Arken, Örnsköldsvik, sammanträdesrum Korallen, kl 13:00 15:30

Transkript

1 Nämnden för teknik och service (21) Plats och tid Beslutande Arken, Örnsköldsvik, sammanträdesrum Korallen, kl 13:00 15:30 Ordförande Roger Burland (s) Ledamot Malin Ögren (s) Erik Nordlander (c) Maria Olofsson (s) Ann-Britt Svensson (c) Jan Svensson (s) John Nilsson (m) Åke Hallin (s) Lars Forssén (kd) Jan Håkansson (s) Christina Andersson (s) Ersättare Gerd Persson (s) tj. Louise Johansson (c) Britt Westman (s) Göran Algotsson (c) Thomas Olsson (s) Bengt Skogetun (kd) Uno Edlund (s) Lars Håkan Nilsson (fp) tj. Forts sid 2 Godkännande av närvaro Nämnden för teknik och service godkänner att angivna personer är närvarande vid sammanträdet samt ger dem rätt att yttra sig. Tid och plats för justering Tekniska kontoret den 26 november 2008 Sekreterare Paragrafer = Eva Isaksson Ordförande = Roger Burland Justerare = Ann-Britt Svensson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Nämnden för teknik och service Anslaget sätts upp Anslaget tas ned Förvaringsplats för Tekniska kontoret protokollet. Underskrift Namnförtydligande. Eva Isaksson

2 Nämnden för teknik och service (21) Personalföreträdare Övriga deltagare Eric Forsberg Lars-Gunnar Lundquist Förvaltningschef Lena Lindström Avdelningschef Johan Nyberg, administrativa avd. Avdelningschef Ove Sedin, anläggningsavd. Avdelningschef Eva-Britt Persson, serviceavd. Avdelningschef Ronny Sjögren, mark- och vattenavd. Avdelningschef Magnus Pehrs, renhållningsavd , 117 Näringslivsutvecklare Ulf Agemar, kommunledningskont Projektledare Kent Sellgren, fastighetsavd Hälsoledare Linnea Egnor, administrativa avd. del av 105 Sekreterare Eva Isaksson

3 Nämnden för teknik och service (21) Innehållsförteckning 105 Nämnden för teknik och service Ny ersättare efter Nils Bohman (m) Informationsärenden Anmälan av delegationsbeslut Arbetsutskottet Anmälan av delegationsbeslut Tjänstemän och förtroendevalda Slutredovisning avseende lokaler för Räddningstjänsten vid Parkskolans körutbildning, Solänget övningsplats Slutredovisning avseende om- och tillbyggnad av Mellansel 1:54, Mellansel serviceboende Slutredovisning avseende energieffektivisering vid Sörlidenskolan, Järvsta Slutredovisning avseende energieffektivisering vid Skärpeskolan, Kroksta 10: Motionssvar, reservkraftaggregat vid våra äldreboenden Sammanträdesdagar för arbetsutskottet och nämnden för teknik och service Yttrande över Revisionsrapport "Granskning av anpassning av verksamhetslokaler på lång sikt" Månadsuppföljning november Sedimentationsdamm vid nya återvinningscentralen Konkurrensprövning, posthantering...20

4 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2007:4 105 Nämnden för teknik och service Ny ersättare efter Nils Bohman (m) Kommunfullmäktige har den 27 oktober 2008 i paragraf 216 beslutat om entledigande och fyllnadsval efter ersättaren Nils Bohman (m). Ny ersättare för återstoden av innevarande mandatperiod blir Hans Borglund (m). Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av Kommunfullmäktiges beslut. Nämnden för teknik och service konstaterar att utöver ersättare i nämnden blir Hans Borglund (m) även ersättare i arbetsutskottet och kommer att kallas vid ledamots förhinder i enlighet med principer för arbetsutskottets tjänstgöringsordning antagen i nämnden den 16 januari 2007 paragraf 7.

