Uppföljning av internkontrollplan samt åtgärdsplan utifrån riskanalys 2018

Transkript

1 Angered Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /17 Handläggare Sara Armander Telefon: E-post: Uppföljning av internkontrollplan samt åtgärdsplan utifrån riskanalys 2018 Ärendet I stadens Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, samt de lagar och föreskrifter som gäller för nämndens verksamhet. I samband med att beslut om budget fattas antar stadsdelsnämnden en kontrollplan för kommande verksamhetsårs uppföljning av den interna kontrollen. Samtidigt fastställs en åtgärdsplan som beskriver vilka riskreducerande åtgärder som kommer att vidtas under året. Förvaltningen har under året genomfört de granskningar som internkontrollplanen föreskriver, samt genomfört de riskreducerande åtgärderna. Resultaten sammanfattas i bifogade rapporter. Slutsatserna kommer att användas i förvaltningen som underlag för kvalitetsutveckling inom berörda områden. Förslag till beslut Stadsdelsnämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplan samt åtgärdsplan utifrån riskanalys Konsekvenser ur ett hållbarhets- och jämlikhetsperspektiv En förutsättning för att förvaltningen ska kunna ge stöd och service av god kvalitet till de som bor, verkar och besöker Angered är att ständigt se över och kvalitetssäkra förvaltningens processer. De granskningar som utförs inom ramen för den interna kontrollplanen, samt åtgärderna som görs inom ramen för åtgärdsplanen utifrån förvaltningens riskanalys, bidrar till att förbättra förutsättningarna för att inom förvaltningens sektorer och avdelningar utveckla mer hållbara och jämlika arbetssätt. Barnperspektivet Syftet med den interna kontrollen är att följa upp och säkra kritiska processer inom förvaltningen. För de vi är till för, och i synnerhet för barn och ungdomar som står i högre grad av beroendeställning än vuxna, är det viktigt att förvaltningen på eget initiativ säkrar sina processer. Göteborgs Stad Angered, tjänsteutlåtande 1 (2)

2 Förvaltningens överväganden Arbetet med internkontroll och riskreducerande åtgärder pågår löpande under året. Nämndens interna kontrollplan för 2018 täckte in fem olika områden. För varje område utsågs en eller två kontrollansvariga som kommer från en annan sektor/avdelning än den som granskats, samt en person med kunskap inom området som hjälpte till att guida rätt i granskningen. För åtgärdsplanen utifrån riskanalysen ansvarade respektive sektor eller avdelning för att åtgärderna utfördes och följdes upp. I denna rapport sammanställs resultatet av årets internkontrollgranskningar och arbetet utifrån åtgärdsplanen. Där så är relevant har förslag på åtgärder lämnats. Förvaltningen har påbörjat och kommer att fortsätta arbetet med att implementera dessa åtgärder. Samverkan Samverkan i Förvaltningsövergripande Samverkansgrupp den 21 november Stadsdelsförvaltningen Angered Rickard Ernebäck Stadsdelsdirektör Sara Armander Förvaltningscontroller Bilagor 1. Uppföljning av internkontrollplan Uppföljning av åtgärdsplan utifrån riskanalys 2018 Göteborgs Stad Angered, tjänsteutlåtande 2 (2)

3 Uppföljning av internkontrollplan 2018

4 Innehållsförteckning 1 Inledning Föregående års förslag till åtgärder Systematiskt arbetsmiljöarbete Hantering av brukarnas privata medel Underhåll och lokaler Diariehantering Systematiskt brandskyddsarbete

5 1 Inledning Det interna kontrollarbetet pågår löpande under året med riskanalyser, åtgärdsplaner, kontrollmoment samt uppföljning och utvärdering. Nämndens interna kontrollplan för 2018 täcker in fem olika områden. För varje område finns en eller två kontrollansvariga som kommer från en annan sektor/avdelning än den som granskas, samt en person med kunskap inom området som hjälper till att guida rätt i granskningen. I denna rapport sammanställs resultatet av årets internkontrollgranskningar och förslag på åtgärder lämnas. 3

