Manual för medieadministratörer och redaktörer

Transkript

1 Manual för medieadministratörer och redaktörer Version 2.0 Datum:

2 Innehåll Innehåll... 1 Support... 2 Kontaktuppgifter... 2 Logga in med ditt AD konto... 3 Behörigheter... 3 Arkiv... 4 VGR Fritt... 5 Visuell Profil... 5 Skyddat... 5 Arkiv... 5 Ladda upp bilder... 8 Samtycke Hitta bilder Ladda ner bilder Visa bilder för andra - Skapa album Montera bilder direkt i Office Word eller Powerpoint Administration i mediebanken Sätta samma text på flera bilder Skapa textmall vid uppladdning av bilder Blå flik i bildens hörnruta Ändra taxonomi/text på bild i egna förvaltningens arkiv... 29

3 VGR Mediebank VGR Mediebank samlar bilder och annan media så att förvaltningar och samarbetspartners kan hämta hem bilder utan att det ska finnas några tveksamheter kring hur man får använda bilder och dokument. Systemet accepterar bilder, filmer, dokument och vektorformat Journalist, medborgare, gäst kan utan inloggning se några få arkiv med media anpassat för ändamålet. Här finns exempelvis bilder på våra politiker och högre tjänstemän, kartor samt mallar. Support Teknisk support för administratörer och redaktörer riktas till VGR IT supporten. Eventuell support till egna förvaltningens medarbetare ska i första hand riktas till administratörer och redaktörer. En manual för användare och deras behov av att leta efter bilder och montera i en presentation finns att tillgå från hemsidan. Önskemål om utveckling av VGR Mediebank ges i första hand till OSV för systemet. Mer information på intranätet intra.vgregion.se/vgrmediebank Mer information av allmän karaktär för avancerade användare finns även på engelska på leverantörens hemsida: Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter till OSV för systemet finns på intranätssidan Där Finns också mer information om systemet. Varje förvaltning har en utsedd ansvarig medieadministratör ni kan vända er till vid eventuella frågor. En lista på dessa finns på intra.vgregion.se/medieadministratorer

4 Logga in med ditt AD konto För att komma åt fler arkiv behöver man logga in. Inloggning sker med VGR-ID och det vanliga lösenordet till e-posten. Beroende på anställning i förvaltning samt behörighet syns olika arkiv. Det är endast möjligt att vara inloggad på en dator i taget. Behörigheter Det finns tre olika behörigheter för att logga in i systemet. Medieadministratör, medieredaktör, användare. 1. Medieadministratör Högsta behörigheten för lokal förvaltning. Oftast 1-2 personer som har denna behörighet. Behörighet att ladda upp bilder till den egna förvaltningen och Press. Behörighet att radera bilder för egna förvaltningen. 2. Medieredaktör Näst högsta behörighet för lokal förvaltning. Rollen hålls av kommunikatörer, webbredaktörer. Behörighet att ladda upp bilder för egna förvaltningen. 3. Användare Rollen hålls av övriga VGR medarbetare. Behörighet att efter inloggning se egna förvaltningens fria bilder samt VGR fritt.

5 Arkiv 1. VGR Fritt - Detta arkiv visar media från alla förvaltningar - bilder visas först efter att respektive förvaltning har angett att bilden ska visas här. Tänk på att bilder som finns här måste vara friköpta och upphovsrättsligt ok för all användning med VGR som avsändare. De måste också finnas skriftligt samtycke för publicering för personer på bild, eller ett beslut om att bilden lagras enligt annan lagringsgrund enligt GDPR. 2. Visuell Profil - Mallar, logotyper och liknande. Man bläddrar sig fram i en mappstruktur för att hitta sina filer 3. Skyddat - Samma som VGR Fritt men man kan inte använda bilderna utan godkännande av respektive förvaltning 4. Arkiv - Efter tre år flyttas bilder till "Arkivet". Bilderna behålls men bör inte användas. 5. Förvaltningsmapp ( i detta exempel Regionservice) - Detta representerar din förvaltnings mapp och heter som förvaltningen. Detta arkiv syns bara av respektive förvaltnings medlemmar. Tänk på att bilder som finns här måste vara friköpta och upphovsrättsligt ok för all användning med förvaltningen som avsändare. 6. Förvaltningsmapp produktion (i detta exempel Regionservice Produktion) Detta arkiv syns bara av respektive förvaltnings administratörer. 5

