Manual Vitec Information

Transkript

1 Manual Vitec Information Manualen uppdaterades av Vitec Fastighetsystem AB

2 Innehållsförteckning Inledning 1 Allmänt...1 Installation 3 Allmänt...3 Vitec Nova...3 Systemkrav...4 Installation...4 Starta produkten...5 Ange uppkopplingsinformation...7 Installerade komponenter...8 Microsoft.NetFramework Crystal Reports...8 Essential Studio från SyncFusion...8 THBImage...8 Användargränssnitt 9 Navigering...9 Allmänt om menyer och kommandon...10 Fastighetsbeståndets struktur...10 Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy...12 Sökordning i trädvy...12 Att arbeta med trädvyn...13 Fliken Idag...14 Uthyrningsstatistik...15 Mina ej avslutade ordrar...15 Inkomna kontraktsförslag...15 Mina besiktningar...16 Senast öppnade kontrakt...16 Avtal som snart löper ut...16 Fliken Information...16 Ägarinformation...16 Fastighetsinformation...17 Kontrakt...17 Övriga nivåer...18 Fliken Besiktningar...19 Fliken Hyresgäst...20 Tilläggsmodul - Hyresgästutskick...22 Fliken Felanmälan...23 Fliken Objektsarea...24 Vitec Information ii

3 Fliken Underhåll...24 Fliken Analys...25 Fliken Uthyrningsstatistik...27 Fördelning av disponibla objekt...28 Objekt att hyra ut...28 Avflyttningsorsak...28 Antal uppsägningar per år...28 Antal uppsägningar per månad...29 Antal uppsägningar per objekttyp...29 Ackumulerat antal uppsägningar...29 Fliken Nämnararea...29 Fliken Dokumentarkiv...31 Fliken Rapporter...32 Att ta ut en rapport...32 Tilläggsmoduler...40 E-avisering...40 Lägenhetsregistret...40 Export till Datscha...41 Förutsättningar...41 Export av Fastighetsdata...42 Export av Kontraktsdata...44 Dokumentmall...49 Förutsättningar...49 Starta Dokumentmall i Information eller Vitec Nova...50 Fastighetsägarnas mallar...51 Vitecs egna mallar...53 Export till Poängen...56 Administration 57 Skapa egna sökordningar...57 Skapa egna grupper och värdenycklar...61 Koppla fastigheter till värdenycklar...62 Skapa sökordningar med värdenycklar...65 Att arbeta med listvyer...66 Registerinställningar vid driftstart...67 Dokumentarkivet...68 Allmänt om dokumentarkivet...68 Dokumenttyper...69 Konfiguration av dokumentarkiv...69 Databaslagring...70 Koppla dokument...70 Visningsfönster...71 Menysystem 73 Grunddata 75 Översikt...75 Grafisk överblick...76 Övrigt...76 Redigering av grunddata...78 Prisuppdatering av åtgärdstyper...78 Vitec Information iii

4 Besiktning...81 Besiktningsåtgärder/Besiktningspunkter...83 Inställningar 85 Alternativ...85 Arbetsorder...85 Rapporttexter...87 Besiktningar...88 Kontering...89 Notifieringar...89 HLU...92 Övrigt...94 Systeminställningar...95 Allmänt...95 Dokumentarkiv...96 Rapportmallar...96 Nämnare...97 Behörigheter...97 Användarinställningar Dokumentarkiv Objektsträdet Vitec Information Idag Ordlista 105 A B F N O P S T U Å Vitec Information iv

5 Inledning Allmänt Vitec Information är ingången till Vitecs Fastighetssystem för dig som vill söka efter information om fastigheter, objekt, hyresgäster m.m. Vitec Information bygger på plattformen Microsofts.NET. Programmet kan köras i ett lokalt nätverk eller via Internet. Vitec Information är helt integrerat med Vitec Nova, det innebär t ex att förändringar av hyresgäster, kontrakt eller avgifter som görs Vitec Nova syns i Vitec Information. Register för fastigheter, objektstyper, objekt och person/kund är gemensamt mellan Vitec Nova och Vitec Information. Denna handledning publiceras i första hand i HTML-format på Vitec Information Inledning 1

6

7 Installation Allmänt För att kunna köra Vitec Fastighetssystems krävs applikationen Vitec Nova. Följande produkter ingår i Vitec Fastighetssystems produktsuit: Vitec Verksamhetsanalys Vitec Fastighetssystem Vitec Information Vitec Rapporter Vitec Teknisk Förvaltning Vitec Nova Vitec Nova är samlingsnamnet för alla programvaror från Vitec Fastighet. Vitec Start är en applikation vars huvuduppgift är att tillhandahålla de olika applikationerna som ingår i Vitec Nova på ett överskådligt sätt. I Vitec Start visas ikoner för alla de applikationer som en användare har licens för i den så kallade applikationspanelen. Namnet på ikonerna anger oftast vilken funktion applikationerna har istället för programnamnet. Exempel på funktioner är beslutsstöd, fastighetsadministration och underhåll. I dokumentationspanelen finns länkar till alla produkters onlinemanualer. Genvägspanelen används för att skapa genvägar till de delar av applikationerna man använder mest. Genvägar till andra program, t ex Word och Excel, kan också skapas. En annan viktig uppgift för Vitec Start är att automatisk installera och uppdatera applikationer via Internet när nya versioner finns tillgängliga. Vitec Information Installation 3

8 Bild 1 - Vitec Start Mer information om Vitec Start hittar du i dess manual. Systemkrav Microsoft.NET Framework 2.0 behövs på klienten för att Vitec Start ska kunna köras. Vitecs rekommendationer är därför att.net Framework 2.0 installeras före installationsprogrammet för Vitec Nova installeras, detta för att spara tid vid installationsförfarandet..net Framework 2.0 kan enkelt laddas hem från följande ställen: Microsoft: Vitec: Installation Klientinstallation av alla Vitecs programvaror hanteras av Vitec Start. Genom att använda ett installationsprogram installeras Vitec Start. I en av dialogrutorna som visas under installationen skall användarens licensnummer (kallas ibland även GUID) anges. Första gången Vitec Start startas kommer programmet att koppla upp sig mot en av Vitecs servrar och ladda hem de applikationer som är kopplade till licensnumret. Därefter kommer Vitec Start att vid varje uppstart kontrollera om någon ny applikation tillkommit eller om det finns någon ny version av redan installerade program. Om så är fallet kommer den nya versionen laddas ner och installeras. Meningen är att klientinstallationen enbart skall göras en gång, därefter sker uppgraderingar automatiskt utan att användaren behöver göra någon ansträngning. Vid versionsbyte av Vitec Information Installation 4

9 Microsoft.NET Framework kan det dock bli nödvändigt med en ominstallation av Vitec Start. Detta sker dock ytterst sällan. Starta produkten Installationsprogrammet lägger startikonen för Vitec Start i programgruppen Vitec Fastighetssystem. Bild 2 - Programgruppen Vitec Fastighetssystem Börja med att öppna Vitec Start. Klicka därefter på ikonen i applikationspanelen för den produkt som skall startas. Bild 3 - Applikationer i Vitec Start Om enbart en produkt används från Vitec Fastighetssystems produktsuite är det möjligt att ställa in Vitec Start så att enbart denna produkt startas upp direkt utan inblanding av Vitec Start. Detta görs genom att välja kommandot Arkiv, Användarinställningar i Vitec Start. Bild 4 - Menyalternativet Arkiv i Vitec Start I dialogrutan som nu visas är det bara att markera rutan Starta senast använda applikation vid uppstart av Vitec Start för att den angivna prodkten alltid ska starta direkt. Vitec Information Installation 5

10 Bild 5 - Användarinställningar i Vitec Start Vitec Information Installation 6

11 Ange uppkopplingsinformation Första gången en produkt i Vitec Fastighetssystems produktsuit starts måste användaren ange uppkopplingsinformation i det dialogfönster som visas i bilden nedan, dvs. användarnamn, lösenord samt URL till webbtjänsterna. Bild 6 - Uppkopplingsinformation Vitec Information Installation 7

12 Installerade komponenter Microsoft.NetFramework 2.0 Alla produkter i Vited Fastighetssystems produktsuit är skrivna i Microsoft.Net vilket innebär att de maskiner som kör produkten/produkterna måste ha.net Framework 2.0 installerat innan Vitecs produkter kan installeras..net Framework 2.0 laddas hem från följande platser: Microsoft: Vitec: Crystal Reports Rapporterna i Vitec Fastighetssförvaltning produkter skapas med hjälp av Crystal Reports varför installationsprogrammet automatiskt kommer att installera denna komponent på maskinen. Essential Studio från SyncFusion SyncFusion är tredjepartleverantör av komponenter med kontroller för menyer, dialoger, verktygsrader etc. som används i Vitec Fastighetessystems produkter för att skapa ett så användarvänligt gränssnitt som möjligt. THBImage THBImage är komponent med en kontroll för hantering av bilder till Vitecs Dokumentarkiv. Vitec Information Installation 8

13 Användargränssnitt Navigering Navigeringsfönstret är den vänstra panelen av Vitec Information och den består av två flikar: Samtliga objekt och Sök. I fliken Samtliga objekt klickar man sig fram till önskad nod i trädet. När man klickar på t ex en fastighet visas information om den fastigheten i presentationsfönstret. Vad som visas beror på vilken flik som är vald i högra fönstret (se bild nedan). Sök används för att söka efter objekt baserat på hela eller delar av objektsnummer, hyresgästnamn eller adresser. En lista över matchande objekt visas nedan sökfälten och genom att markera en av dessa rader fylls flikarna till höger med information som rör vald rad. Dubbelklickas istället en markerad rad kommer ett fönster innehållande information om objektets att visas. Bild 7 - Användargränssnitt Vitec Information Användargränssnitt 9

