Klassificeringsstruktur för hälso- och sjukvårdsstyrelsen

Transkript

1 1 VO PG P Nr Verksamhetsområde Processgrupp Process Processbeskrivning med exempel på handlingar VO 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP P 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnden/styrelsen. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, Protokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. Övriga kommentarer Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. P 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Processen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till KS och RS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. P 1.3 Utföra internt ledningsarbete Processen omfattar det styrande arbetet inom förvaltning/bolag/stiftelse, exempelvis ledningsgruppens arbete inkl. koncernledning etc. inklusive möten på avdelnings- eller enhets nivå. I processen ingår även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, Planer (t.ex. Kris- och Likabehandlings-planer), Riktlinjer, Strategier samt mallar och andra hjälpmedel t.ex. Manualer och Lathundar (övergripande), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Det systematiska patientsäkerhetsarbetet är en del av myndighetens ledningssystem och består bl.a. av strategier och rutiner för avvikelsehantering, riskanalyser, patientenkäter, punktprevalensmätningar osv. P 1.4 Utveckla verksamheten Processen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, Projekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning). P 1.5 Hantera revision och granskning Processen omfattar årlig granskning av verksamheten genom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket, IVO, Regionarkivet) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete"

2 2 P 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare Processen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (APT). Exempel på handlingar: Protokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och APT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll P 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Processen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. P 1.8 Besvara remisser och enkäter Processen omfattar remisshantering och enkäter från andra organisationer, myndigheter, förvaltningar, bolag etc. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar P 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål Processen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser, P 1.10 Samverka med andra organisationer Processen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: Projekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk).

3 3 VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Administrera anställning och löner P Rekrytera Processen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal P Hantera anställning Processen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindels, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBLprotokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång P Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension Processen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön P 2.2 Hantera bemanning Processen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan PG 2.3 Hantera personalsociala frågor P Kompetensutveckla Processen omfattar myndighetsövergripande kompetens-utvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personal-utbildningar. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, Planeringsunderlag, Presentationsmaterial, Program, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial, P Tillhandahålla friskvård Processen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Friskvårdsavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning. P Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Processen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen

4 4 P Rehabilitera Processen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, Protokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, Protokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, avslut av rehabärende. PG 2.4 Administrera ekonomi P Utforma och följa upp ekonomi Processen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten Exempel på handlingar: Ekonomisk uppförljningsrapport, Budgetunderlag, Prognoser P Hantera intäkter från kund Processen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Exempel på handlingar: Kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran

5 5 P Hantera kostnader från leverantör Processen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat P Hantera löpande ekonomiredovisning Processen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer P Hantera skatteredovisning Processen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms, Momsrapport, Periodisk sammanställning P Hantera försäkringar Processen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, Personalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. P Hantera stiftelser, fonder och gåvor Processen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stifrelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier) PG 2.5 Köpa in och upphandla P Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) Processen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess).

6 6 P Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) Processen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut. Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. P Förvalta och följa upp ingångna avtal Processen omfattar de affärsmässiga frågorna efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar. Hit hör avtalsregistret/avtalsdatabasen. PG 2.6 Administrera allmänna handlingar P Registrera handlingar och hantera post Processen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, Postlista, Fullmakt för postöppning, Postöppnings- och registreringsrutiner, Rek-böcker Posten m.m. P Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv Processen omfattar upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. P Ta emot arkiv Processen omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet. Exempel på handlingar: Fullmäktiges beslut om avhändande av allmän handling. Förteckning över arkivhandling som mottagits, Mottagandekvittenser

