Datum Solveig Andersson kommunchef Ulrika Thorell 1:e kommunsekreterare. Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ulrika Thorell

Transkript

1 1(20) Plats och tid Sammanträdesrum Majberget, kommunkontoret i Bengtsfors, klockan Beslutande Per Eriksson (s) ordförande Per Jonsson (c) 1:e vice ordförande Peder Johansson (s) tjänstgörande ersättare Besnik Dautaj Susanne Öhrn (s) Carl Kullgren (fp) Jerker Johansson (c) Krister Stensson (m) Stig Bertilsson (m) Ersättare Lena Grönlund (s) Marie-Therese Harfouche (c) Peder Johansson (s) Solveig Nettelbo (s) Bernt Petzäll (mp) Linus Lindblad (s) Anna-Greta Strömberg (kd) Kåre Karlsson (c) Övriga närvarande Solveig Andersson kommunchef Ulrika Thorell 1:e kommunsekreterare Justerare Per Jonsson (c) Justeringens plats och tid Kommunkontoret i Bengtsfors den 25 augusti 2015 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ulrika Thorell Ordförande Per Eriksson (s) Justerare Per Jonsson (c) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Ulrika Thorell

2 2(20) KS 190 Redovisning av delegationsbeslut s utskotts protokoll s allmänna utskott 124/15, /15, /15, /15 s utbildningsutskott 47-55/15, s sociala utskott 30-36/15, s sociala utskott enskild del 65-79/15 s tekniska utskott 26-28/15, 9-37/15 s ordförandes delegering Tillfällig ändring av torghandel på Nygårdstorget 3/15 Kommunchefens delegering Förlängning av anställning beställarombud EKA-projektet 12/15 Ansökan om bidrag BRIS 13/15 Delegering attestansvar fakturor vikarierande folkhälsosamordnare 1 14/15 Anställning kontaktman i Kina-Frågor 15/15 Vidaredelegering av beslutanderätt tillförordnad socialchef 16/15 Vidaredelegering av beslutanderätt tillförordnad socialchef 17/15 Anställning vikarierande teknisk chef/områdeschef, lokalförsörjning, intern service 18/15 Beslut om personuppgiftsombud Bengtsfors kommun 19/15 Förlängning av anställning beställarombud EKA-projektet 20/15 Ekonomichefens delegering Godkännande av förfrågningsunderlag avseende upphandling av köksutrustning gemensamt med Dalslandskommunerna och Säffle kommun 9/15 Beslut om tilldelning i upphandling av digitala trygghetslarm-hel larmkedja 10/15 Beslut om tilldelning i upphandling Köksutrustning gemensamt med Dalslandskommunerna och Säffle kommun 11/15 Beslut om tilldelning i upphandling av programvara för budget och prognos 12/15 Nyupplåning Kommuninvest 13/15 Omsättning av lån Kommuninvest 13/15 Mark- och exploateringsingenjörens delegering Nyttjanderätt gällande Nygårdsparkering inom Bengtsfors 3:43 5/15 Arrendeavtal gällande parkeringsplats 6/15 Servitutsavtal för avloppsledning 7/15 Markägartillstånd för tillfälligt kanotupplag 8/15

3 3(20) Rektor Franserud delegering Anställnings- och lönebeslut, barnskötare 4/15 Anställnings- och lönebeslut, lärare 9/15, 14/15, 18/15 Anställnings- och lönebeslut, elevassistent 15-16/15 Rektor Ekhagsskolan/Enebacken Anställnings- och lönebeslut, lärare 8/15, 10-12/15, 15/15, 17/15, 23/15 Anställnings- och lönebeslut, elevassistent 9/15 Anställnings- och lönebeslut, förskollärare 13-14/15, 18/15, 19-22/15 Anställnings- och lönebeslut, fritidspedagog 16/15 Rektor Vuxenutbildningen Anställnings- och lönebeslut, integrationshandläggare 9/15, 11/15 Anställnings- och lönebeslut, handledare 10/15 s beslut godkänner redovisningen av delegationsbeslut.

