Handling 2016 nr 68. Revisionsberättelser avseende Göteborgs Stads verksamheter under 2015 samt stadsrevisionens årsredogörelse för 2015

Transkript

1 Handling 2016 nr 68 Revisionsberättelser avseende Göteborgs Stads verksamheter under 2015 samt stadsrevisionens årsredogörelse för 2015 Till Göteborgs kommunfullmäktige Revisorsgruppen har till Göteborgs kommunfullmäktige överlämnat revisionsberättelse med redogörelse för resultatet av revisorernas granskning av 2015 års verksamhet och stadsrevisionens årsredogörelse för år Därutöver har överlämnats revisionsberättelser för Göteborgs Stads stadsdelsnämnder och Göteborgs Stads övriga nämnder 2015 samt granskningsrapporter för Göteborgs Stads bolag Granskningen har utförts i enlighet med god revisionssed i kommunal verksamhet. Vid revisionens granskning har kritik framförts mot vissa nämnder. Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning samt idrotts- och föreningsnämnden får kritik i form av en erinran Mot den före detta ordföranden i stadsdelsnämnden Lundbys individutskott riktas kritik i form av en anmärkning. Stadsrevisionen har på samma grund beslutat avstyrka att kommunfullmäktige beviljar Magnus Nyström ansvarsfrihet. Stadsrevisionen har givit före detta ordföranden i stadsdelsnämnden Lundbys individutskott möjlighet att yttra sig över kritiken. Magnus Nyström har inte inkommit med något yttrande till stadsrevisionen. Revisorerna tillstyrker att kommunfullmäktige beviljar ledamöterna i styrelse och nämnder ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2015, med undantag för individutskottets tidigare ordförande i stadsdelsnämnden Lundby. Revisorerna tillstyrker att Göteborgs Stads årsredovisning för 2015 godkänns. Revisionsberättelserna överlämnas till kommunfullmäktiges sammanträde den 21 april 2016 för beslut om ansvarsfrihet för kommunens styrelse och nämnder. Kommunfullmäktiges presidium har vid beredningen av revisionsberättelserna inte funnit anledning föreslå kommunfullmäktige något ytterligare utöver vad revisionen framfört avseende tidigare ordföranden i stadsdelsnämndens Lundbys individutskott Kommunfullmäktiges presidium föreslår att fullmäktige beslutar: 1. Kommunfullmäktige riktar anmärkning mot Magnus Nyström för hur han som individutskottets ordförande i stadsdelsnämnden Lundby agerat i ett enskilt ärende i enlighet med revisorernas motivering. 2. Ledamöterna i Göteborgs kommuns styrelse och nämnder beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2015, med undantag för individutskottets tidigare ordförande i stadsdelsnämnden Lundby. Göteborg den 7 april 2016 Lena Malm Åse-Lill Törnqvist Elisabet Rothenberg Piotr Kizskiel Stadsrevisionens samtliga revisionsredogörelser, revisionsberättelser, granskningsredogörelser och granskningsrapporter för 2015 finns tillgängliga på stadsledningskontoret, Gustaf Adolfs Torg 1, samt på under rubriken Rapporter och redogörelser 1(1)

2

3

4

5 Årsredogörelse Stadsrevisionen Stadsrevisionen sammanfattar granskningen av verksamhetsåret 2015 goteborg.se/stadsrevisionen

6 Innehåll Förord av ordförande i korthet 4 Utgångspunkter för 2015 års granskning 6 8 Kritik riktas mot den tidigare ordföranden i Lundby individutskott 9 Kritik riktas mot idrotts- och föreningsnämnden för bristande intern kontroll avseende bidragsgivning till föreningar 10 Kritik riktas mot nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning för bristande informationssäkerhet i systemet Alvis 12 Det finns fortfarande sena barnavårdsutredningar i stadsdelsnämnderna 13 Insatser till elever som riskerar att gå ut skolan utan fullständiga betyg 14 Den interna kontrollen bör stärkas vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd via kontantkort 16 Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn 17 Miljörisker i förskolan 18 Konsultanvändning i Göteborgs Stad 20 Brister i samordningen av stadens internationella samarbete 21 Ekonomiska prognoser i nio bolag 22 Överlag tillfredsställande intern kontroll i stadens system för E-handel 24 I huvudsak hög informationssäkerhet i stadens nya ekonomisystem 25 Upphandling och inköp vid tre bolag 26 Processen för hantering av kommunfullmäktiges prioriterade mål kan förbättras 27 I huvudsak god ordning i hanteringen av allmänna handlingar 28 Bolagsstyrelsernas ansvar och arbetssätt 29 Vräkningsförebyggande arbete inom bostadsbolagen 30 Stadsrevisionen har även granskat 31 Granskning av räkenskaper och bokslut 32 Löpande redovisning 32 Lag om insyn i vissa finansiella förbindelser 33 God ekonomisk hushållning, balanskrav och resultatutjämningsreserv 34 Göteborgs Stads årsredovisning 36 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad 38 Förtroendevalda revisorer 38 Revisorernas granskning 39 Rapportering och kommunikation 39 Språkbruk och revisionstermer 39

7 Förord av ordförande Stadsrevisionen har ett granskande och stödjande uppdrag. I våra granskningar lämnar vi förslag på förbättringsområden till kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen. Vårt stödjande uppdrag innebär bland annat att vi strävar efter att genomföra granskningarna så att kritik i möjligaste mån förebyggs. Foto: Carina Gran Stadsrevisionens stödjande uppdrag uppnås bland annat genom att vi har en kontinuerlig och ömsesidig dialog med stadens nämnder och styrelser. Vi träffar årligen samtliga nämnder och styrelser för att samtala om den granskning vi gjort under året. En mycket viktig del av vårt sätt att arbeta är den särskilda dialog vi har med nämndernas presidier om granskningen visar att det finns risk för kritik. Nytt för i år är att vi har bjudit in till dialog med hela nämnden. Vi uppfattar att det har varit upp skattat och kommer att fortsätta arbeta på detta sätt. Genom att arbeta med den här formen av dialog vill vi uppfattas som stödjande även när vi har synpunkter på hur verksamheten sköts. Under året har det kommit många flyktingar till Sverige och Göteborgs Stad. Flertalet av stadens verksamheter har fått vidta extra åtgärder för att hantera situationen. I vår granskning av stadens mottagande av ensamkommande barn framkom brister som måste tas omhand i stadens långsiktiga arbete. I den situation staden befunnit sig i måste dock de akuta behoven ges företräde. Verksamhetsåret 2014 granskade vi stadsdelsnämn dernas arbete med barnavårdsutredningar. En granskning som visade på sådana brister att vi riktade kritik till sex av nämnderna. Trots de utmaningar staden stått inför under året visar vår uppföljande granskning av barnavårdsutredningar att det nu finns färre brister. Nämnderna har vidtagit åtgärder under året och bristernas omfattning har minskat. Stadens nya bolagsstruktur, med ett gemensamt koncernbolag, är ett bra initiativ som på sikt kan förbättra möjligheterna för staden att agera som en ansvarsfull och professionell ägare. Jag uppfattar dock att det kvarstår en hel del arbete innan den politiska styrningen på ett tydligt sätt genomsyrar stadens bolag. Den här årsredogörelsen är det dokument som sammanfattar granskningen vi har genomfört under verksamhetsåret. Mer information finns i våra revisionsrapporter som publicerats på vår hemsida. Lars Bergsten ordförande Stadsrevisionens årsredogörelse

8 2015 i korthet Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och främja verksamheterna i Göteborgs Stads kommunstyrelse, nämnder och bolag. I granskningen ska revisorerna bedöma om stadens verksamheter sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och/eller kritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga. Kritik riktas till nämnder och bolag när bristerna bedöms vara mer allvarliga. Revisorernas kritik graderas genom begreppen påpekande, erinran och anmärkning. Anmärkning är allvarligast års granskning visar att det på vissa områden finns allvarliga brister. Revisorerna riktar därför kritik till nämnden för arbetsmarknad och vuxen utbildning, samt till idrotts- och föreningsnämnden. Kritik riktas även mot den tidigare ordföranden i Lundbys individutskott. Vi riktar kritik mot nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning samt idrotts- och föreningsnämnden i form av en erinran. Mot den före detta ordföranden i Lundbys individutskott riktas kritik i form av en anmärkning. Här sammanfattar vi den kritik som revisorerna lämnar år Granskningarna beskrivs mer utförligt i de texter som vi hänvisar till nedan. Slutligen beskriver vi även om de nämnder och bolag som fick kritik år 2014 har genomfört tillräckliga åtgärder för att undgå kritik år Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning Stadsrevisionen har granskat informationssäkerheten i systemet Alvis inom nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Systemet används som ett stöd i vuxenutbildningsverksamheten. Granskningen visade på flera brister. Dessa handlar bland annat om att nämnden brister i sin efterlevnad av personuppgiftslagen och om bristande följsamhet gentemot kommunfullmäktiges riktlinjer. Vidare anser vi att det finns allvarliga säkerhetsbrister i det granskade systemet, och att nämndens uppföljning av säkerheten inte är tillfredsställande. Sammantaget gör vi bedömningen att nämnden brister i sitt ansvar att säkerställa en god informationssäkerhetsnivå i det granskade systemet. Mot bakgrund av detta riktar stadsrevisionen kritik till nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning i form av en erinran. Idrotts- och föreningsnämnden Årets granskning av idrotts- och föreningsnämnden visade att nämnden brister i sin interna kontroll avseende bidragsgivning till föreningar. År 2013 granskade stadsrevisionen nämndens stöd till föreningar. Rekommendationer lämnades då till nämnden, som vi sedan har följt upp under 2014 och Det finns fortfarande brister gällande hur hanteringen av flera sorters bidrag dokumenteras, kontrolleras och följs upp. Till exempel visade vår granskning 2015 på att det saknas beslutsunderlag vid utbetalning av bidrag i flera ärenden. Även om nämnden vidtagit vissa åtgärder med anledning av tidigare lämnade rekommendationer bedömer vi att den interna kontrollen inte är tillräcklig inom området. Stadsrevisionen lämnar därför kritik till idrotts- och föreningsnämnden i form av en erinran. Tidigare ordföranden i Lundbys individutskott Stadsrevisionen riktar kritik mot den tidigare ordföranden, Magnus Nyström, i Lundbys individutskott. Vi avstyrker också att kommunfullmäktige beviljar ansvarsfrihet för Magnus Nyström. Bakgrunden är att Magnus Nyström under 2015, då han var ordförande för Lundbys individutskott, har skickat ett meddelande från en privat e-postadress till en klient, med skyddade personuppgifter, i ett pågående ärende hos socialtjänsten. Enligt vår bedömning har han visat på dåligt omdöme då han brustit i att hålla isär rollen som befattningshavare vid nämnden och rollen som privatperson. Magnus Nyström är inte längre ledamot och ordförande i individutskottet. 4 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

