Bruksanvisning Prator

Transkript

1 Version: 7 Skapad: Godkänd Datum/Sign: /Monica Bofred Ansvarig: Monica Bofred evry.com Bruksanvisning Bruksanvisning Prator

2 Versionshistorik Ändring nr. Ändring datum Förändringar Reviderad av Dokument skapat Mikael Gustafsson Ny logotype samt ändring av bolagsnamn Monica Bofred Ändrat huvud och fot Monica Bofred Ändringar efter feedbackflöde och frisläppningsmöte Monica Bofred Omformuleringar av copyright texten Anette Menzinsky Varningstext ang. spara information Göran Moberg Markerat ändringsbehov av användarmanual. Ändrat rubrik till Prator 3. Monica Bofred Ändrat dokumentnamn i foten Monica Bofred Bytt till rätt bolagsnamn för ansvarig tillverkare Anette Menzinsky Uppdaterat inför version 4.0 Monica Bofred Inga ändringar gällande version Gudrun Söderlind Granskad i version Monica Bofred EVRY Healthcare 2014 Sida 2/17

3 Innehållsförteckning 1 Säkerhetsinformation 6 2 Förklaring av symboler och märkning 8 3 Produktöversikt Avsedd användning Beskrivning av Prator 9 4 Nödhantering Om fel uppstår Problem med datanätverket Åtgärder: Strömavbrott Åtgärder: Programstopp Åtgärder: Manuella rutiner 11 5 Handhavande Inloggning/utloggning Logga in första gången Logga in fortlöpande Logga ut Automatisk utloggning Låsa/låsa upp Säkerhet Användarnamn Byte av lösenord Glömt lösenord Säkerhet Användning 13 6 Varningsmeddelanden och information Varningar i Prator Avliden 14 7 Tillbehör 14 8 Underhåll Felmeddelanden och åtgärder 15 9 Tekniska specifikationer (avser klient) 15 EVRY Healthcare 2014 Sida 3/17

4 9.1 Hårdvara Operativsystem Mjukvara Avfalls och skrotningshantering 16 EVRY Healthcare 2014 Sida 4/17

5 Copyright, 2015 EVRY Healthcare Systems AB Alla rättigheter, inklusive samtliga immateriella rättigheter, till: (i) den programvara som beskrivs i denna bruksanvisning, inklusive eventuella uppdateringar och nya versioner därav ( Programvaran ); (ii) denna bruksanvisning ( Bruksanvisning ); samt (iii) samtliga användarmanualer för Programvaran, vilket inkluderar men inte är begränsat till manualer för Programvarans installation, konfigurering och användning ( Användarmanualer ); tillkommer EVRY Healthcare Systems AB ( EVRY ) och dess licensgivare. All kopiering av Programvaran är förbjuden, med undantag av sådan kopiering som är tillåten enligt tvingande lag. Användning av Programvaran förutsätter innehav av en giltig licens till Programvaran. Utöver de särskilda villkor och begränsningar som framgår av tillämpligt licensavtal så skall Programvaran användas i överensstämmelse med Bruksanvisningen, tillämpliga Användarmanualer samt EVRYs eventuella övriga skriftliga instruktioner avseende Programvaran. Användning av Programvaran får endast ske för avsett ändamål och uteslutande av sådana användare som har genomgått, vid var tid, föreskriven obligatorisk användarutbildning för Programvaran ( Certifierad Användare ). För den händelse det uppstår ett allvarligt fel i Programvaran som medför uppenbar risk för skada på person eller egendom, så äger EVRY rätt att begära att all användning av Programvaran, eller del därav, upphör temporärt till dess att felet i Programvaran har åtgärdats. Denna Bruksanvisning samt Användarmanualerna uppdateras från tid till annan, bland annat i samband med att en ny version av Programvaran tillgängliggörs. Senast tillämpliga versioner av Bruksanvisningen samt Användarmanualer finns tillgängliga i programmet. Användaren är skyldig att säkerställa att Programvaran alltid används i enlighet med senast tillämplig version av Bruksanvisningen samt respektive Användarmanual. Användning av Programvaran i strid med Bruksanvisningen, tillämpliga Användarmanualer och/eller EVRYs övriga instruktioner avseende Programvaran och dess användning kan förorsaka skada på person eller egendom. EVRY tar inget annat ansvar för Programvaran eller dess användning än det ansvar som uttryckligen följer av tillämpligt licensavtal eller som i övrigt åvilar EVRY enligt tvingande lag. Med undantag för de garantier som uttryckligen framgår av licensavtalet så tillhandahålls Programvaran i befintligt skick och EVRY friskriver sig ifrån alla övriga garantier avseende Programvaran, inklusive underförstådda garantier, vilket inkluderar men inte är begränsat till garantier om viss funktionalitet, lämplighet för ett särskilt ändamål eller immaterialrättsintrång. EVRY tar vidare inget ansvar för förlust eller skada, vare sig direkt eller indirekt, som förorsakas av Programvaran eller dess användning med undantag för sådant ansvar som uttryckligen åvilar EVRY enligt tillämpligt licensavtal och tvingande lag. EVRY tar inte i något fall ansvar för skada eller förlust som har orsakats på grund av att Programvaran har använts: (i) av part som inte innehar en giltig licens till Programvaran; (ii) av andra användare än utbildade Användare; (iii) för annat ändamål än avsett ändamål; eller (iv) i strid med senast tillämpliga versioner av Bruksanvisningen, tillämpliga Användarmanualer samt eventuella övriga skriftliga instruktioner ifrån EVRY och EVRY skall EVRY Healthcare 2014 Sida 5/17

