DNR: MIUN 2017/2199. Mittuniversitetets riskanalys 2018 enligt Förordningen om Intern styrning och kontroll (FISK)

Transkript

1 DNR: MIUN 2017/2199 Mittuniversitetets riskanalys 2018 enligt Förordningen om Intern styrning och kontroll (FISK)

2 Innehållsförteckning Riskanalys Inledning... 2 Grundutbildning... 2 Forskning och forskarutbildning... 5 Verksamhetens förutsättningar medarbetare etc Verksamhetens förutsättningar stödverksamhet Verksamhetskrav enligt myndighetsförordningen Översikt - Mittuniversitetets riskanalys

3 Riskanalys 2018 Inledning Nedan följer Mittuniversitetets riskanalys enligt FISK Beskrivning av metod, process för arbetet etc. återfinns i bilaga 1. Hänvisningen till nivå under den återkommande rubriken Motivering till riskvärderingen relaterar till den så kallade Riskvärderingen ( färgmatrisen, s. 22). Grundutbildning Mål - Mittuniversitetet ska erbjuda attraktiva, ämnesmässigt högkvalitativa och rekryteringsmässigt uthålliga utbildningar i nära samverkan med arbetslivet och med tydliga bildningsinslag och forskningsanknytning. - Utbildningarna karaktäriseras av pedagogisk medvetenhet, närhet, flexibla utbildningsformer och en internationell studiemiljö. - Förmågan till kritiskt tänkande och egen kunskapsinhämtning är nyckelbegrepp i all utbildning. Risk 1: Risken för fusk vid examination Riskvärde 2018: Låg risk (grön) 2017: Låg risk (grön) Motivering till riskvärderingen Aktuell risk har funnits med de två senaste åren och har då i likhet med 2018 bedömts som låg. Att den finns med återspeglar att Mittuniversitetet bör vara medveten om att det finns en inbyggd risk kring examinationer och att kunskap kring detta bör fortsätta att byggas upp i organisationen. Riskbedömningen baseras på att sannolikheten för att fusk ska inträffa är liten (nivå 2) och konsekvensen får betraktas som försumbar (nivå 1) sett utifrån övergripande Mittuniversitetsnivå. Problembeskrivning/ bakgrund Examination kan ske på flera sätt: traditionell salstentamen, webbtentamen, uppsatsskrivande, inlämningsuppgifter etc. I samtliga dessa fall finns möjligheter till fusk av olika slag, bland annat plagiat. Mittuniversitetet har sedan flera år tillbaka vidtagit åtgärder för att möta den risken, bland annat via verktyget Urkund. 1 Förordningen om Intern Styrning och Kontroll (FISK) 2007:603 2

4 En viktig del i informationsarbetet mot fusk är att påminna att alla anställda på ett universitet har en anmälningsskyldighet enligt högskoleförordningen vid grundad misstanke om fusk. Arbetsinsatsen vid en sådan anmälan kan dock bli relativt omfattande, en del i informationsinsatsarbetet är att klargöra vilket stöd den enskilda utbildaren kan få från centralt håll. Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att övervaka risken: 1. Fortsatta informationsinsatser om fusk och dess konsekvenser a. information vid introduktioner för nya studenter, för medarbetare på avdelningsmöten/ temadagar etc. b. fortsatt förbättring av informationen på webben - till såväl studenter som medarbetare Ansvarig: Förvaltningschef 3

