Dokumenthantering och arkiv i e-förvaltningen 2012

Transkript

1 ÅRLIG MÖTESPLATS FÖR OFFENTLIG SEKTOR Anmäl dig tidigt läs om våra rabatter på baksidan! Dokumenthantering och arkiv i e-förvaltningen 2012 hur du framgångsrikt driver utvecklingen av e-arkiv, verksamhetsbaserad arkivredovisning och en ny informationsförvaltning Konferens januari 2012, Workshop 24 januari Scandic Hasselbacken, Stockholm UR INNEHÅLLET Att driva utvecklingen av den strategiska informationsförvaltningen och ta ett ökat ansvar för hela verksamhetens informationshantering Att skapa hållbara verksamhetsprocesser i övergången till verksamhetsbaserad arkivredovisning och e-arkivering Hur du implementerar den verksamhetsbaserade arkivredovisningen i din organisation Hur du hittar kostnadseffektiva och långsiktigt hållbara lösningar för e-arkiv Hur du utvecklar e-arkivet och når en effektiv förvaltning av det digitala beståndet Aktuellt från samverkansprojekten kring e-arkivering från kommuner, landsting, myndigheter och Riksarkivet Workshop A 24 januari Juridiken kring elektronisk kommunikation, arkiv och dokumenthantering Under ledning av Cecilia Magnusson-Sjöberg, Professor i rättsinformatik, Stockholms universitet Välj mellan två workshops Succékonferensen är tillbaka! Workshop B 24 januari Implementering av e-arkiv enligt den verksamhetsbaserade arkivredovisningen Under ledning av Thomas Gäfvert, E-arkiv expert, Lemontree ÖVRIGA TALARE OCH Jon Juliusson,, Skatteverket Niklas Norée, E-arkivarie, Skatteverket Daniel Höffker,, Arbetsförmedlingen Liv Nyström,, Arbetsförmedlingen Matilda Ekström,, Stockholms stadsarkiv Holger Eklund, IT-strateg, Stockholms stadsarkiv Christer Atterling, E-arkiv chef, Region Skåne Mats Nafsund, Arkivchef, Västerås stadsarkiv Daniel Bergström, Projektledare och utvecklare, Trafikverket Caspar Almalander, Projektledare, Sambruk Adam Hidestål,, Lunds universitet Mats Bohman, Administrativ direktör, Nacka kommun Thomas Gäfvert, E-arkiv expert, Lemontree Erik Cedheim, Systemarkitekt, Lemontree William Försth, Chef, Göteborgs stadsbyggnadsarkiv BEGRÄNSAT ANTAL DELTAGARPLATSER ANMÄL DIG IDAG! I Telefon I bokning@abilitypartner.se MODERATOR OCH INLEDNINGSTALARE Mikael Dahlin, verksarkivarie och chef dokumentationsenheten, Åklagarmyndigheten Speciellt inbjuden Göran Kristiansson, Projektledare Riksarkivet Samarbetspartner Arrangeras av:

2 Dokumenthantering och arkiv i e-förvaltningen 2012 Onsdagen den 25 januari 08:30 Registrering och morgonkaffe 09:00 Ability Partner inleder konferensen och lämnar över ordet till konferensens moderator och inledningstalare INLEDNINGSANFÖRANDE 09:10 ns nya roll och ansvar hur du driver och utvecklar ett helhetstänk kring strategisk informationsförvaltning i din organisation Vilken roll och vilket ansvar får arkivarien i en myndighet där digitalisering, öppenhet och effektivisering står i fokus? Hur har egentligen arkivariens roll förändrats i och med digitaliseringen av myndigheters informationshantering? Mikael Dahlin Verksarkivarie och chef dokumentationsenheten Åklagarmyndigheten Under detta anförande kommer Mikael att föreläsa om arkivariens nya roll och ansvar i en myndighet som blir alltmer digitaliserad, öppen och effektiv. Mikael har lång erfarenhet som arkivarie och ansvarig för dokumentationshantering. Han är verksarkivarie vid Åklagarmyndigheten och ansvarig för myndighetens hantering av verksamhetsinformation, digitala arkiv, e-arkivtjänst och ärendehanteringssystem. Han är en mycket uppskattad föreläsare och är också lärare inom arkivvetenskap vid Stockholms universitet. 