6 hållas skadeslös för sådan skada samt förlust som EVRY förorsakas med anledning av sådan icke tillåten användning av Programvaran. 1 Säkerhetsinformation Följ alltid tillverkarens instruktioner. Läs hela bruksanvisningen och följ anvisningarna innan ni börjar använda Prator för första gången. Bruksanvisningen har skrivits för att säkerställa att ni ska kunna hantera Prator på ett säkert och korrekt sätt. Prator mjukvaran är avsedd att användas av kvalificerad personal som har grundläggande kunskaper i att arbeta i Microsoft Windows miljö och noggrant läst bruksanvisningen samt genomgått grundutbildning på Prator. Prator är ett IT-stöd för hantering av samordnad vårdplanering, t.ex. samordnad planering vid utskrivningsklar ( SPU ) samt samordnad individuell plan ( SIP ) när det gäller de dokument som används för att stödja processen mellan olika aktörer inom slutenvården, primärvården och kommun. Att spara information från Prator lokalt eller på annan plats än i Prator självt innebär en risk för att informationen tillgängliggörs till obehöriga. För riktlinjer angående detta hänvisas till er lokala IT-policy. Prator är en mjukvara som är avsedd att installeras och köras på en dator, och har i sig själv ingen elektrisk anslutning. För information om typ och grad av elektrisk isolation, IP klassning etc. hänvisas därför till den medföljande dokumentationen för datorn. Då Prator används i en ofta komplex datanätverksmiljö så finns det risk för att avbrott skulle kunna uppstå. Dessa avbrott kan t.ex. bero på problem med datanätverket, programstopp, strömavbrott etc. Den ansvariga organisationen (kunden) skall därför upprätta manuella rutiner (t.ex. blanketter på papper) som kan vidtas i händelse av avbrott. Dessa manuella rutiner ska användas för att kunna fortsätta arbetet med processerna på ett ordnat och säkert sätt. Denna manuella hantering får sedan i efterhand läggas in i Prator. Varje vårdenhet behöver se över sitt behov av manuella rutiner. Datorer som används för att köra Prator skall uppfylla säkerhetskraven i IEC (säkerhet för informationsteknik utrustning) eller motsvarande standard. Avståndet mellan patient och dator skall alltid vara mer än 1.5 meter. Om avståndet mellan patient och dator kommer att vara kortare än 1.5 meter så skall datorn uppfylla säkerhetskraven i IEC (Säkerhet för medicinteknisk utrustning). Detta för att säkerställa elsäkerheten för patienten. Observera att anslutning av ett elektroniskt beslutsstöd till ett nätverk/datakoppling som inkluderar annan utrustning/mjukvara kan resultera i tidigare oidentifierade risker för patienter, användare eller tredje part. Den ansvariga organisationen EVRY Healthcare 2014 Sida 6/17

