KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Kallelse

Transkript

1 Tid: Torsdag klockan 08:30 Plats: Klarälven Justerare: Majoriteten Tid för justering: Måndag den 12 augusti kl Föredragningslista: Nr Ärende Diarienr Föredragande 1 Upprop 2 Val av justerare (majoriteten) 3 Godkännande av dagordning 4 Utvecklingspunkt/tema 2019: information KS 2019/14 Claes Havimäki 5 Utredning kring simhallen i Dejes framtid KS 2019/157 Claes Havimäki, Joakim Bååth 6 Deje simhall partneringupphandling KS 2018/51 Kent Nilsson 7 Budgetuppföljning 2019 KS 2019/59 Lena Backlund 8 Upphandlingsfunktion i samverkan med Kils kommun KS 2019/81 Lena Backlund 9 Yttrande över laglighetsprövning enligt kommunallagen om beslut om att utreda ny politisk organisation, mål nr KS 2019/111 Madeleine Nyvall 10 Projekt Tillgänglig Digitalt KS 2019/ Revidering av reglemente för överförmyndarnämnden (ÖFN) KS 2019/ Revidering av reglemente för miljöoch byggnämnden (MBN) KS 2019/129 Cornelia Lundgren

2 13 Uppdrag om att se över möjligheter till samverkan inom kostverksamheten KS 2019/ Ombyggnation av kraftledning mellan Munkfors och Kil KS 2016/43 15 Kommunrevisorerna: Revisionsrapport Granskning av kommunens insatser kring vuxnas individutveckling mot egen försörjning KS 2018/ Motion Moderaterna (M): Upprätta policy kring kränkande särbehandling och sexuella trakasserier KS 2019/ Motion till SKL:s kongress november 2019 i Linköping - Förslag till mål och inriktning avseende kollektivavtal KS 2019/ Samrådsremiss: Detaljplan för del av Forshaga 1:117, Forshaga kommun KS 2018/57 19 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2019 KS 2019/10 20 Meddelanden och rapporter 2019 KS 2019/3 21 Kurser, konferenser med mera KS 2019/13 22 samrådsmöte NEDAB KS 2019/1 23 Kommunchefen rapporterar 2019 KS 2019/11 Torbjörn Falk Per Lawén Ordförande Cornelia Lundgren Sekreterare

3 1 Upprop

4 2 Val av justerare (majoriteten) -välja xx till justerare -justera protokollet måndag den 12 augusti kl

5 3 Godkännande av dagordning -godkänna dagordningen

6 4 Utvecklingspunkt/tema 2019: information KS 2019/14 -notera informationen Kultur och fritid informerar om vad som är aktuellt för kultur, fritid och ungdomsverksamheten.

7 5 Utredning kring simhallen i Dejes framtid KS 2019/157 -uppdra åt kultur- och fritidsavdelningen att utreda simhallen i Dejes fortsatta framtid i samverkan med berörda verksamheter. Deje simhall är byggd i början på 70 talet. Byggnaden har under åren blivit besiktigad vid ett flertal tillfällen, senast (se bilaga 1). I det dokumentet framgår det att byggnaden har olika åtgärdsbehov och med det står byggnaden inför ett större investeringsbehov. Idag har simhallen cirka besökare/år, de flesta boende i Forshaga kommun. Under året hyrs simhallen ut till olika verksamheter inom kommunen samt utanför kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott är sedan tidigare utsedd att vara politisk referensgrupp och har utfört tre studiebesök i Ystad, Sjöbo och Säffle. Nyproduktion, renovering eller avveckling Frågor som bör beaktas nu och vid en framtida utredning; Byggnad: - Hur lång är förväntad livslängd utifrån befintlig byggnadsstatus? - Vilka fel och brister finns i byggnadens konstruktion och installationer? - Hur hantera höga driftkostnader? (nyproduktion/renovering) El, vatten, värme. - Hur hantera framtida vattenrening? - Hur hantera våra hållbarhetsmål utifrån vårt energinyttjande? Behov för allmänheten och för kommunens invånare: - Vilken samhällsnytta har och ska simhallen ha i kommunen? - Hur säkerställa invånarnas och föreningslivets önskemål? - Hur säkerställa förskolan och skolans behov? - Hur hög procent simkunnighet i årskurs 3, 6 och 9 skall kommunen ha varje år? Samverkan med andra Värmländska kommuner: - Finns intresse hos andra kommuner att samverka? - Vilka alternativ finns i samverkan? - Vilka ekonomiska förutsättningar finns eller bör skapas för en samverkan? Finansieringsmodeller: - Extern driftägare? - Kommunal driftägare? - Extern fastighetsägare? - Kommunal fasighetsägare? Kultur- och fritidschef Claes Havimäkis tjänsteskrivelse

