MANUAL FÖR NORSTEDTS BYRÅ (1.1)

Transkript

1 MANUAL FÖR NORSTEDTS BYRÅ (1.1) 1

2 Ord och begrepp i Byrå... 5 Snabbkommandon... 5 Lägga upp en ny klient... 6 Räkenskapsår... 6 Skapa ett nytt räkenskapsår 6 Ta bort ett räkenskapsår 7 Förkorta och förlänga räkenskapsår 7 Byta räkenskapsår 7 Byta räkenskapsår på redan uppskapad/kopplad fil 7 Lägga till räkenskapsår på flera klienter samtidigt 7 Skapa nytt räkenskapsår ute hos en klient 8 Klientkommunikation... 8 Vart lägger jag till klientkommunikation? 8 Hur lägger jag till kommunikation? 9 Hur används kommunikationsboxen på startsidan? 9 Aktiviteter...10 Hur lägger jag till en aktivitet? 10 Lägga till en aktivitet som inte är knuten till en klient 11 Skicka meddelanden till kollegor 11 Mappar...12 Skapa en ny mapp 12 Infoga en befintlig mapp 12 Ta bort en mapp 12 Byta namn på en mapp 12 Dokument...13 Lägg in ett existerande dokument i Byrå 13 Lägg in flera dokument i Byrå samtidigt 13 Skapa ett nytt dokument inne i Byrå 13 Word- och Excel-dokument 13 Norstedts Dokument 14 Koppla ytterligare handling till Klienten i Norstedts Dokument 14 Skapa ett nytt dokument utifrån ett existerande, t.ex. en mall 14 Arbeta med andra dokument och filer 15 Lägga till en mall i Word eller Excel 15 In och utcheckning...15 Att checka in 17 Mail...17 Förutsättningar för att kunna använda mail-funktionen i Byrå 17 Skicka mail till en klient från Byrå 18 Maila ett dokument som finns i Byrå 18 Skicka mail till flera klienter 19 Var hittar jag ett skickat mail? 19 Lägga in ett mail från Outlook till Byrå 19 Bifogade filer 20 Dra in ett mail alternativlösningen 20 Konflikthanteraren 20 Multi-Change: Att byta uppgifter på flera klienter samtidigt...21 Markera flera klienter i en lista 21 Ändra grunduppgifter eller egendefinierade fält 21 Ändra moment eller räkenskapsår 22 Validera eller Kör? 22 2

3 Byta klientansvarig på en handläggares alla klienter 22 Inaktivera...23 Inaktivera en klient 23 Inaktivera en handläggare 23 Funktionärer...24 Skapa en ny funktionär 24 Lägga till en funktionär på en klient 24 Göra om funktionär till klient 24 Vilka poster innehar en viss funktionär? 25 Vilken kommunikation man haft med en viss funktionär? 25 Ändra status på moment och kontrollpunkter...25 Ändra status i Statuslistan 25 Ändra status i den förenklade statuslistan 26 Att se vem som slutförde något och när det gjordes 26 Skapa listor...26 Vilka delar består en lista utav? 27 Göra ett urval 27 Välja kolumner 29 Hur gör jag en ny lista? 29 Söka i och sortera listor...29 Sortera utifrån en kolumn 29 Tratten att välja ut ett visst värde i en kolumn 30 Tomma raden att söka i en viss kolumn 30 Sökruta 30 Hur hittar jag alla klienter med samma kundnummer? 30 Hur plockar jag fram alla klienter med räkenskapsår ? 30 Skriva ut och exportera listor...31 Göra iordning en lista för utskrift 31 Skriva ut en lista 31 Exportera en lista till ett annat format 31 Att göra-listan...32 Sortera i listan 32 Ta bort / Lägga till vad som visas i listan 32 Datum i Att göra-listan 32 Arbete med andra program från Norstedts Juridik...33 Lägga till ett nytt uppdrag/ett nytt moment 33 Konvertera en tidigare fil 33 Spara en fil 33 Anstånd...34 Att göra en anståndsansökan 35 Hur gör jag om anståndsansökan? 36 Inlämningsplan 36 SRU...37 Vyinnehåll för Inlämning av SRU-filer 37 Klarmarkering av fil 38 När andra än standardmomenten används 40 Skapa inlämning 41 Ställa in moment och kontrollpunkter...42 Anpassa momenten så de passar kontorets rutiner 42 Skapa ett nytt moment 42 3

4 Att ställa in vad som syns i Att göra-listan 44 Koppla program...44 Att koppla ett program till Byrå 44 Koppla ihop ett program med ett moment eller en kontrollpunkt 44 Ska programmet kopplas till ett moment eller en kontrollpunkt? 45 4

5 Ord och begrepp i Byrå Klienter Handläggare Funktionär År Moment Kontrollpunkt Aktivitet Statuslista Förenklad statuslista Byråsök klient. Navigeringspilar Byrå. Egendefinierat fält Favorit mina. Kunder i Byrå kallas för klienter. Inloggade användare i Byrå. Personer med olika roller hos klienterna, t.ex. VD eller revisor. Kalenderår Arbetsprocesser som ska utföras för klienterna, t.ex. ett bokslut. En del av arbetsprocessen, t.ex. stämma av ingående balanser. Någon forma av aktivitet med klienten, t.ex. möte eller inventering. Visar status (klar/ej klar) för valda moment och kontrollpunkter. Enklare version av statuslistan. Visar endast en klient i taget. Sökfältet högst upp till höger i Byrå. Snabbaste sättet att hitta en Bläddrar bakåt och framåt mellan de olika vyerna som använts i Fält som visas under klientens grunddata och som är sökbara. En favoritmarkering är sökbar och gör att klienten visas bland Snabbkommandon Ctrl + S Spara 5

6 Lägga upp en ny klient För att lägga upp en ny klient används knappen Ny klient som finns långt upp till höger på sidan med Klientlistan. Direkt här väljs bolagsform. För att kunna spara den nya klienten krävs det att alla rödmarkerade fält är ifyllda. Vissa fält kan bli rödmarkerade om uppgifterna fylls i på en felaktig form. Till exempel ska mailadresser skrivas på formen namn@adress.se och hemsidor på formen Under fliken verksamhet fylls räkenskapsårstyp i. Det är viktigt att denna fylls i korrekt från början eftersom synkningen med andra program från Norstedts Juridik påverkas utav detta. Anståndstyp fylls också i här. Byråanstånd sätts som standard på nya klienter och ska det vara något annat behöver det ändras. Moment och momentansvariga läggs upp under fliken Moment. För att kunna lägga upp moment på den nya klienten behöver först ett nytt räkenskapsår skapas. För mer information kring detta, se avsnittet Räkenskapsår. Knappen Redigera moment ger både tillgång till att sätta ansvarig för moment och kontrollpunkter samt datumbestämma när momentet och/eller kontrollpunkterna ska göras. Hur en mappstruktur sätts upp för den nya klienten beskrivs närmre under avsnittet Mappar. Räkenskapsår Räkenskapsår skapas och styrs nu endast i Byrå. De andra programmen från Norstedts Juridik synkroniseras med detta. För att hantera en klients räkenskapsår letar man upp klienten och öppnar upp den. Längst upp till höger finns knappen Administrera år. Dialogrutan som kommer upp ger möjlighet att skapa nya räkenskapsår, ta bort räkenskapsår samt förlänga, respektive förkorta räkenskapsår. Skapa ett nytt räkenskapsår För att skapa ett nytt räkenskapsår framåt i tiden används knappen Nytt år. För att skapa ett nytt räkenskapsår bakåt i tiden används knappen Tidigare år. Det räkenskapsår som skapas utgår från räkenskapsårstypen som är inställd under klientens verksamhetsflik. 6

