Tillämpning av ABC-kalkyl i ett hantverkföretag

Transkript

1 EXAMENSARBETE INOM MASKINTEKNIK, Industriell ekonomi och produktion, högskoleingenjör 15 hp SÖDERTÄLJE, SVERIGE 2018 Tillämpning av ABC-kalkyl i ett hantverkföretag Anwar Hussein Mahdi Husseini SKOLAN FÖR INDUSTRIELL TEKNIK OCH MANAGEMENT INSTITUTIONEN FÖR HÅLLBAR PRODUKTIONSUTVECKLING

2

3 Tillämpning av ABC-kalkyl i ett hantverksföretag av Anwar Hussein Mahdi Husseini

4 Examensarbete TRITA-ITM-EX 2018:39 KTH Industriell teknik och management Hållbar produktionsutveckling Kvarnbergagatan 12, Södertälje

5 Examensarbete TRITA-ITM-EX 2018:39 Tillämpning av ABC-kalkyl i ett hantverksföretag Mahdi Husseini Anwar Hussein Godkänt Examinator KTH Claes Hansson Uppdragsgivare Stolt Smide & Design Handledare KTH Claes Hansson Företagskontakt/handledare Alex Dalesio Sammanfattning Detta examensarbete utfördes på Stolt Smide och Design i Skogås, där företaget tillverkar två olika typer av glasväggar som kallas för Slim och Robust. Det nuvarande kostnadsberäkningssystemet i företaget är inte tillräckligt funktionellt eftersom det inte tar hänsyn till ett antal relevanta faktorer vid prissättningen av produkter. Detta gör att man har ett bristande beslutsunderlag när man förhandlar med kunder om priset på olika beställningar. I dagsläget prissätts produkterna enbart efter hur många kvadratmeter som beställts i kombination med en schablon som är gemensam för båda produkterna. Syftet med detta examensarbete är att ge företaget en fördjupad kännedom över deras tillverkningsprocess och hur företaget kan kostnadsberäkna sina produkter. Detta baserat på respektive produkters resursanspråk. Eftersom vi skulle undersöka och se om det är aktiviteterna som påverka resursåtgången valdes aktivitetsbaserad kostnadskalkylen. Detta examensarbete bygger på sekundär- och primärdata som litteraturstudier, artikelsök, observationer av tillverkningsprocessen som helhet, sammanställning av interna material samt tidsstudier. I vårt uppdrag ingick att kartlägga och värdera resursanspråken, Med hjälp av processkartläggning kunde vi skapa en analys som består av identifiering av aktiviteter, fördelning av resurser på varje aktivitet, val av kostnadsdrivarvolym, fastställning av en volym för kostnadsdrivare samt kostnadsberäkning av kalkylobjekt. Resultaten för vår ABC-kalkylberäkningar blev inte samma tillverkningskostnad för både produkterna där vi fick 4278 kr/kvm för Slim och en motsvarande Robust på 4884 kr. Vi har kommit fram en slutsats där vi kunde se att de direkta kostnaderna påverkade stort i både produkterna, Skillnaden i direktlön och direktmaterial för produkterna blev 502 kr och på motsvarande sätt blev skillnaden för den totala tillverkningskostnaden 606 kr. Detta motsvarar 83 % av mellan skillnaden är från direkta kostnaderna och resten som motsvarar 17 % är från aktivitetskostnad.

6

7 Bachelor of Science Thesis TRITA-ITM-EX 2018:39 Implementation of ABC in handcraft manufacturing Mahdi Husseini Anwar Hussein Approved Examiner KTH Claes Hansson Commissioner Stolt Smide & Design Supervisor KTH Claes Hansson Contact person at company Alex Dalesio Abstract This bachelor thesis was carried out at Stolt Smide and Design in Skogås, where the two different glass walls called Slim and Robust are manufactured. The current cost calculation system in the company is not sufficiently functional because it doesn t take into account a number of relevant factors in the pricing of products. This means that employees have a difficulty with decision making when they negotiate with the customers about the price of different product. Currently the products are priced only according to the number of square meters ordered and the pricing is based on a standard sheet that is common for both products. The purpose of this thesis is to give the company a deeper knowledge of their manufacturing process and how the company can price their products. Based on the investigation that was needed to see if it is the activities that affect resource consumption, the activity-based costing was chosen. This thesis is based on secondary and primary data such as literature studies, article searches, observations of the manufacturing process as a whole, compilation of internal materials as well as time studies were conducted.. With the help of mapping the manufacturing process, we were able to create an analysis consisting of identifies of activities, allocation of resources for each activity, choice of cost driver volume, setting of a volume for cost drivers, and cost calculation of each product. Based in our activity-based calculations we did not get the same manufacturing cost for the products. According to our calculations we got 4278 kr / sqm for Slim and 4884 kr/sqm for the Robust. In the end we have come to a conclusion that it s the direct costs in term material cost and labor hours that affected the price of both products. The difference in direct cost and direct material for the products was 502 kr and the difference for the total manufacturing cost was 606 kr. This corresponds to 83% of the difference between direct costs and only 17% is from activity cost.

8

9 Förord Den sista kursen i den treåriga högskoleingenjörsutbildningen i maskinteknik avslutas med ett examensarbete där vi tillämpar de kunskaper som vi har lärt oss under åren. Detta examensarbete initierades av Stolt Smide & Design och stora delar av det har utförts i nära samarbete med dem. Det har verkligen varit en lärorik och trevlig tid för oss. Vi vill särskilt tacka vår handledare Alex Dalesio (VD, Stolt Smide & Design) för att han gav oss möjligheten att genomföra detta examensarbete, men också för hans hjälpsamma medverkan och råd. Vi vill även tacka vår handledare Claes Hansson för hans hjälp och stöd under denna tid.

