Manual Vitec Information

Transkript

1 Manual Vitec Information Manualen uppdaterades av Vitec Fastighetsystem AB

2 Innehållsförteckning Inledning 1 Allmänt... 1 Installation 3 Allmänt... 3 Vitec Nova... 3 Systemkrav... 4 Installation... 4 Starta produkten... 5 Ange uppkopplingsinformation... 7 Installerade komponenter... 8 Microsoft.NetFramework Crystal Reports... 8 Essential Studio från SyncFusion... 8 THBImage... 8 Användargränssnitt 9 Navigering... 9 Allmänt om menyer och kommandon Fastighetsbeståndets struktur Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy Sökordning i trädvy Att arbeta med trädvyn Fliken Idag Uthyrningsstatistik Mina ej avslutade ordrar Inkomna kontraktsförslag Mina besiktningar Senast öppnade kontrakt Avtal som snart löper ut Fliken Information Ägarinformation Fastighetsinformation Kontrakt Övriga nivåer Fliken Besiktningar Fliken Hyresgäst Tilläggsmodul - Hyresgästutskick Fliken Felanmälan Fliken Objektsarea Vitec Information ii

3 Fliken Underhåll Fliken Analys Fliken Uthyrningsstatistik Fördelning av disponibla objekt Objekt att hyra ut Avflyttningsorsak Antal uppsägningar per år Antal uppsägningar per månad Antal uppsägningar per objekttyp Ackumulerat antal uppsägningar Fliken Nämnararea Fliken Dokumentarkiv Tilläggsmoduler 32 E-avisering Lägenhetsregistret Export till Datscha Förutsättningar Export av Fastighetsdata Export av Kontraktsdata Dokumentmall Förutsättningar Starta Dokumentmall i Information eller Vitec Nova Fastighetsägarnas mallar Vitecs egna mallar Export till Poängen Administration 49 Skapa egna sökordningar Skapa egna grupper och värdenycklar Koppla fastigheter till värdenycklar Skapa sökordningar med värdenycklar Att arbeta med listvyer Registerinställningar vid driftstart Dokumentarkivet Allmänt om dokumentarkivet Dokumenttyper Konfiguration av dokumentarkiv Databaslagring Koppla dokument Visningsfönster Menysystem 65 Grunddata 67 Översikt Grafisk överblick Övrigt Redigering av grunddata Prisuppdatering av åtgärdstyper Vitec Information iii

4 Besiktning Besiktningsåtgärder/Besiktningspunkter Inställningar 77 Alternativ Arbetsorder Rapporttexter Besiktningar Kontering Notifieringar HLU Övrigt Systeminställningar Allmänt Dokumentarkiv Rapportmallar Nämnare Behörigheter Användarinställningar Dokumentarkiv Objektsträdet Vitec Information Idag Ordlista 97 A B F N O P S T U Å Vitec Information iv

5 Inledning Allmänt Vitec Information är ingången till Vitecs Fastighetssystem för dig som vill söka efter information om fastigheter, objekt, hyresgäster m.m. Vitec Information bygger på plattformen Microsofts.NET. Programmet kan köras i ett lokalt nätverk eller via Internet. Vitec Information är helt integrerat med Vitec Nova, det innebär t ex att förändringar av hyresgäster, kontrakt eller avgifter som görs Vitec Nova syns i Vitec Information. Register för fastigheter, objektstyper, objekt och person/kund är gemensamt mellan Vitec Nova och Vitec Information. Denna handledning publiceras i första hand i HTML-format på Vitec Information Inledning 1

6

7 Installation Allmänt För att kunna köra Vitec Fastighetssystems krävs applikationen Vitec Nova. Följande produkter ingår i Vitec Fastighetssystems produktsuit: Vitec Verksamhetsanalys Vitec Fastighetssystem Vitec Information Vitec Rapporter Vitec Teknisk Förvaltning Vitec Nova Vitec Nova är samlingsnamnet för alla programvaror från Vitec Fastighet. Vitec Start är en applikation vars huvuduppgift är att tillhandahålla de olika applikationerna som ingår i Vitec Nova på ett överskådligt sätt. I Vitec Start visas ikoner för alla de applikationer som en användare har licens för i den så kallade applikationspanelen. Namnet på ikonerna anger oftast vilken funktion applikationerna har istället för programnamnet. Exempel på funktioner är beslutsstöd, fastighetsadministration och underhåll. I dokumentationspanelen finns länkar till alla produkters onlinemanualer. Genvägspanelen används för att skapa genvägar till de delar av applikationerna man använder mest. Genvägar till andra program, t ex Word och Excel, kan också skapas. En annan viktig uppgift för Vitec Start är att automatisk installera och uppdatera applikationer via Internet när nya versioner finns tillgängliga. Vitec Information Installation 3

8 Bild 1 - Vitec Start Mer information om Vitec Start hittar du i dess manual. Systemkrav Microsoft.NET Framework 2.0 behövs på klienten för att Vitec Start ska kunna köras. Vitecs rekommendationer är därför att.net Framework 2.0 installeras före installationsprogrammet för Vitec Nova installeras, detta för att spara tid vid installationsförfarandet..net Framework 2.0 kan enkelt laddas hem från följande ställen: Microsoft: Vitec: Installation Klientinstallation av alla Vitecs programvaror hanteras av Vitec Start. Genom att använda ett installationsprogram installeras Vitec Start. I en av dialogrutorna som visas under installationen skall användarens licensnummer (kallas ibland även GUID) anges. Första gången Vitec Start startas kommer programmet att koppla upp sig mot en av Vitecs servrar och ladda hem de applikationer som är kopplade till licensnumret. Därefter kommer Vitec Start att vid varje uppstart kontrollera om någon ny applikation tillkommit eller om det finns någon ny version av redan installerade program. Om så är fallet kommer den nya versionen laddas ner och installeras. Meningen är att klientinstallationen enbart skall göras en gång, därefter sker uppgraderingar automatiskt utan att användaren behöver göra någon ansträngning. Vid versionsbyte av Vitec Information Installation 4

9 Microsoft.NET Framework kan det dock bli nödvändigt med en ominstallation av Vitec Start. Detta sker dock ytterst sällan. Starta produkten Installationsprogrammet lägger startikonen för Vitec Start i programgruppen Vitec Fastighetssystem. Bild 2 - Programgruppen Vitec Fastighetssystem Börja med att öppna Vitec Start. Klicka därefter på ikonen i applikationspanelen för den produkt som skall startas. Bild 3 - Applikationer i Vitec Start Om enbart en produkt används från Vitec Fastighetssystems produktsuite är det möjligt att ställa in Vitec Start så att enbart denna produkt startas upp direkt utan inblanding av Vitec Start. Detta görs genom att välja kommandot Arkiv, Användarinställningar i Vitec Start. Bild 4 - Menyalternativet Arkiv i Vitec Start I dialogrutan som nu visas är det bara att markera rutan Starta senast använda applikation vid uppstart av Vitec Start för att den angivna prodkten alltid ska starta direkt. Vitec Information Installation 5