8 6 Deje simhall partneringupphandling KS 2018/51 Arbetsutskottet beslutar - anta SERNEKE som entreprenör i ett partnering samarbete för Om- eller nybyggnad av simhall i Forshaga kommun förutsatt att inte överprövning sker. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts möte gavs kommunteknik i uppdrag att upphandla en strategisk partnering. Kommunteknik har nu tagit in anbud på att ingå i ett partnerskap för förverkligande av projektet Ombyggnad alternativ nybyggnad av simhall i Forshaga kommun. Anbudet är uppdelat i tre delar: utredningsfas, fas 1 som är projektering och framtagande av en skarp kalkyl som slutligen generar en skarp kostnadsbudget. Fas 2 innebär att kommunstyrelsen medger ett igångsättningsbeslut för byggstart, först då tecknas ett entreprenad- kontrakt baserad på ABT 06 med partnering anda. Skulle vi inte vara nöjda med resultatet under utredningsfas och fas 1 har kommunen rätt att bryta ingående avtal. Riktlinjer och beslut ska tas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Inkomna anbud: Anbud Företag 1. SERNEKE 2. NCC En utvärdering har gjorts av anbuden där viktningen är 80 poäng på kvalité och 20 poäng på priset. Det är svårt att utvärdera anbud med dessa förutsättningar därför har Kommunteknik gjort en anbuds utvärdering samt även anlitat SWECO som gjorde den andra utvärderingen, oberoende av varandra. Vi gick igenom båda utvärderingarna gemensamt och resultatet visar att vi inte hade samma poäng, men samma rangordning enligt följande. Rangordning Pris/poäng Kvalitets/poäng summa 1. SERNEKE 16,50 78,00 94,50 2. NCC 9,50 81,40 90,50 Högsta totalpoäng har SERNEKE fått vid anbudsvärderingen och tilldelningsbeslut är utskickade men det är inte ett bindande avtal. Bindande avtal kommer inte att tecknas innan beslut tagits i kommunstyrelsens arbetsutskott den 8 augusti Avdelningschefs Kent Nilsson tjänsteskrivelse Ksau beslut

9 7 Budgetuppföljning 2019 KS 2019/59 kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige besluta - notera övergripande budgetuppföljning per maj/juni 2019 Övergripande budgetuppföljning och prognos per maj/juni 2019 har tagits fram av ekonomikontoret. Övergripande budgetuppföljning och prognos per maj/juni 2019 Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse,

10 8 Upphandlingsfunktion i samverkan med Kils kommun KS 2019/81 - notera att upphandlingschef har anställts vid ekonomikontoret Information om ingångna visstidsanställningar längre tid än tre månader och tillsvidareanställningar sker till kommunstyrelsen, som delegerar uppgiften vidare till kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunstyrelsen beslutade i april att upphandlingsfunktion ska inrättas i samverkan med Kils kommun och att upphandlingschef ska rekryteras. Ekonomichef Lena Backlunds tjänsteskrivelse