10

11 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Problemformulering Syfte Mål Avgränsningar Metod Sekundärdata Primärdata Teori Aktivitetsbaserad kalkylering Definition av aktivitetsbaserad kalkylering... 6 Direkt och indirekt kostnad... 6 Resurser... 6 Resursdrivare... 6 Aktiviteter... 7 Kostnadsdrivare... 8 Kalkylobjekt Tillämpning av en ABC-kalkyl... 9 Olika steg vid implementering av en ABC-kalkyl Processkartläggning Typer av processer Processkartläggningsstrategier Fördelar med processkartläggning Genomförande Identifiering av aktiviteter Fördelning av resurser för varje aktivitet Val av kostnadsdrivarvolymen Fastställning av en volym för kostnadsdrivare Kostnadsberäkning för kalkylobjektet Tillverkningskostnad för Slim: Tillverkningskostnad för Robust: Resultat och analys Nuvarande beräkningsmetod Resultatet av ABC-kalkyl Slutsats Vilket resultat gav undersökningen av processer och utformningen av en ABC-kalkyl? Förslag till prissättning med ABC-kalkylmetod... 21

12 5.3 Kritik och egna reflektioner Förslag till vidare arbete Källor... 23

13 1. Inledning Det här kapitlet avhandlar företagets bakgrund, vilka problem vi ville lösa och hur vi tänkt oss att lösa dem, samt våra avgränsningar. 1.2 Bakgrund Stolt smide & design är ett hantverksföretag som tillverkar handgjorda och måttanpassade glasväggar. Företaget grundades i England 2016 och ligger nu i Skogås, Stockholm. Företaget tillverkar två olika modeller av glasväggar som kallas för Slim och Robust. Stolt smide och design är ett litet familjeföretag, som håller på att växa. De vill förbättra sin prissättningsmetod så att kunder som köper deras produkter kan hitta olika produkter i olika prisklasser. Vi fick i uppdrag att kartlägga och värdera resursanspråken, det vill säga kostnaderna för respektive produkter för att sedan ska kunna ha grund för en prissättning som avspeglar kostnaderna. Företaget ville också effektivisera prissättningen på sina produkter för att underlätta för kunderna, så att de snabbt kunde erbjudas rätt pris beroende på produktval och mängd. Det tog tidigare för lång tid att få fram ett korrekt prisförslag för den produkt som var lämpligast för kunden. Idag prissätter företaget sina produkter enligt kvadratmeter men vi ska undersöka och se om det är aktiviteterna som påverka resursåtgången. Det finns olika kostnadskalkylmetoder som brukar användas av olika företag, några av dessa metoder är bidragskalkyl, självkostnadskalkyl och aktivitetsbaserad kostnadskalkyl (på engelska Activity based cost eller ABC-kalkyl). För att komma fram till vilken metod som var lämpligast diskuterade vi de olika metodernas relevans för uppgiften med företaget och fann ABC-kalkyl som mest passande. 1.2 Problemformulering När ett företag överskattar sina kostnader och prissätter sina produkter för högt leder detta till förlust av kunder. Om ett företag däremot underskattar sina kostnader och prissätter sina produkter för lågt leder detta till ekonomisk förlust i företaget. En noggrann kostnadsberäkning och prissättning kan hjälpa företaget att uppnå en bättre kundtillfredsställelse, vilket kan leda till en förbättring av företagets konkurrenskraft samt ökad vinst. Nedan presenteras och förklaras huvudproblemområdena noggrant. Det nuvarande kostnadsberäkningssystemet i företaget är inte tillräckligt funktionellt eftersom det inte tar hänsyn till ett antal relevanta faktorer vid prissättningen av produkter. Detta gör att man har ett bristande beslutsunderlag när man förhandlar med kunder om priset på olika beställningar. Företaget tillverkar två olika modeller av glasväggar som kallas för Robust och Slim. Idag säljer företaget produkterna till samma pris, på grund av att de prissätter produkterna enbart efter hur många kvadratmeter som beställts i kombination med en schablon som är gemensam för båda produkterna. Detta är ingen effektiv metod, eftersom den ena modellen av glasväggen kräver betydligt mer resurser än den andra modellen vid tillverkningen. Att komma till rätta med denna prismässiga snedvridning var syftet med detta arbete. En noggrann prissättning och kostnadsberäkning är en avgörande faktor för Stolt smide, speciellt nu när företaget håller på att utvecklas och expandera sin verksamhet. I företaget finns det bara ett fåtal tillräckligt skickliga och erfarna anställda som har kompetensen att genomföra en kostnadsuppskattning. 1

14 Det finns därför ett stort behov av att ha ett enkelt och standardiserat kostnadsberäkningssystem som hjälper alla anställda att utföra snabba kostnadsberäkningar och sätta rätt pris på produkter med hänsyn till tillverkningsprocessen. Företagets nuvarande prissättningsmetod medför ett till problem som är att säljare inte omedelbart kan lägga fram ett pris för en viss order, när säljpersonalen ska förhandla med kunden. I stället måste de lägga fram en klar och definierad beskrivning av ordern, för att därefter få ett uppskattat pris från den medarbetare som arbetar med kostnadsberäkningar. Denna process gör att det kan ta lång tid att slutföra prissättningen, vilket är ett problem för företaget. Med nuvarande system kan försäljaren inte göra enkla analyser för order som förhandlas med en kund utan att kontakta den kostnadsberäknande medarbetaren. Ett system som tillåter säljaren att undersöka och presentera ett par olika priser för en kund t.ex. genom att hänsyn till produktens dimensioner eller antal rutor skulle uppskattas båda av säljare och kunder. Detta examensarbete ska undersöka processen som helhet och utforma en ABC-kalkyl som stöd för prissättningen. 1.2 Syfte Syftet med detta examensarbete är att ge företaget en fördjupad kännedom över deras tillverkningsprocess och hur företaget kan prissätta sina produkter. Detta baserat på respektive produkters resursanspråk och kostnader, därigenom få möjlighet att bättre matcha pris mot kostnader när detta marknadsmässigt är möjligt. 1.3 Mål Målet med detta examensarbete är att med hjälp av en ABC-kalkyl utforma en detaljerad kostnadsberäkning för två av Stolt smide & designs produkter. Detta sker genom att en processkartläggning över produkterna som företaget tillverkar. 1.4 Avgränsningar Vi kommer endast att processkartlägga tillverkningsprocessen. Vi ska endast undersöka processerna för produkterna Slim och Robust. 1.5 Metod Här behandlar och presenterar vi de metoder som används för att samla in data. Vid skrivning av detta rapport ska både primär och sekundär data samlas in Sekundärdata Sekundärdata är en viktigt del när man skriver en vetenskapligt rapport. Detta på grund av att sekundärdata ger en bra grund och bevis till själva rapporten. Sekundärdata är information som redan existerar i form av tidigare undersökningar och rapporter. Sekundärdata kan ge styrka till slutsatserna man själv kommer fram till, eller tvingar en att ifrågasätta sina egna resultat (Karlstadboken 2014). Primärdata är data som man själv samlar in med hjälp av observationer och undersökningar. 2