10 Bild 5 - Användarinställningar i Vitec Start Vitec Information Installation 6

11 Ange uppkopplingsinformation Första gången en produkt i Vitec Fastighetssystems produktsuit starts måste användaren ange uppkopplingsinformation i det dialogfönster som visas i bilden nedan, dvs. användarnamn, lösenord samt URL till webbtjänsterna. Bild 6 - Uppkopplingsinformation Vitec Information Installation 7

12 Installerade komponenter Microsoft.NetFramework 2.0 Alla produkter i Vited Fastighetssystems produktsuit är skrivna i Microsoft.Net vilket innebär att de maskiner som kör produkten/produkterna måste ha.net Framework 2.0 installerat innan Vitecs produkter kan installeras..net Framework 2.0 laddas hem från följande platser: Microsoft: Vitec: Crystal Reports Rapporterna i Vitec Fastighetssförvaltning produkter skapas med hjälp av Crystal Reports varför installationsprogrammet automatiskt kommer att installera denna komponent på maskinen. Essential Studio från SyncFusion SyncFusion är tredjepartleverantör av komponenter med kontroller för menyer, dialoger, verktygsrader etc. som används i Vitec Fastighetessystems produkter för att skapa ett så användarvänligt gränssnitt som möjligt. THBImage THBImage är komponent med en kontroll för hantering av bilder till Vitecs Dokumentarkiv. Vitec Information Installation 8

13 Användargränssnitt Navigering Navigeringsfönstret är den vänstra panelen av Vitec Information och den består av två flikar: Samtliga objekt och Sök. I fliken Samtliga objekt klickar man sig fram till önskad nod i trädet. När man klickar på t ex en fastighet visas information om den fastigheten i presentationsfönstret. Vad som visas beror på vilken flik som är vald i högra fönstret (se bild nedan). Sök används för att söka efter objekt baserat på hela eller delar av objektsnummer, hyresgästnamn eller adresser. En lista över matchande objekt visas nedan sökfälten och genom att markera en av dessa rader fylls flikarna till höger med information som rör vald rad. Dubbelklickas istället en markerad rad kommer ett fönster innehållande information om objektets att visas. Bild 7 - Användargränssnitt Vitec Information Användargränssnitt 9

14 I sökfliken kan man ange söktext för hela eller delar av objektsnummer, adress, kundens namn, telefon eller nummer. Efter sökning viss lista på matchande objekt nedan sökfälten och önskat objekt kan väljas genom dubbelklick på raden. Allmänt om menyer och kommandon I Vitec Information används högerklick frekvent men alla kommandon kan också utföras från menyn, dess menygrupper eller snabbvalsmenyn. Menygruppernas innehåll kan ändras beroende på vilket fönster som är aktivt. Fastighetsbeståndets struktur Ett fastighetsbestånd brukar struktureras med hjälp av begrepp så som ägare, förvaltare, område, fastighet, byggnad, objekttyp och objekt. Termen objekt är ett samlingsnamn för uthyrningsobjekt eller gemensamma utrymmen såsom lägenheter, P-platser, lokaler etc. Objekten kan kopplas till byggnader som i sin tur ingår i fastigheter. Fastigheterna ligger i områden och kan ha olika ägare. Dessutom kan objekten delas in i olika objekttyper, t ex 2 rum o kök, 3 rum o kök. Objekttyperna kan i sin tur delas in i objekttypsgrupper, t ex bostäder och lokaler. Byggnaderna kan även dessa delas in i byggnadsdelar för en ännu mer finkorning uppdelning. Dessa begrepp kan beskrivas hierarkiskt enligt nedanstående figur: Vitec Information Användargränssnitt 10

15 Vitec Information Användargränssnitt 11

16 Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy I datorprogram brukar hierarkiska strukturer ofta visas i form av trädvyer eftersom de ger bra överblick och är lätta att använda. Exempel på detta är mappstrukturen i Utforskaren i Windows och mapplistan i Microsoft Outlook. Att jobba med trädvyer är något som de flesta användare är vana vid. I Vitec Fastighetssystems program har vi därför valt att presentera objektstrukturen i trädvyer, av Vitec kallat objektsträdet. Trädvyerna kan se olika ut beroende på vilken programmodul de används i. Sökordning i trädvy Strukturerna avspeglar vilket behov man har att dela upp objekten i beståndet. Anta att man kanske först vill ha en gruppering efter objekttypsgrupper, sedan se objekttyper i de olika områdena. En sådan trädvy skulle ha nivån Objekttypsgrupp direkt under toppnoden. Nästa nivå skulle utgöras av områden. Nivån under område skulle visa tillgängliga objekttyper i varje område. På Vitec Information Användargränssnitt 12

17 lägsta nivån visas slutligen objekten, insorterade under de objekttyper de tillhör. I andra programmoduler, t ex hyresmodulen, kan man vilja se en struktur där nivåerna har ordningen ägare-område-förvaltarefastighet-objekt. Man kan också tänka sig att det finns behov av att ändra ordningsföljden och t ex byta plats på ägare och område så att nivåerna i trädet blir område-ägare-förvaltare-fastighet-objekt. För att tillgodose olika behov av att strukturera, söka och navigera i trädvyn finns det möjlighet att definiera flera anpassade sökordningar. En sökordning börjar med en toppnod som representerar hela beståndet. Lägsta nivån är objektsnivån och mellan högsta och lägsta nivå kan ett godtyckligt antal nivåer definieras. Programmet har en grundinställning bestående av 5 sökordningar som inte kan redigeras eller tas bort. Systemadministratören kan skapa nya sökordningar. Bilden nedan visar trädvyn med systemsökordningarnas toppnoder, samt några som definierats av användare. En toppnod representeras av en jordglob. Ett hänglås på jordgloben visar att det är en systemsökordning som inte kan förändras. Att arbeta med trädvyn För att se vad som finns under en nod kan man klicka på plustecknet till vänster om noden. I bilden nedan visas trädvyns utseende när den översta toppnoden expanderats. Eftersom område står först i sökordningen visas nu alla områden. Observera att plustecknet har ändras till ett minustecken när noden har expanderats. När man trycker på plus och minustecknen ändras ingenting i trädvyn, det är först när man klickar på själva noden som innehållet i trädvyn uppdateras. Vitec Information Användargränssnitt 13

