Decentraliserad Budget- och Prognoshantering med Analys

Transkript

1 Scalabruk årsmöte Kolmården 2008 Decentraliserad Budget- och Prognoshantering med Analys Bo Vilbern Datema Lena Dunder Polarica För ökad avkastning

2 Budget och Prognoshantering med Analys 1. Kort presentation av Datema 2. Hur fungerar det i många företag idag? 3. Annat synsätt på dessa processer 4. Visning 5. Polarica en kunds erfarenheter 6. En titt i nästa version 7. Frågor Datema - Partner of the Year -

3 Datema AB Antal anställda: ca 90 st Omsättning 2007: ca 110 milj Budget 2008: ca 120 milj Tillväxt sker under lönsamhet och med starka finansiella ägare Kontor i: Stockholm, Göteborg, g Malmö, Halmstad, Västervik, Skövde, Örebro, Gävle, Oslo och Köpenhamn.

4 Datema AB Applikation Mobilitet Försäljning Konsulting I korthet Konsulting Djup och Bredd. Totalt 50 konsulter. Utveckling iscala 35 st Teknik 10 st Service & Support Utveckling 6 st Integration 4 st Egna Produkter Mobilitet 5 st Datema - Partner of the Year iscala EMEA 2006 & 2007

5 Referenser Ett axplock av kunder:

6 Applikation Applikation (Konsultation, utbildning) Teknisk plattform (Server, PC, kommunikation) Utveckling/Integration (Egna program, koppling andra system) 30 års erfarenhet Unik spetskompetens Epicor/Scalas äldsta partner i Norden

7 Egna produkter isqd EASY för iscala iscala Query Designer Raport och Analysverktyget till iscala DDS Datema Document Suite Dokumenthanteringssystemet integrerat till iscala med ESC Streckkods system för iscala logistik Handterminals system integrerat till iscala via WLAN och ESC Datema Transport Tilläggsprogram till isqd CFA Cash Flow Analyzer VFA Variation and Forecast Analyzer IPS Inventory Planning System iscala Scorecard Viewer Kundfakturor Journaler Leverantörsfakturor Arkiv Utleveranser av kundorder Inleverans av inköpsorder Inventering Lagerförflyttningar Integrering av transportsystem till iscala

8 Mobilitet Mobila datasystem (Portabel datafångst) Streckkoder, RFID och Voice (Teknik Läsare Skrivare) WLAN (Trådlös datakommunikation) 20 års erfarenhet Unik spetskompetens Symbol/Motorolas äldsta partner i Norden

9 Mobila Lösningar Datafångst Mobila system RFID Trådlös Drift och Service och infrastruktur övervakning support

10 Service & support 20 års erfarenhet Support via telefon eller e-post Datemas produktsortiment samt andra IT-relaterade frågor Ärendehantering enligt ITIL Service på bl. a. Epicor, Motorola (Symbol) och HP produkter Snabb utryckning vid akuta driftstopp Larmövervakning Regelbundna hälsokontroller Öppen vardagar 08:30-17:00 Jour 24/7 Vår ambition är att alltid hålla en hög servicegrad! Datema Service & Support, Telefon: , Fax: E-post:

11 Datemas kunderbjudande Kundnöjdhet långsiktiga relationer Systemleverantör med spetskompetens och fokus Referenser och praktisk lång erfarenhet Strategiska världsledande partners och allianser Nordiskt Eftermarknad via helpdesk 365 dagar, 7-24 Resursstarkt med ca 90 stycken kompetenta medarbetare Lönsamt Kompletta systemleveranser Analyser förstudier Systemutveckling Egna produkter mjukvaror Konsulter Projektledning Kompletta installationer Utbildning Drift & övervakning Helpdesk Finansiellt starka ägare

12 Budget- och Prognoshantering med Analys TRADITIONELLT Datema - Partner of the Year -

13 Budgetprocessen Några månader innan nytt år så tar ekonomiavdelningen fram ett budgetunderlag Utfall per månad på kontonivå (förra året) Oftast uppdelat per budgeterande resultatenhet Inmatat eller importerat i ett Excel ark Distribuerat till resultatansvariga Bearbetas av respektive ansvarig