7 Ta bort ett räkenskapsår Det röda krysset bredvid ett räkenskapsår används om året ska raderas. Det är endast det första och det sista räkenskapsåret som kan tas bort. Förkorta och förlänga räkenskapsår Bredvid start och slutdatumen på första och sista räkenskapsåret finns små almanacksikoner. Genom att klicka på dessa finns det möjlighet att byta datum och på så sätt förkorta eller förlänga ett räkenskapsår. När ett nytt räkenskapsår sedan skapas utgår detta från när föregående räkenskapsår slutat. Slutdatumet för det nya räkenskapsåret sätts utifrån räkenskapsårstypen och till det sista i månaden. Detta gäller inte för privatperson där det alltid är kalenderår. Byta räkenskapsår För att byta räkenskapsår på en klient behöver det göras i två steg. Först byts räkenskapsårstypen under klientens verksamhetsflik till den nya räkenskapsårstypen. Sedan förkortas eller förlängs räkenskapsåret under Administrera år och det nya räkenskapsåret läggs till. Byta räkenskapsår på redan uppskapad/kopplad fil För att ändra räkenskapsår på en fil t ex en bokslutsfil, som är kopplad till byrå så får man gå dessa steg: 1. Välj att i Byrå gå in på Administrera räkenskapsår och ändra aktuellt räkenskapsår. 2. Gå in på Handlingar på klientkortet i Byrå och starta den bokslutsfil som man vill ändra räkenskapsår i. 3. I Bokslut så "Spara som" man filen Lokalt. 4. Ändrar aktuellt räkenskapsår i Bokslut tll det man vill ha. 5. "Spara som" till Byrå med ett nytt filnamn som har det ny räkenskapsåret. Lägga till räkenskapsår på flera klienter samtidigt Sök ut de klienter som ska ha ett nytt räkenskapsår i klientlistan med hjälp av urval, filter eller annan sökning. Högerklicka i listan med de klienter som ska ha ett nytt räkenskapsår och välj alternativet Ändra moment för grupp. På vänstra sidan finns frågan Vad vill du göra? Välj här alternativet lägga till räkenskapsår genom att dubbelklicka på det och välj sedan slutår för det nya räkenskapsåret. Validera-knappen innebär att Byrå testar vad som hade hänt om man hade gjort ändringarna enligt det som ställts in men utan att göra ändringarna på riktigt. Kör-knappen innebär att ändringarna görs på riktigt. 7

8 I kolumnerna Status och Kommentar går det att se resultatet av ändringen. Här syns om det är några klienter som ändringen inte gått igenom för och i så fall varför. Skapa nytt räkenskapsår ute hos en klient Vid klientbesök eller liknande när datorn inte är uppkopplad mot Byrå behöver du först checkat ut filen ifrån Norstedts Byrå eller sparat ned den lokalt på din hårddisk. För en lokal fil finns möjligheten att skapa ett nytt räkenskapsår inne i filen som man ska arbeta med (t.ex. bokslutsfilen). Datorn känner själv av om den har åtkomst till Byrå eller inte och anpassar möjligheterna utifrån detta. När räkenskapsåret är skapat i filen går det att arbeta med precis som vanligt. Då arbetet avslutas sparas filen på datorn, exempelvis i mappen för utcheckade filer eller i mina dokument. Då man är tillbaka på kontoret och datorn har åtkomst till Byrå görs enligt följande: 1. Öppna Byrå och gå in på klienten. 2. Skapa ett nytt räkenskapsår på klienten, dvs samma räkenskapsår som skapades i filen. 3. Lägg in filen i Byrå genom att dra in den eller använd Lägg till dokument -knappen. Filen ska läggas i årsmapparna under det nya räkenskapsåret. Klientkommunikation Kommunikation med klienter går att sparas i Byrå för att kunna följa upp vad som händer. Det finns flera olika platser som detta kan fyllas i, men oavsett vart det görs sparas noteringarna på samma ställe. De hittas på klientens vy under fliken Klientkomm. Vart lägger jag till klientkommunikation? Det finns i huvudsak tre olika platser att lägga till klientkommunikation på 1. På klienten, under fliken klientkommunikation (se bilden ovan). 2. Startsidan, den svarta boxen som heter lägg till klientkommunikation. 3. När en aktivitet läggs till, se bilden till höger. 8

9 Hur lägger jag till kommunikation? När klientkommunikation ska läggas till kommer en ruta upp, se bild. Här finns olika fält att fylla i beroende på vad för information som ska sparas. Under typ anges vilken typ av kommunikation som ska loggas, se nedan. Det går att knyta en kontaktperson till kommunikationen. Om det finns någon kontaktperson inlagd på klienten kommer denne upp som alternativ i rull-listan. För att knyta kommunikationen till en ny kontaktperson som inte finns inlagd på klienten går det att lägga till en ny kontaktperson genom att klicka på det gröna plustecknet bredvid rull-listan. Klientkommunikationen är alltid knuten till en handläggare. Som standard knyts den till handläggaren som lägger upp kommunikationen, men det går även att byta genom att välja någon annan i listan. Längst ner till vänster finns en knapp Skapa aktivitet där möjlighet ges att skapa en aktivitet i samband med kommunikationen. Viss del av informationen som är ifylld följer då automatiskt med in i aktivitetsrutan. Efter att all information som ska sparas är ifylld är det bara att klicka på OK så sparas kommunikationen på klienten under fliken klientkommunikation. Hur används kommunikationsboxen på startsidan? På startsidan finns en svart box längst ner till höger som heter lägg till klientkommunikation. Detta är det enklaste sättet att lägga till klientkommunikation om man inte är inne på klienten från början. 9

10 I den stora rutan skrivs det som ska loggas (eller början av det). I den mindre rutan skrivs klienten in. Det går att ange klientnamn eller klientnummer. Efter tre skrivna tecken kommer en lista på förslag upp med de klienter som matchar det skrivna. Välj den klient som kommunikationen gäller och tryck på skapa. Noteringen behöver inte vara färdigskriven. Det går att fortsätta skriva när kommunikationsrutan kommer upp. Detta är en likadan ruta som skrevs om under rubriken hur lägger jag till kommunikation?. När meddelandet sparas ser det ut att försvinna och boxen på startsidan blir tom. Kommunikationen har nu sparats på den valda klienten och hittas där under fliken klientkommunikation. Aktiviteter En aktivitet är något som görs med/för en klient. Det skulle kunna vara ett klientmöte, en inventering, en golfrunda. Aktiviteter går att spara på flera håll i Byrå. Det finns två olika dialogrutor för att spara aktiviteter. Den ena varianten är knuten tillbåde en klient och en handläggare, den andra är endast knuten till en handläggare. Alla aktiviteter som är inlagda på en klient finns på Klienten under fliken Aktiviteter. Vilka aktiviteter som finns inlagda på handläggaren går att se under Menyknappen\Handläggare och fliken Aktiviteter. De dyker också upp på respektive handläggares Att göra-lista. Det finns i huvudsak tre olika platser att lägga till aktiviteter på 1. På klienten, under fliken aktiviteter (se bilden ovan). 2. I Att göra-listan med knappen Ny aktivitet. 3. När en kundkommunikation läggs till, se bilden till höger. Hur lägger jag till en aktivitet? När en aktivitet läggs till kommer denna ruta upp. Här fyller man i de uppgifter som är relevanta att spara och väljer vilken handläggare som är ansvarig för aktiviteten. Den handläggare som lägger in aktiviteten väljs automatiskt som ansvarig, men detta går att ändra genom att välja någon annan i listan. Det går också att ange en prioritet för aktiviteten. Denna syns under klientens aktivitetsflik. 10