5 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2008:5 106 Informationsärenden 2008 Vid dagens sammanträde tas följande upp för information och underhandsdiskussion; Information om framtida kajpromenad m.m, Ulf Agemar Byggprojekt - processbeskrivning, Kent Sellgren Tekniska kontorets hälsoarbete, Linnea Egnor Medborgarförslag, träbro mellan äldrecentrum och vårdcentralen, byggande av trottoar längs gatan samt möjlighet att komma fram med bil till yta under tak utanför äldrecentrum, Jan Håkansson Gång- och cykelväg i Ås, Jan Håkansson Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av föreliggande information.

6 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2008:6 107 Anmälan av delegationsbeslut Arbetsutskottet Arbetsutskottet anmäler genom överlämnande av protokoll de beslut som utskottet fattat: Upphandling av petroleumprodukter 141 Försäljning av förskolorna Jakthyddan, Domsjö 31:71 och 31:72, samt Fäbodstugan, Hörnett 1: Protokoll och minnesanteckningar 150 Meddelanden och delgivningar 151 Informationsärenden Tillsättande av förvaltningsövergripande simhallsgrupp 157 Protokoll och minnesanteckningar 158 Meddelanden och delgivningar 159 Informationsärenden Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av föreliggande paragrafer.

7 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2008:6 108 Anmälan av delegationsbeslut Tjänstemän och förtroendevalda Nämnden för teknik och service delges följande delegationsbeslut Beslut Upplåtelse av nyttjanderätt till obebyggd fastighet Ärendegrupp 3.7.c Delegationsbeslut nr 13-15/2008 Avstå från eller besluta att inte utöva kommunens förköpsrätt Ärendegrupp 3.14.c Delegationsbeslut nr /2008 Anställning viss tid, månadsavlönade, övriga Ärendegrupp 7.3.b Delegationsbeslut nr 17-19/2008 Delegationsbeslut nr 5/2008 Delegationsbeslut nr 16-18/2008 Anställning tills vidare, övriga Ärendegrupp 7.4 Delegationsbeslut nr 3/2008 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade, undantag enligt 13 kap. 8 trafikförordningen Ärendegrupp 8.1.a Delegationsbeslut nr /2008 Fattade av Arne Sandström Folke Lif/Arne Sandström/ Leif Strandberg/Eva Fredholm Ulla Berglund Karl-Anders Hållberg Magnus Pehrs Lennart Johansson Kerstin Gimbergsson/Bo Linnarsson Dispens enligt 13 kap. 3 trafikförordningen vad gäller bred, lång och tung transport samt uppställning av dito Ärendegrupp 8.1.b Delegationsbeslut nr 1-146/2007 Kerstin Gimbergsson/Bo Linnarsson Delegationsbeslut nr /2008 "-

8 Nämnden för teknik och service (21) Nämnden för teknik och service förklarar sig tagit del av föreliggande delegationsbeslut.

9 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2006: Slutredovisning avseende lokaler för Räddningstjänsten vid Parkskolans körutbildning, Solänget övningsplats Sammanfattning av ärendet Nämnden för teknik och service har låtit bygga om och till administrationslokaler för Räddningstjänsten vid Parkskolans körutbildning vid Solänget. Projektet är nu färdigställt. Verksamheten har flyttat från externt förhyrda lokaler till samnyttjande i kommunala lokaler. Projektet har löpt enligt planerna utan större överraskningar. Upphandling i hård konkurrens har pressat entreprenadpriserna. Kostnaderna för projektet har uppgått till kronor vilket med kronor understiger budgeterade medel. Beredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 26 september 2008 med slutredovisning daterad 19 september Arbetsutskottets 144/2008. Nämnden för teknik och service godkänner slutredovisningen avseende om- och tillbyggnad av administrationslokaler för Räddningstjänsten vid Parkskolans körutbildning, Solänget. Nämnden för teknik och service överlämnar slutredovisningen till kommunfullmäktige för kännedom och godkännande.

