[1] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN

Transkript

1 [1] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN

2 INNEHÅLL SM-VECKAN SM-veckan arrangeras av Riksidrottsförbundet (RF) i samarbete med berörda specialidrottsförbund (SF) och värdstaden. Sveriges Television (SVT) är sändande bolag. Den första SM-veckan genomfördes i Sundsvall vintern 2009 och i Malmö sommaren samma år. I Sundsvall deltog 5 idrotter och i Malmö 11 idrotter. Idag är evenemanget betydligt större med både fler idrotter och fler aktiva. Syftet med evenemanget är att under en veckas tid, i en och samma stad, genomföra flera svenska mästerskap i olika idrotter. SM-veckan ska återkomma varje år, vinter och sommar, och ska genomföras på olika orter i Sverige. Alla SF som är medlemmar i RF är välkomna att delta i SM-veckan. SM-veckan ska även bidra till att höja statusen på SM-tävlingar och ett SM-tecken ska vara något alla idrottare strävar efter. Här får ni ta del av den manual RF har tagit fram för värdstaden, där vi samlat information och skrivit ner riktlinjer för att vi på ett gemensamt sätt ska kunna genomföra evenemanget så smidigt och bra som möjligt. Bakgrund 4 Förutsättningar SM-veckan 5 Förutsättningar för deltagande i SM-veckan 6 Vision & mål 7 Organisation 8 Avtal 12 TV-sändningar 13 Värdstadens ekonomiska åtaganden 15 Sponsring & samarbetspartners 17 Evenemanget SM-veckan 19 Tävlingsevenemanget 20 Tävlingsarenor 21 Tävlingsprogram 22 Kringevenemang 23 SM-passet & entrébiljetter 24 SM-veckan i staden 25 Infrastruktur & logistik 26 Logi 27 Tillstånd 27 Säkerhetsarbete & krishantering 28 Sjukvård 30 Försäkringar 31 Volontärer 32 Hållbara evenemang 33 Hållbara evenemang 34 Miljöcertifiering av SM-veckan 36 Kommunikation & Marknadsföring 37 Kommunikation & Marknadsföring 38 Press & Media 40 Branding 42 Utvärdering 43 Utvärdering 44 [2] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [3]

3 BAKGRUND Idén med en SM-vecka kom från början från Ulf Karlsson, dåvarande ordförande i Svenska Squashförbundet. Han tog kontakt med SVT:s dåvarande sportchef Albert Svanberg, som utvecklade och kompletterade idén i samarbete med representanter för Riksidrottsförbundet till det som idag utgör dagens SM-vecka. Den bygger på att några stora idrotter skapar basen för små och medelstora idrotter att delta och visa upp sina SM-tävlingar i ett större sammanhang. SM-veckan startade som ett 3-årigt projekt men är sedan 2012 ordinarie basverksamhet på Riksidrottsförbundet. En viktig anledning till att projektet startade var att ett ökat antal internationella tävlingar och mästerskap minskat värdet på SM-tecknet. En gemensam SM-vecka för fler idrotter, på samma plats, skulle ge ökade samordningsvinster, bättre och mer koncentrerad mediebevakning samt framförallt höja statusen för SM-tecknet. VINTER SOMMAR 2009 Sundsvall 5 idrotter 2009 Malmö 11 idrotter 2010 Vinter-OS, ingen SM-vecka 2010 Malmö 14 idrotter 2011 Sundsvall 14 idrotter 2011 Halmstad 20 idrotter 2012 Östersund 15 idrotter 2012 Sommar-OS, ingen SM-vecka 2013 Falun 16 idrotter 2013 Halmstad 31 idrotter 2014 Umeå 16 idrotter 2014 Borås 41 idrotter 2015 Örebro 24 idrotter 2015 Sundsvall 38 idrotter FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DELTAGANDE I SM-VECKAN 2016 Piteå 2016 Norrköping [4] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [5]

4 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DELTAGANDE I SM-VECKAN Grundförutsättningen för ett deltagande i SM-veckan är att SM-tävlingen är en av RF sanktionerad mästerskapstävling för seniorer. Alla RF:s specialidrottsförbund har möjlighet att göra en intresseanmälan för valfritt antal av sina idrotter på SM-veckan sommar respektive SM-veckan vinter. Eftersom det är SF som äger sina egna SM-tävlingar kan en intresseanmälan inte inkomma från en lokal förening. De kan bara delegeras arrangörskapet för en SM-tävling från sitt SF men kan alltså inte göra en direkt intresseanmälan till RF. När tiden för intresseanmälan är passerad skickar RF ut underlag för en teknisk specifikation av respektive SM-tävling till SF. Den tekniska specifikationen utgör underlag för det arbete som värdstaden tillsammans med SF och arrangörsföreningen behöver göra för att avgöra om man kan ge respektive idrott rätt förutsättningar att delta på SM-veckan. Följande utdrag är urklipp ur Riksidrottsförbundets stadgar: 12 kap Tävlingar 1 * Mästerskapstävlingar (ändr. 2013) RF:s mästerskapstävlingar, som får anordnas i de idrottsgrenar för vilka efter framställning av vederbörande SF mästerskap godkänts av RS, omfattar för såväl kvinnor som män: svenska mästerskapstävlingar (SM), svenska mästerskapstävlingar för juniorer (JSM), distriktsmästerskapstävlingar (DM), samt distriktsmästerskapstävlingar för juniorer (JDM). Den som under det kalenderår tävlingen äger rum fyller högst 20 år räknas som junior. SF har dock rätt att i sina stadgar eller tävlingsregler fastställa annan åldersgräns. Mästerskapstävling får avse såväl individuell tävling som tävling för lag, sammansatt av medlemmar i samma förening eller, om så uttryckligen medgetts i SF:s tävlingsregler, av medlemmar i olika föreningar. SM och DM anordnas enligt vederbörande SF:s tävlingsregler. VISION & MÅL SM-veckans vision och mål SM-veckan ska höja statusen på SM-tecken och utgöra ett lyskraftsevenemang för svensk idrott på elitnivå. Ett SM-tecken ska vara något som alla idrottare strävar efter. SM-veckan ska arbeta för att hjälpa alla medlemsidrotter att få den uppmärksamhet de förtjänar. Syftet med SM-veckan är att under en veckas tid, i en och samma stad, genomföra svenska mästerskap i olika idrotter. SM-veckan ska återkomma varje år, vinter och sommar, och genomföras på olika orter i Sverige. Värdstadens vision och mål för SM-veckan Det är viktigt att värdstaden själva arbetar fram en vision och ett mål för sitt arbete med SMveckan och är tydliga med vad de vill att invånarna, besökarna och deltagarna ska känna för evenemanget. Fundera över följande frågor: Vad är motivet till att ni vill anordna evenemanget? Vad vill ni uppnå med evenemanget? Vilka värderingar ska genomsyra evenemanget? 2 * Mästerskapstecken RF:s mästerskapstävlingar gäller tävlan om RF:s mästerskapstecken. RF:s mästerskapstecken får delas ut endast i tävling, där minst två tävlande eller, när det gäller lagmästerskap, minst två lag startat. SF har rätt att i sina stadgar eller tävlingsregler föreskriva att antalet tävlande eller lag ska vara större än vad som sägs här. RF:s mästerskapstecken delas ut till individuell segrare och segrande lag i SM, JSM, DM och JDM samt i miniatyr till deltagarna i segrande lag. Dessa tecken är utförda i förgyllt brons. För andra respektive tredje plats i sådan tävling kan utdelas RF-tecken i silver- respektive bronsutförande. Från dessa regler gäller dock - såvitt angår tävling för lag - det undantaget att, om deltagarna i laget är medlemmar i olika föreningar utdelas inte något mästerskapstecken till laget utan endast miniatyrtecken till deltagarna i laget. 3 * Rätt att delta i SF:s tävlingar Endast idrottsutövare som är medlem i förening ansluten till SF har rätt att delta i detta SF:s tävlingsverksamhet. För utländsk idrottsutövare, som inte representerar en RF-organisation krävs motsvarande organisationsanknytning. SF har rätt att i sina stadgar eller tävlingsregler ange ytterligare förutsättningar för deltagande. [6] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [7]