6 VGR Fritt Här samlas alla FRIA bilder från alla förvaltningar där förvaltningen valt att visa den fritt regionalt. Det går att filtrera genom val av Medietyp, VGRs kategorier, Ansvarig förvaltning. Visuell Profil Här samlas media som räknas till den visuella profilen och visas här i en mappstruktur. Skyddat Arkivet visar bilder där man valt att visa bilden i Skyddat. Bilderna är vattenstämplade och man måste beställa bilderna. Anledning till "Skyddat" kan vara många orsaker Upphovsrätt Samtycke Inte använd av Förvaltningen än Svårtolkad bild eller andra viktiga hänsyn Arkiv Alla gamla bilder lagras i Arkiv Bilderna flyttas hit med automatik tre år efter de lagts in i arkivet

7 Ladda upp bilder För att ladda upp bilder rekommenderas att använda tilläggs programmet FotoWeb Desktop som finns att beställa utan kostnad via VGR IT supporten. Programmet syns sedan via ditt skrivbord alternativt vid aktivitetsfältet som en ikon, FotoWeb Desktop, för att ladda upp bilder och filer Logga in med ditt AD konto i FotoWeb Desktop

8 Du väljer var bilden ska laddas upp Du kan bara ladda upp till ditt eget arkiv som styrs av vilken behörighet du har. Välj bild från din dator Du kan antingen välja "Select files" eller dra dem in i den gråa ytan

9 Du bestämmer till vilket arkiv bilden ska importeras till Saknas det metadata i de tvingande fälten ska dess fyllas i innan uppladdning

10 Gula fält = Tvingande fält Keywords: Sökord, vilka är fritext baserade. Använd sökord som skulle underlättar för en användare inte sett bilden att finna den vid en sökning. Sätt nyckelord som gör att bilden står för sig själv. Tänk att om någon sökt på nyckelorden skulle de vilja hitta denna bild. Beskriv motivet med ex aktivitet, yrke, byggnad, plats, evenemang, årstid, färg etc. Använd helst ord i grundform Det är bara den första fliken som har tvingande fält. Fälten i Bildadministration fylls i med din förvaltning och datum när den ska sluta visas Notering (fn ej möjligt att översätta alla begrepp ovan) Byline=Fotograf. Här anges fotografens namn Keyword=Nyckelord. Försök beskriva bilden så ordrikt som möjligt Copyright String=Upphovsrättstillägg, om inget skrivs fylls automatiskt Fria inom VGR t.o.m datum i när bild laddats upp Upphovskommentar=Här anges kommentar kring upphovsrätt om tillämpligt.

11 Medietyp väljs från lista VGRs kategorier väljs från lista Därefter går det att ladda upp bilden/bilderna

12 Uppladdning sker och bekräftas När dina bilder laddats upp kommer de inom några sekunder normalt dyka upp i ditt arkiv. I respektive arkiv har bilderna fått ett nytt namn Det gamla filnamnet ligger infogat i bildens metadata.

13 Samtycke Dataskyddsförordningen - GDPR - har till syfte att skydda personers integritet vid behandling av personuppgifter. Lagen säger att all behandling av personuppgifter måste stödja sig på en rättslig grund. Som personuppgift räknas bland annat identifierbara och/eller namngivna personer på bild som ska ingå i ett register, exempelvis bildbank eller annat sökbart arkiv. Om inte beslut finns på att någon annan av de sex rättsliga grunderna tillämpas måste personer på bild skriftligen lämna samtycke till publicering. Fotografen har med samtyckesblankett enligt mall, vgregion.se/bilder, och ordnar i tillämpliga fall underskrift av berörda personer. Fotografen tar sedan bild på samtyckesblankett(er) och laddar upp samtidigt som de övriga bilderna. Samtyckesblankett får ett löpnummer vid uppladdning och bilden/bilderna märks därefter med samma löpnummer. 1. Fotograf laddar upp samtyckesblankett i arkivet samtycken uppladdning. Det löpnummer blanketten får skrivs sedan in i fältet samtycke GDPR när bilden laddas upp. Instruktionsfilm från visningen av samtyckesblankett och uppladdning finns på intra.vgregion.se/vgr mediebank samt 2. Vid behov av att leta upp dokumentation för samtycke för en bild markeras löpnummer enligt nedan i VGR Mediebanks webbgränssnitt. Klicka på numret så syns samtliga bilder detta samtycke gäller för.