11 Längst ner till vänster finns en knapp Skapa ny kommunikation där möjlighet ges att skapa en kommunikation i samband med aktiviteten. Viss del av informationen som är ifylld följer då automatiskt med in i kommunikationsrutan och blir förifylld. När all information som ska sparas är ifylld används OK för att aktiviteten ska sparas. Den dyker då upp på klienten under fliken aktiviteter och på den ansvarige handläggarens Att göra-lista. Lägga till en aktivitet som inte är knuten till en klient Aktiviteter som inte är knutna till en specifik klient läggas upp på i Att göra-listan. kan Rutan som fylls i ser lite annorlunda ut mot den som är beskriven ovan. En av skillnaderna är att det inte går att välja handläggare. Aktiviteten blir automatiskt knuten till den inloggade handläggaren. Den andra skillnaden är att det finns ett fält för Klienter där det finns möjlighet att knyta aktiviteten till en klient, men fältet kan också lämnas tomt. Om klient inte fylls i innebär det att aktiviteten endast är knuten till handläggaren. Skicka meddelanden till kollegor Det finns möjlighet att använda aktiviteter som ett sätt att skicka meddelanden till sina kollegor, då dessa dyker upp på Att göra-listorna. 1. Fyll i en aktivitet, antingen knuten till en klient om det gäller en specifik klient, eller via Att göra-listan om det inte gäller en specifik klient. 2. Välj kollegan som ansvarig handläggare och spara. 3. Aktiviteten dyker nu upp i kollegans Att göra-lista. Eftersom aktiviteterna inte har påminnelser är det dock viktigt att komma ihåg att titta i sin Att göra-lista regelbundet om aktiviteter används för meddelanden. 11

12 Mappar För varje klient finns en flik som heter Handlingar. Här syns en mappstruktur till vänster och till höger visas innehållet i den markerade mappen. Filerna från de andra programmen från Norstedts Juridik sparas här och möjligheten finns att samla alla dokument och filer som hör till klienten. För att ha ordning på filer och dokument går det att skapa en mappstruktur genom att skapa nya mappar eller infoga befintliga mappar. Skapa en ny mapp För att skapa en ny mapp markeras först den plats i mappstrukturen där mappen ska hamna. Om en undermapp till Handlingar ska skapas markeras mappen Handlingar. Om en undermapp till mappen Årsakter ska skapas markeras Årsakter. När detta är gjort används knappen Ny mapp som finns rakt ovanför mappstrukturen. En dialogruta dyker upp där det står vart mappen kommer att hamna (i den mapp som var markerad). Här ska namnet på den nya mappen fyllas i. Tryck på OK och den nya mappen dyker upp i mappstrukturen. Infoga en befintlig mapp För att infoga en befintlig mapp behöver datorns utforskare öppnas. Lägg denna sida vid sida med Byrå och leta upp platsen i utforskaren där mappen som ska bifogas ligger. Se också till att ha uppe mappstrukturen i Byrå för den klient där mappen ska infogas. Ta tag i mappen som ska flyttas och dra in den i Byrå. Släpp den i mappstrukturen på den plats där mappen ska ligga. Mappen dyker nu upp i strukturen. Ta bort en mapp Om en mapp av någon anledning behöver tas bort behöver innehållet tömmas först. Radera innehållet i mappen genom att högerklicka på filen och välj ta bort. Det går också att trycka delete när filen är markerad. När mappen är tömd tas den bort genom att markera den och trycka på delete, eller genom att högerklicka på den och välja radera mapp. Byta namn på en mapp Högerklicka på den mapp som ska byta namn och välj Ändra namn. Ändra till det nya namnet och tryck på ok. 12

13 Dokument Under fliken Handlingar på klienten finns möjligheten att samla alla dokument och andra filer som tillhör klienten. Härifrån kan också nya dokument skapas. I avsnittet Mappar beskrivs hur mappstrukturen anpassas till klientens behov. Lägg in ett existerande dokument i Byrå Befintliga dokument går att bifoga på två sätt. Antingen används knappen Lägg till dokument eller så drar man in dokumentet i mappstrukturen från utforskaren eller skrivbordet. För att dra in ett dokument tar man tag i dokumentet där det ligger (t.ex. på skrivbordet eller i utforskaren), drar och släpper sedan dokumentet på den mapp i Byrå där man vill att det ska ligga. När en fil eller ett dokument läggs in i Byrå är det viktigt att komma ihåg att det är en kopia som läggs dit. Det är därför viktigt att ta bort ursprungsdokumentet för att undvika sammanblandning och arbete i fel dokument. Lägg in flera dokument i Byrå samtidigt För att lägga till flera dokument behöver de dras in. Öppna datorns utforskare och leta fram filerna. Se också till att ha uppe handlingar för den klient som filerna ska läggas in på. Lägg fönstren sida vid sida. Markera sedan alla de filer i utforskaren som ska läggas in i Byrå. (Håll in ctrl-tangenten samtidigt som filerna markeras med musen.) När de är markerade tar man tag i dokumenten med musen och drar dem in i Byrå och släpper dem på dem mapp där de ska ligga. Skapa ett nytt dokument inne i Byrå När ett nytt dokument för en klient skapas inifrån Byrå hamnar det direkt i klientens handlingar. Det går att skapa Word-dokument, Excel-dokument samt dokument från Norstedts Dokument direkt från Byrå. Detta görs från fliken handlingar på den aktuella klienten. Word- och Excel-dokument När Nytt Word dokument eller Nytt Excel dokument väljs namnges dokumentet direkt och hamnar i den mapp som var markerad när knappen trycktes på. Efter dokumentet är namngett öppnas Word respektive Excel och dokumentet kan användas. Efteråt behöver dokumentet inte sparas med namn (sparas som ) eftersom detta gjordes redan från början. Spara dokumentet som vanligt med Spara-knappen. 13

14 Norstedts Dokument När Norstedts Dokument väljs startas programmet Norstedts Dokument och tar med uppgifterna kring den aktuella klienten. Uppgifter om klienten såsom firma och organisationsnummer överförs till Dokument och läggs under fliken Uppgifter. Även uppgifter om funktionärer finns här. Det går att infoga text som ligger under fliken Uppgifter genom att dra och släppa texten till inmatningsfältet eller genom att markera den text du vill flytta in i ett inmatningsfält och klicka på knappen Överför. Koppla ytterligare handling till Klienten i Norstedts Dokument Om du vill väljer att skapa upp ytterligare en handling i Dokument till vald klient så kommer du få en fråga om du vill koppla denna handling till klienten. Markera klienten i listan och klicka Koppla. Om du inte vill koppla denna handling till klienten väljer du Ingen koppling. Skapa ett nytt dokument utifrån ett existerande, t.ex. en mall Det finns tillfällen då man vill redigera ett dokument och spara ändringarna som ett nytt dokument. För att få detta att fungera ihop med Byrå görs på följande vis: 1. Markera dokumentet som ska öppnas och ändras. Högerklicka och välj Skapa kopia. 2. Högerklicka på kopian och välj Ändra namn. Skriv in namnet som det nya dokumentet ska ha. 3. Dubbelklicka på det nya dokumentet för att öppna och redigera det. När dokumentet ska sparas väljs Spara, inte Spara som. 14

15 Arbeta med andra dokument och filer Byrå styr inte vilka filer som går att arbeta med. Dokument och filer går att lägga till i klientens handlingar oavsett vilket program de är skapade i. När dokumentet eller filen sedan öppnas känner datorn av vilket program som ska startas på samma sätt som om filen legat i utforskaren eller på skrivbordet. Lägga till en mall i Word eller Excel För att arbeta med mallar läggs en mall till i Word eller Excel. När dessa program sedan öppnas från Byrå ges en möjlighet att välja vilken mall som ska användas. För närmre beskrivning av hur mallar läggs till i Office, se följande länkar: Skapa en ny mall: HA aspx Spara ett word-dokument som en mall: In och utcheckning I Norstedts Byrå kan du arbeta med in och utcheckning av filer. Fördelen att välja denna funktion är att filerna på servern är låsta så att ingen av misstag är inne och arbetar på en fil som du sparat ned lokalt. Dina kollegor kan dock öppna filen och t ex skriva ut men inte spara eventuella ändringar. För att checka ut en fil från handlingar dra du och släpper filen på utcheckningsikonen. Det finns en räknare som visar hur många filer du vill checka ut. När du valt klart klickar du på ikonen Checka ut och de du valt checkas ut och läggs lokalt enligt sökväg som återfinns på handläggaren. Det är endast den inloggade handläggaren som kan ändra på sin sökväg. När du checkat ut filen så sätts det ett hänglås framför filen i handlingar och ikonen för incheckning tänds. 15

