Periodbokslut Granskningsrapport

Transkript

1 Periodbokslut Granskningsrapport KPMG Offentlig sektor Antal sidor:11

2 Innehåll 1. Inledning 1 2. Sammanfattning 1 3. Lagstiftning 1 4. Syfte med granskningen 2 5. Metod för granskningen 2 6. Regelverk för upprättande av delårsrapport Lagen om kommunal redovisning (1997:614) God redovisningssed (enligt rekommendationer och uttalanden) Idéskrift från Rådet för kommunal redovisning 4 7. Resultat av granskningen Begränsningar i revisionsuppdraget Innehåll enligt lag och rekommendationer Bedömning och förbättringsområden Förvaltningsberättelsen Resultaträkning Balansräkning Redogörelser för kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet Rättvisande bild av resultat och ställning Ekonomiskt utfall Bedömning Balanskravet Uppföljning mot av fullmäktige beslutade målsättningar 10

3 1. Inledning KPMG har som biträde till revisorerna i översiktligt granskat den av kommunen per avgivna delårsrapporten. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. 2. Sammanfattning Kommunen redovisar ett totalt överskott på 50,6 Mkr per den 31 augusti Prognosen för 2007 utgör 33,6 Mkr vilket pekar på att kommunen kommer att uppfylla det s k balanskravet. Noterbart i rapporten är vidare att samtliga nämnder prognostiserar positiva eller endast små negativa avvikelser mot budget. Av delårsrapporten framgår vidare att kommunens nettokostnader ökat med 2,7 % medan det sammanlagda beloppet av skatter och statsbidrag ökat med 5,9 % jämfört med motsvarande period Därmed kan kommunen redovisa ett bättre delårsresultat än föregående år trots att de finansiella intäkterna under 2007 varit lägre kapitalförvaltningen. Beträffande utformningen av delårsbokslutet finns enligt vår bedömning en viss förbättringspotential att tillvarata. Detta avser bl a att mer betona rapportens funktion av en av kommunstyrelsen avgiven externt ämnad rapportering, jämfört dagens mer budgetuppföljande och interna karaktär. Vi menar att rapporten uppfyller lagens krav men enligt vår uppfattning saknas vissa upplysningar för att rapporten helt skall kunna sägas motsvara god redovisningssed inom området. Detta avser bl a information om kommunkoncernen, kassaflödesanalys och vissa textmässiga delar kopplat till bl a utvecklingen hos väsentliga omvärlds- och framtidsfaktorer. Kommunens verksamhetsmål med inriktning på god ekonomisk hushållning kommenteras inte i föreliggande bokslut. Detta, kombinerat med målens mycket övergripande karaktär försvårar en bedömning av om kommunen kommer att kunna leva upp till de i budgeten för 2007 fastslagna verksamhetsmålen. Vår uppföljning av de finansiella målen för 2007 pekar på att kommunen kommer att kunna leva upp till dessa. I samband med granskningen har det understrukits från kommunens sida att den förändrade organisation som införts och de vidareutvecklade verksamhetsmässiga och finansiella målen kommer att påverka utformningen av framtida delårsrapporter och årsredovisningar. Dessa kommer att få ett ökat fokus på presentation och uppföljning av verksamheten i kommunen. 3. Lagstiftning Enligt kommunallagen är det ett lagstadgat krav på revisorerna att göra en bedömning av delårsrapporten. Deras uppgift har preciserats enligt följande: 1 (11)

4 Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap 20 skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Bedömningen gäller både de finansiella målen liksom målen och riktlinjerna för verksamheten. Revisorerna får därmed en kompletterande roll i processen att säkerställa att god ekonomisk hushållning uppnås. Det skall understrykas att det är de mål som fullmäktige lagt fast som skall bedömas och inte de mål som styrelser och nämnder antagit. 4. Syfte med granskningen Granskningen av delårsrapporten syftar till: att bedöma om delårsrapporten innehåller de uppgifter som krävs enligt lag om kommunal redovisning och att uttalanden från Rådet för kommunal redovisning efterlevs att översiktligt bedöma om delårsrapporten ger en rättvisande bild av resultat och ställning att bedöma om kommunens och respektive styrelse/nämnds prognoser är tillförlitliga att översiktligt bedöma om fullmäktiges finansiella mål kommer att uppnås att översiktligt bedöma om verksamheten bedrivits i enlighet med av fullmäktige beslutade mål för god ekonomisk hushållning i verksamheterna (effektivitet och kvalitet) att erhålla en uppfattning om huruvida ett balanserat resultat kommer att uppnås vid årets slut 5. Metod för granskningen Revisorernas uppdrag är till stora delar inriktat på generella analyser och ställningstaganden. Vi har därför övergripande granskat att räkenskaperna är riktiga genom rimlighetsanalyser med hjälp av analytisk granskning i kombination med begränsade stickprovskontroller av underlag. Granskningen innefattar i huvudsak följande moment: Informationsinsamling genom intervjuer Insamling av relevanta dokument Analys av resultat och ställning samt annan erhållen information Översiktlig genomgång av balansräkningen och kommunens egen dokumentation 2 (11)