9 2015 i korthet Uppföljning av kritik från år 2014 Stadsdelsnämnden Askim- Frölunda-Högsbo År 2014 granskade stadsrevisionen sociala boendelösningar i extern regi, barnavårdsutredningar och ekonomistyrning inom stadsdelsnämnden Askim- Frölunda-Högsbo. Granskningen visade på allvarliga brister i hur nämnden styr och följer upp verksamheten och att nämnden inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå en ekonomi i balans. Vi riktade därför kritik mot nämnden i form av en anmärkning. Årets uppföljning visar att nämndens ekonomi har förstärkts. Vidare har flera av de brister som rör arbetet med sociala boendelösningar åtgärdats. Nämnden har också varit aktiv och vidtagit relevanta åtgärder för att säkra verksamhetens kvalitet avseende barnavårdsutredningar. Stadsrevisionen bedömer därmed att kritiken inte ska kvarstå. Flera brister kvarstår dock. Bland annat lever inte nämnden upp till hur lång tid barnavårdsutredningar får ta enligt socialtjänstlagen. Rekommendationer har därför lämnats till nämnden. Arkivnämnden Stadsrevisionen gjorde år 2014 bedömningen att arkivnämnden inte utförde den tillsyn som nämnden har i uppdrag att göra. Kritik riktades till nämnden i form av en erinran. Stadsrevisionen konstaterar att arkivnämnden under 2015 kommit igång med den lagstadgade tillsyn som ingår i nämndens uppdrag. Kritiken kvarstår därför inte. Stadsdelsnämnderna Angered, Centrum, Majorna-Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg och Örgryte-Härlanda År 2014 riktade stadsrevisionen kritik i form av ett påpekande till stadsdelsnämnderna Angered, Centrum, Majorna-Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg och Örgryte- Härlanda. Bakgrunden var att det fanns brister i hur nämnderna styr och följer upp att barnavårdsutredningar bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning. Uppföljningen under 2015 visar att samtliga nämnder vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med bristerna. Vi bedömer att samtliga stadsdelsnämnder har varit aktiva och arbetat för att säkra verksamheten kvalitet. Andelen sena barnavårdsutredningar har generellt sett minskat under året, bristerna i nämndernas handläggning och dokumentation är mindre omfattande och nämnderna har en uppföljning av vidtagna åtgärder. Stadsrevisionen bedömer att kritiken inte ska kvarstå för de nämnder som fick kritik år Kommunstyrelsen 2014 granskade stadsrevisionen kommunstyrelsens uppsiktsplikt över ärenden inom socialtjänsten. Det framkom att brister i socialtjänstens barnavårdsutredningar rapporterats till kommunstyrelsen i flera år. Stadsrevisionen menade att kommunstyrelsens uppsiktsplikt är förenad med ett aktivitetskrav när omfattande brister konstateras. Vi bedömde att kommunstyrelsen inte levde upp till detta aktivitetskrav, och riktade kritik till kommunstyrelsen i form av ett påpekande. I årets uppföljning gör vi bedömningen att de initiativ och de uppföljningar som rapporterats till kommunstyrelsen motsvarar de krav som följer av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Kritiken mot kommunstyrelsen från 2014 kvarstår därför inte. Eftersom det fortfarande finns sena barnavårdsutredningar är det dock viktigt att kommunstyrelsen fortsätter att följa utvecklingen. Stadsrevisionens årsredogörelse

10 Utgångspunkter för 2015 års granskning Individ- och familjeomsorg Socialtjänstens individ- och familjeomsorg har i uppgift att stödja, hjälpa och skydda utsatta grupper i samhället. Stadsrevisionen har vid flera tillfällen identifierat risker som lett till olika granskningar inom området. Under 2015 har vi granskat handläggningen av ensamkommande barn och arbetet med barnavårdsutredningar. Utbildning Om en elev befaras att inte nå kunskaps kraven ska eleven skyndsamt ges extra anpassningar inom ramen för den ordinarie undervisningen. Om eleven trots detta inte når kunskapskraven, ska ansvarig rektor se till att utreda elevens behov. Stadsrevisionen har flera gånger granskat skolans insatser för elever som riskerar att lämna grundskolan utan fullständiga betyg. Under året har uppföljande granskning genomförts för att bedöma om stadsdelsnämnderna har säkerställt att arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd sker i enlighet med lagstiftning och allmänna råd. IT-system I takt med utbyggnaden av it ökar stadens möjligheter till effektivisering. Samtidigt ökar riskerna. Det är därför väsentligt att den interna kontrollen i stadens olika it-system är tillfredsställande. Under året har vi granskat den interna kontrollen och it-säkerheten inom såväl kommungemensamma som verksamhetsspecifika system. Upphandling och inköp Det samlade värdet av Göteborgs Stads inköp är omfattande. Det är därför viktigt att nämnder och bolag har en tillräcklig intern styrning och kontroll över upphandlings- och inköpsprocessen. Upphandling och inköp är också ett förtroendekänsligt område. Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag av kommunfullmäktige att löpande följa upphandlings- och inköpsverksamheten i staden. Räkenskaper och bokslut En rättvisande och tillförlitlig redovisning är ett nödvändigt beslutsunderlag för kommunstyrelsen och stadens nämnder. Den årliga revisionen av räkenskaperna syftar till att säkerställa en fullständig och riktig redovisning. Utöver detta är det viktigt att identifiera områden som på grund av kommunens roll som offentlig myndighet innehåller förtroenderisker. 6 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

11 Utgångspunkter för 2015 års granskning Rapportering Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser och bedömningar i en revisions redogörelse för kommun styrelsen samt en revisionsberättelse och en revisions redo görelse för respektive nämnd. För varje bolag redovisas iakttagelserna och bedömningarna i en granskningsrapport och en granskningsredogörelse. Foto: Lo Birgersson Stadsrevisionens årsredogörelse

12 De kommunala nämnderna och styrelserna i Göteborgs Stad svarar inom sina respektive områden för att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har beslutat om samt de nationella regelverk som i stor utsträckning styr verksamheterna. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomiskt synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen av verksamheterna ska ge revisorerna underlag för att bedöma om så varit fallet. Foto: Marit Lissdaniels 8 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

13 Kritik riktas mot den tidigare ordföranden i Lundbys individutskott Verksamhet som bedrivs med stöd av socialtjänstlagen ska vara av god kvalitet. Det innebär bland annat att verksamheten och dess befattningshavare ska bemöta dem som söker stöd och hjälp på ett sådant sätt att de känner sig trygga i mötet med socialtjänsten och med det stöd de får. Handläggningen av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling ska enligt socialtjänstlagen dokumenteras. Allmänna handlingar ska enligt offentlighets- och sekretesslagen registreras eller hållas ordnade på annat sätt så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras. Skatteverket kan besluta om att enskilda ska ha skyddade personuppgifter. Det ligger ett betydande ansvar på stadsdelsnämnderna att hantera skyddade personuppgifter på ett säkert och betryggande sätt. Röjande av skyddade personuppgifter Ordföranden i stadsdelsnämnden Lundbys individutskott Magnus Nyström fattade den 8 maj 2015 ett ordförandebeslut om en omplacering av en ungdom enligt lag om vård av unga. Både den unge och den unges mor hade vid det här tillfället skyddade personuppgifter. Det aktuella ordförandebeslutet innehöll adressuppgifter till den unges mor och kommunicerades några dagar senare med den unges far. Det innebar att de skyddade personuppgifterna röjdes för fadern. Den tidigare ordförandens kommunikation Stadsrevisionen har tagit del av ett e-postmeddelande som Magnus Nyström skickade till den unges moder i maj E-postmeddelandet är skickat från en privat e-postadress tillhörande Magnus Nyström. I meddelandet anger Nyström att så skedde för att meddelandet inte skulle behöva registreras någonstans. Meddelandet skickades inte med vederhäftig kryptering, vilket borde ha skett enligt stadens råd för hantering av skyddade personuppgifter. Magnus Nyström har till stadsrevisionen uppgett att han inte kände till dessa råd. Meddelandet lämnades den 19 maj över till förvaltningen för att diarieföras. Begäran om att bli entledigad Magnus Nyström begärde den 30 augusti att bli entledigad från uppdraget som ledamot och ordförande i individutskottet. Nämnden beslutade enligt denna begäran. Den 31 december begärde Magnus Nyström även att bli entledigad från uppdraget i nämnden. Bedömning Stadsrevisionen ser allvarligt på att Magnus Nyström har skickat ett meddelande från en privat e-postadress till en klient hos socialtjänsten i ett på gående ärende. Särskilt allvarligt är att det gjordes med avsikten att inte behöva registrera meddelandet. Stadsrevisionen bedömer att Magnus Nyström i dessa avseenden har agerat självsvåldigt och i strid med lagstiftningen. Stadsrevisionen konstaterar att det är svårbegripligt hur Magnus Nyström i ett ärende där han var ansvarig som ordförande för individutskottet kan ha sett sig som privatperson i korrespondensen med modern. Genom att ha brustit i att hålla isär rollen som befattningshavare vid nämnden och rollen som privatperson bedömer stadsrevisionen att Magnus Nyström har visat prov på dåligt omdöme. Stadsrevisionen riktar kritik i form av en anmärkning mot Magnus Nyström för hur han som individutskottets ordförande agerade i ett enskilt ärende. Vi avstyrker på samma grund att kommunfullmäktige beviljar ansvarsfrihet för Magnus Nyström. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för stadsdelsnämnden Lundby år 2015 Stadsrevisionens årsredogörelse

14 Kritik riktas mot idrotts- och föreningsnämnden för bristande intern kontroll avseende bidragsgivning till föreningar Idrotts- och föreningsnämnden stöder föreningslivet genom sitt uppdrag att lämna föreningsbidrag. Stadsrevisionen granskade år 2013 nämndens stöd till föreningar. Granskningen resulterade i att vi riktade rekommendationer till nämnden. Den uppföljande granskningen 2014 visade att nämnden hade påbörjat ett arbete med att hantera de brister granskningen visade på. Stadsrevisionen noterade dock i granskningen att det, för vissa bidrag, fortfarande saknades dokumenterade rutiner för vilka kontroller som skulle utföras vid handläggning, beviljande och uppföljning av utbetalda bidrag samt att det var otydligt vilka rutiner som fanns för att följa upp att kontroller hade utförts. Den interna kontrollen inom området bedömdes därför inte vara tillräcklig och rekommendationerna kvarstod. Årets uppföljande granskning har visat att det fortfarande finns brister när det gäller dokumentation, kontroller och uppföljning för flera typer av bidrag. Vår granskning har exempelvis visat att det helt har saknats underlag för beslut om utbetalning och annan dokumentation i vissa ärenden. Det saknas återredovisning av investeringsbidrag En bidragstyp som vi granskat är investeringsbidrag, som är ett stöd som lämnas till föreningar vid investeringsprojekt. När ett investeringsprojekt är klart ska föreningen intyga att projektet är avslutat genom att skicka in en sammanställning över projektets intäkter och kostnader, samt bifoga fakturor. Föreningen kan i samband med återredovisningen bli helt eller delvis återbetalningsskyldig av bidraget om resultatet skiljer sig från planerat investeringsprojekt. Granskningen har visat att återredovisning av utbetalat investeringsbidrag saknas i flera fall. Vi har även noterat en låg andel återredovisning av ut betalat investeringsbidrag generellt sett under perioden Brister i dokumentation och beslutsunderlag vid utbetalning av bidrag Granskningen visade vidare att chefsattester genomförs inför beslut om utbetalning av bidrag. Dock har de stickprov vi gjort visat att beslutsunderlag och dokumentation för vissa ärenden saknas, vilket innebär att chefsattesterna inte varit tillräckliga för att säkerställa tillräcklig intern kontroll. Vi har även sett att rutinbeskrivningar och kontrollåtgärder inte uppdaterats med anledning av tidigare identifierade brister. Förvaltningen har under året arbetat för att stärka den interna styrningen och kontrollen inom området. Nämnden har uppgivit att den inte nått så långt i förtydliganden och utveckling av rutiner som den hade ambitionen att göra. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att rekommendationerna från 2013 och 2014 inte är omhändertagna. Vår granskning och uppföljning av hur nämnden tagit hand om tidigare rekommendationer och identifierade brister leder till bedömningen att den interna kontrollen inte är tillräcklig inom området. Mot bakgrund av de brister som framkommit i granskningen riktar stadsrevisionen kritik till nämnden i form av en erinran. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för idrotts- och föreningsnämnden Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