7 7 P Överlämna arkiv Processen omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling ( på annat sätt än genom gallring). Utlämnande av journalhandling hanteras här. I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar Exempel på handlingar: Fullmäktiges beslut om avhändande av allmän handling, förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, kopia av mottagningskvittens. P Hantera utlämnande av handlingar Processen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden P 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar Processen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag enligt PuL samt anmälan av personuppgiftsombud. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Förteckning över personuppgiftsbehandlingar, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag enligt 26 PuL, Anmälan om personuppgiftsombud, Förteckning enligt 39 PuL PG 2.8 Hantera och förvalta IS/IT P Utveckla IS/IT-system Processen omfattar arbetet med att utveckla förvaltningsprodukter i syfte att göra det lättare för våra verksamheter. All uveckling ska hanteras som projekt. Exempel på handlingar: Projektdirektiv, Projektplan, Slutrapport, Leveransgodkännande P Förvalta, drifta och utveckla it-system Processen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan PG 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet P Förvalta fastigheter och inventarier Processen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. Parkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Exempel på handlingar: Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm Investeringar hanteras under Hantera löpande ekonomiredovisning P Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Processen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, Polisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder. Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 Utföra internt ledningsarbete Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)"

8 8 P Genomföra byggprojekt Processen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppmötesprotokoll P 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka Processen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svar- organisationer" karaktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingar: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, Pressklipp, Pressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder mm, P 2.11 Tillhandahålla bibliotek Processen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, handledningar P 2.12 Bedriva internt miljöarbete Processen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel samt läkemedel Exempel på handlingar: miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el, Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under Genomföra byggprojekt. VO 3. Vara systemägare för Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvårdssystem PG 3.1. Besluta om riktlinjer för den landstingsfinansierade vården P Besluta om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet. Omfattar processen kring riktlinjer och anvisningar för ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet. Processen börjar med ett uppdrag att revidera befintligt ledningssystem. Under processen kommer bland annat ledningssystemet att utredas och dialog ske med interna och externa intressenter. Processen avslutas med beslut. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtande, uppdragshandling, handlingsplan. 4 j i reglementet. P Besluta om patientsäkerhetsplan. Omfattar processen att ta fram en patientsäkerhetsplan för Västra Götalandsregionen. Det är en årlig uppgift, som innehåller aktiviteter som utredning, och dialog med chefsläkarnätverket. Processen avslutas med hälso- och sjukvårdsstyrelsens fastställande av planen. Exempel på handlingar: Tjänsteutlåtanden, utredningar, korrespondens, patientsäkerhetsplan. Kopplar till Regionstyrelsens process om patientsäkerhetsberättelse. P Besluta om ordnat införande. Processen börjar med att verksamheter och medicinska sektorsråd nominerar nya metoder, kunskapsunderlag och läkemedel för ordnat införande. Under processen kommer bland annat program- och prioriteringsrådet att utarbeta ett samlat förslag om in- och utmönstring samt ge förslag på introduktionsfinansiering. Processen avslutas med beslut i Hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Exempel på handlingar: nomineringar, utredningar, uppföljningsrapport, tjänsteutlåtande, korrespondens. 4 l i reglementet.

