REGLER & PRINCIPER FÖR LAGKASSOR, LAGINTÄKTER, LAGSPONSRING, FÖRENINGSINTÄKTER INOM SKURUPS AIF

Transkript

1 REGLER & PRINCIPER FÖR LAGKASSOR, LAGINTÄKTER, LAGSPONSRING, FÖRENINGSINTÄKTER INOM SKURUPS AIF Bakgrund och varför Ett lag, en grupp eller en sektion är inga egna självständiga enheter, utan en del av föreningen. En del som ingår i den juridiska person som en idrottsförening utgör. Lagkassan blir därför också en del av föreningens gemensamma kassa, på samma sätt som laget är en del av föreningens verksamhet. Självfallet har man särskilda konto för föreningens olika lagkassor/kassor, men likväl är det föreningens pengar. Genom en god organisation och klara regler kan även beslutanderätt delegeras till underliggande enheter som sektioner, lag och grupper. Men förhållandet att man råder över sin egen lagkassa, innebär inte att man som lag/grupp äger dessa pengar. Styrelsens ansvar: Det är styrelsen i föreningen som är ytterst ansvarig för all ekonomi och att den sköts på rätt sätt, även lagkassorna. Styrelsen vill att alla transaktioner i lagkassorna bokförs enligt bokföringslagen. Juridiska skäl: Juridiskt sätt tillhör lagkonton föreningen. Laget i fråga representerar alltid föreningen i alla idrottsliga sammanhang, vilket också ska vara fallet när laget uppträder i olika finansieringsverksamheter. Sedan 2001 gäller bokföringslagen som ställer krav på att alla ideella föreningar som bedriver näringsverksamhet (det vill säga tjänar pengar genom försäljning av lotter och annat, eller får in sponsor- och reklamintäkter) är bokföringsskyldiga. Det betyder att alla affärshändelser löpande ska bokföras enligt god redovisningssed, på så sätt att det finns underlag och verifikationer för alla bokföringsposter. Skattetekniska skäl: Det är inte tillåtet att göra utbetalningar i form av arvode eller reseersättningar till ledare, tränare eller förälder från lagkonto/lagkassa. Eftersom alla former av arvode, reseersättningar ska redovisas till Skatteverket via arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) samt bokföras enligt bokföringslagen för ideella föreningar.

2 Säkerhet och fördelar för kassören och medlemmar: Med bra och tydliga rutiner ska det vara säkert och tryggt både för den som förvaltar pengar som för de som förvarar dem. Det ska inte finnas någon risk att lagets pengar ska försvinna. Berörda lagledare samt föreningens kassör och styrelse har full insyn i lagkontona. Lagen behöver inte betala bankavgifter eller liknande. Lagen kan i och med att lagkontona administreras av föreningen ta del av de avtal som föreningen har. Regler för fördelning av intäkter som genererats av den juridiska personen Skurups Allmänna Fotbollsförening SAIF:s inställning är att alla intäkter som genereras av föreningens anställda, ideella funktionärer, medlemmar och lag inom ramen för SAIF:s verksamhet ska tillföras SAIF:s kassa. Styrelsen menar att denna princip bäst återspeglar en av SAIF:s grundläggande värderingar att skapa en gemensam förening där alla medlemmar verkar för föreningen i sin helhet och inte för det enskilda lagets eller enskilde spelarens bästa. Denna princip ska således gälla vid de tolkningar som kan uppkomma av dessa regler. Samtidigt måste det skapas möjlighet till initiativ inom lag/sektioner för att stärka lagets/sektionens kassa genom olika intäktsbringande aktiviteter. Dessa regler återger således styrelsens riktlinjer för avvägningen mellan föreningens, sektionens och enskilda lags intressen. Allmänt Styrelsen i SAIF anser det vara viktigt att klargöra i vad mån intäkter som genererats av enskilt lag ska tillfalla lagkassan eller SAIF kassan. Styrelsen har därför beslutat att följande regler ska gälla för sådan fördelning. Grundläggande principer Styrelsen menar att en grundläggande princip är att SAIF alltid ska ha del i intäkt som genereras av enskilt lag i den mån intäkten är förenad med direkta eller indirekta kostnader för SAIF genererade med utnyttjande av SAIF:s goda varumärke.