11 9 Yttrande över laglighetsprövning enligt kommunallagen om beslut om att utreda ny politisk organisation, mål nr KS 2019/111 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - godkänna upprättat yttrande över laglighetsprövning enligt kommunallagen om beslut om att utreda ny politisk organisation, mål nr anta yttrandet som sitt eget I ett överklagande som skickats in till förvaltningsrätten, och som kommunen beretts möjlighet att yttra sig över, överprövas ett beslut som fattats i kommunstyrelsen den 19 mars 2019, 37, med laglighetsprövning. Den klagande menar att kommunstyrelsen inte haft befogenhet att fatta beslut i frågan, utan att beslutet skulle fattats av kommunfullmäktige. Ett kompletterande andra yttrande har upprättats där kommunens uppfattning i frågan redogörs för. Kommunutredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse Förslag till yttrande över laglighetsprövning enligt kommunallagen om beslut om att utreda ny politisk organisation, mål nr , Föreläggande om yttrande inklusive komplettering till överklagande Kommunutredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse Förslag till yttrande över laglighetsprövning enligt kommunallagen om beslut om att utreda ny politisk organisation, mål nr , Bilaga 1 KF Bilaga 2 Strategisk plan 2019 beslutsunderlag Bilaga 3 KS Bilaga 4 A Kommunutredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse Bilaga 4 B PM om alternativ politisk organisation Föreläggande om yttrande inklusive överklagande

12 10 Projekt Tillgänglig Digitalt KS 2019/144 Arbetsutskottet föreslås inför kommunstyrelsen besluta - medverka i Region Värmlands projekt Till Dig - Tillgänglig Digitalt. - kostnader tas inom ram 2019 från förvaltningarna vård och omsorg, barn och utbildning samt kommunstyrelsens verksamheter. Forshaga kommun har, liksom övriga kommuner i Värmland, blivit inbjudna av Region Värmland att medverka i ett gemensamt projekt, Till Dig - Tillgänglig Digitalt. Syftet med projektet är att minska det digitala utanförskapet i Värmlands län genom att erbjuda kommunerna insatser för att höja den digitala kompetensen, och tilliten till digitala tjänster i målgrupperna äldre över 65 år, funktionsnedsatta och nyanlända. Det är de identifierade grupper där utanförskapet är störst. En grundläggande nivå av digital kompetens är en förutsättning för att varje individ ska kunna vara en del av det demokratiska samhället. Det är också nyckeln till att förstå nyttan med en bredbandsuppkoppling, få tillgång till grundläggande samhällsinformation och samhällstjänster samt är en förutsättning för att kunna använda sig av digitala betaltjänster. Målet är att genom föreläsningar och utbildningar (i samverkan med kommuner och andra aktörer) visa på nya möjligheter, sänka den digitala tröskeln och öka användandet av digitala samhällstjänster hos målgrupperna. Vidare är målet att öka delaktighet och självständighet i samhället för den enskilde invånaren samt ökad medvetandegrad hos tjänstemän och politiker om vad digitalt utanförskap innebär. Projektet ska som ett första steg genomföra inspirationsdagar om grundläggande digitala tjänster i kommunerna. De här föreläsningarna genomförs i samverkan med kommuner och Region Värmlands upphandlade tjänsteleverantör Telia. Målgruppen är äldre över 65 år. Ett koncept med inspirationsdagar som Telia kallar Mer Digital utfördes i januari 2018 i Sunne kommun och föll mycket väl ut. Det ser vi som en pilotstudie för det fortsatta arbetet. Konceptet går ut på att skolelever lär seniorer om digitaliseringens möjligheter. I Forshaga kommun planeras dessa inspirationsdagar för genomförande måndag-onsdag under vecka 43 i Forshaga Folkets hus. Kostnader för porto, annonsering, lokal, fika och ersättning till elever tas inom ram och fördelas mellan förvaltningarna vård och omsorg, barn och utbildning samt kommunstyrelsens verksamheter. Utvecklingsledare vid kommunledningskontoret fungerar som projektledare och samordnar tillsammans med en arbetsgrupp med representanter från förvaltningarna. I vidare steg tänker sig Region Värmland fördjupade utbildningar och informationsträffar i olika ämnen, utifrån de behov och intressen som deltagarna i det första steget har. Här är tanken att intressenter såsom kommun och region ska berätta mer om sina e-tjänster, i samverkan med exempelvis banker, apotek, kollektivtrafik och olika intresseorganisationer. Under arbetets gång kommer anpassade utbildningsinsatser och -metoder i respektive kommun att sättas samman utifrån deltagarnas efterfrågan. Detta material ska under projektets slutförande överlämnas till exempelvis bibliotek, kommuner, intresseorganisationer och studieförbund för fortsatta aktiviteter i samarbete med Region Värmland.