15 1.5.2 Primärdata I denna rapport består primärdata av observationer av tillverkningsprocessen som helhet, sammanställning av interna material samt tidsstudier. Målet med detta examensarbete var att ge företaget en fördjupad kännedom över deras tillverkningsprocess samt utforma en ABC-kalkyl som underlag för prissättning. För att kunna lyckas med detta valde vi att utföra en processkartläggning vilket krävde observationer av hela tillverkningsprocessen. Detta innebär att det osynliga processen som skedde i företaget blev synligt. För att vi skulle få en bättre kännedom om hur lång tid olika processer tar utförde vi även en tidtagning på varje aktivitet som ingår för tillverkning av varje produkt. 3

16 4

17 2. Teori Det här kapitlet ger en grundlig bakgrund av ABC-kalkylen och går igenom definitioner av olika termer som förekommer vid användning av denna metod. Vi kommer också att skriva om hur en ABC-kalkyl tillämpas i verkligheten och vilka steg man tar för att lyckas med en ABC-kalkyl. 2.1 Aktivitetsbaserad kalkylering Ursprunget för ABC-kalkylering går tillbaka till 1984, även om termen "Aktivitetsbaserad kostnad" inte var bekant ännu vid den tiden. Ursprunget växte ur ett missnöje med de kostnadsprocedurer som användes vid den tiden. Det var främst variabelkostnad och traditionell kostnadskalkylering, som hävdades vara otillräckliga i moderna tillverkningsmiljöer. Under inledde Robin Cooper och Robert S. Kaplan en forskning som resulterade i utvecklingen av ABC-kalkylering. Cooper och Kaplan ville ursprungligen förbättra kostnadsberäkningen i tidigare kostnadskalkyler, men modellen växte fram till ett mer sofistikerat system för att skapa hierarkier av aktiviteter och kostnadsobjekt (Thyssena, Israelsena & Jørgensen, 2005). Den grundläggande teorin bakom ABC-kalkyl är ganska lätt att begripa. I grund och botten är syftet med alla aktiviteter som sker i ett företag att stödja produktionen eller distributionen av företagets produkter (Gerdin, 1995). Med tidigare metoder betraktades alla kostnader som produktkostnader. Enligt ABC-kalkylen ska inte alla kostnader ses som produktkostnader, istället ska man klassificera kostnaderna med utgångspunkt i den fokus som man lägger på varje aktivitet. Detta eftersom det är aktiviteter som konsumerar företagets resurser (material, arbetskraft, kapital, etc.), för att raffinera företagets produkter (Gerdin, 1995). Aniander förklarar ABCkalkylen mer detaljerat, han menar att: "Grundtankarna bakom aktivitetsbaserad kalkylering är inte att betrakta kostnader med hjälp av begreppen fast/rörlig eller direkt/indirekt kostnad. I aktivitetsbaserad kalkylering utgår man istället från att aktiviteter utförs i företaget, och att det är dessa aktiviteter, inte avdelningarna, som ger upphov till kostnaderna. Genom att kartlägga aktiviteterna i företaget, och fastställa vilka kostnader dessa ger upphov till, kan man bygga upp sina kalkyler med dem som grund." (Aniander, 1998) Aktivitetsbaserad kalkyl består huvudsakligen av faktorerna resurser, resursdrivare, aktiviteter och kostnadsdrivare. Det bör noteras att dessa beteckningar kan variera beroende på litteratur. Bilden nedan illustrerar de olika faktorerna och sambandet mellan dem samt deras inbördes förhållanden: Figur 1. Principskiss över aktivitetsbaserad kalkyl, Ax & Ask(1995) 5

