3 Förslag till ny organisation inför mandatperioden remiss Beslutsärende (handlingar bifogas, 13 sid) Föredragande: Benny Wennberg

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 29 november 2017 kl. 13:00 Plats Magistern Enligt uppdrag Marcus Kindahl ( ) Föredragningslista 1 Dagordning/övriga frågor/justering 2 Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Närvarande chefer 3 Förslag till ny organisation inför mandatperioden remiss Beslutsärende (handlingar bifogas, 13 sid) Föredragande: Benny Wennberg 4 Intern kontrollplan 2018 Beslutsärende (handlingar bifogas, 9 sid) Föredragande: Martina Adiels Balk 5 Beslutsattester serviceförvaltningen 2017 uppdatering Beslutsärende (handlingar bifogas, 9 sid) Föredragande: Patrik Ohlsson 6 Budgetuppföljning och prognos efter oktober Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Patrik Ohlsson 7 Målbeskrivning vinterväghållning 2017/2018 Beslutsärende (handlingar bifogas, 2 sid) Föredragande: Tomas Lexinger, Anja Thörnell

2 Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 8 Taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser 2018 Beslutsärende (handlingar bifogas, 5 sid) Föredragande: Tomas Lexinger, Madeleine André 9 Presentation BUSA - lokalvård i skola och förskola Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Peter Gertsson 10 Verksamhetsplan med internbudget 2018 Informationsärende (handlingar bifogas, 22 sid) Föredragande: Patrik Ohlsson 11 Lägesrapport fastighetsunderhåll Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Kenneth Hinsegård 12 Information - arbetet med stadsmuren Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Jan Westergren 13 Externt hyresavtal Oxhagshemmet Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 14 Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 15 Rapport från kontaktmannaskap 16 Anmälan av delegationsbeslut 17 Anmälningsärenden 18 Övriga frågor

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Anders Saur KS 2017/0577 Kommunstyrelsens arbetsutskott Förslag till ny organisation inför mandatperiod remiss Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att låta nämnder och majoritetsägda kommunala bolag yttra sig över förslag till ny organisation inför mandatperioden Yttrandena ska vara inkomna senast den 1 december Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att ge koncernledningen i uppdrag att redovisa ett beslutsunderlag som ska innehålla förutsättningar och konsekvenser samt för- och nackdelar med att överföra kommunens fastigheter och förvaltning av dessa, till ett helägt kommunalt bolag. Uppdraget ska redovisas till kommunstyrelsens arbetsutskott senast den 1 januari Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 28 november 2016 i 223 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att tillsammans med en parlamentariskt tillsatt politisk styrgrupp presentera ett förslag till politisk organisation, som kan beslutas före valet år Kommunstyrelsen fick också i uppdrag att samtidigt presentera ett förslag till förvaltningsorganisation som stöder den nya politiska organisationen. Den parlamentariska gruppen startade sitt arbete i januari 2017 och har diskuterat olika ansvarsförändringar främst vad gäller nämnderna. Till arbetet med översynen har två ytterligare frågor tillförts. Dels en fråga från Christina Fosnes (M) angående politisk närvaro i näringslivsrådet. Den besvarades i kommunfullmäktige den 27 februari Svaret innebar att frågan skulle hanteras av den politiskt sammansatta grupp som har i uppdrag att titta på hur vi ska organisera oss framåt. Kommunledningskontoret Kontorsledning Adress, Besök Tel vx Fax Anders.Saur@kalmar.se

4 KS 2017/ (2) Dels en motion från Christina Fosnes (M), Carl-Henrik Sölvinger (L) och Christopher Dywik (KD) om digital agenda för Kalmar kommun. Motionen behandlades i kommunfullmäktige den 29 maj 2017, 118. Svaret innebar att frågan om att utreda förutsättningarna att lägga ut hela eller delar av ITavdelningens ansvarsområden inom kommunkoncernen på entreprenad skulle hanteras av den parlamentariska gruppen för översyn av organisationen. I den parlamentariska gruppen har diskuterats att överföra kommunens fastigheter och förvaltning av dessa, till ett helägt kommunalt bolag. Här föreslås att koncernledningen, d.v.s. kommundirektören och VD i Kalmar Kommunbolag AB, gemensamt arbetar fram ett beslutsunderlag. Den parlamentariska gruppen har tagit fram förslag till organisation som här föreslås gå ut på remiss till nämnder och kommunala bolag. Det har dessutom inkommit tre olika skrivelser med synpunkter på remisshandlingen från företrädarna för M, L, KD, MP och SD. Dessa skrivelser bifogas till remisshandlingen. Anders Saur verksamhetsutvecklare Jonas Sverkén förvaltningschef Bilagor: Remisshandling Skrivelse från M, L, KD och MP Skrivelse från SD Skrivelse från MP

5 Handläggare Datum Anders Saur Organisation inför ny mandatperiod Remisshandling Kommunstyrelsen ett nytt utskott På tjänstemannanivå finns idag ett samverkansorgan som benämns Samverkan Arbete och Välfärd (SAV). Detta organ består av representanter från socialförvaltning och kommunledningskontor samt vid behov även representanter från andra förvaltningar. Där samordnas frågor om social hållbarhet, integration, sysselsättning, m.m. För politisk förankring och beslut inom dessa områden inrättas ett nytt utskott till kommunstyrelsen benämnt Utskottet för arbete och välfärd. SAV blir då ett beredende organ till detta utskott. Utskottet för arbete och välfärd föreslås bestå av 5 ledamöter och 2 ersättare. Kommunstyrelsens ansvarsområde utökas med IT-verksamhet och frågor som gäller IT. De strategiska IT-frågorna med fokus på E-tjänster och verksamhetsutveckling ska stärkas. Ansvaret för upphandlingsfrågor ligger redan idag på kommunstyrelsen och nu överförs även upphandlingsenheten så att den organisatoriskt ligger under kommunstyrelsens ansvar. Arbetsutskottet föreslås bestå av 6 ledamöter och 0 ersättare (oförändrat). Personalutskottet föreslås bestå av 3 ledamöter och 2 ersättare (oförändrat). Planutskottet föreslås bestå av 5 ledamöter och 2 ersättare (oförändrat). Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret stärks med en nybildad HR-enhet genom en sammanslagning av nuvarande personalenhet med HR-specialister och HRstrateger samt arbetsmiljöenheten. Till kommunledningskontoret förs serviceförvaltningens IT-avdelning och upphandlingsenhet med inköpscentral (för samverkan med kommunala bolag och andra kommuner). Servicenämnd ändrat ansvar Servicenämndens ansvar behålls för centralförråd, transport/verkstad, lokalvård, kost, bygg, fastighetsservice och fastighetsförvaltning. Servicenämndens ansvar utökas med ansvar för ekonomi- och lönecenter från kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx anders.saur@kkalmar.se

6 2 (4) Från servicenämndens ansvar förs produktionsavdelningen till samhällsbyggnadsnämnden, ansvar för IT-verksamhet och upphandling förs till kommunstyrelsen samt ansvar för frågor om kustmiljö och vatten förs till ny nämnd för kustmiljö och vatten. Servicenämnden föreslås bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare (oförändrat). Serviceförvaltningen Serviceförvaltningens verksamhet kvarstår exklusive produktionsavdelning, ITavdelning och upphandlingsenhet. Till serviceförvaltningen överförs ekonomioch lönecenter från kommunledningskontoret. Samhällsbyggnadsnämnd ändrat ansvar Myndighetsnämnd med samma ansvar som idag dvs. ansvar för de uppgifter som kommunen har inom miljö- och hälsoskyddsområdet samt inom plan- och byggnadsväsendet. Till samhällsbyggnadsnämnden förs produktionsavdelningen som idag ligger inom servicenämndens ansvarområde. Lösning för jävsfrågor ska särskilt belysas. Samhällsbyggnadsnämnden föreslås bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare (oförändrat). Nämnd för kustmiljö och vatten ny nämnd Ansvar för frågor som rör kustmiljö, vattenområden, vattendrag, vattenhållande åtgärder, vattenförsörjningsplan, god vattenstatus, kalkning av sjöar. Stötta lokala ideella vattenråd och kustmiljögrupper. Nämnd för kustmiljö och vatten föreslås bestå av 5 ledamöter och 2 ersättare. Två nämnder ett samhällsbyggnadskontor En samhällsbyggnadsförvaltning med två nämnder; Samhällsbyggnadsnämnd och Nämnd för kustmiljö och vatten. Produktionsavdelningen från serviceförvaltningen integreras i samhällsbyggnadskontoret och förväntas ge samordningsvinster genom färre organisatoriska hinder. Som exempel kan nämnas samarbetet mellan de som ansvarar för planering och gestaltning till de som ansvarar för drift- och förvaltning av våra allmänna platser, gator och vägar, kuster och vattenområden, m.m. Södermöre kommundelsnämnd Ansvaret för demokrati- och landsbygds-/kommundelsutveckling ska förtydligas och samordnas med kommunstyrelsens ansvar. Övriga nämnder Kommunstyrelsen föreslås bestå av 15 ledamöter och 9 ersättare (oförändrat).