10 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2006: Slutredovisning avseende om- och tillbyggnad av Mellansel 1:54, Mellansel serviceboende Sammanfattning av ärendet Nämnden för teknik och service har låtit bygga om och till serviceboende i före detta förskolebyggnad på fastighet Mellansel 1:54. Projektet är nu färdigställt. Verksamheten har flyttat från externt förhyrda lokaler till kommunala och med bra tillgänglighet. Projektet har löpt enligt planerna utan större överraskningar. Kostnaderna för projektet har uppgått till kronor vilket med kronor överstiger budgeterade medel. Bredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 26 september 2008 med slutredovisning daterad 19 september Arbetsutskottets 134/2008. Nämnden för teknik och service godkänner slutredovisningen avseende om- och tillbyggnad av Mellansel 1:54, Mellansel serviceboende.

11 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2006: Slutredovisning avseende energieffektivisering vid Sörlidenskolan, Järvsta 3 Sammanfattning av ärendet Nämnden för teknik och service har låtit energieffektivisera Sörlidenskolan. Projektet är nu färdigställt. Projektet har löpt enligt fastställda planer utan överraskningar. Upphandling i hård konkurrens har pressat priserna avseende installationsentreprenader. Den totala kostnaden för projektet har uppgått till kronor, varav kronor i investeringskostnad och kronor i underhållskostnad. Kostnaderna redovisas i slutredovisning daterad 6 oktober Enligt kommunens gällande investeringspolicy ska bygg- och anläggningsprojekt med specifika anslag över 100 basbelopp slutredovisas till kommunfullmäktige. Beredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 6 oktober 2008 med slutredovisning daterad 6 oktober Arbetsutskottets 153/2008. Nämnden för teknik och service godkänner slutredovisningen avseende energieffektivisering vid Sörlidenskolan. Nämnden för teknik och service överlämnar slutredovisningen till kommunfullmäktige för kännedom och godkännande.

12 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2006: Slutredovisning avseende energieffektivisering vid Skärpeskolan, Kroksta 10:364 Sammanfattning av ärendet Nämnden för teknik och service har låtit energieffektivisera Skärpeskolan. Projektet är nu färdigställt. Projektet har löpt enligt planerna utan större överraskningar. Uppskattad kostnadskalkyl överensstämmer i stort med utfallet. Den totala kostnaden för projektet har uppgått till kronor, varav kronor i investeringskostnad och kronor i underhållskostnad. Kostnaderna redovisas i slutredovisning daterad 6 oktober Enligt kommunens gällande investeringspolicy ska bygg- och anläggningsprojekt med specifika anslag över 100 basbelopp slutredovisas till kommunfullmäktige. Beredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 6 oktober 2008 med slutredovisning daterad 6 oktober Arbetsutskottets 154/2008. Nämnden för teknik och service godkänner slutredovisningen avseende energieffektivisering vid Skärpeskolan. Nämnden för teknik och service överlämnar slutredovisningen till kommunfullmäktige för kännedom och godkännande.