15 Språkbruk och revisionstermer Stadsrevisionens granskningar kan leda till rekommendationer och kritik. När revisorerna riktar kritik används en tregradig skala: påpekande, erinran och anmärkning där anmärkning är allvarligast. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan att ansvarsfrihet tillstyrks. Foto: Lo Birgersson Stadsrevisionens årsredogörelse

16 Kritik riktas mot nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning för bristande informationssäkerhet i systemet Alvis Stadsrevisionen har genomfört en granskning av informationssäkerheten i systemet Alvis inom nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Granskningen har gjorts genom intervjuer, dokumentstudier och intrångsförsök. Alvis är ett webbaserat system som levereras av en extern leverantör. Systemet används som stöd för vuxenutbildningsverksamhet i ett 50-tal kommuner i landet. I Göteborg finns cirka studentkonton och cirka konton som tillhör studie- och yrkesvägledare, lärare samt övrig behörig personal. Alvis omfattar känsliga personuppgifter varför särskilt god it-säkerhet krävs I Alvis hanteras dokumentation av studenters antagning, studiegång, betyg/omdömen och studieplaner. Det förekommer vissa känsliga personuppgifter i systemet. Detta då det finns tusentals studerande registrerade för utbildning i svenska för invandrare (SFI). I samband med detta registreras personer med både modersmål och uppgifter så som invandrare eller flykting. Det är enligt personuppgiftslagen förbjudet att behandla känsliga personuppgifter, men lagen innehåller vissa undantag från förbudet. Exempelvis kan det vara nödvändigt att behandla uppgifter om modersmål så att elevens rättsliga anspråk ska kunna fastställas eller göras gällande. När känsliga personuppgifter hanteras krävs det dock enligt Datainspektionen en särskilt god it-säkerhet. Det finns brister i lagefterlevnad och säkerhet I granskningen av Alvis identifierade vi ett antal brister både vad gäller efterlevnaden av personuppgiftslagen och kommunfullmäktiges riktlinjer. Nämnden saknar rutiner för att säkerställa leverantörens följsamhet mot lagstiftning och avtal. Vidare saknar nämnden rutiner för uppföljning av säkerhetsnivån samt för gallring i Alvis. Vi har också sett att det finns flera brister i säkerheten i Alvis. Vid behandling av känsliga personuppgifter råder principen om att användare endast ska ha åtkomst till den information som krävs för att kunna utföra sitt arbete. I granskningen framkom att samtliga utbildningsanordnare (men inte studenter) kan både söka känslig information och skapa en komplett lista med exempelvis invandrare i Alvis. Avslutningsvis noterar vi att nämnden, under januari 2016, har vidtagit flera åtgärder i syfte att förbättra säkerheten i verksamhetssystemet Alvis. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att det finns allvarliga brister vad gäller systemets säkerhetsnivå, särskilt med anledning av att det sker en hantering av känsliga personuppgifter i systemet. Vidare bedömer vi att nämndens uppföljning av systemets säkerhetsnivå och av leverantörens efterlevnad av lagar och avtal inte fungerar tillfredsställande. Vår sammantagna bedömning är därmed att nämnden brister i sitt ansvar att säkerställa god säkerhetsnivå och i att leva upp till de krav som ställs i personuppgiftslagen samt kommunfullmäktiges policydokument och riktlinjer. Stadsrevisionen lämnar kritik till nämnden för arbetsmarknad och vuxen utbildning i form av en erinran. Granskning av informationssäkerheten inom fastighetsnämnden och Försäkrings AB Göta Lejon Under 2015 har stadsrevisionen och lekmannarevisorerna också granskat informationssäkerheten inom fastighetsnämnden och Försäkrings AB Göta Lejon. Granskningarna visade på att det fanns brister även inom dessa enheter. Rekommendationer har lämnats till fastighetsnämnden samt styrelsen för Försäkrings AB Göta Lejon. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, revisionsredogörelse för fastighetsnämnden år 2015 samt granskningsredogörelse för Försäkrings AB Göta Lejon år Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

17 Det finns fortfarande sena barnavårds utredningar i stadsdelsnämnderna Stadsrevisionen granskade år 2014 arbetet med barnavårdsutredningar i de tio stadsdelsnämnderna. Sju nämnder fick kritik och alla tio nämnder fick rekommendationer. Under år 2015 har vi följt upp denna granskning. Enligt socialtjänstlagen ska socialtjänsten inleda utredning av vad som kommit till socialtjänstens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. I vissa fall ska socialtjänsten först göra en förhandsbedömning för att kunna besluta om en utredning ska inledas. Detta beslut ska, om det inte finns synnerliga skäl, fattas senast fjorton dagar från det att anmälan kommit in. När ett beslut om utredning är fattat ska den inledas utan dröjsmål, bedrivas skyndsamt och vara slutförd inom fyra månader. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnderna styr och följer upp att dessa utredningar bedrivs i enlighet med socialtjänstlagen, förvaltningslagen och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Alla stadsdelsnämnder har vidtagit åtgärder Stadsrevisionen konstaterade att samtliga nämnder hade vidtagit åtgärder med anledning av konstaterade brister. Exempel på åtgärder som vidtagits är att tilldela verksamheten mer resurser, rekrytera mer personal, öka det admini strativa stödet, organisationsförändringar och utvecklad introduktion och utbildning av personal. Samtidigt har flykting- och rekryteringssituationen ställt socialtjänsten inför stora utmaningar. Fortsatta problem att leva upp till tidsgränsen Granskningen visade att andelen sena barnavårdsutredningar, sett över hela år 2015, hade minskat. Flertalet nämnder hade dock fortfarande problem att leva upp till lagens skyndsamhetskrav och tidsgräns. Bristernas omfattning varierade mellan nämnderna, men andelen sena barnavårdsutredningar var fortsatt relativt hög i nio av tio nämnder mot slutet av år Brister i handläggning och dokumentation Granskningen visade på fortsatta brister i handläggning och dokumentation. I flertalet nämnder var antalet brister färre år 2015 än året innan. Flera nämnder hade också förbättrat sina egna kontroller på det här om rådet. Kvarstående brister var bland annat att förhandsbedömning tog för lång tid, bristande dokumentation av kommunicering, att utredningsplaner inte hade upprättats och att utrednings arbetet inte kom igång tillräckligt snabbt. Alla nämnder följer upp åtgärdernas effekter Samtliga stadsdelsnämnder hade sett till att skaffa sig en uppföljning av vidtagna åtgärder, inklusive rapportering till nämnderna. Granskningen visade att denna uppföljning var sådan att den gjorde det möjligt för verksamheterna att värdera om vidtagna åtgärder var effektiva eller inte. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att samtliga stadsdelsnämnder har varit aktiva och arbetat för att säkra verksamheten kvalitet. Andelen sena barnavårdsutredningar har generellt sett minskat under året, bristerna i nämndernas handläggning och dokumentation är mindre omfattande och nämnderna har en uppföljning av vidtagna åtgärder. Stadsrevisionen bedömer att kritiken inte ska kvarstå för de sju nämnder som fick kritik år Det finns dock fortfarande brister i verksamhetens kvalitet. Flertalet nämnder lever inte upp till kravet om hur lång tid barnavårdsutredningar får ta och det finns fortfarande brister i handläggning och dokumentation. Rekommendationer har därför lämnats till samtliga stadsdelsnämnder. Hänvisning till: Revisionsrapport Utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn och revisionsredogörelse för respektive stadsdelsnämnd Stadsrevisionens årsredogörelse

18 Insatser till elever som riskerar att gå ut skolan utan fullständiga betyg Stadsrevisionen har flera gånger granskat skolans insatser för elever som riskerar att lämna grundskolan utan fullständiga betyg. År 2013 granskades detta område i samtliga stadsdelsnämnder. År 2015 har granskningen följts upp i de nio nämnder som då fick rekommendationer. Syftet med årets granskning har varit att bedöma om stadsdelsnämnderna har säkerställt att arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd sker i enlighet med skollagen och Skolverkets allmänna råd. Om en elev befaras att inte nå kunskapskraven, ska eleven skyndsamt ges extra anpassningar inom ramen för den ordinarie undervisningen. Om eleven trots de extra anpassningarna inte når kunskapskraven, ska detta anmälas till rektor. Rektor ska då se till att utreda elevens behov. Om utredningen visar att eleven är i behov av särskilt stöd, ska hen ges sådant stöd. Ett åtgärdsprogram ska utarbetas för elever som ska ges särskilt stöd. Åtgärdsprogram ska också följas upp och utvärderas. Nämnderna hade ändamålsenliga rutiner Under år 2014 förändrades skollagen och Skolverket publicerade nya allmänna råd för arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd. Stadsrevisionens granskning visar att stadsdelsnämnderna hade sett till att det fanns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner som var anpassade till de nya kraven. Flertalet nämnder hade rutiner för att undersöka om arbetet fungerar på skolorna Skolverkets allmänna råd ställer krav på stadsdelsnämnderna att ha rutiner för att undersöka om arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd fungerar på skolorna. Vår granskning visade att flertalet nämnder hade sådana rutiner. I några fall kunde vi konstatera att det fanns uppföljningsrutiner, men att den genomförda uppföljningen inte dokumenterades fullt ut. Två nämnder saknade rutiner för att undersöka om arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd fungerade på skolorna. Det fanns brister i dokumentationen Skollagen och Skolverkets allmänna råd ställer krav på hur det särskilda stödet ska dokumenteras. I granskningen gjorde vi stickprov på enskilda elevärenden för att se om dokumentationen lever upp till kraven. Granskningen visade att det fanns brister i dokumentationen. I några fall saknades det dokumenterade utredningar. I andra fall framgick det inte av utredningarna om elevens skolsituation kartlagts med hänsyn till omständigheter på individ-, grupp- och skolnivå. Enskilda brister konstaterades också i de beslutade åtgärdsprogrammen. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att vissa av stadsdelsnämnderna inte fullt ut har säkerställt att arbetet med extra anpassningar och särskilt stöd sker i enlighet med skollagen och Skolverkets allmänna råd. Granskningen visar på behov av förbättring vad gäller rutiner för uppföljning av skolornas arbete samt dokumentationens kvalitet. Rekommendationer lämnades till sex stadsdelsnämnder. Hänvisning till: Revisionsredogörelser för stadsdelsnämnderna Angered, Askim-Frölunda- Högsbo, Centrum, Majorna-Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Västra Hisingen, Örgryte-Härlanda och Östra Göteborg 14 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

