HansaWorld. FirstOffice. Ett integrerat affärssystem för Macintosh, Linux och Windows HansaWorld All rights reserved 5.

Transkript

1 HansaWorld FirstOffice Ett integrerat affärssystem för Macintosh, Linux och Windows HansaWorld All rights reserved

2 Förord FirstOffice är ett kraftfullt affärssystem för Windows och Macintosh datorer. Programmet är praktiskt taget identiskt för de två miljöerna, och de är utformade för att göra din administration och redovisning så enkel och snabb som möjligt. I de delar där Macintosh- och Windowsversionerna skiljer sig åt, beskriver manualen båda versionerna. Men de flesta illustrationerna är hämtade från Windowsversionen. Text inom raka parenteser - [Spara], [Avbryt] refererar till knappar på bildskärmen.

3 Hur manualen är organiserad Introduktion Gränssnitt FirstOffice och ditt företag Börja arbeta Inställningar Huvudmeny Register Installation av FirstOffice samt grundläggande begrepp. FirstOffice grundläggande komponenter: register, fönster, menyer, funktioner och knappar. Om FirstOffice funktion i ditt företag, integrationen mellan de olika registren. Registrering av ingående saldon. Inställningar och parametrar. Systemanvändning. Kontoplan, kunder, leverantörer, artiklar (produkter och tjänster) och priser. Fakturor, inbetalningar, leverantörsfakturor, utbetalningar och verifikat. Personligt Registrera och granska möten i dags-, vecko- eller månadsöversiktena i kalendern. Dokument Rapporter Export Import Skriva ut fakturor och andra dokument. Skriva ut rapporter, rapportdefinitioner och nedbrytbara rapporter. Exportera textfil. Skapa backupfil. Importera textfil. Återställa från backupfil.

4 Innehållsförteckning Förord... II Hur manualen är organiserad... III Kapitel 1: Introduktion och installation Strukturen av FirstOffice Arbetsflöde...16 Fleråriga databaser...18 Förbereda för installation Effektiv hantering Planera och förbereda Installation Systemkrav...21 Installation...22 Windows Macintosh Efter installation...24 Starta FirstOffice Företag och databaser...25 Skapa ett nytt företag... 26,27 Import av backup Huvudmenyn Nödvändiga Inställningar Lägga till nya företag Databasnyckeln Börja i ett nytt bokföringssystem Ta backup Återställa från backup...40 Uppgradera från tidigare versioner av FirstOffice Kapitel 2: Gränssnitten i FirstOffice... 44,45 Huvudmenyn...45 Knappraden...46 Pilarna Skrivaren

5 Företagsrutan Huvudmenyn... 47,48 Menyer och undermenyer Menyraden Menyn Arkiv Utskriftsformat Skriv ut Avsluta Menyn Redigera Ångra Klipp ut Kopiera Klistra in Ta bort Menyn Post Nästa Föregående Spara Avbryt Ny Kopiera Radera Menyn Fönster Menyn Info Om FirstOffice Fönster Bläddrafönster Postfönster Funktioner Klistra in Special Pilarna Bilagor Rapportfönster... 61,62 Utskrifter Sök i rapporter Räkna om rapporter Nedbrytbara rapporter Listfönster Fildialoger Att arbeta med poster

6 Befintlig post...67 Ny post...67 Kopiera post...67 Makulera post...67 Bilagor...68 Bifoga filer till poster Att läsa/öppna bifogade filer Bifoga anteckningar eller kommentarer till poster Läsa och ändra anteckningar Ändra namn på bilagor Bifoga poster till andra poster Öppna bifogade poster Ta bort bilagor Rapporter Exporter till andra applikationer Kortkommandon Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag... 76,77 Interna och externa dokument...77 Verifikat Verifikat i FirstOffice...78 Kundfakturor... 78,79,80 Inbetalningar Leverantörsfakturor Utbetalningar Kontoplanen Vilka behöver information om ditt företag Praktisk användning av informationen från redovisningen...85 Att skaffa kapital...85 Skatter...85 Momsredovisning...85 Nytt år och bokslut... 86,87,88,89 Kapitel 4: Börja arbeta med FirstOffice Registrera data och ingående saldon...91 Registrera första kunden Registrera första leverantören Registrera första artikeln Ingående saldon i kundreskontran... 94,95 Ingående saldon i leverantörsreskontran

7 Ingående saldon i redovisningen... 97,98 Registrera inbetalning... 98,99,100,101,102,103 Importera ingående saldon ,104 Skriva ut rapporter ,105 Kapitel 5: Inställningar ,107 Olika typer av inställningar ,109,110 Antal företag Skapa en ny automatkontering , ,113 Skapa en ny automatkontering från en befintlig Förändra en automatkontering ,116 Ta bort en automatkontering Aktivitetsklasser ,119 Aktivitetstyper ,121 Avrundning Bankfiler Betalningssätt ,125 Betalningsvillkor ,127 Datum och nummer ,129 Dokumentmallar Redigera objekt Textobjekt Rad & ram Fält Bild Funktioner Egenskaper PC Skrivare Kopior Lägg underst Utskrift av dokumentmallar Funktioner som är relaterade till dokumentmallar Företagsdata Ingående saldon (Ing. saldon) ,139 Kontering (kund) ,141,142 7

8 Kontering (leverantör) ,145 Konton Visa alla konton Söka efter konto Inspektera och förändra konto Lägga till konto Radera konto Utskrift av kontoplan Konvertering - Konton, Konvertering - Master ,152,153 Kreditgräns Låsningar ,156 Momskoder ,158 Perioder Personer ,161 Ändra lösenord Prislistor Introduktion Prislistans struktur Prislistor Priser Påminnelsetexter Räkenskapsår Stilar ,169 Veckor Kapitel 6: Register ,172 Kontakter, kunder och leverantörer ,174,175 Underhåll av kontaktregistret Radera ett kontaktkort Artiklar Förändra en artikel Radera en artikel

9 Kapitel 7: Transaktionsregister ,181 Fakturor ,183 Skapa en ny faktura Posthuvud Delfönster ,187 Delfönster ,189,190 Delfönster Exempel på fakturaregistrering Granska och godkänna fakturor Verifikat från fakturor Felmeddelanden Skriva ut faktura Kassafakturor Kreditfakturor Kreditera del av fakturan Menyn Funktioner Godkänn Skapa kreditfaktura Inbetalningar Skapa en ny inbetalning ,201 Granska och godkänna inbetalningar Funktioner Godkänn À-konto och förskottsbetalning Rätta fel vid inbetalningar Leverantörsfakturor ,206 Skapa en ny leverantörsfaktura ,208,209,210,211 Exempel på fakturaregistrering Inspektera och godkänna leverantörsfakturor Verifikat från leverantörsfakturor Felmeddelanden Kreditera en leverantörsfaktura Funktioner Godkänn

10 Balansera Utbetalningar Skapa en ny utbetalning...216,217,218,219 Exempel på utbetalningsregistrering...220,221 Funktioner Beställ Avstämd Rätta fel vid utbetalningar Verifikat Registrera ett verifikat Verifikatets sidhuvud Verifikatets sidfot Exempel på verifikatregistrering...228,229 Korrigering av verifikat...230,231 Funktioner Balansera verifikat Byt Debet_Kredit Ändringsmarkering Kapitel 8: Personligt Kalendern Öppna kalendern De fyra kalenderöversikterna Månadsöversikten Veckoöversikten Dagsöversikten Om det saknas veckonummer Rapporten i Kalender ,242 Aktiviteter Granska aktiviteter Registrera en aktivitet Posthuvud Delfönster Delfönster Färdigställa en aktivitet Agenda ,

11 Kapitel 9: Rapporter Rapporter Rapportinställningar Menyn Funktioner Artikellista Artikelstatistik Balansräkning Definiera en balansräkning ,257,258 Infoga en rad i balansräkningen Radera en rad från balansräkningen Skriva ut en balansräkning Specialfunktioner för balansräkningen ,262 Företagsinformation Grundbok ,265 Huvudbok ,267 Inbetalningsprognos ,269,270 Journaler Korrektionslista Kontaktlista ,273 Kundreskontra ,275 Kundstatistik Kundutdrag, periodiskt ,278 Leverantörlista ,280 Leverantörsreskontra ,282 Lev.utdrag, periodiskt ,284 Momsrapport ,286 Definiera en momsrapport Utskrift av momsrapport ,289 Resultaträkning Definiera en resultaträkning Skriva ut en resultaträkning ,292 11

12 Råbalans ,294 Systemdokumentation Utbetalningsprognos Kapitel 10: Dokument Fakturor Kassafakturor/Kreditfakturor Kundetiketter Påminnelser Kapitel 11: Exporter Exporter Artikelstatistik Basregister Banköverföringsfil ,309 Fakturarader ,311 Företags textbackup, Databas textbackup ,313 Kontaktdata Kundstatistik Månadssaldon Råbalans SIE (Svensk standard för Import/Export) ,319 Systemdata Kapitel 12: Importer ,322 Automatisk ,324 Om återskapandet misslyckats Manuell filsökning ,327 SIE (Svensk Standard för Import/Export)

13 FirstOffice Introduktion och installation

14 FirstOffice Kapitel 1: Introduktion och installation FirstOffice är ett integrerat ekonomi- och administrationsverktyg för Windows och Macintosh. Det inkluderar fakturering, leverantörsreskontra och redovisning, samt kalender som kan användas för möten och kontaktpersoner. I det här introduktionskapitlet kommer vi att ta upp de stegen du behöver följa för att komma igång med FirstOffice. Ämnen som tas upp är bl.a. installationen och skapandet av en ny databas. Andra ämnen är; användargränssnittet i FirstOffice, dess struktur, informationsflödet och att börja arbeta. Resterande kapitel beskriver FirstOffice (inställningar som definierar) hur du söker information, detaljer i register, utskrift av dokument och rapporter och slutligen export och import. Strukturen av FirstOffice Systemet FirstOffice består av flera register, eller filer där information av en viss typ sparas. De här registren påverkar varandra på många olika sätt. Till exempel sparas informationen om kontakter i ett samlat kontaktregister för både kunder och leverantörer. Informationen i kontaktregistret kan användas av kundfakturor och som i sin tur skapar en transaktion i registret verifikat. Nedanstående illustration visar de registren som finns tillgängliga i FirstOffice 14

15 Kapitel 1: Introduktion och installation - Struktur Register i FirstOffice Registerna är indelade i tre olika sektioner enligt följande Personligt Rutiner Det här registret hjälper dig att organisera din tid förutsatt att du har registrerat möten och andra arbetsuppgifter. Under detta register finner du alla Rapporter, Dokument där du har alla dokumentmallar samt Rutiner. Från rutiner kan du välja import, export, underhåll eller Registrering. Register Varje register representerar en speciell typ av affärstransaktion. Fakturor, inbetalningar (betalningar som du tagit emot för fakturor), leverantörsfakturor och utbetalningar (som du tagit emot för betalning för leverantörsfakturor) är alla sparade i separata register. Registret Verifikat är till för alla möjliga transaktioner (d.v.s. kontokortsbetalningar, löner, överföringar mellan bankkonton). Här ligger också dina Kontakter och Artiklar. Till exempel, hämtar kalendern, fakturorna och inbetalningarna sin information ifrån kontaktregistret som egentligen är en lista på kunders namn och adresser. Sammanlänkningen mellan register i det här systemet är rak och enkel. Om uppgifter registreras i ett register behövs de inte göras om senare i en annat register. Information ska registreras för att återanvändas och ska vara tillgänglig var som helst i systemet, där den behövs. Posterna i register som kundfakturor, leverantörsfakturor och verifikat kan hämta information från registret Konton. Förutom dessa register, finns ett flertal mindre register som kallas Inställningar. Skillnaden mellan ett register och en inställning ligger i hur, och hur ofta man använder det här registret. Information som används dagligen, som kunder, leverantörer och fakturor passar i register medan information som används som kontroll eller som parametrar för hur en viss funktion ska fungera, hamnar i inställningar. 15

16 FirstOffice Arbetsflöde Administrationen i ett företag är alltid kopplat till en viss typ av arbetsflöde och flöde av arbetsuppgifter. I ett typiskt handelsföretag, köps artiklarna av en grupp leverantörer. När artiklarna kommer levereras de till kunderna, därefter skapas det en faktura. När pengarna är mottagna så skapar man en inbetalning. Alla transaktioner sparas och registreras i respektive register. Ett modernt ekonomisystem som FirstOffice designas för att automatisera så många administrativa uppgifter som möjligt. Om du har registrerat uppgifter i en del av systemet så ska du inte behöva göra om det i en annan del. Information ska registreras för att återanvändas och ska vara tillgänglig var som helst i systemet, där den behövs. Det administrativa arbetsflödet i ett handelsföretag Redovisning Verifikat Verifikat Utbet. Leverantör Reskontra Fakturering Kundreskontra Inbet. Faktura Faktura LEVERANTÖR KUND Illustrationen ovan visar en förenklad beskrivning av samspelet mellan olika funktioner i ett traditionellt handelsföretag. De större rektanglarna är administrativa funktioner som hanterar informationsflödet i företaget. De mindre rektanglarna är meddelanden som innehåller information som skickas runt i företaget. Den streckade ramen visar företagets gränser. En av administrationens viktigaste uppgifter är att hålla organisationens minne vid liv. Det görs med hjälp av alla filer och register, där informationen om olika händelser är sparad. Följande bild visar samma struktur som ovan, med den lilla skillnaden att meddelanden har tagits bort, och ersatts av register som sparas av företaget. 16

17 Kapitel 1: Introduktion och installation - Struktur Modulformningen i FirstOffice stödjer en del standardiserade uppgifter för De grundläggande registren i ett handelsföretag Bokföring Saldon Verifikat Leverantör Lev.reskontra Fakturor Utbetalningar Reskontra Fakturering Kundreskontra Fakturor Inbetalningar Reskontra varje arbetsområde. Utformningen är flexibel, för många olika typer av företag ska kunna använda programvaran. I FirstOffice är det alltid möjligt att hämta information direkt. T.ex. om personen som sköter registreringen av leverantörsfakturor behöver en del information om en kundfaktura, är informationen omedelbart tillgänglig för honom/henne utan att hon/han behöver lämna systemet. FirstOffice är ett integrerat ekonomisystem. De olika delarna i systemet samspelar med varandra. Faktureringen är t.ex. integrerad med redovisningen. Det gör att så fort en faktura godkänns, uppdateras alla rapporter i redovisningen automatiskt. Samspelet mellan programdelarna är ögonblicklig och täcker hela systemet. Alla register, konton och rapporter uppdateras för alla användare. I många fall betyder den här integrationen att du, användaren, i själva verket inte märker när det skapas verifikat från fakturering och leverantör. Dessa transaktioner utgör 80% av Huvudboken i ett manuellt bokföringssystem. Du kan helt enkelt glömma dem tillsammans med alla onödiga avstämningar, mellan olika konton som man tidigare var tvungen att göra. FirstOffice sköter allt det här automatiskt. Bilden nedan illustrerar integrationsprocessen. 17

18 FirstOffice Integrationen i FirstOffice Verifikat Faktura Leverantörsfaktura Inbetalning Utbetalning Verifikat genereras automatiskt Registrering av manuella verifikat Redovisning Fleråriga databaser FirstOffice har en flerårig databas. För dig som kund innebär det att du har möjlighet att ha flera års historik direkt tillgänglig i samma databas. Utgående balanser från föregående räkenskapsår, för alla konton, kommer automatiskt att föras över som ingående balanser vid årsskiftet. En flerårig databas innebär således att dina rutiner vid årskiftet förenklas väsentligt. Databasen i FirstOffice är fortlöpande. Transaktionerna sparas löpande utan fasta perioder (du kan t.ex. ta ut rapporter på vilka perioder som du vill på dags-, vecko-, månads-, eller årsbasis). Det är möjligt ta fram rapporter på helt valfria perioder, som du väljer. När en speciell period är klar och avstämd är det bara att fortsätta din registrering för nästa period. 18

19 Kapitel 1: Introduktion och installation - Förberedelse Förbereda för installation FirstOffice är utformad med ett modernt användargränssnitt för både Windows och Macintosh. Programmet använder många olika fönster på skärmen. Ett för varje ändamål. Den grundläggande idén är att skapa en arbetsmiljö, som är så nära som möjligt, sättet att hantera papper och dokument på ett skrivbord. Att arbeta med bokföring kräver ofta att man arbetar med fler dokument samtidigt. Det här märks tydligt på hur FirstOffice är utformat. Hanteringen av dokument och rapporter sker på ett annorlunda sätt än vad du är van vid från ordbehandlingsprogram och kalkylprogram. FirstOffice har därför några särdrag som du inte kommer att känna igen. Om FirstOffice är det första programmet du ska jobba med i Windows-miljö eller Macintosh-miljö, borde du ta dig lite tid att lära dig så mycket som möjligt om datorn och hur du använder den. Du ska naturligtvis också kontrollera att rätt version av operativsystemet är installerat. Kontakta din återförsäljare av datorer eller en datakonsult om du känner dig osäker. I avsnittet FirstOffice och ditt företag senare i den här manualen kan du läsa mer om det som är grundläggande för ett företags bokföring. Se till att du läser det, om det här är din första kontakt med datoriserad bokföring. Även om du är en erfaren datoranvändare, tycker vi att du ska läsa introduktionen, därför att FirstOffice innehåller en massa funktioner som är avsedda för att underlätta ditt arbete och göra det snabbare. Om du är en person av typen Jag läser aldrig manualer, så kan du naturligtvis använda FirstOffice i alla fall, för att FirstOffice är så enkelt att använda. Men det finns en del funktioner som inte är så uppenbara och som kan spara dig massor av tid, och de finns beskrivna i manualen. Effektiv hantering FirstOffice är lätt att använda. Genom att följa instruktionerna i installationsavsnittet, kan du sätta upp ett faktureringssystem på mycket kort tid. Du kommer snabbt att dra nytta av en effektiv och funktionell hantering och ett väl fungerande faktureringsystem. Den grundläggande idén med att automatisera administrationen är att få datorn att göra största delen av rutinarbetet. I början kan man tycka att det är mycket arbete med att registrera all information om alla kunder och artiklar, men det är faktiskt det enda du behöver göra i förberedelsesyfte. Det är inte nödvändigt att använda alla funktioner i FirstOffice. Kom ihåg att ju mer 19

20 FirstOffice information du registrerar i inställningar och i register, desto mer hjälp får du av FirstOffice i ditt dagliga arbete. Planera och förbereda Om det här är första gången du använder ett datoriserat ekonomisystem för att hantera dina kundfakturor, leverantörsfakturor och din redovisning, eller om du byter från ett annat system, varför inte kontrollera dina rutiner? Du kanske kan göra förändringar i dina dagliga rutiner som gör att arbetet blir mer effektivt. Ett bra förslag är att sitta med papper och penna en stund, och gå igenom dina artiklar (produkter och tjänster som du både köper och säljer), artikelgrupper, kundkategorier, konton, betalningssätt och betalningsvillkor, etc. Om vissa av begreppen som FirstOffice använder är nya för dig, så är det alltid bra om du sätter dig ner och funderar igenom innan du börjar hur du vill arbeta med FirstOffice. Att börja använda FirstOffice i ditt företag kräver en del planering och eftertanke. Du måste fatta en del beslut om vilka nummerserier du ska använda för kunder, artiklar, fakturor m.m. FirstOffice erbjuder stor flexibilitet, och du kan nästan skapa vilken miljö du vill. Kom ihåg att det är du som bestämmer. Om du t.ex. tycker att standardkontoplanen inte passar för just ditt arbete, är det bara du som kan fatta beslutet om att använda en annan. FirstOffice tillåter nästan allt. De flesta tror att början på ett räkenskapsår är enda tillfället då man kan byta bokföringssystem. Tvärtom, det är bättre att byta system under ett pågående räkenskapsår. Du kan istället välja en passande tidpunkt på året när du har tid för det. Registrera all information och jämför sedan rapporterna mellan det gamla och nya systemet så att de stämmer överens. Kom ihåg att när installationen av systemet är klar, kommer FirstOffice att kräva en del underhåll. Åtminstone att man upprättar regelbundna backuprutiner. Ett ekonomisystem arbetar på ett annorlunda sätt än ordbehandlingsprogram, som endast hanterar enskilda dokument. FirstOffice fungerar som alla andra ekonomisystem med en databas, där all information om kontakter, fakturor, redovisning etc. finns lagrad i en enda fil. Om du förlorar den filen, så har du inte förlorat informationen i ett enda dokument, utan du har förlorat hela redovisningen och all information som fanns i databasen. 20

21 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation Systemkrav Installation Installation av FirstOffice är tekniskt sett, mycket lätt. Om du är bekant med datorer och har erfarenhet av att installera program, kommer du att upptäcka att installationen är okomplicerad. Vi rekommenderar inte systemkonfigurationerna beskrivna under Minimum. Generellt kommer prestandan att bli bättre ju bättre hårdvara som används. Macintosh Minimum: Rekommenderat: OS: MacOSX (3.9) MacOS X (3.9.4) RAM: 128 MB 256 MB Processor: G4,G5 G5 Windows Minimum: Rekommenderat: OS: Windows 2000/XP Windows XP RAM: 256 MB 1 GB Processor: PIII 600 Mhz P4 2 Ghz 21

22 FirstOffice Installation Windows 1. Starta Windows. För att installera FirstOffice från CD-ROM, följ punkterna enligt nedan 2. Sätt i CD skivan i din dator. 3. Öppna mappen som heter FirstOffice och välj den version som är kompatibel med ditt operativsystem. 4. Då kommer ett fönster upp innehållande en installationsikon som heter (fo install-5.3- client-msi). Klicka på den för att installera programmet. När programmet är färdiginstallerat så visas en blå glob med namnet FirstOffice 5.3 på Skrivbordet. Starta programmet genom att klicka på den blå globen. Som standard brukar FirstOffice installeras i en katalog som heter 1Office direkt under roten C:\. Installationsprogrammet erbjuder dig att välja en annan destination om det är nödvändigt. I Windows skapar installationen en programgrupp och några ikoner i Windows programhanterare. När installationen är klar visas ett meddelande som talar om att installationen lyckades. Om någonting gick fel så kommer programmet att informera dig. I Windows 2000, kommer FirstOffice att installeras i en ny FirstOffice katalog/mapp. Installationsprogrammet kommer också att skapa en genväg som gör det möjligt att starta FirstOffice från Startmenyn. Installationsprogrammet kommer även att installera andra filer som innehåller olika kontoplaner, rapportdefinitioner, hjälpfiler, standardinställningar, dokumentdefinitioner och en backupfil för ett exempelföretag. De här filerna finns beskrivna senare i avsnittet Efter installationen. 22

23 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation Macintosh För att installera från en CD-skiva följ nedanstående instruktioner 1. Sätt i CD:n - klicka på CD skivan som kommer upp på ditt Skrivbord. Då öppnas ett fönster, i detta fönster finns en mapp som heter FirstOffice Öppna mappen och välj mappen som heter MacOSX, i den ligger en installationsfil (fo install-5.3-client.dmg) som du ska klicka på. 3. Då öppnas ett fönster med en mapp i som heter FirstOffice (version 5.3), ta den och dra den mappen från Finder fönstret och över till Skrivbordet så att det kopieras över. När filerna är färdiginstallerade så visas mappen FirstOffice på Skrivbordet. 4. Öppna mappen och klicka på ikonen som ser ut som en blå glob för att starta programmet. Efter installation FirstOffice katalogen/mappen innehåller olika typer av filer Innehållet kan skilja sig beroende på vilken dator du arbetar på och vilket operativsystem du använder. Några eller följande filer ska finnas med. 1. FirstOffice består av programfilen 1Office.hdb (Windows) eller 1Office (Macintosh). 2. Mappen/katalogen hal.hob innehåller uppstartningsfiler. Den måste finnas i samma mapp/katalog som programfilen för FirstOffice. 3. Filen DBDef.txt, används av FirstOffice för att importera vissa grundläggande inställningar när en ny databas skapas. Den här filen måste finnas med i samma mapp/katalog som programfilen när en ny databas skapas. Denna fil importeras automatiskt. 4. Filen DEFAULT.txt, används av FirstOffice för att importera vissa grundläggande inställningar när ett nytt företag skapas. Den här filen måste finnas med i samma mapp/katalog när ett nytt företag skapas. Företag och databaser beskrivs i ett avsnitt senare i det här kapitlet. Denna fil importeras automatiskt. 5. Till exempel filen Bas_2007.txt innehåller ett förslag på kontoplan, rapportdefinitioner och några förslag på rapportdefinitioner och andra 23

24 FirstOffice inställningsfiler. Om du vill använda någon av dessa filer, följ instruktionerna i avsnittet Skapa nytt företag senare i det här kapitlet, där beskrivs hur en ny databas skapas och hur dessa inställningar sedan importeras. Namnet och den exakta sammansättningen i de här filerna varierar mycket beroende på vilket land FirstOffice används i. Importfilerna med kontoplanerna ligger i mappen/katalogen i Setup. 6. Mappen/katalogen Import innehåller en exempelbackupfil med ett exempelföretag som kan användas för utbildning och tester ( Exempel.txt ).Den inkluderar en kontoplan och de inställningar som finns i filerna med olika kontoplaner. För att använda backupfilen följ instruktionerna i avsnittet Återställa från en textbackup senare i det här kapitlet. Det handlar om att skapa en ny databas och importera en backupfil. I vissa installationer finns den här filen i Setupmappen/katalogen. 7. Mappen/katalogen Attach, måste vara med om du önskar att bifoga filer till poster. Rutinen att bifoga filer beskrivs närmare i kapitlet arbetsyta. 8. Mappen/katalogen Backup ska används för att lagra dagliga backupfiler. 24

25 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation Starta FirstOffice Företag och databaser Nyckelkomponenterna för FirstOffice är programfilen och databasen. Programfilen har följande symbol i programmappen. Databasen är den fil som används av FirstOffice för att spara information. I många fall avser informationen bara ett företag. I vissa företag där man har flera dotterbolag vill man dela på bokföringen, i sådana fall kan man lägga upp varje dotterbolag som ett enskilt företag i databasen. Om du lägger upp mer än ett företag i FirstOffice, kommer varje företag att vara avskilda från varandra. Det kommer inte att finnas någon gemensam information, men det finns möjlighet att använda export och import funktionerna. Separata saldon ska registreras för var och en, och du kan ta textbackup från varje företag separat eller tillsammans med de andra. Lägg märke till att den här funktionen används endast för att avskilja olika bolag som ska ha separat bokföring. Om din bokföring omfattar hela din organisation behöver du bara ha ett företag i din databas. Databasen har denna symbol i programmappen.! Databasen måste ha namnet 1Office.HDB och måste finnas i samma mapp/katalog som programfilen. Om databasen flyttas eller byter namn kommer FirstOffice att skapa en ny databas nästa gång det startas. 25

26 FirstOffice Skapa ett nytt företag Första uppgiften efter att ha installerat programmet är att välja om du uppgraderar ditt program eller om du startar det för första gången. Välj detta först om du uppgraderar eller skapar ny enanvändare. Databasen skapas första gången programmet startas och heter (1OFFICE.HDB). Detta är filen som används av FirstOffice för att spara information (din bokföring). FirstOffice kommer nu att automatiskt att öppna fönstret Välkommen till FirstOffice. Här väljer du om du ska starta en helt ny installtion, klicka då på Enanvändarinstallation, eller om du ska importera in en befintlig textbackup. Klicka då på Importera databastextbackup. Klicka i det första fältet i kolumnen som är rubricerad Huvudlösenord och ange ett huvudlösenord enligt beskrivningen ovan, klicka annars Nästa. Följande fält finns i det här fönstret Ange företagsnamn Ange ditt företagsnamn som identifierar företaget. Skapa ny användare Ange först här ett användarnamn och fyll sedan i ditt fullständiga namn. Sen kan du därefter välja hur mycket mer information du vill ange här. Login Lösenord Här loggar du nu in med ditt valda användarnamn och med ditt lösenord om du angett ett sådant. Du behöver inte ha ett lösenord, välj att Spara bara så kan du logga in bara med ditt användarnamn. Annars fyll i lösenordet du vill använda. Om du väljer lösenord så är det väldigt viktigt att du memorerar signatur och lösenordet för detta är inte information som supporten kan återge dig om du glömmer bort det. Du kan för tillfället endast lägga upp ett företag. Om du behöver fler än ett företag, har du möjlighet att lägga till dem senare (beskrivs i avsnittet nedan Lägga till nya företag ). 26

27 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation Textfilen Default.txt måste finnas tillgänglig i samma mapp/katalog som FirstOffice programfil när nya företag skapas. FirstOffice kommer att använda filen för att importera en del grundläggande inställningar till det nya företaget. När du har angivit all information och försäkrat dig om att filen Default.txt finns på rätt ställe, klicka på knappen [OK] i knappraden. Du ska nu informera FirstOffice om vilket företag du vill använda. Fönstret Välj företag kommer automatiskt att visas Markera företaget du vill arbeta med och dubbelklicka på det för att öppna det. Företagsrutan längst upp till höger bredvid knappraden visar nu att du har valt Nytt Företag AB. Registrering av ditt program. Programmet kommer nu automatiskt att starta din registrering av programmet. Första rutan som kommer visas är Välj land: Ställ dig med markören i rutan Land: Välj Ctrl- Enter (PC), Äpple- Enter (Mac) och välj Sverige genom att dubbelklicka eller markera Sverige och klicka Enter. Klicka sedan på Nästa. Hitta registrering: Företagsinformation: Registrering, licens och villkor: Serienummer Ange här ditt momsreg.nr. Ange här all nödvändig information om ditt företag. Välj här att Acceptera licensvillkoren eller ej. Ange här ditt serienummer, om du inte hittar serienumret, lämna fältet blankt och tryck på Nästa. Det är möjligt att fylla i serienummer senare. Databasen övergår i demoläge. Följande fönster låter dig hämta en databasnyckel om du betalat ditt program. Är programmet ej betalat kan du testa det i 30 dagar och sedan välja att Betala programmet och hämta din databasnyckel som då är giltig i 3 månader innan den automatiskt förnyas. 27

28 FirstOffice Import av backup 1. För att kunna arbeta i programmet måste först en import av nödvändig grunddata göras. Du kan importera grunddatan genom att välja Rutiner på Huvudmenyn och klicka på importer. Välj sedan i fönstret Importer > Automatisk. Då får du upp ett fönster där alla filer som är tillgängliga för import kommer att visas. Importfiler Den filen du ska importera, för att få all grunddata (kontoplan, momskoder, dokumentmallar etc.) som behövs för att kunna arbeta i programmet, heter Setup/All grunddata2007.txt. Du importerar filen genom att klicka på filnamnet. Om du av misstag stänger ner fönstret "Tillgängliga Importfiler" öppnar du det igen genom att klicka på Rutiner på Huvudmenyn > Import och Automatisk filsökning. 2. Om du skapar en ny databas som ska baseras på din befintliga information (du kanske ska återskapa från en backup p.g.a. att din tidigare databas är skadad eller för att du uppdaterar till en ny version), markera backupfilen som ska importeras och dubbelklicka sedan på filen för att importera den. Din backup måste då ha sparats i Backup mappen. Huvudmenyn Oavsett om du har importerat en backupfil eller inte, öppnas Huvudmenyn, vilket kommer att användas som en bas för allt ditt arbete i FirstOffice. Fönstret finns beskrivet i detalj i kapitel 2, Gränssnitt. Huvudmenyn illustreras ändå här nedan för att du ska kunna identifiera de delar som kommer att nämnas i följande avsnitt. 28

29 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation Nödvändiga Inställningar FirstOffice innehåller ett antal inställningar som kan användas för att styra hur programmet ska fungera. Du hittar dem genom att klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Du bör kontrollera inställningarna innan du börjar använda dem, för att försäkra dig om att inställningarna är korrekta. Många inställningar är utformade så att du kan göra vissa urval eller ge dig själv företräde till vissa funktioner. Andra, som t.ex. Företagsdata som vi kommer att titta på härnäst, kräver att en del informaion registreras. 1) Företagsdata Nu ska du lägga in ditt företagsnamn, adress och annan viktig information som ska användas i rapporter och dokument som t.ex. faktura. Välj [Inställningar] på Huvudmenyn för att öppna fönstret Inställningar 29

30 FirstOffice Välj Företagsdata genom att dubbelklicka på den. Fönstret Företagsdata: Inspektera öppnas. Börja med namnet, adress och annan information. I fältet Pg kund nr ska ditt kundnummer hos plusgirot anges. Fältet används för överföring av bankfiler till Plusgirot. När du har registrerat klart, klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara ändringarna. 30

31 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation Lägga till nya företag Om din affärsverksamhet består av flera separata bolag eller dotterbolag som har separat redovisning, kan de här läggas upp som separata redovisningsenheter i FirstOffice. Varje bolag eller dotterbolag benämns som ett Företag och läggs upp i registret Företag. Om du lägger upp mer än ett företag i FirstOffice kommer varje företag att vara komplett separerade från varandra. Det finns naturligtvis möjlighet att kopiera information mellan företagen genom funktionerna export och import. Säkerhetskopiering (textbackup) kan göras separat eller gemensamt för alla företag i databasen. Notera att du ska endast använda den här funktionen för att kunna skilja mellan olika bolag som du ska redovisa separat från varandra. Om du ska ha en gemensam redovisning för de olika bolagen, som täcker hela organisationen, behöver du endast ett företag i databasen. Om du behöver fler än ett företag, kommer den nästa uppgiften att försäkra dig om att du har korrekt antal företag registrerat (som standard är det satt till 4 företag). Om du inte har Inställningar kvar på skärmen, välj det genom att klicka på [Inställningar] på Huvudmenyn under Personligt. Välj Systemkonfiguration och kontrollera vad det står i fältet som heter Antal företag. Om antalet företag visar fel ändra till rätt antal i fältet Antal företag och klicka på knappen [Spara] i knappraden. Den här inställningen ska vara rätt ifylld innan du ansöker om en databasnyckel. Du kan maximum använda fyra företag i en FirstOffice databas. Om du behöver fler företag ska de läggas till nu. Klicka på ikonen [Företag] på Huvudmenyn. Välj sedan Öppna företagsregistret från menyn Funktioner. Fönstret Företag: Inspektera öppnas och visar företaget du redan har skapat. 31

32 FirstOffice För att skapa fler företag, klicka i fältet Kod på den första lediga raden och ange information så som beskrivits i det tidigare avsnittet Skapa ett nytt företag. Kom ihåg att det här ska endast göras för delarna av ditt företag som har helt separerad redovisning från det första angivna företaget. Om du ska skapa ett nytt företag måste filen Default.txt finnas tillgänglig i samma mapp/katalog som FirstOffice programfil. FirstOffice kommer att använda den filen för att importera en del grundläggande inställningar till det nya företaget. Vi rekommenderar att du nu lägger upp alla företag som du behöver (maximalt fyra stycken). Det innebär att du bara behöver be om databasnyckel en gång. Du kommer att kunna lägga upp information som t.ex. kontoplan i ett av företagen och sedan exportera de här inställningarna till andra företag. Kom ihåg att varje företag kommer att ha helt separerad redovisning. Det finns inget behov av att skapa separata företag för avdelningar som är en del av samma redovisning. När du är klar, klicka på knappen [Spara] i knappraden. Du ska nu informera FirstOffice om vilket företag som du vill arbeta med. Fönstret Välj företag kommer att visas automatiskt 32

33 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation Markera det företaget du vill arbeta med och dubbelklicka på det för att öppna det. För varje företag som du har lagt in ska du upprepa processen som beskrivs i föregående avsnitt Byta företagets namn ange rätt företagsnamn och adress. För att byta företag välj Företag från huvudmenyn och dubbelklicka på ett annat företag i listan som visas. Det här arbetet ska slutföras innan du hämtar en databasnyckel till programmet. Om du skapar ett företag till i din databas eller om företagets namn är bytt under inställningen Företagsdata i ett av dina företag, kommer FirstOffice att övergå i demonstrationsläge och en y databasnyckel behöver hämtas (inställningen Internetdatabsnyckel, välj Hämta databsnyckel ).! Skapa dina företag och fyll i inställningen Företagsdata innan du registrerar dig för en databasnyckel. 33

34 FirstOffice 2) Räkenskapsår För att kunna skapa bokföringstransaktioner måste ett räkenskapsår först definieras. Klicka på Inställningar på Huvudmenyn och välj Räkenskapsår. Kod kan t.e.x vara 2007 för Räkenskapsår 2007, ange ett startdatum och slutdatum, Spara. Kontrollera att räkenskapsåret stämmer och är korrekt innan du börjar arbeta då denna inställningen inte får ändras efter att du börjat arbeta och registrera verifikat i perioden! 3) Ingående Saldo Om du har ett ingående saldo ska detta läggas in i Inställningen "Ingående saldo" Datum för ingående saldo ska vara dagen före första dagen i ditt Räkenskapsår. Exempel: Räkenskapsår 2007, Kod 2007 Start Slut , Observera! Datum på Ingående saldo ska då vara Databasnyckel Om ingen nyckel har registrerats efter 30 dagar kommer FirstOffice att försättas i demonstrationsläge. Demostrationsläget innebär att inga utskrifter kan göras till skrivare, annars är programmet fullt ut användbart. Registrering för nyckel kan ske före och efter de 30 dagarna. Innan du registrerar dig för databasnyckel ska samtliga företag finnas registrerade i registret Företag och deras namn skall vara ifyllda i inställningen Företagsdata (se beskrivning ovan). I FirstOffice finns det möjlighet att erhålla databasnyckel automatiskt från internet. Systemet kommer då automatiskt att koppla upp mot HansaWorlds server en gång per månad och hämta en nyckel för det kommande kvartalet. För att en automatisk nyckel ska fungera behövs en internetuppkoppling och att eventuella brandväggar släpper igenom trafik på port 80 (vanlig Internettrafik). Följ nedanstående instruktion för att ställa in systemet för automatisk databasnyckel: 1. Kontrollera att informationen om ditt företag är korrekt i inställningen Företagsdata. 2. Öppna inställningen Internetdatabasnyckel. 3. I fältet "Registrerad i:" klistrar du in Sverige från rullmenyn genom att använda funktionen Klistra in special. Detta gör du genom att ställa dig i fältet där det står Välj 34

35 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation HansaWorldföretag och därefter Cmd+Enter på ditt tangentbord. Om du har PC så väljer du istället Ctrl+Enter. 4. Låt systemet identifiera dig automatiskt eller fyll i kundnummer och avtalsnummer. Kundnummer och Avtalsnummer finner du t.e.x på en faktura eller i Välkomstbrevet från oss. 5. Spara inställningen. 6. Öppna den igen och tryck på knappen Registrera för automatisk databasnyckel. Om registreringen lyckades kommer du att få meddelande om att databasnyckel har mottagits. Kontakta annars FirstOffice Support på Börja i ett nytt bokföringssystem FirstOffice levereras med förslag till kontoplaner som kan användas som en bas till din bokföring. De innehåller momskoder, en kontoplan, rapportdefinitioner m.m. Om du inte importerade en av de medföljande kontoplanerna när du skapade databasen (se beskrivningen ovan Skapa ny databas ) kan du göra det vid ett annat tillfälle. För att importera en kontoplan, välj Import från menyn Rutiner. Fönstret Import visas Välj Automatisk, och genom att dubbelklicka. FirstOffice öppnar ett fönster som visar de tillgängliga importfilerna som finns sparade i mapparna/katalogerna Backup och Setup vilka ligger i samma 35

36 FirstOffice mapp/katalog som programfilen. Lokalisera filen som du skall importera och dubbelklicka på filen för att importera den. Filen importeras och ett fönster visar hur importen fortskrider. När importen är klar, stäng fönstret Import genom att klicka i stängningsrutan. Din FirstOffice databas är nu klar för användning. Du får själv bestämma om du vill göra förändringar i din kontoplan, men observera att det finns vissa inställningar som bygger på hur kontoplanen ser ut. Om du byter kontoplan måste du också ändra i dessa inställningar, oavsett var de finns i FirstOffice. Om du t. ex. ändrar nummer på kontot för utgående moms, måste du även ändra kontonumret i inställningen momskoder. Om du inte vill importera en av de medföljande kontoplanerna. Du kan också implementera din egen kontoplan. Om du väljer det här alternativet, se kapitel 3 i den här manualen, FirstOffice och ditt företag där en del grundläggande bokföringsprinciper tas upp. Se även lämpliga kapitel om bl.a. momskoder och definiera räkenskapsår (kapitel 5, Inställningar ) innan du skapar din kontoplan (kapitel 6, Register ), Kontrollera att rätt konton finns angivna i inställningarna Kontering (Kund) och Kontering (Lev) vilka används för ett antal olika funktioner i FirstOffice. Betalningssättens inställningar ska även kontrolleras. Slutligen, (hänvisning till kapitel 10, Rapporter ) definiera Balansräkningen, Resultaträkningen och Momsrapporten. Importera din egen kontoplan Om du byter till FirstOffice från ett annat datoriserat bokföringsprogram, vill du sannolikt importera din kontoplan från det programmet. Det har tre fördelar: import funktionen är relativt snabb (om du jämför med att registrera in kontoplanen manuellt), möjligheten till felregistreringar är reducerad och att du kan arbeta med en kontoplan som du är bekant med. Följ importinstruktionerna som beskrivs ovan i avsnittet Börja i ett nytt bokföringssystem för att importera din textfil. Du bör kontakt FirstOffice för att kontrollera hur filen ska se ut för att kunna bli importerad till ditt FirstOffice. Registrering av information och ingående saldon Din FirstOffice databas är nu klar för registrering av information och ingående saldon. Se kapitel 4, Börja arbeta för mer detaljerad information 36

37 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation om hur du ska gå till väga. Innan du gör det här rekommenderar vi att du fortsätter att läsa resterande avsnitt i det här kapitlet. Kapitel 2, FirstOffices arbetsyta kommer att göra dig mer bekant med FirstOffice verktyg, fönster och metoder att arbeta, medan kapitel 3, FirstOffice och ditt företag beskriver en del av de bokföringsbegrepp som FirstOffice använder. Ta backup När en dags arbete i FirstOffice är slut så rekommenderar vi dig att göra en textbackup. Det är en bra idé att spara en kopia av den på en CD och spara den på ett säkert ställe. Det kan verka onödigt att göra backup varje dag, men med tanke på den korta tiden det tar att göra backup så är det en mycket bra förebyggande åtgärd till den dagen någonting på hårddisken går fel. Att ta backup på din information är viktigt när du arbetar med en FirstOffice databas, där hela din information som har med företaget att göra är inblandad. Om du skulle förlora all information kommer du att hamna i en mycket besvärlig situation, där du har förlorat alla dina fakturor, inbetalningar, rapporter etc. Se till att göra en backup varje gång du arbetar med din bokföring. Döp dina backuper systematiskt till dagens datum så att du lätt kan återställa databasen om olyckan skulle vara framme. Om din dator skulle infekteras av ett virus, ska du först försöka få reda på vilken dag det hände. I det här fallet måste du återställa databasen från en backup som gjordes före den dagen. Annars löper du stor risk att din dator infekteras igen. FirstOffice sätt att ta backup är snabb och ekonomisk. Informationen sparas som en textfil. Den tar minimalt med utrymme och backuperna är helt oberoende av programversionerna. Naturligtvis är det möjligt att kopiera databasen precis som den är på din hårdisk, men det är inte ekonomiskt när det gäller diskutrymme, och dessutom så kommer en restaurering av databasen att misslyckas om du har bytt version sen kopian av databasen togs.! Använd FirstOffice inbyggda backuprutin för att garantera en lyckad restaurering. För att göra backup, följ dessa steg. 1. Klicka på ikonen [Rutiner] på Huvudmenyn. 37

38 FirstOffice Innehållet i en backupfil är information från hela databasen. Alternativt om du vill ta ut vissa avsnitt ur databasen följ steg två nedan. 2. Välj Export från menyn Rutiner. Fönstret export visas Dubbelklicka på Företagstextbackup (om du vill ta backup på det företag som du är inne i) eller Databastextbackup (om du vill ta backup på hela databasen). 3. Om du följt steg ett ovan visas fönstret Urval textbackup. Det ger dig möjlighet att beskriva backupfilen med 40 tecken. Om det blir nödvändigt att återställa från en backup, kommer den beskrivningen att visas i listan med filer som kan importeras, för att hjälpa dig att välja rätt fil. Skriv in en lämplig beskrivning och klicka på knappen [Kör] i knappraden. 4. Om du väljer en textbackup på hela databasen och har mer än ett företag, blir du nu tillfrågad om att logga in på ett företag som du ännu inte använt. Skälet till det är säkerheten, om du inte har rättigheten att komma in i alla företagen kommer backupen inte bli komplett. 38

39 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation 5. FirstOffice öppnar en dialogruta där du kan döpa och placera din exportfil. Ange namnet på filen i fältet Filnamn och försäkra dig om att filen sparas i rätt mapp/katalog. Namnet på din textbackup bör inkludera datumet på dagen då du gör backupen. Det är INTE rekommenderat att du endast sparar backupfilen i mappen/katalogen Backup. Ett informationsfönster visar hur hur exporten fortskrider. När exporten är klar och om du har följt steg två ovan kommer du tillbaka till fönstret Export. Stäng det genom att klicka i stängningsrutan.! Spara din backupen på ett externt media såsom USB minne, CD eller annan hårddisk. Återställa från backup För att återställa från en backup måste du först skapa en ny databas. Därefter måste du importera backupfilen genom att använda funktionen Import från menyn Rutiner. Importen av en textbackup är inte en förstörande process om inte backupfilen skadas vid inläsningsprocessen. Det här betyder att samma textbackup kan användas mer än en gång. Att återställa en databas från en textbackup görs på följande sätt 1. Flytta den gamla databasen (kallad 1Office.HDB ) till en annan mapp/katalog eller till diskett, för att undvika att blanda ihop saker. Byt sedan namn på den så att du vet vad den innehåller. 2. Ta bort databasfilen 1Office.HDB från din FirstOffice katalog/mapp. Dubbelklicka nu på programfilen för att skapa ny databas, som vi tidigare beskrivit i det här kapitlet.! Det är viktigt att restaurera till en ny, tom 39

