Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta IT-strategi för Nykvarns kommun.

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Anders Eklund Verksamhetsutvecklare IT Telefon kommun KS/2016:69 IT-strategi för Nykvarns Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta IT-strategi för Nykvarns kommun. Sammanfattning av ärendet Nykvarns kommun står inför stora utmaningar, bland annat med avseende på befolkningstillväxt, ökad personaltäthet, nya lagkrav, EU-direktiv samt regeringens mål om att 90 % av Sveriges befolkning ska ha tillgång till minst 100Mb/s senast Det ställer krav på en väl fungerande IT-verksamhet. Det innebär att kommunen måste säkerställa att IT-verksamheten är säker, kostnadseffektiv och tillgodoser verksamhetens behov samt underlättar kommunikation mellan kommun och kommuninnevånare, myndigheter, och andra externa aktörer. TJÄNSTESKRIVELSE En väl fungerande IT-verksamhet är viktig för att Nykvarns kommun på bästa sätt ska lyckas att fullgöra sitt uppdrag. Ett första steg i detta arbete är att fastställa en IT-strategi som utgör den övergripande riktningen för utveckling av IT-verksamhet och IT-stöd. Ekonomiska konsekvenser Beslutet kan få ekonomiska konskevenser under utvecklingsarbetet för att efterleva ITstrategins inriktning. Det är i dagsläget svårt att utifrån IT-strategin göra någon generell bedömning av de ekonomiska konsekvenser som IT-strategin kan medföra. Vi bedömer dock att kostnaderna för införandet av en kommungemensam standard för e-postadresser inom Nykvarns kommun uppgår till omkring sek. Beloppet bygger på att ett antagande om totalt 400 förskolärare och lärare (Furuborgskolan inräknad) och en kostnad för GroupWiselicenser som uppgår till 255 sek per person och år. För att samtliga förskolärare och lärare i Nykvarns kommun ska få tillgång till en e-postadress enligt det kommungemensamma e- postformatet måste de få tillgång till ett användarkonto i GroupWise. Kravet på kommungemensamma e-postadresser medför inga krav på att byta ut nuvarande skolplattform, vilket inte heller hanteras i IT-strategin, och inte heller några krav på att köpa in ytterligare hårdvara. Telefon Fax (2)

2 Avsaknaden av en kommungemensam e-postadress för samtliga anställda i Nykvarns kommun gör att e-postadresser till lärare och förskollärare inte är sökbara i kommunens e- postklient (GroupWise). Det innebär att förvaltningen inte på ett enkelt sätt, utan att hämta e- postadresser från intranätet eller någon annan källa, kan kommunicera med skolverksamheten via e-post vilket i sig är en väsentlig effektivitetsbrist. En kommungemensam standard för e- postadresser ger inte heller möjlighet till att använda sig av smeknamn i e-postadressen, vilket är fallet idag och bidrar således till att skapa ordning i floran av e-postadresser inom skola och förskola. För IT-strategin i övrigt gäller att för att meningsfullt och med någorlunda precision fördjupa och tydliggöra de ekonomiska konsekvenserna måste, de i IT-strategin, uppsatta punkterna brytas ned i handlingsplaner och prioriteras efter angelägenhet samt genomgå någon form av kravställnings-fas. Först därefter kan vi göra en bedömning av vilka ekonomiska konsekvenser respektive handlingsplan och-/eller aktivitet har. Därefter ska prioriterade aktiviteter läggas in i aktuell årsbudget. TJÄNSTESKRIVELSE Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse IT-strategi Barnkonventionskonsekvenser Beslutet har inga konsekvenser för barn eller ungdomar. Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Akten Telefon Fax (2)

3 IT-strategi för Nykvarns kommun Antagen av kommunfullmäktige den [månad_år] Ändringar införda till och med KF, [nr/år]

4 Innehåll IT-strategi för Nykvarns kommun...0 Begrepp och definitioner...2 Inledning...4 Syfte...4 IT-verksamhet i Nykvarns kommun...4 Bredband...5 Organisation och Styrning...5 Organisation...5 Styrning...5 Teknik...6 Teknisk infrastruktur...6 Arbetsplats...6 E-postformat...6 System...6 Utveckling, Drift och Support...7 IT-Säkerhet...7 Upphandling och Inköp...7 Upphandling...7 Inköp...8 Uppfyllande av intentionerna i IT-strategin...8 Förvaltning av IT-strategin...8 1