3 Fördelningsregler - olika intäkter Bidrag Varje bidrag eller stipendium som tilldelas enskilt lag tillfaller lagkassan till den del det understiger 5000 kronor medan överstigande del fördelas 70/30 mellan lagkassan/saif. Tävlingsvinster Vinster vid tävling eller turneringar i form av kontanter eller varor tillfaller lagkassan till den del vinsten understiger 5000 kronor medan överskjutande del fördelas 70/30 mellan lagkassan och SAIF Kioskförsäljning Intäkter vid försäljning av korv, läsk, godis, kakor, kaffe och andra typiska kioskvaror som införskaffats av laget och som sker vid lagets egna arrangemang tillfaller till fullo lagkassan, medan motsvarande försäljning som sker vid SAIF:s arrangemang till fullo tillfaller SAIF:s kassa. Lotteriförsäljning Lotteriförsäljning får inte ske i ett lags regi med undantag för lotterier som sker vid slutna lagfester. intäkter från lottförsäljning som sker i SAIF:s regi fördelas enligt de principer som bestäms av SAIF:s styrelse från fall till fall. Arbetsinsatser och försäljning av varor Enskilt lag får inte utföra inventering, packningsarbete, reklamutdelning och andra arbetsinsatser eller bedriva försäljning av varor (ljus, strumpor etc) med utnyttjande av SAIF:s varumärke utan godkännande av styrelsen och kassör eftersom det är viktigt att sådan aktivitet koordineras med SAIF:s egna aktiviteter och företagskontakter. I normalfallet tillfaller intäkter från arbete eller försäljning, som godkänts av SAIF:s styrelse lagkassan, om inte annat beslutats från fall till fall av styrelsen.

4 Interna sponsringsregler Allmänt Sponsring är en mycket viktig intäktskälla för SAIF. Det är därför angeläget att alla sponsringsaktiviteter hanteras enhetligt i linje med av styrelsen uppställda regler. Det är också önskvärt att alla funktionärer, anställda, föräldrar och andra engagerade i SAIF verkar för ökade sponsringsintäkter till SAIF. Grundläggande principer Sponsringsverksamheten ska bedrivas på ett sådant sätt att En god relation etableras med de företag och privatpersoner som stöder SAIF Sponsorer har ett utbyte av sitt stöd till SAIF Sponsorer behandlas lika i förhållande mellan insats och utbyte Sponsorverksamhet bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning bl a 7,65% reklamskatt skall uttas SAIF infriar sina åtagande gentemot sina sponsorer Sponsring är förenlig med SAIF:s etiska värderingar, särskilt vad avser ungdomars fostran utbildning och hälsa Ansvar för sponsringsverksamheten Styrelsen har det yttersta ansvaret för sponsringsverksamheten. Den kan delegeras till en marknadsgrupp som kan svara för sponsringsverksamheten inom ramar som styrelsen har uppställt. Ansvarig person från styrelsen är delaktig i sponsringsverksamheten och ytterst ansvarig för genomförandet av de sponsringsaktiviteter som beslutats i marknadsgruppen. All fakturering av sponsorer utförs av SAIF:s kassör. Fördelning av sponsorintäkter Alla sponsorintäkter tillfaller SAIF och ingår som en del av de totala intäkter som SAIF:s styrelse har att disponera för att täcka kostnaderna för den verksamhet SAIF bedriver.

5 Detta innebär att - med undantag för vad som uttryckligen anges nedan under rubriken Riktad sponsring - att riktad sponsring av enskilt ungdomslag inte accepteras. Riktad sponsring Det är tillåtet att medverka till sponsring som riktas till ett visst lag inom SAIF om detta sker antingen i enlighet med dessa interna sponsrings regler eller efter godkännande av ansvariga i styrelsen/marknadsgruppen i SAIF. Det ska finnas dokumenterat så lag ansvariga kan ta del av vilka undantag det finns och varför det är så. Allt för att stävja ryktesspridning och känsla av orättvis behandling. -Ansökan: Blankett för ansökan om lagsponsring (riktad sponsring) hämtas på kansliet, ifylld ansökan överlämnas till styrelsen via kanslist. Belöning vid sponsoraktivitet I Syfte att stimulera ledare och föräldrar inom ungdomsverksamheten att verka för SAIF:s sponsringsaktiviteter gäller följande för lagen. -Ansökan: blankett för ansökan om lagsponsring (riktad sponsring) hämtas på kansliet. Ifylld ansökan överlämnas till styrelsen via kanslist. -Det enskilda laget ansvarar själv för administrering och fakturering. -Om något lag säljer sponsring till företag eller privatpersoner som ej var sponsor under föregående säsong. -av något som ingår i SAIF:s officiella sponsorerbjudande eller annat utgår 50% av sponsrings intäkten i ersättning till lagkassan: dock maximalt ett belopp om normalt 5000 koronor per ny sponsor! -på lagets egna träningströjor, cuptröjor eller träningsställ (men ej matchdräkt) tillfaller sponsrings intäkten lagkassan upp till ett belopp om kronor för varje ny sponsor, medan sponsrings intäkten per ny sponsor överstigande detta belopp fördelas 50/50 mellan lagkassan och SAIF. Godkännande av sponsoravtal Överenskommelse får inte träffas med sponsor annat än efter godkännande av styrelsen/marknadsgruppen i SAIF.