7 (kunden) bör identifiera, analysera, utvärdera och kontrollera dessa risker. Eventuella ändringar i nätverket/datakopplingen kan ge upphov till nya risker och kräva ytterligare analys. Ändringar i system kan t.ex. vara: o Ändringar av nätverkets/datakopplingens konfiguration; o Anslutning av ytterligare utrustning/mjukvara/delar till nätverket/datakopplingen; o Urkoppling av utrustning/mjukvara/delar från nätverket/datakopplingen; o Uppdatering av utrustning/mjukvara som är anslutna till nätverket/datakopplingen; o Uppgradering av utrustning/mjukvara som är anslutna till nätverket/datakopplingen; Observera att om ändringar utförs på produkten Prator av den ansvariga organisationen (kunden) utan skriftligt medgivande från EVRY Healthcare Systems AB så är kunden ansvarig för att följa alla nödvändiga regulatoriska steg för att sätta en sådan modifierad medicinteknisk produkt i drift. För information om vilken typ av anslutning till nätspänningen som krävs och hur anslutningen till nätspänningen bryts så hänvisas till den medföljande dokumentationen för datorn/servern. Vid en nödsituation är det alltid möjligt att bryta nätspänningen till datorn/servern genom att dra ur stickkontakten/kontakterna från eluttaget eller ta ur batterierna och laddaren (för bärbara datorer). Observera att datorn som används för att köra Prator kan vara känslig för elektromagnetiska fält och andra störningar. Utsätt därför inte datorn/servern för elektromagnetiska fält (t.ex. mobiltelefoner, privatradio och andra former av radiokommunikation och/eller elektromagnetiska fält) som överstiger de applicerbara standarderna för informationsteknikutrustning. Sådana elektromagnetiska fält skulle kunna påverka datorns/serverns prestanda. Störningarna avtar med avståndet till utrustningen, var därför försiktig vid placering av dator, dragning av kablar och användning av störande utrustning i närheten av datorn. Eftersom mjukvaran Prator inte består av någon fysisk produkt så krävs ingen rengöring/desinfektion. OBS, rengöring och desinfektion av dator (tangentbord, pekdon etc.) som används för att köra Prator kan dock behövas. För dator som uppfyller kraven i IEC så ska information om rengöring finnas i den medföljande dokumentationen för datorn/servern och för information om desinfektion kontakta den ansvariga för vårdhygien på kliniken eller följ klinikens fastställda rutiner för desinfektion av informationsteknik utrustning. För dator som uppfyller kraven i IEC så finns information om rengöring och desinfektion i den medföljande dokumentationen för datorn/servern. Om en batteridriven dator används (t.ex. laptop) så försäkra er om att instruktioner för laddning och underhåll sköts noggrant (finns i den medföljande dokumentationen för datorn). För information om underhåll och teknisk information kring datorutrustning hänvisas till den tekniska manualen för datorn. EVRY Healthcare 2014 Sida 7/17

8 Förklaring av symboler och märkning Produkten följer EU direktiven 93/42/EEG och 2007/47/EG för medicintekniska produkter. Följ instruktionerna i bruksanvisningen. Produktens artikelnummer. EVRY Healthcare 2014 Sida 8/17

