Kvalitet- och Säkerhetsledning på Norrköping flygplats 2011/2015

Transkript

1 Kvalitet- och Säkerhetsledning på Norrköping flygplats 2011/2015

2 INNEHÅLL 1. Säkerhetsledning vid Norrköping flygplats Inledning Kvalitets och säkerhetsledningssystemet en modell för kvalitetssäkring Ansvar Ledningens ansvar Verksamhetsutövares ansvar Enskilda personers ansvar Mål för säkerhetsledningen Flygsäkerhetsmål Nyckeltal för flygsäkerhetsmål Mål för luftfartsskyddet Nyckeltal för luftfartsskyddet Fastställa flygplatsens säkerhetsstandard Organisation Säkerhetsledning Organisation och mötesstruktur luftfartsskydd Organisation och mötesstruktur flygsäkerhet Principer för säkerhetsledning Styrdokument och rutiner Flygplatsens verksamhetshandbok Väsentliga Lokala styrdokument Uppföljning av verksamheten Hantering av avvikelser och förbättringsförslag Revisioner av verksamheten Riskhantering vid förändringar av system Allmänt Säkerhetsbevisning Riskanalys

3 9. Hantera intern och extern information AI/AR IAIP publikationer för luftfarten Information till allmänhet och press Förvaltning av kvalitet- och säkerhetsledningssystemet Central förvaltning - lokalt ansvar Lokal förvaltning - delat ansvar Lokal kvalitetssäkring av generella och lokala styrdokument

4 1. Säkerhetsledning vid Norrköping flygplats 1.1 Inledning Säkerhetsledningen vid Norrköping flygplats syftar till att minimera samtliga risker i samband med luftfartygs vistelse på flygplatsen till så låga (acceptabla) nivåer som är rimligt. För att lyckas med detta krävs att samtliga medarbetare, oavsett roll, har erforderlig kompetens inom flygsäkerhetsfrågor och luftfartsskydd och att säkerhetstänkandet är prioriterat och utbrett i organisationen. Det säkerhetsrelaterade ansvaret skall vara fördelat i organisationen och rätt förutsättningar skall ges i form av befogenheter och resurser. Det krävs också att flygplatsens arbetet med säkerhetsfrågor bedrivs systematisk med en tydlig förebyggande inriktning. Detta dokument beskriver system och delsystem för säkerhetsledning på Norrköping flygplats. 1.2 Kvalitets och säkerhetsledningssystemet en modell för kvalitetssäkring Norrköping flygplats system för säkerhetsledning är integrerat i och utgör en viktig del av flygplatsens processorienterade kvalitetsledningssystem för TQM (total quality management), QDHB. Säkerhetsledningen på flygplatsen bygger på systematisk tillämpning av nedan beskrivna aktiviteter och det systemstöd som QDHB utgör. En modell som beskriver TQMsystemet och dess huvudaktiviteter kan göras enligt den s.k. PDCA-cykeln: REVIDERA, IMPLEMENTERA INFORMERA, UTBILDA Strategiska/taktiska beslut Förändring av process Förändring av rutin Hantering av information AI/AR Kunskap/kvalitetshöjande åtgärd PLANERA Utifrån identifierade behov planera: Verksamhet och resurser Systematiskt kvalitets- och säkerhetsarbete Förebyggande insatser Dessutom: Beredskap för hantering av särskild händelse KONTROLLERA, UTVÄRDERA Uppföljning av resultat från kontroller och revisioner Uppföljning av resultat av genomförda förändringar Ledningens genomgång Processanalys och riskhantering Identifiering av krav och behov GENOMFÖRA Produktion/verksamhet enligt plan Säkerhetsbevisning vid förändringar Kvalitetskontroller Revisioner av verksamheten Hantering av avvikelser, störningar och förbättringsförslag Övningar för beredskap 4

5 2. Ansvar 2.1 Ledningens ansvar Flygplatschefen tillika den verksamhetsansvarige har det övergripande ansvaret för driften av flygplatsen med tillhörande system. Den verksamhetsansvarige skall säkerställa att flygplatsens aktörer lever upp till ställda krav och att flygplatsen drivs i enlighet med gällande internationella och nationella föreskrifter och den för verksamheten upprättade drifthandbok. Den verksamhetsansvarige ansvarar för att säkerhetskrav regleras i avtal mellan flygplatsbolaget och flygplatsens aktörer, att verksamhet med säkerhetspåverkan följs upp genom ex. periodiska revisioner och att delegerade ansvar med tillhörande erforderliga befogenheter skall vara tydligt formulerade, accepterade och kända. Flygsäkerhetskoordinatorn ansvarar för utveckling och underhåll av flygplatsens system för kvalitet- och säkerhetsledning. Flygsäkerhetskoordinatorn följer upp flygsäkerhetsmålen, att kvalitetssäkrande aktiviteter genomförs enligt säkerhetsledningssystemet och bevakar trender/mönster i avvikelserapporteringen. Flygplatskoordinatorn ansvarar också för planering och genomförande av revisioner av flygplatsverksamheten, flygsäkerhetsmöten, rapportering till myndigheter, utredningar, flygsäkerhetsbevisning o. dyl. Övrig personal har ansvar enligt respektive delegering. 2.2 Verksamhetsutövares ansvar Verksamhetsutövare på Norrköping flygplats ansvarar för bolaget/föreningen bedriver en verksamhet som lever upp till gällande föreskrifter, relevanta avtal och flygplatsens lokala bestämmelser (AR). Verksamhetsutövare ansvarar för att medarbetare har erforderlig, reell och dokumenterad kompetens för arbetsuppgifter med säkerhetspåverkan. Den verksamhetsutövandes ansvar regleras i avtal mellan aktören och flygplatsen. 2.3 Enskilda personers ansvar Personal med flygsäkerhetspåverkande arbetsuppgifter och personer aktiva i flygsäkerhetsrelaterad verksamhet ansvarar för att följa säkerhetskraven för den egna rollen. Samtliga personer med eget tillträde till säkerhetskontrollerat område är skyldiga att rapportera risker och händelser enligt flygplatsens rutin för avvikelsehantering. 5

