Folke2 2010: Arbetsmöte 1,

Transkript

1 Folke2 2010: Arbetsmöte 1, Tid: Torsdag , 10:00 11:30 Plats: Närvarande: Frånvarande: Dagordning: Sekreterare: Sjökvistrummet, Klin Farm, KS Huddinge. Lars L Gustafsson, KI Marine Andersson, KI. Bodil Lidström, Apotekens Service Annika Ohlson, Apotekens Service Daniel Rodríguez, Seibo Paul Cohen, Seibo Ingen Den i mejl och av Lars föreslagna dagordningen godtogs. Praktiskt gjordes några smärre ändringar under mötet. Dagordning: 1. Presentationer. 2. Bakgrund. 3. Nuläge. 4. Arbetsprocess och tidsplan för första backlog. 5. Kommande möten. 6. Övrigt. Paul Cohen

2 1 Formalia Dagordningen godkändes. Paul Sekreterare. Uppdraget kallas fortsättningsvis Folke Presentationer Annika Ohlson, Apotekare, Kunskapscentrum på Apotekens Service. Arbetar deltid (50%). Bodil Lidström, Apotekare & Farmacie Dr., Apotekens Service. Marine Andersson, Apotekare, Läkemedelsinformationscentrum på Karolinska Sjukhuset. Arbetar i detta uppdrag för KI. Paul Cohen. Seniorutvecklare, Seibo Software Studios. Daniel Rodríguez. Seniorutvecklare, Seibo Software Studios. Lars L. Gustafsson. Professor Klin. Farm. KI. Huvudansvarig och ledare för uppdragets genomförande. 3 Bakgrund LIF äger Folke2 och datum för senaste uppdateringen av innehållet är Sedan dess har ingen uppdatering gjorts. Lars L. Gustafsson har fått en förfrågan från Michael Öberg på SIL/Inera om att uppdatera Folke2 under 2010 under en övergångsperiod tills det att SFINX integrerats i SIL. Apotekens Service har fått en förfrågan från Apoteket om att hjälpa till med att uppdatera Folke2 under Behov om uppdatering av Folke2 för Apoteket tom har tidigare diskuterats men inget är klart i dagsläget. Åtgärd 1: Bodil ska ta reda på hur länge det finns behov av uppdatering av Folke2 för Apoteket. Lars L. Gustafsson har skrivit en rapport för SIL/Inera som beskriver förutsättningarna för att uppdatera Folke2 samt ett förslag för arbetsprocess för uppdatering av Folke2. I rapporten förslås att uppdateringen av Folke2 görs i ett par etapper. Varje etapp ska arbeta med att uppdatera Folke2 baserat på alla nya substanser och förändringar i SPC interaktionsavsnitt under en viss tidsperiod. Informationsunderlaget för en viss tidsperiod ska sammanställas till en backlog som i sin tur utgör underlag för uppdatering av interaktionsinformation i Folke2. Den första backlogen föreslås vara för perioden Denna kallas backlog 1. Uppdatering av innehållet i Folke2 ska enbart baseras på information från SPC:er. För uppdatering av innehållet i Folke2 ska LIF tillhandahålla information om nya substanser samt om förändringar i interaktionstexter i SPC:er. LIF tillhandahåller en nyhetstjänst på FASS webbsajt om förändringar i interaktionsavsnitt i SPC:er som kan vara till hjälp vid sammanställning av backloggen.lif ska tillhandahålla ett Webb baserat redaktionsverktyg för uppdatering av Folke2. LIF ansvarar slutligen för att distribuera Folke2.

3 4 Nuläge Avtal för nyttjandet och uppdateringen av Folke2 håller på att upprättas mellan Apoteket, Apotekens Service, CeHis och LIF. Avtal för uppdraget håller på att upprättas mellan KI och Inera samt Seibo. Inera har uttryckt önskemål om att arbetet med uppdateringen påbörjas så fort som möjligt. Annika är tillgänglig 50% och Marine 5 timmar i veckan. 5 Arbetsprocess och tidsplan för första backlog En bra och konstruktiv diskussion fördes om arbetsprocess och arbetsuppgifter. Beslut 1: Arbetsprocessen sker i enlighet med det som beskrivits i Lars rapport. Beslut 2: Arbetsroller i uppdraget: Annika. Ansvarig för sammanställning av backlog baserat på information från LIF och för att skriva förslag till nya interaktionstexter med stöd från Marine. Annika är också ansvarig för uppdatering av existerande texter i Folke2 redaktionsverktyg efter godkännande av Lars. Bodil. Kontaktperson och ansvarig för Apotekens Service deltagande i uppdraget samt för kontakter med LIF. Marine. Ansvarig för att ge stöd till Annika och granska förslag till nya interaktionstexter samt föreslå klassificering av allvarlighetsgrad och dokumentationsnivå med stöd av Lars. Lars. Huvudansvarig och ledare för uppdragets genomförande. Ansvarig för kvalitetssäkring och godkännande av texter och klassificering av interaktioner för publicering i Folke2. Daniel & Paul. IT rådgivning samt ge stöd för teknikanvändning och kvalitetssäkring. Frågan togs upp om hur vi gör med eventuella brister i existerande interaktionstexter i Folke2 som inte berörs av uppdaterade SPC interaktionsavsnitt. Beslut 3: Eventuella brister i tidigare existerande interaktionstexter i Folke2 som inte berörs av uppdaterade SPC interaktionsavsnitt uppdateras inte i uppdraget. Det mest kritiska idag att vi får tillgång till information om nya substanser för perioden från LIF. Bodil har redan begärt denna information från LIF men ännu inte fått svar. Så småningom behöver vi också få tillgång till inloggningskonton i Folke2 redaktionsverktyg. Åtgärd 2: Bodil ska begära att LIF levererar en lista med nya substanser för perioden från LIF senast midsommar Bodil ser också till att samtliga får tillgång till den så fort den levererats. Åtgärd 3: Bodil ska begära att LIF lägger upp användarkonton i Folke2 redaktionsverktyg för Annika, Marine, Lars, Paul och Daniel. Åtgärd 4: Annika ska kontakta Daniel i början av nästa vecka för att han ska visa hur man kan använda FASS nyhetstjänst på Internet för att ta reda på förändringar i interaktionstexter i SPC:er som stöd för upprättande av backlog. Tidplaneringen diskuterades. Hänsyn måste tas till att alla går på semester snart.