5 Risk 2: Risken för att otydliga regelverk eller oenhetlig tillämpning skapar rättsosäkerhet för studenten Riskvärde 2018: Medelhög risk (gul) 2017: Fanns ej Motivering till riskvärderingen Aktuell risk är ny inför 2018 och värderas till medelhög. Bedömningen baseras på att sannolikheten för förekomsten av otydliga regelverk och/eller oenhetlig tillämpning är påtaglig (nivå 3). Konsekvensen sett utifrån Mittuniversitets uppdrag och hela verksamhet får dock betraktas som lindrig (nivå 2), vilket inte betyder att den är lindrig på individnivå. Det sistnämnda är också ett skäl till att Mittuniversitetet betraktar otydligheterna som en risk att arbeta med under Problembeskrivning/ bakgrund Vid Mittuniversitetet fattas fortlöpande en mängd beslut med utgångspunkt i Högskoleförordningens bestämmelser, t.ex. beslut avseende tillgodoräknande, bedömningar av behörighet med utgångspunkt från reell kompetens och beviljande av dispens från behörighetskrav. Vidare utfärdar Mittuniversitetet egna regler/ föreskrifter i kurs- och utbildningsplaner, t.ex. om examinationsformer och begränsningar av antalet examinationer och obligatoriska moment. Erfarenheter visar att vissa av dessa bestämmelser är svårtolkade både för studenter och den personal som ska tillämpa regelverken. Dessa förhållanden innebär en risk för oenhetlighet i rättstillämpningen och som konsekvens därav rättsosäkerhet för studenterna. Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Utveckla standardiserade malltexter till kursplaner i de delar som utgör förvaltningsrättsliga föreskrifter 2. Se över beslutskedjan för beslut kursplaner i syfte att säkerställa kvalitetssäkring av kursplanernas förvaltningsrättsliga föreskrifter. Ansvariga: Förvaltningschef i samarbete med prorektor utbildning 4

6 Forskning och forskarutbildning Mål - Mittuniversitetets forskning ska ha hög akademisk kvalitet och vara av relevans för omgivande samhälle. - Samproduktion med externa aktörer och ökad extern finansiering ska eftersträvas. - Forskningen ska drivas i internationell samverkan och hålla hög internationell kvalitet. Inom profilerade områden ska Mittuniversitets forskare vara bland de internationellt ledande. Risk 3: Risken för att inte nå uppsatta lärandemål inom forskarutbildningen Riskvärde 2018: Medelhög risk (gul) 2017: Hög risk (orange) Motivering till riskvärderingen Aktuell risk fanns även 2017 och värderades då till hög. Inför 2018 bedöms risken fortfarande finnas kvar, fast på en något lägre nivå, dvs. medelhög. Motivet till sänkningen är att mycket arbete och förberedelser gjorts under 2017 för att begränsa risken. Fortfarande kvarstår dock det faktum att Mittuniversitetet har ett antal relativt små forskarmiljöer, vilket i sig är en risk för att inte nå uppsatta mål kring forskarutbildningen. Riskbedömningen baseras på att sannolikheten för att inte nå de uppsatta lärandemålen är liten/möjlig (nivå 2) och att konsekvensen skulle vara kännbar (nivå 3) för Mittuniversitetet. Problembeskrivning/Bakgrund I likhet med de små lärosätena i landet har Mittuniversitetet ett antal forskarmiljöer som är små. Små forskarmiljöer utgör på olika sätt risker: bland annat påtaglig risk för personberoende, sårbarhet vad gäller kompetensförsörjning, bristande forskningsanknytning i grundutbildning med därtill sammanhängande risker kring att inte nå akademisk excellens etc. Risken blir ännu tydligare i och med de kvalitetsutvärderingar av forskarutbildningsämnena som inletts 2016, där det visat sig att utmaningen är särskilt stor för små forskarmiljöer. Mittuniversitetet delar denna risk med övriga mindre lärosäten där små miljöer är vanligen förekommande. Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Fortsatt arbete utifrån framtagna forskningsstrategier på avdelnings-/ämnesnivå Ansvariga: Dekaner 2. Fortsatt arbete inför planerade forskarutbildningsutvärderingar (swot-analys, uppgradering av allmänna studieplaner och ämnesindelningar) 5