09:50 Strategisk informationsförvaltning på Skatteverket genom samordnad funktion för dokumenthantering och arkivering Arkivenhetens erfarenheter av att driva igenom ökad samordning kring dokumenthantering och arkivering Lärdomar från förankringsprocessen och hur vi tillämpat begreppet informationsförvaltning Var befinner sig Skatteverket nuläget och vad kommer att prägla vårt arbete under den närmsta tiden? Niklas Norée E-arkivarie Skatteverket Skatteverket har med en förankrad strategi och långsiktighet lyckats med att ta ett helhetsgrepp kring dokumenthantering och arkivering för att nå en effektivare och säkrare informationsförvaltning. Under anförandet kommer Niklas att berätta om den nya organisationen, arkivariens roll och hur man har utvecklat tänket och praktiken kring informationsförvaltning på Skatteverket 10:40 Förmiddagskaffe och nätverkande 11:10 Tillämpning av den nya arkivredovisningsprincipen och hur Skatteverket utformat sin informationskartläggning och klassificeringsstruktur Hur vi utformade vår gemensamma process och klassificeringsstruktur principer och praktiska frågor Vad bör du tänka på när du bygger upp en klassificeringsstruktur för att skapa verksamhetsnytta? Hur tillämpar du de nya arkivredovisningsprinciperna i praktiken? Hur vi redovisar elektroniska handlingar utmaningar och möjligheter med den nya redovisningen Jon Juliusson Skatteverket Under anförandet kommer Jon att berätta om tillämpningen av den nya arkivredovisningen på Skatteverket och viktiga lärdomar från implementeringen. Jon kommer också att gå igenom hur de idag redovisar elektroniska handlingar enligt de nya reglerna från Riksarkivet 12:00 Lunch EXPERTANFÖRANDE 13:00 System för långsiktig informationsförsörjning aktuellt om förvaltningsgemensamma specifikationer Vad är viktigt för att nå tjänstebaserade lösningar som möjliggör utbyte av information mellan och inom stat, kommuner och landsting? Aktuellt om piloterna och vårt gemensamma arbete med specifikationerna Göran Kristiansson Projektledare gemensamt e-arkiv och e-diarium Riksarkivet Göran Kristiansson är arkivarie på Riksarkivet samt ledare för arbetet mot gemensamma verksamhetsstöd för e-arkiv och e-diarium som sker i samverkan med E-delegationen, statsförvaltningen, kommuner och landsting. Under detta anförande kommer Göran att berätta om det pågående arbetet med att utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium och det aktuella läget för piloterna 13:50 Hur Arbetsförmedlingen implementerar den nya arkivredovisningen Hur vår klassificeringsstruktur är uppbyggd och vilka lösningar för styr- och stödprocesser som vi har valt Så har vi agerat för att säkerställa verksamhetsnytta och samtidigt se till kraven på hantering och redovisning av information Erfarenheter med implementeringen av den nya arkivredovisningen Liv Nyström Arbetsförmedlingen Daniel Höffker Arbetsförmedlingen Till sommaren kommer Arbetsförmedlingen att produktionssätta den nya arkivredovisningen. Under anförandet kommer Liv och Daniel att berätta hur klassificeringsstrukturen är utformad och hur Arbetsförmedlingen implementerar den nya arkivredovisningen. 14:40 Eftermiddagskaffe och nätverkande ANMÄL DIG IDAG! I Telefon I bokning@abilitypartner.se

3 Dokumenthantering och arkiv i e-förvaltningen :10 Hur skapar du en informationsstruktur för en långsiktigt säker arkivering av digital information? Vad krävs för att lagra och tillgängliggöra digital information på ett effektivt och säkert sätt? Morot eller piska? Så här jobbar vi med leveranser till e-arkivet Hur vi förvaltar och utvecklar e-arkiv Stockholm Matilda Ekström Stockholms stadsarkiv Holger Eklund IT-strateg Stockholms stadsarkiv Under detta anförande kommer Matilda och Holger gå igenom hur du skapar en säker och effektiv informationsstruktur i e-arkiv och hur du kan arbeta för att leveranserna till e-arkiv ska fungera smidigt. De kommer också att gå igenom arbetsmetoder för e-arkivförvaltning. 