7 3 (4) Barn- och ungdomsnämnden föreslås bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare (oförändrat). Kultur- och fritidsnämnden föreslås bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare (oförändrat). Omsorgsnämnden föreslås bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare (oförändrat). Socialnämnden föreslås bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare (oförändrat). Södermöre kommundelsnämnd föreslås bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare (oförändrat). Valnämnd föreslås bestå av 5 ledamöter och 5 ersättare (oförändrat). Utredning pågår om gemensam överförmyndarnämnd med Borgholm och Mörbylånga kommuner samt gemensam arkivnämnd med Mörbylånga och Torsås kommuner. Arvoden och ersättning för politiska uppdrag Ordförande och vice ordförande i samtliga kommunala bolag ska ha lika ersättning för sitt uppdrag. Det innebär att ersättningen för uppdragen i Kalmar Hamn AB och Kalmar Science Park AB höjs till 20 respektive 12 procent av arvodet till kommunalråd 2. Förslag har diskuterats om att göra en utredning och en kostnadsberäkning av att arvodera deltagande från föreningar i tillgänglighets-, pensionärs-, integrations- och brottsförebyggande rådet. Utökade arvoderingsregler i de här nämnda organen kräver ett ställningstagande till arvoden även i andra typer av råd som finns inom andra kommunala verksamheter. Som exempel kan nämnas LSS- respektive psykiatriråd inom socialförvaltningen, föreningsråd inom kultur- och fritidsförvaltningen, lokala råd inom Södermöre kommundel samt kommunens näringslivsråd. Till detta kommer även brukarråd, föräldraråd, ungdomsråd, m.fl. Deltagande som representant för en förening i olika kommunala råd görs på den egna organisationens uppdrag och eventuell ersättning för detta är en fråga för respektive organisation. Någon utredning föreslås därför inte. Övrigt Näringslivsrådet ska en gång per år rapportera till och informera kommunstyrelsen om sin verksamhet. Minnesanteckningar från mötena publiceras på kalmar.se. Det är vår bedömning att avvakta med utredning om förutsättningar för att lägga ut hela eller delar av IT-avdelningens ansvarsområden inom kommunkoncernen, på entreprenad. Mot bakgrund av aktuell diskussion om ITsäkerhet pågår en intern utredning. Utredningen ska ge svar på dels omfattningen av externt köpta tjänster idag i förhållande till egenproducerade ITtjänster och dels hur och var lagring av kommunens information sker idag. Kalmar den 2 oktober 2017 Johan Persson (S) Dzenita Abaza (S) Bertil Dahl (V) Ingemar Einarsson (C)

8 4 (4) BILD Organisation Fyra utskott på KS (+1) Tio nämnder (+1) Åtta förvaltningar (+/- 0) Kommunfullmäktige Revision Valnämnd Personalutskott Räddningstjänst Samverkan Arbete och välfärd KSau Plan- och investeringsberedning Planutskott Arbete- och välfärd Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnd Barn- och ungdomsförvaltning Kommunledningskontor Arbete och välfärd Brandkår IT Kommunikation Personal Upphandling Överförmyndarnämnd gemensam Arkivnämnd gemensam? Arbetsmiljö Ekonomi: Överförmynderi Kansli och omvärld Näringsliv Projekt och exploatering Kultur- och fritidsnämnd Kultur- och fritidsförvaltning Omsorgsnämnd Omsorgsförvaltning Kommunernas hjälpmedelsnämnd Socialnämnd Socialförvaltning Servicenämnd Serviceförvaltning Support (Centralförråd, transport/verkstad, lokalvård, kost), Fastighet; Bygg, Fastighetsservice, Fastighetsförvaltning, Ekonomi- och lönecenter Samhällsbyggnadsnämnd Nämnd för kustmiljö och vatten Södermöre kommundelsnämnd Samhällsbyggnadskontor Södermöre kommundelsförvaltning Bygglovsenheten Hälsoskyddsenheten Kart- och GIS-enheten Lantmäterienheten Livsmedelsenheten Miljöskyddsenheten Mätningsenheten Planeringsenheten Projektenheten TME-enheten Produktion Kustmiljö och vatten

9 Gemensamma synpunkter (M, L, KD, MP) på förslag till remisshandling - Organisationsöversyn inför 2019 Kommunstyrelsen - ett nytt utskott Vi förordar istället en nämnd för arbete och välfärd under Socialförvaltningen innehållande invandrarservice, kunskapsnavet, arbetsmarknadsenheten och försörjningsstöd för arbetsföra. Eventuellt kunde också flyktingmottagning och budgetrådgivning höra till nämndens ansvar. Vi anser även att integrationsfrågorna bör hamna i nämnden för arbete och välfärd. Integrationen lär bli en av de största politiska frågorna och är redan en av de viktigaste, alldeles för viktig för att inte behandlas av en nämnd. Integrationsrådets uppgifter bör således övertas av nämnden eller dess presidium. De kunde ett par gånger om året som integrationsrådet idag föra dialog med de ideella föreningarna. Träffarna med föreningarna skulle ge bra inspel i nämndens arbete och en tydlig koppling mellan mandat och dialog. Nämnden för arbete och välfärd ska bestå av 11 ledamöter och 7 ersättare. Vi har inga synpunkter på att IT-verksamheten och upphandlingsenheten överförs till kommunstyrelsen. För partier utan representation i arbets-, plan- och personalutskott föreslår vi insynsplatser för gruppledarna i kommunfullmäktige. Kommunledningskontoret Vi har inga invändningar mot föreslagen ihopslagning av personalenhet, HR-specialister, HR-strateger och arbetsmiljöenenheten. Servicenämnd - ändrat ansvar Vi är oroliga för att återstående ansvarsområden är allt för få för att motivera en nämnd i full storlek. Vi är också oroliga för att detta kan leda till att det politiska uppdraget inte upplevs som meningsfullt. Särskilt då ytterligare ansvar kan försvinna om fastighetsservice och förvaltningen bolagiseras. Vi föreslår istället ett serviceutskott 3(2) under KS. Detta togs upp vid möte 2. Borlänge, Mölndal, Falun har denna modell och har motsvarande uppgifter som finns kvar. Ansvaret för utskottet skulle då vara Centralförråd, transport/verkstad, lokalvård, kost, bygg lön och ekonomi kontor och ev. fastighetsservice och fastighetsförvaltning. Antalet sammanträden kunde hållas nere då det i huvudsak ansvarar för löpande drift. Samhällsbyggnadsnämnd - ändrat ansvar Nämnd för Kustmiljö och Vatten - ny nämnd Samhällsbyggnadsnämndens ansvarsområden utökas i förslaget. För att skapa större balans mellan de 2 nämnder som förvaltningen föreslås betjäna skulle vi vilja att föreslagen Nämnd för Kustmiljö och Vatten blir en Miljönämnd. Uppgifter kring miljö-

10 och hälsoskydd läggs till föreslagna för Kustmiljö och Vatten som då kan vara en fullstor nämnd. Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar då mer renodlat för plan, bygg och produktionsavdelningen. I andra hand vill vi inte att man skapar en Nämnd för Kustmiljö och Vatten. Återigen är vi oroliga för att antalet ärenden och dess tyngd inte räcker för att skapa meningsfulla politiska uppdrag. Risken finns att man sitter och fördelar lite medel till vattenråden men inte mycket mer. Kursivt yrkande biträds ej av MP Två nämnder - ett samhällsbyggnadskontor Vi delar remisshandlingens slutsatser gällande samordningsvinster. Övriga nämnder Vi föreslår att barn och utbildningsnämnden byter namn till Utbildningsnämnden. Södermöres uppdrag förändras på så sätt att nämnden tillförs ansvar och budget för kost-, städ och gata- och parkverksamhet inom sitt geografiska område. Detta ger nämnden större förutsättningar att klara sina ramar ekonomiskt samt vara testbädd för nya lösningar, entreprenader lokalt etc. Nya ansvarsområden tillför också meningsfullhet och mandat till våra ledamöter i nämnden. I övrigt inga synpunkter. Fastigheter och förvaltning av dessa till eget bolag - utreds KIFABs roll berörs inte alls i utredningsuppdraget. Kan detta tillföras? Arvoden och ersättning för politiska uppdrag Inga synpunkter på lika arvoden i kommunala bolagen. Möjligheterna till politiskt engagemang måste finnas för alla partier i kommunfullmäktige. Vi vill se en återgång till grundpott med tid för politisk sekreterare för varje parti snarare, än helt strikt proportionell fördelning av denna tid. Detta skulle ge möjlighet för alla partier att använda de insynsplatser vi föreslår i utskotten. Övrigt Vi anser att politisk representation ska finnas i näringslivsrådet. Rådets huvuduppgift ska vara att en gång per mandatperiod presentera ett näringslivspolitiskt program. Vi föreslår att alla delegationsordningar ses över ur ett demokratiperspektiv inför Vi föreslår att när den politiska organisationen är beslutad (jan 2018) att den parlamentariska gruppen gör en översyn av arvodesnivåer för årsarvoderade utifrån ansvar i respektive nämnd/utskott.

