mellan verksamheterna? Vem äger anläggningstillgångarna och hur har dessa finansierats? Fakturahantering, stickprov Granskningen koncentreras kring dokumentstudier och intervjuer med rektor för Nifsarpsskolan, vd för Eksjö Fordonsutbildning AB och ekonomikontoret samt verifikationsgranskning. 3. Nifsarpskolan/Eksjö Fordonsutbildning AB Nifsarpsskolan är sedan 1 januari, 2006 en intraprenad, avtalet sträcker sig fram till 31 december Avtalet har förlängts i väntan på ombildandet till fristående skolan. Nifsarpsskolan ansvarar för gymnasieskolans nationella program Fordonsutbildning med följande inriktningar personbilsteknik, maskin och lastbilsteknik, karosseri, transport och transport med profil anläggning. Skolan delar lokalerna med Eksjö Fordonsutbildning AB (i fortsättningen EFAB) som ansvarar för uppdragsutbildning inom transport och fordonssektor. Nifsarpskolan personal består av 26 anställda. Lärarpersonalen består av sex stycken kärnämneslärare och 20 karaktärsämneslärare, av dessa är det 17 stycken som har 1

4 semestertjänster och övriga har ferietjänst. Personalen är anställd vid intraprenaden. Inför en eventuell fristående skola kommer all personal att få ett nytt arbetstidsavtal och samtliga tjänster blir då semestertjänster. Nifsarpskolan och EFAB ansökte 2008 om att bli fristående skola och beräknar starta den fristående skolan hösten Kommunens ägardirektiv Eksjö Fordonsutbildning AB är enligt ägardirektiven (antagna av kommunfullmäktige i Eksjö kommun ) en del av Eksjö kommuns verksamhet och skall beakta det i sin egen verksamhet. Bolaget ägs av Eksjö Stadshus AB, som är moderbolag för alla helägda kommunala bolag i Eksjö kommun. Fordonsutbildningen står enligt 6 kap 1 kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen och kommunens ledningsfunktion utövas via Eksjö Stadshus AB. Bolagets verksamhet och ändamål utgörs enligt ägardirektiven av vad bolagets bolagsordning, 3, säger, vilket är enligt följande. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Eksjö kommun bedriva utbildning i form av gymnasieutbildning, bedriva och sälja andra former av utbildning, tillhandahålla lokaler, utrustning och lärare till företag som förlägger kursverksamhet hos bolaget, samt bedriva därmed förenlig verksamhet. Syftet och målsättningen med bolagets verksamhet är enligt ägardirektiven i enlighet med vad som stadgas i bolagsordningen, 4, vilket är enligt följande. Ändamålet med bolagets verksamhet är att med iakttagande av de kommunala självkostnadsoch likställighetsprinciperna tillgodose behovet av utbildning som bedrivs i bolaget. I enlighet med ovanstående skrivelse i bolagets bolagsordning skall bolaget bl a bedriva utbildning i form av gymnasieutbildning, vilket ännu inte är fallet. Ägaren har dock tagit med denna skrivelse i ägardirektivet och bolagsordningen för att kunna söka tillstånd av Skolverket att bedriva en fristående skola. 3.2 Hur särskiljs personalens tid för de olika verksamheterna? Enligt intervjuer sker det en kunskapsöverföring mellan EFAB och Nifsarpsskolans personal eftersom EFAB hyr in personal från Nifsarpsskolan. Eftersom EFAB inte har någon egen personal hyr man Nifsarpsskolans personal till uppdragsutbildningen. Enligt intervjuer sker det en automatisk fortbildning och kunskapsöverföring i och med att det är samma personal som jobbar i skolan som på uppdragsutbildningen. Det är mycket sällan annan personal används vid uppdragsutbildningarna. Det finns ingen redovisning för antalet timmar Nifsarps personal hyrs ut till bolaget, vilket medför att det är svårt att särskilja på tiden mellan de två verksamheterna. Enligt Vd/Gymnasiechef sker en uppskattning av antalet timmar. I praktiken går det till så att bolaget 2