13 Utvecklingsledare Victoria Göthbergs tjänsteskrivelse Beskrivning av Till Dig, Region Värmland. Presentation Tillgänglig Digitalt.

14 11 Revidering av reglemente för överförmyndarnämnden (ÖFN) KS 2019/131 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att inför fullmäktige tillstyrka beslut - anta reviderat reglemente för den gemensamma överförmyndarnämnden Överförmyndarnämndens reglemente har setts över utifrån den nya dataskyddsförordningen, GDPR. Revideringen består i att nya skrivningar där Forshaga kommuns ansvar för personuppgifter i rollen som värdkommun tydliggjorts. Det ska i reglementet framgå att Forshaga kommun behandlar personuppgifter för kommunerna Grums, Hagfors, Kil och Munkfors räkning. Reglementet ska antas också i de övriga deltagande kommunernas fullmäktige. Kommunutredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse Protokoll ÖFN , 32 Förslag till reviderat reglemente

15 12 Revidering av reglemente för miljö- och byggnämnden (MBN) KS 2019/129 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att inför fullmäktige tillstyrka beslut - anta förslag till reviderat reglemente för den gemensamma miljö- och byggnadsnämnden - uppdra åt kommunstyrelsen att initiera en översyn av reglementet för den gemensamma miljö- och byggnämnden, i samråd med Munkfors kommun, för att tillse att det följer samma struktur som kommunens övriga reglementen. Miljö- och byggnadsnämnden har inkommit med förslag till justeringar i reglementet för den gemensamma miljö- och byggnämnden för Forshaga kommun och Munkfors kommun. Ändringarna är i huvudsak justeringar till följd av ändrad lagstiftning men även andra förändringar har gjorts i dokumentets struktur. Det finns ytterligare behov av harmonisering till kommunens reglementen i övrigt varför Forshaga kommun också föreslår att en större översyn av reglementet ska göras i samråd med Munkfors kommun. Kommunutredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse Utdrag protokoll miljö- och byggnämnden 46, Förslag till reviderat reglemente för den gemensamma miljö- och byggnämnden

16 13 Uppdrag om att se över möjligheter till samverkan inom kostverksamheten KS 2019/172 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - uppdra åt kommunledningskontoret att se över möjligheter till samverkan inom kostverksamheten och att återrapportera resultatet under första kvartalet 2020 En översyn av kostnader för kylda matlådor och leverans av matlådor har genomförts under 2018/2019. I och med utredningen, där det slutligen beslutades att den nu gällande organisationen för tillagning och leverans fortsatt ska gälla, aktualiserades frågan om möjligheter till samverkan. Samverkan innebär i detta fall att undersöka förutsättningarna att samverka mellan framförallt närliggande kommuner. Uppdraget är förutsättningslöst och ska ses som en karläggning eller omvärldsspaning i första hand. Uppdraget ska återrapporteras under första kvartalet Kommunutredare Madeleine Nyvalls tjänsteskrivelse