18 2.1.1 Definition av aktivitetsbaserad kalkylering Direkt och indirekt kostnad Det finns direkta och indirekta kostnader som påverkar tillverkningskostnader hos ett företag. En direkt kostnad är en kostnad som kan hänföras till en bestämd produkt, t.ex. material som behövs för att tillverka produkten och lönekostnader. Indirekta kostnader är de kostnader som inte är direkt kopplade till produkten/tjänsten, exempelvis lokalhyra, kostnad för administration m.m. Direkta kostnader är en kostnad som mäts och registreras direkt på en kostnadsbärare, en kostnadsbärare kan vara en produkt eller tjänst. Direkta kostnader påläggs direkt utan mellanled eller transformering på ett kalkylobjekt. Indirekta kostnader kan inte kopplas direkt till varje enskild produkt i form av en exakt summa (Andersson,1997). Resurser Alla aktiviteter som ska utföras i ett företag kräver olika typer av resurser. Exempel på olika resurser kan vara: arbete, teknologi, material, etc. En produkts eller tjänsts kostnad är därför summan av kostnaderna för de olika resurser som krävs för att tillverka och distribuera sagda produkt eller tjänst. Normalt kvantifieras resurserna i monetära termer för beräkningssyfte (Gerdin, 1995). Resurser är ett ekonomiskt element som används vid utförandet av aktiviteter, till exempel löner och förnödenheter (Baker, 1998). Underhåll efter försäljning kan exempelvis ses som en resurs som används av olika företaget för att kunna erbjuda sina kunder produkter eller tjänster. Relationer mellan resurser, aktiviteter och produkter exemplifieras enligt figuren nedan: Figur 2. Aktiviteter förbrukar resurser och produkter förbrukar aktiviteter,(gerdin 1995) Resursdrivare Resursdrivare spårar utgifter, dvs. resurser, till arbetsaktiviteter (Cokins, 2001). En resursdrivare används som fördelningsnyckel när kostnader ska fördelas till olika aktiviteter (Gerdin, 1999). Grundtanken är att resursdrivare ska uttrycka resursanvändningen för olika aktiviteter. Till exempel är utrymme en lämplig resursdrivare till resurser som t.ex. hyra och verktyg. Det verkliga utrymme som ska användas bestämmer den specifika aktivitetsresursförbrukningen. I figuren nedan illustreras vissa vanliga resurser tillsammans med möjliga resursdrivare. 6

19 Figur 3.Resurs & resursdrivare (Roztocki et al, 1995 ) Aktiviteter Aktiviteter är en samling av handlingar som utförs inom en organisation. Det är aktiviteter inom ett företag som konsumerar resurser för att producera en produkt (Baker, 1998). Aktiviteter kan vara antingen verkliga arbetsuppgifter eller bara en process som utförs inom ett företag, av personer eller maskiner. En aktivitet kan därför ses som en omvandlingsprocess, där resurser som kommer in som t.ex. råvaror går ut som förädlad produkt (Gerdin, 1995). Eftersom olika företag har olika struktur och producerar olika produkter kommer aktiviteterna mellan olika företag variera (Ax & Ask, 1995). Aktiviteter är fundamentet i en aktivitetsbaserad kalkyl. För att kalkylen ska ge ett relevant värde måste de vara relativ standardiserade. En aktivitet måste uppfylla vissa kriterier som t.ex. mätbarhet och struktur. Aktiviteterna presenterar olika arbetsstationer i en produktion (Jens, 1994). Figur 4. Aktiviteten som en resursomvandlingsprocess(gerdin, 1995). Aktiviteterna kan klassificeras hierarkiskt i fem olika nivåer: företag/fabrik, produktion, produkt, sats och enhet. De olika nivåerna uttrycker i vilken utsträckning aktiviteten faktiskt påverkar företaget (Ax & Ask, 1995). Exempelvis genomförs en aktivitet på enhetsnivå varje gång enheten ska producera en produkt. Därför varierar kostnaderna med antalet producerade varor. Om 7

20 företagsstrukturen är mer komplex blir denna typ av klassificering mer nödvändig för att förstå hur kostnaderna kommer att variera när aktiviteterna varierar (Lal och Srivastava, 2009). Några exempel på aktiviteter i ett tillverkningsföretag ges i tabellen nedan tillsammans med lämpliga aktivitetsnivåer, observera att dessa samband kan variera beroende på företag: Figur 5.Uppdelning av aktiviteterna, Kaplan & Cooper (1997). Kostnadsdrivare Kostnadsdrivare är en grundläggande del inom aktivitetsbaserad kalkylering. Kostnadsdrivare är de faktorer som medför en förändring av kostnaden för en aktivitet (Baker, 1998). Kostnadsdrivare används för att fördela kostnaderna i aktivitetskostnadspoolen till enskilda kalkylobjekt (Gerdin, 1995). Omställningstid kan till exempel vara en passande kostnadsdrivare för aktiviteten som kallas maskinomställning, men antalet omställningar kan variera beroende på produkt och maskin. I figuren nedan presenteras några exempel på aktiviteter och eventuella kostnadsdrivare. Figur 6. Aktivitet & Kostnadsdrivare(Ax & Ask, 1995) 8

21 Kalkylobjekt Kalkylobjekt är slutmålet för härledning av kostnader (Gerdin, 1995). Kalkylobjekt är t.ex. produkt, tjänst, kontrakt, projekt eller någon annan arbetsenhet för vilken en separat kostnadsmätning är önskad (Baker, 1998) Tillämpning av en ABC-kalkyl Det är viktigt att veta hur företaget kan implementera en ABC-kalkyl så att allt blir enkelt och tydligt. Det finns olika behov som gör att ett företag vill tillämpa en ABC-kalkyl och inte de andra kalkyleringsmetoderna. (Morgan Malcon, 1993). Här är några exempel som förklarar varför det kan vara bra att införa en ABC-kalkyl. Förbättrad prissättning med hjälp av en ABC-kalkyl. Lättare att kontrollera kostnader för olika aktiviteter och produkter. Ökning av företagets lönsamhet. Underlätta olika processer som är viktiga för företaget. Olika steg vid implementering av en ABC-kalkyl Identifiering av aktiviteter Fördelning av resurser på varje aktivitet Val av kostnadsdrivarvolym Fastställning av en volym för kostnadsdrivare Kostnadsberäkning av kalkylobjekt 2.2 Processkartläggning Processkartläggning är en förbättringsteknik som innebär att man undersöker varje steg i en befintlig process för att identifiera var och hur effektiviseringar och förbättringar av processen (ofta en produktionsprocess) kan genomföras. Det är en värdefull metod för att identifiera existerande svagheter som kan finnas i en process. Kartläggning och flödesschema gör den utifrån osynliga process som sker i exempelvis ett företag eller organisation synlig. Det enklaste svaret på frågan: "varför kartlägga en process?" är att man kan tillämpa sina kunskaper på den process som man kartlägger för att uppnå ett specifikt mål. Idealt är målet som ska uppnås tydligt, och meningen med processkartläggning är att på ett metodiskt sätt förbättra verksamheten. (Damelio Robert 2011). 9