14 Budgetprocessen Samlas ihop, summeras, bearbetas och ändras tills den slutligen antages. Budgeten läses eller matas in i iscala Den används i fortsättningen vid jämförelser med utfallet i finansrapporterna i 12 månader Egentligen så är den redan vid första månadens utfall historia

15 Prognosprocessen Ett antal gånger under året, så gör man en prognos för resten av budgetåret Nya Excel ark med utfall + budget på kontonivå tas fram för varje resultatenhet (och distribueras) Varje enhet lägger in sina bedömningar på kontonivå av tänkbara avvikelser mot tidigare budget Många gånger görs prognosen av finansavdelningen för att linjecheferna inte har tid eller rätt kunskap Allt sammanställs och presenteras för ledningen Ledningen kommenterar och korrigerar prognosen VANLIGTVIS så arkiveras prognosen därefter

16 ANALYSEN När resultatet t t finns i redovisningen, i skall man börja att analysera och förklara varför det blev som det blev När linjechefer skall redogöra och förklara utfallet samt göra prognoser så beskriver man verkligheten utifrån den traditionella resultatredovisningen (som ofta inte speglar verksamheten) eller visar man ett eget Excel ark (som ofta speglar verksamheten men ibland utgår från helt andra siffror än redovisningen)

17 PÅSTÅENDE RESULTATET blir att: Linje- och ekonomiavdelningarna talar inte samma språk Ekonomiavdelningen gör ofta alla analyser och prognoser därför att linjepersonal inte förstår redovisningen Analyserna och prognoserna blir inte så bra eller görs så ofta, som de borde I de fall linjepersonalen engageras, g tar det bort mycket tid från ordinarie arbete

18 VFA Variation and Forecast Analyzer Decentraliserad Budget- och Prognoshantering med Analys och uppföljning Integrerat med iscala Tilläggsprodukt till iscala Query Designer Datema - Partner of the Year -

19 UTMANING Hur får man då avdelningarna att tala samma språk? Och hur får man linjecheferna att engagera sig i att göra analyser och prognoser? Och ändå bygga analysen på redovisningens resultat enligt resultaträkningen t

20 Rapportdatabaserna t Varje databas byggs upp av Rapportrader Där definieras för varje rad förekomsten av Vilka konton Vilka intäktsställe täll Vilka produkter Osv. som skall ingå (summeras) i rapportraden Raderna ger en högre redovisningsnivå som troligen kan beskriva linjens verksamhet bättre Datema - Partner of the Year -

21 Datema - Partner of the Year -

22 Analyzer: Hittills: Användardefinierade utseende Drill down till transaktionsnivån Integrerat t med Kund och leverantörsreskontran t Ner till originaldokumentet För linjechefen för sitt ansvarsområde Nya funktioner: Ny layout Enkelt att göra beräkningar mellan kolumner Integration av KEY funktionen i drllldown Integration av SQL-frågor på radnivå Integrerat grafik verktyg Datema - Partner of the Year - iscala (EMEA) 2006 och 2007

23 Nu också för Budget och Prognoser Datema - Partner of the Year - iscala (EMEA) 2006 och 2007

24 Datema - Partner of the Year -

25 Budgethanteringen g MED ETT NYTT SYNSÄTT Datema - Partner of the Year -

26 Hämtas från iscala Datema - Partner of the Year -

27 Datema - Partner of the Year -

28 Datema - Partner of the Year -

29 Datema - Partner of the Year -

30 Datema - Partner of the Year -

31 Efter varje månadsslut PRONOSHANTERINGEN MED AVVIKELSEANALYSER Datema - Partner of the Year -

32 Datema - Partner of the Year -

33 Datema - Partner of the Year -

34 Datema - Partner of the Year - iscala (EMEA) 2006 och 2007

35 POLARICA Lena Dunder Datema - Partner of the Year -

36 Ett titt på nästa version Datema - Partner of the Year -

37 Datema - Partner of the Year -

38 Datema - Partner of the Year -

39 Datema - Partner of the Year -

40 Datema - Partner of the Year -

41 Pi Priser mm VFA är tilläggsprodukter till isqd och användare räknas i isqd runtime. Serverlicens UH 20%/år kronor Datema - Partner of the Year -

42 TACK FÖR OSS Datema - Partner of the Year -