14 I sökfliken kan man ange söktext för hela eller delar av objektsnummer, adress, kundens namn, telefon eller nummer. Efter sökning viss lista på matchande objekt nedan sökfälten och önskat objekt kan väljas genom dubbelklick på raden. Allmänt om menyer och kommandon I Vitec Information används högerklick frekvent men alla kommandon kan också utföras från menyn, dess menygrupper eller snabbvalsmenyn. Menygruppernas innehåll kan ändras beroende på vilket fönster som är aktivt. Fastighetsbeståndets struktur Ett fastighetsbestånd brukar struktureras med hjälp av begrepp så som ägare, förvaltare, område, fastighet, byggnad, objekttyp och objekt. Termen objekt är ett samlingsnamn för uthyrningsobjekt eller gemensamma utrymmen såsom lägenheter, P-platser, lokaler etc. Objekten kan kopplas till byggnader som i sin tur ingår i fastigheter. Fastigheterna ligger i områden och kan ha olika ägare. Dessutom kan objekten delas in i olika objekttyper, t ex 2 rum o kök, 3 rum o kök. Objekttyperna kan i sin tur delas in i objekttypsgrupper, t ex bostäder och lokaler. Byggnaderna kan även dessa delas in i byggnadsdelar för en ännu mer finkorning uppdelning. Dessa begrepp kan beskrivas hierarkiskt enligt nedanstående figur: Vitec Information Användargränssnitt 10

15 Vitec Information Användargränssnitt 11

16 Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy I datorprogram brukar hierarkiska strukturer ofta visas i form av trädvyer eftersom de ger bra överblick och är lätta att använda. Exempel på detta är mappstrukturen i Utforskaren i Windows och mapplistan i Microsoft Outlook. Att jobba med trädvyer är något som de flesta användare är vana vid. I Vitec Fastighetssystems program har vi därför valt att presentera objektstrukturen i trädvyer, av Vitec kallat objektsträdet. Trädvyerna kan se olika ut beroende på vilken programmodul de används i. Sökordning i trädvy Strukturerna avspeglar vilket behov man har att dela upp objekten i beståndet. Anta att man kanske först vill ha en gruppering efter objekttypsgrupper, sedan se objekttyper i de olika områdena. En sådan trädvy skulle ha nivån Objekttypsgrupp direkt under toppnoden. Nästa nivå skulle utgöras av områden. Nivån under område skulle visa tillgängliga objekttyper i varje område. På Vitec Information Användargränssnitt 12

17 lägsta nivån visas slutligen objekten, insorterade under de objekttyper de tillhör. I andra programmoduler, t ex hyresmodulen, kan man vilja se en struktur där nivåerna har ordningen ägare-område-förvaltarefastighet-objekt. Man kan också tänka sig att det finns behov av att ändra ordningsföljden och t ex byta plats på ägare och område så att nivåerna i trädet blir område-ägare-förvaltare-fastighet-objekt. För att tillgodose olika behov av att strukturera, söka och navigera i trädvyn finns det möjlighet att definiera flera anpassade sökordningar. En sökordning börjar med en toppnod som representerar hela beståndet. Lägsta nivån är objektsnivån och mellan högsta och lägsta nivå kan ett godtyckligt antal nivåer definieras. Programmet har en grundinställning bestående av 5 sökordningar som inte kan redigeras eller tas bort. Systemadministratören kan skapa nya sökordningar. Bilden nedan visar trädvyn med systemsökordningarnas toppnoder, samt några som definierats av användare. En toppnod representeras av en jordglob. Ett hänglås på jordgloben visar att det är en systemsökordning som inte kan förändras. Att arbeta med trädvyn För att se vad som finns under en nod kan man klicka på plustecknet till vänster om noden. I bilden nedan visas trädvyns utseende när den översta toppnoden expanderats. Eftersom område står först i sökordningen visas nu alla områden. Observera att plustecknet har ändras till ett minustecken när noden har expanderats. När man trycker på plus och minustecknen ändras ingenting i trädvyn, det är först när man klickar på själva noden som innehållet i trädvyn uppdateras. Vitec Information Användargränssnitt 13

18 I nedanstående bild är ett område markerat och i fliken information visas sammanslagen information som rör detta område. Fliken Idag Nedan visas en bild av hur Vitec Information Idag kan se ut när man startar upp applikationen Vitec Information: Vitec Information Användargränssnitt 14

19 Uthyrningsstatistik Diagrammet under rubriken Uthyrningsstatistik visar antalet disponibla objekt och kommande vakanser per dagens datum uppdelat på objekttypsgrupper. Uthyrningsstatistiken är tänkt som en förhandsvisning av modulen uthyrningsstatistik. Till höger i diagrammet finns det checkboxar där man kan slå på och av visning av olika områden som innefattas av statistiken. Mina ej avslutade ordrar Under rubriken Mina ej avslutade ordrar visas de 50 senaste arbetsordrar, både felanmälningar och underhållsbeställningar som på något sätt är kopplade till den inloggade användaren. Inkomna kontraktsförslag Inkomna kontraktsförslag hämtar information om kontraktsförslag som inkommit från exempelvis Vitec Uthyrning eller Vitecs Marknadssystem. Vitec Information Användargränssnitt 15

20 Fliken Information Mina besiktningar Mina besiktningar är uppdelad på två flikar; Kommande och Utförda. Data under dessa flikar hämtas dock från besiktningsdata kopplade till den inloggade användaren I fliken Utförda besiktningar hämta endast de 10 senaste. I båda flikarna går det att högerklicka för att få upp möjlighet till Förhandsgranska.. och Skriva ut samt Exportera lista till Excel. I fliken Kommande gäller dessa val besiktningsbokningen och under fliken Utförda är det besiktningsutlåtandet som man kan förhandsgranska och skriva ut. Senast öppnade kontrakt Denna översikt innehåller de kontrakt som senast öppnades i kontraktsfliken i Vitec Information. Det senast öppnade kontraktet kommer att hamna längst upp i listan. För att visa kontraktsuppgifter dubbelklickar man på den rad man är intresserad av. Avtal som snart löper ut Har kunden tilläggsmodulen leverantörsavtal kommer denna översikt visa de avtal som är på väg att löpa ut. För kunder som saknar modulen visas inte denna översikt. Avtal som har t.o.m. datum mellan idag och fyra (4) månader framåt räknas som att snart vara på väg att löpa ut och kommer därför visas i översiktsvyn. Fliken information visar olika innehåll beroende på vilken nivå i trädet som markerats. Summeringar som visas under hyresintäkter görs alltid för uthyrningsbara objekt med kontrakt oavsett vilken visningstyp (uthyrningsbara, ej uthyrningsbara eller alla) som valts i trädet. Ägarinformation På Ägarnivån visas övergripande ägarinformation samt areor för objektgrupper. Vitec Information Användargränssnitt 16

21 Fastighetsinformation På Fastighetsnivån visas övergripande fastighetsinformation. Exempelvis Areor, Adresser och beteckningar. Kontrakt På objektsnivå byter fliken namn från Information till Kontrakt och en bild lik HKA-bilden i hyressystemet visas med information om objekt samt såväl nuvarande som tidigare hyresgäster. Vitec Information Användargränssnitt 17

22 Övriga nivåer Om någon annan typ av nod markeras (förutom ägare, fastighet eller objekt) visas istället, i Informationsfliken, summerad information om underliggande objekts uppdelning per olika objektstyper samt information om dess årshyror. För Område visas även information förvaltare, adress och area om, till området tillhörande, fastigheter. Vitec Information Användargränssnitt 18

23 Fliken Besiktningar Fliken Besiktningar ger en översikt över samtliga planerade, utförda och fakturerade lägenhetsbesiktningar för de objekt som finns kopplade under en viss nod, t ex Område, Objekt eller Resurs. Via menygruppen Rapporter kan en markerad besiktning förhandsgranskas eller skrivas ut, se bilden nedan. Vitec Information Användargränssnitt 19

24 Det är även möjligt att högerklicka på en markerad besiktning och förhandsgranska samt skriva ut besiktningsutlåtandet, se bilden nedan. Fliken Hyresgäst Fliken Hyresgäster används för kommunikation med hyresgäster. Fliken visar en lista på samtliga hyresgäster på de objekt som finns under vald noden i navigeringsträdet. Fliken Hyresgäst visar aktuella hyresgäster för vald nod, t ex i en viss Fastighet eller Byggnad. Om man dubbelklickar på en hyresgästs rad i högra rutan får man information om hyresgästens kontrakt, kontaktinformation och eventuella fakturor och reskontrasaldon. Genom att markera en eller flera hyresgäster i listen så visar menyfliksområdet Hem och dess menygrupp Hyresgäster alla de funktioner som kan appliceras på en hyresgäst, dessa funktioner nås även genom att högerklicka på en eller flera hyresgäster, se bilden nedan. Vitec Information Användargränssnitt 20

25 Genom att markera en eller flera hyresgäster i listan kan man skicka e-postmeddelande till dessa (naturligtvis förutsett att e- postadresser finns inlagda i personregistret). Man kan i denna översikt se alla personer/parter kopplade till ett kontrakt, även kontaktpersoner för att enkelt, via hyresgästmeddelande, kunna skicka e-post och utskrifter även till dessa. Man kan också skapa utskick och meddelande samt skriva ut och exportera information till Excel. Det är möjligt att redigera en hyresgästs uppgifter via menygruppen Hyresgäster och dess knapp Redigera (eller via högerklicksmenyn Ändra hyresgästinformation eller genom att dubbelklicka på en hyresgäst). Hyresgäster kan också undantas ifrån trapphusförteckning genom att bocka i Visa inte i trapphusförteckning på i dialogen Ändra hyresgästinformation, se bilden nedan. Vitec Information Användargränssnitt 21

26 Tilläggsmodul - Hyresgästutskick Fliken Hyresgäst tillhandahåller en tilläggsmodul som erbjuder användaren att skapa, spara och skicka E-post till hyresgäster, se bilden nedan. Då alternativet Skapa hyresgästutskick väljs (antingen från menygruppen Hyresgäster eller via vänsterklicksmenyn) öppnas ett nytt fönster, se bilden nedan. Vitec Information Användargränssnitt 22