18 I nedanstående bild är ett område markerat och i fliken information visas sammanslagen information som rör detta område. Fliken Idag Nedan visas en bild av hur Vitec Information Idag kan se ut när man startar upp applikationen Vitec Information: Vitec Information Användargränssnitt 14

19 Uthyrningsstatistik Diagrammet under rubriken Uthyrningsstatistik visar antalet disponibla objekt och kommande vakanser per dagens datum uppdelat på objekttypsgrupper. Uthyrningsstatistiken är tänkt som en förhandsvisning av modulen uthyrningsstatistik. Till höger i diagrammet finns det checkboxar där man kan slå på och av visning av olika områden som innefattas av statistiken. Mina ej avslutade ordrar Under rubriken Mina ej avslutade ordrar visas de 50 senaste arbetsordrar, både felanmälningar och underhållsbeställningar som på något sätt är kopplade till den inloggade användaren. Inkomna kontraktsförslag Inkomna kontraktsförslag hämtar information om kontraktsförslag som inkommit från exempelvis Vitec Uthyrning eller Vitecs Marknadssystem. Vitec Information Användargränssnitt 15

20 Fliken Information Mina besiktningar Mina besiktningar är uppdelad på två flikar; Kommande och Utförda. Data under dessa flikar hämtas dock från besiktningsdata kopplade till den inloggade användaren I fliken Utförda besiktningar hämta endast de 10 senaste. I båda flikarna går det att högerklicka för att få upp möjlighet till Förhandsgranska.. och Skriva ut samt Exportera lista till Excel. I fliken Kommande gäller dessa val besiktningsbokningen och under fliken Utförda är det besiktningsutlåtandet som man kan förhandsgranska och skriva ut. Senast öppnade kontrakt Denna översikt innehåller de kontrakt som senast öppnades i kontraktsfliken i Vitec Information. Det senast öppnade kontraktet kommer att hamna längst upp i listan. För att visa kontraktsuppgifter dubbelklickar man på den rad man är intresserad av. Avtal som snart löper ut Har kunden tilläggsmodulen leverantörsavtal kommer denna översikt visa de avtal som är på väg att löpa ut. För kunder som saknar modulen visas inte denna översikt. Avtal som har t.o.m. datum mellan idag och fyra (4) månader framåt räknas som att snart vara på väg att löpa ut och kommer därför visas i översiktsvyn. Fliken information visar olika innehåll beroende på vilken nivå i trädet som markerats. Summeringar som visas under hyresintäkter görs alltid för uthyrningsbara objekt med kontrakt oavsett vilken visningstyp (uthyrningsbara, ej uthyrningsbara eller alla) som valts i trädet. Ägarinformation På Ägarnivån visas övergripande ägarinformation samt areor för objektgrupper. Vitec Information Användargränssnitt 16

21 Fastighetsinformation På Fastighetsnivån visas övergripande fastighetsinformation. Exempelvis Areor, Adresser och beteckningar. Kontrakt På objektsnivå byter fliken namn från Information till Kontrakt och en bild lik HKA-bilden i hyressystemet visas med information om objekt samt såväl nuvarande som tidigare hyresgäster. Vitec Information Användargränssnitt 17

22 Övriga nivåer Om någon annan typ av nod markeras (förutom ägare, fastighet eller objekt) visas istället, i Informationsfliken, summerad information om underliggande objekts uppdelning per olika objektstyper samt information om dess årshyror. För Område visas även information förvaltare, adress och area om, till området tillhörande, fastigheter. Vitec Information Användargränssnitt 18

23 Fliken Besiktningar Fliken Besiktningar ger en översikt över samtliga planerade, utförda och fakturerade lägenhetsbesiktningar för de objekt som finns kopplade under en viss nod, t ex Område, Objekt eller Resurs. Via menygruppen Rapporter kan en markerad besiktning förhandsgranskas eller skrivas ut, se bilden nedan. Vitec Information Användargränssnitt 19

24 Det är även möjligt att högerklicka på en markerad besiktning och förhandsgranska samt skriva ut besiktningsutlåtandet, se bilden nedan. Fliken Hyresgäst Fliken Hyresgäster används för kommunikation med hyresgäster. Fliken visar en lista på samtliga hyresgäster på de objekt som finns under vald noden i navigeringsträdet. Fliken Hyresgäst visar aktuella hyresgäster för vald nod, t ex i en viss Fastighet eller Byggnad. Om man dubbelklickar på en hyresgästs rad i högra rutan får man information om hyresgästens kontrakt, kontaktinformation och eventuella fakturor och reskontrasaldon. Genom att markera en eller flera hyresgäster i listen så visar menyfliksområdet Hem och dess menygrupp Hyresgäster alla de funktioner som kan appliceras på en hyresgäst, dessa funktioner nås även genom att högerklicka på en eller flera hyresgäster, se bilden nedan. Vitec Information Användargränssnitt 20

25 Genom att markera en eller flera hyresgäster i listan kan man skicka e-postmeddelande till dessa (naturligtvis förutsett att e- postadresser finns inlagda i personregistret). Man kan i denna översikt se alla personer/parter kopplade till ett kontrakt, även kontaktpersoner för att enkelt, via hyresgästmeddelande, kunna skicka e-post och utskrifter även till dessa. Man kan också skapa utskick och meddelande samt skriva ut och exportera information till Excel. Det är möjligt att redigera en hyresgästs uppgifter via menygruppen Hyresgäster och dess knapp Redigera (eller via högerklicksmenyn Ändra hyresgästinformation eller genom att dubbelklicka på en hyresgäst). Hyresgäster kan också undantas ifrån trapphusförteckning genom att bocka i Visa inte i trapphusförteckning på i dialogen Ändra hyresgästinformation, se bilden nedan. Vitec Information Användargränssnitt 21

26 Tilläggsmodul - Hyresgästutskick Fliken Hyresgäst tillhandahåller en tilläggsmodul som erbjuder användaren att skapa, spara och skicka E-post till hyresgäster, se bilden nedan. Då alternativet Skapa hyresgästutskick väljs (antingen från menygruppen Hyresgäster eller via vänsterklicksmenyn) öppnas ett nytt fönster, se bilden nedan. Vitec Information Användargränssnitt 22