9 2 Produktöversikt 2.1 Avsedd användning Prator är avsedd att användas som ett planeringsverktyg och meddelandehanterare mellan slutenvård, primärvård, psykiatrisk öppenvård samt kommunen och stödjer processen med att ta fram en gemensam vårdplan för patienten efter vistelse hos slutenvården. 2.2 Beskrivning av Prator IT-stödet Prator styr samspelet mellan de olika parterna inom hälsovården och kommunen vid processer kring upprättande av samordnad vårdplaner, t.ex. Samordnad Planering för Utskrivningsklara patienter ( SPU ) och processen för Samordnad Individuell Plan ( SIP ) och dess olika användningsområden. Utöver upprättande av planer används Prator även för patientknuten, säker kommunikation mellan vårdgivare och verksamhetsföreträdare. I Prator finns funktioner för att skapa inskrivningsmeddelanden, kalla till vårdplanering, skapa en vårdplan för alla aktörers yrkesgrupper samt hantera utskrivning. I vårdplanen dokumenterar respektive yrkesgrupp information om patientens medicinska tillstånd, behandlingsåtgärder, hjälpbehov, kognitivförmåga, ADL-status etc. Det finns även en översikt som visar de patienter /ärenden som finns inlagda. Prator är en web-applikation dvs. installationerna är inte gjorda fysiskt hos användaren utan kunden ges tillgång till produkten via en Internet-anslutning. 3 Nödhantering 3.1 Om fel uppstår Prator kommunicerar med databasen via en Internet-anslutning över ett datanätverk. Detta innebär att det är flera olika tekniska komponenter som måste fungera för att Prator ska fungera. Det innebär också att fel kan uppstå på en eller flera av dessa komponenter. Nedan beskrivs de fel som skulle kunna inträffa och åtgärder för hur dessa fel ska hanteras av slutanvändaren. 3.2 Problem med datanätverket Om datorn har problem med anslutningen till datanätverket så kommer det upp ett felmeddelande så snart användaren försöker starta eller läsa och skriva till Prator. EVRY Healthcare 2014 Sida 9/17

10 Felmeddelandet kan se ut enligt bild nedan: Felmeddelandet innebär att ingen kontakt finns med datanätverket och att ingen information kan sparas till eller läsas från Prator. Detta kan bero på t.ex. på utdragen nätverkskabel, fel på nätverket, överbelastat nätverk, fel på Internet-anslutningen eller problem med datanätverkets server Åtgärder: 1. Kontakta lokalt support/lokal drift. 2. Om felet inte kan lösas snarast så behöver användaren gå över till att använda de manuella rutiner som ska finnas för att hantera samordnad vårdplan vid avbrott. 3. Så snart problemet med datanätverket är löst så behöver användaren kontrollera att senast inmatade patientdata/informationen har lagrats i Prator. Om informationen inte har sparats i systemet så behöver den matas in igen Strömavbrott Om det skulle inträffa ett strömavbrott och datorn inte har batteri back-up (lap-top) eller är ansluten till reservkraft så kommer datorn att sluta att fungera. Detta innebär att ingen kontakt finns med Prator och att ingen information kan sparas till eller läsas från databasen Åtgärder: 1. Kontakta lokal support/lokal drift. EVRY Healthcare 2014 Sida 10/17

11 2. Om felet inte kan lösas snarast så behöver användaren gå över till att använda de manuella rutiner som ska finnas för att hantera samordnad vårdplan vid avbrott. 3. Så snart problemet med datanätverket är löst så behöver användaren kontrollera att senast inmatade patientdata/informationen har lagrats i Prator. Om informationen inte har sparats i systemet så behöver den matas in igen. 3.3 Programstopp Om Prator slutar att fungera eller inte reagerar på knapptryckningar så kan det bero på att programmet har stannat, etc. Programmet behöver då startas om Åtgärder: 1. Kontakta lokal support/lokal drift. 2. Följ de instruktioner som finns när det gäller felrapportering som att t.ex att försöka upprepa händelsen för att kunna ta skärmdump och skriva felrapport. 3.4 Manuella rutiner Då Prator används i en ofta komplex datanätverksmiljö så finns det risk för att avbrott skulle kunna uppstå. Dessa avbrott kan t.ex. bero på problem med datanätverket, programstopp, strömavbrott etc. Den ansvariga organisationen (kunden) skall därför upprätta manuella rutiner (t.ex. blanketter på papper) som kan vidtas i händelse av avbrott. Dessa manuella rutiner ska användas för att kunna fortsätta arbetet med den samordnade vårdplanen på ett ordnat och säkert sätt. Denna manuella vårdplanering får sedan i efterhand läggas in i Prator. Varje vårdenhet behöver se över sitt behov av manuella rutiner. 4 Handhavande 4.1 Inloggning/utloggning Logga in första gången Starta Prator genom att dubbelklicka på den länk som gäller inom er verksamhet för att nå Prator. Prator stödjer två olika sätt att logga in. Vilket sätt som används beslutas av verksamheten. Inloggning med SITHS-kort Inloggning med lösenord. Inloggningsförfarandet beskrivs i detalj i användarmanualer. EVRY Healthcare 2014 Sida 11/17

