TJÄNSTESKRIVELSE. Utökad budgetram för. Kundcenter KS/2016:144 TJÄNSTESKRIVELSE. Kommunstyrelsen

Transkript

1 Kommunstyrelsen Lena Ramdani Informationsstrateg Telefon Kundcenter KS/2016:144 Förvaltningens förslag till beslut Utökad budgetram för 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att utöka kundcenters driftsram för 2017 med 762 tkr för finansiering av en ny tjänst som kommunikatör. 2. Kommunstyrelsen beslutar att 2016 års kostnad för kommunikatören finansieras med de överskjutande medel som finns inom kundcenter på grund av en vakant tjänst. 3. Rekryteringen av en ny tjänst som kommunikatör kan påbörjas omgående men får endast avslutas under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar bevilja medel enligt ovan. Sammanfattning av ärendet Kommunen växer och för närvarande pågår och planeras ett flertal samhällsbyggnadsprojekt som har behov av kommunikationsstöd. Några av projekten är nya Nykvarns Centrum, vatten och avlopp samt gång- och cykelväg Trädgårdsvägen, Furuborgskolan, vatten och avlopp till Sundsvik, vatten och avlopp till omvandlingsområden (Stensättra och Bergö Ö inledningsvis), vatten och avlopp samt gång- och cykelväg till Rimsjöhöjden, vatten och avlopp samt väg till Hökmossen 2, trafiksäkerhetsåtgärder väg 509, nya lekplatser vid Källparken och Gammeltorp stora samt byggnation av ett vattentorn. Även vård- och omsorgsavdelningen har stora behov av kommunikationsstöd för att bland annat kommunicera flyktingsituationen i Nykvarn, samt hur kommunen arbetar med integration. Under våren 2016 har Kundcenter tillfälligt tagit in en kommunikatör som arbetar cirka 20 % med dessa frågor. 1(3)

2 Samtliga krisövningar som har genomförts under de senaste åren har också visat att kommunen har för få kommunikationsresurser för att klara av en större kris och att vi är sårbara i händelse av en i tid utdragen kris. Kommuninvånarna ställer stora krav på att få information om aktuella händelser samt att kunna kommunicera med kommunen. Kommunens viktigaste kommunikationskanaler är den externa webbplatsen nykvarn.se, medborgartidningen Tutan, Facebook, Instagram och lokal media. Internt är de viktigaste kommunikationskanalerna intranätet Insidan samt kommundirektörens nyhetsbrev. I kommunen finns det för närvarande två kommunikationsresurser men ingen av dem jobbar heltid med kommunikation. Den finskspråkiga kommunikatören arbetar 50 % som projektledare för det finska förvaltningsområdet och 50 % som kommunikatör. Informationsstrategen arbetar cirka 80 % med kommunikation och cirka 20 % med att utveckla e-tjänster samt med olika projekt. Kommunikatörernas arbetsbelastning är för närvarande stor och för att kundcenter ska klara av att matcha verksamheternas behov av kommunikationsstöd samt kommuninvånarnas krav på information behöver vi anställa ytterligare en kommunikatör 100 %. Den beräknade utökningen av budgetramen för kundcenter 2017 är 762 tkr (lönekostnad 675 tkr, internhyra 53 tkr, mobilkostnad 8 tkr, datalicenser 6 tkr och kompetensutvecklingskostnader 20 tkr). För 2016 belastas kundcenters budget under fem månader med 300 tkr. Del av kostnaderna borde kunna återsökas av Migrationsverket gällande kommunikation om flyktingsituationen i kommunen och det fortsatta arbetet med integration. Fördjupad handläggning Kommunstyrelsen beslutade att återremittera ärendet till förvaltningen för en fördjupad handläggning. Orsaker var att den ekonomiska prognosen till och med den sista april visade ett budgetöverskott på 510 tkr för avdelningen kundcenter. Överskottet hänför till att kundcenterchefstjänsten kommer att vara vakant under fem månader i avvaktan på att den nya avdelningschefen börjar sin tjänst i augusti. 2(3)