6 2 Föregående års förslag till åtgärder Under året har uppföljning gjorts löpande av att de åtgärder som föreslogs i 2017 års internkontrollrapport faktiskt genomförts. Majoriteten av åtgärderna har vidtagits såsom planerat. Exempelvis har en omfattande insats gjorts för att stötta enhetscheferna i arbetet med att förbättra verksamheternas systematiska brandskyddsarbete. Ett sådant arbete tar dock tid och måste ständigt underhållas. Förvaltningen kommer därför behöva fortsätta fokusera på detta arbete under en längre tid, vilket den uppföljande granskningen av SBA-arbetet nedan visar. När det gäller arbete mot kränkande behandling påbörjades rekommenderade åtgärder under början av året. Förvaltningen förutsätter att implementeringen fortsatt under andra halvan av 2018, men då skola och förskola inte längre är en del av stadsdelsförvaltningen har vi inte möjlighet att i detalj följa upp resultatet av detta arbete. Då ett förbättringsarbete precis inletts när risken kring chefers kunskap om vad delegation av arbetsmiljöuppgifter skulle granskas, rekommenderades att denna uppföljning skulle vänta till 2018 istället. Under året har denna granskning gjorts inom ramen för förvaltningens internkontrollplan, och redogörs för senare i detta dokument. När det gäller förberedelse inför LOV inom hemtjänsten så har följande åtgärder vidtagits: LOV är stående punkt på sektorsledning, för att säkerställa verksamheten. Stående punkter gäller exempelvis information om privata utförare, samt information från kontrakt och uppföljning. Möten med privata utförare, samt nattlarm och hälso- och sjukvård har hållits. Gemensamma rutiner mellan sektorn som beställare av hälso- och sjukvårdsåtgärder och utförare har upprättats. Inom IFO har ett omfattande arbete gjorts med att förbättra utredningsplaneringen, framför allt inom projekt Barn och unga Lövgärdet. Arbetet har utgått från syftet med projektet att öka brukarnas tillit. Målet med att förbättra utredningsplaneringen är att göra mer stringenta utredningar där man inte utreder mer än vad anmälan avser. Detta har man gjort bland annat utifrån Signs of Safety modellens risk- och skyddsbedömningar. Under tiden februari maj skedde målformuleringen med utredningen på metoden för att gruppen tillsammans skulle utveckla arbetet. I maj beslutade enhetscheferna på Barn och unga 1 och 2 att samtliga handläggare skulle göra utredningsplaner. Detta var oberoende av Lövgärdesprojektet. 4

7 3 Systematiskt arbetsmiljöarbete Riskbeskrivning Det finns en risk att chefer inte har tillräcklig kunskap om vad delegationen av arbetsmiljöuppgifter innebär, samt att uppgiftsfördelningen inte är genomgången och underskriven. Kontrollmetod Chefer som börjat sin anställning under 2017 har fått tre frågor via mejl: 1. Har du fått genomgång av arbetsmiljöansvaret av överordnad chef? 2. Har du gått en utbildning i arbetsmiljöansvar? 3. Har blanketten för fördelning av arbetsmiljöansvar skrivits på? Granskning har sedan genomförts av om blanketterna ligger i diariet med underskrift. Iakttagelser Femton chefer tillfrågades, de flesta enhetschefer. Av dessa svarade 12 på frågorna (80% svarsfrekvens). 9 chefer svarade ja på frågan om de fått genomgång av sitt arbetsmiljöansvar av överordnad chef, 2 svarar nej och 1 delvis. 11 chefer har gått utbildning i arbetsmiljö, 1 har inte gått. På frågan om blanketten för fördelning av arbetsmiljöansvar skrivits under svarar 8 ja, 3 nej och 1 vet ej. Den som svarat vet ej samt en av de som svarat nej har en underskriven blankett i diariet. Vid kontroll av underskrivna blanketter i diariet finns 10 av 15 blanketter påskrivna. Vid en sammanställning av samtliga svar visar det sig att endast en chef varken gått utbildning, angett att hen skrivit på blanketten samt att blanketten heller inte finns i diariet. 14 av 15 chefer har antingen fått genomgång av överordnad chef och skrivit på blankett eller gått utbildning. Bedömning En rutin för delegation av ansvar för arbetsmiljö finns och arbetsmiljöutbildningar erbjuds regelbundet i förvaltningen. Rutinen är till största del känd. Den del som brister är främst hur arkivering och förvaring av påskrivna blanketter fungerar. Alla blanketter som skrivs under diarieförs inte såsom de ska. Däremot är det positivt att 14 av 15 chefer har kunskap om sitt ansvar i arbetsmiljö. Åtgärder 1. Informationsspridning av rutinen som ligger på Styrande dokument för att öka kännedomen om krav kring diarieföring och arkivering 2. HR-avdelningen gör årligen en genomgång av uppgiftsfördelningen av arbetsmiljöansvar och undersöker om nyanställda chefer skrivit under blanketten. I de fall underskriven blankett inte finns tas kontakt med överordnad chef. 5