7 Ansvariga: Dekaner 3. Fortsatt arbete med framtagande av kvalitetssystem Ansvariga: Dekaner, Prorektor utbildning 6

8 Risk 4: Risken för att inte nå uppsatta mål kring externfinansiering, vilket kan ge negativa effekter för Mittuniversitetets forskningsverksamhet Riskvärde Total extern finansiering 2018: Medelhög risk (gul) 2017: Hög risk (orange) Finansiering från Forte, Formas och VR 2018: Hög risk (orange) Motivering till riskvärderingen Aktuell risk har funnits sedan Den var då mycket hög, men sjönk året därpå till hög. Inför 2018 är bedömningen att risken sjunker ytterligare till medelhög i och med utvecklingen 2017 samt prognosen för Ser man isolerat på uppsatt mål kring rådsmedel bedöms risken att inte nå det som högre, dvs. hög. Riskbedömningen baseras på att sannolikheten för att inte nå det övergripande målet på 52 procent är liten/möjlig (nivå 2) och att konsekvensen är kännbar (nivå 3) för Mittuniversitetet. Vad gäller rådsmedel är sannolikheten att inte nå uppsatt mål större, dvs. påtaglig (nivå 3). Konsekvensen är dock densamma (nivå 3), vilket sammantaget ger en hög risk Problembeskrivning/Bakgrund Mittuniversitetet har som mål att andelen extern forskningsfinansiering ska uppgå till 52 procent Under ett antal år har dock den externa forskningsfinansieringen minskat, från 47 procent 2013 till 37 procent Förklaring till detta är främst förseningar i beviljande av regionalfondsmedel Under 2016 och 2017 har båda fakulteterna arbetat mycket aktivit med att söka nya finansiärer och att förbättra kvaliteten i de ansökningar som skickas in. Detta resulterade redan 2016 i en svag ökning av andelen och prognosvärden för 2017 och 2018 visar på en fortsatt stadig ökning. Andelen externfinansering varierar mellan fakulteterna, men också mellan avdelningar inom fakulteterna. För en del avdelningar utgör den externa finansieringen närmare 65 procent av det totala anslaget, medan det för andra uppgår till endast några procent. En utmaning ligger hos de stora professionsutbildningarna som dels har ett stort utbildningsuppdrag, dels har en mindre andel av personalgruppen som aktivt forskar. Utöver ovanstående målsättning har Mittuniversitetet som mål att andelen finansiering från Forte, Formas och VR ska uppgå till fem procent Utfallet för 2016 var knappt två procent, och bedömningen är att sannolikheten för att inte nå målet på fem procent är mycket stor. 7

9 Åtgärder och ansvariga Nedanstående åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Intensifiera åtgärder för att höja andelen medel från Forte, Formas och VR via planeringsbidrag, mentorskap (se punkt 4), och forumdialoger för utveckling inom området 2. Fortsatt arbete med kvalitetsprocess för forskningsansökningar med extern peer review (KK, VR). 3. Fortsatt administrativt stöd från övergripande fakultetshåll vid ansökningar etc. 4. Implementering av mentorsprogram där forskare som beviljats projekt erbjuder vägledning för andra kollegor. Programmet syftar till att stärka forskningsgrupper. Ansvariga: Dekaner 8

10 Risk 5: Risken för negativa effekter vid tecknande av avtal om forskningssamverkan Riskvärde 2018: Låg (grön) Riskvärde 2017: Låg (grön) Motivering till riskvärderingen Risken värderas till låg utifrån bedömningen att sannolikheten för de negativa effekterna är mycket liten (nivå 1) och att konsekvensen i normalfallet är lindrig (2). Konsekvensen skulle dock kunna bli mycket allvarlig om Mittuniversitetet blev skadeståndsskyldigt till följd av att en forskare underlät att efterleva ett avtals IPR-regler 2 och kommersiella aktörer därigenom undandrogs ett forskningsresultat av mycket stort ekonomiskt värde. En annan negativ effekt kopplad till avtalstecknande är att avtalen kan medföra att publicering av forskningsresultat hindras. Att risken finns med återspeglar framförallt att kunskap och medvetenhet måste finnas i organisationen kring frågan. Problembeskrivning/Bakgrund Mittuniversitetet ingår fortlöpande avtal om forskningssamverkan med såväl svenska som utländska intressenter. Avtalstecknande vid all forskningssamverkan medför risker, framförallt sådana knutna till lärarundantaget 3 och förutsättningarna för publicering av forskningsresultaten. Även regler om majoritetsregler för beslutsfattande inom ett projekt medför risker. Särskilda svårigheter uppkommer vid internationella avtal. Kommersiella aktörer har alltid ett intresse att det inte publiceras konfidentiell information eller att publicering förhindrar patentering. Därför innehåller avtalen alltid regler om formerna för publicering, t.ex. karenstid för publicering så att patentansökningar hinner göras. Det förekommer inte sällan att kommersiella aktörer vill behålla ett veto mot publicering för att inte avhända sig kontrollen över vad som kommer att publiceras. Ett sådant veto är sällan något problem men det hända att vetot kan användas för att hindra publicering av resultat som är ogynnsamma för de kommersiella intressena. Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att övervaka risken: 1. Utbildningsinsatser, t.ex. för nya avdelningschefer inom kärnverksamheten kring avtalsfrågor/ IPR-frågor, dvs. överlåtelse av rättigheter/ firmatecknarens ansvar etc. Ansvarig: Förvaltningschef 2 Intellectual Property Rights (immaterialrätt) 3 Lärarundantaget innebär att lärosäten till skillnad mot privata arbetsgivare inte har rätt att överta rättigheterna till patenterbara forskningsresultat från sina anställda lärare. 9