5 ORGANISATION Innan ni startar evenemangsarbetet är det viktigt att ni först skapar en organisation som innehåller rätt kompetens och funktioner anpassat till det specifika evenemanget SM-veckan. Det är viktigt att organisationens medlemmar har mandat att arbeta i projektet utifrån de arbetsinsatser som evenemanget kräver. Valet av medarbetare i organisationen är viktigt eftersom det är den gemensamma kompentensen som leder till det slutgiltiga målet. Parter som deltar i SM-veckan Riksidrottsförbundet (RF) Konceptägare till SM-veckan och har det övergripande ansvaret för helheten i evenemanget. RF är avtalspart mot värdstaden och enskild avtalspart mot SF. Leder styrgruppen och den centrala projektgruppen. SVT Är sändande bolag och äger media- och sändningsrättigheterna till SM-veckan samt sköter all tv-produktion på plats. SVT:s kravspecifikation gentemot värdstaden är reglerad i RF:s avtal med värdstaden. Värdstad Har ansvar för genomförandet av SM-veckan, vilket innebär att skapa förutsättningar för de lokala arrangörerna att genomföra sina SM-tävlingar och de olika kringevenemangen i staden. SISU Idrottsutbildarna/RF:s distriktsidrottsförbund (SISU-d/DF) Varje distrikt har ett gemensamt kansli där både distriktsidrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna gemensamt stöttar och företräder idrotten i distriktet. Under SM-veckan är SISU Idrottsutbildarna/DF värdstaden behjälplig med utveckling och utbildning av lokala föreningarna som deltar på SM-veckan. Deltar i centrala och lokala projektgruppen. Samarbetspartners (centralt) Här finns de parter som RF har avtal med, huvudsponsorer, officiella partners och officiella leverantörer till SM-veckan. Samarbetspartners (lokalt) Här finns de parter som värdstaden har avtal med, lokala samarbetspartners och officiella leverantörer till SM-veckan. Specialidrottsförbund (SF) Är en av Riksidrottsförbundets medlemsförbund och ägare av sina SM-tävlingar. Kan vara arrangör på plats om lokal förening saknas. Är avtalspart mot RF. Lokal idrottsförening Genomför SM-tävlingarna på uppdrag av sitt SF. Värdstaden skriver lokalt avtal med lokala arrangören. Så här jobbar vi i projektorganisationen SM-veckan är ett komplext evenemang i och med att det är samarbete mellan flera parter och att det består av flera enskilda evenemang i ett totalevenemang. Eftersom SM-veckan dessutom lika mycket är en TV-produktion med målet att samla flera idrotter på gemensamma tävlingsarenor på publika platser, så ställer det också extra stora krav på en samtrimmad och mycket flexibel organisation. SM-veckans organisation innehåller ett flertal olika funktioner i både styrgruppen och projektgrupperna. BESLUTSFATTANDE FÖREDRAGANDE Styrgruppen SVT Personer på direkt beslutsfattande nivå. SVT Projektledare STYRGRUPP Ansvarig: RF RF Personer på direkt beslutsfattande nivå. RF Projektledare Kommunikationsansvarig, RF VÄRDSTADENS KOMMUNCHEF eller motsvarande VÄRDSTADEN Projektledare Styrgruppen leds av RF:s sponsor- och evenemangsansvarig. Styrgruppen ska innehålla nyckelpersoner med direkt beslutsmandat från RF, SVT och värdstaden. Värdstaden bör representeras med kommunchef eller motsvarande beslutsfattare. Gruppen ska också innehålla RF:s kommunikationsansvarige för att säkra upp snabb kommunikativ hantering kring de beslut som tas i styrgruppen. Projektledarna från RF, SVT och värdstaden deltar som föredragande. Styrgruppen har som huvudansvar att ta de stora ekonomiska besluten för evenemanget, t ex arenaanpassningar och idrotters medverkan i SM-veckan. [8] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [9]

6 LOKAL STYRGRUPP CENTRAL PROJEKTGRUPP Ansvarig: RF LOKAL STYRGRUPP LOKAL PROJEKTGRUPP Ansvarig: Värdstadens projektledare SVT Projektledare SVT Projektledare CENTRAL PROJEKTGRUPP Ansvarig: RF RF Projektledare RF Projektledare VÄRDSTAD Projektledare VÄRDSTADEN Kommunikationsansvarig. VÄRDSTADEN Kommunikationsansvarig. VÄRDSTADEN Arenaansvarig. VÄRDSTAD Projektledare LOKALT DF/SISU LOKALT DF/SISU Vid valda tillfällen deltar personer från den lokala projektorganisationen. Värdstadens projektledare ansvarar för att VÄRDSTADEN Vid valda tillfällen rätt deltar person är med vid Arenaansvarig. personer från den lokala rätt tillfälle. projektorganisationen. Värdstadens projektledare ansvarar för att rätt person är med vid rätt tillfälle. RF Kommunikationsansvarig. ARENA- ANSVARIG Värdstad RF Kommunikationsansvarig. ARENA- ANSVARIG Värdstad LOKAL PROJEKTGRUPP Ansvarig: Värdstadens projektledare PROJEKTLEDARE Värdstad PROJEKTLEDARE Värdstad KOMMUNIKA- TIONSANSVARIG Värdstad KOMMUNIKA- TIONSANSVARIG Värdstad IT Värdstad IT Värdstad Den centrala projektgruppen Den centrala projektgruppen leds av RF:s projektledare. Centrala projektgruppen ska koordinera samarbetet mellan RF, värdstad och SVT. I gruppen ingår projektledarna från både värdstad, RF och SVT, inklusive kommunikationsansvariga från både RF och värdstaden och den huvudansvarige för evenemangets arenor. Här tas det operativa ansvaret för konceptet SM-veckan och ges återkoppling till den lokala projektgruppen med både vägledning och beslut kring arbetet med evenemanget. Den lokala projektgruppen Den lokala projektgruppen leds av Riksidrottsförbundet rekryterad projektledare. Den lokala projektgruppens uppdrag är att skapa förutsättningarna för SM-tävlingarna och driva genomförandet av evenemanget lokalt. De ska bland annat ansvara för den regionala marknadsföringen av evenemanget och koordinera samarbetet med kommunens alla aktörer som kan vara till nytta för att utveckla förutsättningarna gällande aktuella tävlings- och kringevenemang. Projektledaren i den lokala projektgruppen ingår i och rapporterar till den centrala projektgruppen. [10] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [11]

7 AVTAL SM-veckan kräver ett flertal avtal för att säkerställa vem som är ansvarig för vad. RF tecknar avtal med er som värdstad, där även SVT:s och huvudidrotternas kravspecifikation ingår. RF tecknar även avtal med de SF som är aktuella att delta. Innan RF tecknar ett avtal med SF, som godkänner en idrotts medverkan i SM-veckan, måste värdstaden ha upprättat ett lokalt avtal med aktuell arrangör som tydligt klargör ansvarsfördelning och ekonomiska åtaganden mellan parterna. Syftet med alla dessa avtal är att undvika missförstånd och underlätta samarbetet mellan SM-veckans alla parter. Skriftliga avtal Upprätta alltid skriftliga avtal med samarbetspartners och aktörer på alla nivåer, för att slippa onödiga konflikter och undvika oförutsedda ekonomiska utgifter. Ett muntligt avtal är visserligen lika bindande som ett skriftligt men innebär att det blir svårt att bevisa vad som avtalats. Vi rekommenderar att ni tar kontakt med en jurist som kan hjälpa er att se över avtalen innan ni skriver under. Samtliga avtal som ska upprättas för en SM-vecka RF:s avtal med värdstad (där ingår även SVT:s och huvudidrotternas kravspecifikation) RF:s avtal med SF Värdstadens avtal med arrangörsförening RF:s och värdstadens avtal med sponsorer och samarbetspartners Reservort I samband med SM-veckan vinter ska RF, SVT och värdstaden gemensamt utse en reservort i händelse av brist på kyla och snö för att genomföra obligatoriska vinteridrotter. Se avtal mellan RF och värdstaden vilka idrotter det gäller. Ett avtal ska upprättas mellan värdstad och aktuell reservort för att reglera de olika kostnaderna som en flytt av evenemanget innebär. TV-SÄNDNINGAR SVT har ett public service-uppdrag. Det innebär bland annat att SVT ska spegla hela Sverige och finnas i hela landet. Utbudet ska präglas av demokratiska och humanistiska värden, folkbildningsambitioner, mångfald och kvalitet. Därför är SM-veckan en viktig del av SVT Sports erbjudande till publiken. Bevakningen av SM-veckan är ett evenemang som är klippt och skuret för SVT. Där finns svensk idrotts topp, bredd och mångfald och är, kort och gott, public service. SVT:s olika kanaler gör att en bred publik har möjlighet att ta del av SM-veckan. Idrotter som annars inte får mycket publicitet har här chansen att visa upp och marknadsföra sig. Detsamma gäller såklart värdstadens möjligheter till att visa upp sin stad och marknadsföra sig i de olika kanalerna. För att SVT:s arbete ska gå så smidigt som möjligt är det viktigt att samarbetet mellan värdstaden och SVT fungerar och är välplanerat. Arenarek med SVT, värdstaden och idrotterna Värdstaden ska se till att personer med kunskap om respektive idrott och respektive arena finns på plats när SVT gör sina rek. Det är också värdstadens ansvar att, i samråd med SVT, göra ett tidsschema för reket. Det är fördel om transporten mellan arenorna under reket kan arrangeras så att alla sitter i en minibuss eller liknande och kan samtala mellan stoppen. Datum för reket bestäms i samråd mellan värdstaden och SVT. Det måste vara klart vilka idrotter som ska vara med på SM-veckan och var de ska tävla, innan reket kan genomföras. Värdstaden ansvar för: Värdstaden ska ge SVT tillgång till el och fiber för signalsändningen. På varje arena SVT planerar att sända ifrån ska det finnas fyra par av följande: Single mode Kontakttyp SC UPC slipning/blå kontakt Dämpning max 5 db Mätprotokoll för våglängd 1310 och 1550 Värdstaden ansvarar för bevakningen av SVT:s utrustning. Framför allt nattetid och gällande de OB-bussar som SVT har på plats. Värdstaden ska bygga tv-plattformar på de kamerapositioner där det krävs. Kamerapositionerna bestäms vid reket, senast en månad före SM-veckan. SVT behöver få skisser och/eller kartor på/ över arenorna för att kunna rita in positionerna. Plattformar De flesta är så kallade haki-ställningar. Alla som är över en meter höga behöver skyddsräcke, andra enklare lösningar förekommer också, där det ej går att bygga upp en hakiställning. Vid vissa ställen kan en skylift behövas. Kommentatorsplatser Värdstaden ska tillhandahålla kommentatorshytter/kommentatorsplatser. Inredningen ska bestå av ett skrivbord och två, ibland tre, stolar. Vintertid måste de som kommenterar utomhussporter sitta inomhus i värme. Sommartid måste kommentatorsplatsen regnsäkras. Det räcker oftast med ett tält som sätts upp vid behov. I inomhushallar finns ofta kommentatorsplatser. Då kan de användas, alternativt placera skrivbordet och stolarna på lämpligt ställe. [12] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [13]

