KALLELSE. Välkomna. Ulf Brehmer Saltsjö-Boo

Transkript

1 KALLELSE Medlemmarna i Boo Gårds Vägförening kallas härmed till ordinarie föreningsstämma den 14 mars 2013, kl Plats: Matsalen i Boo skola Välkomna Ulf Brehmer Saltsjö-Boo Betalningsansvarig för vägavgift är den/de som är lagfaren/na ägare till eller den/de som förvärvat, men ännu ej registrerats som lagfaren/na ägare, till fastighet inom Boo GA:2 den 1 januari Anmäl alltid ägarbyte och/eller adressändring i god tid. Tel nr E-post: bgvf@spray.se Hemsida finns nu på Internet med adress:

2 Förslag till dagordning Boo Gårds Vägförening ordinarie föreningssammanträde 1. Mötet öppnande 2. Fastställande av dagordning 3. Mötets behörighet 4. Val av mötesordförande 5. Val av mötessekreterare 6. Val av två protokolljusterare 7. Val av två rösträknare 8. Styrelsens berättelse för verksamhetsåret Ekonomisk berättelse 10. Revisorernas berättelse 11. Fastställande av resultat- och balansräkning 12. Beslut om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 13. Arvoden för styrelse och revisorer för år Förslag till verksamhetsplan och utgiftsstat för år Beslut om utdebitering, kronor per andel 16. Fastställande av debiteringslängd rörande drift och underhåll samt utläggning av densamma och sista betalningsdatum, 31 maj Fastställande av betalningsansvarig, den/de som är lagfaren/na ägare till eller den/de som förvärvat, men ännu ej registrerats som lagfaren/na ägare, till fastighet inom Boo GA:2 den 1 januari Val av två ordinarie ledamöter för en tid av två år 19. Fyllnadsval av en styrelsesuppleant för en tid av ett år 20. Val av en styrelsesuppleant för en tid av två år 21. Val av en revisor för en tid av två år 22. Val av en revisorssuppleant för en tid av två år 23. Val av valberedning om tre personer 24. Övriga frågor 25. Beslut om tid och plats för justering av mötesprotokoll samt tid och plats för tillgänglighet för medlemmarna 26. Avslutning Inkomna motioner Inga motioner har inkommit till årsmötet. Sista datum för inlämnande av motion var

3 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Styrelsen för Boo Gårds Vägförening får härmed avge följande berättelse för verksamhetsåret Styrelsens sammansättning: Ordförande Vice ordförande Kassör Sekreterare Ordinarie ledamot Suppleanter Revisorer Revisorssuppleanter I tur att avgå: Sekreterare Ordinarie ledamöter Revisor Revisorssuppleant Ulf Brehmer Thord Righard Bengt Rolén Maria Ohlsson Ulf Åman Kjell Svärdström Per Sundberg Vakant sedan Göran Lundholm avsagt sig uppdraget Hans Ekbom Lasse Otterstål Tony Lindqvist Anders Huzelius Maria Ohlsson Ulf Åman Lasse Otterstål Tony Lindqvist Sammanträden Styrelsen har under verksamhetsåret haft 13 protokollförda styrelsesammanträden. Inledning Verksamhetsåret har omfattat traditionellt arbete med vinter- och sommarunderhåll av vägarna samt kontakter med kommunen. I samband med arbeten för t ex ledningsdragning under vägar har schakttillstånd hanterats av BGV. Med anledning av att Stockholms Åkeri upphörde med den typ av verksamhet vi nyttjade dem för sade de upp avtalet och vi har tagit nya entreprenörer i anspråk. Kommunkontakter Vi deltog vid ett möte, som initierats av Gustavsviks Fastighetsägareförening, vid vilket kommunen informerade om kommande planarbete för sydöstra Boo. Dessa planer kommer enligt kommunens beräkningar att vara genomförda Dessförinnan kommer arbete med planerna att genomföras och det är då viktigt att fastighetsägarna engagerar sig på tidigt stadium för att kunna påverka den del av planen som berör deras fastigheter. 3