4 4(20) KS 191 Förvaltningschefsrapport Kommunchefen och områdescheferna informerar från kommunstyrelsens olika verksamhetsområden, aktuella frågor, statistik mm. s beslut tar del av informationen

5 5(20) KS 192 Redovisning av utskottens kvalitetsarbete, utvecklings och uppföljningsansvar enligt kommunstyrelsens reglemente s utskott redogör för beslut, kvalitetsarbete samt utvecklings- och uppföljningsansvar i enlighet med kommunstyrelsens reglemente. tar del av informationen tar del av informationen

6 6(20) Bäckefors Hembygds- & Framtidsförening KS 193 Dnr Ansökan om bidrag för medfinansiering till nödvändig upprustning av skärmtak över entré på Bäckegården, Bäckefors Bäckefors Hembygds- & Framtidsförening har i skrivelse daterad ansökt om bidrag för medfinansiering till reparation av allmänna samlingslokalen Bäckegården, Bäckefors. Ansökan om investeringsbidrag kommer att lämnas till Boverket och det bidrag som äskas av kommunen är 30 kkr. Bäckefors Hembygds- & Framtidsförening har i skrivelse daterad ansökt om bidrag för medfinansiering till reparation av allmänna samlingslokalen Bäckegården, Bäckefors. Det är skärmtaket över entrén som är i behov av upprustning. En kostnadsberäkning för arbetet har erhållits och uppgår till 100 kkr. Ansökan om investeringsbidrag kommer att lämnas till Boverket och det bidrag som äskas av kommunen är 30 kkr. Enligt Boverkets förordning (1996:1593) om bidrag till allmänna samlingslokaler krävs, för att Boverket ska bidrag med 50% av investeringskostnaden, att föreningen själv står för 20% och att kommunal finansiering sker med 30%. Kommunen har tidigare godkänt flera liknande äskanden från föreningar, men mot bakgrund av det svåra ekonomiska läge som kommunen befinner sig i bör detta övervägas. Beredande organ Kommunchefen och kommunstrategen/bitr kommunchefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut beslutar bevilja bidrag om maximalt 30 kkr för medfinansiering till standardhöjande reparation av allmänna samlingslokalen Bäckegården, Bäckefors under förutsättning att medel beviljas av Boverket. Finansiering sker genom kommunstyrelsens konto för oförutsedda utgifter

7 7(20) Kommunfullmäktige KS 194 Dnr Biblioteksplan för Bengtsfors kommun Kommunfullmäktige beslutade att anta kulturstrategi för Bengtsfors kommun. För att få struktur på det breda området som kultur omfattar har arbetsgruppen valt att dela upp arbetet i en kulturstrategi samt en kulturplan. Kulturplanen är även kopplad till en handlingsplan för kommunens olika verksamheter. Syftet med kulturplanen är att samla alla övergripande mål i ett dokument, samt återge kommunens samlade syn på kulturarbetet under perioden Förändringar i omvärlden medför att biblioteken behöver stå redo att anpassa sin verksamhet efter nya behov, varför en del av kulturplanen även var att ta fram en ny biblioteksplan för Bengtsfors kommun. Det övergripande målet, nationellt sett, är att en biblioteksplan kan gagna en jämnare nivå i biblioteksverksamheten mellan olika landsändar. Syftet med den lokala biblioteksplanen är att vara ett övergripande, politiskt förankrat styrdokument som beskriver nuvarande verksamhet, analyserar biblioteksbehovet i kommunen samt ger förslag till utveckling under den aktuella tidsperioden. Biblioteksplanen ligger till grund för den årliga verksamhetsplan som biblioteket upprättar. Planen för har utarbetats av en arbetsgrupp inom biblioteket i samråd med övrig bibliotekspersonal. Beredande organ s utbildningsutskotts förslag till beslut s förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta upprättat förslag för biblioteksplan för Bengtsfors kommun, med nedanstående förändringar under rubriken Framtiden : Mer kontakt med politiker utbildningsutskottet på APT Samarbete med andra förvaltningar olika enheter och organisationer som möter presumtiva låntagare.