16 16

17 Att arbeta med utcheckad fil När du kommer ut till t ex kunden och ska starta din fil så öppnar du mappen Byrå lokalt som du hittar på ditt skrivbord (enligt standard). I mappen kommer du hitta en mapp med kundnamn och kundnummer och i den mappen finns en likadan struktur som du har i Byrå med årsakter och räkenskapsår. När du öppnar filen och inte har tillgång till Norstedts Byrå via nätverket (eller lokalt) så blir den lokal, vilket man kan se nere i statusraden i programmet. Tänk på att uppdaterad basinformation om kunden inte följer med vid en incheckning. Om du byter år när du arbetar med utcheckad fil måste du välja Spara som och se till att den får ett nytt filnamn med det nya räkenskapsåret. Därefter följer du rutinen för Skapa nytt räkenskapsår ute hos en klient som du finner i manualen. Att checka in När du kommer tillbaka till kontoret och vill checka in dina uppdaterade filer går du in på handling-fliken på klienten och klickar på knappen Checka in. Du får upp en dialog på vad som är utcheckat och kan kryssa i vilka du vill checka in. Tänk på att du inte får ha filen öppen när du väljer att checka in. Efter du klickat OK så läser filen över den som finns i filarkivet och du kan börja arbeta med den som vanligt från Norstedts Byrå. Mail Förutsättningar för att kunna använda mail-funktionen i Byrå Det går att skicka mail från Byrå och det går att lägga till mail från Outlook till Byrå. För att detta ska fungera är det vissa krav som behöver vara uppfyllda. Mailprogrammet som används ska vara Outlook 2007 eller senare. OutlookAdd-In måste vara installerat. Detta görs vid installation av Byrå. Handläggaren behöver ha en mailadress ifylld och denna mailadress ska vara samma som används i Outlook. Adressen fylls i på handläggarsidan som hittas under Meny-knappen, alternativet Handläggare, se bild. Under grund-uppgifterna finns ett fält som heter e- post: här ska mailadressen fyllas i. För att maila en klient behöver klienten ha en mailadress inlagd. Detta görs på Klientsidan under grunddatafliken. 17

18 Skicka mail till en klient från Byrå Det finns flera platser att skicka mail från inne i Byrå för att det ska vara enkelt att komma åt. De flesta platser är markerade med ett litet kuvert. Här hittas mail-kuvertet: Då mail - se I fylla i När den eller under kuvertet klickas på kommer en skriv ruta upp. Om det inte går att klicka på kuvertet är det något utav grundkriterierna som inte är uppfyllda, rubriken ovan. mail-rutan skrivs mailet precis som vanligt. Det går att bifoga filer och signaturer, precis som vanligt när man mailar från Outlook. Det går även att flera mailadresser. mailet skickas sparas det i Byrå under klient där man klickade på mailet (oavsett om fler mailadresser är ifyllda inte). Mailet sparas även i Outlook skickade mail, precis som om man mailat direkt från Outlook. Maila ett dokument som finns i Byrå Om dokumentet som ska mailas till någon ligger under klientens handlingar i Byrå, finns en speciell mailknapp. Den heter Skicka bifogade filer och finns på klienten under fliken handlingar. För att använda knappen markeras dokumentet som ska skickas, sedan drar man dokumentet till knappen och släpper. Vill man maila fler dokument dras dessa också till knappen. En siffra håller ordning på hur många dokument som är tillagda. När alla dokument är valda trycker man på knappen för att få upp mail-rutan. Här kan mailet skrivas precis som vanligt och som bifogade filer finns de dokument som valdes. 18

19 Skicka mail till flera klienter I klientlistan går det att skicka mail till flera klienter samtidigt. 1. Sök upp och markera de klienter som ska mailas. 2. Tryck på mail-knappen som finns längst upp till höger. De markerade klienter som har en mailadress inlagd på sig kommer nu upp i adressfältet. 3. Skriv mailet som vanligt och skicka. Det sparas under varje klient. Var hittar jag ett skickat mail? När ett mail skickats från Byrå kan det hittas på två ställen. Alla mail som skickas till eller från klienten (och som sparats i Byrå) finns att hitta på klienten under fliken klientkommunikation. Mailen varje handläggare skickar sparas på handläggarsidan under fliken Kommunikation. Lägga in ett mail från Outlook till Byrå Ett mail som har kommit till Outlook kan läggas in i Byrå under klienten. För att detta ska fungera måste grundförutsättningarna som är beskrivna i början av avsnittet uppfyllas. Högerklicka på mailet som ska läggas in i Byrå och väljs Spara till Norstedts Byrå. Om mailadressen finns på en plats i Byrå kommer ett meddelande upp om att mailet är sparat. Det hittas då under klientkommunikations-fliken på den klient som mailadressen tillhör. Finns mailadressen inlagd på flera ställen i Byrå hamnar istället mailet i Byrås konflikthanterare. Därifrån väljs sedan vart mailet ska sparas. 19

20 Bifogade filer Bifogade filer i de mail som läggs in i Byrå hamnar under klientens handingar. Där finns en mapp som heter Bifogade filer från mail, se bild. Dra in ett mail alternativlösningen En alternativlösning till att lägga till mail direkt från Outlook är att dra och släppa mailet in i Byrå. Detta sätt är användbart i de fall en annan programvara för mail eller en för gammal version av Outlook används. Genom att ta tag i mailet och dra ut det till skrivbordet skapas en mail-fil. Ta sedan tag i filen som skapades på skrivbordet och dra in till klientens handlingar. Lämpligtvis skapar man en mapp som heter mail, eller liknande, för att hålla ordning bland handlingarna. Konflikthanteraren När ett mail som ska sparas till Byrå matchar flera klienter eller kontaktpersoner placeras mailet i konflikthanteraren. Därifrån väljs sedan vilken klient och/eller vilken kontaktperson mailet tillhör. När det finns mail som hamnat i konflikthanteraren och som behöver tas om hand om visas en text och bild kring detta på startsidan i Byrå. För att komma in i konflikthanteraren klickas den röda texten. Inne i konflikthanteraren väljs eller anges vilken klient som mailet tillhör. Det går också att välja vilken kontaktperson mailet ska tillhöra. Om muspekaren hålls över rubriken på mailet visas innehållet i mailet. När tillräckligt många uppgifter angivits för att Byrå ska kunna placera mailet visas en grön ram och det finns möjlighet att spara. 20