27 Fliken Felanmälan I fönstret ovan är det möjligt att enkelt skapa hyresgästutskick som exempelvis nyttjar användarspecifika mallar. Ta kontakt med din säljare för mer information om tilläggsmodulen Hyresgästutskick. Fliken Felanmälan visar felanmälan för ex. vyn Fastighet eller Område. Man kan se status, enhetstyp, typ av fel samt om ordern eventuellt har fakturerats. I denna flik visas samtliga Arbetsorders skapade senaste året, dvs. såväl felanmälningar som beställningar som rör det aktuella objektet. Genom att markera en arbetsorder aktiveras bland annat Förhandsgranska och Skriv ut i menygruppen Rapporter, det är Vitec Information Användargränssnitt 23

28 även möjligt att högerklicka på någon av arbetsorderrader för att förhandsgranska, exportera och skriva ut. Markerar man flera rader kan man genom att högerklicka välja att skriva ut markerade rader eller exportera listan till Excel. Fliken Objektsarea I fliken Objektsarea ges information om fördelningen i antal mellan lägenheter av olika objektstyper samt uppgifter om summerade areor (objektens respektive kontraktens) samt momsad andel resp. momsad area. Fliken Underhåll Fliken Underhåll visar samtliga aktuella underhållsåtgärder på objekts- eller fastighetsnivå. Vitec Information Användargränssnitt 24

29 När en rad (åtgärd) markeras visas detaljerad information om åtgärden det högra fönstrets nedre del, se bilden nedan. Fliken Info visar information om åtgärden, Dokument innehåller de dokument som eventuellt är bifogade till åtgärden och Beskrivning innehåller eventuell åtgärdsbeskrivning. Fliken Underhåll är tillsammans med fliken Beskrivningar de enklaste platserna i systemet att se eventuella objektsbeskrivningar på ett objekt. Fliken Analys Fliken Analys är en tilläggsmodul till Vitec Information som kan användas för att leta efter differenser mellan debiteringarna mellan olika perioder. Det är viktigt att man fyller i lika lång period på såväl jämförelseperiod som kontrollperiod för att erhålla relevanta analysdata, exempelvis en månad, ett kvartal eller ett år. Vitec Information Användargränssnitt 25

30 Genom drilldown -funktion, där man genom att markera önskad rad, klickar sig nedåt i datamängden, kan man enkelt analysera vad sådana differenser består utav. I exemplet ovan analyseras avvikelser/differenser i fastigheten Skatan 1 mellan perioderna kvartal och kvartal Man klickar i rutan Dölj rader utan differens om man enbart vill se de rader där beloppen av någon anledning inte är identiska över tiden. Genom att dubbelklicka på någon rad går det att drilla sig nedåt ända ner till objektsnivå för att finna orsaker till differens, t ex att ett objekt saknar debitering för just den valda perioden eller att en engångsdebitering av något slag tillkommit i någon av perioderna. Om man drillar sig nedåt i exemplet med Väster ovan, där man ser att en differens finns på raden 920 så kommer man på lägsta nivån att finna att debiteringstypen Minimihyra garanterad, momspl är 5000 kr lägre i kontrollperioden. Vitec Information Användargränssnitt 26

31 Fliken Uthyrningsstatistik Fliken Uthyrningsstatistik är en tilläggsmodul till Vitec Information som används för att se dynamiska rapporter om aktuell uthyrningsgrad. Det finns i nuvarande versionen sju olika rapporter. Samtliga baseras på ett datum- eller periodval och en filtrering baserad på önskat urval av objektstyper. Det finns även möjlighet att se fördelningen i ett diagram. Detta görs genom att klicka på knappen Visa diagram. Vid högerklick i diagrammet visas en popup-meny där användaren kan välja att förhandsgranska, skriva ut, zooma in eller zooma ut diagrammet. Vitec Information Användargränssnitt 27

32 Fördelning av disponibla objekt Returnerar fördelningen av disponibla objekt per objekttyp. I dropplisten till höger i bilden kan man välja antingen status 'Disponibla', som visar disponibla objekt per valt datum, status 'Kommande vak.' som visar objekt som blir vakanta efter valt datum eller status 'Samtliga' som visar summan av disponibla och kommande vakanser. Objekt att hyra ut Returnerar antalet objekt att hyra ut. Visar månadsvis utifrån valt datum, tre månader bakåt i tiden, tre månader framåt och mer än tre månader framåt i tiden. Avflyttningsorsak Returnerar antalet avflyttningar per avflyttningsorsak rullande fem år bakåt i tiden utifrån valt datum. Inom parentes visas andelen per orsak av totalt antal avflyttningar. Antal uppsägningar per år Returnerar antalet uppsägningar per år och månad. Vitec Information Användargränssnitt 28

33 Antal uppsägningar per månad Returnerar antalet uppsägningar per månad för vald nod. Antal uppsägningar per objekttyp Returnerar antalet uppsägningar per objekttyp. Ackumulerat antal uppsägningar Returnerar ackumulerat antal uppsägningar per år och månad i procent. Procentsatsen räknas ut genom antalet uppsägningar dividerat med totalt antal objekt för selekterade objekttyper. Fliken Nämnararea I fliken Nämnararea kan jämförelser göras mellan olika grundregisters inmatade areauppgifter och dess underliggande nivåers summerade uppgifter. Vitec Information Användargränssnitt 29

34 En nämnararea kan vid behov justeras och datumstyras så att uppföljningar kan göras över tiden. Om t ex. ett objekts momsade area förändras skall de summerade uppgifterna om momsade areor avseende en fastighets samtliga objekt förstås stämma överens med den kontrolluppgift som har registrerats på fastigheten enligt momsbeslutet. Ett objekts eller en fastighets nämnare hittar man genom att högerklicka på registerposten i önskad nivå i trädvyn, välja Egenskaper och markera fliken Nämnare. Vitec Information Användargränssnitt 30

35 Fliken Dokumentarkiv I fliken Dokument visas de dokument som har kopplats till den, i trädet, valda noden. I exemplet nedan, bland andra, en lägenhetsritning. Man kan växla bild/dokument genom att markera ett annat dokument i mappstrukturen. Genom att högerklicka på bilden kan man zooma in och zooma ut, genom att högerklicka på dokumentnamnet i mappstrukturen kan man bland annat skriva ut markerat dokument Vitec Information Användargränssnitt 31

36 Tilläggsmoduler E-avisering E-avisering är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift. Lägenhetsregistret Lägenhetsregistret är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift Vitec Information Tilläggsmoduler 32

37 Export till Datscha Förutsättningar Export till Datscha är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift. Avtal måste också tecknas med Datscha. Kontaktuppgifter till Datscha finns på För att Datscha ska acceptera indata krävs att alla fastigheter ligger inlagda med lantmäteriets fastighetsbeteckningar och med rätt kommun angiven på fastigheten. Vitec Information Tilläggsmoduler 33