16:00 Arkiv i förändring hur du når en hållbar informationshantering och hittar nya arbetssätt för förvaltning och drift Informationshantering istället för dokumenthantering Processorienterad struktur eller inte måste jag välja? Det finns inte några standardlösningar hur hantera och förhålla sig till det? ns nya roll och ansvar i övergången till e-arkivering utveckling och förvaltning av e-arkiv i drift Christer Atterling E-arkiv chef Region Skåne Region Skåne har sedan i höstas ett e-arkiv i drift och har många intressanta erfarenheter kring hur man bygger en hållbar struktur för ett samordnat e-arkiv. Under anförandet kommer Christer att berätta om hur du når en hållbar informationshantering i övergången till e-arkiv och hur du i praktiken jobbar med förvaltning av e-arkiv. 16:50 Moderatorn sammanfattar och avslutar konferensens första dag Välkommen på cocktail! Citat från Dokumenthantering och arkiv i e-förvaltningen 2011 Det var en av de bättre konferenser jag varit på, och jag har varit på många! Mycket intressanta teoretiska pass och otroliga praktikfall att lära från! Jag (vi) blev väldigt inspirerade och stärkta inför vårt eget arbete Motsvarade mina förväntningar med råge Läs mer om våra övriga evenemang på TORSDAGEN 26 JANUARI 08:00 Samling och morgonkaffe 08:30 Moderatorn inleder den andra konferensdagen 08:40 Hur Trafikverket ökar kundnyttan och minskar kostnaderna genom digitala ärendeflöden, centralisering av arkivet och e-arkiv Hur vi skapar en ny informationsförvaltning i syfte att effektivisera och skapa ökad verksamhetsnytta Att implementera nya digitala ärendeflöden och skapa ökad kundnytta Hur vi övergår till centraliserat diarium och arkiv samt implementerar vårt nya e-arkiv Daniel Bergström Projektledare och utvecklare Trafikverket Trafikverket lanserar en helt ny informationsförvaltning efter sammanslagningen mellan Vägverket och Banverket. Under detta anförande kommer Daniel att för första gången berätta om hur informationsförvaltningen kommer att se ut, om de nya digitala ärendeflödena och det centraliserade arkivet. Du kommer också att få höra om Trafikverkets implementering av sitt nya e-arkiv 09:30 Förmiddagskaffe och nätverkande 10:00 Att driva, förankra och implementera e-arkivering i en medelstor kommun ns roll i att beskriva kravet på och verksamhetsnyttan med gemensam e-arkivering Hur du förankrar och lägger upp en plan för e-arkivering gentemot politiker och kommunledning Erfarenheter av att samverka kring system för elektroniskt långsiktigt bevarande Mats Nafsund Arkivchef Västerås stadsarkiv Västerås stadsarkiv har många års erfarenhet av e-arkivering och Mats har många intressanta erfarenheter av hur du driver igenom och förankrar investeringar i e-arkiv. Mats kommer att berätta om hur du beskriver nyttan och argumenterar för e-arkivering gentemot politiker och kommunledning. Du kommer också att få lyssna till hur Västerås stadsarkiv förberett för en gemensam upphandling kring system för elektroniskt långsiktigt bevarande. EXPERTANFÖRANDE 10:50 Hur övergår du till den nya arkivredovisningen och hittar system som stödjer föreskrifterna? Arkivredovisning vad och varför? Hur ska e-handlingar redovisas i framtiden? Utgå ifrån RA-FS 2008:4? Finns arkivredovisningssystem idag och ska de integreras med andra system inklusive e-arkivet? ANMÄL DIG IDAG! ANMÄL Telefon DIG IDAG! 91 00, fax eller bokning@abilitypartner.se I Telefon Besök I bokning@abilitypartner.se oss gärna på