19 Revisionsberättelse och årsredogörelse Som underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning av stadens nämnder och bolag lämnar revisorerna årligen en revisionsberättelse och en årsredo görelse. Av revisions berättelsen framgår om stadsrevisionen föreslår att nämnderna beviljas ansvarsfrihet eller inte. I årsredogörelsen sammanfattas årets granskning. Foto: Peter Svenson Stadsrevisionens årsredogörelse

20 Den interna kontrollen bör stärkas vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd via kontantkort Personer i behov av ekonomiskt bistånd, men som saknar bankkonto eller godkänd id-handling, kan få stödet utbetalt via ett bankkort som är laddat med kontanta medel. Ofta används kontantkorten i brådskande ärenden. Även om omfattningen på den här typen av utbetalningar är relativt begränsad, i jämförelse med den totala omfattningen på utbetalt ekonomiskt bistånd i staden, så finns vissa risker av såväl förtroendekänslig som ekonomisk karaktär. Det är därför viktigt att hanteringen av kontantkorten och rutinerna för utbetalning utmärks av en god intern kontroll så att dessa risker kan minimeras. Stadsrevisionen har under 2015 granskat området i syfte att bedöma om den interna kontrollen vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd via kontantkort är tillräcklig. Vi granskade om stadsdelsnämnderna och social resursnämnd har ändamålsenliga rutiner för hanteringen av kontantkort och om nämnderna har sett till att tillfredsställande uppföljning och kontrollaktiviteter av utbetalningsrutinen genomförs. Vi gjorde också stickprovsgranskningar för att se om utbetalningar sker i enlighet med gällande rutiner. Viktig kontroll före utbetalning saknas Granskningen visade att det fanns förbättringsområden inom flertalet nämnder. Flera nämnder behövde till exempel upprätta eller komplettera befintliga rutiner för utbetalning så att de omfattar hela utbetalningsprocessen inkluderat i vilka situationer kontantkort får användas. Några nämnder behövde också utveckla sina rutiner med avseende på hur korten förvarades och vilka som hade tillgång till dem. De flesta nämnderna behövde upprätta eller komplettera befintliga rutiner för hur uppföljning och kontroll ska gå till. Det handlade framförallt om att få en bättre kontroll före det att utbetalning sker. Eftersom det inte finns någon automatisk koppling mellan bankportalen, via vilken pengarna betalas ut, och det it-stöd som används vid handläggningen av besluten, är det möjligt att ladda ett kontantkort med ett annat belopp än vad det finns beslut om. Detta ställer stora krav på manuella kontroller. Vi har också gjort en stickprovsgranskning av genomförda utbetalningar. Denna visade att vissa utbetalningar via kontantkort inte skedde enligt gällande rutiner. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att stadsdelsnämnderna Centrum och Lundby har en tillräcklig intern kontroll vid utbetalning av ekonomiskt bistånd via kontantkort. För övriga nio nämnder bedömer vi att den interna kontrollen kan förbättras. Det handlar framförallt om att se till att införa kontroller före det att utbetalning sker. En till två rekommendationer lämnas till följande nämnder: social resursnämnd samt stadsdelsnämnderna Angered, Askim- Frölunda-Högsbo, Majorna-Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Västra Hisingen, Örgryte-Härlanda och Östra Göteborg. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för respektive stadsdelsnämnd samt social resursnämnd år Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

21 Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn Stadsrevisionen har granskat Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn. Bakgrunden till granskningen var en betydande ökning av antalet ensamkommande barn till Göteborgs Stads verksamheter. Syftet med granskningen var att bedöma om de granskade nämnderna tillgodosåg de ensamkommande barnens rättigheter och om det skedde på ett ändamålsenligt sätt. Vi granskade stadsdelsnämnderna Angered och Norra Hisingen, överförmyndarnämnden, social resursnämnd och kommunstyrelsen. Kvaliteten i socialtjänstens handläggning behöver säkerställas Stadsdelsnämnderna är ansvariga för att se till att socialtjänstens verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lag och föreskrift. Granskningen visade på brister i handläggningen av ensamkommande barn i både Angered och Norra Hisingen. Vi fann bland annat att barnavårdsutredningarna inte blev klara i tid, att barn placerades i ej utredda hem, att vården inte alltid övervägdes var sjätte månad samt att journalföring och dokumentation var bristfällig. Överförmyndarnämndens tillsyn behöver stärkas De gode männen står under överförmyndarnämndens tillsyn. Granskningen visade att nämndens tillsyn huvudsakligen utgick från de gode männens skriftliga redovisningar till nämnden. I övrigt förlitade sig nämnden på att andra aktörer såsom skola och socialtjänst skickade in klagomål. Vi fann dock att andra aktörer inte alltid lämnade in skriftliga klagomål i situationer då de haft synpunkter på hur de gode männen utfört sitt uppdrag. Vi fann också att det saknades kriterier för hur uppgifterna i de skriftliga redovisningarna skulle rimlighetsbedömas av nämnden. Kartläggningen av nyanlända elever i grundskolan kan utvecklas Skolverkets allmänna råd anger att skolorna bör kartlägga de nyanlända elevernas kunskaper och ha rutiner för hur och av vem kartläggningen ska genomföras och dokumenteras. Granskningen visade att de kartläggningsmaterial som fanns på de granskade skolorna i Angered och Norra Hisingen inte omfattade samtliga ämnen. Det fanns därmed en risk att elevernas kunskaper inte kartlades på ett likvärdigt sätt i alla ämnen. Vi såg även att det i Norra Hisingen inte fanns någon dokumenterad kartläggning för de elever som vi granskade samt att rutiner saknades för hur och av vem kartläggningen skulle genomföras och dokumenteras. Bedömning Stadsrevisionen bedömde att stadsdelsnämnderna behövde säkerställa kvaliteten i socialtjänstens verksamhet. Vi bedömde att det inte fanns en tillfredsställande kvalitet i utredningarna av de ensamkommande barnens behov av stöd eller i planeringen, genomförandet eller uppföljningen av den vård barnen fick. Stadsrevisionen bedömde att det fanns risk att det förekommer gode män som inte sköter sina uppdrag utan att det kommer överförmyndarnämnden till känna. Vi bedömde också att överförmyndarnämnden behöver förtydliga hur rimlighetsbedömningen av de gode männens redovisningar ska göras. Vi bedömde därför att överförmyndarnämnden behöver stärka tillsynen över de gode männen för ensamkommande barn. Stadsrevisionen bedömde att kartläggningen av nyanlända elevers kunskaper i grundskolan behövde förbättras. Kartläggningen är ett viktigt redskap för att fastställa elevernas behov och för att kunna planera elevernas undervisning. Stadsrevisionen lämnade rekommendationer till stadsdelsnämnderna Angered och Norra Hisingen samt till överförmyndarnämnden. Hänvisning till: Revisionsrapport Göteborgs Stads mottagande av ensamkommande barn, , och revisionsredogörelse för stadsdelsnämnderna Angered och Norra Hisingen samt överförmyndarnämnden Stadsrevisionens årsredogörelse

22 Miljörisker i förskolan Stadsrevisionen har granskat åtta förskolor i fyra stadsdelsnämnder i syfte att klarlägga om miljögifter förekommer i förskolemiljön. Syftet med granskningen var också att bedöma om risken att barnen exponeras för skadliga ämnen hanteras på ett tillfredsställande sätt. Granskningen omfattade stadsdelsnämnderna Askim-Frölunda-Högsbo, Majorna- Linné, Örgryte-Härlanda och Östra Göteborg. Dessutom granskades i de delar det var aktuellt Göteborgs Stads Upphandlings AB, lokalnämnden samt miljö- och klimatnämnden. Det finns miljögifter i förskolorna Vi konstaterade i granskningen att barn exponerades för miljögifter i förskolan. Föremål som innehåller eller med stor sannolikhet innehåller miljö gifter är viss elektronik, äldre pysselmaterial, gamla produkter av mjukgjord PVC, vissa köks- och matlagningsredskap samt gungor av gamla däck. På de granskade förskolorna förekom äldre plastleksaker som med största sannolikhet innehåller numera förbjudna ämnen. På förskolorna användes madrasser för vila, inte sällan med överdrag av PVC. Äldre madrasser innehåller ofta skadliga ämnen både i stoppningen och i överdraget. Elektronik innehåller ofta flamskyddsmedel och tungmetaller. På flera förskolor användes också gammal kasserad elektronik för lek, vilket är olämpligt. Om återanvändning av gammalt material ska ingå som en pedagogisk idé i verksamheten måste rutiner utvecklas och kunskapsnivån höjas vad gäller de risker detta medför. Behov av bättre kunskaper Granskningen visade att det saknas en helhetssyn när det gäller risker rörande miljögifter. Ett exempel var städningen av förskolornas lokaler, där giftiga kemikalier användes och ofta förvarades i lokalerna, men där ansvaret låg utanför förskolan. Flera förskolor saknade också kemikalieförteckning över sina märkningspliktiga städkemikalier. Kemikalieförteckning ska finnas enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2011:19), men saknades i nästan samtliga granskade förskolor. Likaså saknades kunskap om att detta krav finns. Det måste säkerställas att märkningspliktiga kemikalier inte förekommer i verksamheten, vilket det gjorde på flera förskolor. Endast i en förskola var detta uppfört på en kemikalieförteckning. Granskningen visade också att förskolepersonalen i allt väsentligt saknade kompetens avseende miljögifter och dess risker. Detta utgör också en konstaterad risk, eftersom åtgärder eller rutiner som ska genomföras och upprätthållas måste vara kända hos den personal som ska genomföra dessa. Bedömning En helt giftfri förskolemiljö är i praktiken nästintill omöjlig att åstadkomma. Stadsrevisionen gjorde dock bedömningen att vissa produkter och föremål måste avlägsnas från förskolemiljön. Vi bedömde också att rutiner, arbetssätt och kunskaper måste förbättras samt att helhetssynen vad gäller miljöriskerna i förskolan måste bli bättre. Vi bedömde också att Göteborgs Stads Upphandlings AB borde ställa mer strikta krav vid upphandling samt att uppföljningen måste bli bättre i syfte att säkerställa att leverantörerna verkligen följer de uppställda kraven. En rekommendation att beakta granskningens iakttagelser och förslag till åtgärder lämnades till samtliga nämnder och bolaget som omfattades av granskningen. Hänvisning till: Revisionsrapport, , Miljörisker i förskolan samt revisionsrespektive granskningsredogörelse för de granskade nämnderna och bolaget 18 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