27 Fliken Felanmälan I fönstret ovan är det möjligt att enkelt skapa hyresgästutskick som exempelvis nyttjar användarspecifika mallar. Ta kontakt med din säljare för mer information om tilläggsmodulen Hyresgästutskick. Fliken Felanmälan visar felanmälan för ex. vyn Fastighet eller Område. Man kan se status, enhetstyp, typ av fel samt om ordern eventuellt har fakturerats. I denna flik visas samtliga Arbetsorders skapade senaste året, dvs. såväl felanmälningar som beställningar som rör det aktuella objektet. Genom att markera en arbetsorder aktiveras bland annat Förhandsgranska och Skriv ut i menygruppen Rapporter, det är Vitec Information Användargränssnitt 23

28 även möjligt att högerklicka på någon av arbetsorderrader för att förhandsgranska, exportera och skriva ut. Markerar man flera rader kan man genom att högerklicka välja att skriva ut markerade rader eller exportera listan till Excel. Fliken Objektsarea I fliken Objektsarea ges information om fördelningen i antal mellan lägenheter av olika objektstyper samt uppgifter om summerade areor (objektens respektive kontraktens) samt momsad andel resp. momsad area. Fliken Underhåll Fliken Underhåll visar samtliga aktuella underhållsåtgärder på objekts- eller fastighetsnivå. Vitec Information Användargränssnitt 24

29 När en rad (åtgärd) markeras visas detaljerad information om åtgärden det högra fönstrets nedre del, se bilden nedan. Fliken Info visar information om åtgärden, Dokument innehåller de dokument som eventuellt är bifogade till åtgärden och Beskrivning innehåller eventuell åtgärdsbeskrivning. Fliken Underhåll är tillsammans med fliken Beskrivningar de enklaste platserna i systemet att se eventuella objektsbeskrivningar på ett objekt. Fliken Analys Fliken Analys är en tilläggsmodul till Vitec Information som kan användas för att leta efter differenser mellan debiteringarna mellan olika perioder. Det är viktigt att man fyller i lika lång period på såväl jämförelseperiod som kontrollperiod för att erhålla relevanta analysdata, exempelvis en månad, ett kvartal eller ett år. Vitec Information Användargränssnitt 25

30 Genom drilldown -funktion, där man genom att markera önskad rad, klickar sig nedåt i datamängden, kan man enkelt analysera vad sådana differenser består utav. I exemplet ovan analyseras avvikelser/differenser i fastigheten Skatan 1 mellan perioderna kvartal och kvartal Man klickar i rutan Dölj rader utan differens om man enbart vill se de rader där beloppen av någon anledning inte är identiska över tiden. Genom att dubbelklicka på någon rad går det att drilla sig nedåt ända ner till objektsnivå för att finna orsaker till differens, t ex att ett objekt saknar debitering för just den valda perioden eller att en engångsdebitering av något slag tillkommit i någon av perioderna. Om man drillar sig nedåt i exemplet med Väster ovan, där man ser att en differens finns på raden 920 så kommer man på lägsta nivån att finna att debiteringstypen Minimihyra garanterad, momspl är 5000 kr lägre i kontrollperioden. Vitec Information Användargränssnitt 26

31 Fliken Uthyrningsstatistik Fliken Uthyrningsstatistik är en tilläggsmodul till Vitec Information som används för att se dynamiska rapporter om aktuell uthyrningsgrad. Det finns i nuvarande versionen sju olika rapporter. Samtliga baseras på ett datum- eller periodval och en filtrering baserad på önskat urval av objektstyper. Det finns även möjlighet att se fördelningen i ett diagram. Detta görs genom att klicka på knappen Visa diagram. Vid högerklick i diagrammet visas en popup-meny där användaren kan välja att förhandsgranska, skriva ut, zooma in eller zooma ut diagrammet. Vitec Information Användargränssnitt 27

32 Fördelning av disponibla objekt Returnerar fördelningen av disponibla objekt per objekttyp. I dropplisten till höger i bilden kan man välja antingen status 'Disponibla', som visar disponibla objekt per valt datum, status 'Kommande vak.' som visar objekt som blir vakanta efter valt datum eller status 'Samtliga' som visar summan av disponibla och kommande vakanser. Objekt att hyra ut Returnerar antalet objekt att hyra ut. Visar månadsvis utifrån valt datum, tre månader bakåt i tiden, tre månader framåt och mer än tre månader framåt i tiden. Avflyttningsorsak Returnerar antalet avflyttningar per avflyttningsorsak rullande fem år bakåt i tiden utifrån valt datum. Inom parentes visas andelen per orsak av totalt antal avflyttningar. Antal uppsägningar per år Returnerar antalet uppsägningar per år och månad. Vitec Information Användargränssnitt 28

33 Antal uppsägningar per månad Returnerar antalet uppsägningar per månad för vald nod. Antal uppsägningar per objekttyp Returnerar antalet uppsägningar per objekttyp. Ackumulerat antal uppsägningar Returnerar ackumulerat antal uppsägningar per år och månad i procent. Procentsatsen räknas ut genom antalet uppsägningar dividerat med totalt antal objekt för selekterade objekttyper. Fliken Nämnararea I fliken Nämnararea kan jämförelser göras mellan olika grundregisters inmatade areauppgifter och dess underliggande nivåers summerade uppgifter. Vitec Information Användargränssnitt 29

34 En nämnararea kan vid behov justeras och datumstyras så att uppföljningar kan göras över tiden. Om t ex. ett objekts momsade area förändras skall de summerade uppgifterna om momsade areor avseende en fastighets samtliga objekt förstås stämma överens med den kontrolluppgift som har registrerats på fastigheten enligt momsbeslutet. Ett objekts eller en fastighets nämnare hittar man genom att högerklicka på registerposten i önskad nivå i trädvyn, välja Egenskaper och markera fliken Nämnare. Vitec Information Användargränssnitt 30

35 Fliken Dokumentarkiv I fliken Dokument visas de dokument som har kopplats till den, i trädet, valda noden. I exemplet nedan, bland andra, en lägenhetsritning. Man kan växla bild/dokument genom att markera ett annat dokument i mappstrukturen. Genom att högerklicka på bilden kan man zooma in och zooma ut, genom att högerklicka på dokumentnamnet i mappstrukturen kan man bland annat skriva ut markerat dokument Vitec Information Användargränssnitt 31

36 Fliken Rapporter I fliken Rapporter kan man ta ut rapporter som rör hyresadministration och teknisk förvaltning. Även kundunika rapporter finns i denna flik. Att ta ut en rapport För att se vilka rapporter som finns tillgängliga kan man trycka på plustecknet framför Rapporter i översta fönstret längst till höger. Rapporterna presenteras i nedanstående olika undergrupper: BRF Fastighet Moms Hyresgästrapporter Objekt Registerrapporter Underhåll Det enklaste sättet att ta ut en rapport för hela beståndet görs genom att klicka på en sökordning och därefter välja en rapport i Rapporter och förhandsgranska. Om man markerar en specifik rapport så kan man därefter göra egna rapportinställningar. Olika rapporter har förstås olika inställningsalternativ. Bild 1. Välj rapportalternativ, Rapporter I rapporten Avflyttade hyresgäster kan man exempelvis göra följande urval för att begränsa resultatet i rapporten ytterligare: Datum from Datum tom Objektsnummer max Vitec Information Användargränssnitt 32

37 Objektnummer min Area max Area min Kontraktstyp Man kan också ange om man vill ha med uppgift om personnummer på de avflyttade hyresgästerna samt om man vill ha resultatet presenterat med en sidbrytning för varje ny fastighet inom grovurvalet. Beroende på vilken rapporttyp som är vald kommer inställningarna som visas i fliken Inställningar att förändras. Bild 2. Rapporter Inställningar Vissa rapporttyper genererar ytterligare flikar bredvid Inställningar. Exempelvis visar rapporten Arbetsordrar per resurs även flikarna Obj typ, Resurs och AO typ. Vitec Information Användargränssnitt 33

38 Bild 3. Rapporter Urvalsalternativ Fliken Obj typ tillåter användaren att avgränsa urvalet genom att ange vilka Objektstyper man vill ha med i sin rapport. Resurser filtrerar på befintliga resurser och AO typ begränsar urvalet till vilken arbetsordertyp som ska visas. Övriga flikar som visas är bland annat Åtg typ (urvalsbegränsning av åtgärdstyper), Enh typ (begränsar enheter). När ett urval gjorts i dessa flikar visas en stjärna (*) efter fliknamnet, se bilden nedan. Bild 4. Rapporter * Detta innebär att inställningarna sedan kommer att lagras per användare och rapport så att man enkelt sedan kan ta ut samma rapport med samma inställningar nästa gång. Förhandsgranska/skriv ut Genom att trycka med höger musknapp på önskad rapport får man bland annat valet Förhandsgranska. Vitec Information Användargränssnitt 34

39 Bild 5. Förhandsgranska rapport Högerklick Man kan förstås också trycka på ikonen Förhandsgranska i menygruppen Utskrift eller i menyn välja Skriv ut, för att få utskriften genererad på papper. Bild 6. Förhandsgranska rapport Menygrupp Förhandsgranska innebär att man kan se rapporten på sin bildskärm innan den skrivs ut till skrivare. Rapporten presenteras i ett separat fönster varvid ett antal funktioner blir tillgängliga som framgår av menyraden i fönstret. För man musen över ikonerna så får man tips om vilken av ikonerna som betyder vad. Vitec Information Användargränssnitt 35

