IDI Kvalitetsprocess Version 2017:2 Beskrivning av huvudprocess och delprocesser

Transkript

1 IDI avser att ge en individ Ökad insikt om eget och andras beteende och stöd för bättre samspel. Det är det styrande målet i vår kvalitetsprocess och målet är alltså uppnått när individen fått det behovet tillfredsställt. För att styra processen har vi identifierat sju delprocesser som var för sig bidrar till att vi når detta mål med varje individ som gör en IDI-profil. Delprocesserna är som länkar i en kedja. En kedja är som bekant aldrig starkare än den svagaste länken. Vi är därför tydliga med ansvaret för varje delprocess. Den som är ansvarig för delprocessen ska söka feedback och kontinuerligt se över sin del av processen och även ge feedback till ansvariga för andra delprocesser om hen upptäcker brister. Om alla delprocessägare gör detta kommer vi att så ofta som det är möjligt att leverera en tjänst med hög kvalitet. Vi arbetar också kontinuerligt med att förbättra våra processer i linje med de riktlinjer som ISO-standarden Bedömningstjänster i arbetslivet processer och metoder för bedömning av människor i arbetsrelaterade syften (SS-ISO och ). Standarden formulerar separata krav på leverantörer och uppdragsgivare. Vi är leverantör i förhållande till handledaren som i detta sammanhang är vår uppdragsgivare.

2 När handledaren arbetar med instrumentet är hen leverantör i förhållande till sin uppdragsgivare i deras relation. Denna processbeskrivning avser främst att klargöra relationen mellan oss som leverantör och handledaren som uppdragsgivare. I handledarens relation till sina uppdragsgivare är handledaren leverantör och bör i varje särskilt fall tydliggöra ansvarsfördelningen i uppdragsbeskrivningen eller på annat sätt. ISO-standarden ger vägledning. Delprocess 1 Rekrytera, utbilda och behålla kompetenta IDI-handledare Processansvar Thomas För personer som vill bli handledare kräver vi först och främst en lämplig bakgrund (till exempel beteendevetare med erfarenhet av individ- och grupputveckling). Dessutom kräver vi att de delar våra värderingar över hur instrumentet skall användas. Att man själv har fått en egen IDI-profil i närtid är också en förutsättning. Handledarutbildning ges individuellt under en till två dagar beroende på den blivande handledarens erfarenhet. Efter att ha genomfört ett antal (minst två) så kallade praktikåterföringar får handledaren en licens som ger hen möjlighet att använda IDI i sin egen organisation eller i sin verksamhet som konsult eller terapeut. Denna information får alla som vill bli handledare. När handledaren uppvisat att hen uppfyller dessa krav kan utbildningen genomföras. Utbildningen ska ge handledaren grundläggande färdigheter att återföra IDI-resultat och från utbildningsdagen har handledaren fri tillgång till support från oss på För att upprätthålla handledares kompetens genomför vi årligen ett seminarium där vi bjuder in alla aktiva handledare. På seminariet går vi igenom nyheter, vi själva eller inbjudna externa föreläsare ger fördjupande information. Det är också ett forum för handledare att berätta om spännande projekt som de bedrivit där IDI ingått. Förutom det årliga seminariet som alltid hålls den sista fredagen i augusti genomför vi minst åtta dagsseminarier, så kallade fördjupningsseminarier, med ett begränsat antal deltagare (ca 8). De är tillfällen för erfarenhetsutbyte mellan handledare som använder IDI i liknande kontexter. Hösten 2017 genomför vi fem fördjupningsdagar; Ett för handledare som endast använder IDI i stöd till enskilda individer, tre för för handledare som oftast använder IDI i team och sammanhållna grupper och ytterligare ett för nyutbildade handledare. Vi genomför också särskilda utbildningar när vi gör stora tekniska förändringar i vårt system eller när handledare som varit inaktiva vill bli aktiva igen.