5 lämnar en offert på ett uppdrag och sedan är det offererad summa som faktureras uppdragsgivaren. Kostnaden för den inhyrda personalen blir enbart en uppskattning enligt Vd/Gymnasiechef. Enligt kontoanalys av EFAB 6800 inhyrd personal så var kostnaden för juli-december 2008, 59 tkr varav ca 20 tkr utgör kostnad för Vd och administrativ assistent (schablon om knappt 5 % av deras månadslön). Bilaga 6800 visar att verifikation 325 är felkonterad och har elimineras bort, 20 tkr har beräknats från de fakturaunderlag som erhölls av Vd. Dessa visade att kostnaden för Vd samt administrativ funktion uppgick till ca 3,5 tkr per månad, vilket innebär ca 20 tkr för sex månader. Kostnader för Vd samt administrativ funktion är bokfört på konto 6800 vilket framgår dels vid avstämning av Fakturaunderlag inhyrd personal mot bokförda belopp på 6800, samt via kontoanalys av Lön tjänstemän 7210 där inget bokats på kontot efter den 9 maj Den sista bokningen var en omföring av en verifikation. Därför finns en kostnad för lärare med ca 40 tkr, detta skall jämföras med fakturerade 423 tkr på konto 3041 Försäljning av tjänst. Försäljning av tjänst är tagen direkt från bokföringen, vilket innebär att det inte tas hänsyn till eftersläpningar i faktureringen eller felaktiga periodiseringar. Se bilaga 3041 för period där omslutningen är 516 tkr 93 tkr = 423 tkr. Eftersom timmarna som hyrs och används till faktureringen enbart är en uppskattning innebär det att det omöjligt att granska om utdebiterade timmar stämmer överens med det som erläggs till kommunen. Vi anser att det skall finnas en tydlig redovisning av antalet timmar som EFAB hyr personal från Nifsarpsskolan. Vi anser att det är en brist i den interna kontrollen då Nifsarpsskolan dvs. kommunen inte kräver någon form av verifikation på nerlagda timmar. 3.3 Hur delas investeringskostnaderna och driftskostnaderna mellan verksamheterna? Investeringar sker helt i fordonsutbildningen då samtliga anläggningstillgångar förutom fastigheterna ägs av bolaget. Samtliga löpande driftskostnader som har med Nifsarpsskolan att göra tas löpande av intraprenaden i skolan och även om anläggningstillgångarna ägs av fordonsutbildningen så står även intraprenaden för årets kostnad för dessa, genom en fakturering från fordonsutbildningen till intraprenaden innehållande årets avskrivningar plus räntekostnad för anläggningstillgångarna. När fordonsutbildningen i sin tur nyttjar personal, lokaler och anläggningstillgångar i sin verksamhet sker en återfakturering från intraprenaden till fordonsutbildningen. Denna återfakturering sker via beräknat uthyrningspris per timma avseende uthyrd personal, lokal och anläggningstillgång. 3

6 Vi kan konstatera via resultatrapporten att ingen fakturering har skett för bolagets nyttjande av anläggningstillgångar, lokaler, drivmedel, etc från Nifsarpsskolan. Vi uppfattar att det är rimligt att Nifsarpsskolan tar ut någon form av kostnad från bolaget vid deras nyttjande. 