Processbeskrivning med exempel på handlingar

Transkript

1 Klassificeringsstruktur för Överförmyndarnämnden VO PG P Punktnotation Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar Övriga kommentarer VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd/styrelse. Omfattar berörd process. även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Underlag till budget hanteras i "Utforma och följa upp ekonomi" Budgetskrivelser (till KS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom myndigheten inkl.förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på Övriga arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. arbetsmiljöarbete". miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". informationssäkerhet). Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Planer (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)" P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process.

2 Klassificeringsstruktur för Överförmyndarnämnden P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBL-protokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall. P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetensutvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Anmälningar om arbetsskador, Avvikelseoch tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehabärende PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "Planera, förvalta och följa upp verksamheten".

3 Klassificeringsstruktur för Överförmyndarnämnden P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms (byte av redovisningsperiod?), Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier) PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas PG 2.6 Administrera allmänna handlingar

4 Klassificeringsstruktur för Överförmyndarnämnden P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings- och registreringsrutiner, Rek-böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, ITförteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. P Ta emot arkiv Processen omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet Fullmäktigeb eslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser P Överlämna arkiv Processen omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, kopia av mottagningskvittens P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL P Införa it-system Processen omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, Projektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, Protokoll, Systemdokumentation I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. Upphandlingar av IT-system hanteras under "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) " P Förvalta, drifta och utveckla it-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan Hantera IT-behörigheter Processen omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e-certifikat. Beställningar, Bekräftelser, Register Säkerhetsskydda information Processen omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Risk- och sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VPNavtal

5 Klassificeringsstruktur för Överförmyndarnämnden P Avveckla it-system Processen omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Beslut om avveckling av tjänst, Plan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation Gäller även för avställning av system/systemstöd PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Investeringar hanteras under "Hantera löpande ekonomiredovisning" Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)" P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar-karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media till myndighetens referensbibliotek. Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel. miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under "Genomföra byggprojekt". VO 3 HANTERA ANORDNANDE OCH UPPHÖRANDE AV STÄLLFÖRETRÄDARSKAP P 3.1 Hantera anmälan om behov av godmanskap och förvaltarskap för vuxna i ärenden där tingsrätten fattar beslut Processen omfattar att utreda om någon är i behov av god man eller förvaltare. Processen inleds antingen av en extern part eller på överförmyndarens initiativ och avslutas initialt med att överförmyndaren ansöker till tingsrätten eller att överförmyndaren beslutar att anmälan ska lämnas utan åtgärd. I de fall ansökan görs omfattar processen även att rekrytera en god man samt att handlägga ärendet gentemot tingsrätten. Behovsanmälan, social utredning, personbevis, läkarintyg, yttranden från anhöriga, tjänsteanteckningar, åtagandehandlingar, utdrag från belastningsregistret, utdrag från kreditupplysningsföretag, ansökan till tingsrätten, förelägganden, beslutsprotokoll från tingsrätten, registerutdrag