40 FirstOffice databas, för att undvika att blanda ihop informationen från backupen med informationen från den gamla, skadade databasen. Filerna DBDef.txt och Default.txt måste alltid vara i samma programfil som FirstOffice programmet. De innehåller viktig information som används vid skapandet av en ny databas eller ett nytt företag. Om dessa filer saknas kommer FirstOffice programmet inte att fungera som det är tänkt att det ska göra. 3. Som en del i skapandet av en ny databas, visas en lista med filer som kan importeras. För att en textbackup ska inkluderas i den här listan måste den sparas i mappen/katalogen Backup eller Setup, vilken ska finnas i samma mapp/katalog som programfilen för FirstOffice. I listan visas filnamnet för respektive fil tillsammans med datumet då de sparades samt den beskrivning som lades till när filen skapades. 4. Markera den filen du önskar importera (backupen du vill återställa till din databas från) dubbelklicka på filnamnet för att importera den. Backupens information kommer att importeras. Ett informationsfönster visar hur importen fortskrider. Med anledning av säkerheten stängs FirstOffice ned. Starta om FirstOffice och registrera dig för databasnyckel i inställningen Internetdatabasnyckel och du kommer kunna börja att arbeta. 40

41 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation Vid vissa omständigheter kommer FirstOffice att misslyckas med importen av de filer som visas i listan med tillgängliga importfiler. Filnamnen på filer som importeras från den här listan får maximalt innehålla åtta tecken. Följ nedanstående beskrivning om namnet på din backupfil innehåller fler än åtta tecken (eller om den inte visas i listan p.g.a. att den inte finns i mappen/katalogen Backup ) 5. Om den fortfarande är öppen, stäng listan med tillgängliga importfiler genom att klicka i stängningsrutan. 6. Välj Import från menyn Rutiner. Fönstret Import visas 7. Markera Manuell filsökning och dubbelklicka för att öppna). FirstOffice öppnar en dialogruta som visar en lista över alla filer i den aktuella mappen/katalogen. Leta reda på din backup genom att bläddra i listan eller byta mapp/katalog. 41

42 FirstOffice 8. När du har hittat filen som du vill importera (den backup som du vill återskapa din databas från), markera den och klicka på [Öppna] (eller dubbelklicka på filnamnet). Ett informationsfönster visar hur importen fortskrider. När importen är klar kommer du att behöva logga in igen FirstOffice. Starta om programmet och registrera dig för databasnyckel i inställningen Internetdatatbasnyckel och du kan börja arbeta. Om du redan är registrerad och läser in en backup så behövs ny registrering ej göras. Uppgradera från tidigare versioner av FirstOffice. Nya versioner av FirstOffice kan innehålla nyheter och förändringar och i vissa fall krävs en del anpassningar. (Om detta ka ndu läsa i ReadMe som är det pdf. Dokumetn som finns bifogat i FirstOffice programfil. För att uppgradera, följ dessa steg. 1. Innan du installerar den nya versionen, gör en backup som det beskrivs ovan i den gamla versionen. 2. Installera den nya versionen av FirstOffice. 42

43 Kapitel 1: Introduktion och installation - Installation 3. Försäkra dig om att den nya mappen/katalogen innehåller filerna DBDef.txt och Default.txt som du flyttat från den gamla mappen/katalogen. Kontrollera också att den innehåller mappen/katalogen Backup vilken i sin tur innehåller backupfilen som skapades under punkt Starta den nya FirstOffice versionen. En ny databas skapas. 5. Importera in backupen som du skapade i den gamla versionen av FirstOffice genom att följa proceduren som beskrivs i föregående avsnitt Återställa från en backup. 43

44 FirstOffice FirstOffice Gränssnitt 44

45 Kapitel 2: Gränssnitt Kapitel 2: Gränssnitten i FirstOffice Huvudmenyn När en databas har öppnats eller skapats visas Huvudmenyn i FirstOffice med verktygsfält överst och ett större i mitten av skärmen ( Huvudmenyn ). De här verktygsfälten är genvägar till olika delar av programmet. De flesta operationer i FirstOffice kan utföras på tre olika sätt genom ett val från en meny genom att klicka på en ikon i ett verktygsfönster med ett tangentkommando Använd den metod du känner dig mest bekväm med. I början känns det kanske enklast att välja i menyer eller verktygsfönster, men när du blir mer van kan arbetet gå avsevärt snabbare om du använder tangentkommandon. 45

46 FirstOffice Knappraden Överst på varje fönster du öppnar ser du fyra knappar som vi kallar knappraden. Pilarna Längst till vänster på knappraden visas en ikon i form av två pilar. Med den kan du bläddra i den information som visas på skärmen. Pilarnas funktion varierar något beroende på vilken del av programmet du arbetar med: Postfönster När du arbetar i ett postfönster, det visar posterna en och en i detalj (t.ex. Faktura: Inspektera), kan du använda pil-ikonen för att gå från post till post. När du klickar på högersidan visas nästa post i fönstret, och klickar du på vänstersidan visas på samma sätt föregående post i serien. När du klickar på en pil för att gå till en annan post bekräftas samtidigt allt du fyllt i eller ändrat i den post du lämnar. Knapparna I knappraden finns fyra knappar. Deras funktioner finns även duplicerad i menyn Post. [Ny] [Kopia] [Avbryt] [Spara] Skapar en ny post i det aktiva registret. Skapar en kopia av posten du har aktivt på skärmen. I många fall kommer den nya posten att innehålla det aktuella datumet och inte det som finns angivet på den kopierade posten. Avbryter registreringen och återför dig till det förra fönstret. Bekräftar det du har skrivit in, t.ex. sparar en post i ett register eller skriver ut en rapport. Skrivaren Längst upp till höger om knappen [Funktioner], i knappraden, finns en ikon som föreställer en skrivare. Du kan starta en utskrift direkt genom att klicka på skrivaren, men endast när skärmen visar något som kan skrivas ut direkt, t.ex. en rapport utskriven till skärmen eller en faktura i ett postfönster. Kommandot Skriv ut i menyn Arkiv fyller samma funktion.. 46

47 Kapitel 2: Gränssnitt Företagsrutan Företagsrutan. När du har aktiverat utskrift skrivs transaktionen eller rapporten ut direkt på den anslutna skrivaren. Normalt visas ingen dialogruta. Huvudmenyn Till vänster längst upp på huvudmenyn visas kortnamnet på det företag som du nu arbetar med. Huvudmenyn är ett stor verktygsfält som visas i mitten på skärmen. Det är ett rörligt verktygsfält som du kan flytta omkring genom att klicka på namnlisten och sen dra den dit du vill ha den på skärmen. Verktygen på Huvudmenyn är indelade i tre sektioner Personligt De här registren kan användas som stöd i den dagliga planeringen, schemalägga framtida möten och andra aktiviteter. [Företag] [Kalender] Om du har mer än ett företag i din databas, klicka på ikonen när du har arbetat klart i det ena företaget och vill arbeta med ett annat. En dialogruta öppnas där du väljer genom att dubbelklicka på det företag du vill fortsätta arbeta med. Kalendern är ett enkelt och effektivt sätt att hålla reda på sina aktiviteter och händelser under en arbetsdag, som besök, administrativt jobb etc. [Agenda] I agendan läggs de aktiviteter du skapat och planerat att göra. Agendan ger dig en överblick över dina aktiviteter och du kan kontrollera eller ändra i dem. [Inställningar] Inställningar används för att ställa in och anpassa FirstOffice så att det fungerar enligt dina behov. Du bör kontrollera inställningarna i FirstOffice innan du börjar använda dem. Funktionaliteten är beroende av att inställningarna är korrekta. Många inställningar är utformade som alternativ eller som urval. Andra kräver information 47

48 FirstOffice eller att ett antal poster registreras. Klicka på ikonen för att öppna listan med Inställningar. I listan finner du alla tillgänliga inställningar i alfabetisk ordning. Dubbelklicka på en post i listan för att lägga till eller ändra på en speciell inställning. De andra två används som öppna register. Varje register används för att spara information av speciell typ. När du klickar på ikonen öppnas bläddrafönstret och det valda registret öppnas. Listan visar alla poster som den innehåller. I FirstOffice är registren indelade i två grupper enligt följande Rutiner [Rapporter] Du kan använda den här ikonen för att kunna skriva ut olika typer av rapporter. Du kan även definiera innehållet för en del av rapporterna och välja var utskriften ska skickas. Klicka på ikonen för att öppna fönstret Rapporter. I listan finner du alla tillgängliga rapporter i alfabetisk ordning, dubbelklicka på en av dem och ett urvalsfönster öppnas som du går vidare med. [Dokument] [Rutiner] Kan användas när du vill skriva ut dokument t.ex. påminnelsefakturor. Klicka på ikonen för att öppna fönstret Dokument. Listan visar alla tillgängliga dokument i alfabetisk ordning. Dubbelklicka på en av dem för att göra utskriften av dokumentet. Här hittar du Importer, Exporter, Underhåll, Nokiademo och Registrering som du kan göra från ditt program. Register Varje transaktionsregister representerar en speciell typ av bokföringstransaktioner. Fakturor, inbetalningar (betalningar som du har från dina kundfakturor) leverantörsfakturor och utbetalningar (som kommer ifrån dina leverantörsfakturor) de sparas alla i separata register. Du har också ett kontaktregister är en fullständig lista på alla kunder och leverantörers namn och uppgifter. 48

49 Kapitel 2: Gränssnitt Menyer och undermenyer Menyraden Du väljer i menyer genom att ställa musens markör på menyns rubrik och trycka ner musknappen. Sedan drar du nedåt tills rätt menyval är markerat och släpper musknappen. De kortkommandon som finns tillgängliga är angivna till höger om funktionens namn. Vissa kommandon finns också tillgängliga som knappar i knappraden och som ikoner på Huvudmenyn. Alla menyval är inte tillgängliga hela tiden. Menyval som inte är tillgängliga visas gråtonade i menyn. Menyn Arkiv Menyn Arkiv innehåller kommandon för att hantera filer, dokument och utskrifter. I stället för att välja ett alternativ från menyn kan du för vissa alternativ klicka på motsvarande ikon på Huvudmenyn. Många av kommandona under menyn Arkiv har även kortkommando, visas till höger om funktionens namn i menyn t.ex. Ctrl-P (Windows) eller -P (Macintosh) för att skriva ut. Kortkommando illustreras i ovanstående bilder, Macintosh till vänster och Windows till höger. Huvudmeny Välj det här kommandot för att få fram Huvudmeny. Ctrl + M 49

50 FirstOffice Utskriftsformat Den här funktionen är tillgänglig när en lista på rapporter eller dokument är öppen. Rapporter och dokument produceras ofta på en standardiserad pappersstorlek när de skrivs ut. Om du behöver skriva ut mer än en sida eller om du vill skriva ut på en ej standardiserad pappersstorlek, markera rapporten eller dokumentet i listan. Välj sedan Radera utskriftsformat från menyn Funktioner och gör de förändringarna som är nödvändiga. Klicka därefter på knappen [Spara] i knappraden eller dubbelklicka på rapporten i listan för att fortsätta med utskriftsprocessen. För varje dokument eller rapport kan dessa förändringar (antal kopior, pappersstorlek etc.) ställas in individuellt. Inställningarna kommer att vara permanenta tills dess att Utskriftsformat återigen väljs. Skriv ut Den här funktionen finns tillgänglig när det aktiva föntstret på bildskärmen innehåller någonting som direkt kan skrivas ut (en rapport på bildskärmen, en post i ett postfönster). När du väljer Skriv ut kommer rapporten eller posten omedelbart att skrivas ut till den valda skrivaren, vanligtvis utan skrivardialog. Den här funktionen har samma funktion som skrivarikonen i knappraden. Ta bort autologin Den här funktionen tar bort ditt självvalda autologin som du valt så att nästa gång du går in i programmet får du själv manuellt skriva in din signatur. Avsluta Avslutar FirstOffice. Kom ihåg att ta en säkerhetskopia innan du avslutar! 50

51 Kapitel 2: Gränssnitt Menyn Redigera De kommandon som finns i denna meny använder du framför allt när du arbetar med innehållet i enskilda fält, alltså med text och siffror. När du vill kopiera eller radera hela poster använder du i stället de kommandon som finns under menyn Post eller knapparna [Ny] och [Kopia] i knappraden. Om det aktiva fönstret inte innehåller något som går att redigera kommer kommandona att vara gråfärgade. Notera att kortkommandon står skrivet till höger. Det finns ett kortkommando för varje kommando under menyn Redigera t.ex. Ctrl-C (Windows) eller - C (Macintosh) för Ångra. Dessa kortkommandon visas i illustrationen ovan. Klipp ut Det här kommandot avlägsnar det du markerat och flyttar en kopia av det till urklipp, en del av datorns minne som reserverats för tillfällig lagring av data. Urklippet kan sedan klistras in någon annanstans, en eller flera gånger, tills du klipper ut något annat. Då ersätter det nya urklippet det gamla. Vissa fält, så som exempelvis kontonummer som redan har registrerats i en händelse kan ej tas bort och ej heller "klippas ut". Om du vill göra en kopia av ett fälts innehåll använd kopiera funktionen istället. Kopiera Använd kopiera när du vill kopiera text eller siffror från ett fält till ett annat utan att radera innehållet i det ursprungliga fältet. Kopian placeras i urklipp, en del av datorns minne som reserverats för detta ändamål. Sedan kan du klistra in det kopierade någon annanstans, på ett eller flera olika ställen. Kopian stannar kvar i urklipp ända tills du kopierar eller klipper ut något annat. Då ersätts den gamla kopian med den nya. Lägg märke till att kommandot Kopiera (och Klipp ut ) bara används till att kopiera enstaka texter eller värden. Vill du kopiera en hel post i ett register använder du i stället kommandot Kopia i menyn Post (eller knappen [Kopia] i knappraden). 51

52 FirstOffice Klistra in Med det här kommandot klistrar du in den text eller det värde som du placerat i urklipp med kommandot Klipp ut eller Kopiera (se ovan). Urklippet skjuts in vid insättningspunkten. Har du markerat ett antal tecken, t.ex. hela innehållet i ett fält, när du väljer Klistra in, ersätts allt du markerat med kopian från Urklipp. Ta bort Ta bort raderar de tecken du markerat utan att kopiera dem till urklipp. Kommandot Ta bort raderar enstaka texter och värden. Vill du radera en hel post i ett register använder du i stället kommandot Radera i menyn Post. Menyn Post Menyn Post innehåller de kommandon du behöver när du öppnar, fyller i, ändrar och makulerar poster i de olika registren. Nästan alla alternativ kan även nås via knappraden. Det finns även kortkommandon för de flesta av dem. De alternativ som inte är valbara för tillfället visas i grå text.! Kommandon i menyn Post kan inte återställas med Ångra. Nästa Kommandot Nästa fyller samma funktion som högersidan på pil-ikonen i knappraden. När du arbetar i ett postfönster bläddrar Nästa fram nästa post. Det kommer även att spara de eventuella ändringar som gjorts i det fönster som nyss lämnats. När du arbetar i ett översiktsfönster bläddrar Nästa, fram nästa grupp av poster. När du arbetar med en rapport bläddrar Nästa, fram nästa del av rapporten. Föregående Kommandot Föregående fyller samma funktion som vänstersidan på pil-ikonen i knappraden. Det fungerar likadant som kommandot Nästa men bläddrar i stället fram föregående postgrupp, del av rapport eller post. 52

53 Kapitel 2: Gränssnitt Spara Kommandot Spara motsvaras av knappen [Spara] i knappraden. Om det används i ett postfönster kommer det att spara registreringen/ändringen. Om det används i ett bläddrafönster kommer den att öppna posten som är markerad. Avbryt Stänger det aktuella fönstret utan att spara eventuella ändringar. Stänger det aktuella fönstret utan att spara eventuella ändringar. Kommandot Avbryt motsvaras av knappen [Avbryt] i knappraden. Alla typer av fönster kan också avbrytas genom att du klickar i varje fönsters stängningsruta (x) i högra (vänstra, Macintosh) övre hörnet eller Ctrl-F4 (Windows), -W (Macintosh). När den här metoden används kommer du att få frågan om du vill spara ändringar. Ny Använd det här kommandot när du behöver skapa en ny post. Kan endast användas om du har öppnat ett register genom att dubbelklicka på knappen [Ny ] i knappraden eller från meny Post. Kommandot öppnar ett tomt fönster där du fyller i de uppgifter som ska finnas för den nya posten. Klickar du sedan på knappen [Spara] i knappraden kommer posten att sparas i registret. Klickar du istället på knappen [Ny] i knappraden igen kommer ännu ett tomt fönster upp redo att fyllas i och den föregående posten blir sparad. Kopiera Kopierar en post så att du kan återanvända all relevant information i den när du skapar en snarlik ny post. Kopian visas i ett fönster där namnlisten har texten Ny. I de flesta fallen kommer datumen i de nya posterna att ändras till att visa det aktuella datumet. Du kan antingen kopiera en post när den visas i sitt eget fönster, eller direkt från ett översiktsfönster genom att markera postens rad i listan innan du klickar på knappen [Kopia] i knappraden. Radera Radera, d.v.s. ta bort en befintlig post. Posten måste vara av den sort som kan raderas posten som fakturor och verifikat kan inte tas bort efter att de har godkännts. Du måste öppna posten i fråga för att kunna radera den. När en post raderas visas automatiskt nästa post i registret.! Det går ej att ångra en makulerad post. 53

54 FirstOffice Menyn Fönster Det här är den normala Fönster menyn som Windows använder för att ordna de öppna fönstren på skärmen. De två sista alternativen: Spara Utseende och Åter till Standard tillåter dig att spara en inställning för ett speciellt fönster. Kommandot sparar storleken på fönstret och placeringen på skärmen tillsammans med den sorteringsordning du valt i översikts- eller klistra in fönstret för registret. Det andra alternativet, Åter till Standard kommer att återställa alla fönster till standardinställningarna. Även fast funktionen Stäng alla inte finns tillgänglig för Macintosh användare, klicka på stängningsrutan och Alt tangenten samtidigt så får du samma effekt. Menyn Info Om FirstOffice Det här kommandot finner du i Menyn Info (Windows) eller bredvid Äpple menyn (Macintosh) som visar licensuppgifter och uppgifter om den version som används. Återvänd till programmet genom att klicka på [OK]. 54

55 Kapitel 2: Gränssnitt - Fönster Fönster FirstOffice ger dig möjlighet att arbeta med flera fönster på bildskärmen samtidigt. Det fönster du för tillfället arbetar i kallas det aktiva fönstret. Det här fönstret ligger alltid överst och har en namnlist högst upp som är blå (Windows) respektive streckad (Macintosh). Om du arbetar med Windows kan du göra fönster till en ikon, m.a.o. krympa det till en ikon på skärmen, genom att använda symbolen - i övre högra hörnet på fönstret. Fönstret öppnas igen genom att du klickar på ikonen. Du kan flytta det aktiva fönstret genom att dra i namnlisten, och ändra dess storlek genom att dra i storleksrutan längst ner till höger. Stäng fönstret med stängningsrutan uppe till vänster. I Macintosh kan du stänga ner samtliga fönster genom att hålla ner Alternativ (Alt) samtidigt som du klickar i stängningsrutan. Om du arbetar i Windows kan du också spara storlek och utseende på ett fönster genom att använda menyn Fönster. Det finns sex typer av fönster.! FirstOffice tillåter dig att ha upp till 100 fönster öppet samtidigt. Dock är det en god vana att stänga fönster som inte behövs för tillfället. För många fönster öppna samtidigt kan bli rörigt och förvirrande. Bläddrafönster Bläddrafönstret visar en lista av poster och Bläddra visas i namnlisten. Klicka på ett register på Huvudmenyn och ett bläddra fönster öppnas som visar alla poster som blivit lagrade i registret. Den här listan används för att söka fram en viss post och för att välja en post för bearbetning. Du kan ha många olika listor öppna på skärmen samtidigt. Exempelvis om du dubbelklickar på ikonen [Verifikat] på Huvudmenyn fönstret som öppnas är ett bläddrafönster. Fönstret innehåller en lista över samtliga verifikat. 55

56 FirstOffice Rulla listan på vanligt sätt genom att använda rullningslisten till höger eller dra i rullningsrutan. Det går även att använda sig av pilarna. Sortera listan efter en viss kolumn. Klicka på rubriken för den kolumn du vill sortera efter så att rubrikfältet blir blått, så visas den och posterna sorteras omgående efter den nya sorteringsordningen. Om du klickar på rubriken en andra gång visas registerposterna i omvänd sorteringsordning, alltså med den sista posten först. Du kan söka efter en viss post genom att skriva in en bokstav, ett ord, ett tal eller datum i sökfältet längst upp till höger i fönstret. Tryck sedan på entertangenten eller dubbelklicka på posten för att öppna den. FirstOffice kommer att söka efter den rubriken som posterna sorterats efter. Raden med värdet lika med eller närmast det du söker markeras. Sökningen utförs på det aktuella sorteringsfältet. När du vill arbeta med en viss post gör du något av följande Öppna en befintlig post genom att välja dess rad i listan eller genom att markera den och dubbelklicka eller trycka på enter- eller returtangenten. Öppna en ny, tom post genom att klicka på knappen [Ny] i knappraden. Markera en befintlig post i listan och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Den nya post som visas har då övertagit relevanta uppgifter från den post du markerade, så att du bara behöver fylla i vissa fält. I de flesta fall kommer den nya posten att innehålla det aktuella datumet istället för datumet från den kopierade posten. 56

57 Kapitel 2: Gränssnitt - Fönster! Det är inte möjligt att radera en post diekt från översiktsfönstret. Posten måste först öppnas. Postfönster Postfönstret visar en separat post. På listen kan man läsa Ny, Inspektera eller Ändra beroende på vad som ska göras. All data som förs in i FirstOffice görs i denna typ av fönster. Ett postfönster visas när du öppnar en specifik post ifrån bläddrafönstret eller skapar en ny post. Nedan visas ett fönster som öppnats från översiktsfönstret Leverantörsfakturor: Bläddra. Du skriver och redigerar information i postfönstrets fält. Lägg märke till att vissa fält endast tar emot siffror, samt att vissa fält över huvud taget inte kan ändras. I enstaka fall kan tecknen automatisk ändras till versaler. Du flyttar markören från fält till fält med returtangenten eller piltangenterna. 57

58 FirstOffice Det går också att klicka direkt i fältet, då markeras det och du kan antingen fylla i eller ändra uppgifter (om det är tillåtet). Om du dubbelklickar i samma fält så kommer markören att ställa sig där du klickade och då kan du ta bort eller registrera information. Vissa postfönster, som exemplet ovan, är delade i två delar. Den övre halvan visar detaljer över den aktuella posten (i det här fallet en leverantörsfaktura) och den nedre delen innehåller alla rader (eller artiklar) som ingår i leverantörsfakturan. I vissa fall innehåller ett postfönster mer information än vad som kan visas i ett fönster. I dessa fall finns det ett antal sidor (delfönster) och varje sida har en flik som är namngiven efter dess innehåll, t.e.x Adress. Menyn Funktioner I flera postfönster, såsom leverantörsfakturor, verfikat och inbetalningar, och i vissa bläddrafönster finns det en meny som heter Funktioner, med olika funktioner beroende på vilket register som används för stunden. Har man registret faktura aktivt är följande alternativ tillgängliga under menyn Funktioner Godkänn godkänner fakturan medan Fakturastatus öppnar ett fönster som sammanställer fakturans status; utbetalningar etc. Klistra in Special När du registrerar information i FirstOffice kommer du ofta behöva hänvisa till andra register eller inställningar. Till exempel anges kundnummer på fakturor för att hämta information om kundens namn och adress från registret Kontakter, medan information om betalningsvillkor hänvisas till inställningen Betalningsvillkor. Med funktionen Klistra in Special får du en lista där kan du snabbt hitta den information som du behöver. Tryck Ctrl + Enter när du står i ett fält som ska fyllas i, vilket medför att Klistra in Special funktionen aktiveras. Macintosh användare ska trycka +Enter. Följande exempel visar ett kundnummer som klistras in på en faktura. 58

59 Kapitel 2: Gränssnitt - Fönster När markören är placerad i kundnummerfältet kan Klistra in Special begäras med kortkommandot Ctrl+Enter (Windows) eller +Enter (Macintosh). Ett nytt fönster öppnas som visar innehållet från registret eller inställningen. Du kan sedan välja en post i listan. Du kan sortera listan efter innehållet i en kolumn genom att klicka på kolumnens rubrik. Klicka ytterligare en gång för att vända sorteringsordningen. Dubbelklicka på en kund eller markera kunden och klicka på Enter-tangenten för att klistra in den i fakturan. Kundnumret och andra nödvändiga uppgifter kommer att klistras i fakturafönstret. Om posten du letar efter inte finns tillgänglig kan du ofta lägga till den direkt i fönstret Klistra in. Tryck Ctrl+N (Windows) eller +N (Macintosh) för att öppna en ny post. Registrera de uppgifter som är nödvändiga i posten och klicka sedan på knappen [Spara] i knappraden. Posten kommer nu att sparas i registret och samtidigt klistras i exempelvis fakturan. 59

60 FirstOffice Om du vid registreringen av en faktura upptäcker att kundens uppgifter inte är korrekta (de kanske har bytt namn, adress eller telefonnummer), kan du markera kunden i fönstret och trycka F2 (Windows) eller Shift- -V (Macintosh) Kontaktkortet att öppnas och du kan göra förändringar eller tillägg. Du kan även använda det här kommandot direkt i kundnummerfältet på fakturan om den redan finns angivet. Det här kommandot kan användas i de flesta fält där funktionen Klistra in Special finns tillgänglig. Funktionen Klistra in Special kan också användas i datumfält. Det aktuella datumet kommer att klistras in när du anger Ctrl+Enter (Windows) eller +Enter (Macintosh). Pilarna Du kan flytta dig till föregående eller nästa post genom att använda pilikonen eller genom att välja Nästa eller Föregående från menyn Post.! När du förflyttar dig mellan två poster på det här sättet kommer eventuella ändringar att sparas i den posten du lämnar. Om du inte vill spara förändringarna klicka på knappen [Avbryt] i knappraden eller stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Använder man sig av detta sätt att förflytta sig på, sparas eventuella ändringar i den post man håller på med. Vill du inte spara eventuella ändringar stäng först ner det aktuella fönstret. Bilagor Alla postfönster har en ikon [Bilagor], som kan se ut på två sätt Den här knappen tillåter dig att förena filer, anteckningar eller länka flera poster med varandra i FirstOffice. Den här länken kallas Bilagor Den här funktionen tar vi upp mer i detalj senare i kapitlet Arbeta med poster. 60

61 Kapitel 2: Gränssnitt - Fönster Rapportfönster Rapportfönster visar rapporter som är utskrivna till bildskärm. Nedan visas ett exempel på en rapport. Du kan bläddra upp och ner i fönstret och du kan söka efter information i rapporten. I toppen av fönstret finns ett rapporthuvud som visar rapportens namn och vilka urval den är baserad på. Det är viktig information då alla rapporter kan produceras med olika urval. Nedanför huvudet är själva rapporten. Du kan ändra höjden och bredden på rapportfönstret, vilket ibland kan underlätta läsningen av rapporten. Alla kolumner i rapporten kommer alltid att visas i rapportfönstret, vilket innebär att om fönstret är för litet i sidled kommer texten att tryckas ihop och kan bli svårläslig. Eftersom varje rapport visas i ett eget fönster kan flera rapporter oberoende av varandra visas samtidigt, det ger FirstOffice en stark rapportfunktion. Du kan exempelvis visa två versioner av en balansrapport samtidigt i två olika 61

62 FirstOffice fönster. FirstOffice kan lätt ge dig information som för andra affärssystem kräver mer komplicerade åtgärder. Det finns ingen gräns för hur många rapporter som kan finnas på skärmen samtidigt. Eftersom FirstOffice fönster är helt fristående, kan rapportfönster blandas med postfönster och listor från olika delar av systemet. På bilden nedan visas ett exempel på när fyra rapporter är framtagna samtidigt 62

63 Kapitel 2: Gränssnitt - Fönster Utskrifter Alla rapporter skrivs ut genom att klicka på skrivarikonen i knappraden. Utskriftsformatet är inställt i förväg för varje rapport, så att rapporten väljer stående eller liggande utskrift. Söka i rapporter En annan användbar funktion inbyggd i FirstOffice är möjligheten att söka i rapporterna. Sökningen sker över hela rapporten. Söksträngen kan vara bokstäver, siffror eller en kombination av de båda. Låt oss säga att du vill söka efter ett konto i exemplet ovan. Skriv in 1910 i sökrutan i rapportens nedre kant och tryck sedan på enter- eller returtangenten för att leta reda på Konto 1910 (Kassakontot). FirstOffice söker då efter det första siffra som stämmer överens och markerar detta. Trycker man på enter eller retur igen söker FirstOffice efter nästkommande siffra som stämmer överens. Räkna om rapporter Alla rapporter har sitt eget fönster. En (eller flera) rapport (er) kan lämnas öppna på skärmen medan användaren går till andra fönster för att skriva in eller ändra något. Om dessa ändringar medför att rapporten måste uppdateras, 63

64 FirstOffice finns det en genväg för denna uppdatering. Aktivera rapporten genom att klicka någonstans i den, välj sedan Räkna om från menyn Funktioner. Nedbrytbara rapporter FirstOffice har en unik funktion i vissa av rapporterna när de skrivs ut på bildskärmen, den kallas för nedbrytbara rapporter. Om du t.ex. har en Resultaträkning på skärmen kan du dubbelklicka på något utav de kontonummer som finns i rapporten. Du får då upp ett separat fönster med Huvudboken för detta konto som visar de transaktioner som gäller för den valda tidsperioden. Gå vidare och dubbelklicka på ett verifikatnummer i Huvudboken så visas verifikatet i ytterligare ett fönster. Följande bild illustrerar exemplet 64

65 Kapitel 2: Gränssnitt - Fönster Listfönster Ett listfönster används när det är nödvändigt att välja från en lista med alternativ t.ex. efter att funktionerna Import eller Underhåll har valts från menyn Arkiv. Markera ditt val med musen och klicka sedan på Entertangenten eller dubbelklicka. Följande exempel visar ett fönster från vilket du kan välja en rapport Urvalsfönster Det här fönstret låter dig specificera innehållet i en rapport eller i ett dokument. Fönstret öppnas ofta efter att du har valt ett alternativ i ett listfönster. Efter att urvalen har gjorts, klicka på knappen [Kör] i knappraden. Exemplet nedan visar urvalsfönstret för rapporten Balansräkning. 65

66 FirstOffice Fildialoger FirstOffice använder Windows eller Macintosh standard fildialog när du ska spara/öppna och välja filformat för import- eller exportfiler 66

67 Kapitel 2: Gränssnitt - Att arbeta med poster Att arbeta med poster Befintlig post Ny post Kopiera post Makulera post När du vill arbeta med en specifik post, kan du öppna den med följande metoder. Alla metoder ger samma resultat Dubbelklicka på en post i ett översiktsfönster. Markera posten i ett bläddrafönster och tryck på enter- eller returtangenten. När posten är öppen kan du ändra i fälten som vanligt. Några fält är låsta för ändringar beroende på relationer till andra funktioner i programmet, i så fall talar FirstOffice om detta. Du kan skapa en ny post från ett översikts- eller postfönster. Gör ett av följande alternativ Klicka på knappen [Ny] i knappraden. Välj Ny från menyn Post. En tom post öppnas. Kopiera en post från ett bläddra- eller postfönster. Välj den post du vill kopiera och sedan Klicka på knappen [Kopia] i knappraden, eller Välj Kopiera från menyn Post. En ny post skapas. Relevant information från den kopierade posten har överförts, så du behöver bara fylla i vissa fält med unika värden (datum, löpnummer etc.) kopieras inte men får istället nya uppdaterade värden. 1. Öppna postfönstret för den post som ska makuleras. 67

68 FirstOffice 2. Välj Radera i menyn Post. Du kan inte makulera en post som används i andra transaktioner så som till exempel ett använt konto.! Du kan inte ångra makulering av en post. Det är inte möjligt att radera en post direkt utifrån ett översiktsfönster, posten måste först öppnas. Bilagor Du kan bifoga filer, anteckningar och andra poster till vilken annan post som helst i FirstOffice. Dessa kopplade objekt kallas bilagor. Alla postfönster innehåller ikonen [Bilagor] Om posten redan har en bilaga, kommer ikonen att få ett annorlunda utseende Klicka på ikonen och en lista med de tillgängliga objekten som är bifogade till posten kommer att öppnas 68

69 Kapitel 2: Gränssnitt - Att arbeta med poster Denna lista har sin egen meny Funktioner. Den innehåller de funktioner som är nödvändiga när poster ska bifogas, öppnas eller tas bort! I det fallet när poster med unika identifieringskoder inte skapas automatiskt (t.ex. artikelnummer på artiklar), måste dessa koder skrivas in och posten måste sparas innan man bifogar objektet. Bifoga filer till poster För att bifoga en fil till en post, öppna posten i fråga och klicka på ikonen [Bilagor]. Välj sedan Bifoga fil från menyn Funktioner. Dialogrutan Öppna Fil kommer nu att öppnas vilket tillåter dig att söka reda på filen som ska bifogas. När du har hittat filen markerar du den och klickar på [Öppna]. Filen kommer nu att bifogas till din post. Filnamnet på den bifogade filen kommer att synas i listan för Bifogade filer med prefixet Fil:. Du kan bifoga obegränsat med filer till en enda post. Funktionen Bifoga fil bifogar filen till en post genom att kopiera filen in i en mapp som heter Attach som ligger i samma mapp som ditt FirstOffice program. Detta gör det möjligt för dig att läsa den bifogade filen fastän originalet har tagits bort. Om du vill bifoga en stor fil till en post, kolla noga så att din hårddisk innehållande din FirstOffice programvara har tillräckligt med diskutrymme. Mappen Attach måste ligga i samma mapp som programfilen för FirstOffice om du skall kunna bifoga filer till poster. Döp ej heller om några filer i mappen Attach. Att läsa/öppna bifogade filer En fil som har blivit bifogad till en post kan läsas på ett av följande tre sätt 69

70 FirstOffice 1. Genom att klicka på filen i listan för bilagor och välja Bifoga fil från menyn Funktioner. 2. Genom att klicka på filen i listan för bilagor och sedan klicka på Enter tangenten. 3. Genom att dubbelklicka på filen i listan för bilagor. Vilken metod du än väljer så kommer dialogrutan Spara fil att öppnas och du får frågan om vart du vill att den filen ska sparas. Spara filen på en lämplig plats på hårddisken. Du kan sedan där ifrån öppna den med det program som den ursprungligen skapades i. Bifoga anteckningar eller kommentarer till poster Du kan bifoga anteckningar eller kommentarer till poster. För att göra detta, öppna posten och klicka på ikonen [Bilagor]. Välj Skapa anteckning från menyn Funktioner. Ett fönster kommer nu att öppnas och du kan här skriva in din kommentar. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara. Anteckningen kommer att visas i listan för bilagor med prefixet Anteckning:. Om du vill namnge en anteckning, se avsnittet Läsa och ändra anteckningar nedan. Du kan bifoga obegränsat med filer till en enda post. Läsa och ändra anteckningar En anteckning eller en kommentar som har blivit bifogad till en post kan läsas på ett av följande två sätt 1. Genom att klicka på anteckningen i listan för bilagor och sedan klicka på knappen [Öppna post] från Meny Funktioner. 70

71 Kapitel 2: Gränssnitt - Att arbeta med poster 2. Genom att dubbelklicka på anteckningen i listan för bilagor. Vilken metod du än väljer så kommer anteckningen att öppnas i ett eget fönster där du kan läsa eller redigera den. Ändra namn på bilagor När en fil är bifogad till en post kommer filens namn att synas i listan för bilagor. När en anteckning är bifogad till en post kommer den inte med detsamma att få ett namn i listan för bilagor. Om du vill ändra namn på filen eller anteckningen, markera den i listan för bilagor och välj Redigera länkkommentar från menyn Funktioner. Ett fönster kommer att öppnas och här kan du skriva in det nya namnet. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara namnet och stänga fönstret, eller tryck på knappen [Avbryt] om du inte vill spara ändringarna. Bifoga poster till andra poster Du kan bifoga poster till andra poster med hjälp av dra och släpp i bläddrafönster från ett register till ikonen [Bilagor] på ett annat. Till exempel bifoga kundposten till en faktura. Öppna fakturan i ett postfönster och öppna sedan Kontakter: Bläddra fönstret. Hitta rätt kontakt i bläddralistan, klicka på kundnummer och dra det till ikonen gemet [Bilagor] på fakturan. Kundposten kommer nu att synas i fakturalistan med bilagor. När man senare kollar i kontaktposten i exemplet ovan, skulle du kanske önska att du kunde se vilka andra poster som den har blivit bifogad till. Öppna listan med bilagor och välj Visa till länkar i menyn Funktioner. Posterna kunden har blivit bifogad till kommer att finnas med under den sträckade linjen 71

72 FirstOffice Öppna bifogade poster En post som har blivit bifogad till en annan post kan öppnas på ett av följande tre sätt 1. Genom att klicka på filen i listan för bilagor och sedan välja Öppna Post från menyn Funktioner. 2. Genom att dubbelklicka på posten i listan för bilagor. Vilken metod du än väljer så kommer posten att öppnas i ett eget fönster där du som vanligt kan läsa eller redigera den. Ta bort bilagor För att ta bort en bilaga, vilken sort som helst markerar du den i listan för bilagor och väljer Radera från menyn Post. 72

73 Kapitel 2: Gränssnitt - Rapporter Rapporter FirstOffice kan producera ett antal rapporter. Aktivera rapporter genom att klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn. Ett listfönster öppnas och en lista med alla tillgängliga rapporter i programmet visas. Dubbelklicka på en av rapporterna i listan. Specificera vad rapporten ska innehålla i urvalsfönstret och klicka på knappen [Kör] i knappraden. Förinställt kommer rapporten att visas i ett eget fönster på skärmen. Exporter till andra applikationer Det är möjligt att exportera innehållet i alla rapporter till andra applikationsprogram som t.ex. Excel eller Word. När du begär en rapport på Huvudmenyn finns det en meny Media därdu kan välja vilket media du vill skriva till Ex. Skrivare, bilsdärm, fil. 73

74 FirstOffice Kortkommandon Följande kortkommandon finns tillgängliga i FirstOffice Meny Funktion Windows Macintosh Menyn Arkiv Företag Ctrl-O -O Huvudmeny Ctrl-M -M Export Ctrl-E -E Import Ctrl-Shift-I -Shift-I Underhåll -Shift-M Rapporter Ctrl-R -R Dokument Ctrl-D -D Inställningar Ctrl-S -S Skriv ut (skrivarikon) Ctrl-P -P Avsluta Ctrl-Q -Q Menyn Redigera Ångra Ctrl-Z -Z Klipp ut Ctrl-X -X Kopiera Ctrl-C -C Klistra in Ctrl-V -V Markera allt -A Markera rad -H Menyn Post Nästa (Nästa sida med bokikonen) PgDn -+ Förra (Förra sidan med bokikonen) PgUp -- OK (Spara/knappen [OK]) Shift-Enter Shift-Enter Ny post (knappen [Ny]) Ctrl-N -N Kopia (knappen [Kopia]) Ctrl-K -Y Ta bort -Shift-D Menyn Register Register Ctrl-1 till 9-1 till 9 Menyn Fönster Spara utseende -Shift-S Åter till standard -Shift-T Bläddrafönster Sort. kolumn Ctrl-Shift- -Alt understruken bokstav Postfönster Kryssrutan Godkänd på/av Ctrl-Shift-O -Alt-O Ändra delfönster Ctrl-Shift-1 till 3 -Alt-1 till 3 Klistra in Special Ctrl-Enter -Enter Övriga Ändra länkade poster F2 -Shift-V Stäng fönster Esc -W Stäng alla fönster Använd menyn Fönster Alt-Stängrutan 74

75 FirstOffice och ditt företag

76 FirstOffice Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag Att driva ett eget företag är roligt men det följer också ett antal förpliktelser. En av dem är att du måste ha en bokföring. Vilka krav som som ställs på din bokföring beror bland annant på vilken typ av företag som du driver. Oavsett vilka juridiska lagar ditt företag lyder under, vinner både du och ditt företag på att du har ordning i din administration. I detta kapitel kommer några av de grundläggande koncepten för bokföring och dess integration med FirstOffice att beskrivas. Interna och externa dokument Det finns två typer av dokument som produceras av ett ekonomisystem: externa och interna dokument. Externa dokument produceras för att någon utanför företaget behöver dem, t.ex. fakturor, ordrar, följesedlar etc. I FirstOffice finns dessa som olika typer av Dokument. Interna dokument används inom företaget för att se hur företaget mår, hur det kan utvecklas och som underlag för beslut. Exempel på sådana dokument är Artikelhistorik, Inbetalningsprognos, Kundstatistik etc. och dessa finns i FirstOffice som olika typer av Rapporter. Räkenskaps handlingar skall hanteras med viss försiktighet. Du behöver dem för att analysera hur företaget skall ledas, styras och utvecklas, dels är du skyldig enligt lag att föra dem löpande och arkivera dem på ett betryggande sätt. Till grund för både de handlingar som lämnas in till myndigheter och de rapporter och analyser som du gör för eget bruk ligger ett antal dokument eller transaktioner, bl.a. kundfakturor, leverantörsfakturor, lån- och kontoutdrag, personalkostnader (löner). Dessa typer av dokument eller transaktioner kan hittas i alla typer av företag. 76

77 Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag - Verifikat Verifikat Verifikat är ett underlag för en transaktion t.ex. ett kvitto för någonting som du har köpt eller kontoutdrag från banken som talar om att en faktura är betald. I princip ska alla affärshändelser i ett företag ge upphov till ett verifikat som ska finnas i ett verifikatregister. Alla affärshändelser ska registreras i bokföringen i den datumordning som de har skett. När händelsen är registrerad skapas ett verifikat. Verifikatet talar om vad som har hänt, t.ex. en glödlampa är inköpt med en viss moms och är betald via checkkontot. Dessa verifikat används som underlag för att få ut olika typer av rapporter men även för att få ut viss historik. Verifikaten registreras i Grundboken och får där unika verifikatnummer. Verifikaten med underlag (kvitton etc) sparas i en pärm i nummerordning. De ska ha samma verifikatnummer och datum som i Grundboken. Av verifikatet ska det framgå hur transaktionen är konteras, d.v.s. om pengarna har gått in eller ut, om de är beskattningsbara eller avdragsgilla. Det är här som din kontoplan finns som ett verktyg för att systematiskt kunna bokföra olika affärshändelser. Verifikat i FirstOffice FirstOffice är ett integrerat system, vilket innebär att systemets olika transaktionsregister samverkar med varandra. Så fort en transaktion registreras i FirstOffice t.ex. en faktura eller leverantörsfaktura, skapas normalt ett verifikat automatiskt i redovisningen. T.ex. när en faktura blir godkänd och skickas till kunden skapas automatiskt ett fakturaverifikat och försäljningen konteras mot ett försäljningskonto, ett kundfordringskonto och ett momskonto. På samma sätt skapas ett verifikat när inbetalningen för fakturan registreras. Detta verifikat uppdaterar kundfordringskontot och det post- eller bankgirokonto som fakturan har betalats till. Genom ett stort antal inställningar och parametrar kan användaren forma systemet så att rätt försäljningskonton, kostnadskonton, m.m. konteras vid behov. Nedan beskrivs några av de vanligaste transaktionerna och verifikaten. Kundfakturor Fakturor är ett betalningskrav som skickas till kunder. När en faktura skapas, skapas också ett verifikat som: debiterar kontot för kundfordringar (vilket 77

78 FirstOffice FirstOffice Integration Kundreskontra Lev.reskontra Redovisning håller reda på hur mycket fordringar som företaget har och vem fordringarna ligger på), krediterar ett konto för försäljning (det är vanligt att flera försäljningskonton används för att få försäljningsinformation för olika typer av produkter) och i de flesta fall, krediterar ett momskonto. När fakturan skapas, skapas automatiskt ett verifikat av FirstOffice. Nedan visas ett typiskt verifikat från en faktura. FirstOffice har ett antal olika metoder för att skräddarsy verifikaten från bl.a. fakturor så att de reflekterar just företagets behov av redovisning. Olika kundfordringskonton kan anges per kund eller kundkategori, olika försäljningskonton anges per artikelgrupp eller för individuella artiklar och momskonton kan kontrolleras via momskoder. Antalet inställningar och val är många, de kommer i detalj att beskrivas i detta kapitel. 78

79 Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag - Verifikat Varje enskild faktura styr hur verifikatet blir konterat i redovisningen. I följande inställningar anges vilka konton som ska konteras när en faktura blir godkänd Försäljningskonto I redovisningen används försäljningskonton för att försäljningen för olika typer av artiklar ska kunna följas upp. Du kan ange olika försäljningskonton på olika fakturarader. Standardkontot hämtas av FirstOffice enligt följande 1. När artikelnumret registreras i fakturan, hämtar FirstOffice försäljningskontot som finns på artikelkortet. Om inget försäljningskonto är angivet här 2. hämtar FirstOffice försäljningskontot som finns angivet i inställningen Kontering (Kund). I kontering (kund) finns tre zoner (Inom landet, Inom EU, Utom EU), vilka kan ha olika försäljningskonton. Om det angivna försäljningskontot på fakturan saknas i kontoplanen visas ett felmeddelande: Verifikat kunde inte skapas. Kontrollera inställningarna. Momskoder I fakturan kan olika momskoder anges för olika fakturarader. Denna kod hämtas från inställningen Momskoder, vilken styr momskontot som ska konteras på verifikatet (samt vilken procentsats av försäljningssumman som ska debiteras). Momskoder ställer man in i inställningen Momskoder. Momskodsfältet i fakturan, M.kod, bör inte lämnas tomt. Momskoden klistras in som standard av FirstOffice, men kan ändras manuellt av användaren. Momskoden hämtas av FirstOffice enligt följande 1. När ett artikelnummer registreras i fakturan, hämtar FirstOffice momskoden som finns angiven på det specifika artikelkortet. Finns ingen momskod angiven här, eller om artikelnummret inte har registrerats på fakturaraden 2. hämtar FirstOffice momskoden som finns angiven i inställningen Kontering (Kund), för den zonen som kunden tillhör. Om den valda momskoden saknas eller om kontot i inställningen Momskoder saknas i kontoplanen, visas ett felmeddelande antingen Koden ej registrerad: X (X = den felaktiga momskoden) eller Verifikat kunde inte skapas. Kontrollera inställningarna. 79