9 Besluta om medicinska riktlinjer. Omfattar processen att utarbeta regionala medicinska riktlinjer. Processen börjar med ett behov som behöver tillgodoses eller ett problem som behöver lösas. Sådana områden nomineras till koncernkontoret, ofta från de medicinska sektorsråden, men det kan också vara från andra. En RMR kan även behöva utarbetas utifrån innehållet i ett regionuppdrag. Under processens gång kommer behovet utredas, en uppdragshandling skrivas och processen avslutas med att hälsooch sjukvårdsdirektören, på delegation från hälso- och sjukvårdsstyrelsen, fastställer riktlinjen. Exempel på handlingar: regionala medicinska riktlinjer, utredningar, hälso- och sjukvårdsdirektörens delegationsbeslut, tjänsteutlåtande. 4 l i reglementet. Om det blir stora ekonomiska konsekvenser nomineras riktlinjen in i processen för ordnat införande (process ) P Besluta om regionuppdrag. Omfattar processen att besluta om regionuppdrag. Processen startar med att Socialstyrelsen presenterar en remissversion av nya- eller reviderade nationella riktlinjer, och processen beskriver hur Västra Götalandsregionen ska omhänderta dessa riktlinjer. Under processen kommer bland annat en gap-analys att göras, och ett regionuppdrag att tas fram. Exempel på handlingar: regionuppdrag, handlingsplan, hälso- och sjukvårdsdirektörens delegationsbeslut, tjänsteutlåtande. 4 l i reglementet. Om det blir stora ekonomiska konsekvenser nomineras de nya metoderna eller läkemedlen in i processen för ordnat införande (process ) Driva regionala patientprocesser. Processen omfattar regionalt arbete med att förbättra samtliga steg i patientens vård inom ett diagnosområde. Under processen kommer bland annat en handlingsplan, och nyckeltal för att följa patientprocessens resultat, att tas fram. Exempel på handlingar: Handlingsplaner, tjänsteutlåtanden. Kan under processens gång leda till nominerande av regional medicinsk riktlinje (process ) PG 3.2. Ta fram förslag och besluta om förutsättningar för den landstingsfinansierade vården P Besluta om förfrågningsunderlag inom valfrihetssystemen. Omfattar processen att ta fram och revidera krav- och kvalitetsboken för primärvården, och besluta om regler för vårdval rehab. Processen börjar med ett uppdrag att revidera befintliga underlag. Under processen kommer bland annat delar av förfrågningsunderlagen att utredas och dialog ske med interna och externa intressenter. Processen avslutas med beslut om förfrågningsunderlagen. Exempel på handlingar: Krav- och kvalitetsbok, utredningar, tjänsteutlåtanden. 4 a och h i reglementet. P Utveckla nya valfrihetssystem, och föreslå större förändringar av de befintliga. Omfattar processen att utreda och föreslå nya områden för valfrihetssystem, eller stora förändringar i de befintliga. Processen börjar med ett uppdrag från hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Under processen kommer det att utredas, och korrespondens kommer att ske med inblandande verksamheter eller förvaltningar. Processen avslutas för hälso- och sjukvårdsstyrelsens del med beslut om att föreslå regionstyrelsen att föreslå regionfullmäktige att fatta ett visst beslut. Exempel på handlingar: Utredning, tjänsteutlåtande, uppdragshandling. 4 b i reglementet P Ta fram förslag på remissregler. Processen påbörjas med ett uppdrag att se över gällande remissregler, eller ett behov av det samma. Behovet kommer att utredas och processen avslutas med beslut. Exempel på handlingar: Utredningar, tjänsteutlåtanden. 4 a i reglementet

10 10 Datum: Version: 01:2016 Dnr: HS p Besluta om regler för den regionfinansierade vården Processen omfattar olika typer av regler för den regionfinansierade vården som inte ingår i valfrihetsstystemen. Till exempel riktlinjer om vad varje mottagning ska erbjuda för utbud av digitala tjänster, eller regelverk för särskilt tandvårdsstöd. Processen påbörjas med ett behov, som kan initieras av verksamhet, lagändring eller uppdrag. Behovet kommer att utredas och processen avslutas med beslut. Exempel på handlingar: korrespondens, riktlinjer, tjänsteutlåtanden. 4 a i reglementet. I dagsläget alla verksamheter som inte ingår i VG primärvård och vårdval rehab. P Besluta om anvisningar för beställningar och vårdöverenskommelser. Omfattar processen att samordna regionens beställningsarbete. Processen påbörjas med ett budgetuppdrag som berör samordning av beställningsarbetet. Under processen kommer bland annat samråd att ske med hälso- och sjukvårdsnämnderna. Processen avslutas med beslut om planeringsanvisningar. Exempel på handlingar: Tjänsteutlåtanden, utredningar, korrespondens. 4 n i reglementet P Ta fram förslag om ansökningar om rikssjukvård Omfattar processen kring bedömning och beslut kring om Västra Götalandsregionen ska ansöka om att få bedriva viss rikssjukvård på regionens universitetssjukhus. Processen börjar med en inbjudan från rikssjukvårdsnämnden, som sedan utreds av koncernkontoret och regionens universitetssjukhus tillsammans. Processen avslutas med att hälso- och sjukvårdsstyrelsen fattar beslut om att föreslå att regionstyrelsen fattar ett visst beslut. Exempel på handlingar: inbjudan att ansöka om rikssjukvård, ansökning om rikssjukvård, tjänsteutlåtanden, korrespondens. f i reglementet P Ta fram förslag kring högspecialiserad vård. Omfattar processen att ta fram strategisk inriktning för den högspecialiserade vården. Detta görs under Västra Götalandsregionens budgetprocess och uppdrag fastställs i hälso- och sjukvårdsstyrelsens detaljbudgeten. Exempel på handlingar: Tjänsteutlåtanden, utredningar, korrespondens, uppföljningsrapport. 4 e i reglementet. P Besluta om regiongemensamt utvärderingsoch uppföljningsarbete. Omfattar processen att ta fram och besluta kring indikatorer för uppföljning. Ingår i 4 o i reglementet en årlig cykel, där indikatorer uppdateras varje år. Processen avslutas med att hälsooch sjukvårdsstyrelsen fattar beslut om regional förteckning över kvalitetsindikatorer för hälso- och sjukvård. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtande, förteckning, korrespondens Besluta om klassifikationer Omfattar processen att ta fram primär- och sekundärklassifikationer. Primärklassifikationer är fram för allt KVÅ-koder, som är nationellt fastställda koder som styr registrering i journal. Processen börjar med ett behov av en ny typ av kod, antingen på grund av uppmärksammat behov eller förändringar på nationell nivå. Behovet utreds och förankras hos berörda. Avslutas med beslut i RAKEL (Regional arbetsgrupp för klassifikationer och ersättningsmodeller), eller av hälso- och sjukvårdsdirektören eller av hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Sekundärklassifikationer handlar om de regionala viktlistorna för ACG och DRG. Det är en årlig process, där förra årets KPP-värden att analyseras. Processen avslutas med att RAKEL fastställer en ny regional viktlista. Exempel på handlingar Beslutsprotokoll från RAKEL, förteckning över regionala koder, regional viktlista. 4 o i reglementet