5 6. Regelverk för upprättande av delårsrapport 6.1 Lagen om kommunal redovisning (1997:614) Enligt lagen om kommunal redovisning (9 kap) är kommunen skyldig att under räkenskapsåret upprätta en särskild redovisning för verksamheten som omfattar minst sex och högst åtta månader av året. Delårsrapporten skall innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens verksamhet och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång (KRL 9 kap 2 ). Med detta avses: 1. Sådana förhållanden som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat eller ställning och 2. sådana händelser av väsentlig betydelse för kommunen som inträffat under rapportperioden eller efter dennes slut. 6.2 God redovisningssed (enligt rekommendationer och uttalanden) Som framgår ovan har lagstiftaren valt att ge kommunen möjlighet att i stor utsträckning utforma delårsrapporten utifrån egna åsikter och behov. Referensgruppen i redovisningsfrågor har i sina uttalanden bl a lämnat följande rekommendation: delårsrapporten bör omfatta hela kommunkoncernen beloppsuppgifterna, balans- och resultaträkning samt kassaflödesanalys, bör kompletteras med en övergripande redogörelse av den ekonomiska utvecklingen och en analys av verksamheterna väsentliga nyckeltal bör anges de ekonomiska och verksamhetsmässiga målsättningarna bör följas upp verksamhetens utveckling under resterande delen av året bör kommenteras i kombination med en årsprognos för kommunen Referensgruppens uttalande bör kunna tjäna som en rimlig utgångspunkt för vad en delårsrapport ska innehålla och hur den bör utformas. Utifrån den kommunala redovisningslagen och referensgruppens uttalande bör en delårsrapport, enligt god redovisningssed, innefatta en förvaltningsberättelse samt resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys för såväl kommunen som för koncernen. Kommunens egna behov tillsammans med utvecklingen av god redovisningssed (enligt nedan) blir i övrigt vägledande vid upprättande av delårsrapport. 3 (11)

6 6.3 Idéskrift från Rådet för kommunal redovisning Rådet för kommunal redovisning har tagit beslut om att inte utge någon enskild rekommendation som behandlar delårsrapporter utan har istället fastslagit att Referensgruppens uttalande skall utgöra grund för vad som anses vara god redovisningssed. Rådet har emellertid, som ett komplement till nämnda uttalande, valt att lämna en idéskrift om delårsrapporter. Av skriften har följande väsentliga kommentarer hämtats: Delårsrapporten är främst ett instrument för att ge externa intressenter och allmänheten en uppfattning om kommunens ekonomiska situation och utvecklingen sedan årsskiftet. I andra hand kan delårsrapporten användas som ett internt budgetuppföljningsinstrument. Tillämpade redovisningsprinciper bör framgå. Om samma principer används som i den senaste årsredovisningen är det tillräckligt att lämna denna information. Förvaltningsberättelsen bör struktureras enligt följande * Omvärldsanalys * Finansiell analys * Drift- och investeringsredovisning * Måluppfyllelse (ekonomi och verksamhet) * Väsentliga personalförhållanden * Framtidsbedömning * Övriga väsentliga händelser under perioden Tilläggsupplysningar behöver inte lämnas förutom gällande tillämpade redovisningsprinciper samt avseende hur skatteintäkterna beräknats. Dessutom bör en not till skatteintäkterna lämnas som specificerar de ingående posterna. 7. Resultat av granskningen 7.1 Begränsningar i revisionsuppdraget Det budgetdokument som fullmäktige fastställt för 2007 innefattar nedanstående allmänna verksamhetsmässiga målsättningar. Den kommunala organisationen skall arbeta utifrån ett medborgarperspektiv Organisationen skall utformas på ett ändamålsenligt sätt för att främja god ekonomisk hushållning Organisationen skall vara decentraliserad med så få organisationsnivåer som möjligt. Delegation av beslutsrätt skall bidra till snabb och effektiv beslutsgång Vi skall aktivt söka samverkan med andra kommuner och myndigheter 4 (11)