6 Klassificeringsstruktur för Överförmyndarnämnden P 3.2 Hantera ansökan om godmanskap och förvaltarskap för vuxna i ärenden där tingsrätten fattar beslut Processen omfattar att ta ställning till om en ansökan från behörig sökande ska tillstyrkas eller avstyrkas och inleds antingen med att ansökan lämnas till överförmyndaren (som då vidarebefordrar den till tingsrätten) eller genom att tingsrätten förelägger överförmyndaren att yttra sig över en ansökan som tingsrätten mottagit. I förekommande fall inkluderar processen att rekrytera en god man eller en förvaltare samt att handlägga ärendet gentemot tingsrätten. Ansökan, social utredning, personbevis, läkarintyg, yttranden från anhöriga, tjänsteanteckningar, åtagandehandling, utdrag från belastnings-registret, utdrag från kreditupplysningsföretag, förelägganden och beslutsprotokoll från tingsrätten, registerutdrag. P 3.3 Hantera anmälningar och ansökningar rörande godmanskap för barn och vuxna i ärenden där överförmyndaren fattar beslut Processen omfattar att utreda och besluta om godmanskap och inleds med antingen en ansökan eller en anmälan eller efter överförmyndarens initiativ. Om överförmyndaren bedömer att ärendet måste kompletteras eller att någon ytterligare part eller annan ska höras, innefattar processen även viss skriftväxling. För det fall överförmyndaren bedömer att en god man ska förordnas omfattar processen att rekrytera en god man. Processen avslutas med ett beslut att utse en god man alternativt att avslå en ansökan eller lämna en anmälan utan åtgärd. Ansökan eller anmälan, yttranden från anhöriga, personbevis, tjänsteanteckningar, åtagandehandling, utdrag från belastningsregistret, utdrag från kreditupplysningsföretag, beslut, registerutdrag. P 3.4 Hantera ansökningar om god man för ensamkommande barn Processen omfattar att utifrån en ansökan från Migrationsverket utreda och besluta om godmanskap. Processen omfattar även att rekrytera en god man. Ansökan, tjänsteanteckning, åtagande, beslut, registerutdrag P 3.5 Hantera ansökningar om medförmyndare och särskilt förordnade förmyndare Processen inleds med att en ansökan inkommit från en behörig sökande, anmälan från socialtjänst eller efter överförmyndarens initiativ och omfattar att utreda och i förekommande fall, ansöka till tingsrätten om medförmyndare eller särskilt förordnad förmyndare. I förekommande fall inkluderar processen att rekrytera en medförmyndare eller en särskilt förordnad förmyndare samt att handlägga ärendet gentemot tingsrätten. Ansökan, anmälan från socialtjänst, yttranden från anhöriga, tjänsteanteckningar, åtagandehandling, utdrag från belastningsregistret, utdrag från kreditupplysningsföretag, förelägganden och beslutsprotokoll från tingsrätten, registerutdrag. P 3.6 Hantera frågor om jämkning av ett ställföreträdarskap Processen omfattar att efter ansökan av ställföreträdare eller efter överförmyndarens initiativ utreda huvudmannens behov och, i förekommande fall, ansöka hos tingsrätten om jämkning av ett befintligt ställföreträdarskap samt att handlägga ärendet gentemot tingsrätten. Ansökan, yttranden från anhöriga, tjänsteanteckningar, åtagandehandling, läkarintyg, social utredning, föreläggande från och yttrande till tingsrätten, beslutsprotokoll från tingsrätten, registerutdrag. P 3.7 Hantera frågor om konvertering av ställföreträdarskap Processen inleds med en ansökan från ställföreträdare eller efter överförmyndarens initiativ och omfattar att utreda om ett ställföreträdarskap bör konverteras och, i förekommande fall, ansöka hos tingsrätten om jämkning av ett befintligt ställföreträdarskap samt att handlägga ärendet gentemot tingsrätten. Ansökan, yttranden från anhöriga, tjänsteanteckningar, åtagandehandling, läkarintyg, föreläggande från och yttrande till tingsrätten, beslutsprotokoll från tingsrätten, registerutdrag P 3.8 Hantera frågor om upphörande av ett ställföreträdarskap Processen omfattar att på ansökan av ställföreträdare, huvudman eller efter överförmyndarens initiativ, utreda om ett ställföreträdarskap bör upphöra. Processen omfattar också att i förekommande fall ansöka om upphörande av ställföreträdarskap hos tingsrätten samt att handlägga ärendet gentemot tingsrätten. Ansökan, yttrande från ställföreträdaren, tjänsteanteckningar, läkarintyg, beslut, föreläggande från och yttrande till tingsrätten, beslutsprotokoll från tingsrätten