11 Verksamhetens förutsättningar medarbetare etc. Mål - Mittuniversitetet ska präglas av alla människors lika värde och ge alla lika villkor. Detta innefattar såväl anställda som studenter. - Ledarskapet ska präglas av professionalism och chefer på alla nivåer ska vara engagerade och utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning, en god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap. Risk 6: Risken för hög sjukfrånvaro inom särskilda grupper vid Mittuniversitetet Riskvärde 2018: Medelhög risk (gul) 2017: Medelhög risk (gul) Motivering till riskvärderingen Riskvärderingen baseras på att sannolikheten för att Mittuniversitetet ska ha en fortsatt hög sjukfrånvaro är påtaglig på kort sikt (nivå 3), dvs. något år fram i tiden. Konsekvensen, också den på kort sikt, bedöms vara förhållandevis lindrig (nivå 2) på övergripande Mittuniversitetsnivå. Sammantaget ger detta en risk som är medelhög. Den bedömda riskvärderingen återspeglar Mittuniversitetets ambition att det proaktiva arbetet som inletts 2016 kommer att få effekt i form av minskad sjukfrånvaro/långtidssjukfrånvaro på längre sikt. Problembeskrivning/Bakgrund 2016 konstaterades att Mittuniversitetets sjukfrånvaro ökat under ett antal år. Speciellt påtagligt var detta för gruppen kvinnor år. Jämfört med resten av landet och jämfört med andra statliga myndigheter var inte Mittuniversitetets sjukfrånvaro särskilt framträdande. Vid jämförelse med andra lärosäten utmärkte sig dock Mittuniversitetet genom att tillhöra de lärosäten som ligger i topp gällande sjukfrånvaro där långtidssjukfrånvaron som andel av den totala sjukfrånvaron var särskilt tydlig. Senaste uppföljningen 4 av Mittuniversitetets sjukfrånvaro visar på en delvis positiv utveckling mellan 2015 och 2016: Minskad långtidssjukfrånvaro (från 76 till 73 procent) Minskad sjukfrånvaro i åldersgruppen år (från 3,86 till 3,55 procent) Minskad sjukfrånvaro för kvinnor (från 4,89 till 4,39 procent). På totalnivå har dock sjukfrånvaron ökat från 3,54 till 3,58 procent. 4 Rapport 2017/1999 sep

12 Mot bakgrund av ovanstående fortsätter Mittuniversitetet att med åtgärder dels för att förebygga sjukfrånvaro dels rehabilitera sjukskrivna medarbetare. Särskilt fokus ägnas gruppen kvinnor i åldern år. Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Ökat fokus på förebyggande arbete: a. i högre grad arbeta med att ge stöd till verksamheten, bland annat genom att öka kunskapen om sambandet mellan sjukfrånvaro och arbetsmiljö (fokusområde för HR-avdelningen) b. etablera/fördjupa samarbeten med andra statliga myndigheter, till exempel Försäkringskassan 2. Fortsatt arbete med rehabiliterande åtgärder a. fortsätta stärka det systematiska rehabiliteringsarbetet (ta fram rutiner som stöder chefer) Ansvarig: Förvaltningschef 11