13 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2007: Motionssvar, reservkraftaggregat vid våra äldreboenden Sammanfattning av ärendet Föreligger motion daterad den 28 maj 2007 från Mats Hedell (v) och Åsa Fahlgren (v) angående reservkraftaggregat vid kommunens äldreboenden. I motionen yrkas att kommunfullmäktige beslutar att det vid kommunens alla sjukhem och äldreboenden installeras reservkraftaggregat. Kommunfullmäktige har den 28 maj 2007, paragraf, 102, överlämnat motionen till kommunstyrelsen för beredning. Därefter är motionen remitterad till krisledningsnämnden, nämnden för teknik och service och omsorgsnämnden för yttrande. Nämnden för teknik och service har den 29 april, paragraf 69, behandlat motionen och föreslagit kommunfullmäktige avslå motionen mot bakgrund av att det inte är rimligt att införskaffa reservkraftsaggregat till alla äldreboenden. Förberedelser pågår dock för att kunna ansluta reservkraftsaggregat vid samtliga äldreboenden. Vid kommunstyrelsens ärendeberedning i maj 2008 återförvisades ärendet till nämnden för teknik och service med begäran om kompletterande uppgifter. Tekniska kontorets bedömning Inom kommunen finns en plan för extraordinära händelser. Arbetet leds av kommunens säkerhetsgrupp under ledning av räddningstjänstens säkerhetsenhet. Av planen framgår bl.a. att; "En grundläggande förutsättning för att hantera elavbrott på ett särskilt boende är att det finns uttag för reservel eller omkopplingsmöjlighet för att köra fastigheten med reservkraft. Enligt beslut av kommunens säkerhetsledningsgrupp 21 november 2006 ska anslutningsmöjlighet för reservel installeras i alla äldreomsorgens boenden där det saknas. En tidplan samt rutinbeskrivningar kommer att tas fram av Räddningstjänstens säkerhetsenhet i samråd med tekniska kontoret och omsorgsförvaltningen" Hitintills har tio av äldreomsorgens boenden (äldreboenden/sjukhem) förberetts för drift med reservkraftsaggregat och elva boenden återstår. Förberedelsekostnaden uppgår till kronor per boende och förberedelsearbeten för återstående boenden kommer att utföras under kommande treårsperiod.

14 Nämnden för teknik och service (21) Om det istället införskaffas reservkraftsaggregat till alla boenden uppgår kostnaden till ca kronor per aggregat och boende, exklusive installationskostnader. Aggregaten måste dessutom kontinuerligt testköras och underhållas. Tekniska kontoret bedömer att det inte är kostnadseffektivt att installera reservkraftsaggregat vid alla boenden utan istället ska de reservkraftsaggregat som finns inom kommunkoncernen nyttjas och vid behov placeras ut efter beslut av ledningsgruppen för extraordinära händelser. Tekniska kontoret hänvisar dessutom till ovanstående målsättning som godkänts i upprättad plan för extraordinära händelser. Beredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 20 oktober Arbetsutskottets 155/2008. Nämnden för teknik och service föreslår kommunfullmäktige avslå motionen med hänvisning till att förberedelser redan pågår för att kunna ansluta reservkraftsaggregat vid äldreomsorgens boenden (äldreboenden/sjukhem).

15 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2008: Sammanträdesdagar för arbetsutskottet och nämnden för teknik och service 2009 Sammanfattning av ärendet Förslag till sammanträdesdagar för arbetsutskottet och nämnden för teknik och service Beredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 4 november 2008 med översikt. Arbetsutskottets 162/2008. Nämnden för teknik och service fastställer följande sammanträdesdagar för 2009 Arbetsutskottet Jan. 27 Juli - Feb. 24 Aug. 4 Mars 24 Sep. 1 April 28 Okt. 6 Maj 26 Nov. 3 Juni - Dec. 1 Sammanträdestid kl. 08:00. Nämnden för teknik och service Jan. 13 Juli - Feb. 10 Aug. 18 Mars 10 Sep. 15 April 14 Okt. 20 Maj 12 Nov. 17 Juni 9 Dec. 15 Sammanträdestid kl. 13:00. Gruppmöten kl. 10:30--12:00.