4 Barmarksunderhåll Barmarksunderhållet berör nästan uteslutande grusvägarna. Underhållet påverkas väsentligt av väderförhållanden och trafikbelastning. Asfaltvägarna har sopats och hål har lagats. Genom Stockholms Åkeris försorg fick vi kontakt med en entreprenör som har gedigen erfarenhet av skötsel av grusvägar. Under våren genomförde vi besiktning av vägarna tillsammans med entreprenören och diskuterade hur vi bäst skulle få till stånd bättre vägunderhåll. Eftersom våra tidigare erfarenheter av hyvling var dessa endast kunnat utföras på de största vägarna och att resultatet varit kortvarig förbättring beslöt vi att pröva ett förslag från entreprenören som innebar a nvändande av en mindre hyvel, vilken skulle köras på alla vägarna, och mer behovsanpassat under håll mellan hyvlingar. Vi räknade med att hyvla en gånger under säsongen men eftersom den första inte kom till stånd förrän i juni blev det ingen andra gång. Entreprenören fick därför arbeta vidare med behovsanpassat underhåll. Dammbindning har genomförts. Några dikesrensningar och trumrensningar har genomförts. Rensningar av sly efter några vägavsnitt har genomförts och några träd, som inneburit risk för skador, har avverkats. En vändplan har, efter krav från sophämtningsföretaget, vidgats annars skulle de ej hämtat sopor utefter den vägen.. Vinterunderhåll Med anledning av att Stockholms Åkeri sade upp avtalet träffade vi a vtal med en ny leverantör. Detta innebär att de ska se till att plogning och halkbekämpning sker enligt vissa normer. Utöver detta har vi tagit kontakt med den som fått uppdraget att sköta våra vägar och har kunnat lämna mer specifika önskemål när det gäller vinterväghållningen. Inledningen av året upplevde vi att vinterväghållningen hade blivit bättre. Slutet på året blev en osedvanligt besvärlig period. Stora mängder snö har fallit och med perioder av töväder har det blivit isbildning på vägarna. Trots ett intensivt arbete för att klara detta har vi inte kunnat tillfredsställa alla önskningar. Utifrån prioriteringen att utryckningsfordon i alla lägen ska kunna ta sig fram har vi utgått från de besvärligaste partierna i vårt område och inlett snöröjning och halkbekämpning där. Inför vintersäsongen genomförde vi en inventering av våra sandlådor. Ett antal lagades och samtliga fylldes. Observera att sandlådor endast är avsedda för sandning av föreningens vägar. Hastighetsbegränsning På vägföreningens vägar gäller hastighetsbegränsningen 30 km/h. De medlemmar som har för avsikt att införskaffa blomlådor, vilka endast får sättas ut efter godkännande av styrelsen, för hastighetsbegränsning är ansvariga för att dessa flyttas regelbundet. Detta för att inte orsaka ensidig utträngning av vägkroppen. Godkännande förutsätter att vägen är asfalterad och att det är minst 4 m fri väg förbi hindret.. Eftersom det föreligger begränsade möjligheter till blomlådor som fartdämpande åtgärder har vi på Tunvägen satt upp skyltar med en vänlig uppmaning att hålla ner farten samt på andra sidan av skylten tackar vi bilisterna för visad hänsyn. Med anledning av hitintills positivt resultat har vi beslutat att gå vidare med dylika skyltar. Den väg som först står i tur är Jungmansvägen längs kortsidan av Boovallen. Ekonomi Inbetalning av vägavgifter Merparten av avgifterna inbetalas i tid. De fastighetsägare som inte gör detta förorsakar en hel del merarbete. I den mån betalning inte sker trots påminnelse överlämnas ärendet till 4

5 Kronofogdemyndigheten för indrivning. F.n. finns två ärenden hos Kronofogdemyndigheten. Kostnaden för detta tas ut av fastighetsägaren. Årets resultat Resultatet för året är en förlust på nästan 36 tkr, Intäktssidan följer budget väl. Kostnaderna för sommarunderhåll överstiger budget med 17 tkr, och för vinterunderhåll understiger budget med 11 tkr. Vi har tagit hjälp av en redovisningsbyrå för att sköta bokföring. Vi räknar med att där få hjälp med hantering av debiteringsländ samt framtagande av avier vilket hitintills inneburit mycket arbete. Styrelsen har haft fler möten och däremellan arbetat med att samarbeta med våra entreprenörer för att få till stånd en bättre standard på våra vägar. Kostnaden för styrelsens arbete understiger budget med 10 tkr. Däremot har kostnaden för redovisning 19 tkr samt andra externa kostnader sammantaget uppgått till nästan 42 tkr vilket är 24 tkr över budget. Bidrag Vägföreningen har erhållit kommunalt och statligt vägbidrag för året. Det kommunala bidraget, som tidigare innebar ett avdrag på fakturan med 500kr per fastighet på vilken ägaren är mantalsskriven. Enligt nya regler utbetalas det kommunala bidraget som ett klumpbelopp vilket tillfaller vägföreningen som helhet. Adressändring mm Vi i styrelsen vill påminna om att alla förändringar, såsom ägarbyte, ändring av nyttjande, avflyttning, adressändring och bygglov eller andra arbeten som innebär förändring av förhållanden mot vägen ska meddelas BGV. Detaljplaneområden Inga detaljplaner har framlagts under året. Gemensamhetanläggningen Boo GA:2 Gemensamhetsanläggningen Boo GA:2 omfattar 2013 planområderna, Källvägsområdet, (Moravägen m.fl.) Ekalléområdet, Galärvägsområdet, resterande vägar söder om Galärvägen (Baggensvägen m.fl.) samt än så länge, detaljplan Bo 1:51 m.fl. delar av Boo och Lännersta, Boovägen, Kaptensvägen /- stigen. 5