3 Allt handledarstöd inklusive dessa seminarier och utbildningar ingår i den licenskostnad som betalas årligen och innebär ingen extra kostnad för handledaren, förutom resa och logi. Delprocess 2 Säkra instrumentet och underhålla handledarstödet Processansvar Thomas, med stöd av Stefan m fl Vi arbetar kontinuerligt med att säkra att instrumentet uppfyller de kriterier som marknaden och vi själva satt upp för att garantera att vi på ett trovärdigt mäter det instrumentet ska mäta har Professor Bo Ekehammar skrivit en Technical Report bland annat baserat på insamlad data från Han har också i maj 2017 skrivit en ny med data från 2016 enbart för att komplettera den tidigare med analys av de förändringar i instrumentet som förra rapporten gav upphov till De senaste 13 åren har vi också fokuserat på att utveckla själva instrumentets kvalitet. Vi har anlitat flera experter inom psykometriområdet för detta arbete. Vid två tillfällen har Psykolog Sara Henrysson Eidvall för vår räkning granskat instrumentet i syfte att identifiera områden som behöver utvecklas för att svara upp mot de kriterier som European Federation of Psychologists' Associations (EFPA) utvecklat för revision av psykologiska instrument. Hennes rekommendationer styrde vårt utvecklingsarbete under Docent Anders Sjöberg har 2013 granskat vår förra version och funnit att den i hans ögon - väl svarar mot EFPA:s kriterier vilket han presenterade på vårt handledarseminarium Hösten 2013 lämnade vi därför in IDI till STP Stiftelsen för tillämpad psykologi för granskning och utlåtande. Deras rapport var positiv i de flesta hänseenden men på ett par punkter hade de kritik. En del av kritiken är befogad och sådana brister som vi känner till men andra påpekanden var vi frågande till och konsulterade därför både Bo Ekehammar och Anders Sjöberg. De hade också svår att förstå vissa av granskarnas uttalanden och framförallt Bo var oenig med granskarna om tolkningen av vissa bedömningskriterier. Trots att båda engagerades för att förtydliga det som kunde uppfattas som oklart i vårt material och påpeka det vi såg som felaktiga tolkningar av bedömningskriterierna vidhöll STP:s granskare sin kritik. Vi har därför valt att inte låta STP publicera rapporten. Vi tar naturligtvis lärdom av denna granskningsprocess och kommer att överväga behovet av en liknande granskning. För de som är intresserade av IDI:s psykometriska kvaliteter hänvisar vi till Professor Ekehammars Technical Report från 2013 och 2017 som ligger på vår hemsida. De som vill se STP:s granskningsrapport och vårt genmäle kan kontakta mig.

4 Det vi tidigare nämnt om standarden SS-ISO tillhör denna del av vår kvalitetsprocess. Under 2017 sjösätts vår nya tekniska plattform som ytterligare underlättar den administrativa hanteringen för handledare, deltagare och respondenter Delprocess 3 Informera deltagarna och säkra deras engagemang. Lägga upp aktiviteter på app.idi.se, beställa häften, distribuera instruktioner med länkar Processansvar IDI-handledaren Den tekniska plattform vi utvecklade 2013 var den första som gjorde det möjligt för handledare att själva lägga upp sina IDI-aktiviteter. Under 2017 introducerar vi som sagt en helt ny teknisk plattform med många nya funktioner som skall underlätta för handledare att administrera sina aktiviteter och för deltagare och respondenter att lämna underlag på ett ännu smidigare sätt. De instruktioner med deltagarkoder som var nödvändiga att hantera det tidigare systemet ersätts med en metod där deltagare får ett mail från systemet med instruktion och en länk som tar dem till sin unika inloggning. Det absolut bästa sättet att informera deltagare är att möta deltagaren fysiskt förklara hur processen kommer att gå till. Då kan handledaren samtidigt berätta om syftet med att använda instrumentet m m. Det är också ett lämpligt tillfälle att besvara alla de frågor som deltagaren kan ha om instrumentet, lämpligt urval av respondenter m m. Det måste alltid framgå att det är frivilligt att göra profilen. Delprocess 4 Fyll i självprofil. Engagera och motivera respondenter och bevaka att de levererar underlag Processansvar Deltagaren När deltagaren loggat in och fyllt i sin självprofil får hen sedan tillgång till den olika möjligheter att engagera de respondenter minst sex - som de vill ska lämna underlag. Tillvägagångssättet beskrivs tydligt i det mail deltagaren får, men de får också tydliga instruktioner när de loggat in. Det vanligaste skälet till att göra en IDI-profil är att deltagaren vill ha ökad insikt om hur hens beteende upplevs av andra. Beteende är definitionsmässigt en funktion av personlighet och sammanhang. Deltagaren bör därför söka ett brett urval av respondenter. Helst från många olika sammanhang. Deltagaren bör inte välja personer som hen lever ihop med (fru/man/sambo/partner). Inte heller föräldrar och syskon.

