Förslag till föreskrifter om fördelning (delegering) av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter gällande säkerhetsarbetet vid Lunds universitet

Transkript

1 REMISS Dnr BY 2013/64 Byggnad, IT, Service LU Byggnad Arbetsmiljö, Miljö, Säkerhet Per Gustafson, Säkerhetschef Förslag till föreskrifter om fördelning (delegering) av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter gällande säkerhetsarbetet vid Lunds universitet Bakgrund Tidigare har beskrivningen av ansvar, organisation, inriktning, genomförande, ekonomi samt upprätthållande av dokumentstrukturen för säkerhetsarbetet vid Lunds universitet varit en del av säkerhetspolicyn. Arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter har inte varit helt tydliga. För att få en överensstämmelse med andra arbetsordningar vid universitetet föreslås att ovan beskrivning istället utformas som förerskrift med beslut av rektor. Detta som ett resultat av sammanställningen av remissvar om förnyad säkerhetspolicy. Remisshanteringen och möjlighet att lämna synpunkter Förslaget till föreskrifter skickas på remiss till fakulteter via kanslierna (för spridning till samtliga institutioner/motsvarande), USV, sektioner inom den gemensamma förvaltningen, Campus Helsingborg, LUS samt personalorganisationerna. Remisstiden är den 10 april till och med den 6 maj. Yttranden skickas elektroniskt till säkerhetschef Per Gustafson, per.gustafson@bygg.lu.se, senast den 7 maj. Beslut om föreskrifterna beräknas vara klart för rektorsbeslut innan halvårsskiftet Med vänlig hälsning Per Gustafson Säkerhetschef Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Internet Box 117 Byrålogen Per.Gustafson@bygg.lu.se LUND Paradisgatan 5C

2 Bilaga till rektorsbeslut 2013-xx-xx BY 2013/64 Byggnad, IT, Service LU Byggnad Arbetsmiljö, Miljö, Säkerhet Per Gustafson, Säkerhetschef Föreskrifter om fördelning (delegering) av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter gällande säkerhetsarbetet 1 vid Lunds universitet Med stöd av 2 kap. 5 högskolelagen (1992:1434) föreskriver Lunds universitet följande. Ansvar och uppgifter Rektor har det övergripande ansvaret för säkerhet 2 inom universitetet. Vid varje verksamhet/fakultet/institution är chef/dekan/prefekt säkerhetsansvarig. Vid fakultet bör en säkerhetssamordnare utses vilken ska ingå i nedan beskrivet säkerhetsråd. Säkerhetssamordnaren svarar för den fakultetsövergripande kommunikationen och samordnar säkerhetsarbetet. Till sin hjälp bör säkerhetssamordnaren ha institutionella alternativt husvisa säkerhetshandläggare. Säkerhetshandläggarna ska ingå i nedan beskrivna larm- och bevakningsgrupper. Säkerhetschefen, tillika säkerhetsskyddschef, samordnar och kvalitetssäkrar universitetets säkerhetsarbete 3 och gemensamma insatser samt svarar för stöd och råd åt respektive chef och dess verksamhet, såväl för den övergripande strategiska ledningen som för det minutoperativa taktiska arbetet. Säkerhetschefen har därigenom rätten, att i vissa ärenden och fall, fatta de beslut gällande det operativa säkerhetsarbetet som framgår av bilaga 1. I det dagliga operativa säkerhetsarbetet rapporterar säkerhetschefen till den chef som berörs av säkerhetsinsatsen. I universitetsövergripande kris- och katastrofsituationer rapporterar säkerhetschefen till förvaltningschefen och i säkerhetsskyddsfrågor 4 samt i av andra myndigheter föreskrivna säkerhetsfrågor rapporterar säkerhetschefen till rektor. Det åligger ALLA; anställda, studenter, besökare och samarbetspartners, att iaktta de riktlinjer, anvisningar och instruktioner som gäller för det universitetsgemensamma säkerhetsarbetet vid universitetet. 1 Med säkerhetsarbetet avses inte miljö- och arbetsmiljöpåverkande säkerhetsaspekter, för dessa säkerhetsaspekter se Föreskrifter om fördelning (delegering) av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter inom arbetsmiljö, miljö och säkerhet vid Lunds universitet, , Dnr BY 2010/195 2 Med säkerhet avses det skydd, för universitetet som myndighet eller medarbetare och övriga, som behövs för att motverka fara, skada, förlust eller brott 3 Säkerhetsarbetet ska genomföras med hjälp av system, strukturer, processer samt teknik, anpassade att eliminera eller mildra effekterna av nuvarande och framtida hotbilder 4 Säkerhetsskyddsfrågor är de som följer av Säkerhetskyddslagen (1996:627) och det är främst 5-7 som berör universitetet. I förekommande fall ska säkerhetsskyddschefen genomföra säkerhetsprövning enligt 11 (vid de tillfällen Lunds universitet medverkar i forskning knutet till försvaret alternativt vid säkerhetsskyddad upphandling)