6 3. Mål för säkerhetsledningen 3.1 Flygsäkerhetsmål Inga sådana händelser som utgör risker för personella eller materiella skador vid luftfartygs landning, taxning eller start skall inträffa på Norrköping flygplats. 3.2 Nyckeltal för flygsäkerhetsmål INCURSIONS Vad är en Runway incursion? ICAO:s (International Civil Aviation Organization) definition av Runway incursion: Any occurrence at an aerodrome involving the incorrect presence of an aircraft, vehicle or person on the protected area of a surface designated for the landing and take-off of aircraft Händelsekategori efter allvarlighetsgrad Klassificering av händelser baseras på Manual of the Prevention of Runway Incursion (ICAO Doc 9870). ICAO:s grundformulering yta avsatt för start och landning kan kompletterats med yta avsedd för taxning så att händelser på taxibana ska kunna klassas med motsvarande kategorier enligt nedan. Tabell 1. Alvarlighetsgrad på händelse som innebär RWY- TWY-incursion Kategori D Kategori C Kategori B Kategori A Händelse som innebär oriktig närvaro på bana eller taxibana men med tillräcklig separation (avstånd el. tid) för att undvika kollision. Händelse som innebär oriktig närvaro på bana eller taxibana utan någon omedelbar risk (intill obefintlig risk) för kollision. Alvarlig händelse som innebär oriktig närvaro på bana eller taxibana med signifikant risk för kollision och som kan resultera i åtgärd för att undvika kollision pga för minskande/för liten separation. Mycket alvarlig händelse som innebär oriktig närvaro på bana eller taxibana där extraordinära åtgärder vidtas för att undvika kollision eller händelse som resulterat i kollision. (Regelbrott/Avvikelse) (Regelbrott/Avvikelse) (Flygsäkerhetsstörning) (Flygsäkerhetsstörning) 6

7 Figur 1. Exempel på RWY-incursions, kategori A, B och C 1 1 ICAO Doc 9870, Manual of the Prevention of Runway Incursion 7

8 RWY INCURSION, TWY INCURSION Flygplatsens system för kontroll av markrörelser ska säkerställa att händelser i form av RWYoch TWY- incursions minimeras och inte utgör risk för personella och materiella skador i samband med taxning, start och landning. Tabell 2. RWY- och TWY-incursions Nyckeltal Mål Utfall Mål Antal händelser kategori A och B Antal händelser kategori C Antal händelser kategori D FOD Regelbundna kontroller av manöverområdet ska säkerställa att FOD 2 inte orsakar risk för skador på flygplan i samband med start, landning eller taxning. FOD som upptäcks och avlägsnas utöver planerade kontroller skall inte överskrida följande antal: Tabell 3. FOD som upptäcks utöver planerade kontroller Nyckeltal Mål Utfall Mål Antal rapporterade FOD på RWY, TWY Antal rapporterade FOD på platta VILT OCH FÅGEL Flygplatsens system för hantering av vilt och fågel ska säkerställa att förekomst av dessa och risk för skador minimeras. Tabell 4. Händelser pga vilt inom flygplatsområdet Nyckeltal Mål Utfall Mål Antal händelser pga vilt inom flygplatsområdet Avser FOD i betydelsen Foreign Object Debris 8

9 SKADOR PÅ FLYGPLAN Systematiskt arbete med förbättringar av arbetsrutiner och hög riskmedvetenhet hos personal ska säkerställa att antalet skador som uppstår på parkerade flygplan minimeras. Tabell 5. Skador på flygplan, orsakade av flygplatsen Nyckeltal Mål Utfall Mål Antal skador på flygplan orsakade av flygplatsen AVVIKELSEHANTERING Flygplatsens system för hantering av störningar i flygtrafiken och avvikelser från planerad verksamhet ska säkerställa att upptäckta brister och risker omhändertas och åtgärdas inom rimlig tid. Tabell 6. Rapporter som hanterats och avslutas inom 6 månader Nyckeltal Mål Utfall Mål Andel rapporter i Avikatorn som hanterats och avslutats inom 6 månader % 29 % 75 % 75 % 75 % 75 % REVISIONER AV VERKSAMHETEN Flygplatsens system för revisioner ska säkerställa att intressenters krav har implementerats i verksamhetsledningssystemet och att erforderliga aktiviteter och rutiner tillämpas i verksamheten med avsedda resultat. Avvikelser som upptäcks i samband med revisioner av verksamheten ska hanteras och åtgärdas så att revisionen kan avslutas inom rimlig tid. Tabell 7. Revisioner som avslutats inom 9 månader Nyckeltal Mål Utfall Mål Andel genomförda revisioner som avslutats inom 9 månader % 80 % 75 % 75 % 75 % 75 % 9

10 3.3 Mål för luftfartsskyddet Inga sådana händelser som utgör hot mot luftfarten eller hot mot människor och egendom skall inträffa på Norrköping flygplats. 3.4 Nyckeltal för luftfartsskyddet Flygplatsens system för kontroll av effektiviteten i säkerhetskontrollen och åtgärder ska säkerställa att luftfartsskyddet lever upp till myndighetens krav avseende förbjudna föremål inom säkerhetskontrollerat område. Kontrollen sker genom systematisk uppföljning av resultat från TIP 3 och stickprov i form av oanmälda tester med förbjudna föremål. OANMÄLDA STICKPROV Målet är att minst nedanstående antal stickprov och tester med förbjudna föremål genomförs på person, i bagage och inom CSRA. Tabell 8. Genomförda oanmälda kontroller av förbjudna föremål på person, i bagage eller inom CSRA Nyckeltal Mål Utfall Mål Antal genomförda kontroller med förbjudna föremål TIP-RESULTAT Resultaten vid bedömning av TIP-bilder följs upp månadsvis. Under en tidsperiod på ett år är målet att följande genomsnitt uppnås av personalstyrkan. Tabell 9. Korrekt bedömning av TIP-bilder i genomsnitt Nyckeltal Mål Utfall Mål Andel korrekta bedömningar av TIP-bilder som personalstyrkan klarar % 95 % 80 % 80 % 80 % 80 % 3 Treat Image Projection 10