8 8(20) Kommunfullmäktige KS 195 Dnr Förenade SmåKommuners Försäkrings AB årsredovisning 2014 Förenade SmåKommuners Försäkrings AB har inkommit med årsredovisning och revisionsberättelse för Beredande organ s allmänna utskotts förslag till beslut s förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner Förenade SmåKommuners Försäkrings ABs årsredovisning samt revisionsberättelse samt beviljar styrelsen ansvarsfrihet för 2014

9 9(20) KS 196 Dnr Granskning av den interna kontrollen säkerställande av trygghet för personer i beroendeställning I planen för granskning av den interna kontrollen för kommunstyrelsen ingår tio områden. Ett område är säkerställande av trygghet för personer i beroendeställning, där momentet rutiner kring genomförandeplaner ska belysas. Metoden är granskning av antalet genomförandeplaner inom sociala området. Metod och urval Denna granskning har genomförts genom intervju med Maria Hammar som är utvecklingsledare inom det sociala området. Syftet med intervjun var att få en bättre förståelse kring genomförandeplaner. Intervjun genomfördes i maj Enhetscheferna inom det sociala området har tillhandahållit underlag kring hur många genomförandeplaner som är upprättade inom respektive område samt tidpunkt på när genomförandeplanerna är upprättade. Materialet från enhetscheferna är framtaget under maj-juni. Inga stickprov i syfte att kontrollera kvaliteten på upprättade genomförandeplaner har genomförts. Iakttagelser Skriftliga rutiner för genomförandeplaner och ledningsdokument för social dokumentation Bengtsfors kommun har två fastställda rutiner för genomförandeplaner. Den ena handlar om dokumentation under genomförandet, den andra om uppföljning av genomförandeplan. Rutinerna är fastställda , reviderade och giltiga till och med Rutinerna omfattar alla utförare och kontaktmän i det sociala områdets verksamheter. Biståndshandläggare beslutar om vilka insatser en individ ska beviljas. Beslutet är grunden för den enskildes individuella genomförandeplan. Det är i genomförandeplanen som det dokumenteras hur, när och av vem en beslutad insats praktiskt ska genomföras samt målsättningen med insatsen. Genomförandeplanen ska regelbundet följas upp, minst en gång per år. Uppföljningen ska säkerställa att den enskilde har fått beviljade insatser. Bengtsfors kommun har också ett fastställt ledningsdokument om Social dokumentation. Dokumentet fastställdes och reviderades Syftet med dokumentationen är att förbättra kvaliteten på de insatser som genomförs inom socialtjänsten och möjliggöra en individuell omsorg. Vård- och omsorgspersonal ska föra social dokumentation. Genom

10 10(20) den sociala dokumentationen kan det klarläggas om den enskilde får rätt stöd och de stöd som vederbörande är berättigad till. Dokumentationen möjliggör insyn och delaktighet i utformning av utförandet av insatserna. Det finns tydliga riktlinjer i ledningsdokumentet om hur genomförandet av beslutade insatser ska dokumenteras samt hur dokumentationen ska förvaras. Faktiska genomförandeplaner (maj 2015) Björklunda och Kolaregården Det bor för närvarande 30 personer på Björklunda och Kolaregården. Det finns 27 genomförandeplaner upprättade. Två individer har tackat nej till att upprätta genomförandeplan och en genomförandeplan är på gång att tas fram. Uppföljningar görs på genomförandeplanerna varje månad. Granåsgården Det är 61 individer som bor på Granåsgården. Alla har en genomförandeplan upprättad. Genomförandeplaner är upprättade sedan 2009 och framåt. De boende som har en genomförandeplan som upprättades för mer än ett år sedan har en uppföljning gjorts under det senaste året. Solbackenhemmet Solbackenhemmet har 47 boende. Det finns 45 upprättade genomförandeplaner, där ingen är äldre än sex månader. Uppföljningar görs kontinuerligt. Två individer har nyss flyttat in och genomförandeplaner kommer att upprättas under juni månad. Hemtjänsten norr Hemtjänsten norr omfattar Bengtsfors, Billingsfors, Gustavsfors och Skåpafors med omnejder. Det är 97 individer inskrivna som är beviljade omvårdnadsinsatser. Det finns genomförandeplaner upprättade för 46 personer, varav 36 är upprättade under de senaste tolv månaderna. Sju planer har påbörjats men är inte klara och åtta personer har tackat nej till genomförandeplan. Det saknas genomförandeplaner för 36 personer. Hemtjänsten söder Hemtjänsten söder omfattar Dals Långed och Bäckefors med omnejder. Det finns för närvarande 50 respektive sex individer som får omvårdnadsinsatser och som ska erbjudas en genomförandeplan. Det är 38 personer som har en genomförandeplan upprättad i Dals Långed, åtta har tackat nej och fyra saknar en plan. Genomförandeplanerna är upprättade under det senaste året. Av de nio individerna i Bäckeforsområdet är det tre som har en upprättad genomförandeplan och sex som saknar. Enhetschefen uppger att de genomförandeplaner som saknas kommer att upprättas inom kort.