22 "If you cannot describe what you do as a process, you do not know what you are doing." W. Edwards Deming Figur 7.process mapping, ( Grundtanken med processkartläggning är oftast att skapa ett flödesschema för produkter eller tjänster som produceras i ett företag. Det finns ett antal processkartläggningsmetoder som använder olika schemaformat för att grafiskt representera processer (Chapman, P 2003). Kartläggning är också ett system som avslöjar inte bara aktiviteterna inom processen, utan också sambandet mellan olika avdelningar. (Andersson, 2012) Typer av processer En process i ett företag är ett nätverk av aktiviteter som upprepas i tiden och vars syfte är att skapa värde. (Bergman & Klefsjö 2007). Processer kan klassificeras på olika sätt, vanligtvis delas processer i tre olika kategorier; Kärnprocess, stödprocesser & ledningsprocesser. Processer som bidrar direkt till kundvärde är kärnprocesser. Kärnprocesser är alltså de processer som ett företag har som utgångspunkt för sin verksamhet. Syftet med stödprocesset är att stödja kärnprocesser och de måste alltid betraktas utifrån kärnprocesserna. För att kunna organisera, styra och utveckla kärn-stödprocesser behövs det en ledningsprocess (Patrik Jonsson, 2017). 10

23 Figur 8. Olika processtyper, Bengt Sigvald(2018). Kärnprocesser kan klassificeras i följande sju klasser enligt Patrik Jonsson: Produktutveckling: Från identifiering av ett behov till lansering av en produkt. Försäljning: Från identifiering av efterfrågan till att skriva avtal med kund. Order till leverans: Från erhållen order till fakturerad utleverans. Anskaffning: Från identifiering av behovet av material till kunden får önskad produkt. Tillverkning och service: Från identifiering av ett behov till utförd förädling av material. Distribution: Från färdig produkt till den når kunden. Efterleverans: Från levererad produkt till kund till garantin går ut Processkartläggningsstrategier Processkartläggning är en viktig del av det man gör i ett företag och den underlättar att planera olika processer man har i företag så att medarbetarna får en helhetsbild om hur allting hänger ihop. Det finns olika steg och olika sätt när processkartläggning ska användas beroende på vilka produkter företaget har och vilka aktiviteter som ska utföras (Ljungberg & Larson, 2001). Figuren nedan visar hur en grundlig processkartläggning ser ut och hur den tillämpas i verkligheten. 11

24 Figur 9. En Processkarta (Boverket: 2015) Fördelar med processkartläggning Det finns många fördelar med att ha en processkarta man följer för att underlätta organisationen av ett företags ledning, personal, leverantör och kunder. Några punkter som visar fördelarna med en processkarta: (Metodbank, 2017). En fungerande version av systemet är tillgängligt och det är lätt att följa den. Man får bättre kontroll över systemet om något fel inträffar, det blir lättare att spåra vart felet ligger och lösa problemet. Kommunikationen mellan ledning och personal förbättras. Den förbättrar underhållsförmåga och designkvalitet. Den kan minska kostnader och skapa högre aktivitet på grund av att man tar bort onödiga tidskrävande rutiner. Företaget/verksamheten fokuserar på produkterna/tjänsterna som de producerar och om de uppfyller uppsatta kraven. 12

25 3. Genomförande Det här kapitlet handlar om hur vi har gått till väga från processkartläggning till att beräkna kalkylobjektet. För att kunna utföra detta moment följde vi de fem stegen för tillämpning av en ABC-kalkyl. De fem stegen är(jfr 3.1.2) 3.1 Identifiering av aktiviteter För att kunna identifiera aktiviteterna som ingår i produkterna Slim och Robust genomfördes en processkartläggning. Processkartläggningen av produkterna genomfördes genom observation av tillverkningsprocessen samt intervjuer med de anställda som kunde processen som helhet. Resultatet av processkartläggningen redovisas i detalj nedan. De aktiviteter som vi har identifierad under tillverkningsprocessen är följande: Kapa: Processen börjar med kapning av karmar som har olika mått beroende på hur stor produkten man vill tillverka är. Borra: Nästa steg i processen är borrning av olika karmar som ska användas. Slipa: Slipning av hattprofiler och spröjs. Svetsa ihop: Här svetsar man ihop olika detaljer som ska bilda produkten. Finslipa: Sista steget som sker i processen är finslipning av slutprodukten. Montering: När produkterna är färdigtillverkade monteras de hos kunden. Slim och Robust har ungefär samma aktiviteter och båda förbrukar resurser som personal och maskinkostnader. Sammanfattning av aktiviteter, kostnadsdrivare och resurser för båda modellerna presenteras i figuren nedan: Figur 10.Identifierade aktiviteter ur processkartläggning. 13

26 3.2 Fördelning av resurser för varje aktivitet De ekonomiska resurser som företaget förbrukade uppgick under 2016 till 3,96 miljoner kronor. Vi har fördelat de ekonomiska resurserna efter respektive omkostnader i företaget. Bilden nedan visar fördelningen av de ekonomiska resurser som förbrukats under ett år, och har framställts med hjälp av företagets data om löner, materialkostnader och produktionsplanering, samt företagets årsredovisning. Direkt material uppgick till 25 procent av den totala resurser samt direkt lön och produktionsplanering blev 58 procent och på motsvarande sätt uppgick maskinkostnad till 17 procent. Maskinkostnaden består av t ex avskrivningar för maskiner och fordon samt förbrukningsinventarier (elektriska skruvdragare, handverktyg etc.). Figur 11.Procentuell fördelning av förbrukade resurser under Följande bild illustrerar fördelning av resurser baserad på årsredovisning och företagets utgifter. Figur 12. Företagets utgifter för året

