Kallelse till Nyckelöns Vägförening. Årsstämma 2015

Transkript

1 Kallelse till Nyckelöns Vägförening Årsstämma 2015 Tid Plats Lördagen den 21 mars 2015 kl Registrering är möjlig från kl Brf Stensjöpärlans samlingslokal. Kaffe m tilltugg serveras. Föreningen är skyldig att hålla aktuellt medlemsregister. Ändrad boendeform från sommar- till permanentboende eller tvärtom måste anmälas för att fastighetens andelstal skall bli rätt. Om du inte kommer personligen till stämman kan du ge en granne fullmakt att närvara. Blanketter finns i slutet av handlingarna och kan lämnas i samband med stämman eller sändas till vår adress Nyckelöns Vägförening Box Kvicksund eller per e-post till info@nyckelonsvag.se. Välkomna till årets stämma! Kvicksund Styrelsen

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Andelstal 10 Arvoden för styrelsen 9 Fastighetsförändring, blankett 17 Fullmaktsblankett 19 Föredragningslista 3 Förslag till uttaxering 9 Förslag till Intäkts- och kostnadsstat 9 Förslag till verksamhetsplan 9 Information gällande uttaxeringssystem 10 Innehållsförteckning 2 Kallelse 1 Resultat- och balansräkning 7 Proposition och/eller motion till styrelsen 9 Revisionsberättelse 8 Stadgar 13 Valberedningens förslag till styrelse 12 Verksamhetsberättelse 4

3 Föredragningslista vid årsstämma Stämmans öppnande. 2. Fråga om stämmans behöriga utlysande. 3. Fastställande av debiteringslängd per (Sista dag för ändring) 4. a. Val av ordförande för stämman. b. Val av sekreterare för stämman c. Val av 2 justerare/rösträknare för stämman 5. Verksamhetsberättelse Revisionsberättelse 7. Fråga om ansvarsfrihet 8. Propositioner 9. Motioner 10. Styrelsens förslag till anläggningsarbeten Beslut om arvode för nyvalda styrelsen och revisorerna 12. Förslag till intäkts- och kostnadsstat Fastställande av uttaxering för Val av. a. Tre styrelseledamöter (2 år) b. Tre suppleanter (2 år) c. Styrelseordförande (av de sittande eller nyvalda ledamöterna) d. En revisor (2 år) e. En revisorsuppleant (2 år) 15. Val av tre (3) valberedare varav en (1) sammankallande 16. Vad styrelsen i övrigt vill hänskjuta till stämman. Nästa årsstämma Övriga frågor. 18. Beslut om tid och plats för protokolljustering samt kungörandet av protokollet 19. Stämmans avslutning

4 Verksamhetsberättelse för tiden Valda att företräda Nyckelöns Vägförening var Styrelse Ordförande Andreas Johansson Vice ordförande Lars Sedenborg Sekreterare Eva Svensson Kassör Sami Ångerud Ledamot Gertie Helli Suppleanter Elin Johansson Bo Skoog Benny Andersson Paul Ghebaru Adjungerad för Stensjöpärlan Per- Eric Brunström Revisorer Ordinarie Stig Hertze Johan Vestling Suppleanter Maud Hertzberg Maud Johansson Valberedning Sammankallande Ulf Nilsson Frank Sporrong Kjell Körner Medlemmar I Nyckelöns Vägförening finns 396 fastigheter, varav 136 är fritidsboende och 195 är permanentboende resterande är företag, obebyggda tomter samt grönområden. Förvaltning Årsstämma hölls medlemmar var närvarande och 3 inlämnade fullmakter. Styrelsen har under verksamhetsåret hållit 11 ordinarie styrelsemöten. Genomförd verksamhet - Med anledning av några olyckstillbud vid utfart till Nyckelövägen skickades en skrivelse till Trafikverket och Tekniska nämndens stab med önskemål om skyltning