4 Thomas Gäfvert E-arkiv expert Lemontree Erik Cedheim Systemarkitekt Lemontree Under detta anförande kommer Thomas och Erik att belysa vad som är viktigt att tänka på för att möta Riksarkivets föreskrifter idag och imorgon och hur utvecklingen ser ut inom systemstöd. Du kommer också att få ta del av en demonstration av ett nyligen lanserat arkivredovisningssystem 11:30 Lunch 12:30 Gemensam upphandling av e-arkiv aktuellt från projektet Elektroniskt bevarande Under denna föreläsning kommer du att få ta del av erfarenheter från projektet Elektroniskt bevarande som är ett kommunalt samverkansprojekt i föreningen Sambruk Caspar Almalander Projektledare Sambruk Syftet med projektet Elektroniskt bevarande är att möjliggöra för kommuner och andra myndigheter att leva upp till offentlighetslagstiftningens krav på bevarande av allmänna handlingar i elektronisk form. Informationen som bevaras elektroniskt måste även kvalitetssäkras över tid för att inte autenticitet och proveniens ska gå förlorad. Under denna föreläsning får du höra om det senaste från projektet och den gemensamma upphandlingen av system för bevarande. 13:20 SYLL projektet hur åtta universitet och högskolor och tar fram ett samordnat system för bevarande utifrån REDA modellen Våra erfarenheter av att driva ett projekt om gemensam processorienterad portallösning för åtta universitet och högskolor Genomförandefasen vägen fram till ett samordnat system för bevarande Lärdomar från samverkan mellan olika organisationer och specialistkompetenser Var befinner sig SYLL-projektet idag och vad kommer att prägla vårt arbete under den närmsta tiden? Adam Hidestål Lunds universitet Under detta anförande kommer Adam att berätta hur åtta universitet och högskolor tillsammans har tagit fram ett samordnat system för bevarande. Du kommer att få lyssna till erfarenheter från hur man har samverkat och hur man kom fram till lösningen för en gemensam processorienterad portal 14:10 Eftermiddagskaffe och nätverkande 14:40 Transparent ärendehantering i Nacka kommun med digital informationsförvaltning Hur förändras processen för ärendehantering i och med den nya informations- och tjänsteplattformen? Vad händer när handläggare och utförare får tillgång till samma system? n och registratorns nya roll i den öppna och transparenta kommunen Mats Bohman Administrativ chef Nacka kommun Nacka kommun har investerat i en informations- och tjänsteplattform där handläggare och utförare får tillgång till samma system och kan se alla delar i hela ärende- och informationskedjan. Under detta anförande kommer du att få höra hur den nya plattformen gör kommunen mer öppen och transparent och vad det betyder för arkivariens roll och ansvar 15:30 Ökad transparens och medborgarnytta i Göteborgs stad genom tillgängliga bygglovshandlingar på nätet Vad innebär det att förnya arkivet för ökad transparens och kundnytta? Hur Göteborgs stad vidareutvecklat sitt digitala arkiv och tillgängliggjort bygglovshandlingarna på nätet Vart vårt fokus ligger idag och vad som är nästa steg i utvecklingen av det digitala arkivet William Försth Chef Göteborgs stadsbyggnadsarkiv Vid årsskiftet kommer Göteborgs stadsbyggnadsarkiv att påbörja lanseringen av tillgängliga bygglovshandlingar på nätet. Detta projekt är den senaste av de satsningar som man gjort i syfte att använda det digitala arkivet som ett effektivt sätt att nå kunderna och erbjuda dem ökad tillgång till arkivet. Modellen är unik i sitt slag och har väckt stor uppmärksamhet i Sverige. 16:20 Moderatorn sammanfattar konferensen 16:30 Konferensen avslutas Intresserad av en affärsutställning? Ability Partner erbjuder ditt företag unika möjligheter att stärka varumärket och bygga relationer med en väl avgränsad målgrupp såväl under som efter evenemanget. Vi skräddarsyr upplägget utifrån dina behov och önskemål. Kontakta oss så berättar vi mer! Stefan Broman I Tel: I Mobil: E-post: stefan.broman@abilitypartner.se Janne Huttunen Tel: Mobil: E-post: janne.huttunen@abilitypartner.se ANMÄL DIG IDAG! I Telefon I bokning@abilitypartner.se