11 Vi vill att det högsta antalet dagar per år lekmannarevisorerna får använda för egna granskningar fördubblas. Slutligen föreslår vi att en utvärdering av den politiska organisationen ska presenteras senast avseende den nya organisationens effekter på arbetsmiljö, möjligheter till ansvarsutkrävande, öppenhet och kostnadseffektivitet. Christina Fosnes (M) Christopher Dywik (KD) Carl-Henrik Sölvinger (L) Max Troendlé (MP)

12 Synpunkter (SD) på förslag till remisshandling - Organisationsöversyn inför 2019 Kommunstyrelsen Vi är tveksamma till att ännu ett utskott inrättas under kommunstyrelsen. Frågan om arbete, sysselsättning och integration är givetvis väldigt viktig då det annars kan ge stora ekonomiska konsekvenser för kommunens ekonomi. Med anledning av detta har kommunen inrättat SAV, Samverkan för Arbete och Välfärd. Det visar hur viktig frågan är! Därför är det tveksamt om ett utskott är rätt väg att gå eller om det istället inte borde vara en nämnd som hanterar dessa frågor så att den politiska insynen blir större och då även skapar en bättre transparens. Nämnd för kustmiljö- och vatten Angående den nya nämnden, Kustmiljö - vatten som föreslås så finns det en hel del att säga. De områden som räknas upp i utkastet till remiss har en sak gemensamt som inte nämns, klimatförändringar. De effekter som framtida klimatförändringar kan ge upphov till berör i första hand vår kustmiljö med förändrade havsnivåer och vatten i form av ökande nederbörd. Vi anser att alla frågor som berör klimatförändringar också bör placeras i denna nämnd och att det skall klart uttalas att så skall vara fallet. Det kommer innebära att ansvaret för dessa frågor klargörs och samtidigt kommer sannolikt transparensen öka i dessa frågor. Vi anser också att antalet ledamöter i nämnden som föreslås i remissen är för få. Det är väldigt viktigt att nämnden får fler ledamöter för att den politiska bredden och insynen skall vara så god som möjligt. Både antalet ledamöter och ersättare bör utökas i den nya nämnden. Thoralf Alfsson (SD) gruppledare

13 Synpunkter (MP) på förslag till remisshandling - Organisationsöversyn inför 2019 Nämnd för Kustmiljö och Vatten Vi ser positivt på ett större grepp om vattenfrågorna, men vi saknar ett resonemang till huruvida andra miljöfrågor (som till exempel miljömålen och klimatfrågor) mest effektivt kan hanteras inom den kommunala organisationen. Vi ser inget problem med att man lägger in miljö-och hälsoskydd i nämnden ovan och gör om den till en miljönämnd. Däremot vill vi i andra hand att man skapar nämnden, men som full nämnd med 11 ledamöter och 7 ersättare. Max Troendlé Gruppledare MP Kalmar

14 Handläggare Datum Benny Wennberg Yttrande gällande - Organisation inför ny mandatperiod 2019 Serviceförvaltningens synpunkter på förslag till ny organisation. Förändringen av organisationen bör utgå från nuvarande organisation och koncentreras på delar där förändringar bedöms nödvändiga, alltså inte ändra sådant som fungerar bra idag. I det presenterade förslaget till ny organisation saknas genomgående analys bakom föreslagna förändringar och på vilka grunder de vilar. Förslagen skapar en obalans då man från serviceförvaltningen flyttar verksamheter till samhällsbyggnadskontoret och kommunledningskontoret vilka redan idag har en utmanande situation. Servicenämndens ansvarsområde begränsas radikalt. Serviceförvaltningen är idag en utförarorganisation och kommunens leverantör av interna tjänster. Förvaltningen har hittat former och organisation för att strukturerat jobba med utveckling, kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet i sina olika verksamheter. Med andra ord, en väl fungerande förvaltning. Problemen som upplevs idag har sin grund i otydliga roller, otydliga uppdrag, samt otydliga beställningar till förvaltningens verksamheter. Brist på resurser och i många fall avsaknad av prioriteringar skapar problem. Dessa problem borde vara fokus vid eventuella förändringar av organisationen. Den föreslagna organisationen flytt av verksamheter och centralisering av funktioner löser inte dessa. Ett alternativ till liggande förslag är att fortsätta utveckla serviceförvaltningen och de tjänster förvaltningen levererar. Det är nödvändigt att skapa lojalitet mot beslutade reglementen och skapa tydlighet vad gäller roller och uppdrag. En del av de uppgifter som idag ligger på serviceförvaltningen finns även i övriga förvaltningar vilket innebär dubbelkommando och onödiga kostnader. Serviceförvaltningen borde fullt ut vara leverantör av interna tjänster, vilket var dess ursprungliga syfte. Serviceförvaltningen kan vara kommunens utförarorganisation med ansvar för Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Tel vx

15 2 (2) byggnation inom både fastighet och infrastruktur genom en samlad projektenhet. Detta skulle lösa jävsproblematiken och öka fokus på utförande/genomförande då detta samlas i en förvaltning. Gränsdragningen mellan samhällsbyggnadskontoret och serviceförvaltningen blir tydlig, SBK är myndighet och ansvariga för samhällsplaneringen, SF utför och bygger. Förvaltningen har framgångsrikt arbetat med vår kustmiljö. Ett alternativ till en separat nämnd för dessa frågor är ett större fokus på kustmiljö i servicenämndens reglemente. Benny Wennberg Förvaltningschef

16 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk SFN 2017/ Servicenämnden Intern kontroll 2018 Förslag till beslut Servicenämnden antar förvaltningens Intern kontrollplan 2018 identifierade risker hos serviceförvaltningen med bedömda risktal och kontrollmoment. Bakgrund Under 2016 infördes nya riktlinjer för intern kontroll i Kalmar kommun. Med det nya arbetssättet ska huvud- och stödprocesser inom verksamheten analyseras och nedanstående risker tas i beaktande: Omvärldsrisk Verksamhetsrisk Legal risk IT-risk Risk i rapportering Serviceförvaltningen har gjort en uppdaterad riskinventering i samtliga förvaltningens verksamheter, se bilaga Intern kontrollplan 2018 identifierade risker hos serviceförvaltningen med bedömda risktal och kontrollmoment med avseense på Kalmar kommuns huvudprocesser. Stödprocessernas risker har bedömts kommunövergripande och sedan delats ner till förvaltningarna för notering av kontrollmoment. Kontrollmoment ska tas fram för risker med risktal på nio eller större, alternativt med en konsekvens på fyra. Benny Wennberg Förvaltningschef Martina Adiels Balk Vik Administrativ chef Bilagor Intern kontrollplan 2018 identifierade risker hos serviceförvaltningen med bedömda risktal och kontrollmoment Riktlinjer för internkontroll Serviceförvaltningen Administration Tel vx martina.adiels-balk@kalmar.se