21 Multi-Change: Att byta uppgifter på flera klienter samtidigt Börja med att söka fram de klienter som ska ändras med hjälp av urval och sökningar. (För närmre instruktioner, se avsnittet Skapa en lista.) Markera de klienter som ska ändras, om det bara är ett par stycken, eller låt bli att markera om ändringarna ska gälla alla klienter i listan. Markera flera klienter i en lista Det finns två sätt att markera flera klienter. Det första är att dra med musen i kolumnen längst till vänster i klientlistan. När detta görs blir de klienter man dragit musen över gråmarkerade och de är därmed valda. Det andra sättet är att hålla in Ctrl-knappen på tangentbordet och sedan klicka med musen på de klienter som ska väljas. Klienterna blir, liksom i det första fallet, grå för att markera att de är valda. Skulle någon klient valts av misstag går det att klicka på den igen (Ctrl-knappen ska fortfarande vara intryckt) och den grå färgen försvinner; klienten är inte längre vald. Ändra grunduppgifter eller egendefinierade fält Högerklicka i klientlistan och välj alternativet Ändra grupp. Markerade väljs om det bara är några i listan som ska väljas och om dessa är markerade (se ovan). Om alla klienter i listan ska ändras väljs istället Alla i listan. I rutan som kommer upp finns det möjlighet att välja bort klienter som kommit med av misstag genom att klicka ur bockarna i den övre listan. Det är endast de klienter med en bock som kommer att ändras. Kontrollera gärna så att det är rätt klienter som är valda. Det finns frågor i grön text som är numrerade. Genom att följa och svara på dessa frågor lotsas man genom processen att ändra ett fält. Den första frågan gäller vilket fält som ska ändras. Dubbelklicka på det önskade fältet i listan nere till vänster. Det dyker då upp i den nedre högra listan istället och här går det att byta värde till det värde som ska sättas på alla de valda klienterna. Det är möjligt att välja och ändra på flera fält samtidigt. Viktigt är dock att komma ihåg att alla de valda klienterna ändras till samma värde. För att ta bort ett valt fält klickar man på det röda krysset bredvid fältet. Nu är alla val gjorda och det är dags att trycka på Validera eller Kör. Se nedan för närmre beskrivning. 21

22 Ändra moment eller räkenskapsår Högerklicka i klientlistan och välj alternativet Ändra moment för grupp. Markerade väljs om det bara är några i listan som ska väljas och om dessa är markerade (se ovan). Om alla klienter i listan ska ändras väljs istället Alla i listan. I rutan som kommer upp finns det möjlighet att välja bort klienter som kommit med av misstag genom att klicka ur bockarna i den övre listan. Det är endast de klienter med en bock som kommer att ändras. Kontrollera gärna så att det är rätt klienter som är valda. Följ de grönfärgade och numrerade frågorna. Först väljs vad som ska göras. Här går det endast att ändra på en sak i taget. Sedan ändras enligt det som står vid siffran 2. Det sista som ska göras är att fylla i vilket räkenskapsår ändringarna ska gälla. Nu är alla val gjorda och det är dags att trycka på Validera eller Kör, se nedan. Validera eller Kör? När ändringarna är valda finns det två olika knappar att trycka på. Validera kontrollerar vad som skulle hända om ändringarna skulle genomföras. I kolumnerna Status och kommentar syns resultatet. Genom att välja Validera först ser man direkt om det är något som behöver rättas till innan ändringarna genomförs. Den andra knappen, Kör, genomför ändringarna direkt. Resultatet av ändringarna syns även i det här fallet i kolumnerna Status och Kommentar, men i det här läget går det inte att backa om något skulle se konstigt ut. Byta klientansvarig på en handläggares alla klienter Börja med att ta fram en lista på alla de klienter som handläggaren är ansvaring för. 1. Gå till Klienter och tryck först på Visa urval-knappen och sedan på Lägg till filter. 2. Välj filtret klientuppgifter 22

23 3. Tryck på texten och välj Klientansvarig samt handläggarens namn. 4. Tryck på Kör. Nu finns en lista över alla de klienter som har en viss handläggare som klientansvarig. Högerklicka i listan och välj Ändra grupp och sedan Alla i listan. Följ sedan instruktionerna ovan för att ändra grunduppgifter eller egendefinierade fält. I listan över uppgifter som går att ändra finns alternativet Klientansvarig. Ändra till den handläggare som ska ta över ansvaret för klienterna. Inaktivera Klienter och handläggare som inte används inaktiveras i Byrå. De går inte att ta bort helt och hållet, men de syns heller inte i listor och liknande. Inaktivera en klient Klienter inaktiveras i klientlistan, på klienten. Längst till höger finns en kugghjulssymbol och när den klickas finns en möjlighet att inaktivera klienten. När en klient inaktiveras syns den endast i listan som heter Ej aktiva klienter. Ingen information tas bort utan finns kvar utifall att klienten aktiveras igen. Klienter som finns i tidbok inaktiveras även där. Tider som är inrapporterade finns kvar och kan faktureras även om klienten är inaktiverad. Inaktivera en handläggare Handläggare inaktiveras i handläggarlistan som hittas under Menyknappen. Liksom för klienter finns det en kugghjulssymbol längst upp till höger på handläggarvyn. När det klickas ges möjligheten att inaktivera handläggaren. Handläggare som inaktiveras syns i handläggarlistan men inte på andra platser runt om i Byrå. Handläggare som finns i Tidbok inaktiveras även där. Tid som är inlagd på den går dock fortfarande att fakturera. 23

24 Funktionärer Funktionärer är de som har en viss roll hos era klienter. Det kan till exempel vara en VD, styrelseledamot, revisor eller kontaktperson. En funktionär kan knytas till flera uppdrag hos olika klienter. Skapa en ny funktionär Det finns två olika platser för att lägga till en ny funktionär. Den ena platsen finns på Funktionärssidan som hittas under Meny-knappen. Den andra möjligheten att lägga till en ny funktionär ges på Klientsidan under fliken Funktionärer. När en ny funktionär ska läggas till trycker man på det gröna plustecknet bredvid posten som ska få en funktionär. När detta görs kommer en ruta upp där en Ny funktionär-knapp finns. Oavsett vilken av vägarna man går för att lägga till en ny funktionär så är det samma uppgifter som anges. För att kunna spara en ny funktionär behöver alla rödmarkerade fält vara ifyllda. Fyll i uppgifterna och spara, sedan är funktionären redo att läggas till på en klient (eller flera). Lägga till en funktionär på en klient 1. Ta fram klientens uppgifter och gå till fliken funktionärer. 2. Välj vilken post som ska ha en funktionär och tryck på det gröna plustecknet. 3. I listan som kommer upp finns de sparade funktionärerna, samt alla övriga som skulle kunna bli funktionärer. Markera den som ska vara funktionär och tryck på ok. (Om funktionären inte finns här behöver den läggas upp. Tryck i så fall på knappen Ny funktionär enligt ovan. ) 4. När en funktionär valts kommer ett fönster upp där det går att lägga till fler roller för funktionären på det specifika bolaget. Till exempel kan en VD lämpligtvis också sättas som kontaktperson. Här datumbestäms också flera utav rollerna med start- och slutdatum. 5. Glöm inte att spara klienten efter att funktionärerna är tillagda. Göra om funktionär till klient För att kunna göra om en funktionär till klient använder du dig av knappen längst ned på funktionärskortet. 24

25 Vilka poster innehar en viss funktionär? På Funktionärssidan finns en sammanställning över vilka poster varje funktionär har. Funktionärssidan hittas under Menyknappen och sammanställningen ligger under fliken Funktioner (se bild). Vilken kommunikation man haft med en viss funktionär? Om du vill se vad som har kommunicerats med en viss funktionär så kan du välja kommuniktationstabben. Här finner du alla mail, noteringar m.m. som är knutna till funktionären Ändra status på moment och kontrollpunkter Det går att ändra status på moment och kontrollpunkter på flera olika ställen inne i Byrå och i flera andra program från Norstedts Juridik. Oavsett vart status ändras så slår det igenom på alla ställen. Denna ändring behöver inte heller sparas, utan sparas automatiskt utav Byrå när ändringen görs. Ändra status i Statuslistan I statuslistan går det att söka fram olika grupper av kunder och visa olika moment och kontrollpunkter. För att ändra status på ett moment eller en kontrollpunkt här klickar man i rutan som finns i den aktuella kolumnen, för aktuell kund. Det skapas då en bock och därmed är momentet eller kontrollpunkten slutförd. För att fortsätta arbeta med en kontrollpunkt dubbelklickar man i cellen bredvid rutan. 25