5 av väjningsplikt på våra enskilda vägar mot 559 Nyckelövägen. Negativt besked kom från Trafikverket Öst och Tekniska nämndernas stab i Västerås. Polismyndigheten lämnade däremot positivt yttrande vilket inte hjälpte utan vår anhållan avslogs av Länsstyrelsen. - Mälarenergis arbete med att fullfölja vatten- och avloppsdragning fortsätter och under verksamhetsåret har ett stort arbete genomförts i området kring Backatorpsvägen. Mellan anslutningar skapades vilket gjorde att det blev stora schaktningar både i grönområdet norr om vägen och hela Backatorpsvägen från första anslutningen vid grönområdets början till korsningen Björkbackavägen. Schakten blev så stora att hela vägen måste grävas upp och återställas helt enligt de villkor som vi har med Mälarenergi. Samarbetet gick smidigt och vägen blev mycket bra återställd. Kostnaden fördelades på ett för föreningen fördelaktigt sätt. - Björkbackavägens första 60 m asfalterades under våren till ett fördelaktigt pris, eftersom det redan pågick vägarbete i området. - Vid Halvhättevägen har Mälarenergi lagt ner VA för nybyggnation i området. En hel del sprängning krävdes. Ny lågspänningsledning till fastigheter vid Halvhättevägen och Svinskärsvägen lades samtidigt ner. Berörda vägområden återställs efter vintern. Tyvärr har trafikanterna på några vägar, t ex Svinskärsvägen, Gösholmsvägen och Paradisvägen, stora svårigheter att hålla den i vårt vägområde stipulerade 30- kilometersgränsen för hastighet! Om inte detta förbättras har styrelsen diskuterat olika alternativ till hastighetsbegränsning genom utplacerade hinder på dessa vägar. Två representanter från styrelsen deltog i Trafikverkets och RevRiks utbildningstillfälle i oktober. Där diskuterades bl a det bidrag som vi årligen får och beräkningssättet för detta. (Se under Ekonomi) Vinter- och sommarväghållning Snöröjningen har även detta år fungerat mestadels klanderfritt. Under våren sopades vägarna i vanlig ordning. Sommaren blev osedvanligt varm och torr vilket gjorde att slyröjningen senarelades p g a fara för gnistbildning. November och december blev snöfattiga. Det tog vi tacksamt emot med tanke på kostnaderna för snöröjning! Ekonomi Trafikverkets årliga driftsbidrag enligt ny beräkningsmodell gav oss inte större bidrag än tidigare. Bidraget täcker inte på något sätt slitaget från besökande i form av persontrafik eller tyngre fordon till området, vilket är meningen. Styrelsen skickade ett överklagande, som tyvärr inte ändrade något. Under året har kontakt tagits med Trafikverket ang väglängden inom området, vilken ligger till grund för nämnda bidrag. När föreningen bildades på 1970-talet namngavs vägarna utan vetskap om beräkningsgrund väglängd för bidraget. Detta påverkar dagens bidragssituation. Ev namnändringar av vägar (t ex en väg som korsar en annan väg har fått nytt namn efter korsningen) kan endast ske genom en ny förrättning. I övrigt hänvisas till den ekonomiska redovisningen.

6 Slutord Det gångna året har kännetecknats av gott samarbete mellan styrelsen och Mälarenergi, då vi tillsammans har funnit goda lösningar för föreningen. Styrelsen tackar för förtroendet under det gångna året Kvicksund Nyckelöns Vägförening Andreas Johansson Eva Svensson Sami Ångerud Lars Sedenborg Gertie Helli