3.4 Anläggningstillgångarna och finansiering Fordonsutbildningen äger samtliga anläggningstillgångar, förutom fastigheterna, enligt erhållet anläggningsregister. I enlighet med ovan hyrs sedan dessa ut till fullo till intraprenaden genom full kostnadstäckning, då årets avskrivningar plus räntekostnad faktureras intraprenaden. Finansieringen av anläggningstillgångarna sker via den checkräkningskredit som fordonsutbildningen har via Eksjö kommuns koncernkontosystem. Vad gäller fastigheterna så ägs byggnaderna av Eksjö Kommunfastigheter AB och marken av Eksjö kommun, vilket man dock räknar med kommer att ändras då man inom kort ska överta både byggnader och mark, så att det fullständiga ägandet finns i Eksjö Fordonsutbildning AB. Ingående i fastigheten har fordonsutbildningen stått för kostnaden för dels den s.k. Motorbanan och dels för den s.k. Riskutbildningshallen. Dessa båda anläggningstillgångar hyrs ut till fullo till extern part, Eksjö Trafikutbildning AB, vilket är ett privatägt bolag. Det finns inget upprättat hyresavtal mellan Nifsarpskolan och EFAB. Kommunen erlägger en hyra motsvarande avskrivning samt 3 månaders Stiborränta. Enligt uppgifter är det bolaget som har bestämt hyran. Vi anser att det bör finnas ett skriftligt avtal mellan parterna som reglerar hyresförhållandena. Beträffande halkbanan finns inget avtal för uthyrning mellan EFAB och Eksjö Trafikutbildning AB. Dock sker det redan en uthyrning av halkbanan, hyran är konstruerad på samma vis som uthyrningen till kommunen, dvs. avskrivning (33år) samt 3 mån Stibor + 1 %. Vilket motsvarar självkostnaden (förutsatt att livslängden är 33 år för halkbanan). Utformningen av hyran är gjord av Vd och godkänts av bolagets styrelse enligt protokoll , 74. Vi ställer oss frågande om hyran är marknadsmässig med nuvarande konstruktion. Vi anser att det inte är tillfredställande att ett avtal ännu inte har upprättats och undertecknats mellan EFAB och Eksjö Trafikutbildning AB efter fem månader. Likaså anser vi att ett hyresavtal mellan gymnasieskolan och EFAB bör upprättas. Vi noterar att enligt EFAB:s årsredovisning not 1 redovisningsprinciper, att bolaget tillämpar följande avskrivningsprinciper: maskiner, bilar och inventarier 5år och markanläggningar 20 år 4

7 3.5 Fakturering och attest Vid stickprov av väsentliga fakturor uppmärksammades bland annat leverantörsfaktura med leveransadress; Nifsarpsskolan Halkbana Då halkbanan till 100 % ägs av bolaget och alla intäkter därifrån går till bolaget är det klart att kostnaderna skall belasta bolaget. Bakomliggande attest visar att Vd felaktigt godkänt den för debitering på kommunen. Dessutom attesterar gymnasiechefen faktura från bolaget till kommunen, det vill säga att Vd /gymnasiechef attesterar åt båda hållen. Enligt undantagsreglerna för jäv i ABL 8 kap 34 kan under vissa omständigheter jävsförhållanden upphävas. I Eksjös attestreglemente 10 under rubriken Jäv, är det inte tillåtet att attestera transaktioner som berör vederbörande personligen eller har nära anknytning till vederbörande. Vi uppfattar att ett sådant förhållande råder mellan Nifsarpsskolans gymnasiechef och EFAB:s Vd. Attestreglementet gäller även de kommunala bolagen. Det är ur ett intern kontrollperspektiv direkt olämpligt att en person har möjlighet att attestera sina egna fakturor. Förhållandet kan medföra att personen kan påverka respektive organisations resultat. Med attest menas att intyga att kontroll utförts utan anmärkning. Det är attestantens roll att kontrollera exempelvis att fakturans innehåll överensstämmer både med gjord beställning och faktiskt leverans vad avser pris, kvalitet, kvantitet, betalningsvillkor samt att fakturan är utställd på rätt organisation. 4. Sammanfattande kommentarer Vi kan konstatera att det finns uppenbarliga brister i den interna kontrollen vid Nifsarpsskolan och EFAB. Vi vill påminna om kommunstyrelsens ansvar för verksamheten och dess uppsiktplikt enligt 6 kap 1 kommunallagen 5