IDI:s nya kvalitetsprocess

Transkript

1 IDI:s nya kvalitetsprocess Ökad insikt om eget och andras beteende Stöd för bättre samspel Lägga beställning på hemsidan och distribuera IDIinstruktion till deltagare IDI-handledaren Rekrytera, utbilda och behålla kompetenta IDIhandledare Thomas Fyll i självprofil Ladda hem instruktion Engagera respondenter Deltagaren Säkra instrumentet och underhålla handledarstödet Thomas med stöd av Stefan m fl Leverera externa underlag för profilen Respondenterna Leverera beställda IDI-häften Stefan Hämta färdiga profiler från hemsidan Presentera resultatet IDI-handledaren IDI avser att ge en individ Ökad insikt om eget och andras beteende och stöd för bättre samspel. Det är det styrande målet i vår kvalitetsprocess och målet är alltså uppnått när individen fått det behovet tillfredsställt. För att styra processen har vi identifierat sju delprocesser som var för sig bidrar till att vi når detta mål med varje individ som gör en IDI-profil. Delprocesserna är som länkar i en kedja. En kedja är som bekant aldrig starkare än den svagaste länken. Vi är därför tydliga med ansvaret för varje delprocess. Den som är ansvarig för delprocessen ska söka feedback och kontinuerligt se över sin del av processen och även ge feedback till ansvariga för andra delprocesser om han/hon upptäcker brister. Om alla delprocessägare gör detta kommer vi att så ofta som det är möjligt att leverera en tjänst med hög kvalitet. Vi arbetar också kontinuerligt med att förbättra våra processer i linje med de riktlinjer som ISO-standarden Bedömningstjänster i arbetslivet processer och metoder för bedömning av människor i arbetsrelaterade syften (SS-ISO och ). Standarden formulerar separata krav på leverantörer och uppdragsgivare. Vi är leverantör i förhållande till handledaren som i detta sammanhang är vår

2 uppdragsgivare. När handledaren arbetar med instrumentet är han/hon leverantör i förhållande till sin uppdragsgivare i deras relation. Denna processbeskrivning avser främst att klargöra relationen mellan oss som leverantör och handledaren som uppdragsgivare. I handledarens relation till sina uppdragsgivare är handledaren leverantör och bör i varje särskilt fall tydliggöra ansvarsfördelningen i uppdragsbeskrivningen eller på annat sätt. ISO-standarden ger vägledning. Delprocess 1 Rekrytera, utbilda och behålla kompetenta IDI-handledare Thomas För personer som vill bli handledare kräver vi först och främst en lämplig bakgrund (till exempel beteendevetare med erfarenhet av individ- och grupputveckling). Dessutom kräver vi att de delar våra värderingar över hur instrumentet skall användas. Att man själv har fått en egen IDI-profil i närtid är också en förutsättning. Handledarutbildning ges individuellt under en till två dagar beroende på den blivande handledarens erfarenhet. Efter att ha genomfört ett antal (minst två) praktikåterföringar får handledaren en licens som ger honom/henne möjlighet att använda IDI i sin egen organisation eller i sin verksamhet som konsult eller terapeut. Denna information får alla som vill bli handledare. När handledaren uppvisat att han/hon uppfyller dessa krav kan utbildningen genomföras. Utbildningen ska ge handledaren grundläggande färdigheter att återföra IDI-resultat och från utbildningsdagen har handledaren fri tillgång till support från oss på Effectiveness Consultants Sverige AB. För att upprätthålla handledares kompetens genomför vi årligen ett seminarium där vi bjuder in alla aktiva handledare. På seminariet går vi igenom nyheter, vi själva eller inbjudna externa föreläsare ger fördjupande information. Det är också ett forum för handledare att berätta om spännande projekt som de bedrivit där IDI ingått. Förutom det årliga seminariet som alltid hålls den sista fredagen i augusti genomför vi minst åtta dagsseminarier, så kallade fördjupningsseminarier, med ett begränsat antal deltagare (ca 8). De är tillfällen för erfarenhetsutbyte mellan handledare som använder IDI i liknande kontexter. Våren 2016 genomför vi fyra fördjupningsdagar Ett seminarium för handledare som endast använder IDI i stöd till enskilda individer, två för för handledare som oftast använder IDI i team och sammanhållna grupper och ytterligare ett för nyutbildade handledare. Vi genomför också särskilda utbildningar när vi gör stora tekniska förändringar i vårt system eller när handledare som varit inaktiva vill bli aktiva igen.