7 Resultat- och Balansräkning Resultaträkning Intäkter Väg/ slitageavgifter Driftbidrag Räntor Förseningsavgifter Särskilt driftbidrag 0 0 Övriga intäkter Summa Kostnader Drift/underhåll sommar Drift/underhåll vinter Anläggningsarbeten Redovisningstjänster Arvoden/sociala avgifter Lantmäterikostnader Porto Kontorskostnader/trycksaker Lokalhyror/ möteskostnader REV försäkring Inköp material och varor Bank/Plusgirokostnader Informationstavla Övriga kostnader Årets resultat Summa Balansräkning Tillgångar Kassa Plusgiro Bank Fordringar Skattekonto Upplupna ränteintäkter Summa Skulder och Eget kapital Leverantörer Övriga kortfristiga skulder Källskatt/Upplupna sociala avgifter Upplupna kostnader Sparande/Större rep Eget kapital Årets resultat Summa

8 Revisionsberättelse för Nyckelöns Vägförening Undertecknade som granskat föreningens räkenskaper samt styrelsens förvaltning för 2014 får härmed avge följande berättelse över vår granskning: Vi har tagit del av förvaltningsberättelsen, föreningens räkenskaper, protokoll och andra handlingar för bedömande av föreningens ekonomi och förvaltning. Vi tillstyrker - att resultatberäkningen och balansräkningen fastsälls samt - att styrelseledamöterna beviljas ansvarsfrihet för sin förvaltning av föreningens angelägenheter för det gångna verksamhetsåret. Kvicksund i mars 2015 Stig Hertze Revisor Johan Vestling Revisor

9 Motioner Ingen motion har inkommit till styrelsen. Proposition Ingen proposition finns från styrelsen. Förslag till verksamhetsplan för 2015 Det påbörjade arbetet med att förse området med nya vägskyltar kommer att slutföras under En större vägskylt Svinskärsvägen - Gösholmen kommer att uppföras vid Nyckelövägen. I övrigt sker i vanlig ordning lagning av mindre skador, sandsopning, slyröjning och snöröjning med sandning. Arbeten att utföra 2015 i samband med Mälarenergi: * Hedebovägen, Måsholmsstigen, Galtenvägen (när VA grävts ner) * Halvhättevägens återställning tillsammans med Mälarenergi Arvoden mm för styrelsen Arvoden mm till styrelsen är oförändrade skr som styrelsen förfogar över. Förslag till uttaxering 2015 Styrelsen föreslår 3 % höjning av uttaxeringen dvs till sek Förslag till Intäkts- och kostnadsstat 2015 Intäkter Kostnader Väg-/slitageavgifter Väghållning Driftbidrag Anläggningskostnader Sparande Arvoden, resor mm Överföring Inköpta ekonomitjänster Trycksaker mm Möteskostn REV-medl avgifter, försäkr Medlemsregister och IT Sparande inför större reparationer. 0 Kostnadsreserv Summa intäkter Summa kostnader

10 Info gällande vårt uttaxeringssystem. Förutsättningarna är följande: - Samtliga fastigheter med egen beteckning betalar vägavgift. - Avgiften är baserad på avståndet till Nyckelövägen (olika zoner) - Avgiftens storlek är beroende av om man är permanent- eller fritidsboende. Är någon mantalsskriven på fastigheten räknas den som permanentboende. - Avgiften är också anpassad efter om fastigheten är bebyggd el. obebyggd. - En obebyggd fastighet betalar 35 % av kostnaden för en andel. Har en fastighetsägare flera fastigheter, varav en eller flera är obebyggda, så erhåller man rabatt för en obebyggd fastighet om den gränsar direkt mot en bebyggd fastighet som är avgiftsbelagd. Avgiften är då 20 % för den obebyggda fastigheten. - En fastighet räknas som obebyggd även om det finns en byggnad vars yta understiger 10 kvm. - Samtaxerad fastighet har endast betydelse i fråga om skatten och har inte med vägföreningens uttaxering att göra.