7 Utöver dessa verksamhetsmässiga mål anges de övergripande mål inom områdena trivsel, tillväxt, kompetens och bärkraft, som formulerats mot bakgrund av den framtidsbild som framkommer i Vision Arvika I delårsrapporten lämnas inga kommentarer till uppfyllelsen av dessa verksamhetsmässiga och övergripande mål av kommunledningen med hänvisning till den omarbetning av dessa som pågår inför verksamhetsplanen Det kan även konstateras att målformuleringarna till sin karaktär är sådana att uppfyllelsen är svår att mäta. Av denna anledning begränsas bedömningen av kommunens måluppfyllelse till de i budgeten angivna finansiella målen för Innehåll enligt lag och rekommendationer Kommunens delårsrapport innehåller följande delar: Förvaltningsberättelse med kortfattade skriftliga kommentarer till - Mål och måluppfyllelse - Resultat och prognos - Balansräkning - Pensionsmedelsförvaltning - Driftsredovisning - Investeringar - Sammanfattning - Avstämning mot balanskrav Resultaträkning för kommunen med jämförelsesiffror för föregående år samt med angivande av prognos, budget och beräknad avvikelse för 2007 Balansräkning för kommunen med jämförande siffror vid samma tidpunkt föregående år och vid ingången av 2007 samt med prognos för årsbokslutet 2007 Noter till balansräkningen med jämförande siffror från ingången av året Övergripande driftsredovisning per nämnd och verksamhet med angivande av årsbudget, förbrukningsgrad inklusive läget vid samma tidpunkt 2005 samt prognos för avvikelse mot budget för Redovisningsprinciper Nyckeltal med angivande av kostnad per individ för väsentliga verksamheter innefattande jämförelse mellan utfallet och budget 2006 samt prognos för Nyckeltal avseende teknik innefattande bl a produktion och kostnadstäckning 5 (11)

8 Investeringsredovisning med budget, förbrukning och prognos för 2007 Nämndernas/förvaltningarnas kommentarer till delårsrapporten Rapportens innehåll motsvarar därmed i allt väsentligt, de krav som ställs i lagen om kommunal redovisning och rekommendationer som lämnats från Rådet för kommunal redovisning och Referensgruppen i redovisningsfrågor. Sedan föregående år har förvaltningsberättelsens innehåll omstrukturerats med bl a tydligare återkoppling till kommunens målsättningar Bedömning och förbättringsområden Inga kommentarer eller annan redovisning ges i delårsrapporten om kommunkoncernens resultat och ställning. Denna information lämnades föregående år i ett kortfattat avsnitt i förvaltningsberättelsen. I detta avseende motsvarar inte delårsbokslutet god redovisningssed. Som tidigare skriver kommunstyrelsen inte under delårsrapporten. Eftersom bokslutet skall utgöra en rapportering från styrelsen till kommunfullmäktige och övriga intressenter, innefattande kommunmedborgarna, är det vår uppfattning att en underskrift, även om detta inte är ett direkt krav i lagstiftningen, med fördel kan ske för att markera kommunstyrelsens funktion som rapportens avgivare Förvaltningsberättelsen Kommunens delårsrapport sammanställs och kommenteras av redovisningschef och ekonomichef. Av rapporten bör dock i enighet med ovanstående resonemang om kommunstyrelsens funktion även framgå att det är styrelsen som redovisar sin syn på verksamheten och det ekonomiska utfallet under rapportperioden samt vilka eventuella åtgärder man bedömer behöver vidtas med anledning av resultat- omvärlds- och verksamhetsutvecklingen. Det är därför rimligt att kommunens rutin för att ta fram delårsrapporter också ger utrymme för att sådana överväganden kan tas in i rapporten. Kortfattade kommentarer om väsentliga omvärlds- och framtidsfaktorer bör kunna lämnas i delårsrapporten. I delårsbokslutet bör viktiga problem- eller utvecklingsområden vilka omnämnts i senaste årsredovisningen kortfattat kommenteras. Eftersom skatteintäkterna är så väsentliga för kommunens resultat, kan med fördel beräkningen av denna intäkt beskrivas i not. Kommunen bör redovisa en kassaflödesanalys för redovisningsperioden. 6 (11)