40 Förhandsgranska När alternativet Förhandsgranska väljs kommer ett nytt fönster med den valda rapporten att visas, se bilden nedan. Bild 7. Förhandsgranska Detta fönster innehåller i sin tur ett antal knappar vars syfte presenteras nedan. Skriv ut Knappen som ser ut som en skrivare erbjuder möjligheten att leverera rapporten till en skrivare. Bläddringsknappar («< >») Med hjälp bläddringsknapparna går det att bläddra mellan sidorna i rapporten. Precis samma funktion fås med hjälp av piltangenterna på tangentbordet. Det är möjligt att bläddra till nästa/ sista eller tillbaka till första sidan av rapporten. Gå till sida Knappen som betecknas av ett papper med en pil på innebär att du kan gå till en valfri sida genom att ange ett specifikt sidnummer. Vitec Information Användargränssnitt 36

41 Stäng Knappen som representerar ett X stänger rapportfönstret. Uppdatera Uppdatera-knappen uppdaterar rapporten med eventuellt nytt data. Exportera Den första knappen i menyn erbjuder möjligheten att exportera rapporten till valfritt format. Bild 8. Exportera rapport Rapporten kan exporteras som rpt-fil, pdf-fil, Excel arbetsbok, Word-dokument eller rtf-fil (textformat). Snabbval mellan fastigheter Den knapp som ser ut som ett litet träd innebär att om man valt flera fastigheter kan man här få snabbval mellan fastigheterna. Vitec Information Användargränssnitt 37

42 Bild 9. Förhandsgranska - Toggle group tree Hitta Med hjälp av kikaren kan man söka efter ett objektnummer, ett namn eller en textsträng i rapporten. Bild 10. Förhandsgranska - Hitta Den funna texten markeras med en röd ram. Vitec Information Användargränssnitt 38

43 Exportera rapport I samma högerklicksmeny som visar alternativen Förhandsgranska och Skriv ut visas även alternativet Exportera rapport till. I menygruppen Exportera rapport ges samma möjlighet. Bild 11. Exportera Menygrupp En rapport kan exporteras på följande vis: Excel o Excel fil (*.xls) o Alternativet exporterar rapportens oformaterat rådata till Excel Excel mall (*.xlt) o Textfil (*.txt) o Exporter rapporten som en vanlig Excel-fil Exporter rapporten som en Excelmall Exporterar rapporten till en vanlig textfil Vitec Information Användargränssnitt 39

44 Tilläggsmoduler E-avisering E-avisering är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift. Lägenhetsregistret Lägenhetsregistret är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift Vitec Information Användargränssnitt 40

45 Export till Datscha Förutsättningar Export till Datscha är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift. Avtal måste också tecknas med Datscha. Kontaktuppgifter till Datscha finns på Kontrollera att alla fastigheter ligger inlagda med lantmäteriets fastighetsbeteckning och med rätt kommun. I annat fall fungerar inte värderingsfunktionaliteten i Datscha. Vitec Information Användargränssnitt 41

46 Vidare krävs att korrekt SFI-kod angetts för varje objektstyp, Välj Grunddata/Objekt/Objektstyper i Vitec Information. Gällande kontraktsexport finns tre principer för kontraktstyp: Ej index, indexkontrakt med 0 enheters omräkningsbas samt index med 3 enheters omräkningsbas. Största avgiften på kontraktet styr. Om Antal enheter för omräkning är satt till något annat än 3 gäller alltså att kontraktet betraktas som indexkontrakt med 0 enheters omräkningsbas. Detta dokument beskriver funktionerna för export från Vitec Nova till fastighetsvärderingssystemet DATSCHA. Exporten kan ske på två nivåer. Dels fastighetsövergripande export med summeringar av intäkter och kostnader per fastighet och dels på kontraktsnivå där intäkter redovisas per kontrakt. Export av Fastighetsdata Alla beräkningar och summeringar görs på objekt vars typ markerats som uthyrningsbar. Urvalet begränsas av vald nod i Vitec trädet. Land Då Vitec Nova inte har något fält för Land så antar vi Sverige som land. Kommun Vitec Information Användargränssnitt 42

47 Hämtas från fastighetens kommunfält. Ett korrekt kommunnamn måste vara angivet, t ex Göteborg (Göteborgs Kommun accepteras inte). Fastighetsbeteckning Hämtas från fastighetens fastighetsbeteckning. Behöver vara en giltig fastighetsbeteckning i den aktuella kommunen om värderingen i Datscha skall fungera. Internt objektsnummer Fastighetsnumret visas i detta fält. Area (m²) Arean på fastighetens alla uthyrningsbara objekt summeras för varje SFI kategori. Vitec Information Användargränssnitt 43

48 Hyra (kr/m²) Fastighetens alla uthyrningsbara objekt nuvarande (dagen exporten körs) avgiftsbelopp summeras och divideras med fastighetens alla uthyrningsbara objekts summerade area. Endast avgifter vars avgiftstyp är markerad som hyra tas med i summeringarna. Om ingen area angivits divideras avgifterna med 1. Vakans(%) Fastighetens ej uthyrda objekts nuvarande avgiftsbelopp summeras och divideras med fastighetens alla uthyrningsbara objekts nuvarande avgiftsbelopp. (Multipliceras sedan med 100 för att få i %) Drift (kr/m²) Här fyller vi ingen data då kostnader ej hanteras i Vitec Nova. Underhåll (kr/m²) Här fyller vi ingen data då kostnader ej hanteras i Vitec Nova. Direktavkastningskrav (%) Här fyller vi ingen data då ingen sådan information finns i Vitec Nova, kan dock efterregistreras i Datscha. Antal lägenheter Fastighetens summerade antal objekt av SFI-kategorin Bostad. Export av Kontraktsdata Urval Urvalet av vilka objekt som ska följa med sker via Vitec Trädet och man får där välja eller bygga upp en lämplig nod som innehåller önskat urval. När exporten körs ges möjlighet att välja datum. Detta styr vilka kontrakt och vilka avgifter som exporteras. På objekt som har framtida kontrakt tas även de framtida kontrakten med. Även kontrakt som ligger på objekt vars typ är markerad som ej uthyrningsbar kommer med. Avgifter Vitec Information Användargränssnitt 44

49 Inga avgifter markerade som engångsavgifter tas med i exporten. Vilka som är engångsavgifter styrs av markering engångsbelopp på HKA-bildens avgifter i Vitec Nova Data som exporteras Kommun Hämtas från fastighetens kommunfält. Ett korrekt kommunnamn måste vara angivet, t ex Göteborg (Göteborgs Kommun accepteras inte). Fastighetsbeteckning Hämtas från fastighetens fastighetsbeteckning. Behöver vara en giltig fastighetsbeteckning i den aktuella kommunen om värderingen i Datscha skall fungera. Hyresgäst Namn på hyresgäst (Hyresgäst 1) som har kontraktet det valda datumet. Org.nummer Person/organisationsnummer på hyresgäst (Hyresgäst 1) som har kontraktet det valda datumet. Kontraktsnummer Objektsnummer på aktuellt objekt För objekt som har framtida kontrakt läggs framtida kontraktets startdatum till efter objektsnumret. Ex: _ Kontraktstyp Om objektet är vakant, d v s har hyresgästen Outhyrd, sätts kontraktstypen till vakant. Om kontraktet har area=0 så sätts kontraktet som styckevis. Om största gällande avgift på objektet är kopplat till en indexserie som innehåller KPI i sitt namn och antal enheter) är satt till 3 så sätts kontraktet till Index/KPI 3-enheter. Ifall enheterna satt till något annat än 3 sätts kontraktet till Index/KPI Om inget av ovanstående uppfylls så sätts kontraktet som Index/KPI men indexuppgifterna lämnas tomma och utgående hyra sätts till det för valda dagen för export är gällande hyra. Vitec Information Användargränssnitt 45

50 Lokalslag Hämtas från den SFI-kategori som är vald på objektstypen. Ifall ingen SFI kategori finns angiven på objektstypen så sätts kontraktet till Övrigt i exportfilen. Vitec Information Användargränssnitt 46

51 Löptid kontrakt Fr.o.m Startdatum för aktuellt kontrakt T.o.m. Slutdatum för aktuellt kontrakt. Ifall kontraktet har ett avflyttningsdatum så används detta. Är kontraktet inte tidsbundet och inte uppsagt lämnas fältet tomt. Uppsägning Kontrktets uppsägningstid. Om det finns angivet en avvikande uppsägningstid för hyresgäst 0 så används denna. Annars så används hyresvärdens uppsägningstid Förlängning Kontraktets förlängningstid. Area Objektets area. Antal enheter Ifall man väljer att gruppera en SFI kategori ska antalet objekt i denna kategori summeras och antalet anges här. Hyra Hyresbelopp På kontrakt som är indexreglerade (styrs av om största avgiften som är hyra på kontraktet är indexreglerat) sätts hyresbeloppet till summan av basbeloppet på dessa avgifter. Om det finns några avgifter som ej är indexreglerade kopplade till kontraktet adderas dessa avgifters gällande belopp till hyresbeloppet (men index % minskar då i motsvarande grad). Utgående hyra På kontrakt som ligger som styckekontrakt (vilket är alla kontrakt vars största avgift inte är kopplad till någon indexserie som Vitec Information Användargränssnitt 47