17 Intern kontrollplan identifierade risker hos serviceförvaltningen med bedömda risktal och kontrollmoment Process Delproess Risk Ansvarig Beskrivning av risk Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Kontroll moment Kommentar Huvudproceccer 1 Fastställa mål och fördela resurser Hantera mål och uppdrag Risk för att verksamheten inte Benny Wennberg jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan bero på flera olika anledningar t ex att målen inte är kända hos medarbetarna, att det finns oklarheter i organisationen, att rutiner inte fungerar med mera. Det finns risk för att mål, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner, strategier och program inte följs upp Ja Utifrån kommunfullmäktigesmål formuleras mål för servicenämnden. Dessa bryts sedan ner i de verksamheter där målet kan påverkas. Tertialuppfölningar av mål och uppdrag redovisas för nämnd, ledningsgrupp, samverkan och på arbetsplatsträffar. Budgettilldelningen ses över inför ny budget. Kontrollmoment: Avstämning mål/budget tertialvis så att resurser för att nå satta mål finns alternativt görs prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. 2 Fastställa mål och fördela resurser Ta fram strategier och underlag genom omvärldsbevakning Risk felbedömning omvärldsrisker Benny Wennberg Risk för avsaknad av omvärldsanalys och felbedömning av omvärldsrisker Konsekvensen om kommunen skulle göra felbedömningar av omvärlden skulle kunna leda till skada och påverkan för verksamheten. Risken bedöms som relativt låg då verksamheterna omvärldsbevakar via branschorgan och liknande. Kontinuerlig information kommer från kommunledningskontoret. 3 Fastställa mål och fördela resurser Ta fram budget och följa upp den Risk att resurser är otillräckliga. Benny Wennberg Risk att resurser är otillräckliga för att utföra förvaltningens uppdrag samt att förvaltningen inte kan möta upp framtida krav Ja Sannolikheten bedöms som liten då budgetuppföljning och prognos genomförs och presenteras för nämnd månadsvis för kontinuerlig uppföljning. Kontinuerliga avstämningar görs även med KLK. Kontrollmoment: Avstämning mål/budget tertialvis så att resurser för att nå satta mål finns alternativt görs prioriteringar utifrån ekonomiska förutsättningar. 4 Organisera, leda och följa upp verksamheten Leda och fördela arbetet Risk för otydliga/ej kända arbetsoch uppdragsbeskrivningar Benny Wennberg Risk för att arbets- och uppdragsbeskrivningar samt arbetsuppgifter inte är kända av medarbetarna eller är otydligt utformade. Detta kan leda till att medarbetare arbetar med fel saker eller inte vet hur de ska prioritera bland arbetsuppgifterna Risken bedöms som låg då internrevision av rutiner och processer genomförs årligen för att få uppföljning om dess efterlevnad. Avvikelser sätts och åtgärdas i de fall där avsteg finns. Medarbetarsamtal hålls. 5 Organisera, leda och följa upp verksamheten Bevaka och informera om lagar och förordningar Risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid lagändring Benny Wennberg Det finns risk för att verksamheten inte hinner anpassas vid en eventuell lagändring. Den kommunala verksamheten tenderar att bli mer och mer detaljstyrd via lagar och regler Risken bedöms som låg då respektive chef prenumererar på uppdateringar i den lagstifning som är speciell för verksamheten. Kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnare bevakar miljölagstiftning via KLK och WSP. 6 Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Risk för bristande beslutsunderlag Benny Wennberg Risk för att de beslutsunderlag som förmedlas till politikerna är bristfälliga, vilket skulle kunna leda till att felaktiga beslut fattas eller att beslut fattas på felaktiga grunder. Brister kan föreligga vid målrapportering eller att informationen inte presenteras på ett optimalt sätt. Det kan också finnas risk för att felaktig information hämtas från system som inte har uppdaterats korrekt Risken bedöms som liten då beslutsunderlag granskas av berörda innan de förmedlas vidare för att felaktigheter ska kunna identifieras. Rimlighetsbedömning görs vid inhämtling av systeminformation. 7 Organisera, leda och följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Risk för att arbetsuppgifter/uppdrag inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt Benny Wennberg Risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt. Detta kan bero på den aktuella arbetsinstruktionen, att rutiner saknas, inte är kända eller inte följs av andra anledningar. En annan orsak kan vara att arbetsuppgiften utförs sällan av medarbetaren eller att arbetsuppgiften kräver särskild kompetens Risken bedöms som låg då internrevision av rutiner och processer genomförs årligen för att få uppföljning om dess efterlevnad. Avvikelser dokumenteras och åtgärdas i de fall där avsteg finns. Avsaknad av rutiner för moment som behöver styras identifieras. 8 Organisera, leda och följa upp verksamheten Leda och fördela arbetet Risk för dubbelarbete alternativt att uppgifter inte blir utförda Benny Wennberg Risk för dubbelarbete mellan enheter och mellan förvaltningar alternativt att uppgifterna inte blir utförda. Om inte ansvarsfördelningen är tillräckligt tydlig när kommunen fördelar uppdrag och projekt finns det risk för att flera enheter/förvaltningar arbeta med samma saker varvid dubbelarbete kan uppstå. Resurser tas då i anspråk som skulle kunna användas till annat Risken bedöms som störst mellan förvaltningar. När två förvaltningar är inblandade finns risk att beslut dröjer och att dubbelarbete sker. Dock så har nya reglementen tagits fram och driftats vilket bör göra sannolikheten låg. 9 Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Förebyggande brandskydd Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning av brandskydd. Gunilla Svensson Risk för bristande kunskap om ansvarsfördelning brandskydd mellan hyresgäst och förvaltningen Risken bedöms som låg då gränsdragningslista med ansvarsfördelning brandskydd är framtagen implementerad. Denna lista fylls i tillsammans hyresgäst/fastighetsförvaltare för alla nya och uppdaterade avtal. 10 Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Förebyggande brandskydd Risk att brandskyddsronder inte utförs enligt rutin. Benny Wennberg Risk att brandskyddsronder inte utförs tertialvis enligt rutin och att då inte avvikelser upptäcks, åtgärdas och förebyggs Brandskyddsamordnare skickar ut påminnelser om de ronder som ska utföras. Följs upp genom intern/extern ISO revision, samt vid årlig rapprtering till KLK. 11 Förvalta och utvecka det fysisk samhället Genomföra (exploatering och) investeringar Risk driftskostnad Benny Wennberg Risk att driftskostnad inte tas i beaktande vid nya projekt. Life cycle cost (LCC) tänk saknas Sannolikheten bedöm som låg då frågan numera finns med i underlaget "Anmäla behov av investering inför beslut i kommunfullmäktige - blankett" samt att möte har införts tillsammans med SBK. Kontinueriga möten hålls med SBK där förvaltningschef och produktionschef deltar. 12 Förvalta och utvecka det fysisk samhället 13 Förvalta och utvecka det fysisk samhället 14 Förvalta och utvecka det fysisk samhället 16 Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Förvalta (och utveckla) allmän platsmark Förvalta (och utveckla) kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Risk ansvarsfördelning Benny Wennberg Risk för otydlighet i ansvarsfördelning Sannolikheten bedöm som låg då reglemente finns. Risk ansvarsfördelning Benny Wennberg Risk för otydlighet i ansvarsfördelning Sannolikheten bedöm som låg då reglemente finns. Risk driftsbehov och ansvar Tomas Lexinger Risk för ökat driftsbehov samt att samfälligheter inte vill ansvara Sannolikheten bedöm som låg då process för hantering av enskilda vägar och bidrag finns. Risk i upphandling av olycksfallsförsäkringar Maria Kleveborn Risk att upphandling av olycksfallsförsäkring blir överprövad Sannolikheten bedöm som låg. Då görs otillåten direktupphandling för att säkerställa att försäkring finns. 17 Värna om miljö och hälsa Hantera frågor om naturvård Risk att det finns brister i egenkontroll Tomas Lexinger Risk att kontrollpunkter i egenkontrollprogram för inte följs Ja Inom kostverksamheten är risken lägre då tydliga rutiner finns samt inspektioner från SBK görs. Öka kunskap och efterlevnad av kontrollprogram inom produktionsverksamheten. Kontrollmoment: Uppföljning av relevanta checklistor inom egenkontrollen. (Produktion) 1

18 18 Värna om miljö och hälsa Hantera frågor om naturvård Risk för ammoniakutsläpp ishallar Gunilla Svensson Risk för ammonikautsläpp från ishallens kylanläggning Risken bedöms som låg då rutin för besiktning och daglig kontroll finns. Larm finns. 19 Värna om miljö och hälsa Risk olycka på utegym Tomas Lexinger Utegym - olycka på grund av undermålig utrustning Risken bedöm som låg då årliga besikningar genomförs vilket minskar risken för olycka. 20 Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering 21 Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering 22 Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Risk skada pga ej korrekt tilllagad kost Björn Hedbäck Risk att person skadas till följd av felaktig kosthantering Risken bedöm som låg då egenkontrollprogram och rutiner finns för att säkerställa de parametrar som kan leda till att dessa typer av problem uppstår. Regelbundna kontroller av miljö och hälsa på SBK. Risk specialkost Björn Hedbäck Risk att person med behov av specialkost får fel kost Skola/omsorg informerar kostverksamheten om behov av specialkost. Rutiner finns sedan framtagna för att säkerställa att felaktig kost inte serveras till de personer som är i behov av specialkost. Risk allergier Björn Hedbäck Risk att icke godkända kemikalier används Risken bedöm som låg då kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment. 23 Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Risk smittspridning Björn Hedbäck Risk att icke tillräckligt effektiva kemikalier används vilket kan leda till smittspridning Kemikalier som får användas av verksamheten återfinns på kemikalielista och tas från centralförrådets sortiment, därför bedöm risken som låg. 24 Värna om miljö och hälsa Hantera avfall Risk hantering farligt avfall Benny Wennberg Risk att farligt avfall inte hanteras korrekt Rutiner för hantering av avfall finns och är kommunicerade i verksamheten. Externa och interna ISO revisioner genomförs årligen. Verksamheter där det uppstår mycket farligt avfall har egna verksamhetsspecifika rutiner samt avtal för med Stena för omhändertagande. 25 Värna om miljö och hälsa Ta emot felanmälan Risk hanterad felanmälan Gunilla Svensson/ Tomas Lexinger 26 Stödproceccer 27 Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration 28 Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Risk att uppdaterade interna/externa hyror inte används vid fakturering. Risk- Fakturabetalning i byggprojekt 29 Hantera ekonomi Kommunövergripande Risk - Brister i hantering av attest och firmatecknare Risk för ej hanterad/felaktigt hanterad felanmälan Felanmälningar hanteras enligt rutin i streamflow vilket gör att risken bedöms som låg. Gunilla Svensson Risk i reglering av hyreskontrakt Risken bedöms som låg då kontroll sker av att bevakningsrutinern fungerar. Gunilla Svensson Patrik Ohlsson Risk att betalning inte sker enligt arbetsplan, mot utfört arbete och enligt betalningsplan där sådan finns upprättad. Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter Risken bedöms som låg då kontroll sker av att betalningsrutinen följs Ja Sannolikheten att detta sker bedöms som stor då det är många personer som hanterar verifikationer, fakturor och avtal. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till förtroendeskada eller ekonomisk skada för kommunen. Kontrollmoment: Avstämning av 5 fakturor/enhet per tertial. 30 Hantera ekonomi Kommunövergripande Risk - Brister i hantering av leverantörsfakturor Patrik Ohlsson Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid Ja Sannolikheten att detta inträffar bedöms som mycket stor då hantering av leverantörsfakturor sker av ett stort antal personer och flertalet av dessa har inte detta som sin huvudsakliga arbetsuppgift. Konsekvensen om detta inträffar bedöms bli allvarlig då detta kan leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelseavgifter samt att redovisningen inte är tillförlitlig vilket kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Kontrollmoment: Uppföljning av förfallna fakturor månadsvis samt avstämning av 5 fakturor/enhet per tertial för representation, kurser och resor. 31 Hantera ekonomi Kommunövergripande Risk - Brister i redovisningen Patrik Ohlsson Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet Ja Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då rättelse av fel och löpande redovisning sköts av ett flertal personer. Sannolikheten att dokumentationen brister bedöms också som stor utifrån tidigare genomförda kontroller. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder samt att kommunen bryter mot gällande lagstiftning. Kontrollmoment: Avstämning av balanskonto görs tertialvis för förrådet. 32 Hantera ekonomi Kommunövergripande Risk - Brister i hantering av kundfakturering Patrik Ohlsson Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroende för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter Ja Sannolikheten att det finns brister i hanteringen av kundfakturering bedöms som stor då det kan hända några gånger om året. Den största delen av faktureringen sker i försystem utifrån förbrukning och här är sannolikenheten mindre om gällande rutiner följs. Sannolikheten att detta skulle inträffa är störst vad gäller ströfakturering där inget försystem initierar fakturering utan den initieras av en tjänsteperson. Konsekvensen bedöms bli allvarlig eller få stor påverkan på verksamheten om vi inte fakturerar i rätt tid eller till fel belopp eller glömmer att fakturerar helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration om vi måste göra kreditar och att förtroende för kommunen skadas. Vi kan också förlora intäkter p g a detta vilket kan påverka verksamheten. Kontrollmoment: Tertialvis kontroll på verksamheterna att fakturor skickats ut. 33 Hantera ärenden och dokument Kommunövergripande hantering Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Martina Adiels Balk Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar Ja Sannolikheten att kommunen skulle bryta mot lagstiftningen bedöms som stor då osäkerhet finns hos personalen om vad som ska diarieföras och inte samt vad som ska gallaras och inte. Utbildning och information sker till personal varmed sannolikheten bedöms som lägre än tidigare år. Konsekvensen om kommunen bryter mot lagen bedöms som stor och kan leda till allvarlig förtroendeskada för kommunen. Det är också allvarligt om dokument som ska diarieföras/bevaras inte återfinns. Kontrollmoment: Sticksprovkontroll att dokumenthanteringsplanen följs hos enheterna en gång under året. 2