11 3.5 Fastställa flygplatsens säkerhetsstandard Verksamhet med flygsäkerhetspåverkan ska organiseras och utföras på ett sätt som leder till att flyplatsens flygsäkerhetsmål uppfylls. För de funktioner och arbetsuppgifter i verksamheten med säkerhetspåverkan definieras därför den säkerhetsstandard som minst ska uppnås. För Norrköping flygplats definieras säkerhetsstandarden som summan av: Internationella och nationella myndighetskrav på verksamheten, flygoperatörers krav på verksamheten samt flygplatsens egna bestämmelser i LSP 4 och AR 5. Myndighetskrav på verksamheten omhändertas i flygplatsens verksamhetshandbok och tas upp som styrande krav i de generella dokumenten och i flygplatsens LSP. De generella dokumenten tas fram gemensamt av inom QDHB och utgör styrdokument för alla medlemsflygplatserna som är anslutna till QDHB. Flygplatsens LSP och AR 4 LSP (Lokalt säkerhetsprogram) 5 AR (Airport Regulations) 11

12 4. Organisation Säkerhetsledning Norrköping Airport AB ansvarar sedan 2008 för drift och utveckling av Norrköping flygplats. Norrköping Airport utgör ledningsfunktionen och den operativa flygplatsverksamheten och flygtrafikledningen utförs av underleverantörer. Säkerhetsledningsarbetet och ansvaret för detsamma är organiserat efter funktion och är oberoende av bolagstillhörighet. Sedan årsskiftet 2009/2010 har säkerhetsledningsarbetet systematiserats. Tillkomsten av flygplatsens två arbetsgrupper Airside Safety Group och Security Group har utökat samarbetet mellan flygplatsens aktörer vilket har många fördelar. Arbetsuppgifter kan fördelas och drivas projektorienterat och kunskapsnivån ökar genom samarbete. De mindre arbetsgrupperna bereder ärenden inför (och fångar upp nya ärenden från) möten med de stora grupperna. Figur 2. Organisation för säkerhetsledning, nyckelpersoner och grupper 12

13 4.1 Organisation och mötesstruktur luftfartsskydd SECURITY GROUP (Lilla flygsäkerhetskommittén) Arbetsgrupp som behandlar och bidrar inom följande: Gällande/kommande regler inom luftfartsskydd och påverkan på verksamheten Riskanalys och säkerhetsbevisning vid förändringar Säkerhetsrelaterade händelser, åtgärder, uppföljning Mål och nyckeltal för luftfartsskyddet Resultat/utfall revisioner och kvalitetsuppföljningar Lokala säkerhetsprogrammet/lsp Lokala säkerhetsrutiner Airport Regulations/AR, Airport Information/AI Sammanträder vid behov, dagordning och deltagare efter innehåll, minnesanteckningar Säkerhetschef sammankallande FLYGSÄKERHETSKOMMITTÉN Öppen grupp för alla verksamheter inom flygplatsområdet som: Utgör ett forum för diskussion och utbyte av kunskap och information Identifierar risker och svagheter på flygplatsen Föreslår åtgärdsförslag för riskeliminering Bidrar i analys av inträffade händelser och effekt av vidtagna åtgärder Motiverar, engagerar och informerar i flygsäkerhetsfrågor Sammanträder vid behov, dock minst 2 ggr/år, dagordning fast, möten protokollförs Säkerhetschef sammankallande 13

14 4.2 Organisation och mötesstruktur flygsäkerhet AIRSIDE SAFETY GROUP (Lilla flygsäkerhetsgruppen) Arbetsgrupp som behandlar och bidrar inom följande: Gällande/kommande regler för flygplatser och påverkan på verksamheten Riskanalys och säkerhetsbevisning vid förändringar Säkerhetsrelaterade händelser, åtgärder, resultat Fokusområden, mål och nyckeltal för flygsäkerhet Resultat/utfall revisioner och kvalitetsuppföljningar Drifthandboken, anvisningar och lokala rutiner Airport Regulations/AR, Airport Information/AI IAIP löpande uppdatering och skrivning (AIP, NOTAM mm) Sammanträder vid behov dagordning och deltagare efter innehåll, minnesanteckningar Flygsäkerhetskoordinator sammankallande, samtliga deltagare initierar till möte. FLYGSÄKERHETSGRUPPEN Öppen grupp för alla verksamheter inom flygplatsområdet som: Utgör ett forum för diskussion och utbyte av kunskap och information Identifierar risker och svagheter på flygplatsen Föreslår åtgärdsförslag för riskeliminering Bidrar i analys av inträffade händelser och effekt av vidtagna åtgärder Motiverar, engagerar och informerar i flygsäkerhetsfrågor Sammanträder vid behov, dock minst 2 ggr/år, dagordning fast, möten protokollförs Flygsäkerhetskoordinator sammankallande 14

15 5. Principer för säkerhetsledning Flygsäkerheten skall alltid prioriteras och skall påverka såväl strategiska som operativa beslut i verksamheten på flygplatsen Luftfartsskyddet skall leva upp till kraven i gällande regelverk och anpassas efter förändringar i samhälle och hotbild Säkerhetsarbetet skall ha en förebyggande inriktning och sträva efter utbredd riskmedvetenhet och hög kunskap inom flygsäkerhet och luftfartsskydd Övergripande mål är riskminimering och ständiga förbättringar Kvalitetssäkring av verksamhetsområden med säkerhetspåverkan sker genom Kvalitetssäkrande aktiviteter enligt ovan beskrivna PDCA-modell där Planering, Genomförande, Uppföljning och Korrigerande åtgärder utgör grunden 15