38 Vidare krävs att korrekt SFI-kod angetts för varje objektstyp, Välj Grunddata/Objekt/Objektstyper i Vitec Information. Gällande kontraktsexport finns tre principer för kontraktstyp: Ej index, indexkontrakt med 0 enheters omräkningsbas samt index med 3 enheters omräkningsbas. Största avgiften på kontraktet styr. Om Antal enheter för omräkning är satt till något annat än 3 gäller alltså att kontraktet betraktas som indexkontrakt med 0 enheters omräkningsbas. Detta dokument beskriver funktionerna för export från Vitec Nova till fastighetsvärderingssystemet DATSCHA. Exporten kan ske på två nivåer. Dels fastighetsövergripande export med summeringar av intäkter och kostnader per fastighet och dels på kontraktsnivå där intäkter redovisas per kontrakt. Export av Fastighetsdata Alla beräkningar och summeringar görs på objekt vars typ markerats som uthyrningsbar. Urvalet begränsas av vald nod i Vitec trädet. Land Då Vitec Nova inte har något fält för Land så antar vi Sverige som land. Kommun Vitec Information Tilläggsmoduler 34

39 Hämtas från fastighetens kommunfält. Ett korrekt kommunnamn måste vara angivet, t ex Göteborg (Göteborgs Kommun accepteras inte). Fastighetsbeteckning Hämtas från fastighetens fastighetsbeteckning. Måste vara en giltig fastighetsbeteckning i den aktuella kommunen. Internt objektsnummer Fastighetsnumret visas i detta fält. Area (m²) Arean på fastighetens alla uthyrningsbara objekt summeras för varje SFI kategori. Vitec Information Tilläggsmoduler 35

40 Hyra (kr/m²) Fastighetens alla uthyrningsbara objekt nuvarande (dagen exporten körs) avgiftsbelopp summeras och divideras med fastighetens alla uthyrningsbara objekts summerade area. Endast avgifter vars avgiftstyp är markerad som hyra tas med i summeringarna. Om ingen area angivits divideras avgifterna med 1. Vakans(%) Fastighetens ej uthyrda objekts nuvarande avgiftsbelopp summeras och divideras med fastighetens alla uthyrningsbara objekts nuvarande avgiftsbelopp. (Multipliceras sedan med 100 för att få i %) Drift (kr/m²) Här fyller vi ingen data då kostnader ej hanteras i Vitec Nova. Underhåll (kr/m²) Här fyller vi ingen data då kostnader ej hanteras i Vitec Nova. Direktavkastningskrav (%) Här fyller vi ingen data då ingen sådan information finns i Vitec Nova, kan dock efterregistreras i Datscha. Antal lägenheter Fastighetens summerade antal objekt av SFI-kategorin Bostad. Export av Kontraktsdata Urval Urvalet av vilka objekt som ska följa med sker via Vitec Trädet och man får där välja eller bygga upp en lämplig nod som innehåller önskat urval. När exporten körs ges möjlighet att välja datum. Detta styr vilka kontrakt och vilka avgifter som exporteras. På objekt som har framtida kontrakt tas även de framtida kontrakten med. Även kontrakt som ligger på objekt vars typ är markerad som ej uthyrningsbar kommer med. Avgifter Vitec Information Tilläggsmoduler 36

41 Inga avgifter markerade som engångsavgifter tas med i exporten. Vilka som är engångsavgifter styrs av markering engångsbelopp på HKA-bildens avgifter i Vitec Nova Data som exporteras Kommun Hämtas från fastighetens kommunfält. Ett korrekt kommunnamn måste vara angivet, t ex Göteborg (Göteborgs Kommun accepteras inte). Fastighetsbeteckning Hämtas från fastighetens fastighetsbeteckning. Måste vara en giltig fastighetsbeteckning i den aktuella kommunen. Datcha kräver att fastighetsbeteckningen exakt matchar den beteckning som är registrerad hos lantmäteriet. Hyresgäst Namn på hyresgäst (Hyresgäst 1) som har kontraktet det valda datumet. Org.nummer Person/organisationsnummer på hyresgäst (Hyresgäst 1) som har kontraktet det valda datumet. Kontraktsnummer Objektsnummer på aktuellt objekt För objekt som har framtida kontrakt läggs framtida kontraktets startdatum till efter objektsnumret. Ex: _ Kontraktstyp Om objektet är vakant, d v s har hyresgästen Outhyrd, sätts kontraktstypen till vakant. Om kontraktet har area=0 så sätts kontraktet som styckevis. Om största gällande avgift på objektet är kopplat till en indexserie som innehåller KPI i sitt namn och antal enheter) är satt till 3 så sätts kontraktet till Index/KPI 3-enheter. Ifall enheterna satt till något annat än 3 sätts kontraktet till Index/KPI Om inget av ovanstående uppfylls så sätts kontraktet som Index/KPI men indexuppgifterna lämnas tomma och utgående hyra sätts till det för valda dagen för export är gällande hyra. Vitec Information Tilläggsmoduler 37

42 Lokalslag Hämtas från den SFI-kategori som är vald på objektstypen. Ifall ingen SFI kategori finns angiven på objektstypen så sätts kontraktet till Övrigt i exportfilen. Vitec Information Tilläggsmoduler 38

43 Löptid kontrakt Fr.o.m Startdatum för aktuellt kontrakt T.o.m. Slutdatum för aktuellt kontrakt. Ifall kontraktet har ett avflyttningsdatum så används detta. Är kontraktet inte tidsbundet och inte uppsagt lämnas fältet tomt. Uppsägning Kontrktets uppsägningstid. Om det finns angivet en avvikande uppsägningstid för hyresgäst 0 så används denna. Annars så används hyresvärdens uppsägningstid Förlängning Kontraktets förlängningstid. Area Objektets area. Antal enheter Ifall man väljer att gruppera en SFI kategori ska antalet objekt i denna kategori summeras och antalet anges här. Hyra Hyresbelopp På kontrakt som är indexreglerade (styrs av om största avgiften som är hyra på kontraktet är indexreglerat) sätts hyresbeloppet till summan av basbeloppet på dessa avgifter. Om det finns några avgifter som ej är indexreglerade kopplade till kontraktet adderas dessa avgifters gällande belopp till hyresbeloppet (men index % minskar då i motsvarande grad). Utgående hyra På kontrakt som ligger som styckekontrakt (vilket är alla kontrakt vars största avgift inte är kopplad till någon indexserie som Vitec Information Tilläggsmoduler 39