17 14 Ombyggnation av kraftledning mellan Munkfors och Kil KS 2016/43 -notera beslut i ärendet Ellevio planerar att bygga om den befintliga 130kV kraftledningen mellan Munkfors och Kil. Kraftledningen behöver ersättas med en ny ledning för att möta framtida krav. Samråd har hållits under vintern 2015/2016. Syftet med samrådet är att sprida väsentlig information om projektet och klarlägga eventuella konflikter med andra allmänna och enskilda intressen. I samrådet presenterades flera alternativa stråk för den planerade ledningen. I samband med samrådet framkom flera synpunkter och förslag på de olika stråkens utformning. Efter sammanställning av dessa synpunkter har Ellevio tagit beslut att till största delen använda befintlig ledningsgata. Ledningen kommer i huvudsak att utföras som luftledning, förutom genom Munkfors och Deje där man avser att förlägga ledningen i mark med kabel. I övrigt finns ett par mindre justeringar av ledningens sträckning och där kommer berörda markägare att kontaktas vidare. Energimarknadsinspektionen har nu beslutat följande i ärendet: 1. Ellevio AB ( )) meddelas nätkoncession för linje för en kombinerad luftledning och markkabel från Munkfors till Kil i Munkfors, Forshaga och Kils kommuner i Värmlands län, i den sträckning som framgår av bifogad karta, bilaga 1. Ledningen ska byggas för 145 kv (konstruktionsspänning) och ska drivas med 143 kv (nominell spänning). Nätkoncessionen gäller tills vidare. Nätkoncessionen förenas med följande villkor. 1.1 Verksamheten ska utöver vad som anges i detta beslut bedrivas i huvudsak i enlighet med vad Ellevio AB har angett i ansökan med bilagor eller i övrigt åtagit sig i ärendet. 2 Ellevio AB ska skriftligen anmäla till Ei när ledningen under punkt 1 har tagits i drift. 3 Miljökonsekvensbeskrivningen uppfyller kraven som framgår av 6 kap. miljöbalken. Energimarknadsinspektionens beslut dnr

18 15 Kommunrevisorerna: Revisionsrapport Granskning av kommunens insatser kring vuxnas individutveckling mot egen försörjning KS 2018/388 -notera revisionsrapporten och beslut/yttrande från lärande- och arbetsnämnden ( LAN 17) På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Forshaga kommun har PwC genomfört en revisionsgranskning av lärande- och arbetsnämndens insatser kring vuxnas individutveckling mot en egen försörjning. Syftet med granskningen är att undersöka om nämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning rörande insatser för vuxnas individutveckling mot en egen försörjning. Vår samlade bedömning är att nämnden endast delvis säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning rörande insatser för vuxnas individutveckling mot egen försörjning. Revisionsrapport: Revisionsrapport vuxnas individutveckling mot egen försörjning- styrning och ledning av insatser, PwC december 2018, #2 Missiv: Kommunrevisionen- Granskning av kommunens insatser kring vuxnas individutveckling mot en egen försörjning, #1 Lärande och arbetsnämnden ( LAN 17): protokollsutdrag, #3

19 16 Motion Moderaterna (M): Upprätta policy kring kränkande särbehandling och sexuella trakasserier KS 2019/137 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen inför kommunfullmäktige tillstyrka beslut - anse motionen besvarad Tuva Nysaeter (M) har skrivit en motion angående upprättande av policy kring kränkande särbehandling och sexuella trakasserier. Arbetsgivaren ska enligt Arbetsmiljöverket klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka för hållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Vidare ska arbetsgivaren se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå 1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling före kommer, 2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och 3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Forshaga kommun har valt att tydliggöra att vi inte accepterar någon form av diskriminering, kränkande särbehandling eller trakasserier i vår arbetsmiljöpolicy. Detta har brutits ner i rutiner för hur arbetsgivare och medarbetare ska hantera förekommande fall av kränkande särbehandling. Rutinerna återfinns i våra Riktlinjer mot trakasserier och kränkande särbehandling. Dessa riktlinjer beslutades av kommunledningsgruppen i december 2017 och ska vara känd för alla medarbetare i kommunen. Diskrimineringslagen beskriver arbetsgivarens skyldighet att arbeta med aktiva åtgärder för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter på arbetsplatsen. Under våren har fackförbund, ledare inom kommunen och HR genom samverkan arbetat fram övergripande aktiva åtgärder inom kommunen och en plan har gjorts för hur arbetet ska fortsätta på förvaltningarna under hösten I dessa aktiva åtgärder mot diskriminering ingår aktiva åtgärder för att undvika trakasserier. Mot bakgrund av ovanstående föreslås att motionen anses besvarad. Personalchef Susanne Gustafssons tjänsteskrivelse Arbetsmiljöpolicy Riktlinjer mot trakasserier och kränkande särbehandling Beslut kommunfullmäktige Motion (M) Policy mot sexuella trakasserier