9 7.2.3 Resultaträkning Vi bedömer att delårsrapporten på ett överskådligt sätt redovisar kommunens resultat och prognos Balansräkning Även balansräkningen med tillhörande information ger enligt vår mening en överskådlig och rättvisande bild av kommunens ställning. Eftersom bokslutet också dokumenteras och införs i huvudboken ges avstämningsmöjligheter mot underlag och redovisning. Vidare innebär ett genomarbetat bokslut i regel en kontrollpunkt beträffande avstämningar, värderingar av fordringar m m. Balansräkningens kompletterande information i form av noter är enligt vår uppfattning bra anpassat till informationskravet i en delårsrapport Redogörelser för kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet Delårsbokslutet är kompletterat med beskrivningar av styrelsens olika verksamheter med tydlig inriktning på ekonomisk information i form av budgetavvikelser och prognoser. Vår uppfattning är att delårsbokslutet som helhet skulle kunna vinna på en tydligare profil baserad på en klar uppfattning av delårsbokslutets syfte, användare och deras informationsbehov. Detta borde rimligen innebära att verksamhetsmål, prestation och väsentliga händelser under redovisningsperioden tydligare lyftes fram tydligare. En redogörelse av delårsbokslutets innehåll görs regelmässigt av kommunchefen för kommunstyrelsen. Bokslutet föreläggs kommunfullmäktige med en föredragning av dess innehåll. 7 (11)

10 7.3 Rättvisande bild av resultat och ställning Ekonomiskt utfall Kommunen redovisar per ett resultat på 50,6 Mkr (f år 37,6 Mkr). Inga jämförelsestörande eller extraordinära poster föreligger. Resultat Resultat Prognos +/- budget 2007 Intäkter (ökning 1 %) 172,1 170,3 +2,0 Kostnader (ökning 2,5 %) -805,7-786,3-0,4 Avskrivningar -30,6-30,7 0 Nettokostnad (ökning 2,7 %) -664,2-646,7 +1,6 Skatteintäkter (ökning 5,2 %) 541,3 514,8 +18,9 Statsbidrag, utjämning (ökning 8,3 %) 159,6 147,4 +0,6 Finansiella intäkter 16,6 25,5 +10,0 Finansiella kostnader -2,6-3,4-1,6 Resultat 50,6 37,6 +29,5 Som framgår ovan ökar kommunens nettokostnader med 2,7 % medan det sammanlagda beloppet av skatter och statsbidrag ökar med 5,9 % jämfört med motsvarande period Detta innebär att kommunen kan redovisa ett bättre resultat 2007 än föregående år trots att de finansiella intäkterna i pensionsmedelsförvaltningen har minskat. I sammanhanget är det noterbart att kommunens prognostiserade årsresultat är 33,6 Mkr vilket skulle innebära ett förväntat negativt resultat på 17 Mkr under perioden september december eftersom resultatet, som framgår ovan, redan i augusti uppgår till 50,6. Siffrorna borde peka på en väsentlig säkerhetsmarginal i prognosen även innevarande år. Vår mening är att en prognos allmänt sett bör bygga på så realistiska värden som möjligt. Dels för att uppfylla kravet på rättvisande bild, dels för att kunna utgöra ett fullgott beslutsunderlag. Vidare kan noteras att kommunens pensionsskuld (redovisad som ansvarförbindelse) ökar från 517,3 Mkr till 613,8 Mkr under Detta är en följd av att nya grunder tagits fram vid beräkning av skuldens storlek, vilket påverkar samtliga kommuners utestående pensionsåtaganden. 8 (11)