44 innehåller namnet KPI) hämtas aktuellt hyra. Summan av alla gällande avgifter vars typ är markerad som hyra. Index % På alla avgifter vars avgiftstyp är markerad som hyra kontrolleras hur stor del av avgiften som ska indexregleras. Bastal Bastalet hämtas från den största gällande avgiften på kontraktet. Om denna avgiften är kopplad till en indexserie så hämtas indexvärdet på denna serie för den basmånad som är angiven på avgiften. Bastalet anges i heltal. Tillägg Under tillägg så läggs alla avgifter vars typ inte är markerad som varken Hyra eller avdrag och vars startdatum är tidigare än valt exportdatum och till och med datumet ej är satt (alternativt är samma som eller senare än kontraktets till och med datum. Utveckling % Utveckling % sätts aldrig i exportfilen då uppgiften inte finns i Vitec Nova. Värme Alla tillägg som klassas som bränsle (och ej markerade som hyra eller avdrag) kommer läggas under Värme. El, Vatten, Kyla, Ventilation, Sophämtning Visas aldrig i exportfilen då uppgiften inte finns i Vitec Nova. Övrigt Alla tillägg som inte är tidsbegränsade och inte är klassade som bränsle eller fastighetsskatt läggs under övrigt. Fastighetsskatt Alla avgifter vars typ är klassad som fastighetsskatt och som är gällande datumet för export summeras här. Rabatt Här summeras alla avgifter vars typ är markerad som avdrag. Rabatterna summeras efter kalenderår dvs per 1/1 varje år förutom startåret där endast avgifter som är gällande vid valda exportdatumet eller senare tas med. Dock summeras hela årets belopp även för dessa avgifter. Vitec Information Tilläggsmoduler 40

45 Tillägg, tidsbegränsade Alla avgifter som inte är markerade som Hyra och som har ett slutdatum (<> avflyttningsdatum) hanteras som tidsbegränsade tillägg. Dock tas ej avgifter markerade som engångsbelopp med i exporten. Momspliktig verksamhet Om den största gällande avgiften på kontraktet är markerad för moms så markeras kontraktet för momspliktig verksamhet. Villkor efter kontraktets utgång Ingen uppgift hämtas från Vitec Nova. Notering Om det finns notering på kontraktet hämtas denna Dokumentmall Förutsättningar Dokumentmall är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift. Avtal måste också tecknas med DokumentConcept (företaget bakom Itkett). Kontaktuppgifter till DocumentConcept finns på I systemet Itkett bör man ha en användare för hela företaget. I samband med att kunden erhåller inloggningsuppgifter till Itkett betalar de även för ett myntrör innehållande valfritt antal mynt. Betalningen sker direkt till DocumentConcept utan Vitecs inblandning. Inloggningsuppgifterna måste meddelas till Vitec. Vitec Information Tilläggsmoduler 41

46 Starta Dokumentmall i Information eller Vitec Nova Dokumentmall startas via ikon i Vitec Information. Det går också att starta applikationen via Vitec Nova. I Vitec Nova går man till HKA-bilden och klickar på glasögonen och väljer därefter Vitec Dokumentmall i menyn som visas. Uppläsning och visning av mallar Mallar är både DokumentConcepts egna och, i förekommande fall, kundunika mallar. När användaren väljer en mall att klicka på händer lite olika saker beroende på ifall mallen är Vitecs egna eller ifall det är en av dem som visas via Itkett. Är mallen Vitecs kan användaren välja mallen och klicka på Editera dokument. Väljs däremot en mall ifrån Itkett finns möjlighet att direkt skapa en pdf, editera dokument eller skapa utkast. Vitec Information Tilläggsmoduler 42

47 Fastighetsägarnas mallar Väljer användaren en av Fastighetsägarnas mallar finns valen att Skapa pdf, att Editera dokument och att Visa utkast, se bilden nedan. Skapa pdf Klickar användaren på knappen Skapa pdf visas dokumentet som ett icka editerbart pdf-dokument i ett nytt fönster. Myntavdrag sker hos hos Itkett System (DokumentConcept) och pdf-skapandet loggas hos Vitec. Användaren kan nu välja mellan att spara dokumentet eller skriva ut det. Editera dokument Klickar användaren på knappen Editera dokument öppnas ett nytt fönster med ett editerbart dokument. Alla grå fält med röd text är Vitec Information Tilläggsmoduler 43

48 ändringsbara. Fält som är förifyllda ifrån databasen är grå med gråaktig text och ej ändringsbara. Vill man ändra dessa fält måste ändringen ske i Vitec Nova. Längst ner i fönstret med det editerbara dokumentet finns några knappar användaren kan klicka på (se bilden nedan). Knappen Spara gör så att gjorda ändringar blir sparade (knappen är grå tills man gjort en ändring) och väljer man samma dokument vid ett senare tillfälle får man se sina gjorda ändringar. Knappen Spara som skall inte användas av Vitecs kunder eftersom dokumentet då blir sparad med ett valbart namn av Itkett System, men blir ej nåbart av Vitec Dokumentmall. Knappen Skapa avtal väljer man om man är klar med sina ändringar och vill skapa en pdf-fil. Skapandet av pdf-filen genererar myntavdrag hos DocumentConcept. För att kunna skapa ett avtal via knappen Skapa avtal bör man först ha klickat på Spara ifall man gjort ändringar. Detta blir man upplyst om ifall man försöker skapa avtal utan att först ha sparat. Observera att det ta lite tid innan sidan laddas om när man sparar dokumentet. Via knappen Skapa utkast/offert skapas ett pdf-dokument med en stor text om att det är just ett utkast/offert. Viktigt att veta är att det öppna kontraktet och knapparna längst ner helt och hållet styrs och sköts av DocumentConcept. Vitec kan inte påverka utseende eller fuktion, bara bestämma ifall knappen Vitec Information Tilläggsmoduler 44

49 ska vara klickbar eller ej. Ifall dokumentet inte sparas eller annan konstighet uppstår när man klickar på knapparna är det DocumentConcept som är ansvarig. Det är därför av största vikt att man vid felrapportering till Vitec berättar precis vad man gjort när felet uppstod. Visa utkast Väljer man knappen Visa utkast skapas ett färdigt pdf-dokument men med orden utkast/offert skrivet rakt över dokumentet. Vitecs egna mallar Som vi skrev tidigare har vi implementerat möjlighet att använda Vitecs egna mallar trots att applikationen för vilken detta dokument skrivs har utvecklats för att ersätta de egna mallarna. Förändring av Vitecs egna mallar innan de kan användas Skillnaden ifrån hur det fungerar idag är dels att kundernas Vitecmallar skall sparas på Vitecs server (se rubriken nedan) och inte lokalt hos kunden. Den andra skillnaden är att varje mall som Vitec tillhandahåller måste ses över av en utvecklare för att mappa fältnamn i mallen mot de databasnamn som Vitec Dokumenmall använder. Detta arbete måste beställas av Vitec Vitec Information Tilläggsmoduler 45