3 Allt handledarstöd inklusive dessa seminarier och utbildningar ingår i den licenskostnad som betalas årligen och innebär ingen extra kostnad för handledaren, förutom resa och logi. Delprocess 2 Säkra instrumentet och underhålla handledarstödet Thomas, med stöd av Stefan m fl Vi arbetar kontinuerligt med att säkra att instrumentet uppfyller de kriterier som marknaden och vi själva satt upp för att garantera att vi på ett trovärdigt mäter det instrumentet ska mäta har Professor Bo Ekehammar skrivit en så kallad Technical Report bland annat baserat på insamlad data från De senaste elva åren har vi också fokuserat på att utveckla själva instrumentets kvalitet. Vi har anlitat flera experter inom psykometriområdet för detta arbete. Vid två tillfällen har Psykolog Sara Henrysson Eidvall för vår räkning granskat instrumentet i syfte att identifiera områden som behöver utvecklas för att svara upp mot de kriterier som European Federation of Psychologists' Associations (EFPA) utvecklat för revision av psykologiska instrument. Hennes rekommendationer har styrt vårt utvecklingsarbete under Docent Anders Sjöberg har 2013 granskat vår senaste version och funnit att den i hans ögon - väl svarar mot EFPA:s kriterier vilket han presenterade på vårt handledarseminarium Hösten 2013 lämnade vi därför in IDI till STP Stiftelsen för tillämpad psykologi för granskning och utlåtande. Deras rapport var positiv i de flesta hänseenden men på ett par punkter hade de kritik. En del av kritiken är befogad och sådana brister som vi känner till men andra påpekanden var vi frågande till och konsulterade därför både Bo Ekehammar och Anders Sjöberg. De hade också svår att förstå vissa av granskarnas uttalanden och framförallt Bo var oenig med granskarna om tolkningen av vissa bedömningskriterier. Trots att båda engagerades för att förtydliga det som kunde uppfattas som oklart i vårt material och påpeka det vi såg som felaktiga tolkningar av bedömningskriterierna vidhöll STP:s granskare sin kritik. Vi har därför valt att inte låta STP publicera rapporten. Vi tar naturligtvis lärdom av denna granskningsprocess och kommer att överväga behovet av en liknande granskning. För de som är intresserade av IDI:s psykometriska kvaliteter hänvisar vi till Professor Ekehammars Technical Report som ligger på vår hemsida. De som vill se STP:s granskningsrapport och vårt genmäle kan kontakta mig.

4 Det vi tidigare nämnt om standarden SS-ISO tillhör denna del av vår kvalitetsprocess. Vi sjösatte vårt nuvarande tekniska stöd för hantering av hela processen från uppläggning av IDI-aktiviteter till leverans av kalkylerade IDI-profiler under Det har fungerat utmärkt och vi gör kontinuerligt förbättringar för att underlätta för vår egen administration, våra handledare, testpersoner och deras respondenter. Dessa förändringar sker löpande och samtidigt uppdateras vår Användarmanual IDIWEB. En sammanfattning av nyheterna presenteras på det årliga IDI-handledarseminariet. Delprocess 3 Lägga beställningar på hemsidan och distribuera IDI-instruktion till deltagare IDI-handledaren Den tekniska plattform vi utvecklat gör det möjligt för handledare att själv lägga upp sina IDI-aktiviteter på hemsidan. För detta har vi tagit fram en särskild Användarmanual IDIWEB som ger vägledning. När handledaren lagt upp en aktivitet skapar programmet pdf-filer med instruktioner och unika deltagarkoder som sedan distribueras till deltagarna. Det absolut bästa sättet att distribuera instruktionen är att möta deltagaren och fysiskt lämna över instruktionen på papper. Då kan handledaren samtidigt ge instruktionen muntligt och berätta om syftet med att använda instrumentet m m. Det är också ett lämpligt tillfälle att besvara alla de frågor som deltagaren kan ha om instrumentet, tillvägagångssätt för att välja respondenter med mera. Distribueras instruktionerna på annat sätt, till exempel genom att bifoga pfd-filen i ett mail, är det viktigt att handledaren är tydlig med sina mål och syften med att använda instrumentet och vad som krävs av deltagaren för att vi ska kunna ta fram en profil. Det måste alltid framgå att det är frivilligt att göra profilen. Delprocess 4 Fyll i självprofil, Ladda hem instruktion, Engagera respondenter Deltagaren När deltagaren fyllt i sin självprofil på kan han/hon sedan ladda hem en pdf med instruktioner till sina respondenter. Denna instruktion innehåller hans/hennes