20 17 Motion till SKL:s kongress november 2019 i Linköping - Förslag till mål och inriktning avseende kollektivavtal KS 2019/152 -godkänna motionen till SKL:s kongress

21 18 Samrådsremiss: Detaljplan för del av Forshaga 1:117, Forshaga kommun KS 2018/57 -godkänna förslaget

22 19 Delegeringsbeslut kommunstyrelsen 2019 KS 2019/10 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - notera delegeringsbeslut som inkommit under perioden t.o.m Delegeringsbeslut som inkommit under perioden t.o.m redovisas. Av delegeringsordningen för kommunstyrelsen (KS 2016/44:13) framgår följande. Delegering betyder att flytta över rätten att fatta beslut från en instans till en annan instans eller person, eller från en person till en annan. Grunden i en kommun är att det är det direktvalda fullmäktige som är den beslutande församlingen. Av praktiska skäl väljer fullmäktige att flytta över stora delar av beslutanderätten till nämnderna. Nämnderna kan sedan i sin tur ofta delegera beslutanderätt till sina utskott, till ordföranden eller till en tjänsteman. Nämnderna beslutar också i frågor som rör förvaltningen och i frågor som de enligt lag eller andra författningar ska ha hand om. Delegaten ska lämna det skriftliga beslutet till registratorn som för in det på en förteckning som anmäls till kommunstyrelsens nästa sammanträde. På förteckningen ska följande uppgifter anges: 1. Nummer i delegeringsordningen 2. Ärendegruppen 3. Datum för beslutet 4. Beslutets innebörd i korthet 5. Delegat 6. Diarienummer Samtliga delegeringsbeslut inom en kommunstyrelsens verksamhetsområde ska samlas i en förteckning. Detta gäller även de beslut som är fattade med stöd av vidaredelegering från förvaltningschefen. På föredragningslistan till varje sammanträde med kommunstyrelsen ska ett stående ärende med rubriken Anmälan av delegeringsbeslut finnas med. Själva besluten ska finnas tillgängliga vid sammanträdet och därefter förvaras samlat bland övriga ärenden. Delegeringsbeslut som inkommit under perioden t.o.m

23 20 Meddelanden och rapporter 2019 KS 2019/3 Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta - notera meddelanden och rapporter som inkommit under perioden t.o.m Inkomna meddelanden och rapporter under perioden t.o.m redovisas Meddelanden och rapporter som inkommit under perioden t.o.m

24 21 Kurser, konferenser med mera KS 2019/13 - notera informationen Inbjudningar till kurser, konferenser med mera som inkommit under perioden t.o.m redovisas. -Information om SKL:s ordinarie kongress nov Inbjudan Framtidens kollektivtrafik -Inbjudan Knock on wood - Till chefer och politiker i Teknik- och fastighetsförvaltningen, miljöförvaltningen, stadsbyggnadsförvaltningen samt kommunala bostadsbolag

25 22 samrådsmöte NEDAB KS 2019/1 -notera inbjudan

26 23 Kommunchefen rapporterar 2019 KS 2019/11 - notera informationen Kommunchef Torbjörn Falk informerar vid arbetsutskottets sammanträde om följande