11 Andelstal Zon Avstånd till allmän väg Tilldelat andelstal permanentboen de 0 Fastighet med direkt utfart till Nyckelövägen 0,35 1 Fastighet med avstånd m till Nyckelövägen 0,75 2 Fastighet med avstånd m till Nyckelövägen 1,00 3 Fastighet med avstånd m till Nyckelövägen 1,25 4 Fastighet med avståndet 751 m eller längre till Nyckelövägen 1,50 Obebyggd fastighet (oberoende om permanent eller fritid) 0,35 Obebyggd fastighet som ligger i direkt anslutning till en annan 0,20 fastighet med samma ägare Gemensamhetsanläggning på egen fastighet enligt zon 0 (ex. vattenbrunn) Fritidsboende inom zon 1 4 tilldelas ett andelstal som är 60 % av permanentboende med samma avstånd till allmän väg Fritidsboende Gösholmen 0,75 Näringsidkare, bostadsrättsföreningar, statliga verk samt kommunen får andelstal enligt separata avtal

12 Samtliga personer är kontaktade av valberedningen Förslag till ordförande för stämman: Val av styrelseledamöter 2 år Vald Till Andreas Johansson omval Paul Ghebaru fyllnadsval Lars Sedenborg Catharina Retzman nyval Gertie Helli Val av styrelsesuppleanter 2 år Elin Johansson omval Eva Svensson nyval Thomas Pettersson fyllnadsval Bo Skoog Per-Eric Brunström Stensjöpärlans repr Val av ordförande 1 år Andreas Johansson omval Val av Revisorer 2 år Stig Hertze Johan Vestling omval Val av revisorsuppleanter 2 år Maud Hertzberg omval Maud Johansson Val av valberedning 2015 Valberedningen står till stämmans förfogande Ulf Nilsson Frank Sporrong Kjell Körner

13 Stadgar och Stadgar för samfällighetsförening, bildad enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Lagens bestämmelser om förvaltningen skall gälla i den mån inte annat framgår av dessa stadgar. 1 Namn Föreningens namn är Nyckelöns Vägförening. Ändamål Föreningens ändamål är att förvalta Nyckelön g:a 8 i Västerås kommun. 2 Medlemskap Medlem i vägföreningen är ägare till fastighet, som helt eller till någon del är belägen inom föreningens område. 3 Styrelse För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Västerås kommun. Styrelsen skall bestå av fem ledamöter jämte fem suppleanter. Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamöter och suppleanter är två år. Udda år väljs två ledamöter och två suppleanter. Avgående ledamot eller suppleant kan omväljas. Styrelsens ordförande utses av föreningen bland ledamöterna. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv. 4 Sammanträde Ordföranden ansvarar för att kallelse till styrelsesammanträde sändes ut minst (7) dagar före sammanträdet. Kallelsen skall tillställas ordinarie ledamöter och suppleanter, samt innehålla uppgift om förekommande ärenden. Ledamot som är förhindrad att närvara, skall snarast anmäla detta till ordföranden. Suppleant som ej deltager i ledamots ställe har rätt att närvara vid sammanträdet med yttrande och förslagsmen ej rösträtt. Utan hinder av vad sålunda stadgats skall styrelsesammanträde anses behörigen utlyst om samtliga ordinarie ledamöter infunnit sig vid sammanträdet. Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken de flesta röstande förenar sig. Styrelsen är beslutsför då kallelse utsänts i laga tid och minst fem (5) ledamöter/suppleanter är närvarande varav en är ordförande eller vice ordförande. Utan att ha angivits i kallelsen får ärende avgöras om minst två tredjedelar av ledamöterna är ense om beslutet. Fråga får utan hinder av bestämmelserna i första stycket avgöras utan kallelse om samtliga ordinarie ledamöter är närvarande och ense om beslutet. Den som deltagit i avgörandet av ärende får anföra reservation mot beslutet Sådan reservation skall anmälas före sammanträdets slut.