52 innehåller namnet KPI) hämtas aktuellt hyra. Summan av alla gällande avgifter vars typ är markerad som hyra. Index % På alla avgifter vars avgiftstyp är markerad som hyra kontrolleras hur stor del av avgiften som ska indexregleras. Bastal Bastalet hämtas från den största gällande avgiften på kontraktet. Om denna avgiften är kopplad till en indexserie så hämtas indexvärdet på denna serie för den basmånad som är angiven på avgiften. Bastalet anges i heltal. Tillägg Under tillägg så läggs alla avgifter vars typ inte är markerad som varken Hyra eller avdrag och vars startdatum är tidigare än valt exportdatum och till och med datumet ej är satt (alternativt är samma som eller senare än kontraktets till och med datum. Utveckling % Utveckling % sätts aldrig i exportfilen då uppgiften inte finns i Vitec Nova. Värme Alla tillägg som klassas som bränsle (och ej markerade som hyra eller avdrag) kommer läggas under Värme. El, Vatten, Kyla, Ventilation, Sophämtning Visas aldrig i exportfilen då uppgiften inte finns i Vitec Nova. Övrigt Alla tillägg som inte är tidsbegränsade och inte är klassade som bränsle eller fastighetsskatt läggs under övrigt. Fastighetsskatt Alla avgifter vars typ är klassad som fastighetsskatt och som är gällande datumet för export summeras här. Rabatt Här summeras alla avgifter vars typ är markerad som avdrag. Rabatterna summeras efter kalenderår dvs per 1/1 varje år förutom startåret där endast avgifter som är gällande vid valda exportdatumet eller senare tas med. Dock summeras hela årets belopp även för dessa avgifter. Vitec Information Användargränssnitt 48

53 Tillägg, tidsbegränsade Alla avgifter som inte är markerade som Hyra och som har ett slutdatum (<> avflyttningsdatum) hanteras som tidsbegränsade tillägg. Dock tas ej avgifter markerade som engångsbelopp med i exporten. Momspliktig verksamhet Om den största gällande avgiften på kontraktet är markerad för moms så markeras kontraktet för momspliktig verksamhet. Villkor efter kontraktets utgång Ingen uppgift hämtas från Vitec Nova. Notering Om det finns notering på kontraktet hämtas denna Dokumentmall Förutsättningar Dokumentmall är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift. Avtal måste också tecknas med DokumentConcept (företaget bakom Itkett). Kontaktuppgifter till DocumentConcept finns på I systemet Itkett bör man ha en användare för hela företaget. I samband med att kunden erhåller inloggningsuppgifter till Itkett betalar de även för ett myntrör innehållande valfritt antal mynt. Betalningen sker direkt till DocumentConcept utan Vitecs inblandning. Inloggningsuppgifterna måste meddelas till Vitec. Vitec Information Användargränssnitt 49

54 Starta Dokumentmall i Information eller Vitec Nova Dokumentmall startas via ikon i Vitec Information. Det går också att starta applikationen via Vitec Nova. I Vitec Nova går man till HKA-bilden och klickar på glasögonen och väljer därefter Vitec Dokumentmall i menyn som visas. Uppläsning och visning av mallar Mallar är både DokumentConcepts egna och, i förekommande fall, kundunika mallar. När användaren väljer en mall att klicka på händer lite olika saker beroende på ifall mallen är Vitecs egna eller ifall det är en av dem som visas via Itkett. Är mallen Vitecs kan användaren välja mallen och klicka på Editera dokument. Väljs däremot en mall ifrån Itkett finns möjlighet att direkt skapa en pdf, editera dokument eller skapa utkast. Vitec Information Användargränssnitt 50

55 Fastighetsägarnas mallar Väljer användaren en av Fastighetsägarnas mallar finns valen att Skapa pdf, att Editera dokument och att Visa utkast, se bilden nedan. Skapa pdf Klickar användaren på knappen Skapa pdf visas dokumentet som ett icka editerbart pdf-dokument i ett nytt fönster. Myntavdrag sker hos hos Itkett System (DokumentConcept) och pdf-skapandet loggas hos Vitec. Användaren kan nu välja mellan att spara dokumentet eller skriva ut det. Editera dokument Klickar användaren på knappen Editera dokument öppnas ett nytt fönster med ett editerbart dokument. Alla grå fält med röd text är Vitec Information Användargränssnitt 51

56 ändringsbara. Fält som är förifyllda ifrån databasen är grå med gråaktig text och ej ändringsbara. Vill man ändra dessa fält måste ändringen ske i Vitec Nova. Längst ner i fönstret med det editerbara dokumentet finns några knappar användaren kan klicka på (se bilden nedan). Knappen Spara gör så att gjorda ändringar blir sparade (knappen är grå tills man gjort en ändring) och väljer man samma dokument vid ett senare tillfälle får man se sina gjorda ändringar. Knappen Spara som skall inte användas av Vitecs kunder eftersom dokumentet då blir sparad med ett valbart namn av Itkett System, men blir ej nåbart av Vitec Dokumentmall. Knappen Skapa avtal väljer man om man är klar med sina ändringar och vill skapa en pdf-fil. Skapandet av pdf-filen genererar myntavdrag hos DocumentConcept. För att kunna skapa ett avtal via knappen Skapa avtal bör man först ha klickat på Spara ifall man gjort ändringar. Detta blir man upplyst om ifall man försöker skapa avtal utan att först ha sparat. Observera att det ta lite tid innan sidan laddas om när man sparar dokumentet. Via knappen Skapa utkast/offert skapas ett pdf-dokument med en stor text om att det är just ett utkast/offert. Viktigt att veta är att det öppna kontraktet och knapparna längst ner helt och hållet styrs och sköts av DocumentConcept. Vitec kan inte påverka utseende eller fuktion, bara bestämma ifall knappen Vitec Information Användargränssnitt 52

57 ska vara klickbar eller ej. Ifall dokumentet inte sparas eller annan konstighet uppstår när man klickar på knapparna är det DocumentConcept som är ansvarig. Det är därför av största vikt att man vid felrapportering till Vitec berättar precis vad man gjort när felet uppstod. Visa utkast Väljer man knappen Visa utkast skapas ett färdigt pdf-dokument men med orden utkast/offert skrivet rakt över dokumentet. Vitecs egna mallar Som vi skrev tidigare har vi implementerat möjlighet att använda Vitecs egna mallar trots att applikationen för vilken detta dokument skrivs har utvecklats för att ersätta de egna mallarna. Förändring av Vitecs egna mallar innan de kan användas Skillnaden ifrån hur det fungerar idag är dels att kundernas Vitecmallar skall sparas på Vitecs server (se rubriken nedan) och inte lokalt hos kunden. Den andra skillnaden är att varje mall som Vitec tillhandahåller måste ses över av en utvecklare för att mappa fältnamn i mallen mot de databasnamn som Vitec Dokumenmall använder. Detta arbete måste beställas av Vitec Vitec Information Användargränssnitt 53

58 Editera dokument Väljer man en av Vitecs egna mallar kan man endast klicka på knappen Editera dokument. Ett word-dokument öppnas där kunden kan editera eller välja att spara eller skriva ut dokumentet: Vitec Information Användargränssnitt 54

59 Visa tidigare pdf Vill man se en lista på dokument man redan hämtat data till (och kanske även ändrat på) kan man välja att klicka på knappen Visa tidigare pdf... i huvudfönstret. Ingen specifik mall behöver då vara vald utan man får en överblick över alla tidigare utskrivna kontrakt för den här hyresgästen. I fönstret ovan kan man sedan precis som i huvudfönstret välja ett dokument och sedan välja mellan att skapa pfd, editera dokument eller visa utkast. Skapandet av pdf medför även i detta fall ett myntavdrag. Kvarvarande mynt Hur många kvarvarande mynt man har hos DocumentConcept visas längst ner i Vitec Dokumentmall och även i listan när man klickat på knappen Visa tidigare. Vitec Information Användargränssnitt 55

60 Export till Poängen Export till Poängen är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift Vitec Information Användargränssnitt 56

61 Administration Skapa egna sökordningar Programmet levereras med några fördefinierade sökordningar, dessa kan inte raderas eller redigeras. Man kan dock skapa sina egna sökordningar baserade på begrepp som Område, Fastighet, Objekttyp osv. Vi exemplifierar genom att skapa en sökordning uppbyggd av Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt. Börja med att högerklicka någonstans i trädvyn och välj Ny sökordning. Därefter visas en ny toppnod med texten Ny sökordning enligt exemplet i nedanstående figur. Namnet på sökordningen kan redigeras i samband med skapandet eller senare. Vitec Information Administration 57

62 I exemplet låter vi den heta Ny sökordning tills vidare. Högerklicka därefter på denna sökordning och för muspekaren till kommandot Lägg till nivå. Då öppnas ytterligare en meny som visar de tillgängliga menyerna i systemet. I exemplet väljs Fastighet som första nivå under toppnoden. Om man nu expanderar toppnoden kommer man att se noder som representerar fastighet. Man fortsätter genom att högerklicka på någon av fastigheterna, föra muspekaren till Lägg till nivå, och sedan välja den nivå vi vill ska visas under fastighet. Vitec Information Administration 58

63 I exemplet väljer vi Objekttypsgrupp. Expandera någon av fastighetsnoderna. Därunder kommer de objekttypsgrupper som finns i fastigheten att visas. Högerklicka på en av objekttypsgrupperna, välj Lägg till nivå och välj Objekttyp. I Vitec Information måste lägsta nivån i sökordningarna alltid vara Objekt. Bilden nedan visar hur trädet ser ut när den nya sökordningen är fullt expanderad för en fastighet. Vitec Information Administration 59

64 Man kan låta programmet automatiskt ändra namnet på sökordningen genom att högerklicka på sökordningens toppnod och välja Sätt standardnamn. I exemplet får då sökordningen namnet Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt. Valfritt namn kan anges genom att högerklicka och välja Ändra namn alt. trycka F2. Vitec Information Administration 60

65 Nivåer kan tas bort eller läggas till och på så sätt kan man också låta nivåer byta plats i sökordningen. Skapa egna grupper och värdenycklar De begrepp som användes för att bygga sökordningen i föregående avsnitt motsvaras av tabeller i databasen. Det finns ibland behov av att istället gruppera objekt med avseende på andra begrepp, som inte motsvaras av någon tabell i databasen. I databasen finns t ex begreppet Område, som ofta motsvarar ett geografiskt område. Begreppet används olika hos olika användare av Vitec Nova. Hos en del användare motsvarar områdesbegreppet Ort, hos andra kan det betyda Stadsdel. Möjlighet till nyupplägg och redigeringen av värdenycklar och värdenyckelgrupper finner man om man trycker på Vitec-knappen, väljer Vitec-menyns alternativ Grunddata, Vitec-menyns alternativnivå 1 Värdenycklar och slutligen Vitec-menyns alternativnivå 2 Värdenyckelgrupp och Värdenyckel. Vitec Information Administration 61