5 Begrepp och definitioner Begrepp Förvaltningsgrupp Hårdvara Informationssäkerhet IT IT-miljö IT-plattform IT-råd IT-stöd IT-säkerhet IT-verksamhet LOU Mjukvara MSB PullPrint Definition Kan bestå av systemförvaltare, systemansvarig och driftsansvarig. Kan besluta om frågor och inom ramen för förvaltningsplan. T ex datorer, smartphones, servrar, skrivare Med informationssäkerhet menar vi skydd av information och informationssystem. Skyddet ska uppfylla kommunens krav på ansvar, sekretess, tillgänglighet, kvalitet och spårbarhet. Skyddet omfattar dels åtgärder för den tekniska miljön och dess användning (IT-säkerhet), dels åtgärder som anknyter till bestämmelser ibland andra tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, personuppgifts-lagen och arkivlagstiftningen (allmän informations-säkerhet). Informationsteknik, exempelvis internet, e-post, intranät, telefoni och IT-stöd. En IT-miljö utgörs av de delar som ingår i det som beskrivs som IT-plattform nedan. IT-miljön kan delas in i produktions- och testmiljöer samt efter vilken teknologi som den bygger på, exempelvis.net- eller stordatormiljö. Består av infrastruktur som servrar, databaser, integrationer, datorer, operativsystem, mjukvaror som krävs för att IT-stödet ska fungera. Består av kommundirektören och samtliga avdelningschefer med uppgift att fatta beslut om investeringar i verksamhetssystem och IT-miljöer samt andra IT-relaterade frågor som inte ryms inom respektive systemförvaltningsgrupps mandat. IT-stöd kan delas upp i flera delar, dels IT-system som t ex Heroma och Pro Capita, dels hårdvara som datorer och smartphones som används för att underlätta det dagliga arbetet inom verksamheten och slutligen den IT-support som IT-enheten erbjuder samtliga IT-användare. Säkerhet avseende skydd av IT-system och dess data syftande till att förhindra obehörig åtkomst och obehörig eller oavsiktlig förändringeller störning vid databehandling samt dator- och telekommunikation. Det tekniskt orienterade arbetet som görs för att hantera IT-komponenter. Delas ofta in i kategorierna ITförvaltning, IT-utveckling och IT-drift. Lag om offentlig upphandling. Dataprogram, IT-system. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. PullPrint innebär att utskrifterna går mot en skrivarserver. Identifiering sker vid vald maskin antingen med passerkort eller med inloggningskod. Detta innebär att samtliga 2

6 Release Systemintegrationer Tredjepartsleverantör maskiner med PullPrint-funktion är tillgängliga för alla. En release innehåller förändringar som görs i driftmiljön, både mjuk- och hårdvaruförändringar och kan omfatta en eller flera förändringar. Systemintegration: Begreppet innebär att flera olika fristående system kopplas ihop för att fungera tillsammans. För att detta ska fungera skapas en applikation som jobbar mot systemens olika gränssnitt. Då kan systemen skicka information till varandra automatiskt utan att behöva ha en person som sitter och manuellt matar in denna information. Leverantörer av produkter som t ex IT-system som Heroma & Pro Capita. 3