11 11(20) Korttidsenheten Korttidsenheten på Björkåsen hade vid mättillfället i början av juni 19 personer inskrivna. Åtta av dessa är individer som bor växelvis på korttidsenheten och växelvis i det egna hemmet. Det finns genomförandeplaner upprättade för sju av åtta. Den åttonde personen är ny på enheten och har endast varit där på en avlastningsvecka. Genomförandeplan kommer att upprättas vid nästa avlastningstillfälle. Sex av sju genomförandeplaner är upprättade eller uppföljda under det senaste året. Den sjunde är upprättad 2013 och kommer att följas upp under sommaren Det var vid mättillfället elva personer som bodde på korttidsenheten i avvaktan på att de skulle bli tillräckligt bra för att kunna bo i det egna hemmet eller väntar på plats på ett särskilt boende. Sex av dessa individer står i kö till särskilt boende och det finns genomförandeplaner upprättade för dem. Av de övriga fem har två upprättade genomförandeplaner. En genomförandeplan är påbörjad och en har inte kunnat påbörjas på grund av att individen är svårt sjuk. En individ är på korttidsenheten för endast en veckas avlastning och för vederbörande kommer inte någon plan att upprättas. LSS-enheten LSS-enheten omfattar bostad med särskild service (gruppboende/ servicebostad), daglig verksamhet samt korttidsverksamhet för barn i Bäckefors. Det bor 22 personer som bor i gruppbostad eller servicebostad. Genomförandeplaner finns för alla och planerna följs upp två gånger per år. Det är 19 individer som har ett beslut om daglig verksamhet. Det finns genomförandeplaner för alla och dessa följs upp minst en gång per år. Åtta barn är beviljade korttidsvistelser på enheten i Bäckefors. Genomförandeplaner är upprättade och följs upp minst en gång varje år. En person är beviljad korttidsverksamhet på dagverksamheten i Årbol. Genomförandeplan saknas men kommer att upprättas inom kort. Slutsatser Många brukare har en genomförandeplan upprättad, en plan som följs upp minst en gång per år. Många individer saknar dock fortfarande genomförandeplaner eller har inte haft någon uppföljning under det senaste året. En del enheter har kommit långt och andra har en längre väg att vandra på vägen mot att alla individer som har beviljats omvårdnadsinsatser har en genomförandeplan upprättad och som följs upp regelbundet. Det pågår dock ett omfattande arbete med att upprätta genomförandeplaner och att följa upp befintliga planer inom hela det sociala området. Parallellt pågår ett arbete med att byta från pappersjournaler till elektroniska journaler, där all dokumentation ska på sikt ske elektroniskt. Planeringen är att omvårdnadspersonal på alla enheter inom det sociala området ska dokumentera elektroniskt senast under 2016.