3 Organisation Lunds universitet ska ha en säkerhetsorganisation bestående av en gemensam, en verksamhetsbaserad och en händelserelaterad säkerhetsfunktion. Gemensam säkerhetsfunktion Den gemensamma säkerhetsfunktionen svarar för det fortlöpande universitetsgemensamma säkerhetsarbetet och leds av säkerhetschefen. I den gemensamma säkerhetsfunktionen ingår såväl bevakning som tjänsteman i beredskap (TiB). Verksamhetsbaserad säkerhetsfunktion Den verksamhetsbaserade säkerhetsfunktionen består av Säkerhetsrådet samt minst tre Larm- och bevakningsgrupper. Säkerhetsrådet Säkerhetsrådet består av utsedda personer inom fakultet samt student- och personalorganisationerna. Säkerhetsrådet ska i samråd och under samverkan föreslå en universitetsgemensam säkerhetsnivå. De utsedda personerna (en ordinarie och en ersättare) ska ha mandat från respektive fakultet och organisation, att föra talan och de ska även utgöra del av lokal säkerhetsfunktion inom fakultet och organisation. Larm- och Bevakningsgrupper Två av Larm- och bevakningsgrupperna ska bestå av personer som i sitt dagliga arbete har som uppgift att svara för den operativa säkerheten vid institution eller hus. Den tredje Larm- och bevakningsgruppen ska bestå av personer som i sitt dagliga arbete på något sätt konfronteras med bemötandesäkerhet. Dessa personer kan med fördel även ingå i de lokala HMS-kommittéerna. Syftet med Larm- och bevakningsgrupperna är att utbyta erfarenheter och skapa lika förutsättningar för säkerhetsverksamma över hela universitetet gällande säkerhetsarbetet. Händelserelaterad säkerhetsfunktion Till stöd för de akuta åtgärderna, hos den drabbade verksamheten, verkar den gemensamma säkerhetsfunktionen. I akutskedet kan säkerhetschefen och/eller TiB agera som verksamhetens företrädare och ta de nödvändiga beslut som följer av situationen. Sådana beslut ska rapporteras till respektive verksamhetschef. I den händelserelaterade säkerhetsfunktionen svarar respektive verksamhetschef för att ta de beslut som krävs för att verksamheten kan ta sig ut ur en kris- och katastrofsituation. Vid universitetsgemensamma behov kan en central ledningsgrupp upprättas under ledning av förvaltningschefen. Ledningsgruppens sammansättning bestäms i förhållande till händelsens art.