7 Inledning IT-Strategi för Nykvarns kommun utgör den övergripande riktningen för utformning av IT-verksamhet och IT-stöd i kommunen. Dokumentet är indelat i fyra huvudområden: Bredband Organisation och Styrning Teknik samt Upphandling och Inköp Syfte Syftet med IT-strategin är att säkerställa att Nykvarns kommun i alla lägen erbjuder ett effektivt och välutvecklat IT-stöd som motsvarar de behov som verksamheten, kommuninnevånarna och näringslivet har. IT-verksamhet i Nykvarns kommun En väl fungerande IT-verksamhet är viktig för att Nykvarns kommun på bästa sätt ska kunna fullgöra sitt uppdrag för medborgarnas bästa och är därmed en viktig ledningsfråga. Med en sammanhållen, standardiserad IT-struktur, ett välutvecklat system för kommunikation och information samt tydliga besluts- och ansvarsområden har kommunen bäst förutsättningar att lyckas med sitt uppdrag. Kommunens IT-stöd ska underlätta och stödja kommunens anställdas möjligheter att utföra sina arbetsuppgifter på bästa sätt. IT-stödet ska även underlätta kommunikation mellan kommunen och den enskilde kommuninnevånaren, företag samt andra aktörer. Det åstadkoms genom en prioriterad satsning på e-tjänster. En väl fungerande IT-verksamhet i Nykvarns kommuns regi: möter effektivt behovet av verksamhetsstöd underlättar och stödjer personalens arbete är långsiktigt kostnadseffektiv, stabil och säker upplevs som modern, användarvänlig och tillgänglig garanterar en säker informationsförsörjning till- och från privatpersoner, myndigheter och näringsliv garanterar en välfungerande pedagogisk utbildningsmiljö i kommunens skolor och förskolor IT-strategin finns tillgänglig för alla via kommunens hemsida och Insidan. 4

8 Bredband Nykvarns kommun ska uppfylla de mål som uppställs i regeringens digitala agenda för Sverige, d v s ett bredband i världsklass som når minst 90 % av alla hushåll och fasta verksamhetsställen i kommunen och uppgår till 100 Mbit/s senast Organisation och Styrning Kommundirektör Beslutand IT - Råd IT - Chef SÄ SÄ SÄ Rådgivande Verkställand Förvaltande SÄ: Systemägare Organisation IT-rådet består av kommundirektören och samtliga avdelningschefer. IT-rådet har som uppdrag att fatta beslut om investeringar i och utveckling av IT-system och teknisk infrastruktur på kommunövergripande nivå. IT-rådet sammanträder en gång per halvår eller mer om så krävs. Kommundirektören är sammankallande och har beslutanderätt. Nykvarns kommun har en central IT-enhet som ansvarar för drift och support av IT-infrastruktur samt i förekommande fall mjukvara inom hela kommunen. ITenheten leds av IT-chefen. IT-enheten är kommunens kontaktpunkt gentemot tredjeparts-leverantörer avseende frågor av teknisk natur i samband med hantering av incidenter och problem som har med mjuk- och/-eller hårdvara att göra. Systemägaren har det yttersta ansvaret för förvaltning av berörda IT-system. Förvaltningsgrupperna agerar som beställare mot IT-enheten i frågor som rör ITinfrastruktur och beställare mot tredjepartsleverantörer i frågor som rör anskaffning av mjukvaruprodukter. 5

9 Styrning IT-verksamheten utgår från de behov som respektive verksamhet har. Det innebär att respektive avdelning inom kommunen tar fram förslag på IT-investeringar och förbättringsåtgärder för vidare befordran till IT-rådet. De IT-investeringar och förbättringsåtgärder som ska genomföras fastställs i den årliga budgetprocessen efter godkännande av IT-rådet och har sin grund i politiskt fattade inriktningsbeslut och berörda verksamheters identifierade behov. Förbättringsåtgärder som inte ryms inom fastställd budgetram ska beslutas av kommunstyrelsen. Driften av kommunens samtliga egna IT-plattformar ska ske inom ramen för ITenhetens ansvar. I de fall då kommunen använder molntjänster ska driften av dessa ske inom ramen för molntjänstleverantörernas ansvar enligt upprättade driftavtal. Teknik Teknisk infrastruktur Nykvarns kommuns IT-miljö bygger på en central plattform med hårdvara som drivs och underhålls av IT-enheten. De operativsystem och IT-system som används ska vara de som bäst tillgodoser kommunens behov. Lagring av data ska ske på så sätt att verksamheten vidmakthålls vid exempelvis en brand eller ett större driftavbrott. Arbetsplats Nykvarns kommun erbjuder sin personal standardiserade IT-arbetsplatspaket som består av dator och ett standardiserat programvarupaket. Det är möjligt att komplettera programvarupaketet med olika programvaror i syfte att optimera ITstödet efter användarens specifika behov. Kommunen erbjuder även säker och effektiv infrastruktur för IT-arbetsplatser. Beroende på typ av tjänst kan en ITarbetsplats bestå av fast eller portabel PC, Läsplatta, Smartphone eller GSMtelefon. All utrustning som ansluts till Nykvarns kommuns nätverk och-/eller dator ska vara godkänd av IT-chef. Nykvarns kommun använder centralt placerade skrivare och kopiatorer med PullPrint funktionalitet. 6