14 Protokoll skall föras över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut. Protokollet skall uppta datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet skall justeras av mötesordföranden. 5 Ansvars Styrelsen skall tillse att erforderlig ansvarsförsäkring finns tecknad försäkring för föreningens verksamhet. 6 Styrelsens Styrelsen skall skyldigheter - förvalta samfälligheten och föreningens tillgångar, - föra redovisning över föreningens räkenskaper, - föra förteckning över medlemmarna i föreningen, matrikel. I förteckningen skall finnas uppgift för varje fastighet om dess andelstal i föreningen. Styrelsen skall dessutom tillse att förrättningsutlåtande och därtill hörande karta och förteckningar finns tillgängliga vid stämma och styrelsemöten. Styrelsen skall årligen till ordinarie stämma upprätta - årsredovisning för det gångna verksamhetsåret - förslag till åtgärder, som skall utföras, samt - förslag till utgifts- och inkomststat och till debiteringslängd utvisande vad som skall uttaxeras av varje medlem och andra nyttjare som är beroende av vägnätet för tillträde till sin fastighet. - i övrigt fullgöra vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter. Uttaxerade belopp skall vara föreningen tillhanda före april månads utgång efter stämman på sätt som styrelsen anvisar. Efter sagda tid skall styrelsen upprätta restlängd och låta indriva resterande belopp jämte indrivningskostnad. 7 Verksamhetsår Föreningens verksamhetsår är kalenderår. 8 Årsredovisning Det åligger styrelsen att över sin förvaltning föra noggranna räkenskaper vilka skall avslutas per den 31 december årligen. Räkenskaperna skall till revisorernas förfogande senast tre veckor därefter. Styrelsen skall i god tid förbereda de ärenden, som skall förekomma vid stämma. Årsredovisningen och övriga handlingar i förekommande ärenden skall minst sju dagar före ordinarie stämma hållas tillgängliga å plats, som angives i kallelse till stämma. 9 Stämma Föreningsmedlemmarnas rätt att besluta i vägföreningens angelägenheter utövas å stämma med föreningen. Ordinarie

15 stämma skall årligen hållas före mars månads utgång å tid och plats, som styrelsen bestämmer. Extra stämma skall utlysas, då styrelsen eller revisorerna därtill finna anledning, eller då minst en femtedel av föreningens röstberättigade medlemmar i framställning till styrelsen för särskilt ändamål påfordrar sådan. 10 Rösträtt Vid stämma har varje medlem en röst. Detta oavsett antal ägda fastigheter. I fråga som har ekonomisk betydelse skall medlemmarnas röstetal i stället beräknas efter andelstal, om medlem begär det. Medlem som inte har betalat förfallen avgift till föreningen har dock inte rösträtt så länge skulden kvarstår. Den som endast erlägger slitageavgift (icke medlem) äger deltaga vid stämman med yttrande-, men ej förslags- eller rösträtt. Stämman beslutar hur röstning skall ske. Ingen får rösta för mer än en tiondedel av det röstetal, som stämmans deltagare sammanlagt representerar. Ombud får ej företräda mer än en medlem. (Lag 1973: , 49, 52). 11 Kallelse till Kallelse till stämma utfärdas av styrelsen. Kallelse, vilken skall stämma innehålla uppgift om förekommande ärenden, skall ske skriftligen minst 10 dagar i förväg. 12 Ärenden vid Vid ordinarie stämma skall följande ärende förekomma: ordinarie stämma 1. Val av ordförande och sekreterare för stämman 2. Val av två justeringsmän 3. Styrelseberättelsen för det gångna verksamhetsåret 4. Revisionsberättelse jämte frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 5. Inkomna ärenden och motioner 6. Granskning av styrelsens förslag till åtgärder. 7. Beslut om arvode till nästkommande års styrelse och revisorer 8. Granskning av styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat och till debiteringslängd. 9. Val av styrelseledamöter och suppleanter samt utseende av styrelseordförande 10. Val av revisor och suppleant 11. Vad styrelsen eljest vill hänskjuta till stämman 12. Övriga frågor 13. Bestämmande av tid och plats för protokolljustering och för protokollets tillgänglighållande för medlemmarna. 13 Motioner Motioner kan när som helst inlämnas till styrelsen. För att kunna behandlas vid ordinarie stämma skall motion vara styrelsen tillhanda före november månads utgång. Ärende som inte är väckt i förväg får upptagas till behandling, dock inte beslut. 14 Justering av Justering av stämmoprotokollet verkställs senast 12 dagar stämmoprotokollet efter stämman å tid och plats, som ordföranden bestämmer och vid stämman tillkännager. Därvid underskrivs protokollet, med anteckning om justeringen av ordföranden och justeringsmännen.