50 Editera dokument Väljer man en av Vitecs egna mallar kan man endast klicka på knappen Editera dokument. Ett word-dokument öppnas där kunden kan editera eller välja att spara eller skriva ut dokumentet: Vitec Information Tilläggsmoduler 46

51 Visa tidigare pdf Vill man se en lista på dokument man redan hämtat data till (och kanske även ändrat på) kan man välja att klicka på knappen Visa tidigare pdf... i huvudfönstret. Ingen specifik mall behöver då vara vald utan man får en överblick över alla tidigare utskrivna kontrakt för den här hyresgästen. I fönstret ovan kan man sedan precis som i huvudfönstret välja ett dokument och sedan välja mellan att skapa pfd, editera dokument eller visa utkast. Skapandet av pdf medför även i detta fall ett myntavdrag. Kvarvarande mynt Hur många kvarvarande mynt man har hos DocumentConcept visas längst ner i Vitec Dokumentmall och även i listan när man klickat på knappen Visa tidigare. Vitec Information Tilläggsmoduler 47

52 Export till Poängen Export till Poängen är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift Vitec Information Tilläggsmoduler 48

53 Administration Skapa egna sökordningar Programmet levereras med några fördefinierade sökordningar, dessa kan inte raderas eller redigeras. Man kan dock skapa sina egna sökordningar baserade på begrepp som Område, Fastighet, Objekttyp osv. Vi exemplifierar genom att skapa en sökordning uppbyggd av Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt. Börja med att högerklicka någonstans i trädvyn och välj Ny sökordning. Därefter visas en ny toppnod med texten Ny sökordning enligt exemplet i nedanstående figur. Namnet på sökordningen kan redigeras i samband med skapandet eller senare. Vitec Information Administration 49

54 I exemplet låter vi den heta Ny sökordning tills vidare. Högerklicka därefter på denna sökordning och för muspekaren till kommandot Lägg till nivå. Då öppnas ytterligare en meny som visar de tillgängliga menyerna i systemet. I exemplet väljs Fastighet som första nivå under toppnoden. Om man nu expanderar toppnoden kommer man att se noder som representerar fastighet. Man fortsätter genom att högerklicka på någon av fastigheterna, föra muspekaren till Lägg till nivå, och sedan välja den nivå vi vill ska visas under fastighet. Vitec Information Administration 50

55 I exemplet väljer vi Objekttypsgrupp. Expandera någon av fastighetsnoderna. Därunder kommer de objekttypsgrupper som finns i fastigheten att visas. Högerklicka på en av objekttypsgrupperna, välj Lägg till nivå och välj Objekttyp. I Vitec Information måste lägsta nivån i sökordningarna alltid vara Objekt. Bilden nedan visar hur trädet ser ut när den nya sökordningen är fullt expanderad för en fastighet. Vitec Information Administration 51

56 Man kan låta programmet automatiskt ändra namnet på sökordningen genom att högerklicka på sökordningens toppnod och välja Sätt standardnamn. I exemplet får då sökordningen namnet Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt. Valfritt namn kan anges genom att högerklicka och välja Ändra namn alt. trycka F2. Vitec Information Administration 52

57 Nivåer kan tas bort eller läggas till och på så sätt kan man också låta nivåer byta plats i sökordningen. Skapa egna grupper och värdenycklar De begrepp som användes för att bygga sökordningen i föregående avsnitt motsvaras av tabeller i databasen. Det finns ibland behov av att istället gruppera objekt med avseende på andra begrepp, som inte motsvaras av någon tabell i databasen. I databasen finns t ex begreppet Område, som ofta motsvarar ett geografiskt område. Begreppet används olika hos olika användare av Vitec Nova. Hos en del användare motsvarar områdesbegreppet Ort, hos andra kan det betyda Stadsdel. Möjlighet till nyupplägg och redigeringen av värdenycklar och värdenyckelgrupper finner man om man trycker på Vitec-knappen, väljer Vitec-menyns alternativ Grunddata, Vitec-menyns alternativnivå 1 Värdenycklar och slutligen Vitec-menyns alternativnivå 2 Värdenyckelgrupp och Värdenyckel. Vitec Information Administration 53

58 Begreppet stadsdel kan lämpligen läggas upp som en värdenyckelgrupp och sedan skapar man de önskade stadsdelarna som värden under denna värdenyckelgrupp. Koppla fastigheter till värdenycklar När begreppet Stadsdel är skapat och det lagts in några olika stadsdelar under gruppen så är nästa steg att tala om vilka fastigheter som ligger i vilken stadsdel. Detta görs antingen med Vitec-menyns alternativnivå 2 Koppla till fastighet. Vitec Information Administration 54

59 Där visas alla fastigheter i en lista med flera kolumner. Den nya gruppen Stadsdel visas i en egen kolumn. Till att börja med är den tom. Fastigheterna kopplas till stadsdel genom att högerklicka på fastigheten, föra muspekaren över kommandot Koppla värdenyckel, vidare över den grupp man ska koppla och slutligen klicka på någon av stadsdelarna. I exemplet kopplar vi Nyland 3:43 till Stadsdelen Centrum. Det går att koppla flera fastigheter på en gång genom att markera flera rader, högerklicka och koppla ett helt intervall. Vitec Information Administration 55

60 Man kan även se till att de värdenycklar som finns på fastigheters underliggande objekt är synkroniserade med fastighetens i denna dialog. Detta gör att man snabbt kan replikera ut inställningar för värdenycklar från fastigheter ner på dess objekt. Det går att skapa upp till 20 olika egna grupper med tillhörande värdenycklar. Ett enklare sätt att redigera värdenycklar för enskilda objekt är att markera dem i sökträdet, högerklicka och välja Egenskaper. Därefter väljer man fliken Värdenycklar. Vitec Information Administration 56

61 I denna dialog kan man antingen låta objektet ärva de värdenyckelkopplingar som överliggande fastighet har eller redigera enskilda värdenycklar för aktuellt objekt. Skapa sökordningar med värdenycklar Om man har skapat egna grupper och värdenycklar och kopplat fastigheterna till dem kan dessa användas för att bygga upp sökordningar. I bilden nedan visas ett exempel där gruppen Stadsdel lagts in som första nivå under toppnoden. Observera att de fastigheter som inte kopplats samlas ihop i en egen nod, Ej kopplade till Stadsdel. Vitec Information Administration 57