66 Begreppet stadsdel kan lämpligen läggas upp som en värdenyckelgrupp och sedan skapar man de önskade stadsdelarna som värden under denna värdenyckelgrupp. Koppla fastigheter till värdenycklar När begreppet Stadsdel är skapat och det lagts in några olika stadsdelar under gruppen så är nästa steg att tala om vilka fastigheter som ligger i vilken stadsdel. Detta görs antingen med Vitec-menyns alternativnivå 2 Koppla till fastighet. Vitec Information Administration 62

67 Där visas alla fastigheter i en lista med flera kolumner. Den nya gruppen Stadsdel visas i en egen kolumn. Till att börja med är den tom. Fastigheterna kopplas till stadsdel genom att högerklicka på fastigheten, föra muspekaren över kommandot Koppla värdenyckel, vidare över den grupp man ska koppla och slutligen klicka på någon av stadsdelarna. I exemplet kopplar vi Nyland 3:43 till Stadsdelen Centrum. Det går att koppla flera fastigheter på en gång genom att markera flera rader, högerklicka och koppla ett helt intervall. Vitec Information Administration 63

68 Man kan även se till att de värdenycklar som finns på fastigheters underliggande objekt är synkroniserade med fastighetens i denna dialog. Detta gör att man snabbt kan replikera ut inställningar för värdenycklar från fastigheter ner på dess objekt. Det går att skapa upp till 20 olika egna grupper med tillhörande värdenycklar. Ett enklare sätt att redigera värdenycklar för enskilda objekt är att markera dem i sökträdet, högerklicka och välja Egenskaper. Därefter väljer man fliken Värdenycklar. Vitec Information Administration 64

69 I denna dialog kan man antingen låta objektet ärva de värdenyckelkopplingar som överliggande fastighet har eller redigera enskilda värdenycklar för aktuellt objekt. Skapa sökordningar med värdenycklar Om man har skapat egna grupper och värdenycklar och kopplat fastigheterna till dem kan dessa användas för att bygga upp sökordningar. I bilden nedan visas ett exempel där gruppen Stadsdel lagts in som första nivå under toppnoden. Observera att de fastigheter som inte kopplats samlas ihop i en egen nod, Ej kopplade till Stadsdel. Vitec Information Administration 65

70 Man kan använda flera egendefinierade grupper i sökordningarna. Att arbeta med listvyer Vill man ändra sorteringsordning klickar man på respektive kolumnrubrik. Kolumnplacering kan ändras genom Drag och Släpp Kolumnbredd kan ändras genom att man ställer markören i slutet av respektive kolumn varpå markören ändrar utseende: Genom att hålla nere vänster musknapp och förflytta musen åt vänster eller höger kan kolumnbredden minskas eller ökas. För att dölja en kolumn, högerklicka i kolumnen och välj Dölj kolumn, kolumnens namn. I bilden nedan döljs kolumnen Inställelsetid. Vitec Information Administration 66

71 När det finns dolda kolumner är kommandot Visa kolumn aktiverat och kolumnrubriken på de dolda kolumnerna visas. I bilden nedan visar hur det ser ut när kolumnerna Typ, Utförd och Inställelsetid är dolda. Klicka på den kolumn som ska visas eller välj Visa kolumn. Ändringar av kolumner sparas alltid per användare. Registerinställningar vid driftstart Programinställningar görs i två olika dialogrutor. I den ena dialogrutan, som hittas under Vitec-menyns Inställningar. Vitec Information Administration 67

72 Under Systeminställningar görs inställningar som rör alla program som arbetar mot samma databas. Under Användarinställningar görs inställningar som endast rör den inloggade användaren. Dokumentarkivet Allmänt om dokumentarkivet Man kan koppla dokument av olika filtyp till olika typer av nivå t ex på objektsnivå, fastighetsnivå etc. Exempel på dokument kan vara planritningar, inskannade besiktningsprotokoll, miljöbilder, fotografier etc. Vitec Information Administration 68

73 Dokumenttyper För närvarande stödjer dokumentarkivet förhandsgranskning av följande bildformat: [.gif,.tif,.bmp,.png]. Det finns dock möjlighet att koppla dokument av godtycklig typ och det är möjligt att visa dem i det program som i Windows är associerat till den filtypen. Konfiguration av dokumentarkiv Dokumentarkivet bör placeras på en server som samtliga användare kommer åt, helst genom en utdelad nätverksmapp. Sökvägen till denna mapp måste anges hos samtliga användare under Vitec-menyns Inställningar, Systeminställningar. Det finns även möjlighet för enskilda användare att ändra dessa inställningar så att de kan använda en alternativ sökväg till dokumentarkivet. Detta görs under Vitec-menyns Inställningar, Användarinställningar. Vitec Information Administration 69

74 I denna dialog kan man även ställa in vilken standardprogram man vill använda för att visa dokument i dokumentarkivet. De sökvägar som stöds i dessa två dialoger är både mappade nätverksenheter (ex f:\dokumentarkiv) men kan även vara en utdelning via exempelvis en servers datornamn och utdelade resurs (ex: \\vår_server\dokumentarkiv). Sökvägen till dokumentarkivet lagras lokalt på varje användares dator. Databaslagring Själva dokumenten lagras på den plats man anger som sökväg till dokumentarkiv. I databasen lagras ett filnamn samt även en eventuell sökväg mellan dokumentet och dokumentarkivets rot. Kopplingen mellan dokument och objekt lagras också i databasen. Koppla dokument Det finns två olika alternativa arbetsgångar för att koppla ett dokument. Det smidigaste sättet att koppla ett dokument till en entitet, så som t.ex. en fastighet eller ett objekt, är att ställa sig på fliken Dokument och därefter markera den fastighet eller det objekt man vill koppla ett dokument till i navigeringsträdet. I denna flik kan man sedan högerklicka i vänstra panelen för att få upp menyn som visas i bilden nedan. Här kan man koppla nya dokument till fastigheten, lägga till nya dokument eller ta bort existerande kopplingar. Vitec Information Administration 70

75 Man kan också koppla dokument genom att istället gå via menygruppen Arkiv, välja Koppla och därefter skapa dokumentkopplingar via dialogen Koppla dokument. Ta bort dokument. Ett dokument kan tas bort ur dokumentarkivet genom valet Ta bort dokument (högerklicka på dokumentet du vill ta bort). Det enda som tas bort är informationen om dokumentkopplingen i databasen, den fysiska filen på hårddisken kommer ej att raderas. När ett dokument tas bort tas automatiskt samtliga kopplingar detta dokument har till objekt bort från databasen. Visningsfönster Visningen av dokument kan hanteras av två olika visningsmoduler, AutoVue eller Trix DrawingCenter. Båda dessa program är externa och måste installeras separat för att kunna användas ihop med Dokumentarkivet. Vitec Information Administration 71

76

77 Menysystem Vitec Information Menysystem 73

78

79 Grunddata Översikt All grunddata återfinns i menyn Grunddata, bilden nedan visar de typer av grunddata som finns tillgängliga i Teknisk Förvaltning. Bild 8 - Översikt grunddata Vitec Information Grunddata 75

80 Det menyalternativ som har en pil till höger är grupperingar av grunddata med samma inriktning. Grafisk överblick Bild 9 - Grafisk överblick Grunddata Generellt sett kan det sägas att alla dialoger som visas för varje grunddataalternativ är uppbyggda på samma vis. Det finns en lista med befintligt grunddata till vänster och till höger finns flikar där data kan matas in/redigeras. Längst ner finns en sorts kontrollpanel där användaren kan skapa ny grunddata, radera befintlig data samt spara de förändringar som gjorts. Övrigt Genom att högerklicka på listan till höger i en grunddatadialog är det möjligt att kopiera, exportera eller skriva ut listan. Vitec Information Grunddata 76

81 Bild 10 - Grunddata - Högerklicksmeny Vitec Information Grunddata 77

82 Redigering av grunddata Prisuppdatering av åtgärdstyper Åtgärdskategori filter För att välja vilka kategorier av åtgärder som ska visas i listan för att kunna redigeras, bocka för respektive kategori i Åtgärdskategori filter och klicka på knappen Uppdatera. Bild 11 - Dialogen Redigera priser för åtgärdstyper Om ingen kategori väljs visas alla åtgärdstyper för alla kategorier. Prislista De priser som visas i listan är dagsaktuella priser, dvs. priser med ett till och med-datum samma som dagens eller senare. Uppdatera pris Markera en eller flera åtgärdstyper i listan. Ange i Fr.o.m. ett datum från och med när det nya priset ska börja gälla. Ange om ändringen ska vara ett nytt belopp, i procent eller i kronor (om ett pris anges för en åtgärdstyp som tidigare inte haft något pris kan endast belopp anges). Fyll i ett tal. Ett negativt tal ger en prissänkning. Ska intervall- eller garantitiden ändras, ange den nya tiden i respektive textruta. Vitec Information Grunddata 78

83 Klicka på knappen Tilldela. Det nya priset räknas fram och prislistan uppdateras. Priset fylls i under rubriken Nytt pris i listan. Datumet från och med när det nya priset ska gälla fylls i under rubriken Sätt nytt pris Fr.o.m. Ändrade intervall- och garantitider fylls i under respektive rubrik. Bild 12 - Dialogen Redigera priser för åtgärdstyper Ångra uppdatering Om du upptäcker något fel efter att du valt Tilldela, klicka på knappen Rensa. Alla ändringar tas bort och listan återställs med sina ursprungliga värden. Spara uppdatering För att spara de prisändringar du gjort, klicka på knappen Spara. Ändringarna sparas ner till servern. Det tidigare priset stängs genom att tilldelas en dag tidigare än nytt datum som slutdatum och en ny prisrad skapas som börjar gälla från och med det nya datumet. Om inget nytt från och med-datum angivits uppdateras det befintliga priset utan att något slutdatum sätts. Om ett pris anges för en åtgärdstyp som tidigare inte haft något pris och inget nytt från och med-datum angivits sätts från och med-datum automatiskt till Information om åtgärdstypen För att se detaljerad information om en åtgärdstyp, markera en rad i listan, högerklicka och välj Information för raden ur menyn som visas. Vitec Information Grunddata 79