27 För att senare kunna skilja produkterna vid prissättning måste vi titta närmare på resurserna som ingår i varje produkt och hur dessa fördelas. Utifrån ovanstående tabeller ser vi att 17% av den totala resursen härrör från aktiviteter som sker under tillverkningsprocessen och monteringen. Vi fördelade aktivitetskostnaderna baserat på hur mycket resurser varje aktivitet förbrukar under processen. Det som borde noteras är att montering som man ser i tabellen nedan syftar till slutmonteringen av de färdiga produkter som sker hos kunden. Figur 13. Kostnad för varje delaktivitet baserad på ABC-kalkyl. 3.3 Val av kostnadsdrivarvolymen Varje aktivitet som sker i ett företag har en kostnadsdrivare och kostnadsdrivarvolym. Tabellerna nedan illustrerar de kostnadsdrivare som vi har valt utifrån tillverkningsprocessen, samt hur de påverkar aktiviteterna. De valda kostnadsdrivarna är baserade på ritningarna av respektive modell som företaget tillverkade under Under 2016 tillverkade företaget 460 kvm av Slim och 408 Robust. Den totala Slutmonteringen blev 2300 timmar enligt företaget. Figur 14. Totalvolym av delaktiviteter för respektive produkter. Figur 15. Valda kostnadsdrivare för varje aktivitet. 15

28 3.4 Fastställning av en volym för kostnadsdrivare För att fastställa olika kostnadsdrivarsvolymer som påverkar tillverkningskostnaden började vi med att fastställa kostnaden för allt material, samt löner och produktionsplanering för den tillverkade volymen av produkter under Tabellen nedan visar antal moment som ingår i varje produkt. Figur 16. Fördelning av antal moment för varje produkt. De identifierade aktiviteterna under tillverkningsprocessen har olika kostnadsdrivare, detta måste synliggöras på ett metodiskt sätt för att kunna beräkna priset på varje enskild aktivitet. Vi började med att hitta den totala kostnadsdrivarvolymen för varje aktivitet och därefter fördelade vi totalkostnaden av varje aktivitet på varje aktivitets kostnadsdrivaresvolym. Nedan visas en helhetsbild över kostanden för varje aktivitet. Figur 17. -fördelning av resurser på varje aktivitet. 3.5 Kostnadsberäkning för kalkylobjektet Slutmålet med en ABC-kalkyl är att kunna beräkna kostnader eller tillverkningskostnader för ett kalkylobjekt. Med hjälp av alla data som vi har samlat hittills kan vi nu beräkna tillverkningskostnaderna för Slim och Robust. Bilderna nedan presenterar tillverkningskostnad för varje produkt med avseende på de aktiviteter som ingår i respektive produktionsprocess. 16

29 3.5.1 Tillverkningskostnad för Slim: Figur 18. Tillverkningskostnad per kvm (Slim) Tillverkningskostnad för Robust: Figur 19. Tillverkningskostnad per kvm (Robust). 17

30 18

31 4. Resultat och analys Det här kapitlet analyserar den nuvarande kostnadsberäkningen för företaget vilken används för att skapa en jämförelse mellan nuvarande beräkningsmetod och en kostnadsberäkning med ABC-kalkyl. 4.1 Nuvarande beräkningsmetod Den nuvarande beräkningsmetoden består av ett Excel-kalkylblad som utgör cirka två tryckta A4- sidor. Den övergripande strukturen för systemet följer en otydlig logik när det gäller prissättning av produkter. Detta eftersom den nuvarande beräkningsmetoden är mycket enkelformat vilket inte tar hänsyn till de aktiviteter som ingår i produktframställningen. Efter att kunden har godkänd ritningen och valt en av de modeller som företaget erbjuder tittar man på Excelbladet och sedan anger man ett pris som bestäms enligt antal beställda kvadratmeter. Med den nuvarande metoden tar företaget inte hänsyn till flera variabler som påverkar tillverkningskostnaden. Dessa variabler är bland annat direktmaterial och direktlön samt olika aktiviteter som ingår i processen. Bara ett begränsat antal anställda kan ange ett pris som är passande till varje enskild produkt, och det finns bara en anställd som anses ha befogenhet att utföra bestämda kostnadsberäkningar. Försäljaren måste därför överlämna produktspecifikationen, som överenskommits med kunden, till just denne anställde när de behöver exakta kostnadsberäkningar. Ibland leder detta till en flaskhals i försäljningen eftersom försäljaren inte kan erbjuda ett pris på plats. Detta i sin tur gör att kunderna måste vänta tills en prisnotering kan göras, vilket kan leda till förlust av kunder. I nästa skede antar företaget att t ex Slim modellen tar ca två timmar att tillverka och därefter hämtas priset ut för produkten ur den befintliga Excelfilen. Under 2016 tillverkade Stolt Smide och Design ca 868 kvadratmeter glasväggar/glasdörrar. 52,9 % av den totala tillverkade volymen var Slim, vilket motsvarade 460 kvm, och 47,1 % av volymen utgjordes av Robust, vilket motsvarade 408 kvm. Företaget beräknar tillverkningskostnaden för en kvadratmeter till 4562 kr, men detta varierar i verkligheten beroende på modell och beroende på antal spröjs och rutor som varje produkt har. 4.2 Resultatet av ABC-kalkyl Resultaten för vår ABC-kalkyl visade sig vara annorlunda jämfört med Stolt Smides tidigare kalkylberäkningar. De tidigare kalkylberäkningarna gav samma tillverkningskostnad för både Slim och Robust. I verkligheten skiljer sig produktionskostnaden för de båda produkterna åt, vilket kom fram när vi istället analyserade produktionen med hjälp av en ABC-kalkyl. Med hjälp av ABC-kalkylen kunde vi påvisa att tillverkningskostnaden för Robust blev 12% högre än motsvarande Slim. Detta var på grund av att de olika direkta kostnaderna påverkade stort för både produkterna, de blev en skillnad på 502 kronor bara för direkta kostnaderna. Med en ABC- kalkylering visade på en tillverkningskostnad på 4278 kronor per kvm för Slim och en motsvarande Robust hamnade på 4884kr/kvm. Vi kan se att aktiviteterna hade en liten påverkan på tillverkningskostnaden där en Robust blev bara 104 kr/kvm dyrare än Slim enligt beräkningen med ABC-kalkyl. 19