26 Ändra status i den förenklade statuslistan Den förenklade statuslistan hittas, i Byrå, bredvid klientens namn. Symbolen ser ut som en blå bock. I Bokslut, Skatt och Revision hittas listan långt upp till höger och ser där ut som en grön bock. Klicka i rutan för det moment eller den kontrollpunkt som ska slutföras. För att fortsätta arbeta med en kontrollpunkt dubbelklickar man på texten. Att se vem som slutförde något och när det gjordes Det finns flera platser för att se när någonting är slutfört eller vem som klickade i att det är slutfört. På alla platser där det går att klicka i ett moment eller en kontrollpunkt som slutförd går det också att högerklicka för att lägga till notering. I rutan som kommer upp står vem som slutfört och när det gjordes. För att få en mer samlad bild över slutförandedatum tittar man på klienten och fliken Moment. Längst till höger i listan över momenten finns en kolumn som heter Slutfört. Här står det vem som slutfört momentet och när, ifall detta är gjort. För att se samma information för kontrollpunkterna trycker man på pilen bredvid momentnamnet. Alla kontrollpunkter under momentet visas då och ifall de är slutförda står detta i Slutfört-kolumnen. Skapa listor 26

27 Listor går att skapa nya från grunden och de går att förändra i efterhand. En lista kan också ändras och sparas som en ny lista. För att spara en lista som redan finns används spara-knappen. För att börja med en helt tom lista får man gå till listan över alla befintliga listor. Där finns en ny lista-knapp. För att komma dit klickar man på listnamnet. Vilka delar består en lista utav? En lista består utav ett urval och en uppsättning kolumner. Det är dessa som sparas. Datan som finns i listan genereras ny varje gång listan öppnas eller knappen Kör används. På så vis finns inte risken att det är gamla uppgifter som dyker upp i listorna. De olika urvalen är samma i både klientlistan och statuslistan. Det som skiljer listorna åt är vilka kolumner som kan visas. I klientlistan finns klientuppgifter som kolumner. I statuslistan är kolumnerna olika moment och kontrollpunkter. Göra ett urval Ovanför klientlistan och statuslistan finns knappen Visa urval. Bredvid den står en text om huruvida det finns ett urval eller inte. Tryck på Visa urval för att få möjliget att lägga till ett filter till listan. Det finns flera olika typer av filter att göra urval utifrån. Filtren är samma i både klientlistan och statuslistan. Klientuppgifter innehåller olika grunduppgifter som finns inlagda på klienterna. Moment på klienter ger möjligheten att söka ut de klienter som har ett visst moment inlagt på sig. Moment- och kontrollpunktsstatus ger möjligheten att söka utefter om någonting är slutfört eller inte. Genom att lägga till ett filter på momentansvar söks klienterna utefter vem som är ansvarig och/eller medarbetare på ett visst moment eller en viss kontrollpunkt. Funktionärsfiltret söker på vem som har olika roller hos klienterna. Egendefinierade fält innehåller alla de egendefinierade 27

28 fält som är inlagda på klienterna och gör dessa sökbara. Anstånd innehåller möjligheter att söka på olika status för anståndsansökan. När ett filter läggs till kommer det upp en text. All färgad text går att klicka på och då kommer olika alternativ upp att välja bland. Det går att kombinera flera filter till allt mer specifika frågor, se exempel nedan. När filtren är tillagda används knappen Kör för att urvalet ska göras. 28

29 Välja kolumner För att visa det som är intressant i listorna behöver kolumner väljas. Detta görs med hjälp av knappen Kolumner som finns till vänster om urvalsknappen. Klientlistan och statuslistan skiljer sig åt i sitt utbud av valbara kolumner. Klientlistan visar klientuppgifter såsom kontaktuppgifter och egendefinierade fält. Statuslistan visar status på moment och kontrollpunkter. Kolumnalternativ för Klientlistan Kolumnalternativ för Statuslistan Kryssa för de kolumner som ska synas i listan och stäng sedan fönstret. Kolumnerna kommer då att dyka upp i listan. Ta tag i titelraden på kolumnen och dra för att ändra ordning eller storlek på kolumnen. Hur gör jag en ny lista? 1. Öppna en helt ny lista med knappen Ny lista som visas ovan, eller öppna en befintlig lista för att utgå från den. 2. Tryck på Visa urval och lägg till filter för att få fram den önskade informationen. För beskrivning, se ovan. 3. Välj vilka kolumner som ska visas, se ovan. 4. Spara listan. Söka i och sortera listor Det finns flera olika sätt att söka ut något i en lista. Den grundläggande sökningen i en lista är urvalet och kolumnvalet. Hur detta görs beskrivs i avsnittet Skapa listor. Sortera utifrån en kolumn Det går att sortera en lista enligt värdena i en kolumn. För att göra detta, klicka på kolumnnamnet. För ändra sorteringen från stigande till fallande klickas kolumnnamnet ytterligare en gång. En pil visar vilken kolumn listan är sorterad utifrån och på vilket sätt. 29

30 Tratten att välja ut ett visst värde i en kolumn När musen hålls över ett kolumnnamn visas en liten tratt. Genom att trycka på denna visas alla värden som finns i kolumnen. När ett av dessa värden väljs visas endast de klienter i listan som har det valda värdet. Skulle vi i exemplet nedan välja aktiebolag skulle bara klienter med företagstyp aktiebolag visas i listan. För att återställa tratt-filtret trycker man på tratten igen och väljer alternativet (Alla). Tomma raden att söka i en viss kolumn I klientlistan är den översta raden tom. Dessa celler är sökrutor som söker i den kolumn de står överst i. Sökningen sker direkt när man skriver i cellen och sorterar bort allt som inte stämmer överens med det som skrivs. Sökruta I klientlistan finns en sökruta som hittas genom att högerklicka på kolumntitelraden. Välj alternativet Visa sökruta. Rutan som kommer fram söker i alla celler i hela listan och markerar allt som matchar. Hur hittar jag alla klienter med samma kundnummer? 1. Öppna en klientlista där dessa klienter ingår. Det säkraste är att öppna listan Alla aktiva klienter såvida inga urval är tillagt till den. 2. Se sedan till att kolumnen klientnummer visas. För att välja kolumner, se förklaringen ovan. 3. För att hitta alla klienter som har ett visst kundnummer skrivs detta kundnummer in i den översta tomma raden i kolumnen klientnummer. Klienter med andra klientnummer försvinner nu från listan, se bild. Hur plockar jag fram alla klienter med räkenskapsår ? Det finns två olika tillvägagångssätt beroende på om det är en klientlista eller en statuslista. I klientlistan ser man till att kolumnen Räkenskapsårstyp syns. (För beskrivning, se ovan.) Sedan använder man tratt-funktionen genom att högerklicka på titeln till kolumnen 30

31 räkenskapsårstyp och väljer alternativet När detta är valt är det endast klienter med denna räkenskapsårstyp som visas i listan. I statuslistorna används istället valet slutmånad för att sortera ut de klienter som ska göra något med en viss slutmånad, till exempel ett bokslut med slutmånad 04. Skriva ut och exportera listor I Byrå finns möjligheten att själv skapa olika klientlistor och skriva ut dessa, samt att exportera listorna till en mängd olika format. Göra iordning en lista för utskrift För att listan ska ha rätt innehåll och bli bra i utskriften finns det ett par olika saker som går att göra. Först används urval och kolumnval för att få fram det önskade innehållet. (För närmre instruktioner, se avsnittet Skapa en lista.) Sedan går det att ändra ordning på kolumnerna genom att ta tag i dem och dra. Det går också att ändra bredden på kolumnerna genom att ta tag i kanten på dem och dra. För att sortera listan utifrån en viss kolumn klickar man på kolumnnamnet. Skriva ut en lista För att skriva ut den aktuella listan som är uppe används utskriftsknappen. Denna hittas längst upp till höger. Det som kommer upp först är förhandsgranskningen utav dokumentet som skrivs ut. För att ändra något är det bara att stänga förhandsgranskningen, ändra, och sedan trycka på skriv ut en gång till. För att skriva ut från förhandsgranskningen används skrivarikonen. Exportera en lista till ett annat format Vid exporter av en lista till ett annat format används utskriftsknappen för att komma till förhandsgranskningen. Tryck på exportera-knappen och välj vilket format som listan ska exporteras till. De format som går att exportera till är följande: 31