14 Hitta bilder Det går att söka i enskilda fält och efter vissa egenskaper för att hitta bilder och annan media. Annan möjlighet är att filtrera Medietyp, VGRs kategorier och/eller ansvarig förvaltning för att få fram ett filtrerat urval. Vid klick på ett nyckelord för en bild så söks alla bilder med samma nyckelord fram. Klickar man på ett Nyckelord så söks alla bilder med samma nyckelord fram. Här har nyckelordet Buss klickats på från en bild varefter nedan vy visar samtliga bilder med det nyckelordet.

15 Ladda ner bilder När ni klickar på tex Taxonomin Bilder så filtreras bilder märkta med Bilder fram. Här har vi sökt och sedan markerat tre bilder och valt Ladda ner Välj nedladdningstyp per bild eller för alla bilder

16 Exempel på att ladda ned alla bilder i sitt originalformat

17 Bekräfta genom att ange Starta" Bilderna zipas När du laddar hem många bilder packas de i ett ZIP dokument

18 I den nedladdade zipfilen finns dina bilder Visa bilder för andra - Skapa album Det kan finnas behov av att visa bilder för andra användare eller personer utanför VGR. Detta kan åstadkommas genom att skapa album. Markera bilder och välj Lägg i album varefter ni väljer namnge album. Detta album kan sedan delas med andra användare. Antingen via Hämta länk eller Dela.

19 Hämta länk använder du för att kopiera länken och skicka den till dem du vill dela albumet med. Via Dela kan albumet delas med andra utvalda användare i systemet eller utanför organisationen. Behörighet till nedladdning kan tillåtas om behov finns. Montera bilder direkt i Office Word eller Powerpoint I Word och Powerpoint nås systemet via fliken Infoga där plugin programmet FotoWeb finns längst till höger i bilden. Det går att söka med wildcard tecken *. Exempelvis ger Hund* träff för hundgård, hundkoja, hundra etc. Här nedan är sökning på tillgänglighet som ger nedan 22 träffar. Vid behov av mer avancerad sökning hänvisas att söka bilderna via webben, mediebank.vgregion.se/ och ladda ned dem till datorn istället.

20 För att montera bilden i presentationen kan man använda 3 olika sätt. Det som rekommenderas är att klicka på bilden varefter nedan bild syns och därefter välja lämplig storlek eller crop för att beskära och skala bilden. Om det finns behov att flytta bilden på sidan när den är monterad är det viktigt att bibehålla bildens proportion. Det åstadkoms genom att samtidigt hålla in Shifttangenten som bilden flyttas.

21 Administration i mediebanken Sätta samma text på flera bilder Markera då dessa och använder texten Add text to selected Samma text kommer adderas till alla de valda bilderna

22 När du laddat upp bilderna är de sökbara.

23 Skapa textmall vid uppladdning av bilder Om liknande typer av bilder med behov av samma typ av text till bilderna ofta laddas upp kan det vara värt att skapa en textmall för detta. Lägg in den text som används och spara det som en mall. Om mallen behöver förändras öppna mallen och gör förändringen och spara på nytt.

24

25 Blå flik i bildens hörnruta Den lilla blå fliken som syns i den egna förvaltningens mapp indikerar att bilden finns tillgänglig även i fliken "VGR fritt" eller "Skyddat". VGR Fritt markeras med ett grönt moln och Skyddat med en röd megafon Ändra taxonomi/text på bild i egna förvaltningens arkiv Komplettering eller korrigeringar eller tillgänglighet kan ändras i efterhand. Detta görs i den egna förvaltningens arkiv.

26 Fliken Bildadministration

27 Första och sista visningsdag fylls på automatiskt Men du kan ändra datumen Vill du ändra meta data på många bilder Markerar bilder med den lilla bocken med CTRL eller skift kan du utöka din markering Välj sedan att "Add text" [texten är korrigerad till Svenska i nästa version]

28

29 Du kommer addera text till många filer samtidigt

30 Exempel