Överenskommet arbetssätt inför uppföljning av beviljade insatser med utförare

Transkript

1 Checklista Överenskommet arbetssätt inför uppföljning av beviljade insatser med utförare Gäller för verksamhetsområde/enhet: Myndighetsutövningen vård- och omsorgskontoret, verksamhetsområde för ordinärt boende Framtagen av: Anna Ringdahl, Lina Grann, Helene Franzén Godkänd av: Enhetschef för myndighet; Louise Lundberg samt följande enhetschefer för hemtjänst/träffpunkt/dagverksamhet/återkommande korttidsboende/larmteam/nattorganisation; Louise Persson, Anna-Pia Viklund, Jenny Skott, Jonna Karlsson, Cornelia Högberg, Emelie Landström. Giltig från och med: Senast reviderad: Diarienummer: VON 2019/00431 Ersätter: Hänvisning: Rutin för uppföljningar SoL och LSS VOK HÄR SKRIVER DU NAMN PÅ DIN ENHET

2 2 (6) Kommunikation All skriftlig kommunikation mellan biståndshandläggare och utförare sker via Treserva gällande enskilda individer. Uppföljning Vid en uppföljning följs samtliga beslut/insatser för den enskilde upp samtidigt, det vill säga hela ärendet. Biståndshandläggarens ansvar 1. Biståndshandläggaren skickar uppföljningsmallen via Treserva till alla berörda utförare som den enskilde har (exempelvis hemtjänst, dagverksamhet, återkommande korttidsboende, avlösarteamet och gästplatsen), ca två veckor innan uppföljningen ska genomföras. Hemtjänsten dag/kväll svarar på mallen även för nattinsatserna och trygghetslarm samt matdistribution utförare. Om den enskilde enbart har nattinsatser, trygghetslarm eller matdistribution - leverantör räcker det med att kontakta den enskilde för uppföljning. Biståndshandläggaren fyller enbart i namn och personnummer för den enskilde samt datum för uppföljning i mallen innan den skickas. 2. Inom en vecka ska utföraren skickat svar på mallen till den biståndshandläggare som skickat mallen. Detta sker i Treserva. 3. Handläggaren gör en bedömning utifrån den information som inkommit via mallen samt den information som finns sedan tidigare om hur uppföljningen ska genomföras, t ex om anhöriga/utförare eller annan viktig person för den enskilde ska medverka och om uppföljningen ska ske via telefon eller på plats. Tidsåtgång jämförs med statistiken från webfocus. 4. Uppföljningen genomförs. De fyra frågorna som BUFFE vill ha svar på ska tas med vid uppföljningen. Frågorna ska ställas för personer som har hemtjänst dag och natt. Följ även upp samtycket och dess tidsbegränsning. 5. Samtliga hemtjänstbeslut och ledsagningsbeslut ska tidsbegränsas och därför skrivs alltid en ny utredning och beslut efter varje uppföljning. Övriga beslut såsom dagverksamhet, avlösning, trygghetslarm och matdistribution som inte är tidsbegränsade fortlöper, det vill säga en ny utredning med beslut skrivs inte om situationen inte väsentligt har förändrats. 6. En händelse i Treserva ska alltid registreras vid alla uppföljningar. Dessa är ett underlag för vård- och omsorgsnämnden.

3 3 (6) Skriv t ex: En uppföljning har genomförts den ÅÅ-MM-DD genom ett telefonsamtal. Bedömningen är att behovet av bistånd för TRYGGHETSLARM och MATDISTRIBUTION kvarstår. Om inte en ny utredning och beslut skapas ska även en händelseanteckning i journal skrivas med ytterligare information om vad som framkommit vid uppföljningen. Biståndshandläggaren ska även registrera en händelse när man haft en kontakt med den enskilde och muntligen haft ett samtal kring insatser, även om man inte genomfört en uppföljning. 7. Efter en uppföljning skickas ett nytt uppdrag till utföraren. I de fall inte ett nytt uppdrag skickas (t ex vid matdistribution och larmuppföljningar) ska handläggaren skicka ett meddelande till utföraren för kännedom om att uppföljningen är genomförd. 8. Handläggaren fyller sedan i excel-filen för det team man tillhör, med svaren på BUFE;s frågor. Endast hemtjänst dag och natt ska registreras. 9. Flytta magneten till nästkommande år och för den månad uppföljningen genomfördes, se till att färgmarkeringen stämmer. Se checklista för tavlor och magneter. Vid vårdplanering och jour gör biståndshandläggaren en bedömning om det är lämpligt att genomföra en uppföljning.