23 Foto: Lo Birgersson Stadsrevisionens årsredogörelse

24 Konsultanvändning i Göteborgs Stad Göteborgs Stad använder konsulter i stor omfattning. Konsultanvändning är förenat med olika sorters risker, vilka utgår från det faktum att konsulter är externa utförare. Detta medför höga krav på styrning och kontroll, tydliga uppdrag samt uppföljning av genomförda insatser. Stadsrevisionen har granskat konsult användningen inom sex av stadens verksamheter: Business Region Göteborg AB, Förvaltnings AB Framtiden, Göteborgs Hamn AB, kommunstyrelsen, nämnden för Intra service och trafiknämnden. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnderna och bolagen styr, kontrollerar och följer upp konsultinsatser så att effektiv och ändamålsenlig resursanvändning säkerställs. I huvudsak goda rutiner och arbetssätt för konsultanvändning Granskningen visade att flertalet av de granskade verksamheterna hade någon form av anvisning eller rutin för inköp som var tillämpliga vid konsultanvändning, med undantag för Förvaltnings AB Framtiden. Majoriteten av verksamheterna arbetade med konsulter i enlighet med sina rutiner. Vår granskning visade dock på flera brister i sättet att arbeta med konsulter inom stadsledningskontoret. Stadsledningskontoret dokumenterade inte alltid sina behovsanalyser. Vidare saknades dokumenterade beskrivningar av de uppdrag som den aktuella konsulten hade genomfört. Slutligen reglerade de avtal som slutits med konsulten i otillräcklig utsträckning de olika uppdrag som konsulten de facto hade genomfört. Detta omöjliggjorde i sin tur en ordentlig uppföljning av om ingångna avtal hade följts. Delvis bristfälliga rutiner och arbetssätt för informationssäkerhet Vår granskning visade att Göteborgs Hamn AB och Förvaltnings AB Framtiden saknade dokumenterade rutiner för informationssäkerhet. Sådana ska enligt kommunfullmäktiges säkerhetspolicy och riktlinje för informationssäkerhet finnas i stadens verksamheter. Trafiknämnden hade inte någon rutin som beskrev hur registrering och avregistrering av behörigheter och åtkomst samt tilldelning av lösenord för it-baserade informationssystem skulle ske. I en av de konsultinsatser vi granskade inom trafikkontoret hade en konsult också haft en behörighet som inte avslutats vid den tidpunkt då den borde ha varit avslutad. Bedömning Stadsrevisionen bedömde att kommunstyrelsen kunde utveckla sitt sätt att arbeta med konsulter i syfte att säkerställa ett effektivt resursutnyttjande vid konsultanvändning. Vi gjorde vidare bedömningen att Förvaltnings AB Framtiden, Göteborgs Hamn AB och trafiknämnden inte fullt ut följde kommunfullmäktiges säkerhetspolicy och riktlinje för informationssäkerhet. Stadsrevisionen lämnade rekommendationer till Förvaltnings AB Framtiden, Göteborgs Hamn AB, kommunstyrelsen och trafiknämnden. Hänvisning till: Revisionsrapport Konsultanvändning i Göteborgs Stad granskning av effektiv och ändamålsenlig konsultanvändning, , och granskningsrespektive revisionsredogörelse för Förvaltnings AB Framtiden, Göteborgs Hamn AB, kommunstyrelsen och trafiknämnden 20 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

25 Brister i samordningen av stadens internationella samarbete I juni år 2014 beslutade kommunfullmäktige om Göteborgs Stads policy och riktlinjer för internationellt samarbete. Enligt riktlinjerna ska de internationella samarbeten som är av stadsgemensamt intresse samordnas av kommunstyrelsen. Samordning ska ske inom följande fem samordningsområden: städer internationella organisationer och nätverk omvärlds- och intressebevakning internationella projekt besök. Stadsrevisionen har granskat stadens internationella samarbete i syfte att bedöma om det samordnas på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen omfattade i första hand kommunstyrelsen. Miljö- och klimatnämnden, Business Region Göteborg AB, AB Gothenburg European Office och Göteborg Energi AB ingick också i granskningen, men dessa valdes ut för att de deltar i omfattande internationella samarbeten som samordnas av kommunstyrelsen. Otillräcklig beredning av samordningsområden Enligt stadens riktlinjer ska så kallade positionspapper och handlingsplaner tas fram för tre av de fem samordningsområdena. Denna dokumentation ska bland annat beskriva vad de olika samarbetena syftar till, vilka nämnder och bolag som ska delta samt hur ansvar ska fördelas. Stadsrevisionen konstaterade att positionspapper och handlingsplaner saknades för flera samarbeten och att utvärderingar inte hade gjorts på föreskrivet sätt. Oklara förutsättningar för amordning Granskningen visade att det rådde otydlighet kring samordningsbegreppet och att internationella avdelningen inte hade tagit en samordnande, i bemärkelsen koordinerande, roll. Granskningen visade också att det rådde olika uppfattningar om vilken typ av samordning internationella avdelningen skulle ägna sig åt: strategisk eller operativ. I granskningen framgick också att utvärderingen av internationella projekt behövde utvecklas. De projektutvärderingar som gjordes beaktade inte i tillräcklig utsträckning vilka mervärden stadens deltagande i EU-projekt ledde till. Delvis otillräcklig kommunikation och samverkan Granskningen tog fasta på om det fanns ändamålsenliga arbetssätt för kommunikation och samverkan mellan kommunstyrelsen och de granskade bolagen och nämnden. Granskningen visade att ändamålsenliga arbetssätt delvis fanns, men att graden av kommunikation och samverkan varierade mellan olika områden. Till exempel saknades systematiska arbetssätt för att engagera nämnderna och bolagen i arbetet med att ta fram handlingsplaner. Därtill framkom att det saknades stadsgemensamma forum för besökshantering. Bedömning Stadsrevisionen bedömde att samordningen av stadens internationella samarbete behövde utvecklas för att bättre avspegla kommunfullmäktiges policy och riktlinjer. Ansvaret för detta ligger i första hand på kommunstyrelsen. Vi riktade med anledning av granskningen en rekommendation till kommunstyrelsen. Hänvisning till: Revisionsrapporten Samordning av Göteborgs Stads internationella samarbete, , och revisionsredogörelse 2015 för kommunstyrelsen Stadsrevisionens årsredogörelse

26 Ekonomiska prognoser i nio bolag Stadsrevisionen har granskat prognosprocessen för nio bolag i Göteborgs Stad. I den ekonomiska uppföljningen är prognoserna av central betydelse då de utgör underlag vid bedömning av om åtgärder behöver vidtas för att de finansiella målen ska kunna uppnås. Det är väsentligt att i ett tidigt skede få grepp om resultat och avvikelser mot budget. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagens ekonomiska prognoser är tillförlitliga och om de utgör ett tillfredsställande beslutsunderlag för styrelsen. Nio bolag har ingått i granskningen. För att underlätta jämförelser mellan bolagen delade vi in dem i större och mindre bolag. Med större bolag menas bolag med en årlig omsättning över 200 miljoner kronor. De större bolag som ingick i granskningen var Bostads AB Poseidon, Göteborgs hamn AB, Göteborgs Stads bostadsaktiebolag, Familjebostäder i Göteborg AB, Liseberg AB samt Renova AB. De mindre bolag som ingick i granskningen var Göteborgsregionens Fritidshamnar AB, Göteborgs Upphandlings AB samt Got Event AB. Bolagens sätt att arbeta med prognoser varierade Vår granskning visade att arbetssättet för prognoser skiljde sig åt mellan de olika bolagen, bland annat beroende på deras verksamhet och storlek. Exempelvis var verksamheten involverad i olika omfattning och systemstödet varierade. Det fanns styrdokument framtagna för prognosprocessen inom fyra av de sex större bolagen. Bland de större bolagen använde fyra bolag systemstöd för prognosarbetet. För de tre bolag som definierats som mindre fanns inga bolagsspecifika anvisningar eller styrdokument framtagna. Prognoserna gav en tillförlitlig bild av bolagens resultat och utveckling I huvudsak var det ingen väsentlig avvikelse mellan utfallet för intäkter och kostnader på helåret och oktoberprognosen för något av bolagen. Rapporteringen av prognosen till styrelsen i de bolag som definierats som mindre bestod i regel av en föredragning där prognosen presenterades och eventuella avvikelser mellan prognosen och budgeten förklarades. De större bolagen hade en mer om fattande rapportering till styrelsen. Flertalet av dessa hade en muntlig föredragning av prognoserna där man kommenterade avvikelser för såväl utfall mot prognos, som prognos jämfört med tidigare upprättad prognos. Bedömning Stadsrevisionen gjorde bedömningen att två av bolagen hade ett ändamålsenligt arbetssätt för prognosarbete. Resterande bolag hade enligt vår bedömning i huvudsak ett ändamålsenligt arbetssätt men arbetssättet för prognosarbetet borde stärkas. Vår bedömning var vidare att bolagens prognoser i huvudsak gav en tillförlitlig bild av bolagens resultat och utveckling och därmed utgjorde ett tillfredsställande beslutsunderlag för styrelsen. Vi bedömde dock att sju av bolagen behövde stärka sin dokumentation av prognosprocessen genom att upprätta anvisningar som beskriver arbetssteg i prognosprocessen. Hänvisning till: Revisionsrapport, , Gransk ning av ekonomiska prognoser i nio kommunala bolag i Göteborgs Stad, bilaga 1-10 Sammanfattning per bolag 22 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

27 Revisionens uppdrag Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och främja verksamheten i Göteborgs Stads kommunstyrelse, nämnder och bolag. Uppdraget som förtroendevald revisor skiljer sig på flera sätt från andra politiska uppdrag. Revisorerna är självständiga i förhållande till varandra. De strävar dock efter enighet i fråga om revisionsarbetet och arbetar gemensamt och samordnat i enlighet med god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisorernas arbete med att granska nämnder och bolag ska präglas av oberoende, objektivitet och integritet. Foto: Marit Lissdaniels Stadsrevisionens årsredogörelse