80 FirstOffice Kundfordringskonto När ett verifikat skapas från en faktura, styrs inte valet av kundfordringskonto från själva fakturan (som för försäljningkonto eller momskoder). Istället hämtar FirstOffice kundfordrings- (eller, om fakturan är en kassafaktura) kassakontot som finns angivet i inställningen Kontering (Kund). Om det angivna kundfordringskontot saknas i kontoplanen visas ett felmeddelande: Kundfordringskonto saknas. Kontrollera inställningen Kontering (Kund). Inbetalningar När en kund betalar en faktura skall en inbetalning registreras i FirstOffice. På verifikatet kommer kontot för kundfordringar att bli krediterat och kontot för bank-, postgiro eller kassa bli debiterat. När inbetalningen är bokad mot den specifika fakturan som kunden har betalat kommer ett verifikat skapas automatiskt. Så här ser ett verifikat normalt ut från en inbetalning På verifikatet från en inbetalning används följande konton. Kundfordringar På inbetalningen kommer samma konto för kundfordringar att användas som användes när fakturan skapades. Mer om inställningarna kring kundfordringskontot finns ovan under rubriken Kundfakturor och Kundfordringskonto Bank-, postgiro eller kassakonto Bank-, postgiro eller kassakonto hämtas från inställningen Betalningssätt. I denna inställning lagras olika typer av betalningssätt, t.ex. bank-, postgiro 80

81 Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag - Verifikat eller kassa m.m. Varje betalningssätt kan kopplas till olika konton för att t.ex. kunna skilja på olika bankkonton som inbetalningar gjorts till. Leverantörsfakturor En leverantörsfaktura är ett krav på en skuld som ditt företag ska betala för varor eller tjänster. Precis som med kundfakturorna, skapas det automatiskt ett verifikat från leverantörsfakturan, som normalt påverkar tre olika konton; Kontot för leverantörsskulder krediteras, ett kostnadskonto debiteras och, i de flesta fall, debiteras också ett momskonto. Dessa konton hämtar FirstOffice från inställningen Kontering (Lev), och de väljs enligt prioriteringsordningen nedan. Kostnadskonto I redovisningen används kostnadskonton för att följa upp olika kostnader i företaget. I kolumnen Konto på leverantörsfakturan ska ett kostnadskonto specificeras. Olika kostnadskonton kan registreras på olika rader. När en leverantörsfaktura skapas kan FirstOffice automatiskt tilldela ett kostnadskonto som hämtas från delfönster 3, Konto, på leverantörskortet ( kostnadskonto ). Denna funktion kan användas för de leverantörer som alltid konteras på samma kostnadskonto, t.ex. Telia. Momskonto För varje rad i en leverantörsfaktura måste en momskod specificeras. Momskoden hänvisar till ett register som styr vilket momskonto och vilken momssats som används på verifikatet i redovisningen. Registret finns i inställningen Momskoder. När en leverantörsfaktura registreras bör inte momskoden (fältet M.kod) lämnas blankt. Momskoden klistras automatiskt in på leverantörsfakturan enligt följande 1. FirstOffice hämtar momskoden som finns angiven för kontot. Om ingen momskod är angivet för kontot 81

82 FirstOffice 2. hämtar FirstOffice momskoden från inställningen Kontering (Lev). Om den angivna momskoden saknas i inställningen Momskoder visas ett felmeddelande: Koden ej registrerad. Konto för leverantörsskulder När verifikatet från en leverantörsfaktura skapas hämtas kontot för leverantörsskulder från leverantören (eller om fakturan är en kassafaktura, kontot för kassa) från inställningen Kontering (Lev). Utbetalningar När en eller flera leverantörsfakturor betalas ska en utbetalning registreras. På utbetalningen klistras respektive leverantörsfaktura in för att de ska bokas bort från leverantörsreskontran. Ett verifikat skapas automatiskt i redovisningen som debiterar leverantörsskulder och krediterar bank-, postgiro eller kassakontot. När verifikatet från en utbetalning skapas hämtar FirstOffice konton enligt följande. Leverantörsskulder Det skuldkonto som användes på leverantörsfakturan kommer automatiskt att användas på verifikatet från utbetalningen. Under rubriken Leverantörsfakturor och konto för Leverantörsskulder ovan finns mer information kring hur olika skuldkonton kan definieras för olika leverantörer m.m. Bank-, postgiro eller kassakonto Bank-, postgiro eller kassakonto hämtas från inställningen Betalningssätt. I denna inställning lagras olika typer av betalningssätt, t.ex. bankgiro, postgiro, kassa m.m. Varje betalningsätt kan kopplas till olika konton för att t.ex. kunna skilja på olika bankkontona. 82

83 Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag - Kontoplanen Kontoplanen Med olika konton kan du klassificera samtliga affärstransaktioner i din bokföring. Varje verifikat som beskrivs ovan konterar två eller flera konton. Typen av verifikat kan faktiskt definieras av vilka konton som har används. Alla konton organiseras i en så kallad kontoplan, som är en systematisk beskrivning av hur tillgångar, intäkter, skulder och kostnader ska klassificeras. Kontoplanen används som grund till företaget olika ekonomiska rapporter. Den logiska ordningen i kontoplanen styr hur användbara företagets rapporter blir och för att få en väl fungerande kontoplan bör den vara noga genomtänkt. När en kontoplan skapas bör olika konton grupperas enligt olika kontoklasser. Till exempel, så bör alla försäljningskonton skapas med liknande kontonummer (3010, 3011 etc.), olika bankkonton med liknande kontonummer o.s.v. Detta gör att de visas tillsammans på olika rapporter. Det bör lämnas mellanrum i kontoplanen så att nya konton kan läggas till där de hör hemma, t.ex. nya försäljningskonton för nya produkter. I traditionella ekonomisystem är kontoplanen uppdelad i olika kontoklasser, som följer en viss standard. Två eller tre av klasserna är reserverade för Balansräkningen, en av klasserna är normalt reserverad för internredovisning och bokslutstransaktioner. De återstående fem eller sex klasserna används för intäkter och kostnader. De konton som ingår i kontoplanen delas vanligtvis in i två grupper, namngivna efter de rapporter som de ska ingå i (resultatkonton och balanskonton). Resultaträkning Balansräkning Den här rapporten visar företagets resultat, vinst eller förlust, vanligtvis i slutet på en månad eller år Den här rapporten visar vilka tillgångar, skulder och vilket kapital som ditt företag har vid rapportutskriftens tillfälle.! Din kontoplan ska läggas upp i samarbete med din revisor. 83

84 FirstOffice Vilka behöver information om ditt företag? Det finns flera olika parter som är intresserade av ditt företags redovisning och ekonomi: du, andra ägare, kreditgivare och banker, anställda och inte minst Skattemyndigheterna. Din revisors arbete är att se till att dina räkenskaper och din redovisning förs enligt lagen och visar en sanningsenlig bild av företagets ekonomiska situation. Ibland känns det som allt arbete med rapporter och bokföring bara ställer till med bekymmer. Ett ekonomisystem, som används på rätt sätt, förenklar arbetet och kontrollen av företagets ekonomi. Det finns faktiskt fler exempel på företag som har misslyckats på grund av dålig redovisning, än av allt för bra... Praktisk användning av informationen från redovisningen Att skaffa kapital Skatter Momsredovisning Informationen från redovisningen är användbar i många situationer. Du kan använda den som underlag för budgetplanering, för att ta reda på om ett visst arbete lönar sig eller inte, hur lönsamheten ser ut för en avdelning eller en viss marknad etc. Lite då och då behöver du övertala banker eller andra finansiella institut att ditt företag är stabilt och lönsamt, t.ex. när du behöver låna pengar för en investering. I ett bra ekonomisystem hittar du snabbt den informationen som de behöver, samt ger dig möjligheter till en bra presentation. Din redovisning förser dig med all information som behövs för olika typer av rapporteringar och betalningar kring skatter. Alla momsregistrerade företag måste ta fram ett antal periodiska rapporter där Momsrapporten är den viktigaste. Om du överstiger beloppsgränsen för handel inom EU, är det ytterligare några rapporter som måste tas fram. 84

85 Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag Momsrapporten tas fram från din redovisning. Den har ett fördefinierat utseende, och för att den enkelt ska kunna tas fram bör din redovisning följa de nödvändigaste reglerna kring momsredovisningen. Nytt år och bokslut. När ett räkenskapsår är slut stängs böckerna och ett nytt räkenskapsår startas. Ett bokslut ska tas fram och godkännas av bolagsstämman. Ett aktiebolag har skyldighet att lämna in en årsredovisning till Patent och Registreringsverket. Årsredovisningen ska innehålla: Förvaltningsberättelse, Resultaträkning och Balansräkning. För att avsluta ett räkenskapsår och starta ett nytt i FirstOffice, följ nedanstående punkter 1. Om du redovisningsskyldig för moms är det första steget att skriva ut en momsrapport för räkenskapsårets sista momsperiod (vilken kan vara hela året eller endast sista månaden beroende på hur företaget redovisar moms) och göra en momsomföring. 2. Momsomföringen görs genom att ett verifikat registreras i registret Verifikat som för om momsen från momskontona till ett redovisningskonto. Det här verifikatet krediterar kontot för ingående moms och debiterar kontot för utgående moms och skillnaden mellan dessa konton balanseras mot redovisningskontot för moms. Det här verifikatet måste registreras inom momsperioden, helst som det sista. 85

86 FirstOffice Summan på redovisningskontot för moms kan sedan överföras till ditt bank- eller postgiro när betalningen tas emot från eller skickas till Skattemyndigheten. 3. Skriv ut följande rapporter. Skriv ut dem med hela räkenskapsåret som rapportperiod. Det här kommer vara ditt original av årets affärsverksamhet och grunden för bokslutsarbetet som nu kommer att utföras av din revisor. Huvudbok Grundbok Resultaträkning Balansräkning Systemdokumentation Huvudboken är en viktig del av företagets bokslut. Den innehåller företagets alla verifikat, klassificerade per konto och transaktionerna sorterade i den ordningen som de har registrerats. Grundboken är en journal över alla verifikat, sorterade i verifikatnummerordning. Resultaträkningen visar summan av olika intäkter och kostnader (och därmed resultatet i företaget under det valda året. Resultatet som visas på Resultaträkningen ska stämma överens med resultatet på Balansräkningen. Balansräkningen visar den finansiella statusen vid en speciell tidpunkt av företaget. Den visar tillgångar, skulder och eget kapital. Systemdokumentationen beskriver ekonomisystemets uppbyggnad och sätt att arbeta. Den inkluderar bl.a. kontoplan och bokföringsregler. System 86

87 Kapitel 3: FirstOffice och ditt företag dokumentationen gör så att utomstående kan förstå hur du har kommit fram till det slutgiltiga bokslutet. 4. När din revisor har slutfört sitt arbete och eventuella tilläggande verifikat har registrerats, skriv ut rapporterna nämnda under punkt 3 igen. Rapporterna kommer att vara de slutliga dokumenten över det nyss avslutade räkenskapsåret. De kommer även att vara grunden till det siffror som redovisas för ägarna eller styrelsen. Resultatet i Resultaträkningen ska vara samma som resultatet i Balansräkningen. Notera beloppet. 5. Du ska nu överföra det här resultatet till nästa år. Det gör du genom att registrera en ny post i registret Verifikat på den sista dagen i det avslutade räkenskapsåret. Om en vinst har uppstått ska det här verifikatet kreditera kontot för redovisat resultat (ex. 2099) och debitera kontot för årets resultat (ex. 8999). Om en förlust har uppstått ska det bokas tvärtom. 6. Spara verifikatet och skriv ut Balansräkningen och Råbalansen till bildskärmen. Nu ska resultatet på Balansräkningen vara noll. Kontrollera slutligen att Råbalansen för det senaste året fortfarande balanserar. En del arbete återstår nu för att försäkra dig om att systemet är klar för nästa år 7. Lägg in det nya räkenskapsåret på den första lediga raden i inställningen Räkenskapsår. Du kan inte ange den nya året på första raden eftersom 87

88 FirstOffice åren måste anges i kronologisk ordning. Ta inte bort gamla år!! Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara. 8. Nu ska du definiera perioderna som du oftast använder när du skriver ut rapporter. Det gör du i inställningen Perioder. I det här fallet ska perioderna läggas till överst i listan, eftersom den första perioden automatiskt kommer att anges varje gång du ska skriva ut en rapport. För att infoga en ny period överst i listan, klicka på radnummer 1 och tryck på enter- eller returtangenten. Ange de perioder som du behöver och klicka sedan på knappen [Spara] i knappraden för att spara. För mer information om punkterna ovan finner du i de avsnitten som beskriver Inställningar, registret Verifikat och Rapporter i denna manual. 88

89 FirstOffice Börja arbeta

90 FirstOffice Kapitel 4: Börja arbeta med FirstOffice Registrera data och ingående saldon Om du har följt manualen hela vägen, så borde du ha skapat en ny databas där du har registrerat information om ditt företag, räkenskapsåren, momskoderna och kontoplanerna. Om så inte är fallet, var snäll och gå tillbaka till avsnittet Starta FirstOffice under kapitlet 1, Introduktion och installation, innan du fortsätter. Inställningar När du ska börja använda ett register, så är det att rekommendera att titta på de olika inställningarna för det registret. Vissa inställningar har standardvärden, som du bör känna till och kanske önskar att ändra, och vissa har speciella funktioner som du kanske kommer att ha nytta av.! Kom ihåg! De flesta inställningarna importeras in automatiskt när en databas skapas. Om du byter kontoplan, så måste du troligen byta alla inställningar som använder kontonummer också. Registrera första kontakten FirstOffice sparar all information om kunder i registret Kontakter, där varje kontakt har en egen post. Före du registrerar den första kontakten bör du kontrollera att alla relevanta betalningsvillkor (vilka beräknar förfallodagen på fakturan) har blivit registrerade i inställningen Betalningsvillkor. Detta är beskrivet i kapitel 5, Inställningar. För att registrera din första kontakt, följ dessa 1. Öppna registret Kontakter genom att klicka på ikonen [Kontakter] på Huvudmenyn. Om du arbetar i en ny databas, kommer du till ett blankt bläddrafönster, i annat fall, kommer en lista på alla dina tidigare registrerade kontakter att dyka upp. 2. Klicka på knappen [Ny] i knappraden. 90

91 Använd fönstret Kontakt: Ny som visas nedan till att registrera all information om kunden. För mer information om varje fält på skärmen, se avsnittet Kontakter i kapitel 6, Register. Glöm inte ange om kontakten är Kund eller Leverantör eller både och. Detta görs i checkboxarna till höger under Namnfältet. 3. Klicka på knappen [Spara ] i knappraden. Kunden kommer nu att sparas i registret Kontakter. 4. Namnet på fönstret ändras till Kontakt: Inspektera, detta bekräftar att kontakten är sparad. 5. Stäng posten genom att klicka i stängningsrutan eller använd kortkommandot Esc (Windows) eller -W (Macintosh). 6. Om du har fler kontakter att registrera. Klicka på knappen [Ny] i knappraden istället för [Spara] under steg 5 ovan. Kunden sparas och stängs och en ny tom post öppnas, vilket gör att du kan fortsätta med nästa kund direkt. Det är bra om du upprepar ovanstående procedur med några kontakter så att du vänjer dig med både processen för registrering av information och hur fönstret för kontakter ser ut på skärmen. Om du byter till FirstOffice från ett annat program, så vill du sannolikt importera över ditt kundregister från en textfil som du skapat i ditt gamla program. Om du önskar att göra detta, se instruktionerna gällande import i avsnittet Börja i ett nytt bokföringssystem i kapitel 1, Introduktion och installation för att importera in din textfil.

92 FirstOffice Samma procedur som beskrivs där och som används för att importera in en kontoplan, är en övergripande importfunktion som importerar in allt som finns i en förvald textfil och sparas på ett lämpligt ställe i FirstOffice. Filen som importeras måste ha korrekt format för att fungera i ditt Firstoffice. Registrera första artikeln FirstOffice sparar all information om artiklarna och priserna i registret Artiklar, där varje artikel har en egen post. Artikelregistret innehåller all grundinformation om alla dina produkter och tjänster som du säljer. För att registrera din första artikel, klicka på ikonen [Artiklar] på Huvudmenyn för att öppna registret Artiklar. Följ sedan instruktionerna ovan som är beskrivna i stycket Registrera första kontakten. Använd fönstret Artikel: Ny till att registrera information om artikeln. För mer information om varje fält på skärmen, se avsnittet Artiklar i kapitel 6, Register. Om du önskar att importera dina artiklar från ditt gamla datasystem, se instruktionerna gällande import i avsnittet Börja i ett nytt bokföringssystem i kapitel 1, Introduktion och installation för att importera din textfil. För mer detaljerad information om innehållet i textfilen, kontakta din FirstOffice återförsäljare. Registrera ingående saldon. Om du tänker använda FirstOffice för att fortsätta en redan påbörjad redovisning måste du registrera in dina ingående saldon. Om du däremot startar en ny verksamhet och tänker använda FirstOffice från första dag kan du hoppa över registreringen av ingående saldon. Om du börjar använda FirstOffice i början på ett räkenskapsår, måste dessa ingående saldon vara lika med det du hade som utgående saldo på föregående år. Om du börjar använda FirstOffice i mitten av på ett räkenskapsår, måste ingående saldon innehålla både utgående saldon från föregående år och ingående saldon du har på nuvarade år till dags dato. För att göra detta på enklast möjliga sätt, måste du ha med dig så mycket information som möjligt från ditt gamla system. Vi rekommenderar att du byter system under ett pågående räkenskapsår och registrerar in alla transaktioner som hör till nuvarande år. Detta gör att du a) blir bekant med FirstOffice b) ger dig en automatisk kontroll på dina gamla verifikat. Du bör redan ha definierat det nuvarande räkenskapsåret och läst in kontoplanen som du tänker använda dig av. Normalt sett så bör du kunna använda en av de kontoplanerna som följer med programvaran. Om så inte är fallet, kan du läsa in en egen kontoplan från en textfil eller registrera din 92

93 kontoplan manuellt, se instruktionerna gällande import i avsnittet Börja i ett nytt bokföringssystem i kapitel 1, Introduktion och installation. Vi rekommenderar att du registrerar dina ingående saldon direkt efter det att kontoplanen är inläst. Detta måste vara gjort innan du börjar att registrera nya verifikat. Notera att det är möjligt att ändra dina ingående saldon under det pågående räkenskapsåret. Hur detaljerade ingående saldon du registrerar är helt upp till dig. Faktorer som kan vara avgörande vid ett sådant beslut är antalet transaktioner som måste registreras i FirstOffice, den tiden du har för att göra detta, huruvida det finns möjlighet att importera dessa i FirstOffice (annars måste de registreras manuellt) och hur pass detaljerade rapporter du vill ha ut från FirstOffice. Det kan vara så att du registrerar eller importerar in alla transaktionerna var för sig (i form av fakturor, inbetalningar, leverantörsfakturor, utbetalningar och verifikat) eller så kan det vara så att du registrerar ett ingående saldo för varje konto. Mer detaljerad information om registreringsprocessen kommer i senare avsnitt. När du är klar med registreringen av dina ingående saldon, skriv ut de rapporter som du oftast brukar använda för att jämföra dem med rapporterna från det gamla systemet. Dessa rapporter bör inkludera Råbalans, Resultaträkning och Balansräkning, dessutom måste skulder och fordringar jämföras med Kund- respektive Leverantörsreskontran. Ingående saldon i kundreskontran Det är värt att upprepa att ingående saldon kan bestå av två delar i kundreskontran. Slutsaldot på kunderna från föregående räkenskapsår och saldot på kunderna under nuvarande räkenskapsår om du börjar att arbeta med FirstOffice i mitten på ett räkenskapsår. När det gäller kundsaldon från föregående år, behöver man bara kontera de fakturor som är öppna (d.v.s. obetalda). Detta kan göras på ett av de följande två sätten som ett enda utestående saldo för varje kund, eller som separata fakturor på varje kund. När det gäller kundsaldon på nuvarande år, har du följande alternativ att välja mellan Det minsta är att registrera ett saldo för varje kund (i själva verket kommer du att behöva registrera en fakturatotal och en inbetalningstotal som visar totalerna för nuvarande räkenskapsår till dags dato, detta ger dig möjlighet att avstämma ditt bankkonto och gör att du kan använda dig av din kundreskontra).

94 FirstOffice Motsatsen till första alternativet är att registrera alla dina fakturor och inbetalningar som du hittills har på nuvarande räkenskapsår. En kompromisslösning för att reducera mängden arbete som krävs är att registrera månadsfakturor och månadsinbetalningar för varje kund. Sista alternativet man har om man byter från ett annat system till FirstOffice är att importera nuvarande års fakturor och inbetalningar från en textfil. Kontakta FirstOffice för konsultingom du tänkter välja denna lösning. Något som du borde tänka på innan du bestämmer vilket alternativ du ska välja är om du behöver ta ut specificerade rapporter på gamla fakturor, i så fall räcker det inte med att registrera ett totalsaldo på varje kund, utan du måste registrera alla dina fakturor och inbetalningar. Om du inte behöver ta ut sådana rapporter eller om det är acceptabelt att bara få ett saldo på rapporterna, räcker det med att registrera ett totalsaldo på varje kund. Om du inte tänker skicka ut fakturor eller kreditfakturor, är det inte nödvändigt att registrera några ingående saldon i kundreskontran över huvud taget. Om du behöver registrera ingående saldon i kundreskontran se till att alla dina kunder är registrerade som det beskrivs i avsnittet Registrera första kontakten ovan. Om du tänker registrera alla dina fakturor, bör du se till att alla dina artiklar också finns med. Tänk på att kontrollera inställningen Kontering (Kund) innan du börjar. Du kan importera in sådan information från en textfil om ditt gamla system kan hantera sådana exporter. Slutligen, när du skall registrera en inbetalning vare sig det är en individuell, en månads- eller årsinbetalning, kontrollera att betalningssätten har blivit registrerade. Detta för att inbetalningen ska gå in på rätt bank- respektive postkonto. Betalningssätten beskrivs nedan. Ingående saldon i kundreskontran och redovisningen Ingående saldon i kundreskontran registreras i form av fakturor och inbetalningar. När dessa är godkända och sparade, bokas det på fordings-, försäljnings-, moms- och bank- eller postgirokonton. Med detta menas att ingående saldon på kund- och leverantörsreskontran måste vara registrerade före de ingående saldona i redovisningen, för att förhindra att bokning kommer att ske två gånger på dessa konton. Betalningssätt Före registrering av ingående saldo i kundreskontran, så finns det en inställning som behöver fyllas i om du tänker registrera dina inbetalningar för nuvarande räkenskapsår. 94

95 Klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Betalningssätt i listan Inställningar. Betalningssätt visar de olika sätten som dina kunder kommer att använda för att betala dina fakturor och vilka sätt du kommer att använda när du betalar dina leverantörsfakturor. Typiska exempel på betalningssätt är kassa, bank-, postgiro. Det finns möjlighet i FirstOffice att få ett betalningssätt att debitera olika konton och få in pengar på olika konton. Om du använder en av kontoplanerna som följer med FirstOffice, har du de vanligaste betalningssätten registrerade och klara. Om du har ändrat något i FirstOffice kontoplan eller om du har skapat en egen kontoplan, se till att kontona som finns i andra kolumnen hänvisar till rätt konton (kom ihåg att du kan använda Klistra in Special ). För att skapa ett nytt betalningssätt, klicka på första tomma rad och ange en unik kod. Ange sedan resten av informationen du vill ha med. För mer information se kapitel 5, Inställningar. Klicka på knappen [Spara] i knappraden när du är färdig. Ingående saldon Följande steg används för att registrera ingående saldon på föregående räkenskapsår eller på nuvarande räkenskapsår till dags dato. Du är nu redo att registrera din första faktura. Om du tänker registrera ingående saldo bara som ett belopp, antingen på föregående räkenskapsår eller eller på nuvarande räkenskapsår, måste du göra det på en faktura. I så fall ska du hoppa över steg 6 i följande procedur 1. Klicka på ikonen [Fakturor] på Huvudmenyn för att öppna registret Verifikat.

96 FirstOffice 2. Klicka på knappen [Ny] i knappraden. 3. I fönstret : Faktura: Ny finns det tre fält som redan är ifyllda: Fakturanummer, Fakturadatum och trans.datum (som båda visar dagens datum genom att hämta det från systemklockan i datorn). Om du tänker registrera ingående saldon i form av ett belopp på varje kund, vill du kanske använda en separat nummerserie för dessa fakturor. Ändra fakturanumret på den första ingående saldo fakturan och de efterföljande fakturorna kommer automatiskt att tilldelas nästkommande fakturanummer. Sedan när du registrerar din första riktiga faktura ändrar du bara till en annan nummerserie. Om du registrerar individuella fakturor, kommer du att behöva använda samma fakturanummer och datum som på originalfakturan. 4. Ställ markören i fältet Kund och välj Klistra in Special med kortkommandot Ctrl-Enter (Windows) eller -Enter (Macintosh). Fönstret Klistra in kund dyker upp på skärmen, det visar alla dina kunder som finns registrerade i registret Kontakter. Välj kund genom att klicka på den och sedan trycka ner enter- eller returtangenten två gånger. Första gången du trycker ner enter eller retur kopieras kundnumret till din faktura, andra gången flyttar den all information om kunden (namn, adress m.m.) till fakturan. 5. Använd enter- eller returtangenten för att flytta markören till fältet för trans.dag. Om du skall registrera kundsaldon från slutet på ditt föregående räkenskapsår, se till att du har ett datum som ligger inom det året (en ändring av fakturadagen medför att även trans.dagen ändras). 96

97 6. Om du ska registrera alla dina fakturor, flytta markören till fältet Artikel och välj sedan Klistra in Special. Välj rätt artikel från listan och tryck ner enter- eller returtangenten två gånger. Markören flyttas nu till fältet Antal. Registrera rätt antal och tryck enter eller retur. Kontrollera att à- priset är korrekt och repetera samma procedur för att registrera in fler artiklar på fakturan. 7. Om du ska registrera ingående saldon för varje kund, flytta markören till fältet Antal och registrera siffran 1. Tryck sedan på enter- eller returtangenten och skriv in texten Ingående saldon i specifikationsfältet. Registrera ett belopp (exkl. moms) i fältet À-pris. 8. Det är av vikt att du kontrollerar att varje fält på fakturan är rätt tills du är bekant med fakturafönstret. Genom att klicka på delfönster 1-3 får du se olika information som finns på fakturan. Titta särskilt noga på fältet M.kod, det är förinställt att koden hämtas från artikelkortet, men om den saknas där så hämtas den från inställningen Kontering (Kund). Det kommer att vara det senare ingående saldot som du kommer att referera till registret Artiklar. Notera även att enskilda ingående saldon kommer att bokas mot försäljningskontot som är förinställt i inställningen Kontering (Kund). 9. Längst ner på fakturan visas summan av momsbeloppet tillsammans med beloppet BELOPP. 10. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara fakturan. Fakturafönstret byter nu namn till Faktura: Inspektera. Du kan i det här läget rätta till eventuella misstag som har skett vid registreringen innan du markerar kryssrutan Godkänd. När du en gång har markerat kryssrutan Godkänd och klickat på knappen [Spara] i knappraden, då är fakturan godkänd och skickad till kundreskontran och går inte längre att förändra eller makulera. Fakturan måste vara godkänd före inbetalningen kan göras och dyka upp i rapporten Kundutdrag, periodisk. 11. Avsluta med [Ny] om du vill registrera en till faktura. Eller om du håller på att registrera fakturorna för nuvarande räkenskapsår, klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Detta kommer att skapa en faktura som är identisk med den du just sparade. Detta sparar tid om det t.ex. är samma kund du ska använda på båda fakturorna. 12. Avsluta med att trycka på knappen [Spara] i knappraden när du har registrerat in din sista faktura.

98 FirstOffice Registrera inbetalningar Du får en hel del hjälp av FirstOffice vid registrering av inbetalningar precis som du fick vid registrering av fakturor. Den kanske mest användbara funktionen är Klistra in Special som går att använda i alla fälten i programmet, om det aktuella fältet hämtar informationen från ett register eller en inställning i FirstOffice. Det finns inget behov av att registrera en inbetalning från föregående räkenskapsår. Endast de öppna fakturorna från det året har blivit registrerade. Dessa steg bör endast följas för inbetalningar från det nuvarande räkenskapsåret fram till dags dato eller om du börjar att använda FirstOffice mitt i ett pågående räkenskapsår. 1. Öppna fönstret Inbetalningar: Bläddra genom att dubbelklicka på ikonen [Inbetalningar] på Huvudmenyn. 2. Klicka på knappen [Ny ] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl- N (Windows) eller -N (Macintosh). 3. Fönstret Inbetalning: Ny öppnas. Du kan använda samma fönster för att registrera alla dina inbetalningar från början på året, förutsatt att de använder samma betalningssätt (t.ex. bank- eller postgiro ). 4. Registrera informationen på inbetalningens huvud. Välj ett betalningssätt genom att använda Klistra in Special för att öppna listan med betalningssätten som du skapade tidigare. Kontrollera så att trans.dagen är rätt. 98

99 5. Ange fakturanumret i första kolumnen för varje inbetalning som du vill registrera (eller använd Klistra in Special för att välja bland öppna fakturor), tryck sedan på enter- eller returtangenten. 6. Om du har en faktura som är delbetalad, ändra då beloppet i beloppfältet till rätt belopp. 7. När alla inbetalningar är registrerade, bör du manuellt kontrollera allt som du har registrerat. Om du hittar några fel ska dessa rättas till. När du är nöjd, markera kryssrutan Godkänd. 8. Om du väljer [Ny] igen, eller klickar på knappen [Spara] i knappraden är inbetalningen godkänd och går inte längre att förändra. Ingående saldon i leverantörsreskontran När man registrerar ingående saldon i leverantörsreskontran, bör du följa samma procedur som beskrivs i avsnittet för kundreskontran ovan. Använd dig av leverantörsfakturan och registret Utbetalning i leverantörsreskontran. Ingående saldon i redovisningen Registreringen av ingående saldon i redovisningen består av två steg. Det rekommenderas att du registrerar ingående saldon för varje konto precis som de var i slutet på förra räkenskapsåret. Detta görs i inställningen Ingående saldon. Informationen kan hämtas från en Råbalansrapport som är utdragen på förra året från ditt gamla system. Det andra steget är att eventuellt registrera alla transaktioner på nuvarande räkenskapsår till dags dato i registret Verifikat. Med hänsyn till kontobalanserna för det nuvarande räkenskapsåret fram till dags dato, finns följande alternativ tillgängliga 1. det minsta är att registrera ett ingående saldo för varje konto med endast ett belopp 2. motsatsen till första alternativet är att registrera alla verifikat som hittills finns i nuvarande räkenskapsår 3. en kompromiss för att reducera mängden arbete är att registrera månadskontobalanser 4. sista alternativet som finns tillgängligt om du byter ditt gamla datasystem till FirstOffice, är att importera nuvarande räkenskapsårs fakturor och inbetalningar från det gamla systemet som en textfil. Kontakta din närmaste FirstOffice återförsäljare för konsulting om du överväger denna lösning.

100 FirstOffice Om du bestämmer dig för att använda alternativen 1 eller 3, bör kontobalanserna kopieras från Råbalansrapporten från ditt gamla system. Följande avsnitt förmodar att kontoplanen och momskoderna redan har blivit fördefinierade. Om du behöver registrera ingående saldon på kund- eller leverantörsreskontran, måste följande göras (följ föregående avsnitt i detta kapitel) före du registrerar ingående saldon i redovisningen. Om du inte har tänkt att registrera ingående saldon på kund- eller leverantörsreskontran, följ nedanstående beskrivning fr.o.m. steg 3. När detta har gjorts, följ dessa steg 1. Skriv ut rapporten Råbalans från föregående räkenskapsår. Se sista avsnittet på detta kapitel för mer information om hur man tar ut en Råbalansrapport. 2. Här kommer du att se att de enda konton som finns med och som visar balansen är fordrings-, skuld-, försäljnings-, inköps-, bank- och postgirokontona. Jämför dessa belopp med beloppen på Råbalansrapporten så att de överensstämmer med beloppen som kommer ifrån det gamla systemet. Balansen för fordrings-, skuld-, försäljningsoch inköpskontona kommer troligen att stämma överens, men balansen för bank- och postgirokontona kommer troligen inte att stämma överens. När man registrerar ingående saldon, bör beloppen för dessa konton inte bli registrerade såvida att det är en differens på dessa två Råbalansrapporter. Om det skulle vara så, ska endast differensen registreras. Detta kommer att säkerställa att Råbalansen i det gamla systemet är exakt lika med Råbalansen i FirstOffice.! Notera att om du har registrerat in dina ingående saldon i fordrings-, skuld-, försäljnings-, inköps-, bank- och postgirokontona bör du undvika att registrera samma summa två gånger (från kund- och leverantörsreskontran och redovisningen). Om detta sker, kommer det omedelbart att ge dig 100

101 felaktiga summor på dessa konton. 3. Du är nu redo att registrera kontobalanserna som de stod i slutet av föregående räkenskapsår i redovisningen. Klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. 4. Dubbelklicka på Ingående saldon i listan med inställningar. 5. Klicka på knappen [Ny] i knappraden. 6. Registrera följande information som visas i illustrationen nedan. För mer information om vilka fält som finns, kan du läsa om i kapitel 5, Inställningar innehållande inställningen Ingående saldon. Det är att rekommendera att du väljer sista trans.dagen på det föregående räkenskapsåret. Dvs om ditt Räkenskapsår börjar I Fönstret Ingående saldon så kommer kontobalansen att uppdateras så fort ingående saldon blir sparat. Därför bör du innan du klickar på knappen [Spara] i knappraden kontrollera så att du har registrerat rätt summor i debet och kredit. En litet tips kan vara att debet och kredit skall ha samma total. 8. Avsluta genom att klicka på knappen [Ny] i knappraden om du vill registrera fler ingående saldon.

102 FirstOffice 9. Avsluta genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden om du har registrerat ditt sista ingående saldo. Stäng sedan posten genom att klicka i stängningsrutan. 10. Stäng sedan fönstret Ingående saldon, stäng även listan med inställningar. I båda fallen kan du använda stängningsrutan. 11. När alla ingående saldon har blivit registrerade, skriv ut rapporten Råbalans över det nuvarande räkenskapsåret och jämför den med rapporten från ditt gamla system. Om du hittar några som helst avvikelser bör du undersöka det omedelbart. Minsta fördröjning kan göra att problemet blir svårare att hitta. Om du börjar att använda FirstOffice i mitten på ett räkenskapsår, bör du nu registrera nuvarande års verifikat. Som beskrivet ovan i detta avsnitt kan man registrera enskilda verifikat eller kontobalanser. Om du väljer det senare alternativet och om du behöver registrera ingående saldon för försäljning och inköp, måste dessa bli registrerade först (följ beskrivningen ovan i detta kapitel). När detta är gjort, följ dessa steg igen, förutsatt att du inte ska registrera ingående saldon för försäljning och inköp, eller om du skall registrera enskilda verifikat. Följ dessa steg nedan 1. Skriv ut rapporten Råbalans för nuvarande räkenskapsår fram till dags dato. För mer information om hur man skriver ut en Råbalans, se slutet av detta kapitel. 2. Som ovan, se steg 2 och jämför denna rapport med rapporten Råbalans från ditt gamla system. När ett konto har en balans, skall beloppet vara differensen mellan den gamla Råbalansens summa och den nya Råbalansens summa. 3. Klicka på ikonen [Verifikat] på Huvudmenyn. 4. Klicka på knappen [Ny] i knappraden. 5. Registrera följande information som visas i illustrationen nedan. För mer information om vilka fält som finns kan du läsa i kapitel 7, Transaktioner. Försäkra dig om att du använder samma trans.dag som användes i ditt gamla system. Om du registrerar enskilda balansbelopp på varje konto, bör datumet vara det samma som det sista i ditt gamla system. 102

103 6. I Fönstret verikat så kommer kontobalansen att uppdateras så fort verifikatet blir sparat. Därför bör du innan du klickar på knappen [Spara] i knappraden kontrollera så att du har registrerat rätta summor i debet och kredit. En litet tips kan vara att debet och kredit skall ha samma total. 7. Avsluta genom att klicka på knappen [Ny] i knappraden om du vill registrera fler verifikat. 8. Avsluta genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden om du har registrerat ditt sista verifikat. 9. Stäng sedan fönstret Verifikat: Bläddra fönstret, stäng även listan med inställningar. I båda fallen kan du använda stängningsrutan. 10. När alla balanser och verifikat har blivit registrerade, skriv ut rapporten Råbalans över det nuvarande räkenskapsåret och jämför den med rapporten från ditt gamla system. Om du hittar några som helst avvikelser bör du undersöka det omedelbart. Minsta fördröjning kan göra att problemet blir svårare att hitta Importera ingående saldon Om du byter till FirstOffice från ett annat program, vill du sannolikt importera ingående saldon från både kund- och leverantörsreskontran men även från redovisningen från en textfil som du skapar i ditt gamla system. Om du skall göra detta så ska du följa instruktionerna som beskrivs i kapitel 1, Introduktion och installation i avsnittet Börja i ett nytt bokföringssystem för att importera in din textfil. Samma procedur som beskrivs där och som används för att importera in en kontoplan, är en övergripande importfunktion

104 FirstOffice som importerar in allt som finns i en förvald textfil och sparar på ett lämpligt ställe i FirstOffice. För mer detaljerad information om innehållet i textfilen, kontakta din FirstOffice återförsäljare för konsulting. Försäkra dig om att filen du importerar innehåller ingående saldon som de var i början på räkenskapsåret. Skriva ut rapporter FirstOffice kan producera flera olika rapporter. En detaljerad beskrivning av dessa kan hittar i kapitel 10, Rapporter. För alla transaktioner som du skapar bör en kopia skrivas ut och sparas i dina redovisningspärmar. Alternativt ta ut olika journaler som t.ex. Fakturajournalen som producerar en lista innehållande fakturor, inbetalningar, leverantörsfakturor och utbetalningar under en arbetsperiod. När du är klar med registreringen av dina ingående saldon, bör du skriva ut en Råbalans och jämföra med en Råbalans från ditt gamla system. För att skriva ut en Råbalans, följ dessa steg 1. Klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn. 2. Listan med Rapporter kommer att öppnas, innehållande de rapporter som finns tillgängliga i FirstOffice 3. Bläddra ner tills du hittar rapporten Råbalans, ett tips är att trycka ner tangenten R så kommer man automatiskt till alla Rapporter på R, och öpnna den genom att klicka på den. Välj en utskriftsdestination (t.ex. Skrivare eller Bildskärm ) från menyn Media och klicka på knappen [Kör] i knappraden. 104

105 4. I fönstret Urval råbalansrapport anger du vilket intervall av transaktioner du vill skriva ut. För att få en rapport på dina ingående saldon, kan du registrera en period som sträcker sig från början på ditt räkenskapsår till dags dato. Startdatumet och slutdatumet ska skiljas åt med ett kolon (:), se illustrationen ovan. Alla andra fält kan lämnas blanka, för att få med alla konton m.m. på rapporten. 3. Om du har skrivit ut rapporten till bildskärm men även vill ha ut den på papper, klicka på skrivarikonen i knappraden.firstoffice

106 FirstOffice FirstOffice Inställningar 106

107 Kapitel 5: Inställningar - Olika typer av inställningar Kapitel 5: Inställningar Inställningar används för att anpassa FirstOffices funktioner till dina behov. Många av inställningarna förevisar hur olika saker skall konteras: exemplen inkluderar Kontering (Kund) och Kontering (Lev), i vilka du informerar FirstOffice vilket konto som ska användas i särskilda situationer (t.ex. fordrings- och skuldkonton). Många inställningar är utformade som alternativ eller som urval. Andra kräver att information eller ett antal poster registreras. För att ändra eller lägga till en inställning, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Du kan även använda dig av kortkommandot Ctrl-S (Windows) eller -S (Macintosh). Listan Inställningar kommer att öppnas och här ser du olika inställningar och alternativ som är tillgängliga i FirstOffice Dubbelklicka på någon av raderna i listan för att titta, ändra eller lägga till i någon av inställningarna. 107

108 FirstOffice Olika typer av inställningar Inställningarna i FirstOffice kan delas in i tre olika grupper 1. Inställningar av denna typ, visas som ett enda fönster där de grundläggande inställningarna registreras, för att FirstOffice skall bete sig så exakt som du vill att det ska göra. Exempel på sådana inställningar är kontering (kund), kontering (lev), företagsdata och låsningar. När en av dessa inställningar öppnas från listan Inställningar, kan du ändra alla fält på fönstret efter egna behov. För att spara och stänga fönstret, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna, klicka i stängningsrutan. 2. Den andra typen av inställningar innehåller ett antal poster som syns i en matris. När man arbetar i ett register, måste du kanske referera till en speciell post i en inställning av denna sort. Funktionen Klistra in Special finns för att underlätta denna procedur. Med hjälp av den kan du hämta in uppgifter som finns registrerade i systemet. Exempel på sådana inställningar är betalningssätt och momskoder. 108

109 Kapitel 5: Inställningar - Olika typer av inställningar När en av dessa inställningar öppnas från listan Inställningar, kan du ändra de befintliga fälten som finns i den öppna posten efter eget behov. För att lägga till en ny post i listan, klicka i något av fälten på den första tomma raden och skriv in lämplig text. För att ta bort en post, klicka på radnumret, som är på vänster sida om posten i fråga och tryck en gång på backstegstangenten. För att lägga till en rad, klicka på radnumret där du vill ha tillägget, tryck på enter- eller returtangenten en gång. För att spara alla poster i matrisen och stänga fönstret, klickar du på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna, klicka i stängningsrutan. 3. Den sista inställningstypen innehåller även ett antal poster och de beter sig på liknande sätt i registren. För att lägga till information till dessa, öppna post fönstret. Igen, när man arbetar i ett register, måste du kanske referera till en speciell post i en inställning av denna sort. Funktionen Klistra in Special finns för att underlätta denna procedur. Med hjälp av den kan du hämta in uppgifter som finns registrerade i systemet. Exempel på sådana inställningar är automatkonteringar, dokumentmallar och personer. När en av de tre inställningarna öppnas från listan Inställningar, kommer Fönster: Bläddra att dyka upp, vilket listar posterna som redan är registrerade. 109

110 FirstOffice Dubbelklicka på en av raderna i listan för att titta, ändra eller lägga till en ny post genom att klicka på knappen [Ny] i knappraden. Alternativt kan du markera en post liknande den som du vill göra och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Ett postfönster kommer att öppnas, vilket tillåter dig att ändra en redan befintlig post eller att skapa en ny. För att spara dina ändringar, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna, klicka i stängningsrutan. 110

111 Kapitel 5: Inställningar - Automatkonteringar Antal företag För mer information om inställningen Antal företag, se avsnittet Lägga till nya företag, kapitel 1 i denna manual. Automatkonteringar Automatkonteringar är en mall för beräkning, som du kan använda för att förenkla registreringen av redovisnings-, försäljnings- och inköpsverifikat. När en viss typ av verifikat återkommer ofta, kan du skapa en automatkontering i vilken du fyller i återkommande data en gång för alla, t.ex. en viss kombination av kontonummer. Nästa gång du vill registrera denna typ av verifikat, kan du välja den automatiska funktionen istället. Detta kommer att generera ett redan skapat verifikat förutom den data som är unik för just denna registrering. Exemplen kan inkludera framtida fördelning och återkommande journaler. Automatkonteringar kan sålunda spara arbete och försäkrar att rätt konton används vid varje tillfälle. Skapa en ny automatkontering Öppna listan Inställningar genom att klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på Automatkonteringar i listan Inställningar. En lista med tillgängliga automatkonteringar dyker upp. Klicka på knappen [Ny] i knappraden för att skapa en ny post. När automatkonteringen är registrerad, spara den genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden eller stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Stäng sedan bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan igen. 111

112 FirstOffice Kod Namn Den här koden identifierar den specifika mallen. Koden kan innehålla upp till sex alfanumeriska tecken. Varje automatkontering måste ha en unik kod, den bör heller inte vara lik dina kontonummer. När man registrerar verifikat, specificera denna kod i stället för kontot för att automatkonteringen skall användas. Ange ett beskrivande namn på automatkonteringen (t.ex. försäljning inklusive moms). Detta kommer att finnas med i Automatkonteringar: Bläddra. Konto Klistra in Special Registret Konton Registrera kontonumret för automatkonteringen, ett per rad. Tecknet (#) kan registreras i det här fältet, för att tillkännage det kontonumret, beskrivningen och beloppet måste kopieras från föregående rad på verifikatet när du använder dig av automatkonteringen. # erhåller man genom att använda kortkommandot Alt-3 på ett UK Macintosh tangentbord. Utropstecknet (!) kan registreras in i detta fält, för att tillkännage det, kommer föregående rad på verifikatet att bli överskrivet av resultatet på automatkonteringen. Se exemplet nedan för mer detaljerad beskrivning för hur det fungerar. 112