84 Bild 13 - Information för rad i åtgärdstyper Följande information visas. Bild 14 - Information om åtgärdstyp (Standard) Vitec Information Grunddata 80

85 Bild 15 - Information om åtgärdstyp (Pris och intervall) Besiktning I Teknisk Förvaltning Grunddata Besiktning finns de stödregister som är relevanta för hanteringen av besiktningar. Följande inställningar behöver göras. Grunddata/Besiktning/Noteringsstatus Via grunddata för Noteringsstatus är det möjligt att lägga upp noteringsstatus enligt valfri logik, se bilden nedan. Bild 16 - Grunddata/Besiktning/Noteringsstatus Observera särskilda noteringsstatusen OK med notering ovan. Grunddata/Besiktning/Besiktningsstatus Under grunddata Besiktninsstatus läggs status för de olika tillstånden som en besiktning kan flytta sig mellan. Vitec Information Grunddata 81

86 Bild 17 - Grunddata/Besiktning/Besiktningsstatus Notera att för kategorierna Initierande och Påbörjad kan uttag göras av besiktningsbokningsbrev och besiktningsunderlag. För status av kategorin Avslutad kan enbart besiktningsutlåtanden tas ut. Grunddata/Besiktning/Besiktningstexter I grunddata Besiktningstexter kan färdiga hjälptexter läggas in för att underlätta inmatningen av anmärkningar under en besiktning, detta är särskilt användbart vid mobil besiktning. Bild 18 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstexter Notera att man i exemplet ovan hämtar texten Plugghål att det är upp till användaren att fylla i antalet antalet plugghål. Grunddata/Besiktning/Besiktningstyper Grunddataalternativet Besiktingstyper anger vilka typer av besiktningar som ska kunna läggas upp. Bild 19 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstyper Endast en besiktningstyp kan vara av typen Initierande, dvs. den typ som föreslås som standard. Vitec Information Grunddata 82

87 Grunddata/Besiktning/Besiktningstillträden Besiktningstillträden är den grunddata som anger hur en resurs får tillträde till ett objekt för besiktning. Bild 20 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstillträden Endast tillträdestyp kan vara Förvald, dvs. den typ som föreslås som standard vid skapandet av en besiktning i Teknisk Förvaltning. Grunddata/Besiktning/Besiktningsmän I grunddata Besiktningsmän anges de användare som skall vara valbara som besiktningsmän när en besiktning skapas. Bild 21 - Grunddata/Besiktning/Besiktningsmän Kortnamn är det namn som visas när valet av besiktningsman görs i besiktningen. Besiktningsåtgärder/Besiktningspunkter Grunddata/Åtgärder/Åtgärdstyper I grunddata Åtgärdstyper markeras de åtgärdstyper som ska finnas med som besiktningspunkter vid en besiktning. Vitec Information Grunddata 83

88 Bild 22 - Åtgärdstyper Notera att genom att markera Ej med på bes. protokoll är det möjligt att ha besiktningsåtgärder som inte skrivs ut på besiktningsprotokollen. Vanligtvis är de olika så kallade underhållsåtgärderna även besiktningspunkter. Det är dock möjligt att lägga upp specifika besiktningspunkter, exempelvis Städning. Om en åtgärdstyp som bara skall vara besiktningspunkt läggs upp kommer en sådan åtgärd med vid besiktning och på besiktningsprotokollet kommer den att visas längst ner under rubriken Generella besiktningspunkter. En sådan besiktningspunkt kan även kopplas till viss enhet vid besiktning, i exemplet skulle Städningen kunna vara en anmärkning i köket i exemplet i bilden ovan. Vitec Information Grunddata 84

89 Inställningar Inställningarna för Vitec Teknisk Förvaltning återfinns under verktygsmenyn samt som snabbikoner i standradfältet. Alternativ Dialogen Alternativ hanterar alternativ för följande områden: Arbetsorder Rapporttexter Besiktningar Kontering Notifieringar HLU Övrigt Arbetsorder Vitec Information Inställningar 85

90 Bild 23 - Dialogen Alternativ Arbetsorder Den första fliken i dialogen Alternativ hanterar utseendet för arbetsordrar. Arbetsordernummer I denna avdelning av dialogen Alternativ går det att ställa in hur arbetsordernumret skall se ut för arbetsordrar. Fakturering Avdelningen för Fakturering påverkar avgiftstyp och status vid fakturering av åtgärder. Anpassa arbetsorderdialog Alternativen som rör avdelningen Anpassa arbetsorderdialog påverkar dialogen enligt följande: 1. Använd fält för rubrik 2. Använd fält för kommentar 3. Använd fält för anmälare 4. Använd fält för kontaktperson 5. Använd fält för kännedom 6. Använd inställseltid för åtgärder 7. Användstatusval på åtgärder 8. Använd tidredigering på åtgärder Bild 24 - Utökad arbetsorderdialog Vitec Information Inställningar 86

91 Anmälare (3) och/eller kontaktperson (4) kan antingen skrivas in manuellt eller via knapparna,, till höger hämtas från databasen. Bild 25 - Dialogen Anmälare Notera att det går att hämta personuppgifter från olika register. Övriga fält Genom att föra musen över ett fält i fliken Arbetsorder visas en informationsruta som beskriver vilken tillämpning varje fält har. Rapporttexter Bild 26 - Dialogen Alternativ Rapporttexter Vissa av de standardrapporter som medföljer Teknisk Förvaltning tillåter att vissa texter kan modifieras enligt egna önskemål. Genom att göra förändringar i fliken Rapporttexter kan dessa texter ändras. Följande standardrapporter kan modifieras: Besiktningsrapport Inflyttande Beställningslista HLU Vitec Information Inställningar 87

92 Besiktningar Bild 27 - Dialogen Alternativ Besiktningar I fliken Besiktningar görs inställningar som rör besiktningar. Det är möjligt att sätta standardvärden på avgiftstyper vid fakturering av objekt med och utan momsplikt. Utöver detta går det även att låsa dessa standardvärden så att enbart personal som har rättigheten "Byta låst avgiftstyp vid fakturering" kan ändra dessa avgiftstyper vid faktureringstillfället. Notera: Genom att föra musen över varje rad i fliken visas en informationsdialog som beskriver innebörden av varje rad. Rekommendation Det rekommenderas att en särskild besiktningstyp lägga upp för fakturerade besiktningar, detta för att lättare hålla reda på vilka besiktningar som är fakturerade. Bild 28 - Särskild besiktningstyp Vitec Information Inställningar 88

93 Kontering Bild 29 - Dialogen Alternativ Kontering Fliken Kontering hanterar inställningar för kontering. Notifieringar Bild 30 - Dialogen Alternativ Notifieringar Fliken Notifieringar används för att justera hur arbetsordernotifieringar skall skickas, samt hur de ska se ut. Som bilden ovan visar är fliken Notifiering uppdelad i två delar där kontrollerna i den vänstra delen avgör i vilka lägen notifieringar skall skickas: Vitec Information Inställningar 89

94 Bild 31 - Ingående information om Notifieringar Till att börja med väljs den roll som man vill justera inställningarna för. I fallet i bilden ovan har Hyresgäst valts, vilket då innebär den hyresgäst som är kopplad till objektet arbetsordern gäller. I exemplet ovan anges att notifieringar skall skickas till hyresgästen när arbetsordrar får statusen Skapad eller Avslutad. I de två textrutorna längst ner kan man fylla i vilken avsändaradress man vill skall användas när notifieringar skickas ut. Detta kan vara något i stil med info@kundensdomän.se eller liknande. Under denna ruta kan man fylla i en signatur att använda i sina notifieringar. Notera: Signatur används bara i standardmallarna! Detta innebär att signaturen inte kommer användas när användaren skapar egendefinierade mallar (se avsnittet Egendefinierade notifieringar), eftersom det då är möjligt att sätta individuella signaturer på varje enskild notifiering om man så vill. Vitec Information Inställningar 90

95 Egendefinierade notifieringar Den högra delen i fliken Notifieringar ser ut enligt bilden nedan. Här kan man skapa egendefinierade mallar för de olika notifieringarna som finns. Bild 32 - Egendefinierade notifieringar När man vill skapa sin första mall börjar man med att välja en Person/Roll i listan överst. Valet av Person/roll styr dels vilka val som finns i listan Status, men även vilka Taggar som kan användas i mallen. Den sista listan i den övre delen av fönstret är Utskickstyp som styr vilken typ av utskick mallen kommer gälla. Ofta vill man kunna separera den mall man använder för notifieringar via SMS från den man använder vid e-post, detta då det finns utrymmesbegränsningar i SMS. I bilden ovan har vi valt rollen Hyresgäst, statusen Skapa och utskickstypen E-post. Vi har även bockat i kryssrutan Använd den här mallen istället för standardmallen. Vad allt detta gör är att säga åt systemet att istället för den mall som vanligtvis skickas ut vill vi i fallet när en arbetsorder får statusen Skapad och en notifiering av typen E-post skall skickas till Hyresgästen så skickar vi den mall vi angett i textrutorna under istället. Textrutan Ämne är aktiv för både utskickstypen SMS och e-post men används bara när e-post skickas. Denna anger helt enkelt vad som skall stå i ämnesraden i e-posten. Texten i rutan Malltext är själva meddelandet som skall gå ut. Finessen med de egendefinierade mallarna är att man utöver att styra varje enskild malls utseende och innehåll även kan lägga till Vitec Information Inställningar 91

