Informationspolicy. Z-teknologsektionen. Skapad Senast ändrad: Z-teknologsektionen Chalmers Studentkår.

Transkript

1 . Informationspolicy Skapad Senast ändrad:

2 Inledning Den här policyn gäller vid Chalmers tekniska högskola beslutades det att Ztyrets ledamotspost skulle ändras till en informationsansvarigpost. Detta har gjort att Ztyret har kunnat arbeta mer långsiktigt med hur vi vill nå ut med information till våra medlemmar. Dokumentet är framtaget för att underlätta arbetet samt för att eliminera eventuella oklarheter som kan uppstå när information skickas ut till sektionens medlemmar. Policyn är framtagen av Ztyret och ska användas av sektionens organ som grund vid utskick av information till sektionens medlemmar. Bakgrund och syfte Det ligger i alla sektionsorgans intresse att sprida relevant information till medlemmarna i Automation och Mekatronik. På Chalmers råder kårobligatorium vilket innebär att det är vår skyldighet att nå ut med information om vad som händer på sektionen. Detta gäller förstås även till våra medlemmar som är utbytesstudenter i masterprogrammet MPSYS och eventuellt behöver en engelsk översättning av informationen. Policyns syfte är att hjälpa sektionsaktiva med att nå ut med information till sektionens medlemmar. Idag använder vi oss av många medier som veckomail, Bonsai Campus, activiy@z, Z-TV:n mm. och det är ibland svårt att veta vad som man ska tänka på när man vill nå ut med information. Övriga frågor Vid förslag på förbättring av policyn, otydliga situationer eller allmänna relevanta frågor, var god kontakta Ztyret.

3 Instruktioner Utskick av information Utskick får inte ha kränkande eller provocerande innehåll som till exempel berör etnicitet, könsidentitet eller sexuella anspelningar. All information ska finnas på engelska eller på engelska och svenska. Information som enbart berör grundutbildningsprogrammet behöver inte översättas till engelska men ska specificeras att det inte berör masterstudenterna på engelska. Arrangemang som enbart kommer hållas på svenska ska vara specificerade vid utskicket. Medier Veckomail Veckomailet skickas ut av Ztyrets informationsansvarig till de allra flesta av sektionens medlemmar klockan 8.30 varje måndag. För att få ett händelserikt veckomail hjälps alla organ åt att skicka in information till veckomailet. Denna information skickas in genom ett e-formulär som informationansvarig tillhandahåller. Har du inte tillgång till anmälningsformuläret, maila så får du automatiskt en länk till formuläret. För att informationsansvarig ska hinna skriva veckomailet ska all information till nästa vecka skickas in senast på fredagen. All information som skickas in till veckomailet ska specificeras enligt Instruktioner i detta dokument. Bild ska alltid skickas med eftersom det medför till ett mer levande veckomail och väcker intresse för arrangemanget. Bonsai Campus Bonsai Campus är en tjänst specifikt inriktad mot informationsspridning om arrangemang på campus och studentsektioner. För att ta del av information via Bonsai Campus behöver Z-teknologen ladda ner appen och skapa ett konto. Många av sektionens organ har administratörskonton och kan därför skapa arrangemang som når ut till samtliga Z- teknologer som anslutit sig till tjänsten. Använd gärna Bonsai Campus som primär informationsplattform inför ett arrangemang. Anledningen till att började använda tjänsten år 2019 är att allt färre Z-teknologer använder facebook samt att de som använder facebook ändå inte alltid får syn på våra arrangemang i sitt flöde. Med det sagt är det ändå bäst att komplettera sin PR genom ett facebook-evenemang delat i activity@z! Informationen kan vara den samma på båda plattformarna. Om ditt organ skall hålla ett arangemang men saknar administratörskonto, kontakta Ztyret. Z-TV:n Z-TV:n är uppsatt vid baren i Zaloonen. Z-TV:n rullar dagtid slides med relevant information från sektionen och dess organ. För att lägga till och ta bort slides så redigerar man en Google-presentation som automatiskt synkas med Z-TV:n var tjugonde minut. Detta presentationsdokument finns delat med sektionens alla organ. Z-TV:n kan även användas

