Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

Transkript

1 Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Vitec Fastighetssystem AB

2 This manual was produced using ComponentOne Doc-To-Help.

3 Innehållsförteckning Felanmälan/Arbetsorder 1 Arbetsordertyper...1 Enhetstyper...3 Åtgärdsgrupp...4 Åtgärdstyper...5 Åtgärdstyper uppläggning priser...8 Artiklar...8 Texter arbetsorder...10 Texter åtgärder (används ej f.n)...12 Sidhuvudsattribut...13 Kontobenämning...14 Status...15 Inställningar arbetsorder...16 Leverantörstyper...19 Leverantör...20 Verksamhet...21 Artikelgrupp...22 Arbetsorder, ny arbetsorder...23 Ny arbetsorder, inmatning...26 Kontering arbetsorder/inrapportering...29 Ändra arbetsorder...29 Avrapportering ej avslutade arbetsorder...30 Avrapportering samtliga arbetsorder...33 Utskrift arbetsorder...34 Sökning på avrapporterad arbetsorder...34 Överföring arbetsorder...35 Rapporter felanmälan...36 Rapporturval...36 Underhåll 38 Enhetstyper...38 Åtgärdsgrupp...40 Åtgärdstyper...41 Åtgärdstyper uppläggning priser...44 Artiklar...45 Inställningar arbetsorder/underhåll/hlu...46 Leverantörstyper...50 Leverantör...51 Skapa enheter...52 Skapa åtgärder på objekt...54 Enheter på objekt...55 Åtgärder på objekt...56 Ändra flera åtgärder...59 Överföring HLU-rabatter...60 Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Innehållsförteckning iii

4 Verksamhet...62 Artikelgrupp...63 Hitta objekt med underhållsåtgärder...64 Rapporter Underhåll/HLU...65 Rapporter Underhåll Övriga rapporter...66 Rapporturval...67 Ordlista 69 Index 71 iv Innehållsförteckning Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

5 Felanmälan/Arbetsorder Denna del av manualen beskriver Vitecs LANbaserade integrerade Arbetsorder och Felanmälansystem. Systemet kan även hanteras via webb-gränssnitt samt via Pocket PC. Arbetsordertyper Börja med att lägga upp tabellen arbetsordertyper, dvs. på vilka sätt felanmälan/arbetsorder kan komma in t ex - via hyresgäst - via besiktning - via internet - beställning via underhållssystemet Arbetsordertypen används för att selektera olika typer vid frågor och rapporter samt att kunna ha olika blanketter för olika ändamål. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 1

6 Fältbeskrivning Användning Se även Nr Kortnamn Namn Kontering Antal Förvald Internet Rapport Ange valfritt unikt nummer Kortnamnet för namn. Används i söksammanhang, samt i rapporter. Ange på vilket sätt arbetsordern kommer in Om arbetsordern skall skrivas ut i flera exemplar anges antalet i detta fält I rutan förvald sätts X för den vanligaste vägen som felanmälan inkommer. Då kommer systemet automatiskt föreslå denna vid inrapportering. Om modul för inrapportering via Internet finns installerad (tilläggsmodul) så används en särskild arbetsordertyp för denna typ av inrapportering. Välj rapportblankett. 2 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

7 Enhetstyper I nästa steg läggs enhetstyper upp. I tabell enhetstyper lägger du upp samtliga typer av utrymmen som kan förekomma. Tabellen används gemensamt för arbetsorder/hlu/yttre underhåll vilket innebär att även yttre enhetstyper skall läggas upp. En enhet kan även vara en installation typ hiss. I steg två, när åtgärdstyperna är upplagda kan enhetstyperna kopplas till åtgärdstyperna enligt ovan så att sytemet vet vilka åtgärdstyper som kan vara aktuella. Fältbeskrivning Användning Se även Nr Namn Nr är endast ett ordningstal för att kunna lägga enhetstyper i en egen vald ordning. Ange valfritt unikt nummer Benämning av enhetstypen. Ange valfri beteckning Objektsbeskrivning Om enheten vid uppläggning automatiskt skall resultera i en objektbeskrivning på objektsbilden sätts en markering. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 3