5 Välj mellan Workshop A eller Workshop B WORKSHOP A 24 januari 2012 Juridiken kring elektronisk kommunikation, arkiv och dokumenthantering I övergången till en mer digitaliserad hantering av information är det viktigt att du som offentlig organisation håller dig uppdaterad om hur du sköter elektronisk kommunikation och dokumenthantering i enlighet med gällande juridiska krav. Cecilia Magnusson Sjöberg kommer att gå igenom nyheter i lagstiftningen och den senaste rättsutvecklingen kring elektronisk kommunikation, arkiv och dokumenthantering. Ur innehållet E-post, sms/mms, chat och webb Vilken serviceskyldighet har myndigheter enligt förvaltningslagen? Hur tillämpas bestämmelser om offentlighet och sekretess? Personuppgiftslagen och elektronisk kommunikation Hur PuL säkrar du verksamheten? Etablering i sociala medier Riktlinjer och vägledningar från Sveriges Kommuner och Landsting, E-delegationen och Datainspektionen vad bör du tänka på i praktiken? Arkivering och gallring i digitala miljöer Hur långt sträcker sig registreringsskyldigheten? Vad kan gallras enligt gällande författningar? Molntjänster i den offentliga sektorn Är det fritt fram för myndigheter att lägga sina dokument i molnet? Vilka legala krav är särskilt viktiga att tänka på? Workshopledare Cecilia Magnusson Sjöberg Professor i rättsinformatik Stockholms universitet Cecilia Magnusson Sjöberg, professor i rättsinformatik vid Stockholms universitet, arbetar med rättsfrågor som rör användningen av informationsteknik (IT) i samhället. Hon har lång erfarenhet av utveckling och användning av informationssystem inom både den offentliga och den privata sektorn. Hennes verksamhetsområde omfattar även IT-rättsliga frågor avseende tolkning och tillämpning av bestämmelser som reglerar bland annat offentlighet, sekretess, integritetsskydd, informationsfrihet, informationssäkerhet och ansvar. WORKSHOP B 24 januari 2012 Implementering av e-arkiv enligt den verksamhetsbaserade arkivredovisningen Vår research visar att många kommuner, landsting och myndigheter övergår till e-arkivering för att nå en effektivare informationshantering och för att möta Riksarkivets nya föreskrifter. Det krävs en ökad digitalisering av informationshantering och arkivering och du behöver utreda vilka lösningar för digitalt bevarande som passar din verksamhet. Därför arrangerar Ability Partner en workshop där du får chansen att öka dina kunskaper om viktiga frågor och tillvägagångssätt i förstudie, hur du förhåller dig till juridiken, kravställande av IT-lösningar för e-arkiv och hur du bäst implementerar e-arkivering i din verksamhet. Ur innehållet: Att gå från teoretiska regelverk, tolka dessa, och hitta en praktisk och realiserbar lösning för e-arkivering och processbaserad arkiv redovisning Processkartläggning och att nå en kartläggning på rätt nivå som täcker behoven och som följer den verksamhetsbaserade arkivredovisningen Hur du förhåller dig till frågan om systemstöd för verksamhetsbaserad arkivredovisning Att ta fram en strategi för bevarande av elektroniska handlingar samt en plan för informationssäkerheten Regelverk och rutiner i verksamheten, informationsvärdering, informationsmodeller och metadata Framtagande av förstudien av e-arkiv och hur du utvärderar vilken e-arkiv lösning som passar din verksamhet bäst Inventering av system med arkivhandlingar som finns idag och vad som måste göras för att förbereda arkivuttag Erfarenheter av systemintegrering och att ansluta befintliga och nyutvecklade verksamhetssystem Implementering av e-arkiv och att nå ett effektivt projekt som är väl förankrat i verksamheten Förberedelser och planering av e-arkivförvaltning och administration som ska ske efter att e-arkivet har kommit i drift Workshopledare Thomas Gäfvert E-arkiv expert Lemontree Thomas är expert inom e-arkiv på Lemontree och har tidigare arbetat vid Riksarkivets enhet för utveckling och e-förvaltning där han bland annat var med och arbetade fram föreskrifter för elektroniska handlingar RA-FS 2009:1 och 2009:2 samt föreskrifter för verksamhetsbaserad arkivredovisning RA-FS 2008:4. Thomas är en mycket uppskattad föreläsare som kan ge svar på de många frågor som finns kring tolkning av de nya föreskrifterna och implementeringen av e-arkiv enligt den nya redovisningen. Hålltider för workshop A och B: 08:30 Registrering och kaffe 09:00 Workshopen inleds 12:00 Lunch 16:00 Workshopen avslutas Under dagen görs avbrott för för- och eftermiddagskaffe ANMÄL DIG IDAG! I Telefon I bokning@abilitypartner.se