3 Förvaltningen föreslår därför att 2016 års kostnad för en ny kommunikatörstjänst finansieras med de överskjutande medel som finns inom kundcenter på grund av en vakant tjänst. Rekryteringen av en kommunikatör kan påbörjas omgående men får endast avslutas under förutsättning att kommunfullmäktige beslutar att utöka kundcenters driftsram för Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll Ekonomiska konsekvenser Kostnaden för en ny kommunikatörstjänst uppskattas till 300 tkr för 2016 och ryms inom kundcenters driftsbudget för Ärendet medför en kostnadsökning för kundcenter under 2017 med 762 tkr. Barnkonventionskonsekvenser Ärendet medför inga konsekvenser för barn. Ola Edström Kommundirektör Beslutet expedieras till Chef kundcenter Informationsstrateg Ekonomikontoret Akten 3(3)

4

5

6 Kommunstyrelsen Lena Ramdani Informationsstrateg Telefon Kundcenter KS/2016:144 Utökad budgetram för Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen att utöka budgetramen för Kundcenter under 2016 med kr, att finansieras från kommunstyrelsens budget för oförutsedda behov. Sammanfattning av ärendet Kommunen växer och för närvarande pågår och planeras ett flertal samhällsbyggnadsprojekt som har behov av kommunikationsstöd. Några av projekten är nya Nykvarns Centrum, vatten och avlopp samt gång- och cykelväg Trädgårdsvägen, Furuborgskolan, vatten och avlopp till Sundsvik, vatten och avlopp till omvandlingsområden (Stensättra och Bergö Ö inledningsvis), vatten och avlopp samt gång- och cykelväg till Rimsjöhöjden, vatten och avlopp samt väg till Hökmossen 2, trafiksäkerhetsåtgärder väg 509, nya lekplatser vid Källparken och Gammeltorp stora samt byggnation av ett vattentorn. Även vård- och omsorgsavdelningen har stora behov av kommunikationsstöd för att bland annat kommunicera flyktingsituationen i Nykvarn, samt hur kommunen arbetar med integration. Under våren 2016 har Kundcenter tillfälligt tagit in en kommunikatör som arbetar cirka 20 % med dessa frågor. Samtliga krisövningar som har genomförts under de senaste åren har också visat att kommunen har för få kommunikationsresurser för att klara av en större kris och att vi är sårbara i händelse av en i tid utdragen kris. Kommuninvånarna ställer stora krav på att få information om aktuella händelser samt att kunna kommunicera med kommunen. Kommunens viktigaste kommunikationskanaler är den externa webbplatsen nykvarn.se, medborgartidningen Tutan, Facebook, Instagram och lokal media. Internt är de viktigaste kommunikationskanalerna intranätet Insidan samt kommundirektörens nyhetsbrev. 1(3)

7 I kommunen finns det för närvarande två kommunikationsresurser men ingen av dem jobbar heltid med kommunikation. Den finskspråkiga kommunikatören arbetar 50 % som projektledare för det finska förvaltningsområdet och 50 % som kommunikatör. Informationsstrategen arbetar cirka 80 % med kommunikation och cirka 20 % med att utveckla e-tjänster samt med olika projekt. Kommunikatörernas arbetsbelastning är för närvarande stor och för att kundcenter ska klara av att matcha verksamheternas behov av kommunikationsstöd samt kommuninvånarnas krav på information behöver vi anställa ytterligare en kommunikatör 100 %. Den beräknade utökningen av budgetramen för kommunstyrelsen är 762 tkr (lönekostnad 675 tkr, internhyra 53 tkr, mobilkostnad 8 tkr, datalicenser 6 tkr och kompetensutvecklingskostnader 20 tkr). För 2016 belastas budgeten under fem månader med 300 tkr. Del av kostnaderna borde kunna återsökas av Migrationsverket gällande kommunikation om flyktingsituationen i kommunen och det fortsatta arbetet med integration. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ekonomiska konsekvenser Ärendet medför en kostnadsökning för kommunstyrelsen under 2016 med 300 tkr. Kostnadsökningen för 2017 är 762 tkr. Barnkonventionskonsekvenser Ärendet medför inga konsekvenser för barn. Ola Edström Kommundirektör 2(3)

8 Beslutet expedieras till Chef kundcenter Informationsstrateg Ekonomikontoret Akten 3(3)

9

10

11