16 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2008: Yttrande över Revisionsrapport "Granskning av anpassning av verksamhetslokaler på lång sikt" Sammanfattning av ärendet Komrev har på uppdrag av revisionen genomfört en granskning av anpassningen av verksamhetslokaler på lång sikt. Revisionsrapporten har skickats till nämnden för teknik och service för yttrande. Utgångspunkter för granskningen har bland annat varit att se om fastighetsrådet har ett tydligt mandat, se hur förankringsprocessen sker i organisationen, uppföljning av fastighetsrådets arbete samt beslutskedjan och vilka resultat och effekter som kunnat utläsas. Förvaltningscheferna beslutade 22 mars 2007 att bilda ett fastighetsråd. Bakgrunden var att Örnsköldsviks kommun äger ett omfattande fastighetsbestånd med en då bruttototalyta motsvarande kvm. Lokalkostnaderna är efter löner den största kostnadsposten inom kommunen. För att göra riktiga satsningar och prioriteringar utifrån ett strategiskt perspektiv är det därför viktigt med en ökad samordning av kommunens fastighetsbestånd. Fastighetsrådets uppdrag är att ta fram underlag i form av kartläggningar och samordningsmöjligheter samt att utveckla samverkansformer med mera. Fastighetsrådet tar i sig inga beslut utan det är respektive förvaltningschef som lyfter frågorna till respektive nämnd för de beslut som förvaltningschef inte själv kan ta. Grundmaterialet till fastighetsrådet diskuteras på respektive kvartalsträff som fastighetsavdelningen har med respektive förvaltning fyra gånger per år. På dessa kvartalsträffar görs en löpande översyn för att anpassa lokalytorna inom respektive verksamhet. Fastighetsrådet har att göra avrapportering till förvaltningschefsgruppen två gånger per år. Av revisionsrapporten framgår det att man anser att beslutskedjan är lång och gör en bedömning att helheten är otydlig. Man anser vidare att det är av vikt att kommunstyrelsens övergripande ansvar för ett kostnadseffektivt lokalutnyttjande tydliggörs. Utifrån detta förslår man att kommunstyrelsen ger förvaltningschefsgruppen i uppdrag att återrapportera sin helhetsbild av det långsiktiga behovet av verksamhetslokaler och de möjligheter som fastighetsrådet ser till minskade ytor.

17 Nämnden för teknik och service (21) Beredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 7 november Arbetsutskottets 163/2008. Nämnden för teknik och service ställer sig bakom det förslag som revisionen föreslår i granskning av anpassning av verksamhetslokaler på lång sikt innebärande att förvaltningschefsgruppen efter bearbetning av underlag från fastighetsrådet årligen, gärna i samband med budgetarbetet, återrapportera sin helhetsbild av långsiktigt behov av verksamhetslokaler. Nämnden för teknik och service vill uppmärksamma revisionskollegiet på att kommunkoncernens totala långsiktiga fastighetsbehov bör belysas då en kostnadseffektiv lokalanvändning är en strategisk fråga och speciellt aktuell utifrån bildande av Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB.

18 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2008: Månadsuppföljning november 2008 Sammanfattning av ärendet Nämndens för teknik och service resultat efter tio månader och helårsprognos för 2008 framgår av sammanställning bifogad tekniska kontorets skrivelse. Nämndens resultat efter tio månader visar ett underskott med -15,1 Mkr netto. Detta är ungefär som fjolårets resultat vid samma tidpunkt. Underskottet förklaras till stor del av att VA- och renhållningsintäkter debiteras kvartalsvis. Helårsprognosen för 2008 innebär nollresultat totalt. Reavinster från mark- och fastighetsförsäljning bidrar med 13,5 Mkr till detta resultat. Beredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 13 november 2008 med månadsuppföljning november Arbetsutskottets 164/2008. Nämnden för teknik och service godkänner månadsuppföljning november Nämnden för teknik och service överlämnar månadsuppföljningen till kommunstyrelsen för beredning.