8 Studioområde Värdstaden har i ansvar att iordningställa studioplats, där SVT vill ha studion, och vid behov bygga en studio. Under sommarveckorna har SVT oftast en utomhusstudio. Då handlar det om att vädersäkra den, exempelvis genom att tillhandahålla ett tält, som har nedfällningsbara väggar. Under vinterveckorna brukar Vinterstudion vara på plats. Då är studion inomhus, antingen i en befintlig eller provisorisk byggnad. Ytan bör vara 4x10 meter. SVT inreder själva studion. Värdstaden ordnar redaktions- och fikautrymmen. Den bästa lösningen är att ha det utrymmet i anslutning till den buss som gör inramningen (studion). Värdstaden ska erbjuda teknikförvaringsutrymmen vid OB-bussarna. Värdstaden ska ge mediacenterservice till SVT:s OB-bussar. Värdstaden ska se till att det finns toaletter i direkt anslutning till OB-bussarna och studion. Fordon Värdstaden ska kunna erbjuda SVT lokala transporter. SVT-personal samt utrustning behöver transporteras fram och tillbaka till arenorna. Behovet blir alltså både minibuss och lastfordon av mindre sort. Under sommarveckorna behöver SVT även ha tillgång till ett antal cyklar. En till två minibussar. Fem mindre lastbilar med plats för tre personer i framsätet (skåpbil B-körkort). Minst en av dem ska ha dragkrok. En till två personbilar (för transporter av lösteknik och utryckningar). En skylift på släp för rigg. Min höjd 10 meter. Under sommarveckorna ska värdstaden stå för motorcykel med förare för fotograf vid rull skidor, inlineskridsko och cykel. Krav på mc:n: Vid val av mc är det viktigt att det finns en hård toppväska bak och väldigt viktigt att det inte finns väskor på sidorna. Det är också bra om det är en lättkörd och kvick mc. Ingen glidare eller cross. Motorcyklar som mc-skolorna använder sig av är oftast perfekta. Ju mer bekvämt fotografen sitter bakofram, desto bättre bilder blir det. Ett internt intercomsystem är en bra bonus. Under vinterveckorna ska värdstaden stå för snöskoter med förare för fotograf vid skidor och eventuellt draghund. Krav på snöskoter: De flesta modeller fungerar, men tänk på att, ju mer bekvämt foto grafen sitter desto bättre bilder. Värdstaden ska se till att det finns parkeringsplatser i direkt anslutning till OB-bussarna och studion. Värdstaden ska, vid behov, ordna parkeringstillstånd. SVT-värd Värdstaden ska utse en SVT-värd som kan bistå med allehanda och är SVT:s kontaktperson under SM-veckan. Det är viktigt att personen får mandat att lösa brådskande problem. Hen ska: ha ett stort kontaktnät både inom den lokala idrotten och kommunen vara lösningsorienterad vara serviceinriktad vara flexibel och beredd på att det oväntade kan inträffa ha hög stresströskel TV-rättigheter När det gäller tv- och medierättigheter för SM-veckan äger SVT dem, men SF, RF och värd staden får publicera SVT:s rörliga bilder på sina respektive hemsidor. Förbunden svarar själva för eventuella tekniska kostnader i samband med publiceringen. Vid frågetecken ska alltid SVT:s projektledare tillfrågas. VÄRDSTADENS EKONOMISKA ÅTAGANDEN Det som handlar om evenemangets ansvarsfördelning och ekonomi regleras i ett särskilt avtal mellan RF och värdstaden och innefattar också värdstadens åtagande gentemot SVT som sändande bolag, samt ChyronHego som ansvarar för TV-grafiken. Värdstadens budget Värdstaden bör ha en avsatt budgetram exklusive arbetstid enligt det upprättade avtalet mellan RF och värdstaden, en budgetram som grundar sig på erfarenheten från tidigare genomförda SM-veckor. Kostnadsramen innefattar främst att ställa tävlingsarenor till deltagande idrotters förfogande, arenaanpassningar, stöd och service till SVT, regional marknadsföring samt olika möteskostnader. Dessutom står staden för branding av citykärnan och aktuella tävlingsarenor. Grundstöd till arrangörsföreningar För etableringen av respektive SM-tävling bör värdstaden skriva ett avtal med respektive arrangörsförening om vilket ekonomiskt stöd man erhåller. Samtliga idrotter bör få ett grundstöd/arrangörsbidrag som bland annat innefattar kostnadsfri lokal/arena. Detta bör också gälla om förbundet blir tvungna att välja arrangörsförening från annan kommun. Grundstödet för arenaanpassningar gäller för alla anläggningar, även de som inte är kommunala. Budget för arenaanpassningar SM-veckans koncept handlar om att ta idrotten till folket (cityanpassningar) samt skapa kluster av flera idrotter där tävlingar sker parallellt på ett och samma tävlingsområde. I denna anda ska värdstaden avsätta en budget för att göra olika arenaanpassningar möjliga. Vilka större arenaanpassningar som ska prioriteras beslutas i SM-veckans centrala styrgrupp utgörande av värdstaden, RF och SVT. Stöd och service till SVT Omfattning specificeras i särskild dialog/överenskommelse direkt med SVT, men innefattar för värdstaden att ansvara för att möjliggöra TV-produktionen och kostnadsfritt tillgodose: tillhandahållande av fiber, elförsörjning, bevakning av utrustning, bygga TV-plattformar samt transporter av SVT:s produktionsteam. En speciellt utsedd SVT-värd ska under genomförandet av SM-veckan vara SVT behjälplig för att lösa diverse praktiska uppgifter. Regional marknadsföring En regional kommunikationsplan ska tas fram med syfte på att skapa ett lokalt/regionalt intresse för SM-veckan innefattande en plan för branding av tävlingsarenor och city. Det är önskvärt med en mediepartner på lokal/regional nivå. Överenskommelse med mediepartner ingås efter samråd med RF. Möteskostnader Värdstaden ansvarar löpande för möteskostnader i samband med styr- och projektgruppsmöten på central och lokal nivå som genomförs i den egna kommunen. RF och SVT står för sina egna kostnader gällande resor och logi före och under SM-veckan. Värdstaden ansvarar för kostnaderna gällande evenemangets kick off, en kick off ska genomföras senast tre månader innan evenemangets start. RF och värdstaden delar kostnaden för en gemensam partneraktivitet som ska genomföras i samband med SM-veckan. [14] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [15]

9 Branding Det är otroligt viktigt för evenemangets varumärke att aktuella tävlingsarenor och citykärna profileras med olika brandingmaterial. En snygg inramning skapar en känsla av professionalitet, samhörighet och feststämning. Värdstaden ska avsätta en budget utifrån en väl genomarbetad brandingplan. RF bidrar med material som sparats från tidigare SM-veckor samt ett ekonomiskt bidrag som regleras i avtalet. Värdstaden och RF delar på kostnaden för extern partner som ansvarar för brandingteam på plats. Kringevenemang Värdstaden ska erbjuda SM-veckans partners utställningsytor med möjligheter till aktivering på ett för evenemanget strategiskt eventområde. SM-veckans huvudsponsorer och officiella partners ska erhålla dessa möjligheter till ett självkostnadspris. När det gäller kringevenemang som konferenser, seminarier och stadsfester är det upp till staden att skapa dessa mervärden för att förhoppningsvis höja den turistekonomiska omsättningen. Miljödiplomering RF har som ambition att evenemanget ska vara miljödiplomerat. Värdstaden står för uppfyllelse av kriterier samt ansökan, medan RF står för kostnaden gällande själva diplomeringen. Turistekonomisk undersökning och medieanalys Värdstaden och RF delar på kostnaderna avseende undersökning för turistekonomiska effekter och medieanalys. Parterna skall gemensamt godkänna erhållen offert. Värdstadens intäkter Intäkter som uppkommer genom lokal/regional försäljning av rättigheter tillfaller värdstaden. Intäkter som uppkommer utifrån RF:s försäljning av centrala sponsorskap tillfaller RF. SM-veckans sponsorstruktur med värdstadens rättigheter regleras i RF:s avtal med förbunden. I avtalet med RF tilldelas värdstaden ett antal TV-mässiga skyltar på varje idrottsarena som kan ingå i värdstadens lokala sponsorpaketering. Antalet skyltar regleras enligt avtal med RF. SPONSRING & SAMARBETS- PARTNERS En extern finansiering av SM-veckan har hög prioritet i arbetet med evenemanget. I detta arbete är RF:s centrala sponsorstruktur styrande för vilka samarbetsavtal som kan tecknas av värdstaden på lokal nivå. Det finns dock inget som hindrar att lokala företag kan förhandla direkt med RF gällande partnerskap på högre nivå i den aktuella sponsorstrukturen. SM-veckans titel- och huvudsponsorer samt centrala partners ska ha en särställning i förhållande till lokala/regionala partners, innebärande att företag i samma bransch ej äger rätt att knytas till SM-veckan, utan särskilt medgivande från RF. I den mån centrala sponsorer levererar produkter och tjänster till SM-veckan skall även värdstaden vara förbundna att till kommersiella villkor nyttja sådana leverantörer. All kommunikation av partners stäms av med sponsoransvarig på RF. Värdstaden äger rätt att efter godkännande av RF ingå lokala/regionala samarbeten med partners. Sådan partner äger rätt att nyttja SM-veckans logotype i enlighet med instruktioner från RF, samt kommuniceras i gemensamt marknadsföringsmaterial för SM-veckan enligt särskild kommunikationsplan för sponsorer. Paketering och försäljning av rättigheter för SM-veckan sker i enlighet med den centrala sponsorstruktur som finns för SM-veckan. De sponsorer och partners som ingår i RF:s sponsorstruktur ska kommuniceras i all central och regional marknadsföring av SM-veckan. Intäkter som uppkommer genom lokal/regional försäljning av rättigheter tillfaller värdstaden. Intäkter som uppkommer utifrån RF:s försäljning av centrala sponsorskap tillfaller RF. RF:s sponsorstruktur består av följande nivåer: 1. Huvudsponsor 2. Officiell partner 3. Officiell leverantör (bartervärde på minst sek) RF har framtagna sponsorpaketeringar med värderingar av rättigheter för respektive nivå. Det skall tecknas avtal med respektive sponsor som skall godkännas av respektive organisations juridiska avdelning. Enligt ovan skall lokala partners alltid godkännas av RF innan ett avtal kan tecknas. Sponsorers exponering och aktivering Sponsorerna kommer med i den sponsorlimpa som exponeras via annonser och brandingmaterial etc. Det finns dock en begränsning av antalet partners på respektive nivå vilket regleras av RF:s sponsorstruktur. När det gäller officiella leverantörer (oftast lokala partners) ska det finnas ett bartervärde på minst sek för att man skall erhålla exponering i sponsorlimpan. Värdstaden erhåller nationella reklamrättigheter i form av två stycken tv-mässiga reklamskyltar på samtliga tävlingsarenor att nyttja för egen lokal/regional försäljning alternativt egen marknadsföring av staden. RF och värdstaden gör en gemensam upphandling av projektledning för uppsättning och bevakning av aktuella TV-skyltar. Denna arbetsuppgift ingår i ett för RF och värdstaden större uppdrag gällande branding av aktuella tävlingsarenor och eventområden. [16] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [17]