4 Alla var överens om att det är lite svårt att uppskatta arbetsvolymen i dagsläget men enligt Lars rapport tyder allt på att det för backlog 1 kan röra sig om allra högst ett par hundra interaktionstexter. Marine uppskattade att det för varje interaktionstext kan röra sig om 0,5 till 2 timmars arbete. Om den totala arbetsvolymen visar sig vara större än vi uppskattat kan vi senare begränsa uppdateringen av interaktionstexter i backlog 1 till en snävare tidsperiod, t.ex för den första uppdateringen av Folke2. Beslut 4: Leveransdatum för uppdaterad Folke2 baserat på backlog 1 är och att backlog 1 omfattar tidsperioden Alla var överens om att vi nu fokuserar på arbetet med backlog 1 och att planering för senare uppdateringar av Folke 2 görs vid ett senare tillfälle när vi fått mer kunskap och erfarenhet i det praktiska arbetet med uppdateringen. Verktyg för arbetet diskuterades. Word eller Excel är möjliga verktyg. Möjligtvis använder vi webbtjänsten Projektplatsen. Åtgärd 5. Daniel ska sätta upp ett webb baserat verktyg för uppdraget där alla kan ta del av dokumentation, backlog, interaktionstexter samt åtgärdslista. Detta verktyg ska presenteras den kommande veckan. Lars tog upp att han, i hans rapport till SIL/Inera, har föreslagit att vi också skriver en rapport där vi sammanfattar våra erfarenheter av arbetet med att uppdatera Folke2. Detta tyckte alla var en god idé.

5 6 Kommande möten 1. Arbetsmöte: Tisdag Kl. 10:00 12:00. Sjökvistrummet, Klin Farm, Huddinge. Avstämning med Lars via telefon ca. 11: Arbetsmöte: Onsdag Kl. 10:00 11:30. Sjökvistrummet, Klin Farm, Huddinge. 7 Övrigt Kontaktuppgifter Namn (Organisation) Telefon E post Lars (KI) , lars l.gustafsson@ki.se Bodil (Apotekens Service) bodil.lidstrom@apotekensservice.se Annika (Apotekens Service) , annika@trombon.se Marine (KI) , marine.andersson@karolinska.se Daniel (Seibo) daro@seibostudios.se Paul (Seibo) paco@seibostudios.se Semesterlista Namn Tid Lars v25 v32 (Måndag 21/6 Onsdag 11/8). Bodil v26 v28, v31. Annika v27 v31. Marine v28 v31. Daniel v31 v33. Paul v28 v32 (Tisdag 13/7 Torsdag 5/8).

6 8 Åtgärdslista Här följer en summering av beslutade åtgärder. Åtgärd Ansvarig Klardatum Status Åtgärd 1 ( ): Bodil ska ta reda på hur länge det finns behov av uppdatering av Folke2 för Apoteket. Åtgärd 2 ( ): Bodil ska begära att LIF levererar en lista med nya substanser för perioden från LIF senast midsommar Bodil ser också till att samtliga får tillgång till den så fort den levererats. Åtgärd 3 ( ): Bodil ska begära att LIF lägger upp användarkonton i Folke2 redaktionsverktyg för Annika, Marine, Lars, Paul och Daniel. Åtgärd 4 ( ): Annika ska kontakta Daniel i början av nästa vecka för att han ska visa hur man kan använda FASS nyhetstjänst på Internet för att ta reda på förändringar i interaktionstexter i SPC:er som stöd för upprättande av backlog. Åtgärd 5 ( ): Daniel ska sätta upp ett webbbaserat verktyg för uppdraget där alla kan ta del av dokumentation, backlog, interaktionstexter samt åtgärdslista. Detta verktyg ska presenteras den kommande veckan. Bodil Bodil Bodil Tisdag Fredag Tisdag Annika v25 Daniel v25