5 namn samt den unika deltagarkod som respondenten behöver för att lämna sitt underlag. Tillvägagångssättet beskrivs tydligt i den instruktion deltagaren fått, men finns även att läsa på hemsidan. Det vanligaste skälet till att göra en IDI-profil är att deltagaren vill ha ökad insikt om hur hans/hennes beteende upplevs av andra. Beteende är definitionsmässigt en funktion av personlighet och sammanhang. Deltagaren bör därför söka ett brett urval av respondenter. Helst från många olika sammanhang. Deltagaren bör inte välja personer som han/hon lever ihop med (fru/man/sambo/partner). Inte heller föräldrar och syskon. Skälet till detta är att deras bild av personen ofta är färgad av andra faktorer än det beteende de ser idag. Vill deltagaren göra ett urval utifrån andra principer bör handledaren vara öppen för det, men diskutera detta urval utifrån deltagarens syfte med att göra profilen. Det finns inte någon övre gräns för hur många respondenter som kan engageras och fler observationer borgar oftast för säkrare mätresultat. Det har dock visat sig att möjligheten att engagera många personer i många fall lett till att personer engagerar människor som de haft kontakt med tidigare (gamla skolkamrater och gamla arbetskamrater) samt även personer som aldrig eller mycket sällan träffar personen IRL (In Real Life). I den information som handledaren ger deltagaren (delprocess 3) bör understrykas att IDI är ett utvecklingsverktyg för att utveckla samspelet med andra. De personer som deltagaren väljer att bidra med underlag bör ha haft kontakt med hen i närtid och gärna vara sådana som hen kommer att ha framtida samarbete med. Respondenterna bör också informeras om att deras identitet inte avslöjas när de fyller i underlaget. Delprocess 5 Leverera externa underlag för profilen Respondenterna Respondenterna loggar in med deltagarens deltagarkod enligt den instruktion som de fått. De bör kolla att deltagarkoden stämmer med namnet innan de börjar fylla i formuläret på nätet. När de fyllt i formuläret får de ett tack-meddelande som bevis för att systemet tagit emot informationen. Det har tidigare funnits möjlighet att fylla i formuläret på papper. Den möjligheten är borttagen i vårt nya system. Det är nu endast via hemsidan som respondenter kommer åt formuläret.

6 Delprocess 6 Leverera beställda IDI-häften Stefan När handledare lägger upp en ny aktivitet anger de samtidigt hur många IDI-häften de behöver, vilket språk de ska vara på skrivna på och vart de ska skickas. Böckerna skickas sedan från oss. Delprocess 7 Hämta färdiga profiler från hemsidan Presentera resultatet IDI-handledaren Den tekniska plattformen gör det nu möjligt för handledare att själva hämta de färdiga profilerna på hemsidan. Hur det går till framgår av användarmanualen som vi nämnt tidigare. När minst sju underlag (självskattning plus sex så kallade andraskattningar) kommit in kalkylerar programmet automatiskt en profil. Kalkyleringen görs om för varje nytt underlag som kommer in. Därför bör nedladdning av de färdiga profilerna och tryckning ske så nära återföringstillfället som möjligt. Med profilen/profilerna i sin hand ska handledaren nu möta deltagaren och återföra resultatet. För denna del av processen har vi tagit fram en särskild handledarmanual samt en mängd stödmaterial. Dessa blir handledaren bekant med under utbildningsdagen och den senaste versionen finns alltid att ladda hem från hemsidan. Vi rekommenderar att handledaren avsätter cirka tre timmar för en individuell återföring och minst fyra timmar om det är flera deltagare som får sina resultat i samband med en utbildning eller någon annan gruppaktivitet. Som stöd för design av återföringar och fördjupning med mera har vi också utvecklat ett övningshäfte som också finns att ladda ner från hemsidan. Stockholm den 1 mars 2016 Thomas Larsson VD