TJÄNSTESKRIVELSE. Webbsändning av. kommunfullmäktiges sammanträden KS/2015:208 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "TJÄNSTESKRIVELSE. Webbsändning av. kommunfullmäktiges sammanträden KS/2015:208 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen"

Simon Lundberg
för 7 år sedan
Visningar:

TJÄNSTESKRIVELSE 2016-04-19 Kommunstyrelsen Sari Kyhälä Kommunikatör/Projektledare Telefon 08-555 011 19 Sari.kyhala@nykvarn.

utreda frågan igen när den tekniska uppgraderingen av Qulturum Sländan är genomförd för att få en mer rättvisande bild av kostnaderna. Motionen anses besvarad.

1 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Sari Kyhälä Kommunikatör/Projektledare Telefon kommunfullmäktiges sammanträden KS/2015:208 Webbsändning av Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda frågan igen när den tekniska uppgraderingen av Qulturum Sländan är genomförd för att få en mer rättvisande bild av kostnaderna. Motionen anses besvarad. Sammanfattning av ärendet Lars-Erik Aili har skickat in en motion om webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden eftersom få kommuninvånare idag tar del av den politiska debatten när kommunfullmäktige sammanträder. Via webbsändning på kommunens hemsida skulle fler ges möjligheten att kunna följa samhällsdebatten även om det är svårt att estimera hur många som i praktiken skulle använda sig av den möjligheten med tanke på den höga investeringsoch driftskostnaden som införandet skulle innebära. TJÄNSTESKRIVELSE Förvaltningen har lyft frågan och tittat på hur andra kommuner gör med konkreta exempel från Haninge kommun samt ett förslag på en teknisk lösning från Office IT-partner i Södertälje AB. Eftersom Kultur och Fritid samtidigt har ett uppdrag att anpassa Qulturum Sländan för biografvisning, är det inte kostnadseffektivt att investera i ny utrustning separat innan det är bestämt hur lokalen kommer att utrustas i framtiden. Förvaltningen anser att det är bättre vänta in Kultur och Fritids förslag, titta på helheten och genom samarbete ta fram ett nytt kostnadsförslag för webbsändningar om det finns synergier som båda kan dra nytta av. Beslutsunderlag Motion KS/2015:208 Ärendet Lars-Erik Aili har skickat in en motion om webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden. Förvaltningen har utrett ärendet och tittat på två lösningar som skulle kunna vara aktuella för Nykvarn. Dessa bygger på den tekniska lösningen som finns i Qulturum Sländan idag. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (3)

2 Förvaltningen har kontaktat två kommuner, Haninge och Södertälje för att få information om hur deras lösningar för webbsändningar ser ut. I Haninge kommun har man byggt upp både digitaliseringen av kommunfullmäktige samt webbsändningarna kring plattformen InfoTek (av leverantören Informationsteknik). Närvaroregistrering, talordning och voteringar till livesändning och online streaming efteråt på hemsidan är mer eller mindre automatiserat, med viss handpåläggning av sekreteraren, ordförande och till sist kommunikationsavdelningen. Tre stycken videokameror är uppsatta på väggarna i fullmäktigesalen, där två av kamerorna är riktade mot de två talarstolarna längst fram och en kamera är riktad mot ledamötena. Kameror aktiveras av mikrofonerna och livesändningen syns på skärmarna i rummet. Varje ledamot har en skärm och mikrofon på sin numrerade plats och alla registrerar sig på sin egen skärm när de kommer in. Ärendeordningen visas upp på en del av den vänstra skärmen och talarordning visas på en annan del av samma skärm så att alla kan följa vem som pratar. Ledamöten anmäler tal från sina skärmar och sekreteraren/ordförande kan styra ordningen i InfoTek. En tekniker sätter igång sändningen och sekreteraren avslutar sändningen. Infotek har ordning på vilka som filmades under vilket ärende och detta sparas sedan på deras server. Morgonen därpå lägger kommunikationsavdelningen upp en länk på hemsidan så att sändningen finns tillgänglig i efterhand, uppdelad på ärenden. En livestreamingtjänst tillhandahåller sändningen mellan servern och hemsidan och statistik visar att det sällan är någon som tittar på ett helt möte utan väljer att titta på de ärenden som är av personligt intresse. Votering sköts automatiskt via systemet genom att ledamöten väljer sina svar från sina skärmar och allt visas upp på den stora skärmen i realtid. Det är även möjligt att skriva ut rapporter från InfoTek. TJÄNSTESKRIVELSE Parallellt kontaktade förvaltningen vår avtalspartner Office IT-partner i Södertälje AB för att diskutera hur en lösning skulle kunna se ut utifrån våra tekniska förutsättningar idag. De har lämnat en offert som bygger på 3 fasta kameror, men istället för att bilden styrs av mikrofonerna, så styrs bildvisningen manuellt genom ett bildmixerbord. Denna lösning kräver manuell hantering eftersom teknikern styr bildvisningen via bildmixerbordet istället för att mikrofonerna eventuellt hanteras fel och bildvisningen blir hackig. Ärendeindelning styrs enkelt via streamingtjänsten genom tidsstyrning men kräver manuell hantering innan det kan läggas ut på hemsidan för visning i efterhand. Den offererade utrustningen kan även användas för andra ändamål, till exempel evenemang, andra möten och konserter i Qulturum Sländan. Kultur- och fritid har i uppdrag att anpassa Qulturum Sländan för biografvisningar samt kultur- och sportevenemang. I uppdraget ingår att anpassa ljudet för biografvisning och att se över möjligheterna att integrera konferensljud i den nya ljudanläggningen. Ekonomiska konsekvenser Investering Cirka kr med en livslängd på 3-5 år. Inköp av 3 st kameror, bildmixerbord, produktionsstudio, kablar, bildskärmar och Vidiu Pro. 1-års licens för Solidtango, installation, driftsättning och introduktion ingår i förslaget baserat på offert från Office IT-partner i Södertälje AB. På grund av utrustningens ålder (9 år) samt personalomsättning har Haninge inte kunnat uppge den ursprungliga investeringskostnaden för dem. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (3)