6 6

7 REVISIONSBERÄTTELSE Undertecknad som vid ordinarie årsmöte 2012 med medlemmarna i Boo Gårds Vägförening utsetts att granska föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning av verksamheten, får härmed avge följande berättelse avseende verksamhetsåret 1 januari 31 januari Vi har granskat årsredovisningen, räkenskaperna, protokoll och övriga handlingar som lämnar upplysning om föreningens ekonomi och styrelsens förvaltning. Vår granskning har i övrigt inte givit anledning till någon anmärkning. Vi tillstyrker därför -att den av styrelsen upprättade resultat- och balansräkningen fastställes -att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för förvaltningen under det gångna året. Saltsjö-Boo den 14 februari 2013 Verksamhetsplan 2013 Föregående år innebar gan ska stora förändringar vad gäller arbetet för styrelsen. Dels så blev det delvis ny sammansättning och dels bytte vi entreprenör med anledning av att Stockholms Åkeri upphörde med denna typ av verksamhet. Under detta år kommer vi att fördjupa kontakterna med entreprenörerna vilka vi anser varit kostnadseffektiva och alerta på att åtgärda problem. De har goda kunskaper om skötsel av grusvägar och testar olika sätt och material för att hitta optimala lösningar på våra behov. Hyvling med liten hyvel som kan framföras på alla våra vägar kommer att genomföras. Vidare kommer lagning av gropar och dammbindning att utföras. Vinterunderhållet kommer vi att försöka utföra efter de behov som uppkommer. Vi på började visst diknings- och rensningsarbete föregående år och kommer att fortsätta med det. Vi kommer även att fortsätta med arbetet att röja sly efter vägkanterna. Vidare kommer vi att fortsätta att titta på möjligheter att införa P-förbund, en inte helt lätt problematisk. Styrelsen 7

8 8

9 Att tänka på som fastighetsägare Vid snöröjning bör Ni som fastighetsägare tänka på, att den snö som röjs från den egna fastighetens infart, garage eller bilplats, inte får skyfflas över till gatan/vägens motsatta sida. Den snö som placeras där kommer vid nästa plogtillfälle att tryckas in på den fastighetsinfart som kommer därefter. Det obehag Ni har av snön på er infart har Ni flyttat till er granne på motsatt sida. Snö som läggs utanför befintlig snövall försvårar även kommande plogning. I de områden som har dagvattenavlopp leds dagvattnet i ledning dock ej snö. För övrigt gäller i vårt område, där det saknas eller har LP (low pressure) VA-system, gäller lokalt omhändertagande av dagvattnet, vilket även innefattar snön på vintern. När det gäller avledande av smält- och regnvatten från fastigheten. Så får inte detta ledas ut på vägbanan, infarter som sluttar mot vägbanan skall ha avledningsanvisning så ytvattnet led ned i diket. Problemet är störst för fastigheter där vägbanan utgöres av grus och där infarterna stenlagts, eller hårdgjorts med asfalt e.dy.. Häckar buskar och träd har en förmåga att fortplanta sig ut genom staket och ner i diken utanför tomterna. Det är ett omfattande och dyrbart arbete för BGV att ta hand om detta. Nacka kommun har tagit fram en folder som behandlar detta. Ansvaret för mycket av detta arbete åvilar fastighetsägarna. Där vi anser att fastighetsägaren bör göra en insats kommer vi att dela ut en folder som i korthet innehåller Nacka Kommuns reglerp. Från den som sköter plogning har vi fått synpunkter på brevlådors placering. Placeringen av dem sker ofta så att postbilen ska kunna komma fram till dem. Följden kan bli att de blir överplogade för att de sitter precis intill vägen och inte vid tomtgränsen. Detta problem blir mer akut en vinter som denna med stora snömängder. En placering av brevlådan vid tomtgränsen och att det hålls farbart för brevbärare och tidningsbud intill lådan är den lösning som bör eftersträvas. 9