12 12(20) Att föra in nya moment, så som att upprätta och följa upp genomförandeplaner, i en verksamhet kan ta tid. Arbetet med genomförandeplaner och övergången till elektroniska journaler behöver tid för att sätta sig, men min slutsats är enheterna inom det sociala området är på god väg i sitt arbete med genomförandeplaner. Åtgärder Några förslag på åtgärder inte är aktuella. En eventuell ny granskning kring genomförandeplaner kan vara aktuell om två tre år för att följa upp att rutiner kring upprättande och uppföljning av genomförandeplaner fungerar och följs. Beredande organ Utredarens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut godkänner rapporteringen

13 13(20) David Bäcker KPMG Kommunrevisionen KS 197 Dnr Revisorernas grundläggande granskning för år 2015 förslag på datum för möte Revisorerna avser att inom ramen för den grundläggande granskningen genomföra ett möte med kommunstyrelsen. Förslag på datum är tisdagen den 13 oktober kl Berörd förvaltningschef förutsätts medverka vid mötet. beslut beslutar att hålla ett möte med revisorerna den 13 oktober mellan kl och uppdrar till förvaltningen att skicka ut en kallelse inför mötet.

14 14(20) Staden Wuzhou Kina s ordförande Kommuninformatören KS 198 Dnr Vänortssamarbete med staden Wuzhou, Kina med mera Inför besök från staden Wuzhou har ett förslag till vänortssamarbete tagits fram. Avtalet formaliserar ett ömsesidigt samarbete och utbyte mellan Wuzhou och Bengtsfors. Avtalet pekar främst på samarbeten inom områden som handel och näringsliv, miljöskydd, turism, kultur och utbildning. Bengtsfors kommun har genom sina kontakter med Kinas ambassadör i Sverige; Chen Yumin, fått kontakt med staden Wuzhou som ligger i regionen Guangxi i södra Kina. Representanter från Wuzhou kommer att besöka Bengtsfors kommun under september månad och tanken är då underteckna avtal om vänortssamarbete orterna emellan. I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna bland annat vänortsutbyten och internationella kontakter. Det har sedan länge funnits önskemål från Bengtsfors kommuns sida att utöka kontakterna med Kina samt få till stånd vänortssamarbeten. Beredande organ Kommunchefen och kommuninformatörens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut godkänner upprättat förslag till samförståndsavtal om Vänortssamarbete mellan Wuzhou och Bengtsfors. s ordförande uppdras att underteckna avtalet för Bengtsfors kommuns räkning.

15 15(20) KS 199 Dnr Fördjupad analys av det ekonomiska läget inom det sociala området samt reviderad årsprognos Med anledning av under midsommarveckan presenterad ekonomisk prognos per för det sociala området om -4,4 mkr fick ekonomichefen i uppdrag att i samråd med socialchefen att före 1 augusti göra en djupanalys av det ekonomiska läget inom det sociala området samt att ta fram en reviderad ekonomisk prognos per Ekonomichefen har gått igenom ekonomin för hela det sociala området. Granskning har skett av den redovisning som varit bokförd i ekonomisystemet fram till 17 juli. Dessutom har möten har genomförts med ett antal enhetschefer som varit tillgängliga. I den ekonomiska uppföljningen per låg helårsprognosen för det sociala området på -4,4 mkr. Den prognos som ekonomichefen har upprättat under juli månad slutar på -3,9 mkr. Beredande organ Ekonomisk månadsrapport per Kommunchefens tjänsteskrivelse s allmänna utskotts förslag till beslut s beslut s tar del av informationen