113 Kapitel 5: Inställningar - Automatkonteringar Beskrivning Debet, Kredit Du kan länka en automatkontering med ett specifikt kontonummer. Registrera in automatkonteringens kod i fältet Auto.kont. på kontokortet (i registret Konton). När ett kontonummer blir registrerat i ett verifikat kommer automatkonteringen automatiskt att bli registrerad på efterföljande rader. Text som beskriver varje transaktionsrad anges i det här fältet. Du kan även registrera in tecknet # för att kopiera in text från föregående rad på verifikatet. Ett fast belopp kan registreras in här (t.ex. lön eller hyra), eller en beräkningsformel. Du kan ange ett procenttal med %-tecken bakom. Automatkonteringen kommer att använda det inledande beloppet som anges på verifikatet för att göra en procentuell beräkning. Om beloppet eller formeln registreras in i debetfältet, kommer det beräknade beloppet att registreras med samma belopp som originalbeloppet. Om det registreras in i kreditfältet, kommer det beräknade beloppet att registreras i motsatt kolumn. Du kan balansera alla föregående rader på verifikatet genom att registrera in ett lika med (=) tecken i debeteller kreditfältet. M.kod Klistra in Special Inställningen Momskoder Registrera in en momskod för att den ska finnas med på verifikatraden. Den kan användas för att kontrollera definitionerna på rapporterna. I följande exempel visas en automatkontering som fördelar ett belopp över fyra olika avdelningar enligt olika procentsatser. Den kan användas för att t.ex. fördela kostnader över fyra olika avdelningar. 113

114 FirstOffice Den första raden innehåller ett utropstecken i kontofältet och en procentsats i debetfältet. Utropstecknet talar om att när automatkonteringen används i verifikatet ska beloppet som angivits i verifikatet skrivas över med talet som finns specificerat i automatkonteringen (i det här fallet en procentsats av originalbeloppet). Talet kommer att skrivas på samma sida (debet eller kredit) som originalet, eftersom procentsatsen har blivit angiven i debetfältet på automatkonteringen. Med andra ord kommer alltså originalbeloppet att minskas till 90%. Registrerar du tecknet # i fältet Radtext, innebär det att originalbeskrivningen kommer att bibehållas. Även den andra raden i automatkonteringen kommer att beräkna procent av orginalbeloppet från verifikatet, på samma sida (debet eller kredit) som originalet fast på nästa rad. Den tredje och fjärde raden kommer att beräknas på ett liknande sätt, på nya rader i verifikatet fast med olika procentsatser av originalbeloppet. Den femte raden beräknar moms på originalbeloppet med standardvärde på 25% och placerar resultatet på samma sida (debet eller kredit) som originalbeloppet och på en ny rad i verifikatet. Den slutliga raden i automatkonteringen innehåller ett kontonummer och ett likamedtecken (=) i kreditfältet. Det betyder att summan av de ovanstående raderna ska konteras met det angivna kontot. Summan kommer att klistras in på den motsatta sidan (debet eller kredit) av originalbeloppet eftersom likamedtecknet är angivet i kreditfältet. 114

115 Kapitel 5: Inställningar - Automatkonteringar När själva verifikatet ska skapas, börjar du med att fylla i kontonumret för den specifika kostnadskategorin och beloppet exklusive moms. På den andra raden ska du sedan fylla i automatkonteringens kod i fältet Konto. Tryck på enter- eller returtangenten. Automatkonteringen fylls i av FirstOffice och beloppen beräknas enligt följande Automatkonteringen som visas i exemplet är gjord för att användas i redovisningen och är därför dubbelsidig för att skapa ett balanserat verifikat. Det kan vara så att många av de huvudsakliga kostnaderna kommer att registreras från leverantörsfakturorna. Precis som i exemplet ovanför kan koden för en automatkontering även anges i kontofältet på en 115

116 FirstOffice leverantörsfaktura, för att fördela kostnaden över flera avdelningar. Men den automatkontering som ska användas på leverantörsfakturor ska vara ensidig: den ska inte ha den slutgiltiga raden som balanserar beloppen mot bankkontot. När verifikatet från en leverantörsfaktura skapas i redovisningen kommer summan som vanligt att automatiskt balanseras mot kontot för leverantörsskulder. Bankkontot konteras när leverantörsfakturan blir betalad. Automatkonteringar som används i leverantörsfakturor ska heller inte innehålla en beräkning av moms, eftersom den beräknas med hjälp av de angivna momskoderna. Ensidiga automatkonteringar kan också användas i kontofältet på raderna i en kundfaktura. Skapa en ny automatkontering från en befintlig 1. Dubbelklicka på Automatkontering i listan med Inställningar. Fönstret Automatkonteringar: Bläddra öppnas och visar befintliga automatkonteringar. 2. Klicka på automatkonteringen som du vill kopiera och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Alternativt, dubbelklicka på en redan befintlig automatkontering och när den är öppen, klicka på [Kopia]. En kopia av den valda automatkonteringen kommer att visas i fönstret. I fönstrets namnlist visas Automatkontering: Ny vilket indikerar att en ny post har blivit skapad men ännu inte har blivit sparad. 3. Förändra och lägg till den information i automatkonteringen på det vanliga sättet. Den nya automatkonteringen måste få en ny och unik kod. 4. Spara automatkonteringen genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden eller klicka på knappen [Avbryt] för att avbryta utan att spara den nya posten. Stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Förändra en automatkontering 1. Dubbelklicka på Automatkontering i listan med Inställningar. Fönstret Automatkonteringar: Bläddra öppnas och visar befintliga automatkonteringar. 116

117 Kapitel 5: Inställningar - Automatkonteringar 2. Leta reda på den automatkontering som du behöver ändra. Vid behov kan du ange koden för automatkonteringen i sökrutan längst ner och trycka på tangenten enter- eller returtangenten. 3. Markera raden och dubbelklicka på den. Automatkonteringen öppnas i ett fönster med rubriklisten Automatkontering: Inspektera. 4. Förändra och lägg till information i automatkonteringen på det vanliga sättet. 5. Spara förändringarna genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden eller klicka på knappen [Avbryt] för att avbryta utan att spara den nya posten. Stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Ta bort en automatkontering 1. Dubbelklicka på Automatkonteringar i listan med Inställningar. Fönstret Automatkontering: Bläddra öppnas. 2. Leta reda på automatkonteringen som du är intresserad av, vid behov använd sökrutan längst ner. Dubbelklicka på raden för att öppna den. Automatkonteringen öppnas i ett fönster med rubriklisten Automatkontering: Inspektera. 4. Välj Radera från menyn Post. Automatkonteringen är permanent borttagen. Föregående automatkontering i listan visas i fönstret. 5. Klicka i stängningsrutan för att stänga fönstret.! Du kan inte återkalla en raderad automatkontering. 117

118 FirstOffice Aktivitetsklasser Aktivitetsklasser är en mer omfattande klassificering av olika aktivitetsposter i registret Aktiviteter. Varje aktivitet bör ha en aktivitetstyp, vilket bör representera ett specifikt jobb eller aktivitet (t.ex. säljsamtal, säljmöte eller internmöte). Så småningom, kan aktivitetstyper som är mer omfattande av naturen (t.ex. alla med sälj, eller alla med administration) grupperas genom att ange en aktivitetsklass till var och en av dem. Dubbelklicka på Aktivitetsklasser i listan Inställningar och Aktivitetsklass: Bläddra fönstret kommer att öppnas. Här listas alla tillgängliga aktivitetsklasser: för att lägga till en ny aktivitet klicka på knappen [Ny] i knappraden. Aktivitetsklass: Ny kommer att öppnas: registrera lämplig information och klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara den nya posten. 118

119 Kapitel 5: Inställningar - Aktivitetsklasser Kod Detta är en unik kod som identifierar en specifik aktivitetsklass. Den kan innehålla upp till fem alfanumeriska tecken. Kalenderfärg Klistra in Special Val av färg Kommentar Kräv registrering av tid eller kund Alla aktiviteter med aktivitetstyper tillhörande samma aktivitetsklass kommer att dyka upp med samma färg i kalendern. För att välja färg, ange färgen i detta fält. Ange ett beskrivande namn på aktivitetsklassen. Detta kommer att finnas med i Aktivitetsklass: Bläddra fönstret i listan Klistra in Special. Markera denna kryssruta, om du vill att förfluten tid obligatoriskt ska registreras till alla aktiviteter, med en aktivitetstyp som tillhör denna aktivitetsklass. Eller om du vill att kund måste anges på tex aktiviteten möten. 119

120 FirstOffice Aktivitetstyper Aktivitetstyper används för att klassificera aktiviteter. Varje aktivitetstyp bör representera ett specifikt jobb eller aktivitet (t.ex. säljsamtal, säljmöte eller interntmöte). Alla aktiviteter tillhörande samma aktivitet bör tilldelas samma aktivitetstyp. Antalet typer bör hållas begränsat, du bör även vara noga med att göra dem inbördes unika. Aktivitetstyper som är omfattande av naturen (t.ex. alla med sälj, eller alla med administration) grupperas genom att ange en aktivitetsklass till var och en av dem (beskrivet ovan). Dubbelklicka på Aktivitetstyper i listan Inställningar och Aktivitetstyp: Bläddra fönstret kommer att öppnas. Här listas alla tillgängliga aktivitetstyper: för att lägga till en ny aktivitet klicka på knappen [Ny] i knappraden. Aktivitetstyp: Ny kommer att öppnas: registrera lämplig information och klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara den nya posten. 120

121 Kapitel 5: Inställningar - Aktivitetstyper Kod Detta är en unik kod som identifierar en specifik aktivitetstyp. Den kan innehålla upp till fem alfanumeriska tecken. Det är att föredra att koden på alla aktivitetstyper med samma aktivitetsklass börjar med samma tecken, detta för att de skall hamna under varandra i listan Klistra in Special, det underlättar att hitta den man söker. Klass Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper Kommentar Aktivitetstyper som är omfattande av naturen (t.ex. alla med sälj, eller alla med administration) grupperas genom att ange en aktivitetsklass till var och en av dem (beskrivet ovan). Alla aktiviteter med aktivitetstyper tillhörande samma aktivitetsklass kommer att dyka upp med samma färg i kalendern. Du kan även kräva att förfluten tid obligatoriskt ska registreras till alla aktiviteter med en aktivitetstyp som tillhör samma aktivitetsklass. Ange ett beskrivande namn på aktivitetstypen. Detta kommer att finnas med i Aktivitetstyp: Bläddra fönstret i listan Klistra in Special. Texten bör vara så beskrivande att valet av aktivitetstyp ska vara lätt för alla användare. 121

122 FirstOffice Avrundning I den här inställningen anger du hur olika beräkningar ska avrundas. Både vinst- och förlustbelopp som genereras av avrundningprocessen belastar öresutjämningskontot som är angivet i inställningen Kontering (Kund). Detta konto används i verifikat som genereras av fakturor och leverantörsfakturor. För att öppna denna inställning, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Avrundningar i listan Inställningar. Total Det här alternativet används för att ange hur summor/totaler ska avrundas (inklusive moms) på fakturor. Moms Det här alternativet ger dig möjlighet att använda en annan avrundning för moms. Denna regel gäller både för fakturor och leverantörsfakturor. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara ändringarna och stänga fönstret, eller klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara ändringarna. 122

123 Kapitel 5: Inställningar - Bankfiler Bankfiler I Danmark, Norge och Sverige är det vanligt när man ska betala sina leverantörer att skicka bankfiler. Denna inställning används av länderna för att definiera formatet på exportfilen som ska skickas till bankerna, detta för att de ska veta att betalningen ska ske. Kontakta din lokala FirstOffice återförsäljare för mer information. 123

124 FirstOffice Betalningssätt Betalningssätten representerar olika typer av sätt som dina kunder kommer att använda för att betala dina fakturor (de representerar också de sätt du kommer att använda när du betalar dina leverantörsfakturor). Typiska exempel på betalningssätt är kassa, check, bank- och postgiro. För många företag har det mindre betydelse, men FirstOffice ger möjlighet att styra olika betalningssätt till olika konton. För att öppna denna inställning, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på Betalningssätt i listan Inställningar. Fyll i alla fälten som är beskrivna ovan. Sedan, för att spara ändringarna och stänga fönstret, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna klickar du i stängningsrutan. Du kan registrera in så många olika betalningssätt som du vill, använd dig av matrisen i fönstret Betalningsätt. För att lägga till ett betalningssätt, klicka i fältet Kod på första tomma raden och skriv in lämplig text. För att ta bort ett betalningssätt, klicka på radnumret till vänster om raden och tryck på backstegstangenten. Kod Här anger du den kod du vill använda som beteckning på betalningssättet. Konto Klistra in Special Registret Konton Bankkonto nr Kontot som anges här kommer att debiteras vid inbetalning och krediteras vid utbetalning. Ange bank kontonummer för betalningssättet. 124

125 Kapitel 5: Inställningar - Betalningssätt Banknamn Kommentar Ange banknamn, detta är valfritt. Ange här namnet på betalningssättet. Detta kommer att synas i listan Klistra in Special, så det bör vara väl beskrivet så att man lätt hittar det betalningsätt som man ska använda. 125

126 FirstOffice Betalningsvillkor Fakturor kan tilldelas olika betalningsvillkor, beroende på när fakturan förfaller till betalning, eller om det är en kassa- eller kreditfaktura etc. För att öppna denna inställning, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på Betalningsvillkor i listan Inställningar. Fönstret Betalningsvillkor: Bläddra öppnas och visar alla tillgängliga betalningsvillkor som redan har blivit registrerade in i systemet. Dubbelklicka på ett av betalningsvillkoren. För att ändra eller lägga till ett nytt villkor, klicka på knappen [Ny] i knappraden. 126

127 Kapitel 5: Inställningar - Betalningsvillkor Kod Text Nettodagar Kod Normal Kassa Här anger du den kod du vill använda som beteckning på betalningsvillkoret. Koden kan bestå av ett eller två tecken. Här anger du namnet på betalningsvillkoret, texten kommer att synas i fönstret Betalningsvillkor: Bläddra och i listan Klistra in Special. Värdet du skriver här används för att beräkna förfallodagen. När betalningsvillkoret används på fakturor och leverantörsfakturor, kommer värdet som är angivet här att läggas till fakturadagen och beräkna förfallodagen. Betalningsvillkoret kan tillhöra en av tre olika typer, valet bestämmer hur förfallodagen skall beräknas. En normal betalning. Villkoret är kontant betalning, d.v.s. kontant till kassa, så någon beräkning av förfallodag är inte aktuell. När en kassafaktura blir godkänd kommer ett fakturaverifikat att skapas, vilket debiterar kassakontot på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund) och krediterar lämpligt försäljningskonto för varje artikel på fakturan. Därför, när ingen registrering görs till fordringskontot, kommer kassafakturan att behandlas som om den redan vore betald och ingen registrering av inbetalning kommer att behövas. Kassafakturor beter sig på ett liknade sätt för leverantörer. I detta fall, kommer kassakontot på delfönster 1 i inställningen Kontering (Lev) att krediteras. Därför kommer inte en utbetalning att behövas registreras. När posten betalningsvillkor har registrerats, spara den genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden och stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Stäng sedan bläddrafönstret genom att använda stängningsrutan igen. Kreditfaktura Ibland blir kreditfakturor aktuella. Dessa ska ha betalningsvillkoret kredit för att reskontran ska stämma. 127

128 FirstOffice Datum och nummer Den här inställningen styr utskriftsättet för datum och nummer i rapporter och dokument t.ex. fakturor. Internt, (FirstOffice är år 2007 säkert) sparas alla datum och nummer med århundrade (t.ex 2000 ). Om rutan för århundrade är markerat, kommer FirstOffice att visa århundrade i datum som anges, du behöver däremot inte ange århundrade när du registrerar, utan det läggs till automatiskt. Om du skriver in i ett datumfält kommer FirstOffice att ändra det till när markören byter fält. I nuvarande version av FirstOffice, måste rutan för datum och århundrade vara markerat för att textbackuper och andra exportfiler från FirstOffice ska innehålla datum och århundrade. Om rutan inte är markerad kommer alla datum att exporteras utan århundrade. Det här kommer att skapa problem om du vid ett senare tillfälle läser in en textbackup eller någon annan exportfil som innehåller datum på båda sidor om sekelskiftet. Vi rekommenderar därför att ni alltid har markerat kryssrutan århundrade. Detta för att vara säker på att FirstOffice läser in och exporterar datum på ett säkert sätt, både internt men även när man kommunicerar med andra applikationer. För att öppna denna inställning, klicka på ikonen [Inställningar] Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på Datum och nummer i listan Inställningar. Överväg alla alternativ som är beskrivna ovan. Sedan, för att spara ändringarna och stänga fönstret, klicka på knappen [Spara] i 128

129 Kapitel 5: Inställningar - Datum och nummer knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna klickar du i stängningsrutan. Oavsett när den här inställningen förändras kommer effekten att visas omedelbart och i hela systemet med ett undantag. Förändring av någon av separatorerna kommer inte att påverka automatkonteringarna. Alla dessa poster måste manuellt förändras. 129

130 FirstOffice Dokumentmallar Dokument används för mer formella utskrifter som ofta är avsedda för mottagare utanför företaget, t.ex. fakturor, kassafakturor, kundetiketter och följesedlar. FirstOffice har en inbyggd dokumentmallsredigerare. Redigeraren gör det möjligt att redigera och formge samtliga dokument som används i systemet. För att öppna redigeraren, öppna listan Inställningar genom att klicka på ikonen [Inställningar] Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på Dokumentmallar i listan. Fönstret Dokumentmallar: Bläddra kommer att öppnas och visar alla tillgängliga dokumentmallar som finns i systemet. För att ändra en redan existerande dokumentmall, dubbelklicka på dokumentmallens kod i listan eller klicka på knappen [Ny] eller [Kopia] i knappraden för att skapa en ny dokumentmall. När du har designat den nya dokumentmallen, klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara den. 130

131 Kapitel 5: Inställningar - Dokumentmallar Fönstret Dokumentmallar: Inspektera kommer att visa den valda dokumentmallen. Överst i fönstret finns fem knappar: [Text], [Rad], [Ram], [Fält] och [Bild]. I fönstrets redigeringsområde, visas varje objekt som kommer att skrivas ut som antingen en fyrkant eller text. Du kan välja ett objekt genom att klicka på det med musen, sedan kan du förstora, förminska eller dra och släppa det. Det fungerar på samma sätt som i de flesta ritprogram. Redigera objekt För att redigera ett objekt, dubbelklicka på objektet med musen. Ett dialogfönster öppnas. I fönstret kan du göra vissa ändringar för objektet. Nedan förklaras hur, objekttyp för objekttyp. Gemensamt för alla objekt är fälten Vänster, Topp, Höger och Botten. De här fälten anger objektets elektroniska position i form av pixlar på skärmen. Du kan ändra texten till det du själv önskar. Stilen refererar till inställningen Stilar, där du kan ange typsnitt och storlek. 131

132 FirstOffice Textobjekt För att lägga till ett textobjekt på dokumentmallen, klicka på knappen [Text]. Dra sedan upp en rektangel där du vill att texten ska skrivas medan du håller ner musknappen. När du släpper musknappen visas följande dialogfönster Ange texten i fältet Text, använd dig av Klistra in Special för att välja stil. Stilarna definieras i en separat inställning som är beskriven senare i detta kapitel. Klicka på [Spara] för att spara och stänga dialogfönstret. Textobjektet är nu markerat och synligt på dokumentmallen. Du kan flytta objektet över hela dokumentmallen. Textfältet rymmer 80 tecken, men är begränsat till en rad per fält. Områden med flera textrader består av ett textobjekt per rad. Fältet Escapesekvens används vid utskrift av kassakvitton: kontakta din FirstOffice återförsäljare för mer information om denna funktion. För att förändra ett befintligt objekt, dubbelklicka på objektet för att öppna dialogfönstret Text. Rad & ram Använd knapparna [Ram] och [Rad] för att rita rader och ramar på dokumentmallen. Klicka på en av knapparna dra sedan upp en rektangel med musen på dokumentmallen. När du sedan släpper musknappen visas ett dialogfönster. I dialogfönstret kan du ange raden eller ramens tjocklek i pixlar. 132

133 Kapitel 5: Inställningar - Dokumentmallar Fält I ett fältobjekt hämtas informationen från FirstOffices databas. Följande exempel (dokumentmall för faktura) förklarar hur Ett fält i en dokumentmall känns igen genom att det finns en ram runt fältnamnet, t.ex. Förfallodatum. Ramen runt fältet är endast till för att särskilja text från fält, ramen skrivs aldrig ut på papper. Knappen [Ram] används för att skapa ramar runt fältobjekt och textobjekt. Ovanför varje fältobjekt finns ett textobjekt som fungerar som rubrik för fältobjektet. Textobjekt behövs inte om du använder förtryckta blanketter som redan innehåller rubriker för fältobjekten. För att lägga till ett fältobjekt, klicka på knappen [Fält], dra upp en rektangel med musen. Ett dialogfönster öppnas Skriv in fältnamnet (använd Klistra in Special för att se alla tillgängliga fältnamn för den aktuella dokumenttypen). Upprepa ovanstående funktion för fältet Stil. En del fältobjekt innehåller mer än en rad. Fältet Radavst anger avståndet (i pixlar) mellan raderna i fältobjektet. Klicka på [Spara] för att spara. Dokumenttyperna förklaras nedan i avsnittet Menyn Funktioner. 133

134 FirstOffice Bild Menyn Funktioner Knappen [Bild] används för att infoga en bild i dokumentmallen. Dra upp en rektangel med musen. När musknappen släpps visas ett dialogfönster. I fältet Bildnamn anges namnet (använd Klistra in Special ) på bildfilen. Bilden måste finnas i samma katalog/mapp som FirstOffice databas och program. FirstOffice stödjer bildformaten BMP (Windows), Pdf (Macintosh). Egenskaper Det här kommandot öppnar dialogfönstret Egenskaper. Här gör du de grundläggande inställningarna för den aktuella dokumentmallen. 134

135 Kapitel 5: Inställningar - Dokumentmallar Kod Kommentar Dokumenttyp Rader i matrisen Ett unikt namn för dokumentmallen. Om du har kopierat en befintlig mall måste du ändra på namnet innan du kan spara den. En beskrivning på dokumentmallen, t.ex. faktura. Använd Klistra in Special, välj en av de tillgängliga dokumenttyperna i listan. När du sedan ska lägga till fält på dokumentmallen, visar fönstret Klistra in endast de fältdefinitioner som är tillgängliga för den valda dokumenttypen. Maximalt antal rader per sida i matrisdelen av dokumentmallen. Om dokumentmallen innehåller fler rader än det som angivits fortsätter utskriften på nästa sida. Skrivardialog Markera det här valet om du vill att en skrivardialog ska visas varje gång dokumentet ska skrivas ut. PC Printer Om en matrisskrivare används, definiera sidans storlek i detta dialogfönster. En matrisskrivare kräver speciella inställningar för att kunna skriva ut papper på löpande bana. Om du skriver ut på förtryckta blanketter, behöver du kanske definiera sidans antal rader, antalet synliga rader och vänstermarginalen för mallen. 135

136 FirstOffice Kopior Den här funktionen används för att bestämma hur många kopior som ska skrivas ut varje gång dokumentmallen används och benämningen på respektive kopia samt vilket fack i skrivaren som ska användas. Lägg underst Om du vill visa objekt på mallen som ska ligga under andra objekt, markera objekten och välj den här funktionen. Utskrift av dokumentmallar Dokument kan skrivas ut på två olika sätt 1. Med en post öppen, klicka på skrivarikonen och 2. Genom att klicka på ikonen [Dokument] på Huvudmenyn och sedan dubbelklicka på ett av dokumenten i listan Dokument. När man skriver ut ett specifikt dokument (t.ex. faktura), söker FirstOffice efter ett dokument med en specifik dokumentkod (i detta exempel, FAKTURA ). Om ett dokument saknas, kommer FirstOffice att visa ett felmeddelande Kan ej hitta dokument. Felmeddelandet kommer även att visa koden på dokumentet som FirstOffice förväntat sig visa. Du måste innan du skriver ut också definiera dokumentet. Det gör du genom att klicka på ikonen [Dokument] på Huvudmenyn. Då får du upp ett Fönster Dokumnet. Markera där raden Fakturor tex, välj sedan Meny Funktioner och Dokumentdefinition. Fönstret: Definition Faktura: Inspektera visas. På Rad 1 i fältet Dok. ska man klistra in den mall man vill att programmet automatiskt ska välja vid utskrift. Använd kortkommandot Klistra in Special, då får du upp listan Klistra in dokumentmall. Välj där, genom att dubbelklicka på standard dokumentmallen eller om du gjort en egen mall. Mallen klistras då in i fältet, avsluta genom att klicka på [ Spara]. Funktioner som är relaterade till dokumentmallar Inställningen Stilar, används för att definiera olika fonter (typsnitt) och fontstorlekar, vilka sedan kan användas vid utformningen av dokumentmallar. 136

137 Kapitel 5: Inställningar - Företagsdata Företagsdata I inställningen Företagsdata anger du uppgifter om ditt företag, t.ex. namn, adress, telefon- och faxnummer, bank- och postgiro o.s.v. Den här informationen används sedan vid utskrift av olika dokument. Företagsnamnet, som det är inskrivet i inställningen, kommer att visas i företagsrutan till höger om knappraden. För att öppna inställningen Företagsdata, dubbelklicka på Företagsdata i fönstret Inställningar. Fönstret Företagsinformation: Inspektera öppnas. Förutom företagsnamn, adress etc, ska inställningen kompletteras enligt nedan Under fliken Reg. BG/PG PG kundnr Företagets huvudsakliga bankkontonummer ska anges här. Den här informationen kan skrivas ut på lämpliga dokument, t.ex. fakturor. Här anges företagets kundnummer hos plusgirot, vilket används vid bakfilsbetalningar. För mer information, kontakta din lokala FirstOffice återförsäljare. Spara registreringen genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden eller stäng fönstret utan att spara genom att klicka i stängningsrutan. 137

138 FirstOffice Ingående saldon (Ing. saldon) I det här registret finns redovisningens alla ingående saldon. Registret är uppbyggt på samma sätt som verifikat. För att registrera ingående saldo, följ dessa steg 1. Välj listan Inställningar och dubbelklicka på Ingående saldon. 2. Dubbelklicka på den posten som du vill arbeta med eller klicka på knappen [Ny] i knappraden för att öppna en ny post. 3. Registrera information i ingående saldon enligt nedan Nr Trans.datum Kommentar Transaktionsnumret på den nya posten ingående saldon tillhandahålls automatiskt av FirstOffice. Posten kommer att få nästföljande nummer på den sista registrerade posten. Du kan ändra detta nummer, men inte till ett nummer som redan används eller om posten redan har blivit sparad. Datumet på den ingående saldotransaktionen. En kort berskrivning av posten ingående saldon. 138

139 Kapitel 5: Inställningar - Ingående saldon Differens Omslutning Differensen mellan summorna av beloppen angivna i fälten Debet och Kredit kommer att visas här: De två beloppen måste vara lika innan det posten ingående saldon kan sparas. En balanserande registrering visar noll i fältet differens. Dessa två fält visar summan på debet och kredit för denna transaktion. Återstående delen av fönstret innehåller raderna där de individuella kontobalanserna registreras. Omslutningen i debet och kredit måste vara lika för att posten ska kunna sparas. För att lägga till rader, klicka i något av fälten i den första blanka raden och skriv in lämplig text. För att ta bort en rad, klicka på radnumret till vänster på raden och tryck på backstegstangenten. För att lägga till en rad, klicka på radnumret där du ska lägga till en rad och tryck på enter- eller returtangenten. Konto Klistra in Special Registret Konton Namn Debet, Kredit Specificera här kontot vars ingående saldo ska registreras på denna rad. Ett förinställt namn kommer automatiskt att hämtas från registret Konton. Det kan ändras om nödvändigt. För varje rad, kan du registrera ett ingående saldo (debet eller kredit) belopp. Omslutningen i fältet Debet måste vara lika omslutningen i fältet Kredit för att posten ska kunna sparas: därför måste varje post minst ha två rader. 4. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara posten, stäng sedan fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Kontrollera registreringen av ingående saldo genom att skriva ut rapporten Råbalans. Totalomslutning, ska visa 0,00 i kolumnen ingående saldo. För mer information om registrering av ingående saldon, se kapitel 4, Börja arbeta. 139

140 FirstOffice Kontering (Kund) I denna inställning förinställer du villka konton och momskoder som ska användas när du skapar försäljningsverifikat (t.ex. fakturor och inbetalningar). Förinställningarna kommer att användas om de saknas här. Om du inte anger konton eller momskoder någon annanstans i systemet kommer förinställningarna att användas (t.ex. artiklarna eller kunderna som finns med på verifikatet). För mer information om hur FirstOffice väljer förinställningar se kapitel 3, FirstOffice och ditt företag. Om du har importerat kontoplanen som följer med FirstOffice, kan du se att de flesta fält i inställningen Kontering (Kund) kommer att ha ett förslag till konto förinställt. Om du har ändrat i kontoplanen eller om du har använt en egen, måste du försäkra dig om att dessa konton som saknas, ersätts med de rätta kontona.! Kontonumret i denna inställning måste även finnas med i kontoplanen. Saknas konton kommer FirstOffice inte att verifiera eller acceptera verifikatet som kontrolleras av denna inställning. Du måste antingen lägga till kontot i kontoplanen (t.ex. registret Konton), eller ändra kontonumret i inställningen Kontering (Kund) till ett kontonummer som finns kontoplanen. För att öppna denna inställning klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn, dubbelklicka på Kontering (Kund) i listan Inställningar. Fyll i fälten som på illustrationen nedan. För att spara dina ändringar, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga ett fönster utan att spara ändringarna, klicka i stängningsrutan. 140

141 Kapitel 5: Inställningar - Kontering (Kund) Kontofält Kundfordringar Klistra in Special Registret Konton Momsmotbokning När en faktura är godkänd (d.v.s. blivit bokförd i redovisningen), kommer summan inklusive moms att debitera ett fordringskonto. När en inbetalning är registrerad kommer dess summa att kreditera samma fordringskonto. Detta konto visar därför hur mycket fordringar företaget har vid en specifik tidpunkt. Registrera här kontonumret på det konto som du vill använda som ditt fordringskonto. Öresutjämning Klistra in Special Registret Konton Totalsumman på varje faktura kommer att avrundas beroende på hur du har ställt in inställningarna i avrundning. Detsamma gäller för den totala momsen på fakturan. När en faktura är godkänd, kommer belopp som är avrundade att bli bokförda på det konto som har blivit registrerat här. Detta konto kan endast definieras i inställningen Kontering (Kund) och används också i verifikat som genereras av leverantörsfakturor. 141

142 FirstOffice Bankavgift Klistra in Special Registret Konton Registrera här kontonumret för kontot, som skall kreditera alla dina bankavgifter, som du kommer att ha vid inbetalningar. Förs. inom landet, Förs. inom EU, Förs. utom EU Klistra in Special Registret Konton När en faktura har blivit godkänd, kommer beloppet exklusive moms på artiklarna att individuellt kreditera försäljningskontot. Det kan vara bra att använda mer än ett försäljningskonto för att hålla reda på försäljningen av olika typer produkter. Du kan specificera separata konton för varje artikel. Registrera här kontonumret för kontot som du vill ha förinställt som försäljningskonto, kontot kommer att krediteras när en artikel har blivit såld och som inte har något försäljningskonto angivet på artikelkortet. Tre förinställda försäljningskonton bör bli registrerade, vilket konto som kommer att användas på en specifik faktura beror på vilken zon kunden tillhör (registreras på kundkortet). Kassa Klistra in Special Registret Konton Avskrivningar Klistra in Special Registret Konton Kontot som är registrerat här kommer att debitera osäkra fordringar med funktionen Ny Avskrivet i menyn Funktioner i inbetalningsfönstret. Kontot som är registrerat här kommer att debiteras istället för fordringskontot så fort en kassaförsäljning (kassafaktura) är godkänd. För mer information se avsnittet Betalningvillkor för kassafakutor senare i detta kapitel. Momskod inrikes, Momskod inom EU, Momskod utom EU Klistra in Special Inställningen Momskoder Momskoder kontrollerar vilket momskonto som ska användas när en faktura bokförs i redovisningen och vilken moms som ska användas. Momskoderna registreras i inställningen Momskoder. 142

143 Kapitel 5: Inställningar - Kontering (Kund) Du kan specificera separata momskoder till varje artikel. Registrera här kontonumret för kontot som du vill ha förinställt som momskonto, detta konto kommer att användas när en artikel har blivit såld och som inte har något momskonto angivet på artikelkortet. Normalt, om ditt företag är momspliktigt, kommer momskoden att representera den normala momssatsen. Annars kommer ingen moms att beräknas. Tre förinställda momskonton bör finnas registrerade, vilket konto som kommer att användas på en specifik faktura beror på vilken zon kunden tillhör (registreras på kundkortet). Notera att för kunder i zonen inom EU, kommer inte momsen att belasta fakturan, oavsett om momskoden är specificerad. 143

144 FirstOffice Kontering (Lev) I denna inställning ställer du in vilka konton och momskoder som ska användas när du skapar inköpsverifikat (t.ex. leverantörsfakturor och utbetalningar). Dessa förinställningar kommer att användas om de saknas. Om du inte anger konton eller momskoder någon annanstans i systemet kommer förinställningarna att användas (t.ex. artiklarna eller leverantörerna som finns med på verifikatet). För mer information om hur FirstOffice väljer förinställningar se kapitel 3, FirstOffice och ditt företag. Kontonummer som används här måste finnas med i registret Konton, annars kommer inte FirstOffice att kunna generera några verifikat. Om du har importerat kontoplanen som följer med FirstOffice, kan du se att de flesta fält i inställningen Kontering (Lev) kommer att ha ett förslag till konto förinställt. Om du har ändrat i kontoplanen eller om du har använt en egen, måste du försäkra dig om att konton som saknas ersätts med rätt konton. För att öppna denna inställning klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn, dubbelklicka på Kontering (Lev) i listan Inställningar. Fyll i fälten som på illustrationen nedan. För att spara dina ändringar, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga ett fönster utan att spara ändringarna, klicka i stängningsrutan. Kontofält Leveratörsskulder Klistra in Special Registret Konton När en leveranörsfaktura är godkänd (d.v.s. blivit bokförd i redovisningen), kommer summan inklusive moms att kreditera ett skuldkonto. När en utbetalning är 144

145 Kapitel 5: Inställningar - Kontering (Lev) registrerad, kommer dess summa att debitera samma skuldkonto. Detta konto visar därför hur mycket skulder ditt företaget har vid en specifik tidpunkt. Registrera här kontonumret på det konto som du vill använda som ditt skuldkonto. Bankavgift Klistra in Special Registret Konton Registrera här kontonumret för kontot som skall debitera alla dina bankavgifter som du kommer att ha vid utbetalningar. Kassa Klistra in Special Registret Konton Kontot som är registrerat här, kommer att krediteras istället för skuldkontot, så fort en kassaförsäljning (kassafaktura) är godkänd. För mer information se avsnittet Betalningvillkor för kassafakturor senare i detta kapitel. Momskod inrikes, Momskod inom EU, Momskod utom EU Klistra in Special Inställningen Momskoder Momskoder kontrollerar vilket momskonto som ska användas, när en leverantörsfaktura bokförs i redovisningen och vilken moms som ska användas. Momskoderna registreras i inställningen Momskoder. Du kan specificera separata momskoder till varje konto. Registrera här kontonumret för kontot som du vill ha förinställt som momskonto, detta konto kommer att användas när leverantörsfakturan inte har något momskonto angivet. Normalt, om dina leverantörer är momspliktiga, kommer den här momskoden att representera den normala momssatsen. Annars kommer ingen moms att beräknas. Tre förinställda momskonton bör bli registrerade, vilket konto som kommer att användas på en specifik leverantörsfaktura beror på vilken zon leverantören tillhör (registreras på leverantörskortet). 145

146 FirstOffice Konton Det är här du definierar din kontoplan. Varje konto har ett nummer och ett namn, och varje konto tillhör en kontoklass. FirstOffice har inga fördefinierade konton. Varje användare måste själv definiera kontoplanen eller importera en befintlig. Den enklaste metoden är att importera en standardkontoplan som medföljer FirstOffice programvaran. Se kapitel 1, avsnittet Börja i ett nytt bokföringssystem, för mer information.! Om du använder din egen kontoplan eller om du har modifierat en som medföljer FirstOffice, är det viktigt att alla kontonummer som används i inställningar och rapportdefinitioner överensstämmer med dina egna kontonummer. Du har alltid tillgång till kontoplanen i FirstOffice, genom funktionen Klistra in Special, t.ex. när du registrerar ett verifikat och inte kommer ihåg kontonumret. I registret Konton kan du Visa alla konton på skärmen Leta efter ett speciellt konto Inspektera eller ändra ett speciellt konto Skapa ett nytt konto Ta bort konton som du inte behöver Skriva ut en kontoplan 146

147 Kapitel 6: Register - Konton Visa alla konton på skärmen För att öppna registret Konton, dubbelklicka på i Konton i Inställningar. Fönstret Konton: Bläddra öppnas, och visar alla konton som redan är registrerade i FirstOffice. Söka efter ett konto Listan består av två kolumner: konton och benämning. Listan är sorterad efter den rubriken som är understruken. Om du vill byta sortering, klicka på den andra rubriken, klicka två gånger om du vill ändra på sorteringsordningen. I fönstret Konton: Bläddra som visas ovan kan du bläddra upp och ner genom listan av konton precis som vanligt. Du kan också söka efter ett speciellt konto genom att ange några av de första tecknen i kontonumret eller namnet i sökrutan längst ner till vänster i fönstret. Ange ett namn om listan är sorterad efter namn, annars ett nummer. FirstOffice kommer att hitta den första posten som stämmer överens med texten som du har angivit. 147

148 FirstOffice Inspektera eller förändra ett konto Om du vill öppna ett konto för att titta på dess information, dubbelklicka på kontots namn i fönstret Konto: Bläddra. Fönstret Konton: Inspektera innehåller följande information Konto Kontots unika nummer. Namn Kontots namn eller benämning. 148

149 Kapitel 6: Register - Konton Auto.kont. Klistra in Special Inställningen Automatkonteringar Du kan koppla en automatkontering till ett visst konto genom att ange automatkonteringens kod i det här fältet. När kontot används på ett verifikat kommer automatkonteringen automatiskt att klistras in på efterföljande rader. Momskod Klistra in Special Inställningen Momskoder Kontotyp En momskod kan tilldelas varje konto. Den kommer automatiskt att anges varje gång kontot används på leverantörsfakturor eller verifikat. Ett konto kan tillhöra kontotyperna: tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter eller kostnader. Kontoklassen används för att kontrollera hur kontots saldo ska sparas, som ett negativt eller positivt värde. Tillgångar och kostnader behandlas som positiva värden, medan skulder, eget kapital och intäkter behandlas som negativa. Normal Kontering Markera en eller båda kryssrutorna för att indikera vilken kontering som är vanligt för kontot. Om du använder det här alternativet och försöker att kreditera ett konto som normalt ska debiteras, kommer FirstOffice att uppmärksamma dig på det eventuella felet. Avslutat Lägga till ett konto Klicka i den här kryssrutan om du vill stänga kontot för vidare användning. Om du vill öppna kontot senare är bara att klicka i kryssrutan igen för att ta bort markeringen. Det finns två sätt att lägga till ett nytt konto i kontoplanen: skapa ett nytt konto eller kopiera och förändra ett redan befintligt konto. I fönstret Konton: Bläddra, klicka på knappen [Ny] i knappraden eller markera det konto som ska kopieras och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Konto: Ny öppnas. Fälten har beskrivits ovan. Registrera de nya uppgifterna eller förändra lämpliga delar i den kopierade posten. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara posten eller på [Avbryt] för att stänga utan att spara posten. 149

150 FirstOffice Radera konton Du kan ta bort konton från kontoplanen, så länge de inte har blivit använda i några verifikat. I fönstret Konton: Bläddra, dubbelklicka på kontot som du vill ta bort. Fönstret Konto: Inspektera öppnas. Välj Radera i menyn Post. Kontot är makulerat och föregående konto visas.! Du kan inte återkalla ett raderat konto. Redan använda konton får inte raderas. Utskrift av kontoplanen Kontoplanen kan skrivas ut genom rapporten Systemdata, rapporten beskrivs i kapitel 10, Rapporter. 150

151 Kapitel 5: Inställningar - Konvertering - Konton, Konvertering - Master Konvertering - Konton, Konvertering - Master Den här inställningen tillåter dig att flytta alla poster från ett eller flera konton till ett annat konto. Vi säger att du har använt konto 3014 för försäljning av en viss produkt, och av någon anledning vill du använda konto 3015 istället. Den här inställningen tillåter dig att konto 3014 ändras till 3015 på alla ställen där konto 3014 finns angivet, alltså i alla gamla transaktioner så att de visas under det nya kontot i rapporter etc. Det kan också användas för att byta ut en hel kontoplan, t.ex. från EUBAS1999 till EUBAS2007. Med FirstOffice programvara medföljer beskrivning i pdf filen Readme. För att göra en kontokonvertering följ nedanstående steg: 1. Gör en textbackup på hela din databas och gå ut ur FirstOffice. 2. Flytta FirstOffice databasfil ( 1office.HDB ) från mappen/katalogen som innehåller dina FirstOfficeapplikationer. Filerna dbdef.txt och default.txt måste dock ligga kvar i mappen. 3. Starta FirstOffice igen. Eftersom det nu inte finns någon 1office.HDB - fil, kommer en ny databas att skapas. Ange ny företagsinformation i dialogrutan (en kod och ett namn är tillräckligt): klicka på knappen [Spara] i knappraden och dubbelklicka på det nya företaget i listan Välj företag. 4. Klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Du kan även använda dig av kortkommandot Ctrl-S (Windows) eller -S (Macintosh). Dubbelklicka på Konvertering - Konton. Ange de gamla och de nya kontonumren, ett efter ett i fönstret som visas i illustrationen. Spara inställningen genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden. 151

152 FirstOffice (Om du har gjort en omfattande konverteringstabell, exportera gärna en textbackup. Den är bra ifall du senare upptäcker att du har glömt ett konto. På så sätt behöver du inte göra om hela tabellen, utan du behöver bara importera textbackupen och justera tabellen där den var felaktig.) 5. Välj Konvertering Master från listan med inställningar och markera kryssrutan Konvertera konton. Spara inställningen genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden. 6. Välj Import under menyn Arkiv och importera textbackupen genom att använda rutinen Automatiskt. 7. Välj [Företag] från Huvudmenyn för att kunna välja vilket av de nyss importerade företagen som du vill arbeta med. 152

153 Kapitel 5: Inställningar - Konvertering - Konton, Konvertering - Master 8. Den här rutinen kommer att byta nummer på kontoposter i registret Konton enligt informationen angiven i inställningarna. T.ex. konto 3014 kommer att få ett nya numret Om konton 3015 redan finns kommer det gamla konton (3014) att tas bort. Kontrollera i registret Konton att konverteringen har skett, att nya konton har lagts till och att gamla har tagits bort. 9. Ta fram en Huvudbok för ett av de nya kontona och kontrollera att alla transaktioner har blivit konverterade enligt dina förväntningar. 10. Du måste nu kontrollera och ändra i samtliga rapportdefinitioner. Om du konverterar från Bas2006 till Bas2007, medföljer en fil för ändamålet, se ytterligare information i filen Readme.txt (Windows) eller Läsmig.txt (Macintosh). Under importen av textbackupen, kommer samtliga fält som innehåller ett kontonummer i alla transaktionsregister att ändras enligt konverteringstabellen (t.ex. fakturor och leverantörsfakturor). Det gäller även för alla inställningar som innehåller fält för kontonummer (t.ex. Kontering (Kund), Kontering (Lev) och Betalningsvillkor). 153

154 FirstOffice Kreditgräns Denna inställning tillåter dig att kontrollera om kundens kreditgräns är överskriden (eller kommer att bli överskriden). Om det första alternativet är valt, kommer en varning att dyka upp när man registrerar en faktura på en kund som redan har överskridit sin kreditgräns. Om det andra alternativet är valt, kommer du inte att kunna spara en faktura med en kund som redan har överskridit sin kreditgräns. Kontrollen av kreditgränsen kommer inte att ske på en kund om som inte har fått någon kreditgräns angivet på kontaktkortet. För att öppna denna inställning, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på Kreditgräns i listan Inställningar. Kontrollera så att kryssrutorna är markerade som du önskar och för att spara ändringarna och stänga fönstret, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna, klicka i stängningsrutan. 154

155 Kapitel 5: Inställningar - Låsningar Låsningar Inställningen gör det möjligt att låsa en period för att förhindra vidare registering av nya transaktioner eller korrigeringar av befintliga verifikat. Låsningen görs genom att ange ett datum. När det är gjort kan inga nya transaktioner skapas med datum före det angivna datumet i låsningen. I och med att låsningen görs genom att ange ett specifikt datum, måste låsningen av månader eller perioder göras i kronologisk ordning. FirstOffice tvingar dig inte att låsa månader eller perioder, men möjligheten finns om det skulle behövas. För att öppna denna inställning, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på Låsningar i listan Inställningar. Fyll i alla fälten som är beskrivna ovan. Sedan, för att spara ändringarna och stänga fönstret, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna klickar du i stängningsrutan. Låsa verifikat Om ett datum är ifyllt i det här fältet, kan inga verifikat skapas med ett datum tidigare än det angivna datumet. Det här fältet påverkar endast verifikat som skapas i redovisningen. Om du upptäcker att ett verifikat innehåller felaktigheter med ett tidigare datum än låsningen, måste korrigeringen ske med hjälp av Korrektionsmarkering. Se avsnittet Korrektionsmarkering, kapitel 7 för mer information. 155

156 FirstOffice Varna övriga Om du försöker spara ett verifikat med ett datum som är samma eller tidigare än det angivna i fältet Lås verifikat, visas följande meddelande Om det finns ett datum i det här fältet, kommer en varning att visas om en utbetalning eller inbetalning registreras och verifikatdatumet är samma eller tidigare än det angivna i fältet. Om du försöker spara ett verifikat med ett datum som är samma eller tidigare än det angivna i fältet Varna övriga, visas följande meddelande Varna vid fakturor Om ett datum är angivet i det här fältet, kommer en varning att ges för fakturor som skapas med en transaktionsdag som är samma eller tidigare än det här datumet. När ett datum är angivet i fältet Lås verifikat,! går det inte att datera verifikat före detta datum. Det går inte att göra ändringsmarkering för att korrigera konton och belopp på befintliga verifikat med datum som är tidigare än det angivna datumet i fältet. 156