12 Inloggning med SITHS-kort: SITHS-kortet sätts in i kortläsare. Användaren väljer aktuellt certifikat och klickar OK. Säkerhetskod anges och man klickar därefter på knappen Jag legitimerar mig. Inloggning med lösenord: En inloggningsvy visas, där väljs vilken organisation som man önskar logga in i. Som ny användare i Prator anges det användarnamn och det lösenord som erhållits från systemadministratören. Klicka på knappen Logga in. Du kommer sedan bli ombedd att byta lösenord. Ange det nya lösenordet samt bekräfta och klicka på knappen Ändra Lösenord. Det finns regler för hur lösenordet skall se ut, den informationen erhålls av den systemansvarige. Därefter sker automatisk återgång till inloggningsbilden Logga in fortlöpande Som ovan men ej byte av lösenord Logga ut I Översikten väljs Logga ut som ligger som första rad i vallistan för val av önskad enhet som användaren skall jobba med. Om någon dialog är uppe i någon startad applikation, måste den avslutas först. Varning: Om du håller på att skriva in eller uppdatera text måste du trycka på knappen Spara, annars kommer aktuell text ej att lagras i Prator Automatisk utloggning I Prator kan systemadministratören ange hur länge ( 60 min) en användare kan vara inloggad i Prator utan att vara aktiv. Efter angiven tidpunkt låses applikationerna och ny inloggning måste ske för att kunna jobba vidare i Prator. Sessionstiden förlängs med 60 min varje gång användaren gör något i Prator tex. trycker på knappen Spara, byter skärmbild. Varning: Om du håller på att skriva in eller uppdatera text och ej trycker på knappen Spara inom 60 min, kommer aktuell text ej att lagras i Prator. OBS, när arbetet med den samordnade vårdplanen är klart, eller om dator lämnas utan uppsikt eller i en miljö där det finns risk för att obehöriga skulle kunna läsa eller ändra information i Prator så måste datorn låsas eller användaren logga ut. Detta för att skydda känsliga personuppgifter och vårdinformation. EVRY Healthcare 2014 Sida 12/17

13 4.2 Låsa/låsa upp Görs enligt den lokala instruktion som finns på din arbetsplats. 4.3 Säkerhet Användarnamn I de fall användarnamn är aktuellt blir varje användare tilldelade en användare id och ett lösenord av systemadministratören som används för att logga in i Prator Byte av lösenord Om lösenordet ska bytas så görs detta genom att markera fliken Administrera som då visar en skärmbild där byte av lösenord kan ske. Ange nuvarande lösenord samt nytt och bekräfta genom att ange nytt lösenord. Avsluta med att trycka på knappen Ändra Lösenord Glömt lösenord Kontakta systemansvarig för att få ett nytt lösenord Säkerhet Vid upprepad felaktig inmatning av lösenord blir användarens användare id spärrat och måste låsas upp av systemadministratör. Hur många felaktiga försök till inloggning som tillåts är konfigurerbart av systemadministratören. Giltighetstiden för lösenordet är konfigurerbart av systemadministratören. En varning kommer från och med 10 dagar innan det är aktuellt. Användaren kan ändra sitt lösenord när som helst om det t.ex. finns misstanke om att någon obehörig fått reda på lösenordet 4.4 Användning För ytterligare och mer detaljerad information så finns det i Prator tillgång till online manualer och hjälpfunktioner för resp. skärmbild. EVRY Healthcare 2014 Sida 13/17