16 6. Styrdokument och rutiner 6.1 Flygplatsens verksamhetshandbok Flygplatsens verksamhetshandbok är integrerad i kvalitetsledningssystemet QDHB. QDHB är uppbyggt som en processorienterad beskrivning av verksamheten där aktiviteter på olika nivåer och inom olika verksamhetsområden utgör processer. Till processerna kopplas rutiner (beskrivningar som förenklat talar om Vad vi ska göra och Hur? ). Rutinerna/styrdokumenten är indelade i generella och lokala beroende på om de avser gälla samtliga flygplatser som använder QDHB eller enbart den egna flygplatsen. Målet är att flygplatsens verksamhetshandbok ska vara uppbyggd och utvecklas enligt följande: GRUNDLÄGGANDE PRINCIP FÖR ARBETET MED VERKSAMHETSHANDBOKEN: Verksamhetshandboken skall utvecklas av verksamheten och efter behov GENERELLA DOKUMENT Grundläggande mål för aktiviteten och säkerhetsnivåer ska beskrivas i generella dokument ( Vad och med vilken kvalitet ) Myndigheters styrande krav som rör aktiviteten ska lyftas fram i generella dokument Allmän beskrivning av utförande av aktivitet ges i generella dokument Norrköping flygplats deltar i användarmöten inom QDHB och bidrar till utvecklingen av generella dokument Uppföljning av generella rutiner sker i samband med revisioner av verksamheten. LOKALA DOKUMENT Flygplatsens specifika sätt att hantera en process dvs. en detaljerad beskrivning av lokalt utförande av aktivitet ( Hur? ) ges i lokala dokument. Lokala dokument ska fylla ett behov och säkerställa rätt information om rätt utförande Grundläggande princip: Inget behov inget lokalt dokument! Verksamhetsansvarig inom aktuellt verksamhetsområde ansvarar för utveckling, uppföljning och revidering av styrdokument/rutiner inom sitt område Uppföljning av lokala rutiner sker i samband med avvikelsehantering och revisioner av verksamheten. ( Gör vi som vi säger? och Säger vi rätt? ) LEVANDE VERKSAMHETSHANDBOK Målet är att Norrköping flygplats verksamhetshandbok ska vara levande och behövd i verksamheten. Varje enskild anställd ska finna den information om Hur en aktivitet genomförs så att säkerhetsnivåer och styrande krav uppfylls. All information samlas på ett ställe 16

17 och görs tillgänglig för alla vilket säkerställer Bästa möjliga information då uppdateringar bara behöver göras på ett ställe. För att verksamhetshandboken ska vara levande arbetar flygplatsen för följande: Principer för lokalt arbete med verksamhetshandboken Fördelat ansvar för styrdokument och rutiner (ansvar leder till engagemang) Organisationens samlade kunskap ska tas tillvara och spridas (operativa rutiner ska skapas av operativ personal) Ökat aktivt deltagande i uppföljning och avvikelsehantering(flera handläggare) Lokala utbildningar ska bygga på lokala (och generella) styrdokument 6.2 Väsentliga Lokala styrdokument STYRDOKUMENT MED KOPPLING TILL SÄKERHETSLEDNING Säkerhetsledning på Norrköping flygplats (detta dokument) Förvalta QDBH lokalt Rutinbeskrivning Avvikelsehantering Genomföra revisioner av verksamheten Revisionsprogram Säkerhetsbevisning vid förändring (större) av system Riskanalys vid förändring (mindre) av befintliga system Mall Riskanalys STYRDOKUMENT MED KOPPLING TILL VERKSAMHETSOMRÅDEN MED SÄKERHETS- PÅVERKAN Bevaka flygplatsens influensområden Räddningstjänstplan Ytor inom flygplatsen Plan viltövervakning och skyddsjakt Fälthållningsrutin Hantera landande luftfartyg Hantera start av luftfartyg Årstidplan elinstallationer Årstidplan banljus ÖVRIGA VESÄNTLIGA STYRDOKUMENT Verksamhetsplan VD-instruktion Arbetsordning Roller ansvar och befogenheter 17

18 7. Uppföljning av verksamheten 7.1 Hantering av avvikelser och förbättringsförslag Säkerhetsarbetet på Norrköping flygplats sker både löpande och periodiskt beroende på aktivitet. Det är viktigt att potentiella risker uppmärksammas så tidigt som möjligt, helst innan de utgjort någon egentlig risk och innan det sker en avvikelse från planerad verksamhet. Avvikelser och förbättringsförslag hanteras löpande enligt flygplatsens Rutin för avvikelsehantering, nedan följer en kortfattad beskrivning av hanteringen. AVVIKELSERAPPORT SKA SKRIVAS VID FÖLJANDE HÄNDELSER: (Med händelse avses såväl incidenter, mänskligt handlande som funktionsfel hos materiel tillhörande flygplatsen) - Händelse som orsakat eller varit nära att orsaka störningar i flygsäkerheten eller i luftfartsskyddet - Händelse som utgjort potentiell flygsäkerhetspåverkan eller utgjort potentiell påverkan på luftfartsskyddet, dvs. risk för störningar - Händelse som påverkar eller kan komma att påverka miljö och arbetsmiljö - Händelse som orsakat eller varit nära att orsaka avvikelse från planerad och beordrad verksamhet MYNDIGHETEN INFORMERAS Vid flygsäkerhetsrelaterade händelser som negativt har påverkat eller kunde ha påverkat flygsäkerheten inklusive luftfartsskyddet skall en rapport skickas in till Transportstyrelsen utan dröjsmål och senast inom 72 timmar efter händelsen. Följande läggs i intressentlistan för rapporten direkt i Avikatorn. Vid securityrelaterad händelse: sec@transportstyrelsen.se Vid safetyrelaterad händelse: asr@transportstyrelsen.se Alternativt brev eller fax till: Transportstyrelsen Luftfartsavdelningen Norrköping Fax:

19 HANDLÄGGNING ÅTGÄRD När en rapport skapats meddelas flygplatsens trattar omgående via mail. Den operativt ansvariga tratten gör den första bedömningen av ärendet, sekretessbelägger vid behov, avfärdar eller sänder vidare till handläggning, utser handläggare och intressenter. Handläggaren driver arbetet och är ansvarig för ärendet/avvikelsen behandlas och tas upp i lämplig arbetsgrupp och åtgärdas. Handläggaren samlar in information från berörda och tillför relevant information till rapporten i form av noteringar och åtgärdsförslag. (Noteringar till ärendet kan läggas av samtliga registrerade användare.) Då ärendet utretts och erforderliga åtgärder genomförts avslutar tratten rapporten och ser till att viktig information sprids till berörda. Avvikelser och åtgärder följs upp löpande på driftmöten, teamledarmöten och möten med flygsäkerhetsgrupperna. 7.2 Revisioner av verksamheten Revisioner av verksamheten utgör en viktig del i Norrköping flygplats system för kvalitets- och säkerhetsledning. Syftet med revisioner är att utvärdera om olika intressenters krav har implementerats i verksamhetsledningssystemet och att ta reda på om rätt aktiviteter och rutiner tillämpas i verksamheten med avsedda resultat. Dvs Gör vi som vi säger? och Säger vi rätt? Revisioner ska ligga till grund för förändringar i verksamheten och leda till ständiga förbättringar. Kan vi göra bättre? DEFINITIONER Verksamhetsrevision En skriftlig rapporterad undersökning utförd enligt dokumenterade rutiner och checklistor i avsikt att utvärdera om en organisatorisk enhet eller process i verksamheten uppfyller ställda krav. Leverantörsrevision En revision av en vald leverantör för att verifiera att denna möter flygplatsens specificerade krav. Extern revision Med extern revision avses de revisioner som luftfartsmyndigheterna eller annan tillsynsmyndighet gör på hela eller delar av flygplatsverksamheten enligt egen revisionsplan. Därutöver förekommer också så kallade tillträdeskontroller. Dessa, som till sitt genomförande liknar en revision, genomförs då flygplatsen till berörd luftfartsmyndighet anmält förändringar i redan godkänd verksamhet eller organisation. Externa revisioner utförs också av andra intressenter såsom flygbolag och samarbetspartners inom specificerade områden och delar av flygplatsverksamheten. 19

20 Intern revision Med internrevisioner avses revisioner som genomförs på hela eller delar av flygplatsverksamheten på initiativ av flygplatschef och enligt det revisionsprogram som upprättats för året. Målsättningen är att verksamheten i sin helhet skall revideras under en treårsperiod. För Norrköping Airport gäller att interna revisioner också till stor del är leverantörsrevisioner, då driftverksamheten är upphandlad och utförs av flera leverantörer. Revisionsprogram Revisionsprogrammet är en grov tidsplanering av revisioner inom hela flygplatsverksamheten. Programmet anger vilka verksamhetsområden/delar av verksamhetsområden som ska revideras och när. Revisionsprogrammet skall vara strukturerat så att spårbarhet och överskådlighet gynnas. Revisionsplan Beskriver den aktuella revisionens mål, omfattning och upplägg. I revisionsplanen anges vad utgör underlag för revisionen, vilka aktiviteter/processer som ingår, kravelement, deltagare samt planerat tidsschema för revisionen. Checklista Förteckning över det som gås igenom under revisionen. Kan formuleras utifrån aktiviteter eller processer i verksamheten, kravelement, händelser mm. Större avvikelse En avvikelse då betydande delar i ett fungerande verksamhetsledningssystem saknas eller ej uppfyller ställda krav eller då effekten av avvikelsen bedöms ha skadlig inverkan på produkter och tjänster. Mindre avvikelse En enskild avvikelse med begränsad påverkan på verksamhetsledningssystemet eller avsteg från dokumenterade rutiner. Förbättringsförslag Rekommendation på förbättring efter observation av något som med tiden kan utvecklas till en avvikelse. 20

21 PLANERING UPPFÖLJNING Flygplatschef tar tillsammans med flygsäkerhetskoordinator fram ett revisionsprogram på lång sikt (3-6 år). Då målet är att hela verksamheten skall ha genomgått revision under en treårsperiod, bör revisionsprogramet vara strukturerat så att genomförda och planerade revisioner inom treårsperioder går att utläsa. Programmet uppdateras i samband med flygplatsledningens årliga planeringsdagar. Revisionsprogrammet följs i möjligaste utsträckning och uppdateras vid behov. Händelser, förändringar i regelverk mm kan föranleda behov av förändringar av planen. Revisionsprogram och förändringar av detta beslutas av FC. Revisionsledaren planerar revisionerna efter gällande revisionsprogram. En checklista upprättas för varje enskild revision. Checklistans innehåll bygger på strukturen och processerna i QDHB. Genom att gå igenom alla processer i QDHB som tillhör revisionsområdet, garanteras att inga aktiviteter missas i revisionen. Till checklistan hör också samtliga dokument i QDHB, generella och lokala samt underliggande kravelement. Tidigare revisionsresultat och rapporterade händelser inom verksamhetsområdet tas upp vid behov. Revisionen genomförs samordnat på verksamhet och ledningssystem. Till grund för revisionen ligger checklistor baserat på QDHB:s process-struktur. Genom intervjuer och genomgång av all befintlig dokumentation som har implementerats i drifthandboken, generell och lokal, genomförs revisionen. Observationer, (avvikelser på lokal nivå AV, avvikelser på generell systemnivå AV QDHB, och förbättringsförslag, FF) noteras. Efter revisionen upprättar revisionsledaren en preliminär revisionsrapport. Revisionsledaren redovisar resultatet för berörd chef för funktionen/verksamheten. En avstämning görs för att ge tillfälle att rätta till eventuella oklarheter som uppkommit. Berörd chef ansvarar för att åtgärdsplan tas fram vid behov, att korrigerande åtgärder genomförs och att information sprids till berörda inom driftorganisationen. I de fall revisionsledaren ej finner det nödvändigt med en skriftlig åtgärdsplan fattas redan vid avstämningen beslut om åtgärder. Uppföljning och redovisning av avvikelser, planerade eller vidtagna åtgärder och effekter av dessa sker på ledningsmöten, driftmöten, och möten med flygsäkerhetsgrupperna. Revisionen avslutas efter godkännande från flygplatschef (FC). FC beslutar också om ev. uppföljningsrevision och uppdatering av revisionsprogram. En slutgiltig revisionsrapport upprättas och distribueras till berörda. 21