7 Klassificeringsstruktur för Överförmyndarnämnden P 3.9 Hantera frågor om byte av ställföreträdare Processen omfattar att efter ansökan från huvudmannen, ställföreträdaren eller annan behörig sökande, utreda om ställföreträdaren ska bytas ut. Processen avslutas med ett bytesbeslut eller ett avslagsbeslut från överförmyndarnämnden. Häri ingår även utredning om byte av ställföreträdare som initieras av överförmyndaren. Ansökan, klagomålsskrivelse, yttrande från ställföreträdare, tjänsteanteckningar, åtagandehandling, tjänsteutlåtande, nämndprotokoll, registerutdrag P 3.10 Hantera årlig granskning av förvaltarskap Processen omfattar att utifrån ett av förvaltarna ifyllt förtryckt formulär, pröva huruvida ett befintligt förvaltarskap ska bestå oförändrat eller om det finns skäl att ansöka om en förändring (till exempel att förvaltarskap ska jämkas eller ersättas med ett godmanskap). Den prövningen kan innefatta att inhämta kompletterande uppgifter från förvaltaren och i vissa fall också uppgifter från socialtjänsten. Om förvaltningen bedömer att en förändring ska ske påbörjas ett jämknings- eller konverteringsärende enligt punkten 3.6 eller 3.7 ovan. Frågeformulär, ställningstagande från förvaltningen att förvaltarskapet ska kvarstå oförändrat, kompletterande yttrande från förvaltaren, yttrande från socialtjänsten, ansökan till tingsrätten gällande jämkning eller konvertering VO 4 UTÖVA TILLSYN ÖVER STÄLLFÖRESTRÄDARSKAP P 4.1 Utföra granskning av redovisningshandlingar Processen omfattar att utifrån av ställföreträdarna inlämnade redovisningshandlingar inklusive underlag i form verifikationer, granska ställföreträdarnas verksamhet. Processen avslutas med att granskningsresultatet antecknas på redovisningsblanketten. Förteckningar, årsräkningar, årsredogörelser, sluträkningar och slutredogörelser, föreläggande om yttrande, yttrande rörande granskningsanmärkning, kontoutdrag När denna process avslutats ska, om ställföreträdaren begärt arvode, arvodesprocessen enligt 4.4 ta vid. Merparten av ställföreträdarna använder de redovisningsformulär som överförmyndaren tillhandahåller. Med ställföreträdarnas verksamhet avses inte endast den ekonomiska delen av uppdraget utan även åtgärder av annat slag, t ex antal besök ställföreträdaren gjort hos huvudmannen. P 4.2 Utreda klagomål mot ställföreträdare Processen omfattar att utifrån inkommet klagomål utreda klagomål som huvudman eller annan riktat mot ställföreträdare och avslutas antingen med att klagomålet lämnas utan åtgärd eller med att ställföreträdaren kritiseras. Klagomålsskrivelse, yttrande från ställföreträdare, tjänsteanteckningar, skriftligt meddelande att lämna klagomålet utan åtgärd, skrivelse innehållande kritik mot ställföreträdare Om utredningen visar att klagomålet är av sådan karaktär att ställföreträdaren bedöms inte vara lämplig att kvarstå i uppdraget, inleds en process rörande entledigande av ställföreträdaren. P 4.3 Hantera frågor om tillstånd beträffande åtgärder som ställföreträdare får vidta endast med överförmyndarens tillstånd Processen omfattar att efter ansökan från ställföreträdare eller på överförmyndarens initiativ utreda och ta ställning till om överförmyndaren ska lämna tillstånd till en åtgärd som ställföreträdare vidtagit. Processen avslutas med att tillstånd lämnas eller genom att överförmyndarnämnden efter förslag från enskild handläggare lämnar ansökan utan bifall. Överklagandeärenden rörande beslut som avses här hanteras i processen men ska diarieföras som separata ärenden. Ansökan, köpekontrakt, arvskifte, tjänsteanteckningar, yttrande från anhöriga, beslutsprotokoll, tjänsteutlåtande, nämndbeslut. P 4.4 Hantera arvode Processen omfattar att utifrån de redovisningshandlingar ställföreträdaren lämnat till överförmyndaren, beräkna och bestämma det arvode ställföreträdaren ska tillerkännas samt vem av huvudmannen och kommunen som ska svara för arvodet. Förteckningar, Årsräkningar, Årsredogörelser, Sluträkningar, Slutredogörelser, Föreläggande om yttrande, Yttrande rörande granskningsanmärkning, Arvodesbeslut, Överklagandeskrift, Omprövningsbeslut, Yttrande till tingsrätten, Beslut från tingsrätten Arvodesprocessen tar vid där granskningsprocessen (se 4.1) avslutas. Överklagandeärenden rörande beslut om arvode hanteras i processen men ska diarieföras som separata ärenden. P 4.5 Hantera vite Processen omfattar att efter en påminnelsehantering föreslå att nämnden vitesförelägger en ställföreträdare. Processen omfattar vidare att i förekommande fall ansöka till tingsrätten om utdömande av vite. Påminnelseskrivelse, tjänsteutlåtande, nämndprotokoll, ansökan om utdömande till tingsrätten, dom från tingsrätten

8 Klassificeringsstruktur för Överförmyndarnämnden P 4.6 Hantera underrättelse rörande bristfällig förvaltning av barns egendom Processen omfattar att utifrån inkommen underrättelse utreda om det finns grund för beslut om så kallad skärpande föreskrift och i förekommande fall besluta om sådan föreskrift. Underrättelse från socialtjänsten, skrivelse till berörd förmyndare, beslut om skärpande föreskrift, underrättelse till myndighet som berörs av beslutet VO 5 VIDTA ADMINISTRATIVA ÅTGÄRDER RÖRANDE STÄLLFÖRESTRÄDARSKAP P 5.1 Besluta om rätt för ställföreträdare att anlita tolk Processen omfattar att utifrån inkommen ansökan om anlitande av tolk pröva och besluta om rätt för ställföreträdare att anlita tolk. Ansökan, beslut P 5.2 Hantera överflyttning av akt till annan kommun Processen omfattar att efter externt besked (från ställföreträdare eller annan) eller efter överförmyndarens folkbokföringskontroll, besluta om överflyttning av ärende till annan kommun. Meddelande om att huvudmannen avflyttat, utdrag från folkbokföringsregistret, beslutsskrivelse, mottagningsbevis P 5.3 Hantera övertagande av akt från annan kommun Processen omfattar att ta emot akt från annan kommun i samband med att huvudman inflyttat och avslutas med att ställföreträdarskapet registreras. Skrivelse till ställföreträdare, registerutdrag, mottagningsbevis VO 6 HANTERA FÖRVALTARFRIHETSBEVIS P 6.1 Utfärda förvaltarfrihetsbevis Processen omfattar att på begäran av enskild utfärda förvaltarfrihetsbevis. Personbevis, begäran om förvaltarfrihetsbevis, förvaltarfrihetsbevis