8 4 Hantering av brukarnas privata medel Riskbeskrivning Det finns risk för oegentligheter och förtroendeskada om brukarnas privata medel inte hanteras korrekt. Kontrollmetod Urvalet är baserat på samtal med kontaktpersoner och tidigare resultat av genomförd egenkontroll. Kontrollmetoder som användes: Dokumentgranskning utifrån verksamheternas rutinkrav där utvärderingsmatrisen används som stöd Intervjuer Sammanlagt genomfördes 11 stickprovskontroller inom äldreomsorgen och 5 stickprovskontroller på boenden inom funktionshinder. Iakttagelser Äldreomsorg Privata medel förvaras säkert på samtliga enheter. Däremot finns andra brister i hanteringen: - Det förekommer att aktuella överenskommelser saknas eller är ej underskrivna av chef. Vid ett fall har en hyresgäst bytt enhet. Överenskommelsen avslutades inte på den avlämnande enheten och ingen ny upprättades på den nya. - I intervjuer framkom att det händer att personal lånar ut pengar till brukare. - I flera fall saknades kvitton på små belopp och kvitton är inte alltid signerade. - Vid ett fall förekom uttag från bankomat av ensam kontaktperson utan att brukaren var med. Funktionshinder Samtliga boende har upprättade och påskrivna överenskommelse med ett undantag där signatur saknades. Förvaring av privata medel sker på ett säkert sätt. Alla in- och utbetalningar noteras i kassablad. Några brister i hanteringen noterades dock: - Det saknades signering på några kvitton. - Det saknades i några fall kvitto på små belopp - I ett fall var verifikationen egenupprättad Bedömning Rutinen för privata medel följs inte fullt ut. Framför allt inom äldreomsorgen var riktlinjen inte väl känd av all personal. Åtgärder Verksamheterna måste säkerställa att samtliga medarbetare känner till rutinen för hantering av brukares privata medel. Detta gäller även tillfälligt anställda. Egenkontroller behöver göras löpande för att säkerställa: - Att skriftliga överenskommelser finns för samtliga brukare vars personliga medel hanteras av verksamheterna. - Att samtliga kvitton sparas och signeras. 6

9 5 Underhåll och lokaler Riskbeskrivning Risk finns att verksamheterna inte har kunskap om var gränsdragningen går mellan Lokalförvaltningen och fastighetsenheten i stadsdelen. Detta kan leda till att åtgärder dröjer, hamnar mellan stolarna och att förtroendet minskar. Kontrollmetod* Enhetschefer som börjat sin anställning under 2017 har fått en enkät med följande frågor: 1. Har du felanmält fastighetsfrågor någon gång? 2. Om ja, hur gick du tillväga? 3. Har du blivit informerad om En väg in? 4. Varifrån fick du information om "En väg in"? Iakttagelser Drygt hälften av de tillfrågade enhetscheferna har någon gång felanmält en fastighetsfråga. Cirka 70 procent gjorde det via fastighetsenhetens webformulär. 73 procent av cheferna har inte blivit informerade om "En väg in". De som blivit informerade har fått veta om "En väg in" från bland annat sin chef, kollegor, intranät, eller tidigare erfarenhet. Vi ser ingen skillnad i svaren vid jämförelse mellan sektorer. Bedömning Alla chefer är inte informerade om att felanmälan av fastighetsfrågor ska göras via fastighetsenheten och deras webbformulär. "En väg in" är inte tillräckligt väl känd hos nya chefer och det finns ingen enhetlig kommunikationsväg för hur denna information idag når dem. Åtgärder Chefsintroduktionen bör innehålla information om "En väg in" och hur felanmälan av fastighetsfrågor ska gå till. *Kontrollmomenten har justerats efter kontakt med utvecklingsledare lokaler, jämfört med de kontrollmoment som angavs i internkontrollplan