16 Över beslut, som fattas på stämma, skall genom styrelsens försorg föras protokoll, vilket senast 14 dagar efter stämman skall vara föreningsmedlemmarna tillgängligt. Lag 1973: andra stycket). 15 Revision För granskning av styrelsens åtgärder och räkenskaper skall det utses två revisorer jämte suppleanter. Vid varje stämma väljs en revisor och en suppleant med en mandattid på två år. Avgående revisor och suppleant omväljas. Revisionen skall vara verkställd senast fem veckor före ordinarie stämma. Revisionsberättelsen skall under minst sju dagar före den ordinarie stäman hållas tillgänglig för medlemmarna å plats som angives i kallelse till stämman. 16 Ändring av Ändring av dessa stadgar skall för att bliva gällande stadgarna antagas med två tredjedels majoritet samt därefter registreras hos den statliga lantmäterimyndigheten. Innan dessa stadgar tillämpas första gången skall de vara registrerade hos den statliga lantmäterimyndigheten enligt lagen (1973: och 52). Dessa stadgar har antagits vid sammanträde enligt datum på första sidan. Lantmäteriet registrerade stadgarna

17 NYCKELÖNS VÄGFÖRENING FASTIGHETSFÖRÄNDRINGAR BOX KVICKSUND Vägföreningens styrelse är enligt lag skyldig att ha ett aktuellt medlemsregister. Vi uppmanar därför fastighetsägarna att anmäla försäljning/köp av fastighet, ändrad boendeform samt adressändring, när detta inträffar. Blanketten sändes till ovanstående adress. Observera att namn och personnummer på samtliga ägare till fastigheten skall anges. Den av ägarna som ska faktureras anges överst. Om fler än två ägare använd blankettens baksida! ANMÄLAN OM: PERMANENT BOENDE FRITIDSBOENDE ANNAN ORSAK ADRESSÄNDRING FÖRSÄLJNING FASTIGHETSBETECKNING/AR (NYA) ÄGARNAS NAMN. PERSONNR ADRESS.. POSTNR POSTADRESS TELEFON (bost)... MOBILTELEFON.. (NYA) ÄGARNAS NAMN PERSONNR ADRESS.. POSTNR.. POSTADRESS. DATUM FÖR ÄNDRINGEN.... NAMNTECKNING.. NAMNFÖRTYDLIGANDE

18

19 Nyckelöns Vägförening Box Kvicksund Fullmaktsblankett till årsstämman Familjemedlemmar som själva inte är fastighetsägare, men företräder en icke närvarande ägare, måste medföra fullmakt. Vi påpekar också den formulering som våra stadgar paragraf 10 har beträffande ombud. Ombud får bara medföra fullmakt för en fastighet dock så måste samtliga ägare skriva på fullmakten för att den skall gälla. Fastighetsbeteckning/ar. Ägare till fastigheten/erna... Ägarens/ägarnas namnteckning: Namnförtydligande, textad. Ägarens/ägarnas namnteckning: Namnförtydligande, textad Lämnar fullmakt till:. Namnteckning Namnförtydligande, textad. Ev fastighetsbeteckning Att föra min talan vid Nyckelöns Vägförenings årsstämma Fullmakten lämnas till styrelsen före kl eller skickas till ovanstående adress