10 E-postformat Kommunens format för e-postadresser är: Det gäller samtliga medarbetares e-postadresser oavsett organisationstillhörighet. System Nykvarns kommun ska uteslutande använda standardprogram från tredjepartsleverantörer för att täcka behovet av IT-stöd. Utveckling, Drift och Support Normalt drifts-, support- och utvecklingsarbete utförs av IT-enheten. Support av ITsystem från tredjepartsleverantörer hanteras av respektive leverantör enligt avtal. Vid behov av specialistkompetens kompletterar Nykvarns kommun med externa leverantörer och partners. IT-Säkerhet En god IT-säkerhet är en viktig komponent i arbetet med drift och förvaltning av kommunens IT-system och medverkar till att skapa förtroende hos allmänheten, skydda personlig integritet och förhindra förlust av information. IT-säkerhet är en viktig del av kommunens informationssäkerhetsarbete vilket bl a kräver att all information delas in i klasser enligt klara och fastställda kriterier. Arbetet med IT-säkerhet i Nykvarns kommun ska bedrivas så att en så hög säkerhet som möjligt uppnås med hänsyn till kostnad och resursutnyttjande. För att minimera risken att driften av Nykvarns IT-plattformar ska drabbas av avbrott till följd av skadlig programvara gäller följande: Det är inte tillåtet att ansluta och använda egen hårdvara som t ex USB-minnen eller mobiltelefoner utan godkännande från IT-chef Hårdvara som används är godkänd av IT-enheten Det är inte möjligt att ladda ned mjukvara från internet utan tillstånd från IT-chef Programvaruuppdateringar är granskade och testade samt styrs centralt av IT-enheten enligt i förväg uppgjorda releaseplaner 7

11 Upphandling och Inköp Upphandling Upphandlingar som genomförs av Nykvarns kommun ska följa gällande lagstiftning (LOU). Upphandling kan, beroende på vara, tjänst och kostnad dels göras i egen regi, dels via Telge Inköp. Nykvarns kommun kan även göra avropsanmälan på ramavtal via SKI Kommentus eller via Statens Inköpscentral. Avgörande för varifrån avrop görs är vad som är lämpligast ur ett verksamhets- och ekonomiskt perspektiv. Inköp Vid inköp av mjuk- och hårdvara gäller följande ansvarsfördelning: IT-enheten ansvarar: för inköp avseende kommunövergripande inköp av hård och mjukvara Systemägaren ansvarar för inköp av verksamhetsrelaterade IT-system och tillhörande förvaltningstjänster Vid samtliga IT-relaterade inköp ska IT-enheten och Kansliavdelningen informeras. Detta för att säkerställa att inköpet görs enligt gällande lagstiftning samt att det som köps in är kompatibelt med kommunens plattformar. Uppfyllande av intentionerna i IT-strategin I syfte att uppfylla de intentioner som ställs upp i IT-strategin kommer styrdokument att tas fram inom de områden som framgår av IT-strategin. Nedan följer ett antal exempel på sådana områden: IT-säkerhet IT-verksamhet Systemförvaltning Systemdrift Infrastuktur Bredband Upphandling och inköp av IT-relaterad utrustning 8

12 Förvaltning av IT-strategin IT-strategin följer mandatperioderna och revideras i samband med att ny mandatperiod inleds. Dock ska IT-strategin gås igenom varje år och revideras vid behov. Kanslichefen ansvarar för att IT-strategin följs upp och uppdateras. 9

13

14

15

16