6 REGLER FÖR LAGKASSOR Varje lag i SAIF ska ha ett konto i Skurups Sparbank som underkonto till föreningens huvudkonto. Varje lag/lagledare som har ett konto ska ha två ekonomiansvariga. Dessa kan vara tillika lagledare/tränare. Laget/föräldragruppen bestämmer. Allmänt Styrelsen i SAIF anser det vara angeläget att intäkter som genereras av specifika lag inom SAIF förvaltas och disponeras enligt enhetliga riktlinjer. Styrelsen har därför beslutat att följande regler ska gälla för lagkassor inom SAIF. Lagkassa En lagkassa utgörs av den kassa som ett specifikt lag i SAIF skapat genom eget arbete i form av insättningar från föräldrar eller spelare, ersättningar för genererade sponsringsintäkter, ersättningar från enklare lags specifika arbeten, försäljningar och andra sådana aktiviteter som genomförs endast i det specifika lagets regi. Grundläggande principer SAIF:s verksamhet ska bedrivas på ett sådant sätt att -Lagkassor förvaltas betryggande och med tydlig regelbunden redovisning genom att föra kassabok. -Att lagkassor endast utnyttjas för så kallade godkända ändamål Godkända ändamål Lagkassor får utnyttjas för följande ändamål - inköp av träningskläder och andra artiklar ur SAIF:s ordinarie produkterbjudande till lagets spelare och ledare - läger, lagresor och andra lagsammankomster avgifter för turneringar och cuper utanför det som ingår i lagets budget!

7 Konton för lagkassor SAIF har i Skurups Sparbank i eget namn öppnat ett bankkonto för varje lag som får ha lagkassor. Alla lagkassor skall förvaltas på det tilldelade lagkontot. Insättning av intäkter och kontanter ska ske inom tre bankdagar efter att intäkten genererats. Referens ska anges vid insättning och uttag för att inte redovisningsproblem ska uppstå för föreningen. Ansvar för lagkassor och lagkonton Inför varje ny säsong och senast en månad in på säsongen ska varje lag utse minst två ledare som har berhörighet till lagets bankkonto. Dessa ska utses vid möte med lagets ledare och föräldrar. De utsedda ska framgå av protokoll från mötet, som snarast därefter ska tillhandahållas kassör/styrelse i SAIF. Som därefter ser till att vederbörliga bankfullmakter utfördas för de utsedda lagkassa/lagkonto ansvariga. Redovisning av lagkonto och lagkassor Lagkonto ansvariga ska senast 30 december till SAIF:s kassör avge en slutlig redovisning över gjorda insättningar och uttag på lagkontot. Denna redovisning lämnas till Rosa Persson på kansliet, administrativ personal ska ha rätt till fortlöpande full insyn i lagkontona. Det är inte tillåtet att av lagkonto ansvarig att föra över pengar från lagkontot till eget personligt konto. Om en spelare slutar äger denne ingen rätt till del av lagkassan. Vid nedläggning av ett lag tillfaller hela lagkassan föreningen. SAIF:s ansvar för lagkassor och lagkonton SAIF tar inget ansvar för förvaltningen av de medel som finns på lagkonton annat än att övervaka dess förvaltning och redovisning i enlighet med vad som ovan angivits. Det åligger således respektive lag, spelare, ledare och föräldrar att själva ansvara för utseende av lagkontoansvariga och deras förvaltning av lagkontot. Äganderätten till lagkassor och lagkonton Äganderätten till de medel som förvaltas på respektive lagkonto tillkommer SAIF med de begränsningar i förfoganderätten över dess medel som framgår av dessa regler.

8 Lagkassa på individnivå I enlighet med SAIF:s regler är det inte tillåtet med individbaserad lagkassa. Undantag lag inom seniorsektionen Reviderad Reviderad tillägg riktad sponsring Styrelsen Skurups Allmänna Fotbollsförening