19 34 Informera och kommunicera Kommunövergripande hantering Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Karin Holmåker Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet Ja Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då informationsflödet är högt i samhället och informationskanalerna är många. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som allvarlig då påverkan på verksamheten kan bli stor beroende på vad som informeras om. Kontrollmoment: Kommunikationsenheten ska förstärka och förtydliga kommunikationsprocessen samt förtydliga kommunikatörens roll ute i verksamheterna. Kommunikationsprocessen innefattar föranalys; målgruppsanalyser och kanalval, genomförande samt förstärkning av uppföljningen där vi mäter det vi kan. Kommunikationsenheten väljer ut stickprov av projekt där det kontrolleras när en kommunikatör kommer in i processen och vilka konsekvenser det har gett, det vill säga om kommunikationsenheten har fått möjlighet att göra sitt jobb. Uppföljning årsvis. Vid tre kommunikationställfällen under året ska det utvärderas att informationen nått fram. 35 Leverera IT-stöd Kommunövergripande hantering Risk att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Robert Carlsson Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad Ja Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då påtalande har gjorts vid ett flertal verksamheter under riskanalysens genomförande. Det saknas en systemförvaltarmodell och de nyligen framtagna dokumenten inom informationssäkerhet behöver implementeras. Konsekvensen om detta inte fungerar bedöms som allvarlig då verksamhetens effektivitet påverkas. Kontrollmoment: Systemförvaltarmodell under framtagande. Uppföljning av arbetet med denna samt informationssäkerheten vid intenrevision. 36 Leverera IT-stöd Kommunövergripande hantering Risk - Felaktiga behörigheter i system Robert Carlsson Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter Ja Sannolikheten att detta ska inträffa bedöms som stor. Behörigheter sätts idag helt utan automatik vilket borgar för misstag vid behörighettilldelning samt att förändringar inte hanteras enligt gällande rutiner. Detta innebär i sin tur att felaktiga behörigheter kan finnas utan möjlighet till uppföljning. Det är också svårt att följa upp att behörigheter rensas när medarbetare slutar eller byter tjänst. Konsekvensen bedöms som allvarlig då det kan leda till lagbrott och överträdelser av befogenheter. Kontrollmoment: Kontroll av behörighet följs upp i samband med internrevision. 37 Rekrytera, utveckla och avveckla personal Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras Jenny Daunéus Risk att tillbud och olyckor inte rapporteras Regelbunden information vid samverkansmöten om vikten att rapportera tillbud och olyckor gör att riskern bedöms som låg. 38 Rekrytera, utveckla och avveckla personal Kommunövergripande hantering Risk - Hantera lön Jenny Daunéus Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80% Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel Ja Sannolikheten att lönehanteringen skulle bli felaktig bedöms som stor då många moment kräver handpåläggning och det finns då risk för fel beroende av den mänskliga faktorn. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då detta kan påverka kommunens förtroende samt i vissa fall den anställdes ekonomi. En felaktig hantering kan leda till att fel lön utbetalas och att beslut fattas på felaktiga grunder om redovisningen av lönen hanterats fel. Kontrollmoment: Serviceförvaltningens del i detta kontrolleras i samband med internrevision. 39 Rekrytera, utveckla och avveckla personal Kommunövergripande hantering Risk för att kommunen inte kan säkerhetsställa personalförsörjningen med rätt kompetens Jenny Daunéus Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste tillse att vara en attraktiv arbetsgivare samt att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister Ja Sannolikheten bedöms som stor eftersom kraven på våra verksamheter förändras ofta och behov av personal med uppstår nästan varje dag i en kommun. Konsekvensen om vi inte klarar av att säkerställa personalförsörjningen bedöms ha en allvarlig påverkan på verksamheten då avsaknad av personal med rätt kompetens kan betyda att kommunens mål inte nås. Kontrollmoment: Behov av kompetensförsörjning följs upp tertialvis i ledningsgrupp. 40 Rekrytera, utveckla och avveckla personal Kommunövergripande hantering Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Jenny Daunéus Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål Ja Sannolikheten att kommunen som organisation inte kan uppfylla kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet i sin helhet bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet med flera olika arbetsställen och mycket personal. Konsekvensen om kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls bedöms ha allvarlig påverkan på verksamheten i form av minskad trivsel, ökad sjukfrånvaro, högre personalomsättning samt ökad risk för tillbud och arbetsskador. Detta kan leda till bristande måluppfyllelse, minskad kvalitet och sämre resultat i kommunens verksamheter. Kontrollmoment: Årlig utvärdering av SAM enkät samt genomförande av SAM årshjul. 41 Tillhandahålla lokaler Planera underhåll av fastigheter Risk för dolda fel Gunilla Svensson Risk för dolda fel i byggkonstruktion. Kan visa sig plötsligt efter lång tid och kräva omedelbar åtgärd. Detta påverkar i sin tur övrigt planerat underhåll Risken bedöms som låg då rutiner finns för hantering vid upptäkt av dolda fel. 42 Tillhandahålla lokaler Hantera uppdrag på fastighetsservice Risk varierande fabrikatsflora Gunilla Svensson LOU gör att leverantörer varierar per projekt. Varje leverantör använder sina fabrikat. Detta göra att fastighetsservice ständigt måste hålla kompetens och reservdelslager för många fabrikat Risken bedöms som låg då rutiner finns för att hantera fabrikatsfloran. 43 Tillhandahålla lokaler Hantera uppdrag på fastighetsservice 44 Tillhandahålla lokaler Överlämna entreprenad till fastighetsservice Risk avsaknad av larm Gunilla Svensson Att larm inte finns på fastighet kan leda till skada på egendom och person Risken bedöms som låg då rutiner finns för att identifiera behov av larm på fastigheter. Risk vid överlämning av byggrojekt till drift Gunilla Svensson Risk att bristande överlämning från bygg till drift leder till felaktiga grunder för garantitider och besiktningar Risken bedöms som låg då rutiner för överlämning finns. 3

20 45 Tillhandahålla varor och tjänster Kommunövergripande hantering Risk att inköp inte sker enligt avtal Jens Fransson/ Sara Andersson Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd Ja Sannolikheten att avtal inte följs, sägs upp i tid eller förlängs bedöms som mycket stor då inköp sköts av flera olika personer på förvaltningen och därmed ökar risken att avtalen inte är kända. I riskanalysen har också framkommit att samtliga avtal inte finns samlade i systemstöd vilket ökar sannolikheten för brister i hanteringen (mänskliga faktorn). Konsekvensen om kommunen inte följer avtal, säger upp dem i tid eller förlänger dem bedöms ha stor påverkan på verksamheten och kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada. Kontrollmoment: Kontroll av fem fakturor per verksamhet för uppföljning av avtalstrohet per tertial. Uppföljning halvårsvis av antal fakturor icke avtalsleveranstörer som förvaltningen handlat från. 46 Tillhandahålla varor och tjänster Kommunövergripande hantering Risk för att direktupphandling inte sker Benny Wennberg Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten Ja Sannolikheten att reglerna för direktupphandling inte följs bedöms som stor då det är många personer som gör inköp och kunskapen om gällande lagstiftning varierar. Sannolikheten att genomförd direktupphandling inte redovisas till upphandlingsenheten bedöms också som stor då dessa rutiner inte är kända i verksamheten samt på grund av den mänskliga faktorn. Konsekvensen om direktupphandling inte sker eller redovisas bedöms som allvarlig då detta kan leda till ekonomiska skada för kommunen samt förtroendeskada. Kontrollmoment: Följs upp via intern revision. 47 Tillhandahålla varor och tjänster Kommunövergripande hantering Risk för mutor, jäv och oegentligheter Benny Wennberg Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter skall varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen Ja Sannolikheten för att detta skulle inträffa bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet, hanterar många inköp och har många anställda. Konsekvensen anses bli allvarlig eftersom det skulle innebära enorma förluster i såväl kapital som anseende om detta skulle inträffa. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet men mödosamt och tidsödande att bygga upp igen. Kontrollmoment: Följs upp via intern revision. 48 Tillhandahålla varor och tjänster 49 Tillhandahålla varor och tjänster Arbeta med inköp och upphandling Risk att upphandling överklagas Maria Kleveborn Många av kommunens upphanfdlingar överklagas Under perioden tills nytt avtal fastställs så används föregående avta. Därför bedöms risken som låg. Utföra transporter Risk i transporter Björn Hedbäck Risk att transporter sker utanför gällande lagstiftning Risken bedöms som låg då transportchef och chaufförer har adekvat utbildning som uppdateras kontinuerligt för att säkerställa att lagkrav följs. 50 Tillhandahålla varor och tjänster Underhålla, reparera och besiktiga fordon Risk för icke trafikvärdiga fordon Björn Hedbäck Risk att inte trafikvärdiga fordon släpps ut till förvaltningarna Risken bedöms som låg då verkstad gör kontinuerlig service på kommunens fordon som ingår i leasingflottan. 4