3 Driftskostnad: Den uppskattade kostnaden per sammanträde för Haninge är runt kr + timkostnad för en tekniker. I Södertälje kommun använder de sig av samma system men har köpt hela tjänsten från Informationsteknik och uppskattar månadskostnaden till cirka kr per sammanträde. Lösningen som Office IT-partner i Södertälje AB offererat kostar cirka kr/månad + personalkostnader/sammanträde. En person styr bildvisningen under hela mötet samt någon måste dela upp sammanträdet per ärende i Solidtango innan det publiceras på hemsidan. Barnkonventionskonsekvenser Beslutet medför inga större konsekvenser utifrån barnperspektivet. Tillgänglighet på nätet kan ge barn och ungdomar samt elever i Nykvarns skolor ökad information om ärenden som berör dem. TJÄNSTESKRIVELSE Ola Edström Kommundirektör Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Akten Ekonomichef Verksamhetsutvecklare IT Anders Eklund Kultur och Fritid Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (3)

Datum Vår referens 2015-06-02 Nykvarn MOTION Webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden Kommuninvånare har förvisso rätt att delta på plats som åhörare vid kommunfullmäktiges sammanträden.

4 Datum Vår referens Nykvarn MOTION Webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden Kommuninvånare har förvisso rätt att delta på plats som åhörare vid kommunfullmäktiges sammanträden. Erfarenheten visar att det är få kommuninnevånare som verkligen tar del av den politiska debatten på plats i möteslokalen. För många, t.ex. för småbarnsföräldrar och de som arbetar kväll/natt, är det näst intill omöjligt att avsätta tid en kväll för ett helt kommunfullmäktigemöte. Vill du veta vad dina politiker tycker i kommunala frågor? Vill du se hur debatterna går i frågor som du tycker är viktiga? Med webbutsändning via kommunens hemsida kan man göra det möjligt, enkelt och bekvämt för en stor del av kommunens befolkning att ta del av diskussioner och beslut i kommunfullmäktige. Politiken skulle bli mer tillgänglig och insynen öka. Det är rimligt att utsändningar skulle medföra en vitalisering av det politiska livet i Nykvarn. Detta är viktigt ur demokratisynpunkt. Det är möjligt att följa sändningarna i realtid men framförallt kan man ta del av sammanträdet i efterhand. Det bör också vara möjligt att ta del av ett specifikt ärende utan att följa hela sammanträdet. Folkpartiet yrkar Att förvaltningen får i uppdrag att ta fram en kostnadseffektiv, anpassad lösning som underlag för beslut att så snart som möjligt införa webbsända KFsammanträden.

Relevanta dokument

TJÄNSTESKRIVELSE. Webbsändning av. kommunfullmäktiges sammanträden KS/2015:208 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen

TJÄNSTESKRIVELSE. Webbsändning av. kommunfullmäktiges sammanträden KS/2015:208 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Ärende 8 TJÄNSTESKRIVELSE 2016-04-19 Kommunstyrelsen Sari Kyhälä Kommunikatör/Projektledare Telefon 08-555 011 19 Sari.kyhala@nykvarn.se kommunfullmäktiges sammanträden KS/2015:208 Webbsändning av Förvaltningens