28 Överlag tillfredsställande intern kontroll i stadens system för E-handel År 2009 inledde Göteborgs Stad projektet Nytt Ekonomikoncept. Projektet syftade bland annat till att effektivisera stadens ekonomiadministration. Dessutom skulle styrningen och uppföljning av förvaltningarnas och bolagens inköp bli mer effektiv. För det senare ändamålet skapades Beställning till Betalning. Förändringarna innebär att beställning och fakturahantering numera hanteras i samma system, Winst E-handel. Stadsrevisionen har gjort en granskning i syfte att bedöma om Göteborgs Stads Upphandlings AB och nämnden för Intraservice har säkerställt att processflödet i Winst E-handel är ändamålsenligt samt att tillfredsställande intern kontroll råder. Hantering av behörigheter Varje förvaltning och bolag avgör vilka som ska vara behöriga användare av Winst E-handel. Behörighetsadmini strationen utförs av lokala systemadministratörer som finns på varje förvaltning eller bolag. Utöver rollen lokal systemadministratör finns även rollen central systemadministratör. Den som är central systemadministratör har långtgående behörigheter i systemet. Granskningen visade att antalet personer med ovanstående behörigheter var högt i förhållande till det rekommenderade antalet. Granskningen visade också att det saknades en rutin för återkommande genomgång av behöriga användare av Winst E-handel. Risker i flödet beställning till betalning Winst E-handel används som systemstöd för tre funktioner: avtalshantering, orderhantering, samt fakturahantering. Granskningen visade att Winst E-handel innehåller få kontroller som är inbyggda i systemet. Det gör det möjligt för personer med lokal eller central administratörsbehörighet att skicka fakturor till sig själva för att därefter utföra samtliga atteststeg, ändra prioriteringsordningen inom ett ramavtal, eller tillfälligt ge en person mer omfattande attesträtt än vad förvaltningens eller bolagets delegationsordning tillåter. Stadsrevisionen menar att sannolikheten för att denna typ av oegentligt beteende ska inträffa är låg. Inläsning av leverantörsinformation och attestinformation sker dagligen, vilket reducerar risken för att felaktiga ändringar i systemet får betydande konsekvenser. Bedömning Stadsrevisionens övergripande bedömning var att Upphandlingsbolaget och nämnden för Intraservice hade säkerställt att Winst E-handel var ändamålsenligt med avseende på hanteringen av avtal, beställningar och fakturor. Vi gjorde också bedömningen att systemsäkerheten i Winst E-handel, i väsentliga delar, var betryg gande. Samtidigt visade granskningen på förbättringsområden och två rekommendationer lämnades till Göteborgs Stads Upphandlings AB. Under året har dessa rekommendationer följts upp och bedömts vara omhändertagna. Hänvisning till: Revisionsrapport Granskning av Winst E-handel, , och granskningsredogörelse 2015 för Göteborgs Stads Upphandlings AB 24 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

29 I huvudsak hög informationssäkerhet i stadens nya ekonomisystem Stora delar av Göteborgs Stads informationsflöde hanteras med hjälp av it-system och integrationer dem emellan. Det kan få stora konsekvenser för kritiska processer om information i systemen går förlorad eller är felaktig. Informationssäkerhetsarbete får allt större betydelse för att kunna upprätthålla informationens konfidentialitet, integritet, tillgänglighet och spårbarhet. Det är därför väsentligt att den interna kontrollen i stadens olika it-system är tillfredsställande. Stadsrevisionen har granskat informationssäkerheten i stadens nya ekonomisystem Unit4 Business World. Unit4 är ett molnbaserat system där tjänsteleverantören står för drift, underhåll och utveckling. Syftet med granskningen har varit att bedöma informationssäkerheten i Unit4 inklusive dess integration med andra verksamhetssystem i staden. Nämnden för Intraservice och kommunstyrelsen har ingått i granskningen. Otydligt systemägarskap Granskningen visade att det inte var tydligt var det formella systemägarskapet för Unit4 låg. Unit4 är en it-komponent och det är enligt gällande riktlinjer tjänsteansvarig, ett begrepp som ersatt begreppet systemansvarig i staden, som har det övergripande ansvaret för bland annat systemförvaltning och för att upprätthålla rutiner för informationssäkerhet. Unit4 ingår i tjänsteområdet ekonomi, som stadens ekonomidirektör ansvarar för. Enligt beslutade riktlinjer är tjänste ansvarig dock placerad på Intraservice. Vid samtal med de granskade nämnderna framkom olika åsikter kring vem som är övergripande ansvarig för Unit4. Stadens riktlinjer tydliggör var ansvaret ligger men det framkom i dialog med Intraservice att dessa riktlinjer inte var tydligt kommunicerade i verksamheten. Brister i konfidentialitet, tillgänglighet och spårbarhet Åtkomsthantering i Unit4 delas upp i två huvudsakliga systemområden, Agresso Web och Agresso Desktop. För att nå Agresso Web fanns höga lösenordskrav implementerade. Däremot visade granskningen att lösenordskraven för åtkomst till Agresso Desktop var betydligt lägre. Vid ett större avbrott i it-miljön har tjänsteleverantören enligt avtal en kontinuitetsplan som beskriver hur organisationen ska agera. Göteborgs Stad har också ett antal rutiner kopplat till kontinuitet i verksamheten och Intraservice har en krisplan som beskriver de nödrutiner som aktiveras vid en katastrof. Däremot saknades en övergripande kontinuitetsplan för Unit4 som definierade de åtgärder och nödrutiner som skulle aktiveras vid ett längre avbrott. Ekonomienheten vid stadsledningskontoret hade ingen beslutad kontinuitetsplan på plats, dock hade ett sådant arbete initierats. Incidenter i Unit4 ska rapporteras genom Intraservice ärendehanteringssystem ServiceNow för att uppnå spårbarhet. Det fanns inte tydliga rutiner för hur tjänsteleverantören skulle informera Intraservice om säkerhetsrelevanta händelser inträffade, vilka händelser som skulle noteras och loggas hos tjänsteleverantören eller hur dessa skulle återrapporteras. Bedömning Stadsrevisionen bedömde att det i huvudsak rådde hög systemsäkerhet i Unit4 och att väsentliga rutiner fanns. Granskningen visade dock att det fanns områden med brister och utrymme för förbättringar. Stads revisionen uppmanade därför nämnderna att beakta de rekommendationer som lämnades i den sammanfattande rapport som skickats till respektive nämnd. Hänvisning till: Revisionsrapporten Granskning av informationssäkerheten i Unit4 Business World, , och revisionsredogörelserna för nämnden för Intraservice och kommunstyrelsen Stadsrevisionens årsredogörelse

30 Upphandling och inköp vid tre bolag Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att löpande följa stadens upphandlings- och inköpsverk samhet. Under år 2015 har lekmannarevisorerna granskat detta på Göteborgs Stadsteater AB, Higab AB och Älvstranden Utveckling AB. Syftet med granskningen var att bedöma bolagens följsamhet mot gemensamma ramavtal och följsamheten mot lagen om offentlig upphandling (LOU) och policy och riktlinje för upphandling och inköp i Göteborgs Stad. Risker för otillåtna direktupphandlingar I granskningen har det, vid samtliga bolag, funnits exempel på direkt upphandlingar som riskerar att definieras som otillåtna. Detta kan föra med sig ekonomiska risker för bolagen om det skulle prövas i domstol. God följsamhet mot ramavtalstrohet men brister i dokumentation vid direktupphandlingar Granskningen visade att alla tre bolagen har en god följsamhet mot stadens gemensamma ramavtal. Både LOU och stadens policy och riktlinje för upphandling och inköp ställer höga krav på dokumentation i samband med direktupphandlingar. Granskningen visar på brister i dokumentationen av genomförda direktupphandlingar, särskilt vid Göteborgs Stadsteater AB men också vid Älvstranden Utveckling AB. Bedömning Lekmannarevisorernas övergripande bedömning är att de granskade bolagen arbetar aktivt med att stärka den interna styrningen och kontrollen av upphandlingar och inköp. Granskningen visade dock att graden av intern styrning och kontroll avseende upphandling och inköp skiljer sig åt mellan de granskade bolagen. Rekommendationer lämnades till samtliga tre bolag. Hänvisning till: Granskningsredogörelser för Göteborgs Stadsteater AB, Higab AB och Älvstranden Utveckling AB Foto: Creative Commons license/jcdecaux 26 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

31 Processen för hantering av kommunfullmäktiges prioriterade mål kan förbättras Stadsrevisionen har granskat processen för hantering av kommunfullmäktiges mål i elva av stadens bolag. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagens process för hantering av kommunfullmäktiges prioriterade mål sker i enlighet med fullmäktiges budget. Enligt denna ska varje styrelse utarbeta och besluta om ett inriktningsdokument. I dokumentet ska styrelsen bryta ner fullmäktiges prioriterade mål och inriktningar och anpassa dem till sin egen verksamhet. Det ska tydligt framgå hur målen ska nås. Styrelserna delegerar sedan till bolaget att utarbeta en affärsplan vilken ska baseras på inriktnings dokumentet. Däremot kan inte ansvaret för utarbetande och beslut om själva inriktningsdokumentet delegeras. Följande bolag har granskats: Bostads AB Poseidon, Business Region Göteborg AB, Familjebostäder i Göteborg AB, Förvaltnings AB Framtiden, Förvaltnings AB Göteborgs lokaler, Gårdstensbostäder AB, Göteborgs stads bostadsaktiebolag, Göteborgs Stadsteater AB (uppföljning), Göteborgs Egnahems AB, Göteborgs Stads Parkerings AB samt Störningsjouren i Göteborg AB. Flera styrelser brister i att arbeta fram och besluta om ett inriktningsdokument Granskningen visade att samtliga granskade bolag, förutom två, brast avseende att bryta ner fullmäktiges prioriterade mål och inriktningar, anpassa dem till den egna verksamheten samt på ett tydligt sätt visa hur målen ska nås. Tre styrelser fattade beslut om inriktningsdokumentet först efter, eller i samband med, beslut om affärsplanen. I två av de granskade bolagen var de beslutade inriktningsdokumenten en produkt av bolagets tjänstemannaorganisation och inte ett resultat av styrelsens inriktningsdiskussion. Bedömning Lekmannarevisorerna bedömer att endast två styrelser, Familjebostäder i Göteborg AB och Göteborgs stads bostadsaktiebolag, hanterar kommunfullmäktiges prioriterade mål i enlighet med fullmäktiges budget. När det gäller Göteborgs Stads Parkeringsbolag är bedömningen att följsamheten till stadens riktlinjer kan bli bättre, men att bolaget har påbörjat ett arbete för att uppnå detta. För övriga granskade styrelser bedömer vi att det finns förbättringsmöjligheter. Framförallt handlar detta om att i inriktningsdokumentet tydligt beskriva vilka av fullmäktiges mål styrelserna avser att arbeta särskilt med, för att därefter bryta ner, konkretisera samt anpassa dem till bolagens verksamhet. Vidare är vår bedömning att det inte är tydligt beskrivet hur styrelserna avser att nå målen. I de fall beslut om inriktningsdokumentet har fattats innan, eller i samband med att, affärsplanen beslutats bedömer vi att inriktningsdokumentet inte kan anses ligga till grund för affärsplanen. Vi gör också bedömningen att styrelserna gjort avsteg från fullmäktiges riktlinjer i de fall där inriktningsdokument arbetats fram av bolagens tjänste män. Sammanfattningsvis menar vi att nio av de granskade bolagen bör utveckla processen för hantering av kommunfullmäktiges prioriterade mål. Rekommendationer lämnades till samtliga bolag förutom Familje bostäder i Göteborg AB, Göteborgs stads bostadsaktiebolag och Göteborgs Stads Parkerings AB. Hänvisning till: Granskningsredogörelse för Bostads AB Poseidon, Business Region Göteborg AB, Familjebostäder i Göteborg AB, Förvaltnings AB Framtiden, Förvaltnings AB Göteborgs lokaler, Gårdstensbostäder AB, Göteborgs stads bostadsaktiebolag, Göteborgs Stadsteater AB, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgs Stads Parkerings AB samt Störningsjouren i Göteborg AB Stadsrevisionens årsredogörelse