8 Förvald för alla obj Används om felanmälan/ arbetsordersystemet skall användas fristående och att utrymmen (enheter) inte kommer att läggas upp. X innebär att systemet skapar upp en standardenhet på alla objekt, eftersom enhet är obligatorisk. Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra Åtgärdsgrupp Åtgärdsgruppen används som ett överordnat begrepp till åtgärdstyper, dvs. ett antal åtgärdstyper ingår i en åtgärdsgrupp. Åtgärdsgruppen används bl.a för att förenkla urvalet vid rapportuttag. Fältbeskrivning Användning Se även 4 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

9 Nr Namn Nr är endast ett ordningstal för att kunna lägga grupperna i en egen vald ordning. Ange valfritt unikt nummer Benämning av åtgärdsgruppen. Ange valfri beteckning Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Raderar markerad post. Går ej att ångra. Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Åtgärdstyper Här registreras de felkoder som du väljer att lägga upp. Observera att tabellen är gemensam för alla typer av åtgärder oavsett om det är reparationsåtgärder underhållsåtgärder eller HLU åtgärder. Nedan beskrivs de fält som skall anges för felanmälansåtgärder. Vi rekommenderar att man Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 5

10 lägger rena felanmälanskoder för reparationsåtgärder så att man inte av misstag använder underhållskoden vid inrapportering av ett fel. T ex koden ovan toalettstol innebär byte av toalettstol. Om inrapporteringen är att toaletten rinner så skall en kod som innebär kontrroll/reparation av densamma finnas. Fältbeskrivning Användning Se även Nr Namn Här anges ett nummer eller kod beroende på hur du väljer att lägga upp tabellen Åtgärd/typ av fel i klartext Grupp Avgiftstyp Kortnamn Ersätts med From/tom Prioritet Antal Mängd(sortenhet) Felanmälan Underhåll HLU Åtgärdsgrupp Genom att gruppera åtgärdstyperna kan man lättare göra urval på ett antal åtgärdstyper vid rapportutskrift. Används av underhållsmodulen. Om du valt åtgärdskoden med ett nummer är det lämpligt att lägga in ett kortnamn som i kodform beskriver åtgärden/felet Används av underhållsmodulen.. Används av underhållsmodulen. Används av underhållsmodulen. Används av underhållsmodulen. Används av underhållsmodulen. För felanmälansåtgärder sätts en markering, obs att åtgärderna många gånger kan vara både felanmälans och underhållsåtgärder. Byte spisplatta kan vara en felanmälansåtgärd medan byte av spis även kan vara både en underhållsåtgärd och felanmälansåtgärd. Används av underhållsmodulen. Används av underhållsmodulen. 6 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

11 VLU Besiktning Förebyggande underhåll Ej med på besiktningsprotokoll Ej påverkningsbart Används av underhållsmodulen Om åtgärdstypen är en besiktningsåtgärd Används av underhållsmodulen. Åtgärdstypen skall ej skrivas på besiktningsprotokollet Används av underhållsmodulen. Om åtgärd saknas Lägg upp en åtgärdstyp (som har denna markering) och som heter övrigt, då kommer systemet att föreslå denna när inget annat finns. Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 7

12 Åtgärdstyper uppläggning priser Utgå från bilden Åtgärdstyper För att lägga upp ett pris på åtgärdstypen klickar du på ny bild där priset för åtgärden kan läggas in., då öppnas en Fältbeskrivning From Tom Belopp Intervall Garanti Servicekostnad Användning From anger datum för prisets ikraftträdande T o m anger datum när priset upphör att gälla. Priset för åtgärden. Priset är relaterat till mängden dvs. per styck, per kvm, etc. Används av underhållsmodulen. Används av underhållsmodulen. Används av underhållsmodulen, för beräkning av tillvalskostnader. Artiklar 8 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

13 Åtgärdstypen kan specificeras ytterligare genom att man lägger upp artiklar. Detta kan vara lämpligt för de åtgärdstyper som tillhör t ex vitvaror. Genom att lägga upp artiklarna kan man koppla artikeln till åtgärden i ett visst objekt, dvs. vilken typ av spis finns i objektet. Även när systemet skall användas till fakturering eller interndebitering är det lämpligt att lägga upp i denna tabell. Fältbeskrivning Användning Se även Nr Namn Artikelgrupp Åtgärdsgrupp Åtgärdstyp Artikelnummer kan vara ett nummer eller en förkortning. Ange valfritt unikt nummer Artikelnamn: skrivs i klartext (kommer att skrivas på faktura/underlag) Ange valfri beteckning Artikeln tillhör en eller flera artikelgrupper. (Artikelgruppen styr konteringen vid interndebiteringen). Artikeln tillhör en åtgärdsgrupp (styrs av åtgärdstypen) (dessa En artikel kan tillhöra flera åtgärdstyper åtgärdstyper måste tillhöra samma åtgärdsgrupp) Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 9

14 Belopp Garantitid Moms HLU Utpris till kund vid fakturering, priset är per enhet, dvs. st/m 2 /etc Garantitid i antal år. Vid uppläggning av åtgärd med en artikel som har garanti, framgår på åtgärden när garantitiden kommer att upphöra, = utförandetidpunkt + garantitid Om artikeln skall faktureras med eller utan moms. X innebär moms. Används av underhållsmodulen Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Texter arbetsorder 10 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

15 Text arbetsorder används som ett uppslagsverk av standartexter vid inrapportering av arbetsorder för att minimera inmatning av text. Välj endast Namn så ges texten automatiskt vid inmatning av arbetsorder. Observera att text arbetsorder är rubriken för arbetsordern i sin helhet. Text arbetsorder läggs in för de vanligaste felen. Fältbeskrivning Användning Se även Namn: Text Ange valfri beteckning Rubriktexten som skrivs ut på Arbetsordern. Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 11

16 Texter åtgärder (används ej f.n) Texter åtgärder/åtgärdsbeskrivning används som ett uppslagsverk av standardtexter vid inrapportering av arbetsorder för att minimera inmatning av text. Välj endast Namn så ges texten automatiskt vid inmatning av arbetsorder. Observera att åtgärdsbeskrivning är hänförlig till varje felrad i arbetsordern Text åtgärder/åtgärdsbeskrivning läggs in för de vanligaste felen. Fältbeskrivning Användning Se även Namn Ange valfri beteckning Text Åtgärdstext på arbetsordern Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post läggs i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. 12 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

17 Sidhuvudsattribut I tabell sidhuvudsattribut läggs text som skrivs ut i huvudet på arbetsordern och skall observeras av den som skall utföra arbetet Vid inmatning av arbetsorder kan flera sidhuvudsattribut anges på en och samma arbetsorder Fältbeskrivning Användning Se även Namn Förvald Ange texten som skall skrivas ut En text kan vara av typen förvald och kommer då att skrivas ut i de fall ingen annan text angivits. Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 13

18 Radera post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Kontobenämning I tabell kontobenämning anges namnen på de konteringsdelar vid in/avrapportering av arbetsordern. Fältbeskrivning Användning Se även Konto 1-5 Ange namn på respektive del av kontosträngen Funktioner Användning Ikon 14 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

19 Status Status används för att ange vilka olika skeenden en arbetsorder kan befinna sig. Initierande status, annullerad och avslutad måste finnas, därutöver kan valfria statuskoder läggas upp. Fältbeskrivning Användning Se även Namn Initierande status Anmäld via internet Annullerad Avslutande status Namn på felanmälanstatus Markera vilken status som skall sättas vid inrapporteringen av arbetsordern, normalt Ej Påbörjad Om felanmälan kommer via internet ges den automatiskt status internet om sådan finns upplagd En status måste ha markering annullerad, vilket innebär att arbetsordern är avrapporterad men ingen åtgärd har vidtagits. En status måste vara avslutande, dvs. arbetsorderraden är avklarad Funktioner Användning Ikon Ny post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 15

20 Ändra post Kopiera post Radera post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Inställningar arbetsorder Inställningar arbetsorder är en bild med parameterinställningar (styrande uppgifter) för felanmälan/hlu. Fältbeskrivning Användning Se även Arbetsorder Skapa arbetsorder vid beställning Alla arbetsordertyper förmarkerade Nr på arbetsorder Visa bara arbetsorder per En markering aktiverar funktionen att kunna skapa en arbetsorder i form av en beställning från underhållsmodulen. Vid avrapportering av arbetsorder automatisk förmarkering av alla arbetsordertyper Funktion under utveckling Hittabild arbetsorder, visa 16 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

21 objekt Ändra på arbetsorder Tidigare arbetsorder längst ner Intern kontering Aktuell hg på arbetsorder Ej anpassad åtgärdslista vid utskrift av arbetsorder Leverantör följer med ny rad vid registrering av arbetsorder Endast felanmälningar på ny arbetsorder HLU artikel krävs vid avrapportering Arbetsordertexter, Felanmälantext bara arbetsorder per objekt annars visas både objekt och hyresgäst På hittabild arbetsorder när man väjer S går programmet till vald arbetsorder och ställer sig i ändraläge. Använd funktionen om du ofta behöver ändra/komplettera arbetsordern. Har man annan skärmupplösning än 800*600 bör funktionen väljas. (placerar underbild på bästa sätt). Markering innebär att kontering av arbetsorder för intern debitering används Markering innebär att arbetsorder skrivs till den som är boende när arbetsordern skrivs ut En enhet kan ha fördefinierat vilka åtgärder som kan förekomma på enheten. Om man inte önskar den funktionen markeras detta fält. Om arbetsordern innehåller flera arbetsoderrader så antar systemet att leverantören är densamma till dess att någon annan leverantör väljs. Innebär att arbetsorder av underhållskaraktär beställes via underhållsrutinen ändra på flera objekt. Underhållet är integrerat med arbetsordersystemet. Om det krävs att den avrapporterade felanmälan skall ha en HLU artikel kopplad till åtgärden för att felanmälningar automatiskt skall uppdatera underhållet, sätts en markering.. Här kan du bestämma om arbetsordertexten skall synas på bild ändra arbetsorder samt om den skall visas före eller efter åtgärdstexten. Ange med 1 resp 2 för första och andra text. Vid 0 visas inget. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 17

22 Visa faktura nr/belopp vid avrapportering Underhåll Visa inte enheter utan åtgärder Kortnamn på åtgärderna Anteckningar per åtgärd Visa anteckning på åtgärd Ändra flera åtgärder. Inaktivera planerat år Ändra flera åtgärder Intervall bestämmer planerat år Ändra åtgärdstyp HLU Rabattberäkning Belopp/intervall Svar på beställningslistan Inflyttade skall ha rabatt Markering innebär att fakturanummer och belopp kan anges i särkilda fält som visas på avrapporteringsbilden och bilden Åtgärder på objekt I bild åtgärder per objekt kan enheterna undertryckas om det saknas åtgärder på enheten. Om kortnamn skall visas i stället för åtgärdtypnummer i samband med listselekteringar. Om anteckning skall läggas mot åtgärd i stället för objekt sätts en markering Om anteckningar skall läggas in på åtgärdsnivå i stället för objektnivå. Används av HLU modulen Används av HLU modulen Används av HLU modulen Används av HLU modulen Används av HLU modulen Används av HLU modulen % på rabatt Används av HLU modulen % på tidigarelägg kostnad Används av HLU modulen 18 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

23 Leverantörstyper I tabellen leveratörstyper lägger du upp i klartext kategorin för de som åtgärdar felen exempelvis Elektriker Snickare Fastighetsskötare etc. Fältbeskrivning Användning Se även Nr Namn Nummer på leverantörstypen (enbart sorteringsfält) Namn på leverantörstypen Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 19

24 Leverantör Alla som skall utföra åtgärder i arbetsordersystemet externa leverantörer eller egen personal läggs upp som leverantör. Lägg upp namn och adressuppgifter; klassa leverantören genom att välja leverantörstyp. En leverantör kan kopplas till en eller flera fastigheter. Leverantören = mottagare av den arbetsorder/arbetsförfrågan/beställning som systemet skriver ut. Fältbeskrivning Användning Se även Nr Leverantör Utdelningsadress Besöksadress Postadress Postnummer Nummer på leverantören (enbart sorteringsfält) Namn på leverantören Leverantörens utdelningsadress Leverantörens besöksadress Leverantörens postadress Postnummer till ovan postadress Org. nummer Leverantörens org. nummer Extern Telefon Telefax E-postadress Markering om leverantören är extern. Leverantörens telefonnummer Leverantörens fax nr Leverantörens e-postadress 20 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

25 Postgiro nr Bankgiro nr Kontakt C/o Behörighet Leverantörens postgironummer Leverantörens bankgironummer Kontaktperson hos leverantören C/o namn hos leverantören Används för modulen Web felanmälan Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Verksamhet Om systemet skall användas för interndebitering läggs denna tabell samt artikelgrupp upp. Verksamheten anger till vad det objekt som felanmäles används. Fältbeskrivning Användning Se även Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 21

26 Nr Namn Nummer på verksamhetstypen (enbart sorteringsfält) Namn på verksamhet Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Artikelgrupp Tabell artikelgrupp används som konteringstabell (förslag till kontering) vid avrapportering av arbeten som skall interndebiteras. Fältbeskrivning Användning Se även Nr Namn Verksamhet Kontering reparation Nummer på artikelgrupp (enbart sorteringsfält) Namn på artikelgrupp Välj verksamhet ur verksamhetstabellen Kostnaden konteras på den fastighet där reparationen utföres. Intäkten krediteras utförande avdelning. 22 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

27 Kontering planerat underhåll Kontering omflyttning D:o för åtgärder som avser planerat underhåll D:o för åtgärder som avser omflyttning Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Arbetsorder, ny arbetsorder Som första steg skall det objekt som felanmälningen avser hämtas fram. Sökning kan ske på objektnummer, arbetsordernummer, namn på kund/hyresgäst, personnummer eller adress. Sökning kan ske på inledande del av sökbegrepp eller som valfri del. (gäller ej sökning via arbetsordernummer, detta måste anges exakt). Om namnet på den som ringer börjar på A ange A och tryck TAB. Systemet visar samtliga vars namn börjar på A i listrutan längst ner på bilden. Du kan söka genom att bläddra i listan. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 23

28 De olika fälten i listan är sorterbara genom att du klickar på kolumnrubrikerna. Om du vill söka på namnet Monika som inte står först i sökbegreppet eftersom efternamnet ligger före förnamnet, söker du med monika%. Med %- tecken efter sökbegrepp söker systemet alla med namnet monika oavsett var det ligger i namnfältet. Markera vald hyresgäst, då visas samtliga tidigare felanmälningar på det objektet där hyresgästen bor. Markera symbol arb order, klicka längst uppe till vänster på bilden på symbolen för arbetsorder och bilden för registrering av arbetsorder på det valda objektet öppnas. Alternativt dubbelklicka på vald hyresgäst, då visas inmatningsbilden för felanmälan. Fältbeskrivning Användning Se även Objekt, Arbetsorder nr, Namn, Adress, Org nr Ange hela eller delar av något av sökbegreppen och tryck på TAB-tangenten Funktioner Användning Ikon Aktuella kontrakt Arbetsorder Visar enbart NU boende hyresgäster Genom att klicka på knappen så öppnas formuläret för registrering av arbetsorder Utskrift av arbetsorder Visar samtliga arbetsorder på det markerade objektet, med möjlighet till utskrift. Visa alla poster Visa alla felanmälningar som är gjorda på det markerade objektet. Ikonen är förvald som markerad. Exempel se nedan Åtgärder på objekt Visar samtliga underhållsåtgärder som är upplagda på det markerade objektet Som har åtgärder? Övriga objekt Vid felanmälningar på Övriga objekt dvs. 24 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

29 trapphus, tvättstugor etc. Genom att klicka på ikonen sker sökning på övriga objekt istället. När man markerar ett objekt som har arbetsordrar visas dessa i en bildruta längst ned på sidan. Därigenom kan man snabbt se status, eller om hyresgästen anmäler samma fel en gång till så undviker man att skapa skapa ytterligare arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 25

30 Ny arbetsorder, inmatning Komplettera arbetsordern med övriga uppgifter. Allmänt gäller att text antingen kan skrivas in eller genom att trycka med musen på kolumnrubriken så erhålles ett fönster varifrån det går att välja standardalternativ. Om flera arbetsorderrader skall inmatas sker detta genom att du tabbar till nästa rad när en rad är färdiginmatad. Om flera leverantörer skall utföra åtgärder på arbetsordern (dvs flrea arbetsorderrader med olika leverantörer), kommer den arbetsorder som skrivs ut att splittras och skrivas ut per leverantör. Samma nummer kommer att skrivas ut på arbetsordern även om den avser flera leverantörer. Fältbeskrivning Användning Se även Telefon E-post Text arbetsorder Fält för telefon bostad, arbete och mobiltelefon. Om telefonnummer saknas kan komplettering ske på denna bild. Uppgifterna uppdateras i databasen för hyresgäster/kunder. Komplettera med E-post adress En felbeskrivning i klartext enligt den som anmäler skrivs i anteckningsrutan text arbetsorder. (En rubrik på felanmälan) Här kan textförslag hämtas från standardtexter. Första texten avser hela arbetsordern och kommer att skrivas ut på samtliga arbetsordrar även om den 26 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

31 ID-nummer Arbetsorder Debitera Huvudnyckel Attribut Namn Åtg tidpunkt Status Enhet Åtgärd kommer att skrivas ut till flera entreprenörer. Systemet sätter självt IDnummer = dagens datum samt ett löpnummer. Här visas arbetsordertyp, dvs. på vilket sätt felanmälan inkommit. I tabell arbetsordertyper kan förvalt värde sättas på den vanligaste typen och som systemet kommer att föreslå. Genom att klicka på rubriken kan annan typ väljas. Markeras om hyresgästen skall faktureras. För interndebitering behövs inget X. Ikryssas om huvudnyckeln får användas. Här kan du välja ur en lista med uppgifter som kan skrivas på arbetsordern, typ om husdjur finns etc. Flera attribut kan väljas per arbetsorder. Systemet hämtar signaturen på den som registrerar felanmälan Här anges tidpunkt när åtgärden skall påbörjas/utföras. Om arbetet har en start och sluttidpunkt kan båda anges i samma fält. Fältet är inget datumfält. Här föreslår systemet den status som valts som initierandestatus i statustabellen i allmänhet Ej Påbörjad Utrymme, rumsenhet anges. För snabbinmatning skriv en bokstav i det utrymme du tänker välja t e x k för kök. Då visas de utrymmen där k ingår. Om enbart kök innehåller k väljs den automatiskt vid TAB nästa fält. Om flera utrymmen finns kommer en liten lista där du väljer enhet. Välj åtgärdstyp från tabell. Om osäkerhet råder vid inmatning kan typen Övrigt Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 27

32 Artikel Leverantörstyp Text åtgärd Status väljas. Åtgärdstyperna kan ändras i ett senare skede. Artikel används för att detaljspecificera åtgärden. Om artikel valts vid inläggning av åtgärden visas den i detta fält t.ex. typ av spis. (Vid fel på spis) Välj leverantörstyp enligt samma inmatningsmetod som beskrivet tidigare. Systemet hämtar med automatik förslag till leverantör eller väljer om endast en finns. Leverantören ligger kvar till någon anna väljs. Text åtgärdsbeskrivning är avsedd för att beskriva felet mer i detalj. Denna text kommer enbart att skrivas till den entreprenör som den berör. Vid nyuppläggning kommer initerande status att föreslås av systemet. Funktioner Användning Ikon Ny post Ändra post Kopiera post Radera post Ger tomt formulär för uppläggning av ny post Markerad post sätts i ändringsläge Skapar en ny post med utgångspunkt från markerad post Raderar markerad post. Går ej att ångra. Om tidigare arbetsorder finns på det objektet du valt visas alla tidigare felanmälningar. Du kan titta på arbetsordern i sin helhet eller ändra/komplettera arbetsordern genom att klicka på S längst ut till höger på arbetsorderraden och se konteringen genom att klicka på K. 28 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

33 Kontering arbetsorder/inrapportering Om arbetsordern skall konteras vid inrapportering t ex vid beställningsorder klicka på rutan till vänster om enhet. Då visas en konteringsbild för debetkontering. Motkonteringen sätts vid avrapporteringstillfället. Fältbeskrivning Användning Se även Konto 1-5 Öppnar upp konteringsformuläret. Namnet på kontodelarna läggs i tabell konteringsbenämning. Funktioner Användning Ikon Ny post Öppnar upp konteringsformuläret Ändra arbetsorder För att ändra en arbetsorder; gå in på hittaformuläret och sök rätt på hyresgästen eller ange arbetsordernummer direkt. Då visas samtliga felanmälningar på objektet längst ned på bilden. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 29

34 Välj rad och klicka på S (längst till höger på bilden). Då öppnas den ursprungliga felanmälningen och den kan kompletteras. Avrapportering ej avslutade arbetsorder Systemet hämtar med automatik samtliga ej avrapporterade arbetsorder, för avrapportering 30 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

35 visar såväl uthyrningsbara som ej uthyrningsbara objekt (övriga objekt). Avrapporteringen går till så att man markerar vilka åtgärder som skall avrapporteras. Systemet föreslår dagens datum som utförandedatum men detta går att ändra. När man har markerat samtliga som skall avrapporteras kluckar du på knappen för avrapportera markerade och väljer status, (normalt avslutad). För de åtgärder som samtidigt är underhållsåtgärder så kommer en fråga om uppgiften även skall uppdateras i underhållet. Om svret är Ja kommer även utförandedatum att läggas in och nytt planeratdatum att räknas ut. Observera att felanmälantext och åtgärdstext går att komplettera på denna bild utan att avrapportering behöver ske. Fältbeskrivning Användning Se även Status Ändra status på posten genom att markera kolumnrubriken Status och välj tillämplig Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 31

36 statustext Avrapportering med kontering interndebitering, klicka på K längst till höger på avrapporteringsbilden. Funktioner Användning Ikon Kontering och prissättning Typ Artikelgrupp Artikel Moms Genom att klicka på ikonen längst ut till höger på den aktuella raden så erhålls formulär för att prissätta och kontera arbetsordern. Välj Reparation, Planerat underhåll eller omflyttning Välj artikelgrupp, kan vara såväl arbete som material. Artikelgruppen styr konteringen Välj artikel inom artikelgruppen. Systemet hämtar ett á-pris som förslag. Ange antal. Kontering kan hämtas som förslag från åtgärdsgruppen. Om hyresgästen skall debiteras anges med markering om moms skall utgå. 32 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

37 Avrapportering samtliga arbetsorder Denna bild används om om en förselektering behävs vid avrapporteringen, antingen vad avser fastigheter eller per status. Vid avrapportering väljs även en eller flera felanmälanstyper. I övrigt är arbetssättet som i föregående bild. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 33

38 Utskrift arbetsorder Utskrift av arbetsorder kan ske i samband med inrapportering eller i efterhand genom att man hittar arbetsordern och väljer utskrift. Sökning på avrapporterad arbetsorder För att hitta/skriva ut avrapporterade arbetsordrar sker urval på motsvarande sätt som för ej avrapporterade. Välj bland status de som önskas. 34 Felanmälan/Arbetsorder Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll

39 Överföring arbetsorder Hittalistan kan hanteras som för ej avrapporterade. En kopia av arbetsordern kan skrivas ut genom att du markerar och väljer skriv ut markerade. I överföring avrapporterade arbetsorder är det möjligt att överföra konteringar på avrapporterade arbetsordrar till redovisningen, alternativt att hitta på tidigare överförda verifikationsnummer (hittasymbolen = kikaren) vilket ger nedanstående bild, som visar konteringar som är färdiga för överföring. Med ikonen för skapa id nummer sätts verifikationsnummer och datum. Därefter kan det konterade transaktionerna överföras till redovisningssystemet. Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll Felanmälan/Arbetsorder 35