13 Risk 7: Risken för att Mittuniversitetet inte lyckas rekrytera/attrahera personal utifrån uppsatt ambitionsnivå Riskvärde 2018: Medelhög (gul) Riskvärde 2017: Fanns ej Motivering till riskvärderingen Risken värderas till medelhög utifrån bedömningen att sannolikheten att inte lyckas rekrytera personal är möjlig (nivå 2) och att konsekvensen på övergripande Mittuniversitetsnivå är kännbar (nivå 3). Tilläggas ska att riskbedömningen skiljer inom lärosätet, där både sannolikheten för att inte lyckas rekrytera/attrahera och konsekvensen av det är betydligt högre. Problembeskrivning/Bakgrund Mittuniversitetets forskningsmiljöer står inför ett antal pensionsavgångar de närmaste åren. Ett rekryteringsarbete utifrån strategisk inriktning har därför påbörjats och kommer att intensifieras under Arbetet med kompetensförsörjning generellt i forsknings- och utbildningsmiljöer kommer att knytas till ovanstående och intensifieras under Även inom utbildningsmiljöerna finns utmaningar kring att rekrytera personal. Särskilt har detta synts inom professionsutbildningarna, sjuksköterske- samt lärarutbildningarna där det i vissa fall varit svårt att svara upp mot regeringssatsningar för utbyggnad av utbildningar. Även inom vissa delar av Mittuniversitetets stödverksamhet finns utmaningar att rekrytera, framför allt avses universitetsbiblioteket. Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Fortsatt strategiskt arbete med utgångspunkt i det prioriterade området 2018 Attraktiv arbetsgivare/attraktiv arbetsmiljö Ansvarig: Dekaner i samarbete med Förvaltningschef 2. Fortsatt arbete på fakultetsnivå i rekryteringskommittéer för strategisk rekrytering och ersättningar av pensionsavgångar 3. Utveckla internationella samarbeten med utbytesprogram för lärare och forskare Ansvariga 2 och 3: Dekaner 12

14 Verksamhetens förutsättningar stödverksamhet Mål - De administrativa rutinerna ska utformas så att en optimal fördelning av uppgifter mellan olika nivåer uppnås där effektivitet kombineras med hög servicenivå. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt att skapa ett effektivt och väl fungerande samarbete mellan olika administrativa nivåer. - Universitetsbiblioteket ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. Biblioteket ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. Risk 8: Risken för ineffektiv stödverksamhet på grund av Mittuniversitetets nuvarande modell för resursallokering Riskvärde 2018: Medelhög risk (gul) 2017: Medelhög risk (gul) Motivering till riskvärderingen Aktuell risk fanns med i riskanalys 2017 och var då medelhög utifrån en bedömning att sannolikheten för att stödverksamheten är ineffektiv är påtaglig (nivå 3), men att konsekvensen av detta bedömdes vara relativt lindrig (nivå 2). Inför 2018 är riskbedömningen densamma. Problembeskrivning/Bakgrund Mittuniversitetet har under de senaste åren gjort omfattande förändringar vad gäller styrning, organisation, arbetssätt med mera inom verksamhetsstödet. Förändringarna har gjorts i syfte att verksamhetsanpassa stödet till nya ekonomiska ramar, men också utifrån kvalitetsaspekter. Genomlysningar av vissa stödfunktioner gjordes i samband med omorganisation Under 2017 har arbete inom förvaltningen påbörjats för att utvärdera delar av detta omställningsarbete, bland annat se över om centraliseringen av vissa stödfunktioner fått avsedd effekt. Vid omorganisationen 2013 fastställdes även att vissa stödfunktioner skulle ha en mer ambitionsstyrd resurstilldelning och att arbete skulle initieras för att se över styrningen av sådan resurstilldelning. Till viss del har detta gjorts i och med tillsättande av råd som har i uppdrag att påverka uppdrag och resurstilldelning för aktuella stödfunktioner. Fortfarande kvarstår dock arbete med att ta fram en modell för prioritering och fördelning av resurser/medel mellan olika stödverksamheter. I ett sådant arbete ingår även att se över verksamheternas uppdrag. Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Genomföra en genomlysning av universitetsbiblioteket med avseende på resurser och framtida behov 13