4 vid arrangemang, t.ex. som meny-lista eller dylikt. Det är då lätt att inaktivera de slides som normalt rullar dagtid. och Facebook-Event är en facebookgrupp för alla sektionens medlemmar där alla sektionens arrangemang delas. Det är upp till varje medlem att själv välja om man vill vara med i activity eller inte, så de måste själva gå med i gruppen. I dagsläget är ungefär hälften av sektionens medlemmar med i gruppen, därför är det viktigt att informationen går ut på andra medier också, förslagsvis genom veckomailet som alla sektionens medlemmar får. Det är helt okej att dela ett arrangemang från en annan facebooksida för att slippa posta något två gånger. Saknar du behörighet att publicera, kontakta informationsansvarig. Ett exempel på hur ett inlägg kan se ut: Ex: [English below] Vill du arrangera Z s jubileumskalas? Nästa år fyller Z 30 år och det ska givetvis firas med buller och bång. Nu har du möjligheten att söka den kommitté som ska arrangera hela kalaset. Frågor angående uppdraget ställs med fördel till ztyret@ztek.chalmers.se. ========================= Do you want to arrange the anniversary party for Z? The next year Z will turn 30 and of course this will be celebrating in a grand way. Now you have the opportunity to be part of the committé in charge of arranging the anniversary party. If you have any questions regarding the committé please contact. Puff@Z används av sektionens kommittéer när de behöver hjälp av puffar inför arrangemang. Inlägg i Puff@Z fungerar på samma sätt som Activity@Z Z-kalendern Z-kalendern finns till för att enkelt få en översikt på vilka arrangemang som sker på sektionen. Om du har redan har gjort ett facebook-event för arrangemanget kan du kan enkelt lägga till arrangemanget direkt från facebook. Gå in på arrangemanget, välj exportera evenemang > spara till kalender > lägg till i Z-kalendern. Hela evenemanget med beskrivning och tid läggs då automatiskt till i z-kalendern. Du kan självklart lägga in andra event också om eventet inte finns på facebook. Saknar du behörighet att publicera i z-kalendern, kontakta informationsansvarig. Hemsidan Sektionens hemsida, ztek.se distrubitioneras av informationsansvarig med hjälp av Webbgruppen. Hemsidan är i dagsläget enbart på svenska och bör ses över om man kan få ut en engelsk version av hemsidan. På hemsidan ligger alla styrdokument med instruktioner etc. Här är även information om alla sektionens organ och vilka som sitter i dessa. Hemsidan ska vara väldigt formell för att kunna rikta sig utåt mot företag utanför Chalmers, därför postas ingen information om arrangemang på hemsidan för att på så sätt få hemsidan att

5 framstå som mer seriös. Saknar du något på hemsidan eller hittar någon information som inte stämmer, kontakta eller informationsansvarig. Mail Alla sektionsorgan har varsin mailadress. Vid behov kan man få en privat mailadress som man kan göra utskick med. Om detta önskas, kontakta informationansvarig. Anmälningsformulär Viktigt att tänka på när man bjuder in till arrangemang på engelska är att inte glömma bort att anmälningsformuläret också måste vara på engelska. Tänk även på att: Specifiera både alkoholpriset och det alkoholfria priset. Använd inte matgnäll som punkt för personer med allergier eller andra preferenser som exempelvis vegetarian. Det finns ingen som kan hjälpa att den är allergisk och att kalla det för gnäll klangar dåligt, som om att dessa personer skulle vara ett problem. Tänk på att följa GDPR vid hantering av personuppgifter. Den som fyller i formuläret måste få godkänna vad lämnade uppgifter kommer användas till, vem som kommer se uppgifterna och hur länge ni sparar uppgifterna. Använd inte ett privat googlekonto, utan ett konto kopplat till. Var mycket noga med att radera uppgifterna då ni ej längre har tillåtelse att spara dem. Kåren har sammanställt information om gdpr på Övrigt Kårens ordlista Finns det ord som är svåra att översätta till engelska? Kåren har en ordlista med ord som är vanligt förekommande på Chalmers! C3%A5rs-Engelska-ordlista_rev_2018_v1.pdf Dokument Sektionens stadgar, reglemente och protokoll är i dagsläget inte översatta till engelska. Det finns en stor svårighet att översätta paragraf-dokument och för de dokument som styr verksamhet är exakt formulering ofta kritisk för innebörden. En översättning riskerar att förändra detta och därför bör vissa typer av dokument inte översättas. Detta är något som bör ses över i framtiden. Kårens riktlinjer för engelsk kommunikation finner du på deras hemsida.