21 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Redovisningschef Anna Johansson (4) Riktlinjer för intern kontroll Intern kontroll definieras som en process, där såväl den politiska ledningen, nämnderna och personal samverkar. Processen ska vara utformad så att kommunen med rimlig grad av säkerhet kan göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Risker, det vill säga osäkerhet i kommunens framtida verksamhet och ekonomiska resultat ska lyftas upp och bedömas. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för kommunens verksamhet hos olika intressenter. En god intern kontroll ska tillse att: Kommunen har en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet vilket bland annat innebär att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalité samt att säkerhetsställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till kommunens mål. Kommunen har tillförlitlig finansiell rapportering och information om kommunens verksamheter vilket innebär att nämnder och verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av kommunens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om kommunens verksamhet och resursandvändning. Kommunen har efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar samt interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. Riskanalys Kalmar kommun hanterar olika risker och för att hantera dessa ska nämnder systematiskt arbeta med riskanalyser. Ett systematiskt arbetssätt med riskanalyser ska öka riskmedvetenheten i kommunens verksamheter. Nämnden ska som grund för sin styrning anta en riskanalys och därtill ansvara för att årligen utvärdera den. Om nämndens verksamhet eller andra omständigheter utvecklas så att riskbilden förändras ska en ny riskanalys genomföras. Riskanalys är en självskattning och för att få ett så rättvisande resultat som möjligt är det en fördel om fler kompetenser samverkar. Riskanalysen innehåller fem riskkategorier. Med utgångspunkt från nedanstående riskkategorier ska nämnderna göra en riskanalys. Risker kan inte alltid förhindras men det måste finnas en rimlig beredskap för hur de ska hanteras. Ekonomi Övrigt

22 2 (4) Stödprocessen skall hanteras i processgrupper med sakkunniga från varje förvaltning, sammankallande för gruppen är kommunledningskontoret. Risker som identifieras och bedöms i processgruppen blir obligatoriska risker för samtliga nämnder. Till varje risk kopplas en eller flera kontrollmoment som säkerhetsställer att kontroller utförs och dokumenteras i tillräcklig omfattning inom varje nämnd. Vid behov kan nämnderna komplettera med ytterligare specifika risker/kontrollmoment utöver de risker/ kontrollmoment som identifierats i processgruppen. Kalmar kommuns riskkategorier Omvärldsrisk Omvärldsrisker kan utgöras av större händelser som kan påverka nämndens verksamhet och mål. Verksamhetsrisker Verksamhetsriskerna är de risker som är kopplade till nämndernas mål, det vill säga vilka risker kan förhindra att nämnden når målen. Det är även viktigt att beakta de risker som finns att verksamheten inte bedrivs på ett effektivt sätt. Legala risker Legala risker utgörs av riskerna om nämnden inte följer gällande lagstiftning eller gällande regler i övrigt. Om nämnden inte efterlever gällande lagar och regler kan det få ekonomiska konsekvenser eller leda till att förtroendet skadas. IT-risk Brister i verksamhetens informationssystem och hantering kan få oönskade effekter och det är viktigt att definiera de system som har en avgörande betydelse för verksamheten. Risker i rapportering Risken för att räkenskaperna inte är rättvisande eller tillförlitliga i övrigt är en redovisningsrisk, alternativt bortfall av övrig relevant information vilket kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Kalmar kommuns huvudprocesskarta Ledningsprocesser Fastställa mål och fördela resurser, organisera, leda och följa upp verksamhet. Huvudprocesser Allmänt främja Kalmars näringsliv, bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete, bidra till individers utveckling och lärande, främja ett rikt kultur och fritidsliv, förvalta och utveckla det fysiska samhället, ansvara för vård, omsorg och sociala tjänster, värna om miljö och hälsa. Stödprocesser Hantera ekonomi, hantera ärende och dokument, informera och kommunicera, leverera IT-Stöd, rekrytera, utveckla och avveckla personal, stödja och utveckla den demokratiska processen, tillhandahålla lokaler, tillhandahålla varor och tjänster.

23 3 (4) Metod för att utföra riskanalys A. Identifiera riskerna Identifiera de händelser/situationer som kan få konsekvenser för verksamheten utifrån respektive process och riskkategori. Fyll i händelser och skada/påverkan i Kalmar kommuns systemstöd för intern kontroll, Hypergene. B. Bedöm riskerna Bedöm sannolikheten för att skada/påverkan inträffar samt konsekvensen om skada/påverkan inträffar. Sannolikheten ska sedan multipliceras med konsekvensen som ger ett riskvärde. Sannolikhet Frågeställning: Hur stor är sannolikheten för att skada/påverkan inträffar? 1 poäng Mycket liten Kan hända med minst 10 års mellanrum 2 poäng Liten Kan hända med några års mellanrum 3 poäng Stor Kan hända några gånger om året 4 poäng Mycket stor Kan hända varje vecka Konsekvens Frågeställning: Vad är konsekvensen om skada/påverkan inträffar? 1 poäng Mycket liten Mindre skada eller påverkan 2 poäng Liten Begränsad skada eller påverkan 3 poäng Stor Allvarlig skada eller påverkan 4 poäng Mycket stor Mycket allvarlig skada eller påverkan Beslut om åtgärder Om riskvärdet blir 9 poäng eller högre eller om konsekvensen bedöms som 4:a, ska kontrollmoment alltid anges och i de fall risken redan inträffat vid riskanalysen skall en aktivitet för att åtgärda risken anges. Riskvärderingen ska utgå från varje process och varje riskkategori var för sig och inte ställas mot varandra vid värdering av konsekvens.

24 4 (4) C. Intern kontrollplan Som ett resultat av genomförd riskanalys ska nämnden upprätta en intern kontrollplan och i planen anges de kontrollmoment och aktiviteter som ska syfta till att upptäcka samt undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel i nämndens verksamheter Den interna kontrollplanen med tillhörande riskanalys ska innehålla: Risk med beskrivning och riskvärdering (Exempel risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt). Riskkategori (Exempel verksamhetsrisk). Ansvarig (Exempel Erik Karlsson). Riskvärde med sannolikhat och konsekvens angivna (Exempel riskvärde 9, sannolikhet 3, konsekvens 3) samt motivering till angivna värden. Kontrollmoment/Titel (Exempel dokumentation av arbetsuppgifter). Beskrivning/Metod/Frekvens (Exempel enhetscheferna ansvarar för att väsentliga arbetsuppgifter dokumenteras och instruktioner upprättas. Genomgång och aktualitetskontroll samtliga befintliga rutiner. D. Uppföljning av intern kontroll All rapportering och rapportuppföljning ska ske med hjälp av Kalmar kommuns systemstöd för intern kontroll samt i enlighet med framtagen instruktioner i verksamhetshandboken; Hypergene - registrering och uppföljning av intern kontroll, riskanalys. Nämnden följer upp den interna kontrollen löpande I samband med upprättande av nämnds årsrapport för det gångna året biläggs rapporten Internkontroll uppföljning processer Kommunsstyrelsen får senast i maj en uppföljning av kommunledningskontoret med en samlad bedömning av nämndernas arbete med intern kontroll i de olika processerna. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag på förbättringar.