10 Värdstaden skall tillhandahålla eventområden för gemensamma aktiviteter under SM-veckan med syftet att: Säkerställa exponeringsytor för SM-veckans huvudsponsorer och eventuellt andra samarbetspartners i samverkan med RF på ovanstående eventområde/områden. Svara för innehåll, bemanning, säkerhet och nödvändig utrustning som t.ex. ljud/ljus likt tidigare arrangerade SM-veckor och i samråd med RF. Svara för nödvändiga tillstånd samt bevakning av eventområde/områden för gemensamma aktiviteter vid behov. Säkerhetsställa tillgång till el och fiber för uppkoppling. Senast tre månader innan SM-veckans genomförande ska evenemangets sponsorer få ett erbjudande om vilka möjligheter som finns gällande utställnings- och aktiveringsytor. Detta erbjudande ansvarar värdstaden för att ta fram i samråd med RF:s projektledare. Det kan också handla om att erbjuda förslag på aktiveringar för sponsorernas egen hospitality. I samband med SM-veckans genomförande bjuder vi också in aktuella sponsorer till en speciell partnersträff i syfte att skapa en positiv helhetsupplevelse av evenemanget. Denna aktivitet planeras och genomförs av SM-veckans styrgrupp. EVENEMANGET SM-VECKAN [18] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [19]

11 TÄVLINGSEVENEMANGET Att det enskilda tävlingsevenemanget blir lyckat utgör en viktig faktor för att totalupplevelsen av evenemanget SM-veckan ska bli bra. Det är därför viktigt att respektive arrangörsförening/ SF får stöd och hjälp i processen med att utveckla sitt evenemang gällande allt från tävlingsadministration och arenaproduktion till bra kringevenemang som skapar ett mervärde för publiken. Arenaproduktionen handlar om att skapa en attraktiv inramning av själva tävlingsområdet med exempelvis beachflaggor och banderoller som ska synliggöra att tävlingen är en del av evenemanget SM-veckan. Det är viktigt att ha utbildade funktionärer och värdar som ger besökarna ett trevligt bemötande. Det förväntas också att det finns en speaker som kan förmedla en intresseväckande bild av den aktuella idrotten/tävlingen som entusiasmerar publiken. I denna process är den lokala distriktsidrottsorganisationen en viktig medspelare. SISU Idrottsutbildarna kan hjälpa arrangörsföreningen med att skapa ett engagemang och utveckla en framgångsrik tävlings- och evenemangsorganisation. De kan utbilda funktionärer i tävlingsadministration och värdskap samt inspirera och ge idéer på hur man utvecklar roliga kringevenemang. TÄVLINGSARENOR Under en SM-vecka samlas många olika idrotter i en och samma stad. Tävlingsarenor kommer att bestå av både befintliga och tillfälliga arenor skapade för just ett specifikt evenemang. Tillsammans kan arenor skapa ett kluster. Målet är att använda så få arenor som möjligt för att skapa en sammanhållen idrottsfest i staden. Nedanstående delar förutsätter att värdstaden i sin organisation har en övergripande arenaansvarig och en ansvarig för respektive kluster. Kluster Under SM-veckan utspelar sig många tävlingar samtidigt och flera idrotter använder sig av samma arena eller arenaområde, ett så kallat kluster. När det gäller kluster är det viktigt att säkerställa att det finns ett samarrangemang kring dessa idrotter och att man tillsammans täcker upp för det. Samarbetet idrotterna emellan bör inledas omgående när arbetet med SM-veckan startar. Ju fler idrotter som samlas på samma yta desto större kluster, och detta betyder i sin tur mer publik. De större klustren kan ha gemmensamma event och VIP-områden. Det är då viktigt att det sker i samplanering mellan berörda idrotter. De större områdena bör även ha en gemensam producent för det totala evenemanget. Tillfälliga arenor När det kommer till idrotter som befinner sig på andra platser än sin vanliga arena, är det här viktigt att täcka upp ansvarsfördelningen mellan vad värdstaden respektive idrotten ska stå för. Syftet med att flytta vissa idrotter är att skapa bättre synergier men framför allt för att ta idrotten/ tävlingarna till besökarna. Ett exempel på tillfällig arena är den citybana som under sommarveckan kan byggas upp för cykel, inlines, rullskidor, triathlon. Arenaanpassning En av de stora utmaningarna värdstaden har att arbeta med är att anpassa de olika arenorna för att det ska uppfylla de olika idrotternas krav, men också för att ge sändande tv-bolag bästa möjliga förutsättningar. Arenaanpassningar kan komma att ske på alla arenor, oavsett om de är kommunal ägda eller inte. Arenaanpassningar kan ta mycket tid och kosta mycket pengar, se till att planera i god tid och även här föra en dialog med respektive idrott för att ta reda på vilka specifika behov deras idrott kräver. Runt arenan En välfungerande logistik runt arenan är viktig, det gör att besökarna lättare får ett positivt helhetsperspektiv av evenemanget. Närliggande parkeringar med parkeringsvakter är en del i det. Se till att lokaltrafiken stannar i närheten av arenan då tillgängligheten för besökare och deltagare anses som betydelsefull. Se till att skyltning till och från arenan är tydlig för de besökare som går och cyklar. Servering Vid samtliga arenor bör det finnas matservering. När det skapas nya kluster och arenor tänk på att det ska finnas tillgång till servering för besökare och samtidigt tillgång till mat för deltagare, domare och övriga inblandade. I dialog med arrangörerna kan lösningen vara att låta dem vara ansvarig för hela eller delar av serveringen. Förutsättningar för arenan Oavsett om det är en befintlig egen arena, ett kluster eller en tillfällig arena behöver värdstad och lokal arrangör gå igenom alla förutsättningar för både arenor, logistik och de faciliteter som behövs för att göra dem till godkända tävlings- och publikområden. Speciellt vid tillfälliga arenor blir säkerhet och krishantering viktiga att säkerställa eftersom de skiljer sig från vanliga områden. Dessa frågor måste självklart tas med även vid övriga arenalösningar. SVT är (som tidigare beskrivits) vid samtliga dessa tillfällen en viktig part att ha med i dialogerna så att de kan förbereda sin produktion för alla typer av arenor. [20] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [21]