32 Att göra-listan I Att göra-listan visas aktiviteter, moment och kontrolluppgifter som den inloggade handläggaren är ansvarig för. I listan finns rutor att bocka i när något är slutfört. Om något bockas som slutfört i att göra-listan står det som slutfört även på andra platser i Byrå, t.ex. i statuslistan. Sortera i listan Det finns två olika sätt att välja vad som ska visas i Att göra-listan: via datum och/eller via typ. Ovanför själva listan finns reglage där val utifrån datum görs, se bilden nedan. Det går även att skriva in ett datum i rutan till höger om reglaget. I listan visas då allt som ska göras eller redan borde vara gjort det datumet. För att välja utefter typ finns en rull-lista. Det går att välja att bara se moment, kontrollpunkter eller aktiviteter. Utöver dessa urval i listan går det att sortera den utifrån de olika kolumnerna. Detta görs genom att trycka på kolumnnamnet och sorteringen markeras med en grå pil. Det går även att göra urval bland värdena i listan genom att använda tratten. För beskrivning av detta se avsnittet Söka i och sortera listor. Här kan även välja om du vill filtrera på startdatumet eller klart senast datumet Ta bort / Lägga till vad som visas i listan Det går att anpassa vilka moment och kontrollpunkter som ska visas i Att göra-listan. Detta görs under fliken Momenttyper på Byråadministrationssidan. För varje moment och för varje kontrollpunkt finns en knapp som heter Att göra. När den är påslagen dyker momentet eller kontrollpunkten upp i Att göra-listan. Datum i Att göra-listan Vilket datum en viss aktivitet ska ske anges då aktiviteten skapas. Moment och kontrollpunkter har ett standarsvärde för datum när de skapas utifrån vilket räkenskapsår som är inlagt på klienten. Dessa datum går att ändra och det görs på klientens moment-flik, se bild nedan. 32

33 Arbete med andra program från Norstedts Juridik Lägga till ett nytt uppdrag/ett nytt moment Nya uppdrag läggs till på klienten under fliken moment. Ett moment är just ett arbetsuppdrag, såsom exempelvis ett bokslut, en revision eller en inkomstdeklaration. För att kunna arbeta med de olika momenten behöver de vara upplagda på klienten under det räkenskapsår som ska arbetas med. Hur ett räkenskapsår läggs upp beskrivs närmre under avsnittet Räkenskapsår. Under fliken moment på klienten finns längst ner till vänster en rull-lista med de olika moment som finns att välja mellan. Lägg till det eller de moment som ska utföras för klienten och spara sedan. En ny fil skapas då momentet klickas för att arbetas med. Detta kan göras på flera ställen: under momentfliken på klienten, i statuslistan och i den förenklade statuslistan. Det associerade programmet öppnas då och arbetet fortsätter där. Finns flera filer för den aktuella perioden kommer en lista med filnamnen upp där det går att välja vilken fil som ska arbetas med, se bild. Konvertera en tidigare fil Om det finns en fil för ett tidigare år eller en tidigare period ges en fråga om man vill konvertera filen till det nya året eller den nya perioden. En ny fil för den nya perioden skapas då och sparas sedan i Byrå. Det är den senast sparade filen som konverteras till nytt år. Finns det flera filer kommer en lista med filnamnen upp och där väljs vilken utav filerna som ska arbetas med, se bild ovan. Spara en fil Har programmet öppnats inifrån Byrå känner programmet av vilken klient filen tillhör och vart filen ska sparas för att dyka upp i klientens årsakt, under fliken handlingar. Har filen av någon anledning arbetats med utanför behöver den sparas någon annanstans (exempelvis på skrivbordet) för att sedan dras in i Byrå. För närmre beskrivning av att dra in en fil, se avsnittet Dokument. 33

34 Anstånd I Norstedts Byrå kan du söka Byråanstånd för dina kunder. Du gör detta i vyn Anstånd som du når via menyn längst upp i Norstedts Byrå. För att kunna söka måste du först se över dina kunder. De måste ha ett korrekt person-/organisationsnummer. Får inte vara enskild firma* Samt att du måste valt anståndstyp för kunden. *Eftersom enskild firma inte är ett skattesubjekt måste privatpersonen ligga upplagd som klient. När man öppnar vyn anstånd kommer dina kunder att listas. Under kolumnen anståndstyp kan du direkt se vad som är satt på kunden. Skulle någon kund ha fel anståndstyp ( t ex Individuellt men skulle ha Byråanstånd) kan du klicka på namnet som länkar dig vidare till kundkortet. 34

35 Under fliken verksamhet kan du ändra till rätt anståndstyp och använda gå tillbaka till anståndsvyn. Att göra en anståndsansökan För att göra en ansökan klickar man på knappen Nytt Byråanstånd. Det som händer då är att alla i listan med anståndstypen byråanstånd läggs i ett anstånd. Man får upp en dialog med uppgifter om dig som medialämnare, där man har möjlighet att ange vilken handläggare som ska vara er kontaktperson, standard är du som skapar ansökan. Därefter startar en inlämningsguide där man väljer hur man vill lämna in ansökan. Vill man inte att alla i listan ska gå med kan man arbeta med filter på kolumnerna. T ex att man väljer att visa endast en handläggares kunder och skicka in dem. Filtret når du med hjälp av att klicka på trattikonen med musen. Den finns till höger om kolumnrubriken. När man gått igenom guiden kan man hitta de som ingick i ansökan under fliken ansökta. De finns även med på fliken alla, de har då ett ansökningsdatum samt att det står i vilken ansökan (löpnummer) de ingår. Under fliken inte ansökta finner du de som du ännu inte sökt för. 35

36 Hur gör jag om anståndsansökan? Om du vill göra om ansökan måste du först radera din tidigare ansökan. Detta gör du genom att klicka på knappen hantera ansökningar. Här kan du högerklicka på den du vill ta bort. Skapa därefter ett nytt via knappen Nytt byråanstånd. Vill du enbart skicka om din ansökan kan du högerklicka och välja att skicka igen. Det är även här som du kan ange status på din ansökan, det vill säga om den är godkänd eller avslagen. Inlämningsplan 36

37 SRU I Norstedts Byrå har du möjlighet att lämna in dina SRU uppgifter till Skatteverket. Du når funktionen under meny och inlämning av SRU-uppgifter. Det som kommer upp är alla kunder med momentet inkomsdeklaration för innevarande deklarationsår. Här ser du även om du klarmarkerat din SRU-fil för inlämning, för vidare förklaring se nedan. Vyinnehåll för Inlämning av SRU-filer Vyn består av ett antal kolumner: Klientnummer: Klientnumret på kunden Klientnamn: Klientnamnet, länken är klickbar och tar dig till klientkortet. Person-/organisationsnummer: Person eller organisationsnummer på klienten. Detta måste vara ett godkänt person eller organisationsnummer (alternativt ett samordningsnummer). Har inte kunden det måste deklarationen lämnas in på papper till Skatteverket. Slutdatum för räkenskapsåret: När klientens räkenskapsår slutar för deklarationsåret. Klientansvarig: Vem på byrån som är ansvarig för kunden, återfinns på grunduppgifter på klienten. Ansvarig inkomstdeklaration: Detta avser den som är ansvarig för momentet inkomsdeklaration för det räkenskapsåret. 37