157 Kapitel 5: Inställningar - Momskoder Momskoder För att kunna följa skyldigheterna vid momsredovisningen är det nödvändigt att skilja handel inom Sverige, inom övriga EU och utom EU. För att kunna göra detta använder sig FirstOffice av momskoder, där ett oändligt tal av momskoder med olika kontospecifikationer kan bli definierade. Momskoder kan tilldelas kunder och leverantörer men även individuella försäljnings- och kostnadskonton. Momskoden hjälper FirstOffice att använda rätt momssats, att kontrollera konteringarna i redovisningen och att ta fram moms- och statistikrapporter. Ett antal momskoder som används som standard i Sverige medföljer programmet. För att förändra eller lägga till momskoder, dubbelklicka på Momskoder i listan Inställningar. Följande fönster visas För att förändra en momskod, klicka i fältet som ska förändras och skriv över det som redan finns registrerat där. För att lägga till en ny momskod, bläddra ner till den första tomma raden. Nedan visas den information som är nödvändig för varje momskod Kod Ex % Inkl % Varje momskod ska kunna identifieras med en unik kod. Två tecken kan användas, både siffror och bokstäver. Ange den procentsats som ska användas för summor som exkluderar moms för beräkning av momsbelopp. Ange den procentsats som ska användas för summor som inkluderar moms för beräkning av momsbelopp. 157

158 FirstOffice Utg. m Klistra in Special Registret Konton Ange vilket konto den utgående momsen ska kreditera när denna momskod används. Ing. m Klistra in Special Registret Konton Kommentar Ange vilket konto den ingående momsen ska debitera när denna momskod används. Kommentaren som anges här kommer att visas i fönstret Klistra in Special. Använd en tillräckligt beskrivande kommentar så att rätt momskod alltid blir vald. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara ändringarna och stänga fönstret, eller klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara ändringarna. Stäng sedan bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan igen. 158

159 Kapitel 5: Inställningar - Personer Perioder I den här inställningen kan du ange perioder som du ofta använder vid rapportering. Om du använder Klistra in Special i fältet Period på ett rapporturval kommer en lista med de perioder som angivits i den här inställningen att visas. Om du t.ex. vill producera kvartalsvisa rapporter kan du definiera kvarttalen i inställningen. Väl sparad, kan koden användas som ett kortkommando för att välja en rapportperiod. Om vi tar perioderna som är illustrerade ovan ska du ange KV1 i fältet Period i ett rapporturvalsfönster när du vill att rapporten ska visa perioden : För att lägga till en period i inställningen, klicka i den första tomma raden och ange den information som är nödvändig. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara och stänga, eller klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara några förändringar. Notera att perioden som finns angiven på den första raden kommer att anges som standard så fort en rapporteringsperiod behövs. Du kanske därför behöver ändra den översta raden lite då och då för att perioden som anges automatiskt på rapporterna ska vara användbar. För att ta bort en gammal period, klicka på radnumret till vänster och tryck på backstegstangenten. För att lägga till en ny period (överst eller mellan två befintliga), klicka på radnumret till vänster och tryck på enter- eller returtangenten. En ny rad kommer att läggas till ovanför den markerade. 159

160 FirstOffice Personer Den här inställningen innehåller information om personer, d.v.s. användare, anställda etc. Det kan användas som en del i ditt säkerhetssystem i FirstOffice: Varje person kan tilldelas ett eget lösenord. Så fort FirstOffice startas kommer personens signatur att krävas samt, om nödvändigt, ett lösenord. Om inställningen personer innehåller en tom post, kommer inte inloggningsfönstret att visas när FirstOffice startas. Klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Personer i listan Inställningar. Fönstret Personer: Bläddra öppnas och visar de personer som redan finns registrerade i systemet. Dubbelklicka på en person i listan för att lägga till den. För att lägga till en ny post, klicka på knappen [Ny] i knappraden eller använd kommandot genom att trycka Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh) på tangentbordet. Alternativt, välj en person liknande den nya som du vill registrera och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Person: Ny öppnas, tomt om du klickade på knappen [Ny] eller med en kopia av den kopierade personen. 160

161 Kapitel 5: Inställningar - Personer Signatur Namn Befattning Ange personens initialer som ska användas vid inloggning eller för att identifiera personen på andra ställen i FirstOffice. Personens namn, för- och efternamn. Personens befattning. Vår referens I fältet Vår Ref kan du skriva in en kort (upp till 20 tecken) referenstext för personen. Denna text kommer att dyka upp i fältet Vår Ref på fakturorna registrerade av denna person. Personal ID Telefon Kontaktkod Om denna personal har ett speciellt ID nummer. Nummer till denna personal. Kontakykod för denna personal. När du är klar med posten personer sparar du den genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden och stänger fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Stäng sedan bläddrafönstret genom att använda stängningsrutan igen.! Glöm EJ hålla reda på ditt lösenord, förvara det säkert! Ändra lösenord Så fort en person har registrerats i registret Personer, kan denne logga in i FirstOffices databas och kan därmed börja jobba i den. Av säkerhetsskäl är 161

162 FirstOffice det att rekommendera att varje person har sitt eget lösenord och att de ändrar dem med jämna mellanrum. För att ange ett lösenord till en person, markera deras namn i fönstret Personer: Bläddra och välj Byt lösenord i menyn Funktioner. Fönstret nedan kommer att öppnas Skriv in det gamla lösenordet, skriv sedan in det nya lösenordet två gånger för att säkerställa att det är korrekt. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara och stänga fönstret, klicka i stängningsrutan för att stänga fönstret utan att spara. Lösenordet är känsligt för stora och små bokstäver. 162

163 Kapitel 5: Inställningar - Personer Prislistor Introduktion Prislistans struktur FirstOffice har ett antal kraftfulla funktioner för att hantera olika prissättningar. Dessa funktioner ger användaren möjlighet att hantera ett flertal alternativa prislistor för alla eller några av de produkter eller tjänster som erbjuds kunderna. Olika prislistor kan kopplas till olika kunder. Antalet alternativ är stort, men som alltid när det finns många möjligheter, är det nödvändigt att veta och förstå verktygen och tekniken bakom hur en prisstruktur byggs upp. Varje artikel har ett fält för baspris. I många fall är det enbart det här priset som används. Säljs artikeln för samma pris till alla kunder är det här fältet tillräckligt och något behov för prislistor finns egentligen inte. I FirstOffice kan du tilldela individuella artiklar flera olika priser och varje pris är kopplad till en specifik prislista. Till exempel är det vanligt att grossister har olika priser till olika återförsäljare, detaljister eller kunder. Du kan då göra olika prislistor för dessa olika grupper. Om du har angivit en prislista på en faktura kommer det rätta priset att räknas ut automatiskt. För att planera och skapa en prisstruktur, följ stegen nedan 1. Skapa artiklarna med baspris. Detta beskrivs tidigare i detta kapitel. 2. Varje prislista (kund, detaljist och återförsäljare) ska definieras i inställningen Prislistor. 3. För varje prislista ska artiklarnas pris beräknas, det vill säga att det skapas ett pris i registret Priser. Varje artikel från de olika prislistorna får ett eller flera priser i registret Priser. I vårt fall blir det tre priser per artikel, ett pris per målgrupp. Om en prislista specificeras i en faktura kommer FirstOffice att leta fram den lämpliga och unika posten som representerar den angivna artikeln i den prislistan. 4. Varje kund kan nu tilldelas en prislista. När fakturan skapas för dessa kunder kommer prislistan att föreslås automatiskt. Om artikeln inte finns angiven på den aktuella prislistan, används baspriset. 163

164 FirstOffice Nedan beskrivs steg 2 och 3 mer ingående. Prislistor För att skapa en ny prislista, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Prislistor i listan Inställningar och klicka på knappen [Ny] i knappraden. Kod Beskrivning Moms Ange en unik kod som kan användas för att indentifiera prislistan på andra ställen i FirstOffice. Ange en passande rubrik på prislistan eller ett beskrivande namn. Välj alternativet exklusive om priset ska exkludera moms eller välj alternativet inklusive om priset ska inkludera moms. Om en prislista angiven med inkusive på en faktura kommer à-pris, belopp och summa inkludera moms. Men om en prislista som är angiven med exklusive kommer à-pris och belopp att exkludera moms. I båda fallen gäller dock i första hand den momskod som eventuellt finns angiven på artikeln eller i inställningen Kontering (Kund). 164

165 Kapitel 5: Inställningar - Personer Priser Det är möjligt att skapa flera alternativa priser för varje artikel. Priserna är sparade som poster i registret Priser, en post per pris och artikel. Den här funktionen kan användas när uppgifterna ovan. Artiklarna och prislistorna (som har blivit definierade) har slutförts. Det gör att det finns en unik post i registret Priser för varje kombination av artikel/prislista, vilket i sin tur innebär att användningen av prislistor i fakturor blir extremt snabb. FirstOffice kommer att förhindra dig från att registrera en prispost för en artikel/prislista kombination om det redan finns en sådan registrerad genom att visa felmeddelandet Redan registrerad För att registrera en ny prispost, öppna Inställningen Priser genom klicka på ikonen Inställningar på Huvudmenyn och dubbelklicka på Priser, klicka på knappen [Ny] i knappraden. Skriv in artikelnumret på en redan registrerad artikel, tryck sedan på enter- eller returtangenten. Artikelnamnet från registret Artiklar kommer att finnas i fältet Namn. Registrera det önskade priset, specificera en prislista, igen använd dig av funktionen Klistra in Special och klicka sedan på knappen [Spara] i knappraden. När en faktura skapas i namnet av en viss kund, kommer en prislista specificerad för denna kunden att innehålla det använda priset. Priset från lämplig prislista kommer att finnas förinställt så fort en kund blir registrerad på en faktura. 165

166 FirstOffice Påminnelsetexter FirstOffice kan skriva ut påminnelser till kunder som är sena med sina betalningar. En separat påminnelse skrivs ut för varje förfallen faktura och kan innehålla olika textmeddelanden beroende på vilket nummer i följden den tidigare påminnelsen hade. Texterna anges i den här inställningen. När du först väljer inställningen Påminnelsetexter visas fönstret Påminnelsetexter: Bläddra innehållande tidigare registrerade påminnelsetexter. Dubbelklicka på en av dem för att kontrollera och redigera posten eller lägg till en ny genom att klicka på knappen [Ny] i knappraden. Påminnelser skrivs ut via funktionen Dokument. 166

167 Kapitel 5: Inställningar - Räkenskapsår Räkenskapsår FirstOffice har en flerårig databas. I denna inställning kan du definiera flera räkenskapsår. För varje räkenskapsår anger du en kod. Räkenskapsåret kan omfatta 6 till 18 månader. Koden som du anger för varje år kommer att användas som ett prefix framför de verifikat som registreras i redovisningen. För att öppna denna inställning, klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på Räkenskapsår i listan Inställningar. Fyll i alla fälten som är beskrivna ovan. Sedan, för att spara ändringarna och stänga fönstret, klicka på knappen [Spara] i knappraden. För att stänga fönstret utan att spara ändringarna klickar du i stängningsrutan. Notera att räkenskapsår ska registreras i fälten i kronologisk ordning så som i illustrationen nedan. Du ska inte fylla i det nya året först i listan, ej heller ta bort ett föregående räkenskapsår. FirstOffice kommer att varna så fort man försöker att registrera ett verifikat vars datum är utanför det angivna räkenskapsåret. 167

168 FirstOffice Stilar I den här inställningen kan du ange olika typer av typsnitt/fonter som kan användas i dina dokumentmallar. Den säkerställer också att typsnittet behåller sitt utseende vid utskrift. Dubbelklicka på Stilar i listan Inställningar för att öppna fönstret Stilar: Bläddra. Här visas de stilar som redan finns definierade. Dubbelklicka på en stil i listan för att ändra den. För att lägga till en ny post, klicka på knappen [Ny] i knappraden eller använd kommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh) på tangentbordet. Alternativt, välj en stil liknande den nya som du vill registrera och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. 168

169 Kapitel 5: Inställningar - Stilar Kod Kommentar Mac/Windows/Linux Font Koden för stilen. En beskrivning av stilen. Klistra in Special Mac/Windows/Linux Storlek Stil Typsnitt som finns tillgängliga i din dator. Namnet på typsnitt-/fontfilen, så som den visas i mappen Windows eller i systemfilen. Storleken på typsnittet i punkter. Välj en av de tillgängliga stiltyperna. Ställ in typsnittet/fonten, storleken och stilen för Macintosh och Windows, beroende på vilken typ av maskin som du använder. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara ändringarna och stänga fönstret, eller klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara ändringarna. Stäng sedan bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan igen. 169

170 FirstOffice Veckor Denna inställning används för att definiera veckonummer som visas i sexmånaders- och månadsöversikten i kalendern (för mer information se avsnittet Registret Personer, kapitel 8). Veckonummer kan variera från land till land och det beror på när året börjar. FirstOffice stödjer veckoposter. För att lägga till en post, dubbelklicka på Veckor i listan Inställningar, klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden när bläddrafönstret öppnas. Om en veckopost redan finns registrerad, kommer den att finnas med i listan i bläddrafönstrer. Dubbelklicka på den för att lägga till information. Slutför matrisen för varje år som används, se ovanstående illustration (åren behöver ej registreras i kronologisk ordning, men de får endast registreras en gång). Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara registreringen, klicka sedan i stängningsrutan för att stänga fönstret. 170

171 Kapitel 6: FirstOffice Register FirstOffice Register

172 FirstOffice Kapitel 6: Register Typiskt för basregister är att de innehåller information som kan användas på andra ställen i systemet. Denna information kommer inte att ändras allt för ofta. Till exempel registret Kunder är i själva verket en lista med kunders namn och adresser, vilket refereras till kalendern, fakturor och inbetalningar etc. så fort en kund blir registrerad på dessa. FirstOffice Start innehåller åtta register. Dessa kan öppnas genom att klicka på ikonen (för det registret du vill öppna) på Huvudmenyn Varje Register kommer nu att beskrivas mer grundligt. Kontakter I registret Kontakter sparar du information om dina kunder och leverantörer och skapar kundkategorier och betalningsvillkor. För att öppna registret Kontakter, klicka på ikonen [Kontakter] på Huvudmenyn. Fönstret Kontakter: Bläddra öppnas och visar en lista med redan befintliga kontakter. 172

173 Kapitel 6: Register - Kontakter Klicka på knappen [Ny] i knappraden för att registrera en ny kontakt eller använd dig av kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh) på tangentbordet. Alternativt kan du välja en redan befintlig kontakt som liknar den du vill registrera och klickar på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Kontakt: Ny visas, tomt om du klickade [Ny], eller med en kopia av den kopierade kontakten. Registrera de nya uppgifterna eller förändra lämpliga delar i den kopierade posten. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara posten eller på [Avbryt] för att stänga utan att spara posten. 173

174 FirstOffice Nedan beskrivs kontaktkortet fält för fält. Kontaktinformationen som registreras refererar till inställningar som finns i funktionen Klistra in Special. När funktionen Klistra in Special finns tillgängligt talas detta om i texten. För mer detaljerad information se kapitel 5, Inställningar. Nr Tilldela kontakten ett unikt nummer. Fältet hanterar upp till 20 tecken. FirstOffice föreslår ett nummer som är baserad på den tidigare registrerade kontakte. När kontakte är registrerad och sparad kan numret inte ändras. Det här numret kommer att identifiera kontakte överallt i FirstOffice. Namn Registrera kontaktens namn. Kund/Leverantör Klicka i om kontakten är kund, leverantör eller både och. Postadress Land Kontakt E-post Registrera kontaktens adress dit fakturan m.m. ska skickas. Ange land. Här anger du namnet på din kontaktperson. Ange kontaktens e-post adress. Telefon, Mobil,Fax Här registrerar du kontaktens telefon och telefaxnummer. 174

175 Kapitel 6: Register - Kontakter Momsreg Det är viktigt att registrera kontaktens momsregistreringsnummer om kontakten är registrerad med zon Inom EU eftersom den informationen krävs för momsredovisningen. Organisationsnr. Kontaktens organisationsnummer. Under fliken Villkor och Konto kan du fylla i övriga uppgifter Bet. villkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor Används av Fakturor För att försäkra sig om att rätt betalningsvillkor kommer anges på fakturorna, registreras olika betalningsvillkor här. De används för att beräkna förfallodagen när man registrerar fakturor i kontaktens namn och detta är grunden för reskontrarapporterna i FirstOffice. Zon Används av Fakturor Här väljer du zon för kontakten. Inställningen kommer att användas på fakturor för att kontrollera att momsberäkningen blir rätt och bestämmer också valet av försäljningskonto. Olika momskoder och försäljningskonton kan kopplas till varje zon i inställningen Kontering (Kund) eller (Lev). För kontakter med zonen Inom EU är det viktigt att deras organisationsnummer är registrerat (se nedan). När fakturor är utställda till sådana kontakter, kommer moms inte att debiteras, oavsett vilken momskod kunden tilldelas i inställningen Kontering (Kund). Momsreg Det är viktigt att registrera kontaktens momsregistreringsnummer om kontakten är registrerad med zon Inom EU eftersom den informationen krävs för momsredovisningen. Prislista Klistra in Special Inställningen Prislistor Används av Fakturor Om du vill tilldela kontakten en specifik prislista, ska du göra det här. Det kommer att bestämma priserna på fakturorna för denna kontakt. Det här beskrivs under avsnittet Priser senare i detta kapitel. 175

176 FirstOffice Kreditgräns Här anger du den kreditgräns som ska gälla för kontakten. Inställningen Kreditgräns används för att varna eller hindra användaren vid registreringen av fakturor till kunder eller leverantörer som har överskridit sin kreditgräns. Underhåll av kontaktregistret Registret Kontakter måste hållas aktuellt och kommer att behöva underhållas. I fönstret Kontakter: Bläddra, som visas när registret Kontakter är öppet, är kunderna automatiskt sorterade i kundnummerordning. Du kan ändra sorteringen genom att klicka på någon av rubrikerna. Den blåmarkerade rubriken är den aktuella sorteringen. För att söka efter en specifik kontakt, ange den text som du vill hitta i sökfältet längst ner på fönstret till vänster och tryck på enter- eller returtangenten. Texten ska avse den sortering som du har valt: du måste t.ex. ha sorterat på namn innan du kan skriva in text som avser kontaktnamnet (eller dess första tecken). Alternativt, nummer om du ska söka på kundnummer. För att förändra informationen på ett kontaktkort, dubbelklicka på kontakten i bläddrafönstret. Kontaktkortet kommer att öppns i fönstret Kontakter: Inspektera. Fälten i detta fönster är likadana som fälten i fönstret Kontakter: Ny vilka beskrivs ovan. Gör de nödvändiga förändringarna. Du kan förflytta dig mellan fälten med hjälp av enter- eller returtangenten eller piltangenterna. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara kunden när du är färdig. Alternativt, klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara posten. Radera ett kontaktkort Välj och öppna kontaktkortet på samma sätt som när du ska ändra ett kundkort. Välj Radera från menyn Post. Kontakten är nu borttagen ur registret Kontakter. Kontakten kan inte raderas om den har använts på en faktura.! Du kan inte ångra raderingen av ett kontaktkort. 176

177 Kapitel 6: Register - Artiklar Artiklar I registret Artiklar sparar du information om de varor och tjänster som du säljer. För att öppna registret Artiklar, klicka på ikonen [Artiklar] på Huvudmenyn. Fönstret Artiklar: Bläddra öppnas och visar en lista med redan befintliga artiklar. Klicka på knappen [Ny] i knappraden för att registrera en ny artikel eller använd dig av kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh) på tangentbordet. Alternativt kan du välja en redan befintlig artikel som liknar den du vill registrera och klickar på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Artiklar: Ny visas, tomt om du klickade [Ny], eller med en kopia av den kopierade artikeln. Registrera de nya uppgifterna eller förändra lämpliga delar i den kopierade posten. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara posten eller [Avbryt] för att stänga utan att spara posten. 177

178 FirstOffice Nr Grupp Namn Ange den unika koden som ska identifiera artikeln. Med den här koden kommer du att kunna identifiera artikeln när den används på fakturor. Fältet kan innehålla upp till 20 tecken. Här kan du ange om denna artikel ska tillhöra en speciell artikelgrupp. Ange artikelns namn eller en kort beskrivning av den. Pris Används av Fakturor Enhet Försäljn.konto Inrikes/inom EU/ Det normala försäljningspriset för artikeln bör anges här. Ange vilken enhet som baspriset beräknas på. I de flesta fall kommer det bli enstaka artiklar, men ibland kan det vara ett par eller ett dussin. utom EU Klistra in Special Registret Konton När man registrerar denna artikel på en faktura, kommer försäljningskontot finnas förinställt och detta konto kommer att skriva över försäljningskontot som är definierat i inställningen Kontering (Kund). 178

179 Kapitel 6: Register - Artiklar Förändra en artikel Radera en artikel Momskod Klistra in Special Inställning Momskoder När man registrerar en faktura som innehåller denna artikel, kommer momskoden som är definierad här att bli rekommenderad. Den kommer att skriva över momskoden som är förinställd i inställningen Kontering (Kund). För att förändra en artikel, öppna förstret Artiklar: Bläddra genom att klicka på ikonen [Artiklar] på Huvudmenyn. I fönstret Artiklar: Bläddra, som visas när registret Artiklar är öppet, är artiklarna automatiskt sorterade i artikelnummerordning. Du kan ändra sorteringen genom att klicka på någon av rubrikerna. Den understrukna rubriken är den aktuella sorteringen. För att söka efter en specifik artikel, ange den text som du vill hitta i sökfältet längst ner på fönstret till vänster och tryck på enter- eller returtangenten. Texten ska avse den sortering som du har valt: du måste t.ex. ha sorterat på namn innan du kan skriva in text som avser artikelbenämningen (eller dess första tecken). Alternativt, nummer om du ska söka på artikelnummer. För att förändra informationen på ett artikelkort, dubbelklicka på artikeln i bläddrafönstret. Artikelkortet kommer att öppnas i fönstret Artiklar: Inspektera. Fälten i detta fönster är detsamma som i fönstret Artiklar: Ny post vilka beskrivs ovan. Gör de nödvändiga förändringarna. Du kan förflytta dig mellan fälten med hjälp av enter- eller returtangenten eller piltangenterna. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara artikeln när du är färdig. Alternativt, klicka i stängningsrutan för att stänga utan att spara posten Välj och öppna artikelkortet på samma sätt som när du ska ändra ett artikelkort. Välj Radera från menyn Post. Artikeln är nu borttagen ur artikelregistret. Artikeln kan inte raderas om den har använts på en faktura.! Du kan inte ångra raderingen av ett artikelkort. 179

180 FirstOffice Transaktionsregister FirstOffice 180

181 Chapter 5: Customers - Settings Kapitel 7: Transaktionsregister Varje transaktonsregister representerar en speciell typ av kontotransaktion, fakturor, inbetalningar, leverantörsfakturor och utbetalningar ligger var för sig i separata register. Transaktionsregistret används för alla typer av transaktioner (t.ex. kreditkortsbetalningar, löner och transaktioner mellan bankkonton etc.). Registrerna fakturor och inbetalningar utgör FirstOffice kundreskontra, medan leverantörsfakturor och utbetalningar utgör leverantörsreskontran. Dessa fyra register beskrivs ibland som delsystem. När en post blir registrerad i en av dessa register och blivit godkända och sparade, kommer en motsvarande post att skapas automatiskt i registret Verifikat. Transaktionsregistrerna är FirstOffice redovisning. FirstOffice innehåller fem transaktionsregister. Dessa kan öppnas genom att man klickar på ikonerna på Huvudmenyn Varje transaktionsregister kommer nu att beskrivas grundligare. 181

182 FirstOffice Fakturor Registret Faktura är en post i vilken ditt företags försäljning registreras i. Varje gång en försäljning har gjorts, bör en faktura registreras för att sedan skrivas ut och skickas till kunden. Registret Faktura används således för ett antal uppgifter Den utskrivna och skickade fakturan är ett betalningskrav. Obetalda fakturor i registret tillhandahåller grunden för rapporten Inbetalningsprognos. Varje faktura genererar ett verifikat i redovisningen, som i sin tur ligger till grund för din månatliga och årliga rapportering kring omsättning och fodringar. Denna processen är automatisk, och kräver inget ingripande eller arbete från dig. Fyra olika typer av försäljningstransaktioner kan registreras i registret Fakturor 1. Standardfakturor, eller betalningskrav, skapas när varor har levererats eller tjänster utförts före betalningen har mottagits. Betalning gentemot en sådan faktura bör registreras i registret Inbetalningar, beskrivet senare i detta kapitel. 2. Kassafakturor skapas när du erhåller betalningen samtidigt som du utför tjänsten. När en kassafaktura registreras i registret Fakturor kommer FirstOffice att behandla den som om den redan vore betalad, så det finns ingen anledning till att registrera en separat betalning i registret Inbetalningar. FirstOffice kommer också att debitera kassakontot i stället för fordringskontot, vilka är specificerade i inställningen Kontering (Kund). FirstOffice kontrollerar automatiskt att dessa finns med i redovisningen. 3. En à kontofaktura är en inbetalning som görs före en faktura har skapats. À kontofakturor behandlas som kassafakturor i FirstOffice. 4. Kreditfakturor används för att korrigera fel i fakturor, eller felaktiga fakturor. De är helt enkel negativa fakturor som reducerar dina omsättnings och fordringssiffror. Igen, FirstOffice kontrollerar automatiskt att dessa finns med i redovisningen. 182

183 Kapitel 7: Transaktionsregister - Fakturor När man arbetar med registret Fakturor, inkluderar det dessa fyra försäljningstransaktioner, vilket nu ska beskrivas mer i detalj. Före du börjar registrera fakturor, måste du försäkra dig om att du har definierat det nuvarande räkenskaps- (budget) året, detta gör du genom att använda dig av inställningen Räkenskapsår. Detta beskrivs mer i detalj i kapitel 5, Inställningar. För att öppna registret Fakturor, klicka på ikonen [Fakturor] på Huvudmenyn. Fönstret Fakturor: Bläddra öppnas och de fakturor som redan är registrerade i systemet visas. Fakturorna visas normalt löpande i nummerföljd. Listan innehåller fakturanummer, ett -tecken (om fakturan är godkänd), kundnummer och kundnamn samt fakturans totala belopp. Om fakturan är en kreditfaktura visas det med koden för kreditfaktura i kolumnen längst till höger (normalt ett K). Precis som i alla andra bläddralistor kan du sortera posterna efter innehållet i de kolumner vars rubriker du kan visa understrukna. Observera att sorteringen kan ändras från stigande till fallande ordning genom att du klickar en extra gång på kolumnrubriken. Du kan också förflytta dig i listan på vanligt sätt med rullningslisten eller söka en viss faktura genom att skriva in ett sökord i fältet längst ner till vänster. 183

184 FirstOffice Det finns fyra saker du kan göra i registret Fakturor Skapa fakturor Granska fakturor Godkänna fakturor Skriva ut fakturor Skapa en ny faktura Du kan underlätta arbetet med faktureringen med hjälp av de genvägar som finns inbyggda i programmet. Det kan gälla registrering av dagens datum (enligt systemklockan i datorn) med Klistra in Special när du står i ett datumfält, eller snabb och korrekt registrering av andra uppgifter med Klistra in Special. För att skapa en ny faktura, öppna först fönstret Fakturor: Bläddra, klicka sedan på knappen [Ny post] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh). Alternativt, markera en faktura som är i det närmaste lik den du vill skapa och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Faktura: Ny visas, tom om du klickade på knappen [Ny] i knappraden eller en kopia av en befintlig faktura om du klickade på knappen [Kopia]. Om du valde att kopiera fakturan kommer transaktionsdagen på den nya fakturan att infoga dagens datum, inte datumet från den befintliga fakturan, förfallodagen kommer att korrigeras automatiskt. Färdigställ fakturan som beskrivet nedan, spara sedan posten genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden, stäng posten genom att klicka i stängningsrutan. Sedan stänger du bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan igen. 184

185 Kapitel 7: Transaktionsregister - Fakturor! Du är inte låst av de värden programmet föreslår. I de flesta fälten kan du ändra det förvalda värdet till något som passar bättre. De ändringar du gör gäller bara den aktuella fakturan. En fakturapost innehåller mer information än vad som kan visas på en liten bildskärm. Därför har den delats upp i tre delfönster. Överst visas ett posthuvud. Det innehåller fakturanummer, kundnummer och namn samt tre numrerade delfönster ( tabbar ). Genom att klicka på de olika tabbarna kan du navigera mellan de olika delfönsterna. Posthuvudet visas alltid, oavsett vilken del av fönstret du arbetar i, med andra ord kan du alltid se kundens namn och nummer. Posthuvud 185

186 FirstOffice Nummer FirstOffice föreslår ett fakturanummer som är baserat på den tidigare registrerade fakturan. När du börjar arbeta med FirstOffice, kommer fakturanummerserien att börja med 1 och fortsätter sedan i kronologisk ordning. Om du vill att serien ska starta från ett annat nummer, ändra då numret på första fakturan som du registrerar. FirstOffice kommer sedan att fortsätta med nummerserien fr.o.m. numret som du har registrerat. Du kan sedan ändra numret på efterföljande fakturor om du vill använda en annan nummerserie. Notera att du måste ändra fakturanumret innan fakturan sparas, den kan ej ändras i efterhand. Kund Klistra in Special Registret Kontakter Namn Delfönster 1 Här skriver du aktuellt kundnummer eller använder Klistra in Special för att söka fram befintliga kontakter. När du lämnar fältet fylls uppgifter om kundens namn, adress, referens samt betalningsvillkor i automatiskt. Kundens namn registreras automatiskt efter att du har skrivit in kundnumret eller klistrat in det. Datum Klistra in Special Datum Vår ref. Datum enligt systemklockan i datorn kommer att finnas förinställt. Använd detta fält för att fylla i önskad referens om du vill ha en mer precis referens än den som ges med fakturanumret. FirstOffice föreslår den användarsignatur som loggat in i systemet. 186

187 Kapitel 7: Transaktionsregister - Fakturor Betvillkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor Förinställt från Kontakter Betalningsvillkoret som finns registrerat här kommer att beräkna transaktionsdagen (nedan), för att försäkra sig om att rätt betalningsvillkor kommer att finnas med på den utskrivna fakturan. Att ange ett betalningsvillkor för varje faktura skapar grunden för att via rapporter bevaka fordringar. Betalningsvillkor kan även användas för att skilja kassaoch kreditfakturor från originalfakturor. Använd dig av funktionen Klistra in Special, välj betalningsvillkoren kassa respektive kredit beroende på vilken typ av faktura du vill skapa. När posten är godkänd och sparad, kommer lämpligt verifikat att skapas. Kassafakturan kommer att debitera kassakontot (som specificerat i inställningen Kontering (Kund) i stället för fordringskontot, medan kreditfakturans verifikat kommer att vara omvänt originalfakturans verifikat. Kassafakturor kommer att behandlas av FirstOffice som betalad och kommer därigenom inte att komma med i fordringsrapporterna. Det är inte nödvändigt att registrera en Inbetalning mot dessa två fakturatyper. När betalningsvillkoret kredit registreras på en faktura, kommer ett kreditmeddelande att registreras på matrisens första rad. Skriv in fakturanumret på fakturan som du vill kreditera, du kan använda dig av funktionen Klistra in Special för att få upp en lista med de öppna (obetalade) fakturorna. Er referens Förinställt från Kontakter De förslagna uppgifterna är liksom kundnamnet hämtad från registret Kontakter. Vill du ändra referens här går det bra. Förf.dag Klistra in Special Dagens datum Förfallodagen räknas automatiskt ut av FirstOffice utifrån det betalningsvillkor som finns angivet på kundkortet. Ändra efter behov. Innehållet i det här fältet kan ändras även efter att fakturan godkänts. 187

188 FirstOffice Trans.dag I det här fältet anger du transaktionsdagen för fakturan, datumet som anges här kommer även att bli det datum som verifikatet får. Delfönster 2 Delfönster två visar de fakturerade artiklarna i en matris. För att lägga till en rad på fakturan, klicka i vilket fält som helst på första blanka raden och registrera lämplig text. För att ta bort en rad, klicka på radnumret till vänster om raden och tryck på backstegstangenten. För att infoga en rad, klicka på radnumret där du vill göra infogningen och tryck på enter- eller returtangenten. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Antal När markören står i detta fält fyller du i den sålda varans artikelnummer och trycker där efter på tangenten enter eller retur. Pris, beskrivning och annan information hämtas från registret Artiklar. Om du lämnar detta fält blankt kan du själv fylla i önskvärd information som du vill ska komma med på den utskrivna fakturan. Skriv hur många enheter av varan som ska faktureras. När du därefter trycker på enter eller retur beräknas totalbeloppet och markören flyttar sig till en ny rad. 188

189 Kapitel 7: Transaktionsregister - Fakturor Du måste ange ett antal innan summan kan bli beräknad på fakturaraden. Specifikation Förinställt från Artiklar à pris Fältet innehåller artikelns namn enligt registret Artiklar. Vill du lägga till en mer detaljerad beskrivning på just den här fakturan kan du göra det. Det finns plats för ett meddelande upp till 100 tecken. Behöver du mer plats för text kan du fortsätta på nästa specifikationsrad. Artikelns styckepris enligt den prislista som gäller för aktuell Kund. Vill du ändra priset kan du göra det, men ändringen har ingen återverkan på registret Artiklar. Om prislistan innehåller moms, kommer beloppen här att inkludera moms. % Räntesats. Den kan bli ändrad för ändamålet om nödvändigt. Summa Fakturaradens belopp, d.v.s. antal multiplicerat med à-pris minus eventuell rabatt. Gäller det en faktura där du inte fyllt i något för à-pris och antal, fyller du i beloppet själv. Ändrar du beloppet kommer rabatten att räknas om. Om prislistan innehåller moms, kommer beloppen här att inkludera moms. M.kod Klistra in Special Inställningen Momskod Fältet bestämmer hur den utgående momsen vid försäljningen konteras i redovisningen samt vilken momssats som kommer att användas. Det kommer eventuellt att finnas en förinställd momskod som hämtas från artikelkortet. Är det ej förinställt någon momskod kommer den att hämtas från inställningen Kontering (Kund). Genom att ändra kod i fältet kan du styra konteringen och momsatsen. Ändringen gäller bara aktuell faktura. Nedre delen 189

190 FirstOffice Nedre delen av fakturan innehåller summeringsfält som uppdateras så fort relevanta termer ändras i matrisen, detta beskrivs nedan. Moms Delsumma Momsbeloppet beräknas på fakturasumman. Detta belopp avrundas upp eller ner beroende på hur öresavrundningen är inställd i inställningen Avrundning. I verifikatet som genererats från fakturan, kommer vinst eller förlust i denna avrundningsprocess att bokas mot öresavrundningskontot som är specificerat i inställningen Kontering (Kund). Summan av posterna i fakturan exklusive moms. BELOPP Fakturans totalsumma inklusive moms. Beräknas automatiskt. Detta belopp avrundas upp eller ner beroende på hur öresavrundningen är inställd i inställningen Avrundning. I verifikatet som genererats från fakturan, kommer vinst eller förlust i denna avrundningsprocess att bokas mot öresavrundningskontot som är specificerat i inställningen Kontering (Kund). 190

191 Kapitel 7: Transaktionsregister - Fakturor Delfönster 3 Adress Förinställt från Kontakter Kundens adress. Uppgiften är hämtad från registret Kontakter via kundnumret. Vill du ändra på någonting bara på den här fakturan kan du göra det. Vill du att ändringen ska bli bestående måste du göra den i registret Kontakter. Zon Förinställt från Kontakter Här visas vilken zon som kunden tillhör. Inställningen Kontering (Kund) tillåter olika förinställda konton för försäljning och moms beroende på vilken zon kunden tillhör. Uppgiften har enbart informativt syfte och kan därför inte ändras på fakturan. Vill du göra ändringar måste du göra det i registret Kontakter. När du har fyllt i de fält du önskar, vill du kanske titta hur det kommer att se ut på papper. Klicka på skrivarikonen för att få en provutskrift. När fakturan är komplett, klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara den. FirstOffice kommer att tilldela fakturan närmast lediga nummer i nummerserien. Vid detta stadie kan du fortfarande göra ändringar tills du har valt att godkänna den via kryssrutan Godkänd. Är den godkänd så har ett verifikat skapats och det går inte längre att göra ändringar. 191

192 FirstOffice Exempel på fakturaregistrering Vi visar med ett exempel hur registreringen av en faktura kan gå till. Öppna registret Fakturor genom att klicka på ikonen [Fakturor] på Huvudmenyn. Klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden och fönstret Faktura: Ny visas. Markören står vid kundnumret, använd funktionen Klistra in Special för att hämta in kunden ifråga, genom att dubbelklicka på den. Övrig kundinformation fylls i automatiskt. Förflytta dig mellan fälten genom att använda enter- eller returtangenten. Är de fälten korrekt ifyllda fortsätt med enter eller retur ner till fakturaraderna. Fyll i artikelnummer ( Klistra in Special ) och tryck enter eller retur, artikelinformationen (namn, pris, försäljningskonto och momskod) fylls i. Ange antal, tryck enter eller retur och summa, moms, delsumma och BELOPP anges automatiskt. Markören förflyttar sig till ny rad. Upprepa denna manöver för varje artikel på fakturan. När du är klar med registreringen av fakturan vill du kanske titta hur den kommer att se ut på papper. Klicka på skrivarikonen för att få en provutskrift. Hittar du fel bland uppgifterna kan du ändra dem på vanligt sätt. Hittar du så många fel att du hellre vill börja om, kan du välja att klicka på knappen [Avbryt] i knappraden, sedan klicka i stängningsrutan eller endast klicka i stängningsrutan. Väljer du det sistnämnda alternativen kommer du att få frågan om posten skall registreras Om fakturan har blivit sparad, men inte godkänd, kan du avsluta den helt genom att använda dig av Radera från menyn Post. Innan fakturan har godkänts kan du fortfarande ändra uppgifter i den. Granska och godkänna fakturor. Innan en faktura sänds iväg till en kund bör den granskas och godkännas. Granskningen gör du för att kontrollera så att rätt varor faktureras till rätt kund. Godkännandet gör att fakturan läggs in i din reskontra. När du 192

193 Kapitel 7: Transaktionsregister - Fakturor godkänner fakturan skapas även ett verifikat som automatiskt förs över till redovisningen. Vidare är reskontrahanteringen så upplagd att bara godkända fakturor finns tillgängliga för registrering av inbetalning. Detta för att avräkningen av de olika beloppen ska bli korrekt. Det finns två sätt att godkänna en faktura 1. Markera kryssrutan Godkänd när du har fakturan framför dig i fönstret Faktura: Inspektera och klicka där efter på knappen [Spara] i knappraden. 2. Markera en faktura i fönstret Fakturor: Bläddra och välj godkänd från menyn Funktioner. Här kan du även godkänna flera fakturor åt gången. För att markera flera fakturor, håll nere tangenten shift när du markerar fakturorna.! När du har godkänt en faktura kan du inte längre ändra den. Verifikat från fakturor Felmeddelanden När en faktura har blivit sparad och godkänd, kommer ett verifikat genereras automatiskt. För mer information om verifikat se kapitel 3, FirstOffice och ditt företag. När du godkänner en faktura skapas automatiskt verifikat för den godkända transaktionen, vilket läggs in i registret Verifikat. Vissa villkor måste dock vara uppfyllda för att verifikat ska kunna skapas. Om ett felmeddelande dyker upp betyder det antingen att de konton som angivits i posten inte finns i kontoplanen eller så är någon av inställningarna felaktiga. Samtliga konton som är förvalda i inställningen Kontering (Kund), försäljningskoder respektive kundkategorier måste vara registrerade i registret Konton. Ett räkenskapsår som innefattar fakturans transaktionsdag samt momskoder måste finnas definierade. Du kan korrigera felet medan du har fakturan öppen på skärmen, genom att lägga till kontot som saknas i registret Konton. FirstOffice är spärrar mot konteringar till konton som inte är definierade. Det är en säkerhetsåtgärd som ska se till att alla poster som ger upphov till verifikat bara konteras till konton som finns. 193

194 FirstOffice Skriva ut faktura Det kan finnas flera tillfällen när du skulle vilja skriva ut en faktura. Det kan gälla en provutskrift innan faktureringen är slutgiltigt godkänd, en kopia för internt bruk eller originalfakturan som är avsedd för kunden. Vill du göra en provutskrift kan du klicka på skrivarikonen i knappraden innan du godkänner fakturan. Fakturan som skrivs ut har texten Provutskrift skriven snett över sidan så att den inte ska gå att förväxla med den ordinarie fakturan. Eftersom du ännu inte godkänt fakturan, kan du efter granskning av utskriften göra eventuella rättelser (gäller även kredit- och kassafakturor). Om du vill få ut provutskriften till skärm, kan du klicka på skrivarikonen med förstoringsglas. Vill du skriva ut den färdiga fakturan följer du nedanstående anvisningar 1. Välj dokument genom att klicka på ikonen [Dokument] på Huvudmenyn. Sedan dubbelklickar du på Fakturor i listan Dokument. Fönstret Urval faktura visas. 2. Skriv fakturanumret om det är en enskild faktura som ska skrivas ut eller ett intervall, separerat med kolon (:). I detta fönster finns även ett funktionsval för utskriften. 194

195 Kapitel 7: Transaktionsregister - Fakturor Endast outskrivna Detta val gör att redan utskrivna fakturor ej kommer att skrivas ut. Alla Kassafakturor Original Skriver ut alla fakturor som är angivna i fälten ovan. De fakturor som redan har skrivits ut kommer dock att få en snedställd text, Kopia tryckt över utskriften. Detta val skriver också ut alla fakturor som är angivna i fältet ovan, men de skrivs alla ut i originalutskrift. Du kan även begränsa vilken typ av faktura som du vill skriva ut. Avmarkera kryssrutan för den typ som du inte vill ska skrivas ut. 3. Klicka på knappen [Kör] i knappraden när du vill starta utskriften. Vill du avbryta utan att skriva ut stänger du fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Du kan även skriva ut en faktura genom att klicka på skrivarikonen i knappraden när du har fakturaposten framför dig på skärmen. Vilken än metod du använder, har dokumentet koden, FAKTURA. Designen på denna kan ändras efter dina önskemål (beskrivet i kapitel 5, Inställningar ). En kassafaktura är en faktura som behandlas som om den redan vore betald. Skillnaden mellan kassafakturor och vanliga fakturor är att kassafakturan inte påverkar ditt fordringskonto, den kommer heller inte med i reskontrarapporterna. Istället kommer fakturas belopp att debitera ditt kassakonto. För att registrera en kassafaktura, kan du följa stegen som beskriver registrering av vanliga fakturor, men med ett undantag: byt betalningsvillkor (du kan använda dig av funktionen Klistra in Special om nödvändigt) för att referera till betalningsvillkoret kassa. Ett sådant betalningsvillkor kan registreras för kunder (på kontaktkorten i registret Kontakter) som alltid får kassafakturor, detta för att slippa ändra betalningsvillkoret varje gång de ska erhålla en faktura. Klicka i kryssrutan Godkänd när du är säker på att kassafakturan är korrekt. Som med de vanliga fakturorna måste kassafakturorna vara godkänd för att de ska bokas i redovisningen och för att ett verifikat ska skapas. 195

196 FirstOffice Kreditfakturor Vill du kreditera en faktura som har skickats, gör följande 1. Klicka på ikonen [Fakturor] på Huvudmenyn. Fakturor: Bläddra kommer att öppnas och listar alla tidigare registrerade fakturor. 2. Öppna upp den faktura du vill kreditera. Klicka på menyn Funktioner och välj Skapa kreditfaktura. 3. Fönstret Faktura: Inspektera visas. På översta raden, rad 1, kommer det stå Krediterar faktura: samt det ursprungliga fakturanumret. 4. Välj Godkänn och [Spara]. Andra alternativet att kreditera är att först; 1. Klicka på ikonen [Fakturor] på Huvudmenyn. Fönstret Fakturor: Bläddra kommer att öppnas och listar alla tidigare registrerade fakturor. 2. Klicka på knappen [Ny] i knappraden eller använd dig av kortkommandot på tangentbordet. Alternativt markera en faktura som är snarlik den du vill kreditera och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Faktura: Ny visas. Dagens datum visas i datumfältet. Registrera fakturan på vanligt sätt, men ändra betalningsvillkoret till kreditfaktura (d.v.s. den kod som i inställningen Betalningsvillkor används för kreditfaktura, normalt ett K ). När betalningsvillkoret kredit registreras på en faktura, kommer ett kreditmeddelande att registreras på matrisens första rad. Skriv in fakturanumret på fakturan som du vill kreditera, du kan använda dig av funktionen Klistra in Special för att få upp en lista med de öppna (obetalade) fakturorna. Skulle du lämna fältet för fakturanummer (för den krediterade fakturan) tomt vid godkännandet resulterar det i en egen post i reskontran. Kreditfakturan kan du utnyttja mot valfri faktura via registret Inbetalningar. Notera: att detta förutsätter ett betalningsvillkor som anger att det är en kreditfaktura. 3. På de övriga specifikationsraderna skriver/ändrar du till vilka artiklar som ska krediteras och med hur mycket. 196