12 TÄVLINGSPROGRAM Att sätta ett tävlingsprogram för SM-veckan är ett gemensamt arbete mellan RF:s, SVT:s och värdstadens projektledare. Detta samarbete kräver att alla parter gör sin del av arbetet, för att få till ett program i god tid innan evenemanget. Det är av största vikt att alla håller sin deadline. Arbetsfördelning Värdstaden ska säkerställa tävlingsarenor, tävlingsdagar och övriga förutsättningar. Värdstaden ansvarar för att ta fram underlag till tävlingsprogrammet. Underlaget hämtas från de tekniska specifikationer som respektive SF har lämnat in för den idrott/de idrotter som de vill delta med under SM-veckan, och fortsatta dialoger för att få förändringar. Värdstaden ansvarar för att trycka och distribuera tävlingsprogrammet. SVT:s projektledare synkroniserar tävlingsprogrammet mot planerat sändningsschema. Det slutgiltiga ansvaret för att fastställa tävlingsprogrammet har RF:s projektledare. Processen för att få fram tävlingsprogrammet Värdstaden ansvarar för att ta fram underlag till tävlingsprogrammet Tävlingsprogramförslag kollas med SF-ansvariga Dialog mellan RF, värdstad och SVT kring balans i tävlingsprogram och tv-sändningar KRINGEVENEMANG Ett kringevenemang är ett antal eget valda aktiviteter som helst är kopplade till det idrottsliga evenemanget och som styrs mot de målgrupper ni själva väljer. Syftet är att skapa en plats eller ett område där människor samlas för att ta del av det idrottsliga evenemanget på ytterligare ett sätt utöver själva tävlingsmomentet. Ett mål med att arrangera kringevenemang kan vara att skapa en naturlig mötesplats för publiken som i sin tur bidrar till den åtråvärda folkfesten. När ni planerar ert kringevenemang kan det vara bra att fundera över vilka känslor ni vill att publiken ska uppleva och därefter vilka aktiviteter som skulle kunna matcha dessa. En viktig aspekt i att lyckas förmedla känslan är att få med alla samarbetspartners på tåget. Informera era sponsorer och samarbetspartner om organisationens mål med kringevenemanget för att nå bästa resultat. Placera kringevenemanget på en central plats där många har möjligheten att besöka det och se även till att anpassa det med SM-veckans idrottsliga program. För att undvika eventuella krockar i de olika programpunkterna rekommenderar vi att ha en gemensam producent. Evenemanget SM-veckan har givetvis ett prioriterat fokus på genomförandet av alla SM-tävlingar, men för att skapa en riktig idrotts- och folkfest handlar det också om att bygga upp olika kringevenemang som ger ett mervärde till publik och tillresta besökare. Respektive förbund och arrangörsförening har sin utmaning i att erbjuda ett attraktivt tävlingsevenemang (läs området kring TÄVLINGSEVENEMANGET). RF och värdstaden har tillsammans ett stort ansvar för att skapa olika kringevenemang på offentliga platser i staden alternativt i anslutning till större tävlingsområden. Det kan handla om allt från prova på idrott till skolprogram och olika mötesplatser. Värdstaden kan med fördel integrera en traditionell eller nyskapad stadsfest för att skapa en festlig inramning kring SM-veckan. Värdstaden ansvarar för att samla klusteridrotter till dialog för att lösa gemensamma upplägg Preliminärt tävlingsprogram (dagsprogram) presenteras 3 månader innan SM-veckan Färdigt tävlingsprogram klart att kommuniceras 1 månad innan RF har ambitionen att SM-veckan ska utgöra ett lyskraftsevenemang för svensk idrott. Därmed är evenemanget också en viktig arena för att visa upp bredden av svensk drott och exponera viktiga satsningar inom svensk drott. Evenemangets sponsorer och samarbetspartners ska erbjudas olika forum för att kommunicera med sina målgrupper i form av olika aktiveringar. Bland annat ska det finnas ett eventområde med utställnings- och aktiveringsytor som integreras med SM-tävlingar och andra publika arrangemang. För att uppnå detta är det viktigt att staden i dialog med RF tar fram ett säljunderlag så att sponsorer och samarbetspartner i god tid kan planera sina exponeringar och aktiveringar under evenemanget. Underlaget ska innehålla en skiss på aktuellt eventområde med tydliga erbjudande om utställningsytor. Till detta ska också ett färdigt program för SM-veckan presenteras innehållande tävlingsprogram, kringevenemang med exempelvis tid och plats för prova på aktiviteter, seminarier och stadsfestens scenprogram. Självklart så är detta underlag lika viktigt för att marknadsföra evenemanget i olika kanaler både nationellt och regionalt för att locka flera besökare. [22] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [23]

13 SM-PASSET & ENTRÉBILJETTER Vid vissa tidigare genomförda SM-veckor har besökaren erbjudits ett pass eller kort, där man på ett smidigt sätt paketerar erbjudanden, rabatter och resor för att underlätta och ge förmåner till besökaren. Värdstaden som arrangör för SM-veckan ska kunna erbjuda både deltagare och besökare ett smidigt och billigt, alternativt gratis sätt att resa med lokaltrafiken, där kan SM-passet vara en lösning. SM-passet ska uppmuntra besökaren att ta del av de erbjudanden och sevärdheter er stad har att erbjuda. Detta kan vara ett sätt att marknadsföra er SM-vecka och få med de lokala aktörerna på banan och samtidigt få fler besökare att besöka era turistmål, fler övernattningar och fler besökare på er hemsida. Ett alternativ kan vara att inträde till tävlingarna ingår i detta SM-pass, tänk då på att det är viktigt att det verkligen är inträde på tävlingarna så att besökarna inte får betala för något som för andra är gratis. Om det ska vara någon entrébiljett och i så fall på vilken nivå ansvarar den lokala arrangörsföreningen för. De idrotter som ingår i ett så kallat kluster kan tillsammans ha en gemensam entrébiljett. Då bör värdstaden tillsammans med respektive idrott komma överens om en lösning som passar alla. SM-VECKAN I STADEN [24] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [25]

14 INFRASTRUKTUR & LOGISTIK Infrastruktur i staden En stor del av stadens stödjande system (infrastruktur) som vägar, järnvägar, elnät och andra energisystem, telenät och internet samt vatten- och avloppsnät påverkas när man genomför ett stort evenemang. Berörda förvaltningar och bolag med flera behöver därför i ett tidigt skede informeras om evenemanget för att säkra upp uppgraderingar av system/nät och försäkra sig om att det inte finns planerat förändringar, ombyggnationer eller liknande som riskerar att krocka med SM-veckan. Det är viktigt att beskriva att ett evenemang som SM-veckan innebär en ökning av mellan (vinterveckan) till (sommarveckan) deltagare och funktionärer. I den siffran är inte besökarna inräknade och det kan skapa ett ökat tryck på t ex telenäten. SVT:s tv-sändningar ökar också på belastningen på elnät och belastningen på fibernätet. Det är också viktigt att det finns förståelse bland stadens invånare för att det kan bli stora infrastrukturella förändringar i och runt staden under tävlingsdagarna. Var noga med att informera invånarna om dessa förändringar både i era vanliga kanaler och kanaler direkt kopplade till SM-veckan. Denna information bör säkras upp vid ett flertal tillfällen för att ge bäst genomslag. Förutsättningar för god logistik Avspärrningar Se till att ni gjort klart med alla inblandade vilka vägar som måste spärras av och om några avspärrningar utöver de som är kopplade till evenemanget kommer att ske under evenemangets gång. Säkra upp de tillstånd som kan behövas i samband med detta. Schuttlebussar Gratisbussar under evenemanget gör evenemanget tillgängligt för fler och är en del av att arrangera ett hållbart evenemang. Parkeringar Se till så ni har ordentligt med parkeringsplatser runt era arenor och i city för att göra det så enkelt som möjligt för besökare med bil att ta del av ert evenemang. Säkra den lokala föreningens egna parkeringsfunktionärer med stadens volontärer på de parkeringsplatser som finns i direkt anslutning till arenorna. Se också till att det finns gott om parkeringsvolontärer vid övriga parkeringsplatser i staden. Skyltning Ha tillfällig skyltning på många platser i staden så att alla på ett lätt och smidigt sätt kan ta sig till de olika arenorna och eventområdena. Tänk på att många besökare inte är vana att hitta till de olika områdena. På grund av avspärrningarna kan det också skapa nya vägar som gör att även de egna invånarna behöver hjälp att hitta den bästa vägen till de olika områdena. Tänk på att skyltning skapar bra förutsättningar för logistiken under evenemanget. Säkra att tillstånd för detta söks hos berörd instans i ett tidigt skede. Räkna med att kostnaden för skyltning kan bli en stor post i budgeten. Väganvisningar Även fasta väganvisningar kan behöva kompletteras under evenemanget. Säkra också upp att samtliga vanliga väganvisningskanaler och även de som är direkt kopplade till SM-veckan är uppdaterade med aktuella och relevanta väganvisningar. Att besökarna och de tävlande får en smidig möjlighet att ta sig till och från arenan oavsett transportsätt skapar en än större möjlighet till nöjdhet med evenemanget. Tänk på att skyltning skapar bra förutsättningar för logistiken under evenemanget. LOGI Säkerställ via den egna logibokningsfunktionen att samtliga hotell och övriga boendealternativ får besked direkt när ni har fått hem evenemanget. Då kan de tidigt göra en planering i enlighet med evenemangets tänkta volym. I den lokala organisationen finns en logiansvarig som är länken mellan de olika boendealternativen och respektive idrott (SF). Det är viktigt att kunna erbjuda aktiva och ledare olika möjligheter till boende och olika prisklasser, säkerställ att det inte blir stora prishöjningar under SM-veckan. Hänvisa gärna idrotterna till de idrottsprisavtal för ett antal hotell som RF tillhandahåller. Aktiva och ledare För att arrangera SM-veckan krävs stor tillgång till boende. SM-veckan sommar respektive vinter ställer krav på värdstadens logikapacitet. Under en SM-vecka bör värdstaden ta höjd för 4000 gästnätter (vinter) respektive 7000 gästnätter (sommar). Deltagarna och medföljande stannar mellan 2-4 dagar på orten. Logikapaciteten behöver innehålla olika möjligheter till boende, allt från gymnastikhallar, studentboenden, camping, vandrarhem, pensionat, privat boende och stugbyar till hotellboende. Säkra upp förutsättningar även för t ex Draghundsportförbundet, som behöver boenden som tillåter hundar. Ansvaret för att boka boende i tid ligger hos respektive SF. Besökare Med erfarenhet från tidigare SM-veckor kommer den stora delen av besökarna från den egna orten men antalet besökare från övriga delar av landet ökar. De utvärderingar som gjorts visar att flera besökare ser SM-veckans tävlingar som huvudmålet för sitt besök. Här finns stora möjligheter att skapa paketlösningar för att skapa en bra kombination av besök på SM-tävlingarna med möjligheten att marknadsföra värdstadens egna sevärdheter. TILLSTÅND Samverkan i värdstaden kring tillståndsarbetet är viktig för att evenemanget ska kunna genomföras på ett väl fungerande sätt. Det är av största vikt att alla tillstånd är lösta för att få logistiken i evenemanget att fungera. Utse en ansvarig person i organisationen för att alla tillstånd finns på plats i god tid. Läs noga igenom de olika kravspecifikationerna för respektive idrott för att se vilka tillstånd som kan komma ifråga och för en dialog med idrotterna för att vara säker på vem som söker vilka tillstånd och om det finns samordningsmöjligheter. Vi rekommenderar att de idrotter som är en del i ett kluster ansöker om tillstånd gemensamt till respektive myndighet, det blir både billigare och smidigare. Säkerställ med era interna förvaltningar, till exempel tekniska förvaltningen och miljöförvaltningen, angående vilka tillstånd som behöver sökas hos dem. Gå sedan igenom vilka tillstånd som behöver sökas hos mer externa parter, exempelvis hos Polisen, Länsstyrelsen, Trafikverket med flera. Exempel på tillstånd ni kan behöva ansöka om: Avstängning av gata/väg/torg Trafikomläggningar Tillfällig skyltning Avspärrning parkeringar Sänkning av hastigheten på gata/väg Flytta/ändra på fasta installationer Montera ner belysningsstolpar Tillstånd enligt ordningslagen för evenemanget Registrering av livsmedel Bygglov [26] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [27]