6 Anmälan till: Dokumenthantering och arkiv i e-förvaltningen 2012 Tid & plats Konferens januari, 2012 Workshop A och B 24 januari, 2012 Scandic Hasselbacken Hazeliusbacken 20, Stockholm Tel: Boende i Stockholm Vi samarbetar med nedanstående hotell. Ange koden Ability Partner när du bokar dig så erhåller du rabatt. Mornington Hotel, Nybrogatan 53. Tel: Freys Hotel, Bryggargatan 12. Tel: Victory Hotel, Lilla Nygatan 5. Tel: Scandic Hasselbacken, Hazeliusbacken 20. Tel: Allmänna villkor Betalningsvillkor Betalning sker mot faktura med 20 dagars betalningsvillkor eller enligt separat avtal. Om betalningsfristen överskrids har Ability Partner rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande diskonto plus ett tillägg om 8 %. Avbokningsvillkor Om du av någon anledning ej kan delta på ett bokat evenemang kan du alltid överlåta din deltagarplats till en kollega. Du kan också få inbetald deltagaravgift tillbaka förutsatt att din skriftliga avbokning är oss tillhanda senast 3 veckor före evenemangets startdatum. Vid avbokning senare än 3 veckor från evenemangets startdatum erhåller du ett värdebevis. Värdebeviset kan sedan användas som betalning på ett annat av Ability Partner anordnat evenemang. Vid avbokning utgår en administrativ avgift om kr. Övrigt Ability Partner reserverar sig för mindre ändringar i programmet som exempelvis ändringar av enskilda talare, programpunkter eller lokal för evenemanget. Ability Partner förbehåller sig också rätten att ställa in ett evenemang. Vid inställt evenemang har beställaren rätt att få ersättning för erlagd avgift eller ett värdebevis om motsvarande belopp. Pris Ability Partner premierar tidiga bokningar samt om ni är flera från samma organisation som bokar plats samtidigt. Mängdrabatt vid fler än 2 bokningar Anmäl fler än 2 personer från samma organisation samtidigt så får person 3, 4, 5 osv 50% rabatt på aktuellt pris. Vid olika bokningsalternativ gäller rabatten för det alternativ som har lägst pris. PERIOD PRIS ORDINARIE RABATT Boka senast 28 oktober Konferens & workshop A eller B kr kr kr Konferens kr kr kr Workshop A eller B kr - - Boka senast 9 december Konferens & workshop A eller B kr kr kr Konferens kr kr 800 kr Workshop A eller B kr - - Boka efter 9 december Konferens & workshop A eller B kr kr kr Konferens kr - - Workshop A eller B kr - - I konferenspriset ingår kaffe, lunch och dokumentation. Ovanstående rabatter kan ej kombineras med andra erbjudanden. Obs! Alla priser är exkl. moms. Anmäl dig idag! Webb: E-post: bokning@abilitypartner.se 99% av våra kunder rekommenderar oss testa du också! Telefon: Fax: Traditionell post: Ability Partner, Telegrafgränd 5, Stockholm Ability Partner samarbetar med PAR PAR är ledande inom direkt kundbearbetning. Vi kombinerar kompetens och informationslösningar till kraftfulla verktyg för att bearbeta dina kunder, hitta nya och upptäcka nya affärsmöjligheter. Vi förser dig med kontaktinformation för personlig bearbetning, ser till att din kunddatabas är korrekt samt hjälper dig analysera och dra slutsatser för att styra verksamheten, på kort och lång sikt. Som medlem i Sambruk erhåller du rabatt på konferensen! Läs mer på Glöm inte att uppge att du är medlem vid bokningstillfället. Kontakta hakan.bjorkholmen@par.se så berättar han mer. ability partner.indd SPONSORER / UTSTÄLLARE Ability Partner Konferenskod: INF1176