22 8. Riskhantering vid förändringar av system Säkerheten ska alltid prioriteras och säkerhetsarbetet på flygplatsen ska bedrivas förebyggande. Det innebär bland annat att varje förändring i flygplatsens system (större eller mindre) samt nya system ska analyseras och värderas med avseende på deras betydelse för säkerheten. 8.1 Allmänt För att kunna säkerställa att en god säkerhetsstandard upprätthålls måste tänkbara risker med varje förändring analyseras och värderas innan förändringen genomförs. Riskrecuderande åtgärder ska ha vidtagits så att acceptabla risknivåer uppnås. Norrköping flygplats använder två modeller för riskhantering vid förändringar: Säkerhetsbevisning vid större förändringar av system och en enklare Riskanalys vid mindre förändringar av system. Detta dokument beskriver flygplatsens metod för säkerhetsbevisning. DEFINITIONER System Personer, teknik och procedurer som är organiserade för att utföra en eller flera specificerade uppgifter, där ett system kan bestå av flera delsystem. ALARP-principen As Low As Reasonably Practicable, den princip för riskreducering som innebär att risker reduceras till en nivå som kan anses vara rimlig. VÄGLEDNING VID BEDÖMNING AV STOR/LITEN FÖRÄNDRING Varje planerad förändring måste bedömas separat huruvida den ska tolkas som en mindre eller större förändring. Följande kan användas som vägledning: Som mindre förändringar bedöms de som inte direkt har någon flygsäkerhetspåverkan men ändå kan innebära risker som skulle kunna leda till någon form av säkerhetspåverkan samt förändringar som kan få påverkan på arbetsmiljö, miljö etc. Exempelvis: Mindre omorganisationer, ex. ny personal Ny utrustning ex. nytt fältfordon, nya skyltar Underhållsarbeten på/vid manöverområde Förändringar av operativa rutiner (lokala dok) 22

23 Som större förändringar bedöms alla förändringar som direkt kan innebära en flygsäkerhetspåverkan. Det kan vara förändringar av större system eller mindre system med säkerhetspåverkan. Exempelvis: Förändringar som påverkar flygplatsens driftcertifikat Större omorganisationer, ex ny leverantör på driftsidan Förändring i större system ex. kommunikationssystem, utformning av manöverområde Trafik med luftfartyg som kräver säkerhetsåtgärder (över flygplatskod 4C) 8.2 Säkerhetsbevisning Innan ett nytt system driftsätts, gamla system ersätts eller förändringar genomförs i nya system ska en säkerhetsbevisning lämnas in till Transportstyrelsen. Säkerhetsbevisningen ska innehålla flygplatsens utlåtande om att flygplatsens säkerhetsstandard är uppfylld. INGÅENDE DELAR Säkerhetsbevisning är den samlade benämningen på de delar som bör ingå. Bevisningen ska minst innehålla följande: Säkerhetsplan En beskrivning av de system/delsystem som berörs och den planerade förändringen. Planen ska också beskriva hur det är tänkt att förändringen ska genomföras och vilka riskreducerande aktiviteter och åtgärder som planeras samt flygplatsens utlåtande ang. säkerhetsstandard. Till Säkerhetsplanen bifogas följande: Kravkvittenslista En sammanställning över de föreskrifter och ingående krav som berör systemet och förändringen. Kravkvittenslistan ska visa flygplatssystemets överensstämmelse med gällande föreskrifter. Riskkällelista En sammanställning över samtliga identifierade risker som går att koppla samman med den planerade förändringen. I Riskkällelistan listas också resultatet av analysen och den riskbedömning som genomförts med stöd av riskvärderingsmatrisen 6. Om riskreducerande åtgärder planeras ska riskkällelistan visa resultatet av riskbedömningen före och efter åtgärder. Riskreducering enligt ALARP-principen. 6 Av QDHB modifierad orginalmatris ur TSFS 2010:122. Modifiering avser kvantitativa riskvärden som komplement till orginalmatrisens Oacceptabel, Ompröva, Acceptabel. 23

24 Övrig relevant dokumentation Dokumentation som rör systemet och som kan stödja bevisningen av att säkerhetsstandarden uppfylls. Dokumenten kan exempelvis bestå av: teknisk dokumentation, ritningar, testprotokoll, lokala rutiner m.m. METOD ARBETSGÅNG Vid planering av större förändringar ska en säkerhetsbevisning genomföras av personer som har god kunskap och förmåga att identifiera risker med förändringen. Arbetet leds av flygplatsens flygsäkerhetskoordinator eller annan medlem i Lilla flygsäkerhetsgruppen. Stor vikt läggs vid om det föreligger någon säkerhetsrisk och hur förändringen kan komma att påverka det operativa verksamheten under och efter driftsättning. Arbetsgång Säkerhetsbevisning: Identifiera systemområde och delsystem. Identifiera vilka krav som gäller för systemområdet. Sammanställ kraven och eventuellt utförande enlig best practice i en kravkvittenslista. Dela upp listan på delsystem. Redogör för flygplatsens utförande och om kraven uppfylls eller ej. Identifiera potentiella riskorsaker och sammanställ dessa i en riskkällelista uppdelad på delsystem. Bedöm om risken utgör en flygsäkerhetsrisk och gör en riskvärdering före och efter eventuella riskreducerande åtgärder. Riskvärderingen utgörs av kombinationen av sannolikheten att - och allvarlighetsgraden om feltillståndet inträffar. Riskvärderingen bygger på riskvärderingsmatrisen ur QDHB. Endast acceptabla risknivåer kan lämnas utan vidare åtgärder. Komplettera säkerhetsbevisningen med eventuell övrig dokumentation. Sammanställ en säkerhetsplan som innehåller en beskrivning av systemet och den planerade förändringen, riskreducerande åtgärder som vidtas samt flygplatsens säkerhetsutlåtande. Säkerhetsbevisningen innehållande ovanstående dokumentation skickas till Transportstyrelsen. 24