32 20

33 5. Slutsats Detta kapital redogör för våra slutsatser och besvarar olika frågor som vi har ställt oss. Det innehåller även kritik och egna reflektioner, samt går igenom förslag till vidare forskning 5.1 Vilket resultat gav undersökningen av processer och utformningen av en ABC-kalkyl? Vid undersökning av de olika processerna i produktionen hos Stolt Smide & Design fokuserade vi på de olika aktiviteter som utförs och försökte skapa en mer tydlig och strukturerad modell för dessa. Företaget kommer även fortsättningsvis att använda samma processer och aktiviteter som används idag, men genom att analysera aktiviteterna för respektive modell så kunde vi göra en mer korrekt kostnadsberäkning. De aktiviteter som utförs i tillverkningsprocesserna påverkar tillverkningskostnaden för Slim respektive Robust. Direkta materialkostnader som t.ex. stål och glas är olika beroende på vilken produkt som tillverkas. Direkt materialkostnad för Slim ligger på 2173 kr jämfört med motsvarande för Robust som ligger på 2450 kr. De kunder som beställer Slim kommer att kunna köpa produkten till ett billigare pris än Robust om företaget tillämpar ABC-metoden vid prissättning, eftersom dagens pris är ett snitt av priset för de båda produkterna. Priset som de kommer att betala är anpassat efter antal aktiviteter, Direkta kostnader, aktiviteternas resursbruk och hur mycket tid företaget har lagt ned på tillverkningen. Slim kommer att kosta 4278 kr per kvm och Robust kommer att kosta 4884 kr per kvm enligt den nya kalkylen. Det innebär att kunderna betalar 606 kr mer per kvm om de beställer Robust. Efter att vi hade strukturerat och undersökt processen märkte vi att vår hypotes om att aktiviteterna påverkar priset var felaktigt. Detta på grund av att den stora påverkan på kostnaden kommer från direktmaterial och direktlön. Det enda förklaringen till att Robust blev dyrare är skillnaden i de direkta kostnaderna. Direktlön och direktmaterial för Slim blev 2623 kr och motsvarande sätt blev det 3125 kr för Robust. Skillnaden i direktlön och direktmaterial för produkterna blev 502 kr och på motsvarande sätt blev skillnaden för den totala tillverkningskostnaden 606 kr. Detta motsvarar 83 % av mellan skillnaden är från direkta kostnaderna och resten som motsvarar 17 % är från aktivitetskostnad. 5.2 Förslag till prissättning med ABC-kalkylmetod Vid prissättning av olika produkter hos företaget kommer priset bestämmas utifrån tillverkningskostnad för Slim respektive Robust. Aktiviteter som har identifierats och kostnadsdrivaren kommer att vara de viktigaste delarna i den ABC-kalkyl som är tänkt att användas av Stolt Smide & Design. Det kommer att finnas en Excelfil där olika aktiviteters kostnader programmeras så att det går att välja vilken produkt man vill ha och där man sedan kommer att se tillverkningskostnaden för de olika produkterna, beroende på hur stor volym som ska tillverkas. Monteringskostnaden för Slim och Robust kommer att vara densamma eftersom det tar lika lång tid att montera upp dem. Det som vi har kommit fram till är att de aktiviteterna kommer att påverka tillverkningskostnaderna för olika modeller, beroende på hur mycket tid som behöver läggas på varje aktivitet för respektive modell. Den information som vi har samlat från den teoretiska bakgrund vi satt oss in i har varit till hjälp med att lösa problemet och utforma en ABC-kalkyl för Stolt Smide & Design. 21

34 5.3 Kritik och egna reflektioner Skillnaderna mellan det tidigare och det utvecklade kostnadsberäkningssystemet har presenterats och diskuterats i de föregående kapitlen. Generellt kan man dra slutsatsen att systemet på Stolt smide & design omvandlades från att vara en icke-standardiserat beräkningsmetod som enbart beräknade priset från ett enkelt A4 Excel till en mer standardiserad metod som går att tillämpa på ett strukturerat sätt. Enligt våra beräkningar med den utvecklade metoden så har antalet moment och aktiviteter för varje modell liten påverkan på slutpriset. Detta på grund av att det är direktlön och direkt material som förbrukar mest resursåtgång. Vi tror att vi kunde fått ännu bättre resultat om vi hade haft mer data. De data som vi har använt oss av för att fastställa en kvantifierbar tillverkningsvolym innefattade inte alla produkter som företaget hade tillverkat under ett år och denna faktor kan ha påverkat slutpriset. Andra faktorer som vi ansåg var avgörande för slutresultatet var strukturen på den data vi har fått från företaget, eftersom företaget själva inte visste om exakt hur mycket av totalkostnaden som hade med produkterna att göra. Det var just därför vi fick uppdraget att hitta en bättre lösning och detta valde vi att göra genom en ABCkalkyl. Vidare kan vi säga att vi kunde haft bättre avgränsningar som tex vid processkartläggning borde vi ha tagit hänsyn till hela tillverkningskedjan och inte bara tillverkningsprocessen samt ha utfört processkartläggningen med större noggrannhet. Detta berodde på att vi inte hade tillgång till data om alla produkter som företaget hade tillverkat under ett år och detta kan ha medfört att den tillverkningsvolym vi beräknade eventuellt skulle ha varit högre, och det kan ha påverkat slutpriset. 5.4 Förslag till vidare arbete De olika undersökningar som vi gjorde fokuserade mest på hur en ABC-kalkyl skulle tillämpas i företaget och hur tillverkningskostnader skulle beräknas för just de två modeller av glasväggar som tillverkas idag av Stolt Smide & Design. Vi rekommenderar att företagets processer undersökas noggrant så att man vet exakt hur mycket tid varje aktivitet kräver och sedan tillämpar en ABC-kalkyl. Implementering av en ABC-kalkyl kommer att vara effektiv i framtiden om man tar hänsyn till alla kostnader, och det finns ett behov att undersöka dessa vidare. Det behövs en standardisering av de produkter som tillverkas idag för att underlätta både för personalen som jobbar med tillverkningsprocessen och de som gör examensarbete i syfte att förbättra den. Vi rekommenderar också att man studerar noggrant hur andra företag som tillverkar glasväggar jobbar idag och hur de beräknar den totala kostnaden, så att man får en bild från olika företag och inte bara Stolt Smide & Design. För att kunna effektivisera prissättningen för olika modeller i företaget så behövs en noggrann undersökning av hur mycket material som ingår i varje modell och en beräkning av total volym som kan produceras per dag. 22