5 Skälet till detta är att deras bild av personen ofta är färgad av andra faktorer än det beteende de ser idag. Vill deltagaren göra ett urval utifrån andra principer bör handledaren vara öppen för det, men diskutera detta urval utifrån deltagarens syfte med att göra profilen. Det finns inte någon övre gräns för hur många respondenter som kan engageras och fler observationer borgar oftast för säkrare mätresultat. Det har dock visat sig att möjligheten att engagera många personer i många fall lett till att personer engagerar människor som de haft kontakt med tidigare (gamla skolkamrater och gamla arbetskamrater) samt även personer som aldrig eller mycket sällan träffar personen i verkliga livet. I den information som handledaren ger deltagaren (delprocess 3) bör understrykas att IDI är ett utvecklingsverktyg för att utveckla samspelet med andra. De personer som deltagaren väljer att bidra med underlag bör ha haft kontakt med hen i närtid och gärna vara sådana som hen kommer att ha framtida samarbete med. Respondenterna bör också informeras om att deras identitet inte avslöjas när de fyller i underlaget. Delprocess 5 Leverera externa underlag för profilen Processansvar Respondenterna Respondenterna loggar in med den länk det fått. De bör kolla att namnet på formuläret stämmer med namnet på den de skall beskriva innan de börjar fylla i formuläret. När de fyllt i formuläret får de ett tack-meddelande som bevis för att systemet tagit emot informationen. Delprocess 6 Leverera beställda IDI-häften Processansvar Exakta tryckeri När handledare lägger upp en ny aktivitet anger de samtidigt hur många IDI-häften de behöver, vilket språk de ska vara på skrivna på, vart de ska skickas och när de senast skall vara framme. Häftena distribueras sedan från vårt tryckeri till angiven adress.

6 Delprocess 7 Hämta färdiga profiler från hemsidan Presentera resultatet Processansvar IDI-handledaren Från vår tekniska plattform laddar handledaren hem de färdiga profilerna och väljer samtidigt vilket språk de skall vara på innan de trycks för att levereras vid återkopplingen. När minst sju underlag (självskattning plus sex så kallade andraskattningar) kommit in kalkylerar programmet automatiskt en profil. Kalkyleringen görs om för varje nytt underlag som kommer in. Därför bör nedladdning av de färdiga profilerna och tryckning ske så nära återföringstillfället som möjligt. Med profilen/profilerna i sin hand ska handledaren nu möta deltagaren och återföra resultatet. För denna del av processen har vi tagit fram en särskild handledarmanual samt en mängd stödmaterial. Dessa blir handledaren bekant med under utbildningsdagen och de senaste versionerna finns alltid att ladda hem från hemsidan app.idi.se. Vi rekommenderar att handledaren avsätter cirka tre timmar för en individuell återföring och minst fyra timmar om det är flera deltagare som får sina resultat i samband med en utbildning eller någon annan gruppaktivitet. Som stöd för design av återföringar och fördjupning med mera har vi också utvecklat ett övningshäfte som också finns att ladda ner från hemsidan. Stockholm den 9 november 2017 Thomas Larsson VD