19 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2008: Sedimentationsdamm vid nya återvinningscentralen Sammanfattning av ärendet Ytvatten från behandlings och lagringsytor på Må avfallsanläggning kan klassas som dagvatten om det anses rent eller som lakvatten om det anses förorenat. Må avfallsanläggning har en lakvattenanläggning som på grund av kraftig ökning av behandlingsytor till följd av många års expansion, inte klarar ytterligare belastning utan ombyggnad. Drift och behandling av lakvatten är kostnadskrävande varför vi strävar efter att minimera uppkomst. När nu verksamhet flyttas utanför det äldre området strävar vi efter att skapa minimalt med lakvatten. För att erhålla tillstånd från miljömyndigheter för att bedriva verksamhet måste tekniska kontoret visa att det ytvatten som uppstår kan klassas som dagvatten genom provtagning. För att säkerställa att ett eventuellt förorenat vatten inte släpps ut i dagvattendiken krävs en sedimentationsdamm där vattnet och partiklar som följer med stoppas upp och kan undersökas genom provtagning. Tekniska kontoret har upprättat en kostnadskalkyl som avser projektering och anläggande av en sedimentationsdamm till en summa av kronor. Beredande organs förslag till beslut Tekniska kontorets skrivelse daterad 10 november 2008 med kostnadskalkyl daterad 22 augusti Arbetsutskottets 167/2008. Nämnden för teknik och service godkänner att kronor i investeringsmedel får disponeras ur klumpen för fordon och maskiner till projektet "Sedimentationsdamm nya återvinningscentralen".

20 Nämnden för teknik och service (21) Nts/2008: Konkurrensprövning, posthantering Sammanfattning av ärendet Enligt tekniska kontorets konkurrensplan ska viss del av posthanteringen konkurrensprövas under Den del som är föremål för denna prövning är frankeringsservice. Nuläget posthantering Postal service Örnsköldsviks kommun utförs av totalt 4 personer på post och mötesservice. Post och mötesservice arbetsuppgifter innehåller idag: Internturer stadshusen och centrala delar av staden; dela ut och samla in interna och externa brevförsändelser. Sortering och frankering ankommande och avgående post till kommunens alla verksamheter. Det gäller även en del av de kommunala bolagen. Sammanlagt cirka brev/år. Kvittering av inkommande och avgående gods och paket. Serviceavdelningen köper posttransporter av transportteamet (handikappomsorgen) som kör post ut till alla kommundelar dagligen. Hantera bokningar gällande konferensrum, bärbara datorer och projektorer. Ansvarar för beställning, distribution av personalkaffe och frukostbröd till stadshusen och några andra av kommunens arbetsplatser. Back-up till tryckeriet vid arbetstoppar och frånvaro. Gruppen får mestadels klara all frånvaro utan vikarier. Posttransporter Serviceavdelningen har tidigare gjort jämförelser mellan posten och transportteamet (handikappomsorgen) vad gäller kostnader för posttransporter och kunde då konstatera att det mest fördelaktiga för kommunen är att fortsätta köpa posttransporter av transportteamet (handikappomsorgen). Frankeringsservice Det avtal kommunen haft med Pitney Bowes för leasing av frankeringsmaskin har upphört från oktober I samband med det har avdelningen tillsammans med upphandlingsenheten undersökt marknaden i Örnsköldsvik vad gäller frankeringsservice. Marknaden för denna typ av tjänst är mycket begränsad, det finns inte många alternativ att välja mellan.

21 Nämnden för teknik och service (21) Arbetsutskottets behandling Vid arbetsutskottets behandling av ärendet under paragraf 189/2008 presenterar serviceavdelningens avdelningschef Eva-Britt Persson två alternativ för framtida hantering av postfrankering. Alternativ 1 innebär ingen förändring av verksamheten och alternativ 2 innebär ett förslag till att posten tar över frankeringen av post. Arbetsutskottet har överlämnat ärendet utan eget förslag till nämnden för teknik och service. Nämndens behandling Vid nämndens behandling föreslår Roger Burland (s) att nämnden uppdrar till tekniska kontoret att ytterligare utreda och bearbeta alternativ 2 och speciellt vad avser en fördjupning av för- och nackdelar av förslaget samt möjlighet till omplaceringar. Lars Håkan Nilsson (fp) yrkar bifall till Roger Burlands förslag. Nämnden för teknik och service uppdrar till tekniska kontoret att ytterligare utreda och bearbeta alternativ 2 och speciellt vad avser en fördjupning av för- och nackdelar av förslaget samt möjlighet till omplaceringar.