62 Man kan använda flera egendefinierade grupper i sökordningarna. Att arbeta med listvyer Vill man ändra sorteringsordning klickar man på respektive kolumnrubrik. Kolumnplacering kan ändras genom Drag och Släpp Kolumnbredd kan ändras genom att man ställer markören i slutet av respektive kolumn varpå markören ändrar utseende: Genom att hålla nere vänster musknapp och förflytta musen åt vänster eller höger kan kolumnbredden minskas eller ökas. För att dölja en kolumn, högerklicka i kolumnen och välj Dölj kolumn, kolumnens namn. I bilden nedan döljs kolumnen Inställelsetid. Vitec Information Administration 58

63 När det finns dolda kolumner är kommandot Visa kolumn aktiverat och kolumnrubriken på de dolda kolumnerna visas. I bilden nedan visar hur det ser ut när kolumnerna Typ, Utförd och Inställelsetid är dolda. Klicka på den kolumn som ska visas eller välj Visa kolumn. Ändringar av kolumner sparas alltid per användare. Registerinställningar vid driftstart Programinställningar görs i två olika dialogrutor. I den ena dialogrutan, som hittas under Vitec-menyns Inställningar. Vitec Information Administration 59

64 Under Systeminställningar görs inställningar som rör alla program som arbetar mot samma databas. Under Användarinställningar görs inställningar som endast rör den inloggade användaren. Dokumentarkivet Allmänt om dokumentarkivet Man kan koppla dokument av olika filtyp till olika typer av nivå t ex på objektsnivå, fastighetsnivå etc. Exempel på dokument kan vara planritningar, inskannade besiktningsprotokoll, miljöbilder, fotografier etc. Vitec Information Administration 60

65 Dokumenttyper För närvarande stödjer dokumentarkivet förhandsgranskning av följande bildformat: [.gif,.tif,.bmp,.png]. Det finns dock möjlighet att koppla dokument av godtycklig typ och det är möjligt att visa dem i det program som i Windows är associerat till den filtypen. Konfiguration av dokumentarkiv Dokumentarkivet bör placeras på en server som samtliga användare kommer åt, helst genom en utdelad nätverksmapp. Sökvägen till denna mapp måste anges hos samtliga användare under Vitec-menyns Inställningar, Systeminställningar. Det finns även möjlighet för enskilda användare att ändra dessa inställningar så att de kan använda en alternativ sökväg till dokumentarkivet. Detta görs under Vitec-menyns Inställningar, Användarinställningar. Vitec Information Administration 61

66 I denna dialog kan man även ställa in vilken standardprogram man vill använda för att visa dokument i dokumentarkivet. De sökvägar som stöds i dessa två dialoger är både mappade nätverksenheter (ex f:\dokumentarkiv) men kan även vara en utdelning via exempelvis en servers datornamn och utdelade resurs (ex: \\vår_server\dokumentarkiv). Sökvägen till dokumentarkivet lagras lokalt på varje användares dator. Databaslagring Själva dokumenten lagras på den plats man anger som sökväg till dokumentarkiv. I databasen lagras ett filnamn samt även en eventuell sökväg mellan dokumentet och dokumentarkivets rot. Kopplingen mellan dokument och objekt lagras också i databasen. Koppla dokument Det finns två olika alternativa arbetsgångar för att koppla ett dokument. Det smidigaste sättet att koppla ett dokument till en entitet, så som t.ex. en fastighet eller ett objekt, är att ställa sig på fliken Dokument och därefter markera den fastighet eller det objekt man vill koppla ett dokument till i navigeringsträdet. I denna flik kan man sedan högerklicka i vänstra panelen för att få upp menyn som visas i bilden nedan. Här kan man koppla nya dokument till fastigheten, lägga till nya dokument eller ta bort existerande kopplingar. Vitec Information Administration 62

67 Man kan också koppla dokument genom att istället gå via menygruppen Arkiv, välja Koppla och därefter skapa dokumentkopplingar via dialogen Koppla dokument. Ta bort dokument. Ett dokument kan tas bort ur dokumentarkivet genom valet Ta bort dokument (högerklicka på dokumentet du vill ta bort). Det enda som tas bort är informationen om dokumentkopplingen i databasen, den fysiska filen på hårddisken kommer ej att raderas. När ett dokument tas bort tas automatiskt samtliga kopplingar detta dokument har till objekt bort från databasen. Visningsfönster Visningen av dokument kan hanteras av två olika visningsmoduler, AutoVue eller Trix DrawingCenter. Båda dessa program är externa och måste installeras separat för att kunna användas ihop med Dokumentarkivet. Vitec Information Administration 63

68

69 Menysystem Vitec Information Menysystem 65

70

71 Grunddata Översikt All grunddata återfinns i menyn Grunddata, bilden nedan visar de typer av grunddata som finns tillgängliga i Teknisk Förvaltning. Bild 8 - Översikt grunddata Vitec Information Grunddata 67

72 Det menyalternativ som har en pil till höger är grupperingar av grunddata med samma inriktning. Grafisk överblick Bild 9 - Grafisk överblick Grunddata Generellt sett kan det sägas att alla dialoger som visas för varje grunddataalternativ är uppbyggda på samma vis. Det finns en lista med befintligt grunddata till vänster och till höger finns flikar där data kan matas in/redigeras. Längst ner finns en sorts kontrollpanel där användaren kan skapa ny grunddata, radera befintlig data samt spara de förändringar som gjorts. Övrigt Genom att högerklicka på listan till höger i en grunddatadialog är det möjligt att kopiera, exportera eller skriva ut listan. Vitec Information Grunddata 68

73 Bild 10 - Grunddata - Högerklicksmeny Vitec Information Grunddata 69

74 Redigering av grunddata Prisuppdatering av åtgärdstyper Åtgärdskategori filter För att välja vilka kategorier av åtgärder som ska visas i listan för att kunna redigeras, bocka för respektive kategori i Åtgärdskategori filter och klicka på knappen Uppdatera. Bild 11 - Dialogen Redigera priser för åtgärdstyper Om ingen kategori väljs visas alla åtgärdstyper för alla kategorier. Prislista De priser som visas i listan är dagsaktuella priser, dvs. priser med ett till och med-datum samma som dagens eller senare. Uppdatera pris Markera en eller flera åtgärdstyper i listan. Ange i Fr.o.m. ett datum från och med när det nya priset ska börja gälla. Ange om ändringen ska vara ett nytt belopp, i procent eller i kronor (om ett pris anges för en åtgärdstyp som tidigare inte haft något pris kan endast belopp anges). Fyll i ett tal. Ett negativt tal ger en prissänkning. Ska intervall- eller garantitiden ändras, ange den nya tiden i respektive textruta. Vitec Information Grunddata 70