25 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Patrik Ohlsson SFN 2017/ Servicenämnden Beslutsattester serviceförvaltningen uppdatering Förslag till beslut Servicenämnden fastställer serviceförvaltningens förslag till beslutsattestanter och ersättare Bakgrund Uppdatering av attestförteckning har gjorts då tillsättning av ny enhetschef på park och IT har genomförts samt förändringar genomförts på serviceförvaltningens administration med nya enhetschefer. Patrik Ohlsson Ekonom Bilagor Beslutsattester serviceförvaltningen 2017 Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

26 VERKSAMHETSHANDBOK Fastställd av Dokumentansvarig Fastställd Servicenämnden Patrik Ohlsson Beslutsattestanter serviceförvaltningen 2017 Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) 15X Serviceförvaltningen Benny Wennberg Martina Adiels Balk, Patrik Ohlsson X Fastighet Gunilla Svensson Se överordnad nivå Förvaltare söder Göran Persson Björn Adolfsson, Mats Begnert, Simon Gottfridsson Förvaltare norr Björn Adolfsson Göran Persson, Mats Begnert, Simon Gottfridsson Förvaltare arrende Mats Begnert Björn Adolfsson, Göran Persson, Simon Gottfridsson Upphandling Maria Kleveborn Anders Johansson Administration Martina Adiels Balk Se överordnad nivå X Support Björn Hedbäck Se överordnad nivå Förråd Annika Eckefors Se överordnad nivå Transport Peter Hermansson Björn Hedbäck, Camilla Svensson Verkstad Peter Carlsson Camilla Svensson, Peter Hermansson Projekt support Maria Kleveborn Anders Johansson X Produktion Tomas Lexinger Anja Thörnell Park Madeleine André Bo Jonsson, Jenny Petersson, Ronny Erixon Sida 1 av 8

27 1542 Gata Anja Thörnell Henrik Bertilsson, Alexander Allansson Sida 2 av 8

28 Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) 1543 Fritid Ronny Gustafsson Pär-Åke Hallström X Fastighet Gunilla Svensson Se överordnad nivå X Bygg Gunilla Svensson Peder Hultgren Byggprojektledare 1 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö VVS-ingenjör Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö Byggprojektledare 2 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö Byggprojektledare 3 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö Byggprojektledare 4 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö Sida 3 av 8

29 Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) Byggprojektledare 5 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö Byggprojektledare 6 Gunilla Svensson Dan Söderström, Jim Olofsson, Mats Borg, Peder Hultgren, Simon Gottfridsson, Toni Sjöö X Fastighetsservice Kenneth Hinsegård Se överordnad nivå Planeringsingenjör Kenneth Hinsegård Se överordnad nivå X Kost, städ Björn Hedbäck Se överordnad nivå X Lokalvård Peter Gertsson Se överordnad nivå Städområde centrala Kalmar Thomas Long Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Virpi Ragnarsson, Ylva Wallin Städområde södra och mellersta Kalmar Ann-Cathrine Stolpe Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Thomas Long, Virpi Ragnarsson, Ylva Wallin Städområde gymnasieskolor Ylva Wallin Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Thomas Long, Virpi Ragnarsson 100 Sida 4 av 8

30 Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) Städområde yttre södra Linnea Björling Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Thomas Long, Virpi Ragnarsson, Ylva Wallin Städområde yttre norra Virpi Ragnarsson Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Thomas Long, Ylva Wallin Personalpool Ylva Wallin Ann-Cathrine Stolpe, Jenita Silverstrand, Linnea Björling, Thomas Long, Virpi Ragnarsson Städområde mellersta kommundelen Jenita Silverstrand Ann-Cathrine Stolpe, Linnea Björling, Thomas Long, Virpi Ragnarsson, Ylva Wallin X Kostchef skola Ann-Sofie Eriksson Karolin Gleisner Kökschef norra kommundelen Jörgen Nilsson Ann-Jeanette Wetterling, Bo Gustavsson, Jörgen Folkesson, Mats Lindell, Magnus Bolander Kökschef norra centralorten Kökschef mellersta centralorten Kökschef södra centralorten Mats Lindell Ann-Jeanette Wetterling Bo Gustavsson Ann-Jeanette Wetterling, Bo Gustavsson, Jörgen Folkesson, Jörgen Nilsson, Magnus Bolander Bo Gustavsson, Jörgen Folkesson, Mats Lindell, Jörgen Nilsson, Magnus Bolander Ann-Jeanette Wetterling, Jörgen Folkesson, Mats Lindell, Jörgen Nilsson, Magnus Bolander Sida 5 av 8

31 Ansvar Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) Kökschef mellersta kommundelen Magnus Bolander Ann-Jeanette Wetterling, Bo Gustavsson, Jörgen Folkesson, Mats Lindell, Jörgen Nilsson Kökschef Södermöre Jörgen Folkesosn Ann-Jeanette Wetterling, Bo Gustavsson, Mats Lindell, Jörgen Nilsson, Magnus Bolander X Kost omsorg Karolin Gleisner Ann-Sofie Eriksson X Kost omsorg norra delen John Eliasson Stefan Hildingsson X Kost omsorg södra delen Stefan Hildingsson John Eliasson X IT Robert Carlsson Magnus Garp Kundservice Christina Hagerth von Wendel Emmanuel Wintersteller, Lars-Olof Kangas, Magnus Garp 1582 Klienthantering Emmanuel Wintersteller Christina Hagerth von Wendel, Lars Olof Kangas, Magnus Garp 1583 Infrastruktur Lars-Olof Kangas Christina Hagerth von Wendel, Emmanuel Wintersteller, Magnus Garp 1584 Strategi, tjänsteutveckling Magnus Garp Christina Hagerth von Wendel, Emmanuel Wintersteller, Lars-Olof Kangas Sida 6 av 8

32 Bokföringsorder Nedanstående personer får attestera bokföringsorder med rättelser och omföringar, samt rätta andra uppenbara konteringsfel inom nedan angivna ansvar. Ansvar Benämning Beslutsattestant 15X Serviceförvaltningen 1512X Fastighet Ida Håkansson 154X Produktion Madeleine André 155X Fastighet Ida Håkansson Sara Andersson, Peter Broström, Rolf Johansson, Katja Nilsson, Susanne Oscarsson, Ulla Possbeck Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med Sida 7 av 8

33 Ändrat Sara till Patrik på 15X samt dokumentansvarig. Tagit bort Carina o Patrik o lagt till Katja och Sara på bokföringsorder. Ändrat Christina på 15X o 152 till Martina. Ändrat Susanne Eklund till Christina Hagerth von Wendel på 158X Ändrat Ronny Erixon till Medeleine Andre på 1541, RE är kvar som ersättare Sida 8 av 8

34 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Patrik Ohlsson SFN 2017/ Servicenämnden Budgetuppföljning och prognos efter oktober Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens prognos efter oktober och överlämna den till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt anvisningarna för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska servicenämnden lämna en ekonomirapport med rapportering av det bedömda helårsutfallet i jämförelse med budget efter oktober till kommunstyrelsen. Patrik Ohlsson Ekonom Bilagor Prognos driftredovisning oktober Uppföljning och prognos oktober Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

35 Servicenämnden Prognos driftsredovisning Prognos Driftsredovisning Tkr Budget Utfall Prognos Skillnad Verksamhet Efter oktober visar prognosen för serviceförvaltningen ett resultat på tkr. Central ledning och administration redovisar ett överskott på 600 tkr till stor del på lägre personalkostnader, men även beroende på minskade övriga kostnader såsom IT och telefoni samt resor. Verksamheten för gata och park redovisar en prognos på -1,5 mnkr. Bedömningen är att stormen och översvämningen i början av januari har gett merkostnaderna för verksamheten på cirka 1 mnkr. Från och med 2017 ska serviceförvaltningen betala en dagvattenavgift till Kalmar Vatten för bortledning av dagvatten från allmänna platser och gator. Avgift om cirka 650 tkr för 2017 vilket inte är medräknat i budget. Kommunens höga investeringstakt gör att resurser avsedda för drift läggs på projekt. Detta hjälper upp det prognostiserade minusresultatet, dock inte i den omfattningen som bedömdes tidigare under året. För kost omsorg kompenseras de högre livsmedelspriserna av lägre personal- och mattransportkostnader än budgeterat. I kombination med högre volym beräknas detta ge ett positivt resultat på 1300 tkr. Kost skola följer sin budget. Transport aviserar ett överskott om ca 500 tkr. Detta beror på ökade volymer inom leasingverksamheten. okt 2017 Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Summa Upphandling prognostiserar ett överskott på 100 tkr beroende på högre intäkter än budgeterat, bland annat på grund av sålda utbildningar gällande ändringar i LOU. Kalmar kommun kommer under 2017 att införa komponentredovisning i anläggningsregistret. Detta innebär fler detaljer i anläggningsregistret samt att avskrivningar anpassas efter verklig livslängd. Följden kommer att innebära en omfördelning av kostnader från drift till investering. Det kommer även medföra förändringar av kapitalkostnaderna. Eventuella avvikelser orsakade av principförändringen kommer att tas centralt hos kommunen. 1

36 Serviceförvaltningen Oktober 2017 Varians Verksamhet Prognos okt Adm Nämnd 165 Adm FC+ adm 452 Adm Vindkraft 0 Adm Kustmiljö -17 Adm Bilpool 0 Adm summa 600 Support Städ 0 Support CF 0 Support Kost skola 0 Support Kost omsorg Support Transport Leasing 500 Support Transport Åkeri 0 Support Transport Verkstad 0 Support summa Fastighet Bygg -170 Fastighet FS -174 Fastighet Förvaltning 139 Fastighet Hyresintäkter -40 Fastighet kapitalkostnader 0 Fastighet Drift Fastighet Avhälpande UH Fastighet Planerat UH 0 Fastighet summa 0 IT Alla 0 Upphandlingen Inköp 100 Produktion Summa Summa 1 000