38 Klarmarkerad för SRU-inlämning: Detta är en kontrollpunkt och för att kunna skicka iväg en SRU-fil ska denna vara satt till JA. (läs mer under rubriken klarmarkering av fil) Inlämningsdatum: Datum för när den klientens SRU-fil skickades in till Skatteverket. SRU-status: Kolumnen visar vad SRU-filen har för status. Är den OK har den samma skapad datum som deklarationsfilen och är möjlig att skicka in. Kryssbar kolumn: Detta ger dig möjlighet att välja av vilka av dina godkända filer som du vill skicka iväg eller alternativt spara till annat tillfälle. Är den klarmarkerad, filen finns och det finns en bock i rutan kommer den följa med när ny SRU inlämning skapas. Klarmarkering av fil För att en klients SRU-fil ska exporteras behöver den vara klarmarkerad för SRU inlämning. Detta är en kontrollpunkt som återfinns i momentet inkomstdeklaration. Denna status kan man sätta på olika sätt, t.ex. via den förenklade statuslistan i Norstedts Byrå eller i Norstedts Skatt. 38

39 39

40 Det går även att klarmarkera i din statuslista. Här kan du dessutom kryssa i det på flera kunder som är klara för inlämning samtidigt. Det är både lätt och snabbt att bygga upp sin egen kontrollista över vilka som har momentet inkomstdeklaration för den taxering som du vill arbeta med samt att du kan välja vilka kontrollpunkter du vill följa upp. Listan kan du även dela med dig till dina kollegor om du har behörighet att lagra den gemensamt. Skulle du ha missat att sätta statusen på alla dina kunder har du som har möjlighet att stänga den via Ändra grupp - funktionen i Klientlistan. Observera att denna funktion är behörighetsstyrd. En mer detaljerad beskrivning se avsnittet Multi-Change. När andra än standardmomenten används Om du valt att inte använda våra standardmoment utan arbetar med helt egna moment där kontrollpunkter SRU klar för inlämning inte är med, alternativt avaktiverad, så finns det en funktion som man kan använda för att få statusen SRU klar för inlämning att sättas. Under fliken Momenttyper under Byråadministationen kan du på en kontrollpunkt lägga till en extra händelse. T ex när du bockar i INKD Klar så sätts även SRU Klar. Detta sätt att arbeta skiljer sig mot hur man tidigare arbetade i t.ex. Norstedts Klient där man kunde skicka iväg utan att klarmarkera filen för inlämning. Risken var att en ofärdig SRU-fil sändes, 40

41 vilket nu hindras. Skapa inlämning När du ska skapa en inlämning så klickar du på knappen Ny inlämning En inlämningsguide startar och du får möjlighet att välja avsändare till inlämningen. När du gått igenom guiden uppdateras statusen på dina SRU filer och de sätts som inlämnad samt att du får ett inlämningsdatum. De som följer med i inlämningen är alla som finns i listan och som är klarmarkerade med SRU status OK. Om du bara vill skicka in en delmängd av de godkända kan du välja att bocka ur de som du inte vill skicka. Du kan även filtrera på kolumnerna för att t ex endast se en handläggare och bara skicka dem som tillhör den som du filtrerat ut. Vill du kontrollera vilka som är inlämnade kan du välja att titta på vyn Inlämnade. Här kan du t ex sortera på inlämningsdatum och se vilka som gick iväg vid vilket tillfälle. Det finns även vyer för vilka som kan lämnas och vilka som inte kan lämnas in där du får ett filter påkopplat direkt. 41

42 Ställa in moment och kontrollpunkter Plats: Meny\Byråadministration\Momenttyper Till vänster i vyn finns en lista på existerande moment. I mitten visas hur det markerade momentet är inställt och vilka kontrollpunkter som ingår. Anpassa momenten så de passar kontorets rutiner För att inaktivera ett helt moment trycker man på knappen som finns längst upp till höger. En likadan knapp finns för varje kontrollpunkt. Genom att välja vilka kontrollpunkter som ska vara aktiva går det att styra så momentet passar företagets egna rutiner. Saknas det kontrollpunkter läggs dessa till genom knappen ny kontrollpunkt. Här skrivs information kring kontrollpunkten och eventuell koppling görs. För närmre förklaring av kopplingar, se avsnittet koppla program. Välja att låta de moment som är aktuella för hur företaget atbetar vara aktiva och inaktivera resterande för att slippa få allför långa listor och inaktuella valmöjligheter i resten utav programmet. De moment som inaktiveras kommer endast att synas här under fliken Momenttyper på Byråadministrationssidan. I de fall som egna moment eller kontrollpunkter skapats går det att välja mellan att inaktivera eller ta bort. De moment och kontrollpunkter som är medskickade som standard i programmet går endast att inaktivera. Ett eget moment tas bort genom att trycka på det röda krysset som finns bredvid momentnamnet i listan till vänster. Skapa ett nytt moment Längst upp till vänster finns knappen Ny momenttyp. Genom att trycka på denna skapas ett nytt moment som sedan går att sätta upp så som företaget arbetar. Detta är ett bra alternativ om de standardmoment som medföljer programmet inte täcker företagets gällande rutiner. Kommando: här anges vad som ska hända när man dubbelklickar på en cell som tillhör momentet eller klickar på den blå momenttexten. Använd förstoringsglaset för att komma till inställningsrutan. För närmre beskrivning utav detta, se koppla program. Period: Ställ in vilken period momentet ska löpa över. Vid till exempel månadsbokslut ställs perioden Månad in. Är det något som görs en gång per år väljs alternativet År. Om Endast en förekomst per period är påslagen innebär det att momentet bara kan läggas upp en gång för varje räkenskapsår. Detta gäller exempelvis bokslut som endast görs en gång per år. Finns det andra saker som kan ske flera gånger, t ex preliminärdeklaration, men som inte är knutna till en viss period, låter man denna vara avslagen. Momentet finns då kvar i listan även efter det är valt och kan därför läggas till flera gånger under ett och samma räkenskapsår. Efter dessa grundläggande inställningar är gjorda ska momentet sparas. Sedan läggs kontrollpunkter som ska vara delar av momentet till. Se ovan. 42

43 43

44 Att ställa in vad som syns i Att göra-listan Vilka moment och kontrollpunkter som dyker upp i handläggarnas Att göra-lista styrs av knappen: kontrollpunkt.. Detta går att ställa in för varje moment och varje enskild Koppla program Utöver de program från Norstedts Juridik som är integrerade med Byrå går det även att koppla andra program. Ett kopplat program knyts till ett moment eller en kontrollpunkt och när momentet eller kontrollpunkten ska arbetas med startas det program som är knutet dit. Skillnaden mellan program från Norstedts Juridik och andra program som kopplas är att filer inte tas med in till andra program. Dock kan det fortfarande vara en fördel att koppla programmen för att konsekvent kunna arbeta från Byrå. När ett program ska kopplas sker detta i två steg. Först ska programmet kopplas mot Byrå sedan ska kopplingen knytas till ett moment eller en kontrollpunkt. Detta sker på två olika flikar på administrationssidan. Att koppla ett program till Byrå Plats: Meny\Byråadministration\Inställningar Under fliken inställningar finns en tabell med de program som är kopplade till Byrå på den specifika datorn. Programmen från Norstedts Juridik kopplas automatiskt. För att koppla ett annat program används knappen Koppla nytt program. I dialogrutan som öppnas fylls namnet på programmet i, samt sökvägen till programmet. När uppgifterna fyllts i och sparats dyker programmet upp i listan. Det är nu klart för steg två: att kopplas ihop med ett moment eller en kontrollpunkt. Koppla ihop ett program med ett moment eller en kontrollpunkt Plats: Meny\Byråadministration\Momenttyper Först ska det aktuella momentet markeras i listan över moment till höger. Inställningarna för momentet syns då överst och nedanför dessa listas de kontrollpunkter som momentet består av. Är det en specifik kontrollpunkt som ska kopplas klickar man på kontrollpunktnamnet för att få upp inställningarna till denna. Både bland inställningarna till momentet och bland inställningarna till kontrollpunkten finns ett fält som heter Kommando. Tryck på förstoringsglaset bredvid fältet för att ställa in vilket program som ska vara kopplat. 44