32 I huvudsak god ordning i hanteringen av allmänna handlingar Offentlighetsprincipens ändamål är att garantera allmänheten och massmedia insyn i offentliga verksamheter samt var och ens rätt att ta del av allmänna handlingar. Stadsrevisionen har granskat hur sju bolag och tre nämnder hanterar offentlighets- och sekretessfrågor. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagen och nämnderna på ett tillfredsställande sätt säkerställer rätten att ta del av allmänna handlingar. Följande bolag har granskats: AB Gothenburg European Office, Boplats Göteborg AB, GRYAB, Göteborgsregionens Fritidshamnar AB, Göteborgs Stadshus AB, Göteborgs Stadsteater AB, och Kommunleasing i Göteborg AB. Därtill har följande nämnder ingått i granskningen: kulturnämnden, miljö- och klimatnämnden och nämnden för konsumentoch medborgarservice. Avsaknad av obligatoriska dokument Nämnderna och bolagen har ett arkivansvar som innebär att handlingar ska hållas ordnade, vårdas och bevaras. I arkivansvaret ligger bland annat att upprätta en arkivförteckning, en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan. Granskningen visade att sex av de granskade bolagen saknade en arkivförteckning. Rutiner för att bevaka inkommande handlingar För att säkerställa att allmänna handlingar hålls ordnade är det viktigt att inkommande handlingar registreras omgående. Detta innebär bland annat att handlingar ska registreras löpande och att samtliga medarbetare dagligen behöver bevaka sin e-post, eller vid frånvaro låta en kollega bevaka och hantera inkommande mejl. För två av de granskade bolagen fanns det behov av att förbättra rutinerna för hur inkommande handlingar ska om händertas och registreras. Utlämnande av allmän handling En allmän handling ska på begäran lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Vid beslut om att inte lämna ut hela eller delar av en allmän handling ska den som begärt ut handlingen informeras om rätten att få ett skriftligt beslut om detta. I granskningen har vid tre olika tillfällen tre olika handlingar begärts ut från bolagen och nämnderna. I två fall lämnades inget svar alls på denna begäran, och i ytterligare två fall lämnades ett svar först efter två veckor. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att de granskade bolagen och nämnderna i huvudsak säkerställer allmänhetens och massmedias rätt att ta del av allmänna handlingar. Granskningen visade dock att det finns brister som kan innebära att möjligheten att ta del av allmänna handlingar försvåras. Rekommendationer lämnades till samtliga granskade bolag, men inte till de granskade nämnderna. Hänvisning till: Granskningsredogörelser för de granskade bolagen och revisionsredogörelser för nämnderna 28 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

33 Bolagsstyrelsernas ansvar och arbetssätt Under 2015 har lekmannarevisorerna granskat styrelsernas ansvar och arbetssätt i fem bolag. Syftet har varit att bedöma om styrelserna i sitt arbetssätt lever upp till kraven i aktiebolagslagen, bolagsordningar, stadens riktlinjer och direktiv samt bolagens ägardirektiv. Följande bolag har granskats: Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, Gårdstensbostäder AB, Göteborgs Stads bostadsaktiebolag och Göteborgs Egnahems AB. Sena anmälningar till bolagsverket Granskningen visade att bolagen överlag hade en god följsamhet mot gällande regelverk. Nödvändiga dokument hade antagits och avstämning med bolagens auktoriserade revisorer visade att god ordning rådde. Lekmannarevisorerna såg dock ett förbättringsområde hos samtliga bolag. Enligt aktiebolagslagen ska anmälan till Bolagsverket göras genast när ett förhållande har förändrats. Kravet på snabb anmälan handlar om att säkerställa att utsedda personer med giltig verkan kan företräda bolaget. När en styrelseledamot avsäger sig sitt uppdrag är det också av stor betydelse att avregistrering sker korrekt eftersom ansvar och behörighet upphör först då anmälan kommit in till Bolagsverket. En snabb anmälan minskar dessutom risken för att ersättning betalas ut till personer som inte längre är verksamma. Tredje man ska dessutom alltid kunna förlita sig på att registrerade uppgifter är korrekta. Granskningen visade att inget av de granskade bolagen hade hanterat anmälningsärenden till Bolagsverket inom given tidsram i samband med de förändringar som skedde i styrelserna under år Bedömning Lekmannarevisorerna gör bedömningen att de granskade styrelserna överlag hanterar sina uppdrag på ett tillfredsställande sätt och att ledamöterna i huvudsak är väl införstådda med uppdragens innebörd. När det gäller hanteringen av anmälningsärenden till Bolagsverket menar dock lekmannarevisorerna att bolagens rutiner bör ses över så att det är säkerställt att utsedda personer med giltig verkan kan företräda bolagen. Hänvisning till: Granskningsredogörelse för Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, Gårdstensbostäder AB, Göteborgs Stads bostadsaktie bolag, Göteborgs Egnahems AB Foto: Lo Birgersson Stadsrevisionens årsredogörelse

34 Vräkningsförebyggande arbete inom bostadsbolagen Kommunfullmäktige beslutade 2015 om stadens strategi och plan mot hemlöshet. I denna slås det fast att staden ska intensifiera det vräkningsförebyggande arbetet. Förvaltnings AB Framtiden pekas ut som en viktig aktör i detta arbete. Lekmannarevisorerna har under 2015 granskat det vräkningsförebyggande arbetet inom följande bolag: Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, Gårdstensbostäder AB och Göteborgs Stads bostadsaktiebolag. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagen arbetar med det vräkningsförebyggande arbetet på ett tillfredsställande sätt utifrån gällande regelverk. Åtgärder ska sättas in snabbt och tidigt när det finns risk för vräkning och påtvingad uppsägning. Genom ett gemensamt långsiktigt förebyggande arbetssätt mellan bostadsbolag och stadsdelsnämnder ska antalet barn som drabbas av avhysning minska. Enligt hyreslagen finns en skyldighet att underrätta socialtjänsten när en hyresgäst riskerar avhysning på grund av obetald hyra eller störning. Av stadens riktlinjer framgår också att socialtjänsten ska informeras i alla situationer en uppsägning av hyresrätten för en barnfamilj riskerar att inträffa. Därutöver ska bolagen löpande föra statistik över antalet avhysningar och över hur många av dessa som är barnfamiljer inklusive familjer med umgängesbarn. En sammanställning ska lämnas till kommunstyrelsen i samband med årsrapporten. Till viss del brister bolagen i följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer Granskningen visade att samtliga bolag efterlevde hyreslagens krav om att underrätta socialtjänsten vid vräkning. Däremot visade granskningen att bolagen inte levde upp till kommunfullmäktiges krav om att även underrätta socialtjänsten vid olovlig andrahandsuthyrning, oavsett om det leder till uppsägning eller ej. I granskningen framkom att samtliga bolag förde statistik över antal avhysningar, och till viss del även över antalet barnfamiljer som avhyses. Däremot saknade bolagen statistik över antalet berörda barn och umgängesbarn. Därutöver framkom att Förvaltnings AB Framtiden, som är rapporterande enhet till kommunstyrelsen för dotterbolagen, inte följde fullmäktiges krav om en sammanställd redovisning av statistik till kommunstyrelsen i samband med årsrapporten. Bedömning Lekmannarevisorernas bedömning är att de granskade bolagen i huvudsak bedriver det vräkningsförebyggande arbetet på ett tillfredsställande sätt. Samtidigt har granskningen visat att bolagen i vissa delar brister när det gäller att föra statistik och att infor mera socialtjänsten. Fullmäktiges riktlinjer anger att det är viktigt att, bland annat genom statistik, utveckla en gemensam kunskapsbas för att kunna intensifiera det vräkningsförebyggande arbetet. De iakttagelser som framkommit i granskningen bör bli ett bidrag i detta pågående arbete. Rekommendationer lämnades till samtliga granskade bolag. En rekommendation lämnades dessutom till moderbolaget Förvaltnings AB Framtiden eftersom granskningen visade att bolaget inte rapporterar in bolagens avhysningsstatistik till ommunstyrelsen. Hänvisning till: Granskningsredogörelse för Bostads AB Poseidon, Familjebostäder i Göteborg AB, Förvaltnings AB Framtiden, Gårdstensbostäder AB, Göteborgs Stads bostadsaktiebolag 30 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

35 Stadsrevisionen har även granskat Stadsrevisionens granskning av verksamheterna i Göteborgs Stads nämnder och bolag har omfattat många olika granskningsområden. Förutom de granskningar som vi skriver om i årsredogörelsen, har revisorerna även granskat det som framgår av punktlistan nedan. Dessutom har revisorerna genomfört en grundläggande granskning och uppföljning av tidigare års rekommendationer i varje nämnd och bolag. Resultaten från dessa granskningar finns beskrivna i respektive revisionsredogörelse (nämnderna) eller granskningsredogörelse (bolagen). Avtalshantering Got Event AB Boenden för ensamkommande barn social resursnämnd Bolagets fullgörande av uppdrag som hamnmyndighet och följsamhet mot ägardirektiv Göteborgs Hamn Bolagets säkerhetsarbete Göteborgs Spårvägar AB, Liseberg AB Brukarnas privata medel samtliga stadsdelsnämnder Dokumenthantering och administrativa rutiner idrotts- och föreningsnämnden Förrådshantering Göteborgs Gatu AB, Renova AB Implementering av reglemente lokalnämnden It-verksamheten Renova AB Klagomålshantering Förvaltnings AB GöteborgsLokaler, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgs Stads Parkerings AB Kompetensförsörjning kulturnämnden, nämnden för konsument- och medborgarservice Nämndens ansvar för värnande av natur- och kulturvärden i stadens park- och naturområden parkoch naturnämnden Nämndens arbete med att hantera oegentlighetsrisker i färdtjänstverksamheten färdtjänstnämnden Nämndens arbete med en miljömässig avloppshantering kretslopp och vattennämnden Personalkostnader Göteborg Energi AB, Renova AB, Göteborgs Spårvägar AB Principer och rutiner för försäljning inom utförarverksamheten park- och naturnämnden Projektstyrning Göteborg Energi AB, Liseberg AB, Göteborg&Co Träffpunkt AB Riskhantering under organisationsförändringen trafiknämnden Roller, ansvar och befogenheter detaljplaneprocessen byggnadsnämnden Rutiner för efterlevnad av stadens policy för markanvisning Älvstranden Utveckling AB Rutiner för kontanthantering utbildningsnämnden, social resursnämnd Rutiner för Lex Sarah stadsdelsnämnden Lundby Stiftelseförvaltningen kommunstyrelsen Styrning och uppföljning av investeringsprojekt idrottsoch föreningsnämnden Systematiskt arbetsmiljöarbete Förvaltnings AB Framtiden, Got Event AB, Göteborg Energi AB, Göteborgs Upphandlings AB Systematiskt brandskyddsarbete och krisberedskap Göteborg Energi AB, Renova AB Systematiskt kvalitetsarbete utbildningsnämnden Tillsyn av ställföreträdare överförmyndarnämnden Verksamhetsuppföljning intraservice, nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, överförmyndarnämnden Åtgärder som initierats av kommun- och regionstyrelserna arkivnämnden Stadsrevisionens årsredogörelse