14 5 Varningsmeddelanden och information 5.1 Varningar i Prator I Prator används ikoner och olika färger på datum för att visuellt tydliggöra vilken status som meddelanden/vårdplaner har. Mer detaljerad information finns i online hjälpen för aktuell skärmbild. 5.2 Avliden I Prator finns information om patient som är avliden. Viden sökning efter en patient som är avliden visas ett meddelande om att patienten är avliden. 6 Tillbehör Prator integreras med befolkningsregister för att kunna göra patientidentifiering. 7 Underhåll Administrering Administrering av Prator sker av administratör genom tilldelad behörighet som hanteras av systemförvaltare/systemansvarig person. Uppdateringar Vid meddelanden om uppdatering från systemförvaltare/systemansvarig så måste användaren logga ut ur Prator. Inloggning kan ske igen efter angivet klockslag. Underhåll Ytterligare underhåll krävs enligt anvisningarna i den administrativa manualen som du finner via en länk på inloggningssidan. EVRY Healthcare 2014 Sida 14/17

15 7.1 Felmeddelanden och åtgärder Vid felaktig hantering i Prator visas felmeddelande på skärmen för att ge information om vilken åtgärd som skall göras. Om det inträffar oväntade fel som systemet inte tar hand om på ett bra sätt kan det inträffa att interna felkoder kommer fram på skärmen. Det normala är att försöka igen. Fungerar det fortfarande inte kontaktar man sin interna helpdesk. Vid dessa situationer är det bra om man kan ha en beskrivning på vad man gjorde när felet uppstod och gärna en skärmdump. Beskrivning av interna felkoder finner man via en länk på inloggningssidan. 8 Tekniska specifikationer (avser klient) 8.1 Hårdvara Prator ställer inga specifika krav på hårdvara. Hårdvaran på klienten skall vara tillräcklig för att kunna köra nedstående applikation (webbläsare). 8.2 Operativsystem Prator har inget krav på operativsystem. 8.3 Mjukvara Ingen speciell mjukvara (förutom en webläsare) krävs för att köra Prator. Prator är webbapplikation som är verifierad för följande webbläsare: Microsoft Internet Explorer (IE) 9 och senare Cross-intern webbläsare Webbläsaren måste stödja AJAX, samt godkänna popup-fönster då Prator använder sig av det. Prator använder sig av en fönsterstorlek av 1000 pixlar varför klientdator bör ha en skärmupplösning på minst 1280x1024. Man kan dock ha en mindre upplösning, men då kan man få scrolla i sidled. EVRY Healthcare 2014 Sida 15/17

16 9 Avfalls och skrotningshantering Ingen patientinformation sparas lokalt av Prator, dock kan klientdatorn själv ibland spara information på hårddisken från datorns internminne. Om en klientdator ska tas ur drift så rekommenderar vi därför att hårddisken rensas eller destrueras, detta för att säkerställa att känslig medicinsk information/ personuppgifter inte sprids. EVRY Healthcare 2014 Sida 16/17

17 10 Kontaktinformation Support EVRY Healthcare Systems AB Kundservice Storgatan 46 SE Luleå Sweden Tel. +46 (0) Fax +46 (0) Huvudkontor EVRY Healthcare Systems AB Storgatan 19 SE Uppsala Sweden Tel. +46 (0) vx Fax +46 (0) Tillverkad av: EVRY Healthcare Systems AB Storgatan 19 SE Uppsala Sweden Tel. +46 (0) vx Fax +46 (0) Publicerad i Sverige, sept , Art. nr P-3 UM-01 Svenska EVRY Healthcare 2014 Sida 17/17