25 TILLSTÅND OCH CERTIFIKAT Planerade förändringar som kommer att påverka flygplatsens driftcertifikat får inte genomföras utan tillstånd från Transportstyrelsen. Flygplatsen ansöker om tillträdeskontroll hos Transportstyrelsen och delger samtidigt genomförd säkerhetsbevisning. För att en tillträdeskontroll ska kunna genomföras krävs att 7 : Anläggningen är färdigställd, testad utan anmärkning, verifierad med testprotokoll Säkerhetsbevisningen är komplett samt att åtgärder är genomförda Anläggningen är driftöverlämnad till flygplatsen Drifthandboken är uppdaterad i tillämpliga delar Berörd teknisk och operativ personal har utbildats på det nya systemet Tillämpliga verksamhetsavtal har kompletterats/upprättats Publicering i IAIP Sverige är omhändertagen Först efter godkänd tillträdeskontroll kan förändringarna/systemet tas i drift. Transportstyrelsen meddelar om godkännande och utfärdar nytt certifikat. Vid förändringar som inte påverkar flygplatsens certifikat kan förändringarna implementeras i verksamheten innan ett godkännande ges av myndigheten. Genomförandet förutsätter dock att flygplatsen lever upp till ställda krav samt att flygplatsen kan visa på att säkerheten är omhändertagen. Ovanstående styrks i säkerhetsbevisningen och flygplatsens säkerhetsutlåtande. Vid varje förändring ska information till berörda, eventuell utbildning, förändring i verksamhetshandbok och samtliga övriga åtgärder ska vara genomförda innan driftsättning. 7 Om tillämpligt 25

26 8.3 Riskanalys Innan ett nytt system driftsätts, gamla system ersätts eller förändringar genomförs i nya system ska en riskanalys genomföras. Syftet med riskanalysen är att identifiera tänkbara riskkällor och vidta sådana åtgärder så att det innan förändringen genomförs säkerställs att flygplatsens säkerhetsstandard uppnås. ALARP-principen 8 ska tillämpas. METOD ARBETSGÅNG Vid planering av mindre förändringar ska en riskanalys genomföras av personer som har god kunskap och förmåga att identifiera risker med förändringen. Stor vikt läggs vid om det föreligger någon säkerhetsrisk och hur förändringen kan komma att påverka det operativa arbetet under och efter driftsättning. Förändringen genomförs endast om acceptabla risknivåer uppnås i riskanalysen. Under arbetet med riskanalysen ska det också säkerställas att flygplatsen lever upp till styrande krav om förändringen genomförs. Arbetsgång riskanalys: Beskriv vilken förändring som planeras och vad i verksamheten (vilka aktiviteter eller vilket system) som påverkas, använd mall för riskanalys. Identifiera potentiella riskorsaker och sammanställ dessa i en riskkällelista. Dela upp på delsystem om möjligt. Gör en riskvärdering för varje identifierad risk, både före och efter eventuella riskreducerande åtgärder. Riskvärdet utgörs av kombinationen av sannolikheten att - och allvarlighetsgraden om feltillståndet inträffar. Riskvärderingen bygger på riskvärderingsmatrisen ur QDHB. Endast acceptabla risknivåer kan lämnas utan vidare åtgärder. Identifiera vilka krav som gäller för systemområdet. Undersök om planerad förändring kommer att leva upp till ställda krav och notera resultatet i mallen. Då krav uppfylls och acceptabla risknivåer uppnåtts kan planering av förändringen fortlöpa. Resultatet delges chef för aktuellt verksamhetsområde och teknisk chef för godkännande innan genomförande av förändring. Riskanalysen med kommentarer inklusive riskkällelistan och övrig relevant dokumentation lämnas även till diariet. Information till berörda, eventuell utbildning, förändring i verksamhetshandbok och övriga åtgärder ska vara genomförda innan driftsättning/genomförande av förändring. 8 ALARP (As Low As Reasonably Practicable) 26

27 9. Hantera intern och extern information 9.1 AI/AR AI, Airport Information och AR, Airport Regulation skapas och distribueras till interna och externa intressenter via QDHB. Med detta system kan utskick göras till alla som är verksamma inom flygplatsområdet eller på något sätt har anknytning till flygplatsverksamheten oberoende av organisation. AI-utskick är en effektiv form av informationsspridning. AI används för att ex. informera om förändringar av öppethållningstider eller för att informera om nya eller uppdaterade styrdokument eller rutiner i verksamhetshandboken. AI kan skapas av alla med administratörsrättigheter och ansvar för utskicken är fördelat efter verksamhetsområde. Flygplatsens operativt ansvariga tratt för avvikelsehanteringssystemet ansvarar för uppdatering av intressentlista. AR utgör flygplatsens lokala bestämmelser/regler. Flygplatsens AR utgör ett komplement till verksamhetshandboken i syfte att skapa förutsättningar för att leva upp till säkerhetsstandarden och uppnå flygplatsens flygsäkerhetsmål. Endast VD/flygplatschef kan fatta beslut i form av AR. Bestämmelserna kan dock utformas och förberedas av flygplatsens Airside Safety Group eller Security Group. 9.2 IAIP publikationer för luftfarten De internationella kraven på utbyte av viktig information för luftfarten (ICAO Annex 15) reglerar vad som ska publiceras. IAIP 9 är samlingsnamnet för all information det som publiceras i AIP 10 och kompletterande/justerande dokument och NOTAM som är av mera tillfällig karaktär 11. AIP publiceras på uppdrag av en stat (Transportstyrelsen i Sverige) och innehåller flygplatsdata, lokala trafikföreskrifter procedurer för in- och utflygning, information om inflygningshjälpmedel, hinderkartor, flygplatskartor, faciliteter mm. Verksamhetsvarig är skyldig att utan dröjsmål, rapportera förändringar på flygplatsen av betydande karaktär, såväl permanenta som tillfälliga. På Norrköping flygplats beslutar VD/flygplatschef om förändringar i eller ny publicerad information. Förberedelser görs inom Airside Safety Group eller av flygplatschef och CO ATS. I Sverige är LFV P&T 12 ansvariga för utgivning av AIP och kompletterande information. P&T kan också på flygplatsens uppdrag genomföra inmätningar, hindermätningar, procedurkonstruktion och kartframställning mm. På uppdrag av flygplatschef sköter CO ATS kontakten med P&T. 9 IAIP (Integrated Aeronautical Information Package) 10 AIP (Aeronautical Information Publication) 11 NOTAM (Notice To Airmen) 12 P&T (produkter och tjänster) 27