4 Inriktning Säkerhetsarbetet ska utgå från en gemensam grund. Riskhantering, enligt modell nedan, ska regelbundet genomföras vid varje verksamhet/fakultet/institution. Med detta underlag fastställs en för verksamheten acceptabel skyddsnivå och åtgärder utifrån en överenskommen prioritering för att förebygga och begränsa skador och störningar på ett kostnadseffektivt sätt. Det åligger chef/dekan/prefekt att genomföra riskanalyser i förhållande till behovet och kontrollera att beslutade åtgärder genomförs i samråd med den gemensamma säkerhetsfunktionen. Lokala förutsättningar ska beaktas vid höjning av säkerhetsnivån. För att erhålla en god kvalitet ska incidentbevakning samt uppföljning och kontroll av säkerhetsarbetet fortlöpande ske och dokumenteras skriftligt. Det åligger verksamhet/fakultet/institution att i första hand själv skydda sig mot skador och förluster genom riskhantering och förebyggande åtgärder. Sådana åtgärder ska finansieras av verksamheten. I den mån gemensamma investeringar kan göras ska dessa syfta till att likställa och förbättra en god säkerhetsnivå. För att uppnå detta, kan finansiering utgå genom den universitetsgemensamma säkerhetsomfattningen (för närvarande 1 % av lokaltjänstpåslaget), vilket prövas av byggnadschefen från fall till fall. Genomförande Vid all verksamhet inom universitetet ska man eftersträva trygghet för personer, egendom, produktion och resultat. Säkerhetsarbetet ska därför genomföras i samråd med berörda verksamheter, som därefter svarar för informationsspridningen avseende åtgärder och rutiner i den egna organisationen. Säkerhetschefen tillhandahåller metodstöd, upprättar ett skade- och incidentregister samt hjälper till med genomförandet av det systematiska säkerhetsarbetet för att uppnå en god säkerhetskultur med förståelse för säkerhetsarbetet inom verksamhetsramarna och kärnfrågorna.

5 Delad risk Lunds universitet har delad risk med Kammarkollegiet som reglerar skador på egendom, följdskador och ansvarsskador. Premien för riskdelningen betalas gemensamt. Varje verksamhet/fakultet/institution betalar själva (självrisk) för de skador och förluster som uppkommer, med upp till ett basbelopp. Verksamheterna ska tillsammans med den gemensamma säkerhetsfunktionen vidta nödvändiga skyddsåtgärder som ska syfta till att minska risken för skador och förluster. Om inte så görs, kan detta komma att påverka självriskens storlek i framtiden och eventuella förutsättningar gällande en universitetsgemensam riskdelning. Redovisning och revision Universitetet ska verka för att skadekostnader och förebyggande åtgärder går att redovisa på ett tydligt sätt. Universitetet ska verka för en kontinuerlig uppföljning av säkerhetsarbetet. Upprätthållande av styrdokument Säkerhetschefen ansvarar för att styrdokumenten regelbundet ses över, utvecklas och sammanställs och har rätten att fatta beslut gällande anvisningar och instruktioner för det operativa säkerhetsarbetet. Styrdokumenten består av: säkerhetspolicy (fastställs av universitetsstyrelsen), riktlinjer och i förekommande fall föreskrifter (fastställs av rektor) anvisningar och instruktioner (sammanställs och beslutas av säkerhetschefen). Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser Dessa föreskrifter träder i kraft den 2013-xx-xx. Samtidigt upphör motsvarande lydelse som ingår under Säkerhetspolicy att gälla.

6 Bilaga 1 Befogenheter för säkerhetschefen vid Lunds universitet Säkerhetschefen har följande befogenheter: att besluta om akuta åtgärder i händelse av kris, olyckor eller andra incidenter som påverkar anställda, studenter och/eller verksamheter inom Lunds universitet att företräda Lunds universitet i säkerhetsfrågor gällande det skydd, för universitetet som myndighet eller medarbetare och övriga, som behövs för att motverka fara, skada, förlust eller brott samt i de säkerhetsskyddsfrågor som följer av Säkerhetskyddslagen (1996:627) i kontakter med omvärlden att besluta om akuta åtgärder for att upprätthålla säkerheten vid Lunds universitet och/eller efter samråd den chef som berörs av säkerhetsinsatsen besluta om stadigvarande säkerhetsåtgärder att besluta om akuta åtgärder for att upprätthålla informationssäkerheten vid Lunds universitet och/eller efter samråd med rektor besluta om stadigvarande säkerhetsåtgärder Delegation av dessa befogenheter kan när som helst återkallas.