11 11 Datum: Version: 01:2016 Dnr: HS P Ta fram förslag om patientavgifter Omfattar processen att ta fram förslag och föreslå Regionstyrelsen vilka patientavgifter, högkostnadsskydd och taxor som ska gälla i Västra Götalandsregionen. Processen börjar med ett uppdrag att utreda vissa patientavgifter, eller i samband med budgetprocessens påbörjande. Under processen kommer bland annat nuvarande avgifter att utredas. Processen avslutas med att hälso- och sjukvårdsstyrelsen fattar beslut om att föreslå att regionstyrelsen att föreslå regionfullmäktige att fattar ett visst beslut. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtande, avgiftshandbok. d i reglementet. P Besluta om de regionala FoU-medlen. Omfattar processen kring de regionala hälso- och sjukvårdsanknutna FoU-medlen. Processen ingår i en årlig budgetcykel, och påbörjas med att regionfullmäktige avsätter medel för regional sjukvårdsanknuten forskning och utveckling. Processen avslutas med att hälso- och sjukvårdsstyrelsen i detaljbudgeten fattar beslut om hur medlen ska fördelas. Exempel på handlingar: Tjänsteutlåtanden, korrespondens. u i reglementet Ta fram förslag och besluta om fördelning av ekonomiska medel som styrelsen förfogar över. Omfattar processen att fördela ekonomiska medel som styrelsen förfogar över, till exempel statsbidrag. Processen påbörjas när styrelsen förfogar över medlen, och omfattar aktiviteter som utredning, och dialog med berörda. Processen avslutas med beslut. Exempel på handlingar: information från SKL eller departement om statsbidrag, korrespondens, tjänsteutlåtanden. P Utveckla och ta fram förslag till regiongemensamma ersättningssystem. Omfattar processen att utveckla och ta fram förslag till olika regiongemensamma ersättningssystem inom hälso- och sjukvården. Processen är årsbunden och påbörjas med ett uppdrag om översyn eller analys av nuvarande ersättningssystem, och dess effekter. Under processen görs utvärderingar och analyser, och processen avslutas med beslut om förändringar eller inspel och medelskick till VGRs olika avtalsprocesser. Exempel handlingar: tjänsteutlåtanden, utvärderingar, analysrapporter. 4 c i reglementet. P Besluta om anvisningar för hälso- och sjukvård för asylsökande, flyktingar och papperslösa. Omfattar processen kring anvisningar för vården kring asylsökande, flyktingar och papperslösa. Processen börjar med att det kommer nya förutsättningar från den nationella nivån,eller på annat sätt förändrade förutsättningar. Under processen kommer förslag till anvisningar att skrivas, och dialog ske med berörda. Processen avslutas med beslut. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtande, korrespondens, anvisningar. 4 p i reglementet. VO 4. Uppdra att utföra vård Avgränsningen här är att det handlar om vårdöverenskommelser och vårdavtal som inte ingår i hälso- och sjukvårdsnämndernas uppdrag. P 4.1. Upphandla vårdtjänster enligt LOU. Omfattar processen att upphandla vård, och teckna vårdavtal med andra vårdgivare. Processen påbörjas med ett uppdrag att antingen upphandla viss verksamhet eller utreda behov av upphandling. Under processen kommer bland annat förfrågningsunderlag att skickas ut och inkomna anbud bedömas. Processen avslutas med tilldelningsbeslut. Exempel på handlingar: förfrågningsunderlag, anbud med bilagor, öppningsprotokoll, utvärderingsunderlag, tilldelningsbeslut, tjänsteutlåtanden. 4 k i reglementet