28 9.3 Information till allmänhet och press I händelse av en krissituation eller annan händelse där information är av intresse för allmänheten är det viktigt att information från Norrköping flygplats delges på ett så bra sätt. Information som rör verksamheten på flygplatsen bör vara så enhetlig och korrekt som möjlig för att undvika spekulationer. Hur information från verksamheten delges i offentliga sammanhang och i krissituationer regleras av flygplatsens policy för information. Yttersta ansvaret för informations-spridning från verksamheten har VD/flygplatschef. Det styrdokument som utgör Norrköping flygplats policy för information har implementerats i verksamhetshandboken. 28

29 10. Förvaltning av kvalitet- och säkerhetsledningssystemet 10.1 Central förvaltning - lokalt ansvar Centralt ansvarig för drift, underhåll och utveckling av QDHB är en styrgrupp tillsatt av medlemsflygplatserna. Styrgruppen verkar för att innehållet i QDHB omfattar samtliga för flygplatserna gemensamma operativa processer med tillhörande generella anvisningar och kontrollistor som krävs för att gällande lagar, bestämmelser och flygplatsens lokala säkerhetsregler skall kunna följas 13. Med QDHB som gemensamt ledningssystem har alltså flygplatserna fördel av att systemet och det generella innehållet löpande hålls uppdaterat genom gemensamma resurser under ansvar av QDHB styrgrupp. Det betyder dock inte att flygplatserna inte själva ansvarar för generellt innehåll. Tvärtom är varje flygplats själva ansvariga för allt innehåll i sin version av QDHB. Norrköping flygplats måste därför systematiskt arbeta med kvalitetssäkring av såväl lokala dokument, generella dokument och processer i QDHB Lokal förvaltning - delat ansvar Varje flygplats ansvarar för kvaliteten och säkerheten på sin flygplats, där den verksamhetsansvarige (FC), har det yttersta ansvaret. På varje flygplats finns också en utpekad person el. funktion som är ansvarig för säkerhetsarbetet (flygsäkerhetskoordinator). På Norrköping flygplats har flygsäkerhetskoordinatorn ansvaret för förvaltningen på systemnivå. Inom respektive verksamhetsområde, har ansvariga enligt delegering från FC, ansvaret att förvalta innehållet inom respektive del. Förvaltningen innebär att ständigt säkerställa att kvalitet- och säkerhetssystemets funktioner och innehåll motsvarar det som krävs för att verksamheten ska kunna bedrivas enligt flygplatsens definierade säkerhetsstandard, se 3.5. I princip betyder det att kontinuerligt granska QDHB:s processer, generella och lokala dokument och vid behov vidta avhjälpande åtgärder så att ställda krav uppfylls och så att innehåller överensstämmer med verksamheten. 13 Se vidare QDHB A5A Förvalta flygplatsens kvalitetsledningssystem centralt 29

30 10.3 Lokal kvalitetssäkring av generella och lokala styrdokument GENOMGÅNG AV STYRDOKUMENT VID REVISIONER AV VERKSAMHETEN Verksamheten på Norrköping flygplats revideras enligt ett fastlagt revisionsprogram, se vidare 7.2. Vid denna genomlysning som revisionen innebär, gås process för process igenom i sin helhet vilket ex inkluderar: planering (generella och lokala styrdokument), genomförande, uppföljning (avvikelser), förändringsbehov osv. Vid en revision gås samtliga dokument kopplade till processen igenom. Fel och brister i lokala styrdokument: Noteras som avikelser (AV) eller förbättringsförslag (FF). Ansvarig för åtgärd av detta är närmast verksamhetsansvarig. Avikelser rapporteras av revisionsledaren i QDHB och hanteras av utsedd handläggare, arbete med förbättringsförslag stäms av löpande på driftavstämningar. Fel och brister i processer och generella styrdokument Noteras som avvikelser i ledningssystemet (AV QDHB). Avvikelserna rapporteras till QDHB styrgrupp som ansvarar för att åtgärder vidtas. ANSVAR FÖR QDHB LOKALT/VEM GÖR VAD? Ansvarig inom respektive verksamhetsområde: Ansvarar för att erforderliga lokala styrdokument, rutiner, checklistor mm. skapas se 6.1. Ansvarar för att innehållet i lokala dokument hålls uppdaterat. Ansvarar för att lokala dokument och förändringar av dessa blir kända genom lokala utbildningar och information. Ansvarar för att ta hänsyn till gällande styrdokument i händelseanalys (hantering av avvikelser). Rapporterar fel och brister i processer och generella dokument till flygsäkerhetskoordinator eller QDHB styrgrupp direkt och bidrar till förbättrat innehåll. Revisionsledare/Flygsäkerhetskoordinator Ansvarar för granskning och revision av QDHB processer, gällande generella dokument och lokala dokument, se 0. (Revision verksamhet/system samordnas) Tillser att brister/felaktigheter på system och generellt innehåll rapporteras till QDHB styrgrupp och bidrar till förbättrat innehåll. Ansvarar för lokala styrdokument för kvalitets- och säkerhetsledning Ansvarar för uppföljning av avvikelsehanteringen 30