197 Kapitel 7: Transaktionsregister - Fakturor 4. När du är färdig och säker på att kreditfakturan är korrekt klickar på knappen [Spara] i knappraden och som med vanliga fakturor måste du markera kryssrutan Godkänd för att den ska bokas i redovisningen och för att ett verifikat ska skapas. Kreditera del av fakturan Ganska ofta behöver man kreditera endast en del av en faktura. I de flesta ekonomisystem måste man först kreditera hela fakturan och sedan göra en ny faktura med de poster som ska faktureras. Eftersom de flesta system saknar alternativet att kopiera en faktura och delkreditera kan detta vara tidskrävande. FirstOffice erbjuder en enkel väg att sköta detta. För att kreditera en del av en faktura, börja med att kopiera originalfakturan och fyll i betalningsvillkoret för kredit. Gör sedan följande 1. Redigera kreditfakturan genom att ta bort de rader som inte ska ingå i den. För att ta bort en hel rad klickar du på radnumreringen längst till vänster. Raden markeras och du raderar den genom att trycka på backstegstangenten. De rader som är kvar är de poster som ska krediteras. 2. Om du bara ska kreditera en del av det som står på en rad, ändra helt enkelt antalet. 197

198 FirstOffice Menyn Funktioner. 3. Markera kryssrutan Godkänd när kreditfakturan ser korrekt ut och sedan klickar du på knappen [Spara] i knappraden. Menyn Funktioner, finns tillgänglig från fönstret Fakturor: Bläddra : markera en faktura innan du väljer kommandot Godkänn. Du kan även använda detta kommando för en grupp av fakturor: markera första fakturan i gruppen, klicka sedan på den sista samtidigt som du håller ner shifttangenten, välj sedan kommandot Godkänn från Menyn Funktioner. Godkänn Kommandot Godkänn är detsamma som kryssrutan Godkänd när en faktura visas i ett postfönster på skärmen. Skillnaden här att du kan markera flera fakturor i fönstret Fakturor: Bläddra och godkänna dem i grupp, d.v.s. flera fakturor på samma gång. Kom ihåg att när du använder detta kommando kommer verifikat att skapas för var och en av fakturorna och att de ej längre kan ändras. Fakturastatus Denna funktion låter dig se full historik över vad som hänt med din faktura i systemet och vad den nuvarande statusen är. Eftersom FirstOffice är ett fullt integrerat program kan du från detta fönster klicka dig ner till själva ursprungsposterna. Allt som är understruket med ett blått streck i Fönstret: Fakturastatus kan du klicka dig ner till ursprungsposten. Öppna verifikat Denna funktion låter dig se hur verifikatet ser ut som automatiskt skapats i bakgrunden när du registrerat din faktura. Skapa kreditfaktura Denna funktion låter dig enkelt och smidigt skapa en kreditfaktura på den ursprungliga fakturan. 198

199 Kapitel 7: Transaktionsregister - Inbetalningar Inbetalningar Lika viktig som faktureringen är registreringen av inkommande betalningar. Det är genom att hålla registren Fakturor och Inbetalningar aktuella som du får möjlighet att via rapporter bevaka fordringar. Skapa en ny inbetalning För att öppna registret Inbetalningar, klicka på ikonen [Inbetalningar] på Huvudmenyn. Fönstret Inbetalningar: Bläddra öppnas och de inbetalningar som redan är registrerade i systemet visas. Inbetalningar visas normalt löpande i nummerföljd. Listan innehåller inbetalningsnummer, ett -tecken (om inbetalningen är godkänd), följt av transaktionsdatum och en kommentar samt inbetalningens totala belopp. För att registrera en ny inbetalning, klicka på knappen [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh). Alternativt, markera en inbetalning som är i det närmaste lik den du vill skapa och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. 199

200 FirstOffice Fönstret Inbetalning: Ny visas, tom om du klickade på knappen [Ny] i knappraden eller en kopia av en befintlig inbetalningen om du klickade på knappen [Kopia]. Färdigställ inbetalningen som beskrivet nedan, spara sedan posten genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden, stäng posten genom att klicka i stängningsrutan. Sedan stänger du bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan igen. Principen för registreringen av en inbetalning är att du känner till 1. Hur mycket som har erhållits och 2. eventuell avgift som banken debiterat. Först en genomgång av fälten. Löpnr FirstOffice föreslår ett löpnummer som är baserad på den tidigare registrerade inbetalningen. När du börjar arbeta med FirstOffice, kommer nummerserien för inbetalningarna att börja med 1 och fortsätter sedan i kronologisk ordning. Om du vill att serien ska starta från ett annat nummer, ändra då numret på första inbetalningen som du registrerar. FirstOffice kommer sedan att fortsätta med nummerserien fr.o.m. numret som du har registrerat. Du kan sedan ändra numret på efterföljande inbetalning om du vill använda en annan nummerserie. Notera att du måste ändra inbetalningsnumret innan inbetalningen sparas, den kan ej ändras i efterhand. 200

201 Kapitel 7: Transaktionsregister - Inbetalningar Trans.datum Klistra in Special Dagens datum Transaktionsdagen för betalningen: datumet då inbetalningen blir registrerad i redovisningen. Bet.sätt Klistra in Special Inställningen Betalningssätt Betalningssättet på inbetalningen bestämmer vilket konto som ska debiteras. Kommentar Förinställt från Betalningssätt Här kan du skriva en kort beskrivande text. Förvald text är angivet betalningssätt. Denna text kan ändras. Matrisen innehåller detaljer från fakturan som ska bli betalad på denna inbetalning. Det är möjligt att göra en Inbetalning för fler Fakturor, men det går ej att ange flera betalningssätt. Betalningssättet reflekterar inte enbart betalningsmetoden (d.v.s. check, kassa eller kreditkort) det reflekterar även bankkontot som ska debiteras. Så alla betalningar som kommer in på en och samma dag och som betalas in på ett specifikt bankkonto kan registreras på en och samma inbetalningspost. Fakt.nr. Klistra in Special Öppna, godkända fakturor, registret Fakturor Här skriver du in numret på fakturan som ska betalas. Genom att använda funktionen Klistra in Special i detta fält får man upp en lista med de obetalade (men godkända) fakturorna. Markera en faktura och tryck på enter- eller returtangenten för att infoga den. När man registrerar in fakturanumret i detta fält kommer automatiskt öppet- och mottagetbeloppet att registreras in på inbetalningen. Kund Klistra in Special Registret Kontakter Bet.datum Öppet fakt.bel. Förinställt från Fakturor Kundnummer enligt den valda fakturan. Uppgiften fylls i av FirstOffice. Det datum fakturan betalades. Det är detta datum som jämförs med betalningsvillkoren och ligger till grund för eventuell beräkning av dröjsmålsränta. Transaktionsdagens datum fylls i som förvalt datum. Beloppet som du har att fordra av kunden, uppgiften fylls i av FirstOffice och kan inte ändras. 201

202 FirstOffice Mottaget belopp Förinställt från Öppet belopp Godkänn Belopp Granska och godkänna inbetalningar Beloppet som kunden betalar in. Är det inbetalda beloppet mindre än det föreslagna t.ex. vid delbetalning, ändrar du beloppet. Markeras denna kryssruta kommer det tillgångskonto som angetts på betalningssättet att debiteras och fordringskontot som angetts på fakturan att krediteras. När en inbetalning är godkänd kan du inte längre ändra något i den och posten kan inte makuleras. Summan av de mottagna beloppen: totalbeloppet för denna inbetalning. Innan en inbetalning avförs från reskontran ska den granskas och godkännas. När den har granskats, finns det två sätt att godkänna en inbetalning 1. Markera kryssrutan Godkänn när du har inbetalningen framför dig i fönstret Inbetalning: Inspektera och klicka därefter på knappen [Spara] i knappraden. 2. Markera en inbetalning i fönstret Inbetalningar: Bläddra och välj Godkänn från menyn Funktioner. Genom att hålla nere shifttangenten kan fler inbetalningar markeras och således godkännas på en och samma gång. Godkännandet gör att inbetalningen registreras i kundreskontran och att ett verifikat skapas i redovisningen. Bara godkända inbetalningar förs över som underlag till olika rapporter.! När du har godkänt en inbetalning kan du inte längre ändra någon uppgift i den. Verifikat från inbetalningar När en inbetalning är godkänd och sparad, kommer ett verifikat att genereras automatiskt. För mer information om verifikat, se kapitel 3, FirstOffice och ditt företag. 202

203 Kapitel 7: Transaktionsregister - Inbetalningar Menyn Funktioner Innehållet i Menyn Funktioner för registret Inbetalningar visas ovan. Den vänstra bilden visar alternativet då fönstret Inbetalningar: Bläddra är aktivt (markera en eller flera inbetalningar i listan innan du väljer detta kommando). Den högra är gällande då antingen fönstret Inbetalning: Ny eller Inbetalning: Inspektera är aktivt. Godkänn Detta kommando är tillgängligt i menyn Funktioner och endast från fönstret Inbetalningar: Bläddra. Kommandot Godkänn är detsamma som kryssrutan Godkänn när en inbetalning visas i ett postfönster på skärmen. Skillnaden här är att du kan markera flera inbetalningar i fönstret Inbetalningar: Bläddra och godkänna dem i grupp, d.v.s. flera inbetalningar på samma gång. Kom ihåg att när du använder detta kommando kommer verifikat att skapas för var och en av inbetalningarna och att de ej längre kan ändras. Ny avskrivning Denna funktion kan användas för att skriva av en faktura. Skriv in det belopp på inbetalningen som fortfarande ska betalas, om hela fakturan ska skrivas av ange belopp noll (0). En ny rad skapas innehållande Avskrivet och det återstående beloppet föreslås som avskrivning. Detta kommer i redovisningen att bokföras på det konto för avskrivningar som angivits i inställningen Kontering (Kund). Godkänn och spara inbetalningen på vanligt sätt. Ny Avgift Denna funktion bör användas när du måste betala bankavgifter. Börja genom att registrera fakturanumret i kolumnen till vänster. Välj sedan Ny Avgift från menyn Funktioner. En ny rad kommer att skapas, innehållande texten Avgift och beloppet noll (0). Ändra det mottagna beloppet till värdet på vad bankavgiften har. Godkänn och spara inbetalningen på vanligt sätt. Ett verifikat kommer att skapas och bankavgiftskontot som är specificerat i inställningen Kontering (Kund) kommer att debiteras med värdet på bankavgiften. 203

204 FirstOffice Öppna verifikat Denna funktion låter dig se hur verifikatet ser ut som automatiskt skapats i bakgrunden när du registrerat din inbetalning. À-konto och förskottsbetalning À-konto och förskottsbetalningar är betalningar som ditt företag mottager före själva fakturan har skapats. Det finns två metoder att registrera dessa i FirstOffice 1. Du kan registrera betalningen som en kassafaktura. Dessa är fakturor som omedelbart behandlas som redan betalda och kommer inte att påverka ditt fordringskonto och därigenom inte heller komma med i reskontrarapporterna. Istället kommer kassakontot som är specificerat i inställningen Kontering (Kund) att debiteras. För mer information om registrering av kassafakturor se detta kapitel ovan. 2. Om du vill att ditt bankkonto ska debiteras i stället för ditt kassakonto, ska du först skriva in beloppet på fakturan och sedan registrera en inbetalning med lämpligt värde. Rätta fel vid inbetalningar Det händer att man gör misstag även med noggrann kontroll. Har en inbetalning godkänts, kan den inte ändras men felet kan däremot rättas till. Det är viktigt att man vid de tillfällena följer stegen nedan för att få rapporter korrekt uppdaterade. 1. I fönstret Inbetalningar: Bläddra markerar du inbetalningen innehållande felet. 2. Klicka på knappen [Kopia] i knappraden. En ny inbetalning skapas, innehållande samma detaljer som den kopierade inbetalningen. 3. Sätt in ett minustecken (-) framför mottagetbelopp och var säker på att beloppen i övrigt är desamma. 4. Markera kryssrutan Godkänn och spara inbetalningen. 5. Registrera en ny korrekt inbetalning. 204

205 Kapitel 7: Transaktionsregister - Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor Registret Leverantörsfakturor är en post i vilken ditt företags inköp registreras i. Varje gång ett inköp har gjorts, kommer ni att erhålla en leverantörsfaktura från er leverantör och denna bör registreras i registret Leverantörsfakturor. Registret Leverantörsfakturor används således för ett antal uppgifter Leverantörsfakturan är ett betalningskrav till ditt företag från leverantören. Obetalda leverantörsfakturor i registret tillhandahåller grunden för rapporten Utbetalningsprognos. Varje leverantörsfaktura genererar ett verifikat i redovisningen, som i sin tur ligger till grund för din månartliga och årliga rapportering kring inköp och skulder. Denna processen är automatisk, och kräver inget ingripande eller arbete från dig. Fyra olika typer av inköpstransaktioner kan registreras i registret Leverantörsfakturor 1. Standard leverantörsfakturor, erhåller man från leverantören när varor har levererats eller tjänster utförts före betalningen har utfärdats. Betalning gentemot en sådan leverantörsfaktura bör registreras i registret Utbetalningar, beskrivet senare i detta kapitel. 2. Kassafakturor skapas när betalningen är utfärdad samtidigt som leverantören utför tjänsten. När en kassafaktura registreras i registret Leverantörsfakturor kommer FirstOffice att behandla fakturan som om den redan vore betalad, så det finns ingen anledning till att registrera en separat betalning i registret Utbetalningar. FirstOffice kommer också att debitera kassakontot i stället för inköpskontot, vilka är specificerade i inställningen Kontering (Lev). FirstOffice kontrollerar automatiskt att dessa finns med i redovisningen. 3. En À-kontofaktura är en utbetalning som görs före en faktura har erhållits. À-kontofakturor behandlas som kassafakuror i FirstOffice. 4. Kreditfakturor används för att korrigera fel i leverantörsfakturor, eller felaktiga leverantörsfakturor. De är helt enkelt negativa fakturor som reducerar dina totala inköp och skuldsiffror. Igen, FirstOffice kontrollerar automatiskt att dessa finns med i redovisningen. 205

206 FirstOffice När man arbetar med registret Leverantörsfakturor, inkluderar det dessa fyra inköpstransaktioner, vilket nu ska beskrivas mer i detalj. Före du börjar registrera leverantörsfakturor, måste du försäkra dig om att du har definierat det nuvarande räkenskaps- (budget) året, detta gör du genom att använda dig av inställningen Räkenskapsår. Detta beskrivs mer i detalj i kapitel 5, Inställningar. För att öppna registret Leverantörsfakturor, klicka på ikonen [Leverantörsfakturor] på Huvudmenyn. Fönstret Leverantörsfaktura: Bläddra öppnas och de leverantörsfakturor som redan är registrerade i systemet visas. Leverantörsfakturorna får ett unikt internt löpnummer och de visas normalt löpande i nummerföljd. Detta är ett tillägg till numret tilldelad leverantörsfakturan som är utfärdad av leverantören. Det interna löpnumret finns i kolumnen längst till vänster, följt av ett -tecken (om leverantörsfakturan är godkänd), leverantörsfakturanummer, datum, leverantörsnummer och namn. Om Leverantörsfakturan är en kreditfaktura visas den med koden för kreditfaktura i kolumnen längst till höger (normalt ett K). Precis som i alla andra bläddralistor kan du sortera posterna efter innehållet i de kolumner vars rubriker du kan visa understrukna. Observera att sorteringen kan ändras från stigande till fallande ordning genom att du klickar en extra gång på kolumnrubriken. Du kan också förflytta dig i listan på vanligt sätt 206

207 Kapitel 7: Transaktionsregister - Leverantörsfakturor med rullningslisten eller sök upp en viss leverantörsfaktura genom att skriva in ett sökord i fältet längst ner till vänster. Skapa en ny leverantörsfaktura För att skapa en ny leverantörsfaktura, öppna först fönstret Leverantörsfakturor: Bläddra, klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh). Alternativt, markera en leverantörsfaktura som är i det närmaste lik den du vill skapa och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Leverantörsfaktura: Ny visas, tom om du klickade på knappen [Ny] i knappraden eller en kopia av en befintlig leverantörsfaktura om du klickade på knappen [Kopia]. Om du valde att kopiera leverantörsfakturan kommer transaktionsdagen på den nya leverantörsfakturan att infoga dagens datum, inte datumet från den befintliga leverantörsfakturan och leverantörsfakturanumret kommer ej heller att kopieras. Färdigställ leverantörsfakturan som beskrivet nedan, spara sedan posten genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden, stäng posten genom att klicka i stängningsrutan. Sedan stänger du bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan igen. Löpnr Löpnumret på leverantörsfakturorna tillhandahålls automatiskt av FirstOffice, ett leverantörsfakturanummer som är baserad på den tidigare registrerade leverantörsfakturan föreslås. Notera att detta nummer på 207

208 FirstOffice leverantörsfakturan inte tilldelas av leverantören utan det unika numret tilldelas av FirstOffice för att systemet lätt ska kunna referera till den specifika leverantörsfakturan när nödvändigt. När du börjar arbeta med FirstOffice, kommer nummerserien för leverantörsfakturorna att börja med 1 och fortsätter sedan i kronologisk ordning. Om du vill att serien ska starta från ett annat nummer, ändra då numret på första leverantörsfakturan som du registrerar. FirstOffice kommer sedan att fortsätta med nummerserien fr.o.m. numret som du har registrerat. Du kan sedan ändra numret på efterföljande leverantörsfakturor om du vill använda en annan nummerserie. Notera att du måste ända leverantörsfakturanumret innan leverantörsfakturan sparas, den kan ej ändras i efterhand. Fakturadatum Klistra in Special Dagens datum Dateringen på den mottagna leverantörsfakturan. Detta datum avgör tillsammans med betalningsvillkoren förfallodagen. Dagens datum enligt datorns systemklocka föreslås. Trans.datum Klistra in Special Dagens datum Leverantörsfakturans transaktionsdag; det datum du mottog leverantörsfakturan. Du kan sålunda hålla isär faktura- och transaktionsdag i registret. Transaktionsdatumet används för det verifikat som genereras och avgör fakturans periodisering i redovisningen.! Om du skriver in skilda datum för fakturadag och transaktionsdag, kommer det att uppstå en skillnad mellan värderna så länge som leverantörsfakturan är obetald. Detta kommer att vara synbart när man jämför rapporten Leverantörsutdrag, periodiskt och kontot för leverantörsskulder. 208

209 Kapitel 7: Transaktionsregister - Leverantörsfakturor Leverantör Klistra in Special Registret Kontakter Skriv in leverantörens nummer. När du trycker på tangenten enter eller retur kommer leverantörens namn, adress och annan information in i respektive fält. Namn Leverantörens namn, infogas automatiskt när du registrerar leverantörsnumret. ATT BETALA Leverantörsfakturans totala belopp. Observera att beloppet ska vara inklusive eventuell moms och avgifter. Summan måste vara lika stor som beloppen specificerade på raderna plus moms för att registreringen ska kunna sparas. Moms Lev.fakt.nr. Här anges det belopp som angivits som moms på leverantörsfakturan. Du behöver inte registrera någon siffra i detta fält, men om du gör det måste den vara densamma som momsen för alla rader på leverantörsfakturan för att registreringen ska kunna sparas. Här anges det nummer som leverantören har angivit på leverantörsfakturan. Gironr Förinställt från Leverantörer Godkänn Leverantörens gironummer hämtas in från leverantörskortet. Om nödvändigt kan det ändras för att tillåta betalningen att skickas till olika konton. När du markerar denna kryssruta och sedan sparar denna post genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden, är leverantörsfakturan godkänd, vilket med för att fakturan förs in i reskontran och ett verifikat skapas. Förutom förfallodatum och kommentar kan du inte ändra några uppgifter i en godkänd leverantörsfaktura. Bet. villkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor Förinställt från Kontakter Betalningsvillkoret som registreras här kommer att beräkna förfallodagen (nedan) på leverantörsfakturan. Betalningsvillkor kan även användas för att skilja kassaoch kreditfakturor från original leverantörsfakturor. Använd dig av funktionen Klistra in Special, välj betalningsvillkoren kassa respektive kredit beroende på 209

210 FirstOffice Kreditera faktura Klistra in Special vilken typ av leverantörsfaktura du vill skapa. När posten är godkänd och sparad, kommer lämpligt verifikat att skapas. Kassafakturan kommer att kreditera kassakontot (som specificerat i inställningen Kontering (Lev) i stället för skuldkontot, medan kreditfakturans verifikat kommer att vara omvänt original leverantörsfakturans verifikat. Kassafakturor kommer att behandlas av FirstOffice som betalad och kommer därigenom inte att komma med i skuldrapporterna. Det är inte nödvändigt att registrera en utbetalning mot dessa två fakturatyper. När du registrerar ett betalningsvillkor av typen kredit, skriver du in leverantörsfakturanumret på leverantörsfakturan som du vill kreditera, du kan använda dig av funktionen Klistra in Special för att få upp en lista med de öppna (obetalade) fakturorna. Öppna Leverantörsfakturor Om du registrerar en leverantörskreditfaktura, (en debetfaktura ) skriver du in numret på den leverantörsfaktura som du vill kreditera. Kom ihåg att specificera betalningsvillkoret för kreditfakturan i fältet Betalningsvillkor. Förfallodatum Fakturans förfallodag. Beräknas med ledning av fakturadagens datum och angivet betalningsvillkor. Det här fältet är alltid öppet, även när du godkänt leverantörsfakturan, så att du alltid har möjlighet att ändra förfallodagen. Om du t.ex. får betalningstiden förlängd av en leverantör ändrar du förfallodagens datum. Genererar du därefter t.ex. en utbetalningprognos är den uppdaterad med det nya datumet. Zon Förinställt från Kontakter Här visas vilket handelsområde som leverantören tillhör. Uppgiften hämtas från registret Leverantörer och styr konteringen och val av procentsats avseende moms. Uppgiften har enbart informativt syfte och kan därför inte ändras på leverantörsfakturan. Återstående del av fönstret på leverantörsfakturan visar artiklarna i en matris. För att lägga till en rad på leverantörsfakturan, klicka i vilket fält som helst på första blanka raden och registrera lämplig text. För att ta bort en rad, klicka på radnumret till vänster om raden och tryck på backstegstangenten. För att 210

211 Kapitel 7: Transaktionsregister - Leverantörsfakturor infoga en rad, klicka på radnumret där du vill göra infogningen och tryck på enter- eller returtangenten. Konto Klistra in Special Registret Konton Här anger du hur leverantörsfakturan ska konteras. Skriv ett kontonummer och tryck på tangenten enter eller retur och kontobeteckningen fylls i automatiskt. Om leverantören har ett kostnadskonto inlagt på delfönster 2, kommer detta konto att föreslås. Du kan också ange koden för en automatkontering. Automatkonteringar används för att underlätta arbetet då man konterar många liknande transaktioner. Se kapitel 5, Inställningar. Radtext Förinställt från Konton Belopp Här anges kontots beteckning enligt kontoplanen. Texten kan ändras. Beloppet som ska debitera det angivna kontot. Ett lämpligt sätt att försäkra sig om att beloppet i detta fält är rätt, är att ställa markören i fältet före man trycker på tangenten enter eller retur. FirstOffice kommer då att skriva in det rätta beloppet för att balansera leverantörsfakturan, genom att ta Att betala och ta alla tidigare rader i beräkningen. M.kod Klistra in Special Inställningen Momskoder Beräknad moms Fältet fylls i automatiskt utifrån de inställningar som gjorts i systemet. Koden bestämmer vilken momssats som ska gälla och vilket momskonto som ska krediteras. Momskod kan anges bl.a. direkt på leverantörskortet eller på kontot. Vid behov kan du ändra momskoden. En kontrollberäkning av momsen utifrån den momskod och det belopp som använts på varje konteringsrad. Fältets innehåll kan sedan jämföras med den manuellt registrerade momsen i posthuvudet. Beloppen ska ligga nära varandra. Detta belopp avrundas upp eller ner beroende på hur öresavrundningen är inställd i inställningen Avrundning. 211

212 FirstOffice Exempel på fakturaregistrering På verifikatet som genererats från leverantörsfakturan, kommer vinst eller förlust i denna avrundningsprocess att bokas mot öresavrundningskontot som är specificerat i inställningen Kontering (Kund). Vi visar med ett exempel hur registreringen av en mottagen leverantörsfaktura kan gå till. Öppna registret Leverantörsfakturor genom att klicka på ikonen [Leverantörsfakturor] på Huvudmenyn. Klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden och fönstret Leverantörsfaktura: Ny visas, med det interna löpnumret registrerat. Registrera fakturadatum som syns på leverantörsfakturan och tryck på tangenten enter eller retur två gånger. Fakturadatumet kopieras in i fälet Transaktionsdag. I nästan alla fall, bör dessa två fält ha samma datum annars kommer skuldkontot att misstämma mot rapporten Leverantörsutdrag, periodiskt. Markören står nu i fältet Leverantörsnummer. Genom att använda dig av kortkommandot Ctrl-Enter (Windows) eller -Enter (Macintosh): vilket öppnar fönstret Klistra in leverantör. Välj en av leverantörerna i listan genom att dubbelklicka på leverantörens namn. Tryck på tangenten enter eller retur igen och standarduppgifterna rörande t.ex. namn, betalningsvillkor, gironummer för leverantören infogas. Registrera därefter fakturans totalbelopp (fältet ATT BETALA ). Observera att beloppet i ATT BETALA ska vara inklusive moms. Tryck återigen på tangenten enter eller retur och markören flyttas till nästa fält. Fortsätt med att fylla i konteringsuppgifter. När du kommer till fältet Konto i matrisen ange det lämpliga kontonumret, använd dig av Klistra in Special för att få tillgång till kontoplanen. Sök i listan antingen efter nummer eller namnordning. När kontot är valt och du trycker enter eller retur fortsätter markören till fältet Radtext. Tryck på enter eller retur igen och radbeloppet (exkl moms) kommer att infogas. När alla uppgifter är registrerade kan du markera kryssrutan Godkänn. Spara leverantörsfakturan genom att klicka på knappen [Spara] eller [Ny] i knappraden: använd den senare metoden då du ska registrera flera poster. Beloppen i fältet ATT BETALA samt moms och de momskoder som angivits i konteringsmatrisen måste balansera innan du kan gå vidare. Innan leverantörsfakturan har godkänts är det fortfarande möjligt att ändra uppgifter. 212

213 Kapitel 7: Transaktionsregister - Leverantörsfakturor Inspektera och godkänna leverantörsfakturor Om inte leverantörsfakturan godkändes redan vid registreringen måste den godkännas nu för att komma med i reskontran och redovisningen. Godkännandet innebär att registerposten låses vilket innebär att den inte kan ändras och att leverantörsfakturan för in i reskontran och ett verifikat skapas. Det finns två sätt att godkänna en leverantörsfaktura 1. Markera kryssrutan Godkänn när du har leverantörsfakturan framför dig i fönstret Leverantörsfaktura: Inspektera och klicka därefter på knappen [Spara] i knappraden, eller 2. Markera en eller flera leverantörsfakturor i förstret Leverantörsfakturor: Bläddra. Välj där efter Godkänn i menyn Funktioner. Verifikat från leverantörsfakturor Felmeddelanden När en leverantörsfaktura har blivit sparad och godkänd, kommer ett verifikat genereras automatiskt. För mer information om verifikat se Kapitel 3, FirstOffice och ditt företag. När du godkänner en leverantörsfaktura skapas automatiskt verifikat för den godkända transaktionen, vilka läggs in i registret Verifikat. Om ett felmeddelande dyker upp betyder det antingen att de konton som angivits i posten inte finns i kontoplanen eller så är någon inställningarna felaktiga. Samtliga konton som är förvalda finns i inställningen Kontering (Lev) eller på leverantörskortet och måste finnas med i registret Konton samt att momskoder måste vara definierade. Du kan korrigera felet medan du har leverantörsfakturan öppen på skärmen, genom att lägga till kontot som saknas i registret Konton. FirstOffice är spärrar mot konteringar till konton som inte är definierade. Det är en säkerhetsåtgärd som ska se till att alla poster som ger upphov till verifikat bara konteras till konton som finns. Kreditera en leverantörsfaktura Om du vill kreditera en leverantörsfaktura finns det två tillvägagångssätt, där vi rekommenderar det första alternativet; 1. Gå till ikonen [Leverantörsfakturor] på Huvudmenyn. 213

214 FirstOffice 2. Leta upp den leverantörsfaktura du vill kreditera och öppna den. 3. Klicka på menyn Funktioner och välj Skapa kreditfaktura. 4. Fönstret Leverantörsfaktura: Inspektera kommer att öppnas och nu är betalningsvillkoret ändrat till K för Kredit. 5. Godkänn och klicka [Spara] i knappraden. Eller så kan du kreditera din leverantörsfaktura på det andra sättet; Menyn Funktioner 1. Skapa en ny leverantörsfaktura eller kopiera den leverantörsfakturan som du vill kreditera. Metoden att kopiera garanterar att rätt konton krediteras. 2. Fyll i uppgifterna på normalt sätt men ange betalningsvillkoret för kredit (normalt ett K). Fyll i löpnumret på den faktura som ska krediteras i fälet Kreditera. Använd funktionen Klistra in Special för att leta reda på rätt leverantörsfakturanummer. Notera att det förutsätts att ett betalningsvillkor med typen kredit har registrerats. 3. När leverantörsfakturan har godkänts, uppdateras leverantörsreskontran och ett nytt verifiktat skapas. Alternativen för denna meny när registret Leverantörsfakturor är aktivt visas ovan. Den vänstra bilden gäller när fönstret Leverantörsfakturor: Bläddra är aktivt. Godkänn en eller flera leverantörsfakturor (håll nere shifttangenten när du markerar). Den högra bilden gäller när fönstret Leverantörsfaktura: Inspektera eller Leverantörsfaktura: Ny är aktivt. Godkänn Kommandot Godkänn är det samma som kryssrutan Godkänn när en faktura visas i ett postfönster på skärmen. Skillnaden här att du kan markera flera fakturor i fönstret Leverantörsfakturor: Bläddra och godkänna dem i grupp, d.v.s. flera fakturor på samma gång. Kom ihåg att när du använder detta 214

215 Kapitel 7: Transaktionsregister - Leverantörsfakturor kommando kommer verifikat att skapas för var och en av leverantörsfakturorna och att de ej längre kan ändras. Balansera Före en leverantörsfaktura kan sparas, måste summan i fälet Moms i posthuvudet vara den samma som summan i räknad MOMS (vilket innehåller momstotalen för alla rader på leverantörsfakturan) och summan i fälet ATT BETALA måste vara den samma som totalen för alla rader på leverantörsfakturan inlkusive moms. Om så inte är fallet kommer ett felmeddelande Verifikat balanserar inte att dyka upp när du försöker att spara leverantörsfakturan. Denna funktion kan du då använda för att balansera siffrorna. Före denna funktion kan användas, måste markören placeras antingen i fältet ATT BETALA eller i någon utav matrisraderna. Genom att välja denna funktion kommer fältet innehållande markören att justeras så att leverantörsfakturan balanserar och du tillåts då spara den. Fakturastatus Denna funktion låter dig se full historik över vad som hänt med din faktura i systemet och vad den nuvarande statusen är. Eftersom FirstOffice är ett fullt integrerat program kan du från detta fönster klicka dig ner till själva ursprungsposterna. Allt som är understruket med ett blått streck i Fönstret: Fakturastatus kan du klicka dig ner till ursprungsposten. Öppna verifikat Denna funktion låter dig se hur verifikatet ser ut som automatiskt skapats i bakgrunden när du registrerat din leverantörsfaktura. Skapa kreditfaktura Denna funktion låter dig enkelt och smidigt skapa en kreditfaktura på den ursprungliga fakturan. 215

216 FirstOffice Utbetalningar Detta register används för att utfärda utbetalningar till fordringsägare. Det är genom att hålla registrerna Leverantörsfakturor och Utbetalningar aktuella som du kan handha ett effektivt system för dina utbetalningar till dina leverantörer och detta kommer att hjälpa dig att förutse ditt kassaflöde. Skapa en ny utbetalning För att öppna registret Utbetalningar, klicka på ikonen [Utbetalningar] på Huvudmenyn. Fönstret Utbetalningar: Bläddra öppnas och de utbetalningar som redan är registrerade i systemet visas. Utbetalningar visas normalt löpande i nummerföljd. Listan innehåller löpnummer, ett -tecken under rubriken Beställd (när utbetalningen är beställd), ett -tecken under rubriken Avstämd (när utbetalningen är avstämd), samt bankkonto, transaktionsdatum och belopp. För att registrera en ny utbetalning, klicka på knappen [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh). 216

217 Kapitel 7: Transaktionsregister - Utbetalningar Alternativt, markera en utbetalning som är i det närmaste lik den du vill skapa och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Utbetalning: Ny visas, tom om du klickade på knappen [Ny] i knappraden eller en kopia av en befintlig utbetalningen om du klickade på knappen [Kopia]. Färdigställ utbetalningen som beskrivet neden, spara sedan posten genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden, stäng posten genom att klicka i stängningsrutan. Sedan stänger du bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan igen. Principen för registreringen av en utbetalning är att du känner till 1. Hur mycket som verkligen har betalats 2. och eventuell avgift som banken debiterat. FirstOffice ger dig många genvägar för att underlätta arbetet med att registrera utbetalningar. Funktionen Klistra in Special, Ctrl-Enter (Windows) och -Enter (Macintosh) kan användas på de flesta ställen där ett värde ska fyllas i, t.ex. kontonummer, betalningssätt eller betalningsvillkor. När ett postfönster är aktivt finns även menyn Funktioner tillgänglig som förklaras närmare nedan. Först en genomgång av fälten. Nr Utbetalningens löpnummer. FirstOffice föreslår ett löpnummer som är baserad på den tidigare registrerade utbetalningen. 217

218 FirstOffice När du börjar arbeta med FirstOffice, kommer nummerserien för utbetalningar att börja med 1 och fortsätter sedan i kronologisk ordning. Om du vill att serien ska starta från ett annat nummer, ändra då numret på första utbetalningen som du registrerar. FirstOffice kommer sedan att fortsätta med nummerserien fr.o.m. numret som du har registrerat. Du kan sedan ändra numret på efterföljande utbetalning om du vill använda en annan nummerserie. Notera att du måste ändra utbetalningsnumret innan utbetalningen sparas, den kan ej ändras i efterhand. Betal.datum Klistra in Special Dagens datum Datumet då du vill att utbetalningen ska ske. Efter att en utbetalning har beställts, är det möjligt att ändra betalningsdagen. När en utbetalning är avstämd kan dock inte datumet ändras längre. Transaktionsdatum Här anges datumet för transaktionen, d.v.s. enligt kontoutdraget från post- eller bankgiro. Detta datum är alltid samma som betalningsdagen och kan inte ändras individuellt. Betalningssätt Klistra in Special Inställningen Betalningssätt Eget gironr. Betalningssättet bestämmer vilket konto som ska krediteras vid utbetalningen. På en utbetalning är det möjligt att registrera flera betalningar till olika leverantörer, men det är inte möjligt att ha flera utbetalningssätt. Gironummer för det konto utbetalningen ska belasta. Om du angivit gironummer i inställningen Betalningssätt fylls det här fältet i automatiskt. Matrisen innehåller detaljer från leverantörsfakturan som ska bli betalad på denna utbetalning. Det är möjligt att göra en utbetalning för flera leverantörsfakturor, med det går ej att ange flera betalningssätt. Betalningssättet reflekterar inte enbart betalningsmetoden (d.v.s. check, kassa eller kreditkort) det reflekterar även bankkontot som ska krediteras. Så alla betalningar som registreras på en och samma dag och som betalas ut från ett specifikt bankkonto kan registreras på en och samma utbetalningspost. Varje post i registret Utbetalningar genererar ett verifikat, med bank eller annat konto som kreditkonto. 218

219 Kapitel 7: Transaktionsregister - Utbetalningar Nr. Klistra in Special Öppna och godkända Leverantörsfakturor, Registret Leverantörsfakturor Leverantörsfakturans löpnummer i reskontran. Om du använder dig av funktionen Klistra in Special när du står med markören i fältet visas fönstret Klistra in Leverantörsfaktura, där du kan välja den eller de fakturor du vill betala. Leverantörsfakturor vars utbetalning inte är avstämd kommer att behandlas som betalade och kommer ej att finnas med i listan. Leverantör Klistra in Special Registret Kontakter Text Till bankkonto Öppet bel. Förinställt från Leverantörsfakturor Infogas av FirstOffice automatiskt när fakturanumret registreras. Leverantörens namn infogas av FirstOffice automatiskt (hämtas från registret Kontakter). Du kan ändra namnet om du så önskar. Texten kommer att finnas med på verifikatet som genereras av utbetalningen. Här anges betalningsmottagarens gironummer. Om du angivit ett gironummer på leverantörsfakturan kommer detta att anges på utbetalningen. Det öppna beloppet på leverantörsfakturan som ska betalas. Man kan ej göra ändringar i detta fält. Skickat bel. Förinställt från Leverantörsfakturor Här anger du det belopp du avser att betala per leverantörsfaktura, det förinställda värdet kan ändras. Beställd Kryssrutorna Beställd och Avstämd tillåter en fördröjning mellan det du skickat betalningen och det att banken har löst in beloppet. Med en bock ( ) i kryssrutan Beställd markerar du att utbetalningen är beställd, medan kryssrutan Avstämd indikerar att betalningen är utförd. Därför måste kryssrutan Beställd markeras före kryssrutan Avstämd. När en utbetalning är sparad med kryssrutan Beställd markerad, kommer leverantörsfakturan inte att behandlas som öppen längre, även om kryssrutan Avstämd inte är markerad. 219

220 FirstOffice Avstämd När en utbetalning har utfärdats och det visar sig att beloppet inte har dragits från ditt företags bankkonto (kanske för att checken saknade täckning eller har försvunnit). Då markerar du varje rad i utbetalningen genom att klicka på radnumret. Sedan trycker du på backstegstangenten. En röd linje kommer att dyka upp över raderna, leverantörsfakturan är nu öppen igen. Utbetalningen godkänns genom att du markerar denna kryssruta. När du klickar på knappen [Spara] i knappraden för att spara utbetalningen kommer ett verifiktat att genereras vilket krediterar bankkontot som är specificerat i inställningen Betalningssätt och debiterar kontot för leverantörsskulder. Referenserna i denna manual för att godkänna utbetalningar är för utbetalningar vars kryssruta har markerats. Uttaget Utbetalningens totalbelopp. Beloppet beräknas automatiskt och ska avstämmas mot det erhållna kontoutdrag. Exempel på utbetalningsregistrering Vi visar med ett exempel hur registreringen av en utbetalning kan gå till. Öppna registret Utbetalningar genom att klicka på ikonen [Utbetalningar] på Huvudmenyn. Klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden och fönstret Utbetalning: Ny visas, med betalningens löpnummer registrerat. Tryck på enter eller retur för att flytta markören till fältet Betalningsdag. Registrera det datum du tänkt att utbetalningen ska ske. Nästa fält är betalningssätt. Du kan välja bland de betalningssätt du har derinierat i inställningen Betalningssätt. Med ledning av det betalningsätt du väljer föreslår FirstOffice ett gironummer i fälet eget gironummer. Tryck på enter eller retur igen för att flytta markören till fältet Nummer, högst upp på första raden i det vänstra hörnet på utbetalningen. För varje rad, registrera leverantörsfakturanumret från leverantörsreskontran. Ctrl-Enter (Windows) eller -Enter (Macintosh) kommer att aktivera funktionen Klistra in Special, vilket visar alla öppna (obetalade) leverantörsfakturor. Välj en av leverantörsfakturorna genom att dubbelklicka på den. Tryck på enter- eller returtangenten för att hämta in information så som leverantörsnummer och namn. Registrera även beloppet som du vill betala. 220

221 Kapitel 7: Transaktionsregister - Utbetalningar Stämma av och godkänna utbetalningar. När man betalar en leverantörsfaktura, kommer det normalt sett bli en att bli en försening mellan det att du skickat betalningen och det att banken har löst in beloppet. I en sådan situation, registrera en utbetalning på vanligt sätt och markera kryssrutan Beställd men inte kryssrutan Avstämd. Sedan klickar du på knappen [Spara] i knappraden. Detta kommer att försäkra att leverantörsfakturan betalas och kommer därmed inte att betraktas som öppen längre. Du kan beställa flera utbetalningar på en och samma gång genom att markera dem i bläddrafönstret och välja Beställ från menyn Funktioner. När du mottagit kontrolluppgifterna från banken kan du stämma av den mot de beställda utbetalningarna. Om utbetalningarna överensstämmer med kontrolluppgifterna från banken kan du markera kryssrutan Avstämd och trycka på knappen [Spara] i knappraden för att spara posten. Ett verifikat kommer att genereras, detta debiterar kontot för leverantörsskulder för denna leverantörsfaktura och krediterar bankkontot som är specificerat i inställningen Betalningssätt. Du kan godkänna flera utbetalningar på en och samma gång genom att markera dem i fönstret Utbetalningar: Bläddra och välja Avstäm från menyn Funktioner.! När du har godkänt en utbetalning kan du inte längre ändra någon uppgift i den. Menyn Funktioner Om en beställd utbetalning inte finns med i kontoutdraget (kanske för att den saknar täckning eller är spärrad), markerar du varje rad på den utbetalningen genom att klicka på radnumret. Tryck sedan på backstegstangenten. Ett rött streck som genomskär raden kommer att dyka upp och leverantörsfakturan kommer att behandlas som öppen igen. Alternativet för denna meny när registret Utbetalningar är aktivit visas ovan. Menyn är tillgänglig när fönstret Utbetalningar: Bläddra är aktivt: markera en utbetalning i listan innan du väljer funktionen. Du kan också använda dig av funktionen för en grupp av utbetalningar: markera den första utbetalningen 221

222 FirstOffice i gruppen och klicka sedan på den sista samtidigt som du håller ner tangenten shift, välj sedan funktionen. Beställ Detta kommando är tillgängligt i menyn Funktioner och endast från fönstret Utbetalningar: Bläddra. Kommandot Beställ är det samma som kryssrutan Beställd när en utbetalning visas i ett postfönster på skärmen. Skillnaden här att du kan markera flera utbetalningar i fönstret Utbetalningar: Bläddra och beställa dem i grupp, d.v.s. flera utbetalningar på samma gång. Avstäm Detta kommando är tillgängligt i menyn Funktioner och endast från fönstret Inbetalningar: Bläddra. Kommandot Avstäm är det samma som kryssrutan Avstämd när en utbetalning visas i ett postfönster på skärmen. Skillnaden här att du kan markera flera utbetalningar i fönstret Utbetalningar: Bläddra och godkänna dem i grupp, d.v.s. flera utbetalningar på samma gång. Kom ihåg att när du använder detta kommando kommer verifikat att skapas för var och en av utbetalningarna och att de ej längre kan ändras. Ny Avgift Denna funktion bör användas när du måste betala bankavgifter. Börja genom att registrera leverantörsfakuranumret i kolumnen till vänster. Ändra det skickade beloppet till beloppet minus bankavgiften. Välj sedan Ny Avgift från menyn Funktioner. En ny rad kommer att skapas, innehållande texten Avgift och bankavgiften, som beräknas av FirstOffice. Detta belopp kan ändras. Ett verifikat kommer att skapas och bankavgiftskontot som är specificerat i inställningen Kontering (Lev) kommer att krediteras med värdet på bankavgiften. Öppna verifikat Denna funktion låter dig se hur verifikatet ser ut som automatiskt skapats i bakgrunden när du registrerat din utbetalning. Rätta fel vid utbetalningar Det händer att man gör misstag även med noggrann kontroll. Har en utbetalning godkänts, kan den inte ändras men felet kan däremot rättas till. Det är viktigt att man vid de tillfällena följer stegen nedan för att få rapporter korrekt uppdaterade. 222

223 Kapitel 7: Transaktionsregister - Utbetalningar 1. I fönstret Utbetalningar: Bläddra markerar du utbetalningen innehållande felet. 2. Klicka på knappen [Kopia] i knappraden. En ny utbetalning skapas, innehållande samma detaljer som den kopierade utbetalningen. 3. Sätt in ett minustecken (-) framför skickat belopp och var säker på att skickat beloppen i övrigt är detsamma. 4. Markera kryssrutan Beställd och spara utbetalningen. 5. Registrera en ny korrekt utbetalning. 223

224 FirstOffice Verifikat I ett företag registreras alla bokföringstransaktioner som verifikat. Beroende på vilken sort transaktionerna är av, kan de registreras direkt i registret Verifikat eller skapas från någon av de andra transaktionsregistrerna (ibland beskrivna som Försystem ). Typiskt för verifikat som genereras automatiskt är att de kommer ifrån kundoch leverantörsfakturor, in- och utbetalningar och att de genereras indirekt från försystemsregistrerna. Andra typer av transaktioner registreras direkt i registret Verifikat: t.ex. banköverföringar, fasta kostnader, löner etc. Innan du börjar registrera verifikat måste du försäkra dig om att ditt nuvarande räkenskapsår (budgetår) är definierat, detta gör du i inställningen Räkenskapsår. Detta är beskrivet i kapitel 5, Inställningar. För att öppna registret Verifikat, klicka på ikonen [Verifikat] på Huvudmenyn. Fönstret Verifikat: Bläddra öppnas och de verifikat som redan är registrerade i systemet visas. Verifikat som har blivit registrerade direkt i registret Verifikat visas med verifikatnummer och framför det står räkenskapsåret: de är numrerade till i illustrationen. Tecknen (prefixet) som representerar 224

225 Kapitel 7: Transaktionsregister - Verifikat räkenskapsåret är hämtade från inställningen Räkenskapsår. Verifikat som har genererats från ett försystemsregister visas med försystemets specifika nummerserie och framför den står en kod som representerar vilken typ av transaktion de kommer ifrån. T.ex. har ett verifikat från en faktura samma verifikatnummer som fakturanumret och prefixet FAKT för faktura. I kolumnen verifikationstext kan du se en kort beskrivande text som blivit registrerade på varje enskilt verifikat. I verifikat från försystem visas vanligen information om kunden eller leverantören som transaktionen gäller. Som i andra bläddrafönster kan du sortera verifikaten enligt innehållet i olika kolumner. Den kolumnen som verifikaten är sorterade efter har en understruken rubrik. Du kan också bläddra i listan genom att använda rullningslisten. Slutligen kan du också söka efter ett verifikat genom att ange ett sökord i sökfältet längst ner till vänster. FirstOffice kommer att leta efter det första verifikatet som matchar det angivna sökordet, i den kolumnen som listan är sorterad i. Det finns fyra saker som du kan göra i registret Verifikat Registrera nya verifikat Inspektera (granska) verifikat Göra korrigeringar (rättelser) Skriva ut verifikat Registrera ett verifikat För att kunna registrera ett verifikat, öppna först registret Verifikat genom att klicka på ikonen [Verifikat] på Huvudmenyn. Klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-Enter (Windows) eller -Enter (Macintosh). Alternativt kan du välja ett verifikat som liknar det du ska registrera och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Fönstret Verifikat: Ny öppnas, tomt om du klickade på knappen [Ny] i knappraden eller en kopia av det kopierade verifikatet. 225