12 12 Datum: Version: 01:2016 Dnr: HS P 4.2. Besluta om ansökningar inom valfrihetssystemen. Omfattar processen att handlägga och besluta om ansökningar. Processen startar med en ansökan om att få bedriva vårdverksamhet inom ramen för vårdvalssystemen, och innehåller bland annat aktiviteten att granska inkomna ansökningar och upprätta granskningsprotokoll. Processen avslutas med beslut. Exempel på handlingar. Tjänsteutlåtande, granskningsprotokoll, korrespondens. 4 i reglementet p 4.3. Teckna och följa upp vårdöverenskommelser. Omfattar processen att träffa vårdöverenskommelser som inte ingår i hälso- och sjukvårdsnämndernas uppdrag, som rättspsykiatri och ambulanshelikopter. Processen startar inför att nuvarande avtal går ut, alternativt ett uppdrag att utreda ett nytt område för överenskommelse. Beredningen av nya överenskommelser utgår från uppföljning och analys av tidigare års överenskommelser. Processen innehåller aktiviteter som inlämnande och granskande av uppföljningsrapporter och dialogmöten. Processen avslutas med beslut. Exempel på handlingar: uppdrag, överenskommelser, tjänsteutlåtanden, 4 k i reglementet P 4.4. Analysera och följa upp vårdavtal. Processen börjar med att beslut fattas om ett vårdavtal. Uppföljning, analys och granskning av vårdavtalen följer den plan som sätts i beslut eller annat regelverk. Processen avslutas med en uppföljnings- eller granskningsrapport, eller uppsägning av avtal. Denna kan sen leda vidare till en ny upphandlingsprocess(process 4.1) Exempel på handlingar: revisionsrapporter, korrespondens med vårdgivare, uppsägningar av kontrakt. 4 k i reglementet P 4.5. Träffa överenskommelse kring universitetssjukhusets uppdrag. Omfattar processen kring att komma överens och fördela det anslag som finns för uppdraget. Processen påbörjas med att fullmäktige fattar beslut om anslaget, och avslutas med beslut i hälso- och sjukvårdsstyrelsen om hur medlen ska användas. Exempel på handlingar: tjänsteutlåtande, överenskommelse. g i reglementet VO 5. Företräda regionen i hälso- och sjukvårdsfrågor P 5.1. Företräda VGR gentemot statliga myndigheter genom att svara på statliga remisser. Omfattar processen att svara på remisser från statliga myndigheter. Processen påbörjas med att en remiss inkommer till Västra Götalandsregionen. Remissen bereds och processen avslutas med ett hälso- och sjukvårdsstyrelsens beslutade remissyttrande skickas in till berörd myndighet. 4 r i reglementet Exempel på handlingar: remisser, remissvar, korrespondens, tjänsteutlåtanden. P 5.2. Företräda VGR gentemot statliga myndigheter genom att ta initiativ. Omfattar processen att ta initiativ gentemot den nationella nivån. Detta sker genom att hälso- och sjukvårdsstyrelsen skickar brev till berörd myndighet eller departement i en för styrelsen angelägen fråga. Brevet kan innehålla inbjudan till dialog. Exempel på handlingar: korrespondens, tjänsteutlåtanden. 4 r i reglementet