15 Ansvarig: Rektor 14

16 Risk 9: Risken för brister i den digitala lärandeprocessen Riskvärde 2018: Hög risk (orange) 2017: Hög risk (orange) Motivering till riskvärderingen Aktuell risk fanns med som en delkomponent i riskanalysen Den bedömdes då vara hög. Inför 2018 är bedömningen densamma, utifrån motiveringen att det dels är en påtaglig sannolikhet att det finns brister i den digitala lärandeprocessen (nivå 3) dels att konsekvenserna av eventuella brister är kännbara (nivå 3) för Mittuniversitetet. Riskbedömningen ska även ses mot bakgrund av Mittuniversitetets ambition att vara ett lärosäte som kännetecknas av flexibla utbildningsformer (distansutbildning, blended learning etc.) där välfungerande teknik är en grundförutsättning för en framgångsrik utbildningsinsats. Problembeskrivning/Bakgrund Ett sedan tidigare identifierat problem vid Mittuniversitetet är problem med teknik i lärandesituationen och att för stor del av lärarnas undervisningstid upplevs gå åt till att lösa teknikfrågor istället för att kunna fokusera på pedagogik och lärande. Arbete för att komma tillrätta med problemen har bedrivits under ett antal år, bland annat har rutiner för felanmälan i undervisnings-, konferens- och grupprum förbättrats, dagliga ronderingar införts, rutin för uppstartshjälp i undervisningslokaler tagits fram, nya lathundar/informationsmaterial utvecklats. Under 2018 kommer dessa åtgärder att fortsätta genomföras och utvecklas. Även om problemen kopplar till teknik finns ett antal andra komponenter med i bilden: bland annat behov av högre grad av strategiskt synsätt och långsiktighet inför utvecklingsinsatser, tydligare roller/ansvarsfördelning på flera nivåer, satsning på utbildning för att lärarna ska känna sig trygga med teknikanvändning i lärandeprocessen, behov att utveckla kommunikationsinsatser etc. Åtgärder och ansvariga Nedanstående åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Genomföra en översyn kring arbetssätt/organisation 2. Fortsätta arbete med att förbättra rutiner kring underhåll av tekniken i lärosalarna Ansvarig: Förvaltningschef 3. Genomföra utbildningsinsatser till lärare Ansvarig: Förvaltningschef och Överbibliotekarie 15

17 Risk 10: Risken för att Mittuniversitetet inte hanterar sina informationstillgångar i enlighet med externa och interna krav 2018: Medelhög risk (gul) Motivering till riskvärderingen Aktuell risk värderas till medelhög då sannolikheten för att Mittuniversitetet inte hanterar sina informationstillgångar i enlighet med kravbilden får betraktas som påtaglig (nivå 3). Först efter en genomgång/klassning, som ingår som ett av de första stegen i framtagandet av ett ledningssystem, kan frågan fullt ut besvaras. Konsekvensen av att Mittuniversitetet inte hanterar informationstillgångarna enligt uppställda krav kan skilja stort beroende på informationstillgång. En generell bedömning är dock att konsekvensen i de flesta fall är lindrig (nivå 2). Problembeskrivning/Bakgrund Mittuniversitet hanterar dagligen stora mängder information, både i elektronisk och fysisk form. En säker hantering av information utgör en grundförutsättning för att universitetet ska fullgöra uppdraget med att tillhandahålla utbildning, bedriva forskning samt samverka med det omgivande samhället. Alla myndigheter är, sedan ett antal år tillbaka, ålagda att ha ett fungerande ledningssystem för att hantera informationssäkerhet [1]. Mittuniversitetet har i dagsläget inte ett sådant fungerande system, men en resurs med uppdrag att ta fram ett ledningssystem för informationssäkerhet har tillsatts i slutet av Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Fortsätta arbete med att ta fram ett ledningssystem för informationssäkerhet, vilket bland annat innebär att ta fram policy, inventera och klassa informationstillgångar (utifrån väsentlighetsperspektiv), göra risk- och sårbarhetsanalys samt utifrån de sistnämna ta fram eventuella åtgärdsplaner. Målsättningen för 2018 är att ha gjort ovanstående moment för ett urval av Mittuniversitetets informationstillgångar. Urvalet baseras på väsentlighetsperspektiv. Ansvarig: Förvaltningschef [1] MSBFS 2016:1 16

