SM-veckan avtal med Riksidrottsförbundet

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat: Handläggare: Tommy Jingfors Vårt dnr. 2013/FF0112 SM-veckan avtal med Riksidrottsförbundet Sammanfattning Fritids- och folkhälsonämnden ser positivt på det upprättade avtalet med Riksidrottsförbundet (RF) för SM-veckan De medel som avtalet hänvisar till finns upptagna i nämndens budgetäskande för Bakgrund Borås Stad tilldelades SM-veckan 2012 efter en knivskarp konkurrens med 7 övriga städer. SM-veckan finns både sommar och vinter, två städer utses som värdar för respektive tävling. Under sommaren genomförs SM-veckan under v. 27 varje år. Halmstad stod som värd för tävlingarna i somras och kunde redovisa den hittills största SM-veckan i antalet idrotter och tävlande. 30 olika idrotter deltog med tävlande och medföljare samt en stor ansamling besökare. Den turistekonomiska effekten för SM-veckan var 62 milj kr för värdstaden. Planering för 2014 Planeringen för SM-veckan 2014 har pågått sedan ett drygt halvår tillbaka. Borås Stad och dess Fritids- och folkhälsonämnd tillsammans med BoråsBorås, mobiliserar för att göra arrangemanget till en av de bästa och mest välbesökta tävlingarna hittills. Ett 20-tal idrotter är klara och RF kommer senast att under november månad sätta en gräns på hur många idrotter som får delta. Fritids- och folkhälsoförvaltningen och BoråsBorås planerar tillsammans med berörda arrangörsföreningar, specialidrottsförbund, RF och Sveriges Television (SVT) var och hur tävlingarna kommer att avgöras. I dagsläget planeras ett antal olika arenor, Alidebergsbadet, Ryavallen, Borås Arena, Boråshallen, Almenäs samt i centrum. Ytterligare arenor kan tillkomma allt eftersom grenar och arrangörer blir kända. De två största grenarna blir SM i simning samt lag SM i friidrott på de nyrenoverade anläggningarna Alideberg och Ryavallen. 1(2)

2 Förslag till beslut Fritids- och folkhälsonämnden ser positivt på det upprättade avtalet med Riksidrottsförbundet för SM-veckan De medel som avtalet hänvisar till finns upptagna i nämndens budgetäskande för Fritids- och folkhälsonämnden hemställer hos Kommunstyrelsen att underteckna det bifogade avtalet. Tommy Jingfors förvaltningschef Bilaga Avtal mellan Borås Stad och Riksidrottsförbundet 2(2)

3 Bilaga 1 till Överenskommelse SM-veckan sommar 2014 ansvarsfördelning gällande genomförande av SM-veckan Denna bilaga reglerar ansvar mellan Borås, som värdstad av SM-veckan sommar 2014, och RF. RF:s åtaganden RF svarar för: Projektledning vilket inkluderar ledning av styr- och projektgrupp. Kontakt och tecknande av avtal med medverkande specialidrottsförbund (SF). Bland annat ska avtal upprättas för att säkerställa SF:s deltagande vid gemensamma aktiviteter. Paketering och försäljning av rättigheter för SM-veckan i enlighet med den centrala sponsorstruktur som finns för SM-veckan. De sponsorer och partners som ingår i RF:s sponsorstruktur ska kommuniceras i all central och regional marknadsföring av SM-veckan. Marknadsföring/kommunikation avseende SM-veckan - Nationell marknadsföring av konceptet SM-veckan. Detta sker genom SM-veckans hemsida och annonseringar i nationella medier. - Marknadsföring av SM-veckan inom idrottsrörelsen SF/DF/IF i egna kanaler - Framtagning av innehåll i pressmaterial - Framtagande och drift av hemsidan Facebook, Twitter etc. - Framtagande av material/trycksaker för nationell spridning - Bistå värdstaden med visst material för city- och venuebranding, vilken inte är knuten till staden. Genomförande av SM-veckan - Säkerställa/kvalitetssäkra konceptet SM-veckan utifrån aktuell varumärkes- och kommunikationsplattform samt rådande tävlingskriterier. SM-veckan handlar uteslutande om svenska mästerskap för seniorer. - Säkerställa/kvalitetssäkra SM-veckans huvudsponsorers synlighet m.m. - Säkerställa/kvalitetssäkra prisceremonier och eventuell invigning. - Säkerställa/kvalitetssäkra mötesplatser för deltagande SF och ev. övriga inbjudna - Övergripande ansvar för deltagande SF uppföljning av skyldigheter och rättigheter enligt avtal. Säkerställa /kvalitetssäkra teknik för grafik och resultatrapportering för respektive idrott i enligt med SVT:s kravställan. Tillhandahållande av innehållet i konferens/ seminariedag/ mötesplats. Dessa ska arrangeras i samarbete med Borås Kommun/Västra Götalands Idrottsförbund som ansvarar för genomförandet på plats. I samförstånd med RF har Borås Kommun också tillåtelse att arrangera regionala konferenser och utbildningar som riktar sig till SM-veckans olika målgrupper. Upphandling av turistekonomisk analys samt en mätning av medieeffekterna i samråd med värdstaden. Utvärderingar bland deltagande specialidrottsförbund och samarbetspartners.

4 Värdstadens åtaganden Värdstaden ansvarar för: Att deltagande SF garanteras goda praktiska förutsättningar för att kunna genomföra sina tävlingar på ett bra sätt och i enlighet med respektive SF:s regelverk och tekniska specifikationer för SM-tävlingar, inom ramen för den från värdstaden angivna budgeten för projektet. Överenskommelse (avtal) träffas mellan värdstaden och respektive arrangörsförening som reglerar förutsättningarna mellan parterna gällande exempelvis stöd för arenaanpassningar, läktare, funktionärsstöd och eventuella ekonomiska ersättningar etc. För att en överenskommelse ska kunna träffas krävs att RF och aktuellt SF har tecknat ett avtal för deltagande i SM-veckan. Förutsättningarna i överenskommelsen mellan värdstaden och arrangörsförening stäms av i projektgruppen innan överenskommelse görs. Värdstaden ska garantera att man uppfyller Svenska Simförbundets kravspecifikation för att genomföra SM-tävlingar i simning samt Svenska Friidrottsförbundets kravspecifikation för att genomföra sitt lag-sm, se bilaga 2 respektive 3. I de fall värdstaden inte bedömer sig kunna uppfylla andra enskilda idrotters tekniska krav för genomförande ska detta meddelas RF för särskild behandling i SM-veckans styrgrupp. Lokal projektledare med särskilt ansvar för kontakterna med de lokala arrangörerna (IF) för respektive SF. I de fall lokal arrangörsförening saknas sker kontakten direkt med aktuellt SF. Värdstadens projektledare bör ha en bred erfarenhet från planering och genomförande av större evenemang, gärna med idrottslig inriktning. Projektledaren rapporterar till RF:s projektledning. Det som beslutas i den centrala styr- och projektgruppen är vägledande för det lokala arbetet med SM-veckan. Media och ackreditering - Tillhandahållande av gemensamma mediecenter för journalister i en omfattning som förväntad mediebevakning kräver innefattande tekniska hjälpmedel och enklare förtäring. Denna planering ska ske i samråd med RF:s kommunikatör. - Medieansvarig personal i samband med genomförandet av SM-veckan - Framtagning av ackrediteringar (för press, funktionärer, tävlande mfl) samt därtill kopplad hantering, RF bestämmer design och utformning samt ansvarar/godkänner anmälningsförfarandet. - framtagande av pressinbjudan och pressmaterial om SM-veckan efter samråd med RF. - tillhandahållande och framtagande av pressmateriel om deltagande SF:s idrotter. Sker i samråd med respektive SF. - lokal för hållande av presskonferens. TV-sändning Omfattning specificeras i särskild dialog/överenskommelse direkt med SVT, men innefattar för Värdstaden att ansvara för att möjliggöra TV-produktionen och kostnadsfritt tillse: - Tillhandahållande av fiber för signalsändning till aktuella arenor - Tillhandahållande av erforderlig elförsörjning - Bevakning av SVT:s utrustning utifrån SVT:s önskemål (främst kvälls-och nattetid). - Tillhandahålla TV-plattformar (bygga kamerapositioner) för erforderliga platser - Tillhandahålla kommentatorshytter/ kommentatorsplatser - Byggnation av en TV-studio på ändamålsenlig plats, vilken ska fungera som en bas för SVT:s sändningar från SM-veckan.

5 - Tillhandahålla lokala transporter för SVT:s personal genom att en minibuss ställs till SVT:s förfogande för användning vid behov. Kringaktiviteter/socialt program under SM-veckan - Genomförande av eventuell invigning/avslutning - Tillhandahålla mötesplatser för deltagande idrotters aktiva, ledare och funktionärer under SM-veckan. -Kommunen svarar för genomförandet av en SF-träff (kickoff) med representanter från idrotternas evenemangsorganisation (kontaktperson SF, lokal projektledare och kommunikatör) - Kommunen ansvarar för genomförandet av en värdskapsutbildning i samarbete med Västra Götalands Idrottsförbund (SISU Idrottsutbildarna). Utbildningen ska rikta sig till arrangörsföreningar och rekryterade funktionärer/volontärer. Centralt eventområde - Tillhandahålla eventområde/områden för gemensamma aktiviteter under SM-veckan med syftet att stärka SM-veckans kommunikation på plats. - Säkerställa exponeringsytor för SM-veckans huvudsponsorer och eventuellt andra samarbetspartners i samverkan med RF på ovanstående eventområde/områden - Svara för innehåll, bemanning, säkerhet och nödvändig utrustning som t.ex. ljud/ljus likt tidigare arrangerade SM-veckor och i samråd med RF. - Svara för nödvändiga tillstånd samt bevakning av eventområde/ områden för gemensamma aktiviteter vid behov Regional och lokal marknadsföring av evenemanget En regional kommunikationsplan ska tas fram med syfte på att skapa ett lokalt /regionalt intresse för SM-veckan samt en plan för branding av tävlingsarenor och city. Det är önskvärt med en mediepartner på lokal/regional nivå. Överenskommelse med mediepartner ingås efter samråd med RF. Framtagning gällande profilmaterial för lokal/regional exponering av konceptet SM-veckan i enlighet med övergripande grafisk profil. All exponering och kommunikation stäms av med RF innan tryck och publicering. Logistik/lokaler för konferens eller seminarier i samråd och samarbete med RF/Västra Götalands Idrottsförbund. Transporter utifrån behov mellan arenor/anläggningar/centralt eventområde för deltagande SF, RF, SVT och samarbetspartners. Rättigheter Värdstaden äger rätt att, efter godkännande av RF, ingå lokala/regionala samarbeten med partners. Sådan Partner äger rätt att nyttja SM-veckans grafiska profil i enlighet med instruktioner från RF samt kommuniceras i gemensamt marknadsföringsmaterial för SMveckan enligt särskild kommunikationsplan för sponsorer. SM-veckans titel- och huvudsponsorer samt centrala partners ska ha en särställning i förhållande till lokala/regionala partners. All kommunikation av partners stäms av med RF:s projektledning.

6 Värdstaden ges möjlighet att använda SM-veckans grafiska profil och kommunicera att man är värdstad för SM-veckan sommar Tidpunkt för när kommunikation kan påbörjas efter muntligt samråd mellan parterna. Värdstadens namn integreras i den officiella logotypen för SM-veckan i Borås och skall nyttjas av parterna i all kommunikation för evenemanget i syfte att nå nationell täckning. Borås erhåller rätt att efter överenskommelse med RF avseende placering och utformning nytta tävlingsarenor i kommunikationen (sk venuebranding) i syfte att nå ut med Borås som värdstad för evenemanget i nationell media. Värdstaden erhåller nationella reklamrättigheter i form av 2 st tv-mässiga reklamskyltar på samtliga tävlingsarenor att nyttja för egen lokal/regional försäljning alternativt egen marknadsföring av staden. Ekonomiskt åtagande Värdstaden svarar för de kostnader som är kopplade till Värdstadens åtaganden. Värdstaden bör ha en avsatt budgetram på ca 3 miljoner kr exklusive arbetstid innefattande men inte begränsat till lokal projektledare samt de anpassningar som varit förutsättningar för SMveckans placering i Borås avseende sim- och friidrottsanläggningarna. Omfattningen är en bedömning utifrån tidigare genomförda SM-veckor. De ekonomiska åtagandena i övrigt innefattar främst arenaanpassningar, stöd och service till SVT, regional marknadsföring av SM-veckan, lokal city- och venuebranding, möteskostnader. Intäkter som uppkommer genom lokal/regional försäljning av rättigheter tillfaller Värdstaden. Intäkter som uppkommer utifrån RF:s försäljning av centrala sponsorskap tillfaller RF. Så som ersättning för nationella marknadsrättigheter för Borås Stad erlägger Värdstaden 50% av de faktiska kostnaderna för resultat- och grafiktjänster gällande tv-produktionen. Kostnaden är beroende av antalet och vilka idrotter som deltar under SM-veckan i Borås. Tjänsten upphandlas från ChyronHego AB och Parterna skall gemensamt godkänna erhållen offert. Parterna skall dela på kostnaderna avseende undersökning för turistekonomiska effekter och medieanalys. Parterna skall gemensamt godkänna erhållen offert. Denna bilaga och tillägg till avtalet angående överenskommelse SM-veckan sommar 2014 har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. Stockholm, Sveriges Riksidrottsförbund Borås Stad Birgitta Ljung Generalsekreterare Kommundirektör

7 Mellan Sveriges Riksidrottsförbund, org.nr , Idrottens hus, Stockholm, nedan kallat RF och Borås Kommun org.nr xxx, nedan kallat värdstaden, har träffats följande Överenskommelse SM-veckan sommar 2014 Bakgrund SM-veckan är ett samarbete mellan RF och Sveriges Television (SVT), som genomförs i samarbete med berörda specialidrottsförbund och värdstaden. Syftet med SM-veckan är att under en veckas tid, i en och samma stad, genomföra svenska mästerskap i olika idrotter. SM-veckan ska återkomma varje år, vinter och sommar, och ska genomföras på olika orter i Sverige. SM-veckan är öppen för RF:s medlemmar, 70 specialidrottsförbund (SF). Genom gemensamma marknadsföringsinsatser ska SM-veckan öka intresset för svenska mästerskapen och samla större och mindre idrotter i ett gemensamt evenemang. Fler ska kunna ta del av Sveriges bästa idrottsutövare på plats, i media, framför TV:n och datorn. Förutsättningar Denna överenskommelse reglerar ansvar mellan värdstaden, som arrangerande stad för SMveckan sommar 2014 (vecka 27), och RF. RF har varumärkesskyddat namnet SM-veckan ihop med loggor och färgmanér. Parterna är överens om att SVT har ensamrätt till konceptet SM-veckan för televisionen och för publicering av SVT:s program på SVT:s egna hemsidor under avtalsperioden SVT Sport kommer att producera, direktsända, göra sammandrag och nyhetsbevaka de sporter som ingår i SM-veckan. Värdstadens ansvar för att möjliggöra en sådan TV-produktion återfinns i bilaga 1 ansvarsfördelning, till detta avtal. I all korrespondens som rör SM-veckan ska den gemensamma logotyp som tagits fram användas. Ansvars- och kostnadsfördelningen mellan värdstaden och RF regleras i separat bilaga. Se bilaga 1 ansvarsfördelning. RF ansvarar för sammansättning och ledning av styrgrupp och projektgrupp. Värdstaden ska i styrgruppen representeras av kommunchef eller motsvarande. Avtalsperiod Avtalet samt tillhörande tilläggsavtal och bilagor gäller från och med till och med och upphör utan föregående uppsägning vid avtalstidens slut.

8 Överlåtelse och hävning Part äger inte rätt att överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal till annan, utan att motparten ger sitt skriftliga tillstånd härtill. Sker överlåtelse utan sådant tillstånd äger den andra parten säga upp avtalet till omedelbart upphörande. Part äger också rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om den andra parten ansöker om eller försätts i konkurs, ställer in sina betalningar, upptar ackordsförhandlingar, inleder företagsrekonstruktion eller annars kan anses ha kommit på obestånd. Vardera part äger dessutom rätt att häva detta avtal i förtid och med omedelbar verkan om förutsättningarna för avtalet ändras i något för parten väsentligt hänseende. Detsamma gäller om någon part kan anses ha begått ett väsentligt avtalsbrott gentemot den hävande parten. Skiljeklausul Tvist angående detta avtals giltighet, tolkning eller tillämpning ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. Om detta visar sig ogörligt skall tvisten prövas av allmän domstol. Ändringar/tillägg Eventuella ändringar/tillägg till detta avtal skall vara skriftliga samt undertecknade av båda parter för att vara giltiga. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna har tagit var sitt. Stockholm 2013-xx-xx Sveriges Riksidrottsförbund Borås Kommun Birgitta Ljung? Generalsekreterare Kommundirektör

9 Tjänsteutlåtande Utfärdat: Handläggare: Tommy Jingfors Vårt dnr. 2013/FF0261 Ansökan om medel till Nordskogen för O-ringen Sammanfattning Fritids- och folkhälsonämnden ser positivt på att iordningsställa marken vid Nordskogen och utnyttja den som O-Ringenstaden. O-Ringenstaden är den centrala platsen där alla samlas med O-Ringentorget som mittpunkt med boende, prisutdelningar, matserveringar, mässa och sportförsäljning. Genom åtgärden kan O-ringen uppfylla målsättningen med ett centrumnära arrangemang, där övernattningen endast är ett par kilometer från staden. Bakgrund O-Ringen är världens största orienteringsäventyr och förväntas attrahera ca deltagare och dessutom förväntas lika många medföljare till de tävlande, vilket motsvarar ca människor totalt. Deltagarna är i alla åldrar mellan 5 95 år och varje år deltar ca internationella deltagare. Tävlingen arrangeras alltid v 30 varje år men på olika platser runt om i Sverige. Det är en tävling med fem etapper där alla etappers kombinerade resultat räknas. Tävlingen har arrangerats varje år sedan starten Borås har varit arrangör tidigare, 1968 med deltagare samt 1986 med deltagare. Tillsammans förväntas besökarna spendera mellan MSEK i Borås och Boråsregionen under en vecka i juli Turistekonomin får ett starkt tillskott främst år 2015 men även åren före och efter. Bygden blir exponerat för sin stora mångfald av upplevelser och de positiva effekterna blir bestående. Boråsregionen kommer att sättas på kartan i media och i minnet för besökarna. Förvaltningens övervägande I samband med Borås Stads ansökan utlovades ett centrumnära arrangemang och tävlingar inom en snar närhet. Marken vid Nordskogen kommer att iordningsställas som exploateringsmark. För att ge marken lite bättre förutsättningar för övernattning blir merkostnaden tkr som ska belasta O-ringen arrangemanget. Den extra investeringen kan inte tillgodoräknas i försäljningen av exploateringsmark till presumtiva företagare. O-ringen arrangemanget är en av de absolut största idrottstävlingarna i Sverige varje år. Sett ur ett turistekonomiskt perspektiv så är bara Gothia Cup i fotboll större. Effekten på O-ringen ger värdstaden mellan MSEK i turistekonomisk omsättning. 1(2)

10 Förslag till beslut Fritids- och folkhälsonämnden hemställer hos Kommunstyrelsen om tkr till iordningsställande av mark vid Nordskogen för att bereda plats för gästerna i O- ringen arrangemanget. Tommy Jingfors Förvaltningschef 2(2)