37 Administrationen oktober 2017 Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: SERVICENÄMND Verksamhet: SERVICENÄMNDEN Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 iff mot budget 017 Jan- Okt % förbr Personalkostnader ,3% Lokalkostnader ,5% Övriga kostnader ,2% Summa Kostnader ,8% Summa Resultat ,8% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1510 SERVICENÄMND Verksamhet: FÖRVALTNINGSLEDNING Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 iff mot budget 017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,2% Personalkostnader ,1% Lokalkostnader ,2% Kapitalkostnader ,8% Övriga kostnader ,7% Summa Kostnader ,9% Summa Resultat ,4% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: ADMINISTRATION Verksamhet: ADMINISTRATION Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Sep 2017 Budget 2017 iff mot budget 017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,8% Personalkostnader ,0% Lokalkostnader ,4% Kapitalkostnader ,2% Övriga kostnader ,1% Summa Kostnader ,0% Finansiella poster 0 Konto saknas Summa Resultat ,1% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 15 SERVICENÄMND Verksamhet: VINDKRAFT Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 iff mot budget 017 Jan- Okt % förbr 36 FÖRS. AV VERKS. O ENTREPR ,2% Summa Intäkter ,2% Lokalkostnader ,4% Kapitalkostnader ,4% Övriga kostnader ,7% Summa Kostnader ,5% 85 FINANSIELLA KOSTNADER 1 Summa Finansiella poster 1 Summa Resultat Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: ADMINISTRATION Verksamhet: KUSTMILJÖ RAMBUDGET Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Sep 2017 Budget 2017 iff mot budget 017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,5% Personalkostnader ,9% Övriga kostnader ,3% Summa Kostnader ,9% Summa Resultat ,7% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: ADMINISTRATION Verksamhet: BILPOOL Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 iff mot budget 017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,0% Övriga kostnader ,3% Summa Kostnader ,3% Summa Resultat ,7%

38 Support oktober 2017 Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1571 LOKALVÅRD Verksamhet: Alla verksamheter Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 os diff mot budget all 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,8% Personalkostnader ,0% Lokalkostnader ,2% Kapitalkostnader ,1% Övriga kostnader ,9% Summa Kostnader ,1% Summa Resultat ,1% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1531 FÖRRÅD Verksamhet: Alla verksamheter Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 os diff mot budget all 2017 Jan- Okt % förbr 30 FÖRSÄLJNINGSMEDEL ,4% 36 FÖRS. AV VERKS. O ENT ,5% Summa Intäkter ,2% Personalkostnader ,5% Lokalkostnader ,6% Kapitalkostnader ,6% Övriga kostnader ,6% Summa Kostnader ,2% Summa Resultat ,3% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1572 KOSTCHEF SKOLA Verksamhet: Alla verksamheter Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 os diff mot budget all 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,8% Personalkostnader ,8% Lokalkostnader ,6% Kapitalkostnader ,7% Övriga kostnader ,9% Summa Kostnader ,8% Summa Resultat ,7% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1573 KOST OMSORG Verksamhet: Alla verksamheter Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 os diff mot budget all 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,2% Personalkostnader ,1% Lokalkostnader ,0% Kapitalkostnader ,4% Övriga kostnader ,8% Summa Kostnader ,0% Summa Resultat ,5% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1534 TRANSPORT Verksamhet: LEASINGVERKSAMHET Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 os diff mot budget all 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,5% Personalkostnader ,7% Lokalkostnader ,6% Kapitalkostnader ,1% Övriga kostnader ,6% Summa Kostnader ,5% Summa Resultat ,8% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1534 TRANSPORT Verksamhet: TRANSPORTTJÄNSTER Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 os diff mot budget all 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,2% Personalkostnader ,2% Lokalkostnader ,2% Kapitalkostnader ,3% Övriga kostnader ,7% Summa Kostnader ,6% Summa Resultat ,7% Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1535 VERKSTAD Verksamhet: Alla verksamheter Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 os diff mot budget all 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,2% Personalkostnader ,9% Lokalkostnader ,6% Övriga kostnader ,6% Summa Kostnader ,3% Summa Resultat ,2%

39 Fastighet Oktober 2017 Verksamhet Prognos helår 2017 Budget helår 2017 Diff prognos budget Utfall Jan - okt 2017 Förbrukning Förvaltarna % Bygg Bygg beställningsarbeten FS % FS Beställningsarbeten Drift % Avhjälpande % Planerat % Intäkter % Kapitalkostnader % Summa: IT Oktober 2017 Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 158 IT Verksamhet: Alla verksamheter Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 ognos diff mot budget Utfall 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,4% Personalkostnader ,9% Lokalkostnader ,9% Kapitalkostnader ,5% Övriga kostnader ,0% Summa Kostnader ,8% Summa Resultat ,0% Upphandling oktober 2017 Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 1515 UPPHANDLING Verksamhet: Alla verksamheter Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 ognos diff mot budget Utfall 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,4% Personalkostnader ,8% Lokalkostnader ,9% Kapitalkostnader ,8% Övriga kostnader ,8% Summa Kostnader ,1% Summa Resultat ,7% Produktion oktober 2017 Resultaträkning År: 2017 Period: Oktober Ansvar: 154 PRODUKTION Verksamhet: Alla verksamheter Budgettyp: Prognos Oktober Budgetversion: 1 Konto P Okt 2017 Budget 2017 ognos diff mot budget Utfall 2017 Jan- Okt % förbr Intäkter ,3% Personalkostnader ,4% Lokalkostnader ,2% Kapitalkostnader ,7% Övriga kostnader ,1% Summa Kostnader ,1% 85 FINANSIELLA KOSTNADER 1 Summa Finansiella poster 1 Summa Resultat ,3%

40 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger SFN 2017/ Servicenämnden Målbeskrivning vinterväghållning 2017/2018 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att fastställa målbeskrivning för vinterväghållning 2017/2018 daterad Bakgrund Målbeskrivning tas fram av serviceförvaltningen produktion och är årligen fastställd av servicenämnden. Målbeskrivningen är jämfört 2016/2017 ändrad avseende: Datum för när beredskap börjar och slutar, vilket är en anpassning till kalendern. Ett tillägg i hur parkeringsplatser inom parkeringsledningssystemet ska hanteras för att antal lediga platser ska vara korrekt på hänvisningstavlor och att minimera att lediga parkeringsplatser blir färre på grund av snö. Texten Områden söder om Södra vägen saltas normalt inte strykes då saltåtgärder förekommer för prioriterade busslinjer exempelvis vid lasarettet. Anja Thörnell Enhetschef Gata Bilagor Målbeskrivning vinterväghållning 2017/2018 Serviceförvaltningen Produktion

41 Handläggare Datum Anja Thörnell SN Målbeskrivning vinterväghållning Målbeskrivning tas fram av Serviceförvaltningen produktion och är årligen fastställd av Servicenämnden. Verksamhetens mål Arbetet ska organiseras och bedrivas så att de prioriterade trafiklederna snöröjs och halkbekämpas i första hand för att om möjligt vara klara till kl 07:00. Prioriterade GC-vägar snöröjs och halkbekämpas till kl 07:00. Övrig snöröjning enligt prio 1 och prio 2 nedan ska också om möjligt ske så att de är klara till kl 07:00. Snöbortforsling ska minimeras. Om snöbortforsling måste ske ska den om möjligt utföras nattetid. Allmänt Snöröjning följer uppgjorda kartor samt budlistor för salt och sandgator. Förvaltningens beredskap börjar den 09 nov 2017 och upphör den 22 mars Snöröjning Prio 1, Snöröjning startar när snötäckets djup uppgår till 3-7 cm djup och snöfallet fortsätter samt utifrån rådande väder och väderprognoser. Snöröjning påbörjas med tillfartsleder, bussleder, matargator, Kvarnholmen samt viktiga GC- och skolvägar. Bussleder prioriteras. Prio 2, Snöröjning startar när snötäckets djup uppgår till cm och snöfallet fortsätter. Tidigare åtgärder genomförs om större isbildning och ackumulerade packningsproblem bedöms kunna undvikas utifrån rådande väder och väderprognoser. Genomloppstiden för ett snöröjningsområde ska normalt vara mindre än 12 timmar. Efterföljande åtgärder ska normalt vara genomförda inom 24 timmar efter snöfallets upphörande. Halkbekämpning Större trafikleder, gator för genomfartstrafik och med busstrafik halkbekämpas med salt och sand. GC-leder halkbekämpas med sand och/eller saltlake. Gator inom Kvarnholmen sandas. Områden söder om Södra vägen saltas normalt inte. Övriga gator punktsandas efter behov. Speciell uppmärksamhet ägnas åt övergångsställen, busshållsplatser och gatukorsningar där viss saltning kan komma att förekomma. Busslinjer prioriteras. En specialbeställd sandningssand används, fraktion 2-6 väl trumlat, för att minska problemen med punktering på cyklar. Bilparkering Bortforsling av snö och snövallar vid parkerade bilar utförs ej om inte snöborforsling är planerad som en egen åtgärd. Antalet parkeringsplatser inom P-ledningssystem ska ajourhållas och ansamling av snö ska minimeras. Särskild hänsyns ska tas till kvarnholmens handel. Trånga gator med dubbelsidig parkering som inte rymmer snövallar skyltas vid behov om till enkelsidig parkering. Snöbortforsling Bortforsling sker först när upplagda snövallar blir till avgörande besvär ur trafik och trafiksäkerhetsaspekter. Katastrofläge När jourhavande arbetsledare finner att väderförhållandena och omständigheterna är sådana att målen i vinterväghållningen avsevärt inte kan innehållas ska Serviceförvaltningens förvaltningschef och/eller produktionschef kontaktas som beslutar om ett skyndsamt sammanträffande med kommunens katastrofledningsgrupp. Adress Box 611, Kalmar