18 Verksamhetskrav enligt myndighetsförordningen Övergripande verksamhetskrav enligt myndighetsförordningen 3 (2007:515) Myndighetens ledning ansvarar för att: - verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen - verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt - myndigheten hushållar väl med statens medel Risk 11: Risken för oegentligheter i verksamheten (jäv, intressekonflikter etc.) Riskvärde 2018: Medelhög risk (gul) 2017: Medelhög risk (gul) Motivering till riskvärderingen Aktuell risk fanns med även 2017 och bedömdes då vara medelhög. Riskvärderingen 2018 baseras på samma bedömning som 2017, dvs. att sannolikheten för att en oegentlighetssituation av något slag (jäv, intressekonflikt etc.) ska uppstå är relativt liten (nivå 2), men att konsekvensen är inte är helt försumbar, utan lindrig (nivå 2). Problembeskrivning/bakgrund I all verksamhet där beslutsfattande ingår finns en inbyggd risk för att jävssituationer, intressekonflikter etc. kan uppstå. Likaså gäller vid alla kontakter med omgivande samhälle att det etableras personliga kontakter mellan universitetets medarbetare och externa aktörerna. Det är också ett av syftena med samverkansuppgiften. Nära relationer exponerar dock för intresse- och lojalitetskonflikter, gåvor, erbjudanden att gratis delta i event, fribiljetter till idrottsevenemang, att universitetets utrustning används för andra aktörers behov utan att det tas ut korrekta avgifter, konkurrenssnedvridning etc. För aktuell risk handlar det om att utbilda/informera på alla nivåer för att skapa en medvetenhet i organisationen om att vissa områden har en viss inbyggd risk för att jävssituationer kan uppkomma, enligt ovanstående bakgrundsteckning. Åtgärder och ansvariga Nedanstående planerade åtgärder syftar till att begränsa risken: 1. Fortsatt arbete med att bygga uppföljningsrutiner a. se över/justera befintliga stickprovskontroller (bisysslor, upphandling) b. utveckla uppföljningen kring efterlevnad av delegationer 2. Fortsatt arbete med att bygga upp en systematisk avtalsförvaltning/-uppföljning 17

19 3. Fortsatt information/utbildning bl.a. i introduktionsutbildningar för nyanställda/nya ledare, fortlöpande ledarskapsutbildningar, chefsforum etc. Ansvarig: Förvaltningschef 18