35 Källor Gerdin, J. (1995) ABC-kalkylering Studentlitteratur, Lund Jesper Thyssena, Poul Israelsena, Brian Jørgensen (2005). Activity-based costing as a method for assessing the economics of modularization A case study and beyond, Elsevier B.V. Andersson, G. (1997), Kalkyler som beslutsunderlag, Studentlitteratur, Lund Baker, J. J., Activity Based Costing and Activity Based Management for Health Care. Maryland: Aspen publishers, Inc. SAM, (1993), Lönsamma kunder lönsamma företag, ABC-tekniken grunder, Brombergs bokförslag, Stcokholm Meyer, U, Creux, S & Weber Marin, A (2007) Process Oriented Analysis Design and Optimization of Industrial Production Systems. Taylor & Francis Group: USA. Patrik Jonsson & Stig-Arne(2017), Mattsson logistik läran om effektiva materialflöden Studentlitteratur, Lund Ungan, M. (2006), Towards a better understanding of process documentation, The TQM Magazine, vol. 18 Chapman, P (2003), A Tutorial on Time Based Process Mapping,In: Supply chain Knowledge Conference, Cranfiled University. Andersson, B & Brink, T. (2012), Mapping and analysis of distribution process in a make- to- order supply chain, Lund University. Marrelli, A (2005) The Performance Technologist s Toolbox Process Mapping. ISPI, May/June. Bicheno, J & Holweg, M The lean Toolbox the essential guide to lean transformation, 4 edn, Picsie books Buckingham, United Kingdom Bergman, B. & Klefsjö, B. (2007) Kvalitet från behov till användning. Studentlitteratur, Lund. Damelio Robert (2011), The basics of process mapping, 2ad edition, CRC PressTaylor & Francis Group6000 Broken Sound Parkway NW, Mike Bell C.Sci., C.Chem., F.R.S.C. Simple Improvement Ltd. Process Mapping, A simple approach to improvement by making a process visible, UK Ljungberg, A. & Larsson, E. (2001). Processbaserad verksamhetsutveckling. Lund, 23

36 Studentlitteratur. Christensen, L.(1998), Marknadsund ersökning - en handbok, Studentlitteratur, Lund Holme I. M., Solvang, B. K. (1997), Forskning smetodik, Om kvalitativa och kvantitativa metoder, Studentlitteratur, Lund Jensen, M. (1994). Värdeskapande ABC & ABM, Göteborg, Novum Grafiska AB. Turney, (1991)Sceince direct Activity based costningng for the small business: a prime. Dahlgren (1999) ABC: Empiriska erfarenheter och teoretiskaproblem Çonference paper, Göteborg 4-5 feb Cooper (1988) The rise of activity-based costing part three: How many cost drivers do you need and how do you select them? Journal of cost management, Cooper, R & Kaplan, R.S. (1998) Cost & Effect Using integrated Cost Systems to drive Profitability and Performance, Boston, Harvard Business School Press (Ulf E. Olson RED) kalkylering for produkter och investeringar 1994, s 75 Morgan Malcon : Tasting activity-based costing relevance: Pharmaceutical products limited -A case study Management decision. Charles T. Horngren, George Faster och SrikantM.Datar: 2000). Cost a counting: Management and cost accounting by S.rikanktM.dator 2000 Bergstrand, Jan (1997). Ekonomisk styrning, Lund: Studentlitteratur Bergstrand, J. (2009). Ekonomisk analys och styrning. (Upplaga 4:1). Lund: Studentlitteratur. Anderson 2001: Ekonomistyrning,bokföringstips 2001 (Expowera :2016) Ekonomistyrning kalkylering av produkter (Expowera :2015)Ekonomistyrning kalkylering av produkter (Ekonomi info )Ekonomistyrning kalkylering av produkter Anderson, Ekström och Gabrielson: 1995 (Ekonomi info ).Ekonomistyrning om ABC-kalkylering (Expowera ekonomi ) Ekonomistyrning om ABC- kalkylering (Karlson, 1992). Aktivitetsbaserad kalkylering, kortfattat (Karlstadboken 2014) hur en Sekundära datagörs i rapport. (Stolt smide & Design), företagets hemsida (Nehler 2001). Activity-basedcosting en kvantitativ studie kring spridning, användning, 24

37 utformningen och implementering i svensk verkstadsindustri, Unitryck, Linköping. (Innes & Mitchel 1997). A survey of activity-based costing in UK s largest companies. Management Accounting Research Vol.6: (Gunnasekaren 1999) Implementation of activity-based costing inmanufacturing. international journal of production economics. Billgren, R. (1995), ABC - Kalkylering i praktik en, Graphic Systems Sweden AB, Angered 25