36 Granskning av räkenskaper och bokslut Revisorerna ska pröva om räkenskaperna är rättvisande och bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsbokslutet är förenligt med de mål kommunfullmäktige har beslutat. Granskningen av räkenskaper och bokslut ska därför ge revisorerna underlag för att dels bedöma om kommunstyrelsens och de enskilda nämndernas räkenskaper är rättvisande, dels om den sammanställda redovisningen ger en rättvisande bild av hela koncernens resultat och ställning. Revisionen av kommunstyrelsens och nämndernas räkenskaper har omfattat löpande granskning av system och rutiner, översiktlig granskning av delårsrapport för augusti samt granskning av årsredovisningen. Löpande redovisning Stadsrevisionen granskar årligen den interna kontrollen i kritiska processer som har påverkan på den finansiella rapporteringen för nämndernas löpande redovisning. En riskanalys för varje nämnd ligger till grund för valet av vilka processer som granskas. De processer som har granskats under året är: bokslutsprocessen löneprocessen inköpsprocessen intäktsprocessen processen för försörjningsstöd investeringsprocessen exploateringsprocessen. Identifierade brister beskrivs i respektive nämnds revisionsredogörelse. Nedan beskrivs brister som är gemensamma för flera nämnder. Attest av manuella bokföringsordrar Enligt regler för attest i Göteborgs Stad ska bokföringsordrar kontrolloch beslutattesteras. Vi noterar att det inte är tvingande att beslutsattestera bokföringsordrar i ekonomisystemet Agresso. Det finns dock möjlighet att använda en automatisk kontroll. Om inte de automatiska kontrollerna används bör kompenserande manuella kontroller genomföras. Granskningen visar att förvaltningarna i flera fall inte gör kompenserande kontroller av manuella bokföringsordrar. Avsaknaden av kontroller medför en risk för fel i redovisningen. Löneprocessen Årets granskning visar att det finns brister i förvaltningarnas kontroller av löneprocessen. Bland annat saknas dokumenterade kontroller av att korrekt lön utbetalas, kontroller av förändringar i grunddata och kontroller som säkerställer att slutdatum registreras för anställda som avslutat sin anställning. Ovanstående brister innebär att det finns en risk för felaktiga löneutbetalningar. Bedömning Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende manuella bokföringsordrar bör stärkas. Enligt regler för attest i Göteborgs Stad ska bokföringsordrar kontroll- och beslutattesteras. Det är därför vår bedömning att det är lämpligt att använda de automatiska och tvingade kontroller som finns inbyggda i ekonomisystemet för att säkerställa att varje transaktion attesteras av behörig attestant. Vår bedömning är även att den interna kontrollen i löneprocessen bör stärkas. Det bör finnas dokumenterade kontroller som säkerställer att ansvarig chef har kontrollerat att rätt lön har utbetalats, att förändringar i fasta data är korrekta och att korrekt slutdatum registreras vid avslut av anställning. Flera nämnder får rekommendationen att stärka den interna kontrollen kopplad till utbetalning av löner. Bristerna har påtalats under ett flertal år och ett samlat grepp bör tas för att säkerställa en god intern kontroll i löneprocessen. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för respektive nämnd 32 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

37 Granskning av räkenskaper och bokslut Lag om insyn i vissa finansiella förbindelser. Lagen om insyn i vissa finansiella förbindelser (2005:590), det så kallade transparensdirektivet, ställer krav på att verksamhet av kommersiell art redovisas öppet och separat. Enbart verksamhet med en nettoomsättning på mer än 40 miljoner euro för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren berörs. Lagens intention är att underlätta insyn och motverka snedvridning av konkurrens. Revisorernas uppdrag är att för varje räkenskapsår översiktligt granska om en öppen och separat redovisning har fullgjorts i enlighet med bestämmelserna i lagen. Revisorerna ska upprätta en rapport, som lämnas till kommunfullmäktige och kommunstyrelse på samma sätt och inom samma tid som gäller för revisionsberättelsen. Konkurrensverket som är tillsynsmyndighet kan begära att få ta del av kommunens redovisning. Styrelsen i respektive juridisk person ansvarar för att redovisningsskyldigheten fullgörs. Göteborgs Stads tolkning av transparensdirektivet Det finns en av stadsledningskontoret framtagen tolkning av transparensdirektivet för Göteborgs Stad. I detta dokument framgår även vilka kommunala bolag som omfattas av direktivet. Själva tolkningen av vad lagstiftningen rent konkret innebär faller dock på det enskilda bolaget. Göteborgs Stad gör i sin tolkning av transparensdirektivet bedömningen att nämnder med en nettoomsättning över 100 miljoner kronor ska se över sina respektive verksamheter och göra en bedömning om de är berörda av transparensdirektivet. Från stadens nämnder har information begärts in avseende vilka verksamheter som berörs i respektive nämnd och om nämnderna upprättar en redovisning som motsvarar lagens krav. Ingen uppföljning har genomförts av stadsledningskontoret för att säkerställa en korrekt redovisning i stadens nämnder och bolag. Stadsrevisionen upprättar en rapport som lämnas till kommunfullmäktige och kommunstyrelse på samma sätt och inom samma tid som revisionsberättelsen. Hänvisning till: Rapport enligt lag om insyn i vissa finansiella förbindelser Foto: Lo Birgersson Stadsrevisionens årsredogörelse

38 Granskning av räkenskaper och bokslut God ekonomisk hushållning, balanskrav och resultatutjämningsreserv Kommunallagen ställer krav på att budgeten ska innehålla finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Varje kommun ska själva beskriva hur begreppet god ekonomisk hushållning ska tolkas för den egna kommunen. I kommunal redovisningslag framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Här tydliggörs att de mål, riktlinjer och uppdrag som beslutas av fullmäktige också ska utvärderas i årsredovisningen. Om uppföljningen visar på avvikelser mot målen förutsätts det att man i förvaltningsberättelsen analyserar vilka faktorer som föranlett detta, samt att man översiktligt redogör för vilka åtgärder som planeras för att målen ska uppnås. Revisorerna ska bedöma om årsredovisningens resultat är förenligt med de riktlinjer kommunfullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning samt om balanskravet har uppfyllts och om eventuella underskott har hanterats i enlighet med balanskravets regler. God ekonomisk hushållning I kommunfullmäktiges budget för år 2015 framgår att det finansiella målet för kommunen är en resultatnivå som är långsiktigt hållbar i förhållande till de stora utmaningar som staden står inför. I den finansiella analysen gör kommunstyrelsen en sammanfattande bedömning av det ekonomiska läget. Av denna framgår att resultatet på sista raden blev bättre än budgeterat och att de senaste årens resultat har legat på en stabil nivå. Resultatnivå har till stor del uppnåtts genom ökade realisationsvinster. Samtidigt står staden inför ett ökande investeringsbehov och ökade kostnader till följd av den demografiska utvecklingen. Av årsredovisningen framgår även att resultatnivån i relation till skatteintäkterna och därmed verksamhetens omfattning behöver värderas för att säkerställa fortsatt god ekonomisk hushållning. Kommunfullmäktige har fattat beslut om riktlinjer för god ekonomisk hushållning och tillämpning av resultat utjämningsreserv. I riktlinjerna fastställs sex långsiktiga finansiella inriktningar för att främja god ekonomisk hushållning i staden. Av årsredovisningen framgår att bedömningen av de sex inriktningarna ska ses som en helhet och över en längre tidsperiod då ett enskilt år kan ge en för snäv bild i förhållande till inriktningarnas intentioner. Med dessa avvägningar bedömer kommunstyrelsen att god ekonomisk hushållning råder för år Fullmäktiges prioriterade mål och uppdrag I årsredovisningen redogörs för fullmäktiges prioriterade mål. Här framgår att stadsdelsnämnder, facknämnder och bolagsstyrelser har bedömt måluppfyllelsen utifrån något olika förutsättningar. Stadsdelsnämnderna har generellt bedömt den förväntat uppnådda effekten medan framförallt bolagsstyrelserna har bedömt om det genomförts några aktiviteter. En övergripande bedömning av måluppfyllelse för respektive prioriterat mål saknas i årsredovisningen. Enligt uppgift från stadsledningskontoret kommer en utvärdering av fullmäktiges prioriterade mål att genomföras under mandatperioden. Kommunfullmäktige har inför verksamhetsåret 2015 även gett nämnder och styrelser 42 uppdrag. För staden som helhet gör kommunstyrelsen följande bedömning av uppdragen: 17 uppdrag är genomförda 10 uppdrag är till stor del eller till hälften genomförda 12 uppdrag är genomförda till viss del alternativt påbörjade 2 av uppdragen har inte kunnat genomföras 1 av uppdragen har hänförts till en pågående utredning inom utbildningsområdet. Balanskrav Varje år ska i årsredovisningen redovisas en balanskravsutredning. Balanskravet innebär att kommunen inte får besluta om en budget där kostnaderna överstiger intäkterna. Om resultatet ändå blir negativt måste det kompenseras med överskott inom tre år. Av årsredovisningen framgår att Göteborgs Stad uppfyllt det lagstadgade balanskravet med ett resultat exklusive realisationsvinster på 379 miljoner kronor. Tillämpning av resultatutjämningsreserv Enligt kommunallagen finns det möjlighet att under vissa förutsättningar reservera delar av ett positivt resultat i en resultatutjämningsreserv (RUR). Denna reserv kan användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel, under förutsättning att årets resultat efter balanskravsjusteringar är negativt. Kommunfullmäktige anger i sina riktlinjer förutsättningarna för 34 Stadsrevisionens årsredogörelse 2015

39 Granskning av räkenskaper och bokslut såväl avsättning till som användning av resultatutjämningsreserven. Tidigare år har totalt 549 miljoner kronor avsatts till denna reserv. Årets resultat ställt mot 1 procent av skatteintäkterna och kommunalekonomisk utjämning gav ett överskott på 108 miljoner kronor som därmed ökade resultatutjämningsreserven så att denna vid årets utgång uppgick till 657 miljoner kronor. Årets balanskravsresultat efter avsättning till RUR uppgick till 271 miljoner kronor och Göteborgs kommun har därmed uppfyllt balanskravet samtliga år sedan införandet år Bedömning Stadsrevisionen bedömer att resultatet i årsbokslutet är förenligt med det finansiella mål som kommunfullmäktige har beslutat om i budget för Vi konstaterar samtidigt att det i årsredovisningen är svårt att utläsa kommunstyrelsens totala bedömning av måluppfyllelsen för kommunfullmäktiges prioriterade mål eftersom det saknas en utvärdering av måluppfyllelsen. Kommunstyrelsens uppföljning av kommunfullmäktiges uppdrag till nämnder och styrelser visar att vissa uppdrag har varit mer komplicerade än andra att genomföra och vi noterar att några uppdrag återstår att slutföra. Vi bedömer även att balanskravet har uppfyllts och att reglerna som gäller för resultatutjämningsreserven har följts. En rekommendation lämnades till kommunstyrelsen. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för kommunstyrelsen Foto: Peter Svenson Stadsrevisionens årsredogörelse