20 Översikt - Mittuniversitetets riskanalys 2018 Mål Risk Ansvarig 2018 Riskvärde 2017 Riskvärde 2018 Mål för grundutbildning Mittuniversitetet ska erbjuda attraktiva, ämnesmässigt högkvalitativa och rekryteringsmässigt uthålliga utbildningar i nära samverkan med arbetsliv. Tydliga bildningsinslag och forskningsanknytning. Utbildningarna karaktäriseras av pedagogisk medvetenhet, närhet, flexibla utbildningsformer, internationell studiemiljö. Risk 1: Risken för fusk vid examination FC Låg Risk 2: Risken för att otydliga regelverk eller oenhetlig tillämpning skapar rättsosäkerhet för studenten (Ny) FC Prorektor utb (grön) Fanns ej Låg (grön) Medelhög (gul) Mål för forskning och forskarutbildning Forskningen ska ha hög akademisk kvalitet och vara av relevans för omgivande samhälle Samproduktion med externa aktörer och ökad extern finansiering ska eftersträvas. Forskningen ska drivas i internationell samverkan och hålla hög internationell kvalitet. Inom profilerade områden ska Miuns forskare vara bland de internationellt ledande. Risk 3: Risken för att inte nå uppsatta lärandemål för forskarutbildningen Risk 4: Risken för att inte nå uppsatta mål kring extern forskningsfinansiering, vilket kan ge negativa effekter för Mittuniversitetets forskningsverksamhet (Delvis ny risk) Risk 5: Risken för negativa effekter vid tecknande av avtal (om forskningssamverkan) Dekaner Prorektor utb Dekaner FC Hög (orange) Hög (orange) Låg (grön) (gul) Medelhög Medelhög (gul) Låg (grön) Mål för verksamhetens förutsättningar stödverksamhet Ledarskapet ska präglas av professionalism och chefer på alla nivåer ska vara engagerade och utgöra goda föredömen. Det ska finnas en levande dialog kring verksamhetens behov och inriktning, en god arbetsmiljö och ett utvecklande medarbetarskap. De administrativa rutinerna ska utformas så att en optimal fördelning av uppgifter mellan olika nivåer uppnås där effektivitet kombineras med hög servicenivå. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt att skapa ett effektivt och väl fungerande samarbete mellan olika administrativa nivåer. Risk 6: Risken för hög sjukfrånvaro inom särskilda grupper vid Mittuniversitetet Risk 7: Risken för att inte lyckas rekrytera/attrahera personal utifrån uppsatt ambitionsnivå (Ny) Risk 8: Risken för ineffektiv stödverksamhet på grund av Mittuniversitetets nuvarande modell för resursallokering FC Dekaner FC Rektor (gul) Fanns ej (gul) (gul) (gul) Medelhög Medelhög Medelhög Medelhög Medelhög (gul) UB ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. UB ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. Risk 9: Risken av brister i den digitala lärandeprocessen (Delvis ny risk) FC ÖB Hög (orange) Hög (orange) Risk 10: Risken för att Mittuniversitetet inte hanterar sina informationstillgångar i enlighet med externa och interna krav (Ny) FC Fanns ej Medelhög (gul) 19

21 Myndighetsförordning 3 Ledningen i en statlig myndighet ansvarar för att verksamheten bedrivs effektivt samt utförs på ett sådant sätt att myndigheten hushållar väl med statens medel Ledningen i en statlig myndighet ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i EU Ledningen i en statlig myndighet ansvarar för att verksamheten redovisas på ett tillförlitglit och rättvisande sätt Risk 11: Risken för oegentligheter i verksamheten (jäv, intressekonflikter etc.) FC (gul) Medelhög Medelhög (gul) 20

22 Riskvärdering Konsekvens 4= Allvarlig Konsekvensen är allvarlig o kan innebära att Miuns uppdrag inte kan utföras. Mkt allvarliga störningar i löpande vht. Stor skada på Miuns anseende. Stora ekonomiska konsekvenser Risk nr 3= Kännbar Konsekvensen är kännbar o kan innebära att delar av Miuns uppdrag inte kan fullföljas. Allvarliga störningar i löpande vht. Kortvarig skada på Miuns anseende. Viss ekonomisk skada. 2= Lindrig Konsekvensen är lindrig, men äventyrar sannolikt inte Miuns uppdrag. Hanteras inom löpande vht. Möjligen viss skada på Miuns anseende. Möjliga ekonomiska konsekvenser, dock endast små belopp. Mycket hög risk Hög risk Medelhög risk Låg risk = Försumbar Konsekvensen är försumbar, och har obetydlig påverkan på Miuns uppdrag. Hanteras inom löpande vht på medarbetar-/operativ nivå. Mycket liten skada på Miuns anseende. Inga direkta ekonomiska konsekvenser = Osannolik 1 = Osannolikt 2 = Liten sannolikhet/möjlig Situationen har inte inträffat förut Praktisk taget obefintlig risk. Situationen kan inträffa vid något och det är ytterst osannolikt att tillfälle. Det finns kända fall av den kommer att inträffa inom en händelsen och den kan hända inom överskådlig framtid. 1-3 år. 3 = Påtaglig sannolikhet Sådana situationer är allmänt kända för att inträffa och kan förväntas inträffa inom en 12- månaders period. 4 = Mycket stor sannolikhet Förr eller senare kommer situationen att inträffa. Sannolikhet 21