11 Verksamheterna Endast en verksamhet redovisar negativ budgetavvikelse i sin prognos. Riktpunkt budgetförbrukning 67 % Utfall % av budget Prognos 2007 avvikelse i mkr Kommunfullmäktige 47 0 Kommunledning 67 +1,0 Miljöstab 40 +0,5 Lärande och stöd 65 +0,5 Vård och omsorg 65-1,2 Samhällsbyggnad, miljö och service 45 +5,0 Övrigt 54 +0,1 Kommunstyrelsen totalt 63 +5,9 Myndighetsnämnd 33 +0,1 Valnämnd 46 0 Överförmyndarnämnd 12 0 Revision 57 0 Totalt nämnderna 63 +6,0 Ovanstående siffror pekar på att kommunen har kostnadsutvecklingen under god kontroll under Som nämnts ovan, lämnas ingen redovisning i delårsrapporten om utvecklingen i kommunkoncernen Investeringar Kommunen har budgeterat investeringar för 100,2 Mkr under Förbrukat av detta var vid utgången av augusti endast 30,8 Mkr och prognosen för året utgör investeringar på 70,0 Mkr, d v s 30,8 Mkr under budgeten. De prognostiserade avskrivningarna för 2007 utgör 46, 0 Mkr Bedömning Vid vår analytiska granskning av resultaträkningen och balansräkningen har vi inte noterat några väsentliga avvikelser från god redovisningssed. Vi har heller inte uppmärksammat några betydande fel i den beloppsmässiga redovisningen för kommunen varför vi bedömer att resultatet ger en rättvisande bild för perioden. 9 (11)

12 Resultatet i en delårsrapport är dock alltid behäftat med vissa osäkerhetsfaktorer. Följande väsentliga förhållanden bör noteras: Periodiseringar, avsättningar och reserveringar har beräknats hos respektive förvaltningsdel. Noggrannheten i dessa beräkningar är normalt lägre i ett delårsbokslut än i ett årsbokslut. Skatteintäkter är beräknade utifrån senast kända prognos från kommunförbundet vilken kan komma att avvika från faktisk prognos som erhålls från ekonomistyrningsverket vid årets slut. Det skall också poängteras att vi inte gjort någon detaljgranskning av räkenskapernas riktighet utan istället baserar sig våra uttalanden på analytisk granskning, i kombination med stickprovskontroller. Avseende periodisering av leverantörsfakturor förutsätts att detta skett enligt god redovisningssed. 7.4 Balanskravet Resultatet utgör 50,6 Mkr med en prognos vid årsskiftet på 33,6 Mkr. Detta innebär att kommunen under innevarande år med marginal bör klara det s k balanskravet. 8. Uppföljning mot av fullmäktige beslutade målsättningar I budgeten för 2007 finns ett antal finansiella målsättningar. 1. Uppgiften att föra en ansvarsfull ekonomisk politik överordnas övriga politiska krav. 2. Verksamhetens nettokostnader (inklusive avskrivningar) skall långsiktigt inte överstiga 98 % av skatteintäkter och generella statsbidrag. 3. Investeringar finansieras med egna medel, lånefinansiering tillämpas endast i undantagsfall. 4. Avsättning till kommunens interna pensionsfond skall ske med minst 20 mkr per år. Det långsiktiga målet är att nå full fondering. I och med fastställandet av den reviderade budgeten har nettokostnadsandelen för mål 2 ovan för 2007 bestämts till 100 %. I delårsrapporten kommenterar kommunen målen 2-4 och gör bedömningen att dessa kommer att uppfyllas under Vi delar denna uppfattning och konstaterar att den lämnade prognosen för året innebär en nettokostnadsandel på 98,0 %. De av fullmäktige fastslagna verksamhetsmässiga målen för 2007 är nedanstående. 10 (11)

13 1. Den kommunala organisationen skall arbeta utifrån ett medborgarperspektiv. 2. Organisationen skall utformas ändamålsenligt för att främja god ekonomisk hushållning. 3. Organisationen skall vara decentraliserad och delegation av besluträtt skall bidra till snabba och effektiva beslut. 4. Samverkan med myndigheter och andra kommuner skall eftersträvas. Målen kommenteras inte närmare i delårsrapporten, man hänvisar till det pågående arbetet med formulering av mål inom ramen för s k balanserade styrkort. Vår bedömning är att revisorerna mot bakgrund av detta inte har tillräckligt underlag för att göra en egen bedömning av måluppfyllelsen och bör avstå från en egen prövning, särskilt som målen också är av mycket övergripande karaktär. KPMG Anders Naeslund Certifierad kommunal revisor 11 (11)