96 dynamisk data till mallen. Dynamisk data innebär i det här fallet information kopplad till föränderliga saker, så som t.ex. vilket ID arbetsordern har och vilken hyresgäst som arbetsordern kommer gälla. I listan Taggar till höger finns en sammanställning av den dynamiska datan som finns tillgänglig för just denna Person/roll. Genom att använda drag och släpp -tekniken kan man enkelt, med musens hjälp, ta tag i en rad i listan och släppa den någonstans i malltexten eller ämnesraden. Raden infogas som en {TAGG} där muspekaren befann sig när man släppte knappen och kommer innan notifieringen skickas ut att bytas ut mot motsvarande data från arbetsordern, hyresgästen eller någon annan dynamisk data kopplad till notifieringen. När man sedan är klar med sin mall trycker man på Spara mall. Nu är allt som återstår att se till att mottagaren av notifieringen (i detta fall hyresgästen) är inställd på att motta notifieringar så kommer mallen i bilden ovan att användas så fort en arbetsorder som berör denne hyresgäst får status Skapad! HLU Bild 33 - Dialogen Alternativ HLU Fliken HLU hanterar alla inställningar rörande hyresgäststyrt underhåll. Rabatt vid in- och utflyttning Normalt räknas HLU-rabatter ut som en årsvis rabatt. I de fall där hyresgäster flyttat ut och/eller in under året går det att med dessa kryssboxar avgöra om hyresgästen skall erhålla rabatt eller inte. Vitec Information Inställningar 92

97 Beställningslista I denna avdelning i fliken HLU bestäms hur lång tid hyresgästerna har på sig att returnera den beställningslista som skickas ut. På beställningslistan kommer ett svara-senast-datum att skrivas ut, vilket beräknas genom utskriftsdatumet plus det som är valt i rutan för Återsändes efter. Avgifter De rabatter som ges till hyresgäster för HLU måste i det hyresadministrativa programmet kopplas till en avgiftstyp. Detta väljs i rutan för Avgiftstyp Om hyresgästen väljer att beställa tidigarelagt underhåll kan detta kopplas till en avgift som anges i rutan för Avgift för tidigarelagt underhåll. Denna avgift har ingen praktisk betydelse annat än att den kommer ut på beställningslistan. Själva avgiften får sedan skapas manuellt i det hyresadministrativa programmet. Skulder HLU-rabatter räknas fram oavsett hyresgästens saldo gentemot bostadsföretaget. Men att ge rabatter till hyresgäster som har skulder är i många fall inte önskvärt. Kryssboxen Visa skulder i objektslistan kommer att fylla en kolumn på HLU-sidan där hyresgästens saldo framgår bredvid den eventuella rabatten och ger användaren rätt att exkludera hyresgäster med skulder. Vid visning av hyresgästers skulder kan framtagandet av HLUlistan upplevas som lite långsam, detta beror på den stora mängd data som skall kontrolleras av Teknisk Förvaltning. Beställningslista I denna del av fliken HLU är det möjligt att ange arbetsordertyp vid HLU-beställning via webben. Det går även att ange ett brytdatum för vilken hlubeställningsperiod som ska användas. Till och med angivet datum gäller innevarande år, efter angivet datum gäller nästa år. Om inget datum väljs används sista juni (06-30) som standardvärde. Brytdatumet bestämmer också vilken period som är förvald i HLUfliken i Teknisk Förvaltning när åtgärder listas. Vitec Information Inställningar 93

98 Övrigt Bild 34 - Dialogen Alternativ Övrigt Alla de alternative som finns tillgängliga i fliken Övrigt visar en informationsdialog när muspekaren befinner sig ovanför ett alternativ. Vitec Information Inställningar 94

99 Systeminställningar Dialogen Systeminställningar hanterar följande områden: Allmänt Dokumentarkiv Rapportmallar Nämnare Behörigheter Systeminställningar används av alla programvaror från Vitec Fastighet, dvs. Vitec Nova (förutom Vitec Nova Start). Allmänt Bild 35 - Dialogen Systeminställningar Allmänt Under fliken Allmänt kan temporärt lagrad data (cach) raderas. Här är det även möjligt att välja dokumenttyp för sparade hyresgästutskick. Vitec Information Inställningar 95

100 Dokumentarkiv Bild 36 - Dialogen Systeminställningar Dokumentarkiv Fliken Dokumentarkiv anger inställningar för Dokumentarkivet. I avsnittet Error! Reference source not found. finns ingående information om hur Dokumentarkivet används. Rapportmallar Vitec Teknisk Förvaltning tillhandahåller ett antal standardrapporter som följer med produkten som bland annat fliken Besiktning använder sig av. Vill man använda sig av andra rapporter måste inställningarna för vilka rapporter som skall användas korrigeras. För att kunna göra detta måste inställningar i fliken Rapportmallar göras. Bild 37 - Dialogen Systeminställningar Rapportmallar I alternativet Mallgrupp finns exempelvis följande mallgrupper Besiktningsbokningsrapport Vitec Information Inställningar 96

101 Besiktningsrapport inflytt Besiktningsrapport utflytt För varje mallgrupp kan en specifik mall i alternativet Vald mall väljas. För att en mall skall dyka upp i listan för Vald mall krävs att den finns sparad i rätt katalog på hårddisken. Följande kataloger gäller för de tre olika mallgrupperna ovan: Besiktningbokningsrapport: \Desktop\Rapporter\InspectionBokingReport\ Besiktningsrapport inflytt: Desktop\Rapporter\InspectionReportMoveIn\ Besiktningsrapport utflytt: \Desktop\Rapporter\InspectionReportMoveOut\ Notera: Om användaren har svensk text i operativsystemet byts Desktop ut mot Skrivbord. I varje rapport finns även en text som kan redigeras så att den blir mer specifik för fastighetsförvaltningen. Dessa texter redigeras i dialogen Alternativ under fliken Rapporttexter (se avsnittet Error! Reference source not found. för mer information). Nämnare Bild 38 - Dialogen Systeminställningar Nämnare Inställningar som rör tidstämplade nämnare i Vitec Nova, eller en extern källa, synkroniseras under fliken Nämnare. Behörigheter Fliken Behörigheter erbjuder möjligheten att hantera olika användares behörighetsnivå när de använder Teknisk Förvaltning. Exempelvis behöver kanske administrativ personal med Vitec Information Inställningar 97

102 arbetsuppgifter speciellt inriktade på att hantera hyresgäster en annan behörighetsnivå än personal som utför besiktningar av lägenheter. Behörgihetsfliken är i sin tur uppdelad i fyra flikar: Användare Roller Import från AD Utökad behörighet Användare Bild 39 - Systeminställningar Behörighet/Användare I den första fliken Användare kan nya användare skapas och gamla kan redigeras eller tas bort. Vitec Information Inställningar 98

103 Roller Bild 40 - Systeminställningar Behörighet/Roller Den andra fliken Roller hanterar de olika rollerna som en användare kan tilldelas. Import från AD Bild 41 - Systeminställningar Behörighet/Import från AD Fliken Import från AD hanterar uppdateringar från Active Directory. Vitec Information Inställningar 99

104 Utökad behörighet Bild 42 - Systeminställningar Behörighet/Utökad behörighet I den sista fliken Utökad behörighet kan utökad behörighet delas ut för vissa specifika områden i Vitecs olika programapplikationer. Vitec Information Inställningar 100

105 Användarinställningar Om man trycker på Vitec-knappen högst upp i vänstra hörnet visas Vitec-menyn. Bild 43 Vitec-knappen Inställningar Tryck på Vitec-menyns Inställningar och välj därefter Användarinställningar. Här hanteras följande områden: Dokumentarkiv Objektsträdet Vitec Information Idag Vitec Information Inställningar 101

106 Inställningarna som kan göras i dialogen ovan kan nås ifrån, och används av, Vitec Novas samtliga applikationer (undantag Vitec Start). Dokumentarkiv Bild 44 - Användarspecifika Systeminställningar Dokumentarkiv I fliken Dokumentarkiv kan användarspecifika inställningar göras för Dokumentarkivet (för mer information om Dokumentarkivet se avsnittet Error! Reference source not found.). Om användarspecifik inställning gjorts gäller denna och inte systemets generella inställningar ( Systeminställningar Dokumentarkiv ). Om man önskar nyttja systemets generella inställningar ska fälten i bilden ovan vara tomma. Notera: Avvikande ej korrekta användarinställningar för dokumentarkivet kan resultera i stora problem för användaren. Ändringar på användarnivå bör enbart utföras av personer med goda kunskaper av Vitecs dokumentarkiv. Objektsträdet Bild 45 - Användarspecifika Systeminställningar Objektsträdet I fliken Objektsträdet kan användarspecifika inställningar för objektsträdet, som finns i navigeringsdelen av Vitec Novas programvaror, göras. Den översta inställningen i bilden ovan innebär att senast valda objektträdsnod sparas när programmet stängs ner. När Vitec Information Inställningar 102

107 programmet sedan startas upp igen kommer samma nod att visas som vid stängning. Då inställningen Filtrera trädet utifrån datum inte är förbockad innebär detta att objektträdet alltid visar objekt som är öppna idag. Om inställningen istället är förbockad visas objekt som är giltiga inom det valda datumet. Man kan t.ex. se alla objekt man hade vid ett visst datum bakåt eller framåt i tiden. Om man väljer Inget enligt bilden nedan så visas alla objekt oavsett stängningsdatum. Bild 46 - Användarspecifika Systeminställningar Filtrera trädet utifrån datum Vitec Information Idag Bild 47 - Användarspecifika Systeminställningar Vitec Information Idag Vitec Nova Start tillhandahåller en sida kallad Vitec Information Idag, fliken Vitec Information Idag i dialogen Användarspecifika Systeminställningar hanterar inställningar för denna sida. Vitec Information Inställningar 103