226 FirstOffice I följande lista hittar du en kort beskrivning av varje fält som visas på bilden ovanför. Verifikatets sidhuvud Nummer Numret på verifikatet tillhandahålls automatiskt av FirstOffice, ett verifikat som är baserad på den tidigare registrerade verifikatet föreslås. När du börjar arbeta med FirstOffice, kommer nummerserien för verifikat att börja med 1 och fortsätter sedan i kronologisk ordning. Om du vill att serien ska starta från ett annat nummer, ändra då numret på första verifikatet som du registrerar. FirstOffice kommer sedan att fortsätta med nummerserien fr.o.m. numret som du har registrerat. Du kan sedan ändra numret på efterföljande verifikat om du vill använda en annan nummerserie. Notera att du måste ändra verifikatnummerserien innan verifikatet sparas, det kan ej ändras i efterhand. Trans.datum Klistra in Special Dagens datum Text Transaktionsdagen behöver inte överensstämma med dagen då verifikatet registrerades. Det senaste använda datumet ges som standard. En kort beskrivning av verifikatet. 226

227 Kapitel 7: Transaktionsregister - Verifikat Verifikatets sidfot Differens Skillnaden mellan summorna av debet- och kreditbeloppen visas här: de två summorna måste vara lika för att verifikatet ska kunna sparas. Om verifikatet balanserar visas siffran noll (0). Omslutning De här två fälten visar summan av debet respektive kredit för detta verifikat. Återstående del av fönstret på verifikatet är en matris där konteringen av de olika kontona sker individuellt på varje rad. Dessa måste balansera (debet måste vara lika med kredit) före verifikaten kan sparas. För att lägga till rader i verifikat, klicka i något av fälten på den första tomma raden och registrera lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radnumret till vänster så att hela raden markeras och tryck sedan på backstegstangenten. För att infoga en ny rad mellan två registrerade rader, klicka på radnumret där du vill att raden ska infogas och tryck på enter- eller returtangenten. Konto Klistra in Special Registret Konton Text Debet, Kredit Ange kontot som ska konteras. Du kan också ange en kod för en automatkontering i detta fält. Automatkonteringen används för att automatisera registreringen av ofta förekommande verifikat. Det sparar inte bara arbete utan ser också till att rätt konton används varje gång. Automatkonteringar är beskrivet i kapitel 5, Inställningar. Kontobenämningen från kontot klistras in automatiskt. Texten kan ändras vid behov. För varje rad ska ett belopp anges, antingen i debet- eller kreditfältet. Totalsumman för debet måste stämma överens med totalsumman i kredit innan verifikatet kan sparas: varje verifikat måste därför innehålla minst två rader. M.kod Klistra in Special Inställningen Momskoder Du kan ange en momskod för varje rad i verifikatet. Koden läggs antingen till automatiskt genom kontot eller manuellt. Ingen beräkning kommer att ske: fältet är endast till nytta för rapporter, bl.a. Momsrapporten. Men du bör ändå vara vaksam och se så att det är rätt momskod (om någon finns) som har infogats eftersom 227

228 FirstOffice Exempel på verifikatregistrering den kommer att påverka hur exakt din Momsrapport kommer att vara (moms att få eller betala). För mer information se kapitel 10, Rapporter. Som beskrivet ovan kan FirstOffice erbjuda flera olika genvägar för att förenkla registreringen av verifikat. Du kan registrera dagens datum genom att använda kortkommandot Ctrl-Enter (Windows) eller -Enter (Macintosh). Om du ofta kommer att registrera liknande Verifikat (t.ex. löner), kan du automatisera din registrering genom att använda automatkonteringar. För mer information automatkonteringar se kapitel 5, Inställningar. 1. Öppna registret Verifikat genom att klicka på ikonen [Verifikat] på Huvudmenyn. Klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh). Alternativt, markera ett verifikat i fönstret Verifikat: Bläddra och klicka på knappen [Kopia] i knappraden för att kopiera ett verifikat som är snarlikt det du vill skapa. Fönstret Verifikat: Ny öppnas med ett tomt verifikat eller en kopia av det verifikatet som kopierades. FirstOffice föreslår också den senast använda transaktionsdagen. 2. Registrera och förändra information på det vanliga sättet. Nedan kommer vi att visa med hjälp av några exempel hur olika typer av verifikat kan registreras. Vi säger att du har köpt kontorsmaterial från butiken utanför kontoret. Du har köpt två kartonger med kopieringspapper à 98,50, en kartong med pennor för 35:- och en kartong med tejp för 37:-. Summan blev 336,25 inklusive 67,25 moms. Du betalade med en check från företagets bankkonto. Så här kommer verifikatet att se ut 228

229 Kapitel 7: Transaktionsregister - Verifikat 3. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara verifikatet. 4. Nästa verifikat innehåller inköpet av ett nytt skrivbord. Börja med att klicka på knappen [Ny] i knappraden. Det tidigare verifikatet stängs och ersätts av en tom post som är klar för registrering. Skrivbordet kostade 2495:- exklusive moms. Du ska dessutom bekosta transporten för 250:- och momsen förstås. 5. Här kan du prova att använda funktionen Balansera verifikat, eftersom krediteringen sker mot ett och samma konto. Registrera de tre debetposterna och fortsätt till rad fyra tills du ska registrera beloppet. Verifikatet kommer att se ut så här 229

230 FirstOffice När markören står i kreditkolumnen, tryck på tangenten enter eller retur. FirstOffice kommer att fylla i det rätta kreditbeloppet, som balanserar verifikatet åt dig. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara verifikatet. Korrigering av verifikat Du kan på lagligt sätt korrigera felaktiga verifikat i FirstOffice.! Du kan inte lagligt förändra en registrering i din redovisning hur som helst. Att rätta ett verifikat innebär att du skapar ett nytt verifikat som korrigerar det gamla. Det felaktiga verifikatet ska markeras att det har korrigerats med ett nytt verifikat. När ett verifikat har öppnats finns menyn Funktioner tillgänglig. I menyn Funktioner finns det flera olika typer av korrigeringar som du kan göra efter det att verifikatet sparats. Anta att du har registrerat fel momsbelopp och att du märker detta efter att verifikatet har blivit sparat. 230

231 Kapitel 7: Transaktionsregister - Verifikat I manuella bokföringsböcker rättas ofta fel genom att den skrivna raden stryks (med röd bläckpenna). Bokförarens initialer noteras vid felet och den rätta konteringen skrivs in med nästa lediga verifikatnummer. I FirstOffice finns en liknande metod. 1. Dubbelklicka på verifikatet som du vill ändra i fönstret Verifikat: Bläddra. Välj Ändringsmarkering från menyn Funktioner. En ny rad blir tillgänglig i verifikatet där du ska ange din signatur. På den här raden finns också den gamla transaktionsdagen angiven, ifall att det är den som kommer att förändras. 2. Du vill nu ta bort dra en röd linje över- den felaktiga raden. Markera raden genom att klicka på radens nummer till vänster. Tryck sedan på backstegstangenten för att få det röda strecket över raden. Du kan sedan ange den rätta konteringen på den första tomma raden. Spara verifikatet på det vanliga sättet. 3. Om felet ligger i verifikatets posthuvud (t.ex. transaktionsdatumet är fel), kan du korrigera det genom att använda dig av funktionen Ändringsmarkering. Välj funktionen och ändra datumet. Notera att du 231

232 FirstOffice inte behöver använda dig av denna funktion för att ändra informationen i fältet text. Om du upptäcker att ett verifikat som ligger inom en låst månad innehåller, kan det inte rättas till med funktionen Ändringsmarkering. När du använder Ändringsmarkering förändras bara innehållet och verifikatet sparas på originalets transaktionsdag. Eftersom verifikatet ligger inom en låst månad kan det inte sparas. Det enda sättet att rätta ett sådan verifikat är att använda korrektionsmarkering som skapar ett nytt korrigerat verifikat, där transaktionsdag måste ligga utanför den låsta månaden. Man stänger månader genom att använda sig av inställningen Låsningar. För mer information om Låsningar se kapitel 5, Inställningar. Menyn Funktioner När ett verifikat är öppet för registrering finns menyn Funktioner tillgänglig. Menyn innehåller fyra funktioner. Balansera verifikat Om markören befinner sig i debet- eller kreditfältet på en verifikatrad, kan du genom att välja denna funktion få systemet att automatiskt förändra eller lägga till det belopp som gör att verifikatet balanserar. Ett alternativt sätt att välja den här funktionen är att trycka på enter- eller returtangenten när markören står i fältet Kredit. Byt Debet_Kredit Den här funktionen byter sida på alla registreringar i ett verifikat, flyttar alla debetbelopp till kreditkolumnen och alla kreditbelopp till debetkolumnen. Den här funktionen är använbar när du vill ta bort ett verifikat med hjälp av ett motsatt verifikat. För att kunna göra det måste du hitta det felaktiga verifikatet i fönstret Verifikat: Bläddra, markera det och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. När kopian av verifikatet är öppet väljer du den här funktionen och sparar det genom att klicka på knappen [Spara] i knappraden. 232

233 Kapitel 7: Transaktionsregister - Verifikat Det felaktiga verifikatet är nu borttaget ( nollat ) med hjälp av ett motsatt verifikat. Se korrektionsmarkering nedan för att skapa en korsreferens mellan två verifikat. Ändringsmarkering Om ett verifikat innehåller en felaktig kontering, kan det rättas genom den här funktionen. Funktionen tillåter dig att ange din signatur, stryka och lägga till nya rader. Se en mer detaljerad beskrivning tidigare i detta kapitel, under rubriken Korrigering av verifikat. Korrektionsmarkering Använd den här funktionen för att kunna hänvisa ett korrektionsverifikat mot det felaktiga verifikatet. Det felaktiga verifikatet förses automatiskt med samma korsreferens. Se en mer detaljerad beskrivning tidigare i detta kapitel, under rubriken Korrigering av verifikat. 233

234 FirstOffice FirstOffice Personligt FirstOffice 234

235 Kapitel 8: Personliga register - Kalendern Kapitel 8: Personliga register De personliga registrerna i FirstOffice tillhandahåller alla verktyg som är nödvändiga för att planera aktiviteter av olika slag, inklusive kundmöten, konsulting etc. Aktiviteterna kan granskas, förändras och läggas till i Kalendern och i Agenda. Detta kapitel börjar med att beskriva registret Aktiviteter, hjärtat i FirstOffice kontakt och tidsplaneringssystem. Registret Aktiviteter finns indirekt tillgänglig i FirstOffice: det är genom att använda dig av kalendern, rapporten Kalender och Agenda som du får tillgång till aktiviteterna. Dessa beskrivs senare i detta kapitel. Öppna kalendern Kalendern Kalendern visar avslutade aktiviteter och är använbar för att analysera anställdas tidstatistik. För att öppna kalendern, klicka på ikonen [Kalender] på Huvudmenyn När den öppnas visar kalendern nuvarande månad centrerad på den översta raden, den föregående månaden och de fyra kommande månaderna. I FirstOffice är denna sexmånadersöversikt är en av fyra olika översikter som kalendern kan visas i. De fyra olika översikterna är Sexmånadersöversikten Månadsöversikten Veckoöversikten Dagsöversikten 235

236 FirstOffice De fyra kalenderöversikterna Sexmånaderöversikten I sexmånadersöversikten, kommer dagens datum (6 maj i illustrationen) att vara markerad med en bred ram och helgerna kommer att vara röda. För att öppna sexmånadersöversikten, klicka på ikonen [Kalender] på Huvudmenyn. För att ändra vilken månad som visas i översikten, klicka på pil-ikonen i knappraden. För att öppna månadsöversikten, dubbelklicka på namnet för den månaden som du vill begrunda. För att öppna veckoöversikten, dubbelklicka på numret för den veckan som du vill begrunda. För att öppna dagsöversikten, dubbelklicka på datumet för den dagen som du vill begrunda. För att stänga sexmånadersöversikten, klicka i stängningsrutan. 236

237 Kapitel 8: Personliga register - Kalendern Månadsöversikten I månadsöversikten, kommer dagens datum (6 maj i illustrationen) att vara markerad med en bred ram och helgerna kommer att vara röda. För att öppna månadsöversikten, dubbelklicka på namnet i sexmånadersöverskikten för den månaden som du vill begrunda. För att ändra vilken månad som visas, klicka på pil-ikonen i knappraden. För att öppna veckoöversikten, dubbelklicka på numret för den veckan som du vill begrunda. För att öppna dagsöversikten, dubbelklicka på datumet för den dagen som du vill begrunda. De avslutade aktiviteterna för varje dag representeras av färgade staplar. De är solida staplar för tidaktiviteter och ihåliga staplar för profilaktiviteter. Dubbelklicka på en av de färgade staplarna för att öppna aktiviteten. Färgen på staplarna bestäms av aktivitetsklassen för varje aktivitet. Aktiviteter vars kryssruta Att göra är markerad (eller om kryssrutorna Att göra och Klar är markerade) kommer ej att visas. Aktiviteter för mer än en person kan visas. Registrera varje persons initialer (använd dig av funktionen Klistra in Special om nödvändigt) separerade med komman i fältet Personer och tryck på enter- eller 237

238 FirstOffice returtangenten eller klicka på knappen [Spara] i knappraden. En separat kolumn med färgade staplar kommer att visas för varje person. Den vänstra kolumnen tillhör personen vars namn står först i fältet Personer och den högra kolumen tillhör den person vars namn står sist. För att stänga månadsöversikten, klicka i stängningsrutan. Veckoöversikten För att öppna veckoöversikten, dubbelklicka på numret i sexmånadersöversikten för den veckan som du vill begrunda. För att ändra vilken vecka som visas, klicka på pil-ikonen i knappraden. För att flytta sig till en tidpunkt tidigare eller senare på dagen, använd rullisten till höger om fönstret. Om en aktivitet börjar så tidigt att den inte syns i fönstret kommer det att dyka upp en pil högst upp på den färgade stapeln, om en aktivitet slutar så sent att den inte syns i fönstret kommer det att dyka upp en pil längst ner på stapeln. För att öppna dagsöversikten, dubbelklicka på datumet för den dagen som du vill begrunda. De avslutade aktiviteterna för varje dag representeras av färgade staplar. De är solida staplar för tidsaktiviteter och ihåliga staplar för profilaktiviteter. Dubbelklicka på en av de färgade staplarna för att öppna aktiviteten. Färgen på staplarna bestäms av aktivitetsklassen för varje 238

239 Kapitel 8: Personliga register - Kalendern aktivitet. Aktiviteter vars kryssruta Att göra är markerad (eller om kryssrutorna Att göra och Klar är markerade) kommer ej att visas. Aktiviteter för mer än en person kan visas. Registrera varje persons initialer (använd dig av funktionen Klistra in Special om nödvändigt) separerade med komman (,) i fältet Personer och tryck på enter- eller returtangenten eller klicka på knappen [Spara] i knappraden. En separat kolumn med färgade staplar kommer att visas för varje person. Den vänstra kolumnen tillhör personen vars namn står först i fältet Personer och den högra kolumen tillhör den person vars namn står sist. För att stänga veckoöversikten, klicka i stängningsrutan. Dagsöversikten För att öppna dagsöversikten, dubbelklicka på datumet i sexmånaderseller månadsöversikten för den dagen som du vill begrunda. För att ändra vilken dag som visas, klicka på pil-ikonen i knappraden. För att flytta sig till en tidpunkt tidigare eller senare på dagen, använd rullisten till höger om fönstret. Om en aktivitet börjar så tidigt att den inte syns i fönstret kommer det att dyka upp en pil högst upp på den färgade stapeln, om en aktivitet slutar så sent att den inte syns i fönstret kommer det att dyka upp en pil längst ner på stapeln. 239

240 FirstOffice De avslutade aktiviteterna för varje dag representeras av färgade staplar. De är solida staplar för tidaktiviteter och ihåliga staplar för profilaktiviteter. Dubbelklicka på en av de färgade staplarna för att öppna aktiviteten. Färgen på staplarna bestäms av aktivitetsklassen för varje aktivitet. Aktiviteter vars kryssruta Att göra är markerad (eller om kryssrutorna Att göra och Klar är markerade) kommer ej att visas. Aktiviteter för mer än en person kan visas. Registrera varje persons initialer (använd dig av funktionen Klistra in Special om nödvändigt) separerade med komman i fältet Personer och tryck på enter- eller returtangenten eller klicka på knappen [Spara] i knappraden. En separat kolumn med färgade staplar kommer att visas för varje person. Den vänstra kolumnen tillhör personen vars namn står först i fältet Personer och den högra kolumen tillhör den person vars namn står sist. För att stänga dagsöversikten, klicka i stängningsrutan. Menyn [Rapport] Klicka på ikonen [Rapport] i kalenderöversikten för att skapa rapporten Kalender. Se avsnittet Rapporten Kalender nedan för mer information Menyn [Ny aktivitet] Klicka på ikonen [Ny aktivitet] i kalenderöversikten för att registrera en ny aktivitet. Se avsnittet Aktiviteter ovan för mer information. Om det saknas veckonummer Om det dyker upp minustecken (-) i stället för veckonummer i någon av kalenderöversikterna, orsakas det mest troligt av att det inte finns någon post i inställningen Veckor, eller att posten är ofullständig. I det senare fallet, om nuvarande år är registrerat men att minustecknerna kvarstår, är det att rekommendera att du tar bort den existerande posten och registrerar en ny. Inställningen Veckor beskrivs i kapitel 5, Inställningar. Rapporten i Kalender Rapporten i Kalender är i själva verket en rapportversion av kalendern. Vid utskrift av rapporten Kalender till skärmen, har rapporten FirstOffice funktion nedbrytbara rapporter. Dubbelklicka på aktivitetstexten eller på starttiden på någon av aktiviteterna för att öppna den specifika aktiviteten. För att öppna rapporten Kalender, klicka på ikonen [Rapport] på någon av kalenderöversikterna 240

241 Kapitel 8: Personliga register - Kalendern Rapporten Kalender skrivs direkt ut till skärmen. Rapportperioden och personen hämtas ifrån kalenderöversikten där rapporten skapades ifrån. Till exempel, om rapporten skapades från veckoöversikten, perioden för rapporten kommer att vara den veckan som syns i översikten. Aktiviteterna som syns kommer att vara de som syns i kalendern, men med två undantag: om initialerna från mer än en person syns i kalendern separerade med komman, kommer rapporten endast att visa de aktiviteter som är gemensamma för dessa personer, inte alla aktiviteter för alla personer; och aktiviteter som är markerade som visa ej, vilka inte visas i kalendern, kommer inte heller att visas i rapporten. För varje tidaktivitet, kommer kost (tid) att visas (tillsammans med en total i nedre delen av rapporten): ingen kost (tid) kommer att visas för profilaktiviteterna. Kost (tid) kommer att visa ofullständiga timmar som decimaler, inte minuter. Denna fönsterversion av rapporten innehåller ett antal textlänkar, dessa är Ny aktivitet Dubbelklicka på denna text (precis under rapportens sidhuvud) för att skapa en ny aktivitet. När du sparar och stängt den nya aktiviteten och återvänt till denna rapport, välj Räkna om från menyn Funktioner. Den nya aktiviteten kommer då att dyka upp i rapporten. 241

242 FirstOffice Starttid, Kommentar Dubbelklicka på någon av aktiviteterna för att öppna aktivitetsposten. För att skriva ut rapporten Personlig kalender till skrivaren, skriv först ut rapporten till skärm, klicka sedan på skrivarikonen i knappraden eller välj Skriv ut från menyn Arkiv. 242

243 Kapitel 8: Personliga register - Kalendern Aktiviteter Alla affärshändelser, möten och arbetsuppgifter kan registreras som akriviteter. Genom att använda sig av aktivitetstyper och grupper kan registret aktiviteter bli en värdefull källa av information som innehåller många olika typer av kunder och andra affärsrelaterade verksamheter. Både förflutna och framtida händelser kan registreras, så registret kan användas som ett effektivt planeringsverktyg i kalendern. Granska aktiviteter Aktiviteter kan granskas på tre olika sätt 1. Från månads-, vecko- eller dagsöversikten i kalendern, dubbelklicka på den färgade stapeln som representerar den specifika aktiviteten. 2. Vid utskrift av rapporten Kalender till skärmen, dubbelklicka på starttiden eller kommentaren på någon av aktiviteterna. 3. Genom att öppna ikonen Agenda från Huvudmenyn och dubbelklicka på texten för aktiviteten. I dessa tre fall, kommer fönstret Aktivitet: Inspektera att öppnas vilket gör att du kan granska detaljerna på aktiviteten och ändra dem om så önskas. Kalendern, rapporten Kalender och Agenda är alla beskrivna senare i detta kapitel. Registrera en aktivitet Aktiviteter kan registreras på fyra olika sätt 1. Från någon av översikterna i kalender, klicka på ikonen [Ny aktivitet] i övre vänstra hörnet. Alternativt, använda sig av kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller -N (Macintosh). 2. När man granskar en redan existerande aktivitet, kan man klicka på knappen [Kopia] i knappraden eller använda sig av kortkommandot Ctrl-K (Windows) eller -Y (Macintosh). 3. Vid utskrift av rapporten Personlig kalender till skärmen, dubbelklicka på Rapport högst till vänster på någon av översikterna i kalender. 243

244 FirstOffice I dessa fall ovan, kommer fönstret Aktivitet: Ny att öppnas tom om du klickade på knappen [Ny aktivitet] i knappraden eller en kopia av en redan existerande aktivitet (endast punkt 2). Startdatumet och starttiden på den nya posten kommer att visa dagens datum och tidpunkten vid det tillfället du skapade aktiviteten (även vid kopiering av poster) och initialerna från den nuvarande användaren (d.v.s. personen som är inloggad i FirstOffice för tillfället) kommer att registreras som förinställd i fältet Personer. Vilken metod som än används, när aktivitetsfönstret är öppet kan du registrera relevant information som du behöver i denna post, för denna händelse. Vid registrering av framtida händelser, kan du lätt återvända till en post för att granska den eller för att markera den som klar vid lämpligt tillfälle. Eftersom en aktivitetspost innehåller mer information än vad som kan visas på en liten bildskärm, har den delats upp i två delfönster. Längst upp visas ett posthuvud. Den innehåller fälten Text, Personer, Prioritet och Typ samt två numrerade delfönster ( tabbar ). 244

245 Kapitel 8: Personliga register - Kalendern Genom att klicka på de olika tabbarna kan du navigera mellan de olika delfönsterna. Posthuvudet visas alltid, oavsett vilken del av fönstret du arbetar i, med andra ord kan du alltid se vilken aktivitet som du arbetar med. Posthuvud Text En valfri text som beskriver aktiviteten. Denna text kan visas i den dagliga översikten i kalendern, i rapporterna Kalender och Att göra. Personer Klistra in Special Registret Personer Personen som skapar aktiviteten. Initialerna från den nuvarande användaren registreras automatiskt. Om aktiviteten ska innehålla mer än en person, registrera initialerna på personer i fråga, separerade med komma (,). Aktiviteten kommer då att visas i deras kalenderöversikt, i rapporterna Kalender och Att göra. Om du behöver använda dig av funktionen Klistra in Special när du ska registrera flera personers initialer, skriv in kommat före du öppnar listan Klistra in. FirstOffice kommer att lägga till nästa persons initialer till de som redan är registrerade. Annars kommer de framförvarande initialerna att skrivas över. Kopia Klistra in Special Registret Personer Registrera initialerna på någon annan som behöver veta att aktiviteten förekommer (t.ex. förman eller personen som är ansvarig för kunderna). Igen, initialer för mer än en person kan registreras, separerade med komma. Aktiviteten kommer att visas i deras kalenderöversikt, i rapporterna Kalender och Att göra. Typ Klistra in Special Inställningar Aktivitetstyper Registrera en aktivitetstyp som denna aktivitet kan klassifieras som. Varje aktivitetstyp bör representera ett specifikt jobb eller en hänselse (t.ex. säljsamtal, säljmöte eller internmöte). Varje aktivitetstyp kan i sin tur tillhöra en aktivitetsklass (t.ex. du kanske har en egen aktivitetsklass för alla typer som har att göra med försäljning, eller för alla som har att göra med administration). Aktivitetsklassen kommer 245

246 FirstOffice Klar att bestämma vilken färg stapeln kommer att ha, som representerar aktiviteten i kalendern, den kan även kräva registrering av kost (tid), se nedan. Denna kryssruta används för att markera att aktiviteten är klar. Planerad eller schemalagda aktiviteter bör registreras utan att kryssrutan är markerad. När du slutfört dessa aktiviteter, markera kryssrutan och eventuellt registrera några noteringar i matrisen längst ner i fönstret. Genom detta kan du lätt upprätthålla Att göra: förinställt, aktivitetes kryssruta måste vara markerad för att den inte ska komma med i rapporten Att göra. När en aktivitet har blivit markerad som klar och sparats, kommer att göra och kalender alternativen inte längre att kunna ändras. Aktiviteter vars kryssrutor Att göra har blivit markerade kommer inte att komma med i kalendern, även om kryssrutan Klar också är markerad. Därför bör du komma ihåg att avmarkera kryssrutan i Att göra listan före du markerar aktiviteten som klar. Delfönster 1 Starttid Klistra in Special Nuvarande tid Klockslaget då arbetet med aktiviteten ska påbörjas eller påbörjades. Nuvarande tid fylls automatiskt i av FirstOffice. 24 timmars klockan bör användas. Startdatum Klistra in Special Dagens datum Datumet då arbetet med aktiviteten ska påbörjas eller påbörjades. Dagens datum fylls automatiskt i av FirstOffice. Sluttid Klistra in Special Nuvarande tid Klockslaget då arbetet med aktiviteten ska avslutas eller avslutades. Slutdatum Klistra in Special Dagens datum Kostnad (Tid) Datumet då arbetet med aktiviteten ska avslutas eller avslutades. Den totala tiden krävs för att färdigställa aktiviteten, beräknad av FirstOffice genom att subtrahera starttiden 246

247 Kapitel 8: Personliga register - Kalendern Kalender Tid Profil Visa ej med sluttiden. Om det är en osann siffra som har blivit beräknad (du kanske hade en lunchrast mitt på dagen) kan den siffran ändras manuellt till den korrekta siffran. Om aktivitetstypen för denna aktivitet tillhör en aktivitetsklass vars kryssruta Kräv registrering av tid är markerad, måste en registrering i detta fält ske före aktiviteten kan sparas. Dessa alternativ är för att styra hur aktiviteten ska visas i kalendern. De kan inte ändras efter att aktiviteten har markerats som klar och sparats. Aktiviteter vars kryssruta Att göra har blivit markerad kommer inte att dyka upp i kalendern, oavsett om alternativet var valt här eller om kryssrutan Klar är markerad. När en aktivitet är färdig, ska den markeras som klar och en sluttid och ett slutdatum ska registreras och detta tidalternativ bör väljas. Detta för att försäkra sig om att aktiviteten kommer med i rapporten Kalender tillsammans med kost (tid) och i kalendern som en solid färgad stapel. Detta alternativ kan användas för att boka profiltid i kalendern. Aktiviteter av detta slag kommer att visas i kalendern till vänster om de vars tidsalternativet har blivit valt och med en ihålig färgad stapel för att särskilja dem åt. Markera ej för kryssrutan Att göra för dessa aktiviteter. Använd detta alternativ om du inte vill att aktiviteten ska visas i kalendern. Men den kommer dock att visas i Rapporten Personlig kalender. Delfönster 2 Matrisen är användbar för noteringar angående aktiviteten. Det finns utrymme för att göra noteringar på flera rader. Färdigställa en aktivitet När du går igenom din Att göra lista, kommer du att vilja markera för de aktiviteter som är klara. Likväl som du vill att de försvinner från din Attg öra lista, kommer detta att påverka uppbyggnaden av en kontakthistorik för kunden i fråga. 247

248 FirstOffice För att göra detta, följ dessa steg 1. För att öppna din rapport Att göra klicka på ikonen [Agenda] på Huvudmenyn. 2. Dubbelklicka på aktivitetstexen på den aktivitet som du vill ta dig an. Aktiviteten kommer att öppnas, vilket tillåter dig att påminnas om detaljerna för denna aktivitet. 3. När du har färdigställt aktiviteten, markera kryssrutan Klar och registrera en sluttid och ett slutdatum. Ta bort markeringen från kryssrutan Att göra om du vill att aktiviteten ska visas i kalendern. Om nödvändigt, skriv in en notering om utfallet för denna aktivitet i matrisen längst ner i fönstret. 4. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara ändringarna. Du kommer då att återvända till Att göra, härifrån kan du sedan repetera dessa steg för återstående aktiviteter som är schemalagda för dagen. Agenda Att göra är en lista med aktiviteter sorterade efter startdatum och starttid. Huvudsyftet med Agenda är att lista aktiviteter som ännu inte har färdigställts för att tillhandahålla en checklista av aktiviteter som ska färdigställas vid ett senare tillfälle. Dubbelklicka på aktivitetstexten på någon av aktiviteterna för att att öppna den specifika aktiviteten. Du kan då påminna dig själv om detaljerna, för den aktiviteten, före du börjar med den. När aktiviteten är färdigställd, kan du markera den som klar, vilket gör att den försvinner från fönstret Agenda. Om du skulle behöva boka en framtida aktivitet, kan detta göras här ifrån. För att öppna fönstret Agenda, klicka på ikonen [Agenda] på Huvudmenyn Fönstret Agenda för personen (nuvaranda användaren) kommer att öppnas med en lista av aktiviteter sorterade efter startdatum och starttid. Aktiviteterna Agenda är aktiviteter vars kryssruta Att göra är markerad och vars kryssruta Visa ej är markerad. 248

249 Kapitel 9: FirstOffice Rapporter Detta fönster innehåller två menyer, dessa är följande Ny uppgift Filter Dubbelklicka på denna meny för att skapa en ny aktivitet. Läs mer om hur du skapar ny aktivitet i Kapitlet: Kalender. Du kan här under denna flik specificera vad du söker efter. Aktivitets text Dubbelklicka på texten för någon av aktiviteterna för att öppna aktivitetsposten. Om Att göra endast visar aktiviteterna Att göra, markera den som klar, välj Räkna om från menyn Funktioner för att aktiviteten ska försvinna från fönstret. 249

250 FirstOffice FirstOffice Rapporter 250

251 Kapitel 10: Rapporter - Introduktion Kapitel 10: Rapporter För att skriva ut rapporter i FirstOffice, klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn eller välj Rapporter från menyn Arkiv. Alternativt använd kortkommandot Ctrl-R (Windows) eller -R (Macintosh). Fönstret Rapporter öppnas och listar alla rapporter som finns tillgängliga i FirstOffice Dubbelklicka i listan på den rapport som du vill skriva ut, ett urvalsfönster kommer att öppnas, där du kan bestämma vad som ska inkluderas i rapporten. I alla dessa fall, lämna alla fälten i urvalsfönstret blanka om du vill att rapporten ska innehålla alla poster i databasen. Om det är nödvändigt att begränsa innehållet i rapporten, kan du använda dig av fälten som finns i urvalsfönstret, de är beskrivna nedan för varje enskild rapport. Där det är specificerat nedan, är det ofta möjligt att ta ut rapporten i ett urvals intervall, t.ex. ett intervall av kontakter eller ett intervall av artiklar. För att göra detta skriv det lägsta och det högsta numret i serien separerat med kolon (:). Till exempel om du vill rapportera kunderna från kundnummer 001 till och med 010, skriv in 001:010 i fältet Kontakter. Notera att det läses i alfanumerisk sortering, vilket innebär att ett urval 1:2 skulle inkludera 100, 251

252 FirstOffice o.s.v. Liknande, där perioder krävs skriv in start och slutdatum och igen separerade med kolon (t.ex : ). Rapportinställningar Genom att väja utskrifts destinationen i menyn Media kan du bestämma hur du vill skriva ut rapporten (förinställt att skriva ut till bildskärm). Först kan du skriva ut rapporten till bildskärm och sedan skriva ut den till skrivare genom att klicka på skrivarikonen i knappraden. När utskriftdestinationen har blivit vald, klicka på knappen [Kör]. Utseendet och utformningen för några av rapporterna kan förändras för att passa dina specifika behov. Detta kallas för att ändra rapportdefinitionen. Det här hjälpmedlet finns tillgängligt för följande rapporter: Balansräkning, Momsrapport och Resultaträkning. För att ändra en rapportdefinition, öppna först listan med inställningar genom att klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Välj sedan Rapportinställningar genom att dubbelklicka på det i listan. Det efterföljande fönstret visar alla rapporter, dubbelklicka på den du vill se och klicka därefter på knappen Definition. Om Rapporten ej kan ändras kommer det upp ett varningsmeddelande som meddelar detta.! Om du har förändrat kontoplanen eller importerat din egen, måste du förändra rapportdefinitionerna i enighet med den. Menyn Funktioner När ett rapportfönster är aktivt på bildskärmen, finns menyn Funktioner tillgänglig. Kommandot Räkna om gör att rapporten omedelbart räknas om med alla förändringar som har blivit gjorda i verifikat, kontaktkort etc. efter det att rapporten senast blev beräknad. 252

253 Kapitel 10: Rapporter - Artikellista Artikellista För varje artikel, visar denna rapport artikelnummer, namn, enhet, momskod och baspris. Lämna alla fält tomma om du vill att rapporten ska visa alla artiklar i registret Artiklar. Om urvalet behöver begränsas, använd fälten som beskrivs nedan. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Sortering Intervall Alfanumerisk Ange ett artikelnummer eller ett intervall av artikelnummer för att begränsa rapporten. Rapporten kan sorteras efter artikelnummer eller benämning. 253

254 FirstOffice Artikelstatistik Denna rapport visar försäljningsstatistik för varje enskild artikel (omsättning och antal sålda artiklar). Lämna alla fält tomma om du vill att rapporten ska visa samtliga artiklar i registret Artiklar. Om urvalet behöver begränsas, använd fälten som beskrivs nedan. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Period Intervall Alfanumerisk Använd detta fält fär att begränsa rapporten till en artikel eller en intervall av artiklar. Endast artiklar som har blivit sålda (d.v.s. blivit fakturerade) under rapportperioden kommer att finnas med i rapporten. Ange start- och slutdatum för perioden, separerade med kolon (:). 254

255 Kapitel 10: Rapporter - Balansräkning Balansräkning Balansräkningen visar företagets tillgångar, skulder och egna kapitalet, vid en given tidpunkt. Du kan använda den definitionen av Balansräkningen som följer med FirstOffice eller så kan du definiera din egen. Det går också bra att anpassa standarddefinitionen så att det passar din verksamhet. Definiera en balansräkning Du kan definiera hur strukturen ska se ut i Balansräkningen så att de passar dina önskemål och behov. Följande exempel beskriver hur en Balansräkning definieras. Öppna listan med Inställningar genom att klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn. Välj Rapportinställningar och markera Balansräkning och klicka på knappen Definition. Fönstret Definition balansräkning: Bläddra öppnas. Fönstret visar den Balansräkning som för närvarande är definierad, rad för rad. Raderna är definierade 10, 15, 16, 20, 25 o.s.v. för att det ska finnas utrymme för att lägga till nya rader emellan. Dubbelklicka på första raden, 10: TILLGÅNGAR. Fönstret Definition av balansräkning: Inspektera öppnas med definitionen av Balansräkningens första rad. 255

256 FirstOffice Numret identifierar raden i Balansräkningen. Texten TILLGÅNGAR visas som en rubrik när rapporten skrivs ut till bildskärm eller till skrivare. I fältet Konton har en intervall av konton blivit registrerade. Notera att det läses i alfanumerisk sortering, vilket innebär att ett urval 100:1099 skulle inkludera alla konton vars första siffra är 10. Typen är, Konton vilket indikerar att varje konto i detta intervall kommer att presenteras individuellt. Efter det sista kontot i gruppen, kommer en total för hela gruppen att skrivas ut. Kontotypen är Tillgångar. Begreppet kontoklass beskrivs närmare i kapitel 6, Register. Fältet för konton består av tre rader med rum för 300 tecken. Ett alternativ till att ange ett intervall av konton är att du också kan ange individuella konton. Du kan också vända på intervallet i rapporten genom att ange det högsta numret först. Till exempel i följande sekvens 3999:301 och då kommer den utskrivna rapporten att se ut som nedan 256

257 Kapitel 10: Rapporter - Balansräkning Om du klickar på den högra sidan av pil-ikonen, kommer nästa definitionsrad nummer 25, Materiella anläggningstillgångar, att visas. Denna definition innehåller en intervall av konton 1100: Denna rad är av typen Konto och av kontoklassen Tillgångar.! Om du använder pil-ikonen för att förflytta dig mellan olika rader, kom ihåg att eventuella ändringar kommer att sparas. Om du inte vill spara ändringarna, klicka på knappen [Avbryt] i knappraden. Klicka vidare till rad 80, Summa TILLGÅNGAR. Här summeras värderna från raderna 20, 25, 35, 45, 55, 65 och 75 och resultatet kommer att visas på 257

258 FirstOffice rad 80 under rubriken Summa TILLGÅNGAR. Typen är Summa och kontoklassen är fortfarande Tillgångar. På det här sättet byggs Balansräkningen upp, rad för rad. När du är klar med den sista raden och om du vill spara ändringarna, klicka på knappen [Spara] i knappraden, annars klicka på [Avbryt]. Stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Stäng sedan definitionslistan genom att klicka i stängningsrutan igen. Nu är den nya Balansräkningen klar att skrivas ut.! Med FirstOffice programvara medföljer en standardkontoplan och en uppsättning av rapportdefinitioner. Det är en väl strukturerad och logisk grupperad kontoplan. Den kan användas av flera företag utan att några förändringar är nödvändiga. Vill du ändå anpassa kontoplanen eller rapportdefinitionerna efter din verksamhet, kan ändringen lätt utföras av dig. Om du använder en kontoplan som överenstämmer med uppbyggnaden av BASkontoplanen bör det inte finnas någon anledning för dig att ändra definitionerna. Men det 258

259 Kapitel 10: Rapporter - Balansräkning kan dock vara en god idé att göra en testutskrift av Balansräkningen för att kontrollera att den innehåller exakt det som du förväntar dig. Infoga en rad i balansräkningen 1. Klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn, välj Rapportinställningar från listan och dubbelklicka för att öppna. Markera sedan rapporten Balansräkningen i listan Rapporter. Klicka på knappen Definition för att öppna fönstret. Fönstret Definition balansräkning: Bläddra öppnas. 2. Klicka på knappen [Ny] i knappraden eller markera en rad liknande den du vill skapa och klicka på knappen [Kopia]. Ett tomt definitionsfönster eller en kopia av den markerade raden öppnas. 3. Ange information för den nya raden. Kom ihåg att ge den nya raden ett radnummer som infogar den på rätt ställe i Balansräkningen (om du vill infoga raden mellan t.ex. rad 30 och 40, kan du använda 35). 4. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att spara eller klicka i stängningsrutan för att avsluta utan att spara. Du kommer nu tillbaka till fönstret Definition balansräkning: Bläddra där den nya raden visas på det rätta stället i listan. Radera en rad från balansräkningen 1. Klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn, och välj Rapportinställningar i listan. Markera Balansräkning och klicka på knappen Definition. Fönstret Definition balansräkning: Bläddra öppnas. 2. Dubbelklicka på raden som du vill radera för att öppna dess definitionsfönster. 3. Välj Radera från menyn Post. Raden kommer att raderas från Balansräkningen och definitionen för den nästföljande raden kommer att visas. 4. Stäng fönstret. Du kommer nu tillbaka till fönstret Definition balansräkning: Bläddra. 259

260 FirstOffice! Du kan inte återkalla en rad som raderats från Balansräkningen. Skriva ut en balansräkning Klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn, dubbelklicka på rapporten Balansräkningen i listan Rapporter. Fönstret Urval balansräkning öppnas. Period Konton Alla Använda Ange den perioden som du vill skriva ut. FirstOffice kommer automatiskt att föreslå den första perioden från inställningen Perioder som standard. Välj hur du vill att kontona ska skrivas ut i rapporten. Det här alternativet innebär att alla konton som finns med i Balansräkningens rapportdefinition kommer att visas. Det här alternativet innebär att endast konton som har blivit använda kommer att visas. Detta inkluderar 260

261 Kapitel 10: Rapporter - Balansräkning Bara grupper Endast använda gr. konton med utgående saldo från en föregående period, även om de inte har blivit använda under rapportens period. Det här alternativet visar inte saldon för varje enskilt konto. Istället visar den endast ett övergripande saldo för varje rad som har angivits i Balansräkningens rapportdefinition. Det här alternativet visar endast saldon för de rader som har blivit använda i Resultaträkningens rapportdefinition. Periodens verifikat Om denna kryssruta är markerad kommer verifikatnumren på alla verifikat som ingår i rapportens period, att listas längst ner på rapporten tillsammans med debet- och kredittotalerna. När du klickar på knappen [Kör] i knappraden kommer Balansräkningen att skrivas ut på det sättet som du har specificerat. Vid utskrift till skärm, kommer Balansräkningen att ha FirstOffice funktion nedbrytbara rapporter. Dubbelklicka på kontonummer i rapporten för att öppna Huvudboken för samma konto och period. När du är i Huvudboken kan du dubbelklicka på ett verifikatnummer för att öppna just det individuella verifikatet. Specialfunktioner för balansräkningen. Den här funktionen behövs inte för företag som använder sig av västerländsk standardredovisning. I Balansräkningens rapportdefinition finns två funktioner med alternativa urval. Dessa urval finns för att kunna tillgodose behoven för vissa redovisnings- och rapporteringsätt som används i olika länder. I de flesta 261

262 FirstOffice företag finns ett antal olika avstämningskonton, antingen för tillgångar eller skulder, som alternativt kan innehålla debet- eller kreditkonton. När Balansräkningen ska produceras är det därför nödvändigt att flytta individuella konton fram och tillbaka mellan aktiva och passiva grupper, beroende på det nuvarande positiva eller negativa saldot. För att komplicera saken ännu mer, i vissa länder är det brukligt att dela upp konteringen i fyra olika tillstånd : Debet+, Debet-, Kredit+, Kredit-. I modern västerländsk redovisning är en kontering antingen debet eller kredit, oavsett vilken kontoklass kontot tillhör, en ganska lätt beräkningsform av saldon. I sådana miljöer där alla dessa specialregler måste tillämpas, tenderar definitionen av Balansräkningen att bli ganska komplicerad och tidsödande. FirstOffice specialfunktioner för Balansräkningen gör att automatiseringen kan användas ganska långt för de här rutinerna. För ytterligare information kring denna specialfunktion, kontakta din FirstOffice återförsäljare. 262

263 Kapitel 10: Rapporter - Företagsinfo Företagsinformation Denna rapporten är i själva verket en utskrift av inställningen Företagsdata. Den visar även licensinformation så som kontrollkod och kontrollsträng. Den här rapporten kan du skriva ut om du ska räkna ut en nyckel på vår hemsida. I det nya versionerna regsitrerar du dig för en Databasnyckel i programmet. För att skriva ut den här rapporten, klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn, klicka sedan på rapporten Företagsinformation i listan Rapporter. Det finns inget urvalsfönster för denna rapport, så skriv ut den genom att klicka på skrivarikonen eller knappen [Kör] i knappraden. 263

264 FirstOffice Grundbok Rapporten Grundbok är en sammanställning av registrerade verifikat. Rapportens definition kan inte förändras. FirstOffice rapportering är inte destruktiv, vilket innebär att du kan skapa och skriva ut rapporter så många gånger som du vill. En del ekonomisystem tillåter endast att Grundboken skrivs ut direkt när registreringen sker och att den endast kan skrivas ut en gång. FirstOffice har ingen sådan begränsning. Klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Grundbok i listan Rapporter. Fönstret Urval Grundbok öppnas. Verifikat Intervall Numerisk Om du endast vill skriva ett intervall av verifikat, exempelvis de verifikat som du har registrerat idag, kan du ande dess intervall i det här fältet. Ange det första och sista verifikatnumret separerade med ett kolon (:). Om du lämnar fältet tomt kommer hela rapporten att skrivas ut. Verifikatnumret måste inkludera prefixet som visas i 264

265 Kapitel 10: Rapporter - Grundbok Period Endast med momskod fönstret Verifikat: Bläddra. För att skriva ut ett manuellt registrerat verifikat ange exempelvis, eller för ett intervall : För att skriva ut verifikat som har blivit genererade från försystem ange exempelvis, FAKT eller FAKT :FAKT för ett intervall. Ange perioden som rapporten ska visa. Klistra in Special Inställningen Momskoder Du kan avgränsa rapporten till att endast visa verifikat som innehåller en viss momskod. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att skriva ut Grundboken. 265

266 FirstOffice Huvudbok Huvudboken är en sammanställning av alla verifikat, sorterade efter kontonummer och sedan efter transaktionsdag. Rapportdefinitionen för Huvudboken kan inte ändras. När du klickar på knappen [Kör] i knappraden kommer Huvudboken att skrivas ut på det sättet som du har specificerat. Vid utskrift till skärm, kommer Huvudboken att ha FirstOffice funktion nedbrytbara rapporter. Dubbelklicka på ett verifikatnummer för att öppna just det individuella verifikatposten. Dubbelklicka på Huvudbok i listan med Rapporter för att öppna följande fönster Period Ange perioden för Huvudboken som du vill skriva ut. Som standard föreslår FirstOffice första raden från inställningen Perioder. Om rapportperioden är en dag återigen kommer rapporten att skrivas ut med 266