16 16(20) Socialchefen IFO-chefen Budgetberedningen KS 200 Dnr Avtal om skyddat boende för våldsutsatta personer Lagstiftaren har skärpt kraven på landets kommuner vad gäller att sörja för ett professionellt och gott bemötande av våldsutsatta personer, då främst kvinnor och barn. Utifrån detta har Trollhättans kommun erbjudit fyra Dalslandskommuner att köpa Trollhättans tjänster avseende skyddat boende till våldsutsatta personer. Dalslandskommunerna har haft olika lösningar, dels genom att använda kvinnojourer i närområdet, dels genom en lägenhet som kunde disponeras i liknande situationer. Dessa lösningar bedöms idag inte vara tillräckliga för att möta lagstiftarens krav. Frågan har hanterats via Anett Galvensjö, tjänsteman vid USD. Dialog har också skett med IFO-cheferna i Mellerud, Dals Ed, Åmål och Bengtsfors vilka är positiva till att köpa denna tjänst. Frågan har också diskuterats vid USD:s möten där man ställt sig positiva till att ingå avtal med Trollhättans kommun avseende tjänsteköp. För ändamålet erbjuder Trollhättans kommun en lösning vad gäller att uppfylla lagstiftarens krav på skydd. Bengtsfors kommun har som enskild kommun svårigheter att uppfylla lagstiftarens krav. Genom att teckna ett avtal med Trollhättans kommun kan Dalslandskommunerna köpa tjänsten från Trollhättan till en kostnad om 73 tkr per år. Förvaltningens bedömning är att detta är adekvat och rättssäkert samt att det genererar ett bättre och professionellare bemötande för kvinnor och barn som utsatts för våld i nära relation. Beredande organ IFO-chefens tjänsteskrivelse s sociala utskotts förslag till beslut s beslut beslutar att ingå avtal med Trollhättans kommun avseende tjänsteköp i form av skyddat boende för våldsutsatta personer under förutsättning att samtliga kommuner Mellerud, Dals Ed, Åmål och Bengtsfors ingår avtalet med Trollhättan

17 17(20) Finansiering med 73 tkr sker för år 2015 via kommunstyrelsens konto för oförutsedda kostnader. Finansiering för 2016 överlämnas till budgetberedningen..

18 18(20) KS 201 Redovisning av protokoll från nämnder, kommunala bolag samt övriga hel- och delägda organisationer Bengtsfors Energi Handel AB sammanträdesprotokoll (bolagsstämma) Bengtsfors Energi Nät AB sammanträdesprotokoll (bolagsstämma) Bengtsfors Teknik AB sammanträdesprotokoll , , , , (bolagsstämma) Bengtsfors Utvecklings AB sammanträdesprotokoll (bolagsstämma) Dalslands miljönämnd sammanträdesprotokoll , Dalslandskommunernas kommunalförbund sammanträdesprotokoll DANO intressentbrev Folkhälsorådet sammanträdesprotokoll Hotell Dalia AB sammanträdesprotokoll , (bolagsstämma), Majberget Utvecklings AB sammanträdesprotokoll (bolagsstämma) Sydvästra Värmlands och Norra Dalslands gemensamma överförmyndarnämnd sammanträdesprotokoll s beslut tar del av informationen

19 19(20) Anders Olsson Linus Lindblad Krister Stensson Jerker Johansson Per Jonsson Christina Lundqvist KS 202 Redovisning av delgivningar a) Verksamhetsberättelse och årsredovisning 2014 föreningen Halmens hus b) Temadagar om ensamkommande barn c) Inriktningsbeslut Åmåls kommun angående fortsatt samverkan Dalslandskommunernas kommunalförbund d) Inbjudan dialog med kommunerna från NU-sjukvården e) Politikerträff med räddningstjänsten i Göteborg 11 september s beslut s beslutar att Christina Lundqvist (s) och Per Jonsson (c) tillsammans med räddningschefen Anders Olsson delta på politikerträff i Göteborg den 11 september. beslutar om deltagande på Uppföljande dialog och besök på NU-sjukvårdens nya akutmottagning, Jerker Johansson (c) den 13 oktober och Krister Stensson (m) den 29 oktober. beslutar att Linus Lindblad (s) ska delta på Temadag 4 om ensamkommande barn den 24 november i Göteborg.

20 20(20) Sociala utskottet KS 203 Information om våld i nära relationer diskuterar våld i nära relationer och önskar en information om sociala områdets arbete i frågan på nästa sammanträde. s beslut beslutar att uppdra till kommunstyrelsens sociala utskott att informera om det sociala områdets arbete med våld i nära relationer på nästa sammanträde den 16 september.