4 4 (6) Utförarens ansvar 1. Utföraren får via meddelande i Treserva från biståndshandläggaren en indikation ca två veckor innan en uppföljning kommer ske med ett antal frågor via frågemallen. 2. Utföraren läser igenom tidigare genomförandeplan och svarar på frågorna via mallen som handläggaren skickat. Uppföljningsmallen ska besvaras till den biståndshandläggare som skickat den, inom en vecka. Vid oförutsedda uppföljningar kan telefonsamtal behöva ske istället där utföraren direkt svarar på frågemallen i den mån det är möjligt. 3. När mallen inkommit till handläggaren, gör handläggaren bedömningen om utföraren bör vara med på uppföljningsmötet. I dessa fall meddelas utföraren. Utgångspunkten är att utföraren inte ska behöva vara med på mötet om inte den enskilde eller handläggaren ser ett nödvändigt behov av det. 4. Utföraren bekräftar via meddelade om att de kommer delta (om det är aktuellt enligt biståndshandläggaren). 5. Efter en uppföljning skickas ett nytt uppdrag till utföraren som då läser det. I de fall ett nytt uppdrag inte skickas ska handläggaren skicka ett meddelande till utföraren för kännedom om att uppföljningen är genomförd.

5 5 (6) UPPFÖLJNINGSMALL -mellan utförare och biståndshandläggare Utföraren fyller i spalten bredvid respektive aktuell insats utifrån nedanstående fyra frågor. 1. Vad hjälper ni personen med? 2. Finns ett förändrat behov? 3. Stämmer registrerad tidsåtgång efter behovet? 4. Har målet med insatserna kunnat uppfyllas? Biståndshandläggaren fyller i det gulmarkerade fältet: Personuppgifter Namn: Personnummer: Månad för uppföljning: Vem har fyllt i mallen (namn, enhet): När inhämtades informationen: Beviljade insatser hemtjänst Morgon: Förmiddag: Lunch: Eftermiddag: Kväll 1: Kväll 2: Natt (22-07): Dusch: Promenad: Social tid: Tvätt: Städ: Inköp/Internethandel: Ärenden: Telefonservice: Ledsagning till vårdinrättning: Ledsagning till aktivitet: Ledsagning till och från TP/DV: Matdistribution Utförare: Trygghetslarm Dagverksamhet Återkommande ktb Gästplatsen Avlösarteamet Övrigt bra att veta ex finns det husdjur, allergier, kan personen prata i telefon, behövs tolk, finns det skäl att gå två vid hembesök, finns minnesproblematik etc

6 6 (6) 1 CHECKLISTA TAVLOR OCH MAGNETER - BHL Ej tidsbegränsat hemtjänstbeslut Nyärende Gör magnet! Markera magneten: Mat, larm, avlösning mm som ej är tidsbegränsade Initialer Ärendenummer (utan nollor) 2 Gör 1 Pågående ärende Flytta magneten till den månad och år uppföljning ska ske! 4 3 händelse i Treserva! 5 Fyll i excelfilen! Meddela handläggaren om du följer upp eller avslutar ett ärende och flytta magneten och ändra färg vid behov! Att tänka på: Uppföljning innebär att följa upp hela ärendet, dvs alla insatser/beslut. När händelse skapas, skriv vad du följt upp och vilka beslut som kvarstår. Ordinarie handläggare ansvarar för att kontinuerligt se över antalet magneter med antal ärenden. Om en handläggare flyttar över ett ärende till någon annan eller om korttidsboende beviljas, ansvarar handläggaren som flyttat ärendet för att magneten flyttas till rätt plats. När ett ärende avslutas ansvarar handläggaren som avslutat ärendet för att ta bort magneten. Vid förändringar gällande magneten ska alltid ordinarie handläggare meddelas!