15 Tänk på att detta är exempel på tillstånd som ni kan behöva söka. Varje SM-vecka är unik och kräver en egen genomgång av vilka tillstånd som behöver sökas hos er. För dialog med era förvaltningar för att säkerställa att inga andra verksamheter genomförs som kan störa SM-veckans tävlingar. Den lokala projektorganisationen ansvarar för att samtliga tillstånd söks av respektive idrott respektive organisationen själv. SÄKERHETSARBETE & KRISHANTERING I arbetet med evenemanget är arbetet med säkerhet och beredskap för extra ordinära händelser viktigt. För att skapa tydlighet och klara gränser för ansvarsfördelning i de olika områden som berörs och mellan delaktiga parter i organisationen, förklaras arbetssättet med SM-veckan nedan: Säkerhet Säkerhet är en viktig fråga för att skapa trygghet för evenemanget och alla inblandade. Syftet med säkerhetsplanering för ett evenemang är att skapa förutsägbarhet och därmed öka förutsättningarna för ett säkert evenemang. Genom att ha kunskap och kontroll på olika riskområden, ökar förutsättningarna för att lösa dessa och skapa en trygg och säker miljö i alla delar av evenemanget. Genom riskbedömningar och åtgärdsplaner byggs en bra grund i säkerhetsarbete. Säkerhet omfattar många olika områden som berör publik, aktiva, volontärer och andra som arbetar med evenemanget, och även områden som påverkar arbetsmiljö, brandfrågor, sjukvård, ekonomi med mera. SM-veckans specifika förutsättningar Arenaanpassningar viktigt att föra dialog med idrotterna och övriga inblandande för att alla inblandade är medvetna om vem som är ansvarig för vad, Kluster Där flera idrotter arrangerar sin tävling i ett så kallat kluster med andra idrotter, är det viktigt att ansvarsfördelningen är tydlig. En öppen dialog i samarbetsarrangemanget är av största vikt. Det är en fördel om det i stadens organisation finns en arenaansvarig för respektive kluster. Ordinarie arena säkerställ att befintligt säkerhetsarbete för arenan fungerar även för tävlingar under SM-veckan. Krisplan Ingen krisplan är den andra helt lik. Varje organisation måste forma sin egen plan och beredskap. Se över att värdstaden har en krisplan, om det inte finns någon befintlig måste organisationen upprätta en egen för evenemanget. Om det finns en, använd er av den och anpassa den så den stämmer överens med SM-veckans verksamhet. Ansvaret för evenemangets krisplan ligger på värdstaden. Implementering av värdstadens ordinarie arbete med säkerhetsarbetet ska organisationen för SM-veckan ta del av och bli aktiva i, detta är en av den säkerhetsansvariges arbetsuppgift. Krisplanens syfte är att skapa en krismedveten beredskap inför oväntade allvarliga händelser; För att minimera risken för kaos och fler olyckor För att omhänderta dem som drabbats av olyckor eller andra allvarliga händelser så effektivt och humant som möjligt För att motverka stress för inblandade För att genom snabbt och tydligt agerande minimera risken för spekulationer För att stödja krisgruppen och dess resurspersoner i deras arbete. Krisberedskap Att skapa en god beredskap är en process som startar långt innan evenemanget startar och pågår till och med efterarbetet. Förutsättningarna för att lyckas hantera en extra ordinär händelse är helt beroende av krisgruppens kunskap, mentala förberedelse och deras förmåga att bevara lugnet under extrem stress. Det är därför mycket viktigt att ha planerat för vad och hur saker ska göras, och vem som gör dem, vid allvarliga händelser och att det finns beredskap för att hantera dessa. Kriskommunikation Under en extraordinär händelse eller kris är kommunikation a och o. Kriskommunikation handlar om att förbereda kommunikationen inför potentiella kriser och vara närvarande där det händer. Det är viktigt att organisationen definierar vilka funktioner som ska ingå i en krisgrupp. Organisationen måste bestämma vad som ska göras och av vem, och hur man kommunicerar det som sker samt rutiner för hur gruppen ska arbeta. En separat kriskommunikationsplan ska ingå i den kommunikationsplan som värdstaden tar fram. Forum för säkerhetsarbete Vid ett stort evenemang som SM-veckan är det viktigt att räddningstjänst, polis och andra säkerhetsinstanser informeras löpande om projektet. Många värdstäder har en färdig säkerhetsgrupp som kan införlivas i arbetet kring bland annat hur säkerhet, sjukvård och hur extraordinära händelsers ska hanteras. Om en sådan grupp inte sedan tidigare finns så rekommenderas det att ett forum för säkerhetsarbetet skapas för evenemanget. Krisgrupp och krishantering I den krisgruppen som ska tillsättas för ert evenemang ska dessa ingå: Respektive projektledare, arenaansvarig från värdstaden, kommunikationsansvarige lokalt och centralt samt evenemangets utsedde säkerhetsansvarig. Beroende på extra ordinär händelse kan andra funktioner behöva tas in. Vid en eventuell kris i samband med SM-veckan är det viktigt att alla i organisationen vet vem som ska göra vad. Att hantera en kris kan vara svårt, för att klara av den pressen behövs en väl genomarbetad krisplan som underlag att arbeta utifrån. [28] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [29]

16 SJUKVÅRD Vid alla publika evenemang är det viktigt att tydligt definiera ansvarsförhållanden, kompetenskrav och befogenheter. Se till att landstinget i god tid är medvetna om att ni anordnar ett stort evenemang så att de på bästa sätt kan förbereda sig utifrån sina resurser. Ta gärna kontakt med till exempel Röda Korset eller andra hjälporganisationer för att se på vilket sätt de kan vara behjälpliga under evenemanget. För frågor kring de regler som gäller för sjukvårdsinsatser kan man med fördel vända sig till Socialstyrelsen. Värdstadens ansvar För att alla runt evenemanget ska känna sig säkra är det viktigt att värdstaden tillsammans med lokal arrangör har en god samplanering både innan och under själva evenemanget. Den lokala arrangören är ansvarig för sin tävling medan värdstaden är ansvarig för de övriga områdena. Gör en inventering och se vilka behov och risker som finns och utifrån det tillsätts lämplig sjukvård i samråd med idrotten. Värdstaden gör en inventering av varje idrott för att få en överblick av vilka behov och risker som finns. Det är viktigt att värdstaden tillsammans med idrotterna kommer överens om vem som är ansvarig för vad och när på tävlingsarenorna. Idrottens ansvar Varje idrott arrangerar sin egen tävling och ansvarar för att sjukvård ska finnas tillgänglig för de tävlande, publik och funktionärer enligt respektive idrotts tävlingsbestämmelser. Tävlingsbestämmelserna reglerar vilka sjukvårdsinsatser som krävs. Tillfälliga arena Tänk på att när idrotterna flyttas från sin ordinarie arena tillkommer det andra förutsättningar i sjukvårds- och säkerhetsarbetet. Dessa förutsättningar måste säkerställas mellan värdstad och SF, i samförstånd med lokal förening. Under ett evenemang som SM-veckan kan vissa idrotter locka långt mer publik än vad de är vana vid, vilket i sin tur kräver ett större sjukvårds- och säkerhetsarbete. Detta gäller även när fler idrotter ingår i kluster. Samordning mellan idrotter i kluster När det bildas så kallade kluster är det viktigt att värdstaden tillsammans med de berörda idrotterna för en dialog om hur en samordning kring sjukvårds- och säkerhetsarbete ska genomföras så att inga frågor hamnar mellan stolarna. FÖRSÄKRINGAR SM-veckan omfattar en bred och mångfacetterad verksamhet, under en veckas tid med många personer inblandade. Att ha ett bra försäkringsskydd för sin totala verksamhet är en viktig del i säkerhetsarbetet. Se över de olika verksamheter ni kommer att bedriva i samband med SM-veckan för att vara säkra på att ni har ett bra försäkringsskydd som täcker hela evenemanget. Säkerställ i alla upprättade avtal med inblandade parter att det framgår vem som ansvarar för vad, speciellt med tanke på att tävlingar kan bedrivas på andra arenor än de ordinarie. Den lokala organisationen behöver utse en person som är ansvarig för säkerhetsfrågor där försäkringsdelen bör ingå. Arenan Befintliga arenor bör redan vara försäkrade oavsett arrangemang, säkerställ att befintlig arenaförsäkring också gäller under SM-veckan. Säkerställ att även de tillfälliga arenauppbyggnaderna är försäkrade under SM-veckan, om inte måste det tas med ert försäkringsbolag. Idrottens försäkring I RF:s Grundförsäkring ingår ansvar vid idrottslig verksamhet och sådant som är ett led i det ideella arbetet. Ledare och funktionärer innefattas av RF:S grundförsäkring då de är försäkrade via sin förening. Om arrangören vållar en skada i samband med det rent idrottsliga så gäller försäkringen, men i princip alla kringarrangemang, sponsoraktiviteter et cetera gäller den inte för. Eftersom det är många medarrangörer under SM-veckan, kan det ibland finnas flera ansvarsbärare och varje skada är unik. I avtalet mellan RF och SF är det reglerat att SF ansvarar för de egna försäkringarna kring sina tävlingar. Olycksfallsförsäkring för de aktiva omfattas inte inom RF:s grundförsäkring. De är istället oftast försäkrade via sin förening/sitt SF. Ideellt arbetande Uppdragstagare, exempelvis medlemmar i förening som utför ideellt arbete åt SF eller lokal arrangörsförening i samband med evenemanget, är försäkrade genom RF:s grundförsäkring. Till denna grupp räknas också styrelseledamöter och uttagna förbundsfunktionärer (ej arvoderade) vid uppdrag åt organisationen. För volontärer utsedda av annan organisation än en idrottsorganisation kan en speciell olycksfallsförsäkring tecknas. När det kommer till resterande del av verksamheten och evenemanget är det smidigast att kontakta ert försäkringsbolag för att se över hela er verksamhet som är kopplad till evenemanget och få hjälp med att försäkra er rätt. [30] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [31]

17 VOLONTÄRER En volontär är en person som arbetar utan lön eller annan ekonomisk ersättning. De flesta idrottsevenemang är i hög grad beroende av frivilliga insatser, där volontärer har stor betydelse för hur evenemanget upplevs. Under ett evenemang som SM-veckan kan upp till 300 volontärer arbeta totalt, med allt från medieservice, guider till uppdrag som parkeringsvakter. Det är viktigt att förstå hur stor del era volontärer har för att ert evenemang ska bli lyckat. Volontärerna bär på en stor del av värdskapet då det är de som är evenemangets ansikten utåt och träffar både besökare och de aktiva. Volontärerna kan också vara behjälpliga hos de olika idrotterna efter deras önskemål. Rekryteringen av volontärer bör ske i god tid innan evenemangets start för att hinna utbilda och få alla att känna sig som en del i SM-organisationen. Volontärer kan med fördel rekryteras från universitet/högskolor, idrottsprogram, gymnasier, andra ideella organisationer och från de lokala föreningar som inte deltar i SM-veckan. Arbetsledare för volontärer Det ska tillsättas en arbetsledare för volontärerna tidigt i processen. Arbetsledaren deltar i rekryteringen av era volontärer, ansvarar för att planera en volontärsutbildning i samarbete med SISU Idrottsutbildarna, samt ta fram schema och fördela arbetsuppgifter så att rätt antal volontärer finns på rätt plats med rätt kompetens både på tävlings- och evenemangsområden. Se till att denna person deltar i projektets utvärdering för att få en helhet i utvärderingen. Ni kan med fördel starta en volontärspool för att ha möjligheten att flytta och använda personer på fler platser under evenemanget efterlöpande behov. Det är viktigt att volontärerna får meningsfulla arbetsuppgifter som gör att de känner sig som goda ambassadörer både för evenemanget SM-veckan och för staden. Utbildning Genom att utbilda era volontärer skapar ni högre kompetens och en samsyn på evenemangets betydelse, oavsett uppgift för varje enskild person. Det är viktigt att samtliga volontärer utbildas i värdskap, evenemanget SM-veckan och värdstadens erbjudanden för att kunna agera goda ambassadörer. Planera för att erbjuda flertalet olika utbildningstillfällen för att alla volontärer ska ha möjlighet att ta del av utbildningen. Denna utbildning sker i samarbete med ert lokala SISU Idrottsutbildarna. HÅLLBARA EVENEMANG [32] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [33]

18 HÅLLBARA EVENEMANG Idrottsevenemang påverkar både människor och miljö på olika sätt. Det går att maximera den positiva påverkan och minimera den negativa påverkan genom att arbeta för ett hållbart evenemang. Det stärker samtidigt det positiva helhetsintrycket av evenemanget. Hållbarhet handlar om att på en och samma gång väga in miljö, sociala och etiska frågor samt ekonomiska aspekter i planering och genomförande av evenemanget. Det finns ökande förväntningar från olika håll på att ta ansvar inom alla dessa områden och det gäller att prioritera rätt frågor. En viktig utgångspunkt för arbetet är förväntningarna från viktiga intressenter, till exempel besökare, tävlande, sponsorer, funktionärer, allmänheten, media och leverantörer. Genom att föra dialog med dem och kommunicera hållbara insatser kan alla vara med och bidra och samtidigt få en bättre upplevelse. Nedan ger vi exempel på ett antal viktiga frågor ur ett hållbarhetsperspektiv. Miljö Det finns många sätt att minska miljöpåverkan från ett evenemang. I stort handlar det om effektiv resursanvändning, smarta resor och att köpa in miljöanpassade produkter. Här är några tips vad man kan tänka på: Säkerställ en väl fungerande och prydlig källsortering med relevanta fraktioner. Det är viktigt att det är rent och att tömning sker regelbundet. Ett förslag är också att ha en sorteringsvärd som hjälper besökarna att sortera avfallet rätt. Tipsa besökarna i inbjudan och genom andra kanaler om hur de kan resa klimatsmart till evenemanget, till exempel genom samåkning och kollektivtrafik. Kanske kan ni samarbeta med lokaltrafiken? Se över transporterna av varor och material för att samordna och effektivisera dem. Välj om möjligt miljömärkt värme och el till de lokaler och arenor där evenemanget hålls. Fundera också över vad de största energibovarna är och om ni kan minska dem genom att ändra beteende eller byta till mer effektiv teknik. Se över användningen av give aways och trycksaker för att minska onödig resursanvändning. Om ni tycker att det är viktigt med give aways, välj produkter med miljömärkning eller av förnybara material. Tänk också på att de ska ha en tydlig och relevant användning, så att de kommer till nytta och inte hamnar i soptunnan direkt. Välj ekologiska och lokalproducerade produkter i så stor utsträckning som möjligt. Att köpa KRAV-märkt kaffe och frukt är två enkla åtgärder som också ofta uppskattas av besökarna. Tänk på att inte servera jätteräkor eller fiskar som är utrotningshotade eller rödlistade. Tyvärr är det relativt vanligt att sådana serveras på restauranger, men det blir en plump i protokollet från många besökares horisont. Öka inslaget av vegetariska alternativ eftersom kött har mycket stor miljöpåverkan. Om man ändå vill ha kött på menyn, tänk på att vilt och kyckling är betydligt bättre än nötkött ur klimatsynpunkt. Om möjligt, säkerställ bra tillgång på kranvatten. Flaskvatten har onödig klimatpåverkan eftersom det bland annat ofta har transporterats långväga. Sociala och etiska frågor Säkerhet och arbetsförhållanden för funktionärerna är exempel på viktiga sociala frågor. För ett lyckat evenemang är det också avgörande att målgruppen känner sig välkommen och väl bemött. Exempel på vad ni kan tänka på för att evenemangets sociala avtryck ska bli så positivt som möjligt är: Utvärdera säkerheten för evenemanget ur ett helhetsperspektiv. Det handlar bland annat om att minska risk för stökigheter bland besökarna, närhet till sjukvård, hållfasta läktare och brandsäkerhet. Gör evenemanget tillgängligt för personer med olika typer av funktionshinder, exempelvis genom rullstolsramper, hörselslingor och teckentolkning. Erbjud mat som passar alla. Säkerställ att det finns bra och välsmakande alternativ för dem som är gluten- eller laktosintoleranta eller inte äter vissa livsmedel av religiösa skäl. Fråga gärna om kostönskemål redan i anmälan så blir det lättare att säkerställa att utbudet räcker till alla. Arbeta för mångfald och jämställdhet. Det kan innebära att i marknadsförings- och profilmaterial visa på mångfald och undvika könsstereotypa bilder. Det kan också handla om att medarbetare, konferencier och andra som företräder evenemanget representerar mångfald avseende exempelvis etnicitet, ålder och kön. Säkerställ att funktionärer och andra samarbetspartners har bra arbetsvillkor. Det innefattar bland annat ersättningsfrågor samt möjlighet till pauser och toalettbesök. Socialt ansvar och etik handlar också om hur de som representerar evenemanget beter sig i sina olika kontakter. Till exempel att man bemöter alla besökare lika och att ingen utnyttjar sin ställning i evenemanget för sin egen personliga vinning. En annan social påverkan som ligger längre bort, ibland i andra delar av världen, är arbetsförhållandena hos dem som tillverkat produkter som används för evenemanget. Köp om möjligt produkter märkta med Fairtrade, eller ställ krav på hur leverantörerna ska arbeta med socialt ansvar i leverantörsledet. Ekonomi En stabil ekonomi är grunden för ett framgångsrikt evenemang. Hållbar ekonomi kan också handla om: Prissättning så att många kan delta på evenemanget. Exempelvis kan det vara aktuellt med differentierad prissättning för att grupper med lägre inkomster, som pensionärer, arbetslösa och studenter, ska ha större möjlighet att närvara. Att bidra ekonomiskt i lokalsamhället genom att samarbeta med lokala aktörer. Ekonomi hänger också nära samman med de andra hållbarhetsdimensionerna, bland annat genom smart resursanvändning. Ett genomtänkt arbete med miljö och sociala frågor minskar också risken för negativ publicitet. Men ännu viktigare är att det stärker relationerna olika intressenter och därmed varumärket. Med ett ansvarsfullt arbetssätt blir det lättare att attrahera nya medarbetare, deltagare, besökare, sponsorer och andra samarbetspartners vilket i sin tur ger effekt på det ekonomiska resultatet. Många företag arbetar idag aktivt med hållbarhetsfrågor och vill synas i hållbara sammanhang. Det här var ett axplock av vad hållbarhet kan handla om. Hur ni ska arbeta och vilka frågor som är viktigast för just er SM-vecka måste ni själva identifiera i dialog med era intressenter. Glöm inte att fördela ansvaret kring frågorna för att driva arbetet framåt. Och viktigast av allt kommunicera både internt och externt, det är så ni får ut maximalt mervärde av arbetet. Utbildning av funktionärer och ledning är ett bra sätt att få med alla på banan. Genom att ställa krav på leverantörer och andra samarbetspartners att arbeta på samma sätt som ni kan ni skapa ringar på vattnet för en bättre värld. [34] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [35]

19 MILJÖCERTIFIERING AV SM-VECKAN Organisationen har som ambition att SM-veckan som evenemang ska miljöcertifieras, därför rekommenderas värdstaden att göra det. Ta kontakt med något av de företag som arbetar med miljöcertifiering så hjälper dem er, RF står för den direkta certifieringskostnaden. Se till att miljöcertifieringen sker i god tid innan evenemanget för att det ska kunna kommuniceras som ett miljöcertifierat evenemang. Vid ett evenemang som SM-veckan handlar det om hur vi reser, vad vi äter, vilka varor vi konsumerar och så vidare. Alla handlingar kan kopplas till en viss resursanvändning. När ni som värdstad planerar evenemanget är det många faktorer som påverkar miljön, allt från vilka produkter och tjänster ni köper, till hur ni kommunicerar med besökarna om hur de kan värna om miljön. Finns det en befintlig miljöpolicy kopplas den här miljöcertifieringen direkt till den. KOMMUNIKATION OCH MARKNADSFÖRING [36] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [37]

20 KOMMUNIKATION & MARKNADSFÖRING För att kommunicera ett evenemang på rätt sätt måste hela organisationen vara överens om vad som ska kommuniceras, vilka kommunikationsvägar som ska användas, vilken målgrupp man ska vända sig till, och vad som ska uppnås. För att nå ett bra resultat ska en regional kommunikationsplan tas fram. Det är ett dokument där riktlinjer sätts upp för hur man ska arbeta med intern och extern kommunikation. Marknadsföring är ett sätt att visa sina tjänster för en tänkt målgrupp. Marknadsföring av ett evenemang innebär att synliggöra det, sälja in, ta position och åstadkomma något särskilt med evenemanget för att få det att växa till en stor folkfest. Det handlar också om att väcka behov hos människor så att de vill vara en del i evenemanget. För att uppnå dessa effekter är det viktigt att evenemanget paketeras utifrån vad folk vill ha. Genom att ha kunskap om målgruppen och vilka behov de har, kommer ni med stor sannolikhet att hamna rätt med era aktiviteter. RF:s strategi kring kommunikation och marknadsföring RF:s strategi kring SM-veckans kommunikation och marknadsföring utgår från den varumärkesplattform som är framtagen. RF har huvudansvaret för den centrala kommunikationen och marknadsföringen av konceptet SM-veckan som helhet. Det åligger värdstaden att ha en fullgod strategi kring, samt ansvara för att genomföra, planera och producera den lokala och regionala kommunikationen och marknadsföringen kring evenemanget i staden. Här finns goda möjligheter att också nå ut i hela regionen med evenemanget som plattform Grafisk manual SM-veckan har en grafisk manual samt en varumärkesplattform som fungerar som ram när SM-veckan kommuniceras. Allt material som produceras ska stämmas av med SM-veckans kommunikationsansvariga. Det är viktigt att en öppen och tydlig dialog mellan de ansvariga på RF och i värdstaden för att uppnå bästa effekt. Kommunikationskanaler SM-veckan kommunicerar i flera olika kanaler. RF och varumärket SM-veckan äger dessa kanaler. Värdstaden får tillgång till kanalerna och kan på egen hand hantera och planera innehållet. Syftet med att dela på ansvaret i kanalerna är att få mer spridning av vad som händer lokalt. Innan en värdstad får tillgång till kontona ska ansvarig ha en genomgång av riktlinjer och rutiner hos RF. smveckan.se huvudkanal och serviceportal RF tillhandahåller och underhåller webbsajten Sajten är i första hand en servicesajt för evenemanget med huvudfokus på idrottstävlingarna, med den prioriterade målgruppen besökare, TV-tittare och media, och i andra hand för delar av SM-veckan organisationen (exempelvis arrangörsföreningar, funktionärer et cetera). Här samlas bland annat program, kartor, idrottsinfo och vidarelänkningar till innehållsmässigt kompletterande sidor (till exempel resultatsajt, SVT Sport och värdstadens sajter för turism). Representant från värdstaden har möjlighet att producera material till sajten i samråd med RF efter kortare utbildning i publiceringsverktyget. Innehållet på smveckan.se sker i dialog mellan RF och värdstaden. Sociala medier Värdstaden uppmuntras att tillsätta en resurs som tillsammans och i samråd med ansvariga på RF arbetar operativt med kommunikationsflödet i sociala medier. Riktlinjer och rutiner går RF igenom med ansvariga i värdstaden. Övergripande ska kanalerna signalera god redaktionell nivå med Facebook som huvudkanal, Twitter som förlängning av huvudkanalen och Instagram som ett komplement. Till förfogande finns även SM-veckans Youtube-kanal. Bildhantering Via RF:s avtal med Bildbyrån får värdstaden tillgång till de bilder som finns i Bildbyråns arkiv för kommunikation och marknadsföring inför och under SM-veckan. Bilderna får användas fritt i samtligt material som har SM-veckan som avsändare. Värdstaden får inte använda Bildbyråns bilder i material som inte handlar om SM-veckan. Bildbyråns bilder är ej heller fria för publicering av tredje part utan får bara användas av värdstaden när den kommunicerar SM-veckan samt av RF. Inlogg och riktlinjer till Bildbyråns bildarkiv tillhandahålls av RF. Värdstadens kommunikations- och marknadsplan Marknadsföringen kring SM-veckan innebär timing, kopplat till hur långt i förväg marknadsföringen av evenemanget startar. Var noga med att försöka hitta den perfekta tidpunkten i förhållande till evenemanget och vald målgrupp i dialog med RF. Tänk på att avväga arbetet utifrån era förutsättningar, kopplat till hur lång tid och hur stor budget som finns till förfogande. Kom ihåg att marknadsföra evenemanget internet, det är minst lika viktigt som att göra det externt. Värdstaden ansvarar för regional och lokal marknadsföring, kommunikation och PR av evenemanget. Värdstaden rekommenderas att arbeta fram en specifik kommunikations- och marknadsplan kopplad till SM-veckan. Arbeta gärna utifrån kommunens befintliga planer, men var noga med att den kopplas till evenemanget, samt att den går i linje med SM-veckans övergripande mål och varumärkes plattform. Stäm av er plan och allt marknadsföringsmaterial med RF. Kommunikation vid en extraordinär händelse är en viktig del av en kommunikation- och marknadsplan. Se över vad kommunen har för befintligt underlag för en extra ordinär händelse och använd den. Kommunikations- och marknadsplan bör formuleras tidigt för att organisationen ska bli effektiv och för att varje individ ska känna sig delaktig. Nedan finns frågeställningar för att arbeta fram en kommunikation- och marknadsplan. Frågor värdstaden bör ställa er i arbetet med er kommunikationsplan: Vad har vi för mål med kommunikationen? Hur vill vi kommunicera med varandra? Hur kommunicerar vi internt och externt? Vilka målgrupper kommunicerar vi med? På vilket sätt väljer vi att kommunicera budskap och innehåll? Vad är vårt huvudsakliga budskap? Vilka kommunikationsmål har vi (vad ska mottagaren veta, känna, tycka, göra)? Vilka olika kanaler ska vi använda för att kommunicera? När börjar vi utvärdera evenemanget? Hur hanterar vi en extra ordinär händelse? Vill ni kan värdstaden arbeta fram er marknadsplan utifrån frågeställningen nedan: Vad är syftet med marknadsföringen? Hur ska arbetet planeras? På vilket sätt kan vi nyttja vårt destinationsbolag i arbetet med SM-veckan? Hur ska vi kommunicera vårt evenemang? Vilka kommunikationsverktyg ska vi använda? Hur ser målgruppen ut? Vilka är vårt evenemangs styrkor? Vad är det vi ska sälja? Vad är vår identitet och värdegrund? Vilken budget avsätter vi för marknadsföring? [38] MANUAL SM-VECKAN MANUAL SM-VECKAN [39]