267 Kapitel 10: Rapporter - Huvudbok rapportperioden som är förinställt i FirstOffice (nuvarande år). Konton Klistra in Special Registret Konton Endast med text Intervall Endast använda konton Med ändringar Summera momskoder Periodens verifikat Alfanumerisk Avgränsar rapporten till att visa ett specifikt konto eller ett intervall av konton. Ange en söksträng i detta fält för att avgränsa rapporten till att endast visa verifikat som innehåller söksträngen i verifikattexten. Om du t.ex. anger söksträngen check kommer alla verifikat att visas som har check någonstans i verifikationstexten. Anger du t.ex. 001 för kund 001, så visar rapporten alla verifikat innehållande 001 PIANONISSE. Du behöver inte fylla i hela verifikationstexten utan bara en del av den. Markera den här kryssrutan om du endast vill att konton med verifikat under rapportperioden ska visas. Även konton med ett ingående saldo från tidigare perioder kommer att visas, trots att de inte har några verifikat inom den angivna perioden. Markera den här kryssrutan om du vill inkludera eventuella ändringar som blivit gjorda på verifikaten ska visas. Markera den här kryssrutan om du vill att de totala debet- och kreditbeloppen för varje momskod ska visas längst ner på rapporten. Med den här kryssrutan markerad kommer alla verifikatnummer från verifikaten som ligger inom rapportperioden att listas längst ner på rapporten tillsammans med totalerna för debet och kredit. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att skriva ut Huvudboken så som du har specificerat den. 267

268 FirstOffice Inbetalningsprognos Denna rapport, tillsammans med Utbetalningsprognosen, kommer att vara användbar för att förutse företagets kassaflöde. Rapporten visar utestående fakturor i förfallodags- eller kassadagsordning, vilket ger besked om vilka inbetalningar som kan väntas inom en bestämd tidsperiod. Detta är användbart för att förutsäga betalningsströmmningar. Kund Klistra in Special Registret Kontakter Skriv in numret på den kund du vill ha med i rapporten eller ett intervall av kundnummer, separerat med kolon (:). Journaler Denna rapport är en kronoligisk lista av alla poster registrerade till någon eller alla transaktionsregister under denna specificerade period (t.ex. fakturor, inbetalningar, leverantörsfakturor och utbetalningar). För att lista verifikat, använd rapporten Grundbok. 268

269 Kapitel 10: Rapporter - Journaler Nummer Intervall Numerisk Period Funktion Sammandrag Specificerat Om nödvändigt, registrera in ett transaktionsnummer eller ett intervall av transaktionsnummer som du vill ska komma med i rapporten. Detta urval kommer att gälla för alla valda journaler. Ange start- och slutdatum för perioden, separerade med kolon (:). Som förinställt är nuvarande år. Dessa val kontrollerar hur detaljerad rapporterna kommer att vara. De appliceras endast när man rapporterar fakturorna och leverantörsfakturorna. Detta alternativ ger en summering av rapporten med en rad per faktura, som visar fakturanummer, datum, kund eller leverantör och totalsumman inklusive moms. För kundfakturor, syns fakturatypen (t.ex. kassa- och kreditfaktura) och totalsumman exklusive moms, medan för leverantörsfakturor syns leverantörsfakturanumret. Som ett tillägg till informationen som visas i sammandraget visar detta alternativ för kundfakturor, 269

270 FirstOffice Journaler Inkl. icke godkända fakturaadress, förfallodag och kontakt. För både kundoch leverantörsfakturor kommer varje fakturarad att ha en totalsumma. Du kan använda denna rapport som en arkiverad fil istället för en kopia av varje faktura. Markera kryssrutan för de olika transaktionstyperna. Separata rapporter kommer att skapas för varje enskild typ som är vald. Förinställt, kommer endast de godkända transaktionerna (vars kryssruta Godkänd har blivit markerad och därför kommit med i redovisningen) komma med i rapporten. Om du vill inkludera icke godkända transaktioner, markera denna kryssruta. 270

271 Kapitel 10: Rapporter - Korrektionslista Korrektionsrapport Korrektionsrapporten visar alla verifikat inom en specificerad period och om de har blivit korrigerade (med en Korrektionsmarkering ) eller ändrade (med en Ändringsmarkering ). Du kan inte ändra definitionen av den här rapporten. Dubbelklicka på Korrektionsrapport i listan med Rapporter för att öppna följande fönster Period Från reg.datum Ange perioden för Korrektionsrapporten som du vill skriva ut. Som standard föreslår FirstOffice första raden från inställningen Perioder. Om rapportperioden är en dag, återigen kommer rapporten att skrivas ut med rapportperioden som är förinställt i FirstOffice (nuvarande år). Det här är registreringsdagen, inte transaktionsdagen. Ange datumet, ÅÅÅÅMMDD. Alla transaktioner Förinställt, kommer den här rapporten endast att visa korrigerade och uppdatdaterade verifikat som ligger inom denna rapportperioden. Om du vill få en lista med alla verifikat, kanske för att öka uppfattningen om propotionerna på förändringarna som skett, markera denna kryssruta. Klicka på knappen [Spara] i knappraden för att skriva ut Korrektionslistan. 271

272 FirstOffice Kontaktlista Den här rapporten är en vanlig lista över alla kunder i registret Kontakter. Lämna alla fält tomma om du vill få en lista över alla kunder i registret Kunder. Om du vill specificera rapporten efter egna önskemål beskrivs fälten här nedan. Kunder Klistra in Special Registret Kontakter Funktion Specificerad Intervall Alfanumerisk Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en kund eller kundintervall. Använd de här alternativen för att kontrollera vilken nivå av detaljerna som ska visas i rapporten. Det här valet ger dig samtliga uppgifter i kundregistret. Kontaktuppgifter Det här valet ger dig kundnummer, namn, telefonnummer och kontaktperson. 272

273 Kapitel 10: Rapporter - Kundlista Sortering De här urvalen kontrollerar i vilken ordning kunderna ska sorteras i rapporten. Det är förinställt på att sortera i kundnummerordning men du kan också få rapporten sorterad i bokstavsordning efter namn. 273

274 FirstOffice Kundreskontra Rapporten Kundreskontra är en sammanställning av utestående fakturor för varje kund per ett visst datum. Reskontrahanteringen handlar om den systematiska avräkningen av dina kunders skulder till dig och är mycket viktig för att du ska kunna hålla ordning på din fakturering. I sin grundform visas kundnamn, telefonnummer och för varje enskild faktura det utestående beloppet, förfallodagen och eventuellt antal dagar överskridna förfallodagen. Notera att, som alla FirstOffice rapporter, kommer antal överskridna dagar fr.o.m. förfallodagen att visas som negativa siffror, d.v.s. med ett minus framför beloppet (-). Du kan begränsa urvalet till en specifik period eller till en specifik leverantör Kund Klistra in Special Registret Kontakter Intervall Alfanumerisk Skriv in numret på den kund du vill ha med i rapporten eller ett intervall av kundnummer, separerat med kolon (:). 274

275 Kapitel 10: Rapporter - Kundreskontra Datum Funktion Historik Sammandrag Saldo Fakturor Utestående Förfallna Sortering Om du vill veta hur situationen såg ut vid ett speciellt tillfälle ange här det datum för vilket reskontrauppgifterna ska gälla. Om du inte behöver denna uppgift, lämna fältet blankt. Dessa val kontrollerar hur detaljerad rapporterna kommer att vara. Rapporten tar med all historik kring en kunds öppna fakturor, eventuella krediteringar eller delbetalningar o.s.v. Alternativet ger en rapport som visar saldot för varje utestående faktura per kund. Sammanställer endast saldon för de kunder du angett i urvalet. Det här alternativet ger den mest kortfattade rapporten. Använd dessa alternativ för att bestämma vilken typ av fakturor som ska ingå i rapporten. Väljer du det här alternativet omfattar rapporten alla fakturor som inte är betalda. Väljer du det här alternativet omfattar rapporten endast de fakturor som har passerat sitt förfallodatum. Rapporten kan sorteras efter kundnummer eller namn. 275

276 FirstOffice Kundstatistik Den här rapporten innehåller handelsstatistik för varje kund, inklusive omsättning, marginal och bidrag. Lämna alla fält tomma om du vill att rapporten ska innehålla information för alla kunder i registret Kontakter. Om du vill specificera rapporten efter egna önskemål beskrivs fälten nedan. Kunder Klistra in Special Registret Kontakter Period Intervall Alfanumerisk Använd detta fält för att begränsa rapporten till en kund eller till ett kundintervall. Kunder i detta intervall som inte har köpt någonting under denna rapportperiod kommer ej att vara med i rapporten. Ange start- och slutdatum för perioden, separerade med kolon (:). 276

277 Kapitel 10: Rapporter - Kundutdtag, periodiskt Kundutdrag, periodiskt Rapporten Kundutdrag, periodiskt ger fullständig historik över transaktionerna för en kund eller en period, d.v.s. både öppna och betalda fakturor, krediteringar etc. Vid utskrift till skärm, kommer Kundutdrag, periodiskt att ha FirstOffice funktion nedbrytbara rapporter. Dubbelklicka på en faktura eller på ett inbetalningsnummer för att öppna den specifika fakturaposten eller inbetalningsposten. Kund Klistra in Special Registret Kontakter Intervall Alfanumerisk Skriv in numret på den kund du vill ha med i rapporten eller ett intervall av kundnummer, separerat med kolon. 277

278 FirstOffice Period Endast kunder med balans Funktion Sammandrag Specificerat Ange start- och slutdatum för rapportperioden, separerat med kolon (:). Markerar du den här kryssrutan omfattar rapporten endast de kunder vilka har ett saldo. Anger hur detaljerad du vill att rapporten ska vara. Detta val gör att varje kunds fodran eller skulder summeras på en rad. Detta val visar varje transaktion i kundreskontran, inklusive fakturor och inbetalningar. 278

279 Kapitel 10: Rapporter - Leverantörslista Leverantörslista När du väljer rapporten Leverantörslista får du en förteckning över de leverantörer som finns i registret Kontakter. Leverantör Klistra in Special Registret Kontakter Intervall Alfanumerisk Skriv in numret på den leverantör du vill ha med i rapporten eller ett intervall av leverantörsnummer, separerat med kolon (:). 279

280 FirstOffice Funktion Alla uppgifter Dessa val kontrollerar hur detaljerad rapporterna kommer att vara. Väljer du det här alternativet skrivs all tillgänglig information från leverantörsregistret ut i rapporten. Kontaktuppgifter Väljer du det här alternativet omfattar rapporten endast leverantörsnummer, företagets namn och namnet på angiven kontaktperson samt telefonnummer och är därför en men komplett lista. Sortering Rapporten kan sorteras efter leverantörsnummer och namn. 280

281 Kapitel 10: Rapporter Lev.utdrag, periodiskt Leverantörsreskontra Rapporten Leverantörsreskontra är en sammanställning av utgående fakturor per leverantör vid ett givet datum. Reskontrahanteringen handlar om den systematiska avräkningen av dina skulder till respektive leverantör och är mycket viktig för att du ska kunna hålla överblick över företagets ekonomi. Notera att, som alla FirstOffice rapporter, kommer antal överskridna dagar fr.o.m. förfallodagen att visas som negativa siffror, d.v.s. med ett minus framför beloppet (-). Du kan begränsa urvalet till en specifik period eller till en specifik leverantör. Leverantör Klistra in Special Registret Kontakter Datum Intervall Alfanumerisk Skriv in numret på den leverantör du vill ha med i rapporten eller ett intervall av leverantörsnummer, separerat med kolon (:). Om du vill att leverantörsreskonran ska skrivas ut per ett visst datum anger du datumet här. Om fältet lämnas tomt skrivs reskontran ut per dagens datum. 281

282 FirstOffice Funktion Historik Sammandrag Balans Fakturor Öppna Förfallna Sortering Dessa val kontrollerar hur detaljerad rapporterna kommer att vara. Rapporten tar med all historik kring en leverantörs öppna fakturor, eventuella krediteringar eller delbetalningar o.s.v. Det här alternativet ger dig en rapport som visar saldot för varje utestående faktura per leverantör. Sammanställer endast saldon för de leverantörer du angett i urvalet. Det här alternativet ger den mest kortfattade rapporten. Använd dessa alternativ för att bestämma vilken typ av leverantörsfakturor som ska ingå i rapporten. Väljer du det här alternativet omfattar rapporten endast de leverantörsfakturor som inte är betalade. Väljer du det här alternativet omfattar rapporten endast de leverantörsfakturor som är förfallna. Rapporten kan sorteras efter leverantörsnummer eller namn. 282

283 Kapitel 10: Rapporter Lev.utdrag, periodiskt Lev.utdrag, periodiskt Rapporten Lev.utdrag, periodiskt ger fullständig historik över transaktionerna för en leverantör eller en period, d.v.s. både obetalda och betalda leverantörsfakturor och utbetalningar. Vid utskrift till skärm, kommer Lev.utdrag, periodiskt att ha FirstOffice funktion nedbrytbara rapporter. Dubbelklicka på en leverantörsfaktura eller på ett utbetalningsnummer för att öppna den specifika leverantörfakturaposten eller ubetalningsposten. 283

284 FirstOffice Leverantör Klistra in Special Registret Kontakter Period Intervall Endast leverantörer med saldo Inkl. beställda betalningar Funktion Sammandrag Specificerat Alfanumeriskt Skriv in numret på den leverantör du vill ha med i rapporten eller ett intervall av leverantörsnummer, separerat med kolon (:). Ange start- och slutdatum för rapportperioden, separerat med kolon (:). Markerar du den här kryssrutan omfattar rapporten endast de leverantörer vilka har ett saldo. Anger hur detaljerad du vill att rapporten ska vara. Detta val gör att varje leverantörs fodran eller skulder summeras på en rad. Detta val visar varje transaktion i leverantörsreskontran, inklusive leverantörsfakturor och utbetalningar. 284

285 Kapitel 10: Rapporter - Momsrapport Momsrapport Varje gång du ska redovisa moms skriver du ut en Momsrapport. Rapporten använder du dels som underlag för din momsdeklaration och dels som underlag för det verifikat som du ska registrera. Rapporten summerar kontona för den ingående och utgående momsen för den specificerade perioden och den visar också totalen för respektive konto. Ett positivt värde innebär att du är skyldig att betala moms, ett negativt värde att du ska få tillbaka moms från Skattemyndigheten. Vi rekommenderar att så fort en Momsrapport har blivit utskriven för en färdig period, ska ett verifikt registreras där momsbeloppet som ska betalas/återfås flyttas till ett redovisningskonto för moms (2650 i kontoplanen som följer med FirstOffice). Det här verifikatet ska debitera kontot för utgående moms (25% 2610, 12% 2620, 6% 2630), kreditera kontot för ingående moms (2640) och skillnaden mellan dessa konton ska debiteras/krediteras redovisningskontot. Det här verifikatet måste registreras med en transaktionsdag inom den perioden som momsen gäller, helst som det sista verifikatet i perioden. Beloppet (som ska betalas/återfås) kan sedan förflyttas från redovisningskontot till ditt bank- eller postgirokonto med ett nytt verifikat då betalningen är gjord/mottagen. Definiera en momsrapport Du kan definiera vilka konton som ska redovisas på Momsrapporten. Klicka på ikonen [Inställningar] på Huvudmenyn, välj sedan Rapportinställningar i listan och markera rapporten Momsrapport i listan och klicka på knappen Definition. Fönstret Definition av momsrapport: Inspektera öppnas. 285

286 FirstOffice Definitionen som visas ovanför är från en svensk Momsrapport, där konton från kontoplanen EUBAS-2007 har definierats. Denna kontoplan medföljer FirstOffice programvara. Definitionen kan förändras för att passa din specifika verksamhet: du kommer att behöva förändra den om du har förändrat kontoplanen eller importerat din egen. Varje rad i definitionen representerar en rad i Momsrapporten. Rader kan läggas till, infogas eller om nödvändigt tas bort. För att infoga en rad, markera raden som den nya ska infogas övanför (genom att klicka på radnumret) och trycka på enter- eller returtangenten. För att ta bort en rad, markera den och tryck på backstegstangenten. Rad Kod Kommentar Varje rad i rapporten definieras på sin egen numrerade rad. En kod som identifierar en rad som kan användas i andra raders definitioner. En beskrivande text som identifierar raden i den utskrivna rapporten. 286

287 Kapitel 10: Rapporter - Momsrapport Definition RESULTAT( Kontonummer ) RESULTAT( 3010 ) Definitionen av raden i den utskrivna rapporten, exempelvis vilka konton som ska användas för att beräkna talet som ska visas och formeln för beräkningen. Det finns flera olika kommandon för att definiera formler i fältet för definition. De är inte känslig för stora eller små bokstäver. Det här kommandot ger förändringen av saldot under en viss period för kontot som är angivet i parentesen och innanför situationstecknen. Några exempel på hur kommandon kan definieras, visas nedan Ger förändringen av saldot för konto 3010 under den specifika perioden. RESULTAT( 301:3999 ) Ger summan av förändringen för konto 301 till 3999 för den specificerade perioden. FirstOffice använder sig av alfanumerisk sortering och inte numrerisk sortering. Därför skulle konto beräknas med det intervall som angivits i exemplet, medan konto 4010 inte skulle beräknas. -RESULTAT( 301:3999 ) Som i det föregående exemplet, det fasta tecknet framför det beräknade talet byts ut. Det här är användbart när siffror för försäljning ska visas, eftersom de lagras som negativa tal i FirstOffice. Genom att ange ett minus framför kommandot RESULTAT kommer försäljningssiffrorna att visas som positiva tal. RESULTAT( :3999 ) Tar förändringen från konto 3011 och adderar det med förändringarna från konto 3020 till konto MOMSRESULTAT( Kontonummer, Momskod ) Det här kommandot liknar kommandot RESULTAT, men i beräkningen av förändringen för specificerade konton, ingår endast verifikat med den angivna momskoden. 287

288 FirstOffice Referensen till momskoden är inte känslig för stora eller små bokstäver. Kommandot kan returnera summor från ett eller flera konton på samma sätt som för RESULTAT: se i olika exempel ovanför hur olika konton kan definieras. Illustrationen av momsrapportdefinitionen visar exempel på olika kommandon. Det finns några få saker att komma ihåg. Eftersom beräkningarna använder FirstOffice interna räknesätt (debet som är positiva värden och kredit är negativa värden), kommer t.ex. saldon för försäljningskonton att visas som negativa, eftersom de normalt är i kredit. Du löser detta lätt genom att ändra tecken framför dessa formler (ett minustecken framför kommandot). Här märks värdet av en väl strukturerad kontoplan. Om t.ex. alla intäktskonton hittas i en konsekvent nummerserie, är det lätt att summera ihop dem. När du är färdig med definitionen av Momsrapporten, klicka på knappen [Spara] i knappraden. Du kommer då tillbaka till listan med Rapporter. Utskrift av momsrapport Klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Momsrapport i listan Rapporter. Fönstret Urval Momsrapport öppnas. 288

289 Kapitel 10: Rapporter - Momsrapport Period Här anger du perioden för Momsrapporten som du vill skriva ut, ange start- och slutdatum för rapportperioden, separerat med kolon (:). Som standard föreslår FirstOffice första raden från inställningen Perioder. Om rapportperioden är en dag återigen kommer rapporten att skrivas ut med rapportperioden som är förinställt i FirstOffice (nuvarande år). Kryssa i Skrivare under menyn Media och Skrivardialog, klicka sedan på knappen [Kör] i knappraden för att skriva ut Momsrapporten. 289

290 FirstOffice Resultaträkning Rapporten Resultaträkning visar företagets rörelseintäkter för en viss period. Den visar också företagets rörelsekostnader och därmed kan bruttovinsten beräknas, samt overhead (t.ex. avskrivningar och skatter) kostnader så att nettovinsten kan beräknas. Vid utskrift till skärm, kommer Resultaträkningen att ha FirstOffice funktion nedbrytbara rapporter. Dubbelklicka på kontonummer i rapporten för att öppna Huvudboken för samma konto och period. När du är i Huvudboken kan du dubbelklicka på ett verifikatnummer för att öppna just det individuella verifikatet. Definiera en resultaträkning Resultaträkningens rapportdefinition definieras på samma sätt som Balansräkningens. Se avsnittet Balansräkning för mer information om rapportdefinitionen. 290

291 Kapitel 10: Rapporter - Resultaträkning Skriva ut en resultaträkning Klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn, dubbelklicka på rapporten Resultaträkning i listan Rapporter. Fönstret Urval resultaträkning öppnas. Period Konto Alla Använda Endast grupper Ange start- och slutdatum för rapportperioden, separerat med kolon (:).Som standard föreslår FirstOffice första raden från inställningen Perioder (nuvarande år). Välj hur kontona ska skrivas ut i rapporten. Det här alternativet innebär att alla konton som definieras i rapportdefinitionen kommer att skrivas ut. Det här alternativet innebär att endast de konton som har används kommer att visas. Detta inkluderar konton som har ett ingående saldo från en tidigare period, trots att de inte har blivit använda under rapportperioden. Det här alternativet visar inte saldon för varje enskilt konto. Den visar istället ett övergripande saldo för varje rad i Resultaträkningens rapportdefinition. 291

292 FirstOffice Endast använda gr. Jämförelse Ackumulerat Föregående år Föregående resultat Periodens verifikat Det här alternativet visar endast saldon för de rader som har blivit använda i Resultaträkningens rapportdefinition. Välj ett av alternativen för kolumnen jämförelse i rapporten. Det här alternativet jämför rapportens period med den ackumulerade summan för året. Det här alternativet jämför rapportens period med samma period året innan. Det här alternativet jämför rapportens period med föregående räkenskapsår. Om denna kryssruta är markerad kommer verifikatnumren på alla verifikat som ingår i rapportperioden, att listas längst ner i rapporten tillsammans med debet- och kredittotalerna. 292

293 Kapitel 10: Rapporter - Råbalans Råbalans Rapporten Råbalans visar saldon för alla individuella konton. Den används främst för avstämning. Du kan inte förändra rapportdefinitionen för Råbalansen, men du kan bestämma vilka verifikat som ska inkluderas. Vid utskrift till skärm, kommer Råbalansen att ha FirstOffice funktion nedbrytbara rapporter. Dubbelklicka på kontonummer i rapporten för att öppna Huvudboken för samma konto och period. När du är i Huvudboken kan du dubbelklicka på ett verifikatnummer för att öppna just det individuella verifikatet. Totalen av rapportens tre kolumner ska bli noll, vilket betyder att totalen för debet och totalen för kredit är lika. Om så inte är fallet, kan det finnas ett fel i ett eller flera verifikat som bör korrigeras omedelbart. Klicka på ikonen [Rapporter] på Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Råbalans i listan Rapporter. Fönstret Urval Råbalansrapport öppnas. Period Ange den period som du vill att Råbalansen ska visa. Som standard anges den första perioden från inställningen Perioder. 293

294 FirstOffice Konton Klistra in Special Registret Konton Intervall Alfanumerisk Här kan du begränsa rapporten till att visa ett visst konto eller ett intervall av konton. Momskod Klistra in Special Inställningen Momskoder Endast använda konton Periodens verifikat Ange en momskod här för att begränsa rapporten till att endast visa saldon från verifikat innehållande en viss momskod. Markera den här kryssrutan om du endast vill att konton med verifikat under rapportperioden ska visas. Även konton med ett ingående saldo från tidigare perioder kommer att visas, trots att de inte har några verifikat inom den angivna perioden. Med den här kryssrutan markerad kommer alla verifikatnummer från verifikaten som ligger inom rapportperioden att listas längst ner på rapporten tillsammans med totalerna för debet och kredit. 294

295 Kapitel 10: Rapporter - Systemdokumentation Systemdokumentation I rapporten Systemdokumentation finns ett antal olika listor som innehåller poster som har skapats i olika inställningar. De kan användas för att beskriva vad ditt system innehåller. Dessa rapporter är också användbara om dina räkenskaper ska granskas eftersom de innehåller viktig systeminformation som ska finnas i en professionell revision, t.ex. kontoplanen. Klicka på ikonen [Rapporter] Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Systemdokumentation i listan Rapporter. Fönstret Urval systemdokumentation öppnas. Markera kryssrutorna för det alternativ som du vill inkludera i rapporten och klicka på knappen [Kör] i knappraden. 295

296 FirstOffice Utbetalningsprognos Denna rapport, tillsammans med Inbetalningsprognosen, kommer att vara användbar för att förutse företagets kassaflöde. Denna rapport ger information om utestående krediter (t.ex. obetalda leverantörsfakturor), sorterade på förfallodagen. Denna rapport visar även hur mycket företaget förväntas betala inom snar framtid. Leverantör Klistra in Special Registret Kontakter Vill du att rapporten ska omfatta en bestämd leverantör, eller ett intervall av leverantörer, skriver du leverantörsnumren här. 296

297 Kapitel 10: FirstOffice Dokument FirstOffice Dokument 297

298 FirstOffice Kapitel 9: Dokument Funktionen Dokument tillåter utskriften av flera specifika dokument eller formulär på en och samma gång. Du kan välja denna utskrift genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på ikonen [Dokument] på Huvudmeny. Alternativt använda kortkommandot Ctrl-D (Windows) eller -D (Macintosh). Fönstret Dokument öppnas, här listas de dokument som kan skrivas ut från FirstOffice För att skriva ut dokument, gör följande 1. Dubbelklicka på lämplig dokumenttyp i Dokument listan. 2. Ett urvalsfönster kommer att öppnas, där du kan bestämma vilken information som ska finnas med på det utskrivna dokumentet (t.ex. vilka fakturor som ska skrivas ut). Urvalsfönster för varje dokument beskrivs nedan. 3. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att skriva ut dokumentet. 298

299 Kapitel 10: Dokument - Introduktion Varje dokument använder en egen dokumentmall vid utskrift. Du kan designa om dessa så att de uppfyller dina önskemål genom att använda sig av inställningen Dokumentmallar. För mer information om dokumentmallar se kapitel 5, Inställningar. Urvalsprocessen för varje dokument beskrivs nedan. I samtliga fall gäller att lämna fälten tomma om man önskar skriva ut samtliga poster i databasen. Om urvalet ska begränsas fyll i fälten som beskrivs nedan. Ofta går det att välja ett intervall, exempelvis en serie av fakturor. Skriv det lägsta och det högsta numret i serien separerat med kolon (:). Till exempel om du vill rapportera kunderna från kundnummer 001 till och med 010, skriv in 001:010 i fältet Kunder. Notera att det läses alfanumreriskt, vilket innebär att ett urval 1:2 skulle inkludera 100, o.s.v. 299

300 FirstOffice Fakturor Det finns flera tillfällen när det är aktuellt att skriva ut en faktura. Det kan gälla en provutskrift innan faktureringen är slutgiltigt godkänd, en kopia för internt bruk eller originalfakturan avsedd för kunden. Vill du göra en provutskrift kan du klicka på skrivarikonen i knappraden innan du godkänner fakturan. Fakturan som då skrivs ut har texten Provutskrift skriven snett över sidan så att den inte ska gå att förväxla med en ordinarie. Eftersom du ännu inte har godkänt fakturan, kan du efter genomläsning av utskriften göra eventuella rättelser i fakturan. Detta gäller även för kassa-, kredit- och räntefakturor. När du vill skriva ut den färdiga fakturan, kan du igen göra detta genom att klicka på skrivarikonen i knappraden när du har fakturan öppen på skärmen, eller så kan du skriva ut ett antal fakturor på en och samma gång, för att göra detta följ dessa steg nedan. 1. Klicka på ikonen [Dokument] på Huvudmenyn. I listan Dokument, dubbelklicka på fakturatypen som du vill använda. Fönstret Urval Fakturor öppnas. 300

301 Kapitel 10: Dokument - Fakturor 2. Ange fakturanumret om det är en enskild faktura som ska skrivas ut, eller ett intervall av fakturanummer. Endast outskrivna är förvalt i funktionsrutan. Funktionsrutan används för att styra vilka fakturor som ska skrivas ut. Endast outskrivna Detta val skriver inte ut redan utskrivna fakturor igen. Alla Original Alla innebär att utskrift sker av samtliga fakturor i intervallet. I de flesta fall om någon av fakturorna redan skrivits ut kommer dessa att ha texten Kopia snett över sidan för att fakturan inte ska förväxlas med originalet. Detta val skriver ut fakturorna i originalutskrift, utan texten Kopia, även om den tidigare har skrivits ut. Genom att markera fakturatyp kan du begränsa urvalet fakturor som skrivs ut. 3. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att starta utskriften. Vill du avbryta utan att skriva ut klickar du i stängningsrutan på fönstret. Dokumentmallen som används för detta dokumet bör ha dokumentkoden FAKTURA. Kassafakturor/Kreditfakturor Utskrift går till på liknande sätt som utskrift av vanliga fakturor, se ovan. Dock, använder sig de av egna dokumentmallar med dokumentkoden KASSAFAKTURA respektive KREDITFAKTURA. 301

302 FirstOffice Kundetiketter Detta dokument skriver namn och adressetiketter till kunder. Dokumentmallen som används för detta dokumet bör ha dokumentkoden ETIKETT_2*8_LASER. Kund Klistra in Special Registret Kontakter Sortering Intervall Alfabetisk Ange kundnummer eller ett intervall av kundnummer för vilka du vill skriva ut etiketter. Etiketterna kan sorteras efter kundnummer eller namn. Funktion Styr hur många etiketter som ska skrivas ut per A4 ark (2 eller 3 kolumner och 8 rader). Om du vill att statisk text ska skrivas ut på etiketter (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketter, så som kundnamn), öppna dokumentmallen ETIKETT_2*8_LASER från inställningen Dokumentmallar och gör följande 302

303 Påminnelser Kapitel 9: Dokument - Påminnelser Skriver ut en sida per förfallen faktura. Det kan vara använbart då en kund har flera förfallna fakturor. Faktura Klistra in Special Registret Fakturor Intervall Ange fakturanummer. Alfabetisk Kund Klistra in Special Registret Kontakter Intervall Räkna upp påminnelsenivå Alfabetisk Ange kundnummer eller ett intervall av kundnummer för vilka du vill skriva ut påminnelser. Markera den här kryssrutan om du vill att påminnelsenivån ska räknas upp när påminnelsen skrivs ut. 303

304 FirstOffice FirstOffice Exporter FirstOffice 304

305 Kapitel 11: Export - Månadssaldon Kapitel 11: Exporter Export -funktionen ger möjlighet till att exportera en viss typ av information i form av en tab-separerad textfil. Textfilen kan sedan användas till att infogas i ordbehandlingsprogram för redigering, eller i ett kalkylblad för vidare statistiska analyser, eller i ett bildhanteringsprogram för att ingå i marknadsmaterial eller i publicerade rapporter. Alternativt kan den importeras till en annan av FirstOffice databaser eller företag. För att skapa en exportfil, klicka på ikonen [Rutiner] på Huvudmenyn. När Exporter blir valt visas nedanstående fönster. Den visar en lista över vilka exporter som kan utföras. 305

306 FirstOffice Dubbelklicka på ett av exportalternativen. För varje alternativ kommer ett urvalsfönster att öppnas, där du kan bestämma vad filen ska innehålla. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att exportera. Artikelstatistik Använd denna exportstatistik för de olika artiklarna i din verksamhet. Resultatet är en fil med månadssaldon från det nuvarande räkenskapsåret. Den första 12 gruppen innehåller kvantitet och den andra 12 gruppen innehåller säljsiffrorna. Ange ett artikelnummer eller ett intervall av artikelnummer separerade med kolon (:) och klicka på knappen [Kör] i knappraden, (eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan). Om nödvändigt använd dig av funktionen Klistra in Special för att välja en specifik artikel. FirstOffice kommer att öppna en dialogruta där du kan namnge och välja destination för exportfilen. Registrera ett namn för filen. Klicka på knappen [Spara] eller tryck på entereller returtangenten. Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. Du kan avbryta exporten genom att trycka på tangenten Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). 306

307 Kapitel 11: Export - Basregister Basregister Den här funktionen kan användas för att exportera grundläggande information från en databas. Det är ett praktiskt verktyg när du vill skapa ett nytt företag som ska använda samma baskontostruktur som ditt redan existerande företag. Du kan spara mycket tid genom att helt enkelt kopiera information, som t.ex. Kontoplanen, mellan de två företagen, för att sedan korrigera det som eventuellt skiljer dem åt. Exporten av Basregister är sparad som en textfil och kan importeras i det nya företaget genom att använda Importfunktionen Automatisk eller Manuell filsökning (beskrivet i Kapitel 12, Import ). Klicka på ikonen [Rutiner] på Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Basregister i Export listan. Fönstret Urval basregisterexport öppnas Välj ett eller flera alternativ som är lämpliga och klicka på knappen [Kör] i Knappraden för att fortsätta. Om du har valt ett enda register, kan du exportera ett intervall av poster från det registret genom att ange intervallet i fältet Kod. Ge sedan filen ett namn och bestäm var den ska sparas och klicka på knappen [Spara] i dialogrutan eller tryck på enter- eller returtangenten. Ett meddelande fönster informerar dig om hur långt framskriden exportprocessen är gången. Processen kan avbrytas när som helst genom att att trycka på Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). 307

308 FirstOffice Banköverföringsfil Alternativet banköverföringsfil exporterar informationen ut ur FirstOffice och kan sedan sändas som ett utbetalningsuppdrag direkt till bank- eller postgirot med hjälp av ett modem och ett överföringsprogram. FirstOffice exporterar utbetalningar som är markerade som beställda. Ange löpnumret för den utbetalning som ska exporteras till fil. Det går också att ange ett intervall av löpnummer åtskilda med ett kolon (:). Automatiskt väljer enbart de utbetalningar som inte tidigare har exporterats. Markera alternativet Alla om du önskar att alla utbetalningar ska inkluderas. 308

309 Kapitel 11: Export - Banköverföringfiler Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att fortsätta. Ge filen ett namn och bestäm var den ska sparas och klicka på knappen [Spara] i dialogrutan eller tryck på enter- eller returtangenten. Ett meddelande fönster informerar dig om hur långt framskriden exportprocessen är gången. Processen kan avbrytas när som helst genom att att trycka på Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). 309

310 FirstOffice Fakturarader Detta kommando exporterar fakturarader för ett urval av fakturor. Raderna kommer att exporteras i enkelt tabell format, med en rad per fakturarad. Textfilen kan sedan användas till att infogas i ordbehandlingsprogram för redigering, eller i ett kalkylblad för vidare statistiska analyser, eller i ett bildhanteringsprogram för att ingå i marknadsmaterial eller i publicerade rapporter. Alternativt kan den importeras till en annan av FirstOffice databaser eller företag. Period Ange start- och slutdatum för perioden, separerade med kolon (:). Som förinställt är det nuvarande räkenskapsåret. Nr Intervall Numerisk Om nödvändigt, ange ett fakturanummer eller ett intervall av fakturanummer separerade med kolon (:). Endast rader från fakturan inom intervallet kommer att exporteras. 310

311 Kapitel 11: Export - Fakturarader Kund Klistra in Special Registret Kontakter Intervall Alfanumerisk Ange ett kundnummer eller ett intervall av kundnummer för att exportera rader från fakturor som är skapade för dessa specifika kunder. Artiklar Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumerisk Ange ett artikelnummer eller ett intervall av artikelnummer för att exportera rader från fakturor innehållande dessa specifika artiklar. Fakturatyp Markera kryssrutorna för att exportera från godkända/icke godkända fakturor. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att fortsätta, (eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan). FirstOffice kommer att öppna en dialogruta där du kan namnge och välja destination för exportfilen. Registrera ett namn för filen. Klicka på knappen [Spara] eller tryck på entereller returtangenten. Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. Du kan avbryta exporten genom att trycka på tangenten Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). 311

312 FirstOffice Företagstextbackup, Databastextbackup De här funktionerna erbjuder ett effektivt sätt att säkerhetskopiera informationen i din databas. De kopierar all information i programmet till en vanlig textfil. Det går också att kopiera eller duplicera databasfilen som finns på din hårddisk, men FirstOffice metod har två fördelar En textbackup tar mycket liten plats. Det är inte ovanligt att ett helt års räkenskaper får plats på en diskett. Textbackupen är oberoende av programversion. DEN KAN ALLTID ANVÄNDAS. Nya versioner av FirstOfficeprogrammet (om programmet har uppdaterats internt) kan ha svårt för att läsa gamla databasfiler.! Använd FirstOffice inbyggda textbackup funktion för att garantera ett framgångsrikt återskapande. Så här säkerhetskopierar du din information 1. Klicka på ikonen [Rutiner] på Huvudmenyn. Fönstret Exporter öppnas och listar alla tillgängliga exportfunktioner. 2. Välj Företagstextbackup (om du vill säkerhetskopiera informationen i databasen från företaget som du senast valde att arbeta i) eller Databastextbackup (om du vill säkerhetskopiera hela databasen). 3. Fönstret Backupkommentar visas där du kan beskriva backupfilen med max 40 tecken. Den här kommentaren kommer att visas av importfunktionen i listan med importfiler. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att fortsätta. 4. FirstOffice öppnar en dialogruta där nu kan namnge och välja destination för exportfilen. Ange ett namn för filen i fältet Filnamn: och som vanligt väljer du en passande mapp (t.ex. Backup).! Spara aldrig backupen direkt på diskett! Spara den ALLTID på hårddisken först och kopiera sedan filen till en CD eller USB. 312

313 Kapitel 11: Export Företags- och Databas textbackup Namnet på textbackupen bör innehålla datumet när backupen skapades (t.ex. EF för Exempelföretaget och datum), men kom ihåg att namnet maximalt kan innehålla åtta tecken om du arbetar i NT version 3 eller tänker återskapa databasen med backupfilen med importfunktionen Automatisk (importfunktionen Manuell filsökning kan importera filer oavsett längden på namnet). Klicka sedan på [Spara]. 5. Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. 6. När exporten är klar kommer du tillbaka till fönstret Exporter. Stäng den genom att klicka i stängningsrutan.! Gör det till en regel att ta en textbackup VARJE DAG! Din databas kan bli skadad, genom hårdvarufel, strömavbrott eller av andra anledningar. En backupfil är en säkerhetsgaranti för att inte förlora information och arbete när någonting går fel. Notera att, för säkerhetsskäl och olikt de andra exporterna som produceras av exportfunktionen i FirstOffice, är filerna som skapas genom Företagstextbackup och Databastextbackup krypterade filer, inte textfiler. 313

314 FirstOffice Kontaktdata Denna funktion exporterar kundnummer, namn, kontakt, adress, telefon- och faxnummer för alla kunder i den valda intervallen. Registrera ett kundnummer eller ett intervall av kundnummer separerade med kolon (:) och klicka på knappen [Kör] i knappraden, (eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan). Om nödvändigt använd dig av funktionen Klistra in Special för att välja en specifik kund. FirstOffice kommer att öppna en dialogruta där du kan namnge och välja destination för exportfilen. Registrera ett namn för filen. Klicka på knappen [Spara] eller tryck på entereller returtangenten. Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. Du kan avbryta exporten genom att trycka på tangenten Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). 314

315 Kapitel 11: Export - Kundstatistik Kundstatistik Detta kommando exporterar månadens säljsiffror för varje enskild vald kund under det nuvarande räkenskapsåret. Registrera ett kundnummer eller ett intervall av kundnummer separerade med kolon (:) och klicka på knappen [Kör] i knappraden, (eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan). Om nödvändigt använd dig av funktionen Klistra in Special för att välja en specifik kund. FirstOffice kommer att öppna en dialogruta där du kan namnge och välja destination för exportfilen. Registrera ett namn för filen. Klicka på knappen [Spara] eller tryck på tangenten enter- eller returtangenten. Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. Du kan avbryta exporten genom att trycka på tangenten Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). 315

316 FirstOffice Månadssaldon Välj detta kommando om du vill exportera månadssaldon gällande företaget för alla eller ett urval av konton. Textfilen kan sedan användas till att infogas i ordbehandlingsprogram för redigering, eller i ett kalkylblad för vidare statistiska analyser. Du kan begränsa exporten till en specifik period eller ett specifikt konto. Öppna listan Export genom att klicka på ikonen [Rutiner] på Huvudmenyn, dubbelklicka på Månadssaldon i listan för att öppna fönstret Urval månadssaldoexport. Period Ange en period för saldot som du vill exportera. Varje månad som är inkluderad i perioden redovisas i separata kolumner i exportfilen. Konton Klistra in Special Registret Konton Intervall Alfanumerisk Ange ett kontonummer här om du endast vill exportera saldot för ett specifikt konto. Bekräfta genom att klicka på knappen [Kör] i knappraden, (eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan). Om nödvändigt använd dig av funktionen Klistra in Special för att välja en specifik konto. FirstOffice kommer att öppna en dialogruta där du kan namnge och välja destination för exportfilen. Registrera ett namn för filen. Klicka på knappen [Spara] eller tryck på entereller returtangenten. 316

317 Kapitel 11: Export - Råbalans Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. Du kan avbryta exporten genom att trycka på tangenten Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). Råbalans Råbalansen är en slags kombinerad Balans- och Resultaträkningsrapport som visar saldot för varje enskilt konto men inte summorna för debet och kredit kolumnerna. Du kan exportera råbalansen för hela året eller för en godtycklig del av året som en tab-separerad textfil och du kan importera den för vidare redigering i t.ex. ett bokslutsprogram. Öppna listan Export och dubbelklicka på Råbalans för att öppna fönstret Urval råbalansexport. Period Ange start- och slutdatum för perioden, separerade med kolon (:). Bekräfta genom att klicka på knappen [Kör] i knappraden, (eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan). Om nödvändigt använd dig av funktionen Klistra in Special för att välja en specifik period. FirstOffice kommer att öppna en dialogruta där du kan namnge och välja destination för exportfilen. Registrera ett namn för filen. Klicka på knappen [Spara] eller tryck på entereller returtangenten. Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. Du kan avbryta exporten genom att trycka på tangenten Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). 317

318 FirstOffice SIE (Svensk Standard för Import/Export) SIE är en svensk standard för import och export, vilket innebär att exportfilens format och innehåll följer en standard som andra typer av program (deklarations-, boksluts- eller skatteprogram) kan importera. I FirstOffice kan du exportera tre typer av SIE-filer, vilka beskrivs nedan. Period Klistra in Special Inställningen Perioder Ange perioden för de saldon som du vill att exporten ska innehålla. Som standard föreslår FirstOffice den första perioden i inställningen Perioder. Enligt SIE-standard exporteras även föregående räkenskapsår som jämförelse. Oavsett vilken period som har angivits kommer exporten att innehålla ett år bakåt från första dagen i den valda perioden. 318

319 Kapitel 11: Export - SIE Konton Klistra in Special Registret Konton Kommentar SIE typ Typ 1 - Årsslut Intervall Alfanumeriskt Ange vilket konto eller vilket kontointervall som exporten ska innehålla. Om fältet lämnas tomt kommer alla konton att exporteras. Texten som anges i det här fältet kommer att följa med i exportfilen. Den kan användas för att på ett enkelt sätt se filens innehåll. Det här alternativet exporterar bokslutssaldon. Filen innehåller bl.a. företagsuppgifter, kontoplan, ingående saldon (IB), utgående saldon (UB) och resultat. Typ 2 - Export av periodsaldon Exporterar periodsaldon som kan användas för t.ex. statistik. Filen innehåller även de uppgifter som exporteras i Typ 1. Typ 4 - Export av transaktioner Exporterar verifikat som kan användas för eventuell import i andra system. Filen innehåller även de uppgifter som exporteras i Typ 1. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att starta exporten, (eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan). FirstOffice kommer att öppna en dialogruta där du kan namnge filen och bestämma var den ska bli sparad. Ange ett filnamn. Klicka på [Spara] eller tryck på enter- eller returtangenten. Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. Du kan när som helst avbryta exporten genom att trycka på Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). Stäng fönstret Export genom att klicka i stängningsrutan när exporten är klar. 319

320 FirstOffice Systemdata Den här funktionen kan användas för att exportera grundläggande information från en databas. Det här är ett praktiskt verktyg när du vill skapa ett nytt företag som ska använda samma baskontostruktur som ditt redan existerande företag. Du kan spara mycket tid genom att helt enkelt kopiera information, som t.ex. kontoplanen, mellan de två företagen för att sedan korrigera det som eventuellt skiljer dem åt. Exporten systemdata, exporteras till en vanlig textfil och kan sedan importeras till ett nytt företag genom importfunktionen Automatisk eller Automatisk, manuell filsökning (beskrivet i kapitel 12, Import ). Klicka på ikonen [Rutiner] på Huvudmenyn, dubbelklicka sedan på Systemdata i listan Exporter. Fönstret Urval systemdataexport öppnas Markera kryssrutorna för att bestämma vilken data som ska exporteras. Klicka på knappen [Kör] i knappraden för att fortsätta, (eller avbryt genom att klicka i stängningsrutan). FirstOffice kommer att öppna en dialogruta där du kan namnge och välja destination för exportfilen. Registrera ett namn för filen. Klicka på knappen [Spara] eller tryck på entereller returtangenten. Ett meddelandefönster informerar dig om hur exporten fortskrider. Du kan avbryta exporten genom att trycka på tangenten Esc (Windows) eller -Punkt (Macintosh). 320

321 FirstOffice Importer

322 FirstOffice Kapitel 12: Import Importfunktionen används för att importera information från tab-separerade textfiler som har exporterats från andra FirstOffice databaser eller företag, eller från andra applikationer t.ex. kalkylblad. Den importerar även krypterade backupfiler som är skapade genom exportfunktionerna Företagstextbackup och Databastextbackup. Du öppnar importfunktionen genom att klicka på [Rutiner] på Huvudmenyn och välja Importer. När du väljer funktionen öppnas fönstret Importer. Det finns tre Importalternativ: dubbelklicka på en av dem för att starta importfunktionen. Dialogrutan Öppna visas och här kan du lokalisera filen som ska importeras. Markera filen och klicka på [Öppna] för att starta importen. 322