10 6 Diariehantering Riskbeskrivning Det finns en risk att handlingar och ärenden inte diarieförs och att ärenden ligger öppna eller ofullständiga över en lång tid. Kontrollmetod Granskningen går ut på att kontroller i vilken grad följande rutiner finns och efterlevs: 1. Att samtliga sektorer och Utvecklingsavdelningen har en ärendehanteringsansvarig som ser till att handlingsplanen implementeras. Denna kontroll görs genom intervjuer. 2. Att ärenden avslutas i rimlig tid och är fullständiga. Denna kontroll gjordes genom dokumentgranskning, samt stickprov inom samtliga sektorer. 3. Att ärenden flyttas över till en annan person när handläggare slutar sin anställning. Kontrollen gjordes genom dokumentgranskning. Iakttagelser 1. Samtliga sektorer, samt utvecklingsavdelningen har en ärendehanteringsansvarig. 2. Stickproven visade att det finns öppna ärenden i databasen som enligt bedömning borde avslutas. Det finns även avslutade ärenden som saknar dokumentation, exempelvis ett dokumenterat svar/beslut som förmedlats till frågeställaren. Det har dock skett en klar förbättring det senaste året, vilket åtminstone delvis beror på att sektor utbildning har rensat i sina ärenden inför övergången till nya nämnder. 3. I dagsläget saknar förvaltningen rutiner som tydliggör att ärenden ska flyttas över till annan ansvarig när handläggare slutar sin anställning. Bedömning Bedömning är att de ärendehanteringsansvariga inte har en tydlig uppfattning om sin roll och därmed inte följer rutinen som säger att de ska granska ärenden i slutet av varje månad och påminna handläggare ifall något ärende inte är komplett eller behöver avslutas. Åtgärder Den person som är ärendehanteringsansvarig ska driva processen inom sin egen sektor/avdelning. För att de ska kunna göra det på ett likvärdigt sätt så bör kansliet regelbundet sammankalla samtliga ärendehanteringsansvariga för att förtydliga rollen, gemensamt gå igenom rutinerna, samt diskutera frågor som uppkommer. Vidare bör en rutin tas fram som tydliggör hur överlämning av handlingar bör ske när någon slutar sin anställning. 8

11 7 Systematiskt brandskyddsarbete Riskbeskrivning Det finns en risk att brister i det systematiska brandskyddsarbetet kan leda till personeller egendomsskador. Kontrollmetod En heltäckande enkätundersökning har gjorts på samtliga förvaltningens enheter för att undersöka att nödvändig dokumentation finns framtagen och att riktlinjerna för SBAarbetet följs. Iakttagelser Andel enheter Ja Delvis Nej Har din enhet en aktuell brandskyddsorganisation? 70% 28% 0% Har din enhet en aktuell utrymningsorganisation och handlingsplan vid brand? 84% 15% 1% Är brand- och utrymningsorganisationens funktioner, roller och uppgifter tydligt definierade och kända? 73% 22% 5% Har din enhet en aktuell brandskyddsbeskrivning? 83% 14% 2% Har riskanalyser genomförts under de senaste 12 månaderna? 66% 19% 14% Har utbildningar genomförts enligt aktuell utbildnings- och övningsplan de senaste 12 månaderna? 49% 30% 20% Har utrymningsövningar genomförts de senaste 12 månaderna? 48% 11% 41% Har egenkontroller genomförts minst fyra gånger de senaste 12 månaderna? 55% 14% 29% Har det systematiska brandskyddsarbetet varit en punkt på APT under de senaste 12 månaderna? 75% 6% 19% Bedömning Förvaltningen har tagit ett stort steg framåt med det systematiska brandskyddsarbetet jämfört med för ett år sedan, men ytterligare arbete krävs. Framförallt krävs stora insatser kring utbildning och utrymningsövningar. Åtgärder Alla chefer ska bli påminda linjevägen om nödvändigheten av ett systematiskt brandskyddsarbete. En ny kartläggning kommer göras under hösten 2018 för att se att arbetet går åt rätt håll även fortsättningsvis. 9

12 SDF Angered Uppföljning av åtgärdsplanen utifrån riskanalys 2018 Identifierad risk Riskbeskrivning Åtgärder Åtgärdens färdigtidpunkt Ekonomiska risker till följd av bildandet av två nya nämnder för förskola och skola Brister i underhåll och lokaler - verksamheter kan tvingas stänga Det finns en risk att stora personella resurser krävs vid omorganisationen, att kvarvarande underskott från sektor utbildning blir kvar i stadsdelen, samt att befintliga verksamheter saknar finansiering om de inte tas emot av de nya nämnderna Undervisning kan utebli, brukare kan bli utan lokaler, ingen matleverans om tillagningskök stänger. Merkostnad för ersättningslokaler. - Särskild uppföljning av sektor utbildning redan under hösten 2017 för budget i balans vid övergången De enheter inom sektor utbildning som vid framtagande av detaljbudget 2018 bedöms ligga i riskzonen för att överskrida budget, ska redan då ta fram åtgärdsplan. - Enheter inom sektor utbildning med negativt resultat under första halvåret 2018, ska omedelbart implementera en åtgärdsplan. - Anpassning till budget genom samordning och effektivisering av stödfunktioner i avdelningar och sektorer. - Säkerställa att rondering sker i tillräcklig grad - Integrera felanmälningsrutinen i chefsintroduktionen Metod för uppföljning Kontroll av att aktiviteterna utförts Uppföljning av anmälda allvarliga brister som har lett till/eller kunnat leda till stängda verksamheter Uppföljning Samtliga aktiviteter har utförts enligt plan. När grundskole- och förskoleverksamheten flyttades till nya nämnder 1 juli 2018 lämnade sektorn ett resultat i balans. Förskole- och skolenheterna i stadsdelen redovisade sammantaget ett underskott, men detta motverkas av överskott avseende betalströmmar för förskolan samt överskott på några av de centrala ansvaren inom sektorn. Att säkerställa att rondering sker i tillräcklig grad har visat sig vara svårt att genomföra då det finns verksamheter som inte köper tillräckligt antal timmar från Intern service. Felanmälningsrutinen är däremot nu integrerad i chefsintroduktionen.

13 SDF Angered Utredningstider barn och unga - Risk för orättsäker handläggning Kontrollmiljö - Brister i organisationskulturen Barn kanske inte får rätt insatser inom lagstadgad tid. Risk att medarbetare inte vågar lyfta upp brister som upptäcks eller att normer och värden tolkas olika. - Införa systematisk uppföljning av ärenden - Åtgärder utifrån utredningen av orsakerna till sena utredningar - Fortsatt diskussioner med samtliga chefer kring organisationskultur, etiska dilemman, etc., både gemensamt på chefsmöten, samt i linjen. Vår 2018 VU följer upp att åtgärder har effekt på antalet sena utredningar Kontroll av att aktiviteterna har utförts. Åtgärderna har genomförts. Enhetscheferna på Barn och ungaenheterna följer statistiken för antalet sena utredningar en gång i veckan. Åtgärderna följs därefter upp nästkommande månad. En gång var fjärde månad görs även en genomlysning av antalet sena utredningar. Exempel på åtgärder som har genomförts är: - Anställning av fler handläggare - Införande av skrivarveckor - Handläggare har arbetat extra på lördagar - Vuxenenheten tar kvinnofridsärenden och pågående ärenden över 18 år - Barn och unga resurs är på myndighet två timmar i veckan för att vara stöd i processen - Personal timanställs för att enbart arbeta med att slutföra sena utredningar november kommer Barn och unga 1 och 2 enbart arbeta med att slutföra sena utredningar Aktiviteterna har utförts enligt plan. Tillit har varit temat för årets chefsfrukostar och chefsdagar. Frågor på temat har även diskuterats med samtliga chefer i linjen. Kontrollmiljö - Risk för oegentligheter Risk att normer, värden och rutiner bryts mot, vilken minskar förtroendet för förvaltningen. - Fortsatt diskussioner med samtliga chefer kring organisationskultur, etiska dilemman, etc., både gemensamt på chefsmöten, samt i linjen Kontroll av att aktiviteterna har utförts. Aktiviteterna har utförts enligt plan. Tillit har varit temat för årets chefsfrukostar och